T.C. BAHÇEŞEHİR ÜNİVERSİTESİ

Transkript

1 T.C. BAHÇEŞEHİR ÜNİVERSİTESİ EBYS Kullanım Kılavuzu v1.1 ( ) ebys.bahcesehir.edu.tr

2 Kullanıcı Girişi Web tarayıcınız adres alanına adresini yazarak kullanıcı girişi yapabileceğiniz alana erişebilirsiniz. Güvenli Ağ Protokolünü (https) kullanmamanız doğrultusunda erişim sıkıntısı yaşayabilirsiniz. Sisteme ilk kez giriş yapacak kullanıcılar, Kullanıcı İsmi alanına ad.soyad şifre alanına ise; T.C. Kimlik Numaralarını yazarak giriş yapabilirler. Daha önce giriş yapan kullanıcılar, şifrelerini unutmaları ve giriş yapamamaları durumunda Şifremi Unuttum seçeneği ile şifre yenilemesi yapabilmektedir. Bu bilgiler doğrultusunda sorun devam ediyor ve sisteme giriş sağlanamıyor ise; adresi ile iletişime geçilmelidir. *Şifremi Unuttum seçeneği ile yapacağınız sıfırlama işlemi, sistem içerisinde yer alan E- Postanız üzerinden sağlanmaktadır. E-Posta adresinizi güncel tutmaya özen gösteriniz. Ana Sayfa Şekil 1 Ana Sayfa Şekil 1 de görüleceği üzere Ana sayfanız üzerinden tüm süreçlerinize rahatça ulaşım sağlayabilirsiniz. Yapabileceğiniz güncellemeler doğrultusunda ana sayfanızda kişisel bir yapılandırma oluşturabilirsiniz. Ana Sayfanın sol üst köşesinde bulunan ikonlar ile aşağıdaki işlemleri yapabilirsiniz: ikonu ile herhangi bir sayfayı Kısayollar tablonuza ekleyebilir ve belirleyeceğiniz tuş kombinasyonları ile pratik ulaşım sağlayabilirsiniz. ikonu ile Ana Sayfaya ulaşım sağlayabilirsiniz. ikonu ile kişisel bilgilerinizi (E-Posta, Telefon, Eğitim Durumu vb.) güncelleyebilirsiniz. 1

3 ikonu ile menüler hakkında bilgilendirmelere ulaşabilir, sistem kapsamında yaşadığınız problemlere çözüm bulabilirsiniz. ikonu ile menüler hakkındaki görsel bilgilere ulaşabilir, sistem kapsamında yaşadığınız problemlere çözüm bulabilirsiniz. Ana sayfanın sağ üst köşesinde bulunan ikonlar ile aşağıdaki işlemleri yapabilirsiniz: ikonu ile ana sayfada yer almasını istediğiniz notları tutabilirsiniz. ikonu ile sistemi kullanmak istediğiniz dili seçebilirsiniz. Evrak Hızlı Ara Ulaşmak istediğiniz evraklara özet bilgiler ve temel kriterler ile ulaşabileceğiniz ekrandır. Hepsi, Kurum Dışı Gelen, Kurum İçi Gelen, Kurum Dışı Giden ve Kurum İçi Giden seçenekleri ile alternatiflerinizi daraltarak da arama yapabilirsiniz. Şekil 2 Evrak Hızlı Ara Evrak Hızlı Ara ekranında arama yaparken Şekil 2 de göreceğiniz üzere Filtreleme alanına belirtmek istediğiniz kriteri yazabilir, sonlanma ya da arşivlenme durumuna göre de sorgulama yapabilirsiniz. Aynı zamanda zaman aralığı, birim ve kategori bazında filtreleme imkanları da mevcuttur. Zaman Aralığı filtresi ulaşmak istediğiniz evrakların oluşturulma tarihlerini kapsamayabilir. Bu doğrultuda zaman aralığının Tümü olarak seçilmesi gerekmektedir. Sorgulama sonrasında listelenen evrakları Excel, PDF, XML ve HTML formatları ile dışarıya aktarabilirsiniz. 2

4 Evrak Detaylı Ara Şekil 3 Evrak Detaylı Ara Evrak Hızlı Ara ekranında birkaç kriter üzerinden yaptığınız aramaları, Evrak Detaylı Ara ekranında daha kapsamlı yapabilirsiniz. Kriterleri, sorgulama sütunlarını ve sistem tarafında oluşturulmuş arama kalıplarını kullanımınıza göre özelleştirebilir, sorgulama kriterlerini kaydedip bir sonraki sorgulamanızı kolaylaştırabilirsiniz. Kolonlar :Kolonlar seçeneği ile arama yaptıktan sonra karşılaşacağınız listenin sütunlarını belirleyebilirsiniz. Şekil 4 Kolonlar Kriterler :Kriterler seçeneği ile yapacağınız arama kriterlerini oluşturabilirsiniz. 3

