Personel Devam Kontrol Sistemi: Malatya Milli Eğitim Müdürlüğü Örneği

Transkript

1 Personel Devam Kontrol Sistemi: Malatya Milli Eğitim Müdürlüğü Örneği Talha Pektaş*, Metin Kapıdere**, İnci Dürdane Kurt*** * Malatya Milli Eğitim Müdürlüğü ** İnönü Üniversitesi, Eğitim Fakültesi, Bilgisayar ve Öğretim Teknolojileri Eğitimi Bölümü *** Çağdaşkent Anadolu Lisesi, Toroslar, Mersin talhapektas@gmail.com, metin.kapidere@inonu.edu.tr, idkurt@gmail.com Özet:Resmi ve özel kurumlarda güvenliğin önemi arttıkça, giriş-çıkış kontrol sistemlerine kullanımı kolay ve daha güvenli sistemlere ihtiyaç duyulmuştur. Bu nedenle sadece bankacılık ve haberleşme sektöründe değil, eğitim, kamu, sağlık ve ulaşım gibi birçok kurumda akıllı kartlar etkin bir şekilde kullanılmaya başlamıştır. Akıllı kartlar özellikle de personel giriş- çıkış ve devam kontrolü amacıyla kullanılmaktadır. Bu çalışmada Malatya Milli Eğitim Müdürlüğü için geliştirilen Personel Devam Kontrol Sistemi (PDKS); çalışan personelin giriş çıkış işlemlerinin takibini, zamandan tasarruf, kâğıt israfını önlemek, işlemlerin hızlı ve güvenilir bir şekilde yürütülmesini sağlamak gibi amaçlar için tasarlanmıştır. Personel devam kontrol sisteminde her personelin bir RFID akıllı kartı olacaktır. Binaya giriş-çıkış için bu kartları kullanılacaktır. Okutulan kartın numarası ile veri tabanına kayıtlı olan kart numarası karşılaştırılacaktır. Kart numaraları aynı ise kayıt veri tabanındaki tabloya eklenecektir. Bu veri tabanında kişiye ait özlük bilgilerinin, giriş-çıkış ve izin kayıtlarının tutulduğu tablolar yer almaktadır. İzinler tablosunda personelin izinlerine ait bilgiler yer almaktadır. Devam tablosundaki kayıtlar.doc veya.pdf uzantılı olarak alınabilmektedir. Personel Devam Kontrol Sistemi ara yüzü C (#) sharp programlama dili ile hazırlanmıştır. Veri tabanı olarak, Access veri tabanı kullanılmıştır. Personel Devam Kontrol Kartlarını okutmak için URFID-125 RFID kart okuyucu kullanılmıştır. Anahtar Kelimeler: Personel Devam Kontrol Sistemi, Akıllı Kart, PDKS, RFID. Educational Video Development for e-learning Abstract: Official and private institutions increases the importance of security, entry and exit control system was required to use the system easier and safer. Therefore, not only in the banking and telecommunications sector, education, government, in many institutions, such as health and transport smart cards are being used effectively. Smart cards are used for personnel, especially entry-exit and keep control. This study aimed to Malatya National Education Directorate of Personnel Attendance Control System (PACS); The monitoring of input and output operations personnel, save time, avoid paper waste, the process has been designed for such purposes as ensuring fast and reliable execution. Staff in attendance will have an RFID smart card control system of every staff. For building entry and exit of these cards will be used. Registered in the database with the number Taught card number will be compared. Card numbers are added to the table in the same database records. The personal information of the people in this database is located in the input-output tables, and let it be recorded. Allow information to allow the staff is located in the table. Continued records in the table.doc or.pdf extension can be taken in. Attendance Control System interface C (#) is prepared by Sharp programming language. A database, Access database is used. Personnel Attendance RFID card reader URFID-125 is used to read the Control Card. Keywords: Personnel Attendance Control System, Smart Card, PACS, RFID 1. GİRİŞ Günümüzde güvenliğin önemi her alanda artmaktadır. Özellikle bina giriş ve çıkışlarında birçok güvenlik sistemi geliştirilmektedir. Bunlardan biride akıllı kart kontrollü sistemlerdir. Akıllı kartlar; büyük alışveriş merkezlerinde, marketlerde, hayvan takiplerinde, havayolları-kargo şirketlerinde, güvenlik sektöründe, araç takip sistemlerinde, personel takiplerinde, bankacılıkta, ürün ve stok yönetiminde ve eğitim kurumlarında kullanılmaktadır. Bu teknoloji ile şirketlerin zamanla azalan insan gücü maliyeti, otomatikleştirilmiş stok kontrolü, ürün takibi ve anında döküm bilgilerine erişilebilinmektedir. Ayrıca Akıllı kartlar sayesinde şirketlerin iş süreçleri hızlanır ve ihtiyaç duyulan gelişmiş raporlar hızlı ve doğruluğu yüksek bir şekilde 1023

2 oluşturulabilmektedir. Bu çalışmada, akıllı kart kontrollü bir personel devam kontrol sistemi geliştirilmiştir. Malatya Milli Eğitim Müdürlüğü personelinin işe devamlılığını akıllı kart kullanılarak ve ara yüz programı ile bir kart okuyucu üzerinden bilgi akışının sağlanmasıyla kontrol edilmektedir. Personel devam kontrol sisteminde personellere ait bilgilerin tutulduğu bir veri tabanı bulunmaktadır. Ara yüz programında personelin işe giriş çıkışları kontrol edilmekte ve rapor olarak alınabilmektedir. Ayrıca izin süreleri ve bilgileri veri tabanında tutulmaktadır. 2. OTOMATİK TANIMLAMA SİSTEMLERİ Zamanın daha verimli kullanılması ihtiyacı gün geçtikçe artmaktadır. Zamandan tasarruf ve insan kaynaklı hataların önüne geçmek için otomatik tanımlama sitemleri birçok alanda kullanılmaya başlamıştır. Şekil 1 de otomatik tanımlama sistemlerinin blok diyagramı verilmiştir Barkotlu Sistemler Farklı kalınlıkta genellikle siyah dik çizgi ve boşluklar oluşturarak yan yana getirilmesi ile oluşan verilerin hatasız olarak bir başka ortama otomatik olarak aktarılması yöntemidir. Dergilerin, kitapların, paketlerin, kartların üzerine yapıştırılarak kullanılabilen barkod sistemini değişik sektörlerde kullanmak mümkündür. Barkod sisteminin faydaları ise barkod okuyucu ile kasada ürünlerin yanlış okunma riskinin azalması, müşteri memnuniyetinin artması, iş süreçlerinden ve zamandan tasarruf elde edilmesi, finansal kontrol ve döküm işlemlerinin geliştirilmesidir[1]. Şekil 1. Otomatik Tanımlama Sistemleri 2.2. Biyometri Yöntemi Biyometri bilimi, canlıların birbirinden ayırt edebilen fiziksel ve yapısal özelliklerini inceleyen bilim dalıdır. Tanımlama sistemleri, canlılardaki çeşitli ayırt edici özellikleri kullanırlar. Kullanılan yöntemler arasında ses tanıma, parmak izi ve el izi tanıma yöntemi ve daha az kullanılan retina (iris) yöntemi vardır Parma İzi Tanıma Yöntemi Parmak izi yöntemi kişilerin parmak uçlarına yerleştirilen bir okuyucu yardımı ile doku, deri ve çıkıntılar incelenerek veri tabanına kaydedilmesi ve daha sonra referans olarak kullanılmasıdır. Kimlik tespiti amaçlı doku örnekleri alınan kişiler ile referans dosyalar bir yazılım aracılığı ile karşılaştırılarak parmak izi tanıma işlemi gerçekleştirilmektedir Ses Tanıma Yöntemi Bu sistemlerde, mevcut kullanıcıların ses örnekleri bir veri tabanına kaydedilerek referans olarak kullanılmaktadır. Kimlik tespiti amaçlı sistemi kullanılan kullanıcıların sesleri sayısal işaretlere dönüştürülerek bu dosyalar ile referans dosyalar bir yazılım aracılığı ile karşılaştırılarak tanıma işlemi gerçekleştirilmektedir Optik Karakter Tanıma Sistemi Optik Karakter Tanıma Sistemi (Optical Character Recognition- OCR), elektronik ortamda ya da elle yazılmış belgelerin, bir optik okuyucu aracılığı ile okutulup bilgisayar ortamına aktarılması işlemidir. Optik bir cihaz ile taranan mevcut herhangi bir dokumana ait veriler sayısal veriye dönüştürülür. 1024

3 2.4. RFID Sistemleri Akıllı kart çeşitliliğinin artmış olması kart okuyucuların kullanımını da arttırmıştır. Kart okuyucuların standartları belirlenmiştir. Temaslı ve temassız kart özelliklerine göre okuyucular bulunmaktadır. Kart okuyucuların başında ise temassız okuma özelliği olan RFID okuyucular gelmektedir. RFID (Radio Frequency Identification) radyo frekansı ile haberleşen ve içinde bilgi depolayabilen yonga teknolojisi olarak da tanımlanabilir. Yonganın kullandığı frekansa, hafızaya, haberleşmede kullanılan protokole ve ürünün şekline göre çok farklı RFID tipleri vardır. Bir RFID ürünü kart şeklinde olabileceği gibi, disk, tüp veya herhangi bir geometride de olabilir. Disk şeklinde olanları TAG olarak adlandırılmıştır. Bilgi alışverişi sırasında tamamen radyo frekansı kullanıldığı için temassız kontrol sistemi olarak da bilinmektedir. Bugün bilgi saklayabilen tanımlama için teknolojinin ulaştığı son noktadır. RFID teknolojisine sahip ürünler pasif ve aktif olmak üzere 2 temel sınıfa ayrılır[7]. Şekil 1 de RFID teknolojisinin çalışma prensibini gösteren blok diyagram verilmiştir. ISO/IEC ve ISO/IEC standartları ile temassız akıllı kartlarda uygulanacak olan standartlar belirlenmiştir. Bu standartlar kartın fiziksel özellikleri, RF arayüzü, iletişim protokolleri gibi özellikleri içerir. Ulaşım, personel giriş-çıkış kontrolü, fazla mesai saatleri ve güvenlik sistemlerinde yaygın olarak kullanılmaktadırlar[3]. Proximity Kartlar güvenli geçiş ve ödeme sistemlerinde kullanılan, 125 Khz frekansa sahip temas olmaksızın kullanılabilen kartlardır. Proxy kart olarak da bilinen proximity kartları 0-10 cm mesafe aralığında etkili olabildiği için cüzdandan dahi okutulabilir[4]. Akıllı (mifare) kart sisteminde, içinde bir yonga ve mini bir yazılım yüklenmiş kartlar kullanılır. Şekil 3 deki akıllı kartta mikroişlemci kart içine gömülü olarak yerleştiğinden, su ve toz gibi ortamlardan etkilenmez. Bilgiler sistem haricinde kötü amaçlı kişilerce kopyalanamaz. Bilgilerde bozulma ve kayıp olmaz. Mıknatıs ve manyetik ortamlardan etkilenmez, pasif kart özelliğine sahip olduğundan herhangi bir manyetik dalga üretmez ve yaymaz. Okuma uzaklığı okuyucuya bağlı olmakla beraber 10 cm ile 20 cm arasında değişir[5-7]. Şekil 2. RFID Teknolojisi Çalışma Prensibi 2.5. Akıllı Kartlar Akıllı Kart dünyadaki bilgi teknolojisine yapılan en son katkıdır. Bu kart geleneksel kredi kartı büyüklüğündedir ve kart içinde gömülü bir elektronik yonga vardır. Yonganın içine ileri güvenlik özellikleri ile korunan elektronik bilgi ve programlar depo edilir[1]. Manyetik bant teknolojisinde dijital veri manyetik bir şerit üzerine şifrelenmektedir. Şekil 1 deki manyetik bantlı kartlardaki manyetik şerit, verilerin kaza ile silinme veya zarar görme ihtimallerini azaltarak güvenirliği arttırır. Manyetik şeritlerin en iyi bilinenleri otomatik para çekme makinalarında (ATM) ve satış noktası (POS) terminallerinde kullanılan kredi ve bankamatik kartlarıdır [2]. Şekil 3: Akıllı (Mifare) Kart 3.PERSONEL DEVAM KONTROL SİSTEMİ (PDKS) RFID nin en yaygın uygulamalar tahsilât sistemleri (fatura gibi), havaalanı güvenlik, bagaj otomasyonu, geçiş kontrol, üretim takibi, otopark otomasyonu ve varlık takibidir. Son zamanlarda özel şirketler RFID yi daha çok tedarik zincirlerini takip etmek gibi süreçlerde kullanmaktadır. 1025

4 Şekil 4: Personel Devam Kontrol Sistemi (PDKS) Blok Diyagramı Bina girişlerinde bulunan okuyuculardan personelin kartlarını okutacak, kart okuyuculardan alınan bilgiler uygun programlama ile kullanılan bilgisayarın veri tabanına aktarılacak ve personelin devamı veri tabanındaki bilgileri denetlendikten sonra alınmış olacaktır. Gerçekleştirilen Personel Devam Kontrol Sisteminin (PDKS) blok diyagramı ise Şekil 4 te verilmiştir. Şekil 5 te Personel Devam Kontrol Sistemi RFID Kart Okuyucu verilmiştir. Kart okuyucu masaüstü uygulamaları için tasarlanmıştır. USB Universal Serial Bus) Evrensel Seri Veri yolu ile bilgisayarla haberleşmektedir. Şekil 6: Personel Devam Kontrol Sistemi RFID Kart Okuyucu Arayüzü Akış Diyagramı Şekil 5: Personel Devam Kontrol Sistemi RFID Kart Okuyucu Şekil 6 da Personel Devam Kontrol Sistemi RFID Kart Okuyucu arayüzü akış diyagramı verilmiştir. Personelin kart numarası okunarak, veri tabanına kayıtlı olup, olmadığı kontrol edilir. Şekil 7: Personel Devam Kontrol Sisteminin Giriş Ekranı Şekil 7 de Personel Devam Kontrol Sisteminin Giriş Ekranı verilmiştir. RFID okuyucunun bağlanacağı USB portu seçilerek okuyucu aktif edilir. Şekil 8 de Personel Devam Kontrol Sisteminin Ana Ekranı verilmiştir. Ana ekranda personel bilgi, personel kayıt, personel takip ve izinli personel ekranlarına gidilebilir. Personel kimlik numarası, sicil numarası veya ad-soyada göre aranabilir. 1026

5 Şekil 8: Personel Devam Kontrol Sisteminin Ana Ekranı Şekil 9 da Personel Devam Kontrol Sisteminin Personel Genel Bilgiler Ekranı verilmiştir. Personeli işe başlama tarihinden, kart numarasına varıncaya kadar birçok bilgiye bu ekrandan ulaşılır. Şekil 10: Personel Devam Kontrol Sisteminin Personel Formu ve İzinler Ekranı Şekil 10 da Personel Devam Kontrol Sisteminin Personel Formu ve İzinler Ekranı verilmiştir. Personelin izine başlama ve bitiş tarihleri, izin kodu ve izinle ilgili açıklamalar bu ekranda bulunur. Şekil 11 de Personel Devam Kontrol Sisteminin Personel Ekleme Ekranı verilmiştir. Malatya Milli Eğitim Müdürlüğüne yeni gelen personelin bilgileri bu ekrandan girilir. Şekil 12 de Personel Devam Kontrol Sisteminin Personel Takip ve Rapor Çıktısı Alma Ekranı verilmiştir. Belirli zaman aralıkları ile personelin takibi ve raporlaması bu ekran ile yapılır. Şekil 11: Personel Devam Kontrol Sisteminin Personel Ekleme Ekranı Şekil 13 te Personel Devam Kontrol Sisteminin Personel Rapor Çıktısı Seçme Ekranı verilmiştir. Personel takibi ve raporlaması yapılırken alınacak çıktının biçimi bu ekrandan seçilir. Şekil 12: Personel Devam Kontrol Sisteminin Personel Takip ve Rapor Çıktısı Alma Ekranı Şekil 9: Personel Devam Kontrol Sisteminin Personel Genel Bilgiler Ekranı 1027

6 5. KAYNAKÇA Şekil 13: Personel Devam Kontrol Sisteminin Personel Rapor Çıktısı Seçme Ekranı 4. SONUÇ VE ÖNERİLER viewfile/27/25 6. Nicolas T. Courtois, Karsten Nohl, and Sean O Neil. Algebraic attacks on the Crypto-1 stream cipher in Mifare Classic and Oyster Cards. Cryptology eprint Archive, Report 2008/166, RFID Teknolojisi Gelişim Süreci ve Askeri Uygulamalar Açısından Değerlendirilmesi, TSK Dergisi Ocak 2008, sayfa Dr. İkm. Şekil 3. RFID Güvenlik Çerçeve Uygulaması Kd. Bnb. Bülent ÖZDİL, Dr. Oğuz CAN. Akıllı kartlar günümüzde birçok alanda kullanılmaktadır. Akıllı kart kullanarak personelin devamının ve izinlerinin kontrol edildiği çeşitli uygulama geliştirilmektedir. Bu çalışmada, Malatya Milli Eğitim Müdürlüğü personelinin devam kontrollerinin hızlı ve doğru bir şekilde elde edilmesi için bir uygulama geliştirilmiştir. Uygulamada personelin devam kontrolü için RFID kartlar kullanılmıştır. C# (sharp) Programlama dili kullanılarak bir yazılım geliştirilmiştir. Kişinin devamı sürekli yanında bulunduracağı personel kimlik kartı veya anahtarlık ile alınabilmektedir. Kimlik kartını veya anahtarlığını unutan personelin devamı el ile de girilebilecektir. Program kullanılarak devam ve izin gibi durumların listelerinin raporları alınabilmektedir. Personele ait işlemler kâğıt üzerinde gerçekleştirildiği için oluşan olumsuzluklar ve eksiklikler sistem sayesinde giderilmiş olacaktır. Kâğıt üzerinde gerçekleştirilen işlemlerin yerini çevrim içi erişilebilen veri tabanı alarak istenilen işleme ve bilgiye daha kısa sürede ulaşılacaktır. Yapılan çalışmanın pilot uygulamasına başlanacak, diğer illere de yayılması için çalışmalar yapılacaktır. - Personel devam kontrolünde donanım olarak RFID yerine Parmak izi, avuç içi ve göz retinası okuyucular da ileride kullanılabilecektir. - Böylelikle ara yüz çok fazla değişmeden donanım kısmı değiştirilebilecektir. 1028