LOGO SİPARİŞ SİSTEMİ KULLANIM REHBERİ

Transkript

1 LOGO SİPARİŞ SİSTEMİ KULLANIM REHBERİ 2014 Logo Yazılım Sipariş Sistemi Kullanım Rehberi 1

2 1. Tanım Logo İş Ortakları tarafından, ürün siparişlerinin ve takibinin LOGOSPHERE üzerinden yapılmasını sağlayan sistemdir. Yeni devreye alınacak bu sistem sayesinde, siparişten ürün teslimine kadar tüm süreç internet üzerinden gerçekleştirilmiş olacaktır. Yeni sipariş sistemi, hali hazırda kullanılmak üzere olan Sanal Sevkiyat Sistemi nin öncesine bağlanmış olan yeni bir süreçtir. Sistem, LOGOSPHERE üzerinde sanal Sevkiyat işlemlerini gerçekleştirme yetkisine sahip olan, Logo İş Ortakları yetkili personelleri tarafından kullanılacaktır. 2. Kullanım 2.1. Giriş Sisteme logosphere.logo.com.tr adresinden giriş yapılacaktır. Sanal Sevkiyat sistemi için yetkilendirilmiş olan personellerin, kullanıcı adı ve şifreleri sipariş sistemi için de geçerlidir. Güvenlik gerekleri nedeniyle uygulamaya kullanıcı adı ve şifre kombinasyonu ile giriş sağlanacaktır Erişim Ağacı Erişim ağacından Sanal Sevkiyat Sistemi Hareketler Sipariş Fişleri seçilir. Logo Yazılım Sipariş Sistemi Kullanım Rehberi 2

3 2.3. Sipariş Oluşturma/Silme/Değiştirme Sipariş oluşturmak için aşağıdaki işlem adımları sırasıyla izlenir. Açılan ekrandan, sağ mouse veya altta yer alan Ekle butonu ile, yeni sipariş fişi eklenir. Logo Yazılım Sipariş Sistemi Kullanım Rehberi 3

4 Sipariş fişindeki alan açıklamaları: Fiş no: Sipariş fişi açıldığında sistem tarafından otomatik bir fiş numarası oluşturulur. Logo İş Ortağının kendi sisteminde oluşturduğu ve kullandığı bir fiş no varsa bu alanda yer alan numarayı silerek, kendi numarasını girebilir. Logo Sipariş No: Sipariş Logo ya iletildikten sonra sistem tarafından otomatik olarak oluşturulan ve verdiğiniz siparişleri Logo ile kolaylıkla takip etmenizi sağlayan numaradır. Bu alana müdahale edilemez. Logo Fatura No: Logo nun kullandığı Tiger Enterprise üzerinde, ilgili siparişin faturası kesildiğinde, fatura numarası bu alana otomatik olarak aktarılır. Açıklama: Sipariş aşamasında, Logo sipariş birimine iletilmesi gereken notlar için kullanılan alandır. İş Ortağı Bilgileri: Sisteme giriş yapılan kullanıcı adı ve şifre bilgilerine göre bu alan dolu olarak gelir. Bu alanda yeralan bilgilerin güncellenmesi isteniyorsa, yeterlidir. butonuna basılması Stoğa Alım: Stoğa alım yapılacaksa, bu alanın işaretlenmesi gerekmektedir. Stok alımı sadece GO ve GO Plus ürün grupları için geçerlidir. Tiger ürün grubu ve İnsan Kaynakları ürünü için, stok alımı yapılamaz. Mevcut Müşteri: Daha önce sipariş sistemini kullanarak tanımlanmış/işlem yapılmış bir müşteri için sipariş veriliyorsa, bu alanın işaretlenmesi ve açılan ekrandan müşterinin seçilmesi gereklidir. Sisteme ilk girildiğinde bu alan boş gelecektir. Yeni Müşteri: Sistemde tanımlı olmayan yeni bir müşteri için sipariş veriliyorsa, bu alanın işaretlenmesi ve gerekli bilgilerin doldurulması gerekmektedir. Ürün Grubu: Sipariş geçilecek ana ürün grubunun seçileceği alandır. Logo İş Ortakları statüleri çerçevesinde sipariş yetkisine sahip oldukları ürünleri görebileceklerdir. Unity ürün grubu siparişleri için dokümanın ekinde yeralan sipariş formu ile Logo Bölge Müdürlükleri ne başvurulması gerekmektedir. Logo Yazılım Sipariş Sistemi Kullanım Rehberi 4

5 Paket Tipi: Sistemde paket tipi, Ana Paket ve Modüller, Kullanıcı/Çalışan Artırımları ve Geçiş Paketi olarak tanımlanmıştır. Ana Paket satışı devam etmeyen GO ve Tiger2 ürünleri için sadece modül ve kullanıcı artırımı siparişleri verilebilmektedir. Değişim setleri siparişlerinin dokümanın ekinde yeralan sipariş formu ile Logo Bölge Müdürlükleri ne direkt olarak iletilmesi gerekmektedir. Malzeme Kodu ve Malzeme Açıklaması: Açılan listeden sipariş verilecek ilgili Malzeme Kodu ve Malzeme Açıklaması bilgisi seçilir. Kullandıkça Öde: Şayet malzeme kartı olarak Kullandıkça Öde modeliyle bir malzeme kartı seçildiyse bu alan otomatik olarak işaretli gelecektir. Yeni sipariş satırı ekleme: Sipariş fişinde yeni bir sipariş satırı eklemek için, sağa ok, klavye üzerindeki aşağıya ok, Ctrl+insert veya Shift+insert tuşlarından birini kullanabilirsiniz. Sipariş fişinde ilgili alanlar doldurulduktan sonra, sipariş kaydedilir. Kaydedilen sipariş, Taslak Sipariş aşamasındadır. Taslak Sipariş aşamasındaki sipariş, LOGO ya ilet butonu basılarak teyit edilir ve Logo ya gönderilir. Logo Yazılım Sipariş Sistemi Kullanım Rehberi 5

6 Sipariş Durumu Bilgileri: Taslak Sipariş: Sipariş fişi oluşturulup kaydedildiğinde Taslak Sipariş durumundadır. Taslak Sipariş durumundaki siparişler, sağ mouse Sil seçeneği veya butonuna basılarak silinebilir. Sipariş fişleri incelenebilir, kopyalanabilir ve değiştirilebilir. Logo ya İletildi: Sipariş işleminin tamamlanıp, Logo ya iletildiğini gösteren sipariş durumudur. İptal Edildi: Logo ya iletilen siparişler, henüz işleme alınmamışsa, Logo da Onaylandı durumuna geçmemişse iptal edilebilir. Sipariş, butonuna basılarak iptal edilebilir. Logo da Onaylandı: İletilen sipariş Logo da onaylanarak bir, Logo Sipariş Numarası oluşturulur ve Logo Sipariş No alanı otomatik dolar. Bu fişler artık iptal edilemez. Bu siparişlerin iptali konusunda Logo Bölge Müdürlükleri ne başvurulması gerekmektedir. Logo da Faturalandı: Logo ya iletilen ve onaylanan, faturası oluşan siparişlerin iptali konusunda Logo Bölge Müdürlükleri ne başvurulması gerekmektedir. Logo İş Ortağı, geçmiş olduğu ve onaylanan siparişlerini, fiş numarası (Logo ya geçtiği kendi ürettiği veya sistem tarafından otomatik üretilen sipariş numarası) veya Logo Fatura numarası ile Sanal Sevkiyat Sisteminde ürün anahtarlarının takibi yapılabilir. Geçilen siparişin işleme alınması için, sipariş sırasında beyan edilmesi gereken belgeler varsa (fatura, lisans belgesi,muadil ürün belgesi v.b.), fiş numarası ile birlikte adresine mail atılması gerekmektedir. Doküman: Sipariş fişini oluştururken fatura, rakip geçiş belgesi, vergi levhası gibi ihtiyaç duyulan dokümanları da eklemenizi sağlayan bölümdür. Logo Yazılım Sipariş Sistemi Kullanım Rehberi 6

7 En fazla 5 MB büyüklüğün olmak koşuluyla her formatta doküman ekleyebilirsiniz. Yalnızca 1 adet doküman eklenebilmektedir. Birden fazla doküman varsa.rar veya.zip formatında ekleyebilirsiniz. Dökümanı indirmek için, dökümanı silmek için ise sembollerine tıklayınız. 3 noktaya basınca çıkan ekrandan dosyanızı Logosphere'e yükleyebilirsiniz SANAL POS 1. Erişim ağacına Borç Takip ve Ödeme adlı bir modül ve bu modülün Hareketler bölümünün altına Kredi Kartı ile Borç Ödeme (Sanal POS) adlı bir seçenek yer alıyor. 2. Kredi Kartı ile Borç Ödeme (Sanal POS) seçeneği tıklandığında, açılan küçük bir pencerede kullanıcı kısaca bilgilendiriliyor. Standart Ödeme veya 3D Secure ile Güvenli Ödeme düğmesine basıldığında bir internet tarayıcı yardımıyla Sanal POS sayfamıza yönlendiriliyor. 3D Secure ile Güvenli Ödeme seçeneği ile bu işlem daha güvenli şekilde gerçekleştirilebilir. Logo Yazılım Sipariş Sistemi Kullanım Rehberi 7

8 3. Açılan pencerede; kullanıcıların kredi kartıyla ödeme yapılan tüm web sitelerinde karşılaşılan standart bir arayüzden tutar ve kredi kartı bilgilerini girmeleri beklenir. 4. Ödemeyle ilgili hata yaşandığında kullanıcı uyarılır Logo daki Siparişe Dayalı Üretim ve Faturalama Bu süreç Logo tarafından yürütülen bir iç süreçtir. Bilgi amaçlı olarak dokümana eklenmiştir. Logo İş Ortaklarının, LOGOSPHERE de açtıkları siparişler, Tiger Enterprise a otomatik olarak ve öneri statüsünde aktarılır. Bu siparişler değiştir ile açılır ve üzerilerinde birim fiyat güncelleme işlemi yapılır. Bu sayede fiş satırlarına fiyatlar gelir ve fiş toplam tutarı gözlemlenir. İlgili onay süreci işletilerek gerekli fiyat değişikliği ve/veya indirimler yapılır. Sipariş fişi sevkedilebilir statüsüne getirilir, yani onaylanır. Bu sayede LogoSphere tarafındaki fiş artık kilitlenmiş olur, iptal edilemez. Sipariş fişi sevkedilemez statüsüne getirilir ve iptal edilirse, LogoSphere tarafındaki fiş de iptal statüsüne gelir. Onaylanmış siparişler için üretim yapılır. Bu sırada oluşan Lisans Anahtarları otomatik olarak Sanal Sevkiyat Sistemine aktarılır. Sipariş faturalandığında, LogoSphere tarafındaki fişin fatura no alanı dolar. Fatura kilitlendiğinde yani nihai hale getirildiğinde, LogoSphere tarafında yeni bir Sevkiyat Fişi oluşur ve artık bayinin sipariş ettiği ürünlere ait Lisans Anahtarları bayiye ulaşmış olur. Daha sonra fatura, Logo İş Ortaklarına kargo ile gönderilir Logo daki Finansal işlemler (Borç/ Risk Takibi) Logo İş Ortağına, ilgili ürünün bayi marjı ile fatura kesilir. Faturanın ödeme tarihleri, KDV dahil 67 gün vadeli olarak belirlenir. İlgili ödeme araçları 7 gün içerisinde Logo ya iletilir. Aynı ay içinde kesilen faturalara ilişkin, Logo İş Ortağından gelecek tüm ödeme araçları (havale, çek ve kredi kartı) ile bakiyeler kapatılır. Her ayın 7. günü ilgili İş Ortağının adresine ekstre bilgisi Logo sistemi üzerinden otomatik olarak gönderilir. (Cari Hesap ekstresi formatında) Bakiyeler, karşılıklı teyitleşilir. Aylık periyotlarda kesilen faturalar ve yapılan ödemelere göre otomatik borç takip raporu oluşturulur. Borç takip raporu sonrasında oluşan +/- valöre göre İş Ortağı ve Logo daki ilgili kişi ile görüşülerek geç ödeme durumunda vade farkı faturası kesilir veya erken ödeme durumunda peşin ödeme indirimi faturası talep edilir. Bu durumlarda uygulanacak oran aylık %2 dir. Vadesi dolan faturalar için aylık %2 vade farkı oranı uygulanır. Kredi Kartı ödemelerinde aşağıdaki banka kartları kullanılır. - Yapı ve Kredi Bankası World Card: YapıKredi, Vakıfbank, Fortis, AnadoluBank (World özelliği olanlar) - Finansbank: Cardfinans, - Garanti Bankası Bonus: Denizbank, Eurobank Tekfen, ING bank, Şekerbank, TEB, Türkiye Finans (Bonus özelliği olanlar) - İş Bankası: Ziraat Bankası, İş Bankası (Maximum özelliği olanlar) - Akbank: Axess, Carrefour Axess, City Axess, Fishcard, Wingscard, Axess Business - HSBC Bankası Advantage: TekstilBank, Halkbank (Advantage özelliği olanlar) Kredi Kartı ödemelerinde ödeme bilgisi dokümanın ekinde yeralan LOGO Kredi Kartı Ödeme Formu ile numaraya fakslanır. Bankaların uyguladığı özel kampanyalar bu uygulama dışındadır. Özel oranlı kampanyalar aynen yansıtılacaktır. Logo Yazılım Sipariş Sistemi Kullanım Rehberi 8

9 Kredi kartlarından 12 ay taksite kadar hizmet komisyon bedeli alınmayacaktır. (31 Aralık 2011 e kadar geçerlidir.) Mail order lı kredi kartı ile yaptığınız tahsilatlarla ilgili olarak, kart sahiplerinin itirazı üzerine Bankalar önce ilgili POS sahibini aramakta ve kart sahibinin kimlik evraklarını talep etmektedir. Bu evraklar banka ya ulaştırılırsa tahsilat sisteminin müşteri onayı ile olduğu ispatlanabilmektedir. Aksi takdirde banka müşteri beyanını kabul etmekte ve ödeme(leri) iptal etmektedir. Bu durumda yeni bir borç/alacak durumu yaşanmaktadır. Bu olumsuzlukların yaşanmaması ve tahsilat sıkıntısı yaşamamanız için mail order ile yaptığınız kredi kartı tahsilatlarında kart sahibinin nüfus cüzdanı ile kredi kartının önlü arkalı fotokopisini, şirket kredi kartı ise şirket imza sirküleri ve ticaret sicil gazete fotokopisini almanızı ve dosyanızda tutmanızı önemle tavsiye ederiz. Fatura gönderimleri 15 günde 1 kez yapılacak olup fatura kargo maliyetleri LOGO tarafından karşılanacaktır Sipariş ile ilgili her türlü konu için: İlgili Kişi: Ayşegül Baykaran - Cansu Dülger bayisiparis@logo.com.tr Telefon: Finans ile ilgili her türlü konu için: İlgili Kişi:Sevtap Çağlayaner - Derya Ateş finans@logo.com.tr Telefon: Faks (LOGO Kredi Kartı Ödeme Formu): Adres (Çek gönderimleri için): Logo Finans Departmanı GOSB Teknopark No: Gebze KOCAELİ Logo Yazılım Sipariş Sistemi Kullanım Rehberi 9

10 LOGO ÜRÜN SİPARİŞ FORMU Bu form sadece Unity2 ve ürün değişim setleri siparişlerinde kullanılabilir. Sipariş Tarihi : Logo İş Ortağı Ünvanı : Logo İş Ortağı Yetkilisi : Ürün Grubu (Tiger/KOBİ) Sipariş Edilen Ürün Açıklaması Adet Özel Durum Açıklaması (Varsa) Ödeme Şekli (Peşin/30 gün/60 gün/ K.Kartı) Müşteri Ünvanı : Adresi : İlçe : İl : Vergi Dairesi : Vergi No : Telefon : Fax : Yetkili : Özel Açıklama (Varsa) : Siparişinizi bayisiparis@logo.com.tr adresine gönderiniz. Geçilen siparişinizin işleme alınması için, sipariş sırasında beyan edilmesi gereken belgeler varsa (fatura, lisans belgesi,muadil ürün belgesi v.b.), fiş numarası ile birlikte bayisiparis@logo.com.tr adresine mail göndermeniz gerekmektedir. Logo Yazılım Sipariş Sistemi Kullanım Rehberi 10

11 LOGO KREDİ KARTI ÖDEME FORMU KART HAMİLİNİN ADI SOYADI ADRESİ TELEFON BANKA ADI / KREDİ KART TİPİ KREDİ KART NUMARASI Tarih : ( ) MASTER CARD ( ) VISA CARD ( ) EUROCARD KREDİ KARTININ GEÇERLİLİK TARİHİ GÜVENLİK NO Logo Yazılım Sanayi ve Ticaret A.Ş. den almış olduğum mal/hizmet karşılığının yukarıda bilgilerini verdiğim kredi kartından aşağıda belirttiğim tarihlerde ve tutarlarda TL para cinsinden tahsil edilmesini rica ederim. Bayi Adı : Kaşe imza : PROVİZYON NO İŞLEM TARİHİ TUTAR S.NO TOPLAM Yalnız :.. Not : Yukarıdaki bütün alanların doldurulması ve Kurumsal firmaların imza ile birlikte firma kaşelerini vurmaları zorunludur Logo Yazılım Sipariş Sistemi Kullanım Rehberi 11