MHRS Projesi [Kullanım Kılavuzu] [MHRS Projesi Uygulama Kullanım Kılavuzu]

Transkript

1 MHRS Projesi [Kullanım Kılavuzu] [MHRS Projesi Uygulama Kullanım Kılavuzu] Vestel Datasel Birim Ortaklığı Tarih : Sürüm : 1.0

2 İçindekiler İçindekiler... 2 Giriş... 4 SİSTEM YÖNETİMİ (T.C. Sağlık Bakanlığı)... 5 T.C. Sağlık Bakanlığı MHRS Yönetim Arayüzü... 6 MHRS Kullanıcı Tanımlamaları... 6 Parametre Tanımları... 7 Randevu Talep Şekli... 8 Randevu Veriliş Şekli Randevu Durum Randevu Kayıt Durum Kayıt Tipi Telefon Tipi Hasta Tipi Aksiyon Türü Muayene Gönderim Tipi Genel Tatil Günleri Tanımları Sistem Parametre Tanımları MHRS KurumlarınınTanımlanması MHRS Kliniklerinin Tanımlanması HASTANELER Şablon Şablon Tanımlama Şablon Detay Tanımlama Şablon ve Şablon Detayı nın Güncellenmesi Çalışma Cetveli Tanımlama Çalışma Cetveli Tanımlama Kurum Poliklinik Tanımlamaları Kurum Poliklinik Detay Tanımlamaları Kurum Doktor Poliklinik Tanımlama Randevu Listeleme ve Kapatma Ekranı Çağrı Masası Randevu Ekranı

3 1- Hasta; Kaynak; Hekim Arama Ekranı (Detaylı Aramalar İçin) Cetvel; Randevu Operatör Ekranı Hasta Arama Bulma Hasta Bilgileri ve Önceki Arama Kayıtları Randevu Kaynağı (Hekim) Arama Bulma Randevu Cetveli (Randevu verme işlemi başlangıç) Randevu Verilmesi (Seçilen zamanın onaylanması) Verilmiş Randevunun Cetvel Üzerinde Gösterilmesi Doluluk Oranları Çakışma (İptal Edilen Randevular) Listesi

4 Giriş MHRS Projesi Uygulama Kullanım Kılavuzu, uygulamanın süreçlerini ve bu süreçlerde ihtiyaç duyulacak fonksiyonları açıklamada ve referans oluşturmada yardımcı olması amacıyla hazırlanmıştır. Randevu iş süreçlerinin belirlenmesinde mevcutta uygulanan sistemler incelenmiş ve T.C. Sağlık Bakanlığının amaçladığı hedeflere uygun olacak şekilde yöntemler belirlenmiştir. Sistemin geneli ve büyüklüğü düşünüldüğünde mevcutta yapılan uygulamaların ortak fayda da birleştirilmesi ve kullanılabilirliğini sağlamak için sistemi basit ve bir okadar da fonksiyonel olarak tasarlamak gerekiyordu. Sistemin gereklerini yerine getirebilmek için yapılan işlemleri üç ana başlık altında ele aldık. Bu amaçla, kılavuz üç başlık altında hazırlandı. Sistem Yönetimi (T.C. Sağlık Bakanlığı), Hastaneler (Kurumlar), Çağrı Masası Operatörleri (Bölgeler). Her bölümün kendi ilgi alanları ile ilgili olarak izlemesi gereken iş süreçleri ve işlem adımları mümkün olduğunca örnekler ve benzetmeler yapılarak uygulama ekranları üzerinden anlatılmaya çalışılacaktır. 4

5 SİSTEM YÖNETİMİ (T.C. Sağlık Bakanlığı) Sistem Yönetimi başlığı altında, sistem yöneticisi konumunda olan T.C. Sağlık Bakanlığı ve bağlı birimlerinin (İSM ler) iş süreçlerinin kontrolünü ve yönetimini yapabilmesi için gerekli olan araçlar hazırlandı. Bu araçlar genel olarak kodlama ve parametre yönetim araçlarından oluşmaktadır. Bunun yanında sistemin yönetimini sağlamaya yardımcı olacak olan raporlar, Raporlar başlığı altında anlatılacaktır. Randevu sisteminin işlerliği ve sağlıklı çalışması bu parametrelere bağlı olduğu için burada yapılacak olan işlemlerin bilinçli ve kontrollü bir şekilde yapılması çok önem kazanıyor. Eksik, yanlış ya da kontrolsüz yapılan işlemler nedeniyle sistemin çalışma şeklini değiştirmemek için her konu başlığını ayrıca inceleyip anlamakta fayda vardır. 5

6 T.C. Sağlık Bakanlığı MHRS Yönetim Arayüzü Aşağıdaki Resimden de anlaşılacağı gibi, sol tarafta bulunan menüden işlemler seçilerek gerekli olan parametre tanımlarına ulaşılabilir. İşlem yapılan ekranın özelliğine göre Ekleme, Güncelleme ve Silme işlemleri yapılabilir. Bazı parametreler sadece izlenebilir olarak ayarlanacaktır. Ekleme, Değişiklik ya da Silme işlemi için uygulama kodları seviyesinde müdahale gerekecektir. Resim 1 MHRS Kullanıcı Tanımlamaları MHRS Single Sign On (SSO) özelliğini desteklediği için, kullanıcılar LDAP üzerinde tanımlı kullanıcı isimleri ve şifreleriyle sisteme girebileceklerdir. Yeni bir kullanıcı tanımlaması gerektiğinde bu tanımlama LDAP üzerinde yapılacak ve MHRS ile ilgili yetkileri de yine LDAP üzerinde tanımlanacaktır. Kullanıcıların sahip olacağı hakları T.C. Sağlık Bakanlığı belirleyecek ve işlemler bu yetkiler dahilinde yapılabilecektir. 6

