YENİ YAPI VE GÖREVLER

Transkript

1 Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanı Nihat ERGÜN ün Mesajı BİLİM, SANAYİ VE TEKNOLOJİ BAKANLIĞI: YENİ YAPI VE GÖREVLER Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakan Yardımcısı Prof. Dr. Davut KAVRANOĞLU ile Söyleşi Yerli Otomobil İçin İlk Adım Atıldı Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı Müsteşarı Prof. Dr. Ersan ASLAN ile Söyleşi

2 Verimlilik Kalkınmanın Anahtarıdır T.C. BİLİM, SANAYİ VE TEKNOLOJİ BAKANLIĞI VERİMLİLİK GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

3 Dergimiz Yayın Hayatına Devam Ediyor 1965 yılında kurulmuş olan Milli Prodüktivite Merkezi (MPM), 17 Ağustos 2011 tarihli Resmi Gazete de yayımlanan 649 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname ile T.C. Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı merkez birimlerinden biri olan Verimlilik Genel Müdürlüğü ne dönüştürülmüştür. MPM tarafından 23 yıldır aralıksız bir şekilde aylık olarak yayımlanmış olan Anahtar Dergisi, bundan böyle Bakanlığımızın bir yayını olarak Verimlilik Genel Müdürlüğü tarafından yayımlanarak okuyucuları ile buluşmaya devam edecektir. Ağırlıklı olarak, bilim, sanayi ve teknoloji alanlarındaki makalelerinin yer alacağı Dergimizde, Bakanlığımız çalışma ve faaliyetlerine ilişkin haberlere de yer verilecektir. Bunlara ilave olarak içeriğinde her ay özel bir dosyaya da yer verilecek olan Dergimizin bu sayısını, Bakanlığımızın yeni isim ve yeni görevlerle yeniden yapılandırılması nedeniyle Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı: Yeni Yapı ve Görevler ana temasıyla işledik. Kalkınmada anahtar bir kavram olan verimlilik konusunda ülkemizde geniş toplumsal kesimlerde bilinç oluşturma ve yaygınlaştırılmasında Anahtar Dergisi günümüze kadar son derece önemli bir araç olarak hizmet etmiştir. Dergimiz bundan sonraki dönemde ise ülkemizin bilim, sanayi ve teknoloji ile verimliliğe dayalı kalkınma sürecinin sesi olarak daha kapsamlı bir içerik ve geniş bir okuyucu kitlesi ile yayın hayatına devam edecektir. Başta Bakanımız Sayın Nihat ERGÜN olmak üzere, Bakan Yardımcımız Sayın Prof. Dr. Davut KAVRANOĞLU na ve Müsteşarımız Sayın Prof. Dr. Ersan ASLAN a Anahtar Dergisi nin yayın hayatına ara vermeden devam etmesi konusunda ortaya koydukları irade ve bu sayı için vermiş oldukları röportajlarıyla yaptıkları değerli katkılardan dolayı şükranlarımızı sunuyoruz. Dergimiz bundan sonraki yayın hayatında hem Bakanlığımız birimlerinin hem de siz değerli okuyucularımızın esirgemeyeceğine inandığımız desteği ile güçlenecek ve varlığını sürdürecektir. Bu düşünce ile, yeni bir görev ve anlayışla yayın hayatına devam edecek olan Anahtar Dergisi nin Bakanlığımız ve ülkemiz açısından hayırlı olması dileğiyle saygılar sunarım. Anıl YILMAZ Genel Müdür V. 1

4 EYLÜL- EKİM 2011 YIL: 23 SAYI: İçindekiler T.C. BİLİM, SANAYİ VE TEKNOLOJİ BAKANLIĞI VERİMLİLİK GENEL MÜDÜRLÜĞÜ NÜN AYLIK YAYIN ORGANIDIR EYLÜL-EKİM 2011 YIL:23 SAYI: Bu dergi adet basılmaktadır. ISSN: Yayın Türü: Yerel Süreli Türkçe İngilizce 3 4 Sanayi Üretiminde Artış Trendi Sürüyor D-8 Sanayi Bakanları Zirvesi Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı Ev Sahipliğinde İstanbul da Gerçekleştirildi SAHİBİ T.C. BİLİM, SANAYİ VE TEKNOLOJİ BAKANLIĞI VERİMLİLİK GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ADINA GENEL MÜDÜR V. Anıl YILMAZ 6 9 İş Etüdü nün İşletmelere Katkısı İşletmelerin 2023 Vizyonu, 7. KOBİ ler ve Verimlilik Kongresi nde Tartışılacak... SORUMLU YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜ Cangül TOSUN HABER MERKEZİ Bahadır AVŞAR 10 Kurumsal Verimliliğin Artırılmasında Yeni Bir Araç: İç Kontrol YAZI KURULU Cangül TOSUN Bahadır AVŞAR Ferdi GÜREL Sevgin DEMİRCİ Yakından Tanıyalım: İtalya Yazma Verimliliği Açısından F Klavye TEKNİK DANIŞMAN Nurettin SÖKMEN Fulya KOÇ İNGİLİZCE SAYFA SORUMLUSU Fatma ÇİL FOTOĞRAFLAR Emrah SAĞLAM Hakan CANBAKIŞ ABONE Ferdi GÜREL (312) / 303 ferdi.gurel@sanayi.gov.tr Yerli Otomobil İçin İlk Adım Atıldı Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı: Yeni Yapı ve Görevler Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanı Nihat ERGÜN ün Mesajı Dergide yayımlanan yazılardaki görüşler yazarlarına aittir. YÖNETİM YERİ T.C. BİLİM, SANAYİ VE TEKNOLOJİ BAKANLIĞI VERİMLİLİK GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Gelibolu Sokak No: 5 Kavaklıdere ANKARA Tel: (312) (10 Hat) Faks: (312) Faks (Yayın Bölümü): (312) e-posta:vgm@sanayi.gov.tr internet: Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakan Yardımcısı Prof. Dr. Davut KAVRANOĞLU ile Söyleşi Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı Müsteşarı Prof. Dr. Ersan ASLAN ile Söyleşi 30 KOBİ lere Yönelik Destek Programları - 2 BASKI 36 Örgüt Kültürünün Çalışanlar Üzerindeki Etkisi 42 Fiziksel İş Yükü ve Ergonomi Basıldığı Tarih: Anahtar Dergisi nin Eylül - Ekim 2011 sayısı tarihinde basılmıştır. 48 Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı Müsteşar Yardımcısı Dr. Hüsnü Tekin Verimlilik Genel Müdürlüğü Çalışanlarıyla Bir Araya Geldi 2

