Ġç Kontrol Standartlarını OluĢturulurken Ġzlenmesi Gereken Yol Ve Yöntemler;

Transkript

1 ĠÇĠNDEKĠLER A ĠÇ KONTROL SĠSTEMĠNĠNĠN GENEL ESASLARI 1 Amaç: 2 Kapsam: 3 Dayanak: 4 Unsurları ve Genel KoĢulları: 5 Temel Ġlkeleri: 6 Kontrol Yapısı ve ĠĢleyiĢi: 7 Ġç Kontrol Standartlarının Belirlenmesi: B ĠÇ KONTROL SĠSTEMĠNĠN BĠLEġENLERĠ Ġç Kontrol; Kontrol Standartları; Ġç Kontrol Standartlarını OluĢturulurken Ġzlenmesi Gereken Yol Ve Yöntemler; C ĠÇ KONTROL SĠSTEMĠNDE YETKĠ VE SORUMLULUKLAR 1 Ġç Kontrol Sisteminde Üst Yöneticiye (Belediye BaĢkanı) Verilen Görev ve Sorumluluklar; 2 Ġç Kontrol Sisteminde Harcama Yetkilisine (Birim Üst Yöneticisi) Verilen Görev ve Sorumluluklar; 3 Ġç Kontrol Sisteminde Birim Yöneticisine (Strateji GeliĢtirme Müdürü) Verilen Görev ve Sorumluluklar 4 Ġç Kontrol Sisteminde Muhasebe Yetkilisine Verilen Görev ve Sorumluluklar; 5 Ġç Kontrol Sisteminde Ġç Deneticilere Verilen Görev ve Sorumluluklar; 6 Ġç Kontrol ÇalıĢma Ekibine Verilen Görev ve Sorumluluklar; D-BELEDĠYE BAġKANLIĞIMIZIN ĠÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI E- EKLER EK:1- KAMU ĠÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM RAPORU EK:2- KAMU ĠÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI TASLAĞI A-ĠÇ KONTROL SĠSTEMĠNĠN GENEL ESASLARI 1

2 1-TANIM 5018 sayılı Kanunun 55 inci maddesinde Ġç Kontrolün Tanımı: Ġdarenin amaçlarına, belirlenmiģ politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluģturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünüdür. 2-AMAÇ 5018 sayılı Kanunun 56. maddesinde iç kontrolün amaçları; Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde yönetilmesini, Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, Her türlü malî karar ve iģlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, Karar oluģturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karģı korunmasını, sağlamak olarak ifade edilmektedir. 3-YASAL ÇERÇEVE Son yıllarda uygulamaya konulan planlı geliģim çalıģmalarında Ġç kontrole iliģkin oldukça geniģ bir yasal düzenleme yer almıģtır. Ġç kontrole iliģkin yasal çerçeve aģağıdaki mevzuatla düzenlenmiģtir. a Sayılı Kamu Yönetimi ve Kontrol Kanunu b. Kanun TBMM'de 10 Aralık 2003 tarihinde kabul edilerek 24 Aralık 2003 tarih sayılı Resmi Gazete'de yayımlanmıģtır. 22 Aralık 2005 tarih ve 5436 sayılı Kanunla, 5018 sayılı Kanunda geçen bazı ifadelerde değiģiklikler yapılarak Kanunun uygulanabilirlik kapasitesi artırılmıģ, Ġç Kontrol Sistemi yeniden tanımlanarak daha kapsayıcı hale getirilmiģtir. c. Ġç Kontrol ve Ön Kontrole ĠliĢkin Usul ve Esaslar 5018 sayılı Kanunun 55, 56, 57 ve 58' inci maddelerine dayanılarak hazırlanan ve 31 Aralık 2005 tarihli ve (3. mükerrer) sayılı Resmi Gazetede yayımlanan dokümanın " Ġç Kontrol Standartları " baģlıklı 5' inci maddesinde, Kanuna ve iç kontrol standartlarına aykırı olmamak Ģartıyla, idarelerce görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli iģlemlere iliģkin standartlar belirlenebileceği de belirtilmiģtir. 2

3 d. Strateji GeliĢtirme inin ÇalıĢma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik 10 Aralık 2003 tarihli ve 5018 sayılı Kanunun 60'ıncı maddesi ile 22 Aralık 2005 tarihli ve 5436 sayılı Kanunun 15'inci maddesine dayanılarak hazırlanan yönetmeliğin 9'uncu maddesinde" Ġç Kontrol " mali hizmetler fonksiyonu kapsamında yürütülecek iģler arasında sayılmıģtır. e. Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliği Kamu Ġç Kontrol Standartları; COSO modeli, INTOSAI Kamu Sektörü Ġç Kontrol Standartları Rehberi ve Avrupa Birliği Ġç Kontrol Standartları çerçevesinde ye Bakanlığı tarafından belirlenmiģtir. Bu kapsamda; ye Bakanlığı tarafından hazırlanan ve 26 Aralık 2007 tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Tebliğ ile kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluģturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliģtirilmesi amacıyla 18 standart ve bu standartlar için gerekli 79 genel Ģart belirlenmiģ bulunmaktadır. Kamu Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi ye Bakanlığı tarafından 04 ġubat 2009 tarihinde yayımlanmıģ olan Rehber; Ġç Kontrol Sistemlerini Kamu Ġç Kontrol Standartları ile uyumlu hale getirmek için yapılması gereken çalıģmaların belirlenmesi, bu çalıģmalar için eylem planı oluģturulması, gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması çalıģmalarında kamu idarelerine yol göstermek amacıyla hazırlanmıģ ve bu amaçla temel ilkeler belirlenmiģtir. f. Ġç Denetçilerin ÇalıĢma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik 5018 sayılı Kanunun 65 inci maddesine dayanılarak hazırlanmıģ olup, Resmi Gazetenin 12 Temmuz 2006 tarih ve sayısı ile yayımlanarak yürürlüğe girmiģtir. Yönetmeliğin Amacı, Ġç Denetçilerin; kamu idareleri itibarıyla sayılarını, niteliklerini, atanmalarını, çalıģma usul ve esaslarını, sertifikalarının verilmesi ve derecelendirilmesi ile diğer hususları düzenlemektir. g. Kamu Ġdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik 5018 sayılı Kanunun 41 inci maddesine dayanılarak hazırlanmıģ olup, Resmi Gazetenin 17 Mart 2006 tarih ve sayısı ile yayımlanarak yürürlüğe girmiģtir. Amacı, genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri, özel bütçeli idareler, sosyal güvenlik kurumları ile mahalli idarelerin faaliyet raporlarının hazırlanması, ilgili idarelere gönderilmesi, kamuoyuna açıklanması ve bu iģlemlere iliģkin süreler ile diğer usul ve esasları ortaya koymaktır. h. Kamu Ġdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik 5018 sayılı Kanunun 9 uncu maddesine dayanılarak hazırlanmıģ olup, Resmi Gazetenin 05 Temmuz 2008 tarih ve sayısı ile yayımlanarak yürürlüğe girmiģtir. Amacı, genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri, özel bütçeli idareler, sosyal güvenlik kurumları ile mahalli idarelerin performans programlarının hazırlanması, ilgili idarelere gönderilmesi, kamuoyuna açıklanması ve bu iģlemlere iliģkin süreler ile diğer usul ve esasları ortaya koymaktır. 3

