ĠÇĠNDEKĠLER. D. BELEDĠYE BAġKANLIĞIMIZIN ĠÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI 12

Transkript

1

2 ĠÇĠNDEKĠLER A. ĠÇ KONTROL SĠSTEMĠNĠN GENEL ESASLARI 3 1. Amaç 3 2. Kapsam 3 3. Dayanak 4 4. Unsurları ve Genel KoĢulları 4 a) Kontrol Ortamı 4 b) Risk Değerlendirmesi 4 c) Kontrol Faaliyetleri 4 d) Bilgi ve ĠletiĢim 4 e) Gözetim 4 5. Temel Ġlkeleri 4 6. Kontrol Yapısı ve ĠĢleyiĢi 5 7. Ġç Kontrol Standartlarının Belirlenmesi 5 B. ĠÇ KONTROL SĠSTEMĠNĠN BĠLEġENLERĠ 6 Ġç Kontrol 7 Kontrol Standartları 7 Ġç Kontrol Standartlarını OluĢturulurken Ġzlenmesi Gereken Yol ve Yöntemler 7 C. ĠÇ KONTROL SĠSTEMĠNDE YETKĠ VE SORUMLULUKLAR 8 1. Ġç Kontrol Sisteminde Üst Yöneticiye Verilen Görev ve Sorumluluklar 9 2. Ġç Kontrol Sisteminde Harcama Yetkilisine Verilen Görev ve Sorumluluklar 9 3. Ġç Kontrol Sisteminde Mali Hizmetler Birim Yöneticisine Verilen Görev ve Sorumluluklar Ġç Kontrol Sisteminde Muhasebe Yetkilisine Verilen Görev ve Sorumluluklar Ġç Kontrol Sisteminde Ġç Denetçilere Verilen Görev ve Sorumluluklar Ġç Kontrol ÇalıĢma Ekibine Verilen Görev ve Sorumluluklar 11 D. BELEDĠYE BAġKANLIĞIMIZIN ĠÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI 12 E. EKLER 13 EK:1.Kamu Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Raporu Kontrol Ortamı Risk Değerlendirme Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve ĠletiĢim Ġzleme 19 SONUÇ 20 EK:2. Kamu Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Taslağı 21 Kamu Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu 45 Kamu Ġç Kontrol Ġzleme ve Yönlendirme Grubu 46

3 FATĠH BELEDĠYE BAġKANLIĞI ĠÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI A. ĠÇ KONTROL SĠSTEMĠNĠNĠN GENEL ESASLARI 1. Amaç: 5018 sayılı Kanunun 56. maddesinde iç kontrolün amaçları; Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde yönetilmesini, Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, Her türlü malî karar ve iģlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, Karar oluģturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karģı korunmasını, sağlamak olarak belirlenmiģtir. 2. Kapsam: 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun BeĢinci Kısmında iç kontrol sistemi düzenlenmiģtir. Bu kısımda, iç kontrol sistemine iliģkin olarak; iç kontrolün tanımı ve amacı, kontrolün yapısı ve iģleyiģi, ön mali kontrol, mali hizmetler birimi, muhasebe hizmeti ve muhasebe yetkilisinin yetki ve sorumlulukları, muhasebe yetkilisinin nitelikleri ve atanması, iç denetim, iç denetçinin görevleri, iç denetçilerin nitelikleri ve atanması, iç denetim koordinasyon kurulu, iç denetim koordinasyon kurulunun görevleri hususlarına yer verilmiģtir sayılı Kanunun 55 inci maddesinde iç kontrol, idarenin amaçlarına, belirlenmiģ politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluģturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünü olarak tanımlanmıģtır.

4 3. Dayanak: Ġç Kontrol Sistemine iliģkin bu Eylem Planı, tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 55, 56, 57 ve 58 inci maddeleri, tarih ve (3. mükerrer) sayılı Resmî Gazetede yayımlanan Ġç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ĠliĢkin Usul ve Esaslar ile tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliğine dayanılarak hazırlanmıģtır. 4. Unsurları ve Genel KoĢulları: Ġç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ĠliĢkin Usul ve Esasların 7 inci maddesinde Ġç Kontrolün unsurları ve genel koģulları beģ ana baģlıkta belirlenmiģtir. a) Kontrol Ortamı: Ġdarenin yöneticileri ve çalıģanlarının iç kontrole olumlu bir bakıģ sağlaması, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayıģına sahip olması esastır. Performans esaslı yönetim anlayıģı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek bilgili ve yeterli kiģilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi sağlanır. Ġdarenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir Ģekilde belirlenir. b) Risk Değerlendirmesi: Risk değerlendirmesi, mevcut koģullarda meydana gelen değiģiklikler dikkate alınarak gerçekleģtirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. Ġdare, stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaģmak için iç ve dıģ nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirir. c) Kontrol Faaliyetleri: Önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır. d) Bilgi ve ĠletiĢim: Ġdarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi uygun bir Ģekilde kaydedilir, tasnif edilir ve ilgililerin iç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir Ģekilde ve sürede iletilir. e) Gözetim: Ġç kontrol sistem ve faaliyetleri sürekli izlenir, gözden geçirilir ve değerlendirilir. 5. Temel Ġlkeleri: Ġç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ĠliĢkin Usul ve Esasların 6 ınci maddesinde Ġç kontrolün temel ilkeleri aģağıdaki Ģekilde belirlenmiģtir. Ġç kontrol faaliyetleri idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür. Ġç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar dikkate alınır. Ġç kontrole iliģkin sorumluluk, iģlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar. Ġç kontrol malî ve malî olmayan tüm iģlemleri kapsar. Ġç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilir ve alınması gereken önlemler belirlenir. Ġç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi malî yönetim ilkeleri esas alınır.

5 6. Kontrol Yapısı ve ĠĢleyiĢi: Kanunun 57 nci maddesinde ise kamu idarelerinin malî yönetim ve kontrol sistemlerinin harcama birimleri, muhasebe ve malî hizmetler ile ön malî kontrol ve iç denetimden oluģtuğu belirtilmiģ, yeterli ve etkili bir kontrol sisteminin oluģturulabilmesi için; Mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayıģına sahip olunması, Malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesi, Kapsamlı bir yönetim anlayıģı ile uygun bir çalıģma ortamının ve saydamlığın sağlanması, bakımından ilgili idarelerin üst yöneticileri ile diğer yöneticileri tarafından görev, yetki ve sorumluluklar göz önünde bulundurulmak suretiyle gerekli önlemlerin alınması öngörülmüģtür. BelirlenmiĢ standartlara uyulmasının sağlanması, Mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesi gerekmektedir. 7. Ġç Kontrol Standartlarının Belirlenmesi: 5018 sayılı Kanunun 55 inci maddesinin ikinci fıkrasında, Görev ve yetkileri çerçevesinde, mali yönetim ve iç kontrol süreçlerine iliģkin standart ve yöntemler Maliye Bakanlığınca, Ġç denetime iliģkin standart ve yöntemler ise Ġç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenir, geliģtirilir ve uyumlaģtırılır. Bunlar ayrıca sistemlerin koordinasyonunu sağlar ve kamu idarelerine rehberlik hizmeti verir hükmü yer almaktadır. Buna göre, Ġç Denetim Koordinasyon Kurulunun tarihli ve (12) sayılı kararı ile Kamu Ġç Denetim Standartları belirlenmiģ bulunmaktadır. Kamu Ġç Kontrol Standartları ise Ġç Kontrol Modeli (COSO), Uluslararası SayıĢtaylar Birliği (INTOSAI) Kamu Sektörü Ġç Kontrol Standartları Rehberi ve Avrupa Birliği Ġç Kontrol Standartları çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından belirlenmiģtir. Ġç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ĠliĢkin Usul ve Esasların 5 inci maddesinde, Ġç Kontrol Standartlarının, merkezi uyumlaģtırma görevi çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından belirlenip yayımlanacağı, kamu idarelerinin malî ve malî olmayan tüm iģlemlerinde bu standartlara uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlü bulunduğu, Kanuna ve iç kontrol standartlarına aykırı olmamak koģuluyla, idarelerce, görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli iģlemlere iliģkin standartlar belirlenebileceği belirtilmiģtir. Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliğine göre, Kamu idareleri tarafından görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli iģlemlere iliģkin olarak belirlenebilecek ayrıntılı standartlar, 5018 sayılı Kanuna, ilgili diğer mevzuata ve Kamu Ġç Kontrol Standartlarına uygun olmak ve idareye münhasır spesifik süreçlere iliģkin olmak zorundadır. Ġdarelerce gerek görülmesi halinde hazırlanabilecek Ġdare Ayrıntılı Ġç Kontrol Standartları, idarelerin yasal ve idari yapıları ile

6 personel ve mali durumları gibi her bir idarenin kendine özgü koģulları dikkate alınarak katılımcı yöntemlerle belirlenecek ve üst yönetici onayını izleyen 10 iģgünü içinde Maliye Bakanlığına gönderilmesi gerektiği belirtilmektedir. Ġlgili tebliğde; kamu idarelerinin, iç kontrol sistemlerinin Kamu Ġç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere; yapılması gereken çalıģmaların belirlenmesi, bu çalıģmalar için eylem planı oluģturulması, gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması çalıģmalarını yürütmeleri ve bu çalıģmaları tamamlamaları gerekmektedir. Ayrıca, Kamu idarelerinin hazırlamıģ oldukları stratejik plan ve performans programı hazırlık çalıģmalarında iç kontrol standartlarını da dikkate almaları gerektiği belirtilmiģtir. B. ĠÇ KONTROL SĠSTEMĠNĠN BĠLEġENLERĠ Kamu Ġç Kontrol Standartları, uluslararası standartlar ve iyi uygulama örnekleri çerçevesinde, iç kontrolün; Kontrol ortamı Risk değerlendirmesi Kontrol faaliyetleri Bilgi ve iletiģim Ġzleme bileģenleri esas alınarak, tüm kamu idarelerinde uygulanabilir düzeyde olmasını sağlamak üzere genel nitelikte düzenlenmiģtir. Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliği ile kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluģturulması, uygulanma, izlenmesi ve geliģtirilmesi amacıyla genel nitelikte 18 standart ve bu standartlar için gerekli 79 genel Ģart bulunmaktadır. Bu standart ve Ģartlar aģağıda sayılan 5 ana unsur altında toplanmıģtır. Kontrol Ortamı kapsamında 4 standart; Etik Değerler ve Dürüstlük, Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler, Personelin Yeterliliği ve Performansı ile Yetki Devri Standartları altında yer almaktadır. Risk Değerlendirmesi kapsamında 2 standart; Planlama ve Programlama ile Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Standartları altında toplanmıģtır. Kontrol Faaliyetleri çerçevesinde 6 standart; Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri, Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi, Görevler Ayrılığı, HiyerarĢik Kontroller, Faaliyetlerin liği ve Bilgi Sistemleri Kontrolleri Standartları altında yer almaktadır. Bilgi ve ĠletiĢim kapsamında, 4 standart; Bilgi ve ĠletiĢim, Raporlama, Kayıt ve Dosyalama Sistemi, Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Standartları altında toplanmıģtır. Son olarak Ġzleme baģlığı altında ise 2 standart; Ġç Kontrolün Değerlendirilmesi ve Ġç Denetim Standartları altında yer almıģtır.

7 Ġç Kontrol; BaĢkanlığın hedeflerine ulaģmasına makul güvence sağlamak üzere yöneticiler ve tüm personel tarafından gerçekleģtirilen bir süreçtir. Hedeflerin baģarılacağına dair kesin güvence vermez, sadece ne ölçüde baģarılabileceği konusunda makul güvence sağlar. Mali raporlama ve uygunluk hedefleriyle ilgili olarak da tam değil, makul güvence sağlar. Mali raporlama sisteminin güvenirliğini sağlar, kararlarda kullanılan verilerin doğruluğunu artırır, yolsuzluğun ve usulsüzlüğün önlenmesine ve tespitine yardımcı olur ve denetime kanıt sağlar. ĠĢlemlerin etkinliğini ve verimliliğini sağlar, standartlaģtırılmıģ süreçler yardımıyla faaliyetlerin ekonomikliğini, verimliliğini ve etkinliğini artırır. Kontrol faaliyetleri aracılığıyla varlıkların korunmasını sağlar. Ġç Kontrol, periyodik ve süreç kontrolleri sayesinde kanunlara ve diğer düzenlemelere uygunluğun sağlanmasına yardımcı olur. Kontrol Standartları; BaĢkanlığın, iç kontrol sisteminin oluģturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde dikkate almaları gereken temel yönetim kurallarını gösterir. BaĢkanlıkta, tutarlı, kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını amaçlar. Etkin bir iç kontrol sistemi, hedeflerin gerçekleģmeme ihtimalini azaltır. Yönetim ve personel tarafından gerçekleģmesi arzulanan hedefleri gerçekleģtirmek suretiyle BaĢkanlığın Misyonunu yerine getirmesi için tasarlanmıģtır. Ġç Kontrol Standartlarını OluĢturulurken Ġzlenmesi Gereken Yol Ve Yöntemler; Ġç kontrol sisteminin oluģturulması çalıģmaları BaĢkanlığın gözetiminde, mali hizmetler biriminin teknik desteği ve koordinatörlüğünde, harcama birimlerinin bizzat katılımıyla ve iç denetim biriminin danıģmalık desteğiyle yürütülmelidir. ÇalıĢma grubunda görev alacak birim ve personelin nitelikleri ile görev ve sorumluluklarının açıklanacağı bir üst yönetici onayının sürece katkısı yönünden gerekliliği ÇalıĢma grubu tarafından BaĢkanlığın iç kontrol sisteminin yapısını içeren bir rapor hazırlanarak BaĢkana sunulmalıdır. Hazırlanan raporda iç kontrol sisteminin etkin bir Ģekilde oluģturulması amacıyla hazırlanacak doküman ile düzenlemelerin ve yapılması öngörülen iģlerin açıklamalarda yer almalıdır. Bu rapora hazırlanmıģ olan eylem planı ve zaman çizelgesi eklenmelidir.

8 ÇalıĢma grubu tarafından hazırlanan taslakların harcama birimlerine gönderilerek harcama yetkililerin ve danıģmanlık kapsamında iç denetim birimlerinin görüģleri alınmalıdır. Hazırlanan taslak, BaĢkanın onayı ile birimlere duyurularak yürürlülük kazanır. Yürürlülük kazanan Ġç Kontrol Sistemine iliģkin düzenlemelerin 10 iģgünü içerisinde Maliye Bakanlığı Mali Yönetim ve Kontrol Merkezi UyumlaĢtırma Birimine gönderilmesi gerekmektedir. C. ĠÇ KONTROL SĠSTEMĠNDE YETKĠ VE SORUMLULUKLAR Kanunun 11 inci maddesinde; Üst Yöneticilerin, mali yönetim ve kontrol sisteminin iģleyiģinin gözetilmesi, izlenmesi ve Kanunda belirtilen görev ve sorumlulukların yerine getirilmesinden sorumlu oldukları ve bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri, mali hizmetler birimi ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirecekleri hükme bağlanmıģtır. Buna göre üst yöneticilere, iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesi, iç kontrol sisteminin bir gereği olarak yazılı prosedür ve talimatların oluģturulması gibi her türlü düzenlemelerin yapılması, Harcama Yetkililerine ise görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari ve malî karar ve iģlemlere iliģkin olarak iç kontrolün iģleyiģini sağlama sorumluluğu verilmiģ bulunmaktadır. Üst yöneticiler ve bütçe ile ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri, her yıl, iģ ve iģlemlerinin amaçlara, iyi malî yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir Ģekilde gerçekleģtirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını düzenler ve birim faaliyet raporları ile idare faaliyet raporlarına eklerler. Ġç kontrol düzenlemeleri ve iç kontrol sisteminin iģleyiģi, yöneticilerin görüģü, kiģi ve/veya idarelerin talep ve Ģikâyetleri ile iç ve dıģ denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınarak yılda en az bir kez değerlendirmeye tâbi tutulur ve gerekli önlemler alınır. Kanunun 60, 61, 63 ve 64 üncü maddelerinde, Mali Hizmetler Birimleri, Muhasebe Yetkilileri ve Ġç Denetçilerin iç kontrol alanındaki görev ve sorumluluklarına yer verilmiģtir. Buna göre; mali hizmetler birimleri, idarenin iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliģtirilmesi konularında çalıģmalar yapmak ve ön mali kontrol faaliyetini yürütmekten, Muhasebe Yetkilileri, ödeme emri belgesi ve eklerinin kontrolünden, muhasebe iģlemlerinin belirlenmiģ standartlara ve usulüne uygun olarak kaydedilmesinden, raporlanmasından, muhafazasından ve denetime hazır halde bulundurulmasından, Ġç Denetçiler ise idarelerin iç kontrol sistemlerinin denetlenmesinden ve geliģtirilmesi yönünde önerilerde bulunulmasından sorumludurlar.

9 1. Ġç Kontrol Sisteminde Üst Yöneticiye (Belediye BaĢkanı) Verilen Görev ve Sorumluluklar; Birimlerin iģ ve iģlemlerini yerine getirirken mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayıģına sahip olunmasından, mali yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesinden, belirlenmiģ standartlara uyulmasının sağlanmasından, Mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, kapsamlı bir yönetim anlayıģıyla uygun bir çalıģma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından görev ve yetkileri çerçevesinde sorumlu olacaklardır. BaĢkan iģ ve iģlemlerin, amaçlara, iyi mali yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir Ģekilde gerçekleģtirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını her yıl düzenler ve idare faaliyet raporuna eklerler. BaĢkan sertifikalı adaylar arasından iç denetçileri atar ve aynı usulle görevden alır. BaĢkan, iç denetçilerin görevlerini bağımsız bir Ģekilde yerine getirmeleri ve gerekli bilgi ve belgelere kolayca ulaģmaları için gereken önlemleri alır. BaĢkan, iç denetçilerin raporlarında belirtilen önerilerini değerlendirir, iç kontrol sürecinden elde ettiği bilgilerle iç denetimden elde ettiği bilgileri karģılaģtırarak kaynakların verimli kullanımına iliģkin tedbirleri alır. BaĢkan, iç denetçiler tarafından düzenlenen raporlarda belirtilen önlemlerin alınıp alınmadığını izler. Merkezi uyumlaģtırma birimi tarafından belirlenen iç kontrol standartlarının idarede uygulanmasını sağlar, Ġç kontrol ve ön mali kontrol konusundaki düzenlemelerin idarenin personelince öğrenilmesi ve bunlara uyulmasını sağlar, Üst yönetimin konuya gereken önemi vermesi ve tüm yöneticilerin iç kontrol konusunda olumlu bir bakıģ açısına sahip olmasını sağlar. 2. Ġç Kontrol Sisteminde Harcama Yetkilisine (Birim Üst Yöneticisi) Verilen Görev ve Sorumluluklar; Harcama yetkilileri görev ve yetki alanları çerçevesinde, iç kontrolün iģleyiģinden sorumludur. Harcama yetkilileri ve diğer yöneticiler, mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayıģına sahip olunmasından, mali yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesinden, belirlenmiģ standartlara uyulmasının sağlanmasından, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, kapsamlı bir yönetim anlayıģıyla uygun bir çalıģma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından görev ve yetkileri çerçevesinde sorumludurlar. Bütçe ile ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri, iģ ve iģlemlerin amaçlara, iyi mali yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir Ģekilde gerçekleģtirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını her yıl düzenler ve birim faaliyet raporlarına eklerler.

10 Ġç denetçi, denetim raporunu, belirli bir sürede cevaplandırılmak üzere denetime tabi tutulan birimin harcama yetkilisine verir. Harcama yetkilisi gerektiğinde çalıģanlardan ve ilgililerden görüģ almak suretiyle raporu cevaplandırarak iç denetçiye gönderir, denetlenen faaliyetler konusunda, denetim raporunda yer alan önerilere iliģkin önlemleri alır. Önlem alınmaması halinde iç denetim birimi baģkanı üst yöneticiyi bilgilendirir. Ayrıca Harcama Yetkilileri; Ġç Kontrol Sisteminin kurulması ve iģleyiģinin sağlıklı olması amacıyla bağlı oldukları birimlerde, 1. ĠĢ ve iģlemlere yönelik süreç akıģ Ģemaları hazırlamalı, 2. Personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir Ģekilde belirlenmeli, 3. Görevlerin bilgili ve yeterli personel tarafından yürütülmesine önem verilmeli, 4. Kontrol prosedürleri belirlenmeli, 5. Uygun bir iletiģim ağı oluģturulmalı, 6. Personelin yeterli eğitim almasına yönelik çalıģmalar yapılmalı, 7. Kontrol listeleri ve kontrol öz değerlendirme formları oluģturulmalı, 8.Ġç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde risk değerlendirmesi esas alınmalı, kontrol, gerektiği yerde ve risk durumuna göre yapılmalıdır. 9. Kontrol faaliyetlerini planlı bir Ģekilde yürütülmesini sağlamalıdır. 3. Ġç Kontrol Sisteminde Mali Hizmetler Birim Yöneticisine (Strateji GeliĢtirme Müdürü) Verilen Görev ve Sorumluluklar; Mali hizmetler birimi yöneticisi, yönetimin iç kontrole yönelik iģlevinin etkililiğini ve verimliliğini artırmak için gerekli çalıģmaları yapar ve ön mali kontrol faaliyetinin yürütülmesini sağlar. Mali hizmetler birimi yöneticisi, idarede faaliyetlerin mali yönetim ve kontrol mevzuatı ile diğer mevzuata uygun olarak yürütüldüğünü, kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde kullanılmasını temin etmek üzere iç kontrol süreçlerinin iģletildiğini, izlendiğini ve gerekli tedbirlerin alınması için düģünce ve önerilerinin zamanında üst yöneticiye raporlandığını içeren mali hizmetler birim yöneticisinin beyanını düzenleyerek idare faaliyet raporuna ekler. Birimi yönetir, yeterli sayı ve nitelikte personel istihdamını, personelin eğitimini ve yetiģtirilmelerini sağlayacak çalıģmalar yapar, Birimin görev dağılımını yaparak hizmetlerin etkili, süratli ve verimli bir Ģekilde sunulmasını sağlar, Ġç kontrol alanında üst yönetici ve harcama yetkililerine danıģmanlık yapma ve bilgilendirme faaliyetini yürütür, Ġç kontrolün harcama birimlerinde etkili bir Ģekilde yapılmasını sağlayacak düzenlemeleri hazırlar ve üst yöneticinin onayına sunar,

11 Mali hizmetlerin saydam, planlı, idarenin amaçlarına ve mevzuata uygun bir Ģekilde yürütülmesi için gerekli önlemleri alır. Ġç denetçi raporunu, idarenin görüģleri ve cevaplarıyla birlikte, rapor özetini de ekleyerek iç denetim birimi aracılığıyla üst yöneticiye sunar. Raporlar üst yönetici tarafından değerlendirildikten sonra gereği için ilgili birimler ve mali hizmetler birimine verilir. 4. Ġç Kontrol Sisteminde Muhasebe Yetkilisine Verilen Görev ve Sorumluluklar; Muhasebe hizmeti, gelirlerin ve alacakların tahsili, giderlerin hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm mali iģlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanması iģlemleridir. Bu iģlemleri yürütenler muhasebe yetkilisidir. Muhasebe yetkilileri, muhasebe hizmetlerinin yapılmasından ve muhasebe kayıtlarının usulüne ve standartlara uygun, saydam ve eriģilebilir Ģekilde tutulmasından sorumludur. 5. Ġç Kontrol Sisteminde Ġç Deneticilere Verilen Görev ve Sorumluluklar; Ġç denetçiler, iç denetim faaliyetinin yerine getirilmesinde bağımsızdırlar. Ġç denetçilere mevzuatta belirtilen görevleri dıģında hiçbir görev verilemez ve yaptırılamaz, hiçbir Ģekilde istekleri dıģında baģka görevlere atanamazlar. Ġç denetçi; nesnel risk analizlerine dayanarak kamu idarelerinin yönetim ve kontrol yapılarını, kaynakların verimli, etkin ve ekonomik kullanılıp kullanılmadığını değerlendirir, Harcama sonrası yasal uygunluk denetimi yapar, idarenin mali iģlemlere iliģkin tasarruflarının plan, program ve politikalara uygunluğunu denetler, ĠyileĢtirmelere yönelik önerilerde bulunur, soruģturma açılmasını gerektirecek bir duruma rastladığında denetim birimi aracılığıyla üst yöneticiye bilgi verir. 6. Ġç Kontrol ÇalıĢma Ekibine Verilen Görev ve Sorumluluklar; Ġç kontrol çalıģmalarını koordine ederek toplantıların organizasyonu, kuruluģ içi ve dıģı iletiģimin sağlanması, Belge yönetimi gibi danıģma ve destek hizmetlerini yerine getirmek, ÇalıĢma ekibi, Birimlerin Ġç kontrole yönelik yaptıkları kontrol ortamını oluģturma çalıģmalarında rehberlik ve danıģmanlık görevini yerine getirecek ve birimler tarafından hazırlanan form ve raporların incelenip konsolide edilmesini sağlayacaktır. Ġç Kontrol çalıģmaları süresince iki ayda bir (gerekirse her ay) toplanarak yapılan çalıģmaları koordine ederek değerlendirecektir. Bu ekipte görev alacak üyeler yetki ve icra bakımından Belediye BaĢkanı tarafından görevlendirirler.

12 Bu ekibin görevi iç kontrol sistemini kurmak ve iģletmek değildir. Ġç kontrol sistemi yönetim sorumluluğunda gerçekleģtirilecektir. D.BELEDĠYE BAġKANLIĞIMIZIN ĠÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI BaĢkanlığımız misyonuna ve arzulanan hedeflerini yerine getirmek, yön vermek, iç kontrol sistemini oluģturmak ayrıca söz konusu yasal düzenlemelerin gereğini yerine getirmek amacıyla Ġç Kontrol Standartları Eylem Planı hazırlanmıģtır. (Ek.2) Faaliyetler hazırlan planda belirlenen süreç dahilinde hayata geçirilecektir. Sürecin iģletilmesi sorumlu birimler tarafından gerçekleģtirilecektir. Eylem Planı tablo biçiminde düzenlenmiģ olup Standart Numarası, Standart / ġart Adı, Sorumlu Birim, ĠĢbirliği Yapılacak Birim, Yapılacak ĠĢlemler ve Açıklamalar ve BaĢlama-BitiĢ Tarihi sütunlarından oluģmaktadır. Standart / ġart Adı, Ġç kontrol sisteminin kurulması aģamasında öngörülmüģ olan standartları (18) ve bu standartlar için gerekli olan Ģartları (79) ifade etmektedir. Sorumlu Birim, öngörülen faaliyeti yürüterek süresinde sonuçlandırmaktan ve raporlamaktan sorumlu birim. ĠĢbirliği Yapılacak Birim, faaliyetin yürütülmesi ve sonuçlandırılması sürecinde, gerçekleģtirilecek faaliyet ile doğrudan veya dolaylı iliģkisi bulunan ve sorumlu birimin iģbirliği yaparak somut destek talep edeceği birimlerdir. BaĢlama-BitiĢ Tarihi faaliyetin bitirilmesi için öngörülen süreyi ifade etmektedir. Yapılacak ĠĢlemler ve Açıklamalar, faaliyetin türüne göre değiģebilen nitelikte olup, faaliyetin gerektirdiği yasal, idari ve kurumsal düzenlemeler ile öngörülen faaliyetlerin genel gerekçesini ortaya koymakta ve bu bağlamda birimlerden beklentileri ifade etmektedir. Ġç Kontrol Sisteminin kurulması aģamasında birimlere rehberlik ve danıģmanlık yapmak üzere Üst Yöneticinin onayı ile Ġç Kontrol ÇalıĢma Ekibi kurulacaktır. Ekibin baģkanı Mali Hizmetler Müdürü olup, her birimden yetkili bir personelin olması sağlanacaktır. Kamu Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu tarafından düzenlenen Kamu Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Taslağı hazırlanmıģtır. (Ek:1)

13 E. EKLER EK:1- KAMU ĠÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM RAPORU EK:2- KAMU ĠÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI TASLAĞI EK:1- KAMU ĠÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM RAPORU OluĢturulan kurulların çalıģmaları sonucunda Ġdaremizin, Kamu Ġç Kontrol Standartlarına uygunluğu konusunda yapılan tespitler, standartlar bazında aģağıya çıkarılmıģtır. 1. KONTROL ORTAMI Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranıģlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Ġç kontrol sistemi ve iģleyiģi personel tarafından tam olarak bilinmemektedir. Bu konuda yönetici ve uygulayıcı durumda olan personele seminerler verilmeli, broģürler bastırılarak tüm personele dağıtılmalıdır. Ġdaremiz yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulaması konusunda istekli ve personele örnek olacak derecede özenlidir. Etik kuralları içeren sözleģme personele duyurulmuģ olup etik değerlerin benimsenmesine yönelik çalıģmalar yapılacaktır. Ġdaremiz mevzuatı gereği yapılan iģ ve iģlemler saydam ve hesap verilebilir niteliktedir. Ġdaremiz personeline ve hizmet verilenlere adil ve eģit davranılması konusunda özen gösterilmesine dikkat edilmekte olup gelen Ģikayetler değerlendirilmeye çalıģılacaktır. Ġdaremiz faaliyetlerinde kullanılan tüm bilgi ve belgeler kendi mevzuatına dayandığı için doğru, tam ve güvenilir olmakla birlikte birim yöneticilerinin önlem almaları sağlanacaktır. Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler: Ġdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluģturulmalıdır. Ġdaremizin misyonu Stratejik Planda tanımlanmıģtır. Belediyenin misyonu çeģitli iletiģim araçları ile duyurulmakta olup personel tarafından benimsenmesine yönelik çalıģmalar yapılmalıdır. Misyonun gerçekleģtirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak hazırlanmalı personele duyurulmalıdır.

14 Ġdaremiz birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere iliģkin yetki ve sorumluluklarını düzenleyen yönetmelikler mevcuttur. Görev dağılım çizelgesi oluģturulmayan birimlerde personelin görevlerini ve bu görevlere iliģkin dağılım çizelgeleri oluģturularak personele yazılı duyurulmalıdır. Ġdaremiz birimlerinin teģkilat Ģemaları yeniden gözden geçirilerek güncellenmelidir. Ġdaremiz birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama iliģkisini gösterecek Ģekilde çalıģmalar yapılmalıdır. Ġdaremiz yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere iliģkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurulmalıdır. Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluģturmalıdır. Personelin Yeterliliği ve Performansı: Ġdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliģtirilmesine yönelik önlemler almalıdır. Ġdaremiz insan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleģmesini sağlamaya yönelik olmakla birlikte geliģtirilmesi gerekmektedir. Ġdaremiz yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir Ģekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahiptir. Ancak ihtiyaç duyulan her pozisyon için gerekli asgari eğitim bilgi ve deneyim kriterleri saptanmalı ve bu kriterler doğrultusunda eğitimler düzenlenmelidir. Mesleki yeterliliğe önem verilmekte ve her görev için en uygun personel seçilmeye çalıģılmaktadır. Personelin iģe alınması ve görevde yükselmesi ilgili mevzuat hükümlerine göre yapılmaktadır. Farklı görevlerdeki personel için zaman zaman eğitim faaliyetlerinde bulunulsa da, eğitim ihtiyaçları önceden belirlenmeli ve yıllık eğitim planlaması yapılmalıdır. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından yıllık sicil raporları ile değerlendirilmekte ve performansları ölçülmektedir. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliģtirmeye yönelik önlemler alınmakta, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme yapılmaktadır. Personel istihdamı, yer değiģtirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine iliģkin hususlar ilgili mevzuatta belirlenmiģtir.

15 Yetki Devri: Ġdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. Ġdaremizde iģ akıģ süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmiģ olup personele duyurulmalıdır. Yetki devirlerinde, devredilecek yetkinin sınırlarını gösterecek Ģekilde yetki devri yapılmaktadır. Yetki devredilirken devredilen yetkinin önemi göz önüne alınmaktadır. Yetki devredilmesinde, devredilecek yetki unsurları belirlenmelidir. Yetki devredilen personelin bilgi, deneyim ve yeteneği dikkate alınmaktadır ve yetki devrinin uygun kiģiye yapılmasının devamı sağlanmalıdır. Yetki devredilen personel yetkinin kullanımına iliģkin yetki devredene bilgi vermektedir. 2. RĠSK DEĞERLENDĠRME Planlama ve Programlama: Ġdareler, faaliyetlerini, amaç hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleģtirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluģturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. Ġdaremiz, misyon ve vizyonunu oluģturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performansını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamaktadır. Ġdaremiz, yürüteceği program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamaktadır. Ġdaremiz bütçesi, stratejik plan ve performans programına uygun olarak hazırlanmaktadır. Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamaktadırlar ve bu konu ile ilgili olarak kontroller yapmalıdırlar. Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlenmektedir. Belirlenecek hedefler, ölçülebilir, ulaģılabilir, ilgili ve süreli olmasına dikkat edilecek Ģekilde hazırlanmalıdır.

16 Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi: Ġdareler, sistemli bir Ģekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleģmesini engelleyebilecek iç ve dıģ riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. Ġdaremizde, amaç ve hedeflere yönelik risklerin belirlenmesi konusunda çalıģma yapılmaya baģlanmalıdır. Risklerin gerçekleģme olasılığı ve muhtemel etkilerinin analizine yönelik çalıģma yapılmaya baģlanmalıdır. Risklere karģı alınacak önlemlerin belirlendiği bir eylem planı oluģturma çalıģmalarına baģlanacaktır. 3. KONTROL FAALĠYETLERĠ Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri: Ġdareler, hedeflerine ulaģmayı amaçlayan ve riskleri karģılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol yöntemlerinin oluģturulması sağlanmalıdır. Ġdaremiz mevzuatı gereği ihtiyaç duyulan alanlardaki kontroller, iģlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve iģlem sonrası kontrollerini kapsayacak Ģekilde yapılmalıdır. Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını yönelik çalıģmalara baģlanmalıdır. Belirlenen kontrol yöntemlerinin maliyetinin beklenen faydayı aģmamasına dikkat edilecektir. Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi: Ġdareler, faaliyetleri ile mali karar ve iģlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara iliģkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin eriģimine sunmalıdır. ĠĢ süreçleri kısmen mevcut olan Ġdaremiz, faaliyetleri ile mali karar ve iģlemleri hakkında yazılı prosedürler bulunmamakta olup hazırlanmalıdır. Yazılı prosedürlerin faaliyet ve mali karar iģleminin baģlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aģamalarını kapsaması hususuna dikkat edilmesi gerekmektedir. Prosedürler ve ilgili dokümanların güncel, kapsamlı, mevzuata uygun, anlaģılabilir ve ulaģılabilir durumda olmasına dikkat edilmelidir. Görevler Ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlıģlık ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve iģlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaģtırılmalıdır. Mevzuat hükümleri gereği, her faaliyet ve mali karar ve iģleminin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolünün farklı kiģilere verilmesi sağlanacaktır. Personel sayısı yeterli olup, personel sayısının yetersiz olması durumunda görevler ayrılığının tam olarak uygulanamadığı durumlarda gerekli önlemler alınacaktır.

17 HiyerarĢik Kontroller: Yöneticiler, iģ ve iģlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir Ģekilde kontrol etmelidir. Kısmen yapılmakla birlikte; Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir Ģekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapacaklardır. Kısmen yapılmakla birlikte; Yöneticilerin, personelin iģ ve iģlemlerini izlemesi, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermeleri gerekmektedir. Faaliyetlerin liği: Ġdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiģ, yöntem veya mevzuat değiģiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karģı gerekli önlemler alınmakta olup ve iyileģtirme çalıģmalarını gerçekleģtirerek uygulamalar konusunda çalıģanları bilgilendireceklerdir. Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmektedir. Görevinden ayrılan personelin, iģ ve iģlemlerin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlanması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi uygulamasının yapılması gerekmektedir. Bilgi Sistemleri Kontrolleri: Ġdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliģtirmelidir. Ġdaremizde, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontrollerin yapılması ve bu kontroller yazılı olarak belirlenmesi gerekmektedir. Bilgi sistemlerine veri ve bilgi giriģi ile bunlara eriģim konusunda yetkilendirmenin yapılması ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmaların geliģtirilmesi gerekmektedir. Ġdaremizde biliģim yönetiģimini sağlayan mekanizmalar vardır ve geliģmesine yönelik çalıģmalara hız verilmelidir. 4. BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM Bilgi ve ĠletiĢim: Ġdareler, birimlerinin ve çalıģanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir Ģekilde iģleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletiģim sistemine sahip olmalıdır. Ġdaremizde, yatay ve dikey iç iletiģim ile dıģ iletiģimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletiģim sistemi vardır ve mevcut olan sistem yeniden güncellenmelidir. Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaģabilmeleri ile ilgili çalıģmalar yapılmalıdır.

18 Bilgiler doğru, güvenilir ve kullanıģlı ve anlaģılabilir olması için sürekli olarak bilgilerin güncellenmesi gerekmektedir. Yöneticiler ve personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına iliģkin diğer bilgilere zamanında eriģebilmelerini sağlayacak Ģekilde düzenlenmelidir. Yönetim bilgi sisteminin, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgi ve raporları üretebilecek Ģekilde tasarlanmalıdır. Yöneticilerin, idarenin misyon vizyon ve amaçları çerçevesindeki beklentilerinin personele bildirilmesi gerekmektedir. Ġdarenin yatay ve dikey iletiģim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamaktaki mevcut durum yeniden güncellenecektir. Raporlama: Ġdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. Ġdaremiz, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programını, her yıl kamuoyuna açıklamaktadır. Ġdaremiz, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları ile ikinci altı aya ait beklentilerini, mevzuatı gereği, kamuoyuna açıklanacaktır. Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler, idare faaliyet raporunda gösterilmekte ve duyurulmaktadır. Faaliyetlerin gözetimi amacı ile idare içinde her birimin kendi raporlama yapacak ve tüm birim personelinin bilgilendirilmesi sağlanmalıdır. Kayıt ve Dosyalama Sistemi: Ġdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iģ ve iģlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. Mevcut sistemde idare içi haberleģmeyi de kapsayacak Ģekilde yeniden düzenlemeye gidilebilir. Kayıt ve dosyalama sistemimiz büyük ölçüde ulaģılabilir olmakla birlikte yeniden güncellemeye gidilecektir. Kayıt ve dosyalama sistemindeki kiģisel verilerin güvenliği ve korunmasını sağlamakta olup yeniden güncellemeye gidilebilir. Kayıt ve dosyalama sistemi mevzuata uygunluğu sağlanacaktır. Gelen ve giden evrakın zamanında kaydedilmekle birlikte arģiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmesine çalıģılmalıdır. Mevcut arģiv ve dokümantasyon sistemi gözden geçirilerek mevzuat ve standartlara uygunluğu sağlanmalı.

19 Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi: Ġdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluģturulmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi konusunda, mevzuat gereği yapılmakta olup duyurulması sağlanacaktır. Bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yetkililerce gerekli iģlem yapılmakta olup yapılacak iģlemler konusunda gerekli ve görevli birimlere bildirmeleri sağlanmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayrımcı muamele yapılmamasına özen gösterilmekle birlikte bu konu ile ilgili ilgili yöneticiler gerekli tedbirleri almaktadırlar. 5. ĠZLEME Ġç Kontrolün Değerlendirilmesi: Ġdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. Ġç kontrol yapılmakla beraber, belirlenmiģ dönemlere endeksli değildir. Sistem henüz yeni olduğundan, iç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda herhangi bir değerlendirme yapılamamıģ olup gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntemler oluģturulmalıdır. Katılım kısmen olmakla birlikte, Ġç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımının sağlanması için çalıģma yapılacaktır. Ġç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüģleri, kiģi veya idarelerin talep ve Ģikayetleri ile iç ve dıģ denetim sonucu hazırlanan raporlar dikkate alınmaktadır. Ġç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenecek ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanacaktır. Ġç Denetim: Ġdareler Fonksiyonel Olarak Bağımsız Bir Ġç Denetim Faaliyetini Sağlamalıdır. Ġç denetim faaliyeti, Ġç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir Ģekilde yürütülmesine çalıģılacaktır. Ġç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanacak, uygulanacak ve izlenecektir.

20 SONUÇ: 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve diğer ilgili mevzuatla getirilen Kamu Ġç Kontrol Standartlarına uyum amacıyla yapılacak çalıģmalara esas olmak üzere, Ġdaremizdeki mevcut durumun tespiti yapılmıģ ve hazırlanacak Kamu Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı na temel oluģturacak bu rapor ve eylem planı taslağı düzenlenmiģtir.

21 EK:2-KAMU ĠÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI TASLAĞI FATĠH BELEDĠYE BAġKANLIĞI ĠÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI 1.KONTROL ORTAMI Standart Kod No Kamu Ġç Kontrol Standardı ve Genel ġartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya ÇalıĢma grubu üyeleri ĠĢbirliği Yapılacak Birim - Koordinatör Çıktı/ Sonuç Tamamlan ma Tarihi Açıklama KOS1 KOS 1.1 KOS 1.2 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranıģlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Ġç kontrol sistemi ve iģleyiģi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. Ġdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. Kurumumuzun Ġç Kontrol Eylem Planı mevcut olup Ġç kontrol sistemi ve iģleyiģi, kurum genelinde duyurulmuģ, yönetim kademeleri ve personel tarafından benimsenmesi için gerekli olan bilgilendirme toplantıları ve eğitimleri yapılmıģtır. Belediyemiz üst yöneticilerine iç kontrol sisteminin uygulanması konusunda rehberlik teģkil edecek eğitimler verilmiģ, personele uygulamalarda örnek olunması sağlanmıģtır yılları Ġç Kontrol eylem planı hazırlık çalıģmalarına üst yönetici onayı ile baģlanılacak ve üst yönetime bilgi verilecektir. Ġç Kontrol Eylem Planının tüm birim ve personele duyurulması sağlanacaktır. Ġç Kontrol Sistemi ve iģleyiģiyle ilgili iģlemler hakkında eğitim, seminer, kurumun web sayfasında bilgi verilmesi gibi faaliyetler gerçekleģtirilecektir. Ġç Kontrol Sistemi ve iģleyiģi, yöneticiler yöneticilerin aracılığı ile de personele iletilmesi sağlanacaktır. Birim paylaģım ve değerlendirme toplantıları, birimler arası değerlendirme toplantılarının yapılması sağlanacaktır. Bilgi ĠĢlem Üst Yönetim ve Üst yönetim onayı ve bilgilendirme yapılması Bilgilendirme yapılması 1.Bilglendirme ve eğitim katılım listeleri 2.Bilgilendirme ve eğitim memnuniyet oranları 3.Bilgilendirme ve eğitim materyalleri Bilgilendirme ve eğitim katılım listeleri 1.Bilgilendirme Toplantıları Ekim

22 KOS 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Etik değerleri ve kuralları içeren eğitimler verilmiģ, etik sözleģmesi personele imzalatılmıģtır Etik Değerler Yönetmeliğinde yer alan etik değerlerin bilinmesine ve uygulanmasına iliģkin yazılar düzenlenerek, broģür dağıtılarak, slayt gösterisi hazırlanarak, afiģler asılarak personel bilgilendirilecektir. Etik Kurulu BroĢür ve ilgili dokümanlar Her yıl hazırlanan Hizmet içi eğitim planlarında etik değerler ve kurallarını içeren eğitimlere yer verilecektir. 1.Yıllık Planı 2. katılım listesi sürekli KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Faaliyetlerimizde Ģeffaflık, hesap verilebilirlik ve dürüstlüğün sağlanması amacıyla Stratejik Plan, Faaliyet Raporu, performans programı, bütçe, mali durum ve diğer raporlar kamuoyuna duyurulmaktadır Dürüstlük ve hesap verilebilirliğin sağlanması için; Stratejik plan, performans programı, faaliyet raporu, bütçe hazırlanıp, kurum içi birimlere dağıtılacak ve belediyemiz internet sitesinde yayımlanacaktır Kurumun tüm faaliyetleri Elektronik Ġmza ve Elektronik Belge Yönetimi Sistemleri üzerinden yürütülecektir Bilgi ĠĢlem 1-Bilgi ĠĢlem 2- Tüm birimler 1. Raporlar 2. Web sitesi ara yüzü Raporlar onaylandıktan sonra sürekli Kurumun faaliyetleri ve bunlara iliģkin geliģmeler ile proje ve ihaleler internet sitesinde düzenli olarak yayımlanacaktır. Tüm birimler Tüm birimler Web sitesi ara yüzü sürekli

23 KOS 1.5 Ġdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eģit davranılmalıdır. Gerçek ve tüzel kiģilerin Ģikâyetlerinin veya isteklerinin takibi FABĠM iletiģim merkezi ve Çözüm Masaları aracılığıyla yapılmakta olup, personel için ise yasal baģvurunun yanı sıra öneri sistemi uygulanmaktadır Hizmet verilenlere adil ve eģit davranılıp davranılmadığı hususunda Hizmet Değerlendirme Anketi düzenlenecektir. Personel memnuniyetinin ölçümü için Personel Memnuniyet Anketi yapılacaktır. Personelin Kurum stratejisine sağladığı katkının değerlendirilmesi için iģ yükü analizi yapmak/yaptırmak Basın Yayın ve Halkla ĠliĢkiler (FABĠM), Tüm birimler Tüm birimler Hizmet Değerlendirme Anketi Personel memnuniyet anketi Her yıl Her yıl Tüm birimler Analiz raporu Hizmet standartları güncellenerek belediyenin web sitesinde yayımlanacaktır. Tüm birimler Hizmet standartları raporu sürekli KOS 1.6 Ġdarenin faaliyetlerine iliģkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Faaliyet bilgilerinin yer aldığı, Stratejik Plan, Faaliyet Raporu, performans programı, bütçe, internet sitesinde yayımlanmakta olup, yargı ve diğer denetim organlarının denetimine açıktır. Yıllık faaliyet raporunda Üst Yöneticinin verdiği "Ġç Kontrol Güvence Beyanı" ve Mali Hizmetler Birim Yöneticisinin "Genel Yönetim-Mali Kaynakların Yönetimi" konusundaki beyanı bilgilerinin güvenilir, tam ve doğru olduğu teyit edilmektedir Birim yöneticileri faaliyetlerine iliģkin bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olması için gerekli önlemleri alacaklardır. EBYS nin (Elektronik Belge Yönetim Sisteminin) tüm birimlerce daha verimli kullanımı sağlanacaktır. Birim faaliyet raporlarının eki olan Ġç Kontrol Güvence Beyanları harcama yetkililerince imzalanacaktır. 1.Bilgi ĠĢlem 2.Yazı ĠĢleri Doğru ve tam güvenilir bilgiler Elektronik Belgeler 1.Birim faaliyet raporları 2.Ġç kontrol güvence beyanları