5 haber Eylül - Ekim 2011 SANAYİ ÜRETİMİNDE ARTIŞ TRENDİ SÜRÜYOR Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanı Nihat Ergün: Ağustos ayı sanayi üretim endeksi, ekonominin planlarımızla ve tahminlerimizle uyumlu bir gidişat içinde olduğunu göstermektedir Bu yıl sonunda hem yüzde 7 nin üzerinde büyüme hedefimize ulaşmış olacağız, hem de cari açığı azaltmış olacağız Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanı Nihat Ergün, ağustos ayı sanayi üretim endeksinin, ekonominin planlarla ve tahminlerle uyumlu bir gidişat içinde olduğunu gösterdiğini bildirdi. Bakan Ergün, Türkiye İstatistik Kurumu (TÜİK) tarafından açıklanan 2011 yılı Ağustos ayı Sanayi Üretim Endeksini değerlendirdi Ağustos ayında Sanayi Üretim Endeksi nin, bir önceki yılın aynı ayına göre yüzde 3.8 oranında arttığını kaydeden Ergün, Türkiye nin, bu yılın ilk yarısında dünyada Çin ile birlikte en hızlı büyüyen iki ekonomiden biri olduğunu hatırlattı. Bakan Ergün, yılın ikinci yarısında ise büyüme sürecinin yine devam edeceği, ancak daha ılımlı bir seyir izleyeceğinin beklendiğini ifade ederek, şöyle devam etti: Hatta hükümet olarak, cari açık riskini azaltmak için ekonominin hararetini azaltacak bazı önlemleri de almıştık. Ağustos ayı sanayi üretim endeksi, ekonominin planlarımızla ve tahminlerimizle uyumlu bir gidişat içinde olduğunu göstermektedir. Bu yıl sonunda hem yüzde 7 nin üzerinde büyüme hedefimize ulaşmış olacağız, hem de cari açığı azaltmış olacağız. Gelişmiş piyasalar- TEKNOLOJİYİ ÜRETENLER YARIŞIYOR! TÜBİTAK, TTGV ve TÜSİAD tarafından Türkiye nin teknoloji üreten bir ülke konumuna gelmesi yolunda yaratıcı, yenilikçi, teknik mükemmeliyete ve rekabet özelliklerine sahip ürün ve süreçleri değerlendirerek ödüllendirmek amacıyla oluşturulan Teknoloji Ödülleri ve Kongresi ; bu yıl 10 uncu defa düzenleniyor yılında oluşturulan Teknoloji Ödülleri nin ön başvuru süreci, 13 Eylül 2011 tarihinde İstanbul da düzenlenen bir basın toplantısıyla başladı. Toplantıya Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu (TÜBİTAK) Başkanı Prof. Dr. Yücel Altunbaşak, Türkiye Teknoloji Geliştirme Vakfı (TTGV) Genel Sekreteri Mete Çakmakcı ve Türk Sanayicileri ve İşadamları Derneği (TÜSİAD) Yönetim Kurulu Başkanı Ümit Boyner katıldı. TÜBİTAK TEYDEB Başkan Yardımcısı Hilmi Yavuz ise toplantıda ödüllere başvuru ve değerlendirme süreci konulu bir sunum yaptı. TÜBİTAK Başkanı Prof. Dr. Altunbaşak: Teknoloji Ödülleri ne olan ilgi ve başvuru her yıl katlanarak artıyor TÜBİTAK Başkanı Prof. Dr. Yücel Altunbaşak, toplantıda yaptığı konuşmada Teknoloji Ödülleri nin, ülke kalkınmasında teknolojinin önemi ve Ar-Ge odaklı 3 da resesyon korkularının dolaştığı günlerde, ağustos ayı üretiminin geçen yıla göre artması, ekonomimizin sağlam bir altyapıya sahip olduğunu göstermektedir. Bizim ılımlı büyüme diye bahsettiğimiz rakamlar, henüz birçok Avrupa ülkesi için hayal gibidir. Bakan Ergün, dünya ekonomisinde belirsizlikler devam ederken, Türkiye ekonomisine ilişkin olumlu haberlerin gelmeye devam ettiğini belirterek, son olarak, Standard and Poors un, Türkiye nin yerel para cinsinden notunu yatırım yapılabilir seviyeye çıkardığını hatırlattı. Aynı süreçte, önce Moody s in İtalya nın kredi notunu üç kademe düşürdüğünü, ardından Fitch in, yine İtalya nın ve İspanya nın notunda indirim yaptığını kaydeden Ergün, Avrupa ekonomilerinde bütçe açıkları ve kamu borçlarından kaynaklanan ciddi risklerin bulunduğuna işaret etti. Esas büyük riskin, ekonomik göstergelerden ziyade siyasilerden kaynaklandığını belirten Ergün, siyasilerin, ne yazık ki mevcut şartları düzeltecek iradeden yoksun göründüklerini söyledi. Bakan Ergün, Türkiye nin olaylar karşısında hızlı ve proaktif davranabilme yeteneğiyle, Avrupa piyasalarındaki belirsizliklerden en az seviyede etkilendiğini belirterek, önümüzdeki süreçte de büyüme eğilimini koruyacak olan Türkiye nin, gerek sınai ve ekonomik altyapısıyla, gerek de siyasi yapısıyla Avrupa ekonomilerinden olumlu yönde ayrışmaya devam edeceğini bildirdi. kalkınmanın gerekliliği konusunda önemli bir farkındalık yarattığını belirtti yılından bu yana düzenlenen Teknoloji Ödülleri ne olan ilginin her yıl katlanarak devam ettiğini vurgulayan Altunbaşak, özel sektörde Ar-Ge harcamalarında son yıllarda önemli bir artış meydana geldiğini; 2002 yılında özel sektördeki Ar-Ge harcamalarının 832 milyon TL olduğunu, 2009 yılında ise bu rakamın 3.4 milyar TL ye ulaştığını belirtti. İki aşamalı başvuru sürecinde ön başvuru için son tarih 4 Kasım Teknoloji Ödülleri nde, başvurular iki aşamalı (ön başvuru ve son başvuru) olarak alınacak. Kuruluşlar, pazara sunulmuş ya da sunulmamış, bir veya birden fazla ürün/ süreç geliştirme veya iyileştirme çalışmaları ile Teknoloji Ödülleri Programı na başvurabiliyor. Teknoloji Ödülleri değerlendirme sisteminde, farklı ölçekteki firmaları en uygun şekilde karşılaştırmak amacıyla, mikro, küçük, orta ve büyük/bağlı olmak üzere 4 ayrı firma ölçeğinin, hem ürün hem de süreç başlıkları altında değerlendirilmesi ile 8 ödül ve firma ölçeğinden bağımsız olarak 1 adet Büyük Ödül verilmesi öngörülüyor. Başvurular 4 Kasım 2011 tarihine kadar sürecek.

6 haber D-8 SANAYİ BAKANLARI ZİRVESİ BİLİM, SANAYİ VE TEKNOLOJİ BAKANLIĞI EV SAHİPLİĞİNDE İSTANBUL DA GERÇEKLEŞTİRİLDİ Gelişen Sekiz Ülke (D-8) II. Sanayi Bakanları ve 6. Sanayi Çalışma Grubu Toplantıları 4-6 Ekim 2011 tarihlerinde Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı nın ev sahipliğinde İstanbul da gerçekleştirildi. Haliç Kongre Merkezi nde düzenlenen D-8 Sanayi Bakanları Zirvesi nde yaptığı konuşmada Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanı Nihat Ergün, İstanbul un, bundan 14 yıl önce, D-8 in kurulma sürecine de ev sahipliği yapmanın onurunu yaşadığını kaydetti. Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanı Nihat Ergün, D-8 ülkelerinin kendi aralarındaki ticaret hacminin 2009 yılında 66 milyar Dolar iken, 2010 yılında 100 milyar Dolar seviyesini aştığını belirterek, Bu kadar büyük potansiyeli olan ülkelere, daha büyük ticaret rakamları yakışır. Ben önümüzdeki 5 yıl içinde 200 milyar Dolar ticaret hacmine ulaşacağımızı düşünüyorum dedi. Haliç Kongre Merkezi nde düzenlenen D-8 Sanayi Bakanları Zirvesi nde yaptığı konuşmada Bakan Nihat Ergün, İstanbul un, bundan 14 yıl önce, D-8 in kurulma sürecine de ev sahipliği yapmanın onurunu yaşadığını kaydetti. Bakan Nihat Ergün, D-8 in kurulmasının, sadece o gün masada bulunan 8 ülkenin sosyal, siyasi ve ekonomik gücü açısından değil, dünya genelinde adalet, barış ve kalkınmanın sağlanması için de önemli bir adım olduğunu belirtti. TÜRKİYE DEN DAHA İYİ BİR YATIRIM ORTAMI BULMAK ÇOK ZORDUR Bakan Nihat Ergün, D-8 in faaliyetlerini, iş adamlarının ticaret ve yatırım kararlarını doğrudan etkileyecek bir şekilde genişletilmesi gerektiğini vurgulayarak, bu yıl yapılan toplantılarda, işadamlarının kurulacak masalarda bir araya gelmelerinin ve iş görüşmesi yapmalarının da yeni ve önemli bir adım olduğunu söyledi. Türkiye nin ekonomik performansına ilişkin de bilgiler veren Ergün, Türkiye ekonomisinin ekonomik krizden güçlenerek çıkan ekonomilerden biri olduğu kaydetti. Ergün, 2011 yılının tamamında Türkiye ekonomisinin yüzde 7 nin üzerinde bir büyüme performansı göstereceğini bildirdi. Türkiye nin ekonomik göstergelerinin ve performansının dikkate alındığında, Türkiye nin sadece ticaret için değil, yatırım için de önemli bir potansiyel durumunda bulunduğunu anlatan Ergün, Özellikle Avrupa pazarına açılmak isteyen dostlarımız için, Türkiye den daha iyi bir yatırım ortamı bulmak çok zordur. Türkiye de yatırım yapan yabancı girişimciler, yerli girişimcilerin sahip olduğu her türlü avantaja sahiptir. Bu alanlarda sahip olduğumuz tecrübeleri D-8 üyesi ülkelerle paylaşmaya hazır olduğumuzu ifade ederken, aynı zamanda girişimcileri Türkiye de bulunan bu imkanlardan yararlanmaya davet ediyorum diye konuştu. ORTAK OTOMOTİV ÜRETİMİ... Bakan Nihat Ergün, burada alınan kararların hayata geçirilmesi konusunda, bütün üye ülkelere sorumluluklar düştüğünü ifade ederek, şunları kaydetti: Burada toplanır, bazı kararlar alır ama bu kararları hayata geçiremezsek, bu toplantının amacına ulaşamaz ve arzu edilen başarıyı da yakalayamayız. Mesela İran da gerçekleşen toplantıda, üye ülkeler arasında bir otomotiv çalışma grubu kurulması yönünde karar almıştık. (D-8 ülkeleri arasında) ortak otomotiv üretimi, eğitim, Ar-Ge merkezi kurma gibi konularda çalışacak olan böyle bir derneği bir an önce hayata geçirmemiz gerektiğini düşünüyorum. Türkiye olarak, burada alınacak kararların hayata geçmeleri için her türlü desteği vermeye hazır olduğumuzu bir kere daha ifade etmek istiyorum. Ben ev sahibi ülkenin bir bakanı olarak burada alınan kararların bizzat takipçisi olacağım. Diğer Bakan arkadaşlarımın da aynı iradeyi göstereceklerine inanıyorum. 4