4 4- UNSURLAR VE GENEL KOġULLARI Ġç Kontrol ve Ön Kontrole ĠliĢkin Usul ve Esaslar Dokümanının 7 inci maddesinde Ġç Kontrolün unsurları ve genel koģulları beģ ana baģlık altında belirtilmiģtir. a. Kontrol Ortamı: Ġdarenin yöneticileri ve çalıģanlarının iç kontrole olumlu bir bakıģ açısı sağlaması, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayıģına sahip olması esastır. Performans esaslı yönetim anlayıģı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek bilgili ve yeterli kiģilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi sağlanır. Ġdarenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir Ģekilde belirlenir. b. Risk Değerlendirmesi: Mevcut koģullarda meydana gelen değiģiklikler göz önünde bulundurularak gerçekleģtirilen ve süreklilik gösteren bir c. Kontrol Faaliyetleri: Önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır. d. Bilgi ve ĠletiĢim: Ġdarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi uygun bir Ģekilde kaydedilir, tasnife tabi tutulur ve ilgililerin iç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir Ģekilde ve sürede iletilir. e. Gözetim: Ġç Kontrol sistem ve faaliyetleri sürekli olarak izlenir, gözden geçirilir ve değerlendirilir. 5-TEMEL ĠLKELER Ġç Kontrol ve Ön Kontrole ĠliĢkin Usul ve Esaslar Dokümanının 6'ıncı maddesinde Ġç Kontrolün temel ilkeleri olarak aģağıdaki hususlar belirtilmiģtir. a. Ġç Kontrol faaliyetleri idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür. b. Ġç Kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar dikkate alınır. c. Ġç Kontrole iliģkin sorumluluk, iģlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar. d. Ġç Kontrol ve olmayan tüm iģlemleri kapsar. e. Ġç Kontrol Sistemi yılda en az bir kere değerlendirilir ve alınması gereken önlemler belirlenir. f. Ġç Kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verilebilirlik, ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi mali yönetim Ġlkeleri esas alınır. 6-KONTROL YAPISI VE UYGULAMASI 5018 sayılı Kanunun 57'inci maddesinde kamu idarelerinin mali yönetim ve kontrol sistemlerinin harcama birimleri, muhasebe ve mali hizmetler ile ön mali kontrol ve iç denetimden meydana geldiği belirtilerek, yeterli ve etkili bir kontrol sisteminin sağlanmasının gereği olarak aģağıda belirtilen hususlara yer verilmiģtir. a. Mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayıģına sahip olunması b. yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yönetici ile personele verilmesi c. BelirlenmiĢ standartlara uyulmasının sağlanması d. Mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesi Kapsamlı bir yönetim anlayıģı ile uygun bir çalıģma ortamının ve saydamlığın sağlanması bakımından, ilgili idarelerin üst yöneticileri ile diğer yöneticileri tarafından görev, yetki ve sorumluluklar göz önünde bulundurularak gerekli önlemlerin alınması 4

5 B-ĠÇ KONTROL SĠSTEMĠNĠN BĠLEġENLERĠ Kamu Ġç Kontrol Standartları COSO modeli, INTOSAI Kamu Sektörü Ġç Kontrol Standartları Rehberi ve Avrupa Birliği Ġç Kontrol Standartları çerçevesinde ye Bakanlığı tarafından belirlenmiģtir. Kamu Ġdarelerine "Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliği" kapsamında yayımlanan Standartlar aģağıda belirtilen bileģenler esas alınarak oluģturulmuģtur. Kontrol Ortamı Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve ĠletiĢim Ġzleme Bahse konu bileģenler çerçevesinde; kamu idarelerinde Ġç Kontrol Sisteminin kurulması, uygulanması, izlenmesi ve geliģtirilmesi amacıyla genel nitelikte 18 standart ve bu standartlara iliģkin 79 genel Ģart belirlenmiģtir. BĠLEġEN STANDART ġart Kontrol Ortamı 4 26 Risk Değerlendirmesi 2 9 Kontrol Faaliyetleri 6 17 Bilgi ve ĠletiĢim 4 20 Ġzleme 2 7 TOPLAM ĠÇ KONTROL STANDARTLARI 5

6 Batman Belediye BaĢkanlığı Belediye ve Bağlı KuruluĢlar Ġle Mahalli Ġdare Birlikleri Norm Kadro Ġlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik in B8 (Nüfusu 400 ve üzeri) grubunda yer almaktadır. 162 Ġdari,67 Teknik,1 avukat, 2 sözleģmeli ( ),412 iģçi,5 geçici iģi ve 1 ĠĢyeri Hekimi olmak üzere toplam 650 personel bulunmaktadır. Personelden; %24,92 ü Ġdari, %10,30 ü Teknik ve %0.15 ü avukat, % 15 ü iģyeri hekimi, %0.30 ü sözleģmeli ve %63,38 ü daimi iģçi ve %0.77 si geçici iģçilerden oluģmaktadır. Batman Belediye BaĢkanlığına tahsis edilen 541 adet memur personel kadrosunun 2014 yılı Temmuz ayı itibariyle 230 adedi dolu, 311 adedi boģ durumdadır. Tahsis edilen kadronun %42,52 si kullanılmıģtır. Tablo 2 Memurların Kadro ve Hizmet Sınıfına Göre Sayısal Dağılımı SN. SINIFI DOLU BOġ TOPLAM 1 Genel Ġdari Sağlık Sınıfı Teknik Sınıfı Avukat Hizmet Sınıfı GENEL TOPLAMI Tablo-3 Belediyemiz BaĢkanlığında 5393 sayılı Belediye Kanunu 49. maddesine göre 2 adet sözleģmeli personel istihdam edilmektedir. SözleĢmeli personelin birimler itibariyle dağılımı SN. SINIFI DOLU TOPLAM 1 Tekniker Avukat 1 1 GENEL TOPLAMI Tablo 4 SözleĢmeli personelin Ġtibariyle Sayısal Dağılımı Sn. BĠRĠMĠ ADETĠ 1 SU VE KANALĠZASYON MÜDÜRLÜĞÜ 1 2 HUKUK ĠġLERĠ MÜDÜRLÜĞÜ 1 SN. ĠĢçilerin Ġtibariyle Sayısal Dağılımı BĠRĠM ADI MEMUR PERS. SAYISI ĠġÇĠ PERS. SAYISI GEÇĠCĠ ĠġÇĠ SÖZLEġMELĠ PERSONEL. GEÇĠCĠ GÖREVLĠ 1 BASIN YAYIN VE HALKLA ĠLĠġ.MD.LÜĞÜ ÇEVRE KORUMA VE KONT.MÜDÜRLÜĞÜ DESTEK HĠZMETLERĠ MÜDÜRLÜĞÜ EVLENDĠRME MEMURLUĞU FEN ĠġLERĠ MÜDÜRLÜĞÜ HUKUK ĠġLERĠ MÜDÜRLÜĞÜ TOPLAM 7 ĠMAR VE ġehġrcġlġk MÜDÜRLÜĞÜ ĠNSAN KAYNAKLARI VE EĞĠTĠM MÜDÜRLÜĞÜ ĠġLETME VE ĠġTĠRAKLER MÜDÜRLÜĞÜ ĠTFAĠYE MÜDÜRLÜĞÜ KÜLTÜR VE SOSYAL ĠġLERĠ 11 MÜDÜRLÜĞÜ MALĠ HĠZMETLER MÜDÜRLÜĞÜ MEZARLIKLAR MÜDÜRLÜĞÜ ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ PARK-BAHÇELER MÜDÜRLÜĞÜ

7 SN. BĠRĠM ADI MEMUR PERS. SAYISI ĠġÇĠ PERS. SAYISI 16 SAĞLIK ĠġLERĠ MÜDÜRLÜĞÜ 1 7 GEÇĠCĠ ĠġÇĠ SÖZLEġMELĠ PERSONEL. GEÇĠCĠ GÖREVLĠ TOPLAM 1 (iģyeri Hekimi) 9 17 SĠVĠL SAVUNMA UZMANLIĞI SU VE KANALĠZASYON MÜDÜRLÜĞÜ TEMĠZLĠK ĠġLERĠ MÜDÜRLÜĞÜ ULAġIM HĠZMETLERĠ MÜDÜRLÜĞÜ VETERĠNER ĠġLERĠ MÜDÜRLÜĞÜ YAZI ĠġLERĠ MÜDÜRLÜĞÜ ZABITA MÜDÜRLÜĞÜ BELEDĠYE ORKESTRA MÜDÜRLÜĞÜ BELEDĠYE TĠYATRO MÜDÜRLÜĞÜ 26 SOSYAL YARDIM ĠġLERĠ MÜDÜRLÜĞÜ GENEL TOPLAMI KONTROL ORTAMI Etik Değerler ve Dürüstlük Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler Personelin Yeterliliği ve Performansı Yetki Devri 2-RĠSK DEĞERLENDĠRMESĠ Planlama ve Programlama Risklerin Belirlenmesi 3-KONTROL FAALĠYETLERĠ Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi Görevler Ayrılığı HiyerarĢik Kontroller Faaliyetlerin Sürekliliği Bilgi Sistemleri Kontrolleri 7

8 4-BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM Bilgi ve ĠletiĢim Raporlama Kayıt ve Dosyalama Sistemi Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi 5-ĠZLEME Ġç Kontrolün Değerlendirilmesi Ġç Denetim C-ĠÇ KONTROL SĠSTEMĠNDE YETKĠ VE SORUMLULUKLAR Kanunun 11 inci maddesinde; Üst Yöneticilerin, mali yönetim ve kontrol sisteminin iģleyiģinin gözetilmesi, izlenmesi ve Kanunda belirtilen görev ve sorumlulukların yerine getirilmesinden sorumlu oldukları ve bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri, mali hizmetler birimi ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirecekleri hükme bağlanmıģtır. Buna göre üst yöneticilere, iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesi, iç kontrol sisteminin bir gereği olarak yazılı prosedür ve talimatların oluģturulması gibi her türlü düzenlemelerin yapılması, Harcama Yetkililerine ise görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari ve malî karar ve iģlemlere iliģkin olarak iç kontrolün iģleyiģini sağlama sorumluluğu verilmiģ bulunmaktadır. Üst yöneticiler ve bütçe ile ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri, her yıl, iģ ve iģlemlerinin amaçlara, iyi malî yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir Ģekilde gerçekleģtirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını düzenler ve birim faaliyet raporları ile idare faaliyet raporlarına eklerler. Ġç kontrol düzenlemeleri ve iç kontrol sisteminin iģleyiģi, yöneticilerin görüģü, kiģi ve/veya idarelerin talep ve Ģikâyetleri ile iç ve dıģ denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınarak yılda en az bir kez değerlendirmeye tabi tutulur ve gerekli önlemler alınır. Kanunun 60, 61, 63 ve 64 üncü maddelerinde, i, Muhasebe Yetkilileri ve Ġç Denetçilerin iç kontrol alanındaki görev ve sorumluluklarına yer verilmiģtir. Buna göre; mali hizmetler birimleri, idarenin iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliģtirilmesi konularında çalıģmalar yapmak ve ön mali kontrol faaliyetini yürütmekten, Muhasebe Yetkilileri, ödeme emri belgesi ve eklerinin kontrolünden, muhasebe iģlemlerinin belirlenmiģ standartlara ve usulüne uygun olarak kaydedilmesinden, raporlanmasından, muhafazasından ve denetime hazır halde bulundurulmasından, Ġç Denetçiler ise idarelerin iç kontrol sistemlerinin denetlenmesinden ve geliģtirilmesi yönünde önerilerde bulunulmasından sorumludurlar. 1-Ġç Kontrol Sisteminde Üst Yöneticiye (Belediye BaĢkanı) Verilen Görev ve Sorumluluklar; Üst yönetici: Ġdarede yeterli ve etkili bir iç kontrol sisteminin kurulmasını sağlamak, iģleyiģi izlemek ve gerekli tedbirleri alarak geliģtirmek üst yöneticinin sorumluluğundadır. Ġç kontrol sisteminin sahibi üst yöneticidir. Üst yönetici, genel olarak izleme görevini üstlenmekle birlikte kurumun hedefleri doğrultusunda faaliyetlerini yürütmesinden ve iç kontrol sisteminin düzgün biçimde iģleyiģinin sağlanmasından sorumludur. in iģ ve iģlemlerini yerine getirirken mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayıģına sahip olunmasından, mali yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesinden, belirlenmiģ standartlara uyulmasının sağlanmasından, Mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, kapsamlı bir yönetim anlayıģıyla uygun bir çalıģma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından görev ve yetkileri çerçevesinde sorumlu olacaklardır. BaĢkan iģ ve iģlemlerin, amaçlara, iyi mali yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir Ģekilde gerçekleģtirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını her yıl düzenler ve idare faaliyet raporuna eklerler. 8

9 BaĢkan sertifikalı adaylar arasından iç denetçileri atar ve aynı usulle görevden alır. BaĢkan, iç denetçilerin görevlerini bağımsız bir Ģekilde yerine getirmeleri ve gerekli bilgi ve belgelere kolayca ulaģmaları için gereken önlemleri alır. BaĢkan, iç denetçilerin raporlarında belirtilen önerilerini değerlendirir, iç kontrol sürecinden elde ettiği bilgilerle iç denetimden elde ettiği bilgileri karģılaģtırarak kaynakların verimli kullanımına iliģkin tedbirleri alır. BaĢkan, iç denetçiler tarafından düzenlenen raporlarda belirtilen önlemlerin alınıp alınmadığını izler. Merkezi uyumlaģtırma birimi tarafından belirlenen iç kontrol standartlarının idarede uygulanmasını sağlar. Ġç kontrol ve ön mali kontrol konusundaki düzenlemelerin idarenin personelince öğrenilmesi ve bunlara uyulmasını sağlar. Üst yönetimin konuya gereken önemi vermesi ve tüm yöneticilerin iç kontrol konusunda olumlu bir bakıģ açısına sahip olmasını sağlar. Birim yöneticileri (harcama yetkilileri): inde etkili bir iç kontrol sistemi oluģturmak, uygulanmasını sağlamak ve izlemek, zayıf yönleri geliģtirmekle sorumludur. Strateji GeliĢtirme Birimi Yöneticileri: Ġç kontrol sisteminin harcama birimlerinde oluģturulması, uygulanması ve geliģtirilmesi çalıģmalarında koordinasyonu sağlamak, eğitim ve rehberlik hizmeti sağlamaktan sorumludur. Personel: Ġç kontrol tüm personelin görevinin bir parçasıdır. Kurumda çalıģan herkes iç kontrol sisteminin hayata geçirilmesinde rol oynar. Ġç kontrol yalnızca bir birimdeki personelin yürüteceği görev değildir. Kurumda çalıģan herkesin yürüttüğü faaliyetlerin içine yerleģmiģ bir süreçtir. Bu nedenle ilave bir iģ ya da görev olarak düģünülmemelidir. Ġç Denetim Birimi: Ġç kontrol sisteminin tasarım ve iģleyiģini sürekli olarak incelemek, güçlü ve zayıf yönlerinin belirlenmesini sağlamak ve geliģtirilmesi için değerlendirme ve tavsiyeler sunmak suretiyle iç kontrol sisteminin geliģtirilmesine katkıda bulunur 2. Ġç Kontrol Sisteminde Harcama Yetkilisine (Birim Üst Yöneticisi) Verilen Görev ve Sorumluluklar Harcama yetkilileri görev ve yetki alanları çerçevesinde, iç kontrolün iģleyiģinden sorumludur. Harcama yetkilileri ve diğer yöneticiler, mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayıģına sahip olunmasından, mali yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesinden, belirlenmiģ standartlara uyulmasının sağlanmasından, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, kapsamlı bir yönetim anlayıģıyla uygun bir çalıģma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından görev ve yetkileri çerçevesinde sorumludurlar. Bütçe ile ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri, iģ ve iģlemlerin amaçlara, iyi mali yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir Ģekilde gerçekleģtirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını her yıl düzenler ve birim faaliyet raporlarına eklerler. Ġç denetçi, denetim raporunu, belirli bir sürede cevaplandırılmak üzere denetime tabi tutulan birimin harcama yetkilisine verir. Harcama yetkilisi gerektiğinde çalıģanlardan ve ilgililerden görüģ almak suretiyle raporu cevaplandırarak iç denetçiye gönderir, denetlenen faaliyetler konusunda, denetim raporunda yer alan önerilere iliģkin önlemleri alır. Önlem alınmaması halinde iç denetim birimi baģkanı üst yöneticiyi bilgilendirir. 9

10 Harcama Yetkilileri; Ġç Kontrol Sisteminin kurulması ve iģleyiģinin sağlıklı olması amacıyla bağlı oldukları birimlerde, ĠĢ ve iģlemlere yönelik süreç akıģ Ģemaları hazırlamalı, Personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir Ģekilde belirlenmeli, Görevlerin bilgili ve yeterli personel tarafından yürütülmesine önem verilmeli, Kontrol prosedürleri belirlenmeli, Uygun bir iletiģim ağı oluģturulmalı, Personelin yeterli eğitim almasına yönelik çalıģmalar yapılmalı, Kontrol listeleri ve kontrol öz değerlendirme formları oluģturulmalı, Ġç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde risk değerlendirmesi esas alınmalı, kontrol, gerektiği yerde ve risk durumuna göre yapılmalıdır. Kontrol faaliyetlerini planlı bir Ģekilde yürütülmesini sağlamalıdır. 3.Ġç Kontrol Sisteminde Birim Yöneticisine (Strateji GeliĢtirme Müdürü) Verilen Görev ve Sorumluluklar; hizmetler birimi yöneticisi, yönetimin iç kontrole yönelik iģlevinin etkililiğini ve verimliliğini artırmak için gerekli çalıģmaları yapar ve ön mali kontrol faaliyetinin yürütülmesini sağlar. Birimi Yöneticisi, idarede faaliyetlerin mali yönetim ve kontrol mevzuatı ile diğer mevzuata uygun olarak yürütüldüğünü, kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde kullanılmasını temin etmek üzere iç kontrol süreçlerinin iģletildiğini, izlendiğini ve gerekli tedbirlerin alınması için düģünce ve önerilerinin zamanında üst yöneticiye raporlandığını içeren mali hizmetler birim yöneticisinin beyanını düzenleyerek idare faaliyet raporuna ekler. Birimi yönetir, yeterli sayı ve nitelikte personel istihdamını, personelin eğitimini ve yetiģtirilmelerini sağlayacak çalıģmalar yapar, Birimin görev dağılımını yaparak hizmetlerin etkili, süratli ve verimli bir Ģekilde sunulmasını sağlar, Ġç kontrol alanında üst yönetici ve harcama yetkililerine danıģmanlık yapma ve bilgilendirme faaliyetini yürütür, Ġç kontrolün harcama birimlerinde etkili bir Ģekilde yapılmasını sağlayacak düzenlemeleri hazırlar ve üst yöneticinin onayına sunar, hizmetlerin saydam, planlı, idarenin amaçlarına ve mevzuata uygun bir Ģekilde yürütülmesi için gerekli önlemleri alır. Ġç denetçi raporunu, idarenin görüģleri ve cevaplarıyla birlikte, rapor özetini de ekleyerek iç denetim birimi aracılığıyla üst yöneticiye sunar. Raporlar üst yönetici tarafından değerlendirildikten sonra gereği için ilgili birimler ve mali hizmetler birimine verilir. 4.Ġç Kontrol Sisteminde Muhasebe Yetkilisine Verilen Görev ve Sorumluluklar; Muhasebe hizmeti, gelirlerin ve alacakların tahsili, giderlerin hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm mali iģlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanması iģlemleridir. Bu iģlemleri yürütenler 10

11 muhasebe yetkilisidir. Muhasebe yetkilileri, muhasebe hizmetlerinin yapılmasından ve muhasebe kayıtlarının usulüne ve standartlara uygun, saydam ve eriģilebilir Ģekilde tutulmasından sorumludur. 5.Ġç Kontrol Sisteminde Ġç Denetçilere Verilen Görev ve Sorumluluklar; Ġç denetçiler, iç denetim faaliyetinin yerine getirilmesinde bağımsızdırlar. Ġç denetçilere mevzuatta belirtilen görevleri dıģında hiçbir görev verilemez ve yaptırılamaz, hiçbir Ģekilde istekleri dıģında baģka görevlere atanamazlar. Ġç denetçi; nesnel risk analizlerine dayanarak kamu idarelerinin yönetim ve kontrol yapılarını, kaynakların verimli, etkin ve ekonomik kullanılıp kullanılmadığını değerlendirir, Harcama sonrası yasal uygunluk denetimi yapar, idarenin mali iģlemlere iliģkin tasarruflarının plan, program ve politikalara uygunluğunu denetler, ĠyileĢtirmelere yönelik önerilerde bulunur, soruģturma açılmasını gerektirecek bir duruma rastladığında denetim birimi aracılığıyla üst yöneticiye bilgi verir. 6.Ġç Kontrol ÇalıĢma Ekibine Verilen Görev ve Sorumluluklar; Ġç kontrol çalıģmalarını koordine ederek toplantıların organizasyonu, kuruluģ içi ve dıģı iletiģimin sağlanması, Belge yönetimi gibi danıģma ve destek hizmetlerini yerine getirmek, ÇalıĢma ekibi, in Ġç kontrole yönelik yaptıkları kontrol ortamını oluģturma çalıģmalarında rehberlik ve danıģmanlık görevini yerine getirecek ve birimler tarafından hazırlanan form ve raporların incelenip konsolide edilmesini sağlayacaktır. Ġç Kontrol çalıģmaları süresince iki ayda bir (gerekirse her ay) toplanarak yapılan çalıģmaları koordine ederek değerlendirecektir. Bu ekipte görev alacak üyeler yetki ve icra bakımından Belediye BaĢkanı tarafından görevlendirilirler. Bu ekibin görevi iç kontrol sistemini kurmak ve iģletmek değildir. Ġç kontrol sistemi yönetim sorumluluğunda gerçekleģtirilecektir. Yönetim ve Kontrol Merkezi UyumlaĢtırma Birimi (ye Bakanlığı):Ġç kontrol süreçlerine iliģkin standartlar ve yöntemler belirlemek, geliģtirmek ve uyumlaģtırmak, koordinasyon sağlamak ve idarelere rehberlik hizmeti vermekle sorumludur. Kurum dıģındakiler (hizmetten yararlananlar, paydaģlar vb.):kurum dıģındaki kiģiler de iç kontrol sürecinde önemli rol oynarlar. Bu kiģiler kurumun hedeflerini gerçekleģtirmesine katkıda bulunabilecek yararlı bilgiler sağlayabilirler. Ancak kurumdaki iç kontrol sisteminin tasarlanmasından, uygulanmasından ve düzgün iģlemesinden bu gruplar sorumlu tutulamazlar. 11

12 SayıĢtay: 6085 sayılı SayıĢtay Kanunu hükümlerine göre kamu idarelerinde iç kontrol sistemlerinin iģleyiģini değerlendirir. DıĢ denetim organı olarak yapacağı düzenlilik denetimlerinde kamu idaresinin iç kontrol sisteminin düzgün biçimde iģleyip iģlemediğini değerlendirir. Bu kapsamda, üst yönetici ve harcama yetkilileri tarafından imzalanan iç kontrol güvence beyanlarını ve iç denetim raporlarını da dikkate alır. BELEDĠYE BAġKANLIĞIMIZIN ĠÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI BaĢkanlığımız misyonuna ve arzulanan hedeflerini yerine getirmek, yön vermek, iç kontrol sistemini oluģturmak ayrıca söz konusu yasal düzenlemelerin gereğini yerine getirmek amacıyla Ġç Kontrol Standartları Eylem Planı hazırlanmıģtır. Faaliyetler hazırlan planda belirlenen süreç dâhilinde hayata geçirilecektir. Sürecin iģletilmesi sorumlu birimler tarafından gerçekleģtirilecektir. Eylem Planı tablo biçiminde düzenlenmiģ olup "Standart Numarası, "Standart / ġart Adı, "Sorumlu Birim, "ĠĢbirliği Yapılacak Birim, "Yapılacak ĠĢlemler ve Açıklamalar ve "BaĢlama-BitiĢ Tarihi sütunlarından oluģmaktadır. Standart / ġart Adı; Ġç kontrol sisteminin kurulması aģamasında öngörülmüģ olan standartları (18) ve bu standartlar için gerekli olan Ģartları (79) ifade etmektedir. Sorumlu Birim; öngörülen faaliyeti yürüterek süresinde sonuçlandırmaktan ve raporlamaktan sorumlu birim. ĠĢbirliği Yapılacak Birim; faaliyetin yürütülmesi ve sonuçlandırılması sürecinde, gerçekleģtirilecek faaliyet ile doğrudan veya dolaylı iliģkisi bulunan ve sorumlu birimin iģbirliği yaparak somut destek talep edeceği birimlerdir. BaĢlama-BitiĢ Tarihi; faaliyetin bitirilmesi için öngörülen süreyi ifade etmektedir. Yapılacak ĠĢlemler ve Açıklamalar; faaliyetin türüne göre değiģebilen nitelikte olup, faaliyetin gerektirdiği yasal, idari ve kurumsal düzenlemeler ile öngörülen faaliyetlerin genel gerekçesini ortaya koymakta ve bu sebeple birimlerden beklentileri ifade etmektedir. Ġç Kontrol Sisteminin kurulması aģamasında birimlere rehberlik ve danıģmanlık yapmak üzere Üst Yöneticinin onayı ile Ġç Kontrol ÇalıĢma Ekibi kurulacaktır. Ekibin baģkanı Müdürü olup, her birimden yetkili bir personelin olması sağlanacaktır. Kamu Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu tarafından düzenlenen Kamu Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Raporu Taslağı hazırlanmıģtır. 12

13 KAMU ĠÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM RAPORU OluĢturulan kurulların çalıģmaları sonucunda Ġdaremizin, Kamu Ġç Kontrol Standartlarına uygunluğu konusunda yapılan tespitler, standartlar bazında aģağıya çıkarılmıģtır. 1) KONTROL ORTAMI Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranıģlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Ġç Kontrol Sistemi yöneticiler tarafından desteklenmekte, yöneticiler kendilerine gelen bilgi ve belgelerin doğru olmasını beklemektedirler. Belediye çalıģanları iç kontrolün faydalı olduğuna inanmaktadırlar. Ġç Kontrol Sistemi ve iģleyiģi konusunda bir farkındalık olmakla birlikte sistemde geliģtirmeye açık alanlar bulunmaktadır. Yöneticiler, iç kontrol çalıģmalarına destek vermekle birlikte iç kontrol konusunda bilgilendirmeye ihtiyaç duyulmaktadır. Etik kuralları içeren sözleģme personele duyurulmuģ olup etik değerlerin benimsenmesine yönelik çalıģmalar yapılacaktır. Ġdaremiz mevzuatı gereği yapılan iģ ve iģlemler saydam ve hesap verilebilir niteliktedir. Ġdaremiz personeline ve hizmet verilenlere adil ve eģit davranılması konusunda özen gösterilmesine dikkat edilmekte olup gelen Ģikayetler değerlendirilmeye çalıģılacaktır. Ġdaremiz faaliyetlerinde kullanılan tüm bilgi ve belgeler kendi mevzuatına dayandığı için doğru, tam ve güvenilir olmakla birlikte birim yöneticilerinin önlem almaları sağlanacaktır. Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler: Ġdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluģturulmalıdır. Ġdaremizin misyonu Stratejik Planda tanımlanmıģtır. Belediyenin misyonu çeģitli iletiģim araçları ile duyurulmakta olup personel tarafından benimsenmesine yönelik çalıģmalar yapılmalıdır. Misyonun gerçekleģtirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak hazırlanmalı personele duyurulmalıdır. Ġdaremiz birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere iliģkin yetki ve sorumluluklarını düzenleyen yönetmelikler mevcuttur. Görev dağılım çizelgesi oluģturulmayan birimlerde personelin görevlerini ve bu görevlere iliģkin dağılım çizelgeleri oluģturularak personele yazılı duyurulmalıdır. Ġdaremiz birimlerinin teģkilat Ģemaları yeniden gözden geçirilerek güncellenmelidir. Ġdaremiz birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama iliģkisini gösterecek Ģekilde çalıģmalar yapılmalıdır. Ġdaremiz yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere iliģkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurulmalıdır. Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluģturmalıdır. Personelin Yeterliliği ve Performansı : Ġdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliģtirilmesine yönelik Önlemler almalıdır. Ġdaremiz insan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleģmesini sağlamaya yönelik olmakla birlikte geliģtirilmesi gerekmektedir. Ġdaremiz yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir Ģekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahiptir. Ancak ihtiyaç duyulan her pozisyon için gerekli asgari eğitim bilgi ve deneyim kriterleri saptanmalı ve bu kriterler doğrultusunda eğitimler düzenlenmelidir. Mesleki yeterliliğe önem verilmekte ve her görev için en uygun personel seçilmeye 13

14 çalıģılmaktadır. Personelin iģe alınması ve görevde yükselmesi ilgili mevzuat hükümlerine göre yapılmaktadır. Farklı görevlerdeki personel için zaman zaman eğitim faaliyetlerinde bulunulsa da, eğitim ihtiyaçları önceden belirlenmeli ve yıllık eğitim planlaması yapılmalıdır. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından yıllık sicil raporları ile değerlendirilmekte ve performansları ölçülmektedir. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliģtirmeye yönelik önlemler alınmakta, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme yapılmaktadır. Personel istihdamı, yer değiģtirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine iliģkin hususlar ilgili mevzuatta belirlenmiģtir. Yetki Devri: Ġdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı Olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri Yapılmalıdır. Ġdaremizde iģ akıģ süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmiģ olup personele duyurulmalıdır. Yetki devirlerinde, devredilecek yetkinin sınırlarını gösterecek Ģekilde yetki devri yapılmaktadır. Yetki devredilirken devredilen yetkinin önemi göz önüne alınmaktadır. Yetki devredilmesinde, devredilecek yetki unsurları belirlenmelidir. Yetki devredilen personelin bilgi, deneyim ve yeteneği dikkate alınmaktadır ve yetki devrinin uygun kiģiye yapılmasının devamı sağlanmalıdır. Yetki devredilen personel yetkinin kullanımına iliģkin yetki devredene bilgi vermektedir. 2) RĠSK DEĞERLENDĠRME Planlama ve Programlama: Ġdareler, faaliyetlerini, amaç hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleģtirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluģturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. Ġdaremiz, misyon ve vizyonunu oluģturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performansını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamaktadır. Ġdaremiz, yürüteceği program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamaktadır. Ġdaremiz bütçesi, stratejik plan ve performans programına uygun olarak hazırlanmaktadır. Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunun kontrollerini yapmaktadır. Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlenmektedir. Belirlenecek hedefler, ölçülebilir, ulaģılabilir, ilgili ve süreli olmasına dikkat edilecek Ģekilde hazırlanmalıdır. Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi: Ġdareler, sistemli bir Ģekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleģmesini engelleyebilecek iç ve dıģ riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. Ġdaremizde, amaç ve hedeflere yönelik risklerin belirlenmesi konusunda çalıģma yapılmaya 14

15 baģlanmalıdır. Risklere karģı alınacak önlemlerin belirlendiği eylem planı oluģturma çalıģmalarına baģlanacaktır. 3) KONTROL FAALĠYETLERĠ Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri: Ġdareler, hedeflerine ulaģmayı amaçlayan ve riskleri karģılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır.her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol yöntemlerinin oluģturulması sağlanmalıdır. Ġdaremiz mevzuatı gereği ihtiyaç duyulan alanlardaki kontroller, iģlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve iģlem sonrası kontrollerini kapsayacak Ģekilde yapılmalıdır. Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını yönelik çalıģmalara baģlanmalıdır. Belirlenen kontrol yöntemlerinin maliyetinin beklenen faydayı aģmamasına dikkat edilecektir. Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi: Ġdareler, faaliyetleri ile mali karar ve iģlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara iliģkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin eriģimine sunmalıdır. ĠĢ süreçleri kısmen mevcut olan Ġdaremiz, faaliyetleri ile mali karar ve iģlemleri hakkında yazılı prosedürler bulunmamakta olup hazırlanmalıdır. Yazılı prosedürlerin faaliyet ve mali karar iģleminin baģlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aģamalarını kapsaması hususuna dikkat edilmesi gerekmektedir. Prosedürler ve ilgili dokümanların güncel, kapsamlı, mevzuata uygun, anlaģılabilir ve ulaģılabilir durumda olmasına dikkat edilmelidir. Görevler Ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlıģlık ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve iģlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaģtırılmalıdır. Mevzuat hükümleri gereği, her faaliyet ve mali karar ve iģleminin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolünün farklı kiģilere verilmesi sağlanacaktır. Personel sayısı yeterli olup, personel sayısının yetersiz olması durumunda görevler ayrılığının tam olarak uygulanamadığı durumlarda gerekli önlemler alınacaktır. HiyerarĢik Kontroller: Yöneticiler, iģ ve iģlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir Ģekilde kontrol etmelidir. Kısmen yapılmakla birlikte; Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir Ģekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapacaklardır. Kısmen yapılmakla birlikte; Yöneticilerin, personelin iģ ve iģlemlerini izlemesi, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermeleri gerekmektedir. 15

16 Faaliyetlerin Sürekliliği: Ġdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiģ, yöntem veya mevzuat değiģiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karģı gerekli önlemler alınmakta olup ve iyileģtirme çalıģmalarını gerçekleģtirerek uygulamalar konusunda çalıģanları bilgilendireceklerdir. Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmektedir. Görevinden ayrılan personelin, iģ ve iģlemlerin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlanması ve bu raporu görevlendirilen personele verilmesi uygulamasının yapılması gerekmektedir. Bilgi Sistemleri Kontrolleri: Ġdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliģtirmelidir. Ġdaremizde, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontrollerin yapılması ve bu kontroller yazılı olarak belirlenmesi gerekmektedir. Bilgi sistemlerine veri ve bilgi giriģi ile bunlara eriģim konusunda yetkilendirmenin yapılması ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmaların geliģtirilmesi gerekmektedir. Ġdaremizde biliģim yönetimini sağlayan mekanizmalar vardır ve geliģmesine yönelik çalıģmalara hız verilmelidir. 4) BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM Bilgi ve ĠletiĢim: Ġdareler, birimlerinin ve çalıģanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir Ģekilde iģleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletiģim sistemine sahip olmalıdır. Ġdaremizde, yatay ve dikey iç iletiģim ile dıģ iletiģimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletiģim sistemi vardır ve mevcut olan sistem yeniden güncellenmelidir. Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaģabilmeleri ile ilgili çalıģmalar yapılmalıdır. Bilgiler doğru, güvenilir ve kullanıģlı ve anlaģılabilir olması için sürekli olarak bilgilerin güncellenmesi gerekmektedir. Yöneticiler ve personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına iliģkin diğer bilgilere zamanında eriģebilmelerini sağlayacak Ģekilde düzenlenmelidir. Yönetim bilgi sisteminin, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgi ve raporları üretebilecek Ģekilde tasarlanmalıdır. 16

17 Ġdarenin yatay ve dikey iletiģim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamaktaki mevcut durum yeniden güncellenecektir. Yöneticilerin, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesindeki beklentilerinin personele bildirilmesi gerekmektedir. Raporlama: Ġdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve Hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. Ġdaremiz, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programını, her yıl kamuoyuna açıklamaktadır. Ġdaremiz, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları ile ikinci altı aya ait beklentilerini, mevzuatı gereği, kamuoyuna açıklanacaktır. Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler, idare faaliyet raporunda gösterilmekte ve duyurulmaktadır. Faaliyetlerin gözetimi amacı ile idare içinde her birimin kendi raporlama yapacak ve tüm birim personelinin bilgilendirilmesi sağlanmalıdır. Kayıt ve Dosyalama Sistemi: Ġdareler, gelen ve giden her türlü evrak dâhil iģ ve iģlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. Mevcut sistemde idare içi haberleģmeyi de kapsayacak Ģekilde yeniden düzenlemeye gidilebilir. Kayıt ve dosyalama sistemimiz büyük ölçüde ulaģılabilir olmakla birlikte yeniden güncellemeye gidilecektir. Kayıt ve dosyalama sistemindeki kiģisel verilerin güvenliği ve korunmasını sağlamakta olup yeniden güncellemeye gidilebilir. Kayıt ve dosyalama sistemi mevzuata uygunluğu sağlanacaktır. Gelen ve giden evrakın zamanında kaydedilmekle birlikte arģiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmesine çalıģılmalıdır. Mevcut arģiv ve dokümantasyon sistemi gözden geçirilerek mevzuat ve standartlara uygunluğu sağlanmalı. Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi: Ġdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluģturulmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi konusunda, mevzuat gereği yapılmakta olup duyurulması sağlanacaktır. 17

18 Bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yetkililerce gerekli iģlem yapılmakta olup yapılacak iģlemler konusunda gerekli ve görevli birimlere bildirimlere sağlanmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayrımcı muamele yapılmamasına özen gösterilmekle birlikte yöneticiler, bu konu ile ilgili tedbirler almaktadırlar. 5) ĠZLEME Ġç Kontrolün Değerlendirilmesi: Ġdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kere değerlendirmelidir. Ġç kontrol yapılmakla beraber, belirlenmiģ dönemlere endeksli değildir. Sistem henüz yeni olduğundan, iç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda herhangi bir değerlendirme yapılamamıģ olup gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntemler oluģturulmalıdır. Katılım kısmen olmakla birlikte, Ġç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımının sağlanması için çalıģma yapılacaktır. Ġç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüģleri kiģi veya idarelerin talep ve Ģikâyetleri ile iç ve dıģ denetim sonucu hazırlanan raporlar dikkate alınmaktadır. Ġç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenecek ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanacaktır. Ġç Denetim: Ġdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. Ġç denetim faaliyeti, Ġç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir Ģekilde yürütülmesine çalıģılacaktır. Ġç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanacak, uygulanacak ve izlenecektir. SONUÇ 5018 sayılı Kamu Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve diğer ilgili mevzuatla getirilen Kamu Ġç Kontrol Standartlarına uyum amacıyla yapılacak çalıģmalara esas olmak üzere, Ġdaremizdeki mevcut durumun tespiti yapılmıģ ve hazırlanacak Kamu Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı na temel oluģturacak bu rapor ve eylem planı taslağı düzenlenmiģtir. 18

19 1. KONTROL ORTAMI Standart Kod No Kamu Ġç Kontrol Standardı ve Genel ġartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya ÇalıĢma grubu üyeleri ĠĢbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlan ma Tarihi Açıklama KOS1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranıģlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. KOS 1.1 Ġç kontrol sistemi ve iģleyiģi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. Ġç Kontrol Sistemi yöneticiler tarafından desteklenmekte, yöneticiler kendilerine gelen bilgi ve belgelerin doğru olmasını beklemektedirler. Belediye çalıģanları iç kontrolün faydalı olduğuna inanmaktadırlar. Ġç Kontrol Sistemi ve iģleyiģi konusunda bir farkındalık olmakla birlikte sistemde geliģtirmeye açık alanlar bulunmaktadır. KOS Üst yönetimin katıldığı toplantıda, Ġç kontrol eylem planının paylaģılması, onaylanması, bütün çalıģanlara duyurulması ve Belediye internet sayfasında yayınlanması Müd. Bilgi ĠĢlem Birimi ve Bütün Eylem Planı KOS Ġç Kontrol Sistemi ile ilgili eğitim ve seminerler düzenlenmesi Eğitim Planı ve Raporlar ı ile görüģülerek eğitim planı hazırlanacaktır. KOS 1.2 Ġdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. Yöneticiler, iç kontrol çalıģmalarına destek vermekle birlikte iç kontrol konusunda bilgilendirmeye ihtiyaç duyulmaktadır. KOS KOS KOS Eylem planı için oluģturulan iç kontrol ekibinin çalıģmalarının sürekliliğinin sağlanması Yöneticilerin katılacağı bilgilendirme toplantılarının düzenlenmesi Her yıl iç kontrol sisteminin uygulanmasında personeline örnek olan yöneticinin ve çalıģanın seçilmesi ve tüm personele duyurulması Ġç Kontrol ÇalıĢma Grubu Ġç Kontrol Yönlendirme Kurulu Toplantı tutanakl arı ve sonuç raporları Ġç kontrol bilgilend irme toplantıl arı Örnek yönetici ve çalıģan Ġç kontrol ekibi eylem planı sürecinde her yıl 4 ayda bir (Mart, Temmuz, Kasım) eylem planını değerlendirmek üzere toplanacaktır KOS 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Kurumda, BaĢbakanlık Etik Kurulunun 5176 sayılı Kanun ve yönetmelik çerçevesinde eylemler yapılmıģtır. Etik komisyonu kurulmuģ, eğitimler ve konferanslar verilmekle birlikte "Etik DavranıĢ Ġlkeleri" çalıģanlar tarafından yeteri kadar bilinmemektedir. Komisyonun çalıģma alanı hakkında personel yeteri kadar bilgi sahibi değildir. Etik eğitimler tüm çalıģanları kapsamamıģtır. KOS Belediyemiz Web sayfasında örnek etik davranıģların yayınlanması Etik Komisyonu Webduyuru KOS Yazılı etik ilkelerin tüm çalıģanlara bildirilmesi Etik Komisyonu Duyuru, afiģ, pano, intranet

