MUHASEBE YAZILIMLARI

Transkript

1 T.C. ANADOLU ÜNİVERSİTESİ YAYINI NO: 3019 AÇIKÖĞRETİM FAKÜLTESİ YAYINI NO: 1971 MUHASEBE YAZILIMLARI Yazarlar Prof.Dr. Melih ERDOĞAN (Ünite 1) Uzm. İ. Erdinç ERGÜN (Ünite 2, 3) Doç.Dr. Murat KİRACI (Ünite 4) Yrd.Doç.Dr. Mutlu UYGUN Dr. Mustafa GÜL (Ünite 5, 6) Yrd.Doç.Dr. A. Nurhan ŞAKAR (Ünite 7) Doç.Dr. Adnan SEVİM (Ünite 8) Editör Doç.Dr. Adnan SEVİM ANADOLU ÜNİVERSİTESİ i

2 Bu kitabın basım, yayım ve satış hakları Anadolu Üniversitesine aittir. Uzaktan Öğretim tekniğine uygun olarak hazırlanan bu kitabın bütün hakları saklıdır. İlgili kuruluştan izin almadan kitabın tümü ya da bölümleri mekanik, elektronik, fotokopi, manyetik kayıt veya başka şekillerde çoğaltılamaz, basılamaz ve dağıtılamaz. Copyright 2013 by Anadolu University All rights reserved No part of this book may be reproduced or stored in a retrieval system, or transmitted in any form or by any means mechanical, electronic, photocopy, magnetic tape or otherwise, without permission in writing from the University. UZAKTAN ÖĞRETİM TASARIM BİRİMİ Genel Koordinatör Doç.Dr. Müjgan Bozkaya Genel Koordinatör Yardımcısı Doç.Dr. Hasan Çalışkan Öğretim Tasarımcıları Yrd.Doç.Dr. Seçil Banar Öğr.Gör.Dr. Mediha Tezcan Grafik Tasarım Yönetmenleri Prof. Tevfik Fikret Uçar Öğr.Gör. Cemalettin Yıldız Öğr.Gör. Nilgün Salur Kitap Koordinasyon Birimi Uzm. Nermin Özgür Kapak Düzeni Prof. Tevfik Fikret Uçar Öğr.Gör. Cemalettin Yıldız Grafikerler Gülşah Karabulut Kenan Çetinkaya Dizgi Açıköğretim Fakültesi Dizgi Ekibi Muhasebe Yazılımları ISBN Baskı Bu kitap ANADOLU ÜNİVERSİTESİ Web-Ofset Tesislerinde adet basılmıştır. ESKİŞEHİR, Ocak 2013 ii

3 İçindekiler Önsöz... iv 1. Muhasebe Bilgi Sistemi 2 2. Bilgi Teknolojileri ve Muhasebe Yazılımları Muhasebe Yazılımlarında Parametrelerin Belirlenmesi ve Sistemin Kurulması Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Yönetimi Modülü Satın Alma Yönetimi Modülü Satış Yönetimi Modülü İnsan Kaynakları Yönetimi Modülü Muhasebe ve Finans Yönetimi Modülü iii

4 Önsöz Bilgi ve iletişim teknolojilerinde yaşanan hızlı ve sürekli gelişmeler, her alanda olduğu gibi işletmecilik alanındaki hızlı değişimi beraberinde getirmiştir ve iş yapma biçimlerini de derinden etkilemiştir. İşletmelerin bilgi sistemlerinde elde edecekleri bilginin kullanımı, işletmeleri küreselleşen ticari uygulamalarda rekabetçi hale getirmiştir. Bu bağlamda, işletmelerin kalite, maliyet ve hız üstünlüğü sağlayabilmeleri için doğru, güvenilir, zamanlı bilgiyi üretmeleri ve kullanmaları bir gereksinimden ziyade zorunlu hale gelmiştir. Bu hızlı ve sürekli değişim, işletmelerin bu ihtiyacını karşılayacak bilgi sistemlerinin yapılarında da önemli değişiklikleri zorunlu kılmıştır. Bilindiği gibi işletmelerin bilgi gereksinimini karşılayan en önemli bilgi sistemi Muhasebe Bilgi Sistemi dir. Muhasebe Bilgi Sistemlerinde önceleri kağıt ve kalem ile üretilen muhasebe bilgisi, bilgi ve iletişim teknolojilerindeki gelişmelere paralel olarak işletme bilgi sistemlerinin birbirinden bağımsız olan yapılarını bütünleşik hale getirmiş, değer zincirindeki işlevler ile muhasebe bilgi sistemi çeşitli yazılımlar aracılığı ile bütünleşik bir bilgi sistemi haline gelmiş ve bilgiye eş zamanlı olarak, zaman ve mekan sınırı olmaksızın ulaşmak mümkün hale gelmiştir. Bilgi ve iletişim teknolojileri sayesinde gelinen bu noktada kullanılan muhasebe yazılımları, işletmelerin malzemelerini ya da ürünlerini tedarik etmesinden dağıtım aşamasına kadarki tüm süreçleri bütünleşik felsefede ele alarak, veri girişi ve bilgi üretimi yapılabilen bütünleşik yazılım paketleri haline gelmiştir. Önceleri basit ve diğer işlevlerden bağımsız muhasebe yazılımları olarak başlayan bu süreç, günümüzde işletmenin tüm işlevlerin kapsayan ve bütünleşik olarak çalışan Enterprise Resource Planning- Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) ve internet ve ona bağlı teknolojilerin kullanımına bağlı olarak da, Enterprise Resource Planning-Kurumsal Kaynak Planlaması II (ERP II) noktasına gelmiştir. Ancak bu hızlı ve sürekli gelişim ve değişim, muhasebe bilgi sisteminin temel yapısı, işleyişini ve felsefesinin değiştiği anlamına gelmemektedir. Bu bağlamda yalnızca muhasebe bilgi sisteminde kullanılan araçlar değişmiştir ve bundan böyle de değişmeye devam edecektir. Muhasebe Yazılımları adını verdiğimiz bu kitapta, ERP felsefesi ve modüler yapı göz önünde bulundurularak, günümüzde kullanılan bilgi ve iletişim teknolojileri dikkate alınarak geliştirilen ve işletmelerde kullanılan muhasebe uygulama yazılımları ele alınmıştır. Bu çerçevede kitaptaki konular 8 ünitede toplanmaya çalışılmıştır. Birinci ünitede; muhasebe bilgi sisteminin genel yapısı ve işleyişi ele alınmış ve muhasebe bilgi sistemi ile ilgili bilgi teknolojilerine genel hatları ile değinilmiştir. İkinci ünitede; bilgi teknolojileri ve muhasebe yazılımları ayrıntılı olarak irdelenmiştir. Üçüncü ünitede; muhasebe yazılımlarında parametrelerin belirlenmesi ve sistemin kurulmasına ilişkin konular ele alınmıştır. Dördüncü ünitede; Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Yönetimi Modülü ele alınarak, işleyişi açıklanmıştır. Beşinci ünitede; Satın alma Yönetimi Modülü ele alınarak, işleyişi açıklanmıştır. Altıncı ünitede; Satış Yönetimi Modülü ele alınarak, işleyişi açıklanmıştır. Yedinci ünitede; İnsan Kaynakları Modülü alınarak, işleyiş açıklanmıştır. Sekizinci ve son ünitede ise; muhasebe yazılımlarının temelini oluşturan Muhasebe ve Finansman Modülü kapsamında; genel muhasebe, maliyet muhasebesi ve finans alt modülleri ve içeriklerine yer verilmiştir. Kitaba katkı sağlayan yazarlar başta olmak üzere, emeği geçenlere teşekkür eder, kitabın başta öğrenciler olmak üzere, ilgililere faydalı olmasını diliyorum. Editör Doç.Dr. Adnan SEVİM iv

5

6 1 Amaçlarımız Bu üniteyi tamamladıktan sonra; MBS ni ve işletme süreçleriyle ilişkilerini açıklayabilecek, Bilginin niteliklerini belirleyebilecek, İşletmenin çeşitli düzeylerine göre karar alma tiplerini ve bilgi gereksinimlerini belirleyebilecek, MBS nin yönetim işlevini destekleyiş biçimini açıklayabilecek bilgi ve becerilere sahip olabilirsiniz. Anahtar Kavramlar Veri ve Bilgi Sistem Bilgi İşleme Bilgi Teknolojisi İşletme Bilgi Sistemleri Muhasebe Bilgi Sistemi Karar Destek Sistemleri Muhasebe Organizasyonu İçindekiler Giriş Bilgi İşleme Bilgi Teknolojileri Ortamında Bilgi İşleme Muhasebe Bilgi Sistemi (MBS) Muhasebe Organizasyonu İşletme Bilgi Sistemleri ve MBS Büyük Defter İşlemleri İşleme Sistemi Rapor Üretme Süreci 2

7 Muhasebe Bilgi Sistemi GİRİŞ Bu ünitede işletme bilgi sistemlerinden en eski ve yaygın biri olan Muhasebe Bilgi Sistemini (MBS) tanımlayarak, nasıl bir işlev gördüğünü ve işletmelerde nasıl konumlandığını açıklayarak diğer işletme bilgi sistemleriyle ilişkisini kurmaya çalışacağız. Bu amaçla öncelikle; bilgi sistemi, bilgi teknolojileri, bu yapıların etkileşimi ve bütünleşikliği incelenecektir. Bu konuları inceledikten sonra tekrar tanımlayacağımız Muhasebe Bilgi Sistemini bu aşamada bir ön bilgi olarak aşağıdaki gibi verebiliriz: MBS, karar alıcıların gereksindiği muhasebe verisini toplayan, işleyen ve saklayarak raporlayan bir bilgi sistemdir. MBS, yönetim tarafından içsel olarak kullanılan raporları ve yatırımcılar, kredi verenler, vergi otoriteleri gibi diğer üçüncü tarafların kullandığı dışsal raporları üretir. MBS, geleneksel biçimde genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine uygun olarak yürütülen muhasebe uygulamalarını modern bilgi teknolojisi olanaklarıyla biraraya getirir. BİLGİ İŞLEME Bilgi işlemenin gelişimine ve bilgisayarların ortaya çıkışına tarihsel perspektiften bakıldığında bilinen bir araç olan Abacus'le bu süreci başlatabiliriz Bugün bile ilkokullarda öğrencilerin aritmetiksel işlemler yapmada kullandıkları Abacus, bundan binlerce yıl önce Çinliler tarafından kullanılmıştır. Bir takım durumları, sayılarla göstermek ise yine bilgi işlemenin temelini oluşturmaktadır. Örneğin, eski Mısır'da sayılar ilginç sembollerle ifade edilmiş ve papirüsler üzerine işlenmiştir. Mezopotamya'da M.Ö yıllarında kil tabakalar üzerine işlenmiş bilgiler, Sümerli rahiplerin yine kil levhalar üzerine çivi yazısı ile yazmış oldukları yazılar ve Azteklerin kullandıkları simgeler bize bilgi işlemenin tarihi hakkında fikir verebilir. Resim 1.1: Abacus Görüldüğü gibi insanlığın bilgileri çeşitli yöntemlerle belli yerlere işlemeyi gereksindiği ortaya çıkmaktadır. Bu gereksinmenin ardındaki en önemli iki neden, insanın belleğine yeterince güven 3

8 duymaması ve ilişkilerin gelişerek ticari olayların ortaya çıkmasıdır. Böylelikle, bilgiler çağlar ötesine iletilebilmiş ve insanlık önemli bir bilgi birikimini temel alan gelişmeleri gösterebilmiştir. Bunun günümüzdeki son halkası bilgisayarların şaşırtıcı işlevi ve gelişimidir. Veri ve Bilgi Kavramları Veri, "Data" karşılığı kullanılan ve "Datum" sözcüğünün çoğulu olan bir kavramdır. Veri kavramı, çeşitli durumların, gözlemlerin veya oluşumların her türlü gösterimidir. Bu gösterimler, nümerik veya alfabetik karakterler ya da semboller olabileceği gibi, çeşitli biçimlerdeki grafik çizimler ve diğer tür grafik gösterimler şeklinde de olabilir. Ancak tüm bu gösterimlerin yani verilerin temel özelliği, ham olmaları, diğer bir deyişle işlenmemiş durumda olmalarıdır. Bu; verilerin işlenme sürecinden geçmeden anlam taşıyan bir niteliğe kavuşamayacakları anlamına gelmektedir. Verilerin anlam taşıyan bir niteliğe kavuşmaları da, onların bilgiye (information) dönüşmüş olmaları demektir. Örneğin, tek başına isim/isimler, parasal tutarlar veya sayılarla karşılaştığımızda bu veriler, bizim için anlam taşımayacaklardır. Ancak sözünü ettiğimiz isimlerin, parasal tutarların ve sayıların biraraya getirilip işlenmesiyle, diyelim bir müşteriye ilişkin vadeli bir borcun ortaya çıkması, verilerin bilgiye dönüşmüş olduklarını gösterecektir. Nasıl bir hammadde belirli bir işlem veya işlemler sonucunda ürüne dönüşmekteyse, ham veriler de derlenerek işleme sokulur, işlenir ve karar vericilere bilgi olarak iletilirler. Veri ve bilgi kavramları üzerinde sıkça yapılan bir tartışma, verinin ve bilginin zaman, zaman aynı anlamda kullanılmasına ilişkindir. Gerçekten de, yukarıda değindiğimiz gibi bu iki kavram oldukça farklı niteliklere sahiptir. Ancak, elde edilen her bilgi, bir sonraki evre ya da dönem için veri özelliğini de taşımaktadır. Bir üretim işletmesinde, hammaddenin işlenerek ürün elde edilmesi ve bu ürünün başka bir üretim işletmesi için hammadde niteliğinde olabilmesi gibi, veriler ve bilgiler de uzlaşımsal bir görünüm kazanmakta ve yerine göre aynı anlamda kullanılabilmektedirler. Bilgi İşleme ve Sistem Yukarıda ele alınan verilerin bilgiler haline gelmesi bir dönüştürme sürecinin varlığını ortaya koymaktadır. Bu noktada bu dönüşümün nasıl gerçekleştiği sorusu akla gelecektir. Burada, karşımıza bilgi işleme (data processing) kavramı çıkmaktadır (bu kavram bilgi işlem ile eşanlamda kullanılacaktır). Bilgi işleme kısaca, veriyi bilgiye dönüştürme süreci veya veriyi kullanılabilir ve anlamlı kılan her türlü eylem olarak tanımlanabilir. Bilgi işleme sürecinde, işlevsel öğeler sırasal biçimde bir araya gelerek amaca yönelik sonuçları üretirler. Bu, elle olsun veya bilgisayarla olsun girdilerin oluşturulması, eyletimi (manipulation) ve çıktı işlemlerinin elde edilmesi demektir ve bilgi işlemenin temel süreci budur. Bu durumda, bilgi işlemeyi "sistem" yaklaşımı içinde ele alabiliriz. Sistem kuramcısı Russel L.Ackoff, bir sistemi geniş olarak ve genel hatlarıyla, biribirine bağlı bölümlerden oluşan kavramsal veya fiziksel bir varlık olarak tanımlamaktadır. Sistemlerle ilgili, fizik ve biyoloji bilimlerinde, modern teknolojide, sosyal bilimlerde birçok tanım yapılmaktadır. Ancak, daha özgül (spesifik) ve daha uygun bir sistem kavramı, bilgi işlemede ve bilgisayar teknolojisinde kullanılmakta olup, sistemin ulaşılması istenen ortak amaca uygun olarak, girdileri kabul ederek çıktılar üreten ve birbiriyle ilişkili bileşenlerden oluşan bir süreç olduğu vurgulanmaktadır. Her sistem için üç temel bileşen; girdi, işleme ve çıktıdır. Birbiriyle etkileşimli bu üç temel bileşen sistem biçimini oluşturur (Şekil 1.1). Şekil 1.1: Sistem 4

9 Bir bilgi işleme sistemi ise, verileri girdi olarak kabul ederek işleyen ve bilgi çıktısı olarak veren bir sistemdir (Şekil 1.2). Şekil: 1.2: Bilgi İşleme Süreci Sistem kavramı, önem taşıyan ek iki bileşeni de içermektedir. Bunlar "geribildirim" (feedback) ve "kontrol" bileşenleridir (Şekil 1.3). Şekil 1.3: Geribildirim, Kontrol ve Sistem Kavramı Geribildirime dayalı kontrol ile sistemin ürettiği çıktı, girdi olarak geri verilerek sistemin amacından sapan durumların girdi ve işlem eylemleri üzerindeki düzeltmeleri gerçekleştirilir ve gerekli öz denetim sağlanmış olur. Geribildirim-kontrol kavramı, bilgi işleme sistemine de uygulanabilir bir nitelik taşımaktadır. Öte yandan, bir sistem olarak bilgi işleme, kullanıcıların gereksinmelerine yanıt verecek ve kullanımlarına uygun düşecek biçimde, verileri ve bilgileri "saklama" işlevini yerine getirmelidir. Bu işlevin yerine getirilmesi ayrı bir bileşen olarak saklama kavramını karşımıza çıkarmaktadır. Tüm bileşenleri ve işlevleriyle bir bilgi işleme sistemini aşağıdaki çizimde olduğu gibi göstermek olanaklıdır (Şekil 1.4). Şekil 1.4: Bilgi İşleme Sistemi Kavramı 5

10 Bilgi İşleme Sisteminin Evreleri Buraya dek belirttiğimiz kadarıyla bir bilgi işleme sistemi; temel olarak girdi, işleme ve çıktı işlevlerinden oluşmaktadır. Her bir işlevin içeriğini, sürecin sırasal evrelerine uygun olarak ele aldığımızda ise karşımıza ayrıntılı bir tablo çıkmaktadır. Bilgi işleme sistemi süreç olarak toptan ele alındığında bu sürecin; verilerin derlenmesi, sınıflandırılması, sıralanması, hesaplanması, karşılaştırılması, özetlenmesi, saklanması ve raporlar biçiminde kullanıcı ve karar vericilere iletilmesi, evrelerini içerdiğini görmekteyiz. Bilgi işleme sistemi, bir yandan tüm bu evrelerin işlevsel bir bileşimini ortaya koyarken diğer yandan bilgi iletişimi ve etkileşimi bakımından çevre ile ayrılmaz ilişkilerini sürdürmek durumundadır. Bu çevre, bir işletme için tüketicilerden devlete kadar uzanan bir yapıyı ortaya koymaktadır. Sistemin özelliklerini gözönünde tutarak, bir işletmenin üretim bilgi sisteminin işleyişini açıklayınız. Şekil 1.5: Bilgi İşleme Sistemi Evreleri ve Bilgi İletişimi 6

11 İşlevler ayrımı olarak yukarıdaki durum ele alındığında; girdi işlevinde, verileri işlenmeye hazır duruma getirmeye yönelik olarak "verilerin derlenmesi" ve "ilk kayıt" hazırlıklarının yapılması sözkonusudur. Örneğin, verilerin bilgisayarın okuyabileceği bir biçime veya bir başka kişinin kullanabileceği duruma getirilmesi "kayıtlama"dır. Öte yandan, işlenecek kalemlerin özelliklerine göre gruplanarak "sınıflandırılması" ve "sıralanması" gerekmektedir. İşleme işlevinde; bu verilerin "hesaplanması", "karşılaştırılması", "özetlenmesi" ve "saklanması" gerçekleştirilecektir. Çıktı işlevinde ise; bilgiler genellikle "rapor" biçiminde kullanıcı ve karar vericilere "iletilecek" ve "çoğaltılacaktır". Şekil 1.6: Bilgi İşleme Sistemi ve Evreleri Her nokta için örgütsel açıdan, teknik açıdan ve insan kaynakları açısından gerekli değerlendirmelerin yapılarak, sürecin tam ve aksaksız işletimini sağlamak gerekmektedir. BİLGİ TEKNOLOJİLERİ ORTAMINDA BİLGİ İŞLEME Bilgi Teknolojisi (BT) Nedir? Daha önce verinin işlenerek kullanılabilir, anlamlı ve yararlı bir biçime dönüştürülmesiyle bilgi elde edildiğini açıklamıştık. Bu süreç bir sistem işleyişini gerektirmektedir ve bu sistem, çeşitli biçimlerde oluşturulabilir. Günümüzde veri, bilgisayar teknolojisine dayalı olarak işlenmekte ve elde edilen bilgi çıktısı aynı teknolojiyle kontrol edilmekte, saklanmakta ve yeni uygulamalarda kullanılmaktadır. Temel hatlarıyla belirttiğimiz bu süreç aslında çok ayrıntılı ve karmaşıktır. Bilgiyi yaratmaya, değiştirmeye, saklamaya, kullanmaya, çoğaltmaya, paylaştırmaya, geliştirmeye, bütünleşik ve etkileşimli hale getirmeye yönelik karmaşık yapının tümü, bilgisayar temelinde işlev gören Bilgi Teknolojilerini oluşturmaktadır. Günümüzde yaşamımızı karmaşık, yoğun ve bütünleşik bir BT ortamında sürdürmekteyiz. Bu durum yaşantımızı birçok alanda ve noktada kolaylaştırırken bir yandan da bu sistemlere bağımlı hale getirmiştir. Bu sistemlerde oluşabilecek bir aksama, kesinti veya bozulma tüm yaşamımızı altüst edecek noktaya gelmiştir. İletişim, ulaşım, sağlık, eğitim, endüstri, ticaret vb. neredeyse her şey ve doğal olarak tüm yaşamımız BT lere bağlıdır/bağımlıdır. Bu bakımdan birincisi; BT Sistemlerinin işleyişinin sürekliliği sağlanmalı, ikincisi; doğru, etkin ve verimli olarak sürdürülmelidir. Bu amaçla, BT ortamını oluşturan en önemli öğe olan Bilgisayarla Bilgi İşleme (BBİ) kavramını doğru oluşturmak gerekmektedir. Daha önceki kesimlerde, bilgi işlemenin bir sistem olarak ele alınabileceği ve temel olarak girdi, işleme ve çıktı bileşenlerinden oluştuğu vurgulanmış ve bilgi işleme sisteminin geribildirime dayalı kontrol ve saklama bileşenleri ile desteklendiğine değinilmişti. 7

12 Şekil 1.7: Bir Sistem Olarak BBİ Bilgisayarla Bilgi İşlemenin temel bileşenleri aşağıdaki içeriğe sahiptirler: Girdi Veri, bilgi için gerekli olan öğeler, örgütsel kaynaklar. İşleme Girdileri çıktılara dönüştüren ve bilgisayar donanımını, yazılımını, personelini, veri tabanını ve yordamlarını kullanan bilgi teknolojisi. Çıktı İşlemsel bilgi sistemlerince yerine getirilen işlemler. Yönetim bilgi sistemlerince, yönetim için yapılan yönetim raporları Karar destek sistemlerince sağlanan yönetsel karar desteği. Programlanmış karar sistemlerince sağlanan özdevimli, programlanmış karar alma. Geribildirim ve Kontrol Optimum yeterliliği ve etkinliği sağlamak için izleme ve düzeltme bilgi sistemini temel alan bilgi kaynak yönetim işlevi. Saklama Her işlem adımında ve karar desteğinde sistemin gereksindiği veri ve bilgiyi uygun yöntemlerle saklama ve koruma. BT ortamında BBİ' yi girdi, işleme, çıktı, saklama ve kontrol temel işlevlerini, bilgisayar donanımını, yazılımını ve personelini kullanarak yerine getiren bir bilgi işleme sistemi olarak görmek önemlidir. Donanım, özellikle bir bilgisayarda fiziksel öğeler bütünü anlamına gelir. Bilgisayar yazılımı ise bilgisayarın bilgi işleme işlevini yerine getirmesini sağlayan her tür programı, yordamı, kuralları ve belgelendirmeyi içeren bir kavramdır. Bir anlamda donanıma yaşam veren öğe, yazılımdır. Bu nedenle, donanım ve yazılım birbirinden ayrı düşünülemez. Burada önemli bir nokta işletim sistemine ilişkindir. Çünkü bir bilgisayarın yazılım düzeyinde özünü işletim sistemi oluşturur. İşletim sistemi, ana işlem birimindeki işlemleri denetleyen programlar bütünüdür. Bilgisayarların kullanımıyla birlikte işletmelerde ortaya çıkan önemli değişimlerden biri de Örgütsel yapının bu olguya göre yeniden tasarlanması gereğidir. Gerçekten de işletmelerde Bilgi İşlem Merkezleri oluşturulmuştur ve diğer işletme bölümleriyle ilişkiler açısından olsun farklı niteliklere sahip olan personelin istihdamı açısından olsun önemli ve temel değişimler gerçekleşmiştir. 8

13 Konuyu işletmenin örgütsel yapısı içinde ele aldığımızda ise BT ler ile bilgi sistemi ilişkisini aşağıdaki şekille özetleyebiliriz. Şekil 1.8: BT Ortamı ve Bilgi Sistemleri Görüldüğü gibi BT, bilgi sistemini kendi teknolojik yapısının özelliklerine uygun olarak önemli ölçüde etkilemektedir. O halde bu etkilenmenin Muhasebe Bilgi Sistemine (MBS) ne şekilde yansıdığını ortaya koyabilmek için, MBS üzerinde durarak, MBS'nin diğer sistemlerle olan ilişkisini belirlemek gerekmektedir. açıklayınız. Geribildirim işlevinin bir bilgi sistemi için gerekliliğini ve önemini MUHASEBE BİLGİ SİSTEMİ (MBS) Buraya dek; bilgi sistemi, bilgi teknolojileri, bu yapıların etkileşimi ve bütünleşikliği üzerinde durduk; artık işletme bilgi sistemlerinden en eski ve yaygın biri olan ve giriş bölümünde tanımını yaptığımız Muhasebe Bilgi Sistemini, yaptığımız açıklamalar çerçevesinde yeniden tanımlayabilir ve diğer bilgi sistemleri içindeki yerini belirleyebiliriz. MBS, karar alıcıların gereksindiği muhasebe verisini toplayan, saklayan ve işleyerek raporlayan bir bilgi sistemdir. MBS, yönetim tarafından içsel olarak kullanılan veya yatırımcılar, kredi verenler ve vergi otoriteleri gibi diğer üçüncü tarafların kullandığı dışsal raporları üretir. Bir MBS, geleneksel biçimde genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine uygun olarak yürütülen muhasebe uygulamalarını modern bilgi teknolojisi olanaklarıyla biraraya getirir. Günümüzde evrimsel bir süreç geçirmekte olan muhasebe, geleneksel olarak, işletme eylemlerini kayıtlama, sınıflama, özetleme ve raporlama işlevini korumaktadır. Bu işlev temelinde muhasebe, işletme içindeki ve dışındaki kişilere gereksindikleri finansal nitelikteki bilgileri sağlamayı amaçlar. Bu amacı 9

14 yerine getirmeye yöneltilmiş muhasebe işlevi, ham veriyi finansal bilgiye dönüştüren bir grup bileşenden oluşacaktır ve bu, gerçek anlamda bir "sistemdir yılında muhasebede sistem yaklaşımı, Amerikan Muhasebe Birliği'nin yayımladığı kuramsal bir çalışmada ortaya konan bir muhasebe bildirisi" (ASOBAT- A Statement of Basic Accounting Theory) ile temellendirilmiş ve burada muhasebenin özünde bir bilgi sistemi olduğu kabul edilmiştir. Daha önce vermiş olduğumuz bilgi işleme sistemi ve evrelerinde (Çizim 6) olduğu gibi MBS için de koşut bir döngü (cycle) sözkonusudur. Birer döngü olarak bilgi işleme sistemi sürecini ve MBS sürecini karşılaştıracak olursak; bilgi işleme döngüsündeki veri derleme ve sınıflandırma, muhasebe döngüsündeki günlük girdilerin yapılması ile eşanlamlıdır. Veri derleme için, kaynak belgeler olarak faturaların, siparişlerin hazırlanması ve işçi zaman kartları gösterilebilir. Veri sınıflama için ise faturaların türlerine göre (alış faturası, satış faturası vb.) gruplandırılarak sıralanması örnek verilebilir. Verilerin sınıflandırılmasından amaç, veri hatalarını azaltarak işlem adımına doğru veriyi verebilmektir. Öte yandan; bilgi işleme ve özetleme, muhasebe defterlerinin işlenerek mizanların çıkartılması anlamına gelmektedir. Bilgi işleme sisteminin son evresi olan rapor üretme ise anlaşılacağı gibi, finansal tabloların hazırlanarak kullanıcı ve karar vericilere iletilmesidir. Hemen belirtelim ki her iki döngüde de daha önce değindiğimiz geribildirime dayalı kontrol süreci yerleştirilmiş olmalıdır. Döngüleri Şekil 1.9 daki gibi şekillendirerek karşılaştırmak olanaklıdır. Şekil 1.9 dan da anlaşılacağı gibi, bilgi işleme döngüsü ile muhasebe döngüsü ilginç bir koşutluk göstermektedir. Bu durum, bilgi işleme yönteminin ele dayalı veya bilgisayarlı olarak yürütülmesinde en uygun uygulama alanlarından birisinin muhasebe olduğunu göstermektedir. Buraya dek açıkladıklarımızın yanı sıra, MBS'nin çevresel yapı ile de önemli ilişkileri ve etkileşimleri bulunmaktadır. MBS, bu yapı içinde bir dişlinin çarklarından biri olmaktan öte, olayları yönlendiren, şekillendiren, yorumlayan ve kontrol eden bir niteliğe sahiptir. Muhasebede bilgi sistemi yaklaşımı, bize muhasebenin defter tutmaktan çok daha geniş bir içerik taşıdığını anlatmaktadır. Şekil 1.9: Muhasebe ve Bilgi İşleme Döngüleri Şekil 1.9'daki döngüsel karşılaştırma, finansal muhasebenin bilgi işleme döngüsü ile koşutluğunu vurgulamaktadır. Bu, yalnızca bilgi işleme sisteminin muhasebeye uygunluğunu belirtmek içindir. Bunun ötesinde bir bilgi sistemi olarak muhasebe; defter tutmayı da içererek, denetim çalışmalarını, muhasebe organizasyonunu, tahminlerin hazırlanıp geliştirilmesini, vergi çalışmalarını, bilgisayar uygulamalarını, analizleri içine almakta, yorum yapmada ve karar almada önemli ölçüde destek sağlamaktadır. 10

15 Yönetim Bilgi Sistemi (YBS) ve Muhasebe Bilgi Sistemi (MBS) İlişkisi YBS ve MBS ilişkisini ele almadan önce, yönetim muhasebesi ve finansal muhasebe kavramları üzerinde kısaca durmak yararlı olacaktır. Finansal muhasebe; işletmenin, üçüncü şahıslar olarak adlandırılan diğer işletmelerle ve/veya diğer kişilerle olan ticari kaynaklı ilişkilerini izlemeye yoğunlaşmıştır. "Genel muhasebe" olarak da adlandırılan finansal muhasebe, bu ilişkiler içinde ortaya çıkan borçların, alacakların, nakit giriş ve çıkışlarının hesaplar olarak kayıtlanmasını ve sonuçlarının saptanmasını üstlenir. Bunu gerçekleştirirken belirli ilkelere, yasalara ve ölçütlere uymak zorundadır. Yönetim muhasebesi; işletme amaçlarının ve faaliyet standartlarının saptanması, faaliyetin denetimi ve gerekli düzeltmeleri yapmayı sağlayıcı bir araç olarak belirir. Yönetim muhasebesi, finansal muhasebenin üstlendiği defter tutma, kayıtlama gibi işlemlerin çok ötesinde, işletme yöneticilerinin karar almada yararlanacakları bilgileri derleyen ve yorumlayan bir niteliğe sahiptir. Finansal Muhasebenin Amaçları Finansal muhasebenin amaçları "Muhasebe nedir?" sorusu içinde toplanmaktadır. Bunun yanıtı ise muhasebenin bir bilgi sistemi olduğudur. Bu bağlamda finansal muhasebenin amacı, ekonomik kararlar için gereksinilen yararlı bilgiyi sağlamak olarak özetlenebilir. Finansal muhasebenin önemli bir kısmını verilerin derlenmesi, sınıflanması, işlenmesi ve özetlenmesi oluşturmaktadır. Bu süreç, finansal tabloların ve finansal nitelikli raporların elde edilmesini sağlayan bir süreçtir. Finansal muhasebe raporları öncelikle dış kullanıcılara hizmet ederler. Devlet kurumları gibi bazı dış kullanıcılar ne şekilde ve nitelikte raporlara gereksiniyorlarsa bunları isteme yetkisine sahiptirler. Ancak bu yetkiden yoksun olan diğer kurumlar ve kuruluşlar genel amaçlı finansal raporlardan yararlanarak gereksindikleri muhasebe bilgilerini edinirler. Bu kategorideki kullanıcılara örnek olarak yatırımcıları ve kredi veren kuruluşları verebiliriz. Genel amaçlı finansal raporların yararlı olabilmesi için; Yatırım ve kredi kararlarına yardımcı, Nakit akış bilgisi sağlayan, İşletmenin kaynakları ve alacaklarındaki değişmeleri ile niteliği hakkında bilgi sağlayan, bir içeriğe sahip olması gerekir. Finansal muhasebe bilgisinin yatırım ve borç kararlarında kullanılmasında yatırımcılar ve kredi verenler işletmenin şu yönlerini değerlendirirler: Kârlılık, Likidite, Ödeme gücü, İstikrar, Büyüme kapasitesi. Bu kullanıcıların gereksinmelerinin tatmin edilebilmesi için, genel amaçlı raporlar muhasebe dışı bilgileri de içerirler. Ancak bu raporlar hiçbir zaman işletmenin tam bir değerlemesini veya yönetsel başarısını gösteremezler. Bu nedenle kullanıcılar kendi yargılarını ve tatminlerini ortaya koymak durumundadırlar. En iyi muhasebe bilgisi bile tek başına kullanıcının yargısının yerini tutamaz. Yönetim Muhasebesinin Amaçları Yönetim muhasebesi, karar vermede gerekli ve yararlı muhasebe bilgisi ile ilgilenir. Yönetim muhasebesi süreci muhasebe bilgisine gereksinim duyulan yönetsel kararları tanımlamayı, temel bilgiyi geliştirmeyi, uygun teknikler kullanılarak elde edilen bilgiyi analiz etmeyi ve analiz sonuçlarını raporlamayı içerir. 11

16 Yönetim muhasebesi finansal ve finansal olmayan bilgilerin geribildirimi ve ölçümüyle yönetim kararlarına ve planlamaya yardımcı olur. Amerikan Ulusal Muhasebeciler Birliği, yönetim muhasebesini; "bir organizasyonda planlama, değerleme ve kontrol amacıyla ve kaynakların açıklanabilirliği ve uygun kullanımını sağlamak için, yönetim tarafından kullanılan finansal bilgiyi belirleme, ölçme, toplama, analiz etme, hazırlama, açıklama ve iletme süreci" olarak tanımlamaktadır. Yönetim muhasebesi aynı zamanda yönetici olmayan; hissedarlar, kredi verenler, vergi yetkilileri gibi gruplar için finansal tabloların hazırlanması görevini de üstlenir. Yönetim muhasebecileri farklı örgütsel görevlere ve işlevlere sahip olabilirler. Ancak işlevleri çoğunlukla iki temel görevi içerir. Bunlar; Bilgi sağlamak, Karar verme sürecine katılmaktır. Farklı düzeylerdeki yönetim muhasebecileri; Planlamadan, Değerlendirmeden, Kontroldan, Muhasebeleştirilebilirliğin oluşturulmasından, Dış raporlamadan sorumludurlar. Bu sorumluluklar; Raporlama, Açıklama, Kaynak yönetimi, Bilgi sistemleri geliştirme, Yeni teknoloji kullanma, Veri ve bilginin kesinliğini doğrulama, Örgütün yönetimi işlemlerinin, yerine getirilmesiyle karşılanır. Yönetim muhasebesinin, yönetim bilgi sistemi ile ilişkisini oluşturan temel bağlantı veya bağlantılar sizce neler olabilir? MBS nin YBS İçindeki Yeri ve BT MBS, YBS nin bir alt sistemidir. MBS diğer alt bilgi sistemlerini önemli ölçüde etkileyen ve yönlendiren bir özelliğe sahiptir. MBS, YBS nin gereksindiği tüm bilgiyi ve YBS için finansal muhasebe verilerinin dış raporlama gereksinmesini yerine getiren bir sistemdir. Bu bakımdan diğer YBS alt sistemlerini de kısaca tanıtarak MBS nin YBS içindeki yerini belirtelim. Pazarlama Bilgi Sistemi: Pazarlama işlevince kullanılacak olan bilgileri sağlayan bir YBS dir. Bu bilgilerin çoğu işletmenin muhasebe bilgi sistemince üretilen bilgilerdir. Satış özetleri ve maliyet bilgileri örnek olarak gösterilebilir. Diğer bilgiler ise işletmenin çevresinden derlenecektir; tüketim tercihleri verisi, tüketici profilleri ve rakip ürünler gibi. İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi: İnsan kaynakları işlevince kullanılacak olan bilgileri sağlayan bir YBS dir. Bu bilgilerin çoğu, işletmenin muhasebe bilgi sisteminden elde edilir. Ücretler, ücretlerden kesilen vergiler ve kıdem tazminatları özetleri örnek olarak verilebilir. Hükümetin yaptığı yasal düzenlemeler, işçiliklere ilişkin genel istatistikler gibi bilgiler ise işletmenin dışarıdan sağlayacağı bilgilerdir. 12

17 Üretim Bilgi Sistemi: Üretim işlevince kullanılacak olan bilgileri sağlayan bir YBS dir. Bu sistem için de gereksinilen bilgilerin çoğu, muhasebe bilgi sisteminden sağlanır. Malzeme stoklarına ilişkin bilgiler ve maliyet bilgisi örneklerden birkaçıdır. Çevresel bilgiler ise hammadde ve yeni satıcı profili ile yeni üretim tekniklerini içine alır. Finansal Bilgi Sistemi: Finansman işlevince kullanılacak olan bilgileri sağlayan bir YBS dir. Doğallıkla finansal bilgi sisteminin bilgi kaynağı muhasebe bilgi sistemi uygulamalarıdır. Nakit akışları ve ödemelere ilişkin bilgiler örnek olarak verilebilir. Diğer bilgiler ise çevreden sağlanır; faiz oranları, kredi sağlayanların profili ve kredi piyasasına ilişkin bilgiler gibi. Yönetim bilgi sitemi ve alt sistemleri birbirleriyle iletişim ve etkileşim içindedirler Bu ilişkileri Şekil 1.10 yardımıyla görebilirsiniz. Şekil 1.10: MBS nin ve Diğer Alt Sistemlerin YBS İçindeki Yeri Bu noktada vurgulamamız gereken önemli bir nokta, BT nin bu yapılanmadaki yeridir. Bir bilgisayar sistemi YBS ve MBS ye ilişkin diğer alt bilgi sistemlerini içeren ve yürüten bir sistem olarak önemli bir işleve sahiptir. Bu anlamda YBS, MBS ve Bilgi Teknolojileri (BT) büyük ölçüde örtüşmektedirler. MBS, YBS ve karar alma olguları artık teknolojiden bağımsız olarak düşünülemez. İşletme faaliyetlerinin ve yönetsel yapılanmanın YBS yaklaşımıyla ele alınmasının ön plana çıkmasında BT nin de önemli bir payı bulunmaktadır. Artık sistem yaklaşımı, işlevsel ve kuramsal olarak BT ile bütünleşmektedir. BT, kendisi de girdileri kabul ederek işleyen ve çıktılarını üreten bir sistemdir. Bu anlamda işletme sistemlerinin tümüyle iç içe geçen ve bu sistemlerin işleyişini üstlenen bir yapısı vardır. Yönetim kararlarının BT den etkilenişi ve destek alması sistem kavramı içinde ele alındığında karşımıza uzman sistemler, yapay sinir ağları ve yapay zekâ gibi çeşitli uygulamaları içeren Karar Destek Sistemleri çıkmaktadır. Bu karar destek sistemleri, orta ve üst basamak yönetimin taktik ve stratejik kararlarına yöneliktir. İşlem sisteminin rutin kararları ise bilgisayarla bilgi işleme sistemiyle desteklenmektedir. Burada önemle belirtilmesi gereken, MBS nin bu destek sistemlerinin tümünü etkin biçimde kullanıyor olmasıdır. Bu bakımdan MBS artık YBS nin bir alt bilgi sistemi olarak eskisine göre çok daha etkin bir konumdadır. MBS nin bu etkin konumu kazanmasında rol oynayan karar destek sistemleri muhasebenin geleceği konusunda da fikir vermektedir. Karar Destek Sistemleri (KDS), karar alma sürecinde bilgisayar donanımı ve yazılımı desteğiyle karar alıcının gereksindiği bilgiyi üreterek sunan ve bu şekilde yönetime karar desteği sağlayan etkileşimli sistemlerdir. Birçok olayda karar alıcılar yalnızca bilgi birikimlerine ve deneyimlerine güvenerek karar alırlar. Ancak bu tutum, YBS ile bütünleşik olarak devreye giren KDS ile değişmeye başlamıştır (Şekil 1.11). 13

18 Şekil 1.11: Karar Destek Sistemi ve Temel Bileşenleri Özellikle taktik ve stratejik düzeydeki karmaşık kararlarda KDS kullanımıyla, alınan kararların niteliği önemli ölçüde artmıştır. Bilgisayar donanım ve yazılımında kullanılan ileri teknolojiler bu niteliği daha da artırmaktadır MUHASEBE ORGANİZASYONU Genel anlamıyla organizasyon (örgütleme) belirli bir amacın gerçekleştirilmesi için yapılacak işleri, bu işlerin çalışacak kişiler arasında bölünmesini ve kişiler arasındaki ilişkilerin belirlenmesini içerir. Muhasebenin yapısal organizasyonu da, muhasebe işlevleri ile ilgili işlerin belirlenmesi, gruplandırılması, gruplara ayrılan işlerin kademeler ve kadrolar halinde düzenlenerek aralarındaki ilişkilerin kurulması ve her kadronun belirli yetkilerle donatılması ile oluşur. Bu yapısal düzenleme, olması gereken ilişkileri belirlediğinden formal (biçimsel) organizasyonu ifade eder ve organizasyon şeması veya örgüt şeması şeklinde ortaya konur. Bu şema ayrıca organizasyon el kitabı ile ayrıntılı bir niteliğe kavuşturulur. Böylece, işletmede muhasebe işlevlerini yürütenlerin yetki ve sorumluluklarının nasıl ve hangi kademeler itibariyle bölündüğü ve dağıtıldığı görülebilir. Muhasebede bilgisayar kullanımı ile örgütlemede yapısal bir değişikliğe yol açılacaktır. Bu yapısal değişiklik bilgi işlem bölümünün daha önce de değindiğimiz bağlanma yeri ve muhasebe personelinin işlevlerindeki değişikliktir. Bilgi işlem bölümünün özerk bir bölüm olarak, -mali işler bölümü dahil olmak üzere- örgütün ana bölümlerine bağlı olarak veya doğrudan mali işler bölümüne bağlı olarak işlev görmesi durumunda bilgisayarla bilgi işlemeye yönelik olarak işleyişin eşgüdümü ve personelin nitelikleri gündeme gelecektir. Unutulmamalıdır ki her zaman için muhasebe bilgi sisteminin insana ilişkin yönü, teknik yönü kadar önemlidir. İyi düzenlenmiş ve teknik olarak dengelenmiş bir sistem, insan unsurunun önemsenmemesi ve ihmal edilmesi nedeniyle, istenen sonuçları üretemez. Bu bakımdan bilgi işlem bölümüyle ilişkiler ne şekilde olursa olsun, muhasebe personelinin bilgisayar teknolojisine uyumu sağlanmalı ve teknolojiye yabancılık giderilmelidir. Bu konuda örgütlenmeye ilişkin tek bir yapı önerilemez ancak iş tanımları ve veri giriş personelinin çalışma biçimini oluşturmak önem kazanmaktadır. Burada bilgi işlem bölümünün muhasebe bölümüyle olan ilişkilerinde ortak sorumluluk ilkesi gözardı edilmemelidir. İşlemlerin hızlı düzenli ve olabildiğince hatasız yapılabilmesi bu sorumluluk ortaklığının dengeli biçimde yürütülmesine bağlıdır. İşlemler üzerinde her iki bölümden birinin personeli kontrolü tam olarak ele geçirmemelidir. Bunu önlemek amacıyla Bilgi İşlem bölümü, bilgi işlemenin bilgisayarda yürütülmesi görevi ile sınırlanmalı ve kaynak belgeler muhasebe bölümünce oluşturularak onaylanmalıdır. Sorumluluk paylaşılmalı ancak paylaşımda her bölüme sadece payına düşen sorumluluğu yerine getirecek biçimde yetki verilmelidir. 14

19 Bu durumda dikkat edilecek iki temel nokta ortaya çıkmaktadır. Bunlar; İşlemlerin yetki alanları içerisinde ve onay görerek yapılması, İşlemlerin kaydında, girdi verilerinin tamlığı ve kesinliği konusundaki muhasebe bölümü sorumluluğunun BT de yer alan kontrollerle dengelenerek desteklenmesidir. Belge ve Fiş Düzeni İşletmede, işleyen bir muhasebe sisteminin kurulması için, yetki ve sorumluluklarla donatılmış kadroların oluşturulması yeterli olmaz. Yapısal organizasyonların işleyebilmesi için iletişim düzeninin kurulması gerekir, bu nedenle her örgüt önce iletişim kanalları ile ilgili olarak çeşitli yöntem ve yordamlar geliştirir. Muhasebenin temel konusunu oluşturan işlemi (muhasebe olayı) temsil eden verilerin taşınması gerekir; söz konusu veri akışı vazgeçilmez nitelikte olup, tüm iletişimin hızlı ve eksiksiz sağlanması zorunludur. BT ler bu olanağı sağlamada oldukça gelişmiş bir yapıyı sunmaktadırlar. Ancak önemli olan, işlenmesi gerekli belgelerin BT ortamında işlenme yöntemidir. Burada muhasebe organizasyonunu gerçekleştirenlerin oldukça özenli ve dikkatli bir çalışma yapmaları zorunluluğu ortaya çıkmaktadır. Çünkü elle işlemede özellik taşıyan ve her an ortaya çıkmayan olayları da doğrudan defterlere işleme olanağı vardır. Ancak BT ortamında, bu tür özel olayların tümü önceden tasarlanmak ve öngörülmek durumundadır. Yani daha baştan ayrıntılı bir ön çözümleme yapılmalıdır. Organizasyonda daha önce kullanılmakta olan muhasebe belgelerinin yerini alacak belgeler BT ortamına uygun olarak tasarlanmalıdır. Bu tür belgelerin kullanılması yerine muhasebe olayını gösteren özgün (orijinal) belge doğrudan işlenebilmekte ya da bu belgeye ilişkin, tasarlanmış tek bir fişle giriş yapılmaktadır. Bu girişlerde iki tür yaklaşımdan söz edilebilir. Birincisi; muhasebe olayının gerçekleşmesiyle birlikte ilgili fiş girişinin anında yapılmasıdır. İkincisi ise fişlerin önceden belirlenmiş bir sayıya (veya düzeye) ulaşıncaya dek biriktirilerek ya da belirli zaman aralıkları gözetilerek (işlem yoğunluğuna göre gün sonu, hafta sonu gibi...), "toplu-yığın" işlenmesidir (batch processing). İşletmelerde BT lerin kullanımı ile birçok elden geçen çok sayıda belgenin en aza indirgenmesi sağlanmıştır. Belgelerin birçok elden geçmesi, iç kontrolü işleten bir yol olarak benimsenebilir. Ancak, bu şekilde hata yapma olasılığı da artmaktadır. BT kullanımı ile bu tür sorunlar giderilmiş olacaktır. Önemli olan, verilerin giriş birimlerinden bilgisayara, doğru olarak ulaştırılmasıdır. Bu amaçla, işlenecek her orijinal belge, onay görmeli ve işlendikten sonra da yanlışlıkla tekrar işlemeyi (duplication) önlemek için uygun yordamlar geliştirlmelidir (üzerine "işlendi" ibaresi konması gibi). Sözkonusu belgelerin bilgisayarda işlenmesinde gerekli hesaplama veya aritmetik işlemlerin tümü ise bilgisayarca (programlar aracılığıyla) yanlışsız ve ardışık olarak yapılacaktır. Organizasyon, belirlenen amaçlara en akılcı ve en gerçekçi biçimde ulaşmayı öngören bir çalışma ve kuruluş sistemi olduğuna göre, BT ler bu amaçları en iyi biçimde yerine getireceklerdir. BT ortamına özgü bir organizasyonun gerçekleştirilmesi güç ancak verimi üstündür. BT ortamındaki bir organizasyonda göze çarpan temel özellikler şu şekilde özetlenebilir: Belge düzeni köklü bir biçimde değişmiştir, Uygun bir kodlamaya ve hesap planına gereksinme duyulacaktır, Hesapların kullanılışı ile kayıt düzeni teknolojik olarak değişmiştir, Organizasyonun rapor verme ve hazırlaması değişerek mükemmelleşmiş, böylece karar alma süreci olumlu yönde etkilenmiştir, Organizasyonun işlerliği önemli ölçüde artmıştır. Düzenli bir belgelemenin sağlanması, muhasebe organizasyonuna düşen önemli bir görev olmakla beraber, tüm muhasebe sistemini etkileyen bir etmendir. Özellikle modern muhasebede, belge başkaca bir önem kazanmaktadır; çünkü ön kayıt sistemi muhasebenin temelini oluşturmaktadır. Ayrıca belgeli kayıt 15

20 tekniği ve muhasebede bilgisayar kullanımı ciltli defterlerin terk edilmesine neden olmuştur. Böylece belge önemli bir kanıtlama gücü kazanmıştır. Diğer bir deyişle, yasal muhasebe defterleri gibi kanıt işlevini yüklenmiş ve muhasebenin ayrılmaz bir parçası olmuştur. Bilgisayarlardan muhasebe kayıtlarında yararlanma olanakları da, belge organizasyonuna önem kazandırmıştır. Belge düzeninin önem kazanmasına neden olan diğer önemli bir etmen de işletmelerin büyümesi ve işletme içi değer hareketlerinin izlenmesi sorunudur. Özellikle işletme içi işlemlerde orijinal bir belgenin bulunmayışı, muhasebe organizasyonuna, işletme içi belgelerin akışının düzenlenmesi konusunda ayrı bir önem kazandırmaktadır. Belge organizasyonu, oluşturulacak belgelerin gruplanarak, iç desenleri ve işletme içi akışlarının belirlenmesini kapsar. Ancak unutulmamalıdır ki, bir belge düzeni öncelikle işletmenin iş konusu, büyüklüğü ve iş hacmi ile bağlantılıdır. Muhasebede kullanılan fişler, temel olarak "nakde bağlı olan" ve "nakde bağlı olmayan" fişler olmak üzere iki ayrımda ele alınabilir. Bunlardan nakde bağlı olanlar; kasa tahsil ve kasa tediye (ödeme) fişleri, nakde bağlı olmayanlar ise "mahsup" fişleridir. Ancak, bunların ekran çıktısı olarak tasarlanması ve görüntüde farklı renklerle verilmesi önem taşımaktadır. Hesap Planı Bilindiği gibi işletmeler, muhasebe sistemlerini tekdüzen hesap planı çerçevesi ve hesap planı doğrultusunda kurmak zorundadırlar. Tekdüzen hesap çerçevesindeki hesap sınıfları; bilanço ve gelir tablosundaki gruplama ve sıralama paralelinde düzenlenir. Hesap planı, belirli bir hesap çerçevesine ya da genel hesap planına dayanarak, kurum ve işletmelerde tutulan ana hesapları "büyük defter hesaplarını", hesapları, ashesapları ve ayrıntı hesaplarını, belirli bir sistem içinde amaca, plana, denetime uygun bir biçimde tanımlayan, kesin olarak sınırlayan ve açıklayan, aynı iş olgularının sürekli ve duraksamadan aynı hesaplara işlenmesini ve aynı hesaplarda izlenmesini sağlayan özel bir yönergedir (M.Yazıcı). Hesap planları ayrıntılı ve açıklamalı olarak düzenlenebileceği gibi, yalnız büyük defter hesaplarını içeren listeler şeklinde de düzenlenebilir. Ayrıntılı ve açıklamalı olarak düzenlenen hesap planlarında her hesabın olası karşı hesabı açıklanır. Hesap planlarında kullanılacak hesap sayısı, işletme büyüklüğü ve bölüm ve de sorumluluk alanları ile sınırlıdır. nelerdir? Bir işletmenin muhasebe organizasyonunu oluşturan temel öğeler İŞLETME BİLGİ SİSTEMLERİ VE MBS İşletmeler; Üretim, Pazarlama, Finans, Muhasebe, İnsan Kaynakları, Stok Yönetimi gibi işlevsel birimler oluşturarak, amaçlarını gerçekleştirmeye çalışırlar. Sıraladığımız bu birimlerin işlev görmesi ise herbir birimin; Gelir, nakit, satınalma, stok, ücretler, üretim gibi belirli döngüleri uygun biçimde tasarlayarak kullanmasıyla ve yine bu döngülerin uygun şekilde birbirleriyle ilişkilendirilmesiyle olanaklıdır. Sıraladığımız tüm işletme sistemleri bir biçimde muhasebe ile ilişkilidirler ve faaliyetlerinin tümü ya da önemli bir kısmı muhasebe sistemi içinde yer almak durumundadır. Çünkü yönetim, bu işletme sistemlerinin işlevlerinin, amaçlara uygun biçimde gerçekleştiğini anlamak ve karar süreçlerinde kullanmak durumundadır. Bu da bu faaliyetlerin muhasebe bilgi sistemi tarafından uygun biçimde raporlanmasıyla olanaklıdır. Bu bakımdan burada büyük defter işlemleri ile raporlama süreci üzerinde durmakla yetinerek konuyu tamamlayacağız 16

21 BÜYÜK DEFTER İŞLEME SİSTEMİ Veri Girişi ve İşleme Doğal olarak büyük defter, çeşitli işletme olaylarına ilişkin bilgi işleme sistemleriyle ilişki içindedir. Büyük defterin işlenmesi; çeşitli sistemlerden büyük deftere gelen işlem verilerinin kaydedilmesi ve finansal rapor ve tabloların yaratılmasını içerir. Uygun bir büyük defter işlemleri işleme sistemi; Tüm mali karakterli işlemleri hızlı ve tam olarak kaydetmeli, Mali karakterli işlemler uygun hesaplarda sınıflandırmalı, Hesaplar arasında borç ve alacak eşitliklerini sağlamalı (mizan), Envanter kayıtlarının yapılabilmesine olanak sağlamalı, Her döneme ilişkin finansal tabloların zamanlı ve güvenilir bir şekilde elde edilmesine olanak sağlamalıdır. Bunların başarılabilmesi için kaydetme ve raporlama döngüsünün şu fonksiyonları yerine getirmesi gereklidir. Verilerin Toplanması: Mali karakterli işlemler, muhasebe kayıtlarının temel öğesidir. Satın alma ve satış işlemleri mali karakterli işlemlere örneklerdir. Mali karakterli işlemlerin bazıları gruplandırılarak muhasebeleştirilirken; bazıları ise, tek tek muhasebeleştirilebilir. İşlemler ister gruplandırılarak, isterse tek tek muhasebeleştirilsin çeşitli formlar ve muhasebe fişleri deftere kayıtlardan önce kullanılacaktır. İşleme: Toplanan veriler muhasebe defterlerine kaydedilmeden önce bazı işlemlerden geçecektir. Bu amaçla yapılması gerekli işlemlerden biri uygun hesaba kaydedilip kaydedilmediği ile işlemle ilgili muhasebe kaydının borç ve alacak taraflarının birbirine eşit olup olmadığının kontrol edilmesidir. Ayrıca her bir mali karakterli işlemin genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine göre kaydedilmesinin sağlanması gereklidir. Bunların sağlanmasından sonra, işlem muhasebe defterlerine kaydedilecektir. Burada unutulmaması gerekli olan işlemlerin ardışık olarak kaydedilmesidir. Verilerin Saklanması: Büyük defterde, hesapların borç ve alacak taraflarına yapılan kayıt tutarları ile hesap kalanları bilgileri yer alacaktır. Hesap kalanlarının güncel olması isteniyorsa, verilerin günlük defterden büyük deftere aktarılması ile sağlanacaktır. Muhasebe Kontrollerinin Oluşturulması: Sınıflandırma (büyük deftere kayıt) muhasebe bilgi sisteminin bir parçasıdır ve belirli muhasebe kontrollerini içerir. Bilindiği gibi çift taraflı kayıt sistemi gereği hesapların borç taraflarının toplamının, hesapların alacak tarafları toplamına eşit olması gereklidir. Mizan düzenleme olarak ifade edilen bu işlem muhasebe kontrollerinden biridir. Bunun ötesinde girilen 17

22 verilerin anında kontrol edilmesi bir diğer muhasebe kontrol yöntemidir. Örneğin müşterilerin kredi sınırlarının belirlenmesi ve bu sınırlar aşıldığında uyarı alınması gibi. Finansal tabloların veya raporların belirli sıklıkla ilgililer tarafından kontrolü de muhasebe kontrollerine bir örnektir. Finansal Raporların Hazırlanması: Kaydetme ve raporlama döngüsü tarafından üretilen en yaygın finansal raporlar bilanço ve gelir tablosudur. Bunların yanında işletme faaliyetleri ile ilgili satışların maliyeti tablosu, fon akım tablosu, nakit akım tablosu, kâr dağıtım tablosu ve öz kaynaklar değişim tablosu hazırlanan diğer tablolardır. Ayrıca işletmenin yönetsel amaçlı raporlara da gereksinimi olabilir. Planlama ve kontrol amaçlı bütçeler bunlara örneklerdir. Veri ve Hesapların Sınıflandırılması ve Kodlanması: Kaydetme ve raporlama döngüsü uygun bir sınıflandırma ve kodlama sistemi ile başarılabilir. Sınıflandırma çeşitli hesapları muhasebe defterlerinde (büyük defter) izlemek için gereklidir. Kodlama ise hesapları, işlemleri, kütükleri ve diğer öğeleri tanımlamak için kullanılır. RAPOR ÜRETME SÜRECİ İşlemsel ve Yönetsel Raporlar Muhasebe kayıt sistemi tarafından üretilen finansal raporlar üç ana grupta sınıflandırılabilir. Analiz Raporları: Bu raporlar muhasebe defterlerine yapılan kayıtların doğruluğunun analiz edilmesinde kullanılmaktadır. Mizanlar bu grup raporlara verilebilecek en önemli örnektir. Diğer örnekler; her bir hesap için düzenlenecek işlem listeleri, maliyetlerin ilgili maliyet yerlerine dağıtımı tablosu ve hesapların dönemler itibarıyla karşılaştırması raporudur. Finansal Tablolar: Gerek işletme içi kullanıcılar, gerekse işletme dışı kullanıcılar için finansal tablolar hazırlanmalıdır. Bilanço, gelir tablosu, satışların maliyeti tablosu, fon akım tablosu, nakit akım tablosu, kâr dağıtım tablosu ve öz kaynaklar değişim tablosu düzenlenecek finansal tablolara örnektir. Finansal tabloları kullananların sağlıklı kararlar verebilmeleri için, finansal tabloların destekleyici dipnot bilgilerine sahip olması gereklidir. Yönetsel Raporlar: Özellikle işletme yöneticilerinin karar almalarında gerekli olan bazı raporlar da muhasebe kayıt sistemi tarafından üretilmektedir. Bu raporların birçoğunda işletmenin mevcut finansal tablolarındaki bilgiler kullanılmaktadır. Bu raporlara bir kaç örnek: Mamuller, satış bölgeleri veya pazar payları esas alınarak hazırlanan satış analiz raporları, Tahsilatları ve ödemeleri esas alan nakit analiz tabloları, Müşterileri ve alacak tahsilat sürelerini esas alan alacak analiz raporlarıdır. Hazırlanan bu yönetsel raporlar dönemsel karşılaştırmaların yapılabilmesi için bütçelenmiş rakamları da içermelidir. Dönemsel karşılaştırmanın ötesinde, işletmenin sorumluluk merkezleri arasında karşılaştırmalar yapılabilmesi için bu raporların sorumluluk merkezleri bazında da hazırlanması gerekir. Doğaldır ki, sorumluluk merkezleri bazında hazırlanan raporların ayrıca bütçelenmiş ve fiili rakamları da içermesi karar verme açısından daha sağlıklıdır. 18

23 Özet Verinin bilgiye dönüşmesi süreci, bilginin işlenmesi ile olanaklıdır. Bilgi işleme, veriyi bilgiye dönüştürme süreci veya veriyi kullanılabilir ve anlamlı kılan her türlü eylem olarak tanımlanabilir. Bilgi işlemeyi sistem kavramı içinde ele almak gerekir. Sistem, ulaşılması istenen ortak amaca uygun olarak, girdileri kabul ederek çıktılar üreten ve birbiriyle ilişkili bileşenlerden oluşan bir süreçtir. Bilgi işleme sistemi süreç olarak verilerin derlenmesi, sınıflandırılması, sıralanması, hesaplanması, karşılaştırılması, özetlenmesi, saklanması ve raporlar biçiminde kullanıcı ve karar vericilere iletilmesi, evrelerini içerir. Günümüzde veri, bilgisayar teknolojisine dayalı olarak işlenmekte ve elde edilen bilgi çıktısı aynı teknolojiyle kontrol edilmekte, saklanmakta ve yeni uygulamalarda kullanılmaktadır. Bilgiyi yaratmaya, değiştirmeye, saklamaya, kullanmaya, çoğaltmaya, paylaştırmaya, geliştirmeye, bütünleşik ve etkileşimli hale getirmeye yönelik karmaşık yapının tümü, bilgisayar temelinde işlev gören Bilgi Teknolojilerini (BT) oluşturmaktadır. BT, bilgi sistemini kendi teknolojik yapısının özelliklerine uygun olarak önemli ölçüde etkilemektedir. O halde Bu etkilenmenin Muhasebe Bilgi Sistemine (MBS) ne şekilde yansıdığını da ortaya koymak gerekmektedir. MBS, karar alıcıların gereksindiği muhasebe verisini toplayan, işleyen ve saklayarak raporlayan bir bilgi sistemdir. MBS, yönetim tarafından içsel olarak kullanılan raporları ve yatırımcılar, kredi verenler, vergi otoriteleri gibi diğer üçüncü tarafların kullandığı dışsal raporları üretir. Muhasebede bilgi sistemi yaklaşımı, bize muhasebenin defter tutmaktan çok daha geniş bir içerik taşıdığını anlatmaktadır. MBS, Yönetim Bilgi Sisteminin(YBS) bir alt sistemi olarak işlev görmektedir. MBS diğer alt bilgi sistemlerini önemli ölçüde etkileyen ve yönlendiren bir özelliğe sahiptir. MBS, YBS nin gereksindiği tüm bilgiyi ve YBS için finansal muhasebe verilerinin dış raporlama gereksinmesini yerine getiren bir sistemdir. YBS, MBS ve BT büyük ölçüde örtüşmektedirler. Yönetim kararlarının BT den etkilenişi ve destek alması sistem kavramı içinde ele alındığında karşımıza Karar Destek Sistemleri çıkmaktadır. Karar Destek Sistemleri (KDS), karar alma sürecinde bilgisayar donanımı ve yazılımı desteğiyle karar alıcının gereksindiği bilgiyi üreterek sunan ve bu şekilde yönetime karar desteği sağlayan etkileşimli sistemlerdir. Genel anlamıyla organizasyon (örgütleme) belirli bir amacın gerçekleştirilmesi için yapılacak işleri, bu işlerin çalışacak kişiler arasında bölünmesini ve kişiler arasındaki ilişkilerin belirlenmesini içerir. Muhasebenin yapısal organizasyonu da, muhasebe işlevleri ile ilgili işlerin belirlenmesi, gruplandırılması, gruplara ayrılan işlerin kademeler ve kadrolar halinde düzenlenerek aralarındaki ilişkilerin kurulması ve her kadronun belirli yetkilerle donatılması ile oluşur. İşletmede, yapısal organizasyonların işleyebilmesi için iletişim düzeninin kurulması önemli bir gerekliliktir. Bu nedenle her örgüt önce iletişim kanalları ile ilgili olarak çeşitli yöntem ve yordamlar geliştirir. BT ler bu olanağı sağlamada oldukça gelişmiş bir yapıyı sunmaktadırlar. Ancak önemli olan, işlenmesi gerekli belgelerin BT ortamında işlenme yöntemidir. Öte yandan işletmeler, muhasebe sistemlerini tekdüzen hesap planı çerçevesi ve hesap planı doğrultusunda kurmak zorundadırlar. Yönetim, işletme sistemlerinin işlevlerinin, amaçlara uygun biçimde gerçekleştiğini anlamak ve karar süreçlerinde kullanmak durumundadır. Bu da bu faaliyetlerin muhasebe bilgi sistemi tarafından uygun biçimde raporlanmasıyla olanaklıdır. 19

24 Kendimizi Sınayalım 1. Aşağıdakilerden hangisi Muhasebe Bilgi Sisteminin ürettiği raporları kullanan üçüncü taraflardan biri değildir? a. Yatırımcılar b. Bankalar c. Vergi otoriteleri d. İşletme yönetimi e. Finans kurumları 2. Aşağıdakilerden hangisi Muhasebe bilgi sistemi sürecini doğru olarak göstermektedir? a. Toplama-İşleme-Saklama-Raporlama b. Toplama-Saklama-Raporlama-İşleme c. Saklama-Toplama-İşleme-Raporlama d. İşleme-Saklama-Raporlama e. İşleme-Saklama-Toplama-Raporlama 3. Veri ile Bilgiyi ayıran temel özellik aşağıdakilerden hangisidir? a. Verinin sembollerden bilginin gözlemlerden oluşması b. Bilginin anlam taşımaması Verinin anlamlı olması c. Verinin işlenmiş olması Bilginin işlenmemiş olması d. Verinin saklanabilmesi bilginin saklanamaması e. Verinin işlenmemiş olması bilginin işlenmiş olması 4. Ulaşılması istenen ortak amaca uygun olarak, girdileri kabul ederek çıktılar üreten ve birbiriyle ilişkili bileşenlerden oluşan sürece ne ad verilir? a. Değerleme b. Saklama c. Derleme d. Sistem e. Kayıtlama Bilgisayar temelinde işlev gören ve bilgiyi dönüştürerek kullanmaya yönelik karmaşık yapıya ne ad verilir? a. İletişim b. Sistem c. Bilgi teknolojisi d. Muhasebe bilgi sistemi e. Donanım 6. Bilgisayarla bilgi işleme sistemi, temel işlevlerini yerine getirebilmek için aşağıdaki hangi temel öğelere gereksinim duyar? a. Donanım, entegre devreler, yazılım b. Donanım, yazılım c. Personel, yazılım, sistem d. Donanım, geribildirim, yazılım e. Donanım, yazılım, personel 7. Aşağıdakilerden hangisi veri derleme için uygun bir örnek olabilir? a. Faturaların türlerine göre gruplandırılması b. Defterlerin işlenmesi c. Sipariş belgelerinin hazırlanması d. Finansal tabloların hazırlanması e. Geribildirim 8. İşletmenin diğer işletmelerle ve/veya diğer kişilerle olan ticari kaynaklı ilişkilerini izlemeye yoğunlaşmış olan muhasebe aşağıdakilerden hangisidir? a. Yönetim muhasebesi b. Finansal muhasebe c. Devlet muhasebesi d. İhtisas muhasebesi e. Maliyet muhasebesi 9. Aşağıdakilerden hangisi yönetim muhasebesinin sorumluluk alanına girmez? a. Kayıt b. Kontrol c. Değerlendirme d. Analiz e. Planlama

25 10. Nakit analiz tabloları nı niteleyen aşağıdakilerden hangisidir? a. Analiz raporu b. Kar/Zarar tablosu c. Nakit akım tablosu d. Öz kaynaklar değişim tablosu e. Yönetsel rapor Kendimizi Sınayalım Yanıt Anahtarı 1. d Yanıtınız yanlış ise Giriş ve Muhasebe Bilgi Sistemi başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 2. a Yanıtınız yanlış ise Muhasebe Bilgi Sistemi başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 3. e Yanıtınız yanlış ise Veri ve Bilgi Kavramları başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 4. d Yanıtınız yanlış ise Bilgi İşleme ve Sistem başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 5. c Yanıtınız yanlış ise Bilgi Teknolojisi Nedir? başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 6. e Yanıtınız yanlış ise Bilgi Teknolojisi Nedir? başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 7. c Yanıtınız yanlış ise Muhasebe Bilgi Sistemi başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 8. b Yanıtınız yanlış ise YBS ve MBS İlişkisi başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 9. a Yanıtınız yanlış ise Yönetim Muhasebesinin Amaçları başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 10. e Yanıtınız yanlış ise İşlemsel ve Yönetsel Raporlar başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. Sıra Sizde Yanıt Anahtarı Sıra Sizde 1 Üretim, hammaddenin üretim sürecine girmesiyle başlar. Daha sonra Yarı Mamul ve ardından da Mamul oluşur. Bu süreçte Hammaddelerin dışında, İşçilik Maliyetleri ve Genel Üretim Maliyetleri de mamule yüklenerek mamulün maliyeti elde edilir. Bir üretim bilgi sistemi tüm bu süreci evreler halinde izleyerek sonuçları kullanıcılara ileten bir süreçtir. Sıra Sizde 2 Optimum yeterliliği ve etkinliği sağlamak için süreci her aşamada izlemek ve gerekli düzeltmeleri gerçekleştirmek bir bilgi sisteminin önemli bir görevidir. Kontrol edilmemiş bilgi kullanılır nitelikte değildir. Sıra Sizde 3 Yönetim muhasebesi finansal ve finansal olmayan bilgilerin geribildirimi ve ölçümüyle yönetim kararlarına ve planlamaya yardımcı olur. Bu yapısıyla, işletme işlevlerine ilişkin bilgileri planlayan, kontrol eden ve düzelten YBS ile sıkı bir bağ oluşturmaktadır. Temel bağlantı ise karar almadır. Sıra Sizde 4 Bir işletmenin muhasebe organizasyonu temel olarak; muhasebe bölümü personeli, belge ve fiş düzeni, defterler, hesap planı ve bilgi teknolojilerinin işlevsel bir biçimde biraraya getirilmesiyle oluşur. 21

26 Yararlanılan Kaynaklar Bodnar, George H. Accounting Information Systems, Hopwood William S. Prentice Hall. Englewood Cliffs, New Jersey, Cushing, E. Barry Accounting Information Systems, Marshall B. RomneyAddison-Wesley, Publishing Co. Massachusetts, Erdoğan, Melih Bir Bilgi Sistemi Olarak Muhasebe, Eskişehir Anadolu Üniversitesi İ.İ.B.F. Dergisi, Cilt VI, Sayı 2. Erdoğan Melih, Erdoğan Nurten, Muhasebede Bilgisayar Kullanımı, Birlik Yayıncılık, Eskişehir 1999 Gelinas, Ulric J. Accounting Information Systems, Oram, Allan E.Thomson, South- Western Publishing, 2008 Köksal, Aydın Bilişim Terimleri Sözlüğü, Ankara Üniversitesi Basımevi, Ankara, Mawdudur, Rahman Accounting Information Systems, Halladay, Maurice Printice- Hall International Editions, New Jersey, Steve G. Sutton Advances in Accounting Information (Editör)Systems, JAI Press Inc., London, Wilkinson, W. Joseph Accounting and Information Systems, John Willey Sons Inc., New York, Yazıcı, Mehmet Tekdüzen Hesap Çerçevesinin Muhasebe Eğitiminde ve Bilgisayar Uygulamasındaki Önemi, IX. Muhasebe Eğitimi Sempozyumu, Uludağ Üniversitesi Basımevi, Bursa,

27

28 2 Amaçlarımız Bu üniteyi tamamladıktan sonra; Muhasebe yazılımların, işletme süreçleri içindeki önemini açıklayabilecek, İnternet ve mobil teknolojilerindeki gelişimin yazılım dünyası üzerindeki etkilerini belirleyebilecek, Web tabanlı yazılımlar, sanallaştırma ve bulut sistemlerini tanımlayabilecek, Bulut bilişim hizmet modelleri Iaas, Paas ve Saas yapılarını açıklayabilecek, XML, XBRL ve ixbrl yapılarını ve muhasebe için önemini ifade edebilecek, Muhasebe ve finansal verilerin raporlanmasında kullanılan mevcut raporlama formatlarını, bu formatların bilgi işleme süreçlerindeki eksikliklerini ve XBRL yapısı ile farklarını açıklayabilecek bilgi ve becerilere sahip olabilirsiniz. Anahtar Kavramlar Muhasebe Yazılımları Bilgi Teknolojilerindeki Gelişmeler XML XBRL ixbrl SaaS, IaaS, PaaS Sanallaştırma Bulut Bilişim İçindekiler Giriş Muhasebe ve Muhasebe Yazılımların Önemi Muhasebe Yazılımlarına Yön Veren Gelişmeler XBRL INLINE XBRL Muhasebe Yazılımları 24

29 Bilgi Teknolojileri ve Muhasebe Yazılımları GİRİŞ Bu ünitede teknolojik gelişmeler ve bu gelişmelerin muhasebe yazılımları üzerinde oluşturduğu etkiler açıklanarak, son yıllarda muhasebe yazılımlarını etkileyen ve yön veren çalışmalar ve yenilikler anlatılacaktır. Bu amaçla öncelikle; bilgi teknolojilerde son gelişmeler anlatılacak daha sonra Web tabanlı yazılımlar, sanallaştırma ve bulut bilişimin yapıları anlatılacaktır. Daha sonra dünya üzerinde finansal raporlamada ortak bir dil olarak kullanımı girerek yaygınlaşmakta ve giderek zorunluluk haline gelmeye başlayan XBRL yapısı anlatılacaktır. Son olarak ülkemizde muhasebe alanında yaygın olarak kullanılan yazılımlardan ön plana çıkanlar ve bu yazılımları geliştiren firmalar hakkında bilgi verilecektir. MUHASEBE VE MUHASEBE YAZILIMLARIN ÖNEMİ Günlük hayatımızda elimizdeki parayı gereğinden önce harcadığımızda, ilerde bizim için nakit ihtiyacı sorunları oluşturabileceğini hepimiz yaşamışızdır. İşletmeler için ise bu durum kendi muhasebemizi planlamamızdan çok daha karmaşık yapıdadır. Biz bireysel olarak sadece kendimiz veya ailemizden sorumlu olduğumuz için oluşabilecek sorunları kendi içimizde çözebiliriz. Buna karşılık bir işletme varlığını sürdürebilmek için tüm süreçlerini olabildiğince düzgün işlemesini sağlaması gerekmektedir. İşletmenin varlığının devamı ve gelişmesi yöneticilerin aldıkları kararlara bağlıdır. Yöneticilerin karar alırken işletme içi bölümlerden şirket için faaliyetlerle ilgili bilgiye ihtiyaç duyar. Yöneticilerin ihtiyaç duyduğu bilgi, işletme içi muhasebe bölümü dışındaki diğer bölümlerden de karşılanmasına rağmen, yönetim seviyesinde alınan kararların genellikle finansal veriler üzerinden alınması nedeniyle genellikle muhasebe bölümünden elde edilir. Bu nedenle muhasebe ve muhasebe bölümü işletmeler için çok önemlidir. Yöneticilerin aldıkları kararların sağlıklı olması şirket içi bilgi akışında doğru verinin zamanında elde edebilmesine bağlıdır. İşletme içi bilgi akışının güvenilir ve hızlı bir şekilde olması, sadece gelişmiş, entegre çalışan muhasebe programları sayesinde sağlanabilir. Bu da muhasebe yazılımlarının giderek önemli hale gelmesini sağlamıştır. Zaman içinde muhasebe yazılımları giderek geliştiği gözlenmektedir. Bunun en önemli nedeni, eskiden işletmeler faaliyetlerini kendi bölgesinde ve sınırlı alanlarda yürütüyorken, günümüzde globalleşmenin etkisi ile sınırların ortadan kalkması ve teknolojideki gelişmelerin de etkisiyle kendilerini global bir pazar içinde, daha hızlı ve rekabetçi bir ortamda bulmalarıdır. Muhasebe alanındaki faaliyetlerin artması ve çeşitlenmesi sonucu işletmeler faaliyetleri ile ilgili gerçek, doğru veriyi tam ve zamanında elde edememeye başlamıştır. Bu durum beraberinde yönetimin doğru ve zamanında kararlar alamamasına veya aldığı kararların hatalı olmasını neden olmuştur. Tüm bu süreçlerin üstesinden gelebilmek için işletmelerin yardımına muhasebe alanında oluşturulan yazılımlar gelmiştir. Muhasebe yazılımlarının işletmelerin faaliyetlerinde getirdiği birçok olumlu etkisi vardır. Muhasebe sürecinde getirdiği en olumlu etki, işletmelerde gerçekleştirilen muhasebe işlemlerini çok basitleştirmesi ve kolaylaştırmasıdır. Yazılımların kullanıcıların işlemleri kolayca gerçekleştirebileceği ara yüzlere sahip olması, işlemlerin daha kolay ve hızlı gerçekleştirilebilmesini sağlamaktadır. Yazılımların sağladığı bir diğer avantaj istenen veriye hızlı erişim sağlayabilmesidir. Eskiden defterlerde tutulan veriler günümüzde 25

30 gelişmiş veri tabanların da saklanmaktadır. Verilerin dijital olarak saklanması, istenildiği zaman dijital olarak kolay ve hızlı bir şekilde ulaşılabilmesini sağlamıştır. Muhasebe yazılımlarının getirdiği bu tek tuşla erişim imkanı, işletmelerde çok büyük zaman ve işgücü tasarrufu sağlamaktadır. Muhasebe yazılımların getirdiği bir diğer fayda muhasebe alanında gerçekleştirilen uzmanlık gerektiren, çok karmaşık ve uzun zaman gerektiren işlemlerin artık yazılımların içinde otomatik olarak gerçekleştiriliyor olmasıdır. Örneğin bir işletmede basit bir başa baş noktası analizinin eski sistemde bilgisayar kullanmadan kağıt üzerinde gerçekleştirildiğini düşünelim. Bu işlemi gerçekleştirebilmemiz için öncelikle analizi yapabilecek muhasebe bilgisine sahip en az bir personelin olması gerekmektedir. Daha sonra analizin gerçekleştirilebilmesi için gerekli verilerin elde edebilmesi ve manuel olarak analizin yapılması gerekmektedir. Tüm bu sürecin tam olarak tamamlanması için harcanan zaman ve emek işletmeye doğrudan maliyetler yüklemektedir. İstenen bilginin elde edilmesi sürecinin uzun sürmesinin işletmeye yüklediği doğrudan maliyetlerin yanında, istenen bilginin doğru, tam ve zamanında elde edilememesi nedeniyle yönetim tarafından alınan kararlarda hatalar oluşabilmesi veya verilen kararların zamanında alınamamasından dolayı elde edilebilecek avantajların kaçırılabilmesi gibi dolaylı yoldan zararları da olabilmektedir. Muhasebe sürecinde oluşan verilerin, işletmenin faaliyetleri sürecinde ve ileriye yönelik alınacak kararların belirlenmesindeki yeri çok önemlidir. Bu nedenle sistem içerisindeki verilerin doğruluğu çok önemlidir. Hatalı girilen bir verinin fark edilmemesi, zaman içinde tüm süreci etkileyecek büyük sorunların oluşmasına neden olabilir. Muhasebe yazılımları sayesinde verilerinin muhasebe bilgi sistemlerine girişi bir defa yapılmaktadır ve ihtiyaç duyulan her yerde doğrudan kullanılabilmektedir. Her işlem için aynı verinin tekrar tekrar girilmesine ihtiyaç kalmaması, verinin farklı amaçlar için girilmesi sırasında oluşabilecek maddi hataların önüne geçmektedir. Muhasebe yazılımların sağladığı bir diğer avantaj da yazılımın ürün halinde sunulmadan önce, sistem içindeki gerçekleştirdiği işlemlerin doğruluğunun test edilmiş ve denetlenmiş olmasıdır. Yazılımın kodlamasında hatalı bir işlem yapılmadıkça sistem içindeki verilerin güvenilirliği kesindir. Yazılımların birçok kullanıcı tarafından aktif olarak kullanılıyor olması, program üzerinde yapılmış olan hatalı kodlamaların (bug) daha çabuk ortaya çıkmasına ve hatanın hızlı bir şekilde düzeltilmesini sağlamaktadır. Muhasebe yazılımları işletme yazılımları içinde en önemli çarkı oluşturmaktadır. Bu çark ne kadar büyük ölçekli olursa diğer süreçler ile daha entegre çalışabilmektedir. Çarkların büyüklüğü yazılımların boyutudur. Bir yazılımın boyutu sahip olduğu işlem gücü ve gerçekleştirdikleri farklı işlem sayısına göre değişir. Bazı yazılımlar sadece işletmede geleneksek muhasebe verilerini tutmakta iken, diğer bir yazılım tüm işletme süreçlerini yönetebilecek sistemlere dönüşebilmektedir. ERP sistemleri en gelişmiş muhasebe yazılım sistemleridir. Bir yazılımın gücüne belirleyen bir diğer etmende, yazılımın işletmede bulunan diğer yazılımlar ile entegre olarak çalışıp çalışamamasıdır. Bir muhasebe yazılımının diğer yazılımlarla entegre çalışabilmesi iki farklı şekilde gerçekleşebilir. Bunlardan ilki muhasebe yazılımını yapan firma ile diğer yazılımları yapan firmanın aynı olmasıdır. Bunun nedeni yazılım firmalarının kendi ürünleri arasında ortak veri transferini gerçekleştirebilecek özellikleri yazılımlarına dahil etmesidir. Yazılımların birbiri ile entegre çalışabilmesi, firmanın ürününe alan bir işletmenin ihtiyaç duyduğu başka bir yazılımı da aynı firmanın ürünlerinden seçmesini teşvik etmektedir. Diğer bir yol ise yazılımın dışarıdan aldığı ve dışarıya sunduğu verilerin genel kabul görmüş veri formatlarında olmasıdır. Örneğin XML yapısı dünya üzerinde veri transferler işlemlerinde en yaygın kullanılan standart bir yapıdır. MUHASEBE YAZILIMLARINA YÖN VEREN GELİŞMELER Geçmişten günümüze yazılım dünyasını incelediğimizde zaman içinde sürekli kendini yenilediğini görürüz. Bunun nedeni, teknolojik gelişmelere paralel olarak yazılım sistemlerinin de sürekli gelişmesidir. Günümüzden, çok fazla değil, 15 yıl öncesine kadar birçok yazılımı DOS işletim sistemi tabanında siyah ekranlar üzerinde çalışırken, gününüzde görsel ve işlevsel olarak çok gelişmiş ara yüzlere sahip yazılımlar kullanıyoruz. Son yıllarda yazılım dünyasını ve muhasebe yazılımlarını etkileyen en önemli gelişmeler internet ve mobil teknolojilerindeki gelişmeler, web tabanlı yazılımların ortaya çıkması, sanallaştırma ve bulut bilişim yapılarının oluşması ve veri transfer işlemlerinde standartlaşma sağlayan XML ve XBRL yapısının kullanımıdır. 26

31 İnternet ve Mobil Teknolojilerindeki Gelişim Yaşantımızın her alanında dijital teknolojinin girdiğini görmekteyiz. Dijital dünyadan günlük hayatımıza en çok internet, televizyon ve mobil cihazlar etkilemektedir. Bu cihazların günlük hayatımızda kapladığı süre giderek artmaktadır ve kullanımı yaşantımızda giderek bağımlılık haline gelmektedir. Günlük yaşantımızda en çok yer kaplayan cihaz televizyonlardır. Yaşantımızda o kadar yer etmiştir ki, giderek evde kaldığımız anlarda onu açmadan duramaz hale geliyoruz. Sabah programları, diziler yaşantımızda en önemli konular haline geldi. Bazı durumlarda ülkenin en önemli maddeleri arasına bile girdi. Dijital teknolojilerin yaşantımızda daha fazla yer elde etmesini sağlayan bir diğer etmen de internettir. İnternet teknolojilerinde yaşanan hızlı gelişme, günümüzde internet bağlantısını ülkemizdeki her yere yayılmasını sağlamıştır. İnternet hızında artış ve bağlantı maliyetlerinin düşmesi sonucu internet, her eve girecek kadar yaygın bir kullanım potansiyeline ulaşmıştır. Bağlantı teknolojisinde ışık hızında bağlantı imkanı veren en gelişmiş teknolojilerden fiber optik bağlantısı, evlere kadar yayılmıştır. Türkiye istatistik kurumunun nisan 2012 de yaptığı çalışmada hanelerin %43,2 sinde geniş bant internet erişim imkanının olduğunu göstermiştir. Ayrıca mobil şebekeler üzerinden gerçekleştirilen internet bağlantı hızları da kablolu bağlantı hızlarına yaklaşmıştır. İnternet pazarından daha fazla pay kapmak için mobil iletişim şirketleri ile kablolu internet hizmeti veren şirketler arasında rekabet beraberinde daha fazla yatırımı, daha hızlı internet erişimini ve maliyetlerin daha fazla düşmesini getirmiştir. İnternetin yaygınlaşması ve hızındaki artış bizim sanal dünyadan daha fazla yararlanmamızı sağlayarak internet üzerinde geçirdiğimiz sürenin daha fazla artmasını sağlamıştır. İnternet sayesinde eskiden basılı materyaller üzerinde okuduğumuz gazeteler, dergiler, kitaplar ve hatta yemek tarifleri, dışarda arkadaşlarımızla oynadığımız tavla, okey gibi oyunlar, arkadaşlarımızla buluşup gittiğimiz tiyatro, sinema gibi kültürel etkinlikler, mağaza mağaza gezip yaptığımız alışverişler, arkadaşlarımızla yüz yüze gerçekleştirilen muhabbetler ve bunlara benzer birçok şeyi artık evimizden çıkmadan bilgisayar başında gerçekleştirir duruma geldik. Dijital iletişim teknolojilerinde internetin gelişme süreci gibi hızlı bir gelişim gösteren diğer bir gelişim mobil iletişim teknolojilerinde gerçekleşmiştir. Mobil sistem teolojilerindeki gelişmenin ne kadar hızlı olduğunu en iyi cep telefonlarındaki gelişmeyi bakarak anlayabiliriz. Ülkemize ilk cep telefonu konuşması 1994 yılında gerçekleştirilmiştir. O tarihte cep telefonları ile sadece konuşma yapılabilirken günümüzde cep telefonları bir bilgisayarın yaptığı tüm işlemleri gerçekleştirebilecek kadar güçlenmişlerdir. Yapılan araştırmalarda ortalama cep telefonun ömrünün 2 yıl olduğu görülmektedir ve bu süre birçok teknolojik cihazın kullanım ömründen çok kısadır. Cep telefonu ömrünün bu kadar kısa olması teknolojisindeki hızlı gelişimden kaynaklanmaktadır. Eski cihazlar kullanım ömrü bitmeden daha gelişmiş özellikler taşıyan yeni çıkan ürünler ile değiştirilmektedir. Mobil teknolojilerinin insanlar tarafından çok çabuk benimsenmesi, pazarın çok çabuk büyümesini sağlamıştır. Büyük bir pazar haline gelen iletişim sektörü beraberinde rekabeti de ortaya çıkarmıştır. Cep telefonu firmaları rekabete ayak uydurabilmek için sürekli yeni modeller geliştirip piyasaya sunmak zorunda kalmıştır. Mobil cihazlar gelişen teknolojileri ile sağladığı imkanlar sayesinde hayatımızda olmazsa olmaz bir yer elde etmiştir. Yapılan son araştırmalara bakıldığında ülkemizde aktif cep telefonu abonesinin 70 milyonu geçtiği, cep telefonu sayısının da 150 milyon üzerinde olduğu görülmektedir. İnternet erişiminin cep telefonları üzerinden gerçekleştirilebilir hale gelmesi telefonu konuşarak iletişim sağlama aracı olması yanında artık bilgiye erişim aracı haline gelmesini sağlamıştır. Ülkemizde mobil internet kullanıcısı sayısının da son bir yıldı %80 artarak 11 milyona ulaşması, bunu doğruluğunu göstermektedir. Türkiye istatistik kurumunun nisan 2012 de yaptığı bir çalışmada, internet kullanan hanelerin %29,5 inde 3G bağlantılı internet erişiminin olduğu ortaya çıkmıştır. Ülkemizde mobil teknolojilere hızlı bir entegrasyon olması mobil sektöründe hizmet veren firmalarında daha çok rekabet etmesini neden olmuştur. Bu rekabet sayesinde, mobil teknolojilerin kullanımına gelişmiş ülkelere göre daha geç başlamamıza rağmen şu anda onlarla aynı seviyeye, bazı yönlerden ise daha iyi duruma geldik. Örneğin ülkemizde sağlanan mobil internet bağlantısı hızı, gelişmiş bazı ülkelerden daha hızlı konuma gelmiştir. Dünya bankasının 2012 yılında açıkladığı son rapor, mobil internet bağlantı hızının ABD, Almanya, İtalya gibi gelişmiş ülkelerden daha hızlı olduğunu göstermiştir. Aynı zamanda kişi başına düşen data kullanımın da bu ülkelerin çok ilerisinde olduğunu göstermektedir. Yine aynı raporun verilerine göre dünya nüfusunun %90 ı cep telefonu kapsamı alanı içinde olduğu ve dünyada her dört insandan üçünde cep telefonuna ulaşma imkanının olduğunu göstermektedir. 27

32 Bilgi teknolojilerinin gelişmelerin insanların beklentileri üzerindeki yarattığı etkiler yazılım dünyasını da etkilemiştir. İnsanların her zaman daha fazlasını elde etmeyi istemesi, yazılım dünyasının da sürekli daha iyiyi sunmak için kendini geliştirmesini neden olmaktadır. Yazılım dünyasında ilk oluşturulan yazılımlar masaüstü yazılımlar olarak tanımladığımız hiç bir internet bağlantısı gereksinimi duymadan doğrudan kurulduğu bilgisayar üzerinde çalışan yazılımlardı. Çok yakın zamana kadar oluşturulan yazılımlar genellikle kurulduğu bilgisayar üzerinde veya intranet (şirket içi ağ) yapısı üzerinden kullanılabiliyordu. Yazılımların bu şekilde oluşturulmasının asıl nedeni, yazılımı kullanabilmemiz için yazılımın çalıştığı bilgisayara sadece bu şekilde erişilebiliyor olmasıydı. Yazılımın uzaktan kullanılabilmesi için gerekli olan hızlı bir ağ bağlantısı imkanı sağlanamamaktaydı. Gelişen teknoloji ile internet ve mobil teknolojilerin bağlantı hızlarındaki artış ve yaygın erişim imkanının sağlanması, insanlar üzerinde bilgiye istediği yerden erişebilme düşüncesi oluşturmuştur. Yazılımlarının internet üzerinden kullanımının önündeki en önemli engel olan hızlı ve güçlü bağlantı yapısının oluşturulmasının önündeki engelin ortadan kalkması ve insanların mekan sınırı olmadan online olarak işlemlerini yürütebilme isteği masaüstü programlarında online kullanılabilme ihtiyacını ortaya çıkarmıştır. Bu ihtiyaç üzerine yazılım firmaları yeni bir alan olan web üzerinde çalışacak yazılımlar geliştirmeye başlamıştır. İnsanlar tarafından web tabanlı yazılımların oluşturulması yönünde isteğin giderek artmasını neden olan etmenleri açıklayınız. Web Tabanlı Yazılımlar Web tabanlı yazılımlar kişilerin kullandıkları yazılıma online olarak internet üzerinden eriştiği yazılımlara verilen genel addır. Web tabanlı yazılımları elde etmenin iki yöntemi vardır. Bunlardan biri On-Premise olarak adlandırılan yazılımın satın alınması, lokal sistemin üzerinde kurulumu ve çalıştırması yöntemi, diğeri ise On-Demand olarak adlandırılan lokal sunucu üzerinde değil uzak lokasyonda servis sağlayıcıların sistemi üzerinde yazılımın barındırılması ve kullanımıdır. On-Demand sistemler genel olarak süre bazlı, sistemi erişim sağlayacak kullanıcı sayısına veya sistemin barındırabileceği yük miktarına göre ücretlendirilerek web üzerinden online olarak kullanılır. İki sisteminde günümüzde avantaj ve dezavantajları vardır. Fakat gelişen teknolojik imkanlar ve bunun sonucu olarak internet yaygınlığı ve hızındaki artış giderek On-Demand sistemleri daha avantajlı hale getirmektedir. On-Demand sistemler günümüzde SaaS (Software As a Service - Yazılım Olarak Servis) olarak adlandırılmaktadır. İki yöntemin günümüz koşullarında kendi içindeki avantajları aşağıdaki gibidir. On-Premise sistemlerin avantajları; Yazılım bir defaya mahsus satın alındığından tamamen işletmeye ait bir yazılım olmaktadır. Yazılım şirketin ihtiyaçlarını karşıladığı sürece istenildiği kadar şirket tarafından kullanılabilmektedir. Herhangi bir süre sonunda yazılımın çalışmaması durumu olmamaktadır. On-Demand yazılımlara göre daha geniş ürün yelpazesine sahiptir. Yazılım için herhangi bir süre kullanımı sonunda güncellemeler dışında ek bir ücret ödenmemektedir. İşletme yazılımın imkan sağladığı ölçüde, istediği eklentiler ve düzenlemeleri yazılım üzerinde gerçekleştirebilir. Örneğin özel raporlama formlarının yazılım sağladığı Api lerinin kullanılması ile oluşturulması Yazılım lokal sistem üzerinde çalıştığı için dış internet bağlantısında yaşanabilecek kesintilerden etkilenmeyecektir. 28

33 On-Premise yazılımlar içerdiği modüller ve modüllerin içerikleri bakımından On-Demand sistemlerden daha üstündür. Büyük işletmelerin gerçekleştirdiği tüm faaliyetlerdeki süreçlerin paket program şeklinde doğrudan karşılanamaması durumunda, ERP sistemlerinde olduğu gibi On-Premise yazılımlar işletmeler ve yazılım firmalarının ortak çalışmaları yeniden düzenlenerek işletmeler için özelleştirilebilir. On-Demand sistemlerin avantajları; Yazılım, satın alınan firmanın sunucuları üzerinden web üzerinden online erişim sayesinde çalıştığından dolayı, yazılımı kullanan işletmenin sistemi kendi lokal sistemlerinde çalıştırabilecek yeterlilikte teknolojik alt yapısının olmasına gerek yoktur. Yazılımın kurulması ve stabil çalışmasını sağlamak için gerekli olan teknik ve uzman personele gerek yoktur. Sistem alt yapısının ve güvenliği için yıllar içinde gereksinim duyulacak alt yapı yenileme maliyetlerine gerek duyulmayacaktır. Teknik / uzman personel ihtiyacının daha az olması ve sistemin çalışması için gerekli olan teknolojik alt yapı maliyetinin On-Premise sistemlere göre çok düşük olmasından dolayı başlangıç maliyeti çok düşüktür. Şirket, yazılımın kullanım hakkına, kiralama yöntemiyle anlaşma şartlarında belirlenen süreler içinde sahip olacağı için, yazılım için başlangıç aşamasında ödeyeceği ücret çok daha az olmaktadır Sistemin kullanılmaya başlaması için kurulum ve yapılandırma süresi gibi bir zamana ihtiyaç yoktur. Anında web üzerinden kullanıma başlayabilir. Yazılıma erişim ek bir ara katman veya uygulama gerektirmeden internet bağlantısı olan her yerden sağlanabilmektedir. Yazılım üzerinde merkezi sistem üzerinde yapılan güncellemeler sayesinde, tüm kullanıcılar ek bir işlem gerçekleştirmeden doğrudan yazılımın güncel versiyonuna kullanmaya başlar. İşletmenin sistem üzerindeki tüm verilerini barındırma ve koruma işlemleri yazılım firması üzerindedir. İşletmenin verilerini yedeklenmesi ve korunması için ek bir maliyete katlanmasına gerek duyulmayacaktır. İşletme aynı zamanda elektrik kesintisi, yangın gibi yazılım sistemine zarar verebilecek veya geçici olarak durmasına neden olacak etmenlere karşı da ek tedbirler almak zorunda kalmayacaktır. İşletme olumsuz bir durum sonucunda verilerini kaybetmesi durumunda anlaşmalar koşullarında yazılım firmasına hesap sorabilir ve maddi zararını karşılayabilecektir. İki sisteminde kendi içinde diğerine göre avantajlı özellikler içermekle birlikte bilgi teknolojilerindeki hızlı gelişme göz önüne alındığında gelecekte On-Demand sistemlerin giderek daha yaygınlaşacağı düşünülmektedir. On-Demand sistemlerin giderek gelişmesi bilgi teknolojilerindeki sanallaştırma teknolojilerindeki gelişmesi sayesinde olmuştur. Sanallaştırma teknolojileri sayesinde sadece yazılımların servis olarak sağlanmasının yanında bilgi ve teknolojinin de servis olarak paylaşılmasını amaçlayan bulut bilişim kavramını ortaya çıkarmıştır. Sanallaştırma ve Bulut Bilişim Bulut Bilişim (Cloud Systems, Cloud Computing), bilişim teknolojileri arasında ortak bilgi ve teknoloji paylaşımını sağlayan hizmetlere verilen genel addır. Bulut bilişimin bilgiyi ve teknolojiyi alt yapı hizmeti olarak sunma ilkesi, bilgi teknolojilerindeki sanallaştırma (Virtualization) sistemine dayanır. Sanallaştırma teolojileri günümüzde bütün büyük BT işletmelerinde kullanılmaya başlanan bir teknolojidir. 29

34 Sanallaştırma Sanallaştırma basit olarak işletim sistemleri, depolama sistemleri ya da ağ yapılarında bir fiziksel kaynağın sanal olarak bölümlere ayrılması ve birden fazla kaynak olarak kullanılabilmesi temeline dayanır. Geçmişi 1967 yılında ilk kez IBM firmasının Mainframe sistemlerinde birden fazla kullanıcıya aynı anda hizmet vermesine dayanmaktadır. İlk kez kullanıma başlaması uzun yıllar öncesine dayanmasına karşı asıl ilerlemesini son 10 yıl içinde gerçekleştirmiştir. Sanallaştırma çalışmaları yazılım ve donanın üzerinde sanallaştırma olarak iki bölüme ayrılır. Yazılım üzerine sanallaştırma işletim sistemlerinin programlar gibi başka bir işletim sistemi üzerinde çalışabilmesi sayesinde sağlanır. Yazılım sanallaştırmalarında en yaygın kullanılan yazılımlara Vmware, Virtual PC, VirtualBox ve Parallels örnek olarak verilebilir. Yazılım sanallaştırmaların getirdiği en büyük fayda bir fiziksel donanım üzerinden birden fazla sistemin çalışmasını sağlamasıdır. Donanım üzerinde sanallaştırma işlemi de, yazılım üzerine sanallaştırmadan farklı olarak fiziksel donanım üzerine kurulan yazılımlar ile bir donanımı sanal olarak bölümlere ayırıp farklı fiziksel donanımlar gibi çalıştırılmasıdır. Asıl makinadaki donanımlar, oluşturulan sanal makinalar tarafından ortak olarak kullanılmaktadır. Donanım sanallaştırması ile bir makinanın, birbirinden bağımsız birçok fiziksel makina varmış gibi kullanılması imkanı doğmaktadır. Küçük bir işletmenin kendi içinde kuracağı basit bir bilgi işlem sisteminin sanallaştırma kullanılarak ve sanallaştırma kullanmadan nasıl kurulacağını örnek olarak verebiliriz. İşletmenin sanallaştırma kullanmaması durumunda işletme, yazılımını kuracağı, verilerini saklayacağı, güvenlik duvarı yazılımlarını kuracağı, e-posta, dosya yönetim sistemi farklı ihtiyaçlarını karşılayacağı yazılımları kuracağı birbirinden farklı fiziksel sunuculara ihtiyaç duyacaktır. Her fiziksel donanım işletmeye başlangıç aşamasında donanım gideri, işletme sürecinde ise bakım, onarım ve elektrik gibi işletme giderleri, fiziksel donanımın kullanılabilirliğinin azalması ile de yenileme gideri olarak işletmede büyük yük oluşturacaktır. Oysa sanallaştırma kullanımı ile bir donanım sanal olarak birden farklı fiziksel donanım gibi çalışabilmesi sağlanacaktır. Böylece işletme başlangıç aşamasında daha az para harcayacak, işletme ve yenileme aşamasında da buna bağlı olarak işletmeye maliyeti daha az olacaktır. Ayrıca sanallaştırma ile sistem üzerinde ram, işlemci kullanımı, disk kullanımı gibi atıl durumda kalan kaynak miktarı minimum seviyeye inecektir. Bulut Bilişim Bilgisayar teknolojisi ve internet alt yapısındaki gelişmeler sonucu günümüzde internet üzerinden veri alış verişi çok hızlı gerçekleşebilmektedir. Bu hızlı erişim kişilerin kullandığı programlara belli bir bilgisayara gerek duymadan web üzerinden isteği yerden erişebilme isteğini ortaya çıkarmıştır. Oluşan bu istek giderek yaygınlaşmaya başlamış ve masaüstü programı algısını kırarak web üzerinden çalışabilen programlar oluşturma sürecini başlatmıştır. Bu süreç bulut bilişim olarak adlandırılan yeni bir sistem mimarisi ortaya çıkarmıştır. Sistemin amacı, kullandığımız programların eskisi gibi kişisel bilgisayarımızın üzerine kurulması yerine, web üzerinden erişim ile kullanılabilir bir yapının sağlanmasıdır. Yazılımların web üzerinden çalıştırılmasının sabit bir bilgisayara bağlı kalmamız gereksinimini ortadan kaldırmasının yanında sağladığı diğer fayda da kullanılan yazılımın satın alınması ve güncellenmesi giderlerinin masa üstü yazılımlara göre daha avantajlı olmasıdır. Bulut sistemlerin gelişmesini sağlayan ilk etmen olan yazılımların online erişebilmenin yanında önemli olan diğer bir etmen de yazılımları kullanabilmek için gerekli olan donanımsal yapının zaman içinde sürekli yükseltilmesi ve güncellenmesi gereksinimidir. Donanınım zamanla ihtiyaçlarımıza karşılayamamasının nedeni oluşturulan her yeni yazılımın çalışması için eskisinden daha güçlü bilgisayarlar gereksinim duymasıdır. Bunu en iyi ilk bilgisayar yazılım ve donanımlarına baktığımızda anlarız. Bundan 15 yıl öncesinde bilgisayarlarımızın disk kapasiteleri MB boyutlarında ve veri transfer aracı olarak 1.44 MB floppy diskler kullanmaktaydık. Birçok program bir floppy diskin içine sığabiliyordu. Gelişen teknoloji ile bilgisayarlar, bilgisayarların hızları ve kapasiteleri de artmaya başladı. Önceden hayaline kuramadığımız veri boyutları günümüzde kağıt kadar ince ve çok küçük boyutlardaki cihazlarda saklanabilir hale geldi. Önce CD ler daha sonra DVD, blue ray ve flash diskler yaşantımıza girdi. Bilgisayarın gücünde sürekli büyüme yaşanmasına karşın bunu kullanılan programlarda sürekli gelişti. Eskiden MB boyutunda yer kaplayan programlar günümüzde çalışabilmesi için GB larca yere 30

35 ihtiyaç duyar hale geldi. Her yeni çıkan yazılımın bir öncekine göre daha fazla kaynağa ihtiyaç duyması beraberinde donanımsal bir yenilenme yapılmasını zorunlu hale getirdi. Bulut bilişimdeki ilerlemeler, web üzerinden çalışacak yazılımların işletim sistemleri seviyesine kadar gelişmesini sağlamıştır. Google firması tarafından geliştirilen Chrome OS, web tabanlı işletim sistemleri çalışmalarının biridir. İlk kez 2009 yılında duyurulan Chrome OS, 2011 yılında Samsung ve Acer firmaları tarafından üretilen Chromebook adı verilen notebooklarda piyasada kullanılmaya başlamıştır. Google gibi büyük bir firmanın projenin arkasında olması geleceğin bu yönde şekillenme olasılığını artırmaktadır. Sistemin son sürümlerinde önceden sadece web tarayıcısından oluşan işletim sisteminin ara yüzü şimdi Windows işletim sistemi gibi bir masaüstü görünümüne sahip olmuştur. Bulut bilişim teknolojilerindeki gelişmenin en büyük nedeni donanım alt yapısı ve yazılımlar için yapılacak harcama miktarlarını çok düşürmesidir. Bulut bilişimde üç temel model üzerinden hizmet sunulmaktadır. Bunlar IaaS (Infrastructure As a Service-Altyapı Olarak Servis), PaaS (Platform As a Service-Platform Olarak Servis) ve SaaS (Software As a Service-Yazılım Olarak Servis) dır. Üç temel modelin çalışma prensibi bulut bilişimin temelini oluşturan hizmeti kiralama yoluyla sunma şeklindedir. Bulut bilişim hizmeti veren firmalardan sağlanan alt yapı veya yazılım hizmeti, anlaşma şartlarında belirtilen kullanım süresi bitinceye kadar hizmetin tüm kullanım hakları müşteriye ait olmaktadır. İşletme bu süre içinde anlaşma şartları sınırlar içinde aldığı hizmeti istediği gibi kullanabilmektedir. Kullanım süresi tamamlandığında müşteri, hizmet süresini bedelini ödeyerek devam ettirebilmektedir. Sırayla bu üç yapı hakkında bilgi vereceğiz. IaaS (Infrastructure As a Service-Altyapı Olarak Servis) Alt yapı olarak servis sisteminin işleyiş yapısı servis sağlayıcılarının kendi sunucuları üzerinde müşteri için sanal bir sistem oluşturmasıdır. Şekil 2.1 de görüldüğü gibi kapsam olarak sanallaştırma katmanı, fiziksel sunucular, ağ yapısı, güvenlik duvarları ve fiziksel veri merkezi bölümlerini kapsar. Tamamen fiziksel alt yapının dış kaynaklarla paylaşılmasını içerir. Müşteri işlemlerini servis sağlayıcı üzerinde oluşturulmuş sisteme erişerek gerçekleştirir. Örnek olarak bir işletmenin servis sağlayıcıdan aldığı sisteme kendi kullanacağı işletim sistemini kurması verilebilir. Sistemin sağladığı imkanlardan biri de sunulan servisler müşterilerin ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilmesidir. Müşteriler ihtiyacı olduğu özelliklere göre sistem ihtiyaçlarını karşılayabilmektedir. Hizmet olarak tek bir sabit yapının sunulmaması ve verilen alt yapı hizmetinin müşteriye göre özelleştirilebilme imkanının sağlanması sayesinde, büyüklü küçüklü her tür müşteri profili tarafından kullanılabilme imkanı sağlanmaktadır. Dünya üzerinde en büyük IaaS firmalarına Amazon, Bluelock, CSC, GoGrid, IBM, OpenStack, RackSpace, Savvis, Terremark, VMware örnek olarak verilebilir. PaaS (Platform As a Service-Platform Olarak Servis) Alt yapı olarak servis sunma yapısının bir üst kademesi Platform Olarak Servis sağlama yapısıdır. IaaS sisteminde müşteriler sadece alt yapı kullanımı olarak hizmet alabilmekte iken, PaaS sisteminde servis sağlayıcılar müşterilerinin kullanabilmesi için servis havuzu sunmaktadır. Servis havuzları servis sağlayıcılarının uzmanlık alanlarına göre birbirinden farklılıklar gösterebilmektedir. Bir servis sağlayıcı sadece veri tabanlarından oluşan bir servis havuzu sunabilmekte iken diğer bir servis sağlayıcısı işletim sistemlerinden oluşan başka bir servis havuzu imkanı sağlayabilmektedir. 31