7 haber Eylül - Ekim 2011 ÜÇ GÜN SÜREN ZİRVE İSTANBUL DEKLARASYONUNUN AÇIKLANMASIYLA SONA ERDİ Haliç Kongre Merkezi nde üç gün süren Zirve, İstanbul Deklarasyonu nun açıklanmasıyla tamamlandı. Türkiye ile Mısır arasında teknoloji geliştirme bölgeleri alanında işbirliğine yönelik protokol imzalandı. Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanı Nihat Ergün, D-8 ülkeleri arasında daha hızlı ve doğru bir veri akışı sağlamak amacıyla bir portal oluşturulması gerektiğini belirterek, Hangi ülkede hangi firmanın ne tür bir ürün aradığını, firmalarımız bu portal üzerinden takip edebilmelidir dedi. D-8 Sanayi Bakanları Zirvesi nin kapanış oturumunda konuşan Ergün, D-8 ülkelerinin, ekonomileriyle, doğal kaynaklarıyla ve büyük nüfuslarıyla, oldukça önemli bir potansiyele sahip olduğunu kaydetti. Ergün, D-8 bünyesinde bulunan her ülkenin, çok değişik avantajlara sahip olduğunu dile getirerek, bazı ülkelerin, çok önemli coğrafyalarda bulunduğunu, bazı ülkelerin çok güçlü bir tarihi ve kültürel birikimleri bulunduğunu anlatarak, ancak 8 ülkenin de sahip olduğu en önemli unsurun insan kaynağı olduğunu vurguladı. D-8 PORTALI Bakan Nihat Ergün, D-8 ülkeleri arasında daha hızlı ve doğru bir veri akışı sağlamak amacıyla bir portal oluşturulması gerektiğini vurgulayarak, şunları kaydetti: İletişim ve bilişim teknolojilerinden de yararlanarak, ülkelerimiz arasında daha hızlı ve doğru bir veri akışı sağlamak mümkündür. Hangi ülkede hangi firmanın ne tür bir ürün aradığını, firmalarımız bu portal üzerinden takip edebilmelidir. Önümüzdeki dönemde yapacağımız işlerden birisi de, böyle bir bilgi altyapısı oluşturmak olmalıdır. Bir portalda hizmet verecek olan bu altyapıdan, sanayicilerimiz ve iş adamlarımız da yararlanmalıdır. Aldığımız kararları hayata geçirdiğimiz sürece, aramızdaki ticaret hacmi 200 milyar Dolar seviyesine daha rahat ulaşacaktır. Ekonomik, sosyal ve kültürel temas noktalarımızın artmasıyla, D-8, dünyanın önemli birliklerinden biri haline gelecektir. İSTANBUL DEKLARASYONU İstanbul Deklarasyonu nda şunlar kaydedildi: D-8 üye ülkeleri arasındaki sanayi işbirliğine ilişkin Tahran Deklarasyonu direktiflerini tekrarlayarak, D-8 üye ülkelerinin ekonomik ve sosyal gelişimi için sanayinin artan rolünü göz önünde tutarak, sanayi ve teknolojik işbirliğinin teşvik edilmesi için üye ülkelerin ortak arzu ve isteklerini tekrar teyit ettik. Sanayicilerin, girişimcilerin ve ayrıca kamu ve özel sektörün deneyimlerini ve en iyi uygulama örneklerini paylaşmak, yatırımları ve yetenekleri artırmak, ortak bir iş kültürü ve dili teşvik etmek amacıyla, güçlendirilmiş bağlantıların ve etkin bir ağ içerisinde toplanmanın önemine vurgu yaparak, gelecek yıllarda D-8 sanayi işbirliğinde ortak düşünce ve bilincin artırılması, D-8 markalı otomobillerinin üretiminde uzun dönemli projeleri içerecek şekilde geliştirilmesi tekrarlandı. Deklarasyonda yukarıda belirtilen hususlar göz önünde bulundurularak, tarafların şu faaliyetler konusunda mutabık kaldıkları belirtildi: Sanayi işbirliği alanındaki deneyim, bilgi, teknik bilgi ve karşılaştırmalı üstünlükleri teati etmek üzere üye ülkeler arasında konferanslar, seminerler, eğitim kursları, çalıştaylar, ticari fuarlar ve özel konulu toplantılar düzenlenecek. Çalışma gruplarının çıktılarının uygulamaya geçirilmesini sağlanacak. Üye ülkeler arasındaki sınai ve teknolojik ilişkileri geliştirmek için karşılıklı yatırımlar artırılacak. D-8 ülkelerinde işletmelerin gelişimi, ekonomik büyüme ve üretim verimliliğine odaklanan ortak faaliyetler yoluyla Ar-Ge ve teknolojik gelişimi teşvik edilecek. Sürdürülebilir kalkınma için çevre dostu yatırımları ve projeleri desteklenecek. D-8 ülkelerindeki ekonomik, sosyal ve çevresel sürdürülebilirliğin sağlanması konularına odaklanan faaliyetler yoluyla, sanayi işletmelerindeki verimlilik düzeyinin artırılması ve temiz üretim alanındaki uygulamaların teşvik edilmesi geliştirilecek. MISIR İLE İŞBİRLİĞİ PROTOKOLÜ İMZALANDI Bu arada, zirvede Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı ile Mısır Sanayi ve Dış Ticaret Bakanlığı arasında teknoloji geliştirme bölgeleri alanında işbirliğine yönelik protokol imzalandı. 5

