2013 YILI BİRİM FAALİYET RAPORU 2014 ANKARA

Transkript

1 ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2013 YILI BİRİM FAALİYET RAPORU 2014 ANKARA

2 İÇİNDEKİLER I GENEL BİLGİLER A- Misyon ve Vizyon. B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar C- İdareye İlişkin Bilgiler.. 1- Fiziksel Yapı 2- Örgüt Yapısı. 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar. 4- İnsan Kaynakları. 5- Sunulan Hizmetler.. 6-Yönetim ve İç Kontrol Sistemi II- AMAÇ VE HEDEFLER A- İdarenin Amaç ve Hedefleri B- Temel Politikalar ve Öncelikler.. III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER. A- Mali Bilgiler.. 1- Bütçe Uygulama Sonuçları 2- Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar.. B- Performans Bilgileri 1-Faaliyet ve Proje Bilgileri 2-Performansa İlişkin Genel Bilgiler. IV- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ.. A- Üstünlükler.. B- Zayıflıklar. 2

3 I-GENEL BİLGİLER Arşiv Dairesi Başkanlığı, Dünya da ve Türkiye de önemi giderek artan arşivcilik konusundaki bilimsel gelişmelerin ve teknolojik yeniliklerin ışığında, modern arşivcilik uygulamaları ile ülkemiz arşivciliğine katkı sağlamak, sahip olduğu zengin kültür hazinelerini daha uzun yıllar kullanılmak üzere gelecek nesillere aktarabilmek ve sahip olduğu bu hazinelerle devlet ve millet hayatının hafızası olma niteliğini devam ettirebilme özelliğini yenileme ve geliştirme çalışmalarını sürdürmektedir. A- Misyon ve Vizyon: Başkanlığımızın misyonu Osmanlı ve Cumhuriyet Dönemine ait mülkiyete esas bilgi ve belgelerin muhafazasını ve gelecek nesillere aktarılmasını sağlamak, bunların ihtiyaç sahiplerine hızlı ve sağlıklı bir şekilde ulaşmasını temin etmektir. Vizyonumuz ise, mevcut kanun ve yönetmeliklerle çerçevesi çizilmiş olan görev ve sorumluluklarını bilimsel ve teknolojik gelişmeleri yakından takip ederek hizmet kalitesinden ödün vermeden yerine getirmek ve örnek bir kamu kurumu arşivi olmaktır. B-Yetki, Görev ve Sorumluluklar: Başkanlığımızın Yetki, Görev ve Sorumlulukları, 6083 sayılı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Teşkilat ve Görevleri Hakkındaki Kanununun 5.Maddesinin 2. fıkrasının (d) bendinde belirtildiği gibi; 1) Arşiv bilgi sistemini kurmak ve yürütmek, merkezi ve taşra arşivleme hizmetlerini düzenlemek, 2) Sicillerin ve arşivin elektronik ortamda tutulmasıyla ilgili düzenlemeleri yapmak, iş ve işlemleri yürütmek, 3) Yurtiçi ve yurtdışında tesis edilmiş tapu kayıt ve belgeleri, kadastro ve tapulama paftaları ile teknik belgelerin merkezde veya taşrada arşivlenmesini sağlamak, 4) Eski yazılı tapu kayıt ve belgeleri yeni yazıya çevirmek, kayıt ve belgeleri değerlendirmek, tarihi değeri haiz olan eski yazılı tapu kayıt ve belgelerini uzmanların bilimsel çalışmalarına hazırlamak ve çalışmaların sonuçlarını değerlendirmek, 5) Arşiv malzemesinin kopyalarını çıkararak devamlılığını sağlamak, tahribini önleyecek tedbirleri almak, onarım ve yenileme işlerini yapmak, modern arşivleme usul ve metotları hakkında araştırmalar yaparak sonuçlarına göre yenilikleri tespit etmek ve bu yeniliklerin uygulanmalarını sağlamak ve bunların hacimlerini küçültmek için film, mikrofilm, fotokopi ve gerektiğinde diğer ileri tekniklerden yararlanmak, 6) İlgililerin talebi üzerine tapu kayıt ve belge örneklerini çıkarmak ve ilgililere vermek, 7) Tarihî, kültürel ve estetik değeri olan arşiv malzemelerini korumak ve gerektiğinde sergilemek, 8) Kurum arşivi hizmetlerini yürütmek. 3

4 C-İdareye İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel yapı Başkanlığımız, Arşiv binası olarak inşa edilen Çankaya Oran Tapu Kadastro birimlerinin bulunduğu alanda 7 (yedi) katlı (giriş ve bodrum kat dahil) binasında hizmet vermektedir. Arşiv Dairesi Başkanlığının ön cepheden görünümü. 2-Örgüt Yapısı Başkanlığımız Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Merkez Teşkilatı Kuruluşu ile Görev, Yetki ve Sorumluluklarına İlişkin Yönergede belirtildiği gibi; a) Zabıt Kayıtları ve Transkripsiyon Birimi b) Bilgi Belge Yönetimi Birimi c) Kuyud-ı Kadime ve İlmi Araştırmalar Birimi d) Mali işler, Planlama ve Koordinasyon Birimi e) Tescil,Tapu Senetleri ve Tablo Mahzen Birimi f) Teknik Arşiv Birimi g) Belge Konservasyon ve Restorasyon Birimi olmak üzere 7 (yedi) birimden oluşmaktadır. ARŞİV DAİRESİ BAŞKANI ZABIT KAYITLARI VE TRANSKRİP. BİRİMİ BİLGİ BELGE YÖNETİMİ BİRİMİ KUYID-I KADİME VE İLMİ ARAŞ. BİRİMİ MALİ İŞLER, PLANLAMA V E KOOR. BİRİMİ TESCİL, TAPU SENETLERİ VE TABLO MAHZEN BİRİMİ TEKNİK ARŞİV BİRİMİ BELGE KONSER. VE RESTORASYON BİRİMİ 4