7 Parametre Tanımları MHRS uygulamasında kullanılacak olan yardımcı tablo içeriklerinin yönetilmesi amacıyla kullanılacak araçları içeren bir bölümdür. Genel olarak buradaki parametrelerin ilk değerleri daha önceden tanımlanmış olarak verilecektir. Burada yapılması gereken değişiklikler genel olarak geçmiş bilgiler için sorun çıkarmayacaktır. Daha çok gelecekte geçerli olmasını istediğimiz işlemlerin yapılması gerekiyor. Resim 2 7

8 Randevu Talep Şekli Resim 3 Hasta nın randevu alma işlemi sırasında randevu isteğini nasıl ilettiğidir. Hasta randevu talebinde bulunurken seçim yapma hakkına sahiptir. Randevuyu nereden ve hangi hekimden istiyorsa alabilmelidir. Bu kodlar operatör ekranlarında randevu işlemi sırasında istatistik oluşturmak dolayısıyla hasta eğilimlerini inceleyebilmek için önemlidir. Örneğin hasta; Bir hekim adı söyleyip randevu istediğini belirtebilir, Hekim adı belirtmeden Göz polikliniği için randevu isteyebilir. Bu seçimde hekim ve hastane önemli olmayabilir. Herhangi bir hastane adı belirtebilir. Bu durumda bir poliklinik ya da hekim belirtmesi gerekecektir. Bir bölge belirtebilir. Bu durumda diğer seçimleri de belirtebilir. En çok kullanılacak olanlardan biri de Operatörün önerisi olacaktır. Eğitim durumu ve yaş durumu dikkate alındığında çoğu hastanın derdini anlatıp nereye gitmesi gerektiği konusunda yardıma ihtiyacı olabilecektir. Bu durumda operatörlerin eğitimli olduğu düşünüldüğünde hasta için uygun olan randevu seçiminde yardımcı olması beklenmektedir. 8

9 Aşağıda belirtilen Randevu Talep Şekli kodları ilk değer olarak verilmiştir. Gerekli görüldüğü zaman bu kodlara ekleme yapılabilecektir. 1. Doktor 2. Poliklinik 3. Hastane 4. Bölge 5. Operatör Önerisi 9

10 Randevu Veriliş Şekli Resim 4 Karar alma sürecinde kullanmak amacıyla randevu sırasında alınan bir bilgidir. Randevunun hastaya hangi kanaldan verildiğidir. Bu bilgi Randevu alan hasta için kayıt işlemini kimin yaptığının bilinmesi amacıyla tutulan bir bilgidir. Bu bilgi kullanıcı bilgisine göre otomatik olarak belirlenip randevu kaydı sırasında gerekli olan değer ataması yapılacaktır. 1. Çağrı Masası 2. Aile Hekimi 3. 10

11 Randevu Durum Resim 5 Karar alma sürecinde kullanmak amacıyla edinilen bir bilgidir. Hastanın, almış olduğu randevuya gidip gitmediğinin belirlenmesi için tutulan koddur. İlk değer olarak 2- gelmedi olarak işaretlenir, hasta randevusuna gittiğinde hastane tarafından geri bildirim yapıldığında 1- geldi olarak işaretlenir. Randevu durumu, kurum ekranlarından değiştirilebileceği gibi, hastanın muayene bilgisi girildiğinde diğer servisler tarafından otomatik olarak da güncellenen bir bilgidir. 1 Geldi 2 Gelmedi 11

12 Randevu Kayıt Durum Resim 6 Bu parametre normal olarak değiştirilme ya da eklenme ihtiyacı olmayan bir parametredir. Randevunun durumunu belirlemek için kullanılır 1. Normal (Randevu Kaydı); Sorunsuz olan randevuyu ifade eder, bu durumda randevu zamanı dolu olarak kabul edilir. 2. İptal (İptal Edilen Randevu); İptal edilmiş olan randevuyu ifade eder, bu durumda randevu zamanı boş olarak kabul edilir ve başka bir hastaya bu zaman aralığı verilebilir. 3. Çakışma (Cetvel iptali sonucunda randevu kayıt durumunu ifade eder); Normal olan randevunun hekim tarafından iptali gerektiğinde kullanılan bir ifadedir. Bu ifade kullanıldığında randevunun hekim tarafından iptal edildiği anlaşılır ve hastaya geri bildirim yapılıp çözülmesi gereken bir durumu ifade eder. Çakışma durumunda zaman kapalıdır ve bu yere herhangi bir randevu alınamaz. 12