8 makale İŞ ETÜDÜ NÜN İŞLETMELERE KATKISI Gülnur SÖNMEZ Verimlilik Uzmanı ( Verimlilik Genel Müdürlüğü) yoluyla görevi gerçekleştirirken kullandıkları süreçtir. Süreç, görevin nasıl yapıldığını tarif eden faaliyetlerin ki bu faaliyetlerin her birine iş etüdünde akış dilimi denir- toplamından oluşur. Bu faaliyetler, birbirine seri veya paralel şekilde yürütülebilir. 6) Çıktı: Süreç sonucunda ortaya çıkan, müşterinin talep ettiği ürünler ya da hizmetler ile bunların elde edilmesinde kullanılmış olan bilgiyi, dönüştürülmüş enerjiyi, ortaya çıkan yan ürünleri, artıkları, vb. ifade eder. İş etüdü, iş sistemlerinin analitik ve sistematik bir şekilde incelenmesine ve performanslarının iyileştirilmesi amacıyla yeniden düzenlenmesine dayalı bir yöntemdir. Bu yöntem, sistemin mevcut durumunun sorgulanması ile başlar, yerine performansının daha yüksek olmasını sağlayacak revizyon ya da alternatif sistem önerilerinin geliştirilmesi ile devam eder ve son olarak da, önerilerin gerçekleştirilmesi halinde katlanılacak yatırım maliyetlerini, elde edilecek performans artışı ile kıyaslayarak, yatırımın getirisi oranının hesaplanması yolu ile karar vericilere yardımcı olur. İş etüdünde, iş sistemlerinin mevcut durumu sorgulanırken, sistemin 7 unsuru [1] ve bu unsurların birbirleriyle etkileşimleri dikkate alınır. Bunlar: 1) Görev: İş sisteminin varlık nedenidir. Sistemden talep edilen çıktının oluşturulması için gerçekleştirilecek esas faaliyetin kısa bir tanımıdır. 7) Çalışma koşulları: İnsanın görevi gerçekleştirirken çalışmak zorunda olduğu ortamın fiziksel özellikleri (toz, gaz, gürültü, ısı, nem, ayakta çalışma, hareketleri kısıtlayıcı iş elbisesi veya aksesuar kullanma, vb.), sosyal özellikleri (bağlı olduğu ücret sistemi, arkadaşlık koşulları, ast-üst ilişkileri, ekip uyumu, yetki ve sorumluluk düzeyi, mola ve vardiya düzenlemeleri, vb.) ve iş sisteminin diğer 6 unsuru ile doğrudan ilgili olan, sistemin performans ölçütlerini etkileyen tüm unsurlar (üretim aracının ayar tanımları, girdinin ve çıktının biçimsel ölçülerinde kullanılan tolerans sınırları (işin hassasiyeti), uzanma ya da taşıma mesafesi, işlem mesafesi, vb.) bu başlık altında incelenir. Bu 7 unsur, çalışma tekniği ve yöntemi ile sıkı sıkıya bağlıdır. Çalışma tekniği, iş sisteminin kullandığı teknolojiyi ve çalışma yöntemi de, bu teknolojiye bağlı olarak kullanılan iş akışını ifade eder. Çalışma tekniği ve yöntemine ilişkin veriler de İş Etüdü çalışmaları kapsamında kullanılır. Bu bağlamda İş Etüdü, yeni kurulacak bir işletmede alternatif ürünler ve teknolojiler arasından fayda/ maliyet oranı en yüksek olanın seçiminden, faaliyetlerine devam etmekte olan bir işletmede mevcut iş sisteminin performansının iyileştirilmesine kadar her aşamada kullanılan bir yöntemdir. Bu 7 unsurun sorgulanması [2], aşağıdaki gibi olmaktadır: 2) Girdi: Görevi gerçekleştirerek çıktıya ulaşmak için dönüştürülecek malzemeyi, bilgiyi, enerjiyi, vb. ifade eder. İnsan ve üretim aracı haricinde kalan bütün kaynaklar, girdi olarak ifade edilirler. 3) İnsan: İş sisteminin kapasite unsurlarından biri olan insan, üretim aracı ile etkileşim halinde görevi gerçekleştirecek olan kişidir. İnsanın sahip olması gereken nitelikler, iş gerekleri belgeleri ile tanımlanır. 4) Üretim Aracı: İş sisteminin diğer kapasite unsuru olan üretim aracı, insan ile etkileşim halinde görevi gerçekleştirecek olan makine, ekipman, vb. teçhizattır. 5) İş Akışı: İnsan ve üretim aracının birlikte çalışması 6

9 AMAÇ YER VE ÜRETİM ARACI SIRA KİŞİ YÖNTEM Ne yapılıyor? Nerede yapılıyor? Ne zaman yapılıyor? Kim yapıyor? Nasıl yapılıyor? Niçin yapılıyor? Başka ne yapılabilir? Ne yapılmalıdır? Niçin orada yapılıyor? Başka nerede yapılabilir? Nerede yapılmalıdır? Niçin o zaman yapılıyor? Başka ne zaman yapılabilir? Ne zaman yapılmalıdır? Niçin o kimse tarafından yapılıyor? Başka kim yapabilir? Kim yapmalıdır? Niçin o biçimde yapılıyor? Başka ne biçimde yapılabilir? Nasıl yapılmalıdır? İş etüdünde iş sistemini değerlendirmek için kullanılabilecek performans ölçütlerinden bazıları [1] aşağıda verilmiştir: Çıktı Çalışma Sonucu Çalışma Performansı = = Zaman Zaman Çalışma sonucu, miktar olarak belirlenebiliyorsa, çalışma performansı, miktar performansı olarak adlandırılarak, aşağıdaki formül şeklinde ifade edilir: Miktar Performansı = Miktar Zaman Miktar Performansı = Birim Zaman = Miktar Birim Zaman SüreBirim Birim Miktar (örneğin: saatte 200 ton: 200 ton/saat) ya da (örneğin: 3,5 dakikada 1 baskı: 3,5 dak/baskı) Bir birimin işlenmesi için kullanılan zamana, birim zaman denir. Yukarıdaki örnekte, 1 raporun baskı işlemi için geçen zaman, yani birim zaman, 3,5 dakikadır. İş etüdünde iş sistemlerinin iş akışlarına ilişkin standart zamanlar, yeterli sayıda ölçüm alınması ya da gözlem yapılması için istatistiğin de kullanımıyla, %95 güvenilirlikle, belirli sapmalar (minimum-maksimum sınırlar) dâhilinde belirlenir. Bu sürelerin hesaplanmasında, işin planlanan bir şekilde yapılmasını sağlayan temel zamanlar ve işin yapımı sırasında planlı akışı engelleyen yardımcı zamanlar birlikte dikkate alınır. Bütün bu zamanların belirlenmesinde, kronometreyle zaman ölçümü, önceden belirlenmiş zamanlar sistemi (MTM, MOST, MODAPTS, vb.), iş örneklemesi, uzun süreli dağılım zamanı ölçümü, dinlenme etütleri, gibi yöntemlerden elde edilen veriler ışığında birim zaman, aşağıdaki formülle bulunur: Birim Zaman = Temel Zaman * (1 + Yardımcı Zamanların Payı) Yardımcı zamanlar, ne zaman ortaya çıkacağı ve ne kadar süreceği belli olmayan dağılım zamanlarından ve çalışma koşullarının meydana getirdiği yorgunluğu gidermek için gereken dinlenme zamanlarından oluşur. Yardımcı zamanların payı, temel zamanın belli bir oranı olarak bulunur ve 0 ile 1 arasında bir değeri alır. Ürünlerin birim zamanını etkileyen tek unsur, kullanılan teknoloji değildir. Aynı teknoloji ve süreci kullanarak aynı ürünleri üreten iki işletmenin ürünlerine ait birim zamanları, birbirinden farklıdır. Bunun nedeni, üretim alanının kullanım şekli, örgüt kültürü, insan kaynaklarının yetkinlikleri ve motivasyon düzeyleri, makinelerin bakımına gösterilen özen, yönetimin planlama ve koordinasyon yeteneği, vb. unsurların işletmeden işletmeye farklılık göstermesidir. Bütün bu bilgiler ışığında İş Etüdü: Taşıma hareketlerini en aza indirgeyen yerleşim düzeninin belirlenmesini ve böylece işletme yerleşim alanının daha etkin kullanımını sağlar, Gereksiz hareketleri ortadan kaldırarak, üretimde zamanın daha büyük bir bölümünün katma değer yaratan işlere ayrılmasını ve dolayısıyla daha az zamanda daha çok iş çıkarılması anlamına gelen verimin artmasını sağlar, Hat dengelemeye yardımcı olur, Kapasitenin etkin kullanılmasını engelleyen nedenlerin ve bu nedenlere ait zamansal yüzdelerin ortaya çıkarılmasını sağlar (iş örneklemesi ile), Vardiya başlangıç ve bitiş zamanları ile dinlenme molalarının işe ve çalışanların gereksinimlerine en uygun şekilde düzenlenmesini sağlar, Çalışanın fiziksel özelliklerine ve beklentilerine (ergonomik ilkelere) uygun iş düzenlemesi yapılmasını sağlayarak iş kazalarını, meslek hastalıklarını, kasiskelet rahatsızlıklarını, vb. asgari düzeye indirir ve işin daha hızlı yapılabilmesine olanak tanır, Süre ve maliyet açısından güvenilir bir planlama yapılmasını ve böylece, olması gereken durumla gerçekleşen durumun kıyaslanmasını sağlar, Adil bir ücretlendirme sisteminin oluşturulması için gerekli zemini sağlar, İşin detaylı incelenmesi sayesinde, işi gerçekleştirecek olan personelde aranan niteliklerin eksiksiz bir şekilde belirlenmesini sağlar, Matematiksel fonksiyon tahmini yaparak, spesifik bir işin sonuçlanmasında zamanı etkileyen faktörlerle o işin gerçekleştirilme zamanı arasındaki istatistiksel ilişkinin belirlenmesine yardımcı olur, Standart zamanı bilinen ürünlerden yola çıkılarak, yeni ürünlerin standart zamanlarının daha güvenilir bir şekilde tahmininin yapılmasına yardımcı olur, Alternatif ürünlerin ve süreçlerin ön tasarımında, hangi kullanım özelliklerine sahip hangi ürünün, hangi süreçle üretiminin daha ekonomik olacağının saptanmasına yardımcı olur, 7