36 Şekil 2.1: IaaS, PaaS ve SaaS Yapıları Servis olarak platform sağlama müşterilere donanım alt yapısı imkanı sunmanın yanında müşterilerin ihtiyaç duyduğu alt yapı yazılımlarını da servis olarak kullanma imkanı sağlamaktadır. Şekil 2.1 de kapsadığı servis katmaları gözükmektedir. IaaS sisteminde olduğu gibi müşteri, servis sağlayıcının yazılım havuzundan sadece ihtiyaç duydukları servisleri alabilmektedir. Müşteriye havuzdan kullandığı yazılımların kullanım sürelerinin dolduğunda anlaşmasını yenileyebilmektedir. PaaS yapısında günümüzde yaygın olarak işletim sistemleri ve veritabanı yazılımları kullanılmaktadır. Bunların dışında servis alt yapı platformu sağlayan dünya üzerindeki en büyük şirketlere Google App Engine, LongJump, Windows Azure, SalesForce, IBM SmartCloud, OpenShift, Cloud Foundry, Engine Yard, ve CloudBees örnek olarak verilebilir. SaaS (Software As a Service-Yazılım olarak servis) Bulut mimarisinin en üst kademesi, yazılım olarak servis yapısıdır. IaaS ın bir üst aşamasında alt yapı yazılımları PaaS olarak sunulmakta iken bu kademede özel yazılımlar servis olarak sunulmaktadır. Hizmeti alacak müşteri ihtiyaç duyduğu yazılımları servis sağlayıcının yazılım havuzundan seçerek online olarak kullanmaya başlar. Müşteri yine hiçbir işgücü ve bakım maliyetini katlanmak zorunda kalmaz. Oracle, SAP, Microsoft, Workday, Atlassian, SalesForce, Lucid Chart ve Gliffy yazılım olarak servis hizmeti sunan firmalara örnek olarak verilebilir. 32

37 SaaS hizmet havuzundaki yazılımlar genel olarak son kullanıcı yazılımları olduğu için en gelişmiş kullanıcı potansiyeline sahiptir. Yazılım dünyasında yeni bir aşama ortaya çıkaran sistem dünya genelinde hızlı şekilde yaygınlaşmaktadır. Sistem uygulamaları dünyadaki milyonlarca KOBİ tarafından sağladığı kolaylıklar ve düşük maliyetleri nedeniyle kullanılmaktadır. SaaS teknolojilerinin asıl kullanım alanları CRM, ERP, BPM gibi kurumsal uygulamalardır. İşletmeler pahalı sistemleri satın alma, işletme ve uzun süren yazılım geliştirme süreçlerinden kurtulup tüm yükü servis sağlayıcılarına atmaktadır. Günümüzde global pazar payının 40 milyar dolara ulaştığı ve bunun 2020 yılında ise 241 milyar dolara büyümesi öngörülmektedir. adresinde SaaS konusunda uzman kişilerden oluşan bir LinkedIn grubuna 2012 yılında hangi SaaS ürün kategorisinin en çok büyüyeceği üzerine yapılan anket çalışmasından çıkan sonuçlar aşağıdaki gibidir. 1. CRM/Sosyal CRM: %36 2. Verimlilik / Ortak Çalışma Uygulamaları: %25 3. Muhasebe ve Finans Uygulamaları: %19 4. Pazarlama Otomasyonu: %10 5. Proje Yönetimi: %8 Anket sonuçlarının incelediğimizde SaaS sistemlerinin en çok muhasebe bilgi sistemleri alanındaki yazılımlar üzerinde yaygınlaşacağı görülmektedir. Şekil 2.2: SaaS, PaaS ve IaaS Kullanıcı Profilleri Şekil 2.2 de IaaS, PaaS ve SaaS yapılarının etkilediği kullanıcı türleri gösterilmiştir. Şekilden de anlaşıldığı gibi IaaS daha çok ağ/sistem uzmanlarına, PaaS uygulama geliştiricilere, son olarak SaaS ise daha çok son kullanıcılara hitap etmektedir. XBRL Muhasebe yazılımlarını yön veren diğer bir gelişme muhasebe ve finansal verilerin transfer sürecini standart bir yapıya oturtan XBRL yapısıdır. Amerika Sertifikalı Muhasebeciler Enstitüsü (American Institute of Certified Public Accountants - AICPA) öncülüğünde başlatılan Genişletilebilir İşletme Raporlama Dili (extensible Business Reporting Language, XBRL) çalışmasının amacı, tüm dünyada muhasebe ve finans alanındaki elektronik ortamda gerçekleştirilen veri transferlerinin belli kurallar içinde gerçekleştirilmesini sağlayacak standartlaşmayı getirmeyi hedeflenmektedir. AICPA dünya üzerinde birçok şirketin katılımı ile oluşturulmuş bir organizasyondur. Yaygınlaştırılmaya çalışılan XBRL yapısı muhasebe ve finansal verilerin dış kaynaklara sunumunun standartlaştırmasını sağlamaktır. Standartlaşma sayesinde, tüm veri oluşturma ve işleme süreçlerinin standart hale gelmesini sağlanacaktır. Bir nevi muhasebe ve finansal verilerinin elektronik ortamdaki dili olacaktır. XBRL yi özet olarak internet ve elektronik veri değişimi işletmelerinde, muhasebe ve finansal bilgilerinin hazırlanması, yayınlanması ve denetlenmesini kolaylaştıran, ticari işlemlerin raporlanması için standart hale getirilmiş elektronik bir dil 33

38 olarak tanımlayabiliriz. Günümüzde XBRL dünya çapında kabul edilmiş bir yapıdır ve dünya çapında birçok kuruluş ve devlet tarafından kullanılmakta ve desteklenmektedir. XBRL yapısının yayılması için devletlerin gerçekleştirdikleri çalışmalar ve bu standardı kabul eden üyeler sitesinde yer almaktadır. XBRL nin temel yapısını, günümüzde veri transfer işlemlerinde standart hale gelen ve en yaygın kullanılan Genişletilebilir İşaretleme Dili (extensible Markup Language, XML) yapısı oluşturmaktadır. Biçimsel diller ve XML yapısı hakkında bilgi vermek, XBRL yapısının daha iyi anlaşılmasını sağlayacaktır. Biçimsel Dillerin Gelişimi ve XML Yapısı Teknoloji ve internetin gelişimi sayesinde elektronik ortamda veri transferi giderek artmıştır. Ağ sistemleri üzerindeki teknolojik gelişmeler sayesinde veri transferleri, hızlı ve kolay gerçekleştirilmektedir. Günümüzde ışık hızında veri transferi sağlayan fiber optik teknolojisi evlerimize kadar girmiş durumdadır. Ağ yapısına bağlı her sistem, başka bir sistemle veri alış verişini gerçekleştirebilmektedir. Elde edilmek istenen veya aktarılmak istenen veriyi almak veya transfer etmek hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleşiyor olmakla beraber burada yeni bir sorun olarak dolaşan verinin tüm kesimler tarafından anlaşılamaması ortaya çıkmıştır. Veri transferinde birbirinden farklı formatlar kullanılmaktadır. Birbirinden çok farklı formatların var olması oluşturulan veri dosyalarının her kesim tarafından anlamlı hale dönüştürülmesin önüne geçmektedir. Günlük hayatta kullandığımız bilgisayarlardaki işletim sistemlerine bile baktığımızda Windows, Linux ve Mac OS en yaygın kullanılan işletim sistemleri olmakla birlikte yapısal olarak birbirinden çok farklı çalıştığını görebiliriz. Her farklı sisteminde kendi içerisindeki işleyiş yapısı farklı olabildiğinden dolayı, bu sistemler tarafından oluşturulan bir verinin başka bir sistem tarafından anlaşılabilmesi çoğu durumda mümkün olamamaktadır. Bu farklılık işletim sistemleri dışında işletim sistemleri üzerinde kurulan programlarda da yaşanmaktadır. Bir programın oluşturduğu bir çıktı sadece bu programın çıktılarını okuyabilecek şekilde oluşturulmuş diğer bir yazılım tarafından açılabilmektedir. Örneğin bir PDF dosyasını bir Excel programı ile açamayız. İletişimde meydana gelen bu sorun verilerin her kesim tarafında kolayca anlaşabileceği standartlar ve kurallar ile belirlenmiş sınırları olan bir düzenlenmenin yapılması gereksinimi ortaya çıkarmıştır. Bu gereksinim dünya genelinde oluşturulmuş ve her kesim tarafından kabul görmüş biçimsel dil yapıları oluşturularak çözülmüştür. Biçimsel dil (Markup Language) yapıları, bir verinin belli bir yapıda tanımlanması için kullanılan özel yapılar olarak tanımlanır. Verilerin kolay bir şekilde paylaşılabilmesi, işlenebilmesi ve taşınabilmesi için oluşturulmuştur. İlk biçimsel dil 1960 sonlarında IBM firmasının gerçekleştirdiği çalışmalar sonunda ortaya çıkan GML (Generalized Markup Language) işaretleme dilidir. Daha sonra 1978 yılında Amerikan Ulusal Standartlar Enstitüsü nde (American National Stardard Institute-ANSI) oluşturulan bir grup tarafından GML geliştirilerek SGML (Standardized Generalized Markup Language) oluşturulmuştur. SGML 1986 yılında Uluslararası Standartlar Teşkilâtı (International Organization for Standardization - ISO) kurumunca kabul edilerek uluslararası bir standart haline gelmiştir. SGML uluslararası bir standart haline gelen ilk biçimsel dildir. Günümüzde kullanılan birçok biçimsel dilin temelini oluşturmaktadır. SGML yapı olarak çok güçlü ve karmaşık bir dilbilgisine sahiptir. Sahip olduğu bu güçlü fakat karmaşık yapısı beraberinde kullanım zorluklarını getirmiştir. Yapı üzerindeki bu olumsuz durum aynı zamanda yüksek uygulama geliştirme maliyeti ortaya çıkarmıştır, bu da dilin yaygın bir şekilde kullanımını engellemiştir. Biçimsel dil yapıları içerik ve bu içeriği tanımlayıcı biçimlerden oluşur. İçerik, dokümanda yer alan bilgiye karşılık gelmektedir. Finansal veriler, haberler, mesajlar içeriğe örnek olarak verilebilir. Biçimler ise dokümanların içinde yer alan bilgilerin belli formatta tanımlanması için kullanılan karakter ve sembollerin dizilimiyle oluşur. Basit bir örnek olarak metin düzenleyicilerde yazdığımız yazıları verebilir. Burada metin belgesinde yer alan yazılar içeriği oluştururken, bu yazının yazı tipi, fontu ve karakterlerin 34

39 boyutu biçimleri oluşturmaktadır. Elektronik dokümanlarda birçok biçimsel ifade vardır ve aynı bu şekilde içeriğe özel bilgi verir. Günümüzde neredeyse her kesin günlük hayatta bağlandığı internet sayfalarının veri transfer dili olan html dili de biçimsel bir dildir. Html kendi içerisinde kuralları ve söz dizimi yapıları olan, internet sayfalarının oluşturulması için yaratılmıştır veri dilidir. İnternet yayını yapan işletmeler html dili ile kodlanmış olarak hazırladıkları sayfaları internet üzerinde sunmaktadırlar. Bizler internet tarayıcımızla web sitesine bağlanmaya çalıştığımızda, tarayıcılarımız ağ üzerinden html kodunda yayınlanan veriyi kendi üzerine almakta ve daha sonra gelen veriyi işleyerek bizim bilgisayarlarımızda gördüğümüz web sayfaları halinde sunmaktadır. Gelen verinin hatalı bir yapıda oluşturulması, elde edilen sonucun bozuk oluşmasını veya görüntülenememesine neden olmaktadır. Günlük hayatta bağlandığımız bazı sayfaların hatalı gözükmesinin nedeni budur. Zamanın getirdiği yenilenme etkisi html yapısının da değişmesini, güçlenmesini zorlamaktadır. Günümüzde en güncel yapı daha çok dinamik ve güçlü bir platform sağlayan Html5 yapısıdır. Html yapısı gibi veri transfer işlemlerinde yaygın olarak kullanılan ve standart bir yapı haline gelen diğer bir biçimsel dil XML yapısıdır. XML yapısal olarak HTML ye benzer bir yapıya sahip olmakta beraber sahip olduğu genişletilebilirlik (Extensible) özelliği ile HTML den ayrılmaktadır. XML günümüzde çok yaygın olarak kullanılan biçimsel bir dildir. Dünya Çapında Ağ Birliği (World Wide Web Consortium-W3C, yılında, SGML nin güçlü yapısını içerecek fakat karmaşıklığı olmayan, anlaşılması kolay, basit bir işaretleme dili oluşturmak amacıyla XML dilini tasarlamaya başladı. İlk sürüm olan XML yılında W3C tarafından standart olarak yayınlandı ve SGML nin bir alt kümesi olan XML nin yaygınlaşma süreci başladı. W3C nin XML dilini oluşturmasındaki amacı Kişiler tarafından kolayca anlaşılabilir bir yapı oluşturması, SGML yapısı ile uyumlu olması, Uygulama yazılımları tarafından kolay kullanılabilir bir yapı sunması, Veri transfer sürecinde standart bir yapı oluşturulması, XML yapısının internet üzerinde kullanımını sağlamasıdır. adresinde XML yapısı hakkında detaylı bilgi ve örnekler yer almaktadır. Günümüzde XML veri transfer işlemlerinde her alanda yaygın olarak kullanılmaktadır. XML yapısı, biçimsel dil yapılarında olduğu gibi içerik ve biçim ifadelerinden oluşur. İçerik, aktarılmak istenen veri, biçim ifadeleri ise bu verileri birbirinden ayıran tanımlamalardır. Bir XML yapısı örneği aşağıdaki Şekil 2.3 de görünmektedir. Örnekte üst bölümde, bir işletmede işletme genel müdüründen işletmede çalışan mühendislere iletilen bir toplantı notu yer almaktadır. Alttaki bölümde ise bu notun XML biçimine dönüştürülmüş hali gözükmektedir. XML biçiminde gösterimdeki ilk satırda yer alan ISO ifadesi XML yapısının dil seçeneğini gösterir. XML karakter kodlaması Unicode karakter kodlamasına sahiptir ve bu karakter desteklemektedir. Farklı dil seçenekleri için encoding değeri değiştirilmiştir. İlk satırın altında yer alan sözdizimleri XML yapısında düzenlenmiş verilerdir. XML yapısında her söz dizim <sözdizim etiketi> ile başlar, </sözdizim etiketi> ile kapanır. Burada < karakteriyle başlayıp > karakteriyle biten karakter grubu, etiket (tag) olarak isimlendirilir. Her etiket aynı seviyede başlamak ve aynı seviyede kapanmak zorundadır. Örnekte görüldüğü gibi <memo> etiketinden sonra <to>etiketi açılmış ve kapanmıştır. XML yapısında hiç bir etiket, kendi içindeki açılan diğer tüm etiketler kapanmadan kendisi kapanamaz. 35

40 Örneğin <memo><to>mühendisler Grubu</memo></to> şeklindeki bir dizilim hatalı bir yapıdır. Çünkü <to> etiketi açılmış fakat etiket kapatılmadan </memo> yazılarak memo etiketi kapatılmıştır. Örnekte yer alan ilk ifade olan <memo> bilgisi, dokümanın türünü belirtmektedir. Burada dokümanın bir not dokümanı olduğunu gösterir. Bu ifade kök eleman olarak adlandırılır ve XML dokümanın başında yer alır. <memo> ifadesiyle başlayarak memo etiketinin kapanmasına (</memo>) kadar süren tüm içerik kök elemanın içeriğidir. Memo etiketi içerisinde yer alan dört satır alt eleman olarak adlandırılır. Kök ve alt elemanlar XML ağaç yapısını oluştururlar. XML elemanları kendi tanımları içinde nitelik ifadeleri de alabilmektedir. Bu nitelik bilgileri XML elemanlarında ek bilgiler göstermek için kullanılır. Örneğin <memo date= 30/08/1986 > ifadesinde memo elemanı ayrıca bir date nitelik elemanı almıştır. Burada memo elemanının oluşturulma tarihi nitelik ifadesi olarak eklenmiştir. XML sözdiziminin önemli temel kurallarından bazıları aşağıda verilmiştir. Bütün XML belgelerinde bir kök öğesi bulunmalıdır. XML etiketleri büyük/küçük harfe duyarlıdır. Bütün XML öğelerinin, bir başlangıç ve sonlandırma etiketine sahip olmalılar. Bütün XML etiketi açık iken kendisinden sonra açılan bir diğer etiket kapanmadan kapanamaz. XML metinleri içinde <, >,,, & gibi karakterler özel karakter olduğu için kullanılmazlar. Bu karakterler birim referansları (entity referance) ile kullanılabilir. & karakteri ile başlayıp ; karakteri ile biten karakter gruplarına birim referans denir ve özel karakterlerin gösterilmesi için kullanılır. Örneğin & karakteri & şeklinde, < karakteri < şeklinde gösterilir. XML etiket yapıları hiyerarşik yapıdadır. Her alt eleman bağlantılı olduğu üst elemanının altında ve satır da daha içerde olacak şekilde tanımlanmalıdır. Bu dosyanın daha okunur olmasını da sağlamaktadır. XML dokümanları isimlendirilirken sadece alfabetik karakterler ve alt çizgi kullanılabilir. Etiket adında boşluk kullanılamaz. Rakam veya diğer ifadeler kullanılamaz. Örneğin <from> yada < _from> uygundur, fakat <from me> ve <from-me> kullanılamaz. Eğer bir XML etiketi bir nitelik ile genişletilecek olursa, nitelik bilgisi çift tırnak içerisinde yer almalıdır. Örnek <memo date= 30/08/1986 > 36

41 Örneğe ve sözdizimi temel ilkelerine bakıldığında XML yapısının çok karmaşık, anlaşılamayacak bir yapı olmadığı gözükmektedir. XML sistemi barındırdığı veriyi kendi içinde çok iyi düzenleyebilmektedir. XML günlük hayatta kullandığımız bir yapı değildir. Kimse örnekte olduğu gibi bir toplantı çağrısını XML formatında oluşturmaz. XML sadece günlük hayatta kullandığımız programların kendi iç ve dış veri akışı için kullanılan bir sistem olarak düşünebiliriz. Günlük hayatımızda daha çok gelişmiş kelime işleme sistemlerine sahip yazılımlar kullanırız. Dijital ortamda belgeler hazırlamak amaçlı oluşturulmuş, gelişmiş kelime işleme sistemlerine örnek olarak günümüzde en çok kullanılan Excel, Word, PDF, web ve metin belge formatlarını verebiliriz. XML ile gelişmiş kelime işleme sistemlerinin kullanım amaçları farklı gözükmekle birlikte ortak olduğu noktalarda vardır. Bu ortak noktalar verinin saklanması ve alış veriş işlemlerinde gözükür. XML sisteminin ve gelişmiş kelime işleme sistemlerinin bu noktada kendi içinde avantaj ve dezavantajları vardır. Gelişmiş kelime işleme sistemleri sahip olduğu özelliklere bağlı olarak veriyi kendi formatlarında saklamaktadır. Her farklı yazılımın kendine özgü bir yapısı olduğundan dolayı bir program tarafından oluşturulan bir dosya, diğer bir program tarafından açılamamaktadır. XML yapısı genel kullanılan bir yapı olduğundan ve günümüzde kullanılan mevcut programların büyük bir çoğunluğu tarafından anlaşılabildiği için bu formatta oluşturulan bir dosya kolaylıkla diğer bir sistem tarafından okunabilmektedir. Diğer bir önemli fark XML sistemi veriyi biçimsel yapıda tuttuğundan dolayı dosya içinden elde edilmek istenen veriye kolayca erişim sağlanabilmektedir. XML veri transfer işlemlerinde standartlaşma sağlayan bir işaretleme dilidir. Yapı içindeki sözdizimi kurallar ile belirlenmiştir. Kurallara uyulmamış bir sözdizimi, XML yapısının bozmaktadır. Bozuk bir XML yapısını yazılımlar tarafından kullanılamaz. Veri transferlerinin belli kurallar içinde gerçekleştirilmesini sağlayacak standartlaşmayı getirme XML yapısının sağladığı başlıca avantajlar aşağıdaki gibidir. Güçlü ve esnek bir yapıya sahiptir. Genel kabul görmüş ve standartlaştırılmış kuralları vardır. Anlaşılması ve kullanımı basit bir yapıdır. Verinin doğru yapıda oluşturulup oluşturulmadı gözle bile kontrol edilebilir. Farklı programlama dilleriyle birlikte çalışabilir. Esnek yapısı sayesinde işletmelerin kendi gereksinimleri doğrultusunda düzenlenebilmesine izin verir. XML web üzerinden bilgi transferi için uygun bir yapıdadır. W3C tarafından desteklenmektedir. Tüm dünyada yaygın olarak kullanılmaktadır. XML sisteminin verinin saklanması ve alış veriş işlemlerinde birçok yönden mevcut raporlama sistemlerinden üstün yönlerinin olduğu görülmektedir. Raporlama Sistemleri İşletme faaliyetleri sürecinde oluşan muhasebe ve finansal veriler işletme içi ve işletme dışı birimler tarafından kullanılmaktadır. İşletme içinde veriler raporlama, analiz, karar alma ve depolama gibi nedenlerden dolayı bir bölümden diğer bir bölüme aktarılmaktadır. Aynı şekilde oluşturulan bu veriler, devlet, borsa, analistler ve yatırımcılar, bankalar ve kredi kuruluşları, finansal veri şirketleri, finansal yayımcılar, muhasebeciler gibi örneklendirebileceğimiz işletme dışı kesimler tarafından da kullanılmaktır. Yıllık oluşturulan finansal raporlar dış kesimler tarafından alınan ve incelenen verilere örnek olarak verilebilir. 37

42 Günümüzde tüm veriler dijital ortamda oluşturulmakta, saklanmakta ve transfer edilmektedir. Dijital ortamda gerçekleşen bu veri akışları ile gereksinim duyulan bilgiye online olarak doğrudan ulaşım sağlanmaktadır. Örneğin yatırımcılar şirkete ait yıllık raporları online ortamdan elde ederek gerekli analizleri yapabilmekte, bu sayede yatırım gerçekleştirip gerçekleştirmeme yönündeki karar vermesini sağlayacak verilere ulaşabilmektedir. Şekil 2.4: Muhasebe Bilgi Sistemi Raporları ve Dış Kaynaklar Şirketlerin kanunlarda belirtilen raporları web sayfalarında yayınlamaları mecburi hale getirilmiştir. Yeni Türk Ticaret Kanunu düzenlemelerine göre anonim şirketler, limited şirketler ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler kendine ait bir web sayfası oluşturma ve kanunun 1524 inci maddesinde yer alan bilgi ve raporları bulundurması ile yükümlü hale gelmiştir. Şekil 2.4 de işletmelerde finansal tablo ve raporların oluşturulma süreci ve bu raporların internet ortamından dijital dünya ile paylaşımı gösterilmiştir. İşletme tarafından oluşturulan her rapor işletme içinde bir süreç sonucu ortaya çıkmaktadır. Oluşturulan rapor ve bilgilerde eksik veya hatalı bilgi bulunması durumunda şirketlere TTK nın 562. maddesinin 12. fıkrasında belirtilmiş cezalar uygulanacaktır. Kanunlarla da belirtildiği gibi işletmeler dijital dünya ile bilgileri paylaşmak zorundadır. Bilginin hangi formatta yayınlanacağına ilişkin özel bir format belirtilmemiştir. Mevcut Raporlama Sistemlerinin Değerlendirilmesi ve XML Yapısı ile Karşılaştırılması Dijital ortamda belgeler hazırlamak amaçlı oluşturulmuş, gelişmiş kelime işleme sistemlerine sahip yazılımlar günümüzde yaygın olarak kullanılmaktadır. Şekil 2.5 de görüldüğü gibi Excel, Word, PDF, web ve metin belge yazılımları günümüzde en çok kullanılan raporlama sistemleridir. Şekil 2.5: Güncel Raporlama Formatları 38

43 Her yazılımın kendi içinde birbirine nazaran üstün yönleri vardır. Dijital veriyi kolay ve hızlı oluşturma ve saklama açısından gelişmiş türlerdir. Mevcut yapıların tek eksiği içerisinde kaydedilen bilgilerin tekrar geriye dönük elde edilmesi sırasında yaşanan eksikliklerdir. Bu eksiklikler yüzünden mevcut raporlama yazılımları, veri içinde saklanan bilgilerin doğru ve hızlı bir şekilde yeniden kullanımına yönelik ihtiyaçları tam olarak karşılayamamaktadır. Bunun nedeni kendi içinde barındırdığı bilginin belli kural ve kalıplar içinde saklanmamasından kaynaklanmaktadır. Günümüzde işletmeler tarafından oluşturulan raporlar içinde Excel formatında oluşturulan raporların oranı yüksektir. Bunun nedeni sahip olduğu hücre yapısı ve bu hücrelerde yer alan bilgiler üzerinde işlemler gerçekleştirebilmektedir. Ayrıca sahip olduğu makro programlama yazımı desteği ile kendi içinde çalışan programlar gerçekleştirilebilmektedir. Aşağıdaki Resim 2.1 de bir işletmeye ait Excel formatında oluşturulmuş bütçe raporu yer almaktadır. Buna benzer birçok rapor Excel formatında yaygın olarak oluşturmakta ve kullanılmaktadır. Excel yapısının sahip olduğu güçlü özelliklerinin yanında oluşturulan raporun standart bir yapının olmaması yapı üzerinden bilginin tekrar geri elde edilmesi sürecindeki eksik yanını oluşturmaktadır. Örneğin bir işletmenin oluşturduğu Excel formatındaki bir rapor ile diğer bir işletmenin aynı amaç için oluşturduğu aynı formattaki diğer bir Excel raporunun içinde yer alan bilgiler Excel dosyasının farklı hücrelerinde yer alabilir. Örneğin Resim 2.1 deki işletme raporunun A-14 hücresinde Finansal Yatırımlar yazarken diğer bir işletmenin aynı hücresinde başka bir ifade yer alabilir. Resim 2.1: Finansal Tablo Örneği İşletmelerde faaliyet dönemleri içinde ve sonunda bu gibi bir çok muhasebe raporları oluşturulmaktadır. Oluşan her rapor içinde kendine özgü veriler barındırmaktadır. İşletmeler tarafından oluşturulan raporların farklı yapılarda olmasının bir diğer nedeni de kullanılan muhasebe programlarının birbirinden farklı olmasıdır. İşletmeler kendi içinde yazılım departmanları tarafından veya özel yazılım firmalarının oluşturduğu muhasebe bilgi sistemlerine sahip olabilir. Yazılımlarda standart bir yapının olmaması ve genel kabul görmüş bir raporlama formatının olmaması her yazılımın kendine özgü çıktılar oluşturmasının önüne açmıştır. Şekil 2.6 da görüldüğü gibi C ve D işletmesi aynı muhasebe yazılımı kullanmakta, A ve B firmaları ise C ve D nin kullandığı yazılımdan ve birbirinden de farklı yazılımlar kullanmaktadır. Finansal veriler ve raporlara bakıldığında ise her işletmenin farklı raporların olduğu görülmektedir. A ve B işletmesinin rapor türündeki farklılık olması sahip oldukları farklı yazılımdan kaynaklanıyor olabilir. C ve D işletmelerindeki farklılık ise yukarıda bahsettiğimiz çıktı formatının aynı dosya yapısında olsa bile, dosya yapısı içindeki verilerin farklılıklardan kaynaklanmaktadır. 39

44 Şekil 2.6: İşletme Dışı Birimlere Finansal Veri ve Rapor Akışı Bir veri dosyası içinden istediğimiz bir bilgeye erişmek için bazı işlemler gerçekleştirmemiz gerekmektedir. Örneğin Resim 2.1 de yer alan firmaya ait finansal yatırımların miktarı bilgisine elde etmeye çalıştığımızı düşünelim. Gerekli olan bilgiye elde edebilmek için öncelikle yapmamız gereken firmanın dijital ortamdaki bilanço raporunu elde etmemiz gerekmektedir. Bilanço raporunu şirketin web sayfası üzerinden Excel formatında elde ettiğimize düşünelim. Bundan sonraki yapmamız gereken işlem elde edilen Excel dosyasının açılması ve dosyanın içinde yer alan sayfalardaki kolon ve sütunlarda hangi verilerin var olduğu anlamaya çalışmaktadır. Şekil 2.7: Veri İşleme Süreci Finansal veriler ve raporlar muhasebe bilgi sisteminde üretilen raporlardır. Önceden de bahsedildiği gibi bu raporlardaki veriler standart kurallara bağlı olarak üretilmediğinden bizim için ilk bakışta anlamsız verilerdir. Örnekte verilen Excel dosyasını incelediğimizde özetle dosyanın başlığından bu raporun bir holding e ait bilanço raporu olduğunu, sütun ve kolonlarda yer alan verilere baktığımızda ise, A kolonunda finansal tablo türlerinin, diğer kolonlarda da bu finansal tablolara ait cari dönem ve önceki dönem bilgiler yer aldığını görürüz. Firmaya ait finansal yatırımların miktarı bilgisini finansal tablolar bölümünden aradığımız satırı bulup dönem verilerine bakarak elde edebiliriz. Bazı durumlarda raporları tekil olarak incelemekte bize gerçek istediğimiz sonuçları vermez. Çünkü bir dosya içindeki veriler sadece belli bir amaç için üretilmiş olan çıktılardan oluşmaktadır. Bazı durumlarda bir çok dosyadan veri çekmemiz ve bunları yine başka bir programa veya dosyaya girerek çalışmalar gerçekleştirmemiz gerekebilir. Buna güzel bir örnek olarak bir yatırımcının veya finans kuruluşunun işletmelerin bilançolarını incelemesi ve elde edeceği veriler üzerinde yapacağı karşılaştırmalar sonucu yatırım kararı verip vermeyeceği durumunu verebiliriz. Bu durumda yatırımcı veya finans kurumunun araştırma yaptığı tüm işletmelere ait bilanço raporlarını elde etmesi ve tek tek dosyalar üzerinde yukarıdaki süreci 40

45 gerçekleştirmesi gerekmektedir. Görüldüğü gibi bir bilgiye elde etmek için zaman ve emek harcanan belli bir veri işleme sürecine gereksinim duyulmaktadır. İşletmenin faaliyetleri sürecinden muhasebe bilgi sistemi içinde iç ve dış kaynaklar için oluşturulmuş birbirinden farklı yapılarda birçok dosya oluşturulmaktadır. Dosya yapıları ve dosya içindeki bilgiler format olarak ve biçimsel olarak birbirinden farklı olabilmektedir. Her bir dosya içinden bir bilgiyi elde etmek ve bu bilgileri uygun formatları getirip sunmak için çalışmalar yapması ve sağlaması gereken bazı koşullar vardır. Şekil 2.8: Veri İşleme Süreci Bileşenleri İşletmenin katlanması gereken koşulların bazıları aşağıda maddelendirilmiştir. Her işletme oluşturduğu raporu farklı formatlarda üretebilir. Bir işletme Excel formatında bir rapor oluştururken diğer bir firma PDF formatında bir rapor oluşturabilir. Raporlar farklı kaynaklarda ve birbirinden farklı formatlarda hazırlanabildiği için bu raporların elde edilmesi süreci için zaman harcanması gerekmektedir. Elde edilen raporların farklı formatlara sahip olabilmesi nedeni ile bu formatları kullanabilecek uzman personel gerekmektedir. Uzman personel rapor formatının Excel, Word veya PDF olmasına bakmadan tüm dosya formatlarını kullanabilmelidir. Aynı rapor iki farklı işletme tarafından aynı formatta oluşturulmuş bile olsa bir işletmenin raporu ile diğer bir işletmenin raporda yer alan bilgiler farklı satırlarda yer alıyor olabilir. Örneğin bir işletmenin Excel formatında oluşturulmuş bir raporunda A-20 hücresinde olan veri ile bir diğer işletmenin aynı formatta oluşturduğu rapor dosyasının aynı hücresindeki bilgi birbirinden farklı olabilmektedir. Bu durum yüzünden verilerin özel yazılımlar ile elde edilebilmesini engellemektedir. Özel yazılımların kullanılamaması nedeniyle, veri işleme sürecinde daha fazla emek harcanmasını gerekmektedir. Uzman personel aynı zamanda muhasebe bilgi sistemi raporlarını anlayabilmelidir. Örnekte olduğu gibi bir bilanço raporunun ne olduğu ve istenilen bilgiyi bu raporlarda nasıl elde edebileceği bilgisine sahip olmalıdır. Raporlardan elde edilecek bilgiye erişmek için her defasında aynı sürecin tekrar gerçekleştirilmesini gerektirmektedir. Her tekrarlanan süreç yeniden zaman ve emek harcanması gerektirmektedir. İstenen bilgi genelde bir rapor üzerinden değil birden fazla rapor üzerinde verilerin karşılaştırılması ve analizler sonucu ortaya çıkmaktadır. Raporların çoğalması ve çeşitlenmesi beraberinde daha fazla işlem süresi getirmektedir. 41

46 Farklı raporlama formatlarının olması bu raporlama formatlarının açılabilmesi ve işlenebilmesi için ekstra yazılımlar elde edilmesini gerektirmektedir. Örneğin Excel 2012 versiyonunda oluşturulan bir dosya programın daha eski sürümleri tarafından açılamayacağı için mevcut yazılımın yenilenmesi gerekmektedir. Tüm süreç boyunca harcanan zaman ve verim kaybı işletmeye maliyet oluşturmaktadır. Şekil 2.9: Geleneksel Sistemde Oluşturulan Finansal Veri ve Raporların İşlenmesi Geleneksel sistemde oluşturulan finansal verilerin ve raporların dosya formatı veri transferi gerçekleştirmek için oluşturulmuş özel dosya formatları değildir. Dış kaynaklardan verinin bu yapıdaki dosya formatlarında bilgisayara indirilmesinin dosyanın sahip olduğu formattan kaynaklanan farklı sorunlara da yol açabilmektedir. Finansal verilerin ve raporların dosya formatından kaynaklanabilecek sorunlar; Dosyanın bilgisayara kaydedilmesi sırasında dosya yapısında bozulmalar meydana gelebilir. Bu nedenle bilgisayara kayıt edilen dosya açılamayabilir. Dosyanın oluşturulduğu yazılımın versiyonunun, dosyayı açacak yazılımın versiyonundan daha yeni olması durumunda dosya açılamayabilir. Örneğin sistem üzerinde Microsoft Excel 2012 formatında oluşturulan bir rapor dosyası, aynı yazılımın daha eski versiyonu olan XP versiyonu tarafından açılamaz. Dosya boyutları çok büyük olabilmektedir. Bu da veri transferini çok zor ve zaman alıcı bir hale sokabilir. Yayınlanan raporlar üzerinde düzenlemeler yapılarak yeni bir versiyon ile değiştirilmesi, dosya isminde değişiklik yapılmadığı sürece kullanıcılar tarafından anlaşılması zorlaşmaktadır. Örneğin bir firmaya ait mali_tablolar.xls formatında oluşturulmuş bir rapor kullanıcılar tarafından elde edildikten sonra güncellenmiş olabilir. Fakat kullanıcı web üzerinden dosyayı yeniden baktığında dosyanın verileri üzerinde düzenlenme yapılıp yapılmadığını anlayamaz. Oluşturulan bir rapor farklı kişi veya kurumlara yönelik farklı sunum biçimlerinin yeniden oluşturulması gerekebilir. Örneğin yönetimin, dış kaynakların ve yatırımcıların işletmeye ait bir faaliyet raporundan beklentileri aynı değildir. Biri için özet veriler yeterli olabilmekte iken diğeri için ayrıntılı verilerden oluşan bir rapor oluşturulması gerekmektedir. Geleneksel raporlama formatları ile XML yapısı karşılaştırıldığında aradaki en önemli fark XML yapısının biçimsel bir dil, geleneksel raporlama sistemlerinin ise gelişmiş kelime işleme sistemleri olmasıdır. XML veriyi işaretlemekte iken geleneksel raporlama sistemlerde ise dosya içinde hangi verilerin yer aldığı ve verilerin değerleri sadece raporların bir kişi tarafından incelenmesi sonucu anlaşılabilmesidir. Yukarıdaki Resim 2.1 de yer alan finansal rapor örneğini inceleyecek olursak C-14 42

47 hücresinde yer alan 1,750,701 rakamı kendi başına bir anlam taşımamaktadır. Rakamın işletmenin bilançosunda cari dönemdeki finansal yatırımları gösterdiği, tüm raporun incelenmesi sonucu anlaşılmaktadır. XBRL sisteminde ise aynı veri <Finansal Yatırımlar Etiketi>1,750,701</ Finansal Yatırımlar Etiketi> olarak saklanmaktadır. XBRL yapısında kullanılan etiketler özel anlamları olan tanımlamalardır. Yapı içinde veri bütün olarak çekildiği için ne anlama geldiği kolayca anlaşılabilmektedir. Geleneksel raporlama formatları ile XML yapısı karşılaştırıldığında aradaki fark, XML yapısının biçimsel bir dil, geleneksel raporlama sistemlerinin ise gelişmiş kelime işleme sistemleri olmasıdır. XML yapısı, içinde bulunan veriyi işaretlenmiş olarak sakladığı için verinin tekrar elde edilmesi sürecine kolaylaştırmaktadır. Buna karşılık geleneksel raporlama sistemlerde, dosya içinde hangi verinin olduğu bilinememektedir. Geleneksel finansal raporlama sistemlerine göre standart bir yapı sunan XBRL ye ihtiyaç duyulma nedenlerinden bazıları aşağıdaki gibidir. XBRL nin tüm dünyada ortak olarak kullanılan kurallar ile belirlenmiş ve standartlaştırılmış bir veri saklama yapısı vardır. Bu yapı içinde oluşturulan tüm raporlar ortak bir dil kullanacaktır. Her kesim tarafından anlaşılıp kullanılabilecek standart bir raporlama diline ihtiyaç duyulması, Finansal raporların kullanılması sırasındaki zaman ve verim kaybının azaltılması Elde edilen raporların birbiri ile kolay karşılaştırılabilmesi, Farklı kaynaklardan elde edilen raporlar arasında farklı bilginin güvenilir olması Bilgiye hızlı erişebilme, Standart raporlama dili sayesinde bu dili kullanan tüm programlar tarafından raporların kullanılabilmesi, Raporlarda yapılan düzenlemelerin kolay anlaşılabilmesi ve güncellemelerin kolayca gerçekleştirilebilmesi Farklı kesimlere yönelik veya özel ihtiyaçlar için hızlı raporlar oluşturabilme XBRL Yapısı ve Önemi Dijital ortamda veri kaynaklarına ve bu veri kaynaklarının içinde yer alan ihtiyacımız olan bilginin elde edilmesinin önündeki iki engel vardır. Bunlardan biri veri kaynağına hızlı erişim, diğeri ise elde edilen kaynakta istenen bilginin elde edilebilmesidir. İnternet üzerinden veri transferinin hızlı gerçekleştirilebilmesi, eski sistemlere göre daha hızlı ve kolay veri kaynaklarına ulaşabilmeyi sağlamıştır. Böylece istediğimiz veriye hızlı erişebilmemizin önündeki engeller büyük ölçüde kalkmıştır. Günümüzde bilgiye elde etmemizdeki asıl sorun elde edilen veri kaynağının içindeki doğru bilgiye hızlı erişebilme önündeki engellerdir. Bu engellin temel kaynağı günümüzde işletmelerin dışarıya sağladığı raporlama formatlarında belli bir standart yapının olmamasıdır. Ülkemizde en yaygın kullanılan raporlama formatlarının Word, Excel, PDF, metin dosyası ve web olduğu gözükmektedir. Raporlamaların farklı formatlarda saklanması her raporun sahip olduğu bilgiyi birbirinden farklı şekillerde barındırmasını neden olmaktadır. Bilginin belli bir formatta saklanmaması sonucu her farklı veri kaynağından bilginin elde edilebilmesi için birbirinden farklı ve uzun işlemler gerçekleştirilmesine neden olmaktadır. XML sisteminin genel kabul görmüş standart bir yapı üzerine kurulması ve dijital veriler üzerindeki sağladığı avantajlar, muhasebe ve finans alanındaki elektronik ortamda oluşturulan veri kaynaklarının da belli kurallar içinde standart bir yapıda oluşturulması yönünde ihtiyaç doğurmuştur. Bu ihtiyacı karşılayabilmek için AICPA tarafından yürütülen çalışmalar ile tüm dünyada muhasebe ve finans alanındaki elektronik ortamda gerçekleştirilen veri transferlerinde belli kurallar içinde gerçekleştirilmesini sağlayarak standartlaşmayı getirecek XBRL yapısı orta çıkmıştır. 43

48 XBRL, muhasebe ve finansal bilgi akışını dijital dünyada sağlamak için, XML alt yapısı üzerine kurulan ve bu yapının veri transfer işlemlerinde sahip olduğu gücü barındıran platformdan bağımsız dijital veri kodlama dilidir. Yapısının oluşturulmasının temel amaçları, veri alış verişindeki süreçleri basitleştirmesi, karmaşık veri ve bilgilerin, yatırımcılar, devlet, iş ortakları, müşteriler, tedarikçiler, çalışanlar, bankalar, borsalar, analistler gibi dış kurum ve bireyler ile paylaşılması surecinde standart bir yapının sağlanması ve bu sayede maliyetlerin düşürülmesi, güvenilirliğin artırılması, sürecin hızlandırılmasıdır. XBRL sadece veri transferinde kullanılan bir yapıdır. Yeni bir muhasebe standardı veya bu standartları değiştiren bir uygulama değildir. Mevcut muhasebe standartlarında oluşturulan raporların farklı bir yapıda göstermektedir. Tüm dünyada kullanımı giderek yaygınlaşmaktadır ve yakın gelecekte bir zorunluluk haline gelecektir. XBRL, XML alt yapısı üzerinde geliştirilen bir sistem olması nedeni ile XML yapısının sahip olduğu gücü ve avantajları içinde barındırmaktadır. XBRL yapısı; Mevcut muhasebe standartları temelinde verileri standart kalıplar içinde transfer edilmesini sağlamaktadır. Finansal bilgi ve raporların hazırlanmasını ve analizini kolaylaştırmaktadır. Zaman ve mekân sınırlamalarını ortadan kaldırarak online ortamda verinin istenildiği yerden erişimi sağlamaktadır. Veri girişi ve transferi sırasında ortaya çıkabilecek hataları engelleyecek otomatikleştirmeyi sağlamaktadır. Sisteme veri bir kez girilmektedir. Raporlama ve diğer işlemler için verinin sisteme tekrar tekrar girilmesini engellendiği için emek ve zaman tasarrufu sağlanmakta ve çıkabilecek hatalar engellenmektedir. Genişleyebilir yapısı sayesinde özelleştirilebilme imkanı sağlamaktadır. Veri formatında getirdiği standart sayesinde muhasebe yazılımlarının kullanacağı ortak bir veri formatı meydana getirmektedir. Muhasebe yazılımlarının kullanacağı ortak bir veri formatının meydana gelmesi ile her farklı veri formatını anlayabilecek birden fazla yazılım alınmasına engellemektedir. İşletmelerin defalarca finansal tablo oluşturmaları engellemektedir. Her raporda doğru ve güvenilir bilgi sağlamaktadır. Bilginin hızlı, zamanlı ve güvenilir olarak elde edilmesi sayesinde daha hızlı ve doğru kararlar alınabilmesini sağlamaktadır. Finansal tabloların kolay ve hızlı karşılaştırılabilme imkanı sunmaktadır. Dış kurumlara ulaştırılacak finansal bilgilerin hazırlaması ve dağıtılması maliyetlerini azalmaktadır. Mevcut muhasebe standartlarında da herhangi bir değişiklik gerektirmemektedir. İşletme verilerinin denetimini kolaylaştırmaktadır. Verilerin analizi, raporlanması için gerekli çalışma süresini ve maliyetleri azaltmaktadır. Muhasebe standartlarından bağımsız bir yapıdır. Farklı muhasebe standartlarında oluşturulan raporların incelenebilmesi, analizi ve karşılaştırılabilmesi imkanı sağlamaktadır. Geleneksel sistemde işletme üzerindeki denetim süreci örneklemler ve bazı bölümlerde gerçekleştirilebilmekteydi. XBRL yapısındaki finansal bilgilerin daha hızlı elde edilmesi denetim sürecinin daha hızlı ve işletmenin daha büyük bölümünde yapılabilmesini sağlamaktadır. 44

49 Verilerin XBRL formatında aktarılması denetim süreci için bilginin güvenilirliğini artırmaktadır. Sürekli veri akışının sağlanabilmesi denetimin belli bir zamanda değil, yıl boyu yapılabilmesini sağlamaktadır. Görüldüğü gibi finansal veri transferi işlemlerinde XBRL yapısının sağladığı bir çok avantaj vardı. Veri transferinde sağladığı hız, güvenilirlik, verimlilik, hatasızlık ve maliyet düşüşleri XBRL yapısının giderek yaygınlaşmasını sağlamaktadır. XBRL yapısının finansal verinin transferinde, saklanmasında ve yeniden oluşturulmasında sağladığı bu avantajlarına rağmen, bu yapıda oluşturulan finansal verilerin bir program kullanmadan doğrudan okunabilmesi yönünde eksiklikleri vardır. Çünkü XBRL yapısında oluşturulan bir rapor sadece XBRL formatında oluşturulan raporları okuyabilen yazılımlar tarafından okunabilmektedir. Karmaşık bir rapor yapısına sahip olması insanlar tarafından doğrudan okunabilirliğini engellemektedir. XBRL yapısına karşılık geleneksel raporlama sistemlerinin ise okunurlukları çok kolaydır ve finansal raporlar çoğunlukla okunurluklarında ve kullanımlarındaki kolaylıklar nedeniyle bu formatlarda oluşturulmaktadır. XBRL yapısının okunurluk başta olmak üzeri diğer raporlama sistemlerinden eksik yanlarının olması, XBRL yapısının finansal raporlama sürecinin tüm adımlarda kullanabilecek genel kabul görmüş bir format olması yönündeki en büyük engeldir. Buna karşılık, başta ABD olmak üzere dünya çapında muhasebe ve finans dünyasında XBRL yapısının kullanım alanlarının giderek artması ve bazı finansal raporların sunulmasında yasal zorunluluk haline geliyor olması XBRL formatını giderek genel kabul gören standart bir yapı haline getirilmektedir. Geleneksel raporlama formatlarını incelediğimizde XBRL formatında hazırlanan dosyaları açabilme özelliklerinin eklendiği görülmektedir. Örneğin Excel programı, XBRL formatında dosyalar üzerinde işlem yapabilmek için yaygın olarak kullanılmaktadır. Yazılım dünyasında diğer bütün farklı alanlarda da bir formatın herkes tarafından benimsenip standart haline gelmesi çok uzun sürelerde, sadece birkaç şirketin veya bir devletin desteği ile değil tüm dünya çapında verilecek bir destek ile sağlanabilmektedir. Bilgi teknolojilerindeki gelişmeler de düşünüldüğünde gelecekte tüm süreçlerin dijital ortamda takip edilmesi bir zorunluluk haline geleceği kesindir. E-Devlet sürecinin tamamlanması ile kurumlar arası bütünleşme ve veri değişimi gereksinimleri ortak bir standart yapı üzerinden gerçekleştirilecektir. Bu standart yapının büyük bir bölümü XBRL standardı üzerinden yürütülecektir. Dünya üzerinde yaşanan Enron, Worldcom ve diğer muhasebe skandallarının XBRL yapısının yaygınlaşmasındaki etkisi nedir? XBRL Dilinin Çalışma Şekli XBRL yapısı dört ana bileşenden oluşmaktadır. Bunlardan ilki finansal terimlerin XBRL dilinde nasıl tanımlandığını anlatan biçim dosyaları (spesifikasyonlar) dır. İkinci bileşen standart bir yapı oluşturulması için kullanılan sınıflandırma sistemleri (taksonomiler) dir. XBRL Örnek dokümanlar, finansal verilerin taksonomiler kullanılarak XBRL formatında hazırlanmış finansal raporlardır. Son bileşen ise oluşturulan örnek dokümanların görsel raporlar olarak hazırlanması için kullanılan XSL biçim dosyalarıdır. XBRL taksonomileri ve spesifikasyonları hakkında detay bilgi ve örnekler adresinde yer almaktadır. XBRL Spesifikasyonları XBRL spesifikasyonları, XML yapısındaki finansal terimlerin XBRL dilinde nasıl tanımlanacağını ve XBRL dokümanlarının nasıl yaratılacağına ilişkin teknik standartların belirlendiği kurallardır. XBRL dokümanlarının bu kurallara bağlı olarak oluşturulması, elde edilen raporlardaki verilerinden de standart bir yapıya sahip olmasını sağlamaktadır. Spesifikasyonlar XBRL International (XII) tarafından geliştirilmektedir. İlk yayınlanan spesifikasyon XBRL 1.0 olarak 31 Temmuz 2000 yılında yayınlanmış- 45

50 tır. Daha sonraki yıllarda gelişerek günümüzdeki haline almıştır. adresinde yayınlanan versiyonlar yer almaktadır. İki temel XBRL spesifikasyonu vardır. Bunlardan ilki finansal raporların oluşturulması, düzenlenmesi ve karşılaştırılması ile ilgili kuralların yer aldığı XBRL FR (XBRL Finansal Raporlama - XBRL Financial Reporting) dir. Diğeri ise defter kayıtları ve büyük defterlerle ilgili olan XBRL GL (XBRL Global Defter-XBRL General Ledger) dir. XBRL Sınıflandırma Sistemleri (Taksonomiler) Taksonominin kelime anlamı bilginin sınıflandırılmasıdır. Kullanım amacı XBRL yapısında oluşturulan dokümanların standart bir yapıda oluşturulmasıdır. XBRL raporlarının oluşturulması sırasında, rapor içindeki bilginin standart bir biçimde nasıl tanımlanacağını ve sınıflandırılacağını gösterir. Rapor içerisindeki bilginin anlamı kullanılan bu sınıflandırma sisteminde tarif edilmiştir. XBRL, XML yapısı üzerinde muhasebe ve finansal bilgilerin tanımlanması için oluşturulmuş bir yapıdır ve XML yapısının sahip olduğu söz dizim kurallarına uygun oluşturulur. XBRL dokümanında girilen değerler etiketler içinde yer almaktadır. Belli bir amaç için oluşturulmuş etiket setleri taksonomileri oluşturur. Taksonomiler temel çekirdek yapısı Uluslararası Muhasebe Standartları Kurulu (IASB), Amerika Sertifikalı Muhasebeciler Enstitüsü (AICPA) tarafından oluşturulmuştur. Oluşturulan bu çekirdek yapı tüm işletme ve finans dünyasındaki faaliyetleri için gerekli tanımlamaları karşılayamamaktadır. Bu gibi durumlarda XBRL sisteminin sahip olduğu genişleyebilir esnek yapısı yeni tanımlamalar yapılmasını imkan vermektedir. Her ülkenin IFRS den farklı kendine özel muhasebe standartlarına sahip olabilmektedir. Bu gibi durumlarda her ülke kendine özgü taksonomisini oluşturabilmektedir. Taksonomi yapılarında gerçekleştirilen özelleştirme önce ülkeler seviyesinde, daha sonra yerel temsilcilikler ve düzenleyici kuruluşlar seviyesinde, daha sonra ise daha özele inilerek şirketlerin gereksinimleri doğrultusunda geliştirmektedir. XBRL Örnek Dokümanları (Instance Documents) XBRL örnek dokümanı, finansal raporların XBRL formatında hazırlanmış şeklidir. Oluşturulması sırasında kullanılan taksonomiler ile anlamlı hale gelirler. Taksonomiler örnek doküman içindeki finansal olayları tanımlar. XBRL yapısının karmaşık bir söz dizimi olduğu için örnek dokümanların oluşturulması sadece özel yazılımları ile gerçekleştirilebilir. Yukarıdaki şekilde basit olarak bir örnek dokümanın oluşturulması gözükmektedir. Muhasebe sisteminden elde edilen finansal veriler uygun taksonomiler kullanılarak XBRL yazılımları ile örnek dokümanlarda birleştirilir. Eğer muhasebe sisteminde kullanılan yazılım XBRL formatında çıktı oluşturmayı destekliyorsa örnek dokümanın oluşturulması için ek bir yazılıma gerek kalmayacaktır. XBRL formatının genel kabul görmüş bir format olması ve yazılım dünyasındaki rekabet ortamı tüm muhasebe yazılımlarında XBRL formatının standart olarak desteklenen bir özellik haline getirmektedir. Şekil 2.10: XBRL Örnek Dokümanı Oluşturma Süreci 46

51 XBRL XSL Dosyaları XBRL formatında oluşturulan örnek dokümanlar kendi başlarını görsel bir rapor gibi okunamazlar. XBRL nin oluşturulma amacı da görsel raporlama formatında verileri göstermek değildir. Html kodunda üretilen web sayfalarının tarayıcılarda görüntülenmesi için kullanılan stil şablonlarına benzer bir yapı XBRL örnek dokümanlarının finansal rapor olarak görüntülenmesi için de kullanılmaktadır. Bu stil şablonlarına XSL biçim dosyaları denir. Şekil 2.11: XBRL Raporu Oluşturma Süreci Geleneksel raporlama sisteminden farklı formatlarda raporlama oluşturmayı düşündüğümüzde bir veri başka bir dosyaya yeniden yazılarak veya kopyala yapıştır tekniği ile aktarılmakta, daha sonra veriler oluşturulmak istenen rapor türüne göre yeniden düzenlenmekteydi. Bu işlem ekstra zaman, iş gücü ve verilerin taşınması sırasında hata riski doğurabilmekteydi. XBRL yapısında kullanılan XSL biçim dosyaları sayesinde ise tek bir biçim dosyasının değiştirilmesi ile farklı türde elektronik raporları oluşturmak mümkün olmaktadır. Verinin tek olması ve farklı biçim dosyaları kullanılması ile birbirinden farklı raporların kolay ve hızlı bir şekilde oluşturulabilmesi XBRL yapısının sağladığı avantajı göstermektedir. Şekil 2.12: XBRL Yapısında Finansal Raporların Sunumu XBRL formatında hazırlanmış bir rapordaki veriler farklı işletmeler tarafından hazırlanmış bile olsa, aynı sınıflandırma sistemleri ile tanımlanacağından dolayı tek bir XBRL yazılımı kullanılarak tüm raporlardaki veriler kolayca elde edilebilmekte ve işlenebilmektedir. XBRL raporlarındaki verilerin 47

52 çekilmesi muhasebe yazılımları tarafından gerçekleştirildiği için veri işleme süreci geleneksel raporlama sistemlerindeki veri işleme sürecine göre çok hızlı tamamlanmakta ve süreç içinde gerçekleştirilen işlemler muhasebe yazılımları ile gerçekleştirildiği için daha güvenilir sonuçlar vermektedir. Şekil 2.12 de gözüktüğü XBRL formatında hazırlanmış raporlar işlendikten sonra istenilen rapor formatlarına dönüştürülebilmektedir. INLINE XBRL XBRL yapısının kendi başına bir raporlama aracı olarak kullanılabilmesinin önündeki en büyük engel, elde edilen raporların kişiler tarafından okunurluğunun olmamasıdır. XBRL söz diziminin karmaşık bir yapısı vardır ve içinde yer alan veri sadece bu yapıyı kullanabilecek yazılımlar ile anlamlı hale getirilebilmektedir. XBRL yapısının bu eksikliklerinin giderilebilmesi için son yıllarda çalışmalar yapılmış ve yapının yeni bir versiyonu olarak ixbrl (Inline XBRL) yapısı ortaya çıkarılmıştır. XBRL + Okunabilirlik = ixbrl ixbrl yapısı, XBRL yapısının geliştirilmiş bir versiyonudur. Alt yapısı XBRL yapısında olduğu gibi XML yapısı üzerine kurulmuştur. Her iki yapısının asıl amacı, finansal verinin transferini kusursuz gerçekleştirebilmektir. ixbrl yapısı bu amacı bir adım daha ileriye götürerek veriyi daha çekici olarak görsel formatta sunmaktadır. Görsel raporlamaların oluşturulması için web teknolojisini kullanılmaktadır. Basit olarak web sayfası ile XBRL biçimsel yapısının birleşimi şeklinde tanımlanabilir. Getirdiği en büyük yenilik XBRL yapısı sadece bilgisayar programları tarafından okunabilecek bir yapıya sahipken, ixbrl yapısının standart tarayıcılar tarafından da görüntülenebilmesidir. Sağladığı bu özellik sayesinden bir PDF raporundan çok farklı bir yönü kalmamıştır. PDF formatından farkı, PDF okuyucu bir program tarafından değil herhangi bir tarayıcı üzerinden açılabilmesidir. Resim 2.2: ixbrl Raporu Örneği Inline XBRL formatında hazırlanmış bir finansal rapor yukarıdaki şekilde gözükmektedir. Şekilde görüldüğü gibi oluşturulan raporun normal PDF veya Word formatında oluşturulan bir rapordan hiç bir farkı yoktur. 48

53 ixbrl ve XBRL formatında hazırlanmış örnek raporlar web sayfasında yayınlanmaktadır. XBRL yapısı ile ixbrl yapısının oluşturulma amacı aynı olmakla beraber kullanımında farklılıklar vardır. XBRL yapısı ile ixbrl yapısının karşılaştırılması aşağıdaki tabloda verilmiştir. Tablo 2.1: XBRL Yapısı ile ixbrl Yapısının Karşılaştırılması Parametre XBRL ixbrl İnsan ve Makina tarafından okunabilirlik Dosya türü ve uzantıları Makina okuyabilir Genellikle.XML uzantısı İnsan ve Makina Okuyabilir Genellikle.html/.xhtml uzantısı. Çalıştırmayı kolaylaştırmak için XBRL üst verileri dosya içine gömülüdür. Kodlama standardı XML XML ve XHTML Çıktı türü Görsel sonuç ekranlarının elde edilmesi Tablo halinde Görsel çıktı oluşturabilmek için özel yazılımlar (XBRL görüntüleyiciler) gerekmektedir. Ekranda ne görürsen onu alırsın WYSIWYG (What you see is what you get) Tarayıcılar ve yazıcılar tarafından doğrudan oluşturulabilmektedir. Karmaşıklık ixbrl ye göre daha az karışık XBRL ye göre daha fazla karışık Dosyalama Süreci Makina anlayabileceği yapı ile insanlar tarafından anlaşılabilecek yapı birbirinden ayrı olarak oluşturulur Sistemin gelişimi Kısmen olgunlaşmış Geliştirilmekte Otomatik raporlama dosyaları oluşturmak Daha kolay Daha zor MUHASEBE YAZILIMLARI Tek doküman makina ve insan tarafından okunabilir İşletmelerin büyümesi, yapılarındaki değişim, faaliyet alanlarındaki gelişme, finansal yatırım ve faaliyetlerin artması, globalleşme ve bunların sonucu doğan rekabetçi piyasa koşullarında muhasebe verilerinin işletme yöneticilerinin izleyeceği yolu ve alacağı kararları belirlemesindeki önemi giderek artmaktadır. Muhasebe verilerinin tam, zamanında ve hatasız şekilde elde edilebilmesi muhasebe yazılımları sayesinde gerçekleştirilebilmektedir, bu da muhasebe yazılımlarının önemini giderek artırmaktadır. Yazılımlar modüler yapıları, sahip oldukları özellikler, çalıştıkları ortamlara göre birbirinden farklı özellikler taşımaktadır. Sadece geleneksel muhasebe kayıtlarını tutacak küçük boyutta veya işletmenin tüm süreçlerinin entegre bir şekilde yürütülmesini ve takibini sağlayan gelişmiş düzeyde yazılımlar vardır. Dünya üzerinde ve ülkemizde muhasebe alanında yazılımlar yapan irili ufaklı birçok yazılım firması faaliyet göstermektedir. Ülkemizde muhasebe alanında yazılım sunan firmaları incelediğimizde, ulusal yapıda veya yurt dışı kaynaklı yazılım firmalarının faaliyet gösterdiği görülmektedir. Bu bölümde ülkemizde muhasebe alanında yaygın olarak kullanılan yazılımlardan ön plana çıkanlar hakkında bilgi verilecektir. Örnek olarak verilen yazılımlar, muhasebe alanında oluşturulan yazılımların birbiri arasındaki farklılıkları gösterebilmek amacıyla seçilmiştir. 49

54 ETA ETA ülkemizde faaliyet gösteren yazılım firmalarının ön önemlileri arasında yer almaktadır. Günümüzde müşteri profile sayısını in üzerine çıkaran firmanın yurt çapına yayılmış 1000 in üzerinde bayisi vardır. Farklı ihtiyaçlara cevap veren geniş ve kaliteli ürün yelpazesi sunması firmayı ülkemizdeki en büyük yazılım firmaları arasına taşımasını sağlamıştır. Firmanın misyonu yabancı yazılımlara olan bağımlılığı ortadan kaldıran ve teknolojik gelişmeleri yakından takip eden bir yazılım paketinin yaratılmasını ve güncelliğinin sağlanmasıdır. Firma tarafından kullanıcılara komple çözümler sunma amacıyla geliştirilen sektörel uygulamalar ve ofis otomasyonu ürünleri ile tek kullanıcılı bir muhasebe bürosundan, yurt çapındaki ofislerini bir ağ ile birbirine bağlayan bir holdinge kadar farklı ölçeklerde müşterilere en yüksek seviyede hizmet verebilmektedir. Firmanın ilk çıkardığı yazılım DOS işletim sistemi üzerinde çıkarmış ve bu ürününü grafik tabanlı Versiyon 7 sürümü ile en gelişmiş versiyonunu sunmuştur. ETA Versiyon 7 For Graphics ETA Versiyon 7 for Graphics Türkiye nin en kapsamlı ve en yaygın ticari uygulama program paketlerindendir. DOS işletim sistemini grafik ortama taşımaktadır. Kullanım kolaylığı, entegrasyon özelliği ve güçlü modüler yapısı programın yaygın kullanımının en önemli nedenlerindendir. Yazılımın DOS ortamında olması, günümüz programların sahip olduğu görsel kullanıcı arayüzünü göstermesini engellemektedir. Sistemin getirdiği avantaj ise eskiden beri DOS ortamında klavye ağırlıklı çalışan kişilerin alışkanlıklarından vazgeçmek zorunda kalmadan ETA Versiyon 7 sistemini kolaylıkla kullanabilmesidir. Program güçlü yapısı ve uzun bir geçmişi olması nedeniyle, yaygın kullanım potansiyelini korumaktadır. Programın modüler bir yapısı vardır ve içerisinde aidat takibi, irsaliye, sipariş, stok, demirbaş gibi 20 den fazla modül barındırmaktadır. Değişen şartlara göre programın sürekli iyileştirilmesi çalışmaları devam etmektedir. ETA:V.8-SQL ve ETA:SQL ETA, kullanıcılar tarafından gelen yenilik talepleri ve çağın getirdiği teknolojik ilerlemeler sayesinde çeyrek asırlık ticari uygulama yazılımları konusundaki tecrübesini Windows ortamına ETA for Windows ile taşımıştır. ETA for Windows dan sonra açık veritabanı teknolojisini en iyi şekilde değerlendiren ve farklı ihtiyaçlara cevap veren SQL tabanlı iki yeni versiyon ETA:V.8-SQL ve ETA:SQL oluşturulmuştur. Yeni versiyonların içerdiği program modülleri temel anlamda ETA Versiyon 7 versiyonundaki modüllerin devamı niteliğindedir. Sistemin getirdiği en önemli yenilik Windows tabanında olmasının getirdiği kullanıcı ara yüzüne sahip olmasıdır. DOS ortamındaki metin tabanlı olan arayüz bu yeni versiyon ile kullanıcıların daha rahat kullanabileceği görsel bir arayüz haline gelmiştir. Sistemin getirdiği yeniliklerinden biri de, veritabanı özelliğidir. Sistem SQL server veritabanı kullanmaktadır. Güçlü bir veritabanı alt yapısının olması program üzerindeki saklanan veri ve veriler üzerinde yapılabilecek işlemler üzerindeki kısıtları ortadan kaldırmış ve performans sağlamıştır. Kullanılan veritabanı ile sahip olunan modüllerin alışılmış işlemleri daha ileri seviyeye taşınmıştır. Üstün raporlama özellikleri, müşterileri memnuniyeti sağlayan programın sahip olduğu yeniliklerdendir. 50

55 LOGO LOGO, Türkiye'nin en büyük bağımsız yazılım kuruluşlarındandır yılında kişisel bilgisayarlar için mühendislik yazılımları geliştirmek üzere iş dünyasına atılan LOGO, bugün, bilişim teknolojilerinde önemli bir yere gelmiştir. Kurulduğu günden bu yana sektöründe çözümlere, hizmetlere, iş süreçlerine getirdiği yenikliklerle kendini göstermektedir yılında halka açılarak bilişim şirketi olarak Türkiye de halka açılan ilk şirket olmuştur. Günümüzde firmada ' in üzerindeki kullanıcısı ile iş uygulamaları alanında başta Türkiye olmak üzere dünya çapında faaliyet göstermektedir. Kendini verimlilik şirketi olarak tanımlayan LOGO, işletmelerin çağdaş yönetim ilkelerine uygun biçimde yapılanmasını, süreçlerini uluslararası standartlar doğrultusunda yöneterek verimlilik ve karlılığını artırmasını sağlayan çözümleri üretmeyi ilke edinmiştir. Bu çözümler arasında, çeşitli büyüklüklere göre özel tasarlanmış kurumsal kaynak yönetimi, sektörel çözümler, tedarik ve talep zinciri otomasyonu, iş süreçleri tasarımı danışmanlığı, iş zekası çözümleri gibi çözüm ve hizmetler sayılabilir. LOGO yurt içinde ve yurt dışında 32 ülkede faaliyet göstermektedir. Avrupa, Ortadoğu, Afrika ve Asya da birçok ülkenin diline, iş pratiğine ve yasal mevzuatına uyarlanan ürünleri yazılım çözümlerini geniş bir kullanım alanı oluşturmuştur. Teknoloji ve ar-ge yatırımları ile ön plana çıkan firma ürünlerinde yüksek kaliteli çözümler sunmayı ilke edinmiştir. Sürekli İnovasyon vizyonuyla hareket eden LOGO, AR-GE yatırımları araştırmasında Türkiye'nin lider firmaları arasındadır. TurkishTime Ar-Ge araştırmasına göre LOGO, 2010 Türkiye 12 ncisi, sektör 1 incisi (TurkishTime, Ağustos 2011) 2009 Türkiye 14 üncüsü, sektör 1 incisi (TurkishTime, Temmuz 2010) 2008 Türkiye 13 üncüsü, sektör 1 incisi (TurkishTime, Kasım 2009) olmuştur. LOGO ürün ve hizmetleri yurt içinde ve dışında birçok başarıya imza atmıştır. Daha önce IBM den Yenilikçi Açık Mimari Çözümü (Innovative Open Architecture Solutions) ödülünü alan Unity On Demand firma, 2009 yılında TUBİTAK, TUSİAD, TTGV tarafından verilen 8.Teknoloji Ödülü nü de alarak alanındaki başarısını göstermiştir. Yazılım sektöründe çeyrek yüzyılı aşkın bir deneyimle farklı iş modellerine ve teknolojilere yatırım yapan LOGO, son olarak iki önemli atılım gerçekleştirmiştir. Kasım 2011 de yazılım ürünlerini internet ortamından hizmet olarak sağlayan (SaaS) uygulamalarıyla sektörün önde gelen teknoloji şirketlerinden Coretech i satın almıştır. Coretech, internet ve mobil merkezli teknolojilere yatırım yapan LOGO nun gelecek vizyonunda önemli bir yer tutmaktadır. Aralık 2011 de ise İş Zekası (Business Intelligence) yazılımları geliştiren WorldBI firmasının çoğunluk hissesini alarak, firmanın inovatif ürünlerini ürün hattına eklemiştir. Firmanın Kobi, ERP, insan kaynakları, iş zekası, mobil, Java ve sektörel alanda çözümleri vardır. Bunlardan Kobi çözümlerinde GO Plus ile ERP çözümlerinden Tiger Plus ile Tiger Enterprise en yaygın kullanılanlarındandır. Go Plus Logo firmasının KOBİ lerin tüm ihtiyaçlarının karşılaması için oluşturmuş olduğu bir ERP paketidir. Farklı sektörlerden KOBİ lerin malzeme yönetiminden satın almaya, muhasebeden satış yönetimine kadar tüm temel süreçlerini gerçekleştirebilecekleri bir yazılımdır. Kullanım kolaylığı, diğer sistemlerle entegre çalışabilmesi ve güçlü alt yapısı sayesinde ön plana çıkmaktadır. Windows ile tam uyumlu yapısı sayesinde Microsoft tabanlı ağlar üzerinde çalışabilme imkanı vermektedir. İçerisinde standart ve opsiyonel olmak üzere 20 nin üzerinde modül barındırmaktadır. 51

56 Tiger Plus Logo firmasının bir diğer ERP sistemi Tiger Plus dır. Tiger Plus işletmelerin tüm ihtiyaçları düşünülerek geliştirilmiş ve entegre çalışan modüllerden oluşan bir sistemdir. Günümüzde verimlilik ve işletme içi süreçlerin etkin yönetimi büyük önem taşımaktadır. Sistem modülleri arasındaki entegrasyon ile kullanıcıların yetkileri dahilinde güncel bilgiye doğrudan ulaşması ile işletme içi verimlilik ve süreçlerin etkin yönetimi sağlanmaktadır. Aynı zamanda şirket içi verimliliğin yanında şirket dışı iş süreçlerinde etkin ve verimli şekilde yönetilmesi gerekmektedir. Tiger Plus zengin özelliklerinin yanı sıra, değişen ihtiyaçlara çok kolay şekilde uyum sağlayan yada uyarlanabilen esnek bir yapıya sahiptir. İş akışı ve süreçlerin onay ve kontrolünü elektronik ortamda gerçekleştirebilmesi, sık gerçekleştirilen işlem ve raporları belli bir takvime bağlayarak istenildiği zaman otomatik çalıştırılmasını, Yeni Türk Ticaret Kanununa (TTK) ve diğer standart yerel/uluslararası muhasebe ve finans standartlarına (FAS52, IAS, UFRS) uyumu, raporlama ekranlarında değişiklikler yapılabilmesine, formlar ve filtreler oluşturma imkan sağlaması, yönetici konsolu ile işlemlerin kolay takibi, doküman yönetim sistemi ile dokümanların tanımlanan kataloglar altında düzenlenebilmesi Tiger Plus ın tercih nedenleridir. Bunların dışındaki diğer özellikleri Açık ve Esnek Mimari, İlişkisel Veritabanı Desteği - MS SQL ve Oracle, Çoklu Dil Desteği sayesinde birden fazla dilde kullanım imkanı, WebTIGER ile web kullanımı, LogoConnect ile bankalar, kurumlar ve diğer firmalar ile E-iş Köprüsü, E-posta sistemleri ile entegre yapı, MS Office ile akıllı doküman entegrasyonu, LOGO Çözüm Ortakları tarafından geliştirilmiş 200 ün üzerinde entegre iş uygulaması, Windows arabirim standartlarına tam uyum. sayılabilir. Tiger Enterprise Logo firmasının Büyük işletmelerin sürdürülebilir verimliliğini destekleyen, uluslararası standartlara ve Türkiye koşullarına en uygun ERP Yazılımı olarak sunduğu bir diğer ERP yazılımı Tiger Enterprise dır. Tiger Enterprise, Tiger Plus ın şirketi içi ve şirket dışı süreçlerin etkin ve verimli yürütülmesi için sahip olduğu tüm özelliklerini içermektedir. Tiger Plus dan farklı olarak kullanıcı profile olarak daha çok büyük ve rekabetçi işletmeler ile uluslararası alanda faaliyet gösteren firmalar yer almaktadır. Uluslararası faaliyet gösteren firmaların ihtiyaç duyduğu çok dilli, farklı döviz kurları üzerinden işlem yapabilen ve uluslararası muhasebe standartlarını desteklemektedir. Tiger Plus da olduğu gibi esnek raporlama yapısına sahiptir. Birden fazla lokasyonda iş yapan şirketler için çok yönlü planlama ve kontrol, Artan işlem ve veri yükünde yüksek performans, Modüler yapısı sayesinde ihtiyaçlar doğrultusunda özelleşebilmesi, Uluslararası firmalar veya ithalat/ihracat yapan firmalar için raporlama ve yabancı dil desteği, 52

57 İnternet üzerinden ve mobil teknolojileri desteği, İşletmeye göre hızlı ve kolay bir şekilde özelleştirilerek firmaya veya sektöre özel bir çözüm haline gelebilmesi, Diğer logo yazılımları ile entegre çalışabilmesi, İş ortakları, tedarikçiler, bankalar ve farklı lokasyonlardaki şirket bölümleriniz arasındaki iş süreçlerinin kolaylıkla yönetmesini sağlaması, Dış sistemlerle kolay ve hızlı veri transferi, Logo Enterprise ın öne çıkan diğer özelliklerinden birkaçıdır. MİKRO 1988 yılında kurulan Mikro Yazılımevi, ülkemizde yazılım konusunda hızlı bir gelişme göstermiştir. Günümüzde sahip olduğu ürün yelpazesi, yetkili satıcı ağı, servis destek kanalları ile ülkemizdeki büyük markalarından biri olmuştur. Ticari ve Muhasebe programları pazarında faaliyet gösteren Mikro Yazılımevi, my e-rp Kurumsal Kaynak Planlaması, Mikro ERP Yönetim Bilgi Sistemleri, Standart Seri Ticari ve Muhasebe paket programları ve Series RETAIL Perakende Otomasyon Sistemleri olmak üzere dört ana grup altında toplanan ürünler ile yazılım sektöründe faaliyet göstermektedir. Mikro Yazılımevi nin hedefi, küçük, orta ve büyük ölçekteki işletmeler ve ERP sektörüne verim, sistem, kazanç ve zaman tasarrufu getiren, toplam kalite yönetimine yönelik bir anlayış sağlayan ve yönetim kararlarını yönlendirici bilgi üreten çözümler sunmaktır. Ürünlerinin modüler yapıda olması, parametrik yapısı ile esneklik sağlaması, güçlü yapısı ve kullanım kolaylığı genel özellikleridir. Mikro yazılımın ürünlerini ekonomik, standart ve ERP kategorilerinde sunmaktadır. Ekonomik grup işletme içi ticari ve muhasebe işlemlerinin yürütüleceği programları, standart modül daha kapsamlı ithalat, ihracat, insan kaynakları, genel muhasebe, ticari, raporlama, karar destek sistemleri ve dış veri aktarım programlarını içerir. ERP grubu ise diğer paket özelliklerini daha kapsamlı barındırmanın yanında uluslararası finansal raporlama standartları modülü, konsolide muhasebe, üretim yönetimi, bakım yönetimi, birimler arası online veri transferi ve my e-rp modül ve yazımları vardır. LİNK Link Bilgisayar 1984 yılında genç bir mühendisler grubu tarafından İstanbul da sadece yazılım üretimi yapmak üzere kurulmuştur. Başlangıç olarak işletmelerin üretim ve ticari ihtiyaçlarına yönelik entegre yazılım çözümleri üretmeye başlamışlardır. Ürünlerini zamanın getirdiği yenilikler ve teknolojiye ayak uydurarak büyüme gösteren firma ülkemiz yazılım firmaları arasında yer edinmiştir. Kuruluşundan bir yıl sonra dönemin işletim sistemi olan DOS ortamında çalışan paket programları satışa sunmuştur. Bu ürün ailesine daha sonra Klasik Seri adı verilmiştir. Klasik seri 1988 yılında Unix, 1992 yılında Macintosh, 1993 yılında Windows işletim işletimlerinde satışa sunulmuştur mart ayında Almanya'nın Hannover kentindeki Cebit fuarında temsil edilen ilk Türk ürünü olmuştur Haziran ayında yerli üretilen yazılımların satışında lisans uygulaması başlatan ilk Türk yazılımevi olmuştur yılının mayıs ayında tamamen Windows teknolojisine dayalı ve açık veri tabanı üzerinde çalışma özelliğine sahip olan yeni ürün ailesi Güneş Sistemi piyasaya tanıtılmış ve ailenin ilk üyesi Kurumsal Kaynak Planlaması paketi satışa sunulmuştur yılında Klasik Seri nin tüm özelliklerini içeren ve tamamen Windows tabanında çalışan bir ürün olan Yeni Nesil ürün ailesini satışa sunmuştur yılında Güneş Sistemi ERP uygulamasının Oracle veritabanı üzerinden Linux platformuna taşınması çalışması ile En İyi Uygulama Platformu Dönüşüm Projesi ödülünü almıştır. 53

58 Güneş Sistemi Link Güneş Sistemi, orta ve büyük boy kurumların finans, üretim, satış, satın alma, planlama ve benzeri tüm iş süreçlerini bir bütün olarak ele alan bir Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımıdır. İçerisinde kurumsal kaynak planlaması, üretim yönetim sistemi, mağaza yönetimi, sabit kıymetler ve insan kaynakları modüllerini barındırmaktadır. Kurumsal kaynak planlaması kendi içerisinde satış pazarlama, satın alma, finans, stok yönetimi, üretim, depo yönetimi, muhasebe, bütçe planlama, üretim alt modüllerinden meydana gelmektedir. Yeni ekonominin şartlarını ve teknolojik gelişmeleri takip etmesi sayesinde güncel çözümler sunan Güneş Sistemi, iş akışlarında bütünsellik sağlamasının yanında bilgiye hızlı ve kolay erişilmesini sağlayan arayüzü ile ön plana çıkmaktadır. Türkiye dışındaki ülkelerin mevzuatına kolayca uyarlanabilmesi sayesinde uluslararası çözümler sunan bir yönetim sistemidir. Yeni Nesil Link Bilgisayarın, küçük ve orta büyüklükteki işletmeler için geliştirdiği bir diğer sistem Yeni Nesil Yönetim Sistemi dir. İlk kez 2002 yılında piyasaya çıkan yeni nesil zamana ayak uydurarak sürekli yenilenmektedir. İşletmelerin iş süreçlerini minimuma indirecek, kullanımı kolay, kapsamlı ve hızlı olan Yeni Nesil Yönetim Sistemi, kullanıcılara zamandan ve emekten tasarruf yapabilmelerini sağlamaktadır. Windows ortamında geliştirilen, kullanıcı dostu arayüzü, sahip olduğu gelişmiş güvenlik özelliği, sistemde hazırlanan raporların Excel olarak çıktı alınabilmesi, hesap özeti, borç alacak listesi gibi listelerin online iletimi gibi bir çok gelişmiş özelliğe sahip Yeni Nesil Yönetim Sistemi, muhasebe, finans, satış-pazarlama, satın alma, stok, bordro, işletme, sabit kıymetler programları ve alt modüllerini kapsamaktadır. AKINSOFT 1995 te kurulan, hiçbir sermaye desteği almadan kendi öz sermayesi ile yapılanan firma bünyesinde sağladığı disiplin, hedeflediği amaç ve inandığı ilkeler doğrultusunda hızlı bir büyüme göstermiştir. Müşteri portföyünü sürekli geliştirerek geniş bir program arşivine sahip olan firma günümüzde 14 ülkede 2000 i aşkın çözüm ortağına sahiptir. ERP çözümleri, muhasebe programları, ticari programlar, sektörel programlar ve web programları olmak üzere 120'yi aşkın yazılımın yer aldığı büyük bir program arşivine sahiptir. Programlarını ticari, mobil, web, sektörel, DOS tabanlı olarak gruplandırmaktadır. Wolvox ERP e-business ve Octoplus ticari alandaki programlarıdır. Wolvox ERP e-business WOLVOX ERP E-Business, temelde üretim ve finans sistemi ile tam entegre çalışacak tümleşik bir ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması) yazılımıdır. ERP, MRP II, CRM, cari, kasa, stok, fatura, teklif, sipariş, döviz takip, banka, pazarlama, servis, bonus sistemi, üretim, zincir pazarlama modülleri sahip olduğu modüllerden bazılarıdır. ERP, MRP II, CRM muhasebe ve ön muhasebe programı kullanılan tüm ticari işletmelerde kullanılabilir. Çok kullanıcılı desteği, CRM tabanlı çalışan firmalar, ticari ilişkileri ile ilgili her türlü evrak ve bilgi akışını sistem üzerinden elektronik ortamda çift yönlü ve güvenli olarak gerçekleştirilebilmesi, rapor uyarlama aracı sayesinde mevcut ve yeni tasarlanacak raporlara yeni filtreler eklenebilmesi ve raporların özelleştirilebilmesi, Firebird ve MSSQL veritabanı mimarisi üzerinden Microsoft Office programları ile doğrudan ilişki kurabilmesi, kullanıcılara tanınan çok seviyeli erişim hakları ile bilgi güvenliği sağlaması, 54

59 Unicode dil desteği sayesinde tüm dünya dillerini desteklemesi, kullanıcıya özgü menü oluşturabilme sistemde öne çıkan özelliklerden birkaçıdır. Octoplus Türkiye nin en çok kullanılan muhasebe programlarındandır. Ön muhasebe kullanılan tüm ticari işletmelere hitap etmektedir. Modüller arasında tam ve hızlı entegrasyon, Microsoft Excel'den veri alabilme ve Excel'e verileri çıktı olarak verebilme, SQL ile hızlı, detaylı ve özelleştirilebilir raporlama sistemi, çoklu kullanıcı desteği ile birden fazla bilgisayarda aynı anda kullanılabilme, günlük online TCMB'den döviz kur takibi sahip olduğu özelliklerden birkaçıdır. LUCA LUCA Projesi 2005 yılında Türkiye Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Yeminli Mali Müşavirler Odaları Birliği (TÜRMOB) ile Türkiye Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Yeminli Mali Müşavirler Temel Eğitim ve Staj Merkezi (TESMER) tarafından geliştirilerek hayata geçirilmiştir. Web Tabanlı ve Merkezi Sistem Teknolojisi kullanılarak geliştirilen bu proje kapsamında Türkiye deki Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlere çağdaş ve uluslararası standartlara uygun bir yazılımla çalışma ortamı sağlanmaktadır. Türkiye de LUCA Mali Müşavir Paketi yazılımını kullanan üye sayısı , kullanıcı sayısı ise e ulaşmıştır. Luca yazılımdaki ve yaygın kullanımındaki başarısını 2007 yılında OPN Day Rodos etkinliğinde, Oracle Avrupa Birliği'ne Katılım Ülkeleri Bölgesi En Başarılı Çözüm Projesi Ödülü'ne alarak göstermiştir. Projenin hayata geçirilmesi ile SMMM lerin ve müşterilerinin yazılım ve donanım yatırım maliyetlerini düşürmüş, online erişim ile zaman ve mekandan bağımsız çalışma ortamı sunmuştur. LUCA Projesi, Türkiye de bir mesleki grubun en üst birliği olan TÜRMOB tarafından geliştirilmiş olması ve proje içeriği olarak ilk ve tek olması ile çok dikkat çekmiştir. TÜRMOB çatısı altındaki odaların ve meslek mensuplarının desteği ile hızla yayılmış ve beş yıl gibi kısa bir sürede marka olarak pazardaki yerini almıştır. LUCA Projesi meslek mensuplarına sunduğu avantajlar sayesinde tercih edilen yazılım olmaya başlamıştır. LUCA ile meslek mensupları; Zaman ve mekandan bağımsız çalışılabildiği ve her tür bilgiye internet üzerinden hızla ulaşabildiği için hem müşterisine daha hızlı hizmet verebilmiş, hem de daha fazla müşteriyle çalışabilme rahatlığını elde etmiştir. Meslek mensubunun bilgi teknolojilerini kullanabilmek için yapması gereken donanım ve yazılım yatırımları en düşük düzeye inmiştir. Ek lisans bedeli ödemeden sisteme sınırsız kullanıcı tanımlayabilmiş ve bu sayede müşterilerini de rahatlıkla sisteme dahil ederek, yetkileri çerçevesinde kullanmalarını sağlamıştır. Böylece meslek mensubu iş yükünü müşterisi ile paylaşmaya başlamıştır. Yedekleme merkezi olarak yapıldığı için meslek mensuplarının yedekleme maliyetleri ve endişeleri tamamen ortadan kalkmıştır. Uygulamanın içerisinde kendi arama motoru olan LUCA Mevzuat Sitesi nin olması nedeniyle, diğer mevzuat sitelerine ücret ödeyerek üye olma maliyetinden kurtulmuştur. Mevzuat değişiklikleri ücretsiz olarak ve aynı anda tüm LUCA üyelerinin kullanımına sunulduğundan meslek mensupları ve müşterileri mevzuat değişikliklerinden veya meslek mensuplarından gelen önerilerle gerçekleşen tüm güncellemelerden anında ve ek bir bedel ödemeden faydalanmışlardır. 55

60 Ürün bedeli kapsamında, versiyon yenileme, eğitim ve destek hizmetlerinin de veriliyor olması sayesinde yüksek hizmet bedelleri ödemekten kurtulmuşlardır. Kullanılan teknoloji sayesinde merkezi olarak destek alarak tüm problemleri hızla çözülmüştür. Kamu kuruluşlarına gönderilmesi gereken e-beyanname, e-bildirge gibi yasal evrakları mevzuata uygun formatta elektronik ortamda rahatlıkla gönderme imkanına kavuşmuştur. Bu proje ile meslek mensubu UFRS (uluslararası finansal raporlama sistemi) alt yapısı hazır bir uygulama ile çalışma şansını elde etmiştir. Dolayısı ile kullanılmaya başladığında herhangi bir sıkıntı yaşamadan UFRS uyumlu raporlar üretebilecektir. Sağlanan tüm maliyet avantajları ve yazılımın içeriği ile meslek mensubunun ulusal ve uluslararası alanda rekabet edebilme gücü artmıştır. Luca sisteminde son olarak bankalar ile Luca Banka Hesap Hareketleri Entegrasyonu işbirliği imzalanmıştır. İmzalanan işbirliği ile Luca nın üyesi olan mali müşavirler ile onların müşterilerinin onay verdikleri anlaşmalı bankalardaki hesap hareketleri, LUCA muhasebe programına otomatik olarak aktarılacaktır. Müşteri hareketlerinin otomatik olarak LUCA programında muhasebeleştirilmesi ile uzun zaman ve yoğun emek harcanarak gerçekleştirilen hesap hareketleri muhasebeleştirme işlemleri daha kısa sürede, kolay ve en az emekle gerçekleştirilecek. Sistemin bir diğer avantajı da manuel işlemlerden doğacak hataların önleniyor olmasıdır. Zaman ve emek kaybının engellenmesi ve sistemin sağladığı güvenin yanında, Luca sisteminin sahip olduğu uzaktan çalışma imkanı hem mali müşavirlere hem de anlaşmalı banka müşterilerine uygulamada rahatlık sağlayacaktır. Luca sisteminin ikinci ürünü olarak Luca Koza Ticari paket ve kurumsal çözümler çıkmıştır. Luca Koza Standart ve Profesyonel olmak üzere iki sürümden oluşmaktadır. Standart Sürüm; yönetici, stok yönetimi, finans yönetimi, fatura yönetimi, gelir-gider kartları ve raporlardan oluşmaktadır. Profesyonel Sürüm; yönetici, stok yönetimi, finans yönetimi, fatura yönetimi, satış yönetimi, satın alma yönetimi, analizler ve raporlardan oluşmaktadır. NETSİS YAZILIM 1991 yılında kurulan Netsis, farklı sektör ve ölçekteki firmalara çağdaş ve uluslararası kriterlere uygun kurumsal iş yazılımları geliştirmektedir. Günümüzde 400 ü bulan iş ortağı kanalı ile tüm ülke geneline hizmet sunmaktadır. Netsis ayrıca 2012 yılı Haziran ayında T.C. Sanayi, Bilim ve Teknoloji Bakanlığı Verimlilik Genel Müdürlüğü tarafından yayınlanan KOBİ lerde Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) Uygulamaları araştırma kitabında en çok tercih edilen ERP yazılımı olarak ilk sırada yer almaktadır. Netsis in sunduğu başlıca çözümler arasında kurumsal kaynak planlaması (ERP), müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), insan kaynakları yönetimi (HR), iş zekası (BI), tedarik zinciri yönetimi (SCM), üretim yönetimi (MRP) ve finans yönetimi gelmektedir. Ürünlerinin Netsis Enterprise, Netsis Standart, Entegre.Net ve Netlite başlıklarında dört ana programı vardır. Firmanın ürünlerinden Entegre ve Netlite ı müşterilerine SaaS modeliyle sunmaktadır. LİKOM YAZILIM Yazılım üretimi amacıyla 1984 yılı Eylül ayında kurulmuş olan LİKOM Yazılım, katma değerini kendi ürettiği yazılımlarla sağlayan Türkiye'nin ilk büyük bağımsız yazılım üretim şirketlerindendir. LİKOM Yazılım, 28 yıldır büyük ve orta ölçekli işletmelerden KOBİ'lere kadar her boyutta kuruluşun gereksinimini karşılamak amacıyla Kurumsal Kaynak Planlama (ERP), İş Süreçleri Yönetimi (BPM), İş Zekası Araçları (BI) ve Yönetim Bilgi Sistemi Yazılım ürünleri geliştirmenin yanı sıra müşteri gereksinimlerine odaklı özel yazılım geliştirme hizmeti ile kendi üretimi olan genel ve özel amaçlı yazılım ürünlerinin pazarlama, satış ve satış sonrası eğitim, destek ve danışmanlık hizmetlerini gerçekleştirmektedir. Türkiye'de ve bölge ülkelerinde faaliyette bulunan 300 den fazla dağıtım kanalı ve yetkili eğitim merkezlerine sahip firma, on binlerce kuruluşta, den fazla kullanıcıya ulaşmıştır. Şirketin bünyesinde Likom Gusto ERP Kurumsal Kaynak Planlama Yazılımı, Likom Gusto BPM İş Süreçleri Yönetimi Yazılımı, Likom Presto Yönetim Bilgi Sistemi Yazılımı, Likom Presto MM Mali Müşavir Yönetim Yazılımı, Likom GİZA İş Zekası Araçları, Likom Presto Plus Kurumsal Kaynak 56

61 Yönetimi Yazılımı, Likom Presto XL Kurumsal Kaynak Planlama Yazılımı ve Likom GİZA İş Zekası Araçları yazılımları vardır. Şirketin gelişmiş ürün yelpazesi ve yeniliklere hızlı adaptasyon sağlaması sayesinde ülkemizdeki büyük yazılım firmaları arasında yerini sağlamlaştırmıştır. Diğer Yazılım Firmaları Sentez Yazılım: 1992 yılında kurulmuştur. Mağazacılık ve Yönetim Bilgi Sistemi alanlarında programları vardır. SentezPOSitive Satış Yönetimi Sistemi, SentezSHOP Satış Noktası Yönetimi, SentezEXCELLENT Yönetim Bilgi Sistemi, SentezMÜŞAVİR Bilgi Yönetim Sistemi, SentezFLEX KOBİ Yönetim Sistemi bu alanlarda oluşturduğu ürünlerdir. Riva Yazılım: 2001 yılında yeni kurulan firmalardandır. Ürün yelpazesini hızla geliştirerek ticari, ERP ve muhasebe paket programları oluşturmuştur. Büyümek isteyen işletmeler için Entegra Lite, Kurumsal ihtiyaçlara yönelik Entegra Professional Proje ve Üst düzey özel çözümler için Entegra Enterprise, Personel/Bordro işlemlerine yönelik Riva Personel İşletme Defteri için İşletme Defteri, Muhasebecilere yönelik Muhasebeci Paketi oluşturduğu ürünlerdir. Datasoft:1989 yılında kurulmuştur. Ticari ve müşavir setleri olarak paket programları vardır. 57

62 Özet İşletme yönetiminin aldıkları kararları doğru ve zamanında verebilmesi, işletmelerin varlıklarını sürdürebilmesi için en önemli noktalardan biridir. Yöneticiler karar verirken işletme içi bölümlerden, işletme faaliyetleri ile ilgili bilgiler alması gerekmektedir. Yöneticiler için gereksinim duyulan bilgilerin büyük bölümünü finansal verilerin oluşturması, muhasebe ve muhasebe bölümünün önemini giderek artırmıştır. Muhasebe alanındaki faaliyetlerin artması ve çeşitlenmesi sonucu işletmeler, faaliyetleri ile bilgileri klasik yöntemlerle elde edebilmesi giderek zorlaşmıştır. İşletmelerin içinde bulunduğu bu zor durumdan kurtulması muhasebe alanında oluşturulan yazılımlar sayesinde olmuştur. Muhasebe yazılımlarının işletmelerin faaliyetlerinde getirdiği birçok olumlu etkisi vardır. Muhasebe sürecinde getirdiği en olumlu etki, işletmelerde gerçekleştirilen muhasebe işlemlerini basitleştirmesi ve karmaşık, uzun zaman gerektiren işlemlerin artık yazılımların içinde otomatik olarak gerçekleştiriliyor olmasıdır. Muhasebe yazılımları işletme yazılımları içinde en önemli çarkı oluşturmaktadır. Bu çark ne kadar büyük ölçekli olursa diğer süreçler ile daha entegre çalışma imkanı sağlamaktadır. Çarkların büyüklüğü yazılımların boyutudur. Bir yazılımın boyutu sahip olduğu işlem gücü ve gerçekleştirdikleri farklı işlem sayısına göre değişir. Bazı yazılımlar sadece işletmede geleneksek muhasebe verilerini tutmakta iken, bir başka yazılım tüm işletme süreçlerinin yönetildiği sistemler olabilmektedir. ERP sistemleri işletmenin tüm süreçlerin takip edilip yönetildiği en gelişmiş muhasebe yazılımlarıdır. Yazılım dünyası teknolojideki gelişmelere paralel olarak sürekli kendini geliştirmektedir. Bu gelişme kendini muhasebe alanında oluşturulan yazılımlarda da göstermektedir. Son yıllarda yazılım dünyasını ve muhasebe yazılımlarını etkileyen en önemli oluşumlar internet ve mobil teknolojilerindeki gelişmeler, web tabanlı yazılımların ortaya çıkması, sanallaştırma ve bulut bilişim yapılarının oluşması ve veri transfer işlemlerinde standartlaşma sağlayan XML ve XBRL yapısının kullanımının giderek yaygınlaşmasıdır. Bu gelişmelerden internet ve mobil teknolojilerinde yaşanan hızlı gelişme insanların masa üstü yazılım kullanım alışkanlıklarının online yazılımlara kaymasına neden olmuştur. Bu gelişme sayesinde yazılım dünyasında yeni bir 58 alan olan internet ve mobil yazım programcılığı ortaya çıkmış ve hızlı bir gelişim göstermiştir. İnternet teknolojilerindeki gelişmenin sonuçlarından bir diğeri bulut bilişim kullanımının hayatımıza girmesidir. Önceleri hiç düşünülmeyen bir yapı olan bulut bilişim teknolojileri çok hızlı gelişim göstererek yaygınlaşmıştır. Gelişmesindeki en önemli etmen kullanıcılara daha az yük getirmesidir. Özellikle yeni kurulan işletmeler için kurulum maliyetlerinde getirdiği düşüşler sayesinde büyük avantajlar sağlamaktadır. Bulut bilişimde üç temel model üzerinden hizmet sunulmaktadır. Bunlar IaaS (Infrastructure As a Service - Altyapı Olarak Servis), PaaS (Platform As a Service - Platform Olarak Servis) ve SaaS (Software As a Service - Yazılım Olarak Servis) dır. Üç temel modelin çalışma prensibi bulut bilişimin temelini oluşturan hizmeti kiralama yoluyla sunma şeklindedir. Muhasebe yazılımlarını yön veren bir diğer gelişme veri transfer yapılarından XML yapısının standart olarak kullanılmaya başlanmasıdır. XML sisteminin veri transfer sisteminde standart bir yapı haline gelmesi finansal veri transferinde gereksinim duyulan standart yapının oluşması için alt yapı oluşturmuş ve XBRL yapısının oluşmasını sağlamıştır. XBRL, elektronik veri değişimi işletmelerinde, muhasebe ve finansal bilgilerinin hazırlanması, yayınlanması ve denetlenmesini kolaylaştıran, ticari işlemlerin raporlanması için standart hale getirilmiş elektronik bir dildir. Muhasebe ve finansal verilerinin elektronik ortamdaki dili olarak da tanımlanabilir. Günümüzde XBRL dünya çapında kabul görmüş, standartlaşmış bir yapı sunmaktadır. XBRL, yeni bir muhasebe standardı veya bu standartları değiştiren bir uygulama değildir. Sadece veri transferinde kullanılan bir yapıdır. Karmaşık bir yapısının olması raporlama aracı olarak kullanılmasının önüne geçmiştir. Fakat finansal veri transfer sürecinde sağladığı avantajlar sayesinde kullanımı giderek yaygınlaşmaktadır. XBRL yapısının kendi başına bir raporlama aracı olarak da kullanılabilmesi için çalışmalar devam etmektedir. Bu çalışmalar sonucu geliştirilen son yapı ixbrl (Inline XBRL) yapısıdır. ixbrl yapısı, XBRL nin sahip olduğu bütün avantajları sağlayabilmenin yanında, XBRL yapısının görsel raporlar oluşturmasındaki eksikliğini web teknolojileri kullanarak çözmüştür. Bu sayede, ixbrl yapısı ile oluşturulan raporların, bir PDF dosyasından farkı kalmamıştır.