13 Kayıt Tipi Resim 7 parametredir. Bu parametre normal olarak değiştirilme ya da eklenme ihtiyacı olmayan bir Yapılan Kaydın ne amaçlı olduğunu belirtir. 1- Randevu (Normal bir randevu kaydı); yapılan kaydın normal ve geçerli bir randevu olduğunu belirtir. Bu zaman dilimi dolu olarak kabul edilir. 2- İstisna (Randevu alınamayacak zamanları kapatmak için); planlanan randevularına gelemeyecek olan hekimlerin bu tür zaman dilimlerini yalancı randevu ile kapatmak gerekiyor. Bu durumda belirlenen zaman aralığına İstisna kodu belirtilerek kayıt yapılır. Bu kayıtlarda hastaya ait herhangi bir bilgi olmaz. Ayrıca İstisna kaydı, genel tatil zamanlarında çalışmak isteyen hekimlerin çalışmasın sağlayabilmek için istenilen zaman aralığını randevu vermeye açmak için kullanılır. Bu istisna ya kapalı zamanı açma yönünde istisna diyoruz. İstisnalar, genellikle çalışma cetveli üzerindeki bir çalışma zamanında çalışılamama durumları için kullanılır. 13

14 Telefon Tipi Resim 8 Hastaya ulaşmak için kullanılacak olan iletişim Telefon bilgisinin tipini belirlemek için kullanılacak olan tiplerdir. Telefon tipi bilgileri istenilen şekilde değiştirilip eklenebilir. 1- Ev telefonu 2- İş telefonu 3- Cep telefonu 4- Velisinin/Yakınının telefonu 14

15 Hasta Tipi Resim 9 Randevu verilen hastanın vatandaşlık durumunu ifade eder. Randevu uygulaması ilk başladığında Sadece T.C. Kimlik Numarası olan vatandaşların kaydı yapılacaktır. Fakat kurulan altyapı itibari ile diğer hasta tiplerinin randevu almasında herhangi bir sakınca olmayacaktır, izin verildiği zaman diğer hastalar da normal olarak sisteme dâhil olabileceklerdir. 1- Vatandaş 2- Yeni doğan 3- Yabancı 4- Vatansız 15

16 Aksiyon Türü Resim 10 Şablonlar tanımlanırken, her gün için çalışma periyotları belirlenir. Her bir periyodun içinde aktif çalışma olabileceği gibi çalışılmayan zaman seçenekleri de tanımlanabilir. Aksiyon türü çalışma ve çalışmama durumlarının sebebini açıklamaktadır. Parametre grubu, aksiyon türü tanımlanırken kullanılmaktadır. Parametre grubu; randevu ya da istisna olabilmektedir. Randevu çalışmayı simgelerken, istisna çalışılmayan zamanları simgeler. Örneğin; saat aralığında çalışılıyorsa, bu aralık normal zaman olarak tanımlanabilir ve aralığındaki yemek saati çalışılmayan zaman dilimidir ve yemek arası ( istisna ) olarak tanımlanabilir. Bayram ve tatiller de istisna olarak tanımlanabilir ancak tatil günleri tanımlama ile ilgili olarak Sağlık Bakanlığı tarafından kullanılan ekranlar vardır o yüzden de tatil günlerinin istisna olarak tanımlanması mümkündür fakat doğru değildir. Aşağıdaki türler, örnek aksiyon türleridir. 1- Normal ( Açık ) 2- Kapalı Zaman ( Kapalı ) 3- Yemek Arası 4- İzin 5- Nöbet 16

17 Muayene Gönderim Tipi Resim 11 Muayene gönderim tipi otomatik olarak hazırlanacak olan gönderim tipidir. Muayene gönderen kaynağı belirler. Muayene gönderim tipleri olarak akla ilk gelenler hastane ve aile hekimidir. Bakanlık tarafından ihtiyaç duyulan sorgularda bu ayrım aile hekimi ve hastanelerin performans takibi açısından önemlidir. 1- Hastane 2- Aile Hekimi 17

18 Genel Tatil Günleri Tanımları Resim 12 Genel tatiller, sağlık bakanlığı bünyesinde bulunan ve randevu sistemi kullanan tüm kurumlar için geçerli olan resmi ve dini bayram/tatilleri içermektedir. Genel tatiller, bütün çalışma cetvellerini ilgilendirmektedir. Eğer genel tatilin bulunduğu zamana denk gelen bir çalışma cetveli varsa, sistem tatil günlerini de hesaba katıp, o zamanlar için randevu alınmasını engeller. Genel tatillerin sene başında ve periyodik olarak güncellenmesi önemlidir. Bir genel tatili, o genel tatili simgeleyen ismi, başlangıç ve bitiş zamanı, kullanılan aksiyon türü alanlarından oluşmaktadır. Kullanıcı yeni tatil ekleyebilir, tatil güncelleyebilir yada var olan tatillerden seçtiklerini silebilir. 18

19 YIL AD BASLANGIC_ZAMANI BITIS_ZAMANI 2008 Yılbaşı : Ulusal Egemenlik ve Çocuk Bayramı : Atatürk'ü Anma Gençlik ve Spor Bayramı : Zafer Bayramı : Ramazan Bayramı Arife Günü : : Ramazan Bayramı 1. Günü : Ramazan Bayramı 2. Günü : Ramazan Bayramı 3. Günü : Cumhuriyet Bayramı : Kurban Bayramı Arife Günü : : Kurban Bayramı 1. Günü : Kurban Bayramı 2. Günü : Kurban Bayramı 3. Günü : Kurban Bayramı 4. Günü :59 Bu tabloyu kısaca şöyle yorumlanabilir; tarihinde gün başından gün sonuna kadar yılbaşı tatili olarak uygulanacaktır. Tatiller, genelde yarım günlük tatiller yada tüm günlük tatiller olarak yer alır. Sıklıkla kullanılabilecek bir örnek verirsek yukarıdaki tanımlamanın aksine kurban bayramını saat 12 ile :59 zaman aralığı olarak tek seferde tanımlanabilir. 19