24 KOS2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: Ġdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluģturulmalıdır. KOS 2.1 Ġdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Ġdarenin misyonu ve vizyonu belirlenmiģ ve bunun ile ilgili personele bilgilendirme duyuruları ve sunumları yapılmıģtır Belediye misyon ve vizyonunun faaliyet raporu, performans programı, dergi, belediyemiz web sayfası ve toplantı gibi çeģitli iletiģim araçları ile duyurulmasına devam edilecektir Personel bilgilendirme yazısı, sunumu, toplantı tutanağı vb. 2.Faaliyet raporu, 3.Performans programı 4.Web sayfası ara yüzü KOS 2.2 KOS 2.3 KOS 2.4 KOS 2.5 Misyonun gerçekleģtirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. Ġdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere iliģkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluģturulmalı ve personele bildirilmelidir. Ġdarenin ve birimlerinin teģkilat Ģeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. Ġdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama iliģkisini gösterecek Ģekilde olmalıdır. Ġdare birimleri ve alt birimlerce yürütülecek olan görevler (süreçler) kanun ve yönetmeliklerde göz önünde bulundurularak belirlenmiģ, görev talimatları yazılı olarak tanımlanmıģ ve birimlere duyurulmuģtur. Görev talimatları hazırlanırken birimlerdeki iģ yükü ve görevlere iliģkin yetki ve sorumluluklar göz önüne alınarak Görev Dağılım Çizelgeleri hazırlanmıģtır. Belediyemizin teģkilat Ģeması ihtiyaç oldukça gözden geçirilmekte ve gerekli değiģiklikler yapılmaktadır. BaĢkanlık birimlerinin organizasyon yapısı, yetki, sorumluluk ve hesap verilebilirlik ilkesi ile ilgili değerlendirmeler sonucunda düzenlenmiģtir. HiyerarĢik yapıya göre astlardan üstlere doğru bir raporlama sistemi mevcuttur Ġdarenin misyon, vizyon ve stratejik hedefleri doğrultusunda beklentileri ve bu beklentilere yönelik birimler bazında oluģturulan hedefleri görev talimatları doğrultusunda personele bildirilecektir. Birimlerde personelin görevlerini ve bunlara iliģkin yetki ve sorumluluklarını gösteren görev tanımı ve dağılım çizelgeleri güncelleme veya görev değiģikliği olması halinde personele bildirilecektir. Belediyemizin ve idarenin teģkilat Ģemaları sürekli gözden geçirilecek ve güncellenecektir. Ġdare organizasyon yapısına iliģkin öneriler değerlendirilecektir. Tüm birimler 1.Üst Yönetim 2.. Tüm birimler Tüm birimler 1.Görev tanımı talimatları 2. Görev dağılım çizelgesi 1. Görev tanımları 2. Görev dağılım çizelgeleri Kurum TeĢkilat ġeması Güncelleme olduğunda Güncelleme olduğunda Tüm birimler raporlar

25 KOS 2.6 KOS 2.7 Ġdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere iliģkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluģturmalıdır. Belediyemiz süreç iyileģtirme çalıģmalarında tüm prosesler belirlenmiģ, iģ akıģ Ģemaları ve süreç kartları hazırlanarak hassas görevlere iliģkin talimatlar ve prosedürler tanımlanmaktadır. Yönetici ve çalıģanlar arasında iģlevsel bilgi, yetenek ve tecrübeye dayanan bir iģ bölümü yapılmıģtır. Yapılacak faaliyetler için izlenecek yol ve yöntemler kesin ve açık kurallar Ģeklinde (talimat, prosedür, vatandaģ Ģikayetleri geri dönüģü, toplantılarla) belirlenmiģtir.ebys sistemi üzerinden verilen görevin sonucu ve tamamlanma süresi takip edilebilmektedir Birim yöneticisi tarafından hassas görevler ve bu görevlere iliģkin talimatlar, prosedürler belirlenecek ve personele yazılı olarak duyurulması sağlanacaktır. Belediyemiz faaliyetlerine ait iģ akıģ Ģemaları ile tanımlanmayan ve gerekli görülen süreçler için ilave talimatlar hazırlanacaktır. Yöneticiler, personellerine vermiģ oldukları görevlerin sonuçlarını takip edebilmek için belirli mekanizmalar belirleyecektir. Faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programı ile belirlenen amaç ve hedeflerle uygunluğu, prosedürlerin sürekli uygulandığı hususlarını içeren birim iç kontrol güvence beyanı koordinatör birime iletilecektir. Strateji GeliĢtirme 1. Hassas görevlere iliģkin talimat ve prosedürler 2. Kontrol strateji ve yöntemleri 3. Görev tanımları 4. Görev dağılım çizelgesi sürekli Tüm birimler Talimatlar Ġhtiyaç olduğunda Tüm birimler Haftalık, aylık ve Yıllık faaliyet raporları ve çalıģma programları Birim yöneticileri iç kontrol güvence beyanları KOS3 Personelin yeterliliği ve performansı: Ġdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliģtirilmesine yönelik önlemler almalıdır. KOS 3.1 kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleģmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. Belediyemizde ihtiyaç duyulan insan kaynağı temini birim talepleri doğrultusunda gerçekleģtirilmektedir. Bu doğrultuda insan kaynakları yönetiminin kaynak planlama çalıģmaları kurum genelinde yürütülmelidir Kurum stratejileri ve hedefleri doğrultusunda insan kaynakları ihtiyacının planlanması yapılacaktır. Kaynakları nce birimlerle insan kaynağı ihtiyaç analizi yapılacak ve personel görevlendirilmesinde söz konusu analiz sonuçları dikkate alınacaktır. Tüm birimler Tüm birimler Kurum insan kaynağı planı kaynağı analiz raporu