5 3-Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar a)içerisinde önemli bilgiler bulunan defter, belge ve dokümanlar: Osmanlı dan günümüze kadar muhafaza edilmiş ve Başkanlığımız elinde bulunan arşiv dokümanları tabloda gösterilmiştir. ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI NDA BULUNAN DEFTER, BELGELER VE DOKÜMANLAR TÜRÜ DÖNEMİ ADEDİ Tapu Tahrir Defterleri XV. ila XVII. Yüzyıllar (Cilt) Zabıt-Kayıt Defterleri (Cilt) (Milli Sınırlar İçinde) Zabıt-Kayıt Defterleri (Cilt) (Milli Sınırlar Dışında) Hâsılat Kayıtları (Fasikül) 2.Nüsha Tapu Senetleri (Cilt) 2.Nüsha Tapu Kütükleri (Cilt) Köy Sınır Kayıtları ve (Belge) Mera Tahsis Kararları Tablo Mahzen Defterleri (Cilt) Tablo 1-Başkanlığımızda Bulunan Defter ve Belgeler Midilli Mufassal Defteri'nde bulunan M.1462 Tarihli Fatih Sultan Mehmed H.1123 (M.1623) Tarihli Mülkname Han Hazretleri'nin Ayasofya Camii ne Ait, Ceylan Derisi Üzerine Yazılmış Vakfiyesi. Vakfiyesi. (Boyu: 63,30 m.) 5

6 M.1592 Tarihli Sultan III. Murat Tuğrası R (M. 1886) Tarihli Yahya Hayati Paşaya Ait İzmir deki Mahallesinin Haritası Vakıf Senedinden Bir Örnek Defter-i Hakani ye ait Sultan Ahmet teki Bir taşınmaza ait Tapu Sendi Arşivimizden mühür örnekleri Bezm-i Alem Valide Sultan Evkaf Defteri (H M Tarihli) 6

7 b)teknolojik Yapı Başkanlığımız hizmet binasında TAKBİS Projesi kapsamında Ofis Otomasyonu Yazılımına dahil evrak programı kullanılmaya başlanmıştır. TARBİS Projesi kapsamında hizmet binamızda kurulu bulunan sistem ünitesinde 1 adet Uygulama Sunucusu, 1 adet SCSI Disk Ünitesi ve 1 adet Ana Arşiv Harici Veri Depolama Ünitesi mevcuttur. Ayrıca; - 2 Adet IBM x Adet Domain Controller (PC) - 1 Adet Uygulama Sunucusu HP DL Adet FC Router - 4 Adet Klima - 14'' Nec LCD Monitor (1 Adet) - 42 U Rack Kabinet (1 Adet) - 24 U Kabinet (3 Adet) - 22 adet Switch - 1 adet seslendirme sistemi - İle 60 KWA lık 1 adet Güç Kaynağı TARBİS Yüklenicisi Firma tarafından karşılanarak Başkanlığımıza kurulmuştur. Başkanlığımızın 2013 yılı itibariyle kullanılan donanım envanteri aşağıdaki gibidir. Masaüstü Kişisel Bilgisayar 125 Diz Üstü Bilgisayar 23 Yazıcı 45 Telefon 111 Faks Cihazı 2 Isısal sistem cilt makinesi 1 Projeksiyon Cihazı 4 Fotokopi Makinesi 5 Plotter 1 Klima KWA Güç Kaynağı KVA Jeneratör 1 Tarayıcı 4 Tablet Bilgisayar 24 Tablo 2- Arşiv Dairesi Başkanlığı Donanım Envanteri Genel Müdürlüğümüz, Kamu Kurum ve Kuruluşlarına ve gerekli diğer bilgilere internet üzerinden ulaşılması bakımından 8 Mbit hızında internet bağlantısı ve HUB bağlantısıyla da birimlerimiz arasında Network ağı kurulmuştur. 7

8 Başkanlığımız hizmet binasının güvenliğini sağlamak amacıyla 24 saat Özel Güvenlik Koruma Memurları nöbet tutmakta ve Güvenlik Kameraları tarafından izlenmektedir. Kamera görüntüleri 3 ay süre ile saklanmaktadır. Kapalı Devre Kameralı Sistem (Kampus girişinde ve binaya hakim noktada hareketli 1 adet kamera ile bina içi ve dışında 15 noktada sabit kamera) ve Turnikeli Geçiş Sistemi ile 1.ve 2.kat arşiv ana giriş kapılarında kartlı giriş sistemi mevcuttur. Başkanlığımızda personelimiz ve araştırmacıların hizmetine sunulmak üzere yaklaşık 500 adet yayın ve kitaptan oluşan bir kütüphane bulunmaktadır. Arşiv Ana Giriş Kapısı Kartlı Giriş Sistemi, Kapalı Devre Kamera Sistemi, Turnikeli Geçiş Sistemi Konferans Salonundan Görünüm 8

9 4-İnsan Kaynakları Daire Başkan 1 Şube Müdürü 8 Tapu Müdürü (Başkanlığımızda geçici görevli) 1 Tapu Kadastro Uzmanı 6 Uzman 21 Uzman (Başkanlığımızda geçici görevli) 5 Bilgisayar İşletmeni 31 Arşiv Memuru 5 Memur 10 Kadastro Teknisyeni (Başkanlığımızda geçici görevli) 2 Kontrol Mühendisi 1 Daimi İşçi 13 TOPLAM 104 Tablo 3- Arşiv Dairesi Başkanlığı Personelinin İstihdam Şekline Göre Dağılımı Yukarıdaki Tablo 3 de görüldüğü üzere Başkanlığımızda 104 personel ile birlikte 12 adet temizlik firması personeli görev yapmaktadır. BAYAN 37 ERKEK 67 Tablo 4- Arşiv Başkanlığı Personelinin Cinsiyete Göre Dağılımı Bayan ; 38; 35% Bayan Erkek Erkek; 69; 65% Grafik 1 Başkanlığımız personelinin %38 i bayan ve %69 i erkektir. 9

10 30-39 Yaş Arası Yaş Arası Yaş Arası Yaş ve Üstü - Tablo 5- Arşiv Dairesi Başkanlığı Personelinin Yaşa Göre Dağılımı (Başkanlığımızda bulunan kadrolu elemanların yaş dağılımı yapılmıştır.) yaş arası; 24; 33% yaş arası ; 30; 41% yaş arası yaş arası; 19; 26% yaş arası yaş arası Grafik 2- Başkanlığımız Personelinin Yaşa Göre Dağılımı İlk 2 Orta 12 Lise 15 Ön Lisans 10 Lisans 65 Lisans Üstü 0 Tablo 6- Arşiv Dairesi Başkanlığının Eğitim Durumuna Göre Dağılımı İlk; 2; 2% Lisans ; 64; 55% Orta; 12; 11% Lise; 15; 19% Ön Lisans; 10; 8% İlk Orta Lise Ön Lisans Lisans Yüksek Lisans Grafik 3- Başkanlığımız Personelinin Eğitim Durumu 10