20 KOS çalıģanları kapsayacak Ģekilde eğitimlerin düzenlenmesi Etik Komisyonu Etik eğitimi Etik ilkelerin ve komisyonun eylemlerinin çalıģanlar tarafından daha iyi bilinmesi için eğitimlerin arttırılması ve tüm çalıģanların dahil edilmesi önem taģımaktadır. Ġki farklı eğitim düģünülmektedi r. Herkesin katılacağı büyük gruplara verilecek eğitimler ve etik konuların daha çok içselleģtirileceği uygulamalı eğitimler verilecektir. KOS Konferans, panel, çalıģtay vb. etkinliklerde diğer kurum ve kuruluģlar ile iģbirliği yapılması Etik Komisyonu Konfera ns, panel, çalıģtay Üniversiteler, STK'lar, Etik Kurulu ve diğer kamu kurum ve kuruluģları ile ortak çalıģmaların düzenlenmesi hem kurumun diğer kurumlarla iģbirliğini arttıracak hem de çalıģanların farklı iģleyiģleri görmeleri sağlanacaktır. KOS Belediye Etik Komisyonun web sayfasına Belediye ana sayfasından ulaģılması ve güncel tutulması Etik Komisyonu Müd. Bilgi ĠĢlem Birimi ve Ġnsan Kay.ve Müd. Etik web sayfası Etik sayfasında örnek etik davranıģların yayınlanması faaliyetidir. KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Belediye faaliyetleri iç ve dıģ denetim vasıtasıyla sürdürülen denetimlerle saydam ve hesap verilebilir bir yapıya kavuģturulmaktadır. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik makul düzeyde sağlanmaktadır. KOS KOS 1.5 Ġdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eģit davranılmalıdır. ÇalıĢanlara adil ve eģit davranıp davranılmadığını belirlemeye yönelik bir sistem bulunmamaktadır. KOS ÇalıĢanların adil davranmaya iliģkin sıkıntılarını iletebilecekleri mevcut sistemin incelenmesi ve güncellenmesi. Etik Komisyonu ve Müd. Bilgi ĠĢlem Birimi ġikayet bildirim sistemi, yazılımı, ġikayet kutusu, genelge Ġnternet üzerinden form doldurarak veya Ģikayet kutuları aracılığıyla etik komisyonuna baģvuru yapılması, etik komisyonun değerlendirme sistematiğinin oluģturulmasıdır. KOS 1.6 Ġdarenin faaliyetlerine iliģkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Faaliyetlere iliģkin verilerin toplanmasında iyileģtirmeye ihtiyaç duyulmaktadır. KOS Yönetim bilgi sistemini destekleyecek uygulamaların proje kapsamında geliģtirilmesi / uygulamaya alınması / iyileģtirilmesi Müd. Bilgi ĠĢlem Birimi ĠyileĢtir me projesi

21 KOS2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: Ġdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluģturulmalıdır. KOS 2.1 Ġdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır Stratejik Planında misyon yazılı olarak belirlenmiģ ve duyurulmuģtur. Kurumun Stratejik Plan çalıģmalarına baģlanılmıģtır. KOS KOS Stratejik Plan çalıģmalarında misyonun gözden geçirilmesi Yeni Stratejik Planın çalıģanlarla paylaģılması Misyon Yazılı görsel duyuru, el broģürü, toplantı, farkındal ık eğitimi Stratejik Plan çalıģmalarında kurumun değiģen öncelikleri göz önünde bulundurularak misyon gözden geçirilecektir KOS 2.2 Misyonun gerçekleģtirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır Sayılı Kanununda gerekli tanımlar bulunmaktadır. Kalite Yönetim Sistemi kapsamında alt birimlerin yürütecekleri görevler yazılı olarak belirlenmiģtir. KOS 2.2 x x x x x x KOS 2.3 KOS 2.4 Ġdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere iliģkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluģturulmalı ve personele bildirilmelidir. Ġdarenin ve birimlerinin teģkilat Ģeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. deki personelin görev unvanlarına iliģkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluģturulmuģ ve personele duyurulmuģtur. Ġdarenin organizasyon Ģeması mevcuttur ve fonksiyonel görev dağılımı bulunmaktadır. Ancak birimlerin teģkilat Ģemaları düzenli olarak güncellenmemektedir. KOS KOS 2.4 Görev tanımlarının yılda iki defa (Haziran ve Aralık aylarında) güncellenerek personele duyurulması Birim teģkilat Ģemalarının güncellenmesi ve çalıģanlara internet aracılığıyla duyurulması Güncel Görev Tanımla rı Birim Organiz asyon ġemaları Birim TeĢkilat ġemalarının güncellenmesi tamamlandıktan sonra yılda iki defa (Haziran ve Aralık aylarında) gözden geçirilerek müdürlüğü Strateji GeliĢtirme Birimine bildirilmesi. KOS 2.5 Ġdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama iliģkisini gösterecek Ģekilde olmalıdır. in organizasyon yapısı temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama iliģkisi mevcuttur. KOS 2.5 KOS 2.6 Ġdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere iliģkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Hassas görev tanımına iliģkin çalıģmalar yapılmamıģtır. Yöneticilerin inisiyatifinde faaliyetler yürütülmektedir. KOS 2.6 deki hassas görevlerin belirlenmesi ve personele duyurulması Hassas görevler, e-posta, vb hassas görevlerini kendileri belirleyecek, hassas görevleri iliģkin kriterler ile koordinasyon Strateji GeliĢtirme BaĢkanlığı tarafından sağlanacaktır. 21