10 Bir kişinin aynı anda kaç makinenin operatörlüğünü yapabileceğinin belirlenmesini sağlar, Mekanizasyon ve otomasyon düzeyinin seçilmesine, hücresel üretimde hücrelerin en uygun şekilde ve düzende tasarlanmasına ve robot hareketlerini asgariye indirgeyecek çalışma yöntemlerinin belirlenerek buna uygun çevresel düzenlemenin yapılmasına yardımcı olur, Akış (süreç) şemaları oluşturulması sayesinde işe yeni başlayacak olan personelin görevini ve görevinin bütün içindeki yerini daha kolay kavramasını sağlar (oryantasyon eğitimini kolaylaştırır), Akış şemaları, yönergeler (prosedür) ve talimatlar oluşturulması yoluyla bazı ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi gerekliliklerinin yerine getirilmesini sağlar, Hizmet işletmelerinde, gereksiz işlemlerin ortadan kaldırılması ile müşterilerin ortalama bekleme süresini azaltır, İş yüküne bağlı kadrolarda, çalışan sayısının hesaplanmasında kullanılan verilerin doğru tespit edilmesini sağlar, Üretim planlamada kullanılan ürün ağacı, iş emri gibi formların doğru ve amacına uygun bir şekilde tasarlanmasını sağlar, Az bir yatırımla, işletme çıktılarında önemli artışlar sağlar. Örnek Olay [3]: X işletmesinde, iş etüdünde veri saptama yöntemlerinden biri olan iş örneklemesinin gerçekleştirilmesi sonucunda, üretimde katma değer yaratmayan faaliyetler, bu faaliyetlerin vardiya zamanı içinde meydana gelme sıklıkları ve 2004 yılı itibariyle işletmeye maliyetleri bulunarak, aşağıda verilmiştir: Zaman (Akış) Türü Vardiya İçindeki Payı (%) Adam. saat/yıl TL / yıl Taşıma 13, ,7 İş Konuşması 6, ,3 Kişisel Nedenle Ara Verme 6, ,8 Özel Konuşma, İşe Geç Başlama, İşi Erken Bırakma Takım, Aparat veya Malzeme Arama İş Yokluğu Nedeniyle Kısa Süreli Bekleme Kişisel Hataya Bağlı Fazla Çalışma 3, ,7 3, ,2 1, ,7 0, ,1 TOPLAM 34, , ,67 Katma değer yaratmayan bu faaliyetlerin süresini sıfıra indirmek olanaksızdır, ancak iş etüdünün bir parçası olan metot etüdü ile gerekli düzenlemelerin yapılmasıyla, oranları toplamı %34 ten yaklaşık %7-15 mertebesine düşürülebilir. Bu da katma değer yaratmayan faaliyetlerin maliyetlerinde %56-80 arası bir iyileşme anlamına gelir. Bu durumda yaklaşık TL olan maliyetler, yaklaşık 6350 ila TL arasında seyredecektir. Başka bir deyişle 1 yılda gerçekleşen tasarruf, yaklaşık ila TL arasında olacaktır. Bu tasarruf işçi çıkarma yoluyla değil de, %66 lık süre kullanımı ile 100 birim üretiliyorsa, %85 lik süre kullanımında kaç birim ürün üretilip satılabilir diye hesaplama yapılarak sağlandığında, bu süre içinde 128 birim üretilebileceği görülmektedir. Bu da ürünlerin taahhüt edilip satılabilmesi halinde, 1 yıl içinde satış gelirlerinde en az %28 lik artış anlamına gelir. Ayrıca birim maliyetler de, aynı süre içinde, aynı işçilerle daha fazla ürün üretilmiş olması nedeniyle düşecektir. Böylece birim kâr artacaktır. Metot etüdü ile önerilecek olan iyileştirme önerilerinin, bir defaya mahsus ortaya çıkacak olan yatırım maliyetiyle iyileştirme sonucunda tekrarlanacak bir iş örneklemesi sonucu ortaya çıkan kesin iyileştirme miktarı kıyaslandığında, yatırımın kendisini ne kadar zamanda amorti edeceği de ayrıca hesaplanabilecektir. 8

11 İş etüdünün, bu yöntemi kullananlara kazandırdığı analizci ve sentezci bakış açısı ile elde edilen faydalar da bulunmaktadır. Bu bakış açısından yararlanılarak ortaya konan teknikler arasında, 5S Endüstriyel Temizlik ve Düzen, SMED: Kısa Sürede Kalıp Değişimi, Sıfır Hazırlık Zamanı (Zero Changeover Time), Süreç İyileştirme, Sürekli İyileştirme, Değer Analizi, vb. ni saymak mümkündür. Müşterinin, ürünü satın alırken ve kullanırken yaptığı hareketlerin incelenmesi sonucu, müşteriyi zorlayan hususları tespit etmek ve böylece ürün tasarımında ve satışında yapılması gereken iyileştirmeler ve yenilikler hakkında önemli fikirler elde etmek de olasıdır. Özetle iş etüdü, veri teknolojinin en etken şekilde kullanılmasının yanında, süreç ve ürün yenilikçiliğinde ve işletmeye en uygun teknolojinin seçiminde de, diğer analizlerle ve yöntemlerle birlikte sağlıklı kararlar alınabilmesine yardımcı bir tekniktir. İş etüdü, işletmelerin maliyet, kalite, hız, esneklik ve yenilikçilik olarak sayılabilecek tüm rekabet unsurlarının geliştirilmesine katkı sağlayabilen ve bilimsel yönetimin temelini oluşturan bir teknik olduğundan, güncelliğini yitirmeyecektir. Kaynaklar: [1] MPM-REFA İş Etüdü Yöntem Bilgisi Cilt 1-5 [2] ILO İş Etüdü, 4. Basım, MPM Yayınları No: 29 [3] Gülnur Sönmez, X İşletmesi Danışmanlık Raporu, 2004 İŞLETMELERİN 2023 VİZYONU, 7. KOBİ LER VE VERİMLİLİK KONGRESİ NDE TARTIŞILACAK... İstanbul Dedeman Otel de Ekim 2011 tarihleri arasında düzenlenecek Kongre, bu yıl iş dünyası temsilcilerini İşletmeler İçin 2023 Vizyonu teması ile vizyon oluşturmaya davet ediyor... İstanbul Kültür Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi İşletme Bölümü nün KOSGEB işbirliği ile üniversite reel sektör çalışmalarını ve işbirliğini geliştirebilmek amacıyla 2004 yılından bu yana düzenlediği KOBİ ler ve Verimlilik Kongreleri artık geleneksel hale geldi. Kamu, özel sektör temsilcileri ve akademik çevreyi bir araya getiren Kongre, güncel konuların tartışıldığı ve çözüm önerilerinin sunulduğu bir ortam yaratıyor. Yıllar itibarıyle yakalanan başarı sayesinde, sektörler tarafından beklenen bir organizasyon haline gelen Kongre, TC Merkez Bankası nın da desteklerini almaya devam ediyor. Federasyon, dernek, birlik, vakıf vb. sivil toplum kuruluşları ile işbirliği içerisinde gerçekleştirilen Kongre de, iş dünyasının önemli isimleri, deneyimlerini ve öngörülerini katılımcılarla paylaşıyor. Bu anlamda 7. KOBİ ler ve Verimlilik Kongresi nin teması ve içeriği yine iş dünyası temsilcilerinin görüşleri ile oluşturuldu. Yine TC Merkez Bankası destekleri ile gerçekleştirilecek 7. KOBİ ler ve Verimlilik Kongresi nde kamu ve özel sektörün bürokratları ile üst düzey yöneticileri, Cumhuriyetimizin 88. yıl kutlamalarından birkaç gün önce, Ekim tarihleri arasında, Cumhuriyetimizin 100. yılının ekonomik hayatında var olacak işletmelerinin rekabet güçlerinin artırılması için sahip olmaları gereken özellikleri ve bu yönde geliştirilmesi planlanan devlet politikalarını Kongre katılımcılarına aktaracaklar. 9

12 makale KURUMSAL VERİMLİLİĞİN ARTIRILMASINDA YENİ BİR ARAÇ: İÇ KONTROL Dr. Bertan KAYA bir verimliliğe sahip olmaları gerekmektedir. Yine benzer şekilde, verimsizliğe neden olan koşulların ve faktörlerin azaltılması veya ortadan kaldırılması da verimliliğin artırılmasına olanak sağlamaktadır. Günümüz iş dünyasında hızla değişen çevresel unsurlar ve artan rekabet karşısında işletmeler, ancak verimliliklerini artırmak veya verimsizliklerini azaltmak sayesinde ayakta kalıp, sürdürülebilir bir kârlılığa sahip olabilmektedirler. Tam bu noktada, kurumsal faaliyetlerde verimliliği destekleyen ve sürdürülmesine yardımcı olan veya verimsizlik yaratan koşulları tespit edip, ortadan kaldıran kurumsal mekanizmaların önemi ortaya çıkmaktadır. Faaliyetlerde verimliliğin artırılması veya verimsizliklerin azaltılmasına yardımcı olan kurumsal araçların başında iç kontrol sistemleri gelmektedir. Günümüz dünyasında kalkınmanın itici gücü olarak kabul edilen verimlilik en genel anlamda, üretilen mal ve hizmet miktarı ile bu mal ve hizmet miktarının üretilmesinde kullanılan girdiler arasındaki oran olarak tanımlanabilmektedir. Yani, üretim sürecine sokulan çeşitli faktörlerle (girdiler) bu sürecin sonunda elde edilen ürünler (çıktılar) arasındaki ilişkiyi ifade eden verimlilik, savurganlıktan uzak, kaynakları en iyi biçimde değerlendirerek üretmeyi ifade eder. 1 Özellikle işletmeler açısından hayati bir konu olan verimlilik, işletmenin genel performansının ölçülmesi, performansın işletme birimleri düzeyinde kontrol edilmesi, çalışma koşullarının iyileştirilmesi ve üretim kapasitesi, çıktı tahmini, kaynak gereksinimi ve maliyet tahminlerinin bütçe amaçlarına uygun olarak yapılabilmesini sağlamak açısından önem taşımaktadır. Verimliliğin işletmelere sağladığı pek çok fayda söz konusu olup, bunlar arasında en önemlileri, başta maliyetlerin düşürülmesi olmak üzere, işin basitleştirilmesi, üretim ve kalitenin artması, zaman, insan gücü ve enerji tasarrufları ve işletmede bilgi akışının hızlandırılması ve hızlı karar alınmasıdır. Bu bağlamda işletme faaliyetlerinde yüksek verimlilik sağlamak, yani aynı kaynaklar ile daha çok çıktı elde etmek ya da aynı çıktıyı daha az kaynak ile sağlamak, büyük önem taşımaktadır. Maliyet tasarrufları, çıktı ve kalite artışları, işlerin basitleştirilmesi, hızlı ve sağlıklı karar alma gibi faydaları elde etmek için işletmelerin yüksek Dünyada genel kabul gören tanımı (COSO) ile iç kontrol, kurumun yönetim kurulu, yöneticileri ve diğer personeli tarafından yürütülen ve finansal raporlamaların doğruluğu ve güvenilirliği, operasyonların etkinlik ve verimliliği ile kanun ve düzenlemelere uygunluğun sağlanması şeklindeki amaçların gerçekleştirileceğine yönelik makul güvence sağlayan bir süreç olarak tanımlamıştır. 2 Türkiye de ise kamu perspektifinden iç kontrol, İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünü olarak tanımlanmaktadır. 3 İç kontrolün yurtdışı ve içi otoriteler tarafından ortaya koyulmuş olan tanımları, göz önüne alındığında, bu tanımlarda pek çok ortak nokta olduğu görülmektedir. Bunların başında, iç kontrolün faaliyetlerin etkin ve verimli yürütülmesinin sağlanması yani diğer bir ifade ile kurumun etkililik ve verimlilik hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlamaya yönelik bir odağa sahip olduğu görülmektedir. Diğer 2 odaktan (mali raporlamaların güvenilirliği ve kanun ve düzenlemelere uygunluk) farklı olarak faaliyetlerin etkili, verimli ve ekonomik yürütülmesi amacı, doğrudan kurumsal verimliliği işaret etmektedir. Kurum genelindeki tüm iş birimleri ve süreçlerinde 1. Yükçü, S., Atağan, G., Etkinlik, Etkililik ve Verimlilik Kavramlarının Yarattığı Karışıklık, Atatürk Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Dergisi, Cilt:23, Sayı.4, COSO, Internal Control- Integrated Framework, Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, Madde 55,