20 Sistem Parametre Tanımları Resim 13 MHRS siteminde gerekli olacak parametre ve seçimli değerlerinin yönetileceği araçları içerir. Sistem parametrelerinin tanımlanması geliştirme sırasında yapılacak ve aldığı değerlerin yönetimi kurallar içinde kalmak koşuluyla ilgili arabirim üzerinde yetkili kullanıcılar tarafından yapılabilecektir. Bu bölüme herhangi bir ekleme işlemi yapılmamaktadır, eğer herhangi bir yeni parametrenin eklenmesi gerekiyorsa bu işlem uygulamanın kodları üzerinden yapılacaktır. şunlardır: Şu anda yazılımda arka planda iş kurallarını etkileyen MHRS sistem parametreleri 1. Randevu bilgisi sorgulanan hastanın son kaç randevusunun gözükeceği. 2. Bir hastanın, bir sağlık kurumundan bir günde maksimum kaç randevu alabileceği bilgisi. 3. Bir hastanın bir sağlık kurumu polikliniğinden bir günde maksimum kaç randevu alabileceği bilgisi 20

21 4. Bir hastanın, bir sağlık kurumundan bir hafta içinde maksimum kaç randevu alabileceği bilgisi. 5. Bir hastanın, bir sağlık kurumu polikliniğinden bir hafta içinde maksimum kaç randevu alabileceği bilgisi 6. Randevu verilirken, standartta sadece sistem saatinden sonraki dilimler için randevu verilmektedir. Bu konu ile ilgili sistem zamanından sonraki tanımlanmış dakika kadar sonrasındaki zamandan sonraki zamanlar için randevu verebilme kabiliyeti de sistem parametreleri arasına eklenmiştir. 21

22 7. Bölge İllerinin Tanımlanması Resim 14 MHRS uygulaması 4 Randevu bölgesine ayrılmıştır. Her bölge dahilindeki iller T.C. Sağlık Bakanlığı tarafından belirlenmiştir. İllerin tamamı aynı anda sisteme dahil edilmeyebilir. Bu durumdaki iller Bağımsız İller kategorisinde yer alacaktır. Daha sonra bu illerin uygulamaya dahil edilmesi gerektiğinde Bağımsız İller kategorisinden il seçilir ve istenilen bölgeye dahil edilerek sisteme eklenmiş olur. Uygulama dışına çıkarılmak istenen il için, ili seçip İlişki kes seçeneğini kullanmak yeterli olacaktır. Bu durumdan bu illere ait geçmiş bilgiler etkilenmeyecektir. İlişkisi kesilen il Bağımsız İller kategorisinde yer alacaktır. 22

23 MHRS KurumlarınınTanımlanması Resim 15 MHRS uygulaması kapsamında yer alacak olan hastanelerin belirlenmesinde kullanılır. Sistemde, yeni MHRS kurumu tanımlanırken, sağlık bakanlığı tarafından tanımlanmış olan sağlık hiyerarşisi kullanılır. İl seçilince o il içinde yer alan ilçeler gelmektedir. Daha sonra ilçe seçildiği zaman, o ilçede yer alan ve MHRS ye henüz atanmamış kurumlar gelir. Bunun işlem, MHRS sistemine atanmamış bir hastanenin operatör ve diğer ekranlarda görüntülenmesini engeller. 23

24 MHRS Kliniklerinin Tanımlanması Resim 16 MHRS uygulamasına dahil olacak branşların belirlendiği ekrandır. Burada belirlenen branşlardaki klinikler uygulamaya dahil olacaktır. Yine aynı ekrandan kliniğe ait tedavi süreleri En Az, En Çok ve Ortalama olarak belirlenecektir. Resim 17 24

25 Resim 18 25

26 HASTANELER MHRS uygulamasında, hastanelerin kendi yapmaları gereken işlemler için gerekli araçları içeren arabirimler hazırlanmıştır. Bu arabirimler kullanılarak gerekli olan tanımlamalar yapılabilir. Resim 19 Şablon Şablon, genel olarak hastanedeki hekimlerin çalışma saatlerinin ve kapalı zamanların planlanması için oluşturulan ve bir haftalık zaman dilimi için tanımlanmış yapıdır. Şablonlar, kurum tarafından oluşturulur. Bir şablonun, kurum ekranlarında, MHRS sisteminde tanımlanması ilk adımdır. İkinci adımda ise şablonlar bir çalışma cetveli ile ilişkilendirilirler. Şablonun çalışma cetveli ile ilişkilendirilmesi şablonun ne kadar süre ile geçerli olacağı ve hangi hekim(ler) için tanımlanmış olduğu bilgisini kapsar. Örnek verecek olursak, 1 Ocak- 10 Mart 2009 arasındaki X hekiminin çalışma cetveline bir şablon atanmış olsun. Bu şablon, 1 26