5 Şekil 5 Kriterler Seçenekler :Seçenekler fonksiyonu ile sistemin içerisinde yer alan hazır kalıpları kullanarak ve/veya mantığında rapor alabilirsiniz. Şekil 6 Seçenekler Kayıtlı Aramalar: Belirlemiş olduğunuz arama kriterlerini, bir sonraki arama işleminizi kolaylaştırmak adına kaydedebilir ve Portalpart ekle butonu ile kaydettiğiniz sorguyu ana sayfanızda gösterebilirsiniz. Şekil 7 Kayıtlı Aramalar Evrak Ekle Kurum İçi veya Kurum Dışı evrakların oluşturulup ilgili makamın onayına sunulduğu ekranlardır. 4

6 Şekil 8 Evrak Ekle Evrak eklemesi yapılırken Şekil 8 de göreceğiniz üzere kırmızı renkli alanların zorunlu olarak doldurulması gerekmektedir. Kurum İçi : Kurum içi alanı ile evrakın gideceği yer Şekil 9 da göreceğiniz şekilde düzenlenmektedir. İçeriği alıcıya göre özelleştir seçeneği ile oluşturduğunuz evrak başlıklarının her bir dağıtım planı için (evrakın gideceği yerin ismi) değişiklik göstermesini sağlayabilirsiniz. Çıktıda tüm yerleri detaylı göster seçeneği ile dağıtım yapılan birim bilgilerinin evrakın gideceği 5

7 kişide gözükmesini sağlar. Çıktıda dağıtılan yerleri gösterme seçeneği ise; detaylı gösterimin tam tersi olarak ilgili birimlerin dağıtım planını gizlemektedir. Gönderim yapılacak birimlere Arama alanından hızlıca ulaşabilirsiniz. Arama yaparak ulaşamadığınız birimlere, birim hiyerarşisine göre filtreleme yaparak birim ağacından da ulaşabilirsiniz. Göndereceğiniz evrak birim değil de kişi bazlı ise; Kişiye Dağıtım alanına ilgili kişinin ismini yazarak seçim yapabilirsiniz. Gönderim yapacağınız kişi veya birimlerin listelendiği alanda (Şekil 9) hitap şekli, evrakın ilgili birimde hangi unvana gönderileceği belirlenebilmektedir. Aynı zamanda yanlış eklenen birim veya kişiler sol tarafta yer alan çarpı işareti ile silinebilir, sağ tarafta yer alan aşağı ve yukarı yön işaretleri ile öncelik sırası belirlenebilir. Şekil 9 Kurum İçi Oluşturduğunuz dağıtım planı sık kullandığınız bir dağıtım planı ise; Şablonlar (Şekil 9) seçeneği ile kayıt altına alınabilmektedir. Oluşturacağınız bir sonraki evrakın Kurum İçi alanına girdikten sonra Şablonlar seçeneğine tıklamanız doğrultusunda daha önce oluşturduğunuz şablonları listeleyebilirsiniz. Şekil 10 - Şablon Ekle Zorunlu alanlardan bir diğeri olan Dosya Planını seçerken Yazı İşleri Direktörlüğünün bu konu hakkında hazırlamış olduğu kaynak dikkate alınabilir. İlgili dosya planını seçtikten sonra Konu alanını isteğinize bağlı olarak güncelleyebilirsiniz. Hazırlanan Dosya Planı dokümanını Yazı İşleri Direktörlüğünden talep edebilirsiniz. İmzacılar listesini Şekil 11 de göreceğiniz üzere hazırlayabilir ve hazırlamış olduğunuz listeyi bir sonraki evrakınızda kullanmak üzere kaydedebilirsiniz. 6

8 Şekil 11 - İmzacı Ekle Oluşturacağınız evraka ek eklemek isterseniz Şekil 12 de görebileceğiniz gibi Ekler sekmesinden manuel evrak ekleme, sistem içerisinden evrak ekleme ve tarama yöntemi ile olmak üzere birden fazla fonksiyon ile evrak ekleyebilirsiniz. Aynı şekilde oluşturacağınız evraka İlgili Evrak sekmesinden ilgi eki de ekleyebilirsiniz. Şekil 12 Evrak Ek Ekle Oluşturduğunuz evrakın doğruluğundan emin olmak için Şablon Ön İzleme seçeneği ile genel görüntüleme yapabilirsiniz. Tüm alanların doğruluğundan emin iseniz; Islak İmza veya Elektronik İmza seçenekleri ile imzacılara onaya sunabilir ya da daha sonra göndermek amacıyla Kaydet butonunu kullanarak evrakı taslak olarak kaydedebilirsiniz. Hazırlamış olduğunuz evrakı göndermeden önce bir takım sistem kısayollarından yararlanabilirsiniz. Kayıttan sonra benzer evrak gir seçeneği ile evrakınızın bir kopyası çıkartılıp, yeni bir gönderim için hazırlanmaktadır. Kayıttan sonra yeni evrak gir seçeneği ile oluşturduğunuz önceki evraktan bağımsız 7

9 yeni bir evrak oluşturma sayfasına yönlendirilirsiniz. Kayıttan sonra barkod yazdırma seçeneği ile de evrak gönderimi yapıldıktan sonra, evrak numarası üzerinden barkod etiketi üretilmektedir. Şablonlar seçeneği ile daha öncede belirttiğimiz gibi, oluşturduğunuz evrakların kısayollarını yaratabilir ve sık gönderdiğiniz bir evrakı kayıt altına alabilirsiniz. Kısayollarım Sistem içerisinde hazır bulunan Tarafıma Zimmetlenen Evraklar, Parafı Reddedilen Evraklar, İmzaladığım Evraklar vb. kısayollara ulaşabileceğiniz alandır. Bu hazır kısayollara eklemek istediğiniz alanlar var ise; daha önce de belirtmiş olduğumuz gibi eklemek istediğiniz ekranın içerisineyken sol üst köşedeki yıldız ikonuna basmanı ya da Şekil 13 deki gibi Harici Kısayol Ekle seçeneği ile link üzerinden tanımlama yapmanız gerekmektedir. Şekil 13 Kısayol Ekle Ayarlar Sistem kapsamında kişiselleştirme yapabildiğiniz alandır. Ayarlar alanına girerek aşağıdaki işlemleri yapabilirsiniz: Menü Ayarları : Menü ayarları seçeneği ile ana sayfanızda karşılaştığını menü seçeneklerini düzenleyebilirsiniz. Şekil 14 de göreceğiniz gibi sistem içerisinde yer alan menü fonksiyonlarını kendi menülerine ekleyebilirsiniz. Aynı şekilde yeni menü ekleme seçeneği ile (Şekil 14) sizin kısayol olarak seçtiğiniz bir link üzerinden menü yapılanmasına gidebilirsiniz. 8

10 Şekil 14 Menü Ayarları Portalpart Ekle : Portalpart ekleme seçeneği ile kullanışlı araçları anasayfanıza ekleyebilir ve bu araçlar ile günlük yaşamınızda kolaylıklar sağlayabilirsiniz. Eklemek istediğiniz araçları seçip ekle butonu ile güncelleme yapabilirsiniz. Temalar : Temalar seçeneği ile sistem görünümünüzü zenginleştirebilir ve kişisel bir yapıya kavuşturabilirsiniz. Menü İşlemleri Evrak Anasayfanızda yer alan Evrak Ekle fonksiyonunun dışında Kurum Dışı Gelen Evrakları ekleyebileceğiniz, Tasnif Dışı Yazışmaları gerçekleştirebileceğiniz, daha önce yazılan evrakların E-Posta ile gönderiminin sağlanacağı ve işleme soktuğunuz bir evrakı sevk edebileceğiniz ekranları kapsamaktadır. Görevler Kendi biriminiz dahilinde kullanıcılara görev ya da bilgi vermek amacıyla kullanabileceğiniz çok amaçlı ekranlardır. Toplantı talepleri, işlem bilgilendirmesi gibi bir çok aktiviteyi bu modül ile yürütebilir ve yapacağınız ayarlamalar ile hatırlatıcıları kullanarak; kullanıcıları bu sürecin içine daha da çok çekebilirsiniz. Şekil 15 de görebileceğiniz gibi Görev veya Bilgilendirme oluşturabilirsiniz. Şekil 15 Görev ve Bilgilendirme Oluşturma 9

11 İş Akışları İzin, Sarf Malzeme İstek, Teknolojik Malzeme Talep ve Kurum İçi Etkinlik Talep formu gibi birçok forma ve süreçlerine erişebileceğiniz menüdür. İhtiyaçlar doğrultusunda ilgili iş akışını başlatarak talepte bulunabilirsiniz. Tanımlamalar Daha önce tanımlamış olduğunuz şablonlara ve dağıtım planlarına ulaşabileceğiniz ekranlardır. Bağlantı Hızı Testi Webde kullandığınız bağlantı hız testi araçlarından biri olmakla beraber, anlık olarak bağlantı hızınızı test edebileceğiniz ekrandır. Yardım Daha önce de bahsettiğimiz ve anasayfanızın sol üst köşesindeki kısayollar ile ulaşabildiğiniz yardım dokümanı ve videolarına bu menüden erişebilirsiniz. 10