63 Kendimizi Sınayalım 1. Aşağıdakilerden hangisi muhasebe yazılımlarının işletme faaliyetlerine sağladığı katkılar arasında değildir? a. Verilerin kayıt edilmesi sürecinin kısalması b. Karmaşık ve uzun zaman alan muhasebe işlemlerinin çok daha hızlı gerçekleştirilebilmesi c. Karmaşık veriler arasında analiz işlemlerinin çok daha hızlı gerçekleştirilebilmesi d. Kullanımı zor ara yüzlere sahip olması e. İşletme faaliyetleri sürecinde gereksinim duyulan verilere doğrudan erişim imkanının sağlanması 2. Aşağıdakilerden hangisi genel olarak yazılım sektörü üzerinde olumlu etki yaratmamıştır? a. Bilgi teknolojilerinde yaşanan gelişmeler b. Global krizler c. İnternet hızında artış ve yaygın kullanım potansiyeli d. Mobil teknolojilerdeki gelişmeler e. Bulut bilişim 3. Aşağıdakilerden hangisi internetin yaygınlaşmasını sağlayan nedenler biri değildir? a. Ağ yapılarında yaşanan teknolojik gelişmeler b. İnternet bağlantı ücretlerinin düşmesi c. Türk Ceza Kanunu nda Bilgi Güvenliği hükümlerinin oluşturulması d. GSM şirketlerinin internet servis sağlayıcı hizmeti vermesi e. Özel şirketlerin gerçekleştirdikleri yatırımlar 4. Aşağıdakilerden hangisi On-Premise sisteminin özelliklerinden biri değildir? a. Geniş ürün yelpazesine sahip olması b. Yazılım için bir defaya mahsus ödeme yapılması c. On-Demand sistemlere göre daha gelişmiş yazılımların olması d. Başlangıç aşamasında alt yapı maliyetinin yüksek olması e. Yazılımın belli bir kullanım süre sınırının olmaması Aşağıdakilerden hangisi On- Demand sisteminin özelliklerinden biri değildir? a. Başlangıç aşamasında alt yapı maliyetinin düşük olması b. Sistemin kullanılmaya başlaması için kurulum ve yapılandırma süresinin çok kısa olması c. İnternet bağlantısı olan her yerden sisteme erişim imkanı sağlaması d. Yazılımın kullanıma başlaması için şirketin katlanması gereken başlangıç maliyetinin On- Premise sistemlere göre çok daha düşük olması e. On-Premise sistemlere göre teknik/uzman personel ihtiyacının daha çok olması 6. Aşağıdakilerden hangisi sanallaştırmanın geleneksel sisteme göre sağladığı avantajlardan biri değildir? a. Başlangıç maliyetinin çok olması b. Fiziksel sunucuların sayısını azaltması c. Sistem alt yapı ihtiyacını azaltması d. Sunucuların yenilenmesi sürecinde karşılaşılacak maliyetlerin daha düşük olması e. Sistemin çalışması sürecinde katlanılacak giderlerin düşmesi 7. Aşağıdakilerden hangisi bulut bilişimde merkezi sunucu üzerinde barındırılan bir yazılımın servis olarak sunulması ile kullanıma açılması modeline verilen addır? a. IaaS b. XBRL c. SaaS d. PaaS e. ixbrl 8. Aşağıdakilerden hangisi XML yapısının sağladığı avantajlar içerisinde değildir? a. Güçlü ve esnek bir yapıya sahip olması b. Anlaşılması ve kullanımı basit bir yapıdır. c. Web üzerinden bilgi transferi için uygun bir yapı sağlaması d. Genel kabul görmüş ve standartlaştırılmış kurallara sahip olması e. Raporlama aracı olarak kullanılabilmesi

64 9. Aşağıdakilerden hangisi geleneksel finansal raporlama sistemlerine göre XBRL yapısına ihtiyaç duyulması nedenlerinden biri değildir? a. Tüm dünyada ortak olarak kullanılacak standartlaştırılmış bir veri saklama yapısına olan ihtiyaç b. Finansal raporların kullanılması sırasında yaşanan zaman kaybı c. Finansal raporların birbiri ile kolay karşılaştırılabilme gereksinimi d. Oluşturulan raporların insanlar tarafından kolayca anlaşılması e. Finansal raporlar içindeki bilgiye hızlı erişim sağlayabilme 10. Aşağıdakilerden hangisi XBRL yapısının sağladığı avantajlar içerisinde değildir? a. Finansal veri transferi sırasında ortaya çıkabilecek hataların engellenmesi b. Finansal veriler üzerinde denetim sürecini hızlandırması c. Finansal veri transferinde standart bir yapı sunması d. Sisteme verinin tekrar tekrar girilmesini sağlaması e. Oluşturulan finansal raporlardan bilgiye kolay erişim sağlaması Kendimizi Sınayalım Yanıt Anahtarı 1. d Yanıtınız yanlış ise Muhasebe ve Muhasebe Yazılımların Önemi başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 2. b Yanıtınız yanlış ise Muhasebe ve Muhasebe Yazılımların Önemi başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 3. c Yanıtınız yanlış ise İnternet ve Mobil Teknolojilerindeki Gelişim başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 4. d Yanıtınız yanlış ise Web Tabanlı Yazılımlar başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 5. e Yanıtınız yanlış ise Web Tabanlı Yazılımlar başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 6. a Yanıtınız yanlış ise Sanallaştırma ve Bulut Bilişim başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 7. c Yanıtınız yanlış ise Sanallaştırma ve Bulut Bilişim başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 8. e Yanıtınız yanlış ise Biçimsel Dillerin Gelişimi ve XML Yapısı başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 9. d Yanıtınız yanlış ise XBRL Yapısı ve Önemi başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 10. d Yanıtınız yanlış ise XBRL Yapısı ve Önemi başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 60

65 Sıra Sizde Yanıt Anahtarı Sıra Sizde 1 İnternet teknolojilerinde yaşanan gelişmeler sayesinde günlük hayatımızda giderek daha fazla yer eder olmuştur. Eskiden sınırlı yerlerden erişilen internet, günümüzde evlerimize, bilgisayarlarımıza ve cep telefonlarımıza kadar girmiştir. İnsanların bilgiye istediği yerden erişebilmesi, kullandıkları yazılımları da web aracılığı ile mekan sınırı olmadan kullanabilme fikrinin doğmasını sağlamıştır. Bu yönde isteklerin giderek artması yazılım firmalarının da bu yönde ürünler oluşturmasını zorlamıştır. Sıra Sizde 2 XBRL yapısının yaygınlaşmasının başta ABD olmak üzere tüm dünya üzerinde giderek yaygınlaşmasını hızlandıracak en büyük etkilerinden bir tanesi dünya üzerinde yaşanan muhasebe skandallarıdır. Enron, Worldcom ve diğer muhasebe skandallarının ortaya çıkması üzerine muhasebe ve finansal verilerin güvenilirliği ve denetimi üzerinde yapılan çalışmaları hızlandırmıştır. Bu çalışmalar sonucu XBRL yapısı bir standart yapı olarak benimsenmiş ve şirketler tarafından kullanılması zorunluluk haline getirilmeye başlanmıştır. Yararlanılan Kaynaklar Sevim, Adnan, Dijital muhasebe, Anadolu Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi, Eskişehir 2009 James A. Hall, Accounting Information Systems, Minneapolis, South Western Cengage Learning, Deshmukh, Ashutosh, Digital Accounting, Hershey, Pa., IRM Press, 2006 Can, A.Vecdi, Muhasebe Paket Programları, Sakarya Kitabevi, Sakarya 2004 Erkuş, Hakan, XBRL Genişletilebilir İşletme Raporlama Dili, Gazi Kitabevi, Ankara 2008 ETA Bilgisayar Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi, ETA Entegre For Windows Kullanım Kılavuzu Kitabı, ETA Bilgisayar Yayınları, İstanbul 1998 Sürmeli, Fevzi, Muhasebe Bilgi Sistemi, Anadolu Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi, Eskişehir 2011 Yüksel, Hakan, Bulut Bilişim El Kitabı, Ocak 2012 Koşan, Levent, Geleceğin Finansal Raporlama Dili: XBRL, Mali Çözüm Dergisi, Sayı:77, 2006 Karasioğlu, Fehmi, Finansal Raporlama ve XBRL, Süleyman Demirel Üniversitesi İktisadi İdari Bilimler Fakültesi Dergisi, Cilt:10, Sayı:2, 2005 Deran, Ali, Sürekli Güncellenebilen Kapsamlı Bir Finansal Veri Tabanı Aracı Olarak XBRL, Sosyal ve Ekonomik Araştırmalar Dergisi, Cilt : 10, Sayı :

66 3 Amaçlarımız Bu üniteyi tamamladıktan sonra; ERP sistemini tanımlayabilecek, İşletmelerin ERP sistemine başarıyla geçebilmesi için dikkat etmesi gereken noktaları belirleyebilecek, ERP Kurulum süreci ve parametrelerin belirlenmesi işlemlerini sıralayabilecek bilgi ve becerilere sahip olabilirsiniz. Anahtar Kavramlar Sistem ERP Muhasebe Yazılımları Kurulumu Parametrelerin Belirlenmesi Karar Destek Sistemleri Sistem İşletmeni SQL Server Kurulumu Veritabanı İçindekiler Giriş ERP Sistemleri ve Başarılı Bir Entegrasyon İçin Dikkat Etmesi Gereken Kriterler ERP Sisteminin Kurulması ve Parametrelerin Belirlenmesi 62

67 Muhasebe Yazılımlarında Parametrelerin Belirlenmesi ve Sistemin Kurulması GİRİŞ Bu ünitede muhasebe yazılımlarının en gelişmiş versiyonları olan ve işletmenin tüm süreçlerini içine alan ERP sistemleri hakkında bilgi verilip, bir ERP sisteminin kurulum süreci anlatılacaktır. Bu amaçla öncelikle; ERP sistemleri açıklanacak, sistemin işletmeye getirdiği avantajlar üzerinde durulacaktır. Daha sonra işletmenin ERP sistemine başarıyla geçebilmesi için entegrasyon sürecine başlamadan önce dikkat etmesi gereken önemli noktalar üzerinde durulacaktır. Son olarak günümüzde ülkemizdeki en büyük muhasebe yazılım firmalarından biri olan ve geliştirdiği ERP yazılımı yaygın olarak kullanılan Logo firmasına ait bir ERP yazılımının kurulum ve parametrelerinin belirlenmesi süreci açıklanacaktır. ERP SİSTEMLERİ VE BAŞARILI BİR ENTEGRASYON İÇİN DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN ÖNEMLİ KRİTERLER ERP Sistemleri ERP (Enterprise Resource Planning, Kurumsal Kaynak Planlaması), işletmelerde gerçekleştirilen faaliyet süreçlerinde, kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayan ve birbiri ile entegre çalışan modüllerden oluşan yönetim sistemlerine verilen genel addır. ERP sistemleri ilk çıktığında işletmenin temel fonksiyonları olan finans, üretim, satış ve insan kaynakları işlemlerini yürütebilmekte iken giderek gelişerek günümüzde işletmenin tüm temel fonksiyonlarının yanında CRM, MRP gibi uygulamaları da içine alan bütünleşik sistemler haline gelmiştir. Son yıllarda ERP sistemlerinin bilgi teknolojilerindeki gelişmeye paralel olarak gelişmesi ve bunun sonucunda işletmelere sağladığı faydaların öneminin giderek artması sayesinde işletmelerin ilgisini giderek daha çok çekmeye başlamıştır. ERP sistemini kendi işletmeleri için düşünen yöneticiler, sistemin getireceği faydaların yanında, sistemin işletmelerine olan maliyeti, sistemin entegrasyon sürecinin uzunluğu ve başarısızlıkla sonuçlanabilme riski karşısında çekinceler duymaktadır. ERP sisteminin bir işletme tarafından satın alınması ve sistemin entegrasyon çalışmalarına başlamadan önce, öncelikle işletme yönetimin, gerçekten bir ERP sisteminin, işletmeleri için gereksinim duyulup duyulmadığının kararını vermesi gerekmektedir. ERP sistemleri diğer paket programlar gibi yazılımın kurulması sonrası direk çalıştırılarak işletilebilecek bir yazılım değildir. Sistemin bir işletmeye tam entegre şekilde kurulabilmesi, işletmelerin kullandıkları modüllerin sayısına ve işletmelerin büyüklüklerine göre yıllar sürebilmektedir. Uzun süren entegrasyon sürecinin başarılı şekilde tamamlanabilmesi için, çalışanların ve yönetimin sisteme olan inancının ve desteğinin sürekli sağlanması gerekmektedir. İşletmelerin ERP sistemine geçiş sürecine başlamadan önce, ERP sisteminin işletmeye getireceği faydalar ve katlanılacak maliyet üzerinde bir karşılaştırma yapması gerekmektedir. ERP sisteminin; İşletme birimleri arasında entegre çalışma ortamının sağlanması, İşletme içi süreçlerin daha hızlı yürütülmesi ile verimliliğin artırılması, İşletme içi bölümler arasında kaynakların ortaklaşa verimli kullanımının sağlanması, 63

68 Modüler bir yapıya sahip olması, İşletme içi aksayan noktaların teşhis edilebilmesi ve bu bölgelere yönelik doğru kararlar verilebilmesi, Planlamaların daha iyi gerçekleştirilebilmesi Verinin bir defa sisteme girilmesi İşletme faaliyetlerinin ve işletme içindeki verimliliğin ölçülebilmesi, İşletmenin tedarikçileri, müşteri, finans kaynakları gibi dış kaynaklar ile güvenli, hızlı ve anlık veri alışverişinin sağlanması, İşletme içi ve işletme dışı verilerin analiz edilerek faaliyet ve yatırım kararlarının doğru verilebilmesi, Üst yönetimin ve karar vericilerin bilgiye doğru, zamanında ve kolayca erişim sağlayabilmesi, işletmelere sağladığı belli başlı katkılardır. açıklayınız. ERP sisteminin modüler bir yapıya sahip olmasının avantajlarını ERP Sisteminin İşletmeye Kurulum Süreci Öncesinde Dikkat Edilmesi Gereken Adımlar ERP sistemleri, işletmenin tüm bölümlerini ve süreçlerini kapsayacak büyüklükte olabilmektedir. İşletme üzerindeki tüm süreçlerin ERP sistemi ile entegrasyon sürecinin tamamlanması uzun ve maliyetlidir. Bu uzun sürecin başarıyla tamamlanması için ERP sisteminin seçimi ve işletmeye entegrasyonu sürecinde bazı etkenlere dikkat etmek gerekmektedir. ERP sürecinin başarıyla tamamlanması için en önemli etken üst yönetimin sisteme olan inancının ve kararlılığının tam olmasıdır. Üst yönetim süreci başlatma kararı alırken grup liderleriyle toplantılar gerçekleştirerek başlatılmak istenen süreç hakkında bilgilendirmeler yapılmalı ve ortak bir vizyon belirlenmelidir. Aynı süreç grup liderleri tarafından çalışanlara ne kadar doğru aktarılırsa, çalışanların ERP sistemi sürecine karşı oluşturabilecekleri direnç o kadar daha az olması sağlanacaktır. Şirketin ortak bir vizyona sahip olması, sürecin başarıyla tamamlanmasındaki en önemli katkıyı sağlayacaktır. ERP kurulum sürecinin başarıyla sonuçlanmasındaki bir diğer önemli etmen doğru ERP sisteminin seçimidir. ERP sistemi seçiminde öncelikle yapılması gereken işlem, işletmenin büyüklüğünün, faaliyetlerinin, geleceğe yönelik planlarının, faaliyet alanlarının, işletme içi sağlıklı ve sağlıksız yürüyen bölümlerinin analiz edilmesidir. Ayrıca işletme, ERP sistemine geçmeye başlamış ve süreci başarılı veya başarısız olarak tamamlamış şirketlerin süreçlerini de incelemelidir. Yapılan analiz ve incelemelerin sonucuna göre, işletme için gelecekteki faaliyetlerin yürütülmesini sağlayacak ERP sisteminin büyüklüğü hesaplanır. ERP sistemlerinin, işletmeye entegre edilebilmesi ve işletmeye faydalı olacak şekilde kullanılabilmesinin maliyeti, işletme içi emek ve zaman ayrılmasının yanında, sisteme ödenecek yazılım ve kurulum maliyetidir. ERP sistemlerinin kurulum maliyeti, kendi içinde sahip olduğu modüllere, gerçekleştirdiği işlemlere, yazılım firmasına, diğer sistemler ile entegre çalışıp çalışmamasına ve kullanıcılarına sağladığı erişim, kullanılabilirlik ölçütleri gibi özelliklerine göre değişiklikler göstermektedir. Bir işletme ERP sistemini seçerken ne her şeyi kapsasın deyip kullanmayacağı özellikler içeren bir sistem seçmeli ne de bir ERP sisteminin kurulması sonucu işletmenin sistem üzerinden elde edeceği yararı ortaya çıkaramayacak dar kapsamlı bir sistem seçmelidir. Bir işletmenin ERP sistemine geçiş süreci aniden değil, bölümlerin işletmenin planladığı sırayla geçişi şeklinde gerçekleştirilmektedir. Örneğin bir işletme, öncelikle üretim bölümünün, daha sonra pazarlama bölümünün ERP sistemine geçmesini isteyebilir. Tüm geçiş süreci tek bir plan dahilinde 64

69 gerçekleştirilmelidir. Bir işletmenin ben öncelikle üretim bölümümü ERP sistemine geçireyim, daha sonra sistemi biraz kullandıktan sonra başka bir bölümün geçişi için yeniden bir plan oluşturayım gibi bir yol izlemesi işletmeye daha fazla zarar verir, genellikle de tüm işletmenin ERP sistemine geçiş süreci başarısızlıkla sonuçlanır. Yeni bir bölümün ERP sistemine geçişi sürecinde planlama aşamasındaki adımların tekrar tekrar yapılacak olmasına neden olacak, bu da işletmeye zaman kaybı, ek yük getirecektir. İşletme içinde bir veya birkaç bölümün ERP sistemine geçmesi, sistemin işletme süreçlerinde sağlayacağı gerçek yararların ortaya çıkmasını engelleyecektir. İşletme içi çalışanların ve işletme sahiplerinin ERP sisteminin işletme faaliyetleri üzerindeki etkisini tam olarak görememesi, sisteme olan inançlarının azalmasına neden olacaktır. Sisteme olan güvenin azalması sistem üzerinden gerekli verimin sağlanamamasına ve sürecin başarısızlıkla sonuçlanmasına neden olabilecektir. ERP sistemleri kurulum sürecinde yaşanabilecek her türlü olumsuz durum, şirket içi çalışanlarda ve yönetim kademesinde sisteme olan inancı olumsuz yönde etkileyebilmektedir. Süreçlerin başarısızlıkla sonuçlanmasındaki en önemli etmenlerin başında, sisteme olan inancın kaybolması gelmektedir. İşletme için seçilecek ERP yazılımının, işletme faaliyetlerini yürütebilecek modüllerin yanında süreç içinde önemli olacak ek modüllere, özelliklere de sahip olması gerekmektedir. Bu ek özelliklerin en önemlilerinden birisi, yazılımın diğer yazılım ve kaynaklarla veri alış verişini gerçekleştirebilmesidir. Bir ERP sistemi kendi içinde tüm modülleri ile entegre çalışabilmeli aynı zamanda dışardan sisteme veri alma ve başka sistemlere veri transferi işlemlerini gerçekleştirebilmelidir. Günümüzde Excel, veri kaynağı ve çıktı türü olarak yaygın kullanım potansiyeline sahip olması nedeni ile önemliliğini korumaktadır. İşletme içi veri veya dışardan sağlanan verilerde Excel yapısı aktif olarak kullanılıyor ise yazılımda aranması gereken etmenlerden biridir. İşletmeler tarafından kullanımı ve önemi giderek artan bir diğer finansal raporlama aracı XML yapısı ve XBRL formatıdır. Günümüzde farklı uygulamalar arasında veri değiş tokuşuna olanak tanıması ile yazılımın XBRL formatına olan desteği önemli bir kriterdir. ERP yazılımın seçimindeki bir diğer etmen de yazılım sistemine erişim kanallarının gücüdür. Günümüz internet çağında internet hayatımızda olmazsa olmaz bir noktaya gelmiştir. Günlük hayatımızda sabahtan akşama iletişim içinde olduğumuz internet, sosyal hayatımızı bile içine almıştır. Hayatımızın her alanına giren internet teknolojilerinin iş yaşantımızda olmaması düşünülemez bir duruma gelmiştir. Böyle bir durum karşısında alınacak olan ERP yazılımın web üzerinden erişim sağlaması çok önemli bir kriter haline gelmiştir. Bu durumu fark eden yazılım firmaları, yazılımlarının web üzerinden erişimini sağlayacak, ara modüller oluşturmuşlardır. Giderek önemli bir pozisyona gelen bilgiye online erişim sağlamamıza yarayan diğer bir erişim kanalı da, mobil cihazlardır. Mobil teknolojiler, gerek sahip oldukları web tarayıcıları üzerinden, gerekse kendine özgü hazırlanmış uygulamalar üzerinden, online bilgi erişim aracı olarak kullanılmaya başlanmıştır. Mobil cihazların sürekli yanımızda olması, aktif kullanıcı sayısını ve buna bağlı olarak kullanıcıların mobil cihazlar üzerinden etkileşim sürelerini artırmaktadır. Bu kullanım sayısının çokluğu ve kullanıcıların mobil teknolojilere bağlı bulunma sürelerindeki uzun zaman, mobil teknolojilerin ve mobil yazılımların hızlı bir şekilde gelişmesine neden olmuştur. Web teknolojilerinin yazılım dünyası üzerindeki etkilerine benzer olarak mobil teknolojilerdeki gelişme de yazılım dünyasında yazılan yazılımların mobil cihazlar üzerinde çalışabilmesinin önemini artırmıştır. ERP sistemlerinin seçiminde en önemli noktalardan birinin web üzerinden erişiminin sağlanabilmesi olduğu kadar mobil teknolojilere olan desteğinin olup olmaması da bu kadar önemli hale gelmektedir. Teknolojik gelişmelere baktığımızda önümüzdeki birkaç yıl içinde, kullandığımız mobil cihazlar yanımızda taşıdığımız ikinci bir bilgisayarımız gibi olacaktır. Mobil cihazların öneminin giderek artması, ileride, ERP sistemlerinin mobil cihazlar üzerinden erişimini olmazsa olmaz bir duruma getireceği kesindir. ERP sistemlerinin mobil teknolojilere olan desteğinin olması, aynı zamanda sistemi geliştiren yazılım firmasının günümüzdeki en güncel yazılım alanları olan mobil yazılımlara olan yatırımını göstermektedir. Bir yazılım firması, yeni teknolojilere ne kadar hızlı adapte olup kendini yenileyebilirse, sürekliliği de o kadar uzun olmaktadır. Yeniliklere ayak uyduramayan yazılım firmalarının yerini yenilikçi firmalar almaktadır. 65

70 Günümüzde işletme alanında yürütülen faaliyetler birbirinden farklı özellikler gösterebilmektedir. Bu nedenle, tek bir ERP yazılımının bir paket program şeklinde tüm işletmeler tarafından satın alınıp, direk kullanılmaya başlaması imkansızdır. İşletmelerin yürüttüğü işlemler farklı faaliyet alanlarında çok farklılıklar gösterebilmektedir. Bu yürütülen farklı süreçler aynı faaliyet alanlarında çalışan işletmelerde bile gözükmektedir. Yazılım firmalarının bu durumu aşabilmek için yaptığı çalışma, yazılımın içinde olan ana modülleri tüm işletmelerde kullanılan ana modüller olarak gerçekleştirmesi ve bunun dışında işletmeye veya işletme faaliyet alanlarına özgü bölümleri ERP sisteminin entegrasyonu sürecinde çözmesidir. Yazılım firması, yazılımın işletmeye entegrasyonu sırasında eksik modülleri yeniden oluşturabilir veya mevcut olan, fakat işletme için kullanılamayan modüller üzerinde, işletme süreçlerine özgü düzenleme çalışmaları gerçekleştirebilir. Muhasebe yazılımları yıllardır işletmeler tarafından aktif olarak kullanılmaktadır. İşletmelerin kullandıkları yazılımlar bir Excel, bir DOS yazılımı gibi basit düzeyde bir yazılım veya güncel yazılım araçları ile yazılmış gelişmiş yazılımlar da olabilir. ERP sistemleri işletmelerde kullanılmaya başlamasının yıllar öncesine dayandığı düşünülürse, daha önceden bir ERP sistemi kullanan bir işletmenin de yeni bir ERP sistemine geçiş yapmak isteyebileceği durumlar olabilir. İşletmenin bu süreçte dikkat etmesi gereken nokta mevcut ERP sisteminin, yeni seçilecek ERP sistemiyle ilişkisidir. Burada iki durum ortaya çıkmaktadır. Birinci durumda, işletmenin daha önceden beri kullandığı sistemin yeni versiyonu olması ve işletmenin mevcut sistemini güncel versiyona yükseltmesidir. Bunun sağlanabilmesi için de iki önemli koşulun sağlanması gerekmektedir. Bunlar, ERP sistemin yeni versiyonunun, işletmenin daha önceden planladığı hedef ve planlara ulaşmasını sağlayacak özelliklere sahip olması, Eski sistemim yeni sisteme sadece yazılım güncellemeleri ile geçiş yapılıp yapılmayacağı, dır. Yazılım firmaları sürekliliğini korumak için izlediği politikalardan birisi, daha önceden sattığı yazılımlarla kazandığı müşteri potansiyelini kaybetmemektir. Bunu sağlayabilmesi için yaptığı çalışmalardan biri de, yeni gerçekleştirdiği yazılımların eski sürüm yazılımlarda kullanılan verilere erişebilmesi ve bu verileri yeni yazılım sisteminde kullanılacak şekilde aktarabilmesidir. Ender olmakla beraber, bazı durumlarda, yazılım firmaları radikal kararlar alıp eski sistemlerle çalışmayan tamamen yeni bir sistem de oluşturabilmektedirler. Mevcut kullanılan ERP sisteminin güncelleme ile yenilenmesi koşullarının sağlanması durumu işletmeler için birçok yönden olumlu etki yaratır. Bunlardan bazıları; İşletmenin yeni nesil ERP sistemine geçişi için harcayacağı yazılım gideri daha az olur, Çalışanların mevcut ERP sistemine alışkanlıklarının olması yeni nesil ERP sistemine daha kolay adapte olmasını sağlar, İşletme eski sistemde olmayan veya aktif olarak kullanmakta olduğu, ancak işletmesine daha uygun olarak güncellenmesini istediği modülleri daha iyi analiz ederek yeni nesil ERP sisteminin entegrasyonu sürecine dahil edebilir, Daha önceden kullandığı ERP sisteminde mevcut veri yapısı ve işletme verileri yeni sisteme kolay entegre edilebilir. Yeni nesil ERP sistemine geçiş mevcut yazılımın güncellemesi olacağı için geçiş süresi daha hızlı olur, Yeni nesil ERP sisteminin işletmeye entegrasyonun modüller bazlı güncellemeler şeklinde gerçekleşmesi, genel sistemin işleyiş yapısını bozmadığından dolayı, işletmenin faaliyetlerinde olumsuz bir etki yaratmaz, Yazılım entegrasyon sürecinde daha önce çalışılan firmanın yeniden seçimi, yazılım firmasının işletmeyi daha iyi tanıması nedeniyle iki firma arasında ortak çalışma koşullarını olumlu yönde etkilemekte ve doğabilecek sorunların daha önceden analiz edilebilmektedir, maddeleriyle sıralanabilir. 66

71 İşletme çalışanlarının daha önceden kullandıkları yazılım arayüzlerinde edindikleri kullanım alışkanlıklarının yeni yazılımlarda da sağlanıyor olması, çalışanlardan sistem değişimine karşı doğacak tepkileri minimize edecektir. İşletmenin aktif olarak kullandığı ERP sisteminin mevcut ihtiyaçlarını karşılaması veya çağın getirdiği yenilikleri işletmeye sunamaması ve mevcut sistemin işletmenin bu ihtiyaçlarını cevap verebilecek güncel bir versiyonunun olmaması durumunda işletme iki yol izleyebilir. Birinci durumda mevcut sistemde işletme faaliyetleri devam eder, eksik veya güncelleme gereken modüllerin, yazılım firması ile anlaşılarak geliştirilmesi istenebilir. Bu durumun işletmeye olumlu veya olumsuz etkilerini aşağıdaki gibi maddelendirebiliriz. Olumlu etkileri ; İşletmenin mevcut kullandığı bir ERP sisteminin olması ve yeni modüllerin bu sistem üzerinde entegre çalışacak şekilde sisteme adapte edilmesi kapsamlı bir araştırma ve hazırlık süreci gerektirmemesi, Mevcut sistemin aktif olarak devam ediyor olması, işletme çalışanlarının üzerinde yeni bir sisteme geçiş sırasında doğabilecek olumsuz durumları ve zaman kaybını engellemesi, Mevcut sistem aynen korunduğu için işletme süreçlerinde bir aksama meydana gelmemesi, Yeni nesil bir ERP sistemi alınması durumundaki maliyete kıyasla göre işletmeye olan yazılım maliyetinin daha düşük olması, olarak maddelendirilebilir. Bu olumlu etkilere karşı olumsuzluk yaratabilecek durumlar da vardır. Olumsuz etkileri ; Mevcut kullanılan yazılımın eski teknolojiler ile oluşturulması nedeniyle yavaş çalışması, Yeni nesil teknolojilere entegrasyonunun yapılamaması veya entegrasyon sürecinde sorunlar doğabilmesi, Genel olarak bir yazılıma sonradan yapılan her müdahale, yazılımın ilk oluşturulması sırasında kurulan dengesini etkilemekte ve yazılımın kod yapısını giderek daha karmaşık ve müdahale edilmesi zor bir duruma getirmektedir. Bu durum hem yazılımın performansını düşürmekte hem de yazılımın düzgün çalışması için sürekli kontrol altında tutulmasına neden olmaktadır. Yazılımda doğabilecek sorunların sıklığının artması sonucu işletme süreçlerinde aksamalar meydana gelebilmektedir. Yazılımın düzgün çalışması için yapılan her çalışmanın işletmeye ek bir maliyet getirmesi, olarak maddelendirilebilir. Bir işletmede, süreçlerin birbirinden farklı yazılımlar kullanılarak takip edilmesi ile tek bir ERP sistemi üzerinden takip edilmesi arasındaki farkı açıklayınız. ERP geçiş sürecinin başarıyla tamamlanmasında sistemi kuran firmanın rolü de çok önemlidir. Firma, sürecin planlama aşamasından sonuçlanma aşamasına kadar işin en önemli aktörüdür. Şirketin, ERP sistemi sürecine başlama kararını alıp, ERP sisteminin büyüklüğüne karar verdikten sonra yapması gereken süreci en iyi kurabilecek firmayı belirlemelidir. Firmanın doğru belirlenebilmesinde dikkat etmesi gereken önemli noktalar vardır. Bunlardan biri yazılım firmasının, benzer faaliyet alanlarında faaliyet gösteren başka bir firmaya ERP sistemi kurulum sürecini başarıyla tamamlamış olması, yazılımı ve yazılımı kuracak firmayı seçmek için olumlu bir kriter oluşturur. Yazılım firması daha önceden işletmenin faaliyet alanındaki başka bir firmaya yazılımı kurmuş olması, yazılım firmasının işletmenin süreçlerinin nasıl işlediği konusunda bilgi sahibi olduğunu, süreç içinde çıkabilecek olumsuzluklara yönelik önceden tecrübesinin olduğunu göstermektedir. Firma sahip olduğu deneyim sayesinde işletme yönetimi ile yeniden çalışmalar gerçekleştirip, optimum boyutlu ERP sisteminin büyüklüğünün yeniden belirlenmesi sürecinde doğru kararın verilmesini sağlayacaktır. 67

72 Bir yazılım firması ne kadar çok işletmeye ERP sistemini entegre etmişse, sahip olduğu deneyim o kadar fazla olmuştur. Firmanın deneyimi, sürecin daha doğru planlanmasını ve süreç içinde yaşanabilecek sorunların kolay aşılabilmesini sağlanacaktır. ERP sistemine entegre edecek firmanın seçimindeki bir diğer etmen firmanın teknik desteğini ve danışmanlık hizmetini sürekli olarak sağlayabilmesidir. Firma gerekli duyulduğu anda, online veya telefon aracılığı ile destek verebilmesinin yanında, sistem üzerinde oluşabilecek bir arıza durumunda, işletmeye teknik ekibini göndererek doğrudan müdahale edebilmelidir. ERP sistemlerinde doğabilecek bir arıza, tüm işletmenin faaliyetlerini durdurabilecek bir sonuç doğurabilir. Bu nedenle sistemi kuran firmanın, sistemi kullanan firmaya mesafe olarak yakın olması veya uçak, tren veya karayolu aracılığı ile hızlı erişim ve müdahale gerçekleştirebiliyor olması önemlidir. Bu nedenlerden dolayı anında müdahale etme imkanına sahip olmayan, yurt dışı gibi mesafe farkı çok olan firmaların bu olumsuz durumu ortadan kaldırabilecek temsilcilikleri veya iş partnerleri olmadıkça tercih edilmemesi gerekmektedir. ERP sistemi yazılımı kuracak işletmenin, yeterli uzman kadrosu ve teknik personele sahip olmasının yanı sıra, bu personel kaynağının, ERP sistemini işletmeye kurmak için uygun zamana sahip olup olmadığıdır. ERP sisteminin kurulum sürecinin uzun olması, yazılım firmasının başka firmaların süreçlerini yürütmesinden dolayı, kurulum sürecine hemen başlayamamasına veya süreç içinde kopukluklar olmasına neden olabilir. Sürecin başlaması esnasında veya süreç içinde yaşanabilecek gecikmeler, yazılımı satın alacak firmanın sistemi kurmak için planladığı takvimde sarkmalar meydana getirebilir. Bir işletmenin önceden planladığı bir süreçteki olumsuz bir durum, işletmenin bütününe tesir ederek, işletmenin hedeflerine tam ve zamanında erişebilmesini engelleyebilir. Özellikle günümüzde birbirleriyle rekabet ortamı içinde olan firmalar için zaman çok önemlidir. ERP SİSTEMİNİN KURULMASI VE PARAMETRELERİN BELİRLENMESİ Daha önceki bölümlerden gördüğümüz gibi yazılım dünyasında sürekli gelişme ve yenilenme sürecinin devam ettiğini görmekteyiz. İşletmelerde sürekli daha iyiye gitmek için yazılım dünyasından beklentilerini yenilemekte, faaliyetlerinin tüm süreçlerini içerecek, her ortamdan erişim sağlayabilecek daha entegre çözümlere ihtiyaç duymaktadır. Muhasebe alanında günümüzde küçüklü büyüklü birçok program yaygın olarak kullanılmaktadır. Örnek olarak sadece satış verilerini tutulduğu temel düzeyde muhasebe işlemlerinin yürütüldüğü bir program da muhasebe yazılımları içinde yer almakta iken, işletmenin tüm faaliyetlerini, temel düzeyden yönetim karar destek sistemlerine kadar bütün muhasebe süreçlerini kapsayacak şekilde birbiri ile entegre çalışabilecek modüllerden oluşan gelişmiş sistemlerde muhasebe yazılımları içerisinde yer almaktadır. Buradan da anlaşılacağı gibi muhasebe yazılımları birbirinden farklılıklar gösterebilmektedir. Muhasebe yazılımlarını gerçekleştirdiği temel işlemlere, büyüklüğüne ve çalıştığı ortamlara göre basit olarak dört farklı havuz içinde gruplandırabiliriz. Bu gruplardan ilkine satış kayıtlarının girilmesi, stok seviyesinin kontrol edilmesi gibi temel düzeyde muhasebe işlemlerinin yürütüldüğü genelde bir veya birkaç işlemin yazılım üzerinden gerçekleştirilmesini sağlayan eski muhasebe yazılımlarını dahil edebiliriz. İkinci grup, birinci grup sistemlere göre daha yeni teknolojiler ile yazılmış, birbiri ile entegre çalışabilen muhasebe modülleri içeren, daha çok küçük ve orta büyüklükte işletmelerin ihtiyaçlarını karşılayabilecek yazılımları içerir. Üçüncü grup yazılımlar içine ise, işletmelerin tüm faaliyet süreçlerini kapsayabilecek, birbiri ile entegre çalışan modüllerden oluşan bütünleşik ERP sistemlerini katabiliriz. Son gurubumuz içine ise, gerçekleştirdiği işlemler açısından ikinci veya üçüncü grup yazılımlarının özelliklerini gösterebilmekte iken kullanım platformu web üzerinden online olarak gerçekleştirilen yazılımlar ile mobil teknolojiler için oluşturulmuş yazılımları katabiliriz. Birbirinden içerik, büyüklük ve kullanım şekli olarak çok farklı yapılarda olan muhasebe yazılımlardan en gelişmiş sistemler günümüzde kullanılan ERP sistemleridir. 68

73 ERP Sisteminin Kurulması Ülkemizde ERP sistemi kurulumu ve geliştirilmesi üzerinde faaliyet gösteren küçüklü büyüklü yazılım firmaları vardır. Her yazılımın sahip olduğu içerik, kullanım kolaylığı, diğer sistemler ile entegre çalışabilmesi, çalışma performansı, ücreti gibi kendine özgü avantaj ve dezavantajları vardır. Bu yönlerden birbirinden farklılıklar göstermesine rağmen, temel düzeyde sistemin ilk kurulum ve temel parametrelerin belirlenmesi alanında benzer süreçler yürütülmektedir. ERP sistemlerinden ülkemizde yaygın olarak kullanılan Logo yazılım firmasının geliştirdiği ERP sisteminin temel kurulum ve parametrelerinin belirlenmesi süreci anlatılacaktır. ERP sistemleri kuruldukları işletim sistemine veya sahip oldukları yazılım mimarisine göre ek yazılımlara ihtiyaç duyabilir. Yazılımlar kurulum sürecinde veya çalışması esnasında önceden bilgisayarlarda yüklü olması gereken ön yazılımlar kurulmak istenen sisteme göre farklılık gösterebilmektedir. Kurulum sürecini gerçekleştirdiğimiz ERP sistemi, Windows işletim sistemi üzerinde kurulan bir yazılımdır. Sisteminin kurulması için gereksinim duyulan ön yazılımlardan biri Microsoft.NET Framework 2.0 versiyonunun bilgisayarınızda yüklü olmasıdır. Microsoft.NET Framework, Microsoft işletim sistemleri üzerinde Microsoft.NET ortamında geliştirilen yazılımların çalışabilmesi için gerekli olan yazılımdır. Günümüzde 4.0 versiyonu en güncel versiyonudur. Buna benzer olarak Java platformu da Sun Microsystems tarafından geliştirilmiş bir diğer uygulama geliştirme platformudur. Framework, Vista ve Windows 7 işletim sistemlerinde, sistemin bir parçası olarak yazılıma gömülü olarak gelmektedir. Fakat bundan önceki versiyon işletim sistemleri için yazılımın kurulması gerekmektedir. Framework ERP sistemi yazılımı içinden veya Microsoft un sitesi üzerinden indirerek elde edilebilir. Programın basit bir kurulum süreci vardır. Kurulum sürecini, indirdiğimiz programı çalıştırdıktan sonra karşımıza gelen kurulum penceresindeki adımları sırayla takip ederek gerçekleştirebiliriz (Resim 3.1). Resim 3.1: Kurulum Sürecinin Başlatılması Tüm muhasebe yazılımları, sisteme aldığı verileri saklama ihtiyacı duymaktadır. Verileri sistematik bir biçimde depolayan yazılımlara veritabanı olarak isimlendirilmektedir. Bilgiye gerekli olduğu zaman, hızlı bir şekilde erişebilmek esastır. Yazılımlarda ilk kullanılan ve günümüzde kullanımı hala devam eden veritabanlarına örnek olarak MS Access verilebilir. Zaman içinde veri yapılarının büyüklüklerinin artması ve veriler üzerinde gerçekleştirilen işlemlerin gelişmesi, yeni veritabanı sistemlerinin doğmasına neden olmuştur. Günümüzde yaygın olarak kullanılan veritabanı yönetim sistemi, ilişkisel veritabanı yönetim sistemleridir. İlişkisel Veritabanı Yönetim Sistemleri (Relational Database Management Systems - RDBMS) büyük miktarlardaki verilerin güvenli ve bütünlük içinde tutulabildiği, bilgilere hızlı erişim imkanlarının sağlandığı ve aynı anda birçok yerden erişim sağlanmasına imkan veren programlardır. Veritabanı kavramını ve kullanım amacını açıklayınız? Bilginin saklanması ve yönetimi her zaman önemli olmuştur. Günümüzde bir çok ücretli veya açık kaynak kodlu veritabanı yazılımları mevcuttur. Günümüzde yaygın olarak kullanılan MySQL, PostgreSQL, MS SQL, Oracle veritabanı yazılımları bunlara örnek olarak verilebilir. 69

74 Bir muhasebe yazılımının olmazsa olmaz koşullarından biri veritabanına sahip olmasıdır. Program yapısı ne kadar büyürse yazılımın sahip olması gereken veritabanı da o kadar güçlü olmalıdır. Kurmak istediğimiz ERP yazılımının kurulum öncesi gereksinim duyduğu diğer bir yazılım SQL Server 2005 veritabanının kurulmasıdır. SQL Server Kurulumu Microsoft SQL Server, Client Server ve web tabanlı uygulamalarda ihtiyaç duyulan veri tabanı ihtiyaçlarını karşılamak için Microsoft firması tarafından çıkarılan veritabanı yazılımıdır. Program Microsoft sitesi üzerinden indirilebilir veya yazılım firmalarından elde edilebilir. Yazılımın piyasaya çıkış zamanlarına göre ve Standart Edition, Enterprise Edition isimleri altında birbirinden farklı versiyonları mevcuttur. Bu farklı versiyonlardan dolayı program ara yüzünde farklılıklar olabilmektedir. Fakat programın genel işleyiş mantığı ve süreci aynı yapıdadır. Kurulum yaptığınız sürüm ile kitap üzerinde verilen resimler arasında farklılıklar gözükebilir. Diğer tüm Windows programlarında olduğu gibi Microsoft SQL Server kurulum sürecinde de, kurulum sihirbazındaki adımların takip edilmesi şeklinde devam etmektedir. Kurulum süreci birçok adımdan meydana gelmektedir. Bu bölümde sadece önemli ve dikkat edilmesi gereken adımlar şekil olarak gösterilecektir. Detaylı olarak kurulum adımları program üzerinde kurulum dosyası başlığından elde edilebilir. Kurulum sürecinde server tanımlamaları, veritabanı erişim türünün belirlenmesi, veritabanı karakter seti ayarlanması gibi ayarlamalar gerçekleştirilir. Program kurulum dosyası ilk çalıştırıldığında, kurulum sürecinin başlayabilmesi için öncelikli olarak lisans sözleşmesi onayının verilmesi istenmektedir (Resim 3.2). Resim 3.2 de görüldüğü gibi en altta yer alan Lisans Anlaşması ve Koşullarını Kabul Ediyorum (I accept the licensing terms and conditions) seçim alanı işaretlenerek kurulum sürecine başlanır. Bir sonraki adımda programın sorunsuz bir şekilde kurulabilmesi için önceden sistem üzerinde kurulu olması gereken bileşenler listelenmektedir. Yükle (Install) butonuna basılarak kurulum süreci devam ettirilir. Kurulumsüreci daha sonra konfirigasyon kontrolü gerçekleştirir (Resim 3.3). Bu aşamada kurulumu önleyecek herhangi bir eksiklik yoksa bir sonraki adıma geçilir. Resim 3.2: Lisans Anlaşması Resim 3.3: Sistem Ayarları Kontrolü Resim 3.4: Kayıt Bilgileri 70

75 Sonraki adımda kurulumu yaptığınız firma bilgileri girilir ve bir sonraki aşama olan firma bilgilerinin giriş ekranına geçilir (Resim 3.4). Firma bilgilerinin girilmesi sonrasındaki bölüm ek kurulum özelliklerinin belirlendiği Feature Selection bölümüne gelinir. Bu bölüm programın kurulum sırasında yüklenmesi istenen ek modüllerin belirlendiği bölümdür. Gerekli duyulması durumunda ek modüller seçilerek kurulum sürecine dahil edilebilir. Standart bir kurulum için değişiklik yapmadan bir sonraki adıma geçilebilir. Bir sonraki adım erişim yetkisinin belirlendiği Authentication Mode bölümüdür (Resim 3.5). Burada seçenek olarak Mixed Mode seçilmelidir. Diğer durumda uygulama çalıştırıldığında erişim gerçekleştiremeyeceği için Login Failed/Bağlantı Hatası hatası verecektir. Seçim yapıldıktan sonraki aşama Error and Usage Report Settings bölümüdür. Bu bölümde programın kullanım sırasında doğabilecek hataların ve programı nasıl bir sistem üzerinde kullanıldığına dair bilgilerin Microsoft a bildiriminin yapılmasını izin verip vermeyeceğiniz sorulmaktadır. Tercihinize göre seçim yaparak veya seçim yapmadan bir sonraki aşama olan kurulum bilgilerinin özetinin gösterildiği ekrana geçilir (Resim 3.6). Resim 3.5: Yetkilendirme Seçimi Resim 3.6: Yüklenecek Bileşenler Listesi Yüklenecek bileşen listesinde eksik veya hatalı bilgilerin seçildiği gözüküyorsa, Geri (Back) tuşuna basılarak önceki adımlara geri dönülebilir. Resim 3.7: Yükleme Süreci Resim 3.8: Yükleme Sonrası Rapor 71

76 Artık program kurulum dosyalarını bilgisayara yükleyebilmek için hazır duruma gelmiştir. Özet penceresinde hangi bileşenlerin sisteme yükleneceği belirtilmektedir. Install butonuna basarak yükleme işlemini başlatırız. Kurulum, sırayla seçili bileşenleri yükleyecektir (Resim 3.7). Yüklemenin başarılı bir şekilde tamamlanması durumunda bir sonraki adıma geçiş yapabiliriz. Bir hata oluşmuş ise kurulum aşamalarını kontrol ederek yeniden başlatabiliriz. Bir sonraki aşamada kurulum süreci hakkında bilgilerin yer aldığı özet bölümü yer almaktadır (Resim 3.8). Bu aşamada Tamamla (Finish) butonuna basarak kurulumu süreci tamamlanır. SQL server programın işletim sistemi üzerine kurulumu tamamlandıktan sonra ERP sistemi için gerekli olan veritabanının oluşturulması, sisteme erişecek kullanıcının tanımlanması, kullanıcıya özgü yetkilerin verilmesi ve gerekli bağlantı adımlarının düzenlenmesi aşamalarının yapılması sürecine geçilir. Bu süreçte ilk adım SQL Server a hangi kanallar ile bağlantı kurabileceği belirlemektedir. Çünkü programda varsayılan bağlantı olarak sadece lokal bağlantılara izin verilmektedir. ERP programı üzerinden veritabanına erişebilmemiz için öncelikle bu parametrenin değiştirilmesi gereklidir. Bunun için yüklü programlar içinde Microsoft SQL Server seçilir, burada açılan listeden de Configuration Tools içindeki SQL Server Surface Area Configuration seçilmelidir. Açılan pencerede Surface Area Configuration for Services and Connections ve Surface Area Configuration for Features şeklinde iki seçenek çıkmaktadır (Resim 3.9). Bizim bağlantı ayarlarından düzenleme yapmamız gerektiği için birinci seçeneği seçmemiz gerekmektedir. Resim 3.9: SQL Server Surface Area Resim 3.10: Bağlantı Ayarları Açılan pencerenin sol tarafından yer alan menüden, SQLEXPRESS > Database Engine > Remote Connections seçilir (Resim 3.10). Karşımıza gelen pencereden önce Local and remote connections daha sonrada bu başlığın altında yer alan Using both TCP/IP and named pipes seçilmeli ve OK tuşuna basılarak kaydedilmelidir. Bağlantı ayarlarında yapılan düzenlemeler, veritabanının bir sonraki yeniden başlatılması sonrasında aktif olacaktır. Configuration Tools içinde yer alan SQL Server Configuration Manager tüm servis, network ve client ayarlamalarının yapıldığı bölümdür (Resim 3.11). Resim 3.11: SQL Server Konfigürasyon Yöneticisi 72

77 SQL Server 2005 Services, SQL Server 2005 Network Configuration ve SQL Native Client Configuration başlıkları altından gerekli düzenlemeler gerçekleştirilebilir. SQL Server 2005 Services başlığı altında servis ayarları listelenmektedir. Burada yer alan SQL Server veritabanı sunucusu ve buna bağlı hizmetleri çalıştıran platformdur. Bağlantı ayarlarının geçerli olabilmesi için SQL Server servisleri durdurulup yeniden başlatılabilir. Bağlantı ayarlamalarının yapılmasından sonra veritabanının ve veritabanı kullanıcısının oluşturulması, yetkilendirmelerin ayarlanması gibi düzenlemeleri gerçekleştireceğimiz SQL Server Management Studio çalıştırılır (Resim 3.12). Resim 3.12: Veritabanı Bağlantısının Kurulması Resim 3.13: SQL Server Management Studio Görünümü SQL Server Management Studio, SQL Server ın tüm bileşenlerini erişmeye, bu bileşenleri yapılandırmaya ve yönetmeye yönelik tüm işlemleri gerçekleştirebileceğimiz bütünleşik bir ortamdır. Program çalıştırıldığında hangi kullanıcı adı ile bağlanılacağı sorulmaktadır. Bağlantı kurulmak istenen server ve kullanıcı seçilerek bağlantı sağlanır (Resim 3.12). Lokal sisteme kurulum gerçekleşmiş ise sunucu olarak lokal, yetkilendirme olarak Windows Authentication seçilerek bağlantı kurulur. Sunucuya bağlanıldığında SQL Server başlığı altında server bileşenleri listelenmektedir (Resim 3.13). SQL Server Management Studio çalıştırıldığında Resim 3.13 de görünen arayüz açılmaktadır. Programın sol tarafında yer alan bölümde ağaç yapısında sistem tabloları, kullanıcı ayarları, güvenlik ayarları, kurulu veritabanları gibi bölümler yer almaktadır. SQL Server bileşenleri üzerinde yapmak istediğiniz tüm düzenlemeleri listeden ilgili başlığa tıklayarak kolayca ulaşabilirsiniz. Bu bölümdeki düzenlemeler SQL Server üzerinde uzman kişilerce yapılması uygundur. Yanlış yapılan konfigürasyonlar, programın çalışmasında performans kaybı ve bağlantı sorunları oluşmasına neden olabilir. ERP sisteminin kullanacağı veritabanı oluşturmak için SQL Server başlığı altındaki menüde yer alan Databases başlığı üzerinde sağ tuşa basmamız ve gelen ekrandan New Databases seçeneği seçmemiz gerekmektedir. Gelen pencerede yer alan General bölümünden, oluşturulacak olan veritabanının adı tanımlanır (Resim 3.14). 73

78 Resim 3.14: Yeni Veritabanı Oluşturma Ekranı Options bölümünde dikkat edilmesi gereken, açılan formda yer alan Collation bölümündeki veritabanının dil seçeneğinin kontrol edilmesidir. Kurulum sırasında veritabanı dili Türkçe olarak ayarlanmadıysa yeni oluşturulacak veritabanının karakter seti buradan Türkçe olarak seçilebilir. Düzenlemeler yapıldıktan sonra OK tuşuna basılarak yeni veritabanı oluşturulur. Veritabanı oluşturulmasından sonraki aşama bu veritabanına yetkili bir kullanıcının tanımının yapılması gerekmektedir. Bunun için SQL Server Management Studio üzerinde yer alan Security bölümü çift tıklanarak Logins, Server Roles ve Credentials bölümleri açılır (Resim 3.15). Logins bölümünde, sistem üzerinde tanımlı olan kullanıcılar listelenmektedir. Yeni bir kullanıcı oluşturmak için Logins başlığı üzerinde sağ tıklanarak New Login seçeneği seçilir. Açılan pencerede yeni oluşturulacak kullanıcı bilgileri tanımlanır (Resim 3.16). Resim 3.15: Yetkilendirme Ayarları Resim 3.16: SQL Server Kullanıcı İşlemleri Yeni kullanıcı oluşturma ekranındaki General bölümünde Login name kutucuğuna oluşturulmak istenen kullanıcının bağlantıda kullanacağı isim girilir. İsim girildikten sonra kullanıcının bağlantı yetkilendirmesini nasıl gerçekleştireceği belirlenmektedir. 74

79 Bağlantı seçeneklerinden SQL Server authentication seçilerek kullanıcı için şifre tanımlanır. Burada karşımıza Enforce password policy, Enforce password expiration ve User must change password at next login seçenekleri gelmektedir. Enforce password policy, daha önceden belirtilen şifre kurallarının bizim şifre oluşturmamız için de geçerli kılınmasını sağlar. Enforce password expiration seçeneğinde ise oluşturulan şifre, belli zaman aralıklarında geçerliliğini sürdürecek, süre bitiminde ise geçerliliğini kaybederek yeni bir şifre tanımlanmasını isteyecektir. Bu seçim sürekli şifre değiştirme yaratacağından dolayı güvenlik sağlamaktadır. Fakat veritabanına bağlanan sistemlerin de sürekli şifresinin değiştirilmesi gerekmektedir. Diğer sistemlerde veritabanı bağlantı şifresinin değiştirilmesi unutulursa programın çalışamayacaktır buda olası veri kayıplarına ve sorunlara neden olabilecektir. Son seçenek olan User must change password at next login de ise kullanıcı ilk defa SQL Server a bağlandığında yeni bir şifre oluşturarak mevcut şifresinin değiştirilmesi istenecektir. General bölümünde en alt tarafta Default Language bölümü kontrol edilmelidir. Resim 3.17: Veritabanı Kullanıcılarının Yetki Gruplarının Belirlenmesi Kullanıcıların veritabanı üzerinde gerçekleştirebileceği işlemler yetkilendirme sayesinde sınırlandırılmaktadır. Yetki seviyeleri, veritabanı sahibi seviyesinden verileri sadece okuyabilme seviyesine kadar farklı kademelerdedir. Bu nedenle kullanıcıya verilecek yetkinin seviyesi kullanıcıların sorumluluklarına ve veritabanı üzerinde gerçekleştirebileceği işlemlere göre belirlenmelidir. Kullanıcı oluşturulduktan sonra yapılması gereken işlem, daha önce oluşturduğumuz veritabanına yeni oluşturduğumuz kullanıcının erişimi için yetkilendirme ayarlarının yapılmasıdır. Bunu program üzerinden farklı yerlerden yapılabilmektedir. Bunlardan biri Login penceresinde yer alan User Mapping bölümü kullanılarak gerçekleştirilmesidir (Resim 3.17). User Mapping i seçildiğimizde sağ üst pencerede veritabanları, onun altında yer alan pencerede de kullanıcıları verilecek yetki seviyeleri listelenmektedir. Öncelikle veritabanı listesinden ERP sistemi için oluşturduğumuz veritabanı seçilir, aynı pencerede User kolonundan da yeni oluşturduğumuz kullanıcı seçilir daha sonra alt bölümde yer alan yetkiler penceresinden de db_owner yetkisi seçilir ve OK tuşuna basılarak veritabanına kullanıcının yetkilendirmesi gerçekleştirilir. Bu işlem ile yeni oluşturduğumuz logo kullanıcısı, daha önceden oluşturduğumuz veritabanına db_owner olarak en yüksek yetki seviyesinde yetkilendirilmiş olur. Bundan sonra veritabanı üzerinde tüm düzenlemeleri sahip olduğu yetki sayesinde gerçekleştirebilecektir. Veritabanının ve kullanıcıların tanımlanması ile SQL Server tarafında yapılması gereken işlemler tamamlanmıştır. Bundan sonraki aşama ERP programın kurulum sürecine geçişmesidir. 75

80 ERP Programının Kurulum Süreci Ülkemizde birçok yazılım firmasının kendi kaynaklarıyla veya yabancı ortaklıklarda geliştirdiği ERP yazılımları vardır. Ülkemizde yaygın olarak kullanılması, demo versiyonuna online olarak elde edilebilmesi, kurulum sürecinin ve kurulum sonrası sistem işletmeni bölümlerinin diğer yazılımların süreçlerini kapsayacak büyüklükte olması nedeniyle LOGO firmasının GO Plus programı, ERP programının kurulum sürecinin anlatılması için örnek olarak seçilmiştir. ERP programları, yazılım firmalarının web sayfaları üzerinden dijital formatta indirebilir veya basılı dijital kopyalar olarak temin edilebilir. Örnek olarak seçtiğimiz yazılım firmanın sitesinden indirilmiştir. Bilgisayar programlarının kurulabilmesi için öncelikle onaylanmış bir lisans anahtarının alınması gerekmektedir. Lisans anahtarı satın alınan her programa özgü oluşturulmuş, kendi içinde şifreli karakterler içeren ve programın, işletim sistemi üzerine kurulumunun başlatılabilmesi için gerekli olan şifreli kodlardır. Her satılan programa özel olarak oluşturulmaktadır. Her ürünün kendine özel seri numarasının olması, programın aynı seri numarası ile birden fazla sistem üzerine kurulmasını engellemek için yapılmıştır. Ürünü satın alan kullanıcı ürüne ait lisans numarasından sorumlu hale gelmektedir. Lisans numarasını dağıtması veya birden fazla sistem kurulumu için kullanması, yasal kullanım sözleşmesi ihlali oluşturmaktadır. Günümüz yazılımları, kurulum sırasında girilen lisans anahtarının geçerliliğini online olarak belli periyodlarla kontrol etmekte ve yasal olmayan kullanımları denetlemektedir. Kurulumunu gerçekleştirdiğimiz program, bilgisayara demo olarak yükleneceği için lisans anahtarı kayıtlı olarak gelmiştir. Bilgisayar programları Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu kapsamında ve Türk Ceza Kanunun da Bilişim Suçları adı altında yer alan düzenlemelerin 525/a maddesi ile koruma altına alınmıştır. ERP yazılımının kurulum sürecini başlatmak için programın kurulum dosyalarının bulunduğu dizin içinde yer alan setup.exe (Kur.exe) çalıştırılır. Süreç kurulum sihirbazı üzerindeki adımların takip edilmesi şeklinde ilerleyeceği için karmaşık bir yapısı yoktur. Kurulum dosyasının çalıştırılması ile kurulum sürecini başlattığımızda karşımıza gelen ilk pencerede ürünün hangi kurulum dilinde kurulacağını sorulmaktadır (Resim 3.18). Seçeneklerden Türkçe seçilerek bir sonraki aşamaya geçilir. Sonraki aşamada kurulum süreci için gerekli dosyalar sistem üzerine yüklenir ve kurulum sürecine başlatmanız için bir sonraki aşamaya geçmeniz istenir (Resim 3.19). Resim 3.18: Kurulum Dili Seçimi Resim 3.19: Kurulum Sihirbazının Başlatılması Süreci ilerletmek için İleri/Next seçeneğine basılır ve bir sonraki ekran olan Yükleme Türü (Installation Type) nün belirlendiği ekrana geçilir. Burada; Ürün Kur (Install Product), Versiyonu Güncelle (Versiyon Upgrade) ve Deneme Paketi Kur (Install Trial Pack) şeklinde karşımıza çıkan üç tür yükleme türünden birinin seçilmesi gerekmektedir (Resim 3.20). 76

81 Resim 3.20: Ürün Kurulum Türünün Belirlenmesi Eğer programın satın aldıksa ve elimizde ürüne ait lisans anahtarı varsa Ürün Kur seçeneği seçilmelidir. Lisans anahtarı üzerinden kuruluma devam etmek için Ürün Kur seçeneği seçilir ve sahip olduğumuz lisans anahtarı kutuculara girilir. Programın bir eski versiyonu daha önceden kuruluysa ve programın sürümünü yeni versiyona yükseltmek istiyorsak bu durumda Versiyon Güncelle seçeneğini seçmemiz gerekmektedir. Bunların dışında programı deneme amacı ile kurmak ta isteyebiliriz. Deneme sürümleri genelde program içindeki özelliklerde kısıtlı kullanım imkanı veren, belirli süre çalışabilen veya kayıt işlemi gibi gerçekleştirdiği işlemlerde limit getiren versiyonlardır. Program süre sonunda çalışmayıp lisans anahtarının elde edilmesini ve girilmesini ister. Bu kurulum sürecinde ürünü demo versiyonu olarak kuracağımız için seçeneklerden Deneme Paketi Kur seçeneği seçilir ve bir sonraki adıma geçilir. Kurulum türü seçiminden sonraki adım lisans sözleşmesi şartlarının gösterildiği adımdır (Resim 3.21). Sözleşmede yer alan maddeler okunduktan sonra eğer sözleş maddeleri kabul edilip sürece devam edilecekse Lisans sözleşmesinin şartlarını kabul ediyorum (I accept the terms of the license agreement) seçilerek bir sonraki aşama olan kurulum yeri seçim bölümüne gelinir (Resim 3.22). Resim 3.21: Lisans Anlaşması Kabulü Resim 3.22: Kurulum Dizini Seçimi Burada kurulum yeri ilk değer olarak bilgisayarda bir dizini göstermektedir. Bu dizinden farklı bir alana programın kurulması istenirse Gözat / Browse butonu tıklanarak karşımıza gelen ekrandan kurulumun yapılmasını istediğimiz dizin seçilir. Programın kurulacağı dizinin seçiminden sonra bir sonraki adım olan program dosyalarının kopyalanması başlatılması onayının verildiği adıma geçilir. Yükle/Install butonu basılarak süreç ilerletilir. Süreçteki bir sonraki aşama aktivasyon aşamasıdır. Aktivasyon işlemi ürünü kullanılır hale getirmek için son adımdır. Bu aşamada lisans sunucusuna bağlanabilmek için internet bağlantısının olması gerekmektedir. Aktivasyon işleminin yapılması ile kurulum süreci tamamlanır. Bundan sonraki aşamalar kurulumu yapan müşteriye ait bilgilerin alındığı Müşteri Bilgileri (Customer Info) bölümleridir. 77

82 Müşterinin bilgileri ve yetkili kişinin bilgileri sırayla sisteme girilir (Resim 3.23). Müşteri bilgilerinin girilmesinden sonra program dosyaları bilgisayara kurulmaya başlar (Resim 3.24). Resim 3.23: Müşteri Bilgileri Tanımlama Ekranı Resim 3.24: Kurulum Süreci Kurulum süreci tamamlandıktan sonra Tamamla/Finish butonuna basılarak kurulum sonlandırılır. Böylece programın bilgisayara kurulum süreci tamamlanmış olur. Muhasebe Yazılımlarında Parametrelerin Belirlenmesi ERP sisteminin işletme tarafından kullanılmaya başlatılmasından önce, sistem içindeki modüllerin kullanacağı parametreleri tanımlanması ve sistem ayarlarının yapılması gerekmektedir. Parametrelerin belirlenmesi ile programın işleyişi sırasında gerekli olan alt yapı verileri oluşturulmaktadır. Firmanın adı, ünvanı, adres bilgileri, kullandığı para birimi, raporlama döviz cinsi, veri tabanı dili, çalışma günleri, maliyet türü, stok ile ilgili parametreler, ambar ve maliyet grupları, çalışma dönemi başlangıç ve bitiş tarihleri, sisteme erişim terminallerinin belirlenmesi, kullanıcı bilgileri ve yetkilendirmeler örnek olarak verilebilecek parametrelerin bazılarıdır. İşletme temel bilgilerinin girişinin yapıldığı bu aşamaya Sistem İşletmeni bölümü adı verilir. İstenen veriler sırayla doldurulduktan sonra kurulum aşaması tamamlanmış olur ve program aktif olarak kullanılmaya başlanabilir. Sistem işletmeni bölümünün kapsamı ERP sisteminin büyüklüğüne göre geniş veya dar olabilir. Bu nedenle burada her ERP sisteminde olması muhtemel maddeler üzerinde durulacaktır. Sistem işletmeni Sistem işletmeni bölümünde terminal, rol, grup ve kullanıcıların tanımlandığı, yetki ve sınırların belirlendiği, firma bölümleri, dönemleri, ticari ve çalışma bilgileri ile bunlara ait adres, banko kodları, ödeme şekilleri bilgilerin girildiği bölümdür. Terminaller Terminaller, firmada ERP sistemine bağlantı kurabilen bilgisayarlardır. ERP sistemine erişim gerçekleştirebilecek sistem işletmeni üzerinde önceden tanımlanıyor olması sisteme istem dışı erişimlerin yapılmasını engelleyici bir güvenlik sistemi oluşturur. Terminal ekleme ve düzenleme işlemleri terminaller ekranı üzerinde sağ tuşa basıldığında gelen seçenekler ile gerçekleştirilir (Resim 3.25). Seçenekler içinde yer alan Ekle seçeneği seçildiğinde yeni terminal tanımlama bölümü açılır (Resim 3.26). Yeni terminal tanımlanırken No, Adı, Kodu ve Kullanıcı alanlarının girilmesi gerekmektedir. 78

83 Resim 3.25: Terminal İşlemleri Resim 3.26: Terminal Parametrelerinin Belirlenmesi Tanımlama ekranında yer alan alanlar aşağıdaki gibidir No : Terminale verilen sıra numarasıdır. Terminaller tanımlanırken sıra ile verilebilir. Adı: Terminale verilen ad veya terminali açıklayıcı bilgidir. Kodu: Terminalin kodudur. Kullanıcı: eklenen terminale kullanma yetkisine sahip kullanıcıdır. Önceden tanımlanmış kullanıcılar listesinden yetkili kullanıcı belirlenir. Terminallerin tanımlanmasından sonra yapılması gereken işlem bu terminallere hangi grup ve/veya kullanıcılar tarafından kullanılabileceğinin belirlenmesi gerekir. Terminalleri sürekli bir kişi tarafından kullanılmakta iken bir grup tarafından da kullanılıyor olabilir. Bu nedenle terminalin hangi grup ve/veya kullanıcı tarafından kullanıldığının bilinmesi bilgisayarların takibi ve kontrolü açısından önemlidir. Terminali sürekli kullanacak kullanıcı yukarıdaki adımda belirlenmişti. Grubun kullanacağı terminaller ise grup tanımları listesinde yer alan Terminaller seçeneği ile belirlenir. Grup bazında terminal belirlendiğinde grupta yer alan tüm kullanıcılar işaretlenen terminalleri kullanır duruma gelir. Bir grubun tüm üyeleri bir terminali kullanabilme izni verilmesinin yanında grupta yer alan bazı kullanıcıların terminali kullanmaması durumları da olabilir. Bu durumda kullanım yetkilendirmesi yine kullanıcılar listesinde yer alan Terminaller seçeneği ile belirlenir. Gruplar Organizasyonel yapı içinde kullanıcılar gerçekleştirdikleri işlere göre farklı gruplar altında toplanabilir (Resim 3.27). Genel olarak gruplandırma, kullanıcıların çalışma bölümlerine, yaptıkları işe ve işte sahip oldukları sorumluluk alanlarına göre gerçekleştirilir. Her kullanıcının en az bir gurubu olmakla beraber bir kullanıcı gerçekleştirdiği işlerdeki çeşitlilikten dolayı birden fazla grup içinde de yer alabilir. Kullanıcı gruplarının belirlenmesi, yetkilendirme işlemlerinde gruplara, gruplar sayesinde de grup içindeki kullanıcılara özel yetkiler tanımlanmasını sağlar. Ayrıca terminallere grupların atanması ile Resim 3.27: Grup İşlemleri kullanım sınırlandırılması getirir. Kullanıcılara gruplandırma tanımlamalarının yapılabilmesi için öncelikle gruplar daha sonra bu gruplara bağlı kullanıcılar tanımlanır. Gruplara yetkilendirme yapılması ve kullanıcıların bu gruplara dahil edilmesinin bir diğer avantajı da her kullanıcıya ayrı ayrı tanımlamalar yapılmasına gerek kalmamasıdır. 79

84 Resim 3.28: Grup İşlemleri Resim 3.29: Grup Parametrelerinin Belirlenmesi Grupları tanımlamak için yönetim bölümünden Gruplar seçeneği kullanılır. Yeni bir grup eklemek için sağ tuşa basıldığında gelen listeden Ekle butonu, seçili grup üzerinde değişiklikler gerçekleştirmek için Değiştir butonu kullanılır (Resim 3.28). Grup ekleme ekranında yer alan alanlar aşağıdaki gibidir (Resim 3.29); No: Grubun numarasını belirtir. Her tanımlanan gruba yeni bir numara verilerek takip edilir. Adı : Gruba verilen ad girilir. Yetkiler: Tanımı yapılan grubun yetki düzeyi tanımlanmış yetki düzeyleri listesinden seçilir. Sistem yöneticisi ve kullanıcı olarak iki yetki düzeyi mevcuttur. Bunlarda grubun yetkisi Sistem Yöneticisi olarak seçilmesi durumunda, grubun kullanım yetkileri kısıtlanamaz. Sağ tuşa basıldığında gelen listede yer alan yetkileri uygula seçeneği seçili gruba önceden tanımlanmış yetkilerin atanmak için kullanılır (Resim 3.30). Kayıtlar bölümünde listelenen tanımlı yetkilerden gruba atanmak istenenler seçilir ve Ekle butonuna basılarak seçilenler bölümüne aktarılır. Seçim işlemleri tamamlandıktan sonra Tamam butonuna basılarak işlem tamamlanır. Kullanıcılar Resim 3.30: Yetkilendirme İşlemleri Terminallerde çalışan kullanıcıların tanımlandığı ve kullanıcılara bağlı olduğu grupların atandığı belirlendiği bölümdür (Resim 3.31). Resim 3.31: Kullanıcı İşlemleri Resim 3.32: Kullanıcı Parametrelerinin Belirlenmesi 80

85 Diğer bölümlerde olduğu gibi ekleme ve düzenleme butonları kullanılarak yeni kullanıcı girişi ve kayıtlı kullanıcılar üzerinde düzenleme işlemleri gerçekleştirilir. Kullanıcı tanımı penceresinde yer alan alanlar ve girilen bilgiler şunlardır (Resim 3.32): No: Kullanıcıya verilen numaradır. Her kullanıcının kendi bireysel numarası vardır. Sistem otomatik olarak diğer bölümlerde olduğu gibi yeni bir kullanıcı tanımı yapılırken en son verilen kullanıcı numarasından bir sonraki numarayı getirir. Böylece numaraların sırayla verilmesi sağlanır. Fakat gerekli görülmesi halinde sistemin getirdiği numaradan farklı bir numara girişi de yapılabilir. Adı: Kullanıcının adı girilir. Şifre: Kullanıcının sisteme girişi için gerekli olan şifresidir. Firma: Kullanıcının sürekli olarak çalıştığı firmanın seçiminin yapıldığı bölümdür. Sisteme tanımlanmış firmalar listelenmektedir. Kullanıcılar penceresinde yer alan Detaylar butonuna basılarak kullanıcı hakkında detaylı bilgilerin girildiği Kullanıcı Detayları bölüme ulaşılır. Resim 3.33: Kullanıcı Detaylarının Belirlenmesi Resim 3.34: Kullanıcı Öndeğerlerinin Belirlenmesi Kullanıcı Detayları bölümünde, kullanıcının sistemi kullanımına ilişkin bilgiler tanımlanır (Resim 3.33). Kullanıcının programı hangi dil de kullanacağı, sahip olduğu e-posta genel tanımlardır. Fiyat limiti alanında ilgili kişinin malzeme/hizmet fiyat ayarlamalarında yetkisinin olup olmadığı tanımlanır. Bazı durumlarda kullanıcıların programa erişiminin engellenmesi gerekebilir. Engellemenin aktif edilmesi için Kullanımı Engelle kutusu seçilerek kullanıcıyı engelleme özelliği aktif edilebilir. Windows Birleştirilmiş Kullanıcı Girişi seçeneği kullanıcının Windows işletim sisteminin şifresi ile programı açabilmesini sağlar. Terminaller ve gruplar bölümünde, bir kullanıcının terminallere erişiminin yetkilendirmeler ile belirlendiği ve kullanıcının bir veya birden fazla gruba üye olabileceği bahsedilmişti. Kullanıcılar penceresinde sağ tıklandığında çıkan listedeki Yetkileri Uygula seçimi yapıldığında, gruplardaki yetkilendirme ekranına benzer bir yetki tanımlama ekranı çıkar. Listede yer alan tanımlı gruplardan seçimler yapılarak seçili kullanıcıya tanımlaması yapılabilir. Kullanıcılar sistem üzerinde yapabileceği işlemler ve erişebileceği program bölümlerinde de yetkilendirilebilir. Bunun için Kullanıcı Detayları penceresindeki ikinci üst menü olan Kullanıcı Öndeğerleri seçilir (Resim 3.34). Bölüm seçildiğinde sistem üzerinde kayıtlı firmalar, bu firmalara ait işyerleri, bölüm ve ambarları listelenmektedir. Listeden kullanıcıya yetkilendirilmek istenen bölümler işaretlenerek yetkilendirme gerçekleştirilir. 81

86 İzleme-LOG Sistemi Sistem üzerinde yapılan tüm işlemlerin kayıt altına alınması herhangi bir hata veya hatalı işlem gerçekleşmesi durumunda oluşan hatanın hangi işlemde ve ne zaman gerçekleştiğini bulmak için önemlidir. Log sistemleri aynı zamanda kullanıcıların gerçekleştirdiği işlemlerde, işlemin hangi kullanıcı tarafından ve ne zaman yapıldığını da kaydetmektedir. Özellikle büyük çaplı, çok kullanıcısı olan işletmelerde kullanıcıların ve gerçekleştirilen işlemlerin takip edilmesi önemlidir. Log sistemlerinin sadece hata takibi için kullanılmamaktadır. Sistem tüm yapılan işlemlerin bize gerçekleşme süresi hakkında bilgi verebilmektedir. Kayıt altına alınan bu verilerin analiz edilmesi ile bir sürecin ne kadar sürdüğü, kimlerin bu işlem için ne kadar çalıştığı gibi bilgiler verebilmektedir. Bu veriler sayesinde bir işlemin gerçekte ne kadar zamanda, kaç kişinin çalışması ile biteceği belirlenebilmektedir. İş süreçlerinin tamamlanma sürelerinin gerçek değerlere uygun verilerden elde ediliyor olması, bundan sonraki süreçler için gerçekleştirilen planların gerçeğe daha yakın yapılmasını sağlamaktadır. Kullanıcıya göre Log sisteminin aktif yapılıp yapılmaması, kullanıcı tanımlama penceresinde, seçenekler bölümünden belirlenir. LOG sisteminde kaydedilen bilgiler her firma için tek bir dosyada kaydedilir. İzleme dosyası oluştur seçeneği ile izleme bilgileri kaydedilir. Firmalar Sistem üzerinde firma bilgilerinin girildiği bölümdür. Her firma tanımlanırken yeni bir numara ile sisteme kayıt edilir. Resim 3.35: Firma Tanımları Firma Tanımları Resim 3.36: Firma Parametrelerinin Belirlenmesi Bu bölümde sisteme firmalar ile ilgili temel bilgiler girilir. Sisteme yeni bir firma girmek için sağ tuşa basılınca gelen menüden ekle butonuna basılır (Resim 3.35). Firma tanımlama bölümünde aşağıdaki bölümler yer almaktadır (Resim 3.36). No: Bilgileri izlenecek firmanın sistem üzerindeki takip numarasıdır. Diğer takip numaraları gibi sistem üzerinde her giriş için yeni bir takip numarası tanımlaması yapılır. Adı: Firmanın sistem üzerine girilen adıdır. Firma adı tüm süreçlerde ve raporlarda yer alacak kısa adı içerir. Ünvanı: Firmanın vergi dairesinde kayıtlı olduğu resmi ünvanıdır. Sistem üzerinden alınan fatura, bordro ve resmi defter dökümlerinde sisteme burada girilen ünvan kullanılmaktadır. Mevzuat: Muhasebe mevzuatları ülkeden ülkeye farklılıklar gösterebilir. Firmanın muhasebe bilgilerinin hangi mevzuata uygun olarak tutulacağı listesinde yer alan mevzuatlar içinden belirlenir. Seçilen mevzuata göre muhasebe hesap planı oluşturulur. E-İş Kodu: Firmanın E-Ticaret uygulamalarında geçerli olacak kod girilir. Firma ile ön tanımlamalar yapıldıktan sonra Detaylar butonuna basılarak firmaya ait adres bilgileri, mali müşavir bilgisi, çalışma ve işveren bilgileri gibi firmaya ait diğer özel bilgilerin girildiği forma 82

87 ulaşılır. Detaylar bölümü Genel, Mali Müşavir, Çalışma Bilgileri, İşveren Bilgileri, Kurumsal Web Sayfası Tanımları, Bağlantı Ayarları ve İstcell bölümlerinden oluşmaktadır. Resim 3.37: Firma Bilgileri Giriş Ekranı Firma detayları penceresindeki ilk sekme firmaya ait genel bilgilerin tanımlandığı bölümdür (Resim 37). Bu sekmede cadde, sokak, kapı numarası, ilçe, şehir, ülke ve posta kodu gibi bilgilerle firmanın adres bilgileri, telefon ve faks numaraları ve firmanın kayıtlı olduğu vergi dairesi ve vergi numarası gibi firmaya özgü genel bilgiler sisteme girilir. Bir sonraki sekme olan Mali Müşavir sekmesinde firmanın anlaştığı mali müşavirin adı, soyadı, kimlik numarası ve adres bilgileri sisteme girilir. Sisteme mali müşavir bilgilerinin girilmesi, her firmanın işlemlerini bir resmi müşavir denetiminde yapması zorunluluğunun yasal düzenlemelerce zorunlu hale getirilmesidir. Çalışma Bilgileri sekmesinde firmanın haftanın hangi günlerinde çalıştığı, mali yılı, raporlama döviz türü gibi çalışma takviminde gerekli olan genel parametreler belirlenir. Çalışma günleri seçiminde haftanın işaretli olmayan günlerinde yapılan işlemler kaydedilmez. Bu bölümde yer alan KDV yuvarlama seçimi işlemler sırasında hesaplanan KDV rakamlarının tam sayı çıkmaması durumu nedeniyle girilmiştir. KDV rakamları tam sayı olmadığından verileri saklarken elde edilen bu değerlerin küsuratlı bölümlerine bir miktar yuvarlamak gerekecektir. Burada yuvarlamanın ne şekilde yapılacağını belirlenir. Bir sonraki sekme İşveren Bilgileri bölümüdür. İşverene ait bilgiler girilir. Dönemler Dönem firmanın mali yıl başı ile sonu arasında kalan süreye verilen addır. Firmaya ait dönem tanımlamaları firmalar bölümünden gerçekleştirilir. Dönemler başlığı altında sistem üzerine tanımlanmış dönemler listelenmektedir (Resim 3.38). Dönemler başlığı üzerinde sağ tuşa basarak gelen seçeneklerden Ekle seçilerek yeni dönem ekleme penceresi açılır (Resim 3.39). 83

88 Dönem tanımlama bölümünde yer alan bilgiler şunlardır: No: Tanımlanan döneme verilen numaradır. Her tanımlanan döneme yeni bir numara verilir. Sistem tarafından otomatik olarak bir numara verilir. İstenmesi durumunda numara değiştirilebilir. Başlangıç ve Bitiş Tarihleri: Dönemin başlangıç ve bitiş tarihleridir. Mali dönem süreci en fazla bir yıl olabilmektedir. Firma türlerine göre dönem başlangıç, bitiş tarihleri ve iki tarih arasındaki süreler farklılıklar gösterebilmektedir. Fakat bir dönem süresi bitmeden diğer bir dönem başlayamaz. Bu nedenle başlangıç ve bitiş süreleri girilirken dikkat edilmelidir. Para Birimi: Firmanın işlemlerini yasal olarak yürütmek zorunda olduğu ana para birimidir. Listelenen para birimlerinden uygun olan para birimi seçilir. Dönem tanımı penceresindeki bilgiler girilerek yeni dönem bilgisi oluşturulur. Sistem üzerinden firmaya ait işlemler gerçekleştirilirken işlemlerin hangi dönemde gerçekleştirildiğinin tanımlanması gerekmektedir. Bunun seçimi sistem içinden çalışma dönemi seç işlemi ile veya listelenen dönemler üzerinde sağ tuşla bastığımızda çıkan listede yer alan Çalışma Dönemi Olarak İşaretle seçeneğine basarak gerçekleştirebilir. Dönemler menüsünden yapılan bu tanımlama genel bir tanımlamadır. Program, çalışması esnasında hiçbir ek işlem yapılmasına gerek kalmadan, doğrudan seçimi yapılmış dönemi aktif dönem olarak kullanır. Ambarlar Resim 3.38: Dönem Tanımları Resim 3.39: Dönem Parametrelerinin Belirlenmesi Firmanın ya da firmaya ait işyerlerinin genelde malzeme ve mallarını depolamak için kullanılan yapı ve tesislere ambar adı verilir. Her ambar bir üst kademe olarak sadece bir işyerine bağlıdır. Bir iş yerinin ise birden fazla ambarı olabilmektedir. Firmaya bağlı ambarlar Firmalar bölümünde yer alan Ambarlar başlığı altında listelenmekte ve tanımlanmaktadır (Resim 3.40). Resim 3.40: Ambar Tanımlamaları Resim 3.41: Ambar Parametrelerinin Belirlenmesi Yeni bir ambar tanımlamak için Ambarlar başlığı üzerinde sağ tuşa basıldığında gelen seçenekten Ekle seçilir. Ambar tanımlama ekranında yer alan Detaylar bölümünde ambarın bulunduğu yerin enlem ve boylam bilgileri girilir. 84

89 Ambar tanımlama penceresinde yer alan bilgiler (Resim 3.41); No: Ambara verilen numaradır. Sistem tarafından sabit bir değer gelmektedir. istenildiği takdirde gelen değer değiştirilerek yeni bir numara verilebilir. Adı: Ambarın ismidir. İşyeri: Ambarın bağlı olduğu işyeri tanımlanır. Sistem üzerinde tanımlı işyerleri listeli olarak gelir. Listelenen işyerleri arasından seçim gerçekleştirilir. Maliyet Grubu: Ambarları farklı maliyet gruplarında toplamak için kullanılır. Aynı maliyet grubunda olması istenen ambarlara aynı numara verilir. Aynı işyeri altında ve aynı maliyet grubunda bulunan ambarlar arasında gerçekleştirilen transferler hareketleri hesaplaması yapılmaz ve maliyetlendirilmez. İşyerleri Firmaya bağlı işyerlerinin tanımlandığı ve listelendiği bölümdür. Firmalar başlığı altında listelenmektedir (Resim 3.42). İşyerleri başlığı üzerinde sağ tuşa basılarak gelen ekrandan Ekle seçilerek yeni işyeri tanımlama bölümüne ulaşılır (Resim 3.43). Resim 3.42: İşyeri Tanımlamaları Resim 3.43: İşyeri Parametrelerinin Belirlenmesi İşyeri tanımlama penceresinde yer alan bilgiler; No: İşyerine verilen numaradır. Her işyeri için yeni bir numara tanımlanır. Adı: İşyerinin adıdır. SSK Numarası: İşyerine ait SSK numarasıdır. İş Kur No: İşyerinin İş Kur numarasıdır. E-İş Kodu: E-İş ve E-Mağaza uygulamalarında kullanılır. Web üzerinden yapılan işlemlerde LDX sunucu tarafından verilen güvenlik numarasıdır. İşyeri tanımı bölümünde yer alan Detaylar bölümünden işyerine ait detaylı bilgilerin alındığı bölüm açılmaktadır (Resim 3.44). İşyerine ait adres, iletişim, vergi dairesi, kuruluş tarihi, faaliyet alanı ve diğer bilgiler form üzerinden doldurulur. Resim 3.44: İşyeri Detaylarının Tanımlanması 85

90 Firma Tanımlama Sihirbazı Sistem işletmeninde yer alan son bölüm firma tanımlama sihirbazı bölümüdür. Bu bölümde firma oluşturma sırasında gerçekleştirilen düzenlemeler sihirbaz üzerinden adım adım gerçekleştirilmektedir. Sihirbazda yer alan adımlar daha önce yer alan aşamalarla benzer olduğu için burada tekrar anlatılmayacaktır. Resim 3.45: Firma Tanımlama Sihirbazı Resim 3.46: Veri Dosyalarının Aktarılması Sihirbaz ilk başlatıldığında gerçekleştirilmek istenen işlem türü sorulmaktadır (Resim 3.45). Burada yeni firma eklemek istiyorum ve mevcut firma üzerinde değişiklik yapmak istiyorum şeklinde iki seçenek söz konusudur. Gerçekleştirilmek istenen işleme göre seçim yapılır ve sihirbaz ilerletilir. Sihirbazda yer alan tüm adımlardaki veriler girildikten sonra, sihirbaz, sırayla girilen verileri sisteme aktarılır (Resim 3.46). 86

91 Özet İşletmeler için doğru bilgiye zamanında ve kolay erişebilmenin öneminin giderek artması, işletme bölümlerinden muhasebe bölümünün önemini giderek artırmıştır. Muhasebe bölümünün diğer tüm bölümler ile entegre çalışması ve bu sayede işletme içi bilgi akışının hızlı olması, sadece muhasebe programlarının diğer sistemler ile entegre çalışmasının sağlanması ile gerçekleştirilebilir. Teknoloji ve bilgi teknolojilerindeki gelişmeler sayesinde işletme içi bu yapı ERP (Enterprise Resource Planning, Kurumsal Kaynak Planlaması) olarak adlandırılan sistemler ile sağlanmıştır. ERP sistemleri, işletme içi gerçekleştirilen faaliyetlerde kaynakların verimli kullanılmasını sağlayan ve birbiri ile entegre çalışan modüllerden oluşan, günümüzdeki en gelişmiş muhasebe yazılımlarıdır. ERP sistemleri ilk oluştuğunda işletmenin temel fonksiyonları olan finans, üretim, satış ve insan kaynakları işlemlerini yürütebilmekte iken giderek gelişerek günümüzde işletmenin tüm temel fonksiyonlarının yanında CRM, MRP gibi uygulamaları da içine alan bütünleşik sistemler haline gelmiştir. ERP sisteminin, işletmelere sağladığı faydaların giderek diğer şirketler tarafından da takip edilmesi, sisteme olan ilgiyi daha çok artırmıştır. Buna karşılık, ERP sistemine geçiş sürecinin uzun ve maliyetli olması ve bazı süreçlerin başarısızlıkla sonuçlanıyor olması işletmeler üzerinde çekinceler de oluşturmuştur. ERP süreçlerinin başarısızlıkla sonuçlanmasının birçok etken vardır. Bu etkenlerden en önemlileri entegrasyon sürecine başlamadan verilen hatalı kararlardan kaynaklanmaktadır. ERP sürecinin başarıyla tamamlanması için en önemli etken üst yönetimin sisteme olan inancının ve kararlılığının tam olması ve süreci tüm çalışanlarının desteği ile sürdürmesidir. ERP kurulum sürecinin başarıyla sonuçlanmasındaki diğer bir önemli etmen doğru ERP sisteminin seçimidir. ERP sistemi seçiminde öncelikle yapılması gereken işlem, işletmenin büyüklüğünün, faaliyetlerinin, geleceğe yönelik planlarının, faaliyet alanlarının, işletme içi sağlıklı ve sağlıksız yürüyen bölümlerinin analiz edilmesidir. Analizler sonucunda ERP sisteminin optimum büyüklüğüne karar verilmelidir. ERP sisteminin büyüklüğünün belirlenmesinden sonraki aşama sistemi kuran firmanın belirlenmesidir. Sistemi kuracak firma, sürecin planlama aşamasından sonuçlanması aşamasına kadar işin en önemli aktörüdür. Kurulum yapacak şirket sahip olduğu deneyim ve bilgi birikimi ile şirketin başlangıç aşamasında belirlediği ERP sistemi büyüklüğünü ortak çalışmalar ile yeniden şekillendirecek ve ERP sistemini geçiş sürecini planlayacaktır. Firmanın sahip olduğu deneyim sayesinde, çıkabilecek sorunlara karşı önceden tedbirler alınabilir veya sorunun daha kolay aşılması sağlanır. Bu nedenle firma seçimi, entegrasyon sürecinin başarıyla tamamlanabilmesi için en önemli kriterlerden biridir. Ülkemizde ERP sistemi kurulumu ve geliştirilmesi üzerinde faaliyet gösteren küçüklü büyüklü yazılım firmaları vardır. Her yazılımın sahip olduğu içerik, kullanım kolaylığı, diğer sistemler ile entegre çalışabilmesi, çalışma performansı, ücreti gibi kendine özgü avantaj ve dezavantajları vardır. Fakat her yazılımın asıl amacı işletme içi bütün bölümlerin tam bir entegrasyon içinde çalışmasını sağlamaktır. 87

92 Kendimizi Sınayalım 1. İşletmelerde gerçekleştirilen faaliyet süreçlerinde, kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayan ve birbiri ile entegre çalışan modüllerden oluşan yönetim sistemlerine ne ad verilir? a. CRM b. MRP II c. ERP d. MRP e. SCM 2. Aşağıdakilerden hangisi ERP sisteminin işletmeye getireceği faydalardan biri değildir? a. İşletme birimleri arasında entegrasyonun sağlanması b. İşletme süreçlerin takibini kolaylaştırması c. İşletme içi kaynakların verimli kullanılması d. İşletme içi verimliliğin ölçülmesi e. Mükerrer veri girişine izin vermesi 3. Aşağıdakilerden hangisi ERP sisteminin kurulum sürecinin başarıyla tamamlanması için gereken kriterlerden biri değildir? a. ERP sistemine geçiş sürecini işletme yönetimi tarafından belirlenmesi b. Üst yönetimin sisteme olan inancının tam olması c. ERP sistemine geçiş süreci hakkında çalışanların bilgilendirilmesi ve desteklerinin alınması d. ERP sisteminin, şirket yapısına ve amaçlarına uygun seçilmesi e. ERP sistemini kuracak firmanın işletmenin faaliyet alanında deneyim sahibi olması 4. Aşağıdakilerden hangisi ERP sisteminin kurulum sürecinin başarısızlıkla sonuçlanmasını neden olan etmenlerden biri değildir? a. Personelin ERP sistemine karşı direnci b. Yönetimin sisteme olan inancının zayıf olması c. Yazılım firmasıyla işletmenin daha önceden çalışmış olması d. ERP sisteminin yanlış seçimi e. ERP sistemini kuran firmanın deneyimsizliği 5. Aşağıdakilerden hangisi işletme için en uygun ERP sisteminin seçilmesinde aranacak özelliklerden biri değildir? a. ERP sisteminin diğer yazılım ve kaynaklarla veri alış verişini sağlaması b. ERP sisteminin mobil cihazlar ve web üzerinden erişim imkanı sağlaması c. Gelişmiş raporlama sistemine sahip olması d. Kullanım ara yüzünün basit ve kullanıcı dostu olması e. ERP sistemin modüler olmayan yapısının olması 6. Aşağıdakilerden hangisi ERP sistemini kuracak firmanın belirlenmesinde, şirketin sahip olması gereken özelliklerden biri değildir? a. Firmanın teknik desteği ve danışmanlık hizmetini sürekli olarak sağlayabilmesi b. Yurt dışında faaliyet gösteren bir firma olması c. Firmanın şirketin faaliyet süreçlerinde deneyim sahibi olması d. Firmanın teknik ekibinin şirketin ERP sistemine fiziksel olarak ulaşım süresinin kısa olması e. Firmanın yeterli uzman ve teknik personele sahip olması 7. Aşağıdakilerden hangisi şirketin yeni kurmak istediği ERP sistemine geçiş sürecinin, daha önce mevcut kullanılan yazılımı kuran firma tarafından, yazılımın güncel bir versiyona geçirilmesi sayesinde yapılmasının sağladığı avantajlardan biri değildir? a. İşletmenin ERP sistemine geçişi için harcayacağı yazılım giderinin daha düşük olması b. İşletme verilerinin yeni sistemde kullanılabilmesinin daha kolay olması c. ERP sistemini kuran firmanın işletmeyi daha önceden tanıyor olması d. Geçiş süresinin uzun sürmesi e. Şirket çalışanlarının yeni sisteme daha kolay adapte olması 88

93 8. Aşağıdakilerden hangisi sistem işletmeni bölümünde yer alan başlıklar arasında değildir? a. Terminal tanımları b. Üretim tanımları c. Kullanıcı tanımları d. Grup tanımları e. Firma tanımları 9. Aşağıdakilerden hangisi ERP sisteminde grup tanımlamalarının sağladığı faydalardan biri değildir? a. Kullanıcıların gerçekleştirdiği işlemlerin kayıt altına alınması b. Aynı iş süreci içinde çalışan kullanıcıları tek bir küme içine alınmasını sağlaması c. Terminallerin yetkilendirmesinin gruplar üzerinden gerçekleştirilebilmesi d. Kullanıcıların yetkilendirilmesinin gruplar üzerinden gerçekleştirilebilmesi e. Yetkilendirme sürecini hızlandırması 10. Aşağıdakilerden hangisi ERP sistemlerinde bulunan log sisteminin sağladığı avantajlardan biri değildir? a. Hatalı bir gerçekleşmesi durumunda oluşan hatanın kimin tarafından kaynaklandığının bulunmasını sağlaması b. Çalışanların gerçekleştirdiği işlemlerin kayıt altına alınmasını sağlaması c. Bir işin pratikte kaç kişi tarafından ne kadar sürede tamamlandığının tespit edilmesini sağlaması d. Çalışanların ücretinin belirlenmesinde kullanılması e. Hatalı bir gerçekleşmesi durumunda oluşan hatanın hangi işlemden kaynaklandığının bulunmasını sağlaması Kendimizi Sınayalım Yanıt Anahtarı 1. c Yanıtınız yanlış ise ERP Sistemleri başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 2. e Yanıtınız yanlış ise ERP Sistemleri başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 3. a Yanıtınız yanlış ise ERP Sisteminin İşletmeye Kurulum Süreci Öncesinde Dikkat Edilmesi Gereken Adımlar başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 4. c Yanıtınız yanlış ise ERP Sisteminin İşletmeye Kurulum Süreci Öncesinde Dikkat Edilmesi Gereken Adımlar başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 5. e Yanıtınız yanlış ise ERP Sisteminin İşletmeye Kurulum Süreci Öncesinde Dikkat Edilmesi Gereken Adımlar başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 6. b Yanıtınız yanlış ise ERP Sisteminin İşletmeye Kurulum Süreci Öncesinde Dikkat Edilmesi Gereken Adımlar başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 7. d Yanıtınız yanlış ise ERP Sisteminin İşletmeye Kurulum Süreci Öncesinde Dikkat Edilmesi Gereken Adımlar başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 8. b Yanıtınız yanlış ise Sistem İşletmeni başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 9. a Yanıtınız yanlış ise Sistem İşletmeni başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 10. d Yanıtınız yanlış ise Sistem İşletmeni başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 89

94 Sıra Sizde Yanıt Anahtarı Sıra Sizde 1 Bir işletmenin tüm süreçlerini doğrudan ERP sistemine geçirmesi mümkün değildir. ERP sisteminin modüler bir yapıya sahip olması işletme fonksiyonlarının parça parça ERP sistemine geçişinin yapılabilmesini imkan sağlar. Örneğin öncelikle stok takip süreci daha sonra satın alma süreci ERP uygulamasına geçirilebilir. Sıra Sizde 2 ERP sistemleri, işletme içi tüm süreçlerin birbiri ile sürekli iletişim içinde olmasını sağlayarak tam bir bütünleşme imkânı sağlamaktadır. Buna karşılık süreçlerin birbirinden farklı yazılımlar ile takip ediliyor olması, yazılımlar arasında uyumsuzluklar oluşturabilmektedir. Örneğin bir yazılıma girilen bir verinin diğer bir yazılım içinde gereksinim duyulması halinde verinin tekrar girilmesi veya manüel işlemler ile verinin aktarılması gerekmektedir. Sistemler arasında kopukluktan dolayı aynı işlemlerin birden fazla tekrarlanması hatalı işlemlerin oluşmasına ve süreç içinde zaman kayıplarının yaşanmasını neden olabilmektedir. Buna karşılık ERP sistemlerinde veri sisteme bir kez girilmekte, ihtiyaç duyulduğu her noktadan doğrudan kullanılabilmektedir. Tüm sistemin tek bir yazılım üzerinden takip edilmesi, birden çok yazılım ile takip edilmesine göre süreçlerin daha hızlı ve doğru yürütülmesini sağlar. Sıra Sizde 3 Veritabanı, çeşitli amaçlara yönelik olarak hazırlanmış verilerin standart yapılar içinde, düzenli şekilde saklandığı depolardır. Veri tabanlarının başlıca kullanım amacı, saklanan verilerde bütünlüğün oluşturulması ile standartlaştırmanın elde edilmesi, tutarsız verilerin oluşmasının engellenmesi, verilerin birbiriyle ilişkisel olarak tutulabilmesi, bilgiye hızlı erişimin elde edilmesi, verilerin güvenliğinin ve yedeklenebilmesinin sağlanması ve bilgi yönetimini kolaylaştırmasıdır. Yararlanılan Kaynaklar Harwood, Stephen, Newnes ERP-kurumsal kaynak planlaması, Bilişim Yayınları, İstanbul 2004 Erkan, Turan Erman, ERP kurumsal Kaynak Planlaması,Atılım Üniversitesi, Ankara 2008 COŞKUN, Fikret, Kurumsal Kaynak Planlama (ERP: Enterprise Resource Planning), 2007 Sevim, A., Dijital Uygulamaların Muhasebe Eğitimi Üzerine Etkileri, XXIV. Türkiye Muhasebe Eğitimi Sempozyumu, Muğla

95

96 4 Amaçlarımız Bu üniteyi tamamladıktan sonra; Stok ve maddi duran varlık yönetiminin önemini açıklayabilecek, Stok yönetim modülünde yer alan ana hususları ifade edebilecek, Maddi duran varlık yönetimi modülünü tanıyabilecek, Stok yönetimi ve maddi duran varlık yönetimi modüllerini kullanabilecek bilgi ve becerilere sahip olabilirsiniz. Anahtar Kavramlar Stok Kartı Asgari Stok Seviyesi Kontrolü Azami Stok Seviyesi Kontrolü Stok Değerleme Stok Kontrolü Maddi Duran Varlık Kartı Maddi Duran Varlık Takibi Maddi Duran Varlık Listesi Normal Amortisman Yöntemi Azalan Bakiyeler Yöntemi İçindekiler Giriş Stok Yönetimi Modülü Maddi Duran Varlık Yönetim Modülü 92

97 Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Yönetimi Modülü GİRİŞ İşletmeler için hayati öneme sahip varlıkların başında stoklar ve maddi duran varlıklar gelmektedir. Stoklar işletmenin temel amacı olan kar sağlama amacını gerçekleştirmek için doğrudan kullandığı varlık unsurlarıdır. İşletmenin türü ne olursa olsun stok varlığı, kar sağlama amacına hizmet eden en önemli varlık unsurudur. Bu yüzden stok varlığının işletmelerde iyi bir şekilde kontrol edilmesi ve takip edilmesi büyük önem arz eder. Stoklar, işletme yönetiminin piyasada edinmek istediği pazar payına göre fiyatlandırılarak satış yoluyla hasılata dönüşürken, maliyet bedeliyle gidere dönüşecek ve yıl sonunda kalan stok unsurları maliyet bedeliyle bilançoda yer alacaktır. Stoklar, ticaret işletmelerinde ticari mallar, hizmet işletmelerinde yardımcı madde ve malzemeler ve diğer stoklar, üretim işletmelerinde ise, hammadde ve malzeme, yarı mamul ve mamul stokları olarak karşımıza çıkmaktadır. Üretim işletmelerinde stok varlığının takip edilmesi özellikle şu konularda önem arz etmektdir: Farklı tarihlerde alınan hammadde ve malzemelerin maliyetini belirlemede, ürün reçetelerinin belirlenmesinde, hammaddelerin üretime gönderilmesinde, yarı mamulden mamule dönüşüm sürecinde. Fiyatlar genel seviyesindeki değişimlere bağlı olarak farklı tarihlerde alınan stokların maliyetinin belirlenmesi sadece üretim işletmelerinin değil ticaret işletmelerinin de sorunudur. Bu konu hem satış sırasında stoğun maliyetini bilmek hem de dönem sonunda depoda kalan stok unsurlarının tutarını görebilmek açısından muhasebe bölümü için takip edilmesi gereken önemli bir husustur. İşletme faaliyetlerini sürdürmede doğrudan kullanılan ve fiziksel bir varlığı olan maddi duran varlıklar, stoklar kadar önemli varlık unsurlarının başında gelmektedir. Maddi duran varlıklar, bir işletmenin gözle görülebilen ve tutar olarak da aktifte çok büyük yer işgal eden varlıkları olarak dikkat çekmektedir. Aynı zamanda maddi duran varlıklar; binalar, makineler, taşıtlar, demirbaşlar gibi birbirinden çok farklı özelliklere sahip fakat bir o kadar da işletmenin geneline yayılmış olarak kullanılan varlıklardır. Maddi duran varlıklar, işletme faaliyetlerini dolayısıyla işletmenin temel amacını gerçekleştirmede kullanmak zorunda olduğu varlıklar olduğundan stoklar kadar işletme için hayati öneme sahiptir. Maddi duran varlıkların stoklardan farkı, bu varlıkların faydasının hemen tüketilemeyecek olmasındandır. Stoklar satıldığında veya üretime gönderildiğinde faydası tüketilirken, maddi duran varlıkların kullanılmasına bağlı olarak faydası tükenmektedir. Ayrıca kullanıma bağlı olarak maddi duran varlıkların fiziksel olarak eskimesi, yıpranması ve aşınması sözkonusudur. Bu yüzden maddi duran varlıkların maliyeti, işletme içinde faydalı olarak kullanılacağı süre içerisinde gidere dönüştürülür. Bu gidere dönüştürme olayına amortisman ayırma adı verilmektedir. Maddi duran varlıklarda stoklardan farklı olarak üzerinde durulması gereken konu amortisman ayırma uygulamasıdır. Muhasebeyle ilgili bilgisayar yazılımları, genel olarak stokların maliyetini takip etmede, farklı stok türlerini ayrı ayrı takip etmede, stok seviyesi belli bir düzeyin altına indiğinde otomatik sipariş verme işlemini yapma gibi bir çok konuda muhasebe bölümüne ve yöneticilere yardımcı olmaktadır. Bu muhasebe bilgisayar yazılımları, ayrıca maddi duran varlıkların türlerine göre takip etmede, maddi duran varlıklara yönelik amortistman ayırmada, yenileme fonu gibi maddi duran varlıklara yönelik bazı vergisel konularda yardımcı olacak şekilde tasarlanmışlardır. Aşağıdaki başlıklarda stoklar ve maddi duran varlıklara yönelik bilgisayar yazılımlarındaki modüller genel hatları ile tanıtılacaktır. 93

98 STOK YÖNETİMİ MODÜLÜ Günümüzde yoğun rekabet içinde olan işletmeler, stok gibi önemli bir varlık grubunun yönetiminde ilk olarak stok kontrolünü sağlamaları gerekmektedir. Stok kontrolü, bir işletmenin faaliyetlerinin sürdürebilmesi için gerekli hammadde ve mamul stoklarının düzeyini izleme, gerekli siparişleri zamanında verme, alınan siparişleri zamanında karşılama, maliyetlendirme ve üretimi önceden planlama işlevlerinin toplamıdır. Stok yönetimini daha iyi anlayabilmek için işletmelerin stok elde etmesinin ve stok bulundurmasının nedenlerini belirtmek konuya daha bütüncül bir açıdan bakılmasını sağlar. Buna göre işletmeler şu amaçlar için stok elde eder ve bulundururlar (Muller, 2003: 3-4): Üretim takvimini ve kapasite planlamasını gerçekleştirebilmek için, Talepteki dalgalanmalara karşı korunmak için, Tedarikçilerinden malzeme sağlama konusunda yaşanabilecek herhangi bir olumsuz duruma önlem için, Maliyet enflasyonun etkisinden korunmak için, Miktar iskontosu ndan yararlanmak için (büyük miktar siparişlere, küçük miktar siparişlere göre daha çok iskonto yapılmakta ve bunun sonucunda stokların birim maliyeti düşebilmektedir), Sipariş maliyetlerini azaltmak için (ne kadar az sipariş yapılırsa, sipariş maliyeti o kadar az olur) Bu açıklamalardan sonra stok yönetimi, bir üretim sürecinin ya da hizmet işlemlerinin tamamlayıcı parçası olan ham maddelerin, yarı işlenmiş malların ve üretim için gerekli diğer materyallerin tedarik kaynaklarının saptanması, satın alınması, taşınması, depolanması ve korunmasına ilişkin faaliyetlerin örgütlenmesi ve kontrol edilmesi şeklinde ifade edilebilir (Doğan, 1982: 318). Stok yönetiminin amacı, temel olarak üretim olanakları içerisinde talepleri karşılayarak, stok bulundurma maliyetleri ve stokları yükleme boşaltma (nakliye, sigorta vb.) maliyetlerinin en aza indirilmesi, stok düzeylerinin kontrol edilmesi ve belirlenmesidir. İşletmelerin alıp sattığı malların takibi ve stoklara ait tüm hareketlerin girişi, stok türleriyle ilgili maliyet analiz raporların alınması kısacası stok takip işlemleri için bilgisayar yazılımlarında stok yönetim modülleri kullanılır. Aynı zamanda bu modülde alınan ya da verilen siparişlerin girilmesi, irsaliyelerin kesilmesi ve stoklara ait bütün izleme ve güncelleştirme işlemleri yapılır. Stok Kartları ve Stok Fişleri Stok modülü; yarı mamül, mamül ya da ticari mal gibi unsurların kayıtsal olarak takip edildiği bölümdür. İşletmeler stok hareketlerini stok kalemlerine göre takip etmek zorundadırlar. Stok hareketlerinin takibi hem mevzuat gereğidir hem de işletmenin stok giriş çıkışlarını bilmesi için gereklidir. Çok çeşitli stok alım satımı yapan işletmeler için bu durum daha da önemlidir. Stok modülü; mal alıp satan firmalar için envanterlerini kontrol altında tutmasına olanak sağlarken, üretim işletmeleri içinde hammadde ve malzeme stoklarını, yarı mamul stoklarını ve mamul stoklarının kontrolü sağlar. Stok Kartı Oluşturma Her bir stok türü için bu stok kalemini takip etmeye yarayan stok kartlarının oluşturulması gerekmektedir. Hemen hemen bütün bilgisayar yazılımlarında Stok menülerinden stok kartları oluşturma alt menüsü bulunmaktadır. Stok kartı açabilmek için mevcut ürünlere sayısal, alfabetik ya da alfanumerik (alfanumerik kod; rakam ve harflerin birleşiminden oluşan koddur) değerler vermemiz mümkündür. Stok kartları oluşturmadan o stok unsuru için stok takibi ve diğer stok yönetimi işlemleri yapılamaz. 94

99 Stokların takibinde/izlenmesinde stokların alındığı tarihe bir parti numarası verme veya stoğun seri numarasını kullanma şeklindeki yaklaşımlardan biri kullanılabilir. Hangi sistem kullanılırsa kullanılsın stok kartının açılması gerekmektedir. Stok kartlarında genel olarak şu bilgiler yer alır; Stok kodu Stok türü Stok adı KDV oranları Birim Alış fiyatı Birim Satış fiyatı İskonto oranları Döviz türü Resim 4.1: Stok Kartı Örneği Stok unsurları için açılan her bir stok kartlarına yönelik liste, yazılım aracılığıyla kolaylıkla çıkartılabilir. Stok modülünden Stok kart listesi alındığında, işletmenin kaç tür stok kalemiyle uğraştığı görülebilir. Bu stok kart listesinden özel stok kartına geçişler yapılabilmektedir. 95

100 Resim 4.2: Stok Kart Listesi Örneği Stok kartı açılan stok unsuruna ait farklı tarihlerde alış ve satış işlemleri yapılacaktır. Her bir stok unsuruna ait stok kartlarında alış, satış fiyatlarını ve KDV oranlarını tanımlamak gerekmektedir. Stok alımına yönelik bir sipariş verildiğinde alınan birim/adet ve alış fiyatı karta işlenecektir. Benzer şekilde stok satımı için müşteriden sipariş aındığında satılan stoğun birimi/adeti ve satış fiyatını karta işlenecektir. Stok kartında yukarıdaki bilgilerin dışında alış iade ve iskontolarında, satış iade ve iskontolarında hesap planında hangi hesaplarla ilişki kurulacağı bilgisi de girilebilmektedir. Bu şekilde bir alış iadesi olduğunda otomatikman hesap kaydı yapılabilmektedir. Stok Hareketlerine Yönelik Fişler Stok kartında ne tür bilgiler yer almalıdır? Stok hareketleri genel olarak iki yönlüdür. Stok alışı ve stok satışı. Bunun dışında alış iadeleri ve satış iadeleri de bu bağlamda değerlendirilebilecek stok hareketleridir. İşletmede doğal olarak gün içerisinde birçok stok hareketi olacaktır. Her bir stok hareketi için ayrı ayrı fişler bulunmaktadır. Fişler aracılığıyla stok hareketleri muhasebe bilgi sistemi içerisine dahil olmaktadır. Stok hareketleri için fişler oluşturulduktan sonra bunlar yazılım aracılığıyla stok kartlarına işlenir. Dönem sonlarında stok kartlarından stokların maliyet bilgisine, kalan stoğun miktar bilgisine ulaşılabilir. Stok hareketleriyle ilgili genel olarak şu fişler düzenlenmektedir: 1. Ambara stok girdiğinde düzenlenen stok giriş fişi 2. Stok satıldığında düzenlenen stok çıkış fişi 3. Stok ertesi döneme devrettiğinde düzenlenen stok devir fişi Stok Fiş Listesi: Stok hareketlerine yönelik hazırlanan fişleri toplu olarak gösterildiği listedir. Dönem içerisinde stok hareketlerine yönelik fişler hazırlandıktan sonra, dönem sonunda fiş listeleri alış ve satış işlemlerine yönelik olarak ayrı ayrı alınabilir. Stok Yönetimiyle İlgili Unsurlar Stoklara yönelik bir muhasebe bilgisayar yazılımında aşağıda belirtilen hususlara yönelik özellikler ve komutların bulunması gerekmektedir. Stok kartı oluşturma (ürün bazında) Gerçek stok /Kullanılabilir stok takibi 96

101 Ambar/bölgesel bazda stok görüntüleme Belli tarihler arasında stok hareketlerini görüntüleme (ambar bazında) Alım irsaliyesi oluşturma ve görüntüleme Satım irsaliyesi oluşturma ve görüntüleme Verilen sipariş takibi Siparişten otomatik sevk emir oluşturma Stok açılış fişi oluşturma Stok fişi oluşturma (sarf fişi, fire fişi, üretimden giriş fişi, depo fişi, sayım fişi) Asgari stok seviye tanımlama Azami stok seviye tanımlama Ambar/bölgesel bazda stok sayımın takip etme Depo/Tedarikçi bazında tedarik süresi tanımlama Yeniden sipariş noktası tanımlama Minimum (acil) stok sipariş verme uyarısı İhtiyaca yönelik stok raporları Asgari Stok Seviyesi Kontrolü Stok yönetimi modülünde bulunması gereken özellikler nelerdir? İşletmeler yoğun müşteri siparişleri karşısında hazırlıklı bulunmak amacıyla her zaman minimum seviyede bir stok bulundurmaları gerekmektedir. İşletmeler, stok seviyesinin asgari bir seviyenin altına düşmesini istemezler. Bu seviyedeki stoğa, güvenlik stoğu veya emniyet stoğu adı da verilmektedir. Bunun için bilgisayar yazılımlarında asgari seviye kontrolü yapılabilir. Stok hareketlerine yönelik fişler düzenlenirken, stok miktarı ile stok kalemi için stok kartına bu işlenirken ambar bazında belirlenen asgari stok seviyeleri karşılaştırılır. Örneğin bir stok satışı söz konusuysa; depoda adet A malı bulunmakta, 3000 adet A malı ambardan çıkacak, fişteki bu rakam ile stok kartına bu işlenmeden ambar bazında belirlenen asgari stok seviyesi (9500 adet A malı) karşılaştırılır. Bu sipariş karşılandıktan sonra stok seviyesinin asgari düzeyde olup olmadığı kontrol edilebilir. Bu siparişin karşılanması halinde stok seviyesi 9000 adet e düşüyor ve bu seviye de asgari seviyenin altında bulunmakta. Muhasebe programına getireceğimiz bir parametre ile asgari stok seviyesine inildikten sonra ne yapılacağı tanımlanabilir. Bu şekilde stok seviyesi her siparişte kontrol edilmiş olur. Buna gore her sipariş sonrası şu şekilde uyarılar konulabilir: Sipariş işlemine devam edilecek Kullanıcı uyarılacak Sipariş işlemi durdurulacak İşleme devam edilecek seçimi yapıldığında fiş girişlerinde stok seviyesi kontrolü yapılmaz. Kullanıcı Uyarılacak seçimi yapıldığında, fişteki stok miktarı ile asgari stok miktarının altına düşülüyorsa fiş kaydedilirken program bir uyarı mesajı verir. Burada onay verilirse fiş kaydedilir. İşlem durdurulacak seçimi yapıldığında fişteki stok miktarıyla asgari stok seviyesinin altına düşülüyorsa fiş kaydedilmeyecektir. 97

102 Azami Stok Seviyesi Kontrolü Bazı işletmeler belli bir seviyenin üzerinde stok bulundurmak istemezler. Çünkü stok bulundurmanın bir maliyeti vardır. İşletmeler bu yüzden her stok alımında ambardaki stok seviyeleri ile kabul edebilecekleri azami seviyenin kontrol edilmesini isterler. Stok hareketlerine yönelik fişler düzenlenirken, stok miktarı ile stok kalemi için stok kartına bu işlenirken ambar bazında belirlenen azami stok seviyeleri karşılaştırılır. Bu parametre ile azami stok seviyesi aşıldığında yapılacak controller belirlenir. Buna göre her sipariş sonrası şu şekilde uyarılar konulabilir: Sipariş işlemine devam edilecek Kullanıcı uyarılacak Sipariş işlemi durdurulacak İşleme devam edilecek, seçimi yapıldığında fiş girişlerinde stok seviyesi kontrolü yapılmaz. Kullanıcı uyarılacak, seçimi yapıldığında, fişteki stok miktarı ile azami stok miktarının üstüne çıkılıyorsa fiş kaydedilirken program bir uyarı mesajı verir. Burada onay verilirse, fiş kaydedilir. İşlem durdurulacak seçimi yapıldığında fişteki stok miktarıyla azami stok seviyesi aşılıyorsa fiş kaydedilmeyecektir. Azami ve asgari stok seviye kontrolü her ambar için ayrı ayrı yapılabilir. Asgari ve azami stok seviyesinin kontrolü, stok yönetimi modüllerinde bulunması gereken önemli bir fonksiyondur. İşletmenin istediği seviyede stok bulundurabilmesi ve stok bulundurma maliyetlerini azaltabilmesi için gereklidir. Bunun yanında müşteri taleplerinin aksamadan karşılanabilmesi için belli seviyede stoğun bulunmasına da yardımcı olarak stok yönetiminin etkinliğini yükseltir. Stok Kontrolünde ABC Yöntemi Stok yönetiminde bir başka önemli konu da stokların kontrolünde kullanılan ABC yöntemidir. Bu yöntemin stokların bilgisayarlı muhasebe yazılımları aracılığıyla takip edildiği sistemlerde kullanımı da kolaydır. ABC yöntemi, stok kalemlerinin dönem içerisindeki kullanım tutarları itibariyle büyükten küçüğe doğru sıraya dizilip, belli noktalardan kesilerek, sonuçta A, B ve C şeklinde üç grupta toplanmasını hedef alan yöntemdir. En büyük tutara sahip olan dolayısıyla en fazla önem taşıyan kalemler A grubunu, ikincil önemdeki kalemler B grubunu, en önemsiz tutarlara sahip kalemler ise C grubunu oluşturur. Bu yöntem stok kontrolünün yanısıra, satış veya dağıtım, kalite kontrolü, mamul çeşidi, malzeme tedariki ve üretim planlama işlemlerinde de uygulanır. Stok kontrolünde ABC yöntemi, stok kalemlerinin toplam içindeki kümülatif yüzdelerine göre sınıflandırılmasından ibarettir. Bu sınıflandırmada stoklar yukarıda belirtildiği gibi genellikle 3 gruba ayrılır; A grubu stok kalemleri; toplam miktarın %15-20 sini, toplam tutarın %75-80 ini oluşturur. B grubu stok kalemleri; miktar olarak %30-40, tutar olarak lik payları vardır. C grubu stok kalemleri; miktar olarak %40-50, tutar olarak sadece %5-10 luk paya sahiptirler. Bazı firmaların stokları 3 ten daha fazla sayıda grupta topladığı veya ABC yönteminin her biri içinde alt gruplar tanımladığı görülebilmektedir. Her işletmenin stoklarının özelliklerine uyan bir sınıflandırma yapması, miktar ve değer yüzdelerinin de yine bu kritere göre saptanması doğaldır. Belirlenen stok sınıflarının miktar yüzdeleri etkin bir kontrole olanak sağlayacak biçimde tespit edilir. Örneğin, toplam miktarın %20 sini A, %30 unu B, %50 sini C grubu stoklarının oluşturması öngörülür. ABC prensibinin uygulanmasında öncelikle iki kural dikkate alınmalıdır. 1. Düşük değerli kalemlerden bol miktarda bulundurmak 2. Yüksek değerli kalemlerin miktarını düşük tutup kontrolünü sıkılaştırmak. 98

103 ABC yöntemi ile stok kontrolünde A grubundaki kalemlerin kontrolünün daha sıkı yapılabilmesi için şu yollara başvurulur; Ayrıntılı kayıt sistemleri düzenlenir. Kontrol sorumluluğu daha üst düzeydeki personele verilir. Gözden geçirme periyotları sıkılaştırılır Tedarik süresi, sipariş noktası, emniyet stoku ve sipariş miktarı değerleri titizlikle hesaplanır. Tedarik işlemleri yakından takip edilir. C grubundaki kalemler için yukarıdaki hususlara mümkün olan en alt düzeylerde uyulur. Kontrol, sipariş ve kayıt işlemleri basit tutulur, bazıları elimine edilir. Stok miktarı yüksek tutulduğundan sık gözden geçirme ve sipariş işlemlerine gerek kalmaz. İşlemler basit olduğundan daha az kalifiye personel tarafından yürütülebilir. B grubundaki kalemler için A ve C ortası bir yol izlenir. Stok yönetim modülünde, stok kartları aracılığıyla sisteme dahil ettiğimiz stoklar için miktar ve tutar olarak gruplandırma yapılabilir. İşletmeler, stok yönetim modüllerine entegre edilen ABC yöntemi aracılığıyla stoklarını önemlerine göre takip ederek etkin bir stok yönetimi gerçekleştirmeye çalışır. Stok Maliyetlerinin Belirlenmesi ve Değerlemesi Stokların değerlemesi; stok unsurlarının alışında, satışında/kullanımında ve envanterde değerlemeyi kapsamaktadır. Stokların maliyetinin tam ve doğru bir şekilde belirlenebilmesi için işletmenin stok değerleme yöntemlerini ve bu yöntemlerin özelliklerini iyi bilmesi gerekmektedir. Bir çok muhasebe programında entegre şekilde yer alan bu stok değerleme yöntemlerine aşağıda kısaca değinilecektir. Stokların alımında(girişinde) değerleme: Satın alınan veya imal edilen stoklar alış aşamasında, maliyet değeriyle değerlenirler. Maliyet değeri, stokların elde edilmesi için katlanılan tüm harcamaların toplamından oluşmaktadır. Satın alınan stoklarda maliyeti, stokların satışa hazır hale getirilmesine kadar yapılan harcamalar oluşturmaktadır. Üretilen stoklarda maliyeti ise, üretilen stoklarla ilgileri doğrudan kurulabilen ilk madde ve malzeme, işçilik ve genel üretim giderleri oluşturmaktadır. Stokların satımında/kullanımında (çıkışında) değerleme: Bu tür stokların değerlemesi, stokların kullanılma veya satışa sevk aşamasındaki değerlenmesini ifade etmektedir. Vergilendirmede gerçek gelirlerin vergilendirilmesi esas olduğundan, mallarda maliyet bedeli tespit edilirken, kural olarak fiili (gerçek) maliyet yöntemi kullanılması gerekmektedir. Teorik olarak doğru olan bu yöntem, stok çeşit sayısının ve farklı fiyatlı alımların sayısının artması neticesinde satılan malların hangi partiden olduğunun pratikte takibini zorlaştırmaktadır. Bu nedenle fiili maliyetin tespit edilemediği koşullarda fiili maliyet esasına en yakın stok değerleme yönteminin kullanılması gerekmektedir. Bu yöntemler aşağıdaki gibidir: Fiili (gerçek) maliyet yöntemi Ortalama maliyet yöntemi İlk giren ilk çıkar yöntemi (FIFO) Son giren ilk çıkar yöntemi (LIFO) VUK 274. madde; malların maliyet bedeli ile değerleneceğini belirtmektedir. Bunun dışında konuya ilişkin vergi mevzuatımızda bir hüküm yer almamaktadır. Bu açıdan bakıldığında; vergi mevzuatının stokların çıkış maliyetinin belirlenmesinde kullanılacak yöntemi muhasebe teorisine bıraktığı sonucuna varılmaktadır. Bu durumda, eğer stokların gerçek maliyetleri tespit edilebiliyorsa, çıkışta bu maliyetler kullanılır. Eğer bu tespit yapılamıyorsa, diğer yöntemlerin kullanılması mümkündür. Stoklara ilişkin 2 nolu Türkiye Muhasebe Standardında, stokların çıkışta değerlenmesinde; aşağıdaki yöntemler kullanılabilmektedir (2 no.lu TMS m.23, 25): Fiili (Gerçek parti) maliyet yöntemi Ağırlıklı ortalama maliyet yöntemi İlk giren ilk çıkar yöntemi (FİFO) 99

104 Fiili Maliyet Yöntemi Yöntem, gerçek maliyet, has maliyet veya spesifik maliyet olarak da adlandırılmaktadır. Bu yöntemde değerleme gününde; işletmede mevcut malların, hangi maliyet bedeli ile satın alındığının saptanarak, gerçek maliyetleri üzerinden değerlenmesi esastır. Yöntemde, satın alınan ya da imal edilen malın, dönem sonu stok değeri hesaplanırken, o mal için yapılan tüm harcamalar dikkate alınmalıdır. Bu harcamalar, fatura bedeli, nakliye, sigorta, yükleme, vergi, resim, hammadde bedeli, işçilik vb. harcamalardan oluşmaktadır. Yöntemin uygulanabilirliği; stokta kalan malların hangi fiyattan alındığı veya hangi fiyattan imal edildiğinin bilinmesine bağlıdır. Bununla beraber, satışların da çok iyi bir şekilde takip edilmesi gerekmektedir. Bu yöntem, ürün çeşidi çok olan ve/veya misli mal üreten ve satan işletmelerde çeşitli zorluklar yaratabilmektedir. Yöntemin uygulanabilmesi aşağıdaki unsurların bilinmesine bağlıdır: Satın alınan her bir ünite malın satın alma fiyatının bilinmesi. Satışların hangi ünite mallardan yapıldığının bilinmesi. Envanterde bulunan henüz satılmamış malların her bir ünitesinin gerçek alış veya imal fiyatlarının bilinmesi. Örneğin: Şimşekler A.Ş. nin bir hesap dönemi boyunca mal alış ve satışlarına ilişkin bilgileri aşağıdaki gibidir: Tablo 4.1: Şimşekler Aş nin Mal alış ve satışları Alışlar (kg) Birim Maliyet () Satışlar (kg) Kalan Miktar (kg) Dönem başı stok (A malı) A malı , B malı Dönem başı stoktan gelen A malının değerlemesi, dönem içinde satın alınan A malı ile farklı olacaktır. Stoklarda kalan malların fiili maliyet yöntemine göre değerleri aşağıdaki gibi olacaktır: Tablo 4.2: Şimşekler Aş nin Fiili Maliyet Yöntemine Göre Stoklarının Maliyeti Kalan Miktar (kg) Birim Maliyet () Stok Değeri () Dönem başı stok (A malı) A malı , B malı Ortalama Maliyet Yöntemi Fiili maliyet yöntemini uygulamanın mümkün olmadığı durumlarda ortalama maliyet yönteminin uygulanması genel olarak kabul edilmektedir. Seri halinde üretilmeyen, aynen muayyen mallarda fiili maliyet sisteminin uygulanması gerekmekte iken birbirinin benzeri olan seri üretime dayalı ve nevi olarak muayyen (un, şeker, kâğıt gibi birbirinden farklı olmayan) malların ise ortalama maliyet yöntemi ile değerlenmesi mümkün olmaktadır. Uygulamada en çok kullanılan yöntem olan ortalama maliyet yöntemi, üç farklı şekilde uygulanabilir. Bunlar: Basit ortalama maliyet yöntemi Ağırlıklı (tartılı) ortalama maliyet yöntemi Hareketli ortalama maliyet yöntemi 100

105 a. Basit ortalama maliyet yöntemi Bu yöntemde, satın alınan ya da imalata verilen stokların miktarı önemli olmaksızın bütün alımların birim maliyetlerinin basit aritmetik ortalaması alınır. Bulunan değer, dönem sonu stoklarının değerlenmesinde birim maliyet olarak dikkate alınır. Örneğin: ES işletmesinin dönem başı stok (DBS) ve dönem sonu stokları (DSS) ile dönem içi mal alımına (DİA) ilişkin bilgileri aşağıdaki gibidir: DSS, olarak tespit edilmiştir. Tablo 4.3: Es İşletmesi Dönem İçi Mal Alışları Alış Tarihi Miktar Birim Fiyat Tutar() DBS , , Toplam 11 Yöntem gereğince; toplam birim fiyat tespit edilir ve yıl içindeki alım sayısına bölünür. Daha sonra hesaplanan birim fiyat ile DSS çarpılarak dönem sonu stok maliyeti bulunur. Basit ortalama birim maliyet = 11/4 = 2,75 Dönem sonu stok değeri = x 2,75 = Bu yöntem, fiyat değişmelerinin çok küçük olduğu durumlarda sakınca içermemektedir. Ancak fiyat değişmelerinin çok fazla olduğu koşullarda bu yöntemin uygulanması sonucu bulunan rakamlar anlamsızlaşır. b. Ağırlıklı (tartılı) ortalama maliyet yöntemi Yöntemde maliyet, varsa dönem başı mal mevcudu ve dönem içerisinde alınan malların toplam maliyetlerinin toplam mal miktarına bölünmesi ile tespit edilir. Bu yöntem, basit ortalama maliyet yöntemine göre daha sağlıklı sonuçlar verir ve fiyat değişmelerini birim maliyete ve dönem sonu stoklara yansıtır. Örneğin: Yukarıdaki örnekte yer alan ES işletmesinin bilgileri tekrar kullanılacaktır. Tablo 4.4: Es İşletmesi Stokları Alış Tarihi Miktar Birim Fiyat Tutar() DBS , , Toplam DSS, olarak tespit edilmiştir. Yöntem gereğince; toplam mal alış tutarı ve toplam mal alış miktarı tespit edilir ve toplam tutar toplam miktara bölünür. Daha sonra hesaplanan birim fiyat ile DSS çarpılarak dönem sonu stok maliyeti bulunur. Ağırlıklı ortalama birim maliyet = /56000 = 2,8393 Dönem sonu stok değeri = x 2,8393 = 34071,6 101

106 c. Hareketli ortalama maliyet yöntemi Yöntemde, her yeni alış, satış ve üretime verilişte stokta bulunan mal, ilk madde ve malzemenin ortalama birim maliyeti hesaplanarak çıkışlar bu maliyetle değerlenir. Bu yöntemi uygulayabilmek için işletmenin kayıtlarını devamlı envanter yöntemine göre oluşturması ve stok kartları kullanması gerekmektedir. İşlem: Porsuk A.Ş. nin bir hesap dönemi boyunca mal alış ve satışlarına ilişkin bilgileri aşağıdaki gibidir: Tablo 4.5: Es İşletmesi Dönem İçi Stok Hareketleri Tarih Alış / Satış Miktar (Birim) Birim Fiyat () Tutar () DBS Başlangıç kalan 600 0, Mart Satış Nisan Alış 450 0, Mayıs Satış Ağustos Satış Eylül Alış 510 0, Kasım Satış Yukarıdaki bilgiler doğrultusunda, hareketli ortalama maliyet yöntemi kullanılırsa aşağıdaki stok kartı oluşturulabilir: Tablo 4.6: Es İşletmesi Stok Kartı Tarih Miktar Birim Fiyat GİREN ÇIKAN KALAN Tutar Miktar Birim Fiyat Tutar Miktar Birim Fiyat DBS 600 0, Tutar 12 Mart 150 0, , Nisan 450 0, , Mayıs 300 0, , Ağustos 240 0, , Eylül 510 0, ,66 574,2 12 Kasım 210 0,66 138, ,66 435,6 Toplam ,6 435,6 12 Mart tarihinde işletmenin yapmış olduğu 150 birimlik satış için birim maliyet dönem başındaki 0,60 olarak ele alınır. Dönem başı ile 12 Mart tarihleri arasında bir mal alımı olmadığı için yeni bir ortalama hesaplanmamış ve bu nedenle 12 Mart tarihindeki satışta dönem başındaki mevcut birim fiyat kullanılmıştır. 14 Nisan tarihinde bir mal alımı olduğu için yöntem gereğince yeni bir ortalama hesaplamak gerekmektedir. Bu nedenle aşağıdaki hesaplama yapılacaktır: 102

107 9 Mayıs tarihinde, işletmenin yapmış olduğu 300 birimlik satış için birim maliyet olarak 14 Nisan tarihinde hesapladığımız 0,75/br. temel alınacaktır. Yine aynı şekilde 24 Ağustos tarihinde, işletmenin yapmış olduğu 240 birimlik satış için yine aynı birim maliyet kullanılacaktır. 28 Eylül tarihinde yeniden bir mal alımı olduğu için yöntem gereğince yeni bir ortalama hesaplamak gerekmektedir. Bu nedenle aşağıdaki hesaplama yapılacaktır: 12 Kasım tarihinde işletmenin yapmış olduğu 210 birimlik satış için birim maliyet olarak 28 Eylül tarihinde hesapladığımız 0,66 /br. temel alınacaktır. 12 Kasımdan sonra 31 Aralık a kadar stokta başka bir hareket olmadığı için 12 Kasım daki birim maliyet ve stok toplam tutarı aynı zamanda dönem sonu stokuna da eşit olmaktadır. Bu tutar aynı zamanda mal hareketlerinin yıllık miktar ve tutar toplamlarına da eşittir. Bu bağlamda, işletmenin dönem sonu stok değeri 435,6 olarak hesaplanmıştır. Ayrıca yıl sonunda işletmenin toplam 711 tutarında mal alımı ve toplam 633,6 mal satışı gerçekleştirdiği görülmektedir. İlk Giren İlk Çıkar Yöntemi (FIFO) İlk giren ilk çıkar yöntemi, İngilizce First in first out kelimelerinin baş harflerinden oluşan FIFO yöntemi olarak adlandırılır. Bu yöntemde, satılan veya imalata verilen malların işletmeye ilk giren mallardan olduğu varsayılmaktadır. Malların çıkışının takvim olarak önce alınandan başlandığı ve sıranın buna göre devam ettiği düşünülmektedir. Dönem sonunda ise, işletmede stok olarak kalan emtia tarih olarak en son işletmeye giren mal olmaktadır. Buna bağlı olarak da stok maliyeti en son işletmeye alınan malların maliyetlerine göre yapılmaktadır. Malların çıkış sırasının mantıki ve sistematik olduğu bu yöntem, özellikle dayanıksız (taze ve günlük) ürünler var olduğunda, bozulma (çürüme) nedeniyle ortaya çıkacak zararlardan kaçınmaya olanak sağlamaktadır. Malların sevki ilk alış maliyetinden olacağından, stoklar bilançoda en son satın alınan fiyatlar üzerinden gösterilecek ve dolayısıyla da bilançoda stoklar cari fiyatlara en yakın düzeyde olma olasılığını yaratacaktır. Böylece, yöntem fiili maliyet esasına en yakın bir değerleme sonucunu yansıtacaktır. Buna karşın. fiyatların yükseldiği bir ortamda fiktif (görünen fakat gerçek olmayan; zahiri) olarak daha yüksek hesaplanan dönem karı nedeniyle işletmenin aşırı vergi ödemesi ile aşırı kâr dağıtımına sebep olacaktır. Çünkü elde edilen kârlar fiktif olarak yüksek hesaplanacaktır. Yöntem genellikle, büyük partiler halinde satın alınan ve tüketimin hangi partiye ait olduğu kolaylıkla takip edilebilen nispeten yüksek değerde mallar için kullanılmaktadır. Sipariş sayısının fazla, alış fiyatlarının farklı olduğu devrelerde bu yöntemin uygulanması zordur. Bu durumda her parti için ayrı bir stok kartı açılması düşünülebilirse de tam olarak stokların takip ve kontrolü yine de kolay olmamaktadır. Yukarıdaki örnekte yer alan Porsuk A.Ş. nin bilgileri tekrar kullanılacaktır. Bilgiler aşağıdaki gibidir: Tablo 4.7: Porsuk Aş. Stok Hareketleri Tarih Alış / Satış Miktar(Birim) Birim Fiyat () Tutar () DBS Başlangıç kalan 600 0, Mart Satış Nisan Alış 450 0, Mayıs Satış Ağustos Satış Eylül Alış 510 0, Kasım Satış

108 Yukarıdaki bilgiler doğrultusunda, İlk giren ilk çıkar yöntemi kullanılırsa aşağıdaki stok kartı oluşturulabilir: Tarih DBS 12 Mart 14 Nisan 9 Mayıs Miktar Tablo 4.8: Porsuk AŞ nin Stok Kartı GİREN ÇIKAN KALAN Birim Fiyat Tutar 450 0, Miktar 24 Ağustos Eylül 510 0, Kasım Toplam Birim Fiyat Tutar Miktar Birim Fiyat Tutar 600 0, , , , ,60 0, , ,60 0,90 0,60 0, , ,90 0,60 0,90 0, Dönem başından gelen ve 14 Nisan da alınan stoklar birbirine karıştırılmaksızın ayrı ayrı takip edilmektedir. Bu takip tek bir stok kartında olabileceği gibi ayrı stok kartlarında da olabilmektedir. 9 Mayıs ta yapılan 300 adetlik satış FIFO yönteminin temel felsefesi gereği ilk önce dönem başındaki stok birim fiyatı üzerinden yapılmaktadır. 24 Ağustos ta yapılan 240 adetlik satış öncelikle dönem başındaki stoklardan karşılanmaya çalışılmış fakat bu stokların tamamı 150 adet olduğu için geriye kalan 90 adetlik satış ise 14 Nisan da yapılan alımdan karşılanmaktadır. Bu satışın toplam maliyeti 171 dir. Bu satıştan sonra stoklarda sadece 14 Nisan da yapılan mal alımından kaynaklanan 360 adetlik stok bulunmaktadır. 28 Eylül de yapılan alımla stok miktarı 870 adete çıkmıştır. 12 Kasım da yapılan 210 adetlik satışın tamamı yöntem gereği 14 Nisan da yapılan mal alımından kaynaklanan stoklardan karşılanmıştır. Dönem sonunda kalan stok maliyeti 441 olarak hesaplanmıştır. Ayrıca yıl sonunda işletmenin toplam 711 tutarında mal alımı ve toplam 630 mal satışı gerçekleştirdiği görülmektedir. Hareketli ortalama maliyet yöntemine göre hesaplanan dönem sonu stok maliyeti 435,6 iken; FİFO yöntemine göre hesaplanan dönem sonu stok maliyeti ise 441 dir. Her iki yöntemde de toplam mal alım tutarı 711 olduğuna göre; işletme FİFO yöntemi uygulaması durumunda hareketli ortalama maliyet yöntemi uygulanması durumuna göre satılan stok maliyetine 5,4 daha az pay vererek olası dönem kârını 5,4 daha arttırmaktadır. Stokların maliyetinin belirlenmesinde hangi yöntemler kullanılmaktadır. Bu yöntemlerin işletmenin karlılığı üzerindeki etkisini tartışınız. Stok Yönetimi Modülünün Faydaları Herhangi bir muhasebe bilgisayar yazılımında Stok yönetimi modülü nün bulunması halinde bu modülün işletmeye bir takım faydaları olacaktır. Bu faydalar şu şekilde özetlenebilir: Stokların kalem kalem takibi/izlenmesi sağlanır, Stokların en doğru şekilde maliyetinin belirlenmesi mümkün olur, Stoklar en uygun seviyede tutulur, Stoklar önem derecelerine gore gruplandırılarak daha doğru stok kontrol prosedürleri belirlenir, Kurumsal kaynak planlaması ve malzeme ihtiyaç planlaması gibi işletme için hayati öneme sahip planlama yazılımlarına önemli veriler sunar. 104

109 MADDİ DURAN VARLIK YÖNETİMİ MODÜLÜ Maddi duran varlıklar ya da bilinen diğer adıyla sabit kıymetler işletmelerin faaliyetlerini gerçekleştirmede doğrudan kullandıkları önemli bir varlık grubudur. Maddi duran varlıklar birbirinden çok farklı özelliklere sahiptirler ve işletme içerisinde geniş bir alan dahilinde kullanılabilmektedir. Örneğin, işletmenin belli bir bölgedeki satış mağazası bina olarak maddi duran varlığı iken, genel müdürlükteki ya da fabrikada kullandığı bir dizüstü bilgisayar da maddi duran varlıktır. Kısacasi, birbirlerinden çok farklı özelliklere sahip oluşları ve de tutarca yüksek olmaları maddi duran varlıklara ayrı bir önem verilmesini gerektirmektedir. Günümüzde işletmeler yukarıda saydığımız nedenlerden dolayı her bir maddi duran varlığını ayrı ayrı takip etmek istemektedirler. Ayrıca bu varlıklar amortismana tabi olduğundan her yılsonu belli bir yönteme gore amortisman ayrılması, net defter değerinin takip edilmesi, maddi duran varlığın satışından doğan yenileme fonu gibi özel durumlar da söz konusu olduğundan maddi duran varlık yönetimi bir zorunluluk olarak karşımıza çıkmaktadır. Arazi ve arsa dışındaki, tüm duran varlıkların ömürleri, işletmelere yararlı olabilecekleri süreyle sınırlıdır. Duran varlıkların iş görme yeteneklerinin süreyle sınırlı oluşunun nedenleri aşağıdaki gibidir: Fiziksel yıpranma ve eskime, Teknolojik eskime ve modası geçme. Yukarıdaki unsurlar, duran varlıkları bir süre sonra işe yaramaz hale getirmektedir. İşletme tarafından elde tutulan duran varlıkların (maddi duran varlıklar, maddi olmayan duran varlıklar ve özel tükenmeye tabi varlıklar) değer kayıplarının bir döneme yüklenmesi muhasebenin temel kavramlarından dönemsellik kavramına ters düşmektedir. Ayrıca edinilen bir duran varlığın bedelinin, alındığı dönemde ya da ekonomik ömrünü tamamladığı dönemde gider yazılması da muhasebe teorisi açısından uygun değildir. Bunun sebebi; kullanma süresi boyunca işletme gelirlerinde bir artış doğurduğu halde bu varlık için yapılan harcamanın tek dönemde gider yazılması, söz konusu giderin ilgili dönemin gelirleri ile karşılaştırılması olanağını ortadan kaldıracaktır. Aynı zamanda işletmenin bilançosunda duran varlıklar ya olduğundan düşük ya da olduğundan yüksek değerle yer alacaktır.(sevilengül, 2009) Bu nedenle katlanılan maliyetin dönemsellik kavramı gereği duran varlığın faydalı ömrüne dağıtılması gerekmektedir. Bu bağlamda, duran varlıklarda meydana gelen değer kayıplarının dönemler itibariyle hesaplanıp, maliyetlerinden indirilmesi işlemine amortisman işlemleri denir. Amortisman işlemlerinin amacı, duran varlıkların aktifleştirilmiş değerlerini(maliyetlerini) sistemli ve anlamlı bir şekilde kullanıldıkları süreye gider olarak dağıtmaktır. Duran varlıkların değerlerinden hesap dönemlerine gider olarak yüklenen kısmına amortisman payı denilmektedir. Maddi duran varlıklar hesapları içinde yer alan 257 BİRİKMİŞ AMORTİSMANLAR hesabı; bir duran varlık hesabı olmayıp, duran varlıklarla ilgili olarak dönemsonunda hesaplanan amortisman paylarının birikimli olarak toplandığı pasif karakterli düzenleyici bir hesaptır. Her bir duran varlık için ayrılmış birikmiş amortismanlar, ilgili varlığın değerinden düşülmek suretiyle net aktif değeri bulunur. Net aktif değeri kısaca defter değeri olarak da bilinir. Net aktif değeri aşağıdaki gibi gösterebiliriz: Net aktif değer = Maddi duran varlığın değeri Birikmiş amortismanlar Duran varlıkların maliyetinin dönem sonuçlarına amortisman payı olarak yüklenecek tutarın belirlenmesinde aşağıdaki unsurlar etkilidir: Duran varlığın aktifleştirilen bedeli (maliyeti), Duran varlığın artık (hurda) değeri, Duran varlığın faydalı ömrü (hizmet süresi) Seçilen amortisman yöntemi 105

110 Bir maddi duran varlık yönetimi modülünün, yukarıdaki bilgileri sağlayabilmesi gerekmektedir. Genellikle muhasebe bilgisayar yazılımlarında maddi duran varlıklarla ilgili modüllerde sabit kıymet kartı bölümünde yukarıdaki konulara yönelik her türlü bilgi yer almaktadır. İşletmeler maddi duran varlıkları satın aldıklarında bu kart ile aktife girişini yapmakta, faydalı ömrünü belirlemekte ve amortisman yöntemini seçmektedir. İşletmenin üretmiş olduğu mamullerin, satış mağazasına taşınmasında kullandığı kamyonların, satış mağazasındaki büro ve mobilya takımlarının, bilgisayarların ne gibi ortak özellikleri vardır. Bu varlıklar hangi yönden işletmenin üretmiş olduğu mamullerden farklıdır? Maddi Duran Varlık Kartları İşletmeye kullanılmak için bir maddi duran varlık satın alındığında, maddi duran varlık kartı açılarak maliyet bedeliyle aktifleştirilir. Bir maddi duran varlık (sabit kıymet) kartında şu bilgiler yer almaktadır: Yeni bir maddi duran varlık alındığında mevcut maddi duran varlıklara eklemek için ekle veya yeni kart seçeneği bulunmakta, Mevcut maddi duran varlıktaki bilgileri düzenlemek için değiştir seçeneği Mevcut maddi duran varlık kartındaki bilgileri incelemek için incele seçeneği Maddi duran varlık aktiften çıkartıldıysa çıkar seçeneği Maddi duran varlığın alış maliyeti bilgisi Maddi duran varlığın faydalı ömrü Maddi duran varlığın türü Maddi duran varlığa yönelik uygulanacak amortisman yöntemi ve diğer hususlar (Amortisman oranı, amortisman süresi, hurda değeri, yeniden değerleme) Amortisman süresi: Sabit kıymetin üzerinden amortisman ayrılmaya başlanmasından amortisman ayrımının tamamlanmasına kadar geçen süredir. Bu alana seçilen amortisman türü ve verilen yüzde üzerinden hesaplanan amortisman süresi otomatik olarak aktarılır. Hurda değeri: Hurda değeri alanı, bu sabit kıymet için üzerinden amortisman ayrılmayacak son değerin girildiği alandır. Böylece sabit kıymetin net defter değeri hiç bir zaman sıfırlanmayacaktır. Yeniden Değerleme: Bu alanda sabit kıymetin yeniden değerlemeye tabi tutulup tutulmayacağı belirlenir. Amortismana tabi maddi duran varlıklar yeniden değerlemeye tabi tutulabilir. Bilanço usulüne uygun defter tutan işletmeler ile ülke dışında faaliyet gösteren kuruluşlar ülke içindeki duran varlıkları için yeniden değerleme yapabilirler. Yeniden değerleme yapıldığında bilançoda varlıklar yüksek değerde yer alır ve yeniden değerlenmiş değer üzerinden amortisman ayrılabilir. Yeniden değerleme katsayısı Maliye Bakanlığı tarafından belirlenir ve her yıl yenilenir. Yeniden değerleme her sabit kıymet için ayrı ayrı yapılır. Aynı yıl içinde alınan sabit kıymetler için yeniden değerleme yapılamaz. 106

111 Resim 4.3: Bir Maddi Duran Varlık Kartı Örneği Yukarıdaki Resim 4.3 te bir maliyeti olan masaüstü bilgisayara yönelik açılmış olan maddi duran varlık kartı görülmektedir. Bu masaüstü bilgisayara yönelik amortisman ayırma işlemlerine yönelik bilgiler ise kartın ikinci bölümünde aşağıdaki gibi görülmektedir. Bir maddi duran varlık kartında ne tür bilgiler yer almalıdır? İşletmenin genel müdürlükte kullandığı bir masa üstü bilgisayar örneği üzerinden tartışınız? 107

112 Resim 4.4: Bir Maddi Duran Varlık Kartı Örneği-Amortisman İşlemleri Türkiye de 333, 339, 365 ve 389 seri nolu Vergi Usul kanunu genel tebliğlerine göre maddi duran varlıklar, türlerine göre amortismana tabi olacakları faydalı ömür ve amortisman oranları belirlenmiştir. İşletmelerin bu süre ve oranları kullanmaları zorunludur. Maddi duran varlık yönetimi modülünde bu tebliğdeki oranların ve sürelerin otomatikman kullanılması gerekmektedir. Yukarıdaki masaüstü bilgisayar örneğinde, bu maddi duran varlığın faydalı ömür 4 yıl olarak belirlenmiş ve normal amortisman yöntemine gore her yıl %25 amortisman ayrılması öngörülmüştür. Aşağıda amortisman ayırma yöntemleri temel yönleriyle kısaca açıklanmıştır. Amortisman Ayırma Yöntemleri Amortisman yöntemleri, varlığın gelecekteki ekonomik yararlarına ilişkin olarak işletme tarafından uygulanması beklenen tüketim modelini yansıtmaktadır. Bir varlığın amortismana tabi tutarını yararlı ömrü boyunca sistematik olarak dağıtmak için çeşitli amortisman yöntemleri kullanılmaktadır. VUK nunda dört tür amortisman yöntemi yer almaktadır: Normal amortisman (VUK md.315) Azalan kalanlar üzerinden amortisman (VUK mük. md.315) Madenlerde amortisman (VUK md.316) Olağanüstü (fevkalade) amortisman (VUK md.317) Maddi Duran Varlıklara ilişkin 16 nolu Türkiye Muhasebe Standardında ise, üç tür yöntem ele alınmaktadır (m.62): Doğrusal amortisman yöntemi Azalan kalanlar yöntemi Üretim miktarı yöntemi Bundan sonraki bölümlerde VUK da yer alan amortisman hesaplama yöntemleri temel alınarak, ayrıntılı olarak incelenecektir. 108

113 Normal Amortisman Yöntemi Bu yöntem, varlığın maliyetinin yararlı ömrüne eşit olarak dağıtılmasını öngören bir yöntemdir (Eşit tutarlı yöntem). Yöntemde, duran varlığın maliyeti, varlığın yararlı ömrüne bölünmek suretiyle her yıl gider olarak yazılacak amortisman tutarı(payı) aşağıdaki gibi hesaplanır. Amortisman tutarı = Amortismana tabi tutar Yararlı ömür Uygulamada, amortisman tutarı, genellikle amortisman oranıyla amortismana tabi tutarın çarpılması suretiyle hesaplanmaktadır. Bu durumda hesaplama aşağıdaki şekilde de yapılabilmektedir. Amortisman 1 oranı = Yararlı ömür Amortisman tutarı = Amortismana tabi tutar Amortisman oranı İşletmeye 700 ye mâl olan bir televizyon normal amortisman yöntemine tabi tutulacaktır. Televizyonun faydalı ömrü 339 no.lu VUK Genel Tebliğinde 5 yıl olarak belirlenmiştir. 5 yıl faydalı ömre sahip televizyona ilişkin birinci yıl amortisman tutarı aşağıdaki şekilde hesaplanacaktır: Amortisman Tutarı = 700 / 5 = 140 ya da Amortisman oranı = 1 / 5 = 0,20 Amortisman Tutarı = 700 x 0,20 = 140 Yukarıdaki hesaplamalara dayanarak yıllar itibariyle amortisman tutarlarını gösteren tablo aşağıdaki gibi oluşturulabilir: Azalan Kalanlar Yöntemi Tablo 4.9: Normal Amortisman Yöntemine Göre Amortisman Ayırma Tablosu Yıllar Maliyet Amortisman Oranı Amortisman Tutarı 1.yıl 700 0, yıl 700 0, yıl 700 0, yıl 700 0, yıl 700 0, VUK nunda azalan bakiyeler usulüyle amortisman olarak geçen bu yöntemde; duran varlığın her yıl birikmiş amortismanları düşüldükten sonra kalan değerine normal amortisman oranının iki katı uygulanmak suretiyle hesaplanır. Bilanço esasına göre defter tutan mükelleflerden isteyenler, amortismana tabi duran varlıklarını azalan kalanlar üzerinden amortisman yöntemiyle yok edebilirler. Yöntem, aşağıda sıralanan esaslar dikkate alınarak uygulanır: Yöntemde uygulanacak amortisman oranı, normal amortisman oranının iki katıdır. Her yıl üzerinden amortisman hesaplanacak tutar, daha önce ayrılmış olan amortismanlar toplamının düşülmesi suretiyle net değer bulunarak tespit edilmektedir. Amortisman süresi, normal amortisman oranlarına göre hesaplanır. Bu sürenin son yılında devreden tutar, o yıl tamamen yok edilir (gider kaydedilir). Azalan kalanlar üzerinden amortisman yönteminde, ilk yıllarda sonraki yıllara göre daha yüksek tutarda amortisman ayrılması söz konusu olmaktadır. İlk yıllar yüksek tutarda amortisman ayrılmasının temel mantığı, varlıkların veriminin ilk yıllar daha yüksek olmasıdır

114 Bu yöntemle, normal amortisman yöntemini karşılaştırabilmek için aynı örnek aşağıda ele alınacaktır. İşletmeye 700, ye mâl olan bir televizyon azalan kalanlar üzerinden amortisman yöntemine tabi tutulacaktır. Televizyonun faydalı ömrü 339 no.lu VUK Genel Tebliğinde 5 yıl olarak belirlenmiştir. 5 yıl faydalı ömre sahip televizyona ilişkin birinci yıl amortisman tutarı aşağıdaki şekilde hesaplanacaktır: Normal amortisman oranı = 1 / 5 = 0,20 Azalan kalanlar amortisman oranı = Normal amortisman oranı x 2 Azalan kalanlar amortisman oranı = 0,20 x 2= 0,40 İlk yıl amortisman tutarı = 700 x 0,40 = 280 İkinci yıl amortisman tutarı = Net Değer x 0,40 İkinci yıl amortisman tutarı = ( ) x 0,40 = 168 Yukarıdaki hesaplamalara dayanarak yıllar itibariyle amortisman tutarlarını gösteren tablo aşağıdaki gibi oluşturulabilir: Tablo 4.10: Azalan Kalanlar Yöntemine Göre Amortisman Ayırma Tablosu Yıllar Aktifin net değeri Amortisman Oranı Amortisman Tutarı 1.yıl 700,- 0, yıl 420,-(= ) 0, yıl 252,-(= ) 0,40 100,8 4.yıl 151,2-(= ,8) 0,40 60,48 5.yıl 90,72-(=151,2-60,48) , Tabloda görüldüğü gibi; azalan kalanlar üzerinden amortisman yönteminde ilk yılda 280 amortisman tutarı ayrılmaktadır, halbuki normal amortisman yönteminde bu tutar 140 olarak hesaplanmıştı. Bu yöntemde ilk yıllarda normal amortisman yöntemine göre daha yüksek tutarda amortisman ayrılacağından ilk yıllarda kâr daha düşük olmakta ve dolayısıyla verginin ileriki dönemlere aktarılması imkânı doğmaktadır. Maddi duran varlıklara normal amortisman yöntemi veya azalan kalanlar üzerinden amortisman yöntemi nin uygulanmasında VUK mükerrer 320. maddesine göre aşağıdaki hususlara uyulur: İktisadi ve teknik bakımdan bir bütün teşkil eden değerler için normal veya azalan kalanlar üzerinden amortisman yöntemlerinden yalnız birisi uygulanabilir. Bir iktisadi değer üzerinden normal amortisman yöntemine göre amortisman ayrılmasına başlandıktan sonra bu yöntemden dönülemez. Bir iktisadi değer üzerinden azalan kalanlar üzerinden amortisman yöntemine göre amortisman ayrılmaya başlandıktan sonra normal amortisman yöntemine geçilebilir. Bu suretle yöntem değiştirenler keyfiyeti beyannamelerinde veya eki bilançolarında belirtmeye mecburdurlar. Kabul edilen yeni yöntem bu bildirimin yapıldığı beyannamenin taallük ettiği dönemden itibaren dikkate alınır. Bu takdirde henüz yok edilmemiş olan değer kısmı, bakiye amortisman süresine bölünmek suretiyle eşit miktarlarda yok edilir. Kıst Amortisman Uygulaması Normal ve azalan kalanlar üzerinden amortisman yöntemlerinde yararlı ömre göre amortisman ayrılmasında yıl baz alınmaktadır. Yapılan hesaplamalarda varlık edinildiği yılın hangi tarihinde edinilirse edinilsin, ilk yıla ilişkin amortisman tam olarak ayrılmaktadır, hem vergi mevzuatındaki hem de SPK mevzuatındaki uygulama bu şekildedir. Aslında amortismanın mantığı, varlığın maliyetinin 110

115 varlıktan faydalanılan dönemlere dağıtılmasıdır, bu bağlamda varlığın ilk yıl amortismanın varlığın işletmeye alındığı tarih ile dönem sonu arasındaki zaman esas alınarak ayrılması gerekmektedir. Kıst amortisman, satın alınan sabit kıymetin satın alındığı tarihten yıl sonuna kadar geçen ay sayısı dikkate alınarak yapılan amortisman hesaplamasıdır. Vergi mevzuatında, kıst amortisman uygulaması sadece binek otomobiller için uygulanmaktadır. İşletmede bulunan binek otomobiller için aktife girdiği hesap dönemi için kıst amortisman ayrılmaktadır. VUK 320.maddeye göre; faaliyetleri kısmen veya tamamen binek otomobillerinin kiralanması veya çeşitli şekillerde işletilmesi olanların bu amaçla kullandıkları binek otomobilleri hariç olmak üzere, işletmelere ait binek otomobillerinin aktife girdiği hesap dönemi için ay kesri tam ay sayılmak suretiyle kalan ay süresi kadar amortisman ayrılabilmektedir. Amortisman ayrılmayan süreye isabet eden bakiye değer, itfa süresinin son yılında tamamen yok edilecektir. Binek otomobiller dışındaki tüm sabit kıymetler için tam yıl amortisman ayrılır. Binek otomobillerin masraflarının yarısı gider olarak kabul edilir. Binek otomobilin ekonomik değerini artıran harcamalar maliyet bedeline dahildir. Bakım harcamaları maliyet bedeline dahil değildir. Türkiye Muhasebe standartlarının kullanımına bağlı olarak kıst amortisman tüm maddi duran varlıkların amortismanın hesaplanmasında kullanılan bir yöntem olacaktır. i. Normal amortisman yöntemine göre Normal amortisman yönteminin kıst amortisman şeklinde uygulanmasında öncelikle genel olarak her maddi duran varlık için yapılan amortisman tutarı hesaplanır. Bu bulunan rakam yıllık amortisman tutarıdır. Daha sonra ise aşağıdaki formül aracılığıyla binek otomobilin dönem sonuna kadar kullanıldığı ay temel alınarak binek otomobil için ilk yılın amortisman tutarı bulunmuş olur. Amortisman Tutarı = Yıllık amortisman tutarı 12 x Kullanılan ay sayısı Burada dikkat edilmesi gereken birinci husus; binek otomobil ayın ilk günü ya da son günü de alınsa, o ayın tümü için amortisman ayrılacağıdır. İkinci husus ise, ilk yılın ayrılmayan süresine isabet eden amortisman tutarının, itfa süresinin son yılına eklenmesidir. İşletme 6 Eylül tarihinde ye bir binek otomobil satın almıştır. Söz konusu otomobil, normal amortisman yöntemine tabi tutulacaktır. Otomobilin faydalı ömrü 339 no.lu VUK Genel Tebliğinde 5 yıl olarak belirlenmiştir. VUK 320.madde uyarınca, binek otomobil kıst amortisman uygulamasına tabi tutulacaktır. 5 yıl faydalı ömre sahip otomobile ilişkin birinci yıl amortisman tutarı aşağıdaki şekilde hesaplanacaktır: Yıllık Amortisman Tutarı = / 5 = ya da Amortisman oranı = 1 / 5 = 0,20 Yıllık Amortisman Tutarı = x 0,20 = Binek otomobil 6 Eylül tarihinde alındığı için, eylül ayı da tam ay olarak sayılmak üzere dönem sonuna kadar 4 ay kullanılmıştır. Bu nedenle aşağıdaki hesaplamada kullanılan ay sayısı 4 olarak alınacaktır. Bulunan rakam 4 aylık kullanıma bağlı olarak ortaya çıkan birinci yıl amortisman tutarıdır. Ayrılmayan amortisman payı ise, son yılın amortisman tutarına ilave edilecektir. Ayrılmayan amortisman payı ise aşağıdaki gibi hesaplanabilir: Ayrılmayan amortisman payı = =

116 Yukarıdaki hesaplamalara dayanarak yıllar itibariyle amortisman tutarlarını gösteren tablo aşağıdaki gibi oluşturulabilir: Tablo 4.11: Kıst Amortisman Yöntemine Göre Amortisman Ayırma Tablosu Amortisman Amortisman Yıllar Maliyet Oranı Tutarı 1.yıl , yıl , yıl , yıl , yıl , ii. Azalan kalanlar üzerinden amortisman yöntemine göre Azalan kalanlar üzerinden amortisman yönteminin kıst amortisman şeklinde uygulanmasında daha önce ilgili bölümde saydığımız esaslar dikkate alınacaktır. Bunun dışında dikkat edilmesi gereken husus, ilk yıldan sonraki dönemlerde amortisman tutarının hesaplanmasıdır. İlk yıldan sonraki dönemlerde amortisman ayrılırken, net değerinin bulunmasında ilk yılın amortismanı tam ayrılmış gibi dikkate alınmalı ve ona göre hesaplanmalıdır. Öncelikle genel olarak her maddi duran varlık için yapılan amortisman tutarı hesaplanır. Bu bulunan rakam yıllık amortisman tutarıdır. Daha sonra ise aşağıdaki formül aracılığıyla binek otomobilin dönem sonuna kadar kullanıldığı ay temel alınarak binek otomobil için ilk yılın amortisman tutarı bulunmuş olur. Amortisman Tutarı = Yıllık amortisman tutarı 12 x Kullanılan ay sayısı Burada dikkat edilmesi gereken birinci husus; binek otomobil ayın ilk günü ya da son günü de alınsa, o ayın tümü için amortisman ayrılacağıdır. İkinci husus ise, ilk yılın ayrılmayan süresine isabet eden amortisman tutarının, itfa süresinin son yılına eklenmesidir. Bu yöntemle, normal amortisman yöntemini karşılaştırabilmek için yukarıda değindiğimiz aynı örnek aşağıda ele alınacaktır. İşletme 6 Eylül tarihinde ye bir binek otomobil satın almıştır. Söz konusu otomobil, Azalan kalanlar üzerinden amortisman yöntemine tabi tutulacaktır. Otomobilin faydalı ömrü 339 no.lu VUK Genel Tebliğinde 5 yıl olarak belirlenmiştir. VUK 320.madde uyarınca, binek otomobil kıst amortisman uygulamasına tabi tutulacaktır. 5 yıl faydalı ömre sahip otomobile ilişkin birinci yıl amortisman tutarı aşağıdaki şekilde hesaplanacaktır: Normal amortisman oranı = 1 / 5 = 0,20 Azalan kalanlar amortisman oranı = Normal amortisman oranı x 2 Azalan kalanlar amortisman oranı = 0,20 x 2= 0,40 Yıllık Amortisman Tutarı = ,- x 0,40 = Binek otomobil 6 Eylül tarihinde alındığı için, eylül ayı da tam ay olarak sayılmak üzere dönem sonuna kadar 4 ay kullanılmıştır. Bu nedenle aşağıdaki hesaplamada kullanılan ay sayısı 4 olarak alınacaktır. 112

117 Bulunan rakam 4 aylık kullanıma bağlı olarak ortaya çıkan birinci yıl amortisman tutarıdır. Ayrılmayan amortisman payı ise, son yılın amortisman tutarına ilave edilecektir. Ayrılmayan amortisman payı ise aşağıdaki gibi hesaplanabilir: Ayrılmayan amortisman payı = = Burada özellikle dikkat edilmesi gereken ikinci yıl amortisman tutarının hesaplanmasıdır. İkinci yıl amortisman tutarı = Net Değer x 0,40 İkinci yıl amortisman tutarı = ( ) x 0,40 = Yukarıdaki hesaplamalara dayanarak yıllar itibariyle amortisman tutarlarını gösteren tablo aşağıdaki gibi oluşturulabilir: Tablo 4.12: Kıst Amortisman Yöntemine Göre Amortisman Ayırma Tablosu Yıllar Aktifin net değeri Amortisman Oranı Amortisman Tutarı 1.yıl , yıl (= ) 0, yıl (= ) 0, yıl (= ) 0, yıl [=( )+8.000] Maddi Duran Varlık Yönetimi Modulüyle İlgili Unsurlar Muhasebe yazılımlarında yer alan maddi duran varlık yönetimi modülünde şu unsurların bulunması gerekmektedir: Sabit kıymet kartları ile her bir maddi duran varlığını ayrı ayrı takip edebilmeli, Maddi duran varlıklara yönelik faturaları / belgeleri takip edebilmeli, Amortismanları hızlı bir şekilde hesaplayıp net aktif değerlerini görebilmeli, Maddi duran varlıkların bakım ve hasar takibini yapabilmeli, Maddi duran varlıkların envanter sonuçlarını girebilmeli, Maddi duran varlıkların personele zimmetini yapabilmeli ve takip edilebilmeli, Krediyle alınan maddi duran varlıkların maliyetine aktarılması gereken finansman giderlerini hesaplayabilmeli ve takip edebilmeli. Belirtilen bu hususlar maddi duran varlıkların etkin bir şekilde kontrolünü sağlamakta ve yönetimini kolaylaştırmaktadır. Bir maddi duran varlık yönetimi modülünde ne gibi özellikler bulunursa işletme o maddi duran varlıkları etkin bir şekilde yönetebilir tartışınız? Maddi Duran Varlıkların Envanteri İşletmelerde dönem sonlarında yapılan envanter işlemleri sonucunda fiilen kullanılan ve amortisman hesaplanması gereken maddi duran varlıklar tespit edilir. Bu envanter işlemlerinin büyük bir kısmı maddi duran varlıkların sayımını kapsar. Sayım sonucunda bazı maddi duran varlıklar işletmeden kaybolmuş veya çalınmış olabilir. Bu tür maddi duran varlıklara yönelik amortisman ayrılmaması gerekmektedir. Bu 113

118 yüzden kaybolan veya çalınan maddi duran varlıkların geçici olarak aktifteki ilgili hesaplarından çıkartılması gerekmektedir. Maddi duran varlık yönetimi modülünde bu sayım sonuçlarının girileceği ekran olması halinde kaybolan veya çalınan maddi duran varlıklar nedeni bulununcaya kadar takip edilebilir. Bu şekilde işletme aktifinden çıkan maddi duran varlıklara yönelik amortismanın da otomatikman ayrılması engelenmiş olur. Maddi duran varlıka tekrar işletme aktifine girdikten sonra amortisman ayırma işlemlerine devam edilebilir. Maddi duran varlıkların envanteri sırasında bazı maddi duran varlıkların faturaları ve belgeleri olmasına ragmen sabit kıymet kartı açılmadan işletmede kullanılmaya başlanmış olabilir. Bu şekildeki maddi duran varlıklara yönelik sabit kıymet kartının açılması ve gerekiyorsa bir personele zimmetinin yapılması gerekir. Maddi Duran Varlıkların Zimmet Takibi Maddi duran varlıklar işletmelerde türleri çok farklı olabilen bir varlık grubudur. Bazı maddi duran varlıklarda örneğin, bir seramik işletmesinde hammaddeleri fırına götüren makine operatörünün kullandığı makine sadece o personelin kullanımına aittir dolayısıyla o personele zimmetinin yapılması gerekir. Bazı maddi duran varlıklarda işletmedeki tüm personelin kullanımına açıktır herhangi bir zimmet yapmaya gerek yoktur; kantin binası, otopark, su sebili gibi. Makine operatörünün kullandığı makinenin veya mali işler bölümündeki şef personelin kullandığı bilgisayar gibi varlıkların sadece personelin kendilerinin kullanımına ait olması durumlarında bu maddi duran varlıklar, ilgili personelin üzerine geçirilir ya da zimmet işlemi yapılır. Maddi duran varlık yönetimi modüllerinde bu şekilde zimmet işleminin yapılabilmesi gerekmektedir. Maddi duran varlık kimin kullanımına geçirildiyse onun adı soyadı, sicil numarası, bölümü gibi bilgilerin girileceği bir ekran olmalıdır. Ayrıca bu zimmet yapılan maddi duran varlıkların bir listesi yazılım aracılığıyla çıkartılabilmelidir. Bunun yanında zimmet işlemi yapılan personelin izinde olması halinde kimin maddi duran varlığı kullanacağı veya personelin iş ten ayrıldığında zimmetin düşmesi gibi durumların yazılımda öngörülerek gereken parametrelerin oluşturulması gerekmektedir. Maddi Duran Varlıkların Satışı Maddi duran varlıklar işletme faaliyetlerinde uzun süre kullanılmak üzere edinilen varlıklardır. Bu yüzden satılmaları halinde olağan bir satış faaliyeti olarak muhasebeleştirilmeli beklenmemelidir. Maddi duran varlıkların satışında dikkat edilmesi gereken nokta satış anındaki madddi duran varlığın net aktif değeridir. Satış işleminden elde edilen bir kar ya da zararın tespiti net aktif değer ile satış fiyatının aşağıdaki gösterildiğ şekillere göre ifade edilebilir. Satış Fiyatı > Net Aktif Değeri => Kar ile sonuçlanan bir satış. Satış Fiyat < Net Aktif Değeri => Zarar ile sonuçlanan bir satış. Satış işlemi, maddi duran varlık yönetimi modülünde sabit kıymet kartı aracılığıyla yapılabilir. Sabit kıymet kartında her türlü maddi duran varlık bilgisi yer almaktadır bu varlık satıldığında satış fiyatı belirtilerek doğrudan işlemin kar ya da zarar olarak muhasebeleştirilmesi sağlanır. Örneğin, işletmenin aktifine den kayıtlı bir kamyeneti bulunmaktadır. Bu kamyonete yönelik birikmiş amortisman dir. Bu kamyonetin ye peşin satıldığını varsaydığımızda, işletmenin bu maddi duran varlık satışından kar ettiğini söyleyebiliriz. Çünkü kamyonetin Net Aktif Değeri = = dir. Satış fiyatı (78 000) Net Aktif Değer (76 500) = Kar (1 500). İşletmeler maddi duran varlıklarını yukarıdaki örnekte olduğu gibi faydalı ömürlerinin başında değil sonlarına doğru da satma gayreti içerisine girebilirler. Çünkü işletmeler eskiyen, yıpranan maddi duran varlıklarını yenilemek isterler. İşletme eskiyen maddi duran varlığın yerine yenisini almak istediğinde VUK a gore varsa satış kar ını özkaynaklar içerisinde Özel Fonlar adlı bir hesapta geçici olarak 3 yıl süreyle tutma hakkı bulunmaktadır. Bu uygulamayla devlet, işletmelere sağlamış olduğu bir nevi geçici vergi muafiyetiyle maddi duran varlıklarını yenilemeyi teşvik etmektedir. 114

119 Maddi duran varlık yönetim modülünde bu satış işlemlerindeki yenileme fonu uygulamasının yapılabilmesi daha doğru bir kar beyan etme ve dolayısıyla daha doğru bir vergi ödenmesini de sağlayacaktır. Modülde, satış işlemeninde yenileme fonu diye bir parametrenin olması halinde kar ile sonuçlanan tutar, otomatikman Özel Fonlara aktarımı sağlanabilecektir. Bu yenileme fonunun kullanımı ise amortisman ayırma işleminde karşımıza çıkmaktadır. Yeni alınan maddi duran varlığın ilk amortisman ayırma işleminde bu yenileme fonundaki tutar kullanılarak o kadar eksik amortisman ayrılarak gider yazılabilmektedir. Modülün bu işlemi de dikkate alabilmesi önem arzetmektedir. Maddi Duran Varlıkların Hurda İşlemleri Maddi duran varlıkların hurda işlemleri, işletmedeki faydalı ömrü biten maddi duran varlıkların hurdaya çıkartılması işlemlerinin yapılabilmesine olanak sağlayan bir ekrandır. Maddi duran varlık yönetimi modülünde, ekonomik ömrü biten ve artık işletmede kullanılmayacak olan maddi duran varlıklar hurdaya çıkartılır. Sadece işletmedeki ekonomik ömrü (faydalı ömrü) biten maddi duran varlıklar değil, herhangi bir kazadan vb. durumdan dolayı kullanılamaz hale gelen maddi duran varlıklar içinde hurdaya çıkarma işlemlerinin yapılması gerekir. Hurdaya çıkartma işlemleri, özet olarak maddi duran varlığın işletmenin aktifinden çıkartılması işlemidir. Artık o maddi duran varlık için amortisman ayrılmayacaktır, maddi duran varlık listesinde gözükmeyecektir, envanteri yapılmayacaktır, zimmet yapılmayacaktır. Hurda işlemlerinde şöyle bir özel durum bulunmaktadır: Ekonomik ömrü biten fakat işletmede fiilen kullanımı devam eden bir maddi duran varlık bulunmaktaysa bu maddi duran varlığın işletmenin aktifinde 1 bile olsa gözükmesi için, en son yıl 1 eksik amortisman ayrılarak tamamen hurdaya çıkartılması önlenebilir. Bu olaya iz bedeli bırakma adı verilmektedir. Hurdaya çıkartılan maddi duran varlığın satılması halinde elde edilen gelirinde gene bu modül aracılığıyla muhasebeleştirilmesi olanak dahilindedir. Hurda satışından elde edilen gelir, işletme için olağan bir gelir değildir. Maddi Duran Varlık Yönetimi Modülünün Faydaları Bir muhasebe yazılımında maddi duran varlık yönetimi modünün bulunmasının aşağıda belirtilen faydaları bulunmaktadır. Maliyetleri düşürür: Sabit Kıymet Standarları oluşturarak üretkenliği ve verimi etkileyecek fazla veya eksik yatırımın önlenerek varlıklanmaya ait direkt maliyetleri düşürür. Verimli kullanılmayan ve atıl durumdaki yatırımın tespit edilmesini sağlar. Sabit kıymet takibini kolaylaştırır: Sabit kıymetlerin bölgesel/alansal takibini ve hareket tarihçesinin tutulmasını sağlar. Garanti ve bakım takibini sağlar: Operasyonel olan sabit kıymetlerinin garanti durumlarını ve bakım anlaşmalarını takip etmeyi kolaylaştırı. Bakım tarihlerini, detaylarını ve maliyetlerini takip edilebilir. Finansal entegrasyonu kolaylaştırır: Bütçeleme için daha sağlıklı veriler oluşturulabilir. Entegre yapı sayesinde amortisman hesaplamalarını ve finansal kiralama takibini yapabilirsiniz. Analiz ve raporlama yoluyla karar almayı kolaylaştırır: Stratejik kararlar için üst düzey analiz ve raporlama imkanı sunar. Satınalma, leasing ve tamir gibi kararlar için kullanılabilir. Sermayenin nereye yatırıldığını bilerek yatırımın geri dönüşü en üst düzeye çıkarılabilir. Satınalma: Satınalma için pazarlık bilgilerinin saklanması ve bunların yeni satınalmalarda kullanılmasını sağlanabilir. Zimmet takibini sağlar: İşletme bünyesinde zimmet takibi yaparak kaçakları/çalınmaları önlemeye yardımcı olur (notebooklar, PDAlar, cep telefonları, spesifik aletler, hafıza çipleri veya yazılımlar personele zimmetlenir ve takip edilir). 115

120 Özet Stoklar ve maddi duran varlıklar işletmeler için hayati öneme sahip iki temel varlık grubudur. Stoklar, işletmelerin kar elde etme amacında doğrudan rol oynayan önemli bir varlık iken, maddi duran varlıklar da işletme faaliyetlerinin sürdürülmesi için kullanılması gerekli olan varlıklar olarak karşımıza çıkmaktadır. Bir muhasebe yazılımında işletmeler için hayati öneme sahip bu stok ve maddi duran varlıklara yönelik bir modülün bulunması bu varlıkların yönetimini kolaylaştıracaktır. En azından bu modüller sayesinde stok varlığı ve maddi duran varlığı takip edilerek, kontrol edilebilecektir. Stoklara yönelik muhasebe yazılımı modüllerinde mutlaka stok girişinin yapıldığı stok kartları bulunmakta, bu stok kartları aynı zamanda farklı tarihlerde stokların maliyetinin belirlenmesini sağlayan parametreler içermektedir. Stok kartı aracılığıyla işletmeye ne zaman ne kadarlık stok girişi olduğu ve ne zaman ne kadarlık stok çıkışı olduğu ve bunların alış ve satış fiyatları da görülebilmektedir. Ayrıca stoklarlarla ilgili önemli bir stok yönetim unsuru da işletmelerin belli bir stok seviyesinin altında veya üstünde bulunduğunu kontrol eden parametrelerdir. Muhasebe yazılımlarında stok yönetim modülündeki asgari ve azami stok seviyesi kontrolleri aracılığıyla işletmenin stokları istediği seviyelerde kalabilir. Stoklar belli bir seviyenin altına düştüğünde otomatik sipariş verme fonksiyonu devreye girer, çok fazla stok girişi olduğunda ise, stok fazlalılığı uyarısı verilir. Stoklarla ilgili bir diğer önemli konuda stokların işletmedeki tutar ve miktarına göre ağırlıklandırılarak önem verildiği ABC yöntemidir. İşletme için tutar olarak yüksek ve miktar olarak depoda az yer kaplayan stoklar A grubu stoklar olarak sınıflandırılır, diğer stoklar B ve görece en az önemli olanlar da C grubu olarak şeklinde sınıflandırılır. Böylece işletme stoklarını yönetirken A grubu stoklara yönelik kontrol mekanizmalarında üst düzey personele öncelik verir, bu gruptaki stoklarla ilgili gözden geçirmeleri sıklaştırılır, sipariş noktasını, emniyet stoğu noktasını dikkatlice hesaplar ve tedarik işlemlerinde titizlik gösterir. Muhasebe yazılımlarında maddi duran varlıklara yönelik modülde yer alan en önemli unsur sabit kıymet kartlarıdır. Sabit kıymet kartları aracılığıyla maddi duran varlıkların takip edilmesi sağlanır. Aynı stok kartlarında olduğu gibi her bir maddi duran varlık türü için ayrı bir sabit kıymet kartı açılarak, alış maliyeti, amortisman süresi varsa hurda değeri, amortisman yöntemi, yeniden değerleme oranı gibi parametreler yer almaktadır. Yıl sonlarında işletmeler bu modül aracılığıyla aktifindeki tüm maddi duran varlıkların amortismanını, Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğleri dikkate alınarak normal amortisman veya Azalan kalanlar yönteminden birine göre otomatikman hesaplar. Ayrıca maddi duran varlıklarda önemli bir konuda bu fiziksel varlığı olan varlıklara yönelik bakım ve onarımın takibidir. Maddi duran varlık yönetimi modülünde bu varlıklara yönelik bakım ve onarım masraflarının takip edileceği bir yer olursa bu işletmenin işini çok kolaylaştırır. Maddi duran varlıklarla ilgili zimmet, yeniden değerlemesi ve satış işlemleri gibi özel durumlarda bu modüller içerisinde yer alabilir. Muhasebe yazılımında maddi duran varlıklara yönelik bir modülün bulunmasının faydaları şöyle özetlenebilir: Maliyetleri düşürür, maddi duran varlıkların takibini kolaylaştırır, bakım ve onarım masraflarının takibini kolaylaştırır, maddi duran varlık bir personele zimmetlendiyse bunun takibini sağlar, yönetime maddi duran varlıklarla ilgili önemli raporlar sunmaya yardımcı olur. 116

121 Kendimizi Sınayalım 1. Stok kartında aşağıdaki bilgilerden hangisinin yer alması düşünülemez? a. KDV oranı b. Stok türü c. İstonto oranı d. Ekonomik ömür e. Stok kodu 2. Aşağıdakilerden hangisi maddi duran varlık yönetimi modülünde bulunması gereken bir unsur olamaz? a. Sabit kıymet kartı b. Maddi duran varlık zimmet takibi c. Bakım ve hasar takibi d. Amortismanları hesaplama e. Asgari stok kontrol seviyesini belirleme 3. Stok yönetimi modülünde aşağıdaki hususlardan hangisi öncelikli olarak yer almalıdır? a. Asgari stok seviye kontrolü b. ABC yöntemine göre stokları sınıflandırma c. Stok kartları aracılığıyla takip d. Azami stok seviye kontrolü e. Tedarik süresi tanımlama 4. Aşağıdaki amaçlardan hangisi bir işletmenin stok elde etme amacı olamaz? a. Üretim takvimini ve kapasite planlamasını gerçekleştirebilmek için b. Tüketicilerin her türlü ihtiyacını karşılamak için c. Talepteki dalgalanmalara karşı korunmak için d. Maliyet enflasyonun etkisinden korunmak için e. Sipariş maliyetlerini azaltmak için 5. İşletme maliyetli bir ticari malını 5000 ye elden çıkarttığında stok yönetimi modülünde ne yapması gerekir? a. Stok çıkış fişi düzenlemeli b. Stok devir fişi düzenlemeli c. Sabit kıymet kartından çıkartmalı d. Stok listesinden çıkartmalı e. Sabit kıymet listesinden çıkartmalı 6. İşletme stoklarının xxx adet malın altına düştüğünde otomatikman sipariş vermesini sağlayan stok yönetim modülü unsuru nedir? a. Azami stok seviye kontrolü b. ABC yöntemi c. Stok kartı oluşturma d. Asgari stok seviye kontrolü e. Stok fişi düzenleme 7. Aşağıdakilerden hangisi maddi duran varlık yönetimi modülünün faydalarından değildir? a. Maliyetleri düşürür b. Maddi duran varlıkların takibini sağlar c. Garanti ve onarımların takibini sağlar d. İşletmenin büyümesini sağlar e. Zimmet takibini sağlar 8. Maddi duran varlığın her yıl birikmiş amortismanları düşüldükten sonra kalan değerine normal amortisman oranının iki katı uygulanmak suretiyle hesaplanan yönteme ne ad verilir? a. Azalan kalanlar yöntemi b. Normal amortisman yöntemi c. Kıst amortisman yöntemi d. Fevkalade amortisman yöntemi e. Eşit tutarlı amortisman yöntemi 9. Aşağıda bilgilerden hangisi bir maddi duran varlık kartında yer almaz? a. Maddi duran varlığın alış maliyeti bilgisi b. Maddi duran varlığın faydalı ömrü c. Maddi duran varlığın satılacağı tarih d. Maddi duran varlığın türü e. Maddi duran varlığın amortisman yöntemi 10. Maddi duran varlığın maliyet bedeli , birikmiş amortismanı ve satış fiyatı ise maddi duran varlığın yenileme fonuna aktarılacak tutar kaç olmalıdır? a b. 600 c d e

122 Kendimizi Sınayalım Yanıt Anahtarı 1. d Yanıtınız yanlış ise Stok Kartı Oluşturma başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 2. e Yanıtınız yanlış ise Maddi Duran Varlık Yönetim Modülünde Bulunması Gereken Unsurlar başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 3. c Yanıtınız yanlış ise Stok Kartı Oluşturma başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 4. b Yanıtınız yanlış ise Stok Yönetim Modülü başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 5. a Yanıtınız yanlış ise Stok Kartı Oluşturma başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 6. d Yanıtınız yanlış ise Asgari Stok Seviye Kontrolü başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 7. d Yanıtınız yanlış ise Maddi Duran Varlık Yönetimi Modülünün Faydaları başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 8. a Yanıtınız yanlış ise Amortisman Ayırma Yöntemleri başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 9. c Yanıtınız yanlış ise Maddi Duran Varlık Kartı başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 10. b Yanıtınız yanlış ise Maddi Duran Varlık Satışı başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 118 Sıra Sizde Yanıt Anahtarı Sıra Sizde 1 Stok kartlarında genel olarak şu bilgiler yer alır: Stok kodu, stok türü, stok adı, KDV oranları, birim alış fiyatı, birim satış fiyatı, iskonto oranları, döviz türü. Sıra Sizde 2 Stoklara yönelik bir muhasebe bilgisayar yazılımında aşağıda belirtilen hususlara yönelik özellikler ve komutların bulunması gerekmektedir: stok kartı oluşturma (ürün bazında), gerçek stok /kullanılabilir stok takibi, ambar/bölgesel bazda stok görüntüleme, belli tarihler arasında stok hareketlerini görüntüleme (ambar bazında), alım irsaliyesi oluşturma ve görüntüleme, satım irsaliyesi oluşturma ve görüntüleme, verilen sipariş takibi, siparişten otomatik sevk emir oluşturma, stok açılış fişi oluşturma, stok fişi oluşturma (sarf fişi, fire fişi, üretimden giriş fişi, depo fişi, sayım fişi), asgari stok seviye tanımlama, azami stok seviye tanımlama, ambar/bölgesel bazda stok sayımın takip etme, depo/tedarikçi bazında tedarik süresi tanımlama, yeniden sipariş noktası tanımlama, minimum (acil) stok sipariş verme uyarısı, ihtiyaca yönelik stok raporları Sıra Sizde 3 Stok maliyetlerinin belirlenmesinde kullanılan dört temel yöntem bulunmaktadır: Fiili maliyet yöntemi, ortalama maliyet yöntemi, ilk giren ilk çıkar yöntemi (FİFO) ve son giren ilk çıkar yöntemi (LİFO). Bu yöntemlerden FİFO yönteminin uygulanması durumunda ortalama maliyet yöntemi uygulanması durumuna göre satılan stok maliyetine daha az pay vererek olası dönem kârını daha da arttırmaktadır. FİFO yöntemi, ortalama maliyet yöntemine göre daha fazla vergi ödenmesine yol açmaktadır. Sıra Sizde 4 İşletmenin üretmiş olduğu mamullerin, satış mağazasına taşınmasında kullandığı kamyonların, satış mağazasındaki büro ve mobilya takımlarının, bilgisayarların ortak özelliği işletmenin fiziksel bir varlığı olmasıdır. Bunun dışında mamuller bir stok unsurudur ve dönen varlık olarak faydası 1 yıl veya normal faaliyet dönemi içinde tüketilecek iken, kamyon veya büro ve mobilya takımı, bilgisayarlar duran varlıktır. Mamüller, satış mağazasında belli bir

123 satış fiyatı konularak satılır ve faydası satışla birlikte sona erer. Fakat satış mağazasındaki büro ve mobilya takımı ve bilgisayar gibi duran varlıkların faydası kullanıdıkça azalır bunlar eskir ve yıpranır. Maddi duran varlıklar mamullerden, işletmede daha uzun süre kullanılması ve faydalarının hemen tüketilmeyecek olmaları yönünden ayrılmaktadır. Kısacası maddi duran varlıklar amortisman ayırma işleminden dolayı stoklardan önemli ölçüde farklılık göstermektedir. Sıra Sizde 5 Bir maddi duran varlık kartında örneğin genel müdürlükte kullanılan bir masa üstü bilgisayar için açılacak maddi duran varlık kartında şu bilgiler yer almalıdır: yeni bir maddi duran varlık alındığında ekle veya yeni kart seçeneği bulunmalı, mevcut masaüstü bilgisayarındaki bilgileri düzenlemek için değiştir seçeneği olmalı, mevcut maddi duran varlık kartındaki bilgileri incelemek için incele seçeneği, maddi duran varlık aktiften çıkartıldıysa çıkar seçeneği yer almalı, masaüstü bilgisayarının alış maliyeti bilgisi, masaüstü bilgisayarının faydalı ömrü, maddi duran varlığın türü, masaüstü bilgisayarına yönelik uygulanacak amortisman yöntemi ve diğer hususlar (amortisman oranı, amortisman süresi, hurda değeri, yeniden değerleme) yer almalıdır. Sıra Sizde 6 Muhasebe yazılımlarında yer alan maddi duran varlık yönetimi modülünde şu unsurların bulunması gerekmektedir: sabit kıymet kartları ile her bir maddi duran varlığını ayrı ayrı takip edebilmeli,maddi duran varlıklara yönelik faturaları/belgeleri takip edebilmeli, amortismanları hızlı bir şekilde hesaplayıp net aktif değerlerini görebilmeli, maddi duran varlıkların bakım ve hasar takibini yapabilmeli, maddi duran varlıkların envanter sonuçlarını girebilmeli, maddi duran varlıkların personele zimmetini yapabilmeli ve takip edilebilmeli, krediyle alınan maddi duran varlıkların maliyetine aktarılması gereken finansman giderlerini hesaplayabilmeli ve takip edebilmeli. Yararlanılan Kaynaklar Büyükmirza K. (2011). Maliyet ve Yönetim Muhasebesi, Ankara, Gazi Kitabevi. Civan M. Kara E. ve Bal V. (2009).Luca Uygulamalı Bilgisayarlı Muhasebe, Ankara: Tesmer Yayınları No:80. Doğan, M. (1982), İşletme Ekonomisi ve Yönetimi, İzmir, Yaşar Eğitim ve Kültür Vakfı. Feyiz M.Ali, İnal R. ve Önel S. (2009). Bilgisayarlı Muhasebe, Trabzon, Murathan Yayınevi. Muller Max, (2003). Essentials of Inventory Management, New York, American Management Association 1601 Broadway. Logo Unity (2005), Duran Varlık Yönetimi. Logo Unity (2005), Malzeme Yönetimi. Önel, S. (2003). Bilgisayarlı Muhasebe, Ankara, Seçkin Yayınevi. Sevilengül, O. (2009). Genel Muhasebe, Ankara, Gazi Kitabevi. Yılancı F.M. ve diğerleri. (2011). Genel Muhasebe, Eskişehir, Nisan Kitabevi. 119

124 5 Amaçlarımız Bu üniteyi tamamladıktan sonra; Satın alma ve dış kaynak kullanımının ne anlama geldiğini, hangi durumlarda hangi seçeneğin tercih edilebileceğini ve satın almada tedarikçi yönetimi süreçlerini açıklayabilecek, Tedarik Zinciri Yönetiminin tam olarak ne anlama geldiğine, ilgili süreçlerine yönelik bir farkındalık ve bu süreçte alıcı-tedarikçi ilişkileri hakkında bir bakış açısı geliştirebilecek, Tedarik Zinciri Yönetiminde kullanılan bilgi teknolojilerine yönelik yatkınlık kazanabilecek, İnternet Tabanlı Tedarik Zinciri Yönetiminin ne olduğunu, üstünlüklerini, yararlarını belirleyerek İnternet Tabanlı bazı TZY faaliyetlerini geliştirebilecek, Tedarik Zinciri Yönetimi (TZY) ve Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP-Enterprise Resource Planning) ilişkisine ve ERP ortamında TZY işlemleri sürecini açıklayabilecek bilgi ve becerilere sahip olabilirsiniz. Anahtar Kavramlar Satın Alma Dış Kaynak Kullanımı Tedarik Zinciri Yönetimi Alıcı-Tedarikçi İlişkileri İnternet Tabanlı TZY TZY-ERP İlişkisi ve Entegrasyonu İçindekiler Giriş Satın Alma ve Dış Kaynak Kullanımı Tedarik Zinciri Yönetimi Tedarik Zinciri Yönetiminde Kullanılan Bilgi Teknolojileri İnternet Tabanlı Tedarik Zinciri Yönetimi Tedarik Zinciri Yönetimi ve ERP İlişkisi ERP Ortamında Satın Alma İşlemleri Süreci 120

125 Satın Alma Yönetimi Modülü GİRİŞ Ürün yaşam seyirlerinin kısaldığı, küresel rekabetin şiddetlendiği hızlı değişen bir çevre, çoğu işletmeyi varlıklarını sürdürebilmek için uygun politikalar, taktikler ve bunları karşılayabilecek bilgi sistemleri geliştirme noktasında zorlamaktadır. ünümüz pazarlarında esneklik, kalite, maliyet ve zaman bir işletmenin varlığını sürdürmesinde ve başarısında temel ve öncelikli rekabet boyutlarını oluşturmaktadır. Bu boyutlar açısından oluşturulacak uygun bir denge, dinamik bir yaklaşımı temsil etmektedir. Dinamik talep yönetimi ise geleneksel satın almadan çok daha fazlasını gerektirmekte ve tedarik zinciri yapısını karmaşıklaştırmaktadır. Rekabet arttıkça talebin eksiksiz olarak karşılanmasının önemi, bir başka deyişle müşteri memnuniyetinin önemi daha da artmaktadır. Bu da tedarik zincirindeki tüm ortakların birbirleri arasında kuracakları bir tedarik zinciri iletişim ağı gereksinimini ortaya çıkarmaktadır. Bu yaklaşıma dayalı olarak müşteri tatminini başarmak için müşteri siparişinden gerekli ürünlerin ve hizmetlerin sunumuna kadar uzanan sipariş karşılama sürecini yönetme, yeni rolleri şart koşmaktadır. Bu süreç, müşterilerle ilişkili olarak pazarlama işleviyle tedarikçiler ve alt yüklenicilerle ilişkili olarak satın alma işleviyle ve işletmenin kaynaklarını yönetmeye ilişkin geleneksel işlemlerle bütünleştirilen bütünleşik üretim ve sipariş yönetimine işaret etmektedir. Dolayısıyla bu süreçte satın alma ve tedarik yönetimi, başka bir deyişle Tedarik Zinciri Yönetimi (TZY) yönetimin karar alımını gerektiren önemli bir stratejik alan olarak giderek öne çıkmaktadır. Bu yaklaşım, geleneksel işlevsel üretim yönetimi yaklaşımının aksine bir sürece dayanan ve Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP-Enterprise Resource Planning) başta olmak üzere teknoloji ile desteklenen bir anlayışı temsil etmektedir. Bu, tedarik açısından da önemli dönüşümlere neden olmakta, satın almanın rolü sadece sipariş vermeden, işletmenin varlıklarına ve karlılığına ilişkin stratejik yönetim desteği sağlamaya dönüşmektedir. Yeni yönetsel yaklaşımlar geliştirmek için sergilenen çabalar ile birlikte bu yeni yaklaşımları destekleyen bilgi sistemleri geliştirme ihtiyacı da kendini hissettirmektedir. Tedarik zinciri sürecinde tedarikçilerle ve müşterilerle ilişkilerin geliştirilmesinde bilgi paylaşımı temel dayanak olduğundan, bu süreçte bilişim teknolojilerinin rolü yadsınamaz. Bilişim teknolojileri, bilginin toplanması, işlenmesi ve dağıtılmasındaki üstünlüklerinden dolayı geleneksel olarak birbirinden bağımsız olan tedarik zinciri unsurlarının etkin bir şekilde bütünleştirilebilmesini ve uyum içinde bir arada çalışabilmesini olanaklı hale getirebilmektedir. Dolayısıyla başlangıçtaki geleneksel sistemler tüm organizasyon için gereken veri ve bilgiyi yönetmeye olanak sağlayan ERP sistemlerine ve bunun yeni nesil sürümlerine evrilerek yönetime önemli bir destek sağlamaktadır. ERP-TZY sisteminin var olan elektronik ticaret sistemine entegre edilmesiyle de tedarik zinciri ortakları arasındaki işbirliği en üst seviyeye ulaşabilmektedir. Bu ünitede, ilk olarak satın alma ve dış kaynak kullanımı hakkında genel bilgiler sunulacak, hangi durumda hangi yolun tercih edilebileceği kısaca tartışılacak ve satın almada tedarikçi yönetimi incelenecektir. Sonrasında, daha bütüncül bir bakış açısından hareketle Tedarik Zinciri Yönetimi (TZY) konusu açıklanacaktır. Bu anlamda, TZY nin tam olarak ne olduğu, ilgili süreçleri açıklanacak ve TZY yönetiminde alıcı-tedarikçi ilişkileri üzerinde durulacaktır. TZY de kullanılan bilgi teknolojileri bir başka başlık altında incelenecektir. İnternet teknolojisindeki gelişmelerle her geçen gün önemi artan İnternet Tabanlı TZY nin ne olduğu, üstünlükleri ve İnternet Tabanlı bazı TZY faaliyetleri bir başka başlıkta tartışılacaktır. Son olarak Tedarik Zinciri Yönetimi ve her geçen gün kullanımı yaygınlaşan Kurumsal Kaynak Planlaması ilişkisi açıklanacaktır. 121

126 SATIN ALMA VE DIŞ KAYNAK KULLANIMI Ürün yaşam seyirlerinin kısaldığı, küresel rekabetin şiddetlendiği hızlı değişen bir çevre, çoğu işletmeyi varlıklarını sürdürebilmek için uygun politikalar, taktikler ve bilgi sistemleri geliştirme noktasında zorlamaktadır. Bazı sektörlerde neredeyse her yıl yeni ürün modelleri geliştirilmektedir. Hızla gelişen teknolojiye bağlı olarak müşterilerin ihtiyaçları ve beklentileri de değişmektedir. Günümüz pazarlarında esneklik, kalite, maliyet ve zaman bir işletmenin varlığını sürdürmesinde ve başarısında temel ve öncelikli rekabet boyutlarını oluşturmaktadır. Rekabete ilişkin bu boyutlar açısından oluşturulacak uygun bir denge, dinamik bir yaklaşımı temsil etmektedir. Bu yaklaşıma dayalı olarak müşteri tatminini başarmak için müşteri siparişinden gerekli ürünlerin ve hizmetlerin sunumuna kadar uzanan sipariş karşılama sürecini yönetme, yeni roller ortaya çıkarmaktadır. Bu süreç, müşterilerle ilişkili olarak pazarlama işlevi ile tedarikçiler ve alt yüklenicilerle (taşeronlarla) ilişkili olarak satın alma işlevi ile ve işletmenin kaynaklarını yönetmeye ilişkin geleneksel işlemlerle bütünleştirilen bütünleşik üretim ve sipariş yönetimine işaret etmektedir. Dolayısıyla bu süreçte satın alma ve tedarik yönetimi, yönetimin karar alımını gerektiren önemli bir stratejik alan olarak giderek öne çıkmaktadır. Ünlü strateji uzmanı Porter buna bir organizasyonun performansına temel oluşturan değer zinciri kavramıyla vurgu yaparken, kalite uzmanı Deming satın alma ve tedarik zinciri kavramıyla toplam kalite yönetiminin başarısını ilişkilendirmektedir. Daha benzer birçok çalışmada çeşitli alan uzmanları satın alma ve tedarik işlevlerinin önemi üzerinde durmaktadırlar. Satın alma, tekrar satmak için satın alma ve tüketim ya da dönüştürmek için satın alma olmak üzere iki temel amaca hizmet etmektedir. Tüketim ya da dönüştürmeye ilişkin satın alma, daha zor bir kararı gerektirir. Bu kararlar, uzun dönemli kararlardır ve bazı durumlarda tekrarlanmayan birçok satın alma kararını da içerebilmektedir. Satın alma, bir işletmenin zamanlı ve maliyet etkin bir şekilde işletme amaçlarını başarmak için, gerekli ürünleri ve hizmetleri edinmede üçüncü şahıslarla bağlantıda olma ya da sözleşmeler yapma sürecidir. Etkili bir tedarik zincirine olanak sağlayan stratejik bir araç konumunda olan satın alma, herhangi bir tedarik zincirinin kalbi kabul edilmektedir. Uygun hammadde-malzeme kaynakları doğru zamanda ve doğru fiyatta hazır bulundurulmadıkça, işletme planlarının başarılması neredeyse olanaksızdır. Stratejik bir bakış açısından bu süreç önemle üzerinde durulması gereken bir konudur. Son yıllarda bazı faktörler satın almaya ilişkin stratejik bakış açısı geliştirmeyi güçleştirebilmekte ve bu yüzden konuyu daha da önemli hale dönüştürebilmektedir. Bunlar arasında yükselen fiyatlar ve enflasyonu kontrol etme ihtiyacı, daha etkili envanter oluşturmaya yapılan yatırımı kontrol etme ihtiyacı, özellikle malzeme maliyetlerinin toplam maliyetler içindeki payının yüksek olduğu yoğun satın alma gerçekleştiren işletmelerde karlılığa ilişkin satın alma maliyetlerinin öneminin farkında olma ve bazı temel malzemelerin artan kıtlığı öne çıkmaktadır. Satın alma, üretim için gerekli diğer ürün ve hizmetlerin yanında, üretilen şey için elde edilmesi gereken girdilerle ilgili bir işletme fonksiyonuna işaret etmektedir. Bu anlamda dış kaynak kullanımı kavramı da 1980 lerde işletme alanyazınında sıkça tartışılan bir işletme karar alanına dönüşmüştür. Dış kaynak kullanımı, işletme faaliyetlerinin gerçekleştirilmesinde kullanılan, ancak rekabetin öneminin artışıyla ön plana çıkan bir kavramdır. Kullanıp kullanmama kararını vermenin zor olduğu, kullanılması sonucunda risk alınan, kullanılmadığında bazı fırsatların kaçırılmasına yol açabilen ve aynı zamanda da günümüzün rekabet ortamında göz ardı edilemeyecek bir olgudur. Dış kaynak kullanımı, bir işletmenin yapması gereken faaliyetlerin tümünü kendi bünyesinde gerçekleştirmeyip; asıl faaliyet alanı dışındaki faaliyetleri, bu konuda uzmanlaşmış olan işletmelere bırakmasıdır. Günümüzde işletmeler çoğu iş süreçlerini devrettikleri gibi tedarik zinciri faaliyetlerini de bu konuda uzmanlaşmış firmalara sıklıkla devredebilmektedirler. Tedarik zinciri faaliyetlerinde dış kaynak kullanma, üçüncü parti lojistik olarak da adlandırılmaktadır. Bu hizmeti sunan uzman firmalara ise üçüncü parti lojistik firmaları denmektedir. Tedarik zinciri faaliyetlerinde dış kaynak kullanımı, bu faaliyetlerin etkinliğini ve verimliliğini artırmak, dolayısıyla maliyetleri düşürmek amacıyla tercih edilmektedir. Tedarik zinciri faaliyetlerinde dış kaynak kullanımı, özellikle işletmelerin temel yeteneklerine odaklanmaları ve temel yetenekleri olmayan işleri başka işletmelerden almaları ve sonuçta rekabetçi avantaj elde etmek istemeleri sebebiyle uygulanmaktadır. Bu alanda dış kaynak kullanımının artışı, taşımacılıktaki sınırların ortadan kalkması, 122

127 stok kontrolünün öneminin artması ve tedarik zinciri yönetimi ile ilgili bilgisayar programlarının gelişmesi ile de yakından ilgilidir. Tedarik zinciri faaliyetlerinde dış kaynak kullanımı, işletmelerin sermaye yatırımlarını korumalarına ve böylece finansal risklerini azaltmalarına da katkı sağlamaktadır. Fiziksel dağıtım merkezleri ve bilgi ağları gibi lojistik varlıklara yatırım, genellikle finansal risk içeren büyük ve yığın toplam maliyet yaratmaktadır. İşletmeler bu riski üçüncü parti lojistik firmalarıyla paylaşırken, üçüncü parti lojistik firmaları da, bazı işleri taşeronlara devrederek riski onlarla paylaşmaktadırlar. Tedarik zinciri faaliyetlerinde dış kaynak kullanımı, tam zamanında üretim yapan işletmeler için de uygun bir yöntemdir. Üçüncü parti lojistik sağlayıcı sayesinde hammaddeler zamanında teslim alınabilir ve mamuller zamanında teslim edilebilir. Hammaddelerin zamanında tedariki üretimdeki aksamaları ortadan kaldırırken, mamullerin zamanında teslimi, mamul stok miktarlarını azaltır, yöneticilere sevkiyat zamanını tam olarak bilme imkanı sağlar ve işgücünü optimize edip işgücü maliyetlerinin azalmasına imkan tanır. Aynı zamanda mamulleri, müşterinin istediği zamanda teslim ederek bir taraftan satış maliyetini düşürmekte ve diğer taraftan müşteri memnuniyetini artırmaktadır. Satın Alma ya da Dış Kaynak Kullanımı Kararının Tedarik Zinciri Yönetimi açısından önemli bir ön gereklilik niteliği taşıdığına dikkat ediniz. Sipariş karşılama sürecine ilişkin önem taşıyan satın alma ve dış kaynak kullanımı açısından öncelikle kapasite kavramından, envanter yönetiminden ve kontrolden bahsetmek gerekmektedir. Belli bir dönemdeki sipariş karşılama sürecinin maksimum olası çıktı düzeyi ile ölçülen kapasite, sınırlı kaynaklardan (tesisler, makineler, işçiler gibi) dolayı çoğu işletmede sınırlılık oluşturur. Kısa dönemde ek kapasite mevcut kaynaklardan daha fazla yararlanarak sağlanabilir (fazla çalışma zamanı ya da ekstra vardiya gibi uygulamalarla). Uzun vadede kapasite genişletme, sipariş karşılama sürecine kaynak eklemekle olanaklı olabilmektedir (yeni iş görenler işe alma ve eğitme, yeni makineler satın alma, kurma ve işletme ve yeni tesisler kurma gibi çabalar). Bazı hallerde kaynakların seviyesinde ya da kaynak kullanma düzeyindeki sık değişimler olanaksız olabilir ya da sipariş karşılama sürecinin dengesinin bozulmasına yol açabilir. Bu yüzden, çoğu işletme kapasite açısından dış kaynaklardan yararlanmakta, çok az işletme bu anlamda tamamen kendi kendine yetebilmektedir. Dolayısıyla ürün sunan ve hizmet sağlayan çoğu işletme bazı malzemeleri, parçaları ve hizmetleri dış kaynaklardan satın alırlar. Bu süreç, satın alma ve dış kaynak kullanımı olarak adlandırılır. Satın alma ve dış kaynak kullanımı, bir işletmenin tesislere, makinelere, çalışanlara ve eğitime önemli sermaye yatırmaksızın etkin kapasitesini artırmasının alternatifleridir. İşletmeler bu çabalardan kısa ve uzun dönemli olarak yararlanabilmektedirler. Ayrıca bu çabalar en iyi kaynakları seçerek ve seçilen tedarikçilerle uzun dönemli ilişkiler geliştirerek maliyet, zaman, kalite ve esneklik konularında işletmenin rekabetçi yönünü güçlendirmenin de önemli bir yolu olabilmektedir. Sipariş karşılama sürecine ilişkin rekabeti güçlendiren satın alma ve dış kaynak kullanımı çabalarını güvence altına almada şu noktalar dikkatli şekilde değerlendirilmelidir: Hangi malzemeler, parçalar ve hizmetler satın alınmalı ya da dış kaynaklardan sağlanmalıdır? Bu, üretme ya da satın alma kararı olarak adlandırılır. Tedarikçiler nasıl seçilecek ve onlarla ne tür bir ilişki biçimi geliştirilecektir? Bu, tedarik ya da tedarikçi yönetimi olarak adlandırılır. Sipariş miktarı ne olacak, yeni siparişler ne zaman yerinde olacak ve satın alınan ürünlerin ve malzemelerin stok durumu nasıl yönetilecek? Bu, envanter yönetimi olarak adlandırılır. Satın alma ve dış kaynak kullanımı dinamik bir yapıya sahiptir. İşletme satın alma ve dış kaynak kullanımı politikasını sürekli değerlendirmeli, önceden satın alınan ürün ya da hizmetleri üretme yeteneğini dikkate almalıdır. Bazı durumlarda bu, bir tedarikçi ile birleşerek ya da onu edinerek de başarılabilir. Sipariş karşılama sürecinde gerekli ürün ya da hizmetleri tedarik etmek için bir dış kaynaktan yararlanma kararı şu faktörlerin dikkate alınmasını gerektiren çok yönlü bir karardır: 123

128 Kapasite: Satın alma ve dış kaynaklardan yararlanma kapasite açısından bir dış kaynak sağlamaktadır. Ani bir makine sorunu ya da iş yükündeki bir artıştan dolayı kısa dönemli ek kapasiteye ihtiyaç duyulduğunda ve çalışma zamanlarının artırılmasına ve ekstra vardiya uygulamasına olanak olmadığında ya da yeterince olmadığında, satın alma ve dış kaynaklardan yararlanma, iyi uygulanabilir bir çözüm sağlayabilmektedir. Satın alma ve dış kaynaklardan yararlanma farklı kaynaklar açısından uzun dönemli tercih edilen kapasite kaynağı olarak da seçilebilir. Bilgi birikimi (Know-How): Satın alma ve dış kaynaklardan yararlanma, işletmenin teknolojik bilgi birikimine sahip olmadığı ve bu bilgi birikimi işletmenin öz teknolojisinin parçası kabul edilmediği durumlarda gerekli olabilmektedir. Diğer durumlarda ihtiyacı duyulan bilgiyi geliştirmek için önemli bir yatırım gerekir. İşletmenin teknolojiye erişememe olasılığı da vardır ve bu durumda, diğer işletmeler (tedarikçiler) tarafından sahip olunan patentler açısından satın alma ve dış kaynaklardan yararlanma bir gereklilik olur. Maliyet ve Hacim (Miktar): Üretim maliyetleri çok yüksek olduğunda ya da belli bir parçanın ya da hizmetin talep hacmi, tesislere, makinelere ve iş gücü eğitimine yönelik başlangıç maliyetlerini karşılamayacak kadar düşük olduğunda, satın alma ve dış kaynaklardan yararlanma maliyete dayalı rekabet geliştirmenin en iyi yolu olabilmektedir. Başa baş noktası analizleri, üretme ya da satın alma kararlarının maliyet yönünü analizde sıklıkla kullanılmaktadır. Bu analizlerde her bir satın alma maliyeti, gerekli hacimle (miktarla ) çarpılır ve satın almaya ilişkin bu toplam maliyet, bir birim ürün üretmenin maliyeti olarak hesaplanan toplam üretim maliyeti ile karşılaştırılır. Eğer fark, üretime başlamak için gerekli başlangıç yatırımından daha küçükse, işletmenin maliyete dayalı rekabet gücünü artıracağından satın alma tercih edilir. Talep yapısı: Bir parça ya da hizmetin talebi büyük ölçüde dalgalı ya da dönemsel olduğunda, özellikle önemli bir zaman periyodunda kullanılmayacak özel makinelere, ekipmana ve tesislere yatırım gerektiğinden üretim uygun olmayabilir. Zaman: Satın alma zamanı üretim zamanından büyük ölçüde düşük olduğunda, satın alma ve dış kaynaklardan yararlanma tercih edilebilir. Bu durumda, satın alma ve dış kaynaklardan yararlanma organizasyonun zamana dayalı rekabet gücünü güçlendirebilir. Kalite: Satıcıların sunduğu kalite, işletmenin kendisinin sağladığı kaliteden daha iyi olduğunda, satın alma ve dış kaynaklardan yararlanma işletmenin kaliteye dayalı rekabet gücünü geliştirmede önemli bir çözüm yolu olabilir. Kontrol: Satın alma ve dış kaynaklardan yararlanma sipariş karşılama takımının doğrudan kontrolü altında olmayan diğer işletmeler üzerinde sipariş karşılama sürecinin bağımlılığını arttırmakta, bu yüzden sipariş karşılama takımının kontrol düzeyini artırmak, süreci uzatmaktadır. Kontrol, belirsizlikle başa çıkmada önemli bir araç olduğundan ve planlama hatalarının en aza indirilmesi açısından önemli olduğundan, tedarikçinin planlama süreçleriyle entegrasyonun yanında, tedarikçilerin güvenilirliği üretme ya da satın alma kararında dikkate alınması gereken önemli konulardır. Bunun sonucu olarak sipariş karşılama sürecinin bir parçası olarak satın alma ve dış kaynaklardan yararlanma kullanıldığında, uygun tedarikçi yönetimi, sipariş karşılama takımının önemli bir görevidir. Yapılabilirlik / Uygulanabilirlik: Bazı durumlarda satın alma ve dış kaynaklardan yararlanma tek seçenek olarak işletmenin önünde olabilir. Örneğin, hammaddeler sadece yabancı kaynaklarda olabilir ve bu yüzden ithalat bir zorunluluk olarak ortaya çıkabilir. Üretme ya da satın alma kararları hem stratejik hem de operasyonel düzeyde söz konusu olabilmektedir. Her iki durumda da eğer satın alma ve dış kaynaklardan yararlanma benimsenirse, tedarikçi yönetimi konusu, sipariş karşılama süreci yönetim takımı tarafından önemle değerlendirilmelidir. Sipariş karşılama sürecinde gerekli ürün ya da hizmetleri tedarik etmek için bir dış kaynak kullanım kararının hangi faktörler çerçevesinde ele alınması gerektiğini tartışınız. 124

129 Satın Almada Tedarikçi Yönetimi Tedarikçi yönetimi, sipariş karşılama sürecindeki anahtar faaliyetlerden önde gelenidir. Bu çaba, üç alt faaliyetle incelenebilir: Gereksinimlerin belirlenmesi Tedarikçilerin seçimi Sözleşme/Anlaşma yönetimi. Bu faaliyetlerin ayrıntısına ilerleyen kısımda yer verilmiştir. Gereksinimlerin Belirlenmesi Satın alma süreci, gerekli ürün ya da hizmetlerin belirlenmesiyle başlamaktadır. Bu belirleme faaliyetinde aşağıda bertilen üç önemli konu ele alınmalıdır: Gerekli ürün ya da hizmetlerin işlevsel, fiziksel ve teknik özelliklerinin belirlenmesi, Sipariş karşılama sürecine ilişkin zaman, gönderilerin boyutu ve sayısı, nakliye düzenlemeleri ve teslimat sıklığı gereksinimlerinin belirlenmesi, Kullanılacak tedarikçi kalite sisteminin belirlenmesi ve kalite gereksinimlerinin ürün ya da hizmete uygulanması. İşlevsel ve teknik tanımlamalara ilişkin ayrıntı düzeyine yönelik öncelikli konular önemli ölçüde farklılaşabilmektedir. Örneğin, bir araba üreticisi, yeni bir arabanın tasarım aşamasında bir klima sistemi tedarikçisinden tasarım sürecine katılımını talep edebilir. Bu durumda, işlevsel gereksinimler söz konusu olabilir ve tedarikçinin uzmanlığı, bu işlevsel gereksinimleri ayrıntılı bir teknik tasarıma dönüştüren araçsal bir duruma işaret eder. Bu örnekte üretici, tasarım çabasının bir kısmında satın alma ve dış kaynaklardan yararlanmaya karar vermiştir. Başka bir örnekte bir üretici elektronik bileşenleri satın alma yoluna gidebilir. Her durumda da bilgi tipi ve ayrıntı düzeyinin yanında, ürün ya da hizmete ilişkin sunulması gereken bilgi önemli ölçüde farklılaşır. Bu bilgi tipi, olası tedarikçilerin gerekli ürün ya da hizmetleri sunacak teknolojik yeteneklerini değerlendirmede destek sağlar. Sipariş karşılama süreciyle ilişkili gereksinimlerin tanımlanmasıyla ilgili ikinci konu, olası tedarikçilerin hacim (miktar) ve zaman gereksinimlerini karşılamaya ilişkin operasyonel yeteneklerini değerlendirmeyi kapsar. Bu anlamda iki önemli soru önem kazanır. Gerekli kapasitenin belli bir zamanda belli miktarda sunu için uygun olup olmadığı ve gerekli teslim zamanının tedarikçinin sahip olduğu sipariş karşılama teslim süresinden daha kısa mı yoksa uzun mu olduğu. İkinci durumda tedarikçi zamanında teslimi güvence altına almak için bir stok politikası benimsemek zorundadır. Üçüncü konu, tedarikçinin kalite sisteminin yanında, ürün ya da hizmetin kalitesiyle ilişkilidir. Geçmişte tedarik edilen ürünlerin kalitesi sıklıkla kusurlu ürünlerin yüzdesi ile belirlenirdi. Yansız örneklemeye dayalı özel kabul testlerinde, tedarikçiler tarafından teslim edilen gerçek kusurlu ürünlerin yüzdesi değerlendirmede kullanılmakta ve kusurlu ürünlerin yüzdesi belirlenenden yüksekse reddedilmekteydi. Büyük ölçüde kabul testlerine bağlı bu yaklaşım, bazı ürünlerin kusurlu teslim edilebileceği varsayımına dayanmaktadır. Bu, işletmenin maliyet, kalite ve teslim zamanına ilişkin rekabet yeteneğini azaltabilmektedir. Test süreci maliyet ve teslim sürecini artırırken, yansız örnekleme zayıf kaliteye sahip bir ürünle sonuçlanan zayıf kaliteye sahip parçanın saptanamaması olasılığını ortadan kaldıramamaktadır. Farklı bir yaklaşım, spesifikasyonlarla ve ürünlerin yapımında kullanılanlarla tedarik edilen ürünlerin kalitesini belirlemektir. Bu spesifikasyonlar muayene ihtiyacını ortadan kaldırmak ve tedarikçiler tarafından sağlanan kaynaklara ilişkin kalite problemlerini izlemek ve elimine etmek için tasarlanır. Hem tedarikçi hem de sipariş karşılama sürecinde sunulan ürünlere ilişkin kalite gereksinimleri belirlenerek tedarikçi tarafından teslim edilen ürünler test ve depolama ihtiyacı olmaksızın üretim sürecinde kullanılan noktaya doğrudan dağıtılabilir. Bu, tüm sipariş karşılama sürecine ilişkin kalite, maliyet ve zaman performansı üzerinde önemli ve temel bir etki yaratmaktadır. 125

130 Tedarikçilerin Seçimi Gereksinimler açıkça belirlendiğinde, tedarikçilerin seçimi daha olanaklı hale gelir. İlk ve öncelikli aşama, her bir satın alınan parça açısından tedarikçi sayısına karar vermektir. Geleneksel yaklaşım, her bir parça için birkaç tedarikçi seçmek ve maliyeti düşürecek şekilde rekabetten yararlanmaktır. Birden çok kaynaktan yararlanmak tedarikçilere olan bağımlılığı azaltmanın bir işlevi olabilmekte ve böylelikle grev ya da diğer sorunlardan dolayı tedarik kaynağını kaybetme riski azalmakta ve maliyet ya da teslim zamanındaki ani artış riski azaltılabilmektedir. Bu yaklaşımın tersi sayılabilecek bir diğer yaklaşımda, her bir parça için tek bir tedarikçi seçilir ve tedarikçi ve alıcı arasında güçlü bağlar oluşturulur. Tek tedarikçi, satın alıcının rekabet gücünü artırma yeteneğine odaklanılan dikkatli bir değerlendirme sürecinden sonra seçilir. Olası satın alıcılar açısından katkı sağlayacak temel değerlendirme alanları aşağıda sunulmuştur: Süreç Yeterliliği: Tedarikçi tarafından kullanılan süreç belli kalite düzeyinde parçaların üretimini gerçekleştirebilmekte midir? Kalite Güvencesi: Tedarikçi tarafından kullanılan kalite kontrol süreçleri gerekli düzeyde tutarlı bir kaliteyi sürdürmek için yeterli midir? Finansal Yetenek: Tedarikçinin yaptığı işle ilişkili risk nedir? Maliyet Yapısı: Malzeme, iş gücü ve işletme giderlerine ilişkin gerçek maliyetler nedir? Yüksek maliyetler ve düşük kar, gelecekte yaşanabilecek sorunlara işaret edebilir. Değer Analizi Çabası: Tedarikçinin değer analizi gerçekleştirme yeteneği ve geçmişte değer analizi yapmadaki başarısı, tedarikçinin ürün spesifikasyonlarını ve onların göreceli önemini ne kadar iyi anladığını gösterir. Üretim Programlama: Tedarikçinin zamanında teslim, değişimleri karşılama ve kısa zaman diliminde tedarik yeteneğine ilişkin üretim planlama ve kontrol sistemi yeteneği satın alan organizasyonun rekabet gücünü destekler. Bağlantı/Sözleşme Performansı: Tedarikçinin performansını değerlendirmede kullanılan performans ölçütleri. Değerlendirme ölçütleri dikkate alınarak tedarikçi seçimi iki şekilde yapılabilmektedir: Alternatifli Ortamda Tedarikçi Seçimi: Bu seçimde kalite, maliyet, esneklik, fiyat, dağıtım ve temin süresi gibi performans kriterleri belirlenerek, her bir alternatif için bu kriterlerin ağırlıkları hesaplanır ve en yüksek değere sahip olan tedarikçi ile çalışılır. Performansa Göre Tedarikçi Seçimi: Bu yöntemde fiyattan çok tedarikçilerin işletme içi ve dağıtıma ilişkin performans göstergeleri esas alınmaktadır. Burada işletme içi performans göstergeleri derken rekabet gücü, hata analizleri, teknoloji ve bilgi erişimi (network), ekipman, garantiler, esneklik, uzmanlık, eğitim, organizasyon yapısı, Ar-Ge, mühendislik ve tasarım yeteneği, programlar, coğrafi yakınlık ve referanslar akla gelmektedir. Dağıtım kriterleri ise, kalite, maliyet ve teslimat performans kriterlerinden oluşmaktadır. Kalite performans kriterleri, malzeme, üretim ve servis iadelerinden oluşmaktadır. Maliyet performans kriteri, maliyetlerin azaltılmasına ilişkin, etkinlik ve verimlilik değerlerini kapsamaktadır. Teslimat performans kriterleri ise, teslimat zamanında, miktarında, koşullarında ve sevkiyat ambalajında uygunluğa ilişkin kriterlerden oluşmaktadır. Alternatif her bir tedarikçi seçim uygulamasında belirlenecek performans kriterlerini en iyi sağlayan tedarikçinin seçimi, tedarik zincirinin etkinliğini, verimliliğini ve dolayısıyla malzeme akışının etkinliğini artıracaktır. Tedarikçi seçim süreci aynı zamanda kalite sisteminin unsurlarını belirleyen standartlara da dayanabilir. Değerlendirme spesifikasyonlarından oluşan ISO 9000 serisi, standart spesifikasyonlara örnek gösterilebilir. Bağlantı/Sözleşme Yönetimi Tedarikçi seçim süreci tamamlandığında, temel odak tedarikçi ile kesintisiz bir ilişki geliştirmeden oluşan bağlantı yönetimine kaydırılır. Sipariş karşılama sürecinin kalitesini ortaya koyan alıcılar ve tedarikçiler arasında üç temel kategoride toplanabilecek ilişkiden bahsedilebilir: 126

131 Muayene (Denetim/Kontrol): Hataları elimine edebilmek için ürün muayenelerine (kontrolüne) odaklanma. Önleme: Ürün ve sürece ilişkin kalite geliştirme çabalarına odaklanma. Alıcı, hatasız üretim süreçleri geliştirme ve sürdürmede tedarikçiye destek sağlar. Ortaklık (Partnerlik): Alıcı ve tedarikçi arasında teknoloji (ortak tasarım çabası) ve kalite (doğrudan kullanım noktasına teslimat yapan sertifikalı bir tedarikçi) alanlarında iki taraf arasında takım çalışmasına dayana uzun dönemli bir ilişkiye odaklanma. Alıcı ve tedarikçi arasında sipariş karşılama süreçlerine ilişkin koordinasyon düzeyi farklı biçimlerde söz konusu olabilmektedir. Geleneksel yaklaşım, gerekli miktar, teslim tarihi, maliyet ve ödeme şartlarının belirlendiği bir kerelik siparişlere dayanmaktadır. Bu yaklaşım genellikle kontrolle (muayeneyle) bağlantılıdır. Ürünler kontrol edildikleri alana taşınır ve sipariş karşılama sürecinde ihtiyaç duyuluncaya kadar depolanır. Bu yaklaşım, envanter yönetimi kuramına dayanmaktadır. Farklı ya da diğer bir yaklaşımda ise, tedarikçi ile her birimin maliyetinin tahmini toplam ihtiyacın ve önerilen teslim zamanının belirlendiği uzun dönemli bir anlaşma/sözleşme (genellikle yıllık) imzalanır. Alıcının planlama ve kontrol sistemleri, tedarikçiye yönelik periyodik siparişlerdir. Bu koordinasyon biçiminde, sözleşme süresince her siparişe yönelik fiyat ve ilgili koşulların müzakeresine ihtiyaç duyulmaz ve iki taraf arasında uzun dönemli ilişkiler geliştirilir. Alıcı ve tedarikçi ERP sistemlerini kullandıklarında, sistemleri ilişkilendirmek ve periyodik ihtiyaçları elektronik olarak aktarmak olanaklı olabilmektedir. Üçüncü ya da bir diğer yaklaşım ise, tedarikçinin doğrudan montaj ya da üretim hattına günlük sevkiyatlar yaptığı Tam Zamanında Üretim olgusuna dayanmaktadır. Bu yaklaşımda eğer tedarikçi sertifikalı ise, teslimatların kontrolü gerekmemekte ve iki taraf arasındaki ilişki gerçek bir ortaklığa (partnerliğe) dayanmaktadır. belirleyiniz. Tedarikçi yönetiminde dikkate alınması gereken anahtar faaliyetleri Günümüz işletmeleri rekabet avantajı sağlamak amacıyla satın alma işlemini daha geniş kapsamlı düşünmek ve yönetmek zorundadırlar. Bu nedenle bu alanı sadece satın alma faaliyetine indirgemek yerine daha geniş kapsamda ele alarak araştırma, geliştirme, planlama, denetleme gibi diğer yönetsel faaliyetlerle de zenginleştirmek gerekmektedir. İş modelinin başarısı sadece ürün ve hizmet çıktısına değil, bu çıktıların kalitesini ve fiyatını etkileyen girdilere de büyük ölçüde bağlıdır. İyi bir satın alma sistemi iş modelinin karlılığı, verimliliği ve pazar başarısına büyük katkılar sağlayabilir. Buna göre şirketler tarafından satın alınacak ihtiyaç kalemlerinin pazar araştırmasının yapılması gerekmektedir. İhtiyaç kalemlerini satan yurt içi ve yurt dışı kaynakların farklı seçenekleri, nitelikleri ve fiyatları; teslim alma, taşıma, depolama ve benzer konulardaki koşulları araştırılmalı ve değerlendirilmelidir. Satın alma konusundaki bu denli farklı özelliklerin dikkate alınması, hem fiyat rekabeti hem de fiyat dışı etkenlerle örneğin kalite, nitelikli hizmet ve müşteri memnuniyeti gibi değişkenlerle de rekabet edebilmeyi sağlamaktadır. Bu noktada satın almayı sadece ihtiyaç duyulan üretim faktörlerinin bedeli ödenerek satın alınması şeklindeki tanımdan daha geniş bir şekilde tanımlanmasına ihtiyaç vardır. Buna göre bu tanım, işletmelerin üretim faaliyetlerini yürütmeleri için ihtiyaç duydukları her türlü üretim faktörünü doğru zamanda, doğru miktarda, doğru kaynaktan ve doğru kalitede temin etmesi şeklinde olmalıdır. Bu şekilde satın alma faaliyetine farklı yönetsel işlevleri yükleyerek ve de satın almayı aşarak tedarik kavramına ulaşılacaktır. Tedarik, üretim faktörleri piyasasında pazar araştırmasından başlayıp, satın alma sonrasına, siparişten, yükleme ve boşaltmaya uzanan bir dizi faaliyeti içeren geniş bir kavramdır. Satın almayı da içine alan anlamıyla tedarik, bir yönetim faaliyeti olarak değerlendirilmelidir. Satın alma, bu yönetsel faaliyetlerin son aşamasıdır. Bu noktadan hareketle, satın alma, bir ileri aşamada Tedarik Zinciri Yönetimi (TZY) çerçevesinde ilerleyen bölümde daha ayrıntılı ve stratejik bir bakış açısından ele alınmıştır. 127

132 TEDARİK ZİNCİRİ YÖNETİMİ Arz ya da tedarik planlaması, mevcut talebi karşılayacak kaynakların ve stratejilerin belirlenmesi anlamına gelmektedir. Tedarik stratejileri, müşterilerin talep ettikleri ürünleri sunmaya ilişkin dış tedarikçileri ve iç tesisleri, iş gücünü ve malzemeleri uyumlaştırmayı başarabilmelidir. Tedarik planlama süreci, kaynakları planlamayı ve arzu edilmeyen sınırlılıkları ortadan kaldırmayı kapsamaktadır. Ayrıca, tedarik planlaması dönemsel olarak üst seviyelere çıkan talep durumunu da karşılamaya ilişkin genel bir plan geliştirmeyi de şart koşmaktadır. Bu anlamda istenen esneklik miktarı belirlenir ve işletmenin pazar stratejisi ile bütünleştirilir. Tedarik planlama sürecinin yararı, mevcut ya da gelecekteki arzı karşılayabilecek kısa, orta ve uzun dönemli kaynak gereksinimlerini güvence altına almaktır lı ve 1950 li dönemlerde satılan ürünlere ilişkin en büyük maliyet bileşeni emek ya da işgücünden oluşmaktaydı. Bazı işletmelerde bu maliyet %50 lere kadar ulaşabilmekteydi. Ancak teknoloji başta olmak üzere çeşitli alanlarda yaşanan gelişmeler 1990 larda maliyet yapısını ciddi ölçüde değiştirdi. Dolayısıyla çoğu işletme için işgücü giderek maliyetlerin küçük bir kısmını oluşturmaya başladı. Böylece bir girişim için ortalama malzeme maliyeti toplam maliyetlerin %60 ile %80 i arasında değişen bir oranı oluşturmaya başladı. Öyle ki, dünya genelinde çoğu üretim işletmesi için lojistik maliyetleri işgücü maliyetlerini aştı. Dolayısıyla temel odağın öne çıkan bu maliyetleri yönetmeye ilişkin Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) ve Tedarik Zinciri Yönetimi (TZY) amaçlarına kayması ve bunlara olan ilginin daha uzun süre devam edeceği gerçeği şaşırtıcı değildir. Bu dönüşüm tedarik açısından da önemli dönüşümlere neden olmuştur. Satın almanın rolü, sadece sipariş vermeden, işletmenin varlıklarına ve karlılığına ilişkin stratejik yönetim desteği sağlamaya dönüşmüştür lı yıllarda işletmeler, verimliliklerini ve müşteri değerini arttırmak için kendi işletmelerinin sınırları dışında tedarikçileri ve tedarikçilerinin tedarikçilerini izlemeleri ve işbirliği içinde bulunmaları gerektiğinin ve pazar gereksinimlerine daha hızlı ve esnek bir şekilde cevap verebilmek için tedarikçilerine daha fazla bağımlı olduklarının farkına varmaya başlamışlardır. Bir tedarik zinciri ürünlerin, tedarikçiler, üreticiler, toptancılar, dağıtıcılar, perakendeciler ve son olarak tüketiciler arasında hareketini sağlayan ilişkiler bütünüdür. Bir işletmenin tedarik zinciri, hammadde üreticileri, hammadde ve yarı mamulleri işlenmiş ürüne dönüştüren tedarikçileri ve bitmiş ürünleri dağıtım kanallarında nihai tüketiciye ulaştırmada değer yaratan bütün tarafları içermektedir. Bu anlamda, tedarik zinciri; satış süreci, üretim, envanter yönetimi, malzeme temini, dağıtım, tedarik, satış tahmini ve müşteri hizmetleri gibi pek çok alanı içine almaktadır. Tedarik zinciri, arzın ve talebin yönetilmesi, hammaddelerin tedariki, üretim ve montaj, depolama, envanter yönetimi, sipariş yönetimi ve müşterilere ürünlerin dağıtımı gibi faaliyetleri ve tüm bu faaliyetlerin sürdürülebilmesi için gerekli olan bilgi sistemlerini de kapsamaktadır. Buna göre bir işletme için tedarik zinciri, hammadde ve malzemenin tedarik edilip, ürün ve hizmetlerin üretilmesinden, müşteriye ulaştırılmasına kadar bir uçtan diğer uca bütün faaliyetleri içeren bir süreçtir. Amaç, daha çok işletmenin üretim kapasitesinin arttırılması, pazar duyarlılığının geliştirilmesi ve tüketici ile tedarik işlerini üstlenenler arasında ilişkilerin iyileştirilmesi ile işletmenin sürdürülebilir rekabet avantajı elde edebilmesini sağlamaktır. Tedarik zincirinin ilk halkasını hammadde temini, son halkasını ürünün müşteriye teslimi oluşturmaktadır. Aslında başarılı bir tedarik zincirinde ilk halka, başka bir deyişle, başlangıç noktası tüketici, son noktası da hammadde ve malzemeyi temin ve tedarik edenler olmalıdır. Üretim bunların ortasında yer alır. Çünkü üretim müşteriler için yapıldığından, onların düşüncelerinin bilgi olarak geriye akışının sağlanması çok önemlidir. Buna göre müşteriler açısından tedarik zinciri, bir ürün ya da hizmet için üretim, dağıtım, pazarlama, lojistik ve satış sonrası hizmet aşamalarını içine alan unsurların, ihtiyaçları zamanında karşılaması amacıyla yapılan çalışmaların tamamıdır. Dolayısıyla, tedarik zincirinin birbirine bağlı işletmelerden ve bunların arasında gerçekleşen çeşitli akışlardan meydana geldiği söylenebilir. Bu durum tedarik zincirinin oldukça karmaşık yapıda olduğunu, zincirin halkalarını ayrı ayrı ele alan etkin stratejiler geliştirilmesine ihtiyaç duyulduğunu göstermektedir. Tedarik zinciri, bir sonraki işletmenin tedarikini sağlayan işletmelerin oluşturduğu bir sistemdir. Tedarik zinciri, üretimde kullanılacak materyallerin tedariki, bu materyallerin yarı ve tam mamul üretimine aktarımı ve üretimi, tamamlanan mamullerin tüketicilere ulaştırılmasını sağlayan fiziksel bir ağ olarak da tanımlanabilir. Tedarik Zinciri Yönetimi (TZY) ise, sadece tedarikçi yönetiminin bir diğer adı 128

133 olarak değerlendirilmemelidir. TZY, tedarik zincirinin ve bu zincir içinde yer alan tüm işletmelerin uzun vadeli performanslarını artırmak amacıyla, zincir üzerindeki işletmelere ait işletme fonksiyonlarının ve planlarının, tüm işletmeleri kapsayacak şekilde sistematik ve stratejik koordinasyonu ya da müşteri ve diğer paydaşlar için değer yaratan ürün, hizmet ve bilgi sağlamak amacıyla ilk tedarikçiden son kullanıcıya kadar olan kilit süreçlerin birleştirilmesi olarak tanımlanabilir. Birden fazla işletmeyi kapsayan TZY yapısı, tedarik zincirinde bulunan işletmelerin tek bir işletme gibi davranarak kaynaklarının ortak kullanımı sayesinde sinerji oluşturarak, ürün ve hizmetlerin kalitesinin istenen düzeyde olmasını, maliyetlerinin düşürülmesini, beklenen sürede pazara sunulmasını ve müşteri memnuniyetini arttırmasını sağlayacaktır. Buna göre TZY, işletmenin içinde bulunduğu tedarik zincirinin etkinliğini arttırmak amacıyla çeşitli örgütsel amaçları birleştiren bir strateji olup, işletmeler tarafından tedarik faaliyetlerinde rekabet avantajından yararlanmak amacıyla kullanılmakta, ürün kalitesinin sürekliliğini sağladığı, müşteri merkezli piyasada temel bir rekabet avantajı sağladığı ve tedarik zinciri üzerindeki işletmelerin maliyetlerini düşürme, hizmet seviyesini artırma, bilgi akışını güçlendirme, işlem hızını arttırma, rekabetçi farklılık yaratma ve işletmeler arasında etkin bir iletişim kurarak esnekliği arttırmada önemli bir role sahip olabilmektedir. TZY, bir taraftan maliyetleri düşürürken, diğer taraftan müşteri hizmet düzeyini yükselterek çeşitli sektörlerde işletmelere iş çözümleri sunmaktadır. Tedarikçilerin, imalatçıların, dağıtım merkezlerinin, müşterilerin ya da diğer üyelerin tedarik zincirleri, iş fonksiyonlarına, hedeflerine, organizasyon türlerine bağlı olarak değişiklik gösterir. Dolayısıyla, tedarik zincirinin tanımı işletmeden işletmeye farklılık gösterebilir. Fakat genel bir ifade ile TZY, hammadde sağlayıcılardan nihai müşteriye kadar hammadde, parça, alt montaj ve nihai ürünlerin planlaması, kontrolü, koordine edilmesi ve dağıtımının gerçekleştirilmesi için iş öğeleri arasındaki uyumlaştırmayı içeren karmaşık bir iş ilişkiler ağı olarak tanımlanabilir. Tedarik zinciri yönetimi sistemi; işletmenin dışındaki tedarik işlerini sağlayanların yönetilmesi ve bunların etkin çalışması için işletmenin içsel kaynaklarını bütünsel biçimde ele alan temel bir işletme sistemi olarak tanımlanabilmektedir. TZY uygulamalarında temel amaç, işletmenin üretim kapasitesinin artırılması, pazardaki değişimlere karşı duyarlılığının geliştirilmesi ve müşteri ile tedarik işlerini üstlenenler arasında ilişkilerin iyileştirilmesi yoluyla işletmenin çalışmasının uzun dönemli örgütsel hedeflerle koordineli hale getirilmesidir. Tedarik zinciri, tedarikçinin tedarikçisinden onların müşterisinden müşterisine ürün, hizmet ve bilginin tamamının akışını kapsamaktadır. TZY, hammadde ve malzemelerin satın alınması, ürünlerin üretim, dağıtım ve son kullanıcı tarafından tüketimini sağlayan prosedür, faaliyet ve fonksiyonların kombinasyonudur. TZY, müşteri odaklı örgütsel vizyon çerçevesinde gelişim gösteren, bir işletmenin iç ve dış bağlantılarını yöneten ve örgütsel sinerjinin bütünleşimini ve eşgüdümünü sağlayan bir yapı olarak ele alınabilir. TZY, hammadde tedarikinden mamullerin teslimine kadar ürün, hizmet, fon ve bilgi akışını sağlayarak verimliliği, kaliteyi ve yeterliliği artıran bir sistem biçiminde de tanımlanabilmektedir. Yapılan tanımlardan da anlaşılacağı gibi, TZY nin amacı sadece iç süreçlerin entegrasyonu değil, değer zincirini oluşturan tüm işletmelerin entegrasyonunu gerçekleştirerek; maliyetlerin minimize edilmesini, hizmet düzeylerinin sürekli yükseltilmesini, tedarik zinciri üyeleri arasındaki iletişimin geliştirilmesini, dağıtım etkinliğinin artırılmasını ve üretim sürecinin niteliğinin ve esnekliğinin yükseltilmesini sağlamaktır lı yıllardan 1990 lı yılların başına kadar geçen süreçte hakim olan geleneksel rekabet anlayışından dolayı, hassas bilgilerin (stok seviyeleri, üretim çizelgeleri, maliyet bilgileri gibi) işletmeler arasında paylaşılması benimsenmemekteydi. Günümüzde ise, rekabet ortamındaki yapısal değişime uyum sağlamak amacıyla uygulamaya konulan yeni üretim ve yönetim teknolojileri (tam zamanında üretim, toplam kalite yönetimi gibi) TZY de yeniden yapılanmayı kaçınılmaz kılmaktadır. saptayınız. Tedarik Zinciri Yönetiminin ne anlama geldiğini ve temel amaçlarını TZY, nihai müşterilere yönelik ham madde tedarikçilerinden fabrikalara, toptancılara ve perakende mağazalara uzanan bilgi, malzeme ve hizmet akışını yönetmeye ilişkin bütüncül bir sistem yaklaşımını 129

134 uygulama çabasıdır. TZY, hammadde satıcılarından perakendecilere tüm üretim ve dağıtım süreci boyunca malzeme, fon ve bilgi akışının yönetimine yardımcı olarak işletmelerin verimliliklerine önemli katkılar sağlamaktadır. Bir tedarik zincirinin temel bileşenleri ya da elemanları tedarikçilerden (yan sanayi, taşeron, ana sanayi imalat atölyeleri gibi), ana sanayiden (nihai ürünü üreten), dağıtıcılardan (genel distribütörler, toptancılar gibi), bayilerden (perakendecilerden) ve müşterilerden oluşmaktadır. Başka bir deyişle, bir tedarik zinciri, ara ürün sağlayıcı, üretici, dağıtıcı, perakendeci ve alıcı olmak üzere beş ana bileşeni içeren bir ağ olup, operasyonel düzeyde bu ağ Şekil 5.1 de de görüleceği üzere malzeme akışı, bilgi akışı ve finansal akış olmak üzere üç unsura destek vermektedir. Ürün ya da hizmetin alıcıya ulaşana kadar geçtiği tüm basamakları kapsayan tedarik zinciri; süreçler, örgütsel yapı ve teknoloji kullanımı gibi üç boyut tarafından desteklenmektedir. Şekil 5.1: Bütünleşik Tedarik Zinciri Modeli Kaynak: Güleş vd., 2005, s.93 Müşterilerin istedikleri kalitedeki ürünleri, istedikleri sürede, zamanda ve yerde hazır etme anlayışı üzerine kurulu tedarik zinciri organizasyonunu oluşturan tüm süreçlerin etkin bir biçimde koordine edilmesi TZY nin sorumluluğundadır. TZY müşteriye, doğru ürünün, doğru zamanda, doğru yerde, doğru fiyata tüm tedarik zinciri için mümkün olan en düşük maliyetle ulaşmasını sağlayan malzeme, bilgi ve para akışının entegre yönetimidir. Bir başka deyişle zincir içinde yer alan temel iş süreçlerinin entegrasyonunu sağlayarak müşteri memnuniyetini artıracak stratejilerin ve iş modellerinin oluşturulmasıdır. TZY, tedarikçiden tedarikçiye, üreticiden müşteriye uzanan süreçler boyunca iş yapma şekillerinde köklü değişiklikler yaratmıştır. Bu tür değişimler sonucunda süreçlerde aşağıdaki iyileşmeler gerçekleşmektedir: Araştırma ve geliştirme fonksiyonları pazarlama grubuyla sürekli koordinasyon içerisinde çalışabilmektedir. Dolayısıyla ürünlerin pazara sunumu hızlanmakta, müşteri ihtiyaçlarının daha iyi anlaşılmasına bağlı olarak performansta iyileşme sağlanmaktadır. Tedarikçi ve müşteri, bilgi teknolojilerinin bir arada çalıştığı bir ortamda iletişim kurmanın, veri aktarımı ve paylaşımının etkin yollarını geliştirebilmektedir. Paylaşılan ortak aktivitelerle katma değeri olmayan işler ortadan kaldırılmaktadır. Destek faaliyetler hızlanırken bunlardan kaynaklanan maliyetler düşmekte, ihtiyaçlara cevap verme süresi kısalmaktadır. Tedarik zinciri kaynakları çok daha verimli paylaşabilmektedir. Organizasyonlar ihtiyaç ve taleplerini birbirlerine daha iyi anlatabilmektedir. Böylece daha ucuz ve kaliteli ürün-hizmet sunulmaktadır. Satış ve satınalma fonksiyonları birbiriyle çatışan yapılar olmaktan çıkıp değer katan ve ortak çalışan yapılara dönüşmektedir. İşletmeler günümüz rekabet ortamında değişen müşteri taleplerine uygun esnek bir üretim biçimini gerçekleştirebilmek için üretimden nihai müşteriye kadar uzanan tedarik zincirinin yapısını çok iyi tanımlamak zorundadır. Özellikle serbest piyasa ekonomisi, iç pazardaki hareketlilik, dış pazara açılma 130

135 düşüncesi, pazarda kazanılacak rekabet üstünlüğünün temin süresi ile de çok yakından ilgili olduğunu göstermektedir. İşletmelerin temin sürelerini kısaltmaları, tasarım, satın alma, üretim ve dağıtım sürelerini düşürebilmelerine bağlıdır. Bunun yanı sıra, tedarik zinciri içinde yer alan perakendeci ile nihai tüketici arasındaki tüm halkaların iletişimi de, satın alma, üretim ve dağıtım gibi faaliyetlerin, etkinlik, verimlilik ve yüksek performansı için önem taşımaktadır. Etkili bir tedarik zinciri için bilginin entegrasyonu ilk aşamadır. Günümüzün iletişim-bilişim teknolojileri tedarik zincirindeki tüm üyeler arasındaki bilgi akışına olanak sağlamaktadır. Bu teknolojilere sahip olan işletmeler, tedarik zincirinin getirdiği avantajlardan faydalanarak rekabette bir adım öne geçebilmektedirler. Bilgi akışında, tedarik zinciri, üretim ve taşıma faaliyetleri birlikte ele alınmaktadır. Bu faaliyetler, satın alma, kaynakların planlanması, üretimin programlanması, fiili üretim, stok yönetimi, taşıma, depolama ve müşteri hizmetlerinden oluşmaktadır. Üretimin programlanması ve stok kontrol süreci, üretim ve depolama alt süreçlerini içermektedir. Özellikle hammadde ve üretimin tasarım ve çizelgelemesi ile elde bulunan malzemenin tasarım ve kontrolünü içeren imalat süreci, girdilerin yönetimi ve tasarımı üretim programlamanın görevini gösterir. Stok kontrolü, hammaddeler, imalat sırasında ihtiyaç duyulan ara stoklar ve nihai ürünler için depolama politikaları ile bunların işleyiş sistemlerini belirler. Dağıtım ve lojistik ise, ürünlerin depolardan perakendecilere mi yoksa doğrudan müşterilere mi ulaştırılacağına karar veren bir mekanizmadır. Rekabetçi bir tedarik zincirinin etkili bir parçası olabilmek için iç girişimleri içeren unsurlar etkili, güçlü ve müşterinin değişen ihtiyaç ve isteklerine karşılık verebilecek yeterlilikte olmalıdır. İyi ve etkin bilgi, bu çevik tepki vermede yaşamsal belirleyicidir. Tüm toplanan bilginin entegrasyon noktası, satış ve operasyonların planlanması sürecinde söz konusu olmaktadır. Tedarik zinciri, bir işletmede doğru malzemelerin, hizmetlerin ve teknolojinin doğru kaynaktan, doğru zaman ve uygun kalitede satın alınmasından sorumludur. Tedarik zinciri, malzemelerin sağlanması, bu malzemelerin ara ve tamamlanmış ürünlere dönüşümü ve tamamlanmış ürünlerin müşterilere dağıtımı işlevlerini yerine getiren araç ve dağıtım seçeneklerinin bir şebekesidir. Tedarik zinciri, karmaşıklığı endüstri ya da işletmeye göre değişse de, hem hizmet, hem de üretim işletmelerinde söz konusu olmaktadır. Bir tedarik zinciri, malzeme yönetimi (gelen lojistik) ve fiziksel dağıtım (giden lojistik) olmak üzere iki ana iş sürecinden oluşmaktadır. Hammadde ve stok yönetiminin, bölümlerin ve tedarik sürecinin kontrolünün ele geçirilmesi ile ilgili olan malzeme yönetimi, malzeme akış çevrimlerinin, ürünlerin satınalma ve iç kontrol sürecinde nihai ürünlerin depolanması, taşınması ve dağıtımıyla ilgili olarak planlama ve kontrol faaliyetlerinin tümünü kapsayan bir sistemdir. Fiziksel dağıtım ise, müşteri hizmeti sağlayan bütün dış lojistik faaliyetleri çevreleyen bir yapı olarak düşünülebilir. Bu faaliyetler bütün sipariş süreci (sipariş makbuzu dahil), stokların stratejik olarak yerleştirilmesi, depolama ve elde tutma, dış taşıma/ulaştırma, konsolidasyon, ücretlendirme, promosyon, geri dönen ürün depolama ve ömür boyu ürün desteği işlemlerini kapsamaktadır. Bir işletmenin lojistik bileşenleri ise, üretim merkezi sayısı (fabrika sayısı), sıfır, bir ya da daha fazla dağıtım kademesi, müşteriler, hammadde ve malzeme tedarikçileri, kullanılmış ürünler ve geri dönen ürünler için konteynır ve bunların bütününü birbirine bağlayan dağıtım kanallarından oluşmaktadır. belirleyiniz. Bir Tedarik Zincirinin hangi ana iş süreçlerinden oluştuğunu İşletmelerin yoğun rekabet şartlarında başarılı olabilmeleri için tedarik, tasarım, üretim, pazarlama ve lojistik gibi faaliyetlerini etkin bir şekilde yönetmeleri gereklidir. TZY yaklaşımı, kullanılacak hammadde ve malzemeden, mal ve hizmetlerin üretimi ve nihai müşterilere ulaştırılması sürecine kadar tedarikçiler, üreticiler, aracı işletmeler ve müşteriler arasında malzeme, ürün, bilgi ve finansal akışların etkin bir şekilde yönetilmesini sağlayan bir sistemdir. Bu sistem, zincir üzerinde bulunan işletmelerin verimliliğinin, karlılığının artmasına ve faaliyetlerini güvenli bir şekilde sürdürmesine önemli derecede katkıda bulunmaktadır. 131

136 Artan ve farklılaşan müşteri talepleri ve her geçen gün hızla ilerleyen teknoloji, şirketlerin içinde bulunduğu pazar koşullarını doğrudan etkilemektedir. Müşteri odaklı pazarlama anlayışı ve iletişim olanaklarının hızlı gelişimi iş yapma şekillerinin değişmesine yol açmaktadır. Buna bağlı olarak işletmeleri üretimden tüketime en hızlı ve etkili şekilde ulaşmak için hangi yolları izleyeceği, önlerine çıkan engelleri ve kısa yolları nasıl tanımlayacakları konusunda ciddi yapılanma çalışmaları beklemektedir. TZY değişikliklere hızlı adapte olunmasını, yatırımların doğru zamanda ve doğru kaynaklara yapılmasını, kişisel düzeyde kurulan iletişimler yerine kurumsal bilgi paylaşımı mekanizmalarının hayata geçirilmesini ve ortak işlerden kaynaklanan maliyet avantajlarının ve operasyonel sinerjilerin etkin şekilde değerlendirilmesini sağlamaktadır. Taleplerin karşılama zamanının kısalmasına paralel olarak satış ve dağıtım faaliyetlerinin öncesinde üretim hattı boyunca zamanında üretimi gerçekleştirmek, TZY nin ulaşmak istediği hedeflerden biridir. Tedarik zinciri, tedarikçi ile başlayıp müşterilere kadar uzanan, hammaddenin temin edilmesi, üretim sürecinde ürüne dönüştürülmesi ve müşterilere ulaştırılması faaliyetlerinin bütününü kapsayan bir örgütlenme ve faaliyetler bütünüdür. Bir başka deyişle, tedarik zinciri, hammaddelerin işlenmesi ya da yarı mamule dönüştürülmesi, ana sanayide ürün haline getirilerek müşterilere ulaştırılması sürecine değer katan bütün uygulamalardır, denebilir. Bu anlamda, tedarik zincirinin tedarikçilerden, ana sanayiden, distribütörlerden ve tüketicilerden oluşan dört temel elemanı içerdiği söylenebilir. Tedarik zincirinin her bir elemanı, diğerleri ile bilgi paylaşmayla ve uyumlu çalışmayla yükümlüdür. Müşteri talep ve beklentilerinde meydana gelen değişmeler, özellikle teknolojideki iyileşmeler sonucu ürünlerin çok hızlı demode olması, stok maliyetlerinin her zaman işletmeye ciddi yük getirmesi ile beraber düşünüldüğünde tedarik zincirinin önemi artmaktadır. Bu işleyiş, malın tamamının üretilmesi yerine bir kısmının yarı mamul olarak tedarik edilmesini, stok bulundurmak yerine tam zamanında üretim anlayışına da uygun olarak etkin bir tedarik zinciri oluşturulmasını öne çıkarmaktadır. Tedarik zinciri, üretim öncesi ve sonrası süreci, üretim süreci ile birlikte ele alan, bunları da üretim sürecinin parçası gibi değerlendirerek üretim etkinliğini artıran bir uygulama olarak karşımıza çıkmaktadır. Tedarik zinciri ile burada hedeflenen; kurumsal kaynak planlama ve malzeme ihtiyaç planlamasından da yararlanarak, sürecin tüm elemanları ile güçlü bir bilgi ağı kurarak talep tahmini, tedarik ve dağıtım uygulamalarının etkinliğini artırmak suretiyle, müşteri isteklerini minimum maliyetle karşılamaktır. Üretimden satışa giden süreçte tedarik zincirinin yapısını oluşturmak için alınması gereken kararlar dört ana başlık altında toplanabilir: Kaynak temin etme sırasında alınacak kararlar: Tedarikçinin ve tedarik yönteminin seçimi; Tedarik edilecek hammadde, malzeme ya da ürünün kalitesi; Sipariş verilecek hammadde ya da ürünün miktarı; Tedarik kanallarının belirlenmesi. Üretim sırasında alınacak kararlar: Üretimin yapılacağı mekân; İşlem ve üretim kapasitesi; Üretilen ürünün maliyet-kalite ilişkisi. Stokla ilgili alınacak kararlar: Minimum stok düzeyi; Sipariş edilecek stok miktarı; Siparişin verileceği zaman; Üretimin yapılacağı zaman. Taşıma ile ilgili alınacak kararlar: Ürünün müşteriye ulaştırılma kanalının belirlenmesi; Taşıma yöntemi ve miktarının belirlenmesi; Müşteri memnuniyetini sağlamak ve maliyeti en aza indirmek için gerekli taşıma ve dağıtım merkezlerinin konumu ve sayısının belirlenmesi. Hasan Kürşat Güleş, Turan Paksoy, Hasan Bülbül ve Eren Özceylan ın Tedarik Zinciri Yönetimi (Gazi Kitabevi, Ankara, 2010); Ömer Faruk Görçün ün Tedarik Zinciri Yönetimi (Beta Yayınevi, İstanbul, 2010) ve Murat Erdal ın Satın Alma ve Tedarik Zinciri Yönetimi (Beta Yayınları, İstanbul, 2011) adlı kitaplarını okuyarak konunun bütününe ilişkin ilişkin daha detaylı ve pratik bilgiler edinebilirsiniz. Tedarik Zinciri Yönetiminin Süreçleri Temel hareket ve başlangıç noktasının tüketicilerden ve zincirin diğer ucunun hammadde tedarikçilerinden oluştuğu tedarik zinciri yönetiminin Global Tedarik Zinciri Forumu tarafından da benimsenen ve genel kabul görmüş sekiz temel sürecinden bahsedilebilir: 132

137 Müşteri İlişkileri Yönetimi (MİY): MİY süreci, müşterilerle ilişkilerin nasıl geliştirilebileceğini ve sürdürülebilir kılınabileceğini ele alan bir süreçtir. Yönetim, işletme misyonunun bir parçası ve gereği olarak hedef müşterilerini ya da müşteri gruplarını belirler, seçilen hedef müşterilerin ihtiyaçlarını karşılayacak ürünler ve hizmetler geliştirir ve sunar. Bu süreçte, süreçleri geliştirmek, talepteki değişkenliği ve katma değeri düşük faaliyetleri ortadan kaldırabilmek için anahtar (kilit) müşterilerle çalışmak önemlidir. Her müşteri siparişi aynı değere sahip değildir. Dolayısıyla müşterinin karlılığını anlamak ve bu yönde hareket etmek başarının önemli bir belirleyicisi olabilmektedir. Bu yüzden, süreci yöneten bölüm tarafından müşterilerin tek tek karlılıkları ve işletmenin bu müşteriler üzerindeki finansal etkileri ölçülür ve performansları düzenli olarak raporlanır. Müşteri Hizmet Yönetimi: Müşteri hizmet yönetimi işletmenin müşteri ile yüz yüze olduğu süreçtir. Bu süreç, ürünün elde edilebilirliği, yükleme zamanı ve siparişin durumu gibi konularda müşterileri bilgilendirmede temel bilgi kaynağı işlevi görür. Müşteriye sağlanan tam zamanlı gerçek bilgiler, işletmenin imalat ve lojistik gibi süreçleri ile ortak bağlantılarla oluşturulan ara yüzler sayesinde sağlanır. Müşteri hizmet yönetimi müşterilerle yapılan ürün ve hizmet anlaşmasının yürütülmesinden de sorumludur. Talep Yönetimi: Talep yönetimi süreci yoluyla müşterilerin ihtiyaçları ile işletmenin arz olanakları dengelenmeye çalışılır. Bu süreçte, talep tahmini, bu tahminle üretim, satın alma ve dağıtımı uyumlaştırmanın yanında, faaliyetlerin durduğu beklenmedik durumlara dönük alternatif planlar geliştirme ve bu planları yönetmekle de ilgilenilir. Sipariş İşleme: Etkin bir tedarik zinciri yönetiminde kilit rol oynayan unsur, siparişleri yerine getirme açısından müşteri ihtiyaçlarını karşılayabilmektir. Etkin bir sipariş işleme süreci de işletmenin imalat, lojistik ve pazarlama planlarını bütünleştirmesini gerektirir. Bu süreçte işletmenin müşteri ihtiyaçlarını karşılayabilmek ve müşteriye toplam teslim maliyetini azaltabilmek için tedarik zincirindeki önemli üyelerle ortaklıklar geliştirebilmesi önemlidir. Ancak bu durumda işletmenin yer aldığı tedarik zinciri içinde etkin bir sipariş işleme sürecinden söz etmek mümkün olabilecektir. İmalat Akış Yönetimi: Bu süreç, ürünleri üretmek ve hedef pazara en iyi hizmet edecek şekilde gerekli olan imalat esnekliğini tesis etmekle ilgilidir. İmalat akış yönetimi süreci, imalat faaliyetleri ve ürünün elde edilmesi, gerekli esneklik uygulamasının sağlanması ve yönetilmesi ile ilgili ürün akış yönetimi için ihtiyaç duyulan tüm faaliyetleri kapsamaktadır. Tedarikçi İlişkileri Yönetimi: Tedarikçi ilişkileri yönetimi, işletmenin tedarikçileri ile nasıl ilişkiler geliştireceğini öngören ve tanımlayan bir süreçtir. Bu süreç, müşteri ilişkileri yönetimi yaklaşımına dayanmaktadır. İşletmelerin müşterileri ile olan ilişkilerinin yanında, tedarikçileri ile olan ilişkilerini de geliştirmesi gerekmektedir. Bu anlamda işletme tedarikçilerinden önemli gördüğü bir alt grup ile güçlü ve yakın bir ilişki geliştirme çabası sergilerken diğerleri ile daha sıradan bir ilişki sürdürmeye çalışır. Bu süreçte, her bir tedarikçi ile ilişkinin kurallarının tanımlandığı bir ürün ve hizmet anlaşması yapılması önemlidir. Tedarikçi ilişkileri yönetimi, bu ürün ve hizmet anlaşmasının tanımlanması ve yürütülmesinden sorumlu olmaktadır. Ürün Geliştirme ve Ticarileştirme: Ürün geliştirme süreci işletmenin başarısını sürdürebilmesi için kritik öneme sahiptir. Yeni ürünleri hızla geliştirip etkin bir yolla ve zamanında pazara sunmak işletme başarısının en önemli bileşenidir. Tedarik zinciri yönetimi, pazara yeni ürünü sunma süresini azaltmak amacıyla ürün geliştirme sürecine müşterilerin ve tedarikçilerin de dâhil edilmesini gerektirmektedir. Günümüzde ürün yaşam sürelerinin giderek kısalmasından dolayı işletmelerin rekabetçi konumlarını sürdürebilmeleri için doğru ürünleri geliştirmeleri, kısa ve doğru zamanda başarıyla pazara sunmaları gereği kaçınılmazdır. İadelerin Yönetimi: Etkin bir iade yönetimi tedarik zinciri yönetiminin önemli bir sürecidir. Çoğu işletme iade sürecini önemsiz görerek ihmal edebilmektedir. Ancak bu süreç, işletmeye sürdürülebilir bir rekabetçi avantajı sağlayabilmektedir. Etkin bir iade yönetimi süreci, işletmelere verimliliklerini artırma yollarını keşfetmede ve projelerini gerçekleştirmede destek sağlayabilmektedir. 133

138 belirleyiniz. Tedarik Zinciri Yönetimi ile ilgili temel süreçlerin neler olduğunu Modern işletmelerde çoğu diğer süreçler gibi TZY nin süreçleriyle yakından ilişkili Bütünleşik Üretim ve Sipariş Yönetimi, geleneksel işlevsel ve örgütsel hatları çapraz olarak bir araya getiren bütünleşik bir süreçtir. Bu süreç nihai ürünlere ilişkin müşteri siparişleri ile başlamakta, tedarikçilerden ve taşeronlardan (alt yüklenicilerden) satın alımlarla sürmekte ve bitirilen (bitmiş) ürünlerin üretimi, montajını, paketlenmesini ve taşınmasını kapsamaktadır. Tüm süreç, organizasyonun uzun dönemde başarısını güvence altına almak için müşteri siparişlerini karşılamayı amaçlamaktadır. Süreç, müşteri siparişleriyle başladığından ve bu siparişlerin karşılanmasına yönelik tasarlandığından, bu siparişlerin etkili yönetimi önem kazanmaktadır. Bir müşteri siparişi, sipariş edilen ürünleri, miktarını, ilgili işlem tarihlerini ve ödeme şartlarını belirleyen yazılı bir form gibi resmi bir belge olabilir: bu, periyodik dağıtımları (günlük, haftalık) içeren uzun dönemli bağlantılar yada talep tahminine dayalı pazarlamaya konu olan bir sipariş olabilir. ERP çevresinde bunlar bütünüyle Master Üretim Planında (ana üretim programında) toplanan elektronik işlemler olabilmektedir. Tüm sipariş karşılama sürecini işleten uygun mekanizmanın seçimi önemli bir karardır. Bu karar, tüm sipariş karşılama sürecini etkilemektedir. Sipariş karşılama sürecindeki rekabette, zaman, maliyet, esneklik ve kalite boyutları öne çıkmaktadır. Bu boyutların her birinde organizasyonun performansı, rekabet ve varlığını sürdürme yeteneği üzerinde önemli bir etkiye sahiptir. Düşük maliyetler, kısa süreli teslim ve yüksek kalitede ürünler talep eden, değişen çevre ve müşteri ihtiyaçlarına karşılık verilebilecek esnekli şart koşan rekabetçi bir pazar, yönetimi uzun dönemli başarıyı teminat altına alacak bir sipariş karşılama süreci geliştirmenin sürekli yollarını arama noktasında zorlamaktadır. Dolayısıyla, sipariş karşılama sürecinin tasarımı, söz konusu bu boyutlara ve karşılıklı etkileşimlerine odaklanmayı gerektirmektedir. Tedarik Zinciri Yönetiminde Alıcı-Tedarikçi İlişkileri Etkili bir tedarikçi zinciri yönetimi için tedarikçi ile ortaklık, müşteri ve tedarikçi arasında bir kazan kazan ilişkisi sağlayacak biçimde oluşturulmalıdır. Bu, sadece üretim işletmeleri için değil, her girişimde ürün ve hizmet tedarikçilerinin yönetimi için geçerlidir. Tedarikçi ilişkileri aşağıda sunulan başlıklarda karakterize edilebilir: Uzun Süreli Bağlantılara/Sözleşmelere Dayalı İlişki: Artık parçalar mal olarak ya da yıllık sözleşmeler ile satın alınmaktadır. Üç yılı aşan sözleşmelere (anlaşmalara) sahip olmak az rastlanır bir durum olmaktan çıkmıştır. Anlaşmalarda Daha Ayrıcalıklı Olmaya Dayalı İlişki: İşletmenin bir parça için toplam ihtiyacını tek bir tedarikçiden satın alması durumudur. Bu, çok fazla tedarikçi ile çalışmadan kaynaklanan değişimleri ortadan kaldırmakta ve müşterinin işini daha iyi anlayacak ve olası yeni ürün önerileri sunabilecek tedarikçi olanağına fırsat yaratmaktadır. İşletme, yeni ürün fikirlerinin yarıdan fazlasını tedarikçiden alabilmektedir. Tedarikçi tabanlı bu inovasyon hem tedarikçi hem de müşteriler için önemli yararlar sağlar. Daha Az (Ama İyi) Tedarikçilerle İlişki: Tedarikçi sayısını kontrollü olarak azaltma bir işletme ile tedarikçi ilişkileri konusunda yaygın bir uygulama olabilmektedir. Bu anlamda, zayıf performansa sahip tedarikçiler elimine edilir, en iyi tedarikçiler elde tutulur. Bu, gereksiz tedarikçi sayısı çokluğunu azaltarak, tedarikçi yönetiminde daha etkin koordinasyon sağlanmasını ve gereksiz maliyetleri azaltmayı da beraberinde getirebilmektedir. Alıcı ve Satıcı Arasındaki Yüksek Miktarlı (Hacimli) Mübadelelere Dayanan İlişki: Bu ilişkiler özel ya da ayrıcalıklı olmamakla birlikte yüksek miktardaki bazı satın alma durumlarında söz konusu olur. Bu yüksek miktarlı hacim aynı zamanda ürün maliyetini de azaltmalıdır. Daha Düşük Fiyatlarla Ortaklık: Tedarikçi müşterileri ile ortaklığı sürdürmek için ek satış harcamaları üstlenmek zorunda kalmadığında, üretim süreçlerini geliştirmeye daha fazla çaba sarf edebilir. Bu, tedarikçinin maliyetlerini azaltmalı ve eş zamanlı olarak karını geliştirmelidir. Bu yaygın 134

139 ortaklık, birlikte maliyet kontrolü çabasını gerektirir. Tedarikçi ve müşteri birlikte çalışarak kaliteyi geliştirebilir ve maliyetleri azaltabilirler. Tedarikçi Kaynakta Kaliteye Dayalı İlişki: Bu düzeydeki bir ilişki biçimi ya da tedarikçi ortaklığını iç kontrol ya da testten, uygunluk sertifikalarına taşımaktadır. Yüksek kalitede performans sergilemek herhangi bir etkin tedarikçi ortaklığı için önemli bir gerekliliktir. Tedarikçi Merkezli Tasarıma Dayalı İlişki: Bir parça, tedarikçinin kolayca yapabileceği şekilde tasarlanırsa, parça daha iyi bir şekilde üretilebilir. Bu, işletmede bu konudan sorumlu uzmanların zamanını bir tedarikçi tarafından sağlanacak parçaya harcanmasının önüne geçer. Tedarikçinin süreçleri konusunda elbette ki uzman olan tedarikçinin kendisidir. Bir eş zamanlı tasarım sürecinde tedarikçi ile çalışarak hem kalite hem maliyet fırsatları geliştirilebilir. Küçük Partiler Halinde Sık Teslimata Dayalı İlişki: Bu ilişki biçimi, büyük miktarlarda sık olmayan teslimat yerine küçük partiler halinde daha sık teslimattan yararlanmaya işaret etmektedir. Büyük partiler halinde teslimat genellikle fiyatlama politikalarından kaynaklanır. Satış miktarı arttıkça, fiyatlar düşer. Müşteri siparişleri ihtiyaçtan çok, sadece indirime dayanır. Gerçekte müşteri günlük olarak kullanabileceğinden fazlasını istemez. Bu anlamda uzun dönemli bir ilişkiye sahip olmak tedarikçiye müşterinin ihtiyaçlarını karşılayacak üretimi gerçekleştirme ve her iki tarafında kazanmasına katkı sağlama olanağı sağlar. Daha Az Külfetle Sipariş İletmeye Dayalı İlişki: Parti büyüklüğü azaldığında ve teslimat sıklığı arttığında, aynı evrak düzeyi söz konusu olmaz. Bu anlamda sipariş iletme süreci, elektronik veri değişimi (EDI) ya da E-Ticaret gibi teknolojilerden yararlanarak basitleştirilebilir. Tüketim Noktasında Teslimata Dayalı İlişki: Tedarik zinciri yönetimi daha karmaşık olduğunda ve iki işletme daha sıkı ilişkiye sahip olduğunda, tedarikçilerin teslimatı doğrudan üretim bölümünün kullanım noktasına yapması söz konusu olabilmektedir. Karşılıklı Açıklığa Dayanan İlişki: Eğer iki ortak arasında güvensizlik varsa, o zaman doğru bir tedarikçi ortaklığı söz konusu olmaz. Birbirlerinin fabrikalarına ve bilgi sistemlerine erişim, bu ortaklığın başarılı bir süreçle sonuçlanması için gereklidir. Etkili bilgi sistemleri bu açıklığa yönelik bir katalizör işlevi görür. Bunda başarılı olmak aynı zamanda iyi eğitimli iş görenleri de zorunlu kılar. Başarılı tedarikçi ortaklıklarına yönelik en büyük anahtar karşılıklı güven ve açıklıktır. Başarılı bir stratejik kaynak sağlama çabası çeşitli faktörlere bağlıdır. Bu faktörler, finansal denge, yönetim uyumu, tasarım ve teknoloji gücü, kalite yeterliliği, maliyet liderliği, hizmet ve esneklik, üretim becerileri, tam zamanında üretim yeteneği, iş gören katılımı gibi unsurları içermektedir. Sürekli alt seviyede geri dönüşümlerin oluşturduğu yoğun baskı her işletmeyi harcamalarını azaltmanın yollarını aramaya itmektedir. Tedarikçi ilişkileri yönetiminde öne çıkan konular, harcamalara ilişkin görünürlük ve tüm kategoriler üzerindeki kontrol eksikliği, yığın halinde tedarik çözümleri ve süreçleri, tedarikçilerle etkisiz iletişim, manuel, emek yoğun süreçler, bütün tedarik tabanından yararlanmama ve faaliyet, performans ya da harcamaya ilişkin tek bütünleşik bir yaklaşıma sahip olmama biçiminde sıralanabilir. Ortaklık ve stratejik satın almada bazı konular önemle dikkate alınmalıdır. Bunlar aşağıdaki gibi sıralanabilir: Bir tedarikçiye aşırı yüklenmeme / bağlı kalmama konusunda dikkatli olunmalıdır. Felsefik bir uyum güvence altına alınmalıdır. Kitlesel kişiselleştirilmiş (mass customized ) bir ürünün hızlı sunumunu taahhüt eden bir işletme, uzun dönemli tek düze bir ürün vadeden bir tedarikçi ile uyum içinde çalışamaz. Kalite ve sürekli gelişme vaadi her iki ortak tarafından da paylaşılmalıdır. İki işletme stratejik uyumdan önce felsefik uyumu sağlayabilmelidirler. Tam olasılıklı planlama yapılmalıdır. Stratejik bir satın alma sözleşmesi yapmak, satın alıcının her türlü olasılığı planlama görevini ihmal etmesi anlamına gelmemelidir. Bu, aynı anda tamamlayıcı ürünler üreten bir başka fabrikaya ya da sahip olma (kontrolde bulundurma) anlamındadır. 135

140 Bu konuları iyi şekilde değerlendirmek tedarikçi tabanı ile güçlü bir ilişkiye sahip olmak için yaşamsal önemdedir. İnternet teknolojisindeki gelişmelerden dolayı gerçek zamanlı olarak tedarikçi ile işletmenin doğrudan bakış açısını paylaşması olanaklıdır. Bu ortak bilgi tabanı tedarikçilere tam olarak ne yapmaları gerektiği noktasında bir anlayış geliştirebilme olanağı sağlayabilmektedir. Bu yolla ortaya çıkan konular ya da problemler büyümeden çözülebilmektedir. Tedarikçi doğrudan ödeme programına erişebilmekte ve yavaş ödemeye neden olan konular daha hızlı çözüme kavuşturulabilmektedir. Artık satın alma kararları sezgilere dayalı alınmamakta, ERP başta olmak üzere çeşitli teknolojik sistemler bu kararlara etkili olanaklar sağlamaktadır. Uzun dönemli karlı ve sürdürülebilir Alıcı-Tedarikçi İlişkilerinin Tedarik Zinciri Yönetiminin başarısında anahtar faktörlerden biri olduğunu ve bu anlamda ERP nin önemli katkılar sağladığını unutmayınız. TEDARİK ZİNCİRİ YÖNETİMİNDE KULLANILAN BİLGİ TEKNOLOJİLERİ Birden fazla işletmeyi kapsayan TZY yapısı, tek bir işletme gibi davranarak kaynakların ortak kullanımı sayesinde sinerji oluşturarak, müşteri memnuniyeti sağlayacak ürün ve hizmetlerin istenilen kalite düzeyinde, uygun maliyette, istenilen çeşitte ve hızlı biçimde piyasaya sürülmesine olanak sağlayacaktır. Bu noktada, tedarik zincirindeki taraflar arası faaliyetlerin eşzamanlı olarak yürütülmesini sağlayacak güncel bilgi akışının ve paylaşımının sağlanması gerekir. Bu anlamda, Bilişim Teknolojileri (BT) alanında yaşanan gelişmeler, BT nin bilginin toplanması, işlenmesi ve dağıtılmasındaki üstünlüklerinden dolayı geleneksel olarak birbirinden bağımsız olan tedarik zinciri taraflarının bütünleşik bir yapı ve görünüm kazanmasını kolaylaştırmaktadır. Bir tedarik zincirinde yer alan firmalar rutin bir biçimde birbirleriyle iletişim halindedirler. Bu organizasyonlar arası iletişim; fatura ve satın alma emirlerinin posta yoluyla kâğıt kullanılarak yapılmasından, iki firmanın veri tabanlarını birbirine bağlayan sofistike bilgi teknolojisine kadar birçok yolla yapılmaktadır. Tedarik zinciri yönetiminin gelişmesi, tedarik zinciri üyeleri arasında, üretim ve lojistik faaliyetlerinin koordinasyonunu da içeren ilişkilerin olmasını gerektirmektedir. Bu türden koordinasyon; iki firmanın üretim, stok ve teslimat faaliyetlerine ilişkin kararlarının ortaklaşa verilmesini öngören tedarik zinciri entegrasyonunu gerektirmektedir. Bilgi Teknolojisi (BT), özellikle tedarik zincirindeki firmaların geleneksel sınırlarını kapsayan teknolojiler kullanıldığında tedarik zincirinin entegrasyonunu kolaylaştırabilmektedir. Bu türden BT organizasyonlar arası bilgi sistemi olarak bilinmektedir. Elektronik veri değişimi (EDI) de bunun bir örneğidir. BT temelli sistemler materyallerin, bilginin ve finansın tedarikçiden imalatçıya, toptancıya, perakendeciye ve son kullanıcıya olan akışını düzenlemekte ve birleştirmektedir. BT, bu noktada hem firma içi hem de firma dışı sınırlar dahilinde işletmenin anahtar proseslerine ilişkin hayati bilgilerin elde edilmesi, organizasyonu ve paylaşılması işlevini gören değer zincirinin önemli bir sağlayıcısı olarak iş görmekte ve kalite ile çevrim zamanlarını iyileştirerek; koordinasyon maliyetleri ile işlem risklerini azaltarak firmanın kârına katkı yapmaktadır. Böylece BT temelli TZY sistemlerinin, hem ileriye doğru zincir üyelerine hem de geriye doğru zincir üyelerine finansal performans bakımından önemli ölçüde iyileştirici katkılarda bulunması beklenmektedir. Küresel rekabet arttıkça talebin eksiksiz olarak karşılanmasının, başka bir deyişle, müşteri memnuniyetinin önemi daha da artmaktadır. Bu bağlamda, tedarik zincirindeki tüm işletmeler ve ortaklar arasında kurulacak bir tedarik zinciri iletişim ağı gereksinimi ortaya çıkmaktadır. Ayrıca ortaklar arasındaki faaliyetlerin eşzamanlı olarak yürütülmesi de stratejik önem taşımaktadır. Eşzamanlı olarak işleyen tedarik zincirinde müşteri isteklerini karşılamak için gereken bilgilerin elde edilmesi çok daha çabuk ve güvenilir olmaktadır. Bu bağlamda, ERP gibi BT tabanlı uygulamalar; değer yaratma faaliyetlerinin rasyonalizasyonu açısından gerekli güncel bilgilerin tedarik zinciri tarafları arasında hızlı ve doğru bir şekilde aktarımını/paylaşımını sağlayarak tedarik zincirinin bütünsel anlamda etkinliğini artırmakta, işletme içi ve tedarik ağındaki olası israf noktalarını elimine etmekte ve son tahlilde işletmelerin rekabet gücüne önemli katkılar sunmaktadır. 136

141 BT; bilginin merkezileşmesine, teslimat sürelerinin kısalmasına ve parti büyüklüklerinin de küçülmesine olanak tanımaktadır. Tedarik zincirindeki ortaklık bilgi akışının artmasına, belirsizliğin azalmasına ve daha kârlı bir tedarik zinciri yapısına ulaşmaya imkân vermektedir. Bu ortaklık/işbirliği karşılıklı temaslar ve kurumsal anlaşmalar temeline dayanmaktadır. Birimlerin hareketlerinin koordine edilmesinde bilgi değişimi çok önemli bir husus olmaktadır. Yeni işletme uygulamaları ve BT, bu koordinasyonu daha da kolay bir hale getirmektedir. İşletmeler BT temelli tedarik zincirine kavuşabilmek amacıyla işletme içi organizasyonel ve teknik süreçlerini yeniden tasarlamak, geleneksel ve temel ürün dağıtım kanalları ile müşteriye hizmet prosedürlerini değiştirmek ve personeli eğitmeye önemli miktarlarda yatırım yapmak zorundadırlar. BT-bütünleşik bir TZY geliştirilirken karşılaşılan problemlerden bazıları şu şekilde sıralanabilmektedir: BT ve işletme modeli arasında bir entegrasyon olmaması, düzenli stratejik planlama olmaması, BT altyapısının yetersiz olması, sanal işletmede yeterli olmayan BT uygulaması, BT nin eksik bilgi ile TZY de uygulanması gibi. Daha önce de belirtildiği gibi, TZY den beklenilen yararların sağlanmasında kritik başarı faktörlerinden biri, tedarik zinciri üyeleri arasındaki koordinasyon ve entegrasyonu sağlayacak bilgi akışıdır. Bu nedenle tedarik zincirinin işletmeler arası işbirliği temeline göre yeniden yapılandırılmasında özellikle BT deki gelişmelerin yadsınamaz katkısı söz konusudur. Örneğin, EDI (Electronic Data Interchange [Elektronik Veri Değişimi]) gibi sistemler, tedarik zincirinin tarafları arasında kurulan çevrim-içi bağlantı sayesinde, gereksinim duyulan bilginin gerçek zamanlı ve noksansız olarak aktarılmasını olanaklı kılmaktadır. Benzer biçimde İnternet teknolojisinin günümüzde ulaştığı düzey işletmeler arası veri transferine yeni açılımlar sunmaktadır. Bilgi, tedarik zincirinin genel performansı için son derece önemlidir. Çünkü tedarik zinciri yöneticileri bu temel üzerinde karar vermektedir. Bilgi teknolojileri, bilgi farkındalığı kazanmak için kullanılan araçlardan oluşmaktadır. Bu bilginin analizi ve bu temel üzerine hareket edilmesi ile tedarik zincirinin performansı artırılmaya çalışılır. Örneğin, e-işletme teknolojileri bir tedarik zincirindeki üretim bilgisinin entegrasyonunu etkilerken, tedarikçi entegrasyonu da firmanın operasyonel performansını etkilemektedir. Bütün bunlar, tedarikçilerin ve ortakların sanal işletmede ve tedarik zincirinde bütünleştirilmesinde BT nin ne denli önemli olduğunu göstermektedir. TZY sistemi içinde kullanılan bilgi teknolojileri aşağıdaki başlıklarda incelenebilir: Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP-Enterprise Resource Planning): ERP, üretim ve dağıtım sistemlerini oluşturan tüm birimlerin işbirliği içinde entegrasyonunu hedefleyen, bu amaçla bilgi akışını tüm sistem boyunca denetleyen ve yöneten bir sistemdir. ERP sistemi; kapasite planlama, maliyet, muhasebe, sipariş girişi, ürün yönetimi, stok ve finans gibi fonksiyonel alanları kapsar. Örnek olarak SAP, Oracle, PeopleSoft verilebilir. Ürün Veri Yönetimi (PDM-Product Data Management): PDM yazılımları, kuruluşların teknik bölümlerinin (Ar-Ge, Mühendislik, İmalat Mühendisliği, Üretim gibi) ya da daha geniş bir tanımla ürün geliştirme sürecinin bir ürünü olarak ortaya çıkmıştır. PDM araçları, tasarım mühendisliğine yardımcı olarak imalat süreç bütünleşimini kolaylaştırmakta ve böylece işbirlikçi mühendisliği (collaborative engineering) desteklemek için kullanılmaktadır. Küresel bağlamda PDM örnekleri arasında Windchill, Documentum ve SDRC sayılabilir. Türkiye bazında yerel olarak ise, Uyumsoft örnek verilebilir. Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM-Customer Relationship Management): CRM, kısaca tüm gelen (inbound) ve giden (outbound) satış, servis ve pazarlama müşteri etkileşimlerini birleştirmek için web tabanlı analitik ve operasyon sistemleri sunan bir istihbari ilişkiler yönetimi aracıdır. CRM için örnek olarak, Siebel, Adonix X3 ve Vantive verilebilir. Otomatik Kalite Kontrol Sistemi (AQC-Automated Quality Control System): AQC, kalite güvence süreçlerinin, muayene süreçlerinin, spesifikasyonların ve ölçü kalibrasyon istatistiklerinin izlenmesine yardımcı olur. Power Way ve Pilgrim Software bu sisteme örnek gösterilebilir. Bilgisayar Destekli Tasarım (CAD-Computer Aided Design Systems): CAD, bir nesnenin tasarımının bilgisayar yardımıyla yapılması işlemlerinden meydana gelmektedir. CAD ile karmaşık üç boyutlu şekiller bilgisayarda oluşturulmakta ve iki boyutlu bir ekranda her hangi bir perspektiften ve 137

142 istenen ölçekte gösterilebilmektedir. CAD sistemleri, genellikle bağımsız tasarım araçlarıdır ve parçalardan, araçlara ve sabit eşyalara kadar her şeyin tasarımında kullanılmaktadır. CAD programlarına örnek olarak AutoCad, SolidWorks ve PTC verilebilir. Tedarik Zinciri Planlama Sistemi (SCP-Supply Chain Planning System): Tedarik ve tahmin planlama; talep planlama; ileri planlama ve çizelgeleme (APS-Advance Planning and Scheduling) gibi tedarik zinciri planlama sistemleri, iş ortamının dinamik değişikleriyle uyum içinde sınırlı malzeme ve kapasite kaynaklarını koordine eden uygulamalardır. Bu sistemler, genellikle uzun zaman dönemlerini kapsayan stratejik ve taktiksel planlama konularıyla uğraşırlar. Örnek olarak i2, Manugistics, Logility verilebilir. Depo Yönetim Sistemleri (WMS-Warehouse Management Systems): WMS, gönderilen malların alınmasından sevkiyatına kadarki süreçte deponun içindeki stok hareketlerinin izlenmesi ve kontrol edilmesidir. Depo yönetim sistemi, personel ve yer gibi kaynakların kullanımını yönetir. Aynı zamanda depo yönetim sistemi, maliyetleri azaltarak gerçekleşme çevrim süresini optimize eden ve kısaltan sistematik bir malzeme taşıma yönetimi sunar. Catalyst, EXE, Manhattan, Optum bu sisteme örnek verilebilir. Depo Yönetim Sistemi (WMS) işletme depo yetkililerinin tüm depolarını merkezi bir sistem üzerinden kolaylıkla yönetebilmelerini, giriş ve çıkışlarını kaydedebilmelerini ve kontrol edebilmelerini sağlar. Depo Yönetimi, Stok Tanımları, Stok Listeleri, Stok Hareketleri ve Raporlar bölümlerden oluşur. Çok sayıda depo oluşturulabilir ve takip edilebilir. İmalat Uygulama Sistemleri (MES-Manufacturing Execution Systems): İmalat uygulama sistem yazılımları, çok yönlü fabrika ve süreçler içerisindeki müşteri siparişlerinin yönetimi için tek esnek bir platform sağlar. İmalat uygulama yazılımları, donatım, malzeme ve insandan imalat süreçlerine imalat operasyonlarının gerçek zamanlı görünürlüğü ve denetimini tevdi edebilir. MES işletmelere, beklenmeyen müşteri değişim gereksinimlerine etkin bir cevap vermek suretiyle yardım eder. Bir çok MES paketi, tedarikçilere ve müşterilere üretim sistemlerinin kontrolünü ve görünürlüğünü sağlayan İnternet imkanları sunar. CAMSTAR, CINCOM, DAI, Intellution, Kronos bu sisteme örnek oluşturmaktadır. İmalat uygulama sistemleri (MES) gerçek zamanlı olarak üretim zeminindeki bilgilerin toplanmasını ve düzenlenmesini sağlayan yazılım tabanlı sistemlerdir. Bir MES sistemi, fabrika içindeki işlemlerin kurumsal yönetim sistemlerine (örneğin, SAP R/3 gibi) bağlantısını tesis etmeli ve bütün kritik üretim kaynaklarının kontrolünde kararlı bir bakış açısı sağlamalıdır. Aynı zamanda MES, sipariş alımından bitmiş ürünlere üretim faaliyetlerinin optimizasyonunu mümkün kılacak bilgiyi sağlamalıdır. Gerçek zamanlı bilgileri kullanarak MES, fabrika içindeki faaliyetler gerçekleştikçe, yönlendirmeli, başlatmalı, yanıtlamalı ve raporlamalıdır. Ulaştırma Yönetim Sistemi (TMS-Transportation Management Systems): Ulaştırma yönetim sisteminin amacı, kanal ortakları arasındaki ulaşımın karmaşık gereksinimlerini karşılamak üzere kurum çapında ulaştırma kontrol merkezleri oluşturmaktır. TMS çözümleri, farklı taşıma senaryolarını optimize etmek üzere karmaşık planlama algoritmaları sunabilir. Örnek olarak i2, Manugistics, Descartes, npassage, Capstan verilebilir. TMS kurye, kamyonla, depolama yoluyla ya da uluslararası kargoyu kapsayan iş hizmetlerine ürünlerin geniş bir yelpazede sunulmasını sağlar. Bu sistemler, satışların artmasını ve işletme büyüklüğünün kararlı olarak büyümesini sağlamaktadır. TMS, yüksek kaliteli ürünleri, hizmetleri ve en iyi müşteri desteğinin sağlanmasını gerçekleştirmektedir. TMS bilgi yönetiminin kritik önemini anlamayı ve ulaşım endüstrilerinin ihtiyaçlarını belirlemeyi olanaklı kılmaktadır. Bütün gelişimler, en hızlı şekilde yanıt verme ve maksimum kontrol sağlama üzerine işlemektedir. TMS, elektronik imza özelliği olan taşınabilir bilgisayarlar, kablosuz LAN haberleşmeleri (WLAN), yerleşik bilgisayarlar, global konumlama sistemi ve yazıcılardan oluşan çeşitli teknolojilerden meydana gelir. Coğrafi Bilgi Sistemleri (Geographic Information Systems): Coğrafi Bilgi Sistemleri (CBS), coğrafik veya mekânsal koordinatlar tarafından belirlenen veri ile çalışmak üzere oluşturulan bir sistem olarak tanımlanabilir. Kısaca, coğrafi bilgiyi tutan, saklayan, analiz eden ve sergileyen bir donanım ve yazılım kurulumudur. Açık bir tanımı olmamasına rağmen CBS, bir seri alt sistemlerden oluşmuş büyük bir sistem olarak düşünülebilir. Bilgilerin tek bir sistem içerisinde toplanıp bilgisayara aktarılması, saklanması, değişik bilimsel ve pratik modeller kullanılarak analiz edilmesi, harita üzerinde istenildiği 138

143 şekilde büyük kâğıtlara çıkartılması, görüntülenmesi, verileri grafiklerle göstererek yine harita üzerine yerleştirilmesi CBS nin işlevlerini oluşturmaktadır. Genel uygulama alanları olarak bilgisayar tabanlı haritalama, arazi özelliklerinin analizi (arazinin yapısı, eğimi), toprak türü, trafik işlerliği, askeri uygulamalar, jeoloji uygulamaları, su ve kar yapısının haritalanması, arazi ulaşım ve tarım planlaması, çevre ve doğal kaynakların yönetimi, eğlence yerlerinin planlanması, yer bulma (yer tahsis etme) kararları, pazarlama, eğitim, hastane, polis, itfaiye gibi servis hizmetlerinin planlanması sayılabilir. Günümüzde CBS, TZY kapsamında daha çok kamyonlarda ya da treylerlerde pozisyon araştırmak ve TMS ya da WMS gibi yardımcı sistemlere bilgi sağlamak için kullanılan uydu ya da hücresel izleme araçları olarak karşımıza çıkmaktadır. Qwest bu sistemlerden en popüler olanlarından biridir. Talep Tahmin Yönetimi (Demand Forecasting Management): Talep tahminde kullanılan veriler, ürüne olan talebin, belirli zaman aralıklarında gözlenmesi sonucunda elde edilir. Genellikle tahmin, geçmişin geleceğe yansıtılması şeklinde de düşünülebilir. Basit ve istatistiksel olarak kararlı durumlarda geçmiş veriler doğrudan doğruya değerlendirilip, geleceğe dönük tahminler kolaylıkla yapılabilir. Daha karmaşık sistemler ve daha ayrıntılı çözümler için J.D. Edwards, IMI, PeopleSoft gibi paket programların talep tahmini için geliştirilmiş modülleri kullanılabilmektedir. PeopleSoft un Talep Tahmin modülü buna iyi bir örnektir. Radyo Frekans Sistemleri (RF-Radio Frequency Systems): Kablosuz yerel ağlar havadan yayılan elektromanyetik dalgalarla (radyo ya da kızılötesi) bir noktadan başka bir noktaya fiziksel bağlantı olmaksızın bilgi iletişimini sağlar. Örnek olarak Norand, Intermec ve Symbol verilebilir. LAN (yerel ağ) yüksek hızlı, hata toleranslı nispeten küçük alanları kapsayan bir veri ağıdır. Kablosuz yerel ağ, kablolu iletişime alternatif olarak uygulanabilecek esnek bir iletişim sistemidir. Radyo frekans (RF) teknolojisini kullanarak havadan bilgi alışverişi yapar, böylece kablolu bağlantı miktarını azaltır. Kablosuz yerel ağlar, sağlık kurumları, hiper marketler, üretim kuruluşları, fabrikalar, akademik kurumlar ve ambarlar gibi birçok alanda yaygın hale gelmeye başlamıştır. Tedarik Zinciri Olay Yönetimi (SCEM-Supply Chain Event Management): Tedarik Zinciri Olay Yönetimi (SCEM), plan ve programlarda kısa süre içerisinde meydana gelebilecek aksamaları önceden tahmin ederek işletmeye bu aksamalara daha çabuk yanıt verebilme yeteneği kazandırmaktadır. Dolayısıyla, işlemlerin etkin bir biçimde yürümesine ve müşteri memnuniyetine katkı sunmaktadır. SCEM işletmenin müşteri taleplerini gerçek zamanlı olarak karşılayan uyarlanabilir bir tedarik zinciri ağına dönüştürülmesine destek sağlamaktadır. Bu özellik, işlemleri izler, sorunlar ortaya çıktığında uyarılar verir ve performansı ölçer. Ayrıca SCEM bütün bölümler, iş birimleri ve işletmeler arasındaki görünürlüğü artırarak ortaklarla işletmeyi yakınlaştırır. TZY nin SCEM özelliği sayesinde işletmede, ürün durumu, siparişler ve ürünleri karşılayabilme durumu konusunda daha hızlı/daha iyi bilgiler yoluyla müşteri hizmetlerini iyileştirme; stoklara ağ boyunca daha kolay ulaşarak transit kargoyu yeniden tahsis edebilme ya da yönünü değiştirebilme; planları ve programları etkileyen tedarik zinciri olayları hakkında gerçek zamanlı bilgi sağlayarak SCM deki mevcut bilişim teknolojileri yatırımlarından faydalanabilme; temel olmayan süreçleri taşeronlara verebilme ve stokları müşteriye daha da yaklaştırma; daha etkili bir ikmal sayesinde kayıp satışları minimize edebilme; SCEM çözümlerini planlama ve yürütme sistemleriyle birleştirerek planları, programları ve işlemleri otomatik olarak ayarlayabilme olanağı doğmaktadır. Barkodlama Teknolojisi (Bar Coding Technology): Herhangi bir amaçla bar kod oluşturmak için yukarıdaki sistemlerden herhangi biriyle birleştirilerek uygulanan sistemler ya da ürünlerdir. Intermec, NORAND, Zebra Technologies, B-Coder Pro ve Symbol bu sistemlere örnek gösterilebilir. Modern anlamda ilk barkod uygulaması 1948 de geliştirilmesine karşın, ilk standart barkod 1968'de oluşturulmuştur. Yaygın olarak kullanılan EAN kod standardı ise ancak 1976 oluşturulmuştur. EAN standardı bugün bir ürün üzerinde sıklıkla görebileceğimiz bir barkod türünün oluşmasını sağlamıştır. EAN, Avrupa ve ülkemizde kullanılan en yaygın standarttır. EAN kodu içinde ülke kodu, işletme kodu gibi kodlamalar bulunmaktadır. EAN kodu Türkiye'de Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği (TOBB) bünyesinde bulunan Mal Numaralama Merkezi tarafından verilmektedir. İnternet ve Elektronik Ticaret Teknolojileri: TZY, tedarikçiler, üreticiler, dağıtıcılar ve müşteriler üzerinde oluşturulan bir zincirdeki malzeme, mamul, bilgi ve finansal akışların etkin bir şekilde 139

144 yönetilmesini sağlayarak işletmenin verimliliğinin ve karlılığının artmasına yardımcı olmaktadır. Bilgi teknolojilerinde meydana gelen gelişmeler ve internetin yaygınlaşması işletmelere yepyeni bir yaklaşım ve uygulama olanağı sunmaya başlamıştır. Bu yönüyle internet, TZY nin etkinliğinin arttırılmasında çok önemli bir aracılık görevi üstlenmiştir. İnternet ya da zincir içinde kurulan bir ağ ile siparişin verilmesinden, siparişin üretim süreçlerinde hangi aşamada olduğuna, ne zaman ve nasıl teslim edilebileceğine, fatura ve nakliyat bilgilerinin izlenmesine ve yönlendirilmesine kadar tüm sürecin izlenmesine imkân vermektedir. TZY felsefesinin internet ortamında başarılı bir şekilde uygulanması, işletmelerin stok yönetimlerinde, ekonomik sipariş miktarlarında, sipariş zamanlarında, depolama maliyetlerinde, üretim planlamalarında önemli iyileşmeler ve gelişmeler sağlamasına ve zincir içinde bulunan işletmelerin maliyetlerinin azalmasına ve karşılaşabilecekleri risklerin en aza indirilebilmesine önemli katkılar sağlamaktadır. Gelişmiş TZY ye güç veren bir kaynak olan internet, işletmelere ve kamu kurumlarına iş süreçlerinde maliyet azalması ve etkinlik imkanı sunmaktadır. Tedarik zinciri iştirakçileri arasındaki eş zamanlı iletişim göz önüne alındığında, ağlar eş zamanlı talebi karşılamak için hammadde siparişlerinde düzenleme yapmanın mümkün olduğu her yerde tahmin yapabilmektedirler. Bu, stoksuz kalmaktan ya da çoğu zaman olduğu gibi, kolay bozulabilen stok tutmaktan kaynaklanan maliyetleri düşürmektedir. Benzer şekilde internet yoluyla işletme içi bilgi transferi yapmak, sipariş izleme maliyetini düşürmekte, sipariş takibine imkân tanımakta, işgücü ve fabrika ihtiyaçları daha isabetli bir şekilde tahmin edilebilmektedir. Tedarik Zinciri Yönetiminde hangi bilgi teknolojileri kullanılabilmektedir? Belirleyiniz. İNTERNET TABANLI TEDARİK ZİNCİRİ YÖNETİMİ 1990 lı yıllardan sonra teknolojinin gelişmesiyle birlikte bilgisayar ağları oluşmaya başlamış, ortaya çıkan internet teknolojisinin iş yapma şekillerinde yarattığı dönüşümlerle TZY olgusu da büyük bir değişime uğramış ve elle tutulan stoklar, müşteri takip kartları yerini internet üzerinden verilen siparişlere, üretici ile müşterilerin birlikte takip edebildikleri bilgi işlem temelli müşteri takip programlarına bırakmıştır. Böylece işletmelerin ürünlerinin depolarından müşterilerine ve / veya tüketicilere ulaşana kadar geçen süreçteki akışı yönetebilmeleri de daha kolay ve hızlı bir biçimde gerçekleşmektedir. Ayrıca anlık stok takipleri, müşteri talebinin değişmesine göre siparişin yenilenmesi, üretim aşamalarında maliyet azalmaları da bu yeni sistemin öncelikli faydaları arasında yerini almıştır. BT, tedarik zincirinin her noktasına nüfuz etmekte, değişimle ilgili aktivitelerin gerçekleştiği yolu ve bunlar arasındaki bağlantıların yapısını değiştirmektedir. Ağın; çeşitli iş ortakları ve tüketicilerin iletişim kurabildikleri esnek, etkileşimli ve göreceli olarak etkin bir ortam olduğu düşünüldüğünde tedarik zinciri fonksiyonlarının etkinliği üzerine getirebileceği iyileştirmelerin oldukça büyük olacağı açıktır. Tedarik zinciri üzerindeki her bir üyenin (tedarikçi, üretici, aracı gibi) tedarik zincirinin genel performansı üzerinde önemli bir etkisi vardır. TZY nin başarılı olmasında önemli noktalardan biri, hammaddelerin tedarikinden nihai ürün üretilip müşterilere ulaştırılmasına kadar, tedarik zinciri ile ilgili tüm süreçlerin tek bir sistem tarafından izlenmesine imkan tanımasıdır. Bu nedenle tedarik zinciri içindeki tüm süreçlerin izlenmesini fırsat veren internet, TZY faaliyetlerini önemli oranda etkilemiştir. İnternetin işletmelerin mevcut ya da potansiyel tedarikçileri, aracı işletmeleri ve müşterileri ile olan iletişiminin artmasında önemli bir rolü bulunması, internet tabanlı TZY nin önemini bir kat daha artırmıştır. Temel olarak internet, zincir üzerindeki işletmeler arasındaki itilafların, uyumsuzlukların azaltılmasına, ağ üzerindeki her bir aşamada müşteri memnuniyetinin arttırılmasına olumlu oranda katkıda bulunmaktadır. İnternet, bu özellikleri ile çok sayıda alıcı ve satıcının tek bir piyasada (sanal ortamda) bir araya gelmesini sağlayan en önemli araç olarak karşımıza çıkmaktadır. İnternetin yaygınlaşması işletmelere ve TZY sürecine çok sayıda fırsatlar sunmakta ve işletmelerin tedarikçileri ve satıcı işletmeleri içine alan bir tedarik zinciri alanı oluşturmaktadır. Başka bir deyişle, yeni bilgi teknolojileri ve internetin gelişmesi ile TZY yeniden keşfedilmiş ve e-tedarik, e-lojistik, e- ticaret, gerçek zamanlı talep tahmini, stok yönetimi, zincir üzerinde internet tabanlı izleme gibi kolaylaştırıcı uygulamalar, işletmeleri bu teknolojiye yönlendirmede önemli rol oynamıştır. Buna göre 140

145 teknolojik gelişmeler, işletmeler arasındaki ticaret yapma modellerinin tekrar değerlendirilmesini ve internetin önemli rol oynadığı elektronik ve internet yönlü ticaret yapma biçimlerinin daha da yaygınlaşmasını sağlayabilecektir. İnternet ortamında kurulan elektronik piyasalar işletmelerin daha etkin ve işbirliği içinde çalışmaları imkanını sağlaması ile internet tabanlı TZY nin öneminin daha da artmasına neden olmuştur. Tedarik zinciri entegrasyonunun hedeflerine ulaşmasında internet in kullanılmasını tarif etmek için e-işletme terimi kullanılmaktadır. Çeşitli türden ticaret ortaklıklarına bağlı olarak birçok e-işletme kategorisi bulunmaktadır. Bunlara; İşletmeden İşletmeye (Business to Business / B2B), İşletmeden Müşteriye (Business to Consumer / B2C), Müşteriden İşletmeye (Consumer to Business / C2B), Müşteriden Müşteriye (Consumer to Consumer / C2C), İnsanlardan İnsanlara (People to People / P2P), Hükümetten Vatandaşa (Government to Citizen / G2C), Vatandaştan Hükümete (Citizen to Government / C2G), Değiştirmeden Değiştirmeye (Exchange to Exchange / E2E) ve İşletme-içi (Organizasyon Biriminden Organizasyon Birimine) kategorileri örnek olarak verilebilir Yüz yüze operasyonlar kullanılmadan bütün e-işletme işlemleri, bilgisayar ve iletişim ağları kullanılarak elektronik bir biçimde gerçekleştirilmektedir (Özdemir ve Doğan, 2010). TZY nin başarılı olabilmesinin temel şartı, hızlı ve doğru bilgilerin tedarik, üretim, pazarlama ve lojistik gibi bölümler üzerinde etkin bir şekilde paylaşımıdır. İnternet tabanlı TZY, üretimde kullanılan hammaddelerin tedariki, bu maddelerin üretim noktalarına taşınması ve üretimi gerçekleştirilen ürünlerin müşterilere ulaştırılmasını sağlayan sistemin internet ortamında kurulması olarak tanımlanabilir. İnternet tabanlı TZY, pazardaki değişmelere tepki göstererek stokların, üretim planlarının, lojistik planlarının bu şartlara göre düzenlenmesi, kaynakların optimal kullanımı ve maliyetlerin düşürülmesine önemli oranda katkı yapabilmektedir. Buna göre internet tabanlı TZY, hammaddenin tedarikinden, üretimin gerçekleştirilmesi ve müşterilere sunulmasına kadar geçen süreçte birbirlerinden bağımsız olan işletmelerin iletişimlerinin ve işbirliğinin artmasıyla bütünleşik bir yapı kazanmasında önemli bir role sahip olmaktadır. Aynı zamanda internet, tedarik zinciri üzerindeki işletmeleri tanıma ve bunları kontrol etme fırsatını vermesi, tedarik zinciri yönetiminin daha başarılı bir şekilde uygulanmasını da sağlayabilmektedir. Perakendecilik sektöründe faaliyet gösteren Wal-Mart ve çok farklı alanlarda faaliyet gösteren Procter&Gamble (P&G) işletmeleri arasında internet tabanlı TZY sistemi kurulmuştur. Bu sistem sayesinde P&G, Wal-Mart ın mağazalarındaki ve dağıtım merkezlerindeki stoklarını izleyerek dağıtım faaliyetlerini yönetmektedir. Bu sistem sayesinde P&G nin ürünlerinin kesintisiz olarak raflarda satışa hazır bulundurulması sağlanabilmiştir. Aynı şekilde Ford ve General Motors (GM) işletmeleri tedarik süreçleri ile ilgili faaliyetlerini internet ortamında yapmaya başlamıştır. Örneğin GM işletmesi TradeXchange ( adlı internet sayfasından satın almaya ve tedarik zinciri faaliyetlerini yönetmeye başlamıştır. İnternet sayesinde e-ticaret de tedarik zincirindeki ana güçlerden birisi haline gelmiştir. Pazarlama ve satış noktası olarak iş gören bir web sitesi kendini rakiplerinden farklı kılmak adına önemli bir faktör konumunda olacaktır. İnternet fiziksel ve zamana bağlı kısıtlamaları kaldırmakta ve birçok işletmeyi yeni siber pazarlarda konumlandırmaktadır. Hızla büyüyen, dinamik ve çeşitli sayılardaki tüketicileri internet üzerinden kendine çeken Amazon Kitap, CDNow, L.L. Bean, Dell Bilgisayar gibi şirketler internet bağlantısı ile ürünlerini satmakta ve sonuçta da büyüyen pazar payları ile mükemmel kurumsal ün sağlamaktadırlar. İşletmeler; harcamalarını, sabit yatırım tutarlarını ya da doğrudan pazarlama ve satış personeli için katlandıkları işgücü maliyetleri gibi diğer dolaylı maliyetlerini de önemli ölçüde azaltabilmektedirler. Müşteriler hizmetleri araştırabilmekte, hizmet açıklamalarını okuyabilmekte, resim ve grafikleri görebilmekte, fiyatları karşılaştırabilmekte, bilgisayar ve modem kullanarak elektronik ortamda sipariş verebilmektedir. Bu sayede satış süreci, düşük bir maliyetle önemli ölçüde hızlanmaktadır. Ayrıca internet; firmalara ürün ya da hizmetleri hakkında ses ve aktif resim gibi multimedya bilgisi kullanma olanağı vererek, işletmeden işletmeye ve işletmeden tüketiciye olan ilişkileri de güçlendirmektedir. Web sitesindeki bilgi sürekli ve anında güncellenebilmekte, böylece her zaman tüketici ve iş ortakları için ulaşılabilir olmaktadır. Boeing/McDonnell Douglas, internet kullanarak işletmeden işletmeye ilişkileri güçlendiren bir firmadır. Bu firma tedarikçilerinin ve ortaklarının 141

146 ulaşabileceği ( adresli bir site kurarak teknik spesifikasyonların akışını buradan sürdürmüştür. Bu sistem tedarikçi yanıt süresini iyileştirmiş ve tüketicilerin en yeni teknik ihtiyaçlarına karşılık verme yeteneğini de artırmıştır. İnternet işletmelere iş ortakları ile daha güçlü ilişkiler geliştirerek ve sonunda son müşterilere satılan ürün ve hizmetlere değer ekleyerek kendi tedarik zincirlerini etkili bir biçimde yönetebilmelerine olanak sağlamaktadır. Web tabanlı elektronik veri değişimi, elektronik fon transferleri, gelişmiş TZY ve yenilenen modeller kullanarak daha hızlı ve daha doğru işlemlerin yapılabilmesi mümkündür. Örneğin, General Electric tedarikçilerini daha etkili bir biçimde yönetmek için işletme sahasını fiziki işletme topluluğundan elektronik ortama değiştirmiştir. Bu şirketin çok aşamalı tedarik zinciri stratejisi bu sitemi diğer tedarikçilere ilerletmesi, onların da kendi tedarikçilerine ilerletmeleri üzerine kurulmuştur. Tedarik zinciri yönetiminin amaçlarından birisi de, müşterilerin gereksinimleri ile tedarikçilerden malzemelerin akışının eş zamanlı olarak gerçekleştirebilmesidir. Bu amacın gerçekleşebilmesi için, malzemelerin tedarik aşamasından, üretim ve dağıtım aşamasına kadar tedarik zincirindeki tüm süreçler bütünleştirilmelidir. İnternet, hangi ürüne talep olduğunu, ürünün stok düzeyini, üretim planları vb. ilişkin bilgilerin işletmeler arasında akışını sağlayarak tedarik zinciri faaliyetlerinin yönetim etkinliğini artırmaktadır. Tedarik zincirinin bütünleştirilmesinin yeniden tanımlanmasında internetten yararlanan işletmeler, etkinliğin artırılmasında önemli artışlar sağlayacak ve çok önemli rekabet avantajlarına ulaşacaklardır. Etkin tasarlanmış dağıtım sistemlerine sahip olan işletmeler, tedarik zincirinin yönetiminde internetten yararlanmaları sonucunda rekabet avantajı kazanılmasında önemli fırsatlara sahip olacaklardır. Bu alanda çalışan araştırmacılar, internetin yenilikçi kullanım alanlarının, tedarik zincirinin bütünleştirilmesinde hızla artmaya devam edeceğini belirtmektedirler. Geleneksel işletmeler arası e-ticaret sistemleri yüksek yatırım gerektirmektedir. İnternet temelli e-ticaret geleneksel sistemlere oranla son derece düşük maliyetlerle gerçekleştirilebilmektedir. Bu fırsat özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler açısından son derece önemlidir. Çünkü küçük ve orta ölçekli işletmelerin çoğunun geleneksel e-ticaret sistemlerini karşılayacak finansal gücü bulunmamaktadır. İnternet teknolojisi, küçük ve orta ölçekli işletmelerin büyük işletmelerle arzuladıkları elektronik bağlantıyı gerçekleştirmesine olanak tanımaktadır. Geleneksel sistemlerin karışık ve sınırlı erişim yapısının aksine İnternetin genel olarak bağlantı için bilgisayar, internet bağlantısı ve web tarayıcıyı yeterli kılan yapısı, küçük işletmelerin dünya çapında bağlantı yeteneğine kavuşmasına ve iş ortaklarıyla işlemlerini elektronik olarak gerçekleştirmesine ortam hazırlamaktadır. TZY nin gelişmesi için önemli bir güç olan internet, işletmelerin maliyetlerinin azaltılmasını ve etkinliklerinin arttırılmasını sağlamaktadır. Tedarik zinciri içinde bulunan işletmeler arasında gerçek zamanlı bir iletişim imkanının bulunması, talebi karşılayacak hammadde siparişlerinin zamanında verilmesi, stok maliyetlerinin azalmasını ve bir anlamda sanal stoklarla çalışılmasını sağlamaktadır. İnternet, işletme faaliyetlerinin koordinasyonu için gerekli olan bilgi akışının sağlanması ile işletmelerin entegrasyonuna katkı sağlamakta, aynı zamanda fiyat rekabeti gibi piyasa mekanizmasının işleyişine de katkıda bulunmakta bazı ürünlerin daha düşük fiyatlarla satın alınması fırsatı sunabilmektedir. İnternet tabanlı TZY, özellikle elektronik ortamda sipariş verme, faturalama ve ödemelerin yapılmasıyla maliyetlerin düşürülmesine ve tedarikçi iletişiminin arttırılmasına önemli yararlar sunabilmektedir. İnternet tabanlı TZY, tedarik zinciri boyunca daha etkili bilgi akışına imkan sağlayarak, işletmelerin daha az stokla çalışmasına, problemlerin daha hızlı çözülmesine, daha iyi kalite, daha çok müşteri memnuniyeti ve daha farklı mal ve hizmet sunumu yapabilmelerine olanak tanıyabilmektedir. Dolayısıyla internet tabanlı TZY işletmelere; Tedarikçi işletmelerde çalışanlarla herhangi bir iletişim kurmadan, internette sunulan müşteri kataloglarından satın alacağı ürünleri seçme ve sipariş verme, Yükleme ve ulaştırma zamanlarının programlanması, Zincir üzerindeki işletmelerin hammadde, malzeme ve/veya nihai ürünleri karayolu, demiryolu ve hava yolu ile taşıyan tır, tren ve araçların izlenmesini sağlama, Teslimatın gecikmesi, stok kontrolü, teslimat ya da sipariş zamanlarının değiştirilmesi gibi nedenlerle ortaya çıkan problemler hakkında müşteriler veya alıcılarla anında temas kurma fırsatı verme ya da bu durumun işletmenin veri tabanında görülmesini sağlama, 142

147 24 saat içinde kamu ya da özel lojistik işletmelerinde yükleme ve boşaltma programı hazırlamaya imkan verme, Dünya çapında 7 gün/24 saat müşteri hizmetleri sunulmasını ve müşterilerle doğrudan iletişim kurulmasına imkan verme, İşletmelerin uluslararası pazarlara açılmasını ve bu müşterilerden sipariş alınmasına imkan verme, Sipariş veren işletmelere verdikleri siparişlerin durumunu kendi işletmelerinden kontrol etme imkanı sağlama, Sipariş için üretilen ürünlerdeki konfigürasyon değişikliğini alıcılara anında haber verme olanağı sunma, Ödemelerini elektronik ortamda yapma, hesaplarını ve borçlarını kontrol etme fırsatı verme, İşletme lojistiği çerçevesinde dağıtımı yapılacak ve/veya toplanacak ürünleri en etkin bir şekilde programlamaya olanak tanıma, Piyasa koşullarına göre anlık depolama için rezervasyonları yapabilme, Problemlerinin daha hızlı ve etkin bir şekilde çözüme ulaştırılmasını sağlama ve Müşterilere daha etkin bir şekilde hizmet verilmesini sağlamadan oluşan önemli yararlar sunabilmektedir. General Electric (GE) işletmesi, çeşitli merkezlerdeki depolarından, yükleme, depolama, taşıma programlarında interneti kullanmaktadırlar. Bu durum işletmeye daha hızlı ve düşük maliyetle ürünlerini zamanında ulaştırma imkanı vermiştir. Bu uygulama ile saat başı nakliye sayısı artmış ve sipariş başına nakliye giderleri önemli oranda düşmüştür. Fisher Scientific işletmesi, siparişe dayalı üretim sistemini internet üzerinde kurmuş ve bu uygulaması ile stoklama maliyetlerini düşürmüştür. İnterneti kullanarak stoklarını daha iyi bir şekilde izlemiştir. Ford Motor işletmesi, günlük olarak müşterilere gönderilen küçük parçaları izlemek için interneti kullanmıştır. İnternet işletmelerin siparişlerini ve üretici işletmelerini daha etkin bir şekilde izlemelerine olanak sağlamıştır. İnternet Tabanlı Tedarik Zinciri Yönetiminin işletmelere sağladığı olanakları saptayınız. İşletmeler, internet tabanlı TZY sistemini işletmenin çeşitli faaliyetlerinde etkin bir şekilde kullanabilmektedirler. Bu alanlardan öne çıkanlar ilerleyen kısımda açıklanmıştır: Sipariş Verme ve Satın Alma: İnternet, işletmelerin satın alma öncesi ve sonrasında pazar araştırması, sipariş verme, satın alma etkinliğinin ve satın alma bölümünün verimliliğinin arttırılmasında önemli rol oynamaktadır. İnternet ortamında kurulan elektronik pazarlar, yeni ya da alternatif tedarikçilerin bulunmasını ve piyasada fiyat karşılaştırmalarının yapılmasını daha da kolaylaştırabilmektedir. Ayrıca işletmelere, internet ortamında bulunan potansiyel tedarikçilerine daha kolay bir şekilde ulaşma ve iletişim kurma fırsatı verebilmektedir. İnternet, ürünlerin fiyat, kalite ve uygunluğunun kolaylıkla karşılaştırılabilmesine ve belirlenen tedarikçiler ile otomatik iş akışı oluşturulabilmesine olanak sağlayarak, hem alıcı hem de satıcı işletmeler için maliyetlerin azalmasına katkı sunabilmektedir. GE işletmesi ABD deki satın alma bölümünü interneti kullanarak kurmuş ve satın alma bölümlerinde çalışan personel sayısını %50 oranında azaltmış ve her bir bölümün tedarikçi işletmelerin kataloglarından anında satın alma imkanı elde edebilmiştir. Bu şekilde bürokrasi azalmış siparişin verilmesi ile işletmeye gelmesi arasındaki süre %40 oranında azalmıştır. Yüz yüze görüşmeler yerine, internet ortamında pazarlık, fiyat ya da anlaşma maddeleri üzerinde görüşmeler yapılabilmiştir. Stok Yönetimi: İnternet işletmelerin stok yönetimlerini de önemli oranda etkilemiştir. Tedarik zinciri üzerindeki işletmenin, diğer işletmelerin stoklarını (hammadde, malzeme, yarı mamul ve mamul gibi) 143

148 daha etkili takip etme fırsatı vermesi ile stok bulundurma ve bulundurmama maliyetleri ve risklerini stoklarındaki düşüklüğü ve gerekli siparişi verme zamanı etkin bir şekilde takip edilebilmektedir. Örneğin LPG (Likit Petrol Gazı) dağıtımı ve pazarlamasını yapan Aygaz, dağıtım yaptıkları istasyonların gaz seviyesini takip etmesine imkan veren bir sistem kurmuştur. Böylece, kendisine bağlı istasyonların anlık gaz seviyelerini takip ederek, bu istasyonların stok bulundurma, bulundurmama maliyetlerini düşürmekte ve karşı karşıya bulunabileceği riskleri ortadan kaldırma noktasında avantaj sağlamıştır. Teknolojik gelişmeler, işletmelerin veri tabanlarında bulunan stokları ile ilgili bilgilerin, anında zincir üzerindeki diğer işletmeler tarafından izlenebilmesine de olanak sağlamaktadır. Zincir üzerinde bu stoklardan sorumlu kişilerin gerekli sipariş, satın alma ve lojistik faaliyetlerini anında gerçekleştirebilmelerine imkan doğmaktadır. Dolayısıyla, internet ortamında oluşturulan bu sistem, stok düzeyinin sık sık gözden geçirilebilmesinden dolayı daha hızlı ve stoklama maliyetlerini düşüren bir sistem olarak öne çıkmaktadır. İşletme Lojistiği: Hammadde, yedek parça ve bitmiş ürünlerin tedarikçilerden, satıcılardan, alıcı ve tüketicilere kadar hareket ettirilmesi ile ilgili strateji ve faaliyetlerin tümü işletme lojistiği olarak tanımlanabilir. İşletme lojistiği materyal yönetimi ve fiziksel dağıtım yönetimini kapsar. Materyal yönetimi, kullanılan hammadde ve malzeme gibi üretim unsurlarının üretim noktasına getirilmesini, fiziksel dağıtım yönetimi ise, bitmiş ürünlerin üretim noktalarından aracı ya da tüketicilere ulaştırılmasını kapsamaktadır. Lojistik, müşterilerin ihtiyaçlarını karşılamak üzere, hammaddenin başlangıç noktasından, ürünün tüketildiği son noktaya kadar olan tedarik zinciri içindeki hammadde, malzeme, hizmetlerin ve bilgi akışının etkili ve verimli bir şekilde, her iki yöne doğru hareketinin ve depolanmasının planlanması, uygulanması ve kontrol edilmesi olarak tanımlanabilir. İnternet işletmelerin lojistik faaliyetlerini de önemli oranda etkilemiştir. İnternet, değer zinciri üzerinde hızlı ve etkili bir iletişim aracı olarak kullanılabilmektedir. Müşteri siparişleri, sipariş teyidi, taşımacılık, faturalama gibi bilgi akışı internet ortamında yapılabilmektedir. Bölgesel dağıtım merkezlerinden lojistik faaliyetlerinin izlenmesi, internet üzerindeki en önemli tedarik zinciri uygulamalarından biridir. Bu şekilde, ürünlerin zamanında istenen yere ulaştırılması, lojistik faaliyetlerinde bir gecikme olacak ise bunun zamanında ilgili işletmelere bildirilmesine de olanak sağlamaktadır. Lojistik işletmeleri, internet ortamında oluşturulan zincir içindeki bilgi transferi ile siparişleri verilen ürünlerin toplanmasında, depolanmasında, dağıtımında ve teslimatında önemli avantajlar elde etmişlerdir. Çeşitli yazılımlarla işletmelerden internet ortamında gelen sipariş bilgilerini alarak, gerekli işlemler ve planlamalar yapılmakta, olumsuz bir durum olduğunda yine diğer işletmelere anında bildirilmekte ve bu durumu gören işletme ise yine anında alternatif işletmelere kolayca yönelebilmektedir. Müşteri İlişkileri ve Hizmetleri: İnternet işletmelerin müşteri ilişkileri ve hizmetleri bölümlerinin daha etkin bir şekilde bağlantı kurabilmesine, müşteri şikayetlerinin ve acil isteklerin daha iyi bir şekilde sunulabilmesine ve işletme ile müşterileri arasında 24 saat iletişim sağlanabilmesine olanak tanımıştır. Bu, işletme ile müşterileri arasındaki iki yönlü bilgi akışının sağlanabilmesi anlamına gelmektedir. Bu şekilde güçlü bir müşteri ve hizmet bağlılığı sağlanmasında internetin önemli bir katkısı olabilmektedir. Sonuç olarak internetin, işletmelerin sipariş verme, satın alma, stoklarının kontrolü, lojistiği, müşteri hizmetleri ve ilişkileri üzerinde önemli etkileri olduğu ve işletmelere önemli avantajlar sunabildiği görülmektedir. TEDARİK ZİNCİRİ YÖNETİMİ VE ERP İLİŞKİSİ Ulusal ve uluslararası iş dünyasında yaşanan değişimin ortaya çıkardığı rekabet baskısı, teknoloji ve yenilik üretimindeki hızlı gelişmeler, işletmelerde büyüme ve gelişme çabaları sonucu giderek karmaşıklaşan ve çeşitlenen bilgi akışının yönetilmesindeki güçlük gibi olgular, işletmeleri zorunlu olarak örgütsel ve teknolojik anlamda farklı çözüm arayışlarına yöneltmektedir. Bu süreçte işletmeler BT de yaşanan gelişmelere bağlı olarak tedarik zincirini de kapsayacak yeni yönetim yaklaşımları geliştirmiş ve bilgisayar yazılımlarının önemi giderek artmıştır. Bir imalat işletmesinde sadece malzemenin ya da kapasitenin değil, aynı zamanda bütün kaynakların planlanmasının ve kontrolünün öneminin açığa çıkmasıyla birlikte 1990 larda yazılım destek sistemleri İmalat Kaynak Planlamasından (MRPII), Kurumsal Kaynak Planlamasına (ERP) doğru bir geçiş göstermiştir. ERP teknolojisi, sistemlerin 144

149 entegrasyonu için bütünleşik bir yaklaşım olarak sunulmuştur. ERP sistemleri geleneksel Malzeme İhtiyaç Planlaması (MRP) ve Üretim Kaynak Planlaması (MRPII) sistemlerinin fonksiyonlarını; finans, satış ve pazarlama, lojistik ve insan kaynakları gibi alanlarda birlikte çalıştığı diğer uygulamalar aracılığı ile entegre etmeyi amaçlamaktadır. ERP yazılımı genel anlamda üretim, inşaat, uzay ve savunma gibi sermaye yoğun işletmeler tarafından kullanılmaktayken son zamanlarda finans, eğitim, sigorta, perakende satış ve iletişim sektörlerinde de kullanımı yaygınlaşmaya başlamıştır. Günümüzde hammadde üretiminden son kullanıcıya kadar uzanan tedarik zinciri sürecinde etkinliği artırmak amacıyla ERP kullanımı giderek yaygınlaşmaktadır. ERP nin amacının ve kapsamının iyi anlaşılabilmesi için ERP ye ilişkin çeşitli sayıda teknik ve işlevsel bakış açısına dayanan tanımlara değinmek yerinde olacaktır. ERP, işletmenin bütün fonksiyonlarının bütünleşik olarak çalışabilmesine olanak sağlayan, kritik kaynakların yönetilmesini ve analiz edilmesini sağlayan bir bilgi sistemidir. ERP, işletmenin üretim, satış, pazarlama, finans, insan kaynakları başta olmak üzere farklı bölümlerini tek bir veri tabanında bütünleştiren bir yaklaşımdır. ERP, işletmeler arası entegrasyonu, esneklik ilkesine uygun olarak gerçekleştiren bir sistemdir. Amaç, işletme düzeyinde ademi merkeziyetçi yönetim uygulamasının sunduğu avantajlardan yararlanırken işletmeler arası eşgüdümü ve entegrasyonu işletmenin temel stratejileri doğrultusunda sağlamaktır. ERP, işletmenin coğrafi olarak farklı bölgelerde bulunan fabrikalarının, bunların tedarikçi firmalarının ve dağıtım merkezlerinin kaynaklarının eşgüdümlü olarak planlamasıdır. Bu noktada, tedarik zinciri yönetimi ERP ile bütünleşme göstererek, işletmelerdeki planlama faaliyetlerinin bir parçası haline gelmektedir. Bir ERP sistemi, bilgi teknolojisi ile mümkün olan, işletmenin bütün kaynaklarını planlayan ve bütün bilgi ihtiyaçlarını gideren bir yönetim sistemidir. Başka bir deyişle ERP, tamamıyla entegre edilmiş bilgisayar destekli bir iş yönetim sistemidir. ERP, kurumların tedarikten dağıtıma kadar tüm iş süreçlerini bütünleşik bir veri / bilgi yönetim sistemi desteğiyle yönetmesini sağlayan geniş kapsamlı ve modüler yapıya sahip bir yazılım paketidir. ERP sistemi, muhasebe, finans, lojistik, üretim planlama, stok yönetimi, satın alma, üretim, pazarlama, kalite yönetimi, bakım / onarım, insan kaynakları, müşteri ilişkileri yönetimi gibi çok geniş planlama, işleyiş ve muhasebe fonksiyonlarını bütünleşik bir tarzda ele almaktadır. ERP sistemi işletme içi süreçleri geliştirmenin yanında, özellikle küresel işletmelerin farklı coğrafi bölgelerde bulunan birimlerinin eş zamanlı planlanmasına da olanak vermektedir. Aşağıda sunulmuş olan Şekil 5.2 ERP sisteminin işleyişini şematik olarak özetlemektedir. Şekil 5.2: ERP Sisteminin İşleyişi Kaynak: Güleş vd., 2005: s.97 Günümüzde işletmeler rekabet üstünlüğü elde etmek ve pazar paylarını artırmak için kalite, fiyat ve zamandan oluşan üç temel alanda etkinlik kazanmak zorundadırlar. Ürün kalitesi arttıkça, müşterinin 145

150 ödeme gücünü zorlayarak biraz daha fazla ödemeye razı olabileceği bilinmektedir. Ayrıca, müşteri için zamanında teslimat ve üretim hızı da önemlidir. İşletmeler, rekabet unsurlarını eş zamanlı olarak gerçekleştirebilmek için faaliyetlerini ve organizasyon yapılarını daha iyi planlama ihtiyacı duyarlar. Bu ihtiyaca karşılık olarak 1990 lı yılların başlarında ERP, tüm işletme kaynaklarının modüler yapıdan oluşan tek bir bütünleşik sistemle planlanıp yönetilmesini amaçlayan bir sistem olarak ortaya çıkmıştır. ERP, işletmenin coğrafi olarak farklı bölgelerde bulunan fabrikalarının, bunların tedarikçi firmalarının ve dağıtım merkezlerinin (depo) kaynaklarını eşgüdümlü olarak planlamasıdır. Tedarik Zinciri Yönetiminin kurumlara adapte edilmesinden önce gerekli bir ön hazırlık olarak da görülebilir. Bu çerçevede hangi müşteriye ait siparişin hangi dağıtım merkezinden karşılanması ya da hangi fabrikada üretilmesinin gerektiği, tüm fabrikaların malzeme ve ihtiyaçlarının karşılanmasının uygun olacağı, fabrikaların elinde bulunan makine, malzeme, işgücü, enerji, bilgi ve diğer üretim ve dağıtım kaynaklarının nasıl eşgüdümlü ve ortaklaşa kullanılabileceğini düzenler. ERP fabrikalar arası entegrasyonu, fabrikalar bazında esneklik ilkesine uygun olarak gerçekleştiren bir sistemdir. Amaç fabrika bazında merkezi yönetimin avantajlarından yararlanırken fabrikalar arası koordinasyonu ve entegrasyonu organizasyonun temel stratejileri doğrultusunda sağlamaktır. Sistemin tedarik zincirinde amacına uygun şekilde kullanımı ile: Stratejilere uygun işletme yönetimi, Stratejilerin sonuçlarını değerlendirme olanağı, İşletme kaynaklarını etkili ve verimli kullanımı, İşletme fabrikaları arasında malzeme, işçilik, makine-teçhizat, bilgi gibi üretim ve dağıtım kaynaklarının ortaklaşa kullanımı, Müşteri, dağıtım merkezi, üretim ve tedarikçiler arasında yakın işbirliği ve bilgi iletişim ortamının sağlanması, Tek bir noktadan gerekli bilgilere ulaşma imkanı elde edilir. ERP sistemlerinin doğru kullanımı başarılı TZY uygulamaları açısından kilit öneme sahiptir. Günümüzde işletmelerde ERP sistemleri ile desteklenen ve sürece dayalı bir organizasyon yapısını temsil eden yeni bir yaklaşım öne çıkmıştır. Bu anlamda bir organizasyonda söz konusu beş temel süreçten bahsedilebilir: Yeni bir ürün ya da hizmet için bir fikirden bir iş prototipine kadar uzanan süreç geliştirme, Yeni bir ürün ya da hizmete ilişkin bir iş prototipinden (iş örneğinden ) üretim / fabrika ya da hizmet tesislerine ve bunları destekleyen sistemlerin ve kaynakların başarılı biçimde tasarımına, uygulamasına ve test edilmesine kadar uzanan tesislerin hazırlanması, Pazar analizinden ve pazarın ihtiyaçlarından bir müşteri siparişi alıncaya kadar geçen sürece ilişkin satış, Bir müşteri siparişinden müşteriye gerekli ürünlerin ya da hizmetlerin sunumuna ve ödeme işlemlerine kadar uzanan siparişi karşılama ve Bir hizmetle ilişkili olarak müşterinin aranmasından, olası sorunların belirlenmesine ve müşteri tatminine kadar uzanan hizmet süreçlerinden oluşmaktadır. ERP sisteminin TZY üzerindeki etkisinin daha iyi anlaşılması için ERP sisteminin genel özelliklerine değinmek yararlı olacaktır. ERP sisteminin genel özellikleri şöyle sıralanabilir: ERP, bilgi teknolojisi içeriği ile bir dizi faaliyetten oluşan iş yönetimini bütünleştiren bir yaklaşımdır, ERP, diğer yazılımlardan farklı olarak kurumların özel ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilecek bir yapıya sahiptir, 146

151 ERP paketlerinde iş süreçlerinin görsel modeli ile bu süreçlerin yazılım uyarlamaları birbirine bağlanabilmektedir, ERP, hem ana verileri hem de iş süreçlerine ait verileri tutan bütünleşik bir veri tabanıdır, Güçlü ERP yönetim bilgi sistemi, kurum çapında tek bir teknoloji platformu kurmak için genellikle istemci/sunucu mimarisini, yerel işlem gücünü ve kullanımı kolay ara yüzleri kullanmaktadır, ERP yazılımları, diğer yazılımlardan farklı olarak tedarik yönetimi, sipariş yönetimi ve ödeme işlemleri gibi, tekrar eden ve sürekli olan iş süreçlerini desteklemektedir, ERP sistemi, işletmenin tüm fonksiyonlarına ilişkin bilgiye erişimi kolaylaştırarak, yönetsel etkinliği sağlamaktadır, ERP sistemi, yalnızca aynı işletmede bulunan departmanların entegrasyonunu sağlamakla kalmamakta, aynı yönetim altındaki işletmeler arasında da entegrasyonu olası kılmaktadır, ERP sistemi, birleşik faaliyetleri (üretim, insan kaynakları, finans, tedarik zinciri yönetimi gibi) otomatikleştirmesi sayesinde yönetsel kontrolde etkinlik, hızlı karar verebilme, operasyonel maliyetlerde büyük oranda azalma gibi örgütsel yararlar sağlamaktadır, ERP sistemi, farklı para birimlerini, mali yılları, dilleri ve fatura bilgilerini desteklediği için kurumun uluslararası operasyonlarını geliştirmektedir, ERP, işletmenin yurt içinde ya da yurt dışında bulunan fabrikalarının ve bunların tedarikçi firmalarıyla dağıtım merkezlerinin (depo) kaynaklarının eşgüdümlü olarak planlanmasını sağlamaktadır, ERP sistemi, hızlı veri girişini ve bilgi ulaşımını sağlayan çevrim-içi formatlar kullanarak kağıt kullanım oranını azaltmaktadır. ERP sistemine ilişkin yer verilen özellikler ERP nin işletme içi etkinlik ve verimliliğin artırılmasının yanında, işletmeler arası eşgüdüm yoluyla tedarik zincirinin bütün olarak bir arada çalışma etkinliğinin artırılmasına da önemli katkılar sağladığı anlaşılmaktadır. ERP-TZY uygulamaları, kişiye özel kitlesel üretim (kitlesel kişiselleştirme-mass customization), standartlaştırma ve küresel bilişim teknolojileri uygulamalarına önemli katkılar sağlamaktadır. ERP sistemleri, müşteri tarafından siparişi verilen belli bir ürüne ilişkin iş emirlerinin değer zinciri boyunca zamanında ve noksansız olarak verilmesini ve yerine getirilmesini olanaklı hale getirerek, kişiye özel kitlesel üretime destek olmaktadır. ERP, müşteri siparişlerinin istenilen kalite düzeyi, maliyet ve zamanda karşılanabilmesi için ağdaki tüm işletmelerin, dağıtım, üretim ve tedarik kaynaklarının kapasite ve özelliklerini eş zamanlı olarak dikkate alınmasını sağlamaktadır. Ayrıca ERP, işletme içindeki ve tedarik zinciri kapsamındaki veri ve süreçlerin standardizasyonunu sağlayarak, gerek işletme içi gerekse tedarik taraflarının (ortaklarının) performansının işletme yönetimince sürekli ölçülmesini mümkün kılarak, etkinliğin artırılması için gerekli düzenlemelerin zamanında yapılmasını sağlamaktadır. Bu anlamda, TZY nin etkinliğini artırmak amacıyla birçok ERP sağlayıcısının belirli sanayi kolları için fiili standartlar geliştirdikleri görülmektedir. Küreselleşmenin etkisiyle işletme faaliyetlerinin dünya geneline yayılması küresel bilişim teknolojileri kullanımını giderek bir zorunluluğa dönüştürmekte, ERP bu yönde işletmelere önemli açılımlar sunmaktadır. ERP, işletmenin coğrafi olarak farklı bölgelerde (yurt içi ve dışı) bulunan fabrikalarının, bunların tedarikçi işletmelerinin ve dağıtım merkezlerinin (depo) kaynaklarını eşgüdümlü olarak planlayabilmesine önemli katkılar sunar. Coğrafi olarak farklı bölgelerde bulunan fabrika, tedarikçi firma ve dağıtım merkezlerinin eşgüdümlü olarak planlanması yüksek düzeyde bilgi entegrasyonunu ve iletişimini gerektirmektedir. Farklı birimler arasında yatay elektronik bilgi değişim hızının artması ERP'nin temel yapı taşları ve varlık nedenleri arasındadır. Bu anlamda ERP, müşteriye ait siparişin en kısa sürede, istenen kalite ve maliyette karşılanabilmesi için tüm bağlı işletmelerin dağıtım, üretim ve tedarik kaynaklarının kapasite ve özelliklerinin aynı anda bir bütün olarak dikkate alınmasını 147

152 sağlamaktadır. Bu sayede ERP; işletmenin stratejik hedefleri doğrultusunda müşteri taleplerinin en uygun şekilde ve en düşük maliyetle karşılanmasına olanak sağlamaktadır. ERP uygulamalarının aşağıdaki hususları sağlamasına bağlı olarak tedarik zinciri yönetimi etkinliğinin artırılması olanaklı olabilecektir: Örgütsel stratejilere uygun bir işletme yönetimi, Örgütsel kaynakların etkin ve verimli kullanımı, İşletmeye bağlı fabrikalar arasında malzeme, işçilik, makine-teçhizat, bilgi gibi üretim ve dağıtım kaynaklarının ortaklaşa ve verimli kullanımı, İş süreçlerinde iyileşme (stoklarda azalma), Fonksiyonel iş süreçleri (birimleri) arasında eşgüdüm, Operasyonel kararlarda iyileşme ve veriye kolay erişim, BT altyapısının tek sistem altında toplanması sonucu yönetimde yalınlaşma, İş sistemlerini basitleştirme ve standardizasyon, Üretim maliyetlerinde azalma, Ürün teslim süresinde kısalma, Arka planda yürütülen işlemlerin otomasyonu, Müşteri ve tedarikçilerle olan iletişimi güçlendirme, Ürün ve süreç yeniliklerine müşteri katkısının artması, Etkin bir e-ticaret altyapısı kurulması. ERP sistemleri bilginin izini sürmekte ve bu yönüyle bilgiyi görmek için tek bir metot sağlayan internetten ayrılmaktadır. İşletmelerin birçoğu ERP sistemlerinin, esas olarak bir firmaya doğru, entegre işlem yapma kabiliyetleri sağlayarak, e-ticaret önceliklerini yapabilmekte ve güçlendirebilmekte olduğuna inanmaktadırlar. e-ticaret ortamında bir işletmenin yönetilmesi, doğru bilgiyi ve oluşacak etkiyi hemen ölçebilme yeteneğini gerektirmektedir. ERP bir organizasyonun müşterilere ve tedarikçilere hızlı bir biçimde yanıt vermesini sağlamak için organizasyonun omurgasını harekete geçiren dijital sinir sistemi olarak düşünülebilir. Sürekli değişen işletme ortamlarının gereksinimlerini karşılayabilmek için ERP sağlayıcılarının çoğu sistemlerini Web üzerinde işlem yapacak şekilde geliştirmektedirler. ERP sistemleri tedarik zincirlerini entegre etmeye çalışan kapsamı geniş prosesleri desteklemektedir. Organizasyon içi seviyede, bilgi sistemlerinin ERP modülleri ile yer değiştiği durumlarda bunun başarılması daha kolay olmaktadır. Bu türden bir durumda ERP sistemleri; tedarik zinciri yönetimini destekleyen, entegre bir ortam sağlamaktadır. Sonuç olarak ERP sistemleri müşterilerin ve tedarikçilerin tatminini geliştirebilmekte ve nihai verimliliği de artırabilmektedir. Ancak ERP sistemlerinin kendine has kısıtlamaları vardır ve işletme prosesleri ile tedarik zincirlerini tamamen desteklemeleri için bu sistemlerin uyarlanmaları (ihtiyaca göre düzenlenmeleri) gerekmektedir. ERP sistemleri kompleks, esnek olmayan ve genelde diğer otonom uygulamalarla işbirliği yapacak biçimde tasarlanmadıkları için bu uyarlama işi önemli entegrasyon problemlerine yol açan zor bir işlem olmaktadır. ERP sistemleri genelde işletmenin yapısına özeldir ve işletme sınırları dışındaki yerlerde tam ve doğru stok görünürlüğünü veremeyebilirler. Bu durumun kısa dönem sipariş ya da yeniden sipariş yapısı için negatif sonuçları vardır. Çünkü yanlış kararlar hatalı boyutlarda tedarik akışına yol açabilmektedir. ERP sistemlerinde karşılaşılan problemler, yetersiz yatırım miktarları, katılan personelin yetersiz eğitimi ve ERP sistemlerinde sunulan veri entegrasyonunu korumaya yönelik kurum politikalarının olmamasından kaynaklanmaktadır. ERP sistemlerinin kısıtlarından bazıları şunlardır: 148

153 İşgücünün yeteneği ve deneyimi, Personelin geri dönüşü, Sistemin kuruluşa uyarlanmasının çok pahalı olması, Satıcının, yıllık lisans yenileme bedellerini, kuruluşun büyüklüğü veya kâr oranını gözetmeden fiyatlandırması, Teknik desteğin yetersiz kalması, ERP sistemlerinin bazı kuruluşlar için çok katı/değişmez olması, dolayısıyla belirli bir iş akışına uyarlanmasında aşırı güçlük yaşanması, Sistemin zayıf-nokta probleminden fazla etkilenmesi (bir bölümdeki verimsizliğin diğer tüm bölümleri etkilemesi), Sistem bir kere kurulduğunda, değiştirme masrafının fazla olması, Birimler arasında bilgi değiştirmekte yaşanan direncin yazılımın etkisini düşürmesi, Kuruluşun ortakları ile çeşitli uyumsuzluk problemleri yaşanması. belirleyiniz. ERP sisteminin Tedarik Zinciri Yönetimine sağladığı yararları ERP ORTAMINDA SATIN ALMA İŞLEMLERİ SÜRECİ Satın alma işlemleri tedarikçiden mal ve/veya hizmetlerin alınması ve bedelinin satıcıya ödenmesine sürecine ilişkin işlemleri kapsar. Satın alma süreci; ihtiyaçların belirlenmesi, siparişin verilmesi, malların teslim alınması, faturaların onaylanması ve ödemelerin yapılması işlemlerini kapsamaktadır. ERP sistemi uygulamaları işletmelerin satın alma süreçlerini önemli ölçüde değiştirmiştir. İşlemler tamamen elektronik ortamda yürütülür hale gelmiştir. Stoklar otomatik olarak kontrol edilebilmekte tedarikçiler internet üzerinden stok seviyelerini kontrol ederek belli bir stok seviyesinin altına düşen stokları işletmeye gönderebilmektedirler. Satın alma işlemleri küresel düzeyde gerçekleştirilebilmektedir. Bir işletmenin farklı ülkelerden tedarikçileri olabilmektedir ve satın alma yetkilisine bazı özel onaylar olmadan sipariş verme yetkisi verilebilmektedir. Tüm satın alma süreci yüz yüze herhangi bir görüşme olmaksızın web üzerinden gerçekleştirilebilmektedir. Tedarikçi ilişkileri yönetimi ve e-satın alma satın alma işlemlerinin çoğunluğunu web ortamında otomatik olarak yapılmasını sağlamaktadır. Bu araçlar ödeme işlemleri için ödenecek hesaplar modülü ile etkileşime girebilir. Sabit kıymet yönetimi de web erişimli olmuştur. Sabit kıymet ile ilgili etkiler diğer satın alma ve harcama kadar etkili ve derin değildir. Satın Alma İhtiyacının Belirlenmesi: İşletmelerin faaliyet alanlarına bağlı olarak bir işletmede satın alınacaklar, ticari mal, hammadde ve malzeme, işletme malzemesi, sarf malzemeleri, hizmet ve maddi duran varlık olabilir. İşletmelerde satın alma ihtiyacının belirlenmesi çeşitli şekillerde olabilmektedir. Örneğin; Stokların belli bir seviyenin (ekonomik sipariş miktarının) altına düşmesi, Alınan siparişlere bağlı olarak üretim planlama bölümünden gelen satın alma istekleri, İşletmede çeşitli bölümlerinden ya da işletmenin politikaları gereği eğitim, danışmanlık gibi ortaya çıkan hizmet ihtiyaçları, İşletmenin yatırım planlarına bağlı olarak maddi duran varlık ve diğer yatırım ihtiyaçlarının ortaya çıkması. Satın alma ihtiyacı ortaya çıkan daha önce sistemde kayıtlı olmayan bir malzeme ise öncelikle o malzeme ya da mala ilişkin stok kartının sistemde tanımlanması gerekir. Stok kartının seçiminden önce stok kartı malzeme türünün seçilmesi gerekir. Bu seçime ilişkin örnek bir ekran görüntüsü aşağıda verilmiştir. 149

154 Stok kartı türü seçildikten sonra ilgili stok kalemine ilişkin tüm bilgiler sisteme girilerek kaydedilir. Stok kartı veri girişine ilişkin örnek bir ekran görüntüsü de aşağıda verilmiştir. Stok kalemine ilişkin genel bilgiler, izleme, birimler, alternatifler, malzeme özellikleri, muhasebe hesapları gibi aşağıdaki ekran üzerinde görünün her bir alan seçildikçe o alan altında açılan ekranlardaki veri girişleri yapılarak kaydedilir. 150

155 Eğer satın alma isteğinin konusu bir hizmet ise sistemden hizmet kartına verilerin girilerek kaydedilmesi gerekir. Satın alınacak olan stok kalemlerinin alımlarında kalite kontrolden geçecek olanlar varsa o stok kalemleri için kalite kontrol kriterleri atamaları yapılır. Böylelikle teslim alma aşamasında ilgili kalite kontrol kriterleri sağlanmadan siparişler teslim alınmayacaktır. Kalite kontrol atamalarına ilişkin ekran görüntüsü aşağıda verilmiştir. Satın alma ihtiyacı ortaya çıktıktan sonra ilgili birim tarafından aşağıda bir örneği verilen satın alma talep formunu düzenlenerek kaydedilir. Satın Alma Talep Fişi Ekranı 151

156 Satın alma talep formu düzenlendikten sonra ilgili birimlerin onayına gider, onaylar verilmeden bir sonraki aşamaya geçilemez. Onay işlemine ilişkin bir ekran görüntüsü aşağıda verilmiştir. İlgili birim yöneticisi satın alma talebini onayladıktan sonra satın alma talebi satın alma biriminin ekranına gelir. Satın alma birimi onaylanan satın alma talebine göre tedarikçi seçimi yapar. Seçilen tedarikçilerle bir sözleşme yapılır. Bundan sonra rutin satın alma faaliyeti başlar; sipariş verilir, siparişler teslim alınır ve ödeme yapılır. Kurumsal hedeflere ulaşılması için tedarikçilerin çok yönlü boyutlarıyla değerlendirilmesi gerekmektedir. Bu direkt ilk madde ve malzeme veya endirekt malzeme veya hizmet satın alması için içerik oluşturmaktadır. İnternet ve ERP çağında bu faaliyetler bütünleştirilmiştir ve genel olarak bölünemez. Yazılım modülleri satın alma sürecinin tamamını yönetebilir. ERP sistemi tedarikçi değerlendirme kriter seçimine ilişkin ekran görüntüleri aşağıda gösterilmektedir. Tedarikçi seçiminde sadece fiyata göre değil kalite, teslimat, ödeme koşulları gibi kriterlerde değerlendirilmekte ve bunlar arasından en uygunu seçilmeye çalışılmaktadır. 152

157 Tedarikçi Değerlendirme Kriterleri Ekranı Siparişin Verilmesi: Uygun tedarikçiler seçildikten sonra tedarikçilere teklif gönderilir. Web ve standart belge kullanımı iş akışını kolaylaştırır. Teklifler fiyat, miktar, nitelik, kalite, teslim takvimi gibi bilgilerin yer aldığı ve tüm tekliflerin birlikte analiz edilebileceği şekilde standartlaştırılır. Tamamlayıcı bilgiler gerekli ise, bu online elde edilebilir. TİY (Tedarikçi İlişkileri Yönetimi) araçları ile çoklu dil, çoklu para desteği ve farklı zaman dilimleri ile başa çıkmak mümkün olabilir. Tedarikçi nitelikli ve onaylı tedarikçiler listesine eklendikten sonra işletmenin tüm departmanları tarafından erişilebilir olacaktır. Tedarikçi ile müzakere tamamlanınca TİY araçları otomatik olarak özelleştirilmiş bir sözleşme üretilebilir ve bunun sonucunda da satın alma siparişleri verilir. Örnek bir satın alma sipariş fişi aşağıda verilmiştir. Siparişe ilişkin her türlü veri bu ekrandan girilerek kaydedilir. 153

158 Sözleşmeler mevcut hüküm ve şartlarına uyum için izlenir. Sözleşmenin mevcut hüküm ve şartları uyum içinde izlenir. İmzalanan sözleşmeler inceleme ve model olması açısından organizasyon içinde paylaşılabilir. Sözleşme uzun vadede ise, sistemin istenilen tedarikçilere yeni talepleri rehberlik edecek kaynak kuralları oluşturmak için programlanabilir. Tedarikçi fiyat, kalite, teslimat veya hizmet standartları ihlal ederse TİY araçları kullanım istatistikleri, sipariş geçmişlerini kontrol ederek sistemde uyarı verir. TİY araçları çok sayıda tedarikçi self servis yetenekleri sunmaktadır. Bu yetenekler genellikle tedarikçi portalı veya TİY modülü tedarikçi ara yüzü ile sağlanır. Bu araçlar tedarikçilerin alıcının sistemlerine sınırlı erişimine izin verir. İşletmenin veri tabanında Onaylı tedarikçi doğrudan kayıt olabilir ve otomatik olarak oluşturulan kullanıcı kimlikleri ve şifreleri kendilerine gönderilen. Tedarikçi kaydedildikten sonra, tedarikçi çeşitli faaliyetleri sistem üzerinden gerçekleştirebilir: Adresleri ve iletişim bilgilerini güncelleyebilir, Tedarikçi portali üzerinde kendi web sayfalarını oluşturarak hizmetlerinin tanıtımını yapabilirler, Hesapları hakkında bilgi edinebilirler. Bu bilgiler sözleşmeleri ve diğer özelleştirilmiş raporlar konusunda farklı tür sipariş geçmişi gibi raporları, sipariş onayları, fatura ve ödeme bilgileri, ayrıntıları ile teslim edilebilir Kendi ürünleri hakkında bilgi yükleyebilirler Program yazılımı (sınırlı), bir satın alma siparişi alındıktan sonra örneğin bir tedarikçi otomatik e-posta için programlayabilirsiniz. Diğer bir araç da satın alma maliyetlerini azaltmak için kullanılan e-ihale aracıdır. İhale işletmeler tarafından direkt ve endirekt malzeme, ticari mal hatta karmaşık özelleştirilmiş mamul alımları için kullanılmaktadır. İhalede işletme tedarikçi firmalara bir göndererek bilgilerini verdiği siparişler için ihale açtığını bildirir. Tedarikçiler sisteme giriş yaparak tekliflerini verirler, sistemde diğer 154

159 tedarikçilerin tekliflerini de görürler ve kendilerinin kaçıncı sırada olduğunu da görebilir ve tekliflerini revize edebilirler. e-ihaleler güvenli web üzerinden onaylı tedarikçilerin katılımıyla gerçekleştirilir. Tedarikçiler sisteme kendilerine verilen kullanıcı adı şifresi ve doğrulama kodunu girerek sisteme erişebilirler. Malların Teslim Alınması: Sözleşmeye göre hazırlanan siparişler işletmeye geldiğinde işletmenin teslim alma birimi tarafından satın alma siparişi ve sevk irsaliyesine göre kontrol edilerek teslim alınır ve sisteme girişleri yapılır. Eğer gelen siparişlerin kontrolü teknik inceleme gerektiriyorsa ilgili teknik personel tarafından da teknik özellikler açısından kontrolünün yapılması gerekmektedir. Mal alım irsaliyesine ilişkin bir ekran görüntüsü aşağıda verilmiştir. Tedarikçiden gelen sevk irsaliye bilgileri aşağıdaki ekrandan işletmenin sistemine kaydedilir. Faturaların Onaylanması ve Ödemelerin Yapılması Satın alınan mallara ilişkin faturalar yasal olarak belli bir süre içerisinde düzenlenerek işletmeye gönderilir. e-fatura düzenlenmiş ise işletmeye e- mail yoluyla gelir ve sisteme girişi yapılır. Fatura basılı olarak gelmiş ise sisteme girişi terminallerden manuel olarak yapılır. Fatura girişleri yapılmadan önce verilen siparişler ve sevk irsaliyesi tutarlılığı kontrol edilmelidir. Tedarikçiden gelen faturaların işletmede sisteme girilerek kaydedildiği örnek bir fatura giriş ekran görüntüsü aşağıda verilmiştir. 155

160 Faturalar sisteme girilerek kaydedildikten sonra sözleşmeye göre yapılacak ödemeler gerçekleştirilir. Satış işlemleri konusunda da belirtildiği üzere belli bir tutarın üzerindeki ödemeler banka, finans kurumları ya da PTT kanalı ile ödenmektedir. Bu bağlamda işletme de ödemelerini EFT yoluyla yaparak borçlarını ödeyebilir. İşletmenin borçlarını takibini yaptığı bir ekran görüntüsü aşağıda verilmiştir. İşletme bu ekrandan borçlarını takip ederek ödeme zamanı gelince tedarikçilere borçlarını ödeyecektir. 156

161 Mutabakat: Belli dönemler itibari ile tedarikçi ile mutabakatların yapılması işlemlerin tutarlılığı açısından önem arz etmektedir. İşletmelerde intranet uygulamaları ile tedarikçiler işletmenin stok seviyelerini izleyerek belirlenen stok seviyesinin altına düştüğünde siparişlerini üretebilir. Bu sipariş işlemi, satıcı yönetimli envanter (Vendor Managed Inventory-VMI) olarak adlandırılmaktadır. Bu elektronik satın alma siparişi tedarikçi portalına aktarılır ve tedarikçi için bir elektronik satış siparişi oluşturulmuş olur. Tedarikçi sistemi içine bir e-posta veya günlükleri alır ve siparişi işler. Siparişle ilgili olarak herhangi bir sorun yoksa satın alma siparişi, tedarikçi tarafından kabul edilir. Eğer bir anlaşmazlık söz konusu ise anlaşmazlık giderilinceye kadar online müzakereler devam eder. Satın alma siparişi için değişiklik yapılması gerekiyorsa ilgili değişiklikler online olarak izlenebilir. İlk satın alma siparişi karşılaştırma amaçlı olarak arşivlenerek gerektiğinde erişebilir olarak sistemde saklanmaktadır. Satın alma işlemi uzun vadeli sözleşmeler durumunda biraz farklıdır. Bu durumda satıcı, belirli bir zaman süresi için belirli bir fiyat ve kalite açısından satışı kabul etmiştir. KKP sisteminde iş akışı kaynak kuralları belirtmek için kullanılır. Uzun vadeli satı sözleşmesinden kastedilen işletmenin uzun vadede parça parça yapacağı satın almalardır. Örneğin yıllık ihtiyaca göre bir malzeme toplam adet alınacaktır. Ama adet bir seferde değil de ihtiyaç oldukça parça parça alınacaktır. Böyle durumlarda tedarikçi bilgilendirilir ve ona göre fiyat istenir. TİY araçları ödemeler için elektronik imkânlar sağlar. Tedarikçisi, bir tedarikçi portal veya tedarikçinin muhasebe sistemi kullanılarak elektronik bir fatura hazırlayabilir. Fatura satın alma sipariş emri ile eşleşmelidir ve sonra onaylanmıştır. Uyuşmazlık halinde, fatura düzeltilmesi için uygun bir yöneticiye yönlendirilir ve düzeltmeler tedarikçi ile teyit edilebilir. Fatura onaylandığında otomatik olarak sözleşme şartlarına göre ödenebilir. Vadesi gelen ödemeler kontrol edilerek EFT yoluyla ya da çek ile de yapılabilir. 157

162 Özet Etkili bir tedarik zincirine olanak sağlayan stratejik bir araç konumunda olan satın alma, herhangi bir tedarik zincirinin kalbi kabul edilmektedir. Satın alma, bir işletmenin zamanlı ve maliyet etkin bir şekilde işletme amaçlarını başarmak için, gerekli ürünleri ve hizmetleri edinmede üçüncü şahıslarla bağlantıda olma ya da sözleşmeler yapma sürecidir. Uygun hammadde-malzeme kaynakları doğru zamanda ve doğru fiyatta hazır bulundurulmadıkça, işletme planlarının başarılması neredeyse olanaksızdır. Bu anlamda dış kaynak kullanımı kavramı da 1980 lerde işletme alanyazınında sıkça tartışılan bir işletme karar alanına dönüşmüştür. Dış kaynak kullanımı, bir işletmenin yapması gereken faaliyetlerin tümünü kendi bünyesinde gerçekleştirmeyip; asıl faaliyet alanı dışındaki faaliyetleri, bu konuda uzmanlaşmış olan işletmelere bırakmasıdır. Sipariş karşılama sürecinde gerekli ürün ya da hizmetleri tedarik etmek için bir dış kaynaktan yararlanma kararı kapasite, bilgi birikimi, maliyet ve hacim, talep yapısı, zaman, kalite, kontrol ve yapılabilirlik gibi faktörler dikkate alınarak değerlendirilir. Tedarikçi yönetimi, sipariş karşılama sürecindeki anahtar faaliyetlerden önde gelenidir. Tedarikçi yönetiminde dikkate alınması gereken anahtar faaliyetler, gereksinimlerin belirlenmesi, tedarikçilerin seçimi ve sözleşme yönetimi olmak üzere üç ana başlıkta ifade edilebilir. TZY, tedarik zincirinin ve bu zincir içinde yer alan tüm işletmelerin uzun vadeli performanslarını artırmak amacıyla, zincir üzerindeki işletmelere ait işletme fonksiyonlarının ve planlarının, tüm işletmeleri kapsayacak şekilde sistematik ve stratejik koordinasyonu ya da müşteri ve diğer paydaşlar için değer yaratan ürün, hizmet ve bilgi sağlamak amacıyla ilk tedarikçiden son kullanıcıya kadar olan kilit süreçlerin birleştirilmesi olarak tanımlanabilir. TZY uygulamalarında temel amaç, işletmenin üretim kapasitesinin artırılması, pazardaki değişimlere karşı duyarlılığının geliştirilmesi ve müşteri ile tedarik işlerini üstlenenler arasında ilişkilerin iyileştirilmesi yoluyla işletmenin çalışmasının uzun dönemli örgütsel hedeflerle koordineli hale getirilmesidir. TZY nin genel kabul görmüş temel süreçleri, Müşteri İlişkileri Yönetimi, Müşteri Hizmet Yönetimi, Talep Yönetimi, Sipariş İşleme, İmalat Akış Yönetimi, Tedarikçi İlişkileri Yönetimi, 158 Ürün Geliştirme ve Ticarileştirme, İadelerin Yönetimi şeklinde ifade edilebilir. TZY sistemi içinde kullanılan bilgi teknolojileri, Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP), Ürün Veri Yönetimi, Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM), Otomatik Kalite Kontrol Sistemi, Bilgisayar Destekli Tasarım, Tedarik Zinciri Planlama Sistemi, Depo Yönetim Sistemleri, İmalat Uygulama Sistemleri, Ulaştırma Yönetim Sistemi, Coğrafi Bilgi Sistemleri, Talep Tahmin Yönetimi, Radyo Frekans Sistemleri, Tedarik Zinciri Olay Yönetimi, Bar Kodlama Teknolojisi, İnternet ve Elektronik Ticaret Teknolojileridir lı yıllardan sonra teknolojinin gelişmesiyle birlikte bilgisayar ağları oluşmaya başlamış, ortaya çıkan internet teknolojisinin iş yapma şekillerinde yarattığı dönüşümlerle TZY olgusu da büyük bir değişime uğramış ve elle tutulan stoklar, müşteri takip kartları yerini internet üzerinden verilen siparişlere, üretici ile müşterilerin birlikte takip edebildikleri bilgi işlem temelli müşteri takip programlarına bırakmıştır. Böylece işletmelerin ürünlerinin depolarından müşterilerine ve / veya tüketicilere ulaşana kadar geçen süreçteki akışı yönetebilmeleri de daha kolay ve hızlı bir biçimde gerçekleşmektedir. Ayrıca anlık stok takipleri, müşteri talebinin değişmesine göre siparişin yenilenmesi, üretim aşamalarında maliyet azalmaları da bu yeni sistemin öncelikli faydaları arasında yerini almıştır. Ağın; çeşitli iş ortakları ve tüketicilerin iletişim kurabildikleri esnek, etkileşimli ve etkin bir ortam olduğu düşünüldüğünde TZY ye getirebileceği iyileştirmelerin oldukça büyük olacağı açıktır. Günümüzde hammadde üretiminden son kullanıcıya kadar uzanan tedarik zinciri sürecinde etkinliği artırmak amacıyla ERP kullanımı giderek yaygınlaşmaktadır. ERP nin tedarik zincirinde amacına uygun kullanımıyla stratejilere uygun işletme yönetimi, stratejilerin sonuçlarını değerlendirme olanağı, işletme kaynaklarının etkili ve verimli kullanımı, işletme fabrikaları arasında malzeme, işçilik, makineteçhizat, bilgi gibi üretim ve dağıtım kaynaklarının ortaklaşa kullanımı, müşteri, dağıtım merkezi, üretim ve tedarikçiler arasında yakın işbirliği ve bilgi iletişim ortamının sağlanması ve tek bir noktadan gerekli bilgilere ulaşma imkanı elde edilir.

163 Kendimizi Sınayalım 1. Tedarikçilerin seçimi ve onlarla geliştirilecek ilişkilerin düzenlenmesine ne ad verilir? a. Dış kaynak kullanımı b. Satın alma c. Satış yönetimi d. Tedarikçi yönetimi e. Envanter yönetimi 2. Aşağıdakilerden hangisi tedarik için dış kaynak kullanımı kararında dikkate alınan öncelikli faktörlerden biri değildir? a. Kapasite b. Bilgi birikimi c. Satış çalışanları d. Talep yapısı e. Kalite 3. Aşağıdakilerden hangisi tedarikçilerin değerlendirilmesinde temel alınan ölçütler arasında yer almaz? a. Süreç yeterliliği b. Pazarlama yeterliliği c. Kalite güvencesi d. Finansal yetenek e. Maliyet yapısı 4. Aşağıdaki seçeneklerin hangisinde tedarik zinciri kanalı doğru sıralama ile verilmiştir? a. Tedarikçi-İmalatçı-Dağıtıcı-Müşteri b. Müşteri-Tedarikçi-İmalatçı-Dağıtıcı c. İmalatçı-Dağıtıcı-Müşteri-Tedarikçi d. Dağıtıcı-Müşteri-Tedarikçi-İmalatçı e. Tedarikçi-İmalatçı-Müşteri-Dağıtıcı 5. Tedarik zinciri faaliyetlerinde dış kaynak kullanımına ne ad verilir? a. Gelen lojistik b. Giden lojistik c. Tedarik zinciri yönetimi d. Satın alma e. Üçüncü parti lojistik 6. Aşağıdakilerden hangisi müşteri ilişkileri yönetimine dayanan TZY sürecidir? a. Talep yönetimi b. İmalat akış yönetimi c. Tedarikçi ilişkileri yönetimi d. Müşteri hizmet yönetimi e. İadelerin yönetimi 7. Kapasite planlama, maliyet, muhasebe, sipariş girişi, ürün yönetimi, stok ve finans gibi alanların entegrasyonunu hedefleyen TZY teknolojisi hangisidir? a. Müşteri İlişkileri Yönetimi b. Kurumsal Kaynak Planlaması c. İmalat Uygulama Sistemleri d. Coğrafi Bilgi Sistemleri e. Radyo Frekans Sistemleri 8. Aşağıdakilerden hangisi TZY sisteminde kullanılan temel bilgi teknolojilerinden biri değildir? a. Müşteri İlişkileri Yönetimi b. Ürün Veri Yönetimi c. Depo Yönetim Sistemleri d. İstatistik Yazılım Sistemleri e. Radyo Frekans Sistemleri 9. Aşağıdakilerden hangisi internet tabanlı TZY nin yararları arasında sayılamaz? a. Ulaştırma zamanlarının programlanması b. İnternetteki kataloglardan sipariş verme c. Problemlerinin daha hızlı ve etkin çözümü d. Dünyada 7/24 müşteri hizmeti sunma e. Stokların zamana yayılmasını sağlama 10. Aşağıdakilerden hangisi TZY açısından ERP siteminin sunduğu yararlardan biri değildir? a. Stratejilere uygun işletme yönetimi b. İşgücü yeteneği ve deneyimi c. Bilgiye erişim kolaylığı d. Eşgüdümlü planlama olanağı e. Bölümler ve işletmeler arası entegrasyon 159

164 Kendimizi Sınayalım Yanıt Anahtarı 1. d Yanıtınız yanlış ise Satın Alma ve Dış Kaynak Kullanımı başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 2. c Yanıtınız yanlış ise Satın Alma ve Dış Kaynak Kullanımı başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 3. b Yanıtınız yanlış ise Satın Almada Tedarikçi Yönetimi başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 4. a Yanıtınız yanlış ise Tedarik Zinciri Yönetimi başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 5. e Yanıtınız yanlış ise Satın Alma ve Dış Kaynak Kullanımı başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 6. c Yanıtınız yanlış ise Tedarik Zinciri Yönetiminin Süreçleri başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 7. b Yanıtınız yanlış ise Tedarik Zinciri Yönetiminde Kullanılan Bilgi Teknolojileri başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 8. d Yanıtınız yanlış ise Tedarik Zinciri Yönetiminde Kullanılan Bilgi Teknolojileri başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 9. e Yanıtınız yanlış ise İnternet Tabanlı Tedarik Zinciri Yönetimi başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 10. b Yanıtınız yanlış ise Tedarik Zinciri Yönetimi ERP İlişkisi başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. Sıra Sizde Yanıt Anahtarı Sıra Sizde 1 Sipariş karşılama sürecinde gerekli ürün ya da hizmetleri tedarik etmek için bir dış kaynaktan yararlanma kararı kapasite, bilgi birikimi, maliyet ve hacim (miktar), talep yapısı, zaman, kalite, kontrol ve yapılabilirlik (uygulanabilirlik) gibi faktörler dikkate alınarak değerlendirilir. Üretme ya da satın alma kararları hem stratejik hem de operasyonel düzeyde söz konusu olabilmektedir. Her iki durumda da eğer satın alma ve dış kaynaklardan yararlanma benimsenirse, tedarikçi yönetimi konusu, sipariş karşılama süreci yönetim takımı tarafından önemle değerlendirilmelidir. Sıra Sizde 2 Tedarikçi yönetiminde dikkate alınması gereken anahtar faaliyetler, gereksinimlerin belirlenmesi, tedarikçilerin seçimi ve sözleşme (anlaşma) yönetimi olmak üzere üç ana başlıkta ifade edilebilir. Sıra Sizde 3 TZY, tedarik zincirinin ve bu zincir içinde yer alan tüm işletmelerin uzun vadeli performanslarını artırmak amacıyla, zincir üzerindeki işletmelere ait işletme fonksiyonlarının ve planlarının, tüm işletmeleri kapsayacak şekilde sistematik ve stratejik koordinasyonu ya da müşteri ve diğer paydaşlar için değer yaratan ürün, hizmet ve bilgi sağlamak amacıyla ilk tedarikçiden son kullanıcıya kadar olan kilit süreçlerin birleştirilmesi olarak tanımlanabilir. TZY uygulamalarında temel amaç, işletmenin üretim kapasitesinin artırılması, pazardaki değişimlere karşı duyarlılığının geliştirilmesi ve müşteri ile tedarik işlerini üstlenenler arasında ilişkilerin iyileştirilmesi yoluyla işletmenin çalışmasının uzun dönemli örgütsel hedeflerle koordineli hale getirilmesidir. Sıra Sizde 4 Bir tedarik zinciri, malzeme yönetimi (gelen lojistik) ve fiziksel dağıtım (giden lojistik) olmak üzere iki ana iş sürecinden oluşmaktadır. Hammadde ve stok yönetiminin, bölümlerin ve tedarik sürecinin kontrolünün ele geçirilmesi ile ilgili olan malzeme yönetimi, malzeme akış çevrimlerinin, ürünlerin satın-alma ve iç kontrol sürecinde nihai ürünlerin depolanması, taşınması ve dağıtımıyla ilgili olarak planlama ve kontrol 160

165 faaliyetlerinin tümünü kapsayan bir sistemdir. Fiziksel dağıtım ise, müşteri hizmeti sağlayan bütün dış lojistik faaliyetleri çevreleyen bir yapı olarak düşünülebilir. Bu faaliyetler bütün sipariş süreci (sipariş makbuzu dahil), stokların stratejik olarak yerleştirilmesi, depolama ve elde tutma, dış taşıma/ulaştırma, konsolidasyon, ücretlendirme, promosyon, geri dönen ürün depolama ve ömür boyu ürün desteği işlemlerini kapsamaktadır. Sıra Sizde 5 Temel hareket ve başlangıç noktasının tüketicilerden ve zincirin diğer ucunun hammadde tedarikçilerinden oluştuğu tedarik zinciri yönetiminin genel kabul görmüş temel süreçleri, Müşteri İlişkileri Yönetimi, Müşteri Hizmet Yönetimi, Talep Yönetimi, Sipariş İşleme, İmalat Akış Yönetimi, Tedarikçi İlişkileri Yönetimi, Ürün Geliştirme ve Ticarileştirme, İadelerin Yönetimi şeklinde ifade edilebilir. Sıra Sizde 6 TZY sistemi içinde kullanılan bilgi teknolojileri, Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP), Ürün Veri Yönetimi, Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM), Otomatik Kalite Kontrol Sistemi, Bilgisayar Destekli Tasarım, Tedarik Zinciri Planlama Sistemi, Depo Yönetim Sistemleri, İmalat Uygulama Sistemleri, Ulaştırma Yönetim Sistemi, Coğrafi Bilgi Sistemleri, Talep Tahmin Yönetimi, Radyo Frekans Sistemleri, Tedarik Zinciri Olay Yönetimi, Bar Kodlama Teknolojisi, İnternet ve Elektronik Ticaret Teknolojileri gibi sistemleri içermektedir. Sıra Sizde 7 İnternet tabanlı TZY işletmelere; Tedarikçi işletmelerde çalışanlarla herhangi bir iletişim kurmadan, internette sunulan müşteri kataloglarından satın alacağı ürünleri seçme ve sipariş verme; Yükleme ve ulaştırma zamanlarının programlanması; Zincir üzerindeki işletmelerin hammadde, malzeme ve/veya nihai ürünleri karayolu, demiryolu ve hava yolu ile taşıyan tır, tren ve araçların izlenmesini sağlama; Teslimatın gecikmesi, stok kontrolü, teslimat ya da sipariş zamanlarının değiştirilmesi gibi nedenlerle ortaya çıkan problemler hakkında müşteriler veya alıcılarla anında temas kurma fırsatı verme ya da bu durumun işletmenin veri tabanında görülmesini sağlama; 24 saat içinde kamu ya da özel lojistik işletmelerinde yükleme ve boşaltma programı hazırlamaya imkan verme; Dünya çapında 7 gün/24 saat müşteri hizmetleri sunulmasını ve müşterilerle doğrudan iletişim kurulmasına imkan verme; İşletmelerin uluslararası pazarlara açılmasını ve bu müşterilerden sipariş alınmasına imkan verme; Sipariş veren işletmelere verdikleri siparişlerin durumunu kendi işletmelerinden kontrol etme imkanı sağlama; Sipariş için üretilen ürünlerdeki konfigürasyon değişikliğini alıcılara anında haber verme olanağı sunma; Ödemelerini elektronik ortamda yapma, hesaplarını ve borçlarını kontrol etme fırsatı verme; İşletme lojistiği çerçevesinde dağıtımı yapılacak ve/veya toplanacak ürünleri en etkin bir şekilde programlamaya olanak tanıma; Piyasa koşullarına göre anlık depolama için rezervasyonları yapabilme; Problemlerinin daha hızlı ve etkin bir şekilde çözüme ulaştırılmasını sağlama ve Müşterilere daha etkin bir şekilde hizmet verilmesini sağlamadan oluşan önemli yararlar sunabilmektedir. Sıra Sizde 8 ERP sisteminin tedarik zincirinde amacına uygun şekilde kullanımı ile stratejilere uygun işletme yönetimi, stratejilerin sonuçlarını değerlendirme olanağı, işletme kaynaklarını etkili ve verimli kullanımı, işletme fabrikaları arasında malzeme, işçilik, makine-teçhizat, bilgi gibi üretim ve dağıtım kaynaklarının ortaklaşa kullanımı, müşteri, dağıtım merkezi, üretim ve tedarikçiler arasında yakın işbirliği ve bilgi iletişim ortamının sağlanması ve tek bir noktadan gerekli bilgilere ulaşma imkânı elde edilir. Ayrıca ERP sistemi, işletmenin tüm fonksiyonlarına ilişkin bilgiye erişimi kolaylaştırarak, yönetsel etkinliği sağlamakta; yalnızca aynı işletmede bulunan departmanların entegrasyonunu sağlamakla kalmamakta, aynı yönetim altındaki işletmeler arasında da entegrasyonu olası kılmakta; birleşik faaliyetleri (üretim, insan kaynakları, finans, tedarik zinciri yönetimi gibi) otomatikleştirmesi sayesinde yönetsel kontrolde etkinlik, hızlı karar verebilme, operasyonel maliyetlerde büyük oranda azalma gibi örgütsel yararlar sağlamakta ve işletmenin yurt içinde ya da yurt dışında bulunan fabrikalarının ve bunların tedarikçi firmalarıyla dağıtım merkezlerinin kaynaklarının eşgüdümlü olarak planlanmasını sağlamaktadır. 161

166 Yararlanılan Kaynaklar Acar, D. ve Ateş, B. A. (2011a), Tedarik Zincirinin Temel Faaliyetlerinde Dış Kaynak Kullanımı: Tekstil Konfeksiyon Sektörü İşletmelerinde Bir Araştırma, Mali Çözüm Dergisi, Mayıs-Haziran 2011, ss Acar, D. ve Ateş, B. A. (2011b), Tedarik Zinciri Faaliyetlerinin Maliyetleri ve Dış Kaynak Kullanımı İlişkisi, Süleyman Demirel Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Dergisi, Cilt: 16, Sayı: 3, ss Akmut, Ö. (2003), Tedarik Planlaması, (Ed.): Tülin Durukan, Girişimciler İçin İşletme Yönetimi, Gazi Kitabevi, İstanbul. Atakan, F. ve Kayacık, G. (2001), Elektronik Ticaret ve Tedarik Zinciri Yönetiminin Web Tabanlı Entegrasyonu, Yönetim ve İşletmecilik Kongresi, Ortadoğu Teknik Üniversitesi, Ankara. Barutçu, S. (2007), İnternet Tabanlı Tedarik Zinciri Yönetimi: Denizli Tekstil İşletmelerinin İnternet Tabanlı Tedarik Zinciri Yönetiminden Yararlanma Durumuna Yönelik Bir Araştırma, Selçuk Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, Sayı 18, ss Birdoğan, B. (2000), İşletme Kaynakları Planlamasının Dünü, Bugünü ve Yarını, Uludağ Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Dergisi, Cilt 18, S.1. Bowersox, D.J. ve Closs, D. J. (1996), Logistical Management: The Integrated Supply Chain Process, McGraw-Hill, New York. Croxton, K.L., Dastugue-Garcia, S.J. ve Lambert D.M (2001), The Supply Chain Management Process, The International Journal of Logistics Management, Vol.12, No.2, ss Çancı, M. ve Erdal, M (2009), Lojistik Yönetimi, Uluslararası Taşımacılık ve Lojistik Üretenleri Derneği Yayınları (UTİKAD), İstanbul. Deming, W. E. (1988) Quality, Productivity and Competitive Position, MIT, Cambridge, MA. Demirdöğen, O. (2000), Üretim Yönetimi, Atatürk Üniversitesi İİBF Yayınları, Erzurum. Demirdöğen, O. ve Küçük, O. (2007), Malzeme Akışının Etkinliğinde Tedarik Zinciri Yönetiminin Önemi, 8. Türkiye Ekonometri ve İstatistik Kongresi, Mayıs 2007, İnönü Üniversitesi, Malatya. Deshmukh, A. (2006). Digital Accounting: The Effects Of The Internet And Erp On Accounting. Hershey: IRM Press. Dooley, K. (1995), Purchasing and Supply: An Opportunity for Or? Insight, Vol.8, No.3, ss Düzakın, E. ve Sevinç, S. (2002), Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP), Uludağ Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Dergisi, Cilt: XXI, Sayı: 1, ss Gedikli, C. (2006), İnternet Tabanlı Tedarik Zinciri Yönetiminin Kobi lerde Uygulanması İçin Bir Model Önerisi, Erciyes Üniversitesi, Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Kayseri. Gül, M. (2012), İşletmelerde Elektronik Ortamda Muhasebe Bilgi Sistemi İç Kontrol İlişkisi ve Bir Uygulama Basılmamış doktora tezi, Anadolu Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, Eskişehir. Güleş, H. K., Öğüt, A. ve Paksoy, T. (2005), İşletmelerde Tedarik Zinciri Yönetim Sistemi Etkinliğinin Artırılmasında Kurumsal Kaynak Planlamasının Rolü, Selçuk Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Sosyal ve Ekonomik Araştırmalar Dergisi, Sayı: 9, ss Kırçova, İ. (2006), Küçük ve Orta Ölçekli İşletmelerde Elektronik Tedarik Sistemleri ve Avantajları, s Kurt Salmon Associates (1993), Min, H. ve Zhou, G. (2002), Supply Chain Modeling: Past, Present and Future, Computers & Industrial Engineering, Vol 43, No 1-2, ss Newman, R.G. (1988), Single Source Qualification, Journal of Purchasing and Materials, Management, Vol.24, ss Öz, E. ve Baykoç, Ö. F. (2004), Tedarikçi Seçim Problemine Karar Teorisi Destekli Uzman Sistem Yaklaşımı, Gazi Üniversitesi, Mühendislik Mimarlık Fakültesi Dergisi, Cilt:19, No:3, ss Özbay, B. (2008), Tedarik Zincirinde Optimizasyon ve Bir İplik İşletmesinde Uygulama, Pamukkale Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, İşletme ABD, Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Denizli. 162

167 Özdemir, A. İ. ve Doğan, Ö. (2010), Tedarik Zinciri Entegrasyonu ve Bilgi Teknolojileri, Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, Sayı: 28 Yıl: 2010/1, ss Özkan, M. (2004), ERP Sistemlerine Farklı Bir Bakış, php?nt=56, Paksoy, T.ve Güleş, H. K. (2007), Konya da Makine İmalat Sektöründe Faaliyet Gösteren Küçük ve Orta Ölçekli İşletmelerde Tedarik Zinciri Yönetimi Sürecinde Yeni Teknolojilerin Kullanım Düzeyi Üzerine Bir Araştırma, Mühendislik ve Fen Bilimleri Dergisi, Cilt: 25, Sayı: 2, ss PARK, C. A. (2004), ERP Tools, Techniques and Applications for Integrating the Supply Chain, Second Edition, The St. Lucie Press Seriess on Respurce Management, Florida. Pence, L.J. ve Saacke, P. (1988), A Survey of Companies that Demand Supply Quality, ASQC Quality Congress Transactions, Milwaukee, pp Porter, M. (1987), From Competitive Advantage to Corporate Strategy, Harvard Business Review, May/June, ss Quayle,M. (2006), Purchasing and Supply Chain Management: Strategies and Realities, IRM Pres, London. Ross, D.F. (1999), Competing Through Supply Chain Management, Kluwer Academic Publishers, USA. Shtub, A. ve Karni, R. (2010), ERP: The Dynamics of Supply Chain and Process Management, Springer, New York. Şen E. (2006), Kobilerin Uluslararası Rekabet Güçlerini Artırmada Tedarik Zinciri Yönetiminin Önemi, T.C Başbakanlık Dış Ticaret Müsteşarlığı İhracat Geliştirme Etüd Merkezi, 2.Baskı, Ankara. Tanyaş, M. (2006), Lojistik ve Tedarik Zinciri Yönetimi, Pazarlama İletişimi ve Kültürü Dergisi (Pİ), Ekim, ss Tanyeri, M. ve Barutçu, S. (2003), Tedarik Zinciri Yönetiminin Etkinliğinin Arttırılmasında İnternetin Rolü, International Logistics Congress 2003, June30-July01, İstanbul, ss Yaman, Z. (2001), Tedarik Zinciri Yönetiminde (SCM) Bilgisayar Yazılımları ve SCM ye Geçiş Uygulamaları, Kara Harp Okulu Bilim Dergisi, 2001, Sayı: 1, ss Yegül, M. F. ve Toklu, B. (2004), Türkiye de ERP Uygulamaları, Endüstri Mühendisliği Dergisi, Yıl:2004, Sayı:1. Yüksel, H. (2004), Tedarik Zincirleri İçin Performans Ölçüm Sistemlerinin Tasarımı, Yönetim ve Ekonomi Dergisi, Cilt:11, Sayı:1. 163

168 6 Amaçlarımız Bu üniteyi tamamladıktan sonra; Satışta ve pazarlamada gerçekleşen müşteri ilişkileri geliştirme ve sürdürme dönüşümünü kavrayabilecek ve ilişkisel pazarlamanın ne anlama geldiğini açıklayabilecek, Müşteri ilişkileri yönetiminin tam olarak ne anlama geldiğine ve temel boyutlarına yönelik bir farkındalık geliştirebilecek, Müşteri ilişkilerinde yararlanılan teknolojik yazılımlara ve temel kullanım amaçlarına yatkınlık kazanabilecek, Elektronik müşteri ilişkileri yönetiminin ne anlama geldiğine ve sağladığı üstünlüklere yönelik ayrıntılı bir bakış açısı geliştirebilecek, Müşteri ilişkileri yönetiminin ölçülmesinde yararlanılan temel yöntemlere ilişkin bir farkındalık geliştirebilecek, Müşteri İlişkileri Yönetimi ve ERP (Enterprise Resource Planning-Kurumsal Kaynak Planlaması) entegrasyonu ve ERP ortamında satış işlemleri sürecini açıklayabilecek bilgi ve becerilere sahip olabilirsiniz. Anahtar Kavramlar İlişkisel Pazarlama Müşteri İlişkileri Yönetimi CRM Yazılım Uygulamaları Elektronik Müşteri İlişkileri Yönetimi CRM Performans Ölçüm Yöntemleri CRM-ERP Entegrasyonu İçindekiler Giriş Geleneksel Satış ya da Pazarlamadan İlişkisel Pazarlamaya Geçiş Müşteri İlişkileri Yönetimi ve Boyutları Müşteri İlişkileri Yönetiminde Yararlanılan Teknolojik Yazılımlar Elektronik Müşteri İlişkileri Yönetimi (e-crm) Müşteri İlişkilerinin Ölçülmesi Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) ve Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) Entegrasyonu ERP Ortamında Satış İşlemleri Süreci 164

169 Satış Yönetimi Modülü GİRİŞ Günümüzde, küreselleşmenin yanında bilgi ve iletişim teknolojilerindeki sürekli gelişmenin neticesi olarak değer yaratma süreci önem kazanmakta ve bu süreçte yer alan temel öğeler yalnızca ürün değil, ürünün ötesinde çeşitli konulardan da etkilenmektedir. Bu konular arasında müşteriye nasıl ve ne şekilde ulaşılabileceği, onlarla kalıcı ilişkilerin nasıl kurulabileceği ve sadakatin nasıl yaratılabileceği öne çıkmaktadır. Böylelikle ürün artık imalat ekonomisinin temel üstünlük noktası olmaktan çıkarak yerini büyük ölçüde müşteri bilgisi yönetim sistemlerine ve müşteri deneyimine bırakmaktadır. Giderek artan rekabet ve azalan müşteri sadakati, daha kişisel ürünler ve hizmetler sağlayarak, müşterilerin bağlılığını güçlendirme ve rekabet gücü kazandıracak yeni yollar geliştirme noktasında işletmeleri zorlamaktadır. Bilgi sistemlerindeki ve internet teknolojisindeki işletme-müşteri etkileşimlerine olanak sağlayan gelişmeler, müşterilerin ürün ve hizmetlere yönelik talep yapılarını değiştirirken, işletmelere çeşitli fırsatlardan yararlanma olanağı da sunmaktadır. Bu anlamda, ilişkisel pazarlamayla aynı kökten gelen ve bilgi teknolojileriyle paradigması her geçen gün güçlenen Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) ve Elektronik Müşteri İlişkileri Yönetimi (e-crm) beraberinde getirdiği etkinlik ve verimlilik artışı, maliyet tasarrufu, artan karlılık, satışlarda artış, güçlenen müşteri değeri, müşteri tatmini ve gelişen müşteri sadakati gibi yararların bir sonucu olarak her geçen gün popülerliğini artıran temel bir işletme stratejisi olarak kabul görmekte ve işletmelerin yoğun biçimde yatırım yaptıkları bir alanı oluşturmaktadır. Yoğun rekabet koşullarının söz konusu olduğu günümüzde işletmelerin rekabet güçlerini artırabilmeleri için müşterilerini tanıması, müşterilerle ilgili her türlü veriyi kaydetmesi ve bunu müşteriyi kazanma ve elde tutma stratejilerine dönüştürebilmesi bir zorunluluk haline gelmiştir. Bu anlamda, işletmeler açısından başarılı olabilmenin temel kurallarından en önemlisi, satış performanslarını arttırmak, müşteri hizmetlerini mükemmelleştirmek ve müşteriler ile ilişkileri geliştirmek için sürekli çaba harcamak zorunda olmalarıdır. Bu yönde işletmelerin müşteriyle temas kurdukları her noktada elde ettikleri veriyi bilgiye dönüştürerek, her an kullanıma ve erişime hazır hale getirmeleri gerekmektedir. İşletmelerin müşterilerle kurulan ilişkileri yönetmek, müşteri isteklerine uygun çözüm üretmek, müşteri istekleriyle işletmenin yapabilecekleri arasında dengeyi sağlamak için müşteri bilgisine sahip olmaları ve bunu etkin biçimde kullanabilmeleri günümüz koşullarında son derece önem kazanmıştır. Bu ünitede, ilk olarak geleneksel satış ya da pazarlamadan ilişkisel pazarlamaya geçiş süreci ve ilişkisel pazarlama anlayışının genel hatlarıyla nasıl algılanması gerektiği ya da ne anlama geldiği, temel amacı ve yararları açıklanacaktır. Müşteri İlişkileri Yönetimine temel oluşturan bu açıklamalardan sonra, tanımı konusunda çeşitli kafa karışıklarının yaşandığı CRM olgusunun genel hatlarıyla ne anlama geldiği ve temel boyutları üzerinde durulacaktır. CRM de yararlanılan teknolojik yazılımlar bir başka başlıkta incelenecektir. İnternet teknolojisindeki gelişmelerle her geçen gün önemi artan Elektronik Müşteri İlişkileri Yönetiminin (e-crm) ne anlama geldiği ve sağladığı üstünlükler bir başka başlıkta tartışılacaktır. CRM nin başarısındaki temel belirleyicilerden biri olan müşteri ilişkilerinin ölçülmesi ve ölçümlerde yararlanılabilecek olası modellere bir diğer başlıkta yer verilecektir. Son olarak bir ön bilgi sağlamak amacıyla Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) ve Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) Entegrasyonuna değinilerek ERP ortamında satış işlemleri süreci açıklanacaktır. 165

170 GELENEKSEL SATIŞ YA DA PAZARLAMADAN İLİŞKİSEL PAZARLAMAYA GEÇİŞ Günümüzde müşteriler artık kendilerine en yüksek değeri sunan mal ve hizmetleri satın alma yönünde davranış geliştirmeye başlamışlardır. Yeni pazarlama anlayışında bir işletmenin temel misyonu, sadece işlemsel olarak ulaşılan yüksek satış hacmine dayalı kar elde etmeden çok, uzun dönemli değer yaratma olarak görülmektedir. Drucker e göre; İşletmelerin misyonu ve amacı müşteri yaratmak ve onları tatmin etmektir. Ünlü pazarlamacı T. Levitt ise işletmenin amacını, müşteri bulmak ve kuruluşa bağlı kalmasını sağlamak olarak açıklamaktadır. Her iki düşünürün görüşleri günümüz pazarlama uygulamalarında çok daha iyi yansıtılabilmekte ve incelenebilmektedir. Pazarlamanın dinamik yapısı, her dönem yeni paradigmaların geliştirilmesini ve hayata geçirilmesini olanaklı hale getirmektedir. Geçmişten günümüze pazarlamanın ürün ya da üretim odaklı bir anlayıştan, satış anlayışına, bu anlayıştan geleneksel pazarlama anlayışına ve nihayetinde kişiselleştirilmiş, değer yaratan kesintisiz ilişkileri şart koşan pazarlama anlayışına doğru bir evrilme seyri izlediği gözlenmektedir. Bu yönüyle, pazarlama alanında son yıllarda giderek önem kazanan yaklaşımların en önemlilerinden birinin ilişkisel pazarlama anlayışı olduğu kabul edilmektedir. Geçmişte daha çok tek satışa ya da işleme öncelik verilen kitlesel pazarlama üzerine odaklanarak neredeyse herkesi hedefleyen işletmeler, günümüzde özenle ve dikkatle seçilmiş müşterilerle doğrudan ve uzun süreli ilişkiler geliştirme çabası sergilemektedirler. Geleneksel olarak ürün, fiyat, dağıtım ve tutundurma çalışmalarına kaldıraç görevi verip, işlemleri maksimize etme yerine, müşterileri gerçek birer değer olarak kabullenme önem kazanmaktadır. Dolayısıyla işlemden ilişkiye odaklanmaya yönelik bir dönüşüm yaşanmakta ve müşteriler uzun dönemli bir ilişkinin ortağı olarak görülmektedir. Bu anlamda, sadece müşteri elde etmeden ya da işleme dayalı ilişki kurmadan daha kapsamlı bir yaklaşımı temsil eden ilişkisel pazarlama, yeni müşteriler elde etme çabası kadar ve belki daha çok mevcut müşterileri elde tutma ve geliştirmeyi amaç edinen stratejik bir yönelimi ve iş felsefesini temsil etmektedir. Bu felsefe, günümüzde çoğunlukla İngilizce baş harflerinin kısaltılması ile ifade edilen CRM (Customer Relationship Management) ya da Müşteri İlişkileri Yönetiminin de temelini oluşturmaktadır. Bu yüzden, CRM nin iyi kavranabilmesi açısından ilişkisel pazarlama olgusunun iyi anlaşılabilmesi önem taşımaktadır. Müşteri İlişkileri Yönetiminin (CRM) İlişkisel Pazarlama yaklaşımının sonucu ortaya çıktığını ve bu yaklaşıma dayandığını akılda tutmak, CRM yi anlamayı kolaylaştıracaktır. Modern pazarlama anlayışında ilk adım, müşterilerin ihtiyaçlarını anlamak, ikinci adım, farklılık üstünlüğü yaratmak, üçüncü adım ise müşterileri anlamak ve yaratılan üstünlüğü müşterilerin tekrar alım yaptıkları sürekli ilişkiler haline dönüştürmektir. Bu anlamda, 1980 lerin başında pazarlama alanyazınına yeni bir kavram olarak eklemlenen ilişkisel pazarlama, son yılların en popüler pazarlama kavramlarından biri olmuştur. İlişkisel pazarlama, müşterilerle ve diğer paydaşlarla uzun dönemli ilişkiler geliştirme, bunları sürdürülebilir kılma ve gelecekte de güvence altına alma yaklaşımı olarak tanımlanabilir. İlişkisel pazarlamada özellikle satıcı ve alıcı arasındaki etkileşime odaklanılmakta ve pazarlama, kalite ve müşteri hizmeti arasında sürdürülebilir bağlar kurarak, müşterileri kazanmak ve daha önemlisi elde tutmak hedeflenmektedir. Kısa dönemli yaklaşıma karşın uzun dönemi hedefleyen ilişkisel pazarlama yaklaşımının müşteri elde etmek ve müşterileri elde tutmak olmak üzere iki odağı bulunmaktadır. Geleneksel olarak pazarlama müşterileri elde tutmaktan çok müşteri elde etme üzerinde odaklaştığından ilişkisel pazarlama müşteri hizmetini, kaliteyi ve pazarlamayı bir araya getirerek müşteri tatmini ve uzun dönemli müşteri ilişkileri yaratmaya çalışmaktadır. Tablo 6.1 de ilişkisel pazarlama ile yer yer işlemsel yönelim olarak da adlandırılan geleneksel pazarlama arasındaki temel farklar görülmektedir. 166

171 Tablo 6.1: İlişkisel Pazarlama ile Geleneksel Pazarlamanın Karşılaştırılması İlişkisel Pazarlama Müşteriyi elde tutma, sürekli kılma üzerine odaklanma Sürekli müşteri ilişkisi Ürün faydaları ve müşteri değeri üzerinde odaklanma Uzun dönemli bakış açısı Müşteri hizmetleri üzerinde çok durma Müşteriye adanmışlık yüksek Müşteri beklentilerini karşılamak için yüksek vaatte bulunma Kalite, tüm çalışanların sorumluluğundaki bir iştir Mevcut müşteriler ve değer esasına göre işletmeye en çok getiriyi sağlayan müşteriler üzerinde odaklanma Geleneksel Pazarlama Tek satış üzerinde odaklanma Olaylara göre kesintili müşteri ilişkisi Ürün özellikleri üzerinde odaklanma Kısa dönemli bakış açısı Müşteri hizmetleri üzerinde az durma Müşteriye adanmışlık sınırlı Müşteri beklentilerini karşılamak için sınırlı vaat verme Kalite öncelikli olarak üretim elemanlarının işidir Genellikle tüm müşteriler üzerinde eşdeğer biçimde odaklanma Kaynak: Odabaşı, 2001, s.20; Öztürk, 2003, s.181 den yararlanılarak uyarlanmıştır. Geleneksel pazarlamada amaç işlemleri maksimize etmek olduğundan, müşterinin satın alma geçmişine önem verilmemekte ve müşterinin bir durumundaki davranışı ile başka bir durumdaki davranışı arasında bağlantı kurma önemli olmaktadır. İlişkisel pazarlamada ise süreç ters yönde işletilmektedir. Müşteri ilişkilerinde tek satış üzerinde değil, müşteriyi elde tutma ve sürekli kılma üzerinde durulur. Bunun yanı sıra, geleneksel pazarlamada ürün özellikleri üzerinde odaklanma, kısa dönemli bakış, müşteri hizmetleri üzerinde az durma, müşteri beklentilerini karşılamak için sınırlı vaat verme, sadece üretim elemanlarının kaliteyle ilgilenmesi ve genellikle tüm müşteriler üzerinde eşdeğer biçimde odaklanma söz konusu iken; ilişkisel pazarlamada ise müşteri değeri, uzun dönemli bakış, müşteri hizmetleri üzerinde daha fazla durma, beklentilere dönük daha yüksek vaat sunma, tüm çalışanların kalite ile ilgilenmeleri ve değer bakımından işletmeye en fazla kazanç sağlayan müşterilere odaklanma söz konusudur. saptayınız. Geleneksel Pazarlama ile İlişkisel Pazarlama arasındaki temel farkları Geleneksel işlemsel odaklı satış ve pazarlama stratejilerinin aksine, ilişkisel pazarlama stratejilerinde müşteri merkezli bir yaklaşım benimsenmektedir. İşletmeler, olası müşterileri ve var olan müşterileriyle, karşılıklı değer mübadelesi ve vaat ettiklerini yerine getirme yoluyla uzun dönemli çalışma ilişkilerinin yollarını aramakta ve uygulamaktadırlar. Dolayısıyla, müşteri bağlılığı ve buna bağlı müşteri elde tutma ile kârlılık arasında güçlü ilişki bu uygulamaların sonucu olarak ortaya çıkmaktadır. Başka bir deyişle, müşterilerle uzun dönemli sürdürülebilir ilişkiler geliştirmeyi başaran işletmeler, çoğunlukla yüksek müşteri kazanımları, çapraz satış olanakları, müşteri elde tutma başarısı, üretim referansları ve elde etme, müşterileri daha kolay geriye kazanma, iş geliştirme döngüsünü kısaltma, kurumsal bir veri havuzu geliştirme, yetenekli personeli elde tutma ve onlardan çok daha etkili yararlanmadan oluşan önemli faydalar sağlayabilmektedirler. İlişkisel pazarlamanın bir işletmeye sağlayabileceği temel faydalar şu ana başlıklarda toplanabilir: Müşteri elde tutma oranında ve müşteri sadakatinde (bağlılığında) artış-müşteriler daha uzun süre işletmeyle iş yaparlar, daha fazla ve daha sık satın alırlar. Bunun sonucu olarak, mevcut müşterileri korumanın ve bu müşterilerle ilişki geliştirmenin maliyeti, yeni müşterileri bulup işletme için kârlı bir hale getirmenin maliyetinden çok daha düşük olur, 167

172 Müşteri kârlılığındaki artış-müşterinin işletmeye sağladığı kârlılık artar. Bunun nedeni sadece müşterilerin daha fazla satın alması değildir; Ayrıca; Müşteri elde etmenin daha düşük maliyetli olması ve dengeli bir iş hacmi oluşturmak için çok fazla müşteri elde etmenin gerekli olmaması, Mevcut müşteriler daha fazla tepki verici olduklarından satışların maliyetinin azalması söz konusudur. İşletmeler artık hangi müşterilere hizmet vermek istedikleri konusunda daha seçici olmakta ve bunu yaparken de daha detaycı ve uzun soluklu şekilde yapmaktadırlar. Asıl amaç, her satıştan kar sağlamaktan çok, işletmenin toplam müşteri değeri ve müşteri yaşam değerini kullanarak uzun dönemli kârlar elde etmektir. Bu yüzden, bir müşteriyle uzun dönemli ilişki geliştirmek çok daha etkili bir yaklaşım olarak görülmekte ve pazarlamacılar, pazar payını artırmaktan çok, giderek zamanlarının büyük bir bölümünü müşteri payını artırma konusuna harcamaktadırlar. Müşterilerle ilişkiler zamanla evrildiği ve geliştiği için, doğru müşterilerle rekabet avantajı sağlayacak uzun dönemli ilişkiler geliştirebilme son derece önemlidir. Ancak, etkin ve sürdürülebilir müşteri ilişkileri geliştirme maliyetli olabilmekte ve bu yönüyle işletmelerin bir ilişkiye girdiklerinde bu ilişkinin seyrini ve bu seyir içerisindeki müşteri kârlılığını düşünmeleri zorunlu olmaktadır. Bir müşteri ilişkisindeki gelişmeyi bir yaşam seyri olarak görmek yararlı olabilir. Bir işletme ve sunduğu hizmetlerden haberdar olmayan potansiyel bir müşteri yaşam seyrinin ilk aşamasındadır. Eğer bu birey ya da bir endüstriyel müşteri firmanın tatmin edebileceğini hissettiği bir ihtiyaca sahipse, işletmenin hizmetlerinden haberdar olur ve yaşam seyrinin ikinci aşaması olan satın alma sürecine girer. Satın alma sürecinde potansiyel müşteri hizmeti ihtiyacına ve ödeme gücüne göre değerler. Eğer bu sürecin sonu olumlu ise müşteri ürün ya da hizmeti denemeye karar verir ve ilk kez satın alma gerçekleşir. Bu aşamada müşteri yaşam seyrinin üçüncü aşaması olan tüketim sürecine ya da ürün ya da hizmeti kullanma aşamasına geçer. Bu süreçte müşteri işletmenin kendi problemini nasıl çözdüğünü ve ürün ya da hizmeti sağlamadaki yeteneğini gözlemler, başka bir deyişle, işletmenin uygun bir teknik ve işlevsel kaliteye sahip olup olmadığını değerler. Müşteri tatmin olmuşsa, müşterinin işletme ile ilişkisi muhtemelen devam edecektir. Müşteri bu süreci her hangi bir aşamada terk edebilir ya da bu döngü içinde kalarak, izleyen aşamaya devam eder. Tüketim ya da kullanım sürecinden sonra, işletmeyi terk edebilir ya da gelecekte benzer bir ürün ya da hizmete aynı ihtiyacı duyduğunda, aynı işletmeden tedarik etmeye karar verebilir. İşletmenin pazarlama çabaları müşterinin kararlarını etkileyecektir. İşletmenin pazarlama programının amaçları ve kullanılacak pazarlama faaliyetleri müşteri ilişkisi yaşam seyrinin hangi aşamasında olunduğuna göre değişecektir. Dolayısıyla işletme şu iki konuda bilgi sahibi olmalıdır: İşletmenin çeşitli hedef müşteri grupları müşteri ilişkisi yaşam seyrinin neresinde yer almaktadır? Yaşam seyrinin çeşitli aşamalarında hangi pazarlama kaynakları ve faaliyetleri etkili olacaktır? Bir müşteri ilişkisine yönelik yaşam seyrinin aşamalarını ve her bir aşamada söz konusu ilişki biçimini belirleyiniz. Bir müşteri ilişkisine yönelik yaşam seyri olgusu dikkate alındığında, ilişkisel pazarlamanın belli başlı dört amacı olduğundan bahsedilebilir. Bunlar sırasıyla, müşteriyi kazanma, tatmin etme, elde tutma ve geliştirme biçiminde ifade edilebilir. İlişkisel pazarlamanın temel amacı, işletme için kârlı olabilecek müşterileri kazanmak ve korumaktır. İşletmeler ilk olarak uzun dönemli ilişki kurulabilecek müşterileri çekmenin yollarını araştırırlar. Müşteri grubunu ortak ihtiyaç ve istekleri doğrultusunda homojen gruplara ayırma anlamına gelen pazar bölümlendirme sayesinde işletmeler sürekli müşteri ilişkisi geliştirmek için en iyi hedef pazarları anlamaya çalışır. Bu ilişkilerin gelişmesi sayesinde işletmelere ya da markaya bağlılık geliştiren sadık müşteriler benzer ilişki potansiyeline sahip yeni müşterilerin bulunmasına ağızdan ağıza iletişim yoluyla önemli katkılar sunarlar. Müşteriler kazanılıp, etkili ilişkiler geliştirildikten sonra, bu müşterilerin kendilerine sunulan kaliteli ürün ve hizmet ve kurulan uzun dönemli ilişkiler sayesinde işletme ile ilişkilerini gelecekte de sürdürme olasılığı artacaktır. Kendileri ile iyi ilişkiler 168

173 geliştirilen, değişen istek ve ihtiyaçlarına en uygun ürün ve hizmetleri alan müşteriler, büyük bir ihtimalle rakiplerin girişimlerini de boşa çıkaracaktır. Müşteri ilişkilerini geliştirmenin nihai amaçlarından bir diğeri, işletmeden daha fazla ürün ya da hizmet alan sadık müşteri grubu ile kurulan ilişkinin daha da geliştirilmesidir. Bunun nedeni işletme ile ticari ilişki bakımından daha ağırlıklı olup, fakat oran olarak azınlık olan bu müşteri grubu ile (% 20 lik müşteri dilimi) işletmeye en fazla gelir getiren (kazancın % 80 i bu müşterilerden elde edilir) grup olması nedeni ile daha fazla ilişki kurma gerekliliğidir. Buradaki asıl hareket noktası, işletmeye en fazla kazanç sağlayan müşterilere ulaşmaktır. İlişkisel Pazarlamanın Yararları İlişkisel pazarlama, müşterilere ve işletmelere birtakım faydalar sağlayabilmektedir. İşletmeler açısından iyi oluşturulmuş müşteri ilişkileri ile mevcut müşterilerin elde tutulması sağlanırken, müşteriler açısından ise, uzun dönemli bağlantının getirdiği bazı avantajlardan yararlanma söz konusu olabilmektedir. Sadık bir müşteri grubu oluşturma ve bu müşterileri geliştirme işletmelere önemli yararlar sağlar. İşlemsel ve satış bazlı hareket eden işletmelere kıyasla, uzun dönemli ilişki geliştiren işletmeler yaptıkları yatırım üzerinden daha fazla kazanç elde edebilmektedirler. Bu yararlar, azalan pazarlama ve yönetim maliyeti, fiyat düşürmeksizin kâr marjlarını korumak gibi nedenlerden kaynaklanmaktadır. Müşteriyi elde tutma sonucu ortaya çıkan bir diğer yarar, zamanla satın alımların artmasıdır. Müşteriler zaman geçtikte ürün ya da hizmet aldıkları işletmelere daha da güvenmekte ve belli ürün ya da ürünlerle ilgili harcamalarının büyük kısmını ya da tamamını ilgili işletmeye kaydırabilmektedirler. Tatmin arttıkça rakiplerin tekliflerine karşı koyma durumu da artabilmektedir. Uzun dönemli ilişki kurmanın sağladığı bir diğer yarar ise, maliyetlerdeki düşüştür. Yeni müşterileri işletmeye çekme ile ilgili başlangıç maliyetleri yüksektir. Yeni müşterileri çekmek için reklam, satış teşvikleri, ekstra iskonto sunma gibi pek çok maliyet söz konusu olmaktadır. Bazen başlangıç maliyetleri kısa dönemde elde edilen kazançtan bile yüksek olabilmektedir. Oysa sadık müşteri için yeni müşteri kazanmada gündeme gelen maliyetler söz konusu değildir. İlişki sürdükçe muhtemelen maliyetler zamanla düşüş gösterecektir. Müşteri ilişkileri sayesinde sağlanabilecek bir diğer yarar, ağızdan ağıza (Word of Mouth-WOM) ücretsiz reklamdır. Buradaki ücretsiz reklam, WOM olarak tabir edilen ağızdan ağıza iletişimdir. Ürün, karmaşık, kullanımı zor ve fiyatı da yüksek ise, o ürün hakkında bilgi sahibi olmayan müşteriler ürünü satın almada tereddüt yaşayabilmektedirler. Bu durumda yöneleceği ilk kişiler daha önce o ürünü almış, kullanmış ve tatmin olmuş kişiler olacaktır. Referans grup olarak adlandırılan bu gruptaki müşteriler, daha önceden firma ile ilişki kurmuş ve ağızdan ağıza iletişim sayesinde ürün hakkında ücretsiz reklam yapan müşterilerdir. Kimi durumlarda ağızdan ağıza iletişim ücretli reklamdan daha etkili ve inandırıcı olmaktadır. Bu olgu yeni müşteri kazanma maliyetini de düşürücü etkiye sahiptir. Müşteriyi tutmanın dolaylı bir yararı da şirket çalışanlarını tutmaktır. Tatmin olmuş müşteri temelinde çalışanları elde tutmak kolaydır. Firmaya giriş-çıkışın fazla olması durumunda işgücü devir oranı da yüksek olacak ve bu durum beraberinde yeni çalışanları tedarik etme, eğitme gibi ek maliyetleri ortaya çıkaracaktır. Tatmin olmuş müşterilerle çalışmaya alışkın çalışanlar, mutlu ve firmalarına sadık olacaktır. Uzun dönemli olarak firmada çalışanlar tanıdıkları müşteriler ile daha rahat, kalıcı ve yarar getirici ilişkiler kurabilecektir. Tatmin olmuş müşteriler tatmin olmamış müşterilere oranla daha yüksek değere sahip olduğundan, bu müşterilerle geliştirilen ilişkiler, bunları sadık müşterilere dönüştürebilecektir. Değeri esas alan bu yaklaşım, müşterilere güven faydası, sosyal fayda ve özel muamele faydaları sunabilmektedir. İnsan doğasının bir gereği olarak, çoğu müşteri özellikle ilişkiye uzun zaman ve emek sarf ettiklerinde, hizmet sağlayıcılarını ya da şirketlerini değiştirmeyi tercih etmezler. Pek çok müşteri (birey ya da işletme) rakiplerin yoğun sunumu ile karşı karşıya kalabilmekte, bu sunumlar da müşterilerin zaman, emek ve para maliyetlerine katlanmalarını gerektirebilmektedir. Bu bakımdan iyi kurulmuş ve güvene dayalı oluşturulmuş ilişkiler müşteriler açısından daha kalıcı sonuçlar sağlayabilmektedir. Zaman geçtikçe müşteriler kendilerine hizmet sağlayanlarla ya da şirketleri ile aşinalık ya da tanınırlık duygusu geliştirebilmekte ve sonrasında müşteri-firma ilişkisinin ötesine geçilerek sosyal ilişkiler kurulabilmektedir. Bu tür sosyal ilişkiler, çoğu durumda rakibin daha cazip teklifler sunduğunun bilinmesi durumunda bile, bağlantının sürekli korunması anlamına gelir. Bu tür kişisel ilişkiler tüketici hizmetlerinde olduğu gibi, B2B (Business-to-Business) olarak anılan işletmeden işletmeye satış ya da endüstriyel satış işlemlerinde de söz konusu olabilmektedir. İlişki sonucu ortaya çıkan sosyal fayda, 169

174 tüketicinin yaşam kalitesi (kişisel ya da iş yaşamı) için önemli olmakta, müşteri-işletme arasında geliştirilen yakın kişisel ve mesleki ilişkiler müşteri bağlılığına temel oluşturabilmektedir. İşletmeler ayrıca, kârlarının büyük kısmını sağlayan müşterilerine özel muamelede bulunarak, bunların ihtiyaç ve isteklerine kişiselleştirilmiş sunumlar geliştirirler. Bu anlamda, ürün ve hizmetin genel müşteri beklentilerine göre değil, her müşterinin özel isteklerine göre uyarlanmasını gerektiren kişiselleştirme stratejisi önem kazanır. Bu uygulama, tüketicide her şeyden önce özel olma duygusu yaratabilmektedir. Her insan doğası gereği belli ölçüde özel ilgi bekleyebilmektedir. Bu nedenle son yıllarda kitlesel kişiselleştirme (mass customization) yaklaşımı her geçen gün daha da önem kazanan bir olgu olarak öne çıkmaktadır. Örneğin, binlerce gözlük parçasını lego mantığı ile bünyesinde bulunduran bir gözlük firması, tüketicilerin tam istediği gözlüğü birkaç saat içerisinde üretebilmektedir. Bunu dijital fotoğraflama sistemi ile desteklediği için numaralı gözlük almak isteyen bir kişi tam olarak aradığını bulabilecektir. İşletme açısından stoklama maliyetlerinin ortadan kalkması anlamına gelen kişiselleştirme, bu yapısı ile de riski ortadan kaldırabilmektedir. Müşteri Elde Tutma İlişkisel Pazarlamanın temel amaçlarını ve yararlarını saptayınız. İşletmeler, güçlü bir markaya sahip ürün ve hizmetlerle istikrarlı olarak müşterilerinin beklentilerini karşılayarak yeni müşteriler çekmeyi başarabilirler. Ancak, bu her zaman yeterli olmamakta, müşterilerle ilişki sıklığını artırarak müşterileri işletmeye bağlayacak yollar (ilişki değeri) önem kazanabilmektedir. Çoğu işletme zamanının, enerjisinin ve kaynaklarının çoğunu yeni işleri takip etmeye harcamaktadır. Girişimi büyütmek, yeni pazarlara açılmak, kaybedilen işin yerine yeni müşteriler bulmak da önemli olmakla birlikte, bu hedef ana amacın (müşterileri elde tutma, müşteri ilişkilerini geliştirmezenginleştirme) önemine nazaran ikinci sırada olmalıdır. Örneğin, mobil iletişim pazarında müşteri elde tutma kritik öneme sahiptir. İşletmeler müşteri edinim harcamalarını artırmalarına karşın, yıllık olarak üyelerinin ortalama %30 dan daha çoğunu kaybedebilmektedirler. Bu anlamda, pazarlama bütçesinin yaklaşık %50 ya da %75 arasında değişen oranlarda ilişkisel pazarlama çabaları ve müşteri elde tutma stratejilerine tahsis edilmesi önemli bir yaklaşım olarak önerilebilir. Sadık müşterilerin oluşturulması ve bu sadakatin sürdürülmesi kuruluşlar açısından çok yönlü yararlar getirebilmektedir. Müşterilerin, belirli bir ilişki kurdukları şirketlerin ürünleri için her geçen yıl bir önceki yıla göre daha fazla harcama eğiliminde oldukları araştırmalarla ortaya konmuştur. Müşteriler, şirketi daha iyi tanıdıkça ve rakiplerle kıyasladığında hizmetlerin kalitesinden tatmin oldukça, kuruluşla daha fazla iş yapma eğilimi taşımaktadır. Müşteriler işlerinin büyümesi, gelişmesi, uzun yıllara yayılması sonucunda daha fazla özel isteklerle hizmet talep etmeye başlarlar. Diğer önemli yararlarından biri de maliyetlerdir; müşterileri cezbetmek için belirli harcamalar yapılıp maliyetlerine katlanmak gerekir. Bir kez müşteri için yatırım yapıldığında, kurulan ilişkinin sürdürülmesi yapılan harcamaların karşılığının sağlıklı biçimde alınmasına olanak sağlar. Öte yandan, müşteri tutma suretiyle sadık müşterilerin yaratılması, hiçbir tanıtım aracının yapamayacağı kadar etkili tanıtım sağlar. Ağızdan Ağıza iletişim olarak bilinen, olumlu öneriler ile yeni müşterilerin sağlanmasına yardımcı olan bir sonuç ortaya çıkar. Böylece, yeni müşteriler için yapılacak harcamalar daha az olabilmektedir. Müşteri tatmininin doğrudan yararlarından biri de çalışanların tutulması dır. Tatmin olmuş mutlu müşteriler, tatmin olmuş mutlu çalışanlar yaratır. Müşterileri tatmin olmuş kuruluşlarda çalışma ortamı da huzurlu olur ve insanlar bu tür kuruluşları tercih ederler. Eğer yönetim, müşteri tutma oranını, ortalama %90 dan %95 e çıkarabilirse, şirketin büyüme oranını da büyük ölçüde artırabilir. İki şirket düşünün, biri yılda müşterilerinin %10 unu, diğeri ise %5 ini kaybetmekte olsun. Eğer her iki şirket yılda %10 oranında yeni müşteri kazanıyorsa, ilk şirket hiç büyümemiş olacak, ikinci şirketse %5 lik büyüme gerçekleştirecektir. 15 yılın üzerinde bir zaman diliminde ilkinin büyüklüğü değişmeyecek, ikinci ise iki katı büyüklüğe ulaşacaktır. Bir işletme yüksek bir pazar payına sahip olmasının yanında müşterilerini kaybediyor olabilir ya da az bir pazar payına sahipken müşterileri sadık olabilir. Bu anlamda giderek geleneksel olarak sıkça kullanılan pazar payı kavramı yerini, gelecekteki satış kestirimlerini de içine alan müşteri payı ya da müşteri değerinin payı gibi kavramlara bırakmaktadır. Yapılan araştırmalar konuya ilişkin bazı önemli sonuçları çarpıcı biçimde öne çıkarmaktadır: 170

175 Müşteri tutmada %2 lik bir artış, genel giderlerdeki %10 luk bir azalışla aynı kâr etkisine sahiptir. Kaybedilen bir müşterinin yerine benzerini koyabilmek için en az 5 kat daha fazla zaman, enerji ve para harcamak gerekir. Müşteri elde tutma çabası ile ilgili kuramsal yaklaşımlar, hizmet pazarlaması, endüstriyel pazarlama ve genel yönetim açısından bazı farklılıklara işaret etmektedir. Hizmet pazarlaması yaklaşımından müşterileri elde tutmanın yolu, müşteri hizmet kalitesi ve müşteri tatminini geliştirmeden geçmektedir. Endüstriyel pazarlama yaklaşımından müşterileri elde tutmanın yolu, finansal, sosyal ve yapısal ilişkilerden oluşan çok seviyeli ilişkileri gerektirmektedir. Genel yönetim yaklaşımında ise, hizmet verilerinin ve müşterilerin izlenmesindeki engellerin analiz edilerek, eski müşterilerden öğrenilenlerle müşteri kayıplarını önleme ölçümlerinin yapılmasıdır. Bu sayede ilk satın alanlarla, tekrarlı satın alanları izleyecek özel bir denge yaratmak, giden müşterileri döndürmek ve müşterileri elde tutmak için işletmeyi yeniden yapılandırmak mümkün olabilir. Ayrıca yönetim bakış açısından sadık olmayan iş görenlerin bir sadık müşteri envanteri yaratabilmelerinin mümkün olamayacağı da öne çıkan bir diğer unsurdur. İlişkisel pazarlamanın ortaya çıkışıyla beraber müşteri elde tutmaya yüksek derecede önem verilmeye başlanmıştır. Yüksek müşteri elde tutma, müşteri yaşam boyu değerini yükseltir. Kârsız müşterileri elde tutmak nihai olarak hissedar değerini tahrip edeceği gibi, kârlı müşterilerle uzun dönemli ilişkiler de tam tersi hissedar değerini yükseltecektir. Günümüzde yenilikçi işletmeler, tüm müşterilerin değerli olmadığını, bütün müşterilere eşit düzeyde hizmet vermelerine gerek olmadığını anlamaya ve kazandırdıkları karlılığa göre müşterilerini sınıflandırmaya başlamışlardır. Bazı müşteriler uzun dönemde bile işletmeye çok az kar sağlayıp, çok maliyetli olabilmektedirler. Bu durumda işletmeler, müşterilerinin hiç değilse bir kısmını elemeyi tercih edebilmektedirler. Etkin bir müşteri ilişkisi stratejisi oluşturmanın temelinde pazar bölümleme, başka bir deyişle, işletmenin ilişki kurmayı istediği kişi ve kurumları tanımlama yatmaktadır. Dolayısıyla, ilişkisel pazarlama, pazar bölümlemeyle başlamakta, daha sonra bu pazarın işletmeye çekilip, elde tutulmaya çalışılmasıyla sürmektedir. İşletmelerin bireysel müşterilere nitelikleri bakımından davranmaları (portföy yönetim teknikleri), geçerli müşteri yaşam değeri yaratmaları ve kârsız müşterileri elimine etmeye istekli olmaları kabul gören yaklaşım biçimi olarak öne çıkmaktadır. Bu anlamda, tüketim yapılarına göre pazar bölümlendirme, müşteri karmasını anlamada temel bir yaklaşım olarak önemli katkılar sağlamaktadır. Müşteri ilişkilerini çok daha değer katıklı geliştirebilmede üç temel noktadan hareket edilebilir. Bunlardan ilki, müşterilerin olası dört yaşam döngüsünden birine girdiği ve her bir aşamadaki müşterinin farklı davrandığı fikridir. Bu aşamalardaki müşteri tipleri, olası müşteriler, ilk kez ve tekrar satın alanlar, esas müşteriler ve karşı tarafa geçenler biçiminde adlandırılabilmektedir. Esas müşteriler, işletmeye en yüksek kârı sağlamakta ve yatırımların en fazlasını almayı hak etmektedirler. Olası müşteriler ve karşı tarafa geçenler daha düşük bir değere sahiptirler ve satış, pazarlama ve iş geliştirme kaynaklarının daha küçük bir kısmı bunlara tahsis edilmelidir. İlk kez ve tekrar satın alanları elde tutmak çok daha olasıdır. Bu yüzden onların beklentilerini karşılayacak ürün ve hizmetlere yeterince yatırım yapılmasına dikkat edilmelidir. İkinci hareket noktası, müşteri değeri yaratmak için her bir müşteri için pazarlama programlarını bu amaca göre tasarlama gerekliliğidir. Pazarlama, müşteri edinimi, müşteri elde tutma ve satışları artırmadan oluşan üç amaç gütmektedir. Her bir amaç, faklı düşünce biçimini ve uygulamaları gerektirir. Bu yüzden, her bir amaç çerçevesinde pazarlama bölümünü organize edebilme önem kazanır. Üçüncü ve son hareket noktası ise, müşteri değerini geliştirmek ve daha değerli ürünler üretmek için kaynaklarımızı daha iyi kullanacak bilgiyi ölçmek için yeni yollar tasarlayabilmektir. Faklılaştırılmış pazarlama stratejileri için bir işletmenin ilk kez satın alanlar, tekrarlı satın alım yapanlar, yoğun satın alım yapanlar ve eski müşteriler gibi farklı tüketici gruplarına sahip olması gerekmektedir. Bu durumda, işletmeler kullanım sıklığını ve çeşitliliğini temel alarak müşteri hesaplarını sınıflandırıp, müşterilerini elde tutmak ve geliştirmek için etkili ve kârlı stratejiler geliştirebilirler. Hedef, mümkün olduğunca müşterileri üst tüketim yoğunluğu düzeyine taşıyabilmektir. Örneğin; McDonald s şirketi tüm müşterilerini eşit değerde görmemekte, aktif ve öncelikli olarak süper-yoğun tüketim 171

176 gerçekleştiren müşteri grubunu hedeflemektedir. Bu müşteriler genellikle 18 ile 34 yaş arası erkeklerden oluşmakta ve satışların % 77 sini oluşturarak haftada 3-5 kez buradan satın alım yapmaktadırlar. Pareto ilkesi ya da 80/20 kuralı olarak anılan yöntem, en iyi müşterileri belirlemede etkili olabilmektedir. Bu yöntem, tipik bir işletmede yaklaşık olarak satışların % 80 inin müşterilerin % 20 sinden; genellikle satışların % 80 inin de sunulan ürün ya da hizmetlerin % 20 sinden geldiği varsayımına dayanmaktadır. Yürütülmüş olan birçok araştırma, bu yöntemin etkili bir şekilde işlediğini gösteren sonuçlar ortaya koymaktadır. Etkili strateji, kullanım ya da tüketim yoğunluğunun analiz edilmesiyle müşterileri sınıflandırmak ve her bir hedef pazar için farklı pazarlama yaklaşımları tasarlamaktır. Böylelikle işletmeler kârlı müşterilerine çok daha fazla özen gösterebilecek, daha az kârlı müşterilerinin de satın alma hacmini yükselterek daha kârlı düzeye çıkarabilme olanağı elde edebilecektir. Bu anlamda önemli olan unsur, müşteri gruplarını temsil eden yapıyı oluşturabilmektir. Bu yapı bir kere tesis edildiğinde, ürün ve hizmet stratejilerinin farklı tüketici gruplarına göre ayarlanabilmesi ve daha az kârlı olan tüketicileri daha kârlı tüketicilere dönüştürme anlamına gelen tüketici sıçratma stratejisi geliştirebilme olanağı yakalanabilecektir. MÜŞTERİ İLİŞKİLERİ YÖNETİMİ VE BOYUTLARI CRM, zaman içerisinde görece basit bir merkezi veri işleme fonksiyonundan, işletme stratejilerini, telekomünikasyonu, ağları ve bilgisayarları içeren bütünleşik bir yapıya evrilmiştir. Çoğu sektörün yapısında değişim ve dönüşümlere yol açan CRM, tüketicileri ve işletmelerin iş yapış biçimlerini derinden etkilemiş ve rekabete yeni bir boyut getirmiştir. Çoğu işletme, mevcut müşterilerinin uzun dönemli bağlılığını güçlendirme ve yeni ilişkiler geliştirme yarışını bir arada sürdürmeye çalışmaktadır. İşletmeler bu amaçla, stratejik ve teknoloji tabanlı CRM uygulamalarından yararlanarak, ilişkisel pazarlama ilkelerini işe koşmak yoluyla etkili şekilde rekabet avantajı sağlayabilmekte ve bu yarışta rakiplerine göre bir adım öne çıkabilmektedir. Günümüzdeki en önemli rekabetçi işletme stratejilerinden kabul edilen CRM, bir işletmenin müşterileriyle etkileşimlerini yönetmeye ilişkin çabaları esas almaktadır. CRM in artan müşteri elde tutma oranı ve müşteri sadakati, daha yüksek müşteri karlılığı, müşteri açısından değer yaratma olanağı, ürünlerin ve hizmetlerin kişiselleştirebilmesi olanağı, daha az süreçle daha yüksek kalitede ürün ve hizmet sunabilme olanağı gibi olası yararlarından bahsedilebilir. Profesyonel alanda geniş kabul görmesine karşın, CRM in tanımı ile ilgili bazı kafa karışıklıklarının olduğu dikkatten kaçmamaktadır. CRM in yapısı, her geçen gün konuya ilişkin bir yeniliğin ortaya çıkışı ve genel-geçer bir tanımının olmayışı, CRM yi değerlendirmedeki temel zorluklardan bazılarıdır. Öyle ki, alan yazındaki çalışmalar dikkate alındığında, teknoloji merkezli, müşteri yaşam boyu merkezli ve strateji merkezli olmak üzere üç temel kategoride ele alınan yaklaşık elliye yakın CRM tanımına rastlanabildiği rapor edilmektedir. CRM yi tanımlamak, bu faaliyetlerin bir işletme için ne anlama geldiğini kavramak ve bütüncül bir anlayış geliştirmek açısından gerekli ve önemlidir. Günümüzdeki şekline ulaşıncaya kadar CRM ye çeşitli anlamlar yüklendiği görülmektedir. Bazı işletmeler için CRM, belirlenen amaçlara ulaşmak için satış ve pazarlama işlevleri arasında köprü görevi gören, veri tabanı ve satış gücü otomasyonlarına dayanan bir teknoloji çözümü olmuştur. Bazı işletmeler tarafından ise CRM, özel olarak birebir müşteri iletişim amacı ile tasarlanan, sadece satış / hizmet, çağrı merkezleri ya da pazarlama bölümlerinin sorumluluğundaki bir araç olarak dikkate alınmıştır. Ancak, CRM, sadece pazarlama, satış ve hizmete yönelik teknolojik uygulamaları içermemekte, bütünüyle ve başarılı şekilde uygulandığında tüm organizasyonu kuşatan ve ilişkileri maksimize eden fonksiyonlar arası, müşteri yönlü ve teknoloji bütünleşik bir işletme süreç yönetimi şeklinde karşımıza çıkmaktadır. Müşteri etkileşimlerinin karlılığını maksimize etmeyi amaçlayan bir CRM stratejisi, pazarlama, üretim, satış, müşteri hizmetleri, insan kaynakları, Ar-Ge ve finans gibi tüm fonksiyonları yakından ilgilendirmektedir. Başlangıç yıllarında çoğu işletme müşteri ilişki yönetimini işletme süreçleri ile ilgili tüm müşteri bilgisinin kaydedilmesi biçiminde ele alırken, son yıllarda bu uygulamalar için işletme stratejisinin ve 172

177 yeni organizasyon yapısının önemli ve gerekli olduğunun farkına varılmaya başlanmıştır. Dolayısıyla, CRM ye ilişkin değişen yelpazede dar (teknik) ve geniş (stratejik) tanımlamalara rastlanabilmekte, CRM farklı kişi ya da işletmelere göre farklı anlaşılabilmektedir. Teknik bakış açısından CRM, ilişkisel pazarlama süreçlerinin etkinliğini artıracak veri tabanı ve internet gibi belli bilgi teknolojilerinden yoğun biçimde yararlanılan bir yöntem olarak tanımlanır. Daha kapsamlı stratejik yönelim çerçevesinde CRM, Müşteri, İlişki ve Yönetim unsurlarından oluşan ve teknolojiden çok, temel bir stratejik işletme süreci konusu olarak ele alınmaktadır. Stratejik yaklaşım, süreç, insan ve teknoloji unsurlarını entegre ederek, müşterileri anlamayı, hissedar değeri yaratmayı ve müşterilerle uzun dönemli ve karlı ilişkiler geliştirmeyi esas alan bir yaklaşımdır. Bir işletmenin müşterileriyle tüm etkileşimlerinin yönetilmesine işaret eden CRM, müşterilerin işletme ile yaşadıkları toplam deneyimlerinde yararlanılabilecek ipuçlarını bilmek ve bunu gelir artışı ve karlılık yönünde etkili biçimde kullanabilmekle ilgilidir. CRM, insan, süreç ve teknoloji boyutlarından oluşan ve çok yönlü bir bakış açısı gerektiren bir işletme paradigmasıdır. Bu yüzden, başarılı CRM stratejileri geliştirebilmek, uygulayabilmek ve bunları ölçebilmek için CRM boyutlarının iyi anlaşılabilmesi büyük önem arz eder. CRM nin amaçları karşılamada başarısız olmasının farklı nedenlerinden bahsedilebilir. Genel anlamda CRM başarısızlığına uygulamalarla ilişkili teknik ve örgütsel konulardaki karmaşıklıklar neden olabilmektedir. CRM girişimlerinde başarısızlığa yol açan olası faktörler, CRM nin sadece bir teknoloji olarak görülmesi, yönetim desteği yetersizliği, müşteri merkezli vizyon ve kültür yetersizliği, müşteri yaşam boyu değerinin değerlenmesindeki yetersizlik, hazır bulunuşluk yetersizliği, zayıf kalitede veri, değişim yönetimi yetersizliği, vizyon ve strateji yetersizliği, CRM projesinin işletmenin yüksek düzeydeki stratejileriyle ilişkilendirilme yetersizliği, CRM çözümlerinin tasarımında nihai kullanıcıyı içerme yetersizliği, içsel süreçlerdeki tutarsızlık, yatırımın geri dönüşüne odaklanma yetersizliği, veri madenciliği ve veri entegrasyonu ile ilişkili tahmin edilemeyen zorluklar gibi temel başlıklarda toplanabilir. Tüm bu faktörler, CRM nin boyutlarının incelenmesini ve iyi anlaşılmasını zorunlu hale getirmektedir. Müşteri İlişkileri Yönetimi ne anlama gelmektedir? Yapılan tanımlar arasındaki belirgin farklılıkları saptayınız. Müşteri İlişkileri Yönetiminin İnsan Boyutu İş görenlerden ve müşterilerden oluşan insan boyutuna odaklanma yetersizliği, CRM uygulamalarının başarısızlığının arkasındaki temel problemlerden biridir. İş görenler ve müşteriler başarılı CRM projelerinin kilit faktörleridir. Bu yüzden CRM, müşterilerin farklı yönlerine ilişkin bilgi edinme yoluyla yararlı ilişkileri yönetmeyi amaçlamalı ve müşteriler odağında yapılandırılmalıdır. CRM nin temel amacı, müşteri bilgisinin müşterilerin sadakatlerini kazanmak için değişen ihtiyaçlarını karşılayacak kişiselleştirilmiş ürünlere ve hizmetlere dönüştürmektir. Bu anlamda, işletmenin tüm personelinin ve yönetimin kararlılığı, müşterilere en iyi hizmeti sunacak ve ihtiyaçlarını tatmin edecek etkili CRM uygulamaları açısından gerekli ve önemlidir. CRM, üst yönetim desteğini gerektiren müşteri merkezli bir yönetim anlayışına dayandığından, başarılı CRM uygulamaları, müşteri sadakatinin yanında, iş gören ve hissedar sadakatini de şart koşmaktadır. Yönetimin de desteği sağlanarak öncelikle müşterilerin ne tür ihtiyaçlarının olduğunun belirlenmesi, müşteriler ile ilgili bilgiler toplanması ve işletme için en değerli müşteri gurubunun ya da guruplarının tespiti gerekir. Müşterileri belirleme, bir CRM yapısının ayrıntılarını incelemede kritik bir başlangıç noktasıdır. Bu yüzden, tüketicilerin nasıl tanımlanacağı ya da belirleneceği ve hangi müşterilerin seçileceği bir CRM yapısında dikkate alınması zorunlu konulardan biridir. CRM de söz konusu müşteri türlerini olası müşteri (tüketici), özel müşteri ve asıl müşteri olmak üzere üç gurupta sınıflandırmak olasıdır. Olası müşteri, işletmenin ürün ya da hizmetleri ile potansiyel olarak ilgilenen kişidir. Bunlar işletmeler açısından görünmez olup, yönetilmez bir özellik taşırlar. Bu yüzden, misafir olarak da adlandırılırlar. Özel müşteri, işletme hakkında yeterli bilgisi olan belli bir 173

178 müşteri anlamına gelmektedir. Asıl müşteri ise, işletme açısından gerçek anlamda sadakat gösteren ve işletmeye önemli oranda değer yaratan müşteri gurubudur. Her bir müşteri gurubu farklı bir CRM stratejisini gerektirdiğinden, konuya ilişkin farkındalık önemlidir. Müşteri İlişkileri Yönetiminin Süreç Boyutu CRM nin başarısı, işletme süreçlerinde müşteri merkezli bir yaklaşımı gerektirmekte, müşterilerle doğrudan ve dolaylı etkileşimleri içeren tüm işletme süreçlerinin analiz edilmesi ve değerlendirilmesi kaçınılmaz olmaktadır. CRM sistemleri sadece işletmede müşteri bilgisini depolayan basit bir teknoloji değildir. Bu sistemin amacı, işletmeler açısından karlı müşterileri belirlemek, en değerli müşterileri kazanmak, elde tutmak ve sadakatlerini yükselterek karlılıklarını arttırmaya çalışmaktır. Bu yüzden, CRM sistemleri, müşteri ihtiyaçlarının tatminine ilişkin neredeyse tüm unsurlarla ilişkilidir. Bir işletme, bir CRM sistemi kurmadan önce, dış pazar çevresini ve işletmenin iç çevresini ayrıntılı şekilde araştırmak ve incelemek zorundadır. İşletme yöneticileri, CRM sistemini yerleştirmede işletme içi örgütsel yapıyı uygun biçimde tekrar tasarlayacak hazırlıkları yapmalıdır. CRM, üründen çok işletme stratejisi ile uyumlu olması gereken bütünleşik bir sistemdir. Teknolojinin başarılı bir CRM uygulamasının sadece bir yönünü oluşturduğu unutulmamalıdır. CRM sistemi, sadece yöneticiler ve iş görenler için bir yazılım ya da işletme yönetim bilgi sistemlerinin basit bir parçası değil, aynı zamanda bir işletmenin çok yönlü bir bakış açısından müşteriyi anlamasını şart koşan kombine bir işletme sürecidir. Müşteriler işletmenin ürün ya da hizmetleri ile ilgilendiklerinde, öncelikle satış temsilcileriyle bağlantı kurabilmektedirler. Ancak, müşterilerin işletme ile etkileşimde bulunabileceği olası tüm temas noktalarının etkin biçimde yönetilmesiyle geliştirilen bütünleşik çözümler, üstün müşteri hizmeti sunulabilmesinde çok önemli bir rol oynamaktadır. Müşteri temas noktaları, her bir müşteri ile bağlantı kurmada, onların davranışlarının kaydını tutmada ve kolayca bir CRM stratejisi yaratmada etkili olabilmektedir. İşletmedeki pazarlama, satış ve hizmet bölümleri başta olmak üzere stratejik yönetim birimleri müşterilerle bağlantı noktalarından elde ettikleri bilgileri toplayarak, bunu her durum için etkili bir stratejiye dönüştürebilme olanağı yakalayabilirler. CRM nin süreç boyutu açısından dikkate alınması gereken çeşitli temel faaliyet alanları şu başlıklarda incelebilir: 1. Hedefleme Yönetimi: Hedefleme yönetimi ile potansiyel müşterilerle ilgili bilgi edinme ve değerlendirme çabalarına odaklanılmaktadır. İşletmeler doğru müşterileri hedeflediklerinde ve edindiklerinde, müşteri tatmini ve müşteri sadakati çabaları kolaylaşabilmekte ve ekonomik performans artışı sağlamak mümkün olabilmektedir. 2. Müşteri Bilgi Yönetimi: Müşteri bilgi üretimi, işletmenin birçok kanaldan müşteri verisi toplamasını, depolamasını ve analizini içeren bir süreçtir. CRM faaliyetleri için yaşamsal olan müşteri bilgisi, bir işletmenin rekabet gücünü geliştirmede yararlanılan önemli ve etkili bir kaynak niteliği taşımaktadır. İşletmeler potansiyel tüketicileri müşterilere dönüştürmede onlarla ilgili bilgiler edinmeli ve süreci etkin şekilde yönetmeye çalışmalıdır. Bu bilgiler, müşterilerin bölümlendirilmesinde, yaşam değerlerinin ve uygun iletişim kanallarının belirlenmesinde kullanılır. 3. Ürün/Hizmet Kişiselleştirmesi: Kişiselleştirme, müşteri ihtiyaçlarına göre ürünleri ya da hizmetleri farklılaştırabilme yeteneğine işaret eder. Kişiselleştirme, müşteri tatmini ve müşteri sadakati oluşturmaya ve sürdürmeye yönelik bir araç olarak yorumlanabilir. Genellikle yüksek değer taşıyan müşteriler açısından kişiselleştirme çabaları önemli olabilmektedir. Bu anlamda müşteri bilgi yönetimi, etkili bir kişiselleştirmeye olanak sağlayacak biçimde yürütülmelidir. 4. Yayılım (Genişleme) Yönetimi: Yayılım yönetimi yoluyla işletmeler yüksek değere sahip müşteriler ile ilişkinin artırılmasını ve geliştirilmesini amaçlarlar. Çapraz satış ve ürünlerin üst modellerini satma fırsatları, geliri ve karlılığı artırmanın temel yollarıdır. Çapraz satış, mevcut bir müşteriye ek ürünler ya da hizmetler satma anlamına gelirken, ürünlerin üst modellerini satma, mevcut satışlara ilişkin güncellemeleri ya da eklentileri satmaya işaret eder. 174

179 5. Tavsiye (Öneri) Yönetimi: Ağızdan ağıza iletişim, yeni müşteri edinimleri açısından önemli bir faktör niteliği taşımaktadır. Tavsiye ya da öneri yönetimi, müşterilerin çevrelerine öneride bulunma davranışlarını güçlendirmeyi ve teşvik etmeyi amaçlayan süreçlere işaret eder. 6. Sonlandırma Yönetimi: Sonlandırma yönetimi, özellikle CRM ye ilişkin stratejik bakış açısından karlı olmayan ilişkilerin sonlandırılması anlamına gelmektedir. Bu anlamda sonlandırma yönetimi, karsız müşterileri elemeye, işletme ile ilişkilerini kesmeye çalışan doğrudan ve dolaylı faaliyetleri içerir. 7. Geri Kazanma Yönetimi: Geri kazanma yönetimi ile kaybedilen ya da pasif müşterilerle etkileşimlerin canlandırılmasına odaklanılır. Bu yöntem, kaybedilen karlı müşterilere yönelik yürütüldüğünden, bu amaçla uygun müşteri bilgileri analiz edilmeli ve uygun müşteriler hedeflenmelidir. 8. Sorun Yönetimi: Sorun yönetimi, müşteri şikayetlerini belirlemeye ve etkili çözümler geliştirmeye yönelik işlemleri ve süreçleri kapsamaktadır. Araştırma sonuçları, müşteri şikayetlerinin %90 ının kayda geçirilmediğini ve kayda geçirilmeyen bu şikayetlerin müşteri elde tutma üzerinde en büyük etkiye sahip unsur olduğunu göstermektedir. 9. Ürün Lojistiği Yönetimi: CRM süreç boyutunda yer alan son faaliyet alanı olan ürün lojistiği, geleneksel anlamda da önemli olmakla birlikte, özellikle elektronik ticaret açısından daha yaşamsal bir unsurdur. Müşteriler online olarak ürün satın aldıklarında, ürün sahipliğinin transferi gerçekleşir, ancak ürün müşterilere erişinceye kadar işlem sonuçlanmaz. Müşteri İlişkileri Yönetiminin Teknoloji Boyutu Teknoloji, CRM sistemlerinin amaçlarını başarmak için teknoloji tabanlı uygulamaların yanında, müşterilere ilişkin verileri toplama, sınıflandırma ve kullanılabilir biçimde kaydetme ya da saklama çabalarına olanak sağlayan teknolojik yeteneklere işaret etmektedir. Entegrasyon teknolojisi tüketici davranışına ilişkin daha geniş bir bakış açısı sağlayacak veri üreterek, işletmelere müşterilerle daha iyi ilişkiler geliştirme fırsatı tanımaktadır. Bir işletme için bilgi teknolojilerine entegrasyon, veri ambarı, yazılım kişiselleştirmesi, süreç otomasyonu, yardım / destek masası ve çağrı merkezleri gibi kavramlar ve internet etkisi çerçevesinde değerlendirilmelidir. Bilgi teknolojisi, CRM girişimlerini destekleyen temel platformlardır. Bu anlamda, müşteri merkezli bir CRM girişiminin en önemli süreçlerinden biri, veri tabanıdır. CRM uygulamalarında çeşitli teknolojilerden, veri madenciliği ve veri ambarı gibi bilimsel karar verme tekniklerinden etkin biçimde yararlanılır. Teknolojiye sahip olmak, bir CRM stratejisinden olumlu sonuçlar elde etmeyi garantilemeye yetmemektedir. Başarı açısından işletmeler CRM süreçlerini ve teknolojilerini etkili biçimde kullanabilmeli ve tüm kanallarda söz konusu müşteri etkileşimlerini destekleyecek iş gören davranışını teşvik edebilmelidirler. Dolayısıyla başarılı bir CRM girişimi, öncelikle üst yönetimin farkındalığını ve desteğini, iyi bir CRM altyapısının ve müşteri yönlü işletme süreçlerinin varlığını gerektirmektedir. CRM yi temel bir işletme süreci olarak kavramsallaştırmak, ölçüm yapısına da çok daha farklı yaklaşabilme ve etkili ölçütler oluşturabilme olanağı sağlar. Bu anlayışı temel alan bir CRM değerlendirme aracında, müşteri ve marka stratejisi gibi stratejik unsurları, kültür ve insan gibi alt yapı unsurlarını ve ilişki-yönetim sürecinden oluşan süreç unsurlarını bir arada ele alabilme olanaklı hale gelir. Bir işletme CRM stratejisini değerlendirdiğinde, CRM ye aynı zamanda davranışsal boyut çerçevesinde de bakabilmelidir. Dolayısıyla, satışlar, edinim ve elde tutma oranları, maliyet tasarrufu ve hizmet zamanı gibi geleneksel nicel kilit performans göstergelerinin yanında, hizmet sunmaya yönelik tutum, beklentilere ve kalite algılamalarına yönelik bakış açısı gibi çeşitli davranışsal unsurlara da yer vermek gerektiği açıktır. Bu faktörler, işletmelerin ilişki oluşturma ve geliştirme çabaları ile sadece CRM yi ekonomik ve nesnel ölçütlerle değerlendirmenin bir sonucu olan finansal amaçlar arasında doğabilecek boşlukları ortadan kaldırabilmeye katkı sağlayabilir. CRM, insan, süreç ve teknoloji boyutlarında çabalar sergilenmesini gerektiren bir girişimdir. Dolayısıyla CRM başarı faktörlerinin bu boyutların içinde saklı olduğu söylenebilir. Uygulama sürecinde 175

180 bu boyutlarla ilişkili ihtiyaç duyulan kaynakları sağlamaya yönelik üst yönetim adanmışlığı; açıkça tanımlanmış bir CRM stratejisi; müşterilerin ihtiyaçlarını karşılamaya destek sağlayacak bilginin edinimine, analizine ve doğru miktar ve niteliğine odaklanan etkili bir veri yönetimi; işletme genelinde paylaşılan bir müşteri merkezli CRM yönlü kültür değişimi ve yapının yeniden tasarlanmasıyla gerçekleştirilecek süreç değişimi; veri ambarı yönetimi, ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması) uygulamaları, internet olanakları ve yazılım seçimi ve konfigürasyon gibi unsurları içeren teknolojik kaynakların varlığı ve yönetimi; yetenekli, güdülenmiş ve eğitimli personel; bölümler arası bütünleşme; ve izleme, kontrol, ölçme ve geribildirim süreçleri bir CRM uygulamasının başarısında öne çıkan ayrıntılardır. Müşteri İlişkileri Yönetimi hangi boyutlarda ele alınabilir? Her bir boyutun temel odağını belirleyiniz. Yavuz Odabaşı nın Satışta ve Pazarlamada Müşteri İlişkileri Yönetimi (Sistem Yayıncılık, İstanbul, 2001) adlı kitabını okuyarak konuya ilişkin daha detaylı ve pratik bilgiler edinebilirsiniz. MÜŞTERİ İLİŞKİLERİ YÖNETİMİNDE YARARLANILAN TEKNOLOJİK YAZILIMLAR CRM ile ilgili olarak yaygın bir biçimde kullanılan bilgisayar yazılım uygulamaları; ilişki yönetimi, veri tabanı yönetimi, veri ambarı, veri madenciliği, karar destek sistemleri ve e-posta dır. Bu yazılım uygulamalarına ilişkin açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir. İlişki Yönetimi (Contact Management): İlişki yönetimi yazılımı, CRM yi destekleyen uygun bütünleşik araçlardan biridir. Tipik bir ilişki yönetim yazılım program paketi, otomatik olarak ya da belirlenen tarihlerde e-posta ve çağrılar aracılığı ile kayıt yapma yöntemi olan bir müşteri veri tabanını, bütünleşik bir e-posta sistemini, müşteri çağrılarını otomatik olarak cevap verebilen telefon sistemini ve problemleri çözümlenmemiş müşteri listesini oluşturabilen rapor oluşturucularını kapsamaktadır. İlişki yönetim sistemleri tipik olarak pahalı olmayan, küçük işletmeler için PC tabanlı versiyonları kapsayan ve yüzlerce müşteri temsilcisine hizmet sunan büyük sunucu (server) gerektirmeyen işletmeler için uygundur. Veri Tabanı Yönetimi (Database Management): Müşteri temsilcileri ile bilgisayar sisteminde saklı veriler arasındaki yazılım altyapısı, bir veri tabanı yönetimi sistemidir. İyi organize edilmiş bir veri tabanı, sistematik ve ekonomik bir biçimde verileri depolayan, süreçleyen ve yöneten bir özelliktedir. Veri tabanı, güvenliği gözeten araçlar sayesinde veri tabanındaki dosya ve kayıtlar ile çalışan süreci basitleştirir ve düzenler. Bunun yanı sıra farklı veriler arasındaki ilişkileri sorgular, tekrarlanmış verileri kaldırır ve diğer düzenleyici işlevleri yerine getirir. Veri tabanları, müşteri, ürün, hizmet ve iş gören verilerine erişimi sağladığı için, CRM nin başarısı için büyük önem taşır. Veri Ambarı (Data Warehousing): Veri ambarı, müşteri temsilcileri, çağrı merkezi yöneticileri, karar verici yöneticiler ve diğer yetkili kullanıcıların çeşitli bilgi kaynaklarına erişimlerini sağlayan, çoğunlukla çok büyük hacimli merkezi bir veri tabanıdır. Veri tabanı yönetim sistemi tabanına bağlı olan bir veri ambarı, ayrı bir müşteri tabanı, ürün veri tabanı, sipariş veri tabanı ve envanter veri tabanı gibi birbiriyle uyumlu olmayan çeşitli kaynakları ortaya koyan basit bir veri tabanından farklıdır. Veri ambarı programı tek bir program olmayıp, farklı tabanlardan seçip ayırma yapan, hataları kontrol eden, tekrarlanmış verileri tespit eden, verileri kendi isteğine göre veri tabanında saklayan yazılım araçları için uygundur. Veri ambarı yazılımı çeşitli donanım ve veri tabanları ile bağlantılıdır. Veri Madenciliği (Data Mining): Veri madenciliği yazılımı, genellikle ilgisiz olarak görülen çok büyük hacimlerdeki verilerden anlamlı örnekleri ya da bilgileri seçip ayıran süreçleri destekler. Veri madenciliği, verilerdeki ilişki ve korelasyonları belirleyerek çalışır. Veri madenciliği, tam olarak istendiği gibi bulunmayan bir bilgiyi mevcut bilgilerin içinden sonuçları üreterek ortaya çıkarmayı 176

181 amaçlamaktadır. Örneğin, özel bir şampuan alan müşterinin yaş aralığı, ürünün markası, marka tercih sıralaması arasında ilişki kurularak gerekli veriler elde edilir. Veri madenciliğinden elde edilen sonuçlar müşteri tercihlerinin belirlenmesi gibi pek çok konuyu kapsayacak biçimde pazarlamada yaygın biçimde kullanılır. Karar Destek Sistemleri (Decision Support Systems): Karar destek yazılımı, çağrı merkezi ve işletme yöneticilerinin daha iyi karar vermeleri için, verileri inceleme ve işlemelerine imkan tanıyan yazılım sistemleridir. Karar desteği ile ilgili araçlar, basit bir hesap çizelgesinden, grafik, simülatör gibi karmaşık uygulamalara kadar çeşitli sayıda uygulamayı kapsar. Karar desteği karar vericilerin mevcut süreçteki bir değişimin tüm CRM üzerinde yaratabileceği değişimleri görmelerini sağlar. Süreç simülatörleri sayesinde, yönetici hangi çağrıların müşteri temsilcilerine nasıl dağıldığını ve görüşülen müşteri kuyruğundaki değişimin etkisini görebilir. E-Posta ( ): Gerçekte, her organizasyon içsel ve çoğu zaman dışsal olarak yazı tabanlı e-posta ile bağlantılıdır. E-posta, basit bir bilgisayar tabanlı izleme sistemiyle ya da telefonla e-posta değişimlerini izleyen basit bir bilgisayar tabanlı izleme sistemidir. Günümüzde e-postalar CRM uygulamalarında büyük işleve sahip olmaya başlamış, sadece müşteri bilgisi elde etmede değil, aynı zamanda ürün ya da markanın müşteriden müşteriye kartopu etkisiyle erişimini ortaya koyan viral pazarlama sayesinde daha geniş boyutlar kazanmaya başlamıştır. Kablosuz teknolojilerin yaygınlaşmaya başlaması ile e-posta uygulamasında olduğu gibi gönderilen SMS mesajları ile hedef kitleye ulaşılmaya çalışılır. Müşteri İlişkileri Yönetiminde yaygın olarak yararlanılan yazılımların neler olduğunu ve aralarındaki temel farklılıkları belirleyiniz. ELEKTRONİK MÜŞTERİ İLİŞKİLERİ YÖNETİMİ (E-CRM) Müşteri merkezli stratejilere yönelim ve bilgi teknolojilerindeki önlenemez yükseliş Elektronik Müşteri İlişkileri Yönetimini (e-crm) gündeme getirmektedir. Günümüzde e-ticaret giderek pazar yapılarını ve rekabet biçimini değiştirmekte, dot.com olgusu çoğu işletmenin önemli bir özelliği haline gelmektedir. İşletmeler, müşteriler ve tedarikçiler e-iş devriminin bir sonucu olarak etkili ilişkiler kurabilmektedirler. Dolayısıyla yeni işletme modelleri elektronik ilişkilere odaklanma gereğini ortaya çıkarmaktadır. Internet multimedya, geniş bant (broadband) iletişimleri, ağ kurma (networking), dijitalleşme gibi bilgi teknolojilerindeki (IT) gelişmeler işletme, tedarikçi ve müşteri arasında yeni iletişim ve iş birliği yolları yaratmıştır. En sade biçimiyle e-crm, web üzerinden gerçekleştirilen müşteri ilişkileri yönetimidir. e-crm aynı zamanda e-posta kullanımı, e-ticaret faaliyetleri ve herhangi bir diğer internet temelli müşteri temas noktalarını da kullanımı içermektedir. e-crm, bir işletmenin, online ziyaretçilerine / müşterilerine, doğru ürünü doğru fiyatla sunmak için ayrıntılı bir anlayış geliştirme süreci olarak da tanımlanabilir. Başka bir deyişle, e-crm, daha güçlü müşteri ilişkileri yoluyla müşterileri edinme ve elde tutma amacıyla online ziyaretçi / müşteri davranış desenlerini analiz etme ve raporlama sürecidir. e-crm, müşterilerin bireysel potansiyelini güvence altına almak, uzun dönemli müşteri ilişkileri inşa etmek ve geliştirmek için web siteleri, e-posta, veri toplama (data-capture), veri ambarı (warehousing) gibi teknolojileri kullanarak internet üzerinden gerçekleştirilen pazarlama çabaları, araçları ve tekniklerine işaret etmektedir. CRM nin karşılaştığı internet yönünü temsil eden e-crm, self servis bilgi tabanları, otomatikleştirilmiş e-posta yanıtları, kişiselleştirilmiş web içeriği, online ürün sunumu ve fiyatlandırma gibi yeterlilikleri kapsamaktadır. Planlanan bir e-crm stratejisi tek başına yeterli olmamakta, tek başına kullanıldığında düşük müşteri tatmini ile sonuçlanarak istenilenin tam tersi bir etki yaratabilmektedir. Eğer müşterilerin elektronik kanallar yoluyla etkileşimleri uygun şekilde geleneksel kanallarla bütünleştirilmezse, müşteri için çok can sıkıcı neticelerin yaşanma olasılığı artabilmektedir. Bu yüzden e-crm nin geleneksel CRM ile bağının etkin bir şekilde kurulması zorunludur. Geleneksel CRM, telefon, internet, e-posta, faks, e-sohbet gibi araçları birleştiren çok kanallı müşteri etkileşimlerini desteklemede yetersiz kalabilmektedir. Geleneksel CRM in aksine şu anki mevcut e-crm 177

182 çözümü, pazarlama, satış ve hizmeti maliyet etkin ve hızlı bir biçimde destekler. Elektronik ticaret, müşterilerine fareye (Mouse) tıklama ile sınırsız sayıda seçenek sunduğu için, e-crm çok büyük etkiye sahiptir. Forrester Research adlı araştırma şirketinin tahminlerine göre, işletmeden tüketiciye e-ticaret (B2C: Business to Customer) her geçen gün yükselişini sürdürecektir. İnternetin tüm dünyada yaygınlaşması ile sayısız fırsatlar ortaya çıkmış ve bu teknoloji sayesinde coğrafik alanı genişleterek satış ve karlılıkta artış sağlanabilmekte, operasyon maliyetleri düşebilmekte, tedarik kaynaklarının verimli kılınması sayesinde üretim-tedarik zincirinin etkinliği artırılabilmektedir. Tablo 6.2 de ilişkisel pazarlamanın üzerinde yoğunlaştığı temel alanlar ile bilgi teknolojilerinin (BT) ilişkisi sunulmuştur. Tablo 6.2: İlişkisel Pazarlamanın Temel Alanlarında Bilgi Teknolojilerinin Potansiyeli BT-Potansiyel Müşteri Edinimi Küresel varlık ve reklam Çapraz satış ve indirim Birebir reklam Hedef grup özel reklamı Veri tabanlı pazarlama Yeni dağıtım kanalları vs. BT-Potansiyel Ürün Yeniliği Ek elektronik hizmetler Yeni hizmetler/ürünler Hizmet kişiselleştirmesi vs. BT-Potansiyel Müşteri Elde Tutma Müşteri süreçlerini bütünleştirme Elektronik müşteri toplulukları Online oyunlar Müşteri verisi toplama ve veri temelli hizmetler 24x7-destek Haber grupları vs. BT-Potansiyel Ürün Yeniliği Müşteri geribildirim değerlendirmesi / gözlemi Sürekli ürün / hizmet gelişimi Müşteri gereksinimleri temelinde sürekli ürün ve hizmet gelişimleri Kaynak: Muther, 2002, s.3 den uyarlanmıştır Doğru müşterileri çekmek ve uzun dönemli ilişki geliştirmek için işletmeler müşterileri için doğru değer önerileri (seçenekleri) sunmaya ve geliştirmeye gereksinim duyarlar. Çok daha fazla değer sunabilen işletmelerin bu sürecin ayrıntılarını başarması daha olasıdır. Net, müşteri ihtiyaçlarını daha iyi karşılamak için yeni fırsatlar yaratmaktadır. Net in benzersiz pazarlama yetenekleri, doğru satın alıcı ile doğru sunumu eşleştirme olasılığını son derece yükseltmektedir. Ayrıca Net, her bir firmaya dağıtımlarını genişletmede daha büyük olanaklar sağlar. Bu yolla küresel pazarlara erişilebilme olanağı doğar. Bu, özellikle özel ürünler sunan küçük firmaları güdülemektedir. Bir başka açıdan Net müşterileri çekecek etkili iletişim sağlamaya da destek sunabilmektedir. İşletme web siteleri müşterilerine bir dizi bilgi hizmet ve interaktif uygulamalar sunarlar. Karar destek hizmetleri, müşteri toplulukları, kişiselleştirilmiş hizmetler gibi uygulamalar bunlara örnek gösterilebilir. Ancak, günümüzde herhangi bir interaktif hizmet sunmayan işletme web siteleri hiç de az değildir. Bu türdeki web sitelerine statik web siteleri adı verilir. Statik web siteleri durağan bir içeriğe sahiptirler ve sıklıkla site üzerinde sadece web sitesini sunan işletmenin posta adresi, telefon numarası, faks numarası ve bağlantı bilgisi amaçlı bir e-posta adresi gibi yüzeysel bilgiler yer alır. Statik web siteleri, internet üzerinde sunulan bir broşür niteliği taşırlar. Günümüzde çoğu kişi webi telefon gibi neredeyse günlük işinin bir parçası olarak görebilmektedir. Ancak, başlangıçta sadece bir pazarlama banneri (afişi) olarak kabul edilen web sitelerinden bugün müşteriler çok daha fazla şeyler bekler duruma gelmişler ve e-crm yi de kapsayan interaktiflik ve fonksiyonellik özellikleri herhangi bir web sitesinin başarısında anahtar konuma yükselmiştir. Kişiselleştirilmiş Web Sitesi, web tabanlı kişiselleştirme, web sayfaları, e-posta ya da itmeyönlendirme teknolojisi yoluyla birey için kişiselleştirilmiş içerik sunmayı kapsamaktadır. Kişiselleştirme, bir kişi yordamıyla değil, otomatik olarak bazı teknolojilerle yürütülür. Temelde kişiselleştirilmiş hizmetler kullanıcı profili ya da kullanıcı kimliğine oturtulur. Müşteriler web sitesini ilk 178

183 kez ziyaret ettiklerinde, onların hizmet tercihleriyle ilgili sorular sorarak bireysel ziyaretçinin kişisel tercihlerine göre işletmenin hizmetlerini sunması olanaklı hale gelir. Diğer bir yöntem ise, ziyaretçiler web sitesini ziyaret ettiklerinde onları tanımaktır. Bu yolla, bireysel müşterinin geçmiş davranışı temelinde, hizmetleri eşleştirerek sunmak olasıdır. Bu, önceden tercih ettikleri hizmetlere benzer hizmetler sunma temelinde işler. Dolayısıyla, işletme web siteleri hizmetleri kişiselleştirerek, bireysel müşterilerinin tercih ve profillerine daha uygun hale dönüştürebilmeye önemli katkılar sunar. Kişiselleştirilmiş web siteleri müşterilerin tercih ettikleri ürün ya da hizmetlere erişebilmelerine yardım eder. Müşterilerin bir web sitesini tekrar ziyaret etmesindeki önemli sebeplerden birisi, işletmenin ilişkiyi sürdürmede etkili bir araç sunmasıdır. Bu ilişkilerin algılanan değerinin büyük bir kısmını kişiselleştirilmiş hizmetler oluşturur. Topluluğa Sahip Web Sitesi; özel ilgi gruplarının kendi aralarında iletişimde bulundukları internet temelli bir forumdur. Topluluklar, müşteriler arasında ya da müşteriler ve bir işletme arasındaki interaktifliğe oturtulur. Böylelikle bu iletişim ortamı genellikle hem müşteriler arasında ve hem de müşteriler ve topluluğu sunan işletme arasında etkili bir iletişime olanak sağlar. Bu ortamlar, müşterilerin iletişim, bilgi ve eğlence gereksinimlerine de hizmet ederler. Bu karşılıklı iletişimler, müşterilerin işletmenin web sitesinden herhangi bir şey satın almadan önce, diğer müşterilerin tavsiyelerinin elde edilmesi noktasında da uygun bir zemin yaratır. Ayrıca, bu iletişimler, web yoluyla ürünlerin kalitesi başta olmak üzere çeşitli konularda sorular sorarak iletişimde bulunmayı da mümkün kılar. Web, e-crm faaliyetleri açısından oldukça uygun bir ortam yaratabilmektedir. e-crm için bir bağlantı noktası olarak Web in kullanılması bazı avantajlar sağlayabilmektedir. Bunlar içerisinden öne çıkanlar Tablo 6.3 te liste halinde sunulmuştur. Tablo 6.3: e-crm de Web in Sunduğu Bazı Önemli Avantajlar Güç yetirebilirlik Yeni teknolojiyle uyum Varolma/elde edilebilme Entegrasyon derecesi Güçlendirilmiş müşteri veri koleksiyonu Güçlendirilmiş interaktiflik Esneklik Yüksek bilgi yoğunluğu Eğlence faktörü Yakınlık Düşük marjinal maliyet Yeni CRM servis fırsatları Her yerde olma Kişiselleştirme Popülarite Self-dokümantasyon Kullanıcı faktörü Kaynak: Bergeron, 2002, s.109. Temel bir web sitesinin varlığı çok pahalı olabilmesine karşın, bir müşteri hizmet temsilcisinin maliyetinden daha az olacak şekilde geliştirilebilir ve sürdürülebilir. Web tabanlı teknolojilerin gelişen tüm çeşitlerinden e-crm de yararlanılabilmektedir. Örneğin, müşteri profili oluşturma, sanal müşteri hizmet temsilcileri ve diğer yazılım araçları e-crm nin hedeflerini yerine getirmek için uygulanabilmektedir. Web, müşterilere haftanın 7 günü 24 saat erişim olanağı sunar. Otomatik telefon desteği, basılı materyaller ve faksla da herhangi bir zaman erişilebilmesine karşın, web sürekli bir temelde erişilebilen bilgi tipinde farklılaşır. Web, interaktif olabilir, tam olarak müşterinin beklediği şeye minimum bekleme zamanında karşılık verebilir ve tüm işletme süreçleriyle bütünleştirilebilir. Amazon com ve Federal Express bunun en güzel örneklerini oluşturmaktadırlar. İşletme, Web i kullanana müşterilerini izleyebilir, müşterilerin aradığı bilgiyi genişletebilir ve değer katabilir. CRM için tasarımlanan bir web sitesi güçlü interaktiflik sağlayabilir. Web aynı zamanda yüksek oranda esnek bir ortam sunar. Çeşitli web gelişim yazılım araçlarıyla bir web sitesini modifiye etmek olasıdır. Web, multimedya kapasitesinden dolayı yüksek bir bilgi yoğunluğu sağlar. Sesler, içerikler, grafikler, resimler, animasyonlar ve videolar müşterilere bilgi sunmada kullanılabilir. Bir web sitesi bir kere yapılandırıldığında, ilave bir web müşterisi ekleme maliyeti genellikle çok düşüktür. Web in teknolojik temelinin genişliğinden dolayı çeşitli senaryolarda yeni CRM hizmet seçenekleri denenebilir. Örneğin, e- 179

184 posta, daha etkin müşteri servis deneyimi sağlamak için bir Web le bütünleştirilebilir. Web i günlük yaşamımızda yaygın kılan kablosuz Web ve diğer yenilikler e-crm için bir bağlantı noktası olarak Web in değerini güçlendirir. Web siteleri üzerindeki bilgi özel müşterilerin özel gereksinimlerine uygun olarak kişiselleştirilebilir. Birçok müşteri öncelikle müşteri destek temsilcilerini aramadan önce, bilgi için web e müracaat eder. İşletmeler ne kadar uygun ve yerinde online bilgi sağlarlarsa, online varlıkları ve web kullanımı yükselecek ve çok daha popüler olmaya başlayacaklardır. Web in animasyonlar, grafikler, sesler, simülasyonlar gibi uygun bileşenlerle yapılandırılması, eğlence unsuru olabilir. Bu anlamda web bir eğlenceli eğitim (edutainment) biçimi olarak da düşünülebilir. e-crm ile müşteriler daha iyi hizmet alabilir, daha iyi deneyimler yaşayabilir ve zaman tasarrufu başta olmak üzere çeşitli faydalar sağlayabilirler. Bir e-crm sistemi ile tüm pazarlama iletişimleri ve gerekli bağlantılar bütünleştirildiğinde, pazarlamacılar yaptıkları veya yapmaya çalıştıkları şeyle ilgili daha iyi bir bakış açısına sahip olurlar. Gerek müşteri edinimi ve gerekse müşteri elde tutmaya yönelik olarak e-crm vasıtasıyla pazarlamacılar, müşterilere istedikleri şeyi, istedikleri biçimde ve zamanda sağlayabilirler. e-crm internet müşterilerinin sadakatini doğrudan geliştirebilir. e-crm stratejileriyle bütünleştirilebilen hizmet-kalite özellikleri, hız ve uygunluğun yanı sıra güvenlik ve güven gibi faktörler sadık müşterinin satın almasında daha etkili konuma geçerek, fiyat hassasiyeti baskın faktör olmaktan çıkabilir. e-crm unsurlarını içeren Web uygulamalarının müşterilere nasıl değer yarattığını, internetten yapılan alımların neden arttığını açıklayan yedi temel fayda ortaya koymaktadır: Kişiselleştirme; İnternet, müşterilerin isteklerine uygun, bireyselleştirilmiş ürünler ve hizmetlere sahip olmalarını sağlar ve onlara daha fazla değer sunar. Kişiselleştirme, sununun müşteriye nasıl iletildiği ile ilgili olabileceği gibi, ürün özelliklerinin bireyselleştirilip bireyselleştirilmemesi şeklinde de olabilir. Daha Fazla Çeşitlilik; Web temelli şirketler geleneksel şirketlere göre daha büyük bir ürün çeşitliliği sunabilmektedir. Yer kısıtlaması ve varlık dönüş hızının ekonomik olması zorunluluğu, geleneksel perakendecilerin ve aracıların yalnızca popüler ürünleri stoklayabilmelerine neden olur. Online satıcılar için ise ekonomik koşullar tamamen farklıdır; Sanal dünyada yer sınırlaması yoktur ve merkezileşmiş stoklama ile ağ aracılığıyla bağlantı kurulan sözleşmeli aracılar, daha büyük miktarda ürün kaleminin stoklanmasını olanaklı hale getirmektedir. Böylelikle amazon.com normal bir mağazanın elinde bulundurabileceğinden yüz kat daha fazla stok bulundurabilmektedir. Daha Düşük Fiyatlar; Müşterilerin internete yönelmelerinin temel nedenlerinden biri de fiyatların genellikle önemli oranda düşük olmasıdır. Bunun temel nedeni, bir Net şirketinin geleneksel bir şirkete göre daha düşük faaliyet maliyetlerine sahip olması ve varlıklarından daha yüksek oranda yarar sağlamasıdır. İkinci neden, internet üzerinden satın alan kişilerin karşılaştırma yapmak için çok sayıda siteyi ziyaret etmeleri nedeniyle, Net şirketlerinin genellikle daha büyük bir fiyat rekabeti yaşamalarıdır. Daha Büyük Kolaylık; İnternetle yapılan alışveriş büyük kolaylık sunmaktadır. Müşteriler kendileri için uygun olan zamanda ofislerinden veya evlerinden alışveriş yapabilirler. Çoğu site 7/24 erişim ve hizmet sunmaktadır. Daha Fazla Bilgi; İnternet, müşterilere sıfır maliyetle, ürünler ve şirketler hakkında neredeyse sınırsız bilgi sunar. Müşteriler sipariş vermeden önce, karşılaştırmalı ratingler için tüketici rehberlerine başvurabilir, fikirlerini almak için uzman web sitelerine ziyarette bulunabilir ve diğer kullanıcıların düşüncelerini görmek için online topluluklara girebilirler. Daha Büyük Güvence; Web temelli rakipler, müşterilere genellikle isteklerinin karşılanacağına dair daha büyük güven sunabilmektedirler. Daha önceki ziyaretler ve isteklerle ilgili bilgileri bulundurarak sürekli bir ilişkinin temelini oluştururlar. Otomatikleştirilmiş süreçler, insana dayalı hizmet sunucularında ortaya çıkabilecek uygunsuzlukları ortadan kaldırabilir. Ayrıca, şirketlerinin işi çok iyi takip ettiğinden müşterilerin emin olmasını sağlayacak hizmetleri de sunabilir. Eğlence; Şirketler, doğrudan e-ticaret işlevlerinin yanı sıra sohbet odaları, anlık mesajlar ve tartışma grupları ile de işin eğlence yönünü zenginleştiriyorlar. 180

185 MÜŞTERİ İLİŞKİLERİNİN ÖLÇÜLMESİ Performans, belirlenen amaçlara erişebilmek için gerçekleştirilecek eylemlerin gelecekteki başarı olasılığı olarak tanımlanabilir. Bu anlamda performans, nesnel bir gerçeklikten çok, sosyal olarak oluşturulan bir gerçekliktir ve ölçülmeden önce tanımlanması ve ölçütlerin ortaya konması gerekmektedir. Performans, eş anlı olarak eyleme, eylemin sonucuna ve bazı örneklerle kıyaslanan sonucun başarısına işaret etmektedir. İşletmeler performanslarını değerlendirerek, geçmişlerine ve geleceklerine sağlıklı biçimde bakabilir ve insanları bu yönde belirli bir amaca teşvik edebilirler. CRM performansının ölçümü, son yıllarda giderek önem kazanan bir konu olarak işletmelerin gündemine gelmektedir. Bu amaçla bir işletmenin öncelikle CRM stratejisini gerçekleştirmede hangi faktörlerin önemli olduğunu ve CRM performans ölçüm yapısındaki faktörler arasındaki temel ilişkisel mekanizmaların neler olduğunu ve nasıl işlediğini anlaması büyük önem taşır. Bu yüzden, CRM performansını ölçmeye ilişkin bir yapıya sadece mevcut CRM girişimlerini teşhis eden ve değerlendiren bir araç olarak değil, aynı zamanda gelecekteki CRM stratejilerinin uygulanması açısından stratejik bir örgütsel rehber olarak da bakmak gerekli ve yerinde bir bakış açısı olacaktır. Süreçtir. CRM Ölçümü, Süreklilik Gösteren ve Gelişimi Esas Alan Dinamik Bir Günümüzde işletmeler CRM uygulamalarını ölçme sisteminden üç temel amaçla yararlanabilmektedirler. Bunlar, karar alım sürecini etkilemek ya da doğrulamak, sürekliliği olan faaliyetlere ya da taktiklere rehberlik kazandırmak ve gelecekteki durumları tahminlemek şeklinde ifade edilebilir. İşletmeler müşteri stratejileriyle ilgili kararlar aldıklarından, belli karar alıcıları etkilemek ya da karar alım sürecine destek sağlamak için ya da müşteri ilişkilerinin nasıl yönetileceği ile ilgili başlangıç fikirlerini doğrulamak için müşteri ölçümlerinden yararlanırlar. CRM ölçümü, yöneticilere planlar oluşturmada ve karar alımlarında destek sağlamanın yanında, müşterilerle ilişkili günlük faaliyetlere yönelik bilgi sağlamak ve rehberlik kazandırmak amacıyla da kullanılabilmektedir. Müşteri faaliyetlerini ölçmek, hangi müşteri stratejilerinin benimseneceği kararını vermenin yanında, ön-hat çalışanlarının ve yöneticilerin düzenli şekilde işlerini yerine getirmesine de destek sağlamaktadır. Örneğin, çağrı merkezlerine sahip işletmelerde yöneticiler sıklıkla çağrı merkezi teknoloji sistemindeki raporları inceler, eğer performansla ilgili çeşitli problemler görürlerse, bu problemleri teşhis edip çözebilirler. CRM ölçümleri, şirket stratejilerini değerlendirmede de önemli bir rol oynayabilmektedir. İşletmeler müşteri stratejilerini sürekli gözden geçirdiğinde ve yeniden formüle ettiklerinde, CRM teknoloji çözümleri bu stratejilerin de etkili bir şekilde yönetilebilmesine olanak sağlayabilmektedir. Bu yönüyle CRM, hızlı biçimde müşteri ölçüm verisi sağlamaya hizmet eden bir mekanizma işlevi görmektedir. İşletmeler, müşteri ihtiyaçlarını ya da gelecekteki müşteri ya da pazar durumunu tahminlemeye destek sağlamak amacıyla da CRM teknolojisini kullanmaya ihtiyaç duyarlar. CRM yaklaşımları, işletmelerin müşterilerle daha yakından işbirliği yoluyla mevcut ürün tasarımlarını geliştirmek ve daha yenilikçi ürünler oluşturmak için yararlanabilecekleri etkili bir mekanizmadır. İşletmeler CRM teknolojilerini kullanma ve benimseme oranları ölçüsünde bir pazarın davranışını temsil eden oldukça kapsamlı bir veri setine erişebilme olanağı yakalayabilmekte ve bu bilgilere dayalı pazar ve müşterilerine yön veren daha etkili yaklaşımlar geliştirebilmektedirler. Ayrıca, pazar koşullarındaki değişimleri yakından izleyebilmek ve uygun tepkiler geliştirebilmek de olanaklı hale gelebilmektedir. İşletmelerin CRM faaliyetlerini, gerçekleştirdikleri uygulamalar sonrasında hazırlıksız bir şekilde analiz etmeleri yerine, öncesinde bu uygulamaları başarılı biçimde yönetmeye, etkinliğini ele alıp, denetlemeye olanak sağlayacak kurumsal bir değerlendirme altyapısı oluşturabilmeleri son derece önemlidir. Net ve açık biçimde tanımlanmış bir CRM amacı, CRM faaliyetlerine ilişkin ayrıntıları büyük ölçüde belirleyeceğinden, başarı üzerinde olumlu bir etki yapabilmektedir. 181

186 Geçmişten günümüze yatırımların değerlendirilmesine yönelik geleneksel finans ve muhasebe yöntemleri pazarlama uygulamalarının değerlendirilmesinde geniş ölçüde kullanılagelmiştir. Bu yöntemler, temelde daha çok nakit akışının tahmini ve muhasebe ölçütlerine dayanmaktadır. Dolayısıyla bu yöntemler soyut, dolaylı ya da stratejik yararlardan beklenen gelire ilişkin yatırımları değerlendirmede uygun olmamakta ve sorun çıkarabilmektedir. Bu sorun, somut unsurları değerlendiren bu yöntemlerin yanında, soyut etkileri de dikkate alan bütünleşik yöntemlerle giderilebilir. CRM performansını ölçmeye yönelik birbirleriyle benzerlikler taşıyan çeşitli kuramlardan hareket etmek olasıdır. Bu kuramlar, pazarlama ve bilgi teknolojisi alanlarında örgütsel yetenekleri açıklamada yararlanılan Kaynak-Tabanlı Bakış Açısı, Hizmet-Kar Zinciri, Yapı-Davranış-Çıktı Kuramı ve Dengeli Kurum Karnesi yaklaşımlarını kapsamaktadır. Bu anılan kuramları esas alarak oluşturulan performans ölçümü modellerinde genel anlamda, işletme düzeyinde, sektör düzeyinde ve bölge ya da ülke düzeyinde çeşitli mikro, makro ve rekabet çevresi faktörlerinden oluşan boyutlar ve bu boyutlar arasındaki ilişkiler bir arada ele alınmaya çalışılmaktadır. Bu yapılar, sadece nihai etkileri değerlendirmeyip, aynı zamanda ilişkisel mekanizmalar açısından bu etkilere neden olan farklı örgütsel faktörleri de belirleme girişimleri yönüyle benzer bir yaklaşıma sahiptirler. Ancak, bunlardan Dengeli Kurum Karnesi modeli, işletme performansını ölçmede, içsel kaynaklar ve yeteneklerle uygulanan verimli ve etkili işletme süreçlerini; işletme süreçleri ile ilişkilendirdiği bir tüketici bakış açısını ve nihayet daha üstün örgütsel performansa neden olan tüketici bakış açısını bir araya getiren en bütünleşik ve kapsamlı yaklaşımı sunmaktadır. Robert S. Kaplan ve David P. Norton un Balanced Scorecard: Şirket Stratejisini Eyleme Dönüştürmek (Sistem Yayıncılık, İstanbul, 1999) adlı kitabını okuyarak Dengeli Kurum Karnesi hakkında daha detaylı bilgi edinebilirsiniz. CRM uygulamalarındaki düşük başarı düzeylerinin bir sonucu olarak ölçüm modellerinin önemi kendini giderek daha baskın biçimde hissettirmekte ve alan yazında bu yönde çok çeşitli öneriler tartışılmaktadır. Önerilen modeller, CRM anlayışları ve ölçüm süreçlerine göre on grupta toplanabilir: 1. Dolaylı Ölçüm Modelleri: Bu grupta yer alan modellerde CRM, marka oluşturma ya da müşteri ederi (customer equity) kavramlarıyla ölçülmektedir. Marka değerinin CRM faaliyetleriyle ilişkili boyutları, marka sadakati, marka farkındalığı, algılanan kalite ve marka çağrışımları biçiminde ifade edilebilir. Öte yandan müşteri ederi, değer ederi (value equity), marka ederi (brand equity) ve elde tutma ederi (retention equity) olmak üzere üç grupta toplanır ve her bir boyut ile CRM arasındaki ilişkiler ele alınır. 2. Müşterinin Karşılaştığı Operasyonları Esas Alan Ölçüm Modelleri: Bilgi ve bilgi yönetiminin önemindeki ve gelişimindeki yükselişle birlikte CRM yazılımları müşterilerin karşılaştığı faaliyetlere ilişkin veri toplamaya ve paylaşmaya olanak sağlar konuma gelmiştir. Bu operasyonel CRM sistemleri, CRM başarısını ölçmek için işletmelerin süreçlerini değerlendiren ölçütleri müşteri ile ilişkili süreçler çerçevesinde göz önünde bulundurur. 3. Kritik Başarı Faktörlerinin Puanlanması: Bu ölçüm aracında, puanlamaya temel oluşturan kritik başarı faktörlerinden yararlanılır. Bu modelde, 13 kritik başarı faktörü ve bu faktörlerin incelenmesine olanak sağlayan 50 nin üzerinde ölçüt yer almaktadır. Model, faktörlerin ve ölçütlerin yapısındaki değişimden ve çeşitlilikten dolayı, aynı zamanda her bir ölçüte ilişkin seçenekler de sağlamaktadır. 4. Davranışsal Boyutları Esas Alan CRM Etkinliği Ölçüm Modelleri: Bu modelde, CRM etkinliğini ölçmede davranışsal boyutların esas alınması gerektiği varsayılmaktadır. Davranışsal boyutlar, tutum, beklentileri anlama, kalite algılamaları, güvenilirlik, iletişim, kişiselleştirme, farkındalık, sözünü tutma, tatmin denetimi ve elde tutma boyutlarıyla belirlenebilmektedir. 5. CRM Ölçeğini Esas Alan Modeller: Önerilen ölçekle CRM, dört boyutta kavramsallaştırılmaktadır. Bu boyutlar, kilit müşteri odağı, CRM organizasyonu, bilgi yönetimi ve CRM nin dayandığı teknolojidir. Kilit müşteri odağı, müşteri merkezli pazarlamayı, işletme ve müşteriler arasındaki kişiselleştirmeyi ve iletişimi vurgulayan boyuttur. CRM organizasyonu, 182

187 örgütsel yapıya, taahhüt edilen kaynaklara ve insan kaynakları yönetimine odaklanmaktadır. Bilgi yönetimi, bir işletmedeki bilginin yaratımını, transferini ve uygulamasını vurgulamaktadır. Teknoloji ise, işletmelerin teknoloji uygunluğunu değerlendirmektedir. 6. İlişki Kalitesini Esas Alan Modeller: Müşteri ve işletme arasındaki ilişkinin kalitesi, bu konuda ilgilenilen temel alanlardan biridir. İlişki kalitesini esas alan ölçüm modellerinin amacı, müşterinin ilişki ile ilgili algısının oluşumunda etkili olan konuları belirlemek ve ölçmektir. Bu modeller, istatistiksel çalışmalara dayanmakta ve ankete dayalı alan araştırmalarından yararlanmayı gerektirmektedir. Müşteri hizmetlerindeki ilişki kalitesinin boyutları arasında ortağın dürüstlüğüne güven, ortağın yardımseverliğine güven, duygusal bağlılık, tatmin ve duygusal çatışma (negatif ilişki) gibi konular sayılabilir. 7. Müşteri Ölçümü Değerlendirme Aracı: QCi danışmanlık şirketi tarafından geliştirilen bu araç, 260 sorudan oluşan bir soru listesinden yararlanılan bir müşteri değerlendirme aracıdır. Araçta yer verilen sorular ve puanlama, her bir kategorideki en iyi uygulamalara dayanır. Bu değerlendirme aracı, müşteri yönetimini değerlendiren dokuz yaşamsal alana işaret etmektedir. Bunlar, bilgi teknolojisi, insan ve organizasyon, süreç, analizler ve planlama, öneri / vaat, müşteri yönetim faaliyeti ve etkileri, müşteri deneyimi ve rakipleri ölçme boyutlarından oluşmaktadır. 8. Müşteri Yönetim Sürecini Esas Alan Modeller: Müşteri yönetim süreçlerine odaklanan modellerden biri olan bu yaklaşım, Dengeli Kurum Karnesi modelinin önemli bir kısmını da oluşturmaktadır. Modelde yer alan alt süreçler, müşteri seçimi, müşteri edinimi, müşteri elde tutma ve müşteri artışı sağlama çabalarından oluşmaktadır. Model, işletme stratejilerine ve amaçlarına bağlı olduğundan ve ölçütlerin her birinin işletme açısından belirlenmesini gerektirdiğinden, çok esnek bir ölçüm modeli değildir. 9. İlişki Yönetimi Değerlendirme Aracı: Bu model ya da değerlendirme aracı, yöneticilere ilişkilerin aşamalarıyla ilgili öz-değerlendirme yapma desteği sağlamayı amaçlanmaktadır. Modelde analiz edilen unsurlar, müşteri stratejisi, müşteri etkileşim stratejisi, marka stratejisi, değer yaratma stratejisi, kültür, insan, organizasyon, bilgi teknolojisi, ilişki yönetim süreci, bilgi yönetimi ve öğrenmedir. 10. CRM Ölçüm Karneleri: Öncelikli olarak örgütsel performans ölçümü için bir plan sağlamak amacıyla geliştirilmiş olan Dengeli Kurum Karnesi, CRM performansının ölçümünde de giderek büyük ölçüde kabul gören bir yaklaşım olarak dikkat çekmektedir. Bu yaklaşımı esas alan modellerde, modeldeki temel boyutlar, her boyuttaki unsurlar ve bu boyutlar ve unsurlar arasındaki ilişkileri ortaya koyan bir yol haritası belirlenir. CRM süreçlerinin mikro ve makro düzeyde analiz edildiği dikkat çekmektedir. Makro düzeydeki süreçler, CRM sürecinin işletme genelindeki süreçlerine işaret etmektedir. Bu süreçler, strateji geliştirme, değer yaratma, kanal entegrasyonu, bilgi yönetimi ve performans değerlendirme süreçlerini içerir. Buna karşın mikro süreçler, uzun dönemli karlı müşteri ilişkilerini sürdürmek için müşteri etkileşim yönetimine odaklanır. Süreç düzeyindeki CRM ölçümü, CRM ile ilişkili süreçlerin başarı düzeyine odaklanır ve CRM süreçlerinin ne kadar iyi gerçekleştirildiği sorusuna yanıt sağlamaya çalışır. Bu bakış açısıyla süreç analiz edildiğinde, mevcut CRM ölçüm sürecinin eksikliklerine ilişkin etkili bir farkındalık sağlanabilir. Dolaylı Ölçüm Modelleri, CRM Ölçeği ve İlişki Kalitesi, bu soruya etkili yanıt sağlamada sorun çıkarabilmesine karşın, diğer modeller, CRM süreçlerinin nasıl başarılabileceğiyle ilgili çeşitli seviyelerde bilgi sağlayabilmektedir. Müşterilerin karşılaştıkları operasyonların ölçümü, operasyonların kalitesine odaklanmayan modellerin dışında, ölçümde benzer amaçlara sahiptir. Kritik Başarı Faktörlerini Puanlama modelinde süreç boyutuna bir otomasyon başarısı olarak bakılır ve kilit otomasyon alanları, satış, pazarlama ve müşteri bağlantı yönetimi esasına göre belirlenir. Müşteri Ölçümü Değerlendirme Aracı, Müşteri Yönetim Sürecini Esas Alan Modeller ve CRM Ölçüm Karneleri, CRM süreçlerinin nasıl yönetileceğine ilişkin bir yaklaşım sağlamaları açısından benzerlik göstermektedirler. Bu modeller içerisinde CRM Ölçüm Karnesi modeli ya da yaklaşımı öne çıkmaktadır. 183

188 CRM in ölçümüne ilişkin çeşitli sayıda model önerilmesine karşın, her model tüm işletmeler açısından uygun olmayabilmektedir. İşletmeler, kendilerine özgü nitelikleri dikkate alarak CRM ölçüm modellerini değerlendirmeli ve en uygun olanından ya da karma modellerden hareket etme yeteneğini ve esnekliğini gösterebilmelidir. Hangisi olursa olsun bir ölçüm sisteminin, her şeyden önce tüketici bakış açısını içermesi önemli ve gereklidir. Herhangi bir işletme stratejisinin nihai amacı tüketici olduğundan, tüketiciye yönelik gerçekleştirilecek bir değerlendirme, işletme stratejisi ve örgütsel performans arasında bir köprü işlevi görebilmektedir. İşletmeler böyle bir köprü oluşturduklarında, belli bir stratejinin başarısına ya da başarısızlığına yol açan nedenleri keşfetmeye destek sağlayabilecek ve kuramsal olarak da tutarlı nedensel bir model geliştirebilme şanslarını artırabileceklerdir. İşletme performansının ölçülmesinde dikkate alınması gereken bir diğer nokta, değerlendirmede farklı bakış açılarını işe koşabilmektir. Tek bir durum bile bakış açısına göre farklı şekilde yorumlanabileceğinden, içsel-dışsal, finansal-finansal olmayan ve algısal-nesnel boyutlarda çeşitli unsurları dikkate alan çok yönlü bir bakış açısı, gerek şirket stratejisi gerekse değerlendirme açısından önemli katkılar sağlar. Ancak, çoğu işletme, artan satışlar, azalan maliyetler gibi nihai göstergeleri ölçmeye odaklanırken, yöneticilere daha kapsamlı bir bakış açısı sağlama potansiyeli olan iş gören tatmini, tedarikçi çeşitliliği gibi durumsal faktörleri göz ardı eder. Bu faktörlere de oluşturulacak modelde yer vermek, işletme stratejisinin başarı durumu açısından daha uygun ve etkili bir açıklama sunabilecektir. Bu anlamda, işletmelerin, başarılı şirket stratejisinin gerçek anlamda özünü oluşturan ve nicel olarak ölçümü zor olan iş gören ve müşteri tatmini gibi algısal faktörlere daha fazla özen göstermeleri gerektiği açıktır. İşletmenin iş modeline ya da iş yapış şekline ve işletme içindeki iş birimine bağlı olarak ölçüm yapıları farklılaşabilmektedir. Bu anlamda bazı kategoriler şu başlıklarda ele alınabilir: marka performans ölçütleri, müşteri varlık yönetimi, tüketici davranışı, pazarlama performansı, satış gücü performansı, hizmet merkezi performansı, saha hizmet performansı, tedarik zinciri ve lojistik performansı, web sitesi performansı gibi. Dolayısıyla bir marka yöneticisinin müşterinin karşılaştığı faaliyetleri ölçme biçimi, alan hizmet personelinin müşterinin karşılaştığı faaliyetleri ölçme biçiminden çok farklı olacaktır. Bu durum yer yer bir işletmenin CRM sistemlerinde vaat edilen şeyleri yerine getirmede sorun oluşturabilmektedir. Özetle, CRM performansını ölçmeye yönelik bir modelde yararlanılabilecek ölçütlerin müşteri bakış açısı, nedensel ilişki, çok yönlü bakış açısı, öncül unsurlar ve algısal faktörler gibi boyutlarda toplandığı söylenebilir. Bu yüzden, CRM performansına ilişkin etkili bir değerlendirme olanağı sağlayabilecek bir yapı ya da model oluşturabilmek için, müşteri bakış açısını, bu bakış açısına dayalı nedensel bir modeli ve nesnel ve algısal ölçütlerden oluşan çok yönlü faktörleri kapsayan bütünleşik bir değerlendirme anlayışı kaçınılmaz olmaktadır. Müşteri ilişkilerinin ölçülmesinde hangi modellerden yararlanılabilir? Yavuz Odabaşı nın Perakendecilikte Müşteri İlişkileri Yönetimi (Açık Öğretim Fakültesi Yayınları, Eskişehir, 2012) adlı kitabını okuyarak CRM nin bütün yönlerine ilişkin daha detaylı ve pratik bilgiler edinebilirsiniz. MÜŞTERİ İLİŞKİLERİ YÖNETİMİ (CRM) VE KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASI (ERP) ENTEGRASYONU CRM ile ilgili kavramlar arttıkça gündeme gelen konulardan biri de CRM ile ERP entegrasyonudur. İstenilen, doğaları gereği birbirinden farklılıkları bulunan ERP ve CRM uygulamalarının şirket için değer yaratacak şekilde entegrasyonudur. İşletmeler bilindiği gibi, sıklıkla belirsizliğin yüksek olduğu durumlarda kaynaklarını doğru kullanmak ve özellikle maliyet yönetimi yapmak durumundadırlar. İyikötü maliyetlerin yönetimi ve diğer kaynakların özellikle müşteri için değer yaratma sürecinde doğru kullanılmasında CRM-ERP entegrasyonu son derece önemlidir. 184

189 ERP-CRM entegrasyonu ile sağlanacak değer, müşteriden elde edilen bilgi sayesinde verimli stok ve satın alma yönetimi sağlamaktadır. Bu, satışları tahmin etmede, talep planlamasında, finansal yönetimde verimli yönetim etkinliklerinin yapılması ve işletmenin tedarikçileri ile yapacağı süreçlerde rekabet avantajı sağlayacak iyileşmeler anlamına gelmektedir. ERP-CRM entegrasyonu ile sağlanacak değer, müşteriden elde edilen bilgi sayesinde verimli stok ve satın alma yönetimi sağlamaktadır. ERP-CRM entegrasyonu sayesinde, müşterinin ürün geliştirme ve dağıtım süreçlerine katılarak, lojistik ve stok sistemlerini maliyet avantajı ve müşteri memnuniyeti sağlayacak şekilde etkilemesinin yolu da açılmaktadır. Böyle bir entegrasyondan anlaşılması gereken, arka ofis olarak adlandırılan finans, insan kaynakları, üretim, tedarikçi, dağıtım kanalı ve talep zincirinin entegrasyonu ile ön ofis olarak anılan müşteri ilişkileri, pazarlama, çağrı merkezi, kampanya yönetimi, satış otomasyonu gibi operasyonların bütünleşmesidir. Arka ofiste meydana gelen işlemler, ERP içinde olmaktadır. ERP doğası gereği daha durağan konumdadır ve işletme içi fonksiyonları, süreçler halinde getirip denetleme eğilimindedir. CRM gibi işletmenin dışsal süreçleri ile ilgilenen, kavramsal olarak müşteri davranışlarını inceleyen bir sürecin, ERP entegrasyonu çeşitli riskleri barındırmaktadır. Özellikle e-crm de, işletmenin hangi fiziksel mekanda (veya şehirde/ülkede) olduğuna bakılmaksızın müşteriye tek bir ortak kullanıcı arabirimi ile ilişkinin sağlanması istenmektedir. e-crm uygulamalarının çoğunlukla gerçek zamanlı yanıtlamalar gerektirdiği dikkate alındığında bunun zorluğu daha da iyi anlaşılmaktadır. Onlarca üreticinin ve uyarlayıcının olduğu bir dünyada ERP-CRM entegrasyonu için strateji geliştirilmesi gerçekten zor ve kritik bir iştir. Entegrasyon için ilk seçenek, CRM çözümünün ERP konusunda çalışan üreticiden sağlanması, başka bir deyişle, CRM nin ERP ye entegre edilmesidir. Böylelikle arka ofis ile ön ofisin ana yapıları aynı mimaride oldukları için olası sorunlar baştan halledilmiş olmaktadır. Her iki taraftaki benzerlikler sayesinde ara birim gereksinmeleri olmadan süreçler daha yüksek bir başarı ile tamamlanmaktadır. Buradaki sorun, entegrasyon maliyetinin yüksek olmasıdır. Ancak unutulmaması gereken başarısız bir CRM projesinin işletmeye olan gerçek maliyetidir. Diğer bir seçenek ise, CRM konusunda bağımsız olarak üretim yapan firmalar ile çalışmaktır. Bu yazılımlar genelde açık kodlu olmaları nedeniyle maliyet avantajı sağlamaktadır. Böyle bir bütünleyicinin mevcut ERP sistemi ile entegrasyonu sağlayabilmesinin yanı sıra, işletmeyi de iyi tanıması gerekmektedir. Elbette işletmelerin, entegrasyon süresince ve sonrasında her türlü teknik ihtiyacın karşılanacağından emin olmaları gerekmektedir. İşletmenin ileriye yönelik beklentilerinin nasıl karşılanacağı net olarak tanımlanmalıdır. Uygulamaya bakıldığında, özellikle yerel yazılım üreticileri tarafından mevcut ERP sistemlerine, Satış ve Pazarlama modülünün eklenmesiyle satış siparişlerinin girişi, stok-satış ilişkisi, faturalama ve ödeme süreçleri düzenlenmekte, ortaya çıkan çözüm CRM uygulaması olarak pazarlanabilmektedir. Ancak dikkat edilmesi gereken konu, CRM sisteminin, sadece bir satış asistanı olmadığı gerçeğidir. Entegrasyon için diğer seçenek ise, bir kurumsal uygulama entegrasyonu (Enterprise Application Integration, EAI) kullanılmasıdır. EAI, özellikle orta boy sistemlerde, arka ofis ile ön ofis uygulamalarının entegrasyonunu, istemci/sunucu platformunda çözmektedir. Birbirinden ayrı uygulamalar arasında verilerin entegre edilmesinde sorunlar çıkabilmekte ve uygulamalar arasına konulacak çeşitli arabirimler sistemi daha da hassas hale getirmektedir. İstemci/sunucu yapısı aynı zamanda internet alanında da zayıflıklara neden olmaktadır. Sonuç olarak, işletmeler sorunsuz, dolayısı ile risksiz bir entegrasyon için öncelikle ERP çözümünü sağladıkları firma ile çalışmayı tercih etmelidirler. Bu tercih işletmeye operasyonel verimlilik sağlayacaktır. Diğer taraftan da sadece CRM konusunda çözüm üreten firmalar ile görüşmeleri hem maliyet hem de uzmanlık alanı açısından yarar sağlamaktadır. Her iki durumda da CRM-ERP entegrasyonu için en iyi seçim, işletmenin stratejik hedefleri ve bu hedeflere ne kadar uygun çözümler önerildiği ile ilgilidir. 185

190 ERP ORTAMINDA SATIŞ İŞLEMLERİ SÜRECİ Satış ve hasılat işlemleri müşteriden siparişlerin alınması, kredi onayı, stok kontrol, sevkiyat, faturalama ve tahsilatın yapılması aşamalarını kapsamaktadır. ERP ortamında bu aşamaların tamamı elektronik ortamda yürütülmektedir. Satış ve hasılat işlemeleri sürecine ilişkin aşamalar aşağıda açıklanmaya çalışılacaktır. Siparişlerin Alınması: Satış işlemleri müşteri siparişinin alınması ile başlar. İşletmelerde elektronik ortamda siparişler web üzerinden EDI (Electronic Data Interchange-Elektronik Veri Değişimi), CRM veya SFA (Sales Force Automation-Satış Gücü Otomasyonu) yazılımları kullanılarak alınabilmektedir. Siparişler telefon, faks, , mektup yoluyla da alınabilir. Nasıl alınmış olursa aolsun alınan siparişler ERP sistemine alınan sipariş olarak kaydedilir. Sipariş yeni bir müşteriden gelmiş ise müşteri için de bir müşteri cari hesabı açılması gerekir. Örnek bir müşteri cari hesap kartı ekran görüntüsü aşağıda verilmiştir. Müşteri Cari Hesap Kartı Ekranı Bu cari hesap kartına müşteriye ilişkin her türlü bilginin girişine imkân verecek şekilde çok sayıda veri giriş ekranları bulunmaktadır. Müşteriye ilişkin kullanılabilecek tüm bilgilerin eksiksiz ve doğru bir şekilde sisteme girişi yapılarak kaydedilerek müşteri cari hesabı oluşturulmuş olur. Artık bundan sonra bu müşteriyle ilgili her türlü işlem sisteme kaydedilerek müşteriye ilişkin her türlü bilgiye sistemden kolayca ulaşmak mümkün olabilecektir. Müşteri cari hesabı oluşturulduktan sonra müşteri siparişi sisteme girilebilir. Müşteriden gelen siparişin girileceği alınan sipariş fişi ekran örneği aşağıda verilmiştir. Bu ekrandan müşteri siparişi sisteme girilerek kaydedilir. 186

191 Alınan Sipariş Fişi Ekranı Kredi Onayı: İşletmede bir sipariş alındığında müşterinin kredi durumu değerlendirilir. Kredi onayı kararları ticari kredi, tüketici kredisi veya donanım finansmanı kredilerini de kapsamalıdır. Kredi onay kararlarında müşterinin mevcut bir müşteri ya da yeni bir müşteri olmasına, müşterinin mevcut bilgilerin durumuna, sipariş tutarının müşteri kredi limitinin üzerinde olup olmamasına ve kredi yöneticisinin önemli gördüğü diğer faktörler incelenerek değerlendirilir. Müşteri cari hesabı oluşturulurken de müşterinin kredibilitesine ilişkin bilgiler ve uyarılar işleme devam edilsin kullanıcı uyarılsın, işleme devam edilmesin gibi uyarı seçenekleri seçildiğinde müşteri siparişi sisteme girildiğinde kredi limiti dahilinde ise işleme devam edilir, limitleri aşıyorsa kullanıcıyı uyarır ya da işleme devam edilmez. Kredi limitleri her bir müşteriye göre değişebilir, kredi limitlerinin değerlendirilmesinde müşterinin kredili senetli, çekli limitleri birbirinden farklı olabilir. Ayrıca müşterinin işlem hacmi ve alış-veriş ve ödeme geçmişi incelenerek limitler arttırılabilir. Yeni bir müşteri ise müşterinin kredili satış isteği müşterinin durumu araştırılarak değerlendirilir. Müşterinin satın alma geçmişi, borçlarını ödeme durumu, risk bilgileri gibi bilgiler sistemde olduğu için durumu uygunsa onay verilir, reddedilir ya da kredi durumuna göre siparişte bir değişiklik yapması istenebilir. Eğer müşteri ilk defa işletmeye sipariş veren bir kişi ya da firma ise işletme satış politikasına göre gerekli işlemleri yaparak sürece devam edilir. Eğer müşteriye peşin satış yapılacak ise zaten kredi onayına gerek yoktur. Eğer kredili satış durumuna göre olumsuz bir durum görülürse müşteriye bilgi iletilir ve sipariş iptal olur ama sistemde kaydı kalır. Eğer kredi onayı çıkarsa bir sonraki aşama olan stok kontrolü ve siparişlerin hazırlanması için ilgili çalışanın ekranına bilgiler gider. Bazen kredi onayından önce de stok kontrolü yapılabilir eldeki stok durumu değerlendirilerek müşteriye stok durumu ile ilgili bilgi iletilir. Eğer yeterli stok yoksa stokların üretimi ya da tedariki ile ilgili süreler bildirilir müşteri kabul ederse kredi onayına ondan sonra geçilir. Ya da kredi onayı aşamasından sonra stok kontrolü aşamasına geçilir. Siparişlerin Hazırlanması ve Sevkiyat: Siparişlerin hazırlanması ve sevkiyatı için kredi onayından geçen ya da peşin bir satış durumunda direkt olarak onaylanan satış siparişine ilişkin ekran ambar birimine gelir. Eğer stok miktarı siparişi karşılamıyor ise ki bu bilgi kredi onayı ya da siparişin onaylandığı zaman sistemden kontrol edilir. Bu bir ticari mal ise satın alma süreci başlatılır. Eğer bu bir 187

192 üretilecek bir mamul ise o zaman da üretim planlama birimine üretim için mamul talebi oluşturulur. Satın alınan mallar işletmeye geldiğinde ya da üretimi tamamlanan mamuller stoklara alındığında ilgili sipariş hazırlanır. Siparişlerin hazırlanması ve sevkiyatı birbiri ile bütünleştirilmiş depolama ve nakliye faaliyetlerini içermektedir. Depolama ürünün sağlıklı ve güvenli bir şekilde saklanmasını ifade eder. Nakliye ise öncelikle bir lojistik fonksiyonudur. Sevkiyat işletmeden müşteriye veya tedarikçiden direkt müşteriye de olabilir. Depo işlemleri depo yönetim sistemi (Warehouse Management System-WMS) tarafından yönetilir. Depo yönetim sistemi bir depo içindeki malzemeleri ve depodaki malzeme hareketlerini kontrol etmek için oluşturulmuş bir sistemdir. ERP sistemleri için malzeme ile ilgili tüm faaliyetlerin takip ve kontrol edilmesini sağlar. Sipariş hazırlama süreci e-ticaret çağında e-sipariş hazırlamaya dönüşmüştür. Başlangıçta pek çok e- perakendeci ve işletmeler için sipariş hazırlama bir sorun olmaya devam etmektedir. e-ortamda özellikle perakendeciler için müşterilerinin coğrafi olarak dağınık olması nakliye araçlarının bazen kısmen doldurulması, yüksek hacimli siparişler ve parçalı siparişler için pek çok araca ihtiyaç duyulmasına neden olmaktadır ve bu sorunlara depo yönetim sistemleri sayesinde çözüm getirilebilmektedir. ERP sistemlerinde stok kartları oluşturulurken stok kalemine ilişkin pek çok bilgi sisteme giriş yapılabilir. Stok ölçüleri, ağırlıkları vs. bilgilerde sisteme girilmiş ise siparişleri sevk edebilmek için ne kadar hacimli bir araca ihtiyaç olduğu ya da aynı güzergâh da gönderilecek başka siparişler varsa onlara göre stoklar hazırlanıp ambar çıkışı ambardan fiziki olarak yapılırken sistemden de otomatik olarak sistemden çıkış kaydı yapılır. Aynı zamanda sevk irsaliyesi de düzenlenerek sipariş ile birlikte gönderilir. Sipariş onaylandığında sistemde müşteri cari hesabına da ilgili kayıtlar yapılacaktır. ERP sisteminde alınan siparişlere ilişkin rota bilgileri, siparişlerin hacmi ve sipariş teslim zamanlarına göre en uygun satış rotaları belirlenebilmektedir. Satış ve dağıtım dağıtım rotalarına ilişkin ekran görüntüleri aşağıda yer almaktadır. Satış Rotası Ekranı 188

193 Dağıtım Rotası Ekranı Dağıtım Aracı Ekranı 189

194 Siparişler dağıtıma hazır hale geldiğinde aşağıda görülen ekrandan dağıtım emrinin verilmesi ile siparişlerin dağıtımına başlanır. Dağıtım Emri Ekranı GPS sistemleri ile hangi aracın nerede olduğu da anlık olarak takip edilmesine olanak sağlamaktadır. Malların sevk edilebilmesi için ayrıca aşağıdaki ekranda yer sevk irsaliyelerinin de düzenlenerek siparişlerle birlikte gönderilmesi gerekir. Satış İrsaliyesi Ekranı 190

195 Faturalama: Siparişlerin müşteriye teslim edilmesinden sonra satış işlemine ilişkin faturanın düzenlenerek yasal süresi içerisinde müşteriye gönderilmesi gerekir. İşletmede onaylanan satış siparişi, sevk irsaliyesine göre sistemden otomatik olarak hazırlanan faturalar müşterilere gönderilir. Fatura müşteri cari hesabında yer alan bilgilere göre otomatik olarak düzenlenir. Ayrıca müşteri adı vergi numarası gibi bilgilerin girilmesine gerek yoktur bu bilgiler zaten sistemde yer almaktadır. Ayrıca Türkiye de de e-fatura uygulaması başlamıştır. Artık işletmeler e-ortamda hazırladıkları faturaları müşterilerine yine e-ortamda göndermektedirler. Detaylı bilgi için bakınız 397 ve 416 Sıra No lu VUK Genel Tebliğleri ve ERP sisteminde oluşturulan fatura ekranı aşağıda gösterilmektedir. Satış Faturası Ekranı ABD ekonomisinde toplam fatura sayısı tahmini olarak milyar arasında değişmektedir. Yaklaşık milyar B2B faturaları ve milyarı B2C faturasıdır. İşletmeler ve tüketiciler yılda yaklaşık milyar çek yazmaktadırlar. Fatura senet ve ödeme maliyetleri işletmelere ve tüketicilere yılda 80 milyar dolar ve işletmeler için işleme maliyeti yılda yaklaşık 45 milyar dolar olduğu tahmin edilmektedir. Bu maliyetler internet kullanarak azaltılabilir mi? Gartner Group Web tabanlı faturalama ve ödemeler kullanılarak fatura başına B2B işlemler için 7,25 $ ve B2C işlemler için 0,55 $ tasarruf sağlanabileceğini ifade etmiştir. Tahsilat: Müşteriyle yapılan anlaşmaya göre nakit, eft, havale, çek ya da kredili gibi seçeneklerden hangisi ile tahsilat yapılacaksa yine sistemden takip edilir. Müşteriden sipariş alındığında sistemde tanımlanan tahsilat planına göre tahsilatlar gerçekleştirilir. Tahsilat planı giriş ekranı örneği aşağıda verilmiştir. 191

196 Ödeme Planı Ekranı Ödeme gerçekleşince müşteri cari hesabından otomatik olarak borcu düşer ya da kapanır. Tahsilat planının da sipariş alınırken sisteme girişinin yapılması gerekir. Böylelikle işletme alacaklarını takip edebilecektir. Borç Takip Ekranı 192

197 Mutabakat: İşlem hacmine göre ya da sıklığına göre belli zaman aralıklarında mutlaka mutabakatlar yapılmalıdır. Mutabık olunduğunda herhangi bir sorun yok demektir. Mutabık olunmayan konular olduğunda sebepleri araştırılıp gerekli düzeltmelerin yapılması gerekmektedir. CRM araçları müşteriler için self-servis imkânı da sunabilmektedir. Müşteriler için sipariş girebilme, sipariş izleme, özel talimatlar verebilme ve kendi hesaplarını inceleyebilmelerine olanak sağlanabilir. Yeni bir müşteri online olarak bir hesap oluşturabilir ve e-işlem yapabilir. Müşterilere her oturum açtığında kullanabilmesi için özelleştirilmiş bir ekran kurması için izin verilebilir böylelikle rutin sorgulamaları müşteri kendisi sistemde yapabilir. Müşteri kendi sayfasından tercihlerini, satın alma geçmişini görebilir mevcut siparişlerinin durumunu takip edebilir. MİY araçları da çevrimiçi ürün yapılandırmaları için kullanılabilir. Müşteriler ürünler tasarlayabilir veya ürünleri özelleştirebilir ve fiyatları hakkında bilgi edinebilir. Veri tabanında uygun olmayan yapılandırmalar reddedilir. Alışveriş sepetleri, güvenli bağlantılar ve kredi kartı ve ödemelerine olanak sağlayan sistemlerde web sitesine eklenmelidir. 193

198 Özet Pazarlamanın dinamik yapısı, her dönem yeni paradigmaların geliştirilmesini ve hayata geçirilmesini olanaklı hale getirmektedir. Geçmişten günümüze pazarlamanın ürün ya da üretim odaklı bir anlayıştan, satış anlayışına, bu anlayıştan geleneksel pazarlama anlayışına ve nihayetinde kişiselleştirilmiş, değer yaratan kesintisiz ilişkileri şart koşan pazarlama anlayışına doğru bir evrilme seyri izlediği gözlenmektedir. Bu yönüyle, pazarlama alanında son yıllarda giderek önem kazanan yaklaşımların en önemlilerinden birinin ilişkisel pazarlama anlayışı olduğu kabul edilmektedir. Bilgi sistemlerindeki ve internet teknolojisindeki işletme-müşteri etkileşimlerine olanak sağlayan gelişmeler, müşterilerin ürün ve hizmetlere yönelik talep yapılarını değiştirirken, işletmelere çeşitli fırsatlardan yararlanma olanağı da sunmaktadır. Bu anlamda, ilişkisel pazarlamayla aynı kökten gelen ve bilgi teknolojileriyle paradigması her geçen gün güçlenen Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) ve Elektronik Müşteri İlişkileri Yönetimi (e-crm) beraberinde getirdiği etkinlik ve verimlilik artışı, maliyet tasarrufu, artan karlılık, satışlarda artış, güçlenen müşteri değeri, müşteri tatmini ve gelişen müşteri sadakati gibi yararların bir sonucu olarak her geçen gün popülerliğini artıran temel bir işletme stratejisi olarak kabul görmektedir. Günümüzdeki şekline ulaşıncaya kadar Müşteri İlişkileri Yönetimine (CRM) çeşitli anlamlar yüklenmiştir. Başlangıç yıllarında çoğu işletme müşteri ilişki yönetimini işletme süreçleri ile ilgili tüm müşteri bilgisinin kaydedilmesi biçiminde ele alırken, son yıllarda bu uygulamalar için işletme stratejisinin ve yeni organizasyon yapısının önemli ve gerekli olduğunun farkına varılmaya başlanmıştır. Bir işletmenin müşterileriyle tüm etkileşimlerinin yönetilmesine işaret eden CRM, müşterilerin işletme ile olan toplam deneyimlerinde yararlanılabilecek ipuçlarını bilmek ve bunu gelir artışı ve karlılık yönünde etkili biçimde kullanabilmekle ilgilidir. CRM, insan, süreç ve teknoloji boyutlarından oluşan ve çok yönlü bir bakış açısı gerektiren bir işletme paradigmasıdır. Bu yüzden, başarılı CRM stratejileri geliştirebilmek, uygulayabilmek ve bunları ölçebilmek için CRM boyutlarının iyi anlaşılabilmesi büyük önem arz eder. 194 CRM yazılım uygulamaları ilişki yönetimi, veritabanı yönetimi, veri ambarı, veri madenciliği, karar destek sistemi ve e-posta sistemidir. İlişki yönetimi, otomatik e-posta ve çağrılar aracılığı ile kayıt yapma yöntemi olan bir müşteri veritabanını, bütünleşik bir e-posta sistemini, müşteri çağrılarını yanıtlayan sistemlerden oluşur. Veritabanı yönetimi, müşteri temsilcileri ile bilgisayar verileri arasındaki yazılım altyapısıdır. Veri ambarı, çok büyük hacimli merkezi bir veritabanıdır. Veri madenciliği, genellikle ilgisiz olarak görülen çok büyük hacimlerdeki verilerden anlamlı örnekleri ya da bilgileri seçip ayıran süreçleri destekler. Karar destek sistemi, yöneticilerin kararlarını kolaylaştıran yazılım sistemleridir. E-posta ise, basit bir bilgisayar tabanlı izleme sistemi ile bağlantılıdır ya da telefon ve e-posta değişimleri izleyen basit bir bilgisayar tabanlı izleme sistemi ile bağlantılıdır. CRM performansını ölçmek, son yıllarda giderek önem kazanan bir konu olarak işletmelerin gündemine gelmektedir. Müşteri ilişkilerinin ölçülmesinde çeşitli sayıda modelden hareket edilebilmektedir. Bunlar, Dolaylı Ölçüm Modelleri, Müşterinin Karşılaştığı Operasyonları Esas Alan Ölçüm Modelleri, Kritik Başarı Faktörlerinin Puanlanması, Davranışsal Boyutları Esas Alan CRM Etkinliği Ölçüm Modelleri, CRM Ölçeğini Esas Alan Modeller, İlişki Kalitesini Esas Alan Modeller, Müşteri Ölçümü Değerlendirme Aracı, Müşteri Yönetim Sürecini Esas Alan Modeller, İlişki Yönetimi Değerlendirme Aracı, CRM Kurum Karneleri şeklinde sıralanabilir. Bunlardan CRM Kurum Karnesi modeli ya da yaklaşımı öne çıkmaktadır. CRM ile ilgili konulardan biri de CRM ile ERP entegrasyonudur. İstenilen, ERP ve CRM uygulamalarının şirket için değer yaratacak şekilde entegrasyonudur. İşletmeler sıklıkla belirsizliğin yüksek olduğu durumlarda kaynaklarını doğru kullanmak ve özellikle maliyet yönetimi yapmak durumundadırlar. ERP- CRM entegrasyonu, müşteriden elde edilen bilgi sayesinde verimli stok ve satın alma yönetimi sağlamaktadır. Bu, satışları tahmin etmede, talep planlamasında, finansal yönetimde verimli yönetim etkinliklerinin yapılması ve işletmenin tedarikçileri ile yapacağı süreçlerde rekabet avantajı sağlayacak iyileşmeler anlamına gelmektedir.

199 Kendimizi Sınayalım 1. Aşağıdakilerden hangisi ilişkisel pazarlamanın özelliklerinden biri değildir? a. Müşteri elde tutma çabası b. Müşteriye adanmışlık c. Ürün özelliklerine odaklanma d. Uzun dönemli bakış açısı e. Tüm çalışanların kaliteden sorumlu olması 2. Aşağıdakilerden hangisi ilişkisel pazarlamanın amaçlarından biri değildir? a. Müşteri kazanma b. Müşteri tatmini c. Müşteri elde tutma d. Müşteri geliştirme e. Satış hacmi yoluyla karlılık 3. Aşağıdakilerden hangisi CMR nin başarısız olma nedenleri arasında yer almaz? a. CRM nin teknolojiyle eş değer görülmesi b. İçsel süreçlerdeki istikrar c. Müşteriyi içerme yetersizliği d. Yönetim desteği yetersizliği e. Yatırımın geri dönüşüne odaklanmama 4. Aşağıdakilerden hangisi CRM nin süreç boyutu açısından dikkate alınması gereken temel faaliyet alanlarından değildir? a. Hedefleme yönetimi b. Müşteri bilgi yönetimi c. Kitlesel ürün yönetimi d. Ürün lojistiği yönetimi e. Yayılım yönetimi 5. Aşağıdakilerden hangisi CRM ile ilgili yaygın biçimde kullanılan bilgisayar yazılım uygulamalarından biri değildir? a. Veritabanı yönetimi b. İlişki yönetimi c. Veri madenciliği d. Veri kümeleme yönetimi e. Veri ambarı 6. Aşağıdakilerden hangisi e-crm nin yararlarından biri değildir? a. Çeşit olanağı b. Kolaylık c. Bilgi d. Eğlence e. Güvenlik 7. Aşağıdakilerden hangisi CRM deki müşteri türlerinden biri değildir? a. Gizli müşteri b. Olası müşteri c. Özel müşteri d. Misafir e. Asıl müşteri 8. CRM nin ölçümünde süreç, müşteri, örgütsel performans ve altyapı boyutlarını esas alan yaklaşım hangisidir? a. Hizmet-Kar Zinciri b. Yapı-Davranış-Çıktı Kuramı c. Davranış Kuramı d. İlişki Kalitesi e. Dengeli Kurum Karnesi 9. Aşağıdakilerden hangisi CRM de neredeyse her işletmede bulunan bilgisayar yazılım uygulamasıdır? a. İlişki yönetimi b. Veritabanı yönetimi c. Veri ambarı d. E-posta e. Karar destek sistemleri 10. Aşağıdakilerden hangisi CRM-ERP entegrasyonunun öncelikli yararlarından biri değildir? a. Hatasız üretim b. Stok verimliliği c. Satın alma verimliliği d. Satış tahminlemesi e. Talep planlaması 195

200 Kendimizi Sınayalım Yanıt Anahtarı 1. c Yanıtınız yanlış ise Geleneksel Satış ya da Pazarlamadan İlişkisel Pazarlamaya Geçiş başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 2. e Yanıtınız yanlış ise Geleneksel Satış ya da Pazarlamadan İlişkisel Pazarlamaya Geçiş başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 3. a Yanıtınız yanlış ise Müşteri İlişkileri Yönetimi ve Boyutları başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 4. c Yanıtınız yanlış ise Müşteri İlişkileri Yönetiminin Süreç Boyutu başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 5. d Yanıtınız yanlış ise Müşteri İlişkileri Yönetiminde Yararlanılan Teknolojik Yazılımlar başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 6. e Yanıtınız yanlış ise Elektronik Müşteri İlişkileri Yönetimi başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 7. a Yanıtınız yanlış ise Müşteri İlişkileri Yönetiminin İnsan Boyutu başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 8. e Yanıtınız yanlış ise Müşteri İlişkilerinin Ölçülmesi başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 9. d Yanıtınız yanlış ise Müşteri İlişkileri Yönetiminde Yararlanılan Teknolojik Yazılımlar başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 10. a Yanıtınız yanlış ise Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) ve Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) Entegrasyonu başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. Sıra Sizde Yanıt Anahtarı Sıra Sizde 1 İlişkisel pazarlamada, müşteriyi elde tutma, sürekli kılma üzerine odaklanma, sürekli müşteri ilişkisi, ürün faydaları ve müşteri değeri üzerinde odaklanma, uzun dönemli bakış açısı, müşteri hizmetleri üzerinde çok durma, müşteriye adanmışlık yüksek, müşteri beklentilerini karşılamak için yüksek vaatte bulunma, kalite, tüm çalışanların sorumluluğundaki bir iştir, mevcut müşteriler ve değer esasına göre işletmeye en çok getiriyi sağlayan müşteriler üzerinde odaklanma söz konusuyken; geleneksel pazarlamada, tek satış üzerinde odaklanma, olaylara göre kesintili müşteri ilişkisi, ürün özellikleri üzerinde odaklanma, kısa dönemli bakış açısı, müşteri hizmetleri üzerinde az durma, müşteriye adanmışlık sınırlı, müşteri beklentilerini karşılamak için sınırlı vaat verme, kalite öncelikli olarak üretim elemanlarının işidir, genellikle tüm müşteriler üzerinde eşdeğer biçimde odaklanma söz konusudur. Sıra Sizde 2 Bir işletme ve sunduğu hizmetlerden haberdar olmayan potansiyel bir müşteri yaşam seyrinin ilk aşamasındadır. Eğer bu birey ya da bir endüstriyel müşteri firmanın tatmin edebileceğini hissettiği bir ihtiyaca sahipse, işletmenin hizmetlerinden haberdar olur ve yaşam seyrinin ikinci aşaması olan satın alma sürecine girer. Satın alma sürecinde potansiyel müşteri hizmeti ihtiyacına ve ödeme gücüne göre değerler. Eğer bu sürecin sonu olumlu ise müşteri ürün ya da hizmeti denemeye karar verir ve ilk kez satın alma gerçekleşir. Bu aşamada müşteri yaşam seyrinin üçüncü aşaması olan tüketim sürecine ya da ürün ya da hizmeti kullanma aşamasına geçer. Bu süreçte müşteri işletmenin kendi problemini nasıl çözdüğünü ve ürün ya da hizmeti sağlamadaki yeteneğini gözlemler, başka bir deyişle, işletmenin uygun bir teknik ve işlevsel kaliteye sahip olup olmadığını değerler. Müşteri tatmin olmuşsa, müşterinin işletme ile ilişkisi muhtemelen devam edecektir. Müşteri bu süreci her hangi bir aşamada terk edebilir ya da bu döngü içinde kalarak, izleyen aşamaya devam eder. Sıra Sizde 3 Bir müşteri ilişkisine yönelik yaşam seyri olgusu dikkate alındığında, ilişkisel pazarlamanın belli başlı dört amacı olduğundan bahsedilebilir. Bunlar sırasıyla, müşteriyi kazanma, tatmin etme, elde tutma ve geliştirme biçiminde ifade edilebilir. İlişkisel pazarlama, müşterilere ve işletmelere birtakım faydalar sağlayabilmektedir. Değeri esas alan bu yaklaşım, müşterilere güven faydası, sosyal fayda ve özel muamele faydaları sunabilmektedir. İşlemsel ve satış bazlı hareket eden işletmelere kıyasla, uzun dönemli ilişki geliştiren işletmeler yaptıkları yatırım üzerinden daha fazla kazanç elde edebilmektedirler. Bu yararlar, azalan pazarlama ve yönetim maliyeti, 196

201 fiyat düşürmeksizin kâr marjlarını korumak gibi nedenlerden kaynaklanmaktadır. Müşteriyi elde tutma sonucu ortaya çıkan bir diğer yarar, zamanla satın alımların artmasıdır. Tatmin arttıkça rakiplerin tekliflerine karşı koyma durumu da artabilmektedir. Uzun dönemli ilişki kurmanın sağladığı bir diğer yarar ise, maliyetlerdeki düşüştür. Yeni müşterileri işletmeye çekme ile ilgili başlangıç maliyetleri yüksektir. Yeni müşterileri çekmek için reklam, satış teşvikleri, ekstra iskonto sunma gibi pek çok maliyet söz konusu olmaktadır. Bazen başlangıç maliyetleri kısa dönemde elde edilen kazançtan bile yüksek olabilmektedir. Oysa sadık müşteri için yeni müşteri kazanmada gündeme gelen maliyetler söz konusu değildir. İlişki sürdükçe muhtemelen maliyetler zamanla düşüş gösterecektir. Müşteri ilişkileri sayesinde sağlanabilecek bir diğer yarar, ağızdan ağıza (Word of Mouth-WOM) ücretsiz reklamdır. Sıra Sizde 4 Teknik bakış açısından CRM, ilişkisel pazarlama süreçlerinin etkinliğini artıracak veri tabanı ve internet gibi belli bilgi teknolojilerinden yoğun biçimde yararlanılan bir yöntem olarak tanımlanır. Daha kapsamlı stratejik yönelim çerçevesinde CRM, süreç, insan ve teknoloji unsurlarını entegre ederek, müşterileri anlamayı, hissedar değeri yaratmayı ve müşterilerle uzun dönemli ve karlı ilişkiler geliştirmeyi esas alan bir yaklaşıma işaret eder. Sıra Sizde 5 CRM, insan, süreç ve teknoloji boyutlarından oluşan bir işletme paradigmasıdır. İnsan boyutunun temel odağı, müşteriler, iş görenler ve yöneticilerdir. Süreç boyutunun temel odağı, müşterilerle doğrudan ve dolaylı etkileşimleri içeren tüm işletme süreçleridir. Teknoloji boyutunun odağı ise, teknoloji tabanlı uygulamaların yanında, müşterilere ilişkin verileri toplama, sınıflandırma ve kullanılabilir biçimde kaydetme ya da saklama çabalarına olanak sağlayan teknolojik yeteneklerdir. Sıra Sizde 6 CRM yazılım uygulamaları ilişki yönetimi, veritabanı yönetimi, veri ambarı, veri madenciliği, karar destek sistemi ve e-posta sistemidir. İlişki yönetimi, otomatik e-posta ve çağrılar aracılığı ile kayıt yapma yöntemi olan bir müşteri veritabanını, bütünleşik bir e-posta 197 sistemini, müşteri çağrılarını yanıtlayan sistemlerden oluşur. Veritabanı yönetimi, müşteri temsilcileri ile bilgisayar verileri arasındaki yazılım altyapısıdır. Veri ambarı, çok büyük hacimli merkezi bir veritabanıdır. Veri madenciliği, genellikle ilgisiz olarak görülen çok büyük hacimlerdeki verilerden anlamlı örnekleri ya da bilgileri seçip ayıran süreçleri destekler. Karar destek sistemi, yöneticilerin kararlarını kolaylaştıran yazılım sistemleridir. E-posta ise, basit bir bilgisayar tabanlı izleme sistemi ile bağlantılıdır ya da telefon ve e-posta değişimleri izleyen basit bir bilgisayar tabanlı izleme sistemi ile bağlantılıdır. Sıra Sizde 7 Müşteri ilişkilerinin ölçülmesinde Dolaylı Ölçüm Modelleri, Müşterinin Karşılaştığı Operasyonları Esas Alan Ölçüm Modelleri, Kritik Başarı Faktörlerinin Puanlanması, Davranışsal Boyutları Esas Alan CRM Etkinliği Ölçüm Modelleri, CRM Ölçeğini Esas Alan Modeller, İlişki Kalitesini Esas Alan Modeller, Müşteri Ölçümü Değerlendirme Aracı, Müşteri Yönetim Sürecini Esas Alan Modeller, İlişki Yönetimi Değerlendirme Aracı ve CRM Ölçüm Karneleri kullanılmaktadır. Yararlanılan Kaynaklar Ahmad, R., Buttle, F. (2002), Customer Retention Management: A Reflection of Theory and Practice, Marketing Intelligence & Planning, Vol.20, No.3, pp Allen, C., Kania, D., Yaeckel, B. (2001), One-to- One Web Marketing: Build A Relationship Marketing Strategy, Second Edition, John Wiley&Sons, Inc., New York. Almotairi, M. (2009). A Framework for Succesful CRM Implementation, European and Mediterranean Conference on Information Systems, July 13-14, İzmir. Argan, M. (2012). Müşteri İlişkileri Kavramı ve Özellikleri, Perakendecilikte Müşteri İlişkileri Yönetimi, Ed.: Yavuz Odabaşı, Eskişehir: Anadolu Üniversitesi Yayınları, ss Bergeron, B. (2002), Essentials of CRM: A Quide to Customer Relationship Management, John Wiley&Sons, Inc., New York.

202 Bohling, T., Bowman, D., LaValle, S., Mittal, V., Narayandas, D., Ramani, G. vd. (2005). A Customer Relationship Management Roadmap: What Is Known, Potential Pitfalls, and Where to Go, Journal of Marketing, 69: Bradley, H. E. (2003), Customer Equity: Building And Managing Relationships As Valuable Assets, Consulting To Management, Vol.14, No.2, Jun. Chalmeta, R. (2006). Methodology for Customer Relationship Management, The Journal of Systems and Software, 79: Chen, X. (2008), A Diagnostic Tool to Evalvate Customer Relatinonship Management Performance, Ottowa: Universityof Ottowa. Deshmukh, A. (2006). Digital Accounting: The Effects Of The Internet And Erp On Accounting. Hershey: IRM Press. Doyle, P. (2003), Değer Temelli Pazarlama: Şirketinizi Büyütmek ve Hissedar Değeri Yaratmak İçin Pazarlama Stratejileri, MediaCat, (Çev.: Gülfidan BARIŞ), İstanbul, Ekim. Frey, S., Schegg, R., Murphy, J. (2003), Customer Service in The Swiss Hotel Industry, Tourism and Hospitality Research, Vol.4, No.5, pp Gloy, B.A., Akridge, J.T. ve Preckel, P.V. (1997). Customer Lifetime Value: An Application in the Rural Petroleum Market, Agribussiness, 13(3): Golfetto, F. ve Gibbert, M. (2006). Marketing Competencies and the Sources of Customer Value in Business Markets, Industrial Marketing Management, 35(8): Greenberg, P. (2001), CRM at the Speed of Light: Capturing and Keeping Customers in Internet Real Time, McGraw Hill, Osborne. Guragu, C. ve Ranchhod, A. (2002), How to Calculate the Value of A Customer: Measuring Customer Satisfaction: A Platform for Calculating, Predicting And Increasing Customer Profitability, Journal of Targeting, Measurement and Analysis for Marketing, Vol.10, No.3, pp Jain, R., Jain, S., ve Dhar, U. (2003). Measuring customer relationship management, Journal of Service Research, 2(2): Kale, S. H. (2004). CRM Failure and the Seven Deadly Signs, Marketing Management, 13(5): Kaplan, R.S. ve Norton, D.P. (1992). The Balanced Scorecard-Measures that Drive Performance, Harvard Business Review, 70(1/2): Kellen, V. (2002). CRM Measurement Frameworks, The Purpose For CRM Measurement, 1(4): Kelley, L. L., Gilbert, D., Mannicom, R. (2003), How e-crm can Enhance Customer Loyalty, Marketing Intelligence&Plannig, Vol.21, No.4, pp Kim, H-S ve Kim Y-G (2009). A CRM Performance Measurement Frawework: Its Development Process and Application, Industrial Marketing Management, 38: Kim, J., Suh, E. ve Hwang, H. (2003), A Model for Evaluating the Effectiveness of CRM Using the Balanced Scorecard, Journal of Interactive Marketing, 17(2): Knemeyer, A. M., Corsi, T. M., Murphy, P. R. (2003), Logistics Outsourcing Relationship: Customer Perspectives, Journal of Business Logistics, Vol.24, No.1, pp Kotler, P. ve Armstrong, G. (2003), Principles of Marketing, International Edition, Tenth Edition, Pearson, Prentice Hall, New Jersey. Kurtel, K. (2012), CRM-ERP Entegrasyonu, MERP.pdf; Erişim Tarihi: Lemon, K. N., Rust, R. T., Zeithaml, V. A. (2001), What Drives Customer Equity, Marketing Management, Vol.10, No.1, Spring, pp Lindgreen, A., Palmer, R., Vanhamme, J. ve Wouters, J. (2006). A Relationship Management Assessment Tool: Questioning, Identifying, and Prioritizing Critical Aspects of Customer Relationships, Industrial Marketing Management, 35(1): Lipsey, J. (2002), Relationship Intelligence: A Valuable Knowledge Asset, Consulting to Management, Vol.13, No.3, Sep, pp Mendoza, L.E., Marius, A., Perez, M. ve Griman, A.C. (2007), Critical Success Factors for a Customer Relationship Management Strategy, Information and Software Technology, 49(8):

203 Meyer, M.W. (2002). Rethinking Performance Measurement: Beyond the Balanced Scorecard, New York: Cambridge University Press. Muther, A. (2002), Customer Relationship Management: Electronic Customer Care in the New Economy, Springer, New York. Nemati, H. R., Barko, C. D., Moosa, A. F. (2003), e-crm Analytics: The Role of Data Integration, Journal of Electronic Commerce in Organizations, Vol.1, No.3, July-Sept, pp Nguyen, T.H., Sherif, J.S. ve Newby, M. (2007). Strategies for Successful CRM Implementation, Information Management & Computer Society, 15: Nysveen, H., Pedersen, P. E. (2004), An Exploratory Study of Customers Perception of Company Web Sites Offering Various Interactive Applications: Moderating Effects of Customers Internet Experience, Decision Support Systems, Vol.37, pp Odabaşı, Y. (2001). Satışta ve Pazarlamada Müşteri İlişkileri Yönetimi, Sistem Yayıncılık, İstanbul. Öztayşi, B., Sezgin, S. ve Özok, A.F. (2011) A Measurement Tool for Customer Relationship Management Processes, Industrial Management ve Data Systems, 111(6): Öztürk, S. A (2003), Hizmet Pazarlaması, 4. Baskı, Ekin Kitapevi, İstanbul. Panda, T. K (2003), Creating Customer Life Time value Through Effective CRM in Financial Services Industry, Journal of Services Research, Vol.2, No.2, pp Park, C.H. ve Kim, Y.G. (2003). A Framework of Dynamic CRM: Linking Marketing with Information Strategy, Business Process Management Journal, 9(5): Payne, A. ve Frow, P. (2005), A Strategic Framework for Customer Relationship Management, Journal of Marketing, 69(4): Ray, G., Muhanna, W.A. ve Barney, J.B. (2005). Information Technology and the Performance of the Customer Service Process: A Resource-based Analysis, MIS Quarterly, 29(4): Richards, K.A. ve Jones, E. (2008). Customer Relationship Management: Finding Value Drivers, Industrial Marketing Management, 37(2): Rust, R., Zeithalm, V.A. ve Lemon, K. (2001). Driving Customer Equity, The Free Press, New York. Ryals, L. (2003). Creating Profitable Customers Through The Magic of Data Mining, Journal of Targeting, Measurement and Analysis for Marketing, 11(4): Sarel, D., Marmorstein, H., Stone, M. (2002), A Strategic Orientation For E-Commerce İnvestments. A Customer Equity Approa..., Journal Of Targeting Measurement And Analysis For Marketing, Vol.11, No.2, Dec. Sargeant, A. (2001). Customer Lifetime Value and Marketing Strategy: How to Forse the Link, The Marketing Review, 1: Uygun, M. (2012). Müşteri İlişkilerinin Ölçülmesi, Perakendecilikte Müşteri İlişkileri Yönetimi, Ed.: Yavuz Odabaşı, Eskişehir: Anadolu Üniversitesi Yayınları, ss Wayland, R. E., Cole, P. M.(2000), Müşteri Bağlantıları :Büyüme İçin Yeni Stratejiler, Alfa Yayınları, İstanbul. Weinstein, A. (2002), Customer-Specific Strategies Customer Retention: A Usage Segmentation and Customer Value Approach, Journal of Targetting, Measurement and Analysis for Marketing, Vol.10, No.3, Mar, pp Woodcock, N., Stone, M.ve Foss, B. (2003). The Customer Management Scorecard: Managing CRM for Profit, London: Kogan Page. Zablah, A. R., Bellenger, D. N. ve Johnston, W.J. (2004). An Evaluation of Divergent Perspectives on Customer Relationship Management: Towards a Common Understanding of an Emerging Phenomenon, Industrial Marketing Management, 33(6): Zeithaml, V.A ve Bitner, M.J. (2003). Services Marketing (Integrated Customers Focus Across The Firm). Third Edition, McGraw- Hill/Irwin, Boston. Zinkhan, G. M. (2002), Relationship Marketing: Theory And Implementation, Journal of Market-Focused Management, Vol.5, No.2, Jun, pp

204 7 Amaçlarımız Bu üniteyi tamamladıktan sonra; İnsan kaynakları yönetimi modülünü açıklayabilecek, İnsan kaynakları yönetimi modülünün alt modüllerini tanımlayabilecek, İnsan kaynakları yönetimi modülünü oluşturan yazılımları özetleyebilecek, İnsan kaynakları yönetimi modülünün faydasını açıklayabilecek, İnsan kaynakları yönetimi modülünde karşılaşılan sorunları ifade edebilecek bilgi ve becerilere sahip olabileceksiniz. Anahtar Kavramlar İnsan Kaynakları Planlama İnsan Kaynakları Yönetimi Kurumsal Kaynak Planlaması Kurumsal İnsan Kaynakları Planlaması İnsan Kaynakları Yönetimi Modülü Kurumsal Kaynak İçindekiler Giriş İnsan Kaynakları Yönetimi Modülü İnsan Kaynakları Yönetimi Modülünü Oluşturan Alt Modüller İnsan Kaynaklarının Yönetim Modülünü Oluşturan Yazılımlar İnsan Kaynakları Yönetimi Modülünün Faydaları İnsan Kaynakları Yönetimi Modülünde Karşılaşılan Sorunlar 200

205 İnsan Kaynakları Yönetimi Modülü GİRİŞ Günümüzde organizasyonlarının sürdürülebilir rekabet gücünü koruyabilmesi için, düşük stok ve maliyetlerle, yüksek kalite ve üretim hacmiyle, hızlı bir şekilde ve de koşulsuz müşteri memnuniyetini sağlayacak bir biçimde faaliyetlerini sürdürmesi gerekmektedir. Bu koşulların yerine getirilmesi için kuşkusuz yöneticilerin karar alırken ihtiyaç duydukları bilgiyi diledikleri yer ve zamanda, hızlı, doğru ve güvenilir bir biçimde elde etmeleri gerekmektedir. İşte bu noktada Kurumsal Kaynak Planlaması(KKP) Sistemi gündeme gelmektedir.kkp sistemi, bilgi teknolojisi ile oluşturulan ve bir işletmenin tüm fonksiyonlarını bütünleştiren bir planlama ve iletişim sistemidir.kkp sisteminin içinde yer alan temel modüllerden biri de İnsan Kaynakları Yönetimi modülüdür. Bu Modül bir işletmenin insan kaynakları (İK) bölümünün yürüttüğü faaliyetlerden işe alma sürecinden başlayıp, insan kaynakları ile ilgili olabilecek tüm fonksiyonların süreçlerini kapsar. Söz konusu bu İK fonksiyonlarının yerine getirilmesinde ise insan kaynakları yönetimi modülünün alt modüllerinden yararlanılmaktadır. Bunlar sırasıyla, sicil yönetimi alt modülü, organizasyon şeması alt modülü, işe alma alt modülü, personel bütçesi alt modülü, eğitim alt modülü, personel bordro alt modülü, performans değerleme alt modülü ve kariyer planlama alt modülüdür. İK modülüne sahip bir organizasyonda iş süreçleri standartlaştırılmakta ve personel ile olan ilişkiler daha profesyonel hale getirilmekte, işlemler daha hızlı, daha kolay ve daha az maliyetle kısaca verimli bir şekilde yapılabilir hale gelmektedir. Bu ünitede sırasıyla; insan kaynakları yönetimi modülünü, insan kaynakları yönetimi modülünü oluşturan alt modülleri, insan kaynakları yönetim modülü yazılımlarını, insan kaynakları yönetimi modülünün faydalarını ve son olarak insan kaynakları yönetimi modülünde karşılaşılan sorunları açıklamaya çalışacağız. İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ MODÜLÜ Bilindiği gibi Kurumsal Kaynak Planlaması (KKP) sistemi, bilgi teknolojisi ile oluşturulan, işletmenin tüm fonksiyonlarına (pazarlama,muhasebe-finans,üretim,insan kaynakları vb.) ait verileri tek bir veri tabanında toplayan, elde edilen verileri tüm bölümlerin ortak paylaşımına sunan bir planlama ve iletişim sistemi yazılımıdır. KKP sistemi içinde yer alan İK modülü son derece esnek bir yapıda olmasından dolayı, her işletmenin İK süreçlerini içerecek şekilde tasarlanabilmektedir. Buna göre İK modülü, bir işletmenin İK bölümünün yürüttüğü faaliyetlerden işe alma sürecinden başlayıp, İK ile ilgili olabilecek tüm fonksiyonlara ait iş süreçlerinin çok daha hızlı, kolay ve daha az maliyetle, standart bir şekilde yapılmasını sağlamaktadır. İK modülü içinde yer alabilecek belli başlı İK fonksiyonları arasında, İK politikalarının ve planlarının oluşturulması, personel tedarik ve seçimi, özlük işleri, sicil ve sağlık işlemleri, istihdam edilen personelin takibi, eğitim, kariyer, performans ve ücret yönetimi, iş değerleme gibi süreçler vardır. Burada İK modülü ile gerçekleştirilmek istenen amaç insan kaynakları bölümündeki çalışanların ofis yükünü azaltmak, çok çeşitli analizler ve raporlar sunarak özellikle orta düzey yöneticilere taktik, üst düzey yöneticilere de stratejik kararlarda yön gösterici olmaktır (Şekil 7.1). Ancak işletmelerde kurumsal kaynak planlaması içinde yer alması gereken İK modülünün tasarlanıp kullanılmasını etkileyen iki önemli unsur vardır. Bunlardan birincisi maliyet, ikincisi ise risk unsurudur.özellikle küçük ölçekli işletmelerde, finansal sınırlılıklarının olması ve İK modülüne ihtiyaç duyulmaması, KKP sistemi içinde yer alması öngörülen İK modülü yerine sadece İK bölümüne ait kısmi çözümlere gidilmesine neden olmaktadır.bununla 201

206 birlikte işletmelerde İK modülünün kullanımının zaman alıcı olması ve söz konusu İK modülünün KKP sistemine uyumlu hale getirilmesi konusunda olabilecek muhtelif sıkıntılar nedeniyle riskli görülmesi KKP sistemi içinde İK Modülüne yer verilmekten kaçınılmasının bir diğer önemli gerekçesini oluşturmaktadır.ancak burada unutulmaması gereken nokta İK modülünün KKP sistemi içinde yer alan diğer modüllerle (Şekil 7.1) (üretim, satış, muhasebe vb.) bütünleştirilmesi, diğer bir ifade ile ortak veri tabanında toplanan tüm verilerin bölümlerin ortak paylaşımına sunulması, maliyetleri azaltması, kolay bilgi akışı sağlaması, raporlama ve analiz olanağı yaratması, sistematik iş akışı fırsatı oluşturması gibi üstünlüklerinin olmasıdır. Bundan dolayı KKP sistemleri içinde İK modülünün tasarlaması özellikle bütçe problemi olmayan büyük ölçekli işletmelerde, cazip hale geldiği görülmektedir. Şekil 7.1: İK Yönetimi Modülü ve Karar Verme İK yönetimi modülü nün amacı nedir? Açıklayınız. İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ MODÜLÜNÜ OLUŞTURAN ALT MODÜLLER İK modülünün temel olarak belli başlı fonksiyonları vardır.bu fonksiyonlar İK modülünün alt modüllerini oluşturur.ik bölümü için tasarlanan İK modülünün tüm İK bilgilerini bütünleşik ve diğer fonksiyonel birimlerin modülleriyle uyumlu bir biçimde tasarlanması gereklidir.ik modülünün alt modüllerini temel olarak sekiz temel başlık altında toplayabiliriz.bunlar sırasıyla; sicil yönetimi alt modülü, organizasyon şeması alt modülü, işe alma alt modülü, personel bütçesi alt modülü, eğitim alt modülü, personel bordro alt modülü, performans değerleme alt modülü, kariyer planlama alt modülüdür (Şekil 7.2). 202

207 Sicil Yönetimi Alt Modülü Şekil 7.2: İK Yönetimi Modülünü Oluşturan Alt Modüller İK yönetimi modülünün temelini sicil yönetimi alt modülü oluşturur.sözkonusu bu alt modülle işletmede çalışanların kayıt altında tutulmak ve saklanmak istenilen tüm bilgileri veri tabanına kaydedilmektedir. Böylece bu esnek altyapı ile İK yönetimi modülü içinde bulundurulmak istenen tüm bilgiler tanımlanabilmektedir.sözgelimi işletmedeki çalışanlara ait, ad-soyadı bilgileri, unvan, akademik unvan, işe giriş/işten çıkış tarihi, görevi, derecesi, cinsiyeti, doğum tarihi, medeni hali, nüfus cüzdanı bilgileri, askerlik durumu, sosyal güvenlik numarası, öğrenim durumu vb. bilgiler ile fotoğraf ve imza gibi görsel bilgiler bu alt modül içinde yer almaktadır. Çalışanlarla ilgili eğitim, yetkinlik, yabancı dil bilgisi, kişiye ait demirbaşlar, özel günler, hobiler ve üye olunan dernek ve kuruluşlar sicil yöneti alt modülünde takip edilen diğer bilgiler arasında yer alır. Bu bilgiler ile sicil yönetimi alt modülünde, aşağıda belirtilen fonksiyonların yerine getirilmesi mümkün olur; İşletme çalışanlarına ait çok detaylı ve etkin bilgi takibi yapma, İşe giriş ve çıkışları kolaylıkla takip etme, Çalışanlarla ilgili bilgileri raporlama ve istenirse puantaja yansıtma, Fotoğraf ve imza gibi görsel bilgi saklama, Çalışanlarla ilgili her türlü kayıtlı bilgiye istenildiğinde ulaşma, Tüm sicil ve kanun bilgilerindeki değişikliklere ulaşma, Atamalar ile ilgili bilgilere eksiksiz ulaşma, Sicil bilgilerini e-posta ile ilgili çalışana gönderme, Eski personel takibi ile işe tekrar alınan personelin işlemlerini kolaylıkla takip etme. Şekil 7.3 de de görüldüğü gibi sicil yönetimi alt modülü için öncelikle yasalar (mevzuat ile ilgili bilgi), şirket politikası ve organizasyon ile ilgili tanımlar yapılır, daha sonra teknoloji imkanları ve teknik personel ile bu sistemin yazılımı gerçekleştirilir. Diğer bir ifade ile sistem tanımlanır ve son olarak sicil bilgileri kullanılarak İK yöneticilerinin ve/veya firmadaki diğer ilgili çalışanların ihtiyaç duyduğu iş ürünleri olarak tabir edilen bilgi ve raporlara ulaşılması mümkündür. 203

208 Şekil 7.3: Sicil Yönetimi Alt Modülü Sicil yönetimi alt modülüyle, işletmedeki çalışanların tüm bilgilerini veri tabanına kaydetmek mümkündür. İK yönetimi modülünü oluşturan alt modüllerin belirlenmesinde gözönünde bulundurulması gereken temel ölçüt nedir? Organizasyon Şeması Alt Modülü Bilindiği gibi organizasyon şeması bir organizasyonun yapısını bir bütün olarak gösteren, bölümler arasındaki ast üst ilişkilerini diğer bir ifadeyle kimin hangi iş ve hiyerarşik pozisyona sahip olduğunu gösteren bir grafiktir. Organizasyon şeması alt modülü ile işletmelerin organizasyon şemaları görsel ortamda yaratılabilmekte, organizasyonun mevcut durumu hakkında bilgi sahibi olunabilmekte, organizasyonun mevcut durumu geçmişteki durumuyla karşılaştırılabilmekte ve en önemlisi ise geleceğe yönelik planlama da bu ortamda yapılabilmektedir. Organizasyon şeması alt modülünde, bölümler bölümlerdeki pozisyolar ile ast-üst ilişkileri belirlenebilmektedir. Ayrıca organizasyon şeması alt modülü ile işletmenin organizasyon yapısı incelenmekte ve bu yapı içinde yer alan pozisyonlara ait iş tanımları yapılmaktadır.bilindiği gibi işletmelerin verimliliğini sağlayan önemli unsurlardan biri iş tanımlarının açık bir şekilde belli olmasıdır.bunun için işletmenin faaliyetine göre iş tanımlarının, gerekli nitelik ve eğitim bilgilerini de içerecek şekilde yapılması gerekmektedir. İşte organizasyon şeması alt modülünde yer alan iş tanımları bilgileri içinde, işin gerektirdiği nitelikler, bu niteliklerin derecesi, önemi, alınması gerekli eğitimler, öğrenim durumu, görev ve sorumluluklar gibi bilgilere yer verilmektedir. Bunun yanı sıra işletme organizasyonu içinde yer alan her bir pozisyonun gereksinim duyduğu kadrolar da yine iş tanımları içinde yer verilmektedir. Böylece organizasyon yapısındaki her bir pozisyon için gerekli olan kadrolar belirlenmekte ve bu kadrolara yapılan atamalar ile boş ve dolu kadrolar takip edilebilmektedir. Orgnazisyon şeması alt modülüyle, organizasyonun mevcut durumu, geçmişi ve geleceğine yönelik analizler yapmanın faydası nedir? 204

209 İşe Alma Alt Modülü İşe alma işlevi işletmeler açısından büyük önem taşımaktadır. Çünkü işletmeler yaşamlarını sürekli kılmak ve sürdürebilir rekabet gücünü koruyabilmek için doğru işlerde doğru personeli çalıştırmak zorundadır. Aksi bir durum, yanlış kişilerin işe alındığı anlamına gelir ki bu da işletmenin varlığını tehdit edebilmektedir.ik modülünün içinde yeralan işe alma alt modülü iş başvuru formlarının bir veri tabanı içinde toplanmasını ve bu veri tabanından ihtiyaca uygun adayların kolay yöntemlerle belirlenmesini, başvuru sonrasındaki görüşmelerin ve sonuçlarının takip edilmesini sağlayan bir ortam sunmaktadır.söz gelimi iş başvurusu yapacak adaylar için işletmenin ihtiyaçları doğrultusunda iş başvuru formu tasarlanmakta ve bu formun doldurulması sonucu iş başvurusu yapan adaylar kaydedilmekte, istenen bilgiler belirlenebilmekte fazla ve/veya gereksiz görülen bilgiler veri tabanından çıkartılabilmektedir. Bununla beraber iş başvurularını takip eden, görüşme aşamasında aday bilgilerine tek tek girilebilmekte ve görüşme sonuçları, sınav vb. süreçlerle eleştirilerek iş başvurusu yapan adaylar takip edilebilmektedir. Böylece söz konusu iş sürecinin verimli bir şekilde yürütülmesi mümkün olmaktadır (Şekil 7.4). İşe alma alt modülü sayesinde uygun adayların işe alımından sonra bu kişilerin bilgileri Sicil Yönetimi alt modülüne aktarılır. Şekil 7.4: İşe Alma Süreci İK modülünün içinde yer alan işe alma alt modülü, iş başvuru formlarının bir veri tabanı içinde toplanmasını ve bu veri tabanından ihtiyaca uygun adayların kolay yöntemlerle belirlenmesini, başvuru sonrasındaki görüşmelerin ve sonuçlarının takip edilmesini sağlayan bir ortam sunmaktadır. İşe alma alt modülü sayesinde iş tanımları ile başvuru yapan adaylar karşılaştırılarak uygunluk analizi yapılır. Personel Bütçesi Alt Modülü İşletmelerde üst yönetim, finansal kaynakların etkin kullanımı ve yönetimini sağlayan bir bütçe çalışması öngörür. Ancak bütçe hazırlamak özellikle de personel bütçesini ve revize bütçeleri, doğru parametrelerle ve öngörülen değerlere göre doğru hesaplamalarla yapmak, detaylı ve emek gerektiren bir süreçtir.işte personel bütçesi alt modülü, personel bordrolarındaki verileri kulanarak personel bütçesini çok hızlı ve doğru bir şekilde hazırlanmasına yardımcı olmaktadır. İK yönetimi modülünün içinde yer alan personel bütçesi alt modülü ile yıllık olarak tahmini değerlerin girilmesi söz konusu olur. Böylelikle hazırlanacak bütçede, başlangıç ayından bitiş ayına kadar meydana gelen artışları da dikkate alarak, net ücretlerdeki vergi dilimi hesaplamaları gibi ince detaylar da katılarak bütün bir yılın nasıl gerçekleşeceği bir seferde tespit edilebilmektedir.sonuç olarak işletmede çalışanların tek tek maliyetleri takip edilebilmekte ve 205