27 Ocak 10 Mart 2009 tarihleri arasında hekimin haftanın her gününde hangi saatler arasında kaç dakikalık zamanlarda çalışacağını ve her zaman diliminde kaç hastaya bakacağını tanımlar. Doğru olan yapı her bir kliniğin kendine ait standart bir şablon tanıyıp bunu hekimlerin çalışma cetvelleri ile ilişkilendirmesidir. Standart çalışma saatleri dışında çalışacak olan hekimler için ayrı şablonlar tanımlanması doğru olur. Şablon Tanımlama Resim 20 Oluşturulan şablonlar herhangi bir Çalışma Cetveli ile ilişkilendirilmediği müddetçe herhangi bir fonksiyonları olmayacaktır. Şablonlarda herhangi bir kişi yada branş belirtilmediği için aynı şablonu şablon detayındaki çalışma saatleri ve muayene süresine uygun çalışma planı olan hekimler kullanabilir. Bu şekilde en az şablon sayısı ile birden çok çalışma cetvelini yönetebilmek amaçlanmıştır. Şablon ile ilgili olarak üç işlem yapılabilir. Ekleme, Düzeltme, Silme; Ekleme; Yeni bir şablon adını yazıp Ekle butonuna basmak yeterlidir. Güncelleme; Şablon adını seçip yeni adı yazıp Güncelle Butonuna basmak yeterlidir. Silme; Şablon adını seçip Sil Butonuna basmak yeterlidir. 27

28 Şablon Eklemek için herhangi bir koşul yoktur. Şablon adını güncellemek herhangi bir soruna yol açmayacağı için rahatlıkla yapılabilir. Şablonu silmek ise gerçekten de dikkat ve kontrol isteyen bir konu. Şablonu sildiğinizde, bu şablonu kullanan çalışma cetvelleri ve bu cetvellere ait gelecekteki randevular etkilenir. Şablonu silmeniz gerekiyorsa şablonu kullanan çalışma cetvellerinin ve buna bağlı olan gelecekteki randevuların da iptal edileceğini unutulmamalıdır. Şablonu tanımlayan ve silenler kurum kullanıcıları, şablondaki detaya göre randevu veren ise MHRS operatör kullanıcılarıdır. O yüzden şablon silinmesi işlemi, eğer o şablona ait randevular varsa, operatör kullanıcıların verilmiş randevuları yeniden düzenlemesi işlemini getirir. O yüzden şablonların yönetimi çok dikkatli yapılmalıdır. yapılabilir. ÖR: Hastanenin tüm hekimlerini kapsayabilecek bir Şablon için Genel Şablon tanımı ID KurumKodu Ad 1 Ankara EA Genel Çalışma Şablonu 2 Ankara EA Çalışma Şablonu Özel 1- Genel Çalışma Şablonu 2- Dahiliye Çalışma Şablonu 3- Göz Çalışma Şablonu 4- Dr. Ahmet Çalışma Şablonu 28

29 Şablon Detay Tanımlama Resim 21 Tanımlanan Şablonun detay bilgilerinin girişi yapılır. Burada önemli olan çalışma saatlerinin ve kapalı zaman aralıklarının doğru olarak girilmesidir. Çalışılacak zaman aralıkları ya da kapalı zaman aralıkları burada tanımlanır. Bilgi girişi yaparken sadece çalışma günü ve zamanlarına ait kayıt yapılır. Özel bir durum olarak hekimlerin birden fazla hastanede farklı günlerde çalışması, özel bir şablon tanımlanmasını gerektirir. Tanımlanan şablon tamamen hekime özel olacak ve detayında ise hekimin çalıştığı günlerin detay girişi yapılacaktır. Kurum, bu şekilde tanımlanan şablon ve detayında sadece hekimin kendisinde çalışacağı günleri planlamalıdır. Ör_1: Hekim haftanın 1.(Pazartei) ve 2. (Salı) Günü Hastanenizde çalışıyorsa sadece 1. ve 2. Gün için detay girişi yapılır. ÖR_2: Hastanenin 1 numaralı çalışma şablonuna ait detayları girelim. Genel Çalışma Şablonu Gün : Haftanın gününü ifade eder; 1- Pazartesi, 2-Salı, 7- Pazar Başlama Saati : Çalışmanın başladığı saat 29

30 Bitiş Saati : Çalışmanın bittiği ya da ara verildiği saat Tedavi Süresi : Bir hasta için kullanılacak olan tedavi süresidir. Slot Hasta Sayısı : Bir tedavi zamanına kaç hasta randevusu verilebileceği belirlenir. Ör: 5 dk.lık zamana 1 ya da 2 hasta al gibi. Aksiyon Kodu : Belirlenen zaman aralığının ne amaçlı olduğu belirlenir. ID SabloID Gun BaslamaSaati BitisSaati TedaviSuresi SlotHastaSayisi AksiyonKodu :00 12: çalışma :00 13: yemek arası :00 17: çalışma :00 17: çalışma :00 17: çalışma :00 17: çalışma :00 12: çalışma :00 13: yemek :00 17: çalışma Hafta Tatili Hafta Tatili Bu cetvele göre; Hastanenin oluşturduğu 1 ID li Genel Şablona göre haftanın 1. günü saat 09:00 da çalışma başlar 12:00 ye kadar 5dk. Ara ile hasta bakmaya devam edilir ve 12:00 13:00 arası öğle yemeğine çıkılır arası normal olarak 5dk. Ara ile hasta bakmaya devam edilir. 30

31 Şablon ve Şablon Detayı nın Güncellenmesi Oluşturulan şablon ve detayını güncellemekten kasıt, şablon adı ya da detayında belirtilen plan üzerinde yapılan değişikliklerdir. Herhangi bir çalışma cetveli ile bağlantısı olmayan şablonlarda planlama ile ilgili olan her türlü değişiklik yapılabilecektir. Hekim Çalışma Cetvelleri ile ilişkilendirilmiş olan şablonların Detaylarında yapılan her türlü değişiklik gelecek zamanlar için verilmiş olan ve verilecek olan randevuları etkileyeceği için belli kurallar çerçevesinde yapılabilecektir. Bu tür değişiklik işlemleri birçok randevuyu etkileyeceği için mecbur kalınmadığı müddetçe yapılması önerilmez. Şablon adında yapılan değişiklik herhangi bir şekilde şablonla ilişkilendirilen hekim çalışma cetvelinde ya da randevularda herhangi bir etki yapmadığı için çok basit şekilde yeni şablon adı verilerek yapılabilecektir. Şablon detayında yapılan zaman planlamasıyla ilgili her türlü değişiklik için değişiklikten etkilenen hekim çalışma cetvellerinin ve randevuların durumlarının öncelikli olarak ayarlanması gerekecektir. Değişiklikten etkilenen Hekim Çalışma Cetvellerinde, cetvel bitiş tarihi değişikliğin yapıldığı güne alınır ve ilgili hekim için bir gün sonrasından başlayarak önceki cetvelde belirtilen bitiş tarihine kadar yeni bir şablonla ilişkilendirilerek çalışma cetveli tanımlaması yapılır. Bu değişiklik arka planda uygulama tarafından yapılır. Şablon değişikliğinden etkilenecek olan randevular ise uygulama tarafından çakışma durumuna çekilecek ve çözümlenmesi gereken randevular olarak operatör ekranına düşecektir. 31

32 Çalışma Cetveli Tanımlama Çalışma cetvelleri, Hastaneler tarafından kendi hekimleri için hazırlanır. Hekimin çalışacağı tarih aralığı için Çalışma Cetveli oluşturulur ve yeni bir cetvel girilinceye kadar belirlenen tarih aralığında aktif olarak kabul edilir. ÖR: 1 numaralı şablonda belirtilen kurum hekimi için Çalışma Cetveli Oluşturalım. ID SablonId HekimKimlikNo PoliklinikDetayID BaslangicTarihi BitisTarihi Şablon ile birleştirilirse; :00 12:00 5dk. Çalışma :00 13:00 60 Yemek :00 17:00 5 dk. Çalışma Hafta Tatili Hafta Tatili :00 5 Çalışma Cetvelin durumuna bakılırsa; 1 nolu şablon için 2 hekim tanımlandı ve bu hekimlerin çalıştıkları kurum ve poliklinik bilgilerine de şablon ve PoliklinikDetayID alanından ulaşılabilir nolu hekim; 1 nolu şablonu kullanıyor ve dolayısıyla 1 nolu şablonda belirtilen detay kayıtlarındaki zaman aralıklarında çalışıyor olarak kabul edilir tarihleri arasında hastaya randevu verilebilir ve bu tarihlerdeki çalışma saatleri de istenilen tarihin denk geldiği haftanın günleri baz alınarak şablon detayından bulunur tarihi haftanın 5. gününe Cuma ya denk gelir ve şablon detayından 09:00 ve 17:00 saatleri arasında çalıştığı kabul edilir. Burada belirtilen muayene süresine (5dk. Ara) göre de hasta kabul edilir. 32

33 Belirtilen muayene süresine göre 09:00 da başlayıp 5 dk. Ara ile 1 saat içinde 12 hasta kabul edilebilinir. 09:00 12:00 arasında ise 12*3 = 36 randevu verebilecektir. 13:00 17:00 arasında ise 4*12=48 randevu verebilecektir. Gün toplamında ise 7 saat aktif çalışma olacak. 7*60/5 = 84 hastaya randevu verebilecektir. Ayrıca bir kapasite belirlenmeyecek ve çalışma cetveli üzerinden randevu kapasitesi hesaplanacak ve kullanıcı ara-yüzündeki ilgili randevu aralıkları uygunluk durumuna göre açık ya da kapalı olarak düzenlenecektir. Aynı hekim birden fazla hastanede farklı günde çalışıyor olabilir. Bu sefer de aynı hekim için ilgili hastanelerin duruma özel bir şablon tanımlayıp detayında da kişinin çalıştığı günler için saat planlaması yapılması gerekir. Ör: Hekim Pazartesi ve Salı günleri A hastanesinde, Diğer günler ise B hastanesinde çalışıyor olabilir. Böyle bir durumda, şablon detayında A hastanesi Pazartesi ve Salı günü için detay kaydı yapacaktır, B hastanesi ise Diğer günler için detay kaydı yapacaktır. Randevu işlemleri sırasında; hekim çalışma cetvelleri referans alınacak ve uygun randevu zamanı bulunarak hastaya ilgili hekim için randevu verilecektir. 33

34 Çalışma Cetveli Tanımlama Resim 22 Hastaneye ait çalışma cetvellerinin listesi alınır. Poliklinikler bölümünden istenilen poliklinik seçilir ve Poliklinik Hekimlerini Getir butonu ya da çift tıklama ile Poliklinik hekimleri Hekimler listesine getirilir. Hekimler listesinin altında bulunan Hekimleri Seçmek İstiyorum seçeneği kullanılarak sadece istenen hekimlerin çalışma cetvelleri listelenebilir. Verilen Başlama ve Bitiş tarihi ile sadece istenen zaman aralığında kalan hekim çalışma cetvelleri listelenir. Bu şekilde listelenen cetvellerin içinde geçmişte kullanılmış olan, halen kullanılan ve gelecekte kullanılacak olan cetveller olabilir. 34

35 Kurum Poliklinik Tanımlamaları Resim 23 Her kurum kendi bünyesinde bulunan ve randevu sistemine dâhil edeceği poliklinikleri ve alt poliklinik detaylarını buradan tanımlayacaktır. Bu sayede hastanenin MHRS uygulamasına dâhil edeceği poliklinikler tanımlanmış olur. Yeni bir Kliniği Sisteme dâhil etmek için Yeni MHRS Kliniği Tanımla butonu kullanılır. Daha sonra Poliklinik bölümündeki açılır listeden seçim yapılarak MHRS Kliniklerine Ekle Butonu ile kayıt yapılır. Kurumun poliklinikleri arasına eklenmiş olan poliklinik listede görünür. Bu liste üzerinde poliklinik seçimi yapılarak alt detaylarının kodlaması yapılabilir. Poliklinik detaylarını kodlamaktaki amaç kliniğe bağlı olan alt polikliniklerin kodlanmasıdır. Alt Poliklinikler her hastanede farklı olabileceği için kurum kendi istediği isimde ve kodda bu tanımlamaları yapabilir. Burada önemli olan anlaşılır isimler ve kodlama yapısı kullanmaktır. Ör: Dahiliye branşına ait 3 tane poliklinik varsa Dahiliye Pol 1, Dahiliye Pol 2, Dahliye Pol 3 olarak isimlendirilirken Detay Kodlarına da Dahiliye_Pol_1, Dahiliye_Pol_2 şeklinde verilebilir. Dahiliye 35

36 Çocuk Göz Bu ekranda ek olarak, MHRS Alt Klinik Güncelleme fonksiyonu da bulunmaktadır. Alt klinik güncelleme fonksiyonunda tanımlanmış olan alt kliniğin adı da güncellenebilmektedir. Kurum Poliklinik Detay Tanımlamaları Hastanenin tanımladığı ana klinik branşlarına ait alt branşlar varsa buradan tanımlanacaktır. Bu şekilde her hastanede farklılık gösteren poliklinik isimlendirmelerine çözüm oluşturulmuştur. Dahiliye o Dahiliye Polikliniği 1 o Dahiliye Polikliniği 2 o Semt Polikliniği 1 o Semt Polikliniği 2 o Dr. Ahmet o Çocuk o Çocuk Polikliniği1 o Çocuk Polikliniği 2 Göz o 36

37 Kurum Doktor Poliklinik Tanımlama Resim 24 Kurum, tanımlamış olduğu polikliniklerle hekimleri eşleştirme işlemini bu bölümde yapılmıştır. Bu şekilde hekimlerin çalıştığı poliklinikler tanımlanmış olur. Bu listedeki poliklinikler Kurum Poliklinik Tanımlama ekranından yapılan tanımlamadan alınır. Polikliniği seçip Hekim T.C. Kimlik No bölümüne hekim Kimlik numarası yazıldığında Ara butonu ile hekim bilgisine ulaşılır. Hekim Bilgisine ulaşıldıktan sonra Hekim Ekle butonu ile Hekim ve Polikliniği eşleştirilecektir. 37

38 Randevu Listeleme ve Kapatma Ekranı Resim 25 Bu ekranda, poliklinik, hekim, randevu durum kodu, randevu kayıt durum kodu ve tarih aralığı alanlarına göre sorgulama yapılabilmektedir. Sorgulanan randevular üzerinde randevu durum kodu ve randevu kayıt durum kodu alanları değiştirilebilmektedir. Bunun anlamı, randevusu verilen hastanın geldi/gelmedi bilgisinin işaretlenmesi ve/veya randevunun statüsünün değiştirilmesidir. Örneğin bir randevunun iptal edilmesi ya da çakışma durumuna çekilmesi işlemlerine de olanak sağlanmıştır. Bu ekranın ikinci amacı da, randevulara istisna girilmesidir. İstisna kavram olarak, doktorun kendine tanımlanmış olan çalışma cetvelinin dışında hareket ettiği günlerin tanımlanması ve randevuların buna göre güncellenmesi işlemidir. İstisna girildiğinde hekime ait istisna tanımlanan aralığa ait randevular otomatik olarak güncellenir. Bu randevuların statüsü çakışma statüsüne çekilir. Statüsü çakışma olan randevuların hastalarına yeni randevu verilebilir. 38

39 Çağrı Masası Randevu Ekranı Randevu işlemlerinde kullanılacak olan ekrandır. Bu ekrandan hasta arama/bulma, randevu kaynaklarını arama/bulma ve randevu verme, düzeltme, iptal işlemleri yapılacaktır. Ekran üç bölüm olarak tasarlandı. Bu bölümler aşağıda açıklanacaktır. 1- Hasta; Resim 26 Çağrı Masasını arayan hastaları, MHRS uygulaması bilgilerin içinden arayıp bulmak için kullanılacak ve bulunan hastanın kimlik bilgileri ve arama bilgileri hakkında bilgi alınabilecektir. Hastanın yaptığı arama kabul edildiğinde arayan numara bilgisi ve bu numaradan daha önce yapılan arama varsa kaç defa arandığı ekranda görünecektir. Arama detay bilgisi istendiğinde yapılan aramalar listelenecek. Hasta bulmak için en kolay yol olan T.C. Kimlik Numarasından arama işlemi daha hızlı sonuç verecektir, bunun için hastanın T.C. Kimlik Numarasını ilgili alana yazıp ARA butonuna basmak ya da ENTER tuşuna basmak yeterli olacaktır. Hasta bulunduğunda Adı, Soyadı, T.C. Kimlik Numarası ve Son n (ilk eğer 3) adet aldığı randevuya ilişkin bilgiler ekrana getirilecektir. Bu randevu bilgilerindeki Tarih, Hastane, Poliklinik, Hekim bilgileri link olarak verilmiştir. Bu linkler kullanılarak daha önce alınmış olan randevuya ilişkin bilgiler üzerinden yeni randevu alınabilme konumuna otomatik olarak geçilir. 39

40 Eğer randevu zamanı gelmediyse, randevuya ait değişiklik ve iptal işlemlerinin yapılması sağlanır. Bu ekranda ayrıca sorgulanan son 10 hasta bilgisinin geçmişi de tutulmaktadır. Ara düğmesinin hemen solunda yer alan küçük dairesel alana tıklandığında arama bilgisinin geçmişi görülmektedir. Kullanıcı, geçmiş aramaları arasında görebilir ve istediği geçmiş arama kriterlerini ekrana getirebilir. 2- Kaynak; Resim 25 40

41 Bu ekranlar hastanın randevu alacak doktor ve randevu cetveline ulaşması yer almaktadır. Bunun İçin; öncelikle Randevu alınacak olan hekimin bulunduğu bölgeye ait, il, ilçe, hastane bilgileri öğrenilir. Sol taraftaki ilgili bölümler kullanılarak randevu alınacak olan kaynağa ulaşılır. Kaynaklar bölümünde kullanılabilecek olan Kaynaklar seçilebilir durumdadır ve üzerine tıklandığında detayına inecek şeklide hazırlanmıştır. Kaynak olarak tanımlanan hekimlerin yanında en erken ne zaman uygun olduğu bilgisi verilmektedir. Buradaki ilgili doluluk oranları ve en uygun randevu zamanı bilgileri izlenerek uygun randevu zamanına ulaşım sağlanır. İstenen hekim seçildiğinde, cetvel olarak tanımlanan kısımda hekim randevuları ve boş zamanları görülmektedir. Bu ekranda, adı ve soyadı verilen hekim bilgilerine de kolaylıkla ulaşılabilmektedir. Bu ekranlarda, neredeyim yazısının yanında yer alan düğmeye tıklandığında, hekimlere ulaşmak için kullanılan son 10 sorgu özeti görülebilmektedir. Bu sorgu özetleri arasında, kullanıcı dolaşabilmektedir. 41

42 Hekim Arama Ekranı (Detaylı Aramalar İçin) Bunun yanında, detaylı hekim randevu çalışma cetveli sorgulamak için ayrı bir ekran da mevcuttur. Bu ekranda; bölge il, ilçe, kurum, klinik ve hekim kimlik numarasına göre ve arama yapılabilmektedir. Kullanıcı örneğin Erzurum bölgesine ait herhangi 20 hekimin en erken randevu zamanlarını bu ekranda görebilmektedir. Bu ekranda, istenen hekimin, randevu zamanına tıklanarak hekime ait randevu cetveli görülebilmektedir. Resim 27 42

43 Cetvel; Uygun randevu kaynağı (hekim) seçildiğinde, uygun zamanlar ve verilmiş olan randevular cetvel üzerine görsel olarak yerleştirilir. Uygun zaman dilimi seçildikten sonra (+) simgesine basarak daha önce bulunmuş olan hasta ve kaynak için randevu zamanı kapatılır. Önemli olan nokta; seçilen randevu zamanının daha önce başka bir hastaya verilmemiş olması gerekir. Kural olarak önce kayıt yapan kazanır mantığı geçerli olacaktır. Bu durumda uygun hata mesajıyla uyarılacaksınız ve yapmanız gerekenler konusunda bilgilendirilirsiniz. 43

44 Randevu Operatör Ekranı Resim 28 Operatör ve Aile Hekimlerinin yetkileri dâhilinde kullanabilecekleri ekrandır. Hasta arama bulma, randevu kaynağı (hekim) arama bulma, randevu verme, iptal etme ve değişiklik fonksiyonlarını içerir.

45 Hasta Arama Bulma Resim 29 Randevu almak için arayan hastanın bilgilerine ulaşmak için kullanılan bölümdür. Hasta, T.C. Kimlik Numarasına göre aranıp bulunabileceği gibi Adı, Soyadı ve diğer kimlik bilgilerine göre de bulunabilir. Hasta arama bulmada en kolay ve hızlı yol T.C. Kimlik numarasına göre yapılan aramadır. Bu durumda hasta öncelikle randevu sistemi içinde aranacak ve bulunduğunda kimlik bilgileriyle beraber önceki randevularına ilişkin bilgileri de ekrana getirilecektir. Hasta randevu sistemi içinde bulunamadığı zaman, ulusal sağlık bilgi sisteminden, orda da bulunmazsa Mernisten arama yapılacak ve bilgilerine ulaşıldığında aynı şekilde ekrana getirilecektir. T.C. Numarasını bilmeyen bir hasta için, yine Adı, Soyadı ve sorgulama için gerekecek diğer bilgileri kullanarak öncelikler, randevