MÜŞTERİ EVRAK GİRİŞ SİSTEMİ KULLANICI KILAVUZU

Transkript

1 MÜŞTERİ EVRAK GİRİŞ SİSTEMİ KULLANICI KILAVUZU

2 İçindekiler Giriş Müşteri Evrak Giriş Sistemi Adres Bilgileri... 3 Müşteri Evrak Giriş Sistemi Kullanıcı Ekranları Kullanıcı Girişi... 4 Müşteri Bilgileri... 5 Cari Girişi... 6 Alıcı Müşteri Bilgilerinin Excel den Sisteme Aktarılması... 6 Gönderi Girişi... 8 Alıcı Bilgileri... 9 Kargo Bilgileri Alıcı Müşteri ve Kargo Bilgilerinin Excel den Sisteme Aktarılması Cari Sorgulama Teslim Listesi Gönderi Raporu Kullanıcı Tanımlama Departman Tanımlama Tahsilatlı Teslim Raporu Dökümanlar... 22

3 Giriş Bu doküman, Sürat Kargo Müşteri Evrak Giriş Sistemi hizmeti için hazırlanmıştır. Müşteri Evrak Giriş Sistemi hizmetinde kullanılan ekranlar ve kullanım şekli tariflenmiştir. Erişim Bilgileri Müşteri Evrak Giriş Sistemi internet adresi aşağıda belirtildiği gibidir:

4 Müşteri Evrak Giriş Sistemi Ekranları Kullanıcı Girişi İnternet Explorer adres satırına adresi girildiğinden kullanıcı giriş ekranı açılır. Kullanıcı adı bölümüne Sürat Kargo tarafından verilen kullanıcı adı yazılır. Şifre kısmına ilgili kullanıcıya verilmiş olan parola yazılır. Güvenlik kodu bölümüne resimde görülen harf / sayılar yazılır. Güvenlik kodu büyük / küçük harfe duyarlı olduğundan resimdeki karakterler olduğu gibi yazılmalıdır. Kullanıcı adı ve parola yazıldıktan sonra Tamam butonu tıklanır ve sisteme giriş yapılır. Temizle butonu ile yazılan bilgiler silinerek yenisi yazılabilir. Beni Hatırla kutucuğu işaretlenirse kullanıcıya ait Kullanıcı Adı ve Şifre sayfa kapatılıp tekrar açıldığında otomatik olarak gelmektedir.

5 Müşteri Bilgileri Müşteri bilgilerinizi ekranın sol üst köşesinde görüntülenen Müşteri Bilgileri yazılı olduğu link tıklanır ve Müşteri Bilgileri ekranı açılır. Bu ekranda şirket adınız, güncel adres bilgileriniz, Sürat Kargo Sözleşme bilgileriniz, Sözleşme şube iletişim bilgilerinizi görebilirsiniz.

6 Cari Girişi Alıcı Müşteri Bilgilerinin Excel den Sisteme Aktarılması Müşteri Evrak Giriş Sistemi kullanıcılarına, Cari bilgilerini manuel olarak değil Excel dosyasına yazdığı bilgiler ile de sisteme aktarılmasına olanak sağlanmaktadır. Excel dosyası belirtilen formatlara uygun şekilde doldurulduktan sonra sisteme aktarma işlemi için belirli formatlara uygun olan Excel dosyası Gözat butonu ile seçilir ve Excelden Aktar diyerek sisteme aktarma işlemine başlanır. Yükleme işlemi gerçekleştirilen Excel dosyasında Toplam Kayıt Sayısı, Geçerli Kayıt Sayısı ve Geçersiz Kayıt Sayısı bilgileri bulunmaktadır. Geçersiz olan kayıtların üzerine Mouse ile gidildiğinde kayıdın neden geçersiz olduğu ile ilgili detay görüntülenir ve ilgili Excel dosyasında gerekli düzeltme yapıldıktan sonra yükleme işlemi tekrar gerçekleştirilebilir.

7 İlgili ekranda Tamam butonuna basıldığında gerekli olan kayıtların yükleme işlemi gerçekleştirilmiş olacaktır. Aktarım Yapılacak Excel Dosya Formatını ve örnek yapılan Excel dosyasını sayfanın Dökümanlar kısmından ulaşabilirsiniz.

8 Gönderi Girişi Müşteri Evrak Giriş Sisteminde Sol tarafta Menü den Gönderi Girişi yapılarak yeni evrak kaydı yapılır. Yeni Gönderi Girişi Yaparken Alıcı Bilgileri kısmında Kişi/Kurum, İL, İlçe, Adresi, Kargo Bilgileri Kısmında Kargo Türü, Ödeme Tipi, Adet bilgisi kısımları doldurulması zorunlu alanlardır. Kapıdan Ödeme kargo gönderisi yapmak istediğimizde sisteme kapıdan ödeme Kullanıcı Adı ve Şifre ile giriş yapmamız gerekmektedir. Gönderi giriş ekranına Taşıma Şekli alanı eklendi. Kargolarınızı kendi belirleyeceğiniz Karayolu Aracı ve UÇAK taşıma şekilleriyle göndermeniz mümkün.

9 Gönderi giriş ekranına Çoklu Kargo Gönderim yapılabilmesi için gerekli yazılım yapıldı. Gönderi giriş ekranında Çoklu Kargo Gönderim yapılacaksa Kargo içeriği kısmına aşağıdaki formatta değerlerin yazılması gerekmektedir. Desi:Kg:Kargo İçeriği(Zorunlu Değil):Kargo Adedi; Örnek : 2 desi,2 kg lık bir ürün gönderecekseniz formülü 2:2:Kitap:1; veya 2:2::1; Not: En Desi/Kg,İçerik ve Adet aralarına : (İki Nokta) formülün sonuna ;(Noktalı Virgül) koyulması gerekiyor. İçerik yazmayacaksanız :: (İki Nokta) boşluk bırakmadan yazmanız yeterli Gönderi Girişi bilgilerinde Şirket ve Departman kısımları bulunmaktadır. Şirket kısmında sisteme giriş yapan kullanıcının bağlı olduğu Şirket / Unvan gözükmektedir. Departman bölümünde müşterinin sisteme tanımladığı departmanlar gözükmektedir. Müşteriler kendi departmanlarını sisteme tanımlayabilir, kargonun çıkış departmanına göre ilgili departman seçimi yapabilirler.

10 Alıcı Bilgileri Sarı Kutucuklu alanların doldurulması zorunludur. Kişi/Kurum bölümüne alıcı adı yazılırken daha önce kaydedilmiş müşterilerin isimleri görüntülenir. Daha önce ilgili kişiye fatura düzenlenmiş ise Varış şubesi otomatik olarak görüntülenir. Alıcı Bilgileri Kısmına Bayi No Alanı Eklendi. Bayi mantığıyla çalışan müşterilerimiz Bayi Numaraları nı bu alana girebilirler. Kurumsal Kargo Takip ekranında Bayi No filtrelemesini kullanarak Gönderilen ve Gelen kargolarınızı kolayca filtreleyebileceksiniz.

11 Kargo Bilgileri Kargo bilgileri bölümünde gönderi ile ilgili detaylar bulunmaktadır. Sarı kutucuklu alanların doldurulması zorunludur. Kapıdan Ödeme Hizmeti kullanacak müşterilerin ekstra Kullanıcı Adı ve Şifre lerini talep etmeleri gerekmektedir. Normal kargo gönderilerinde Kapıdan Ödeme Bilgileri çıkmamaktadır. Ek Hizmetler kısmında Alıcıya Sms, Adresten Alım, Telefon İhbar Ek Hizmetleri kullanılabilir. Taşıma Şekli kısmında Karayolu Aracı ve UÇAK taşıma şekilleri kullanılabilir. Tahsilât Tipi Nakit olarak gelir. Tutar kısmına tahsil edilecek tutar yazılır. İrsaliye Numarası kısmına müşteriye ait İrsaliye/Fatura nın Seri/Sıra numarası yazılır. Kapıdan Ödeme Hizmeti kullanan müşterilerin İrsaliye Numara sını girmeleri zorunludur. Gerekli bilgiler doldurulduktan sonra Kaydet tuşuna basılır.

12 Alıcı Müşteri ve Kargo Bilgilerinin Excel den Sisteme Aktarılması Müşteri Evrak Giriş Sistemi ni kullanan kullanıcılar Excel dosyasındaki alıcı müşteri ve kargo verilerini sisteme aktarması mümkündür. Gönderi Girişi ekranında Excelden Aktar tuşuna basıldığında evrak kayıt için istenen Excel dosyası ve dosyadaki Kargo Türü, Ödeme Tipi, Tahsilat Tipi gibi bilgilerin formatları ile ilgili detaylar belirtilmiştir. Ek Hizmetler den birini seçip Excelden Aktar dediğimizde Excel dosyasındaki gönderi girişlerine otomatik olarak seçili Ek Hizmet atanır. Excel dosyasındaki Kargo Türü, Ödeme Tipi, Telefon bilgileri ve Taşıma Şekli aşağıdaki gibi olmalıdır. Kargo Türü Dosya : 1 Mİ Paket : 2 Koli : 3 Ödeme Tipi Peşin Ödeme / Cari Hesap (PÖ/CH) :1 Ücret Alıcı (ÜA) : 2 Taşıma Şekli Karayolu Aracı : 1 UÇAK :2 Telefon Bilgileri: şeklinde olmalıdır.

13 Aktarım Yapılacak Excel Dosya Formatını sayfanın Dökümanlar kısmından ulaşabilirsiniz Excel dosyası belirtilen formatlara uygun şekilde doldurulduktan sonra sisteme aktarma işlemi için belirli formatlara uygun olan Excel dosyası Gözat butonu ile seçilir ve sisteme aktarma işlemine başlanır Yükleme işlemi gerçekleştirilen Excel dosyasında Toplam Kayıt Sayısı, Geçerli Kayıt Sayısı ve Geçersiz Kayıt Sayısı bilgileri bulunmaktadır. Geçersiz olan kayıtların üzerine mouse ile gidildiğinde kayıdın neden geçersiz olduğu ile ilgili detay görüntülenir ve ilgili Excel dosyasında gerekli düzeltme yapıldıktan sonra yükleme işlemi gerçekleştirilebilir. İlgili ekranda Tamam butonuna basıldığında gerekli olan kayıtların yükleme işlemi gerçekleştirilmiş olacaktır.

14 Cari Sorgulama Cari Sorgulama butonuna basıldığında sisteme giriş yapan kullanıcının tanımlamış olduğu gönderilerin alıcı bilgilerinin sorgulandığı ekrandır. Cari Adı kısmına sorgulanacak Kişi/Kurum yazılıp Getir denildiğinde ilgili kayıtlar listelenir. Mükerrer yada hatalı girilen kayıtlar kargo gönderimi hiç yapılmamışsa listeden silinebilir.

15 Teslim Listesi Teslim Listesi butonu ile Başlangıç ve Bitiş tarihleri seçilerek İptal Edilen Gönderiler, Aktif Gönderiler, Teslim Edilen Gönderiler ve Faturalanan Gönderiler e göre sorgulama yapılabilmektedir. Teslim Listesi Tablosuna Kaydı Giren alanı eklendi. Firmanız tarafından tanımlanan Kullanıcı ile girilen kayıtlarda Kaydı Giren kişi teslim listesinde gözükecektir.

16 Gönderi Girişi ile kaydı girilen gönderilerin barkodunu basmak için Zebra Barkot Yazdır ve Normal Barkot Yazdır seçeneklerine uygun yazıcı seçilir ve ilgili gönderilerin barkodu yazdırılır.

17 Barkot yazdırılan gönderiler seçilerek Teslim Listesi Oluştur butonuna basılarak ilgili listelerin teslim listesi oluşturulur. Kuryeye teslim edilen gönderi bilgileri bu şekilde listelenir. Teslim Listesi oluşturulduktan sonra seçilen gönderiler Sürat Kargo personeline teslim edilir. Teslim Listesi onaylanmadan herhangi bir gönderi iptal edilmek istenirse iptal edilecek gönderi seçilerek İptal butonuna basılır Teslim Listesini Onayla butonu ile teslim listesi alınan gönderiler onaylanır ve gönderi kayıtları Aktif Gönderilenler listesinden çıkıp Teslim Edilen Gönderiler listesinde görüntülenebilir. Teslim listesi onaylandıktan sonra gönderi iptal edilebilir. Kargoların teslim listesi oluşturulmadan teslim listesini onaylanamaz. Teslim listesi onaylanmayan gönderilere Sürat Kargo şubesi tarafından işlem yapılamaz. Teslim Listesi oluşturulup Sürat Kargo Kuryesine teslim edildikten sonra Teslim Listesi Onayla yapılması önem arz etmektedir.

18 Müşteri Evrak Giriş Sistemi ekranı Teslim listesi alanında belirtilen sorgu kriterlerine göre sorgulama işlemi gerçekleştirilebilir. Sorgu kriterlerinde İptal Edilen Gönderiler seçeneği işaretlenip üstteki tarih aralığı kriterine göre sorgulama yapıldığında iptal edilen gönderiler listelenmektedir. Sorgu kriterlerinde Aktif Gönderiler seçeneği işaretlenip üstteki tarih aralığı kriterine göre sorgulama yapıldığında aktif olan, teslim listesi oluşturulmamış gönderiler listelenmektedir. Sorgu kriterlerinde Teslim Edilen Gönderiler seçeneği işaretlenip üstteki tarih aralığı kriterine göre sorgulama yapıldığında Sürat Kargoya teslim ettiğiniz tüm gönderiler listelenir. Sorgu kriterlerinde Faturalanan Gönderiler seçeneği işaretlenip üstteki tarih aralığı kriterine göre sorgulama yapıldığında Sürat Kargo tarafından evrakları kesilmiş tüm gönderileriniz listelenir.

19 Gönderi Raporu Gönderi raporu ekranında belirlenen sorgu kriterlerine göre gönderinin durumu hakkında rapor alınması sağlanmaktadır. Tarih kısmının altında bulunan kriterlerden hangisine göre sorgulanacak ise o sorgu işaretlenmelidir. Gönderi Durumu alanı Aktif Gönderi, Teslim Edildi, İptal Edildi, Faturalandı ya da Hepsi seçeneklerinden biri seçilerek sorgulama yapılabilir. Depertman alanında ilgili şirket/kullanıcı için tanımlanmış olan departmana göre sorgulama işlemi gerçekleştirilebilir. Gönderiler sorgulandığında Teslim edilen, Faturalanan ve Aktif gönderiler listelenmektedir. Sorgulama işlemi sonunda Excel e Aktar butonu ile bulunan sayfa ya da hepsi olarak excel dosyasına aktarılabilir.

20 Kullanıcı Tanımlama Ana kullanıcı, yeni kullanıcılar tanımlayabilir ya da var olan alt kullanıcılarda değişiklik yapabilir. Yeni kullanıcı tanımlamak için; Kullanıcı Tanımlamaya tıklanır. Adı Soyadı bölümlerine tanımlanacak olan alt kullanıcının Adı ve Soyadı yazılmalıdır. Depertmanlar da önceden tanımlanmış departman seçilmelidir. adresine tanımlanan alt kullanıcının mail adresi yazılır. Telefon bölümüne tanımlanan yeni kullanıcının telefon numarası yazılmalıdır. Cep Telefonu bölümüne tanımlanan yeni kullanıcının cep telefon numarası yazılır. Kullanıcı Adı ve Şifre bölümünde sisteme giriş yaparken kullanacağı Kullanıcı Adı ve şifre girişi yapılmalıdır. Kaydet butonuna tıklanarak tanımlanan yeni kullanıcı kaydedilir. Yeni Kayıt denilerek yeni bir alt kullanıcı daha sisteme tanımlanabilir. Kayıtlı Kullanıcılar alanında daha önce kaydedilmiş olan kullanıcılar listelenmektedir. Kayıtlı Kullanıcılar alanında aktif kullanıcılarda Pasif Yap, pasif kullanıcılarda Aktif Yap butonu ile ilgili kullanıcı Aktif ya da Pasif hale getirilebilir.

21 Departman Tanımlama Departman tanımlama alanından yeni departman eklenir ya da tanımlı olan departman da değişiklik yapılabilir. Sadece ana kullanıcılar departman tanımlayabilir. Departman olarak kaydedilen bilgi evrak düzenlenirken özel alan olarak seçilir. Kayıtlı Departmanlar alanında daha önce kaydedilmiş olan departmanlar listelenmektedir.

22 Tahsilatlı Teslim Raporu Tahsilatlı Teslimat Raporu ekranı Kapıdan Ödeme kargolarının raporlandığı ekrandır. Başlangıç Tarihi ve Bitiş Tarihi bölümlerine sorgulamanın yapılacağı başlangıç ve bitiş tarihleri seçilir. Sorgu tipi alanında Tahsilat Tarihi, Evrak Tarihi ve Teslim Tarihi seçeneklerinden herhangi birine göre sorgulama işlemi gerçekleştirilebilir. Tahsilat Durumu kısmında tahsil durumuna göre sorgulama yapılmaktadır. Sorgulama işlemi sonunda Excel e Aktar butonu ile bulunan sayfa ya da hepsini olarak excel dosyasına aktarılabilir.

23 Dökümanlar Dökümanlar ekranı Örnek Excel şablonlarının, Excel şablonları içinde kullanılacak değerler, Kullanıcı Kılavuzu ve Güncel İL ve İlçelerin bulunduğu ekrandır. Gönderi girişinde verileri Excelle aktaracağınız şablonlar Örnekleriyle beraber Dökümanlar ekranında indirebilirsiniz. Müşteri Evrak Giriş Sistemi ile ilgili ekran ekran açıklamaları PDF formatında Dökümanlar ekranından indirebilirsiniz. Güncel Türkiye İL ve İlçelerini Güncel İl ve İlçeler ekranından sorgulayabilirsiniz.