210 raporlanabilmektedir. Bunun dışında bütçe revizyonları (düzeltmeleri) saklanarak daha sonraki bir tarihte karşılaştırma yapmak amacıyla kullanılabilmektedir. Böylece bütçelenen/planlanan ve gerçekleşen maliyetler karşılaştırılarak meydana gelen olumlu ve olumsuz sapmalar raporlanabilmektedir. Personel Bütçesi Alt Modülü, personel bordrolarındaki verileri kullanarak personel bütçesini çok hızlı ve doğru bir şekilde hazırlanmasını sağlamaktadır. Eğitim Alt Modülü Organizasyonlarda görevlendirilen personelin verimli bir şekilde çalışması, personelin taşıdığı niteliklerin yaptığı işe uyumuna bağlıdır. Bu denge çalışanın aleyhine bozulduğu zaman eğitim ihtiyacı ortaya çıkar. Personel eğitiminin amacı, çalışanın işini daha iyi yapmasını sağlamaktır. Ancak bu yapılırken de işletmelerde iş gücü kaybının önlenmesi gerekmektedir. İşte İK bölümü eğitim ile ilgili faaliyetleri etkin ve verimli bir şekilde yönetebilmek için İK yönetimi modülü içinde yeralan eğitim alt modülünden faydalanır. Şekil 7.5 de de görüldüğü gibi temel olarak eğitim alt modülünün akış diyağramında kariyer planlama sistemi, firma politikası, eğitim bütçesi ve iş tanımlarından elde edilen bilgiler doğrultusunda ilk önce eğitim ihtiyacı belirlenir. Daha sonra burdan elde edilen bilgilere eğitim bütçesi dönemsel faaliyetler, çalışma düzeni ve eğitim talepleri bilgileri eklenerek dönemsel eğitim ihtiyacı belirlenir. Bir sonraki adımda kimlerin nerede ve ne zaman eğitim alacağı tespit edilir. Kaynak planlamasının ardından, eğitim plan ve politikası doğrultusunda eğitim gerçekleştirilir. Ardından hem eğitim planları hem de eğitim programı değerlendirilir. Elde edilen veriler doğrultusunda bir sonraki eğitim programı hazırlanır. Sözkonusu bu modül ile yapılan işler aşağıda belirtilmiştir. Eğitim tanımları yapılır, Eğitim bilgileri hazırlanır, Eğitmen tanımları verilir, Eğitim yeri tanımları verilir, Eğitim kurumu bilgileri hazırlanır, Eğitim talepleri belirlenir, Eğitim planları yapılır, Eğitim ile ilgili masraflar belirlenir, Eğitim ile ilgili raporlar hazırlanır. 206

211 Şekil 7.5: Eğitim Alt Modülü Gelin şimdi sırasıyla yukarıda belirtilen işleri kısaca açıklayalım. Eğitim tanımları: Burada çalışanlara verilecek her eğitim ayrı ayrı tanımlanır. Bu tanımlarda eğitimin tipi (eğitim, seminer, tanıtım, kurs), eğitim süresi, eğitim yapılabilmesi için gerekli şartlar, eğitimi verecek kişi, eğitim planı, eğitimde kullanılacak materyaller ile bunların miktarı gibi bilgiler yer alır. Eğitim bilgileri: Burada her eğitime ait bilgiler yer alır. Bu bilgiler arasında; tanımlanan eğitimin kodu, tanımlanan eğitimin adı ya da açıklayıcı bilgisi, eğitim tipi (eğitim, seminer tanıtım, kurs), eğitimi alan kişilerin eğitime katılış şekli, katılımcının eğitim sonucunda bir sınava tabi olup olmayacakları, eğitimin ne kadar süreceği (saat ve gün olarak), eğitimin düzenlenebilmesi için en az kaç katılımcıya ihtiyaç olduğu, eğitime katılan kişilerin başarılı sayılabilmeleri için almaları gereken asgari not, tanımlanan eğitim içeriğine ilişkin bilgiler, tanımlanan eğitimin hangi eğitim kurumunda verileceği, eğitimin birim fiyatı gibi eğitim ile ilgili genel bilgiler yer alır.ayrıca eğitim modülü içinde yer alan eğitim bilgilerinde, eğitimde kullanılacak her türlü malzeme ve yapılacak harcamalar, tanımlanan eğitimin alınabilmesi için gerekli önkoşullar (öncelikli olarak alınması gereken başka eğitimler var ise) ve alınan eğitimin kişinin hangi niteliklerinde gelişme sağladığı ya da sağlayacağı da belirlenir. İK Modülü nün tasarlanıp kullanılmasını etkileyen maliyet ve risk unsuru olmasına karşın bu modülü cazip kılan üstünlükler nelerdir? Eğitim alt modülüyle her pozisyon için gerek duyulan kritik bilgi ve becerilerin neler olduğu tespit edilerek işte verimliliğin arttırılması mümkün olur. Buna göre eğitim alt modülüyle; Eksik yetkinliklerin ortaya çıkaracağı risklerin ortadan kaldırılması, İş tanımında yer alan eğitimler ile çalışanların aldığı eğitimleri karşılaştırarak etkin eğitim planlaması, Otomatik toplu eğitim talep planlama ile zaman tasarrufu, Eğitim sonuçlarının sicil kartında otomatik güncellenmesi ile güncel bilgi takibi mümkün olur. 207

212 Eğitmen tanımları: Bu bilgiler ile eğitimleri verecek kişi ve kuruluşlar ve hangi eğitimi verecekleri önceden planlanır, eğitmenlerin performansı izlenir ve raporlanır. Eğitimleri verecek olan eğitmenlere ait bilgiler (kodu, adı, kurumu, sicil numarası, ücret vb.) kaydedilir. Eğitim yeri tanımları: Bir işletmede verilen eğitimlerin verimliliğini artıran en önemli unsurlardan biri eğitimin verileceği ortamdır. Eğitimlerin, kullanılacak materyal ve katılımcı sayısı dikkate alınarak hangi mekanlarda verileceği gibi kararlar verilir.eğitimler işletme içinde olacağı gibi işletme dışında da verilebilir. Eğitim kurumu bilgileri: Bu bölümde de eğitim alınan kurum ve kuruluşlara ait bilgiler tanımlanır. Burada eğitim kurumunun kodu, adı, adresi gibi açıklayıcı bilgiler vardır. Eğitim talepleri bilgileri: İşletmede çalışan personelin iş tanımlarına uygun olarak hangi eğitimleri alması gerektiği belirlenir. İş tanımlarına bağlı üç tip eğitim vardır.bunlardan ilki yapılacak olan görev için alınması zorunlu eğitimdir.ikincisi kişinin o görevde daha başarılı olması için alınmasının faydalı olduğu kişiyi geliştirmeye yönelik eğitimdir. Üçüncüsü ise kişinin o görevde verimli olarak çalışabilmesi için belirli aralıklarla alması gereken, tekrarlayan eğitimdir.iş tanımlarında hangi eğitimleri alması gerektiği tespit edilir ve bu bilgilere göre eğitim talep planlama işlemi yapılır. Eğitim planı: İşletmede eğitimin kaç gün süreceği, hangi günlerde yapılacağı, hangi eğitmenler tarafından verileceğine ait detay bilgilerdir. Eğitim masrafları: Eğitim ile ilgili faturalanmış harcamalara ait bilgilerdir.eğitim masrafları içinde eğitmen ile ilgili, eğitim yeri ile ilgili ve kişi başına masraf bilgileri bulunur. Eğitim raporları: Eğitim ile ilgili yapılan tüm faaliyetlere ilişkin oluşturulan raporlardır. Özetleyecek olursak eğitim alt modülü işletme içindeki personelin aldığı eğitimlerin neler olduğunu, bu eğitimler sonucu kazandıkları nitelikleri ve bu kazanımlara göre hangi mevkilere aday olabileceklerinin veya bulundukları pozisyon ile ilgili yeterliliklerin takibi, eğitim modülünün içinde yer alan fonksiyonlardır. Ayrıca söz konusu bu alt modülün yardımıyla eğitimlerin nerede, ne zaman, kim tarafından, kaç kişiye, kimlere verileceği, maliyetinin ne olacağı belirlenebilmektedir. Eğitim sonrası katılanların değerlendirilmesi, anket veya sınav sonuçlarının takip edilmesi de bu modül sayesinde mümkün olmaktadır. Eğitim alt modülüyle, personelin aldığı eğitimlerin neler olduğunu, bu eğitimler sonucu kazandıkları nitelikleri ve bu kazanımlara göre hangi mevkilere aday olabileceklerini veya bulundukları pozisyon ile ilgili yeterliliklerin takibi yapılabilmektedir. Personel Bordro Alt Modülü İK bölümü içinde yer alan işlerden bir diğeri de ücret yönetimidir. Ücret yönetimi denilince akla ilk gelen bordro işlemleridir. Bu işlemler İK bölümü içinde yer alan bordro tahakkuk birimince yürütülür. Bordro işlemleri, işletmede çalışan personele belirli sürede ödenecek ücretlerin hesaplanmasını esas alır.personel bordro alt modülü de temel olarak bir işletmede tam anlamıyla bordro tahakkuk biriminin ihtiyaçlarına uygun olabilecek alt yapıda tasarlanmış, esnek ve yasalara uygun tüm matbu formların alınabileceği özelliğe sahip bir modüldür. Söz gelimi, personel bordro alt modülü, işletmede çalışan personele belirli periyotlarda (haftalık, aylık vb.) ödenecek ücretler ile çalışan adına şirket tarafından devlete ödenecek vergi vb. kesintilerinin hesaplanması işlemi olan puantajların hazırlanmasında geçerli olacak parametreleri belirler.puantaj hesaplarında geçerli olacak parametreler dizisine hesap şablonu denir.bu hesap şablonları, diğer bir ifade ile parametreler puantaj hesaplamalarının en doğru şekilde yapılmasını kolaylaştırır.işletmelerde ay içinde personele değişik ödemeler (maaş ödemesi, ikramiye ödemesi vb.) yapılır. Bu ödemeler için yapılacak puantaj hesaplamalarında geçerli olacak parametreler farklıdır. Ödemenin türüne göre hesaplamalar için parametreler uygulanması gerekir.ödemelerin hesaplanması, bordroların ve raporların alınmasında kullanılacak parametreler her personel için geçerli olmayabilir. Ayrıca personele ait puantaj hesaplamalarını her personel için ayrı ayrı yapmak zaman alıcı ve hata payı yüksek olan bir işlemdir. Bu nedenle ödemelerde geçerli olacak parametreleri içeren şablonları 208

213 hazırlamak ve puantaj hesaplarında bu şablonları kullanmak zaman kaybını önleyecek ve hata payını en aza indirecektir. Böylece hesap şablonlarına (parametrelere) göre hazırlanan puantajlar resmi olarak her personel için aylık olarak basılan bordro ile belgelenmiş olacaktır. Özetleyecek olursak personel bordro alt modülü aşağıda belirtilen işlerin işletmede verimli ve etkin bir biçimde yapılmasını sağlar. Bunlar sırasıyla; İşletmeye özgü bordroların iş kanunu, tüzük ve genelgelere uygun bir şekilde hazırlanması ve çıktılarının alınması, Bordrolar hazırlandıktan sonra bankalar aracılığıyla ücretlerin ödenebilmesi için banka ücret bilgilerinin yer aldığı disketlerinin hazırlanması, Kamu kurum ve kuruluşları için ihtiyaç duyulan raporların hazırlanması, Bordro ve muhasebenin bütünleştirilmesi, Bordro sonuçlarının muhasebeleştirilmesi gibi fonksiyonlar bu modülün sağladığı kolaylıklardır. Personel bordro alt modülü, bir işletmede tam anlamıyla bordro tahakkuk bölümünün ihtiyaçlarına uygun olabilecek alt yapıda tasarlanmalıdır.bununla birlikte sözkonusu bu alt modül esnek, yasalara uygun ve tüm matbu formların alınabileceği bir özelliğe sahip olmalıdır. Şekil 7.6: Personel Bordro Alt Modülü İşlemleri Şekil 7.6 da görüldüğü gibi personel bordro alt modülü nde yer alan işlemler sonucu personel bordrolarına ulaşılır. Buna göre şekilde de görüldüğü gibi firmanın personeline ödediği ücrete sosyal yardımlar (yemek, ulaşım, aile, çocuk yardımı), mesailer (normal, fazla, resmi tatil, ücretli/ücretsiz izin) ve ek ödemeler (harcırah, vergi iadesi, ikramiye, kıdem ve ihbar tazminatı) ilave edilerek hesaplanan brüt ücretten vergilerin (SGK primleri, gelir ve damga vergisi), ek kesinti (masraf, hizmet borçlanması ve para cezası) ve borç avansların çıkartılmasıyla net ödeme elde edilir. Elde edilen net personel ödemelerine bir sonraki aşamada Şekil 7.7 de görüldüğü gibi personel devam kontrol sisteminden (PDKS) elde edilen personel verileri de değerlendirmeye alınıp personel bordrolarının son halini alması sağlanır. Sonraki aşamada elde edilen bordro bilgileri manyetik ortamda ilgili bankaya, Sosyal Güvenlik Kurumuna (SGK) ve muhasebe birimine, aktarılır. 209

214 Bordro bilgileriyle çeşitli raporlar hazırlanır ve bütçe oluşturulurken bu bordro bilgileri kullanılır. Son olarak çalışan personel bordro bilgileri sonucu elde ettiği maaş bilgisini e-posta olarak alır. Dolayısıyla personel bordro alt modülü ile elde edilen bordrolar hem işletme içi hemde işletme dışı kişi ve kurumlarının ihtiyaç duyduğu veri ve bilgilere ulaşmalarını sağlayıp ücret yönetimi ile ilgili faaliyetlerinin verimli ve etkin bir şekilde yürütülmesine katkı sağlar. Şekil 7.7: Personel Bordro Alt Modülü PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemleri): İşletmelerde çalışan personellerin belirlenen zamanlarda girip belirlenen zamanlarda çıkmasını sağlamak geç gelen, erken çıkan ya da devamsızlık yapan kişiler olursa da bunları raporlayıp sisteme girilmiş prensip parametreleri ile gerekli cezai yaptırımların yapılmasıdır.pdks Sistemi aynı zamanda kişinin yapmış olduğu fazla mesai ve primlerini de hesaplayarak maaşına ekleyebilir.( Performans Değerleme Alt Modülü İşletme organizasyonlarında İK fonksiyonları içinde yer alan performans değerleme faaliyeti ile çalışan personel değerlendirilir. Bir diğer ifade ile performans değerleme personelin/çalışanın işinde gösterdiği başarı derecesinin, yaptığı işin gerekleri dikkate alınarak saptanmasıdır. Performans değerleme bilindiği gibi başarılı ve başarısız personeli birbirinden ayırmak için yapılır. Burada amaç, performansı yüksek olan personeli ödüllendirmek ve diğerlerine örnek olmasını sağlamaktır.işte işletmeler açısından son derece önemli olan bu sürecin gerçekleştirilmesinde İK modülünde yer alan performans değerleme alt modülünün sağladığı çok büyük kolaylıklar vardır.performans değerleme alt modülünün sağladığı faydalar sırasıyla aşağıda belirtilmiştir. İşgören hedeflerinin tanımlanması ve bu hedeflerin personel bazında hangi oranda gerçekleştiğinin takip edilmesini sağlar. Özellikle personel sayısı çok olan büyük ölçekli işletmelerde performans değerleme sürecinin kısa sürede ve objektif olarak yapılmasını sağlar. İşletmedeki her fonksiyonel bölüm ve mevki için ayrı ayrı dönemsel hedefleri belirler. Belirlenen hedefler gerçekleştikçe sisteme kayıt yapılır ve böylece hedef takibi söz konusu olur. 210

215 İşletmede faaliyet dönemi sonunda programdan alınacak analizlerle hem kişilerin karşılaştırmalı başarı oranları hem de fonksiyonel bölümlerin başarı oranları tespit edilebilir. Somut ve objektif olarak elde edilen performans verileriyle işletmedeki personele eksik ve başarılı olduğu yönlerin gösterilmesini sağlar. Değerlendirme sonucuna göre personel için öngörülen ücret artışını saptar. Organizasyonda boşalan işleri doldurmak için iç kaynaklardan yararlanma söz konusu olduğunda performans değerleme alt modülü ile elde edilen objektif personel bilgilerinin terfi (dikey) ve transfer (yatay) atamaları için de kullanılması mümkün olur. Elde edilen personel bilgileriyle, eksiklikleri olan personel için eğitim ihtiyacı belirlenir ve böylece eğitim alt modülü ile bütünleşir. Performans değerleme alt modülü ile sicil yönetimi alt modülünün bütünleştirilmesiyle sicil kayıtlarında ödül-ceza bilgilerinin ve performans bilgilerinin saklanması ile her zaman personel ile ilgili güncel bilgiye ulaşma imkanı elde edilir. Performans değerleme alt modülüyle, özellikle personel sayısı çok olan büyük ölçekli işletmelerde tanımlanan personel hedefleri doğrultusunda bu hedeflerin personel bazında hangi oranda gerçekleştiği kolay bir biçimde takip edilir. Performans değerleme alt modülüyle çalışanlar hedeflere, yetkinliğe ve iş sonuçlarına göre üç farklı biçimde değerlendirilir. Hedeflere göre performans değerlemesinde ciro, satış adedi vb. performans kriterlerine göre değerleme yapılır. Yetkinliğe göre performans değerlemesinde iletişim, müşteri odaklılık, yöneticilik gibi yetkinliklere göre değerlendirme yapılır. İş sonuçlarına göre değerlendirme söz konusu olduğunda da birden fazla yönetici ve ekip arkadaşı tarafından personelin performansı değerlendirilir. Elde edilen performans hedef ve sonuçları doğrultusunda çalışan için eğitim planlaması yapılmak üzere eğitim alt modülüne bilgi aktarılır. Performans değerlemesi kapsamında hak edilmiş ödül ve cezalar personel bordro alt modülüne aktarılarak puantajın hazırlanmasında zamandan tasarruf edilerek verimlilik sağlanır. Performans değerleme sonuçları sicil yönetimi alt modülüne aktarılarak çalışanın tüm ödül ve ceza bilgilerinin sicil kartı üzerinden özet olarak takip etme olanağı sağlanır. Son olarak performans değerleme ile elde edilen veriler, kariyer planlama alt modülünde de kullanılarak çalışanın kariyer planlaması etkin bir biçimde yapılabilir. (Şekil 7.8) Şekil 7.8: Performans Değerleme Alt Modülüyle Etkileşimli Diğer Alt Modüller 211

216 Kariyer Planlama Alt Modülü Bilindiği üzere kariyer planlama kişisel bir süreçtir ve kişinin kariyerindeki mesleklerin, iş yerlerinin ve ilerleyeceği iş yollarının seçimini ifade etmektedir.bir başka deyişle kişinin üstleneceği işle ilgili görevlerini, pozisyonlarını, kariyer hedeflerini, geleceğini planlamasıdır. Ancak burada organizasyon, ileride ihtiyaç duyacağı nitelik ve nicelikteki personeli zaman içinde kendi içinden yetiştirmeyi planlamaktadır. Burada önemli olan nokta mevcut ya da yeni alınacak personelin nitelikleri ile organizasyonda halen ya da gelecekte ortaya çıkması muhtemel açık pozisyon gereklerinin, birbiriyle örtüşmesini sağlamasıdır.bir başka deyişle, başarılı bir kariyer planlama alt modülü organizasyon ihtiyaçları ile bireysel kariyer ihtiyaçları arasındaki bağlantıyı sağlar nitelikte olmalıdır. Bunun için organizasyon içindeki anahtar pozisyonlar için önce kariyer rotası çizilmeli ve daha sonra bu pozisyonlara yerleştirilecek kişilerin tespit edilmesi ve bu adayların eksikliklerinin saptanması ve giderilmesi sağlanmalıdır. Kariyer planlama alt modülü ile personelin kariyer planı yapılırken, personelin kişisel bilgileri olan öğrenim durumu, yabancı dil düzeyi, eski işyerleri-deneyimleri, eğitim bilgileri, nitelik bilgileri, aldığı görevler, mevcut pozisyon yeterlilik analizi (kişinin sahip olduğu yetkinliklerle mevcut pozisyonun gerektirdiği yetkinliklerin karşılaştırılarak kişinin pozisyonuna ne kadar uygun olduğunun belirlenmesi) bilgileri ile organizasyon içinde yorum yapmaya yetkili kişileri kariyer önerileri dikkate alınarak kariyer planları yapılır. Şekil 7.9: Kariyer Planlama Alt Modülü Başarılı bir kariyer planlama alt modülü organizasyon ihtiyaçları ile bireysel kariyer ihtiyaçları arasındaki bağlantıyı sağlar nitelikte olmalıdır.bunun için organizasyon içindeki anahtar pozisyonlar için önce kariyer rotası çizilmeli ve daha sonra bu pozisyonlara yerleştirilecek kişilerin tespit edilmesi ve bu adayların eksikliklerinin saptanması ve giderilmesi sağlanmalıdır. İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ MODÜLÜNÜ OLUŞTURAN YAZILIMLAR İşletmelerin geleceğe yönelik hedeflerine ulaşmalarında en önemli faktörlerden biri, doğru yer ve zamanda, ihtiyaç duyulan niteliklere sahip, iş tatmini olan personele sahip olmaktır. Bunun için ise işletmelerin İK bölümlerinin üzerine düşen görevleri yapmalarında yardımcı olacak, karmaşık analizler 212

217 yapabilen İK yazılımlarına ihtiyaç vardır.işletmelerde İK yazılımları (programları), tek başına İK birimince kullanılabildiği gibi işletme içinde yer alan diğer fonksiyonel birimlerin sistem mödülleriyle uyumlu bir biçimde de tasarlanabilmektedir. Bu yazılım programları sayesinde İK bölümü doğru, güvenilir ve güncel bilgiye sahip olacağı için hem özlük işleri, personel devam durumları, ödemeler gibi İK fonksiyonlarına ait rutin iş süreçlerini hatasız bir şekilde yerine getirme fırsatı elde edecek hem de iş gücü planlaması, iş gören değerlemesi, eğitim ve geliştirme vb. stratejik İK fonksiyonlarının yerine getirilmesinde üst düzey İK yöneticilerin daha isabetli karar vermelerine yardımcı olacaktır.uluslararası araştırma şirketi GARTNER ın verilerine göre KKP sistemi yazılımında dünya pazarında lider yazılım, Microsoft firmasının hazırladığı SAP (Systems, Applications and Products in Data Processing) yazılımıdır. Bunu Oracle, People Soft Microsoft Axapta, Logo Unity, J.D Edwards vb. uluslararası firmaların yazılımları takip etmektedir.bu yazılımların en önemli özelliği son derece esnek bir yapıda olup, her işletmenin İK süreçlerini içerecek şekilde tasarlanabilmeleridir. Özellikle SAP ın İK modülü için geliştirdiği SAP (HR R3) yazılımı, İK yönetimi modülüne ihtiyaç duyan organizasyonlar için tasarlanmış bir yazılımdır. İK yönetimi modülü yazılımları son derece esnek bir yapıda olup, her işletmenin İK süreçlerini içerecek şekilde tasarlanabilmektedir. İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ MODÜLÜNÜN FAYDALARI İK yönetimi modülü, daha önce de belirtildiği gibi büyük ölçekli ve finansman sorunu olmayan işletmeler tarafından tercih edilen sistemlerdir.ancak günümüz rekabet koşulları içinde, bütün işletmelerin sürdürülebilir rekabet üstünlüğü elde edebilmeleri için düşük maliyet, yüksek kalite ve hızlı hizmet anlayışı ile faaliyetlerini sürdürebilmeleri gerekmektedir. Bunun için yapılması gerekenlerden biri de hiç kuşkusuz işletmelerde sahip olunan bütçe imkanlarına ve ihtiyaçlara göre bilgi teknolojisine dayalı sistemlere yer vermektir. Bilgi teknolojisine dayalı İK yönetimi modülünün aşağıda da belirtildiği gibi işletmelere pekçok faydası bulunmaktadır. Bunlar arasında; İK yönetimi modülü, kullanıcılarına kurumun çalışanları ile ilgili bilgiyi etkin bir şekilde yönetme ve bu bilgiyi işletme içinde yeralan diğer modüller ve dışsal sistemlerle paylaşma imkanı sunar. Böylece bu bilgi paylaşımı ile İK yönetimi modülüne kaydedilen herhangi bir bilgi, diğer ilgili modüle aktarılmış olur.örneğin, İK yönetimi modülü içinde yeralan bordro bilgileri finans ve muhasebe modülüne kaydedilir. İK yönetimi modülü uygulamalarında, internet teknolojileri kullanılarak İK yönetimi modülü kullanıcılarına veri edinmede, çalışanları da sürece dahil ederek yöneticilerin kritik öneme sahip çalışan bilgilerini daha hızlı bir şekilde raporlaması sağlanır. İK yönetimi modülü uygulamaları, İK yöneticisine kendi alanındaki rutin işleri yürütebilme olanağı verir. İK yönetimi modülü uygulamaları, İK yöneticisine sezgisel ve grafiksel yönü olan stratejik analiz yapma ve iş gücü yönetim faaliyetlerini gerçekleştirme imkanı sağlar. İK yönetimi modülü uygulamaları, İK yöneticisinin ihtiyaç duyduğu ve kontrol ettiği tüm insan kaynakları bilgilerini bir bütün olarak güncel bir şekilde sağlar ve bu bilgilerin insan kaynakları ile ilişkili diğer fonksiyonlara aktarılması görevini yerine getirir. İK yönetimi modülü uygulamaları, İK yöneticisine güçlü planlama ve modelleme yeteneği sağlayarak onlara karar destek sistemi olarak da hizmet verir. İK yönetimi modülü uygulamaları, yöneticilerin şirket hedeflerine ulaşmak amacıyla iş gücünü yönetmelerine yardımcı olacak bilgiye daha etkin bir şekilde ulaşmalarını ve bu bilgiyi yönetmelerini mümkün kılar. Özetleyecek olursak işletme içinde İK bölümü için tasarlanan İK yönetimi modülü, işletmelerde rasyonel olarak İK süreçlerinin gerçekleştirilmesini mümkün kılmaktadır.böylece işletmede çalışanların 213

218 her türlü verisi saklanabilir, gerek işletme içi gerekse işletme dışı eğitim ve faaliyetleri organize edilebilir, bordro ve yasal raporları çıkartılabilir, değerlendirmeler yapılabilir, ücretler yönetilebilir, kariyer planları yapılabilir, işletmedeki insan kaynağının gelişim planlaması ile işletmeye uyum programları yapılabilir, işletmedeki çalışanların insan kaynakları süreçlerine etkin olarak katılması sağlanabilir. İK yönetimi modülü, işletmelerde rasyonel olarak İK süreçlerinin gerçekleştirilmesini mümkün kılar. Böylece işletmede çalışanların; her türlü verisi saklanabilir, gerek işletme içi gerekse işletme dışı eğitim ve faaliyetleri organize edilebilir, bordro ve yasal raporları çıkartılabilir, değerlendirmeler yapılabilir, ücretler yönetilebilir, kariyer planları yapılabilir, işletmedeki insan kaynağının gelişim planlaması ile işletmeye uyum programları yapılabilir, işletmedeki çalışanların insan kaynakları süreçlerine etkin olarak katılması sağlanabilir. İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ MODÜLÜNDE KARŞILAŞILAN SORUNLAR İK yönetimi modülü ile günümüz teknolojilerini kullanarak işletmelerin İK yönetim faaliyetlerinin verimli ve etkin bir biçimde yapılması istenmektedir. İK yönetimi modülünü oluşturan yazılım paketlerinde işletmelere sağladığı fayda kadar işletmelerde çözümlenmesi gereken sorunları da gündeme getirmektedir.yapılan araştırmalara göre İK yönetimi modülü kurulduktan sonra aşağıda belirtilen şu sorunlar tespit edilmiştir; İK Modülünün nasıl çalışacağı ile ilgili uyarlama hataları yapılabilmektedir. Sözgelimi İK Modülü içinde yer alan tüm alt modüllerde ana veriler oluştururken hangi verilerin zorunlu doldurulması gerektiğine, hangi verilerin doldurulmayacağına, hangi verilerin ise isteğe bağlı olarak doldurulacağına karar verilir. Alınan kararların hepsi İK yönetimi modülünün paket programına uygulanır. Bu uygulama işlemine uyarlama denir. Ancak bazen verilen kararlar hatalı veya uyarlama hatalı yapılmış ise sistemin kullanımında sorunlar yaşanabilmektedir. Veri girişlerinde yapılan hatalar yanlış kararlar verilmesine neden olabilmektedir. Yeni bir sistemin getireceği değişime hazırlanmak için yeterli eğitimin verilmemesi durumunda, çalışanlar işlerini ve/veya sahip oldukları gücü, kaybetme korkusu yaşayabilmektedir. Bilgi sistemi personeli ile kullanıcılar arasında dil farklılıkları nedeni ile zorluk çıkabilmektedir. Sonuç olarak işletmenin İK yönetimi modülünü oluşturması için seçilen yazılım programının sorunsuz olarak kurulması ve işletilmesini beklemek yanlış olur. Bununla beraber olabilecek muhtemel sorunlar için işletmelerin kendi personelleri veya bu sistemi işletmeye kuran danışman yazılım firması tarafından problemlerin çözülmesi beklenir. 214

219 Özet İnsan Kaynakları (İK) yönetimi modülü her işletmenin İK süreçlerini içerecek şekilde tasarlanabilmektedir. İK Modülü içinde yer alabilecek belli başlı İK fonksiyonları arasında, İK politikalarının ve planlarının oluşturulması, personel tedarik ve seçimi, özlük işleri, sicil ve sağlık işlemleri, istihdam edilen personelin takibi, eğitim, kariyer, performans ve ücret yönetimi, iş değerleme gibi süreçler vardır. İK yönetimi modülü nün tasarlanıp kullanılmasını etkileyen iki önemli unsur vardır. Bunlardan ilki maliyet ikincisi ise risk unsurudur.işletme sistemi içinde yer alması istenen İK yönetimi modülünün profesyonel bir danışmanlık firması tarafından tasarlanmasının getirdiği mali yük özellikle finansal sınırlılıkları olan küçük ölçekli işletmelerin, İK yönetimi modülü yerine sadece İK bölümüne ait kısmi çözümlere gitmesine neden olmaktadır.ik yönetimi modülünün kullanımının zaman alıcı olması ve söz konusu İK yönetimi modülünün işletmenin diğer fonksiyonları için geliştirilen modüllere (pazarlama, muhasebe, vb.) adapte edilmesi konusunda olabilecek muhtelif sıkıntılar ise bu modülü riskli yapmaktadır.işletmelerin geleceğe yönelik hedeflerine ulaşmada en önemli faktörlerden biri, İK bölümlerinin üzerine düşen görevleri yapmalarında yardımcı olacak, karmaşık analizler yapabilen İK yazılımlarıdır. Gerek ulusal gerekse uluslararası pek çok yazılım firması işletmelerin ihtiyaç duydukları modülleri tasarlamaktadırlar.uluslararası araştırma şirketi GARTNER ın verilerine göre dünya pazarında lider yazılım, Microsoft firmasının hazırladığı SAP (Systems, Applications and Products in Data Processing) yazılımıdır. Özellikle SAP ın İK yönetimi modülü için geliştirdiği SAP (HR R3) yazılımı, İK yönetimi modülüne ihtiyaç duyan organizasyonlar için tasarlanmış bir yazılımdır. Günümüzde işletmelerin sürdürülebilir rekabet üstünlüğü elde edebilmeleri için düşük maliyet, yüksek kalite ve hızlı hizmet anlayışı ile faaliyetlerini sürdürmeleri gerekmektedir. Bu ise işletmelerin organizasyon yapıları içinde var olan İK gibi tüm bölümlerin yürüttükleri fonksiyonlarda bilgi teknolojisine dayalı sistemleri kullanmalarına bağlıdır. Bilgi teknolojisine dayalı İK yönetimi modülünün işletmelere sağladığı pek çok fayda vardır.bunlar arasında; 215 İK yönetimi modülü, kullanıcılarına kurumun çalışanları ile ilgili bilgiyi etkin bir şekilde yönetme imkânı sunar Kurumun çalışanları ile ilgili bilgiyi işletme sistemi içinde yer alan diğer modüller ve dışsal sistemlerle paylaşma imkânı sunar İK yönetimi modülü kullanıcılarına veri edinmede çalışanları da sürece dâhil ederek, yöneticilerin kritik öneme sahip çalışan bilgilerini daha hızlı bir şekilde raporlaması sağlanır. İK yöneticisine kendi alanındaki rutin işleri yürütebilme olanağı verir. İK yöneticisine sezgisel ve grafiksel yönü olan stratejik analiz yapma ve işgücü yönetim faaliyetlerini gerçekleştirme imkânı sağlar. İK yöneticinin ihtiyaç duyduğu ve kontrol ettiği tüm insan kaynakları bilgilerini bir bütün olarak güncel bir şekilde sağlar İK bilgilerini insan kaynakları ile ilgili diğer birimlerin fonksiyonlarına aktarılması görevini yerine getirir. İK yöneticisine güçlü planlama ve modelleme yeteneği sağlayarak onlara karar destek sistemi olarak hizmet verir. Yöneticilerin şirket hedeflerine ulaşmak amacıyla işgücünü yönetmelerine yardımcı olacak bilgiye daha etkin bir şekilde ulaşmalarını ve bu bilgiyi yönetmelerini mümkün kılar. İK yönetimi modülü nün alt modüllerini temel olarak 8 ana başlık altında toplayabiliriz.bunlar sırasıyla; 1-sicil yönetimi alt modülü, 2- organizasyon şeması alt modülü, 3-işe alma alt modülü, 4-personel bütçesi alt modülü, 5- eğitim alt modülü, 6-personel bordro alt modülü,7- performans değerleme alt modülü, 8- kariyer planlama alt modülüdür. İK yönetimi modülünün temelini, alt yapısını sicil yönetimi alt modülü oluşturur.bu modül ile işletmede çalışanların kayıt altına alınmak ve saklanmak istenilen tüm bilgileri veri tabanına kaydedilmektedir. Organizasyon şeması alt modülü ile işletmelerin organizasyon şemaları görsel ortamda yaratılabilmekte, organizasyonun mevcut durumu hakkında bilgi sahibi olunabilmekte, organizasyonun mevcut durumu geçmişteki durumuyla karşılaştırılabilmekte ve en önemlisi

220 ise geleceğe yönelik planlama bu ortamda yapılabilmektedir. İşe alma alt modülü, iş başvuru formlarının bir veri tabanı içinde toplanmasını ve bu veri tabanından ihtiyaca uygun adayların kolay yöntemlerle belirlenmesini, başvuru sonrasındaki görüşmelerin ve sonuçlarının takip edilmesini sağlayan bir ortam sunmaktadır. Personel bütçesi alt modülü, personel bordrolarındaki verileri kullanarak personel bütçesinin çok hızlı ve doğru bir şekilde hazırlanmasına yardımcı olmaktadır. Eğitim alt modülüyle, eğitim tanımları yapılır, eğitim bilgileri hazırlanır, eğitmen tanımları verilir, eğitim yeri tanımları verilir, eğitim kurumu bilgileri hazırlanır, eğitim talepleri belirlenir, eğitim planları yapılır, eğitim ile ilgili masraflar belirlenir, eğitim ile ilgili raporlar hazırlanır. Personel bordro alt modülü, işletmede çalışan personele belirli sürede ödenecek ücretlerin hesaplanmasını esas alır. Personel bordro alt modülü temel olarak, bir işletmede tam anlamıyla bordro tahakkuk biriminin ihtiyaçlarına uygun olabilecek alt yapıda tasarlanmış, esnek ve yasalara uygun tüm matbu formların alınabileceği bir özelliğe sahip bir modüldür. Performans değerleme alt modülü ile işgören hedeflerinin tanımlanması ve bu hedeflerin personel bazında hangi oranda gerçekleştiğinin takibi sağlanır. Kariyer planlama alt modülü, işletme organizasyonunun çalışan ihtiyacı ile çalışanların bireysel kariyer ihtiyaçları arasındaki bağlantıyı sağlamayı amaçlar. Bunun için organizasyon içindeki anahtar pozisyonlar için önce kariyer rotası çizilir ve daha sonra bu pozisyonlara yerleştirilecek kişilerin tespit edilmesi ve bu adayların eksikliklerinin saptanması ve giderilmesi sağlanır. İK yönetimi modülü nün oluşturulması için seçilen yazılım programlarının sorunsuz olarak kurulması ve işletilmesini beklemek yanlış olur. Bununla beraber olabilecek sorunların işletmelerin kendi personelleri veya işletmeye İK yönetimi modülü nü kuran danışman firma tarafından çözülmesi beklenir. İK yönetimi modülü kurulduktan sonra karşılaşılan sorunlar arasında şunlar tespit edilmiştir; İK yönetimi modülü nün nasıl çalışacağı ile ilgili uyarlama hataları yapılması, Veri girişlerinde hataların yapılması sonucu yanlış kararların verilmesi, Yeni bir sistemin getireceği değişime hazırlamak için personelin yeterince eğitilmemesi sonucu değişime direnç gösterilmesi, Teknik personeli ile kullanıcılar arasında dil farklılıkları nedeni ile zorluk yaşanmasıdır. 216

221 Kendimizi Sınayalım 1. Aşağıdakilerden hangisi İK yönetimi modülünün içindeki fonksiyonlar arasında yer alır? a. Finansal işler b. Bütçe işleri c. Özlük İşleri d. Promosyon işleri e. Mali tablolar 2. Aşağıkilerden hangisi İK yönetimi modülünün sağladığı faydalar arasında yer almaz? a. Birimler arası bütünleşmeyi sağlaması b. Maliyetleri yükseltmesi c. Kolay bilgi akışı sağlaması d. Raporlama ve analiz olanağı yaratması e. Sistematik iş akışı olanağı oluşturması 3. Küçük ölçekli işletmelerde aşağıdaki unsurlardan hangisi İK yönetimi modülünün oluşturulmasına engeldir? a. Maliyet ve risk unsuru b. Muhasebe ve finansal faaliyetler c. Satış faaliyetleri d. Üretim faaliyetleri e. AR-GE faaliyetleri 4. Aşağıdakilerden hangisi İK yönetimi modülünün fonksiyonları arasında yer almaz? a. İşe alma b. Performans değerleme c. Eğitim d. Kariyer planlaması e. Promosyon planlama 5. Aşağıdakilerden hangisi işe alma alt modülü nun sağladığı kolaylıklar arasında yer almaz? a. İş başvuru formlarının bir veri tabanı içinde toplamak b. İhtiyaca uygun adayları kolay yöntemlerle belirlemek c. Başvuru sonrasındaki görüşmeleri takip etmek d. Personel bütçesini hazırlamak e. Görüşme sonuçlarını takip etmek Aşağıdakilerden hangisi performans değerleme alt modülü nün sağladığı kolaylıklar arasında yer alır? a. Personel bütçesini hazırlamak b. İşgören hedeflerinin gerçekleşme oranını belirlemek c. Ücretlerdeki vergi dilimini hesaplamak d. Bordro hesaplamak e. Revize bütçeleri yapmak 7. Aşağıdakilerden hangisi eğitim alt modülü nün sağladığı kolaylıklar arasında yer almaz? a. Personelin hangi eğitimleri aldığını görmek b. Eğitimlerin kazandırdığı nitelikleri belirlemek c. Personel gezilerini takip etmek d. Personelin bulunduğu pozisyondaki yeterliliğini belirlemek e. Eğitimlerin planlarını yapmak 8. Aşağıdakilerden hangisi kariyer planlama alt modülü nün sağladığı kolaylıklar arasında yer alır? a. Organizasyon ihtiyaçları ile bireysel kariyer gereksinimlerini örtüştürmek b. Organizasyon el kitabını hazırlamak c. Organizasyon şemasını çizmek d. İş tanımlarını yapmak e. İş gereklerini belirlemek 9. Aşağıdakilerden hangisi bir işletmede İK modülünün üretim, satış muhasebe gibi diğer modüllerle ortak veri tabanını kullanmasının sağladığı üstünlükler arasında yer almaz? a. Maliyetleri azaltır, b. Bilgi akışını kolaylaştırır c. Sistematik iş akışı olanağı yaratır, d. Raporlama olanağını ortadan kaldırır e. Analiz olanağı yaratır 10. Aşağıdakilerden hangisi İK modülünün esnek olmasını ifade eder? a. Tasarım maliyetlerinin farklı olması b. Bilgi akışının rahat olması c. İş akışı olanağı yaratması d. Her bir işletmenin özelliklerine göre farklı bir şekilde tasarlanması e. Analiz olanağı yaratması.

222 Kendimizi Sınayalım Yanıt Anahtarı 1. c Yanıtınız yanlış ise İK Yönetimi Modülü başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 2. b Yanıtınız yanlış ise İK Yönetimi Modülü başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 3. a Yanıtınız yanlış ise İK Yönetimi Modülü başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 4. e Yanıtınız yanlış ise İK Yönetimi Modülü başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 5. d Yanıtınız yanlış ise İşe Alma Alt Modülü başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 6. b Yanıtınız yanlış ise Performans Değerleme Alt Modülü başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 7. c Yanıtınız yanlış ise Eğitim Alt Modülü başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 8. a Yanıtınız yanlış ise Kariyer Planlama Alt Modülü başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 9. d Yanıtınız yanlış ise İK Yönetimi Modülü başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 10. d Yanıtınız yanlış ise İK Yönetimi Modülü başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. Sıra Sizde Yanıt Anahtarı Sıra Sizde 1 İK yönetimi modülü nün amacı, bir işletmenin İK bölümünün yürüttüğü faaliyetlerden işe alma sürecinden başlayıp, İK ile ilgili olabilecek tüm fonksiyonlara ait iş süreçlerinin çok daha hızlı, kolay ve daha az maliyetle, standart bir şekilde yapılmasını sağlamaktadır. Diğer bir anlatımla İK bölümünün yürüttüğü faaliyetlerde etkinlik ve verimlilik sağlamakla birlikte işletmedeki diğer fonksiyonel birimlerin faaliyetleriyle de bütünleşmektir. Sıra Sizde 2 İK yönetimi modülünü oluşturan alt modüllerin belirlenmesinde gözönünde bulundurulması gereken temel ölçüt İK bölümünde yürütülmekte olan işlerdir.sözgelimi işgören seçimi ve işe alma, personel eğitimi, performans değerlendirme vb. İK fonksiyonlarıdır. Sıra Sizde 3 Orgnazisyon şeması alt modülüyle organizasyonun mevcut durumu, geçmişi ve geleceğine yönelik analizler yapmanın faydası organizasyon yapısıyla ilgili muhtemel sorunları engellemek ve işletmenin sürdürülebilirliğini mümkün kılmaktır. Sıra Sizde 4 İK Modülünün KKP sistemi içinde yer alan diğer modüllerle ( üretim, satış, muhasebe, vb.) entegre olması (bütünleştirilmesi) diğer bir ifade ile ortak veri tabanında toplanan tüm verilerin, bölümlerin ortak paylaşımına sunulması, maliyetleri azaltması, kolay bilgi akışı sağlaması, raporlama ve analiz olanağı yaratması, sistematik iş akışı fırsatı oluşturması gibi üstünlükleri vardır. 218

223 Yararlanılan Kaynaklar Erkan, T.E (2008). ERP Kurumsal Kaynak Planlaması, Ankara: Atılım Üniversitesi Yayınları. LOGO UNITY 2 Kullanım Klavuzu. Uyargil, C., Özçelik, O., vd. (2008). İnsan Kaynakları Yönetimi, İstanbul: Beta Yayınları. Sabuncuoğlu, Z. (2000). İnsan Kaynakları Yönetimi, Bursa: Ezgi Kitapevi Yayınları. Stevenson, W.J. (2005). Operations Management, USA: Mc Graw-Hill. Quayle, M. (2006). Purchasing and Supply Chain Management: Strategies and Realities, London: Idea Group Pub. 219

224 8 Amaçlarımız Bu üniteyi tamamladıktan sonra; Muhasebe modülünü açıklayabilecek, Genel muhasebe modülünün alt modüllerini açıklayabilecek, Maliyet muhasebesi alt modülünü açıklayabilecek, Finans modülünü açıklayabilecek bilgi ve becerilere sahip olabilirsiniz. Anahtar Kavramlar Genel Muhasebe Alt Modülü Maliyet Muhasebesi Alt Modülü Finans Alt Modülü İçindekiler Giriş Muhasebe ve Finans Modülünün Genel Yapısı Genel Muhasebe Alt Modülü Maliyet Muhasebesi Alt Modülü Finans Alt Modülü 220

225 Muhasebe ve Finans Yönetimi Modülü GİRİŞ Muhasebe bilgi sisteminde; satış ve hasılat işlemleri alt sistemi, satın alma ve harcama işlemleri alt sistemi, üretim işlemleri alt sistemi, insan kaynakları alt sistemi ve maddi duran varlıklar alt sistemi gibi alt sistemlerde oluşan veriler, muhasebe süreci çerçevesinde bilgiye dönüştürülmektedir. Geleneksel muhasebe sürecinde; alt sistemlerin her birinde ortaya çıkan ayrıntılı finansal nitelikteki işlemlere ilişkin veriler bilgiye dönüştürülmektedir. Ayrıntılı olarak ele alınan bu işlemlere ilişkin veriler, defterlere ise daha özet bir şekilde kaydedilebilmektedir. Özellikle günümüzde Kurumsal Kaynak Planlaması II (KKP II) konumuna gelen KKP uygulamalarında; üretim yönetimi, üretim planlama, maliyet muhasebesi, müşteri ilişkileri yönetimi, tedarik zinciri yönetimi, insan kaynakları yönetimi ve finansal uygulamalara ilişkin veriler söz konusu uygulamalara yönelik olarak geliştirilen modüllerden muhasebe modülüne eş zamanlı olarak aktarılabilmektedir. Bir başka deyişle, işletme faaliyetlerine yönelik olarak ortaya çıkan finansal ve finansal olmayan veriler ilgili modüller aracılığı ile işlenmekte ve finansal veriler muhasebe modülüne eş zamanlı olarak entegre edilebilmektedir. Günümüzde yukarıda bahsi geçen alt modülleri de içeren ve çok sayıda küçük ve orta ölçekli işletmeden çok şubeli uluslar arası işletmelere kadar geniş bir yelpazeye yönelik olarak geliştirilmiş çok sayıda KKP yazılımı mevcuttur. Bu yazılımların modüler yapısında temel işletme işlevleri çerçevesinde geliştirilmiş ve farklı isimlerle ifade edilen çok sayıda alt modül mevcuttur. Bu yazılımların bir kısmında muhasebe ve finans modülleri tek çatı altında toplanmış, bazılarında muhasebe ve finans modülleri ayrı başlıklar altında ele alınmış ve bazılarında da muhasebe ve finans işlevlerinin her ikisi de finans başlığı altında birleştirilmiştir. Bu kitapta muhasebe ve finans modüllerini ayrı başlıklar altında ele alınarak incelenecektir. MUHASEBE VE FİNANS MODÜLÜNÜN GENEL YAPISI KKP yazılımlarında muhasebe ve finans modülleri standart olmamakla birlikte yazılımların çoğunda birbirine benzemektedir. Bazı KKP yazılımlarında, modüller birbirinden bağımsız, bazılarında da muhasebe ve finans genel modülünün altında alt modüller şeklindedir. KKP yazılımlarında muhasebe ve finans modülleri genellikle genel muhasebe, maliyet muhasebesi, duran varlık yönetimi ve finans gibi alt modüllerden oluşmaktadır. Genel muhasebe alt modülü; hesap kartları, masraf merkezi kartları, muhasebe bağlantı kodları, projeler, e-beyanname, e-bildirge, mali tablo tanımları, konsolide mali tablo oluşturma, muhasebe fişleri, bütçe revizyon fişleri, yevmiye madde numaralama, kur farkı fişleri ve kur farkı hesaplama, muhasebeleştirme parametreleri ve otomatik muhasebeleştirme, hesaplar arası aktarım, yansıtma işlemleri, enflasyon muhasebesi işlemleri, hesap planı, hesap özetleri, geçici ve kesin mizanlar, hesap hareket dökümleri, fiş listeleri, muavin defter, yevmiye defteri, büyük defter, kasa defteri, enflasyon 221

226 düzeltme defteri, proje raporları, bütçe raporları ve enflasyon muhasebesi raporları gibi alt modüllerden oluşmakta ve diğer modüller ile entegre olarak çalışmaktadır. Bazı KKP yazılımlarında gerek genel muhasebe alt modülü altında, gerekse bağımsız bir alt modül olarak duran varlık yönetimi modülü yer almaktadır. Duran varlık yönetimi alt modülünün altında; duran varlık kartları, sabit kıymet hareketleri, amortisman tablosu bilgileri, tablo işlemleri, toplu amortisman hesaplamaları, yeniden değerleme hesaplamaları, enflasyon muhasebesi parametre güncelleme, duran varlık enflasyon muhasebesi düzeltme farkları mahsuplaştırma, amortisman kapatma, sabit kıymet listesi, sabit kıymet durumu, sabit kıymet girişleri, sabit kıymet mizanı, amortisman özeti, amortisman tabloları, yeniden değerleme özeti, KDV listesi, enflasyon muhasebesi sabit kıymet durumu, enflasyon muhasebesi sabit kıymet durumu, enflasyon muhasebesi sabit kıymet tabloları v.b. alt modüllerden oluşmakta ve diğer modüller ile entegre olarak çalışmaktadır. Maliyet muhasebesi alt modülü; genel gider kartları, genel gider bilgileri, genel gider kartı muhasebe hesap kodları, maliyet merkezleri, maliyet merkezleri hizmet dağıtımı, maliyet merkezi genel gider güncellemeleri, fiili ve standart (tahmini) genel gider yükleme, maliyet merkezleri genel gider dağıtımları, genel gider fiili ve standart yükleme hareketleri, iş emri, ürün ve maliyet merkezi bazında maliyet analizleri v.b. alt modüllerden oluşmakta diğer modüller ile entegre olarak çalışmaktadır. Bazı KKP yazılımlarında gerek maliyet muhasebesi alt modülü altında gerekse ayrı bir alt modül olarak bütçe alt modülü yer alabilmektedir. Bütçe alt modülü; genel parametrelerin belirlenmesi, dağıtım anahtarları, bütçe dönemleri, bütçe mimarisi, bütçe senaryoları oluşturma, bütçe bileşenleri oluşturma, otomatik ve manuel (elle) veri girişi, istatistiki tahminleme, bütçe bileşenlerine verileri bağlama, bütçe bileşenlerine parametreleri bağlama, bütçe bileşenlerinin yansıtılması, bütçe mimarisinin formülizasyonu, fonksiyonel bütçelerin oluşturulması, bütçe kilitleme, bütçe revizyonları, bütçe güncellemeleri, bütçe analizi ve bütçe raporları, nakit akışı ve nakit akış raporları gibi alt modüllerden oluşmakta ve diğer modüller ile entegre olarak çalışmaktadır. Finans alt modülü; Cari hesap kartları, banka ve banka hesap kartları, kasa kartları, ödeme/tahsilat planları, ödeme/tahsilat planı grup kodları Devir çek ve senet kartları, cari hesap fişleri, banka fişleri, kasa işlemleri, çek senet bordroları, teminat bordroları, cari hesap ve banka hareketleri, cari hesap kur farkları, cari hesap risk ayarlama işlemleri, cari hesap ihtar işlemleri, döviz raporları, teminat raporları, konsolide finansal raporlar, borç takibi, ödeme/tahsilat planları, ödeme/tahsilat hareketleri, kur ve vade farkları v.b. alt modüllerden oluşmakta ve diğer modüller ile entegre olarak çalışabilmektedir. GENEL MUHASEBE ALT MODÜLÜ Yukarıda da değindiğimiz gibi genel muhasebe alt modülü genel olarak, ana kayıtlar, mali tablo tanımları, konsolide mali tablo tanımları, hareketler, işlemler ve raporlar ana başlığı altında hesap durumları, defterler ve dökümler, masraf merkezi raporları, bağlantılar, proje raporları, bütçe raporları ve pratik tablo raporları alt modüllerinden oluşmaktadır. Bu alt modüllerin altında da; hesap kartları, masraf merkezi kartları, muhasebe bağlantı kodları, projeler, e-beyanname, e-bildirge, mali tablo tanımları, konsolide mali tablo oluşturma, muhasebe fişleri, bütçe revizyon fişleri, yevmiye madde numaralama, kur farkı fişleri ve kur farkı hesaplama, muhasebeleştirme parametreleri ve otomatik muhasebeleştirme, hesaplar arası aktarım, yansıtma işlemleri, enflasyon muhasebesi işlemleri, hesap planı, hesap özetleri, geçici ve kesin mizanlar, hesap hareket dökümleri, fiş listeleri, muavin defter, yevmiye defteri, büyük defter, kasa defteri, enflasyon düzeltme defteri, proje raporları, bütçe raporları ve enflasyon muhasebesi raporları gibi alt modüller yer almakta ve diğer modüller ile entegre olarak çalışmaktadır. 222

227 Aşağıdaki Şekil 8.1 de genel muhasebe modülü altında yer alan alt modüller görülmektedir. Ana Kayıtlar Alt Modülü Şekil 8.1: Genel Muhasebe Modülü ve Alt Modüller Ana kayıtlar; hesap kartları, masraf merkezi kartları, muhasebe bağlantı kodları, projeler ve e- beyannameler alt modüllerinden oluşmaktadır. Aşağıdaki Şekil 8.2 de Ana kayıtlar alt modülünün alt modülleri görülmektedir. Şekil 8.2: Ana Kayıtlar Alt Modülü 223

228 Hesap Kartları Alt Modülü Hesap planı, hesap kartlarının belli bir yapıda gruplanması sonucu oluşan ve işletmelerin belge ve durum takibi yapmasını sağlayan bir yapı olarak tanımlanır. Hesap planı ana hesaplar ve onları tamamlayan alt hesaplardan oluşur. Gerekirse alt hesapların altında başka alt hesaplar da yer alır. Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği ile uygulamaya konan muhasebe sistemi ile Türkiye genelinde hesap planları standart hale getirilmiştir. Hesaplar kebir hesap (ana hesap) düzeyinde aynıdır. Her işletme, muhasebe sistemlerini Standart (Tek düzen) hesap planı olarak adlandırılan hesap planı doğrultusunda kurmak zorundadır. Hesapların işleyiş şekilleri hesap planı açıklamalarında belirtildiği gibidir. Standart yani tek düzen hesap planı, yalnızca ana hesapların standart olmasını zorunlu kılar. Standart hesap planı firma ve dönem dosyaları oluşturulurken ana hesap düzeyinde otomatik olarak oluşturulur. Bu hesapların altında yer alacak alt hesaplar ise hesap kartları alt modülü aracılığı ile açılmaktadır. Hesap kartları alt modülünün de alt modülleri aşağıda görüldüğü gibidir. Masraf Merkezi Kartları Alt Modülü Şirket ile ilgili her türlü muhasebe işlemi ve hesap durumları hesap planı üzerinden izlenir. İşlemlerle ilgili ayrıntılı detay bilgi almak daha fazla sayıda hesabın açılmasını gerektirir. Bu da hesap planının gerektiğinden fazla büyümesine neden olacaktır. Bu nedenle yardımcı bir hesap planı niteliğini taşıyan masraf merkezleri kullanılarak hesap planının gereğinden fazla büyümesi engellenir. Özellikle maliyet muhasebesi yapılırken hesap planının yanı sıra, yapılan masrafların dağıtılacağı ayrı masraf merkezleri tanımlanabilir. Muhasebe fişleri kaydedilirken hesabın gideceği masraf merkezleri belirtilir. Masraf merkezlerine ait bilgiler her bir masraf merkezi için ayrı açılan kartlarda tutulur. Masraf merkezi kartları alt modülünün de alt modülleri aşağıda görüldüğü gibidir. 224

229 Muhasebe Bağlantı Kodları Alt Modülü Muhasebe dışındaki program bölümlerinde yapılan işlemlerin muhasebe entegrasyonu Muhasebeleştirme seçeneği ile otomatik olarak yapılır. Özellikle günlük faaliyetleri yoğun işletmelerde işlemlerin muhasebeleştirilmesi son derece kolaylaşmakta ve zaman kaybının önüne geçilmektedir. Program bölümlerinde yapılan işlemlerin, muhasebeleştirme yapıldığında izleneceği hesaplar muhasebe bağlantı kodları verilerek belirlenir. Muhasebe bağlantı kodları; kartlar üzerinden ve muhasebe bağlantı kodları seçeneği olmak üzere iki ayrı yöntemle verilebilir. Muhasebe bağlantı kodlarını kartlar (malzeme, cari hesap, indirim, promosyon vs.) üzerinde belirlemek için sağ fare düğmesi menüsünde ya da kart ve fiş listelerinde yer alan muhasebe kodları seçeneği kullanılır. Bu kartları içeren işlemler muhasebeye entegre edilirken kartların üzerindeki bu muhasebe kodları dikkate alınır. İşlemin farklı bir muhasebe hesabında izlenmesi isteniyorsa değiştirilebilir. Karta ait işlemlerin hangi muhasebe hesapları altında izleneceği ekrana gelen muhasebe kodları penceresinden kaydedilir. Hesap planı listelenir ve ilgili muhasebe hesabı seçilir. Muhasebe hesap kodları yanında işlemin hangi masraf merkezine ait olduğu da masraf merkezi kolonunda girilir. Bu alandan da masraf merkezleri listesine ulaşılır ve ilgili masraf merkezi seçilir. Kartlar üzerinde verilen bu kodlar, karta ait işlemlere ön değer olarak aktarılır. Ancak yapılan işlem farklı bir muhasebe hesabında izlenecekse işleme ait fiş ya da faturada değiştirilebilir. Fiş ya da faturada sağ fare düğmesi menüsünde ve fiş listelerinde yer alan muhasebe kodları seçeneği ile, işlemin muhasebeleşmesi sonucunda oluşacak mahsup fişi ekrana getirilir. Satıra ya da fiş geneline muhasebe kodları uygulanabileceği gibi, istenen hesap kodu da girilebilir. Muhasebe kodları alt modülünün de alt modülleri aşağıda görüldüğü gibidir. Projeler Alt Modülü Muhasebe hesapları ile kaydedilen bir hareket birden fazla masraf merkezi ile ilişkili olabilir. Örneğin bir firmanın toplu olarak yaptığı alımlar birden fazla bölümün ihtiyacını karşılamaya yönelik olabilir. Bu durumda, alım işleminin masraf merkezleri ile ilişkisi kurulur ve bu doğrultuda masraf merkezlerine dağılımı gerçekleştirilir. Herhangi bir hesaba ait hareketin belirli dönemler için önceden belirlenmiş kurallar doğrultusunda masraf merkezlerine dağılımının yapılması proje kayıtları ile kaydedilir. Böylece, hesaplar arası kontroller sağlanır ve uygun raporlar alınır. Projeler alt modülünün bir diğer amacı da, proje maliyetlerinin takibi ve böylelikle kontrolünün sağlanmasına yönelik veri girişleri ve raporlamanın yapılabilmesidir. Projeler, köprü, baraj inşaatı, gemi, fabrika yapımı ya da bilgisayar programı gibi yüksek maliyetli ve tamamlanması uzun süren işlerdir. Bu anlamda projelerin zamanlama, kalite ve maliyet açısından yoğun bir denetim altında tutulması gerekliliği açıktır. Bunun için herhangi bir masraf merkezinde katlanılan masrafın hangi proje için katlanıldığının sisteme tanıtılması ve bu bilgilerin düzenli olarak raporlanabilmesi önemlidir. 225

230 Projeler alt modülünün de alt modülleri aşağıda görüldüğü gibidir. E-Beyannameler Alt Modülü Genel Muhasebe modülünde hangi alt modüller yer almaktadır? Bu alt modül, bilanço esasına göre defter tutan mükelleflerin vergilendirme döneminde mal ve hizmet alımları ile mal ve hizmet satışlarının bildirilmesinde kullanılan formlarının elektronik ortamda verilebilmesi için kullanılan bölümdür. Mal ve Hizmet bildirimi, işletmelerin yıl içindeki mal ve hizmet faaliyetlerini gösteren tablodur. E-Beyanname formalarına ilişkin veri girişi ya da transfer işlemleri yapıldıktan sonra, e beyanname forma kaydedilir. Kaydetme işleminden sonra ilgili form üzerinde XML Dosyası Oluştur seçeneği seçildiğinde, Muhasebe Parametrelerinden girilen E-Beyanname Kataloğu na XML dosyası aktarılır. Parametreye katalog bilgisi girilmemişse XML dosyası, programın yüklü olduğu katalogda oluşturulacaktır. Bu dosya, elektronik ortamda gönderimi yapılacak olan dosyadır. E-Beyannameler alt modülünün de alt modülleri aşağıda görüldüğü gibidir. Mali Tablo Tanımları Alt Modülü Mali tablo tanımları alt modülü; bilanço tablosu, kar/zarar (gelir) tablosu, satışların maliyeti tablosu, fon akım tablosu, nakit akış tablosu, kar dağıtım tablosu, net parasal pozisyon ve kar/zarar (gelir) tablosu gibi alt modüllerinden oluşmaktadır. 226

231 Mali tablolara ait tanımlar, genel muhasebe modülünde mali tablo tanımları seçeneği ile kaydedilir. Modülde her tablo için standart bir tanım bulunmaktadır. Tanım için standart tasarım kullanılabileceği gibi, boş tanım seçeneği ile tablo yeniden tanımlanabilir. Tanımlanan tablo, kaydet seçeneği ile tablo adı ve açıklaması verilerek; dipnotlar, grup, hesap, hesap aralığı, tutar, formül, ara toplam, genel toplam ve sayfa düzeni seçenekleri ile kaydedilir. Kayıtlı her tablo ilgili mali tablo seçeneğinde yer alır. Mali tablo raporunu almak için önce raporlanacak tablo daha sonra sağ fare tuşu menüsündeki rapor seçeneği kullanılır. Veri aktarımı olanağı ile mali tablo bilgileri bir dosyaya yazdırılır ve başka bir tablo tanımına aktarılabilir. Bunun için kayıtlı mali tablolar penceresinde sağ fare düğmesi menüsündeki veri aktarımı içeri ve veri aktarımı dışarı seçenekleri kullanılır. Mali tablo tanımları alt modülünün de alt modülleri aşağıda görüldüğü gibidir. Bilanço Tablosu Alt Modülü Şekil 8.3: Mali Tablo Tanımları Alt Modülü Bilanço, bir işletmenin belirli bir tarihte sahip olduğu varlıklar ile bu varlıkların sağladığı kaynakları gösteren mali tablodur. Bilanço tablosu tanımı, mali tablo tanımları alt modülü altında yer alan bilanço tablosu başlığı seçeneği ile kaydedilir. Bilanço tablosu; rapor ayları, rapor seviyesi, para birimi, tablo çarpanı, para birimi, rapor başlığı, dipnot basımı, iş yeri ve bölüm numarası, maliyet merkezi kodu ve dönem numarası gibi çeşitli filtre seçenekleri verilerek alınabilmektedir. Kar/Zarar (Gelir) Tablosu Alt Modülü Kar/Zarar (Gelir) tablosu, bir işletmenin belirli bir hesap döneminde elde ettiği gelirle yaptığı giderleri tasnifli şekilde gösteren ve dönem faaliyetlerinin net sonucunu kar veya zarar olarak özetleyen tablodur. 227

232 Kar/Zarar (Gelir) tablosu tanımı, mali tablo tanımları alt modülü altında yer alan kar/zarar tablosu başlığı seçeneği ile kaydedilir. Kar/Zarar (Gelir) tablosu; rapor ayları, rapor seviyesi, para birimi, tablo çarpanı, para birimi, rapor başlığı, dipnot basımı, iş yeri ve bölüm numarası, maliyet merkezi kodu ve dönem numarası gibi çeşitli filtre seçenekleri verilerek alınabilmektedir. Satışların Maliyeti Tablosu Alt Modülü Satışların maliyeti tablosu, bir işletmenin dönem içindeki malzeme hareketleri ile satılan mamul, ilk madde ve malzeme, ticari mal ve satılan hizmetlerin maliyetini gösteren tablodur. Satışların maliyeti tablosu tanımı, mali tablo tanımları alt modülü altında yer alan satışların maliyeti tablosu başlığı seçeneği ile kaydedilir. Satışların maliyeti tablosu; rapor ayları, rapor seviyesi, para birimi, tablo çarpanı, para birimi, rapor başlığı, dipnot basımı, iş yeri ve bölüm numarası, maliyet merkezi kodu ve dönem numarası gibi çeşitli filtre seçenekleri verilerek alınabilmektedir. Fon Akım Tablosu Alt Modülü Fon akış tablosu, belirli bir dönem içinde işletmenin sağladığı mali kaynakları ve bunların kullanış yerlerini göstermek suretiyle işletmenin söz konusu dönemdeki mali işlemlerini özetleyen tablodur. Fon akım tablosu tanımı, mali tablo tanımları alt modülü altında yer alan fon akım tablosu başlığı seçeneği ile kaydedilir. Fon akım tablosu; rapor ayları, rapor seviyesi, para birimi, tablo çarpanı, para birimi, rapor başlığı, dipnot basımı, iş yeri ve bölüm numarası, maliyet merkezi kodu ve dönem numarası gibi çeşitli filtre seçenekleri verilerek alınabilmektedir. Nakit Akış Tablosu Alt Modülü Nakit akış tablosu, bir hesap döneminde oluşan para akımı, para giriş ve çıkışlarını kaynakları ve kullanılış yerleri ile birlikte gösteren tablodur. Nakit akış tablosu tanımı, mali tablo tanımları alt modülü altında yer alan nakit akış tablosu başlığı seçeneği ile kaydedilir. Nakit akış tablosu; rapor ayları, rapor seviyesi, para birimi, tablo çarpanı, para birimi, rapor başlığı, dipnot basımı, iş yeri ve bölüm numarası, maliyet merkezi kodu ve dönem numarası gibi çeşitli filtre seçenekleri verilerek alınabilmektedir. Kar Dağıtım Tablosu Alt Modülü Kar dağıtım tablosu, bir işletmenin dönem karını, bu kardan ödenecek vergilerin, ayrılan yedeklerin ve ortaklara dağıtılacak kar paylarını ayrıntılı bir şekilde gösteren ve işletmenin hisse başına düşen kar ile temettü tutarını gösteren tablodur. Kar dağıtım tablosu tanımı, mali tablo tanımları alt modülü altında yer alan kar dağıtım tablosu başlığı seçeneği ile kaydedilir. Kar dağıtım tablosu; rapor ayları, rapor seviyesi, para birimi, tablo çarpanı, para birimi, rapor başlığı, dipnot basımı, iş yeri ve bölüm numarası, maliyet merkezi kodu ve dönem numarası gibi çeşitli filtre seçenekleri verilerek alınabilmektedir. Net Parasal Pozisyon Kar/Zarar (Gelir) Tablosu Alt Modülü Net parasal pozisyon kar/zarar (gelir) tablosu, bir işletmenin dönem karını, bu kardan ödenecek vergilerin, ayrılan yedeklerin ve ortaklara dağıtılacak kar paylarını ayrıntılı bir şekilde gösteren ve işletmenin hisse başına düşen kar ile temettü tutarını gösteren tablodur. 228

233 Net parasal pozisyon kar/zarar (gelir) tablosu tanımı, mali tablo tanımları alt modülü altında yer alan nakit akış tablosu başlığı seçeneği ile kaydedilir. Net parasal pozisyon kar/zarar (gelir) tablosu; rapor ayları, rapor seviyesi, para birimi, tablo çarpanı, para birimi, rapor başlığı, dipnot basımı, iş yeri ve bölüm numarası, maliyet merkezi kodu ve dönem numarası gibi çeşitli filtre seçenekleri verilerek alınabilmektedir. Konsolide Mali Tablo Tanımları Alt Modülü Mali tablolar, bir işletmenin belirli bir dönemdeki faaliyetlerinin finansal özetini ilgililere aktarmak ve böylece ilgililerin işletme hakkında ayrıntılı bir bilgiye sahip olmasını sağlamak amacıyla düzenlenmektedir. Konsolide mali tablolar da aynı amacı gerçekleştirmek için hazırlanmakta; ancak diğer mali tablolardan farklı olarak bu tablolar birden fazla işletmenin işlemlerini ifade etmektedir. Bir işletmenin özellikle bilanço ve gelir tabloları gibi finansal tablolarının düzenlenmesi hem hukuki hem de ekonomik bir zorunluluktur. Konsolide mali tabloların hazırlanması sadece ekonomik bir zorunluluk taşımakta ve bu tabloların düzenlenmesinin hukuki bir özelliği bulunmamaktadır. Konsolide mali tablolar, ayrı tüzel kişiliklere sahip işletmelerin aktiflerinin, borçlarının, öz kaynaklarının, gelirlerinin ve giderlerinin bir araya getirilmesi, diğer bir ifade ile ana şirketin tablolarıyla birleştirilmesiyle elde edilen tablolardır. Konsolide mali tablolar; ana ortaklığın unvanı altında düzenlenen ve ana ortaklık ile bağlı ortaklığın ve kontrol gücü ana ortaklıkta olan iştiraklerin konsolidasyon yöntemi uygulanmak suretiyle varlıklar, yabancı kaynaklar, öz kaynaklar, gelir ve karlar ile gider ve zararlarını bir bütün olarak gösteren, iştiraklerin ise öz kaynaklardan pay alma yöntemi uygulanarak eklenmesi suretiyle oluşturulan konsolide bilanço, konsolide gelir tablosu ve bu tabloların eki diğer konsolide mali tablolar ile dipnotları ifade eder. Tüm bu ifadelerden de kolaylıkla anlaşılabileceği gibi; konsolide mali tabloların düzenlenme amacı, ana ortaklığa bağlı ortaklıklar ile kontrolü ana ortaklıkta olan iştiraklerin ve sınırlı iştiraklerin aktif, pasif, gelir ve giderleri ile gayri nakdi yükümlülüklerini tek bir ortaklığa aitmiş gibi göstererek, topluluğun bir bütün olarak finansal durumu ve faaliyet sonuçları hakkında tasarruf sahiplerine, yatırımcılara, denetim mercilerine ve ilgili diğer kişilere bilgi vermektir. Konsolide mali tablolar, bir gruba dahil her bir şirketin faaliyet sonuçlarını bir arada gösterdikleri için bu tabloların kullanımında birtakım sınırlamalar söz konusudur. Yabancı bir ülkede bulunan, gruba bağlı bir yavru şirketin sonuçları kur dalgalanmaları nedeni ile konsolide mali tablolara çok değişik şekilde yansıyabilmektedir. Konsolide mali tablo tanımları alt modülü; bilanço tablosu, kar/zarar (gelir) tablosu, satışların maliyeti tablosu, fon akım tablosu, nakit akış tablosu, kar dağıtım tablosu, net parasal pozisyon ve kar/zarar (gelir) tablosu gibi alt modüllerinden oluşmaktadır. Konsolide mali tablolara ait tanımlarda tıpkı mali tablo tanımlarında olduğu gibi, genel muhasebe modülünde konsolide mali tablo tanımları seçeneği ile kaydedilir. Modülde her tablo için standart bir tanım bulunmaktadır. Tanım için standart tasarım kullanılabileceği gibi, boş tanım seçeneği ile tablo yeniden tanımlanabilir. Tanımlanan konsolide mali tablo, kaydet seçeneği ile tablo adı ve açıklaması verilerek; dipnotlar, grup, hesap, hesap aralığı, tutar, formül, ara toplam, genel toplam ve sayfa düzeni seçenekleri ile kaydedilir. Kayıtlı her bir konsolide mali tablo, ilgili konsolide mali tablo seçeneğinde yer alır. Konsolide mali tablo raporunu almak için önce raporlanacak tablo daha sonra sağ fare tuşu menüsündeki rapor seçeneği kullanılır. Veri aktarımı olanağı ile mali tablo bilgileri bir dosyaya yazdırılır ve başka bir tablo tanımına aktarılabilir. Bunun için kayıtlı konsolide mali tablolar penceresinde sağ fare düğmesi menüsündeki veri aktarımı içeri ve veri aktarımı dışarı seçenekleri kullanılır. Aşağıdaki Şekil 8.4 te de görüleceği gibi konsolide mali tablo tanımları alt modülünün yapısı ve işleyişi mali tablo tanımlarında olduğu gibidir. Bu nedenle, konsolide mali tablo tanımları alt modüllerine ilişkin açıklamalara burada yer verilmeyecektir. Bu açıklamalar, yukarıda mali tablo tanımları bölümündeki alt modüller ile aynıdır. 229

234 Şekil 8.4: Mali Tablo Tanımları Alt Modülü almaktadır? Konsolide mali tablo tanımları alt modülünde hangi alt modüller yer Hareketler Alt Modülü Hareketler alt modülü; muhasebe fişleri, harcama talepleri, tahsis fişleri ve bütçe revizyon fişleri alt modüllerinden oluşmaktadır. Aşağıdaki Şekil 8.5 de hareketler alt modülünün alt modülleri görülmektedir. Şekil 8.5: Hareketler Alt Modülü 230

235 Muhasebe Fişleri Alt Modülü Muhasebe hesaplarına ait hareketler muhasebe fişleri ile kaydedilir. Muhasebe fişleri genel muhasebe bölümünde hareketler menüsü altında yer alır. Muhasebe ile ilgili yapılan her işlem için ilgili fiş türü seçilir. Muhasebe fişleri alt modülünde; ekle, değiştir, çıkar, incele, kopyala, açılış toplamları, iptal ya da geri alma, ters kayıt oluşturma, tersini bul, ilgili belgeler, toplu kayıt çıkarma, yaz ve toplu fiş basımı gibi işlevler yer almaktadır. Muhasebe fişleri alt modülünün de alt modülleri aşağıda görüldüğü gibidir. Harcama Talepleri Alt Modülü Muhasebe gider taleplerinin kaydedildiği alt modüldür. Genel muhasebe modülü altında hareketler alt modülünde yer alır. Muhasebe harcama işlemini kaydetmek ve kayıtlı harcama fişleri üzerinde yapılacak işlemler için ilgili düğmeler ve sağ fare menüsünde yer alan seçenekler kullanılır. Harcama talepleri alt modülünde; ekle, değiştir, çıkar, incele, kopyala, bul, kayıt bilgisi, toplu kayıt çıkarma, kayıt sayısı, iptal etme, açılış toplamları, yazdırma, toplu basım, filtreleme, güncelleme, ön değerlere dönme, LDX (KOBİ lerle ilgili işlemler) hareketleri ve ödeme emri oluşturma gibi işlevler yer almaktadır. Harcama talepleri alt modülünün de alt modülleri aşağıda görüldüğü gibidir. Tahsis Fişleri Alt Modülü Genel bütçeden alt bütçelere ve bütçeden bütçe kalemlerine ayrılan ödenekler tahsis fişleri ile kaydedilir. Tahsis fişleri alt modülü, genel muhasebe modülünde hareketler alt modülü altında yer alır. Tahsis fişleri alt modülünde; ekle, değiştir, çıkar, incele, kopyala, toplu kayıt çıkarma, yazdırma, durum bilgisi, filtreleme, kayıt bilgisi, kayıt sayısı ve güncelleme gibi işlevler yer almaktadır. 231

236 Tahsis fişleri alt modülünün de alt modülleri aşağıda görüldüğü gibidir. Bütçe Revizyon Fişleri Alt Modülü Bütçede olabilecek değişikliklere ait bilgiler bütçe revizyon fişleri ile kaydedilir. Genel muhasebe modülünde hareketler alt modülü altında yer alır. Bütçe revizyon fişleri alt modülünde; ekle, değiştir, çıkar, incele, kopyala, toplu kayıt çıkarma, yazdırma, durum bilgisi, filtreleme, kayıt sayısı, güncelleme ve ön değerlere dönme gibi işlevler bulunmaktadır. Bütçe revizyon fişleri alt modülünün de alt modülleri aşağıda görüldüğü gibidir. İşlemler Alt Modülü İşlemler alt modülü; yevmiye madde numaralama, kur farkı hesaplama, muhasebeleştirme, hesaplar arası aktarım, yansıtma, giriş çıkış hareketleri ilişkilendirme, fiyat endeksi atama, enflasyon parametreleri güncelleme, toplu hesap dağıtımı, hesap tipi güncelleme ve enflasyon farklarını mahsuplaştırma gibi alt modüllerinden oluşmaktadır. Aşağıdaki Şekil 8.6 da İşlemler alt modülünün alt modülleri görülmektedir. Şekil 8.6: İşlemler Alt Modülü 232

237 Yevmiye Madde Numaralama Alt Modülü Yevmiye madde numaralama alt modülünde; yevmiye madde numaralama işlemi ile her fişe yevmiye defteri basıldığı zaman alacağı numara program tarafından otomatik olarak kaydedilir. Yevmiye madde numaralama işlemi, muhasebe işlemlerinin onaylanmasından sonra verilir. Yevmiye madde numaraları genel muhasebe modülü işlemler alt modülü altında yer alan yevmiye madde numaralama alt modülü kullanılarak verilmektedir. Yevmiye madde numaralama penceresinde yer alan alanlar şunlardır. Tarih aralığı filtre satırında, numaralandırmanın hangi tarihler arasındaki işlemler için yapılacağı belirlenir. Yevmiye madde numaraları program tarafından verilirken, ekranda, son yevmiye madde numarası ve tarihi ile ilgili bilgiler izlenebildiği gibi, fiş numarası, fiş türü ve fiş tarihi ve madde numarası ile ilgili son durum bilgileri de izlenebilir. Kur Farkı Hesaplama Alt Modülü Muhasebede bir hesabının gerçek anlamda dövizle yapılan işlemleri yasal olarak, işlemin gerçekleştiği tarihteki döviz kurları üzerinden yerel para birimine çevrilerek kaydedilir. Bu durumda herhangi bir tarihte muhasebe hesaplarının yerel bakiyeleri incelendiğinde, döviz işlemlerinin etkisi güncel olarak görülemez. Bir başka deyişle, dövizli işlem görmüş bir hesabın yerel para birimi cinsinden bakiyesi olması gerekenden fazla veya eksik görünür. Bu modülde, kur farkının hangi hesaplar için yapılacağı, hangi tarih aralığındaki işlemlerin dikkate alınacağı, kur farkının hangi döviz türü için hesaplatılacağı ve hesaplanan kur farkının hangi hesap altında izleneceği önemlidir. Muhasebeleştirme Alt Modülü KKP yazılımlarında genellikle, genel muhasebe alt modülü dışındaki modüllerde yapılan işlemler için kaydedilmesi gereken muhasebe fişleri, muhasebeleştirme işlemi ile otomatik olarak oluşturulabilmektedir. Muhasebeleştirme alt modülü genel muhasebe alt modülü altında yer alan işlemler alt modülünde yer almaktadır. Muhasebeleştirme alt modülü aracılığı ile gerçekleştirilebilen otomatik muhasebeleştirme, özellikle günlük faaliyetleri yoğun işletmelerde işlemlerin muhasebeleştirilmesi son derece kolaylaşmakta ve zaman kaybının önüne geçilmektedir. Açılan kartların ve bunlara ait işlemlerin muhasebeleştirme yapıldığında izleneceği muhasebe hesap kodları muhasebe bağlantı kodları verilerek belirlenir. Muhasebeleştirme işleminde geçerli olacak muhasebe bağlantı kodları, ilgili diğer modüllerde kartlar üzerinden ya da genel muhasebe alt modülünde ana kayıtlar alt modülü altında yer alan muhasebe bağlantı kodları seçeneği ile verilmektedir. Genel muhasebe modülü ile entegre çalışan diğer modüllerde işlemler yapılırken muhasebe kodları seçeneği ile fiş geneli ya da yalnızca satırdaki işlem için muhasebe kodları uygulanır ve muhasebeleştirme yapıldığında oluşacak mahsup fişi görüntülenir. Muhasebeleştirme işlemleri; muhasebe alt modülünden ya da ilgili diğer alt modüllerdeki fiş ya da fatura listesinden yapılabilir. Genel muhasebe alt modülünde, işlemler alt modülünde yer alan muhasebeleştirme alt modülü seçildiğinde, muhasebeleştirilecek işlemler listelenmektedir. Muhasebeleştirilecek işlemler; malzeme işlemleri, sabit kıymet amortisman ve değerleme işlemleri, satın alma işlemleri, satış ve dağıtım işlemleri, SMM mahsup işlemleri, vergi mahsup işlemleri, finans işlemleri, personel ödemeleri, üretim işlemleri, ithalat ve ihracat işlemleri gibi işlemlerdir. Muhasebeleştirme parametrelerinde muhasebeleştirme işareti filtre satırında işaretlenecek olarak seçilirse, muhasebeleşen fiş ya da faturanın yanında muhasebeleştirildiğini gösteren M harfi ile listelenir. Muhasebeleştirilen fiş ya da faturalarda değişiklik yapılmak istendiğinde işlemin muhasebeleştirildiğine ilişkin bir uyarı mesajı alınmaktadır. 233

238 Hesaplar Arası Aktarım Alt Modülü Hesaplar arası aktarım alt modülünde; muhasebe hesapları arası aktarım işlemleri, belirli bir hesap altında izlenen işlemleri yeni bir hesap altında izlemek amacıyla kullanılmaktadır. Muhasebe hesapları aktarım işlemleri genel muhasebe alt modülünde yer alan işlemler alt modülündeki hesaplar arası aktarım alt modülü aracılığı ile yapılmaktadır. Yansıtma Alt Modülü Yansıtma alt modülündeki; yansıtma işlemleri, yıl ya da dönem sonu itibarıyla belirli hesapların son borç ya da alacak tutarlarının izlenecekleri yeni hesaplara aktarılması işlemlerinden oluşmaktadır. Yansıtma işlemi, tekdüzen muhasebe sistemindeki 7/A ya da 7/B seçeneği maliyet hesaplarının dönem sonunda yansıtma hesaplarına aktarılmasıdır. Yansıtma hesaplarından gelir tablosu hesaplarına aktarımı ve en son dönem sonunda bilanço (aylık, 3 aylık ya da yıllık) oluşturulmadan önce 690 nolu hesaba aktarılmasını içerir. Yansıtma işlemleri genel muhasebe alt modülündeki işlemler alt menüsü altında yer alan yansıtma işlemleri alt modülü aracılığı ile gerçekleştirilmektedir. Yansıtma işleminin ne şekilde yapılacağı yansıtma şablonu tanımlanarak belirlenir. Yeni şablon tanımlamak ve tanımlı şablonlar üzerinde yapılacak işlemler için yansıtma şablonları listesinde yer alan düğmeler ya da sağ fare düğmesi menüsünde yer alan seçenekler kullanılır. Giriş/Çıkış Hareketleri İlişkilendirme Alt Modülü Giriş/çıkış hareketleri ilişkilendirme modülünün temel işlevi, parasal olmayan muhasebe hesaplarının muhasebe çıkış hareketlerini FİFO (İlk Giren İlk Çıkar) yöntemine göre muhasebe griş hareketleri ile ilişkilendirmektir. Bu sayede, herhangi bir parasal olmayan değer çıkışının hangi dönemdeki girişten kaynakladığı tahmininde bulunulmaktadır. Giriş/çıkış hareketleri ilişkilendirme genel muhasebe alt modülünde işlemler alt modülü altında yer alan giriş çıkış hareketleri ilişkilendirme alt modülü aracılığı ile yapılabilmektedir. Fiyat Endeksi Atama Alt Modülü Fiyat endeksi atama işleminin amacı, muhasebe giriş/çıkış hareketlerine ticari sistemde belirtilmiş fiyat endeksinin ilgili değerini atamaktır. Fiyat endeksi atama alt modülü; genel muhasebe/işlemler/fiyat endeksi atama alt menüsü aracılığı ile yapılmaktadır. Açılan pencerede fiyat endeksi atanacak hareketlerin tarihi ve hangi işlemlere (giriş/çıkış) fiyat endeksi atanacağı belirtilir. Enflasyon Parametreleri Güncelleme Alt Modülü Bu modül, enflasyon parametrelerinin güncellendiği alt modüldür. Bu alt modül aracılığı ile muhasebe fiş satırlarında bulunan muhasebe dışı ve hesaplama dışı alanları toplu olarak değiştirilir. Genel muhasebe alt modülünde işlemler alt menüsü altında yer alır. Güncellemenin ne şekilde yapılacağı parametre satırlarında belirlenir. Enflasyon parametreleri güncelleme filtre seçenekleri; fiş türü, fiş tarihi, fiş numarası, hesap kodu, enflasyon dışı, hesaplama dışı v.b. dir. Toplu Hesap Dağıtımı Alt Modülü Toplu hesap dağıtımı alt modülüne, genel muhasebe/işlemler/toplu hesap dağıtımı menü dizisiyle ulaşılır. İşlemin amacı, masraf merkezi ve projelere dağıtımı yapılmamış bazı hesap hareketlerinin sistemde tanımlı uygun şablonlara göre dağıtımının yapılarak dağıtım detay satırlarının oluşturulmasıdır. 234

239 Toplu hesap dağıtımının ne şekilde yapılacağı toplu hesap dağıtımı filtre seçenekleri ile belirlenir. Bu seçenekler, fiş türü, fiş tarihi, fiş numarası, fiş özel kodu, fiş belge no, iş yerleri, bölümler, hesap kodu, hesap açıklaması, hesap özel kodu, hareket özel kodu, dağıtılmış hareketler tekrar dağıtılsın v.b. dir. Hesap Tipi Güncelleme Alt Modülü Hesap tipi güncelleme alt modülü, muhasebe hesap tiplerinin güncellenmesinde kullanılır. Genel muhasebe alt modülünde işlemler alt modülü altında yer alır. Güncelleme işleminin yapılacağı koşullar filtre satırlarında belirlenir. Bunlar; hesap kodu, hesap açıklaması, hesap özel kodu, hesap türü, hesap tipi v.b. dir. Enflasyon Farklarını Mahsuplaştırma Alt Modülü Bu modül, parasal olmayan hesaplar için hesaplanan düzeltme farklarını enflasyon fark hesaplarında muhasebeleştirmek için kullanılır. Muhasebe alt modülünde işlemler alt modülü altında yer alır. İşlemin ne şekilde yapılacağı filtre seçenekleri ile belirlenir. Bu filtre seçenekleri; hesaplama tarihi, fiş özel kod ön değeri, ay, yıl, sabit kıymet kodu, sabit kıymet kayıt kodu, alım tarihi v.b. dir. Hesaplama tarihinden önceki ilk açılış fişinin tarihi ile hesaplama tarihi dikkate alınır ve bu tarihler arasındaki hareketler taranarak fark mahsubu oluşturulur. Enflasyon farkı oluşturulmuş bir hesap için yeniden hesaplama yapılması durumunda daha önce bulunmuş farklar çıkarılarak hesaplama yapılır. Enflasyon farklarını mahsuplaştırma işleminde özel fişler ve kapanış fişleri dikkate alınmaz. Raporlar Alt Modülü Raporlar alt modülü, muhasebe alt modülündeki tüm işlemler sonucunda oluşan bilgilere ilişkin raporların ekran, yazıcı ve dijital ortamda alınabildiği modüldür. Raporlama alt modülünde; hesap durumları, defter ve dökümler, masraf merkezi, bağlantılar, proje raporları, bütçe raporları ve pratik tablo raporları gibi alt modüller yer almaktadır. Aşağıdaki Şekil 8.7 de raporlar alt modülünün de alt modülleri görülmektedir. Şekil 8.7: Raporlar Alt Modülü 235

240 Hesap Durumları Alt Modülü Hesap durumları alt modülü, genel muhasebe alt modülünde oluşan tüm bilgilere ilişkin sonuçların raporlarının alındığı bölümdür. Bu modül, genel muhasebe alt modülünde yer alan raporlar alt modülünün altında yer almaktadır. Bu modülün de alt modülleri aşağıda görülmektedir. Defterler ve Dökümler Alt Modülü Defterler ve dökümler alt modülü, genel muhasebe alt modülündeki finansal hareketler sonucunda oluşan bilgilerin yasal defterlere aktarıldığı alt modüldür. Bu modül, genel muhasebe alt modülünde yer alan raporlar alt modülünün altında yer almaktadır. Bu modülün de alt modülleri aşağıda görülmektedir. Masraf Merkezi Raporları Alt Modülü Masraf merkezi raporları alt modülü, işletmede tanımlanmış masraf yerlerine ilişkin bilgilerin ve raporların alındığı alt modüldür. 236

241 Bu modül, genel muhasebe alt modülünde yer alan raporlar alt modülünün altında yer almaktadır. Bu modülün de alt modülleri aşağıda görülmektedir. Bağlantı Kodları Dökümü Alt Modülü Muhasebe bağlantı kodları alt modülü ile diğer modüller için tanımlanan muhasebe bağlantı kodlarının alındığı rapor seçeneğidir. Bu modül, genel muhasebe alt modülünde yer alan raporlar alt modülünün altında yer almaktadır. Bu modülün de alt modülleri aşağıda görülmektedir. Proje Raporları Alt Modülü Proje raporları alt modülü, işletmede yürütülmekte olan ve sisteme tanımlanmış projelere ilişkin bilgilerin ve raporların alındığı alt modüldür. Bu modül, genel muhasebe alt modülünde yer alan raporlar alt modülünün altında yer almaktadır. Bu modülün de alt modülleri aşağıda görülmektedir. Bütçe Raporları Alt Modülü Bütçe raporları alt modülü, işletmede düzenlenmiş olan bütçelere ilişkin ilişkin bilgilerin ve raporların alındığı alt modüldür. 237

242 Bu modül, genel muhasebe alt modülünde yer alan raporlar alt modülünün altında yer almaktadır. Bu modülün de alt modülleri aşağıda görülmektedir. Pratik Tablo Raporları Alt Modülü Pratik tablo raporları alt modülü, işletmede hesap planındaki hesaplara ilişkin bilgilerin alındığı alt modüldür. Bu modül, genel muhasebe alt modülünde yer alan raporlar alt modülünün altında yer almaktadır. Bu modülün de alt modülleri aşağıda görülmektedir. MALİYET MUHASEBESİ ALT MODÜLÜ Maliyet muhasebesi alt modülünde, direkt işçilik, direkt hammadde ve genel giderler gibi maliyeti etkileyen üretim unsurlarının üretime katılma payları saptanır ve maliyetler bu paylar baz alınarak üretilen mamullere yansıtılır. Maliyet muhasebesi alt modülü; ana kayıtlar, işlemler ve raporlar olmak üzere üç alt modülden oluşmaktadır. Aşağıdaki Şekil 8.8 de maliyet muhasebesi alt modülünde yer alan alt modüller görülmektedir. Şekil 8.8: Maliyet Muhasebesi Alt Modülü 238

243 Ana Kayıtlar Alt Modülü Ana kayıtlar alt modülü, genel gider ve maliyet yeri tanımlarının kaydedildiği alt modüldür. Temelde genel gider kartları ve maliyet yerleri ile ilgili alt modüllerden oluşmaktadır. Aşağıdaki Şekil 8.9 da maliyet muhasebesi alt modülünde yer alan ana kayıtlar alt modülün alt modülleri görülmektedir. Genel Gider Kartları Alt Modülü Şekil 8.9: Ana Kayıtlar Alt Modülü Genel gider kartları, genel giderlere ait muhasebe hesaplarındaki borç bakiyelerinin yansıtma hesaplarını kullanarak malzemelere yüklenmesi işlemi için kullanılır. Maliyet muhasebesi alt modülünde ana kayıtlar alt modülü altında yer alır. Genel gider kartı tanımlamak ve kayıtlı kartlar üzerinde yapılacak işlemler için genel gider kartları listesi altında yer alan düğmeler ve sağ fare düğmesi menüsündeki seçenekler kullanılır. Maliyet Yerleri Alt Modülü Maliyet yerleri alt modülü, maliyet yerleri genel gider harcamalarının yapıldığı, maliyetleri bünyesinde toplayarak mamule yüklenmesini sağlayan; üretilen mamul hatları, üretim hatlarına hizmet veren ve mamul maliyetine dahil edilen bölümler, yemekhane, temizlik v.b. maliyetine katlanılan yerlerdir. Maliyet yeri kavramı, muhasebe sistemi içerisindeki masraf merkezleri kavramına özdeş olarak düşünebilir. Maliyet muhasebesi içerisinde maliyet yerleri, belirtilen periyotlar içerisinde genel giderler aracılığıyla bünyesinde toplanan maliyetleri, iş istasyonları vasıtasıyla malzemelere yüklemeye yarar. Maliyet muhasebesi içerisinde maliyet yerleri, belirtilen periyotlar içerisinde genel giderler aracılığıyla bünyesinde toplanan maliyetleri, iş istasyonları vasıtasıyla malzemelere yüklemeye yarar. Maliyet yeri tanımları maliyet muhasebesi alt modülündeki ana kayıtlar alt modülü altında yer alan maliyet yerleri alt modülünde yapılır. Maliyet yeri tanımları üzerinde yapılacak işlemler için maliyet yerleri listesinin altında yer alan düğmeler ve sağ fare düğmesi menüsündeki seçenekler kullanılır. İşlemler Alt Modülü İşlemler alt modülü altında yer alan alt modüller aracılığı ile toplu olarak yapılan işlemler gerçekleştirilir. İşlemler alt modülü; maliyet yeri genel gider güncelleme, fiili genel gider yükleme işlemi, fiili genel gider yükleme geri alma gibi alt modüllerden oluşmaktadır. 239

244 Aşağıdaki Şekil 8.10 da maliyet muhasebesi alt modülünde yer alan işlemler alt modülün alt modülleri görülmektedir. Şekil 8.10: İşlemler Alt Modülünün Alt Modülleri Maliyet Yeri Genel Gider Güncelleme Alt Modülü Maliyet yeri genel gider güncelleme işleminin yapıldığı alt modüldür. Maliyet muhasebesi alt modülünde işlemler alt modülünün altında yer almaktadır. Maliyet yeri genel gider güncelleme işlemi ile maliyet yeri tanımında bir periyod için tanımlanmış olan genel giderlerin başka periyotlara kopyalanması işlemi gerçekleştirilir. Güncelleme işlemi ile periyotlara göre değişmeyen maliyet yeri-genel gider ilişkilerinin tek tek her bir periyot için tanımlanması işlemi otomatik olarak yapılmaktadır. Ancak Hizmet maliyet yerleri için ilgili periyoda ait olan dağıtım katsayılarının tekrar tanımlanması gerekmektedir. Güncelleme işlemi için geçerli olacak koşullar maliyet yeri genel gider güncelleme filtre satırlarında belirlenir. Fiili Genel Gider Yükleme Alt Modülü Fiili genel gider yükleme alt modülünde, belirli bir maliyet periyodunda gider muhasebe hesaplarında toplanmış gider toplamları ilgili masraf merkezleri dikkate alınarak maliyet yerlerine dağıtılmaktadır. Fiili genel gider yükleme alt modülü, maliyet muhasebesi alt modülünde işlemler alt modülü altında yer alır. Yükleme işleminin hangi koşullarda yapılacağı genel gider yükleme işlemi filtre satırlarında belirlenmektedir. Fiili Genel Gider Yükleme Geri Alma Alt Modülü Fiili genel gider yüklemelerinin geri alındığı alt modüldür. Maliyet muhasebesi alt modülünde işlemler alt modülü altında yer alır. Maliyet yerlerine yapılan yüklemenin herhangi bir sebepten ötürü kaldırılması ya da yüklemenin tekrar yapılması gerekiyorsa öncelikle yapılan fiili yüklemenin geri alınması gerekmektedir. Geri alma işlemi gerçekleşen maliyetler muhasebeleştirilmemişse yapılabilir. Fiili genel gider yükleme geri alma işleminin hangi koşullarda yapılacağı filtre satırlarında belirlenir. Aynı anda birden fazla periyottaki yükleme işlemi geri alınabilir. Raporlar Alt Modülü Maliyet muhasebesi işlemlerinin raporlandığı alt modüldür. Fiili genel gider yüklemelerinin geri alındığı alt modüldür. Maliyet muhasebesi alt modülü altında yer almaktadır. 240

245 Aşağıdaki Şekil 8.11 da maliyet muhasebesi alt modülünde yer alan raporlar alt modülün de alt modülleri görülmektedir. Şekil 8.11: Raporlar Alt Modülünün Alt Modülleri FİNANS ALT MODÜLÜ Maliyet muhasebesi alt modülünün genel yapısını açıklayınız. Finans alt modülü, işletmenin malzeme ve duran varlıkları dışındaki varlıklarının tanımlandığı, bunlar arasındaki işlemlerin kaydedildiği ve izlendiği bölümdür. Finans alt modülü genel olarak; ana kayıtlar, hareketler, işlemler ve raporlar ana başlığı altında; cari hesap raporları, ödeme/tahsilat raporları, çek/senet raporları, banka raporları, kasa raporları, döviz raporları, teminat raporları, konsolide finansal raporlar, pratik tablo raporları ve diğer raporlar alt modüllerinden oluşmaktadır. Bu alt modüllerin altında da; işletmenin, alım satım yaptığı müşteri ve tedarikçi firmalara ait kart tanımları, işletmenin çalıştığı bankalara ve banka hesaplarına ait kart tanımları, ödeme planı tanımları, ödeme planları, kasa tanımları, çek ve senet işlemleri, cari hesap işlemleri, banka işlemleri, teminat işlemleri, kasalarda yapılan işlemler, günlük kur değerleri, kur güncelleme, cari hesap kur farkı hesaplama işlemleri gibi alt modüller yer almakta ve diğer modüller ile entegre olarak çalışabilmektedir. 241

246 Aşağıdaki Şekil 8.12 de finans modülü altında yer alan alt modüller görülmektedir. Ana Kayıtlar Alt Modülü Şekil 8.12: Finans Alt Modülü Ana kayıtlar alt modülü; cari hesap kartları, ödeme/tahsilat planları, çek/senet kartları banka kartları, kasa kartları ve teminat kartları gibi alt modüllerden oluşmaktadır. Aşağıdaki Şekil 8.13 de Ana kayıtlar alt modülünün alt modülleri görülmektedir. Şekil 8.13: Ana Kayıtlar Alt Modülü 242

247 Cari Hesap Kartları Alt Modülü İşletmenin müşteri ve tedarikçileri ile borç/alacak ilişkisi içinde olduğu diğer firmaları düzenli olarak izlemek amacıyla cari hesap kartları alt modülünde cari hesap kartları açılır. Her bir cari hesaba ait kimlik bilgileri ve özellikler kayıt türü seçilerek ilgili karta kaydedilir. Bu menü seçeneklerinin işlevleri aşağıdadır. Cari hesap kartları alt modülünde; ekle, değiştir, çıkar, incele, kopyala, kayıt bilgisi, ek bilgi formları, toplu kayıt çıkar gibi işlevler bulunmaktadır. Cari hesap kartları alt modülünün de alt modülleri aşağıda görüldüğü gibidir. Ödeme/Tahsilat Alt Modülü İşletmelerde çek/senet işlemleri dışında kalan ve vadeli olan işlemlerin tümü ödeme planına ödeme/tahsilat alt modülü aracılığı ile bağlanır. Ödemeler bu plana uygun olarak, KKP yazılımı tarafından otomatik olarak oluşturulacak ödeme listeleri ile takip edilir. Geciken ya da erken yapılan ödemelerde geçerli olacak vade farkı yüzdesi ile ödemelerin en geç hangi tarihlerde yapılacağı da ödeme planlarında belirtilir. Ödeme plan tanımında erken ve geç ödemeler için geçerli olacak faiz oranları yanında, ödeme ve tahsilatların ne şekilde hesaplanacağı ve hangi koşullar için geçerli olacağı da kart üzerinde ilgili alanlarda kaydedilir. Cari hesaplar ve malzeme kartları ile cari hesaplara ait işlemler ödeme planlarına bağlanarak ödeme ve tahsilatlar sağlıklı bir biçimde izlenir. Borç takip işlemlerinde, KKP yazılımı tarafından otomatik olarak oluşturulan ödeme listeleri dikkate alınır. Ödeme/tahsilat alt modülünde; ekle, değiştir, çıkar, incele, kopyala, kayıt bilgisi, kayıt sayısı gibi işlevler bulunmaktadır. 243

248 Cari hesap kartları alt modülünün de alt modülleri aşağıda görüldüğü gibidir. Çek/Senet Kartları Alt Modülü Çek/senet kartları alt modülü seçildiğinde çek/senet kartları listesi açılır. Çek/senet kartları alt modülünde; ekle, değiştir, çıkar, incele, kopyala, filtrele, devir, bul, yaz, kayıt sayısı ve kayıt bilgisi gibi işlevler bulunmaktadır. Çek/senet kartları alt modülünün de alt modülleri aşağıda görüldüğü gibidir. Banka Kartları Alt Modülü Banka kartları alt modülünde; işletmenin çalıştığı bankalar, bu bankalarda açılan hesaplara ait bilgiler banka kartları ve bu kartların altında açılan hesap kartları üzerinde tutulur. Banka tanımları bankalar ve banka hesapları olarak iki aşamada yapılmaktadır. Bu şekilde firmanın çalıştığı bankanın aynı şubesinde birden fazla hesabı varsa, bunları tek bir bankaya bağlı hesaplar olarak tanımlayabilir. Çalışılan bankadaki bu hesaplara ait işlemler banka hesap kartları üzerinden izlenir. Önce çalışılan bankaya ait bilgilerin girileceği banka kartı daha sonra bu bankaya ait hesap kartları kaydedilir. Banka kartları alt modülünde; ekle, değiştir, çıkar, incele, kopyala, yaz gibi işlevler bulunmaktadır. Banka kartları alt modülünün de alt modülleri aşağıda görüldüğü gibidir. 244

249 Kasa Kartları Alt Modülü Kasa kartları alt modülünde; kasa kartları üzerinde yapılacak işlemler için pencerenin alt bölümünde yer alan düğmeler ve farenin sağ tuşu tıklanarak açılan menüdeki seçenekler kullanılır. Kasa kartları alt modülünde; ekle, değiştir, çıkar, incele, kopyala, kayıt bilgisi, hesap özeti, döviz toplamları, ekstre gibi işlevler yer almaktadır. Kasa kartları alt modülünün de alt modülleri aşağıda görüldüğü gibidir. Teminat Kartları Alt Modülü Teminat kartları alt modülünde; verilen ve alınan teminatlar, teminata konu iş ve işlemlerle ilişkili olarak kaydedilir, teminata verilen çek, senet, rehin edilen menkul değerler ve ipotekler ile diğer teminatlar ve komisyon ödemeleri güncel olarak izlenir. Teminatlar, müşteri teminatları ve kendi teminatlarımız olmak üzere iki gruba ayrılmaktadır. Müşteri teminatları, tedarikçi firmadan alınmış teminatları ifade eder. Kendi Teminatlarımız müşterilere verilen teminatları kapsar. Teminat kartları alt modülünde; değiştir, incele, bul, kayıt bilgisi, filtrele, yaz, ek bilgi formları, kayıt sayısı, güncelle, ön değerlere dön gibi işlevler bulunmaktadır. Teminat kartları alt modülünün de alt modülleri aşağıda görüldüğü gibidir. Hareketler Alt Modülü Hareketler alt modülü; cari hesap fişleri, çek/senet bordroları, banka fişleri, kasa işlemleri, banka hareketleri, taksit hareketleri, teminat bordroları gibi alt modüllerden oluşmaktadır. 245

250 Aşağıdaki Şekil 8.14 de hareketler alt modülünün alt modülleri görülmektedir. Cari Hesap Fişleri Alt Modülü Şekil 8.14: Hareketler Alt Modülü Cari hesap fişleri alt modülünde; tanımları yapılan cari hesaplara ilişkin işlemler yapılmaktadır. Cari hesap fişleri alt modülünün de alt modülleri aşağıda görüldüğü gibidir. Çek/Senet Bordroları Alt Modülü Çek/senet bordroları alt modülünde; satın alma ya da satış işlemleri karşılığında cari hesaplardan çek/senet alınması ya da cari hesaplara çek/senet verilmesi, eldeki çek ve senetlerin cari hesaplara ya da bankaya tahsile, teminata çıkış işlemleri ve durum değişiklikleri ile ilgili çek/senet bordroları ile kaydedilir. Bordrolar bir grup çek ya da senetle ilgili bilgiyi içerir ve resmi bir belge sayılır. 246

251 Çek/senet bordroları alt modülünün de alt modülleri aşağıda görüldüğü gibidir. Banka Fişleri Alt Modülü Banka fişleri alt modülünde; bankalara ve banka hesaplarına ait işlemler kaydedilir. Bankalara ait işlemler banka hesapları üzerinden fiş türü seçilerek yapılır. Banka fişleri alt modülünün de alt modülleri aşağıda görüldüğü gibidir. 247

252 Kasa İşlemleri Alt Modülü Kasa işlemleri alt modülünde; işletmenin tüm kasalarına ilişkin giriş çıkışlar izlenmektedir. Kasa işlemleri alt modülünün de alt modülleri aşağıda görüldüğü gibidir. İşlemler Alt Modülü İşlemler alt modülü; cari hesap kur farkı hesapları, cari hesap risk ayarlamaları, cari hesap ihtar işlemleri, cari hesap borç kapama işlemleri gibi alt modüllerden oluşmaktadır. Aşağıdaki Şekil 8.15 de işlemler alt modülünün alt modülleri görülmektedir. Şekil 8.15: Ana Kayıtlar Alt Modülü 248

253 Raporlar Alt Modülü Raporlar alt modülü; finans işlevine ilişkin işlemlerin raporlandığı alt modüldür. Cari hesap raporları, ödeme/tahsilat raporları, çek/senet raporları, banka raporları, kasa raporları, döviz raporları, teminat raporları, konsolide finansal raporlar, pratik tablo raporları ve diğer raporları içermektedir. Aşağıdaki Şekil 8.16 da raporlar alt modülünün alt modülleri görülmektedir. Şekil 8.16: Raporlar Alt Modülü Durak Tekstil Başarı Öyküsü Finans alt modülünün genel yapısını açıklayınız. Durak Tekstil in Unity projesi Kasım 2006 da başladı. Temmuz 2007 de malzeme yönetimi, sabit kıymet yönetimi, üretim planlama ve kontrol, kalite kontrol, maliyet muhasebesi, genel muhasebe, finans, satın alma, satış ve dağıtım, dış ticaret, yönetim karar destek sistemleri ve insan kaynakları modülleri ile birlikte canlı kullanıma geçildi. Bu proje öncesinde, Unity nin sadece muhasebe modülü kullanılmakta iken, su anda muhasebe de dahil tüm süreçler Unity üzerinde entegre çalışıyor. Veri girişi sadece bir kere yapılıyor. Hammadde girişinden ürünün müşteriye ulaşmasına kadar tüm sistem tek veri tabanı üzerinden yönetiliyor. Bu sayede önceden dağınık olan tüm veriler toparlandı. Farklı mantıkta kurgulanmış olan çeşitli yapıların hepsi Unity nin içine gömüldü. Barkod takipleri Unity ye uyarlandı. Tek sunucu mimarisine geçildi. Unity sadece bir ERP sistemi olarak değil, aynı zamanda bir platform gibi de görülüyor. Sektöre ve şirkete spesifik ihtiyaçlar doğrultusunda yapılan çeşitli uyarlamalar Unity üzerinde başarıyla gerçekleştiriliyor. Örneğin, önceden alınmış olan farklı makine programları Unity ile konuşturularak tek sistem üzerinde entegre çalışmaya devam edilebiliyor. Unity ile birlikte, tüm satış, üretim, çalışan performansı gibi kritik verilerin takibi sistemden alınan raporlarla takip edilmeye başladı. Yöneticiler sistemi tek noktadan kontrol etme imkânı elde ederek, çok daha hızlı ve sağlıklı karar alıyorlar. 249