SİGORTA EKSPERLERİ KULLANICI DÖKÜMANI

Transkript

1 SİGORTA EKSPERLERİ KULLANICI DÖKÜMANI Bu döküman ICC Hasar Denetim Sistemi ile çalışan SİGORTA ŞİRKETLERİ nin hasar ekspertizleri için görevlendirdikleri SİGORTA EKSPERLERİ ne yönelik hazırlanmış bir ICC Sistem Otomasyonu kullanıcı bilgilendirme dökümanıdır. Versiyon.1.1 ICC HASAR DENETİM VE YÖNETİM LTD.ŞTİ. Merkez : Ahi Evran Cad.Polaris Plaza Kat.16 Maslak / İSTANBUL Tel:(212) Operasyon : Çevreyolu Cad., No. 2, Bayrampaşa / İSTANBUL Tel:(212)

2 2 I C C Y a z ı l ı m O t o m a s y o n u K u l l a n ı c ı D ö k ü m a n ı ICC UYGULAMA PROSEDÜRLERĐ ve ĐŞ SÜREÇLERĐ hkk. Önemli Uyarı: SĐGORTA EKSPERĐ kendisine iletilmiş olan ihbarı mutlaka aynı gün içinde ICC sistemine ( fotoğrafları ile birlikte ) kaydetmelidir! ĐHBAR ve DOSYA Süreçlerinin gecikmesi ile ilgili ICC sistemi ile çalışan SĐGORTA ŞĐRKETLERĐ ne on-line detaylı olarak rapor edilecek ve ĐHBAR ATAMALARI bu performanslar çerçevesince gerçekleşecektir. ICC Sistemi nin de uygulan iş akışı ve prosedürler aşağıda belirtilmiştir. 1. İhbarlar sigorta şirketi tarafından ICC ye bildirilir. 2. ICC, eksperi ihbardan SMS ve ICC Sistemi ndeki uyarılar yoluyla haberdar eder ve ihbar AÇIK İHBAR statüsüne geçer. 3. Eksper onarım yerinde aracın ekspertizini yapar ve onarım iznini vermeden önce ICC Sistemi ndeki ihbarı rapora dönüştürür. Rapor YENİ statüsünde açılır. 4. Parça, işçilik ve genel rapor bilgilerinin girişleri yapılır ve rapor ICC ye gönderilir. Onarım izninin daha kısa sürede verilmesinin gerektiği durumlarda eksper, ICC görevlileriyle telefon veya faksla iletişim kurarak onarımı onaylatabilir. ICC onayı olmadan onarım başlatılmamalıdır. Denetime gönderilen rapor GÖNDERİLDİ statüsüne geçer. 5. İlgili ICC Denetim görevlileri, raporu incelemeye alır. Burada rapor İNCELENİYOR durumundadır. Görevliler, bilgileri inceledikten ve tamirhane ile görüştükten sonra raporu onaylayabilir veya eksik bilgi gibi sebeplerden ekspere geri gönderebilir. Görevli, bu sırada tamirhane ile mutabakat sağlayarak kullanılacak parçayı ve fiyatını belirleyerek parçaların kapanışını yapabilir. 6. Ekspere geri gönderilen raporun durumu GERİ GÖNDERİLDİ olur. Eksper, raporun Denetim Notu bölümünde belirtilen eksikleri veya hataları gidererek raporu tekrar Denetim birimine gönderir. 7. Denetim tarafından onaylanmış rapor, eğer parça tedariği gerekiyorsa parça uzmanlarına (PARÇA UZMANINDA), gerekmiyorsa ekspere (KONTROL EDİLDİ) iletilir. 8. Tedarik gereken raporlarda parça uzmanları rapordaki parçalar üzerinde detaylı inceleme yapar ve kullanılacak parçaya karar vererek tedarik işlemlerini başlatır. Rapor üzerindeki incelemesini tamamlayan uzman, raporu onaylayarak ekspere iletir (KONTROL EDİLDİ). 9. Eksper KONTROL EDİLDİ durumundaki raporun eksiklerini ve ilgili işlemleri tamamlar ve raporu kapatır. Böylece rapor TAMAMLANDI statüsüne geçer. Kontrol edilmiş bir raporun parça ve işçilik tutarı toplamları ICC görevlilerinin belirlediği miktarın üzerine çıkartılırsa raporun tekrar ICC ye gönderilmesi gerekir. 10. Eksper, kapatılmış rapor ile ilgili kati raporunu (AYRINTILI RAPOR) hazırlar ve sigorta şirketine iletir.