11 5-Sunulan Hizmetler Başkanlığımız tarihi değeri olan araştırmaya açık eski yazılı arşiv belgelerini yurt içi ve yurt dışından gelen uzmanların ilmi çalışmalarına hazırlamak ve yardımcı olmak, diğer yandan tapu ve kadastro birimleri, mahkemeler, diğer kamu kurum ve kuruluşları ile ilgililerin isteği üzerine, eski ve yeni yazı ile tesis edilmiş tapu kayıtlarının kopyalarını çıkarıp vermek, merkez ve taşra arşivlerini düzenlemek, teknik arşiv ve kurum arşivi görevlerini yürütmek, elektronik bilgi ve belge arşivi oluşturmak suretiyle hizmet vermektedir. 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi Başkanlığımızda Mali İşlemlere ilişkin olarak 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun amir hükümlerine istinaden harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlilerinin içinde bulunduğu bir Mali Yönetim sistemi mevcuttur sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu uyarınca stratejik yönetim anlayışının benimsenmesi, süreç yönetiminin hayata geçirilmesi, performans esaslı bütçeleme ile stratejik planın ilişkilendirilmesi ve en önemli unsur olan tüm bu sistemlerin sağlıklı çalışmasını sağlayacak etkin ve etkili bir iç kontrol mekanizmasının kurulması bağlamında Genel Müdürlüğümüzde iç kontrole ilişkin görev Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından yürütülmektedir. II-AMAÇ VE HEDEFLER a) İdarenin Amaç ve Hedefleri Amaçlarımız Başkanlığımız hizmetlerinde; kalite ve verimliliği arttırarak arşivcilik konusunda öncü kuruluş olmayı, Osmanlıca yazılı tapu kayıtlarını talebe bağlı olarak yeni yazıya çevirmeyi, tarihi değeri olan araştırmaya açık eski yazılı belgeleri yurtiçi ve yurt dışından gelen uzmanların ilmi çalışmalarına hazırlamayı ve yardımcı olmayı, bunun yanında modern arşivcilik metotlarının araştırılarak hayata geçirilmesini, yıpranmış arşiv malzemelerinin bakım ve onarımının yapılmasını, merkez ve taşra arşivlerinde standart arşiv oluşturulmasını, teknik arşiv ve kurum arşivi görevlerinin yürütülmesi ile ulusal ve uluslararası işbirliği imkanlarının araştırılmasını amaçlamaktadır. Stratejik Hedeflerimiz Başkanlığımızın ihtiyacına binaen modern bir arşiv binası yapılmasına yönelik olarak teknik teknik alt yapının oluşturulması. Arşiv malzemelerinin özel sektörden hizmet alımı yoluyla restorasyon ve konservasyonunun yapılması. Yeni tasnif ile kuyud-ı kadime katoloğuna giren belgeler dijitalleştirilerek araştırmacı hizmetine sunulması ve TARBİS ortamına atılması. Başkanlığımız arşivinde bulunan tahrir defterlerinden üç (3) tanesinin transkripsiyonları yapılarak yayınlanması yılı hizmet alımı alımı yolu ile Başkanlığın eski yazı bilir personeline siyakat yazısı eğitimi verilmesi. Hassas klima sistemi kurulması. Arşiv Dairesi Başkanlığı ile merkez ve taşra arşivlerinin fiziki standartlaşmasına yönelik çalışma yapılması. Merkez ve taşra teşkilatı personeline Osmanlıca eğitim verilmesi. Restorasyon ve konservasyon işlerine devam edilmesi. Yurt dışı benzer kurum ve kuruluşlarla iş birliği yapılması. Arşivimizde bulunan Osmanlıca defterlerin ve demirbaşların elektronik ortamda takibini yapmak üzere barkotlu takip sistemi kurulması. 11

12 Başkanlığımızın Fiziki Mekanlarının İyileştirilmesi Hedefleri Sergi Salonu ile yurtiçi-yurtdışı Zabıt Kayıt Defterleri ve Hasılat Kayıtlarının Arşivlendiği 4 adet depoya iklimlendirme sistemi kurmak. Hizmet binamızın gerekli görülen yerlerinde zemini granit fayansla kaplatmak, uygun yerlere asma tavan yaptırmak, bina dış cephesinin onarımını yaptırmak. Hizmet binamız çalışma odalarının zeminine laminat parke döşetmek. Güvenlik açısından zemin kattaki koridor kapılarının değiştirilerek manyetik kartla giriş yapılabilen kapı sisteminin yapılması ve yangın merdivenlerine açılan kapıların panik kapıya dönüştürülmesi. Zemin ve 1.katı kurum vizyonuna uygun olarak düzenlemek. Hizmet binamızda bulunan kapalı devre kamera güvenlik sistemini en son teknolojiye uygun hale getirmek ve kontrol noktalarını arttırmak. b) Temel Politikalar ve Öncelikler Başkanlığımız hizmetlerinde kalite ve verimliğin arttırılması, taşra arşivlerimizin standart hale getirilmesi ile elektronik arşiv çalışmalarına hız kazandırılması, 2008 yılında oluşturulan AR-GE çalışmalarını geliştirmek ve hızlandırmak, yayın faaliyetlerimizi sürdürmek, personel motivasyonunu en üst seviyeye çıkararak kurumsal kimliğe sahip olmak, arşivcilik konusunda önder kuruluş olmak ve gelişmelere açık olmak temel politikalarımız ve önceliklerimiz olacaktır. III-FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A-Mali Bilgiler 1- Bütçe Uygulama Sonuçları Ekonomik BÜTÇE GİDERİNİN TÜRÜ KBÖ HARCAMA 1 PERSONEL GİDERLERİ MEMURLAR 1,840,000 1,840, SÖZLEŞMELİ PERSONEL 56, GEÇİCİ PERSONEL SOSYAL GÜVENLİK KURUMLARINA 2 DEVLET PRİMİ GİDERLERİ 399, , MEMURLAR 396, SÖZLEŞMELİ PERSONEL 11,432 11,432 TÜKETİME YÖNELİK MAL VE MALZEME 3 2 ALIMI YOLLUKLAR GÖREV GİDERLERİ HİZMET ALIMLARI MENKUL MAL,GAYRİMADDİ HAK 3 7 ALIM,BAKIM VE ONARIM GİDERLERİ GAYRİ MENKUL ONARIM GİDERLERİ Tablo 7 - Bütçe Giderlerinin Ekonomik Sınıflandırılması 12

13 tüketime yönelik mal ve malzeme alımı 7% menkul mal, gayri maddi hak alım, bakım ve onarım giderleri 2% memurlar (sosyal güvenlik kurumu prim) 17% sözleşmeli memur (sosyal güvenlik kurumu prim) 0,3% yolluklar 1% Sözleşmeli personel (ücret) 4% görev giderleri 1% memurlar (ücret) 69% menkul mal, gayri maddi hak alım, bakım ve onarım giderleri 2% hizmet alımları 0,1% memurlar (ücret) Sözleşmeli personel (ücret) memurlar (sosyal güvenlik kurumu prim) sözleşmeli memur (sosyal güvenlik kurumu prim) tüketime yönelik mal ve malzeme alımı yolluklar görev giderleri hizmet alımları menkul mal, gayri maddi hak alım, bakım ve onarım giderleri Grafik 4- Başkanlık 2012 Yılı Harcama Dağılımı 2013 yılı harcamaların % 72 sı personel giderleri, %69 memurlar ücret, %3, sözleşmeli personel, % 17 sı sosyal güvenlik kurumlarına devlet primi giderleri, %16 sı memurlar (sosyal güvenlik katkı payı), %0,3 ü sözleşmeli (sosyal güvenlik katkı payı), %2 si menkul mal, gayri maddi hak alım, bakım ve onarım giderleri, %7 u tüketime yönelik mal ve malzeme alımı, %1 i yolluklar, % 0,1 i hizmet alımları olarak gerçekleşmiştir. 13

14 tüketime yönelik hizmet alımları; 3; 0% mal ve malzeme alımı; 173; 7% yolluklar; 21; 1% sözleşmeli memur (sosyal güvenlik kurumu prim); 11,432; 0% memurlar (sosyal güvenlik kurumu prim); 396,503; 16% Sözleşmeli personel (ücret); 56,845; 2% menkul mal, gayri maddi hak alım, bakım ve onarım giderleri; 35; 1% memurlar (ücret); 1840,000; 65% memurlar (ücret) Sözleşmeli personel (ücret) memurlar (sosyal güvenlik kurumu prim) sözleşmeli memur (sosyal güvenlik kurumu prim) tüketime yönelik mal ve malzeme alımı yolluklar hizmet alımları menkul mal, gayri maddi hak alım, bakım ve onarım giderleri Grafik 5- Başkanlığımızın Bütçe Dağılımı 2013 Mali Yılı Merkezi Yönetim Bütçesinde yer alan kurumumuz bütçesi içerisinde Başkanlığımıza TL başlangıç ödeneği ayrılmış, 31/12/2013 tarihi itibariyle ek ödeneklerle birlikte TL ödenek serbest bırakılmış, bu tutardan ise TL harcama yapılmıştır.(tablo 8) Başkanlığımızca Yapılan Harcamalar Başkanlığımız 2013 yılı bütçesi içerisinde yer alan tertibinden binamızda bulunan yangın algılama ve ihbar, asansör, jeneratör, klima ve turnike sistemlerinin periyodik bakım onarımı işine TL tertibinden Restorasyon Atölyesinde kullanılmak üzere TL. tutarında malzeme alımı, tertibinden TL. araç sigortası ödemesi, tertibinden TL. araç dış lastik alımı, tertibinden TL tutarında kırtasiye ve bilgisayar sarf malzemeleri alımı, tertiplerinden TL tutarında elektrik sarf malzemeleri alımı, tertibinden TL akaryakıt ve yağ alımı, tertibinden TL tutarında lavabolarda kullanılmak üzere hırdavat, temizlik gereçleri alımı yapılmıştır. 2-Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol kanunu ile kamu kaynaklarının daha etkin ve verimli kullanılmasının yanı sıra mali saydamlık ve hesap verilebilirlik ilkeleri ön plana çıkmıştır. Performans Esaslı Bütçeleme Sisteminin temel unsurlarından olan Genel Müdürlüğümüz yıllarını kapsayan Stratejik Planı hazırlanmış ve devamında 2010 yılında yürürlüğe konulmak üzere yapılan Performans Programı çalışmaları da tamamlanmıştır. Program Bütçe esaslarına göre hazırlanmış olan 2013 Yılı Başkanlığımız bütçesine ilişkin Ödenek Durum Bilgileri genel ve ekonomik kodları itibarıyla aşağıda gösterilmiştir. 14

15 ÖDENEK DURUM BİLGİSİ Yıl : 2013 Kurumsal : ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Fonksiyonel : Finans : Ekonomik : Kanun : Eklenen : KBÖ : Düşülen : Kesinti : 0 Ödenek : Kes. % : 0 Serbest : Bloke : 0 Onaysız Onaylı Toplam Ö.Gönderme : 0 Ö.Gönderme : Ö.Gönderme : Tenkis : 0 Tenkis : Tenkis : Toplam : 0 Toplam : Toplam : Ödeme Emri : Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 0 Gerçekleşme Serbest : Ö.Gönderme : Harcama : Kul.Ö.Gönderme : Avans : Ocak Şubat Mart 1. 3 Ay Toplamı Nisan Mayıs Haziran 2. 3 Ay Toplamı Temmuz Ağustos Eylül 3. 3 Ay Toplamı Ekim Kasım Aralık 4. 3 Ay Toplamı Ay Toplamı 2. 6 Ay Toplamı AHP Toplamı Tablo yılı Arşiv Dairesi Başkanlığı Ödenek Durum Bilgisi 15

16 ÖDENEK DURUM BİLGİSİ Yıl : 2013 Kurumsal : ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Fonksiyonel : Sınıflandırmaya girmeyen genel kamu hizmetleri Finans : 1 Genel Bütçeli İdareler Ekonomik : 01.1 MEMURLAR Kanun : Eklenen : KBÖ : Düşülen : 0 Kesinti : 0 Ödenek : Kes. % : 0 Serbest : Bloke : 0 Onaysız Onaylı Toplam Ö.Gönderme : 0 Ö.Gönderme : Ö.Gönderme : Tenkis : 0 Tenkis : 0 Tenkis : 0 Toplam : 0 Toplam : Toplam : Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 0 Gerçekleşme Serbest : Ö.Gönderme : Harcama : Kul.Ö.Gönderme : 0 Avans : Ocak Şubat Mart 1. 3 Ay Toplamı Nisan Mayıs Haziran 2. 3 Ay Toplamı Temmuz Ağustos Eylül 3. 3 Ay Toplamı Ekim Kasım Aralık 4. 3 Ay Toplamı Ay Toplamı 2. 6 Ay Toplamı AHP Toplamı Tablo yılı Memurlara ait Ödenek Durum Bilgisi 16

17 ÖDENEK DURUM BİLGİSİ Yıl : 2013 Kurumsal : ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Fonksiyonel : Sınıflandırmaya girmeyen genel kamu hizmetleri Finans : 1 Genel Bütçeli İdareler Ekonomik : 01.2 SÖZLEŞMELİ PERSONEL Kanun : Eklenen : 0 KBÖ : Düşülen : Kesinti : 0 Ödenek : Kes. % : 0 Serbest : Bloke : 0 Onaysız Onaylı Toplam Ö.Gönderme : 0 Ö.Gönderme : Ö.Gönderme : Tenkis : 0 Tenkis : Tenkis : Toplam : 0 Toplam : Toplam : Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 0 Onaysız Onaylı Toplam Gerçekleşme Serbest : Ö.Gönderme : Harcama : Kul.Ö.Gönderme : Avans : Ocak Şubat Mart 1. 3 Ay Toplamı Nisan Mayıs Haziran 2. 3 Ay Toplamı Temmuz Ağustos Eylül 3. 3 Ay Toplamı Ekim Kasım Aralık 4. 3 Ay Toplamı Ay Toplamı 2. 6 Ay Toplamı AHP Toplamı Tablo yılı Sözleşmeli Personele ait Ödenek Durum Bilgisi 17

18 ÖDENEK DURUM BİLGİSİ Yıl : 2013 Kurumsal : ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Fonksiyonel : Sınıflandırmaya girmeyen genel kamu hizmetleri Finans : 1 Genel Bütçeli İdareler Ekonomik : 02.1 MEMURLAR Kanun : Eklenen : 0 KBÖ : Düşülen : Kesinti : 0 Ödenek : Kes. % : 0 Serbest : Bloke : 0 Onaysız Onaylı Toplam Ö.Gönderme : 0 Ö.Gönderme : Ö.Gönderme : Tenkis : 0 Tenkis : Tenkis : Toplam : 0 Toplam : Toplam : Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 0 Gerçekleşme Serbest : Ö.Gönderme : Harcama : Kul.Ö.Gönderme : Avans : Ocak Şubat Mart 1. 3 Ay Toplamı Nisan Mayıs Haziran 2. 3 Ay Toplamı Temmuz Ağustos Eylül 3. 3 Ay Toplamı Ekim Kasım Aralık 4. 3 Ay Toplamı Ay Toplamı 2. 6 Ay Toplamı AHP Toplamı Tablo yılı Memurlara (Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet Primi) ait Ödenek Durum Bilgisi 18

19 ÖDENEK DURUM BİLGİSİ Yıl : 2013 Kurumsal : ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Fonksiyonel : Sınıflandırmaya girmeyen genel kamu hizmetleri Finans : 1 Genel Bütçeli İdareler Ekonomik : 02.2 SÖZLEŞMELİ PERSONEL Kanun : Eklenen : 0 KBÖ : Düşülen : Kesinti : 0 Ödenek : Kes. % : 0 Serbest : Bloke : 0 Onaysız Onaylı Toplam Ö.Gönderme : 0 Ö.Gönderme : Ö.Gönderme : Tenkis : 0 Tenkis : Tenkis : Toplam : 0 Toplam : Toplam : Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 0 Gerçekleşme Serbest : Ö.Gönderme : Harcama : Kul.Ö.Gönderme : Avans : Ocak Şubat Mart 1. 3 Ay Toplamı Nisan Mayıs Haziran 2. 3 Ay Toplamı Temmuz Ağustos Eylül 3. 3 Ay Toplamı Ekim Kasım Aralık 4. 3 Ay Toplamı Ay Toplamı 2. 6 Ay Toplamı AHP Toplamı Tablo yılı Sözleşmeli Personele (Sosyal Güvenlik Kurumuna Devlet Primi) ait Ödenek Durum Bilgisi 19

20 ÖDENEK DURUM BİLGİSİ Yıl : 2012 Kurumsal : ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Fonksiyonel : Sınıflandırmaya girmeyen genel kamu hizmetleri Finans : 1 Genel Bütçeli İdareler Ekonomik : 03.2 TÜKETİME YÖNELİK MAL VE MALZEME ALIMLARI Kanun : Eklenen : KBÖ : Düşülen : 0 Kesinti : 0 Ödenek : Kes. % : 0 Serbest : Bloke : 0 Onaysız Onaylı Toplam Ö.Gönderme : 0 Ö.Gönderme : Ö.Gönderme : Tenkis : 0 Tenkis : 0 Tenkis : 0 Toplam : 0 Toplam : Toplam : Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 0 Gerçekleşme Serbest : Ö.Gönderme : Harcama : Kul.Ö.Gönderme : 0 Avans : Ocak Şubat Mart 1. 3 Ay Toplamı Nisan Mayıs Haziran 2. 3 Ay Toplamı Temmuz Ağustos Eylül 3. 3 Ay Toplamı Ekim Kasım Aralık 4. 3 Ay Toplamı Ay Toplamı 2. 6 Ay Toplamı AHP Toplamı Tablo yılı Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımına Ait Ödenek Durum Bilgisi 20

21 ÖDENEK DURUM BİLGİSİ Yıl : 2013 Kurumsal : ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Fonksiyonel : Sınıflandırmaya girmeyen genel kamu hizmetleri Finans : 1 Genel Bütçeli İdareler Ekonomik : 03.3 YOLLUKLAR Kanun : Eklenen : 0 KBÖ : Düşülen : Kesinti : 0 Ödenek : Kes. % : 0 Serbest : Bloke : 0 Onaysız Onaylı Toplam Ö.Gönderme : 0 Ö.Gönderme : Ö.Gönderme : Tenkis : 0 Tenkis : Tenkis : Toplam : 0 Toplam : Toplam : Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 0 Gerçekleşme Serbest : Ö.Gönderme : Harcama : Kul.Ö.Gönderme : 0 Avans : Ocak Şubat Mart 1. 3 Ay Toplamı Nisan Mayıs Haziran 2. 3 Ay Toplamı Temmuz Ağustos Eylül 3. 3 Ay Toplamı Ekim Kasım Aralık 4. 3 Ay Toplamı Ay Toplamı 2. 6 Ay Toplamı AHP Toplamı Tablo yılı Yolluklara ait Ödenek Durum Bilgisi 21

22 ÖDENEK DURUM BİLGİSİ Yıl : 2012 Kurumsal : ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Fonksiyonel : Sınıflandırmaya girmeyen genel kamu hizmetleri Finans : 1 Genel Bütçeli İdareler Ekonomik : 03.5 HİZMET ALIMLARI Kanun : Eklenen : 0 KBÖ : Düşülen : 345 Kesinti : 0 Ödenek : Kes. % : 0 Serbest : Bloke : 0 Onaysız Onaylı Toplam Ö.Gönderme : 0 Ö.Gönderme : Ö.Gönderme : Tenkis : 0 Tenkis : 346 Tenkis : 346 Toplam : 0 Toplam : Toplam : Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 0 Gerçekleşme Serbest : Ö.Gönderme : Harcama : Kul.Ö.Gönderme : 1 Avans : Ocak Şubat Mart 1. 3 Ay Toplamı Nisan Mayıs Haziran 2. 3 Ay Toplamı Temmuz Ağustos Eylül 3. 3 Ay Toplamı Ekim Kasım Aralık 4. 3 Ay Toplamı Ay Toplamı 2. 6 Ay Toplamı AHP Toplamı Tablo yılı Hizmet alımlarına ait Ödenek Durum Bilgisi 22

23 ÖDENEK DURUM BİLGİSİ Yıl : 2013 Kurumsal : ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Fonksiyonel : Sınıflandırmaya girmeyen genel kamu hizmetleri Finans : 1 Genel Bütçeli İdareler Ekonomik : 03.7 MENKUL MAL,GAYRİMADDİ HAK ALIM, BAKIM VE ONARIM GİDERLERİ Kanun : Eklenen : 0 KBÖ : Düşülen : Kesinti : 0 Ödenek : Kes. % : 0 Serbest : Bloke : 0 Onaysız Onaylı Toplam Ö.Gönderme : 0 Ö.Gönderme : Ö.Gönderme : Tenkis : 0 Tenkis : Tenkis : Toplam : 0 Toplam : Toplam : Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 0 Onaysız Onaylı Toplam Gerçekleşme Serbest : Ö.Gönderme : Harcama : Kul.Ö.Gönderme : 0 Avans : Ocak Şubat Mart 1. 3 Ay Toplamı Nisan Mayıs Haziran 2. 3 Ay Toplamı Temmuz Ağustos Eylül 3. 3 Ay Toplamı Ekim Kasım Aralık 4. 3 Ay Toplamı Ay Toplamı 2. 6 Ay Toplamı AHP Toplamı Tablo yılı Menkul Mal, Gayri Maddi Hak Alım, Bakım ve Onarım Giderlerine Ait Ödenek Durum Bilgisi 23

24 B- Performans Bilgileri 1-Faaliyet ve Proje Bilgileri: Tapu Arşiv Otomasyonu (TARBİS) Projesi: Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü nün büyük projelerinden biri de Arşiv Otomasyonu (TARBİS) Projesidir. Kurumumuzdaki tarihi değere haiz taşınabilir kültür varlığı niteliğindeki belgelerin daha fazla yıpranmasını önlemek, uzun yıllar yaşatılmasını ve kullanılmasını sağlamak amacıyla TARBİS projesi hayata geçirilmiştir. Tapu Arşiv Otomasyonu (TARBİS) projesi ile; Osmanlıca Arşiv Belgeleri nin, en son teknoloji kullanılarak görüntülenmesi, mikrofilmlerin alınması, belli indeks alanlarının Osmanlıcadan Türkçeye çevirilerinin yapılarak dijital ortama aktarılması, arşiv otomasyonu yazılım ve alt yapısının kurulması suretiyle, arşiv bilgi ve belgelerine yetki verilmiş kişilerin güvenlik çerçevesinde kolayca ulaşabilmesi sağlanmıştır. Proje çalışmalarına fiili olarak 12 Aralık 2005 tarihinde başlanmıştır. Yaklaşık 3.5 yıllık çalışmanın sonucunda 02 Temmuz 2009 tarihinde muayene ve kabul işlemleri tamamlanmıştır. Projenin maliyeti TL.dir. Proje kapsamında Başkanlığımız Arşivinde mevcut; cilt Tapu Tahrir Defterinden poz, 7876 cilt Zabıt-Kayıt Defterinden (Milli Sınırlar Dışında) poz, 4470 paket içinde fasikülden oluşan Hasılat Kaydı poz, 629 dosya içinde adet Köy Sınır Kaydı ve Mera tahsis kararlarında poz ve Tapu ve Kadastro İstanbul Bölge Müdürlüğünde bulunan cilt Temessük Defterinden poz belgenin Vakıflar Genel Müdürlüğü tarafından yürütülen VAYS Projesi kapsamında sayısallaştırılması ve mikrofilme alınması sağlanmıştır. Proje kapsamında toplam kaydın transkript işlemi yapılmıştır. Projenin İş Akış Şeması 24

25 Projenin Dijital Ortama Aktarıldığını Gösteren Uygulamalardan Görünüm 25

26 Projenin Yararları : 1- Yerli ve yabancı bilim adamlarınca 15 ila 19.yüzyıllarda Osmanlı Devleti ve toplum yapısı konularındaki bilimsel araştırmalarda kullanılmakta olan Tapu Tahrir defterlerindeki bilgilere sayısal ortamda hızlı bir şekilde ulaşım sağlanabilecektir. Tarihi değere haiz bu belgelerin oluşturulan mikrofilm arşivi ile asırlarca yaşatılması sağlanacaktır. ( Mikrofilmlerin bilinen ömrü 500 yıldır. ) 2- Araştırma istatistikleri, takip edilebilecektir. (Araştırmacı sayıları, konuları, talep ettikleri belge sayıları vb.) 3- Proje kapsamındaki belgelere en hızlı şekilde ulaşılabilecek, belge tarihlerinin (Hicri, Miladi ve Rumi) dönüşümleri yapılabilecektir. 4- Zamandan büyük ölçüde tasarruf sağlanacaktır. 5- Araştırma hizmetleri daha sağlıklı yürütülecektir. 6- Çoğunluğu birinci derecede korunması gerekli taşınabilir kültür varlığı niteliğinde olan söz konusu belgelerin asılları yerine dijital kopyaları veya mikrofilmleri üzerinde yürütülecek çalışmalar, belgelerin yıpranmasını önleyecektir. 7- Diğer kurum ve kuruluşlara sayısal ortamda bilgi ve belge desteği sağlanacaktır. 8- Çalışmalar sayısal ortamdaki veriler üzerinden yürütüleceğinden personel, çalışma ortamında bulunan toz, mantar v.b. olumsuzluklardan etkilenmeyecektir. 9- Proje etaplarının tamamlanmasından sonra kurulan TARBİS (Tapu Arşiv Otomasyonu Bilgi Sistemi) asenkron çalışabilecek, Arşiv Dairesi Başkanlığı ile İstanbul Tapu ve Kadastro 2.Bölge Müdürlüğü arşivindeki Osmanlıca belgelerin dijital görüntüleri üzerinden inceleme yapılarak kullanıcı tarafından sayısal ortama atılan bilgilerin raporlama bilgileri alınabilecektir. Faaliyetler: Mikrofilm Odasından Görünüm Belge Restorasyonu ve Konservasyonu Kapsamında Yapılan Çalışmalar: Sağlıklı devlet idaresinin sağlıklı bir hafızaya sahip olmaktan geçtiğini ve bu hafızanın ise yazılı evrakın muhafazasına bağlı olduğunu idrak etmiş olan Osmanlı, köklü geleneklerinin de etkisiyle zengin bir arşiv hazinesinin oluşmasını ve bugünlere intikal etmesini sağlamıştır. Osmanlı nın yazılı evraka ve bu evrakların muhafazasına, yani arşive verdiği değeri ve önemi kullanılan malzemelerde de görmek mümkündür. Başkanlığımızda mevcut arşiv dokümanlarının büyük bir kısmını Osmanlı dan günümüze intikal eden bu zengin kültür hazineleri oluşturmaktadır. Bununla birlikte Cumhuriyetin kurulmasından 26

27 itibaren oluşumu günümüze kadar devam etmekte olan ve mülkiyete ilişkin kayıtları ihtiva eden defter ve belgeler de Başkanlığımız Arşivinde muhafaza edilmektedir. Muhafaza edilen bu defter ve belgelerin sonraki nesillere aktarılabilmesi, özelliklerini kaybetmemesi için ciltlenmesi ve onarılması gerekmektedir.bu itibarla Başkanlığımız bünyesinde kurulan Belge Restorasyon Atölyesi 2005 yılından itibaren faaliyetlerini sürdürmektedir. Restorasyon Atölyesindeki Çalışmalardan Görünüm Belgenin Restorasyon Önceki Görüntüsü Restorasyondan Sonraki Görüntüsü Defterin Ciltlenmeden Önceki Görüntüsü Ciltlendikten Sonraki Görüntüsü 27

28 Sergi Salonu Kapsamında Yapılan Çalışmalar: Kurumumuz arşivinde mevcut bulunan tarihi ve kültürel değere haiz arşiv defter, belge ve materyalleri yüzyıllar boyunca muhafaza edilerek günümüze ulaşmıştır. Birer tarih ve kültür hazinesi olan ve aynı zamanda içinde ince bir sanatı da barındıran söz konusu defter, belge ve materyallerin gün ışığına çıkarılarak sergilenmesi ve toplumun tarih bilincine katkı vermesi amacıyla 2009 yılı Kasım ayı içerisinde Server Efendi Sergi Salonunun açılışı gerçekleşmiştir yılı içerisinde sergi salonunu 1657 kişi ziyaret etmiştir (yerli ve yabancı). Konuklara sergilenen arşiv malzemeleri hakkında açıklayıcı bilgiler verilmiştir. Diğer Çalışmalarımız: Server Efendi Sergi Salonundan Bir Görünüm Büyük bir kısmı kayıt örneği talebine ilişkin Başkanlığımıza 6518 adet başvuru yapılmış olup, 7140 adedine cevap verilmiş, 57 yerli araştırmacı, 1 yabancı araştırmacı ile Tapu Tahrir Defterleri üzerinde araştırma yapmış ve kendilerine yardımcı olunmuştur. 273 adet yurt dışı kayıt örneği talebi karşılandı adet hükmen tescil listelerinin bilgisayara girişi yapıldı adet ikinci nüsha Tapu Kütüğü arşivlendi. Araştırmacı Salonundan Görüntüler 28

29 Tapu ve Kadastro Bölge Müdürlüklerine ait pafta cd leri yenilenmiştir. Edirne Tapu ve Kadastro Bölge Müdürlüğüne ait 7000 pafta taranmış olup tamamlandığında pafta bölge müdürlüğümüze gönderilecektir. Pafta tarama makinesi yenilenmiştir. İyileştirme Takımının aylık düzenli çalışmaları, bilgisayar donanımı ve geçici görevler hakkındaki faaliyetleri devam etmektedir Gider Bütçe Cetvelleri, Orta Vadeli Plan çerçevesinde düzenlendi. Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi çalışmalarının ilk etabı olan İş Akış ve Talimatları ile performans ölçüm çizelgeleri güncellendi. Başkanlığımız süreci olarak kabul edilen zabıt kayıtları transkribi süreci, teknik arşiv pafta taleplerini karşılama süreci ve tapu belgeleri restorasyon süreci, aylık, 4 aylık ve sene sonu kontrol tabloları ile bilgi toplandı ve raporlanarak ilgili birimlere gönderildi. Toplantı-konferans salonu çalışmaları tamamlanmıştır adet arşiv malzemesi restorasyonu yapılarak ciltlenmiştir adet pafta talebi karşılanmıştır. 29

30 2013 YILINDA BAŞKANLIĞIMIZI ZİYARAET EDEN YERLİ VE YABANCI KONUKLAR Yabancı İşler Dairesi Başkanlığı Koordinasyonunda Dışişleri Bakan Yardımcısı Naci KORU ve beraberindeki Bilişim Teknolojileri Daire Başkanı Haldun KOÇ, Diplomatik Arşiv Dairesi Başkanı Nevzat UYANIK, Konsolosluk Prensipler Daire Başkanı Gülsun ERKUL ve Özel Kalem Müdürü Cemal SANGU başkanlığımızı ziyaret etmiştir. Heyete Başkanlığımız Faaliyetleri hakkında bilgi verilerek, sergi salonu ile restorasyon ve konservasyon birimi gezdirilerek bilgi verilmiştir. Bakan Yardımcısı ziyaret sonrasında memnuniyetlerini dile getirirken Genel Müdürümüz Davut GÜNEY de kurumlar arasındaki işbirliğinin önemine değinmiş kurum olarak tüm kurumlarla işbirliğine açık olduğumuzu dile getirmiştir. 30

31 31

32 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü (TKGM) ile Romanya Kadastro ve Tapu Ulusal Ajansı (ANCPI) arasında müzakereler ve bu çerçevede gelişecek tüm işbirliği çerçevesinde Başkanlığımızı ziyarete gelen Romanya Heyeti, Dünya Bankası ve Organizasyon Komitesi Başkanlığımızı ziyaret ettiler. Arşiv Dairesi Başkanı Mustafa Parlak, Başkanlığımız Faaliyetleri konusunda gerekli bilgilendirmelerde bulunmuş, Server Efendi Sergi Salonu misaifir heyete gezdirilmiştir. 32

33 33

34 Suudi Arabistan Kültür Başateşesi Dr.Halit El-Mutlak Başkanlığımızı ziyaret etti. Genel Müdürümüz Davut Güney ve Arşiv Dairesi Başkanı Mustafa Parlak, Başkanlığımız Faaliyetleri konusunda gerekli bilgilendirmelerde bulunmuş, Server Efendi Sergi Salonu misaifir heyete gezdirilmiştir. 34

35 2- Performansa İlişkin Genel Bilgiler Kurumumuzda ilk stratejik plan hazırlama çalışmaları tamamlanmış 2009 mali yılı içerisinde son şekli verilerek 2010 mali yılında uygulamaya geçirilmiştir. Bütçe hazırlık çalışmaları kapsamında Başkanlığımız bütçesi üç yıllık orta vadeli plan çerçevesinde yürütülmektedir. Ayrıca, Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre Kamu idareleri bütçelerini, stratejik planlarında yer alan misyon, vizyon, stratejik amaç ve hedeflere uyumlu performans esasına dayalı olarak hazırlarlar denilmektedir. Başkanlığımız bütçesi gerek hazırlama ve gerekse harcama safhalarında sözkonusu esaslar çerçevesinde yürütülmektedir. IV- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ Üstünlükler Başkanlığımız Arşivinde Osmanlı Devletinin ilk yıllarından itibaren tutulmuş olan defter ve belgelerle köklü bir arşive sahip olmak. Başkanlığımızda çeşitli üniversitelerden lisans ve lisansüstü eğitim almış Osmanlıca bilen, arşivcilik formasyonuna sahip deneyimli personel istihdam edilmiş olması. Bakanlığımızın gelişmelere açık kadro yapısına sahip olması. Başkanlığımızda çalışmaları tamamlanmış olan TARBİS projesi ile dijital arşiv konusunda uzmanlaşmış teknik personel ile bilgi birikimi ve sağlam bir alt yapının oluşması sebebiyle ileride benzeri projelerin gerçekleştirilmesi için hazır olunması. Belge Restorasyon ve Konservasyon Ünitesine sahip olmamız. Merkez ve taşra arşivlerinin fiziki ve sosyal imkanlarının iyileştirilmesi, arşiv bilincinin geliştirilmesi hususunda bir görüş birliğinin oluşması ve desteklenmesi. Zayıflıklar Başkanlığımız personelinin (özellikle eski yazı bilir ve teknik personel) yaptığı işe göre benzeri kurumların personelinden oldukça düşük maaş alması sebebiyle sürekli olarak bu alandaki personelin kurumdan ayrılması ve tecrübeli personel sayısında ciddi bir azalma olması. Merkez ve taşra birimlerinde arşiv bilincinin tam olarak oluşturulamaması. Özellikle taşra arşivlerimizin standart hale getirilememesi ve dijital arşivin hayata geçirilememiş olması. Belge Restorasyonu Atölyesinin işlevini geliştirecek olan Kimya ve Mikrobiyoloji laboratuarının henüz tam olarak kurulamamış olması. 35

36 İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. Ankara-Mart 2014 Mustafa PARLAK Arşiv Dairesi Başkanı Harcama Yetkilisi 36

37 MALİ HİZMETLER BİRİM YÖNETİCİSİNİN BEYANI Mali Hizmetler Birim Yöneticisi olarak yetkim dahilinde; Bu idarede, faaliyetlerin mali yönetim ve kontrol mevzuatı ile diğer mevzuata uygun olarak yürütüldüğünün, kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılmasını temin etmek üzere iç kontrol süreçlerinin işletildiğini, izlendiğini ve gerekli tedbirlerin alınması için düşünce ve önerilerimin zamanında üst yöneticiye raporlandığını beyan ederim. İdaremizin 2013 yılı Faaliyet Raporunun III/A Mali Bilgiler bölümünde yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu teyit ederim. Ankara-Mart 2014 Bayram ÜNAL Şube Müdürü 37