13 tasarlanan ve yürütülen iç kontrollerin, etkili, verimli ve ekonomik iş yapışı temin etme misyonu, iç kontrol kavramını verimlilik ile yakından ilişkilendirilebilmesine imkan sağlamaktadır. İç kontrolün örgüt genelinde verimliliğin sağlanmasına ilişkin rol ve önemine bakılmadan önce, kısaca etkililik ve verimlilik kavramlarına da göz atmak gerekmektedir. Etkililik, örgütlerin, gerçekleştirdikleri faaliyetlerin sonucunda amaçlara ulaşma derecesini belirleyen bir performans boyutudur. 4 Verimlilik ise, daha önce belirtildiği üzere, üretim sürecine sokulan çeşitli faktörlerle (girdiler) bu sürecin sonunda elde edilen ürünler (çıktılar) arasındaki ilişkiyi ifade etmekte olup, savurganlıktan uzak, kaynakları en iyi biçimde değerlendirerek üretmek anlamına gelmektedir. Etkinlik (Etkenlik) Süreç için gerekli kaynakların kullanılma derecesi SÜREÇ ( Proses) Verimlilik - Üretkenlik Etkinlik ile etkenlik arasındaki oran Şekil-1: Etkinlik-Etkililik-Verimlilik İlişkisi Etkinlik Süreç çıktısının hedefe ulaşma yeteneği İç kontrolün, kurumların etkililik ve verimliliğe yönelik amaçlarını gerçekleştirmesine yönelik katkısı, esasen, bu amaçları tehdit eden risklerin azaltılması şeklinde gerçekleşmektedir. İç kontrol literatüründe risk, genel olarak amaç ve hedeflere ulaşmayı engelleyebilecek her tür olumsuz olay, durum ya da tehdit şeklinde tanımlanmaktadır. Günümüz işletmeleri açısından sistemsel, stratejik, imaj-itibar, yasal, operasyonel ve finansal olmak üzere pek çok iç ve dış kaynaklı risk türü söz konusudur. Bu risk türlerinden, özellikle operasyonel risklerin, kurumların etkili ve verimli çalışmasına önemli ölçüde engel olabileceği görülmektedir. Yetersiz ve başarısız sistem, süreç, organizasyon, personel ya da dışsal olaylardan kaynaklanan doğrudan ya da dolaylı zarar riski olarak tanımlanan operasyonel riskler, tek başına olmasa da, önemli ölçüde verimsizliklerin kaynağı olarak işlev göstermektedir. Yetkin olmayan insan kaynağı, kötü tasarlanmış süreç, yetersiz otomasyon, kötü planlanmış iş akışı, belirsiz iş tanımları, etkisiz metodlar, kötü organizasyon yapıları, iyi tanımlanmamış performans göstergeleri, kontrol altına alınamayan sistemler ve önlem alınmayan olası dış tehditler (fiyat artışları, piyasa hareketleri, tedarikçi kayıpları, teknolojik değişiklikler, doğa olayları) kurumsal verimliliği tehdit eden en önemli risklerin başında gelmektedir. Bu risklerin, gerçekleşmesi, örgütün verimsiz çalışmasına ve hatta çoğu zaman etkili olamamasına neden olmaktadır. Operasyonel risklerin, kurumlarda gerçekleşen pek çok hata, suiistimal, verimsizlik ve başarısızlıkta önemli rol oynadığı bilindiğinden, bu risklere karşı gerekli tedbirlerin alınması gerekmektedir. İç kontroller ve genel olarak iç kontrol sistemleri, operasyonel risklere karşı alınabilecek en maliyet etkin tedbirlerin başında gelmektedir. İç kontrolün tanımına bakıldığında, sistem, süreç, yöntem, prosedür ve iç denetimi de kapsayan uygulamalardan oluştuğu görülmektedir. Tüm bu unsurların, kurumsal faaliyetlerde stratejilerden, planlardan, programlardan, standartlardan, iyi uygulamalardan, talimatlardan ve kriterlerden sapmaları önlemek üzere, yani kurumu belirli bir rotada ve kaynaklarını verimli kullanır şekilde tutmayı amaçladığı söylenebilir. Kurumsal amaç ve hedeflerin gerçekleştirilmesi (etkililik) ve bu amaç ve hedeflerin temeli olan çıktıların daha az ve kaliteli girdi ile gerçekleştirilmesi (verimlilik) noktasında, girdi-faaliyetçıktı aşamalarındaki tüm risklerin iyi yönetilmesi gerektiği görülmektedir. Verimliliği artırma noktasında yürütülen pek çok çalışmanın, aslında sağlıklı bir iç kontrol sistemi oluşturularak, sistematik hale getirilmesi mümkündür. Verimlilik artışı esas olarak kaynakların daha etkin kullanımı, planlama ve kontrol fonksiyonlarının iyileştirilmesi, süreçlerin daha iyi tasarlanması, yetkin insan kaynağı kullanımı, yeni iş metodları geliştirilmesi ve maliyet etkin otomasyonlar ve çıktıların etkililiğinin artırılması ile sağlanabilmektedir. Bu hususlara ek olarak yeni ve modern teknolojik yatırımlarla birim zaman içindeki üretim miktarı arttırılabilir. Tüm bu noktalarda, iç kontrol sistemleri yukarıda belirtilen çalışma ve çabaları sistematik ve disiplinli bir çerçeveye oturtmaktadır. Yani bir anlamda, verimliliğin artırılması tek amaç olmamakla birlikte, iç kontrol sistemleri, verimliliğin artırılmasına yönelik sistemli bir araç olarak işlev göstermektedir. Yasal otoriteler, meslek örgütleri ve diğer ilgili organizasyonlar (Basel, BIS, COSO, CoCo gibi), işletmelerde verimliliği azaltan veya artırılmasına engel olan, risklerin etkin bir şekilde azaltılabilmesini sağlamaya yönelik olarak bazı önerilerde bulunmaktadır. Bu önerilerin başında, kurumlarda iç kontrol sistemleri kurulması gelmektedir. Dünyada iç kontrole ilişkin olarak pek çok zorunlu veya zorunlu olmayan düzenleme bulunmakla birlikte, bunların en başında, 1992 tarihli, COSO Raporu gelmektedir. Orijinal ismi Internal Control- Integrated Framework (İç Kontrol-Bütünleşik Çerçeve) olan bu dokümanda, bir kurumun, kar amacı gütsün veya gütmesin, sahip olması gereken iç kontrol sisteminin ana hatları, temel unsurları ve mekanizmaları genel olarak tarif edilmiştir. COSO raporunda yer alan iç kontrol modeli ile genel kabul gören verimlilik artırma metodoloji ve teknikleri karşılaştırıldığında, COSO raporunda yer alan sistematiğin, verimlilik artırmaya yönelik pek çok çalışmayı kapsadığı ve bunlara özel önem verdiği görülmektedir. Elbette ki bir iç kontrol sisteminin verimliliği artırma dışında; faa- 4. Horngren, T. C., Foster, G., Datar, M. S., Cost Accounting A Managerial Emphasis, Tenth Edition, Prentice Hall International, Inc., 2000, London. 11

14 liyetlerde etkililik, yasal düzenlemelere uyum, varlıkları koruma ve mali raporlamaların güvenilirliğini sağlama gibi bazı ek amaçları da bulunmaktadır. Ancak, hangi amacı gerçekleştirmek için tasarlanmış olursa olsun, COSO tarafından önerilen model, verimliliğin artırılmasına yönelik işlev gösteren bazı mekanizmalara sahiptir. COSO modeline göre bir kurumun, faaliyetlerinde etkililik ve verimliliği sağlaması, mali raporlamalarının güvenilir olması ve mevzuata uyum hedeflerini, tüm iş birimleri ve süreçlerinde aşağıdaki şekilde görülen 5 unsuru sağlıklı bir şekilde tesis etmek ile makul düzeyde gerçekleştirebilmesi mümkün olacaktır: 5 Şekil-2: COSO İç Kontrol Unsurları Bu unsurlara bakılacak olur ise; - COSO ya göre kurum içinde öncelikle güçlü bir Kontrol Ortamının bulunması şarttır. Eksiksiz bir iç kontrol sisteminin temeli kontrol ortamına dayanmaktadır. Kontrol ortamı, kurum çalışanlarının kontrol bilincini etkileyerek, şirketin konuya bakış açısını belirlemektedir. Kontrol çevresi; disiplin ve düzen sağlayarak, iç kontrolün diğer unsurları için temel oluşturur. İç kontrolün genel kalitesini etkileyen genel atmosferi yaratır ve iç kontrol disiplinini sağlar. İç kontrol ortamını oluşturan unsurlar genel olarak; dürüstlük ve etik değerler, üst yönetimin felsefesi ve tutumu, yönetimin çalışma şekli, insan kaynakları yönetimi ve politikaları, örgüt yapısı, yetki ve sorumlulukların tahsisi, iş ve görev tanımlarının belirlenmesidir. Kontrol ortamının iyileştirilmesi, tüm iç kontrol sisteminin geliştirilmesine imkan verir. Kontrol ortamı unsurlarından bir veya birkaç tanesi sorunlu olur ise, bundan sonraki diğer unsurlarda da etkinlik sağlamak mümkün olmaz. İyi iç kontrol uygulamalarının çıkış noktası ve iç kontrol sisteminin en önemli unsuru kontrol ortamıdır. - Risk Değerlendirme faaliyetlerinde, kurumun tüm iş birimleri ve süreçlerindeki riskler belirlenir ve analiz edilir. Risk değerlendirmesi, hedeflere ulaşmayı engelleyebilecek risklerin tanımlanmasına, ölçülmesine ve riskin nasıl değerlendirilmesi gerektiğine dair kararlara temel oluşturur. Bunun sebebi; ekonomik, endüstriyel, hukuksal ve yönetsel şartların değişmeye devam edecek olması ve bu değişime ait özel riskleri tanımlayacak ve bunlarla baş edecek mekanizmalara ihtiyaç duyulmasıdır. Risk değerlendirme aşamasında, birim ve süreçleri etkileyen tüm kritik riskler tespit edilir, kuruma verebilecekleri zarar çerçevesinde ölçülür ve kritiklik düzeyleri tespit edilir. Risk değerlendirme faaliyetlerinin amacı, örgütün iş süreçlerini etkileyen tüm kritik risklerin ortaya çıkartılarak, kontrol altına alınmasını sağlamaktır. Risk değerlendirmelerinde, örgüt genelinde gerçekleşen önemli hata ve suiistimaller, verimsizlikler, darboğazlar, değişimler, yenilikler ve dışsal faktörlerin etkileri göz önünde bulundurulmalıdır. - Kontrol Faaliyetleri, yönetsel, mali ve operasyonel faaliyetlerin belirlenmiş strateji ve planlara uygun bir şekilde gerçekleştirilmesinde yöneticilere yardımcı olan politika, prosedür ve yöntemlerdir. Kontrol faaliyetleri ile kurumsal risklerin azaltılması amaçlanmaktadır. Katı kontroller olarak tanımlanan kontrol faaliyetleri, risklerin azaltılmasına yönelik ana strateji olarak işlev gösterir. Önleyici, yönlendirici, düzeltici ve/veya tespit edici mahiyette olabilir. Yetki ve onay mekanizmaları, görevler ayrılığı, mutabakatlar, revizyonlar, iç doğrulamalar, kurum varlıklarının korunmasına yönelik erişim kısıtlamaları (fiziki ve kaydi), kontrol izleri, operasyonel süreçlerin gözden geçirilmesi, süpervizyon ve mevzuat direktifleri genel kontrol faaliyetleri arasında yer alır. Her kurum kendi sektörü, faaliyetleri, organizasyon yapısı, yönetimi ve kültürüne uygun kontrol faaliyetleri tasarlar ve uygulamaya alır. Kontrol faaliyetleri hemen her kurumda, tüm iş süreçlerinde işin gereği olarak bulunmalıdır. - Bilgi ve İletişim iç kontrol süreçlerinde yer alan bilgilerin oluşturulması, saklanması, raporlanması ve bunların örgüt genelinde yukarıdan aşağıya, aşağıdan yukarıya ve birimler arasında iletilmesini kapsamaktadır. Ayrıca, sağlıklı bir iç kontrol süreci tesis edebilmek ancak çok yönlü ve açık iletişim kanalları yoluyla mümkündür. Etkin bir iç kontrol sistemi kurmak ve kurumun hedeflerini gerçekleştirmek için bir organizasyonun bütün kademelerinde bilgiye ihtiyaç duyulur. Anlamlı, güvenilir ve uygun bilgi personelin kontrol ve diğer sorumluluklarını yerine getirmesine imkân verecek biçimde ve zaman dilimi içinde belirlenip sağlanmalı ve onlara duyurulmalıdır. Bilgi sistemleri ise, süreçte hem iç kontrole ilişkin mali ve mali olmayan bilgileri içeren raporlar hazırlanması, hem risk ve kontrol bilgilerinin saklanması ve analizi, hem de iş süreçlerinde ihtiyaç duyulan bilgilerin zamanında ve doğru şekilde aktarılması amaçlı işlev gösterir. Kurum içinde üretilen bilgi ve raporlar, hem iç hem de dış kullanıcıların ihtiyaçlarını karşılamalıdır. 5. COSO, a.g.e. 12

15 Verimliliği artırmak amacı ile göz önünde bulundurulması gereken faktörler su şekilde sıralanabilir: 6 Dış (kontrol edilemeyen) faktörler İç (kontrol edilebilen) faktörler İç faktörler; katı faktörler ve esnek faktörler olmak üzere ikiye ayrılmaktadır. Katı faktörler, ürün, fabrika ve teçhizat, teknoloji, malzeme ve enerjidir. Esnek faktörler ise, insan kaynakları, organizasyon ve sistemler, çalışma metodları ve yönetim biçimleridir. Dış faktörler; yapısal düzenlemeler, doğal kaynaklar ile hükümet ve altyapı olarak üç başlık altında ele alınabilir. Yapısal düzenlemeler, ekonomik ve sosyal olarak gruplandırılırken, doğal kaynaklar, insan gücü, arazi, enerji ve hammaddeler olarak gruplandırılmıştır. Hükümet ve altyapı faktörü altında ise kurumsal mekanizmalar, politika ve stratejiler, altyapı ve kamu işletmeleri yer almaktadır. - İzleme faaliyetinin temel amacı, genel olarak iç kontrol sisteminin ve süreçlerdeki iç kontrollerin arzu edildiği şekilde çalışıyor olmasını ve koşullardaki değişikliklere gerektiği biçimde uyum göstermesini sağlamaktır. İzleme sistemleri ile iç kontrol sisteminin yeterliliği, etkinliği ve verimliliği hakkında bir değerlendirme yapılmalıdır. İç kontrol sisteminin izlenmesi sürekli gözetim, özel değerlendirme ya da her ikisinin bir arada uygulanmasıyla gerçekleştirilebilir. Sürekli gözetim faaliyetleri, yönetimce yapılan izleme ve diğer rutin izleme prosedürlerini içermektedir. Kurum içinde faaliyetlerin içine yerleştirilmiş ve bu faaliyetlerin etkin bir şekilde yürütülmesini sağlamaya yönelik oluşturulmuştur. Özel değerlendirmelerin sıklığı ve kapsamı, özellikle risk değerlendirmesine ve sürekli gözetim prosedürlerinin etkinliğine bağlıdır. İç kontrol aksaklıkları, diğer önemli konularla birlikte, üst yönetime ve yönetim kuruluna raporlanmalıdır. Bu kapsamda, yönetim tarafından gerçekleştirilen kontrol öz değerlendirmeleri ya da iç ve dış denetçiler tarafından gerçekleştirilen resmi değerlendirmeler söz konusu olabilir. İzleme unsurunun en önemli parçası, iç denetim mekanizmasıdır. İç denetim faaliyetinin temel görevi örgütün iç kontrol sisteminin sağlıklı bir şekilde oluşturulması ve yürütülmesine yönelik güvence ve danışmanlık hizmetleri sağlamaktır. İç denetim, diğer tüm unsurların geliştirilmesi yönünde, destekleyici ve rehberlik sağlayıcı bir hizmet olarak, iç kontrol sisteminin en önemli mekanizmalarından bir tanesidir. Yukarıda bahsedilen ve iç kontrol sistemi unsurları ile bu unsurlar kapsamında gerçekleştirilen sistematik çalışmalar ile verimliliği artırmaya yönelik teknik ve yöntemler karşılaştırıldığında, iç kontrolün verimlilik ile ilişkisi daha rahat anlaşılabilmektedir. İç ve dış faktörler her organizasyon açısından farklılık arz eder. Organizasyonun içinde bulunduğu bölge, ülke, şehir, sektör, iş kolu ve diğer makro değişkenler iç ve dış faktörlerin yapısını belirler. Organizasyonlar, verimliliği artırma çalışmalarında iç ve dış faktörleri birlikte dikkate almak ve özellikle dış faktörler çerçevesinde, diğer ilgili taraflarla güç birliği yapmak zorundadır. Verimlilik arttırmada ilk adım iç ve dış faktörler içinde sorun yaratan alanları saptamak, ikinci adım ise bunlar arasından kontrol edilebilir veya nüfuz edilebilir olanları tespit ederek bunlar üzerinde odaklanmaktır. Genellikle iç faktörlerin, bazı nüfuz edilebilir dış faktörlerle birlikte ele alınması ve bu faktörler üzerinde yoğunlaşarak gelişme sağlanması mümkündür. 7 Bazı genel kabul gören verimlilik artırma yöntemlerine bakıldığında kullanılan tekniklerin çoğunlukla, bilgi toplama ve iş etkililiğini artırma amacına yönelik olduğu görülmektedir. Bu teknikler, örgüt geliştirme, süreç analizi, süreç yeniden yapılandırma, süreç iyileştirme ve örgütsel yeniden yapılandırma gibi organizasyon bazlı yaklaşımlar olabileceği gibi, iş etüdü, metod etüdü, iş ölçümü, iş basitleştirme, pareto analizi, tam zamanlı üretim yönetimi, değer analizi yoluyla yönetim, maliyet fayda analizi, maliyet verimlilik tahsisi, beyin fırtınası, güç-alanı analizi gibi araçlar da olabilir. Verimlilik geliştirme amaçlı odaklanılan faktörler ile kullanılabilecek tekniklere bakıldığında, bu faktör ve tekniklerin, doğru tasarlanmış, yeterli ve etkin iç kontrol sistemleri içinde kullanım alanı buldukları görülmektedir. İç kontrol ve verimlilik arasındaki ilişki, iç kontrol sisteminin, amaç ve hedeflerini gerçekleştirmeye yönelik, özellikle de operasyonel etkinlik ve verimlilik hedeflerini sağlamaya dönük uygulamaları üzerinden kurulabilmektedir. 6. Prokopenko, J., Gérer La Productivité : Manuel Pratique. International Labor Office, s.13, Prokopenko, a.g.e., s.14 13