3 3 I C C Y a z ı l ı m O t o m a s y o n u K u l l a n ı c ı D ö k ü m a n ı Hatırlatma ve Uyarılar ; - Sistemimiz adresi üzerinden hizmet verecektir. - ICC sistemi, ihbar sürecinden başlayarak, eksper raporu & denetim/dağıtım ve raporun onaylanmasına kadar olan tüm süreci SİGORTA ŞİRKETİNE rapor edecektir. ( süre analizleri ile birlikte ) - Raporlar ile ilgili tüm evraklar, Resimler/Evraklar bölümünden sisteme fotoğraf olarak yüklenebilir. - Yukarıda belirtilen bütün bu işleyiş sırasında rapor içerisindeki tüm tutarlar KDV hariç şekilde girilir. - Tedarik iskontosu dışındaki tüm iskontolar (sigorta şirketinin servis ile olan anlaşmasından veya eksperin servis ile görüşmelerinden kaynaklananlar) İSKONTO başlığı altında belirtilir. Sistemin daha önceki işleyişinde olduğu şekilde iskonto kapanış sırasında parça veya işçilik tutarlarından düşülmez. Eksperin iskonto hanesine müdahalesi ancak Parça İskonto veya İşçilik İskonto alanlarında belirttiği yüzde ile gerçekleşir. İskontolar rapor ICC ye gönderilmeden önce mutlaka girilmelidir. - Tedarik iskontoları, parça uzmanının parça seçimlerini yapması esnasında parça tutarlarından otomatik olarak düşülür. - Pert edilmiş raporlarda Araç pert ise işaretleyiniz seçeneği mutlaka işaretlenmelidir. - Renault, Peugeot ve Citroen markalı araçlarda parça tedariğinin sağlıklı yapılabilmesi açısından üretim numaralarının belirtilmesi ve araç kimlik etiketlerinin fotoğraflarının sisteme yüklenmesi gereklidir. - Şahıslar için TC Kimlik, tüzel kişiler için ise vergi numaralarının girilmesi zorunludur. - Kullanıcılar, sistem ile ilgili önerilerini veya sistemdeki hataları/eksiklikleri Yorumlar bölümünde teknik ekibin dikkatine sunabilir. Yine bu bölümden bu yorumun işleme alınıp alınmadığının takibi yapılabilir. Mesaj niteliğindeki metinler bu bölüme değil Mesajlar bölümüne girilmelidir. - Mesajlar bölümü kullanıcılar arasındaki veya raporlar ile ilgili iletişimin sağlanması için kullanılabilir. Sigorta şirketlerinin ilgili birimleri ve ICC görevlileri (Denetim, Tedarik, Teknik, Pert, Yönetim vs.) ile de bu bölüm aracılığıyla iletişim kurulabilir. - Aşağıda ICC Yazılım Otomasyonunun kullanımı hakkında ayrıntılı bir doküman yer almaktadır.

4 4 I C C Y a z ı l ı m O t o m a s y o n u K u l l a n ı c ı D ö k ü m a n ı ICC SISTEMINE GĐRĐŞ ICC yazılım otomasyonuna internet explorer üzerinden adresine geçiş yapılarak giriş yapılacaktır. ( ICC Web adresine geçiş yapılır ) ICC web sayfası üzerinde bulunan ; Kullanıcı Adı : Şifre : Alanları doldurularak kullanıcı bazlı yetkilendirilmiş modüle erişilmiş olacaktır. Forum Ana Sayfa Çıkış Mesajlar On-line kullanıcılar Kull.Bilgi eri Hızlı arama Đş Akışı

5 5 I C C Y a z ı l ı m O t o m a s y o n u K u l l a n ı c ı D ö k ü m a n ı HASAR EKSPERTĐZ MENÜSÜ MENÜ ALANLARI; YENĐ RAPOR AÇIK ĐHBARLARIM AÇIK RAPORLARIM DENETĐMDEN GELEN ĐSTATĐSTĐKLER RAPOR ARAMA AJANDAM 1. YENĐ RAPOR Yeni hasar ekspertiz raporu oluşturulması için kullanılacak olan bölüme buradan giriş yapılmalıdır. Bu pencerede, RAPOR BĐLGĐLERĐ adı ile belirtilmiş alana ; Sigorta Şirketi Rapor Türü Kusur Oranı : % Sigortalının Kusuru : % Dosya Numarası (Yoksa "Rapor ID" giriniz) Rapor Numarası Sigortalı Adı Soyadı Hasar Tarihi Servis Bilgileri Alanları girilerek yeni hasar ekspertiz raporu oluşturulabilir*. 2. AÇIK ĐHBARLARIM * SĐGORTA ŞĐRKETLERĐ hasar ihbarlarını yazılım otomasyonlarını eş zamanlı veri transferi yapılarak iletmektedir. ( Bu nedenle sigorta eksperleri YENİ RAPOR fonksiyonlarını sistemlerin konuşamadığı durumlarda kullanacaklardır.) Sigorta şirketinden iletilen ihbar verileri ICC sistemi üzerinden on-line Sigorta Eksperine iletilmektedir. Sigorta eksperi kullanacı adı ile login olduğunda ilk olarak pop up pencerede açılmış YENĐ ĐHBAR uyarısını görecektir.(yeni ihbar tıklanarak ihbara geçiş yapılabilir.)

6 6 I C C Y a z ı l ı m O t o m a s y o n u K u l l a n ı c ı D ö k ü m a n ı Sigorta Eksperleri Açık Đhbar Penceresi Sigorta Şirketlerince ICC sistemi üzerinden bildirilen hasar ihbarları AÇIK ĐHBARLARIM statusundeki bölümde izlenebilecektir. Listelenen kayıtların üzerine tıklanarak ihbar kayıtlarının detay penceresine giriş yapılabilir. ( Bu alan ayrıca ilgili ihbarın otomatik olarak EKSPERTİZ RAPORUNA dönüşümü için bağlantı penceresi olma özelliğini taşımaktadır. ) HASAR ĐHBARLARININ RAPORA DÖNÜŞTÜRÜLMESĐ ; Sigorta Eksperi statusundeki Sistem kullanıcıları ; Hasar ihbar kaydı detay penceresinde RAPORA DÖNÜŞTÜR butonunu kullanarak EKSPER RAPORUNU oluşturur. (Buton tıklandığında RAPORU GÖSTER fonksiyonu alacaktır )

7 7 I C C Y a z ı l ı m O t o m a s y o n u K u l l a n ı c ı D ö k ü m a n ı Sigorta Eksperi Kendisine İletilen ihbarları görüntüleyebilir. Denetime iletilen ve onay beklenen Raporlar görüntülenebilir Sigorta Eksperi Kendisi hkk. Perf. ve İstatistikleri görebilir ICC sistemi üzerinden diğer Kullanıcılar ile Mesajlaşması Sağlayacak ekran Görüntülenebilir. Sigorta Eksperi Kendisi hkk. Perf. ve İstatistikleri görebilir HASAR EKSPERTĐZ RAPORU HAKKINDA Oluşturulan yeni raporun sol üst köşesinde ilgili SĐGORTA ŞĐRKETĐ nin logosu görülebilecektir. Rapor penceresi ararlında F tuşları ile geçiş sağlanabilecek 6 adet TAB menüden oluşmaktadır. Rapor Özeti F2 Rapor Bilgileri F4 Araç Bilgileri F6 Resimler/Evraklar F7 Parçalar F8 Đşçilikler F9 ( geçişler mouse ile tıklanarak da gerçekleşebilir ) HASAR EKSPERTĐZ RAPORUNUN tüm ekranlarında ; KAYDET Veri kaydı ve/veya değişikliği yaptığınızda bilgileri kaydetmek için kullanılacak fonksiyon tuşu ICC YE GÖNDER Ön ekspertiz raporu oluşturulduğunda dosya maliyet analizi için ICC DENETĐM birimine dosyanın iletilmesini sağlayan fonksiyon tuşu ĐZLEMEYE AL Oluşturulan her hangi bir raporun izlenmesini sağlayacak bir nitelik kazandıracak fonksiyon tuşu ( izlemeye alınacak rapor ile ilgili fonksiyon tuşuna basıldığında hatırlatma için ĐZLEME NOTU girilebilecektir. ) YAZDIR Oluşturulan raporu son hali ile yazdırmayı sağlayacak fonksiyon tuşu ÇIKIŞ Oluşturulmuş olan rapordan çıkış yapmayı sağlayan fonksiyon tuşu.

8 8 I C C Y a z ı l ı m O t o m a s y o n u K u l l a n ı c ı D ö k ü m a n ı RAPOR ÖZETĐ F2 Rapor özeti bölümünde ; Dosya No / Eksper / ICC statü / Araç / Rapor Statü / Rapor Tarihi / Denetleyen / Servis / Parça / Đşçilik iskontoları / Eksper iletişim bilgileri / Denetime iletim ve Kapanış tarihi bilgileri yer almaktadır. Sigorta eksperi bu bölümde rapor maliyetini özet olarak bir bakışta görebilecek ve görülmesi istediği notu kaydedebilecektir. RAPOR BĐLGĐLERĐ F4 Rapor bilgileri bölümünde; Sigorta Şirketi / Rapor Türü / Dosya numarası / Rapor numarası / Sigortalı Adı-Soyadı / Hasar Tarihi / Aracın Bulunduğu Đl-ilçe / Servis Adı / Servis Yetki Türü bilgileri yer almaktadır. ARAÇ BĐLGĐLERĐ F6 Araç bilgileri bölümünde; Plaka / Model Yılı / Marka / Tip / Araç Tipi / Şase No / Motor No / Aracın Trafiğe Çıkış Tarihi / Ruhsat Sahibinin Adı-Soyadı / Ruhsat Sahibinin TC Kimlik Numarası / Ruhsat Sahibinin Adresi / Ruhsat Sahibiinin Vergi Numarası / Donanım Bilgileri yer almakdatır.

9 9 I C C Y a z ı l ı m O t o m a s y o n u K u l l a n ı c ı D ö k ü m a n ı RESĐMLER & EVRAKLAR F7 Resimler & Evraklar bölümünde, araca ait hasar resimleri ile dosya muhteviyatına ilişkin evraklar ( taranarak veya oluşturularak ) kaydedilebilir. PARÇALAR F8 Parçalar Bölümünde ; Aracın hasar durumuna ilişkin değiştirilmesi gereken yedek parçalar kaydedilecektir. Sigorta eksperi ICC sistemi üzerinde ilgili yedek parçaları yazarken yazılım autocomplete ederek ( yazılanları tanıyıp eşleştirerek ) yazım kolaylığı sağlamaktadır. info-1) Sigorta eksperlerinden Referans no ve/veya yedek parça fiyatı girilmesi beklenmemektedir. info-2) Yedek parça kayıt penceresinde Sigorta Eksperi yedek parça ile ilgili aldığı iskonto oranını bu alana kaydetmelidir.

10 10 I C C Y a z ı l ı m O t o m a s y o n u K u l l a n ı c ı D ö k ü m a n ı ĐŞÇĐLĐKLER F8 Đşçilikler Bölümünde ; Aracın hasar durumuna ilişkin onarım görecek parçalar hkk. öngörülen işçilik bedelleri ( kaporta / montaj / noya / trim / elektrik / mekanik ) kaydedilecektir. info-1) Sigorta Eksperi işçilikler ile ilgili aldığı iskonto oranını bu alana kaydetmelidir. RAPORUN ICC ye ĐLETĐLMESĐ Hasar ekspertizi neticesi onarım detayları ile oluşturulan ÖN EKSPERTĐZ RAPORU Sigorta Eksperi onayı ile ICC DENETĐM operasyon birimine iletilir. Raporun ICC ye iletim butonu

11 11 I C C Y a z ı l ı m O t o m a s y o n u K u l l a n ı c ı D ö k ü m a n ı DĐĞER SĐSTEM FONKSĐYONLARI Rapor üzerinde yer alan İZLEMEYE AL butonu ile özel olarak takip edilmesi öngörülen dosyalar ( özel notu ile birlikte ) İzlenebilmektedir. ( Bu dosyalar daha sonra ayrıca aranabilmektedir. ) Rapor üzerinden mesajlaşma butonu Rapor üzerinden yapılan Mesaj geçmişi görüntüleme EN-KA pert araç sistemi GÜNCEL PİYASA RAYİCİ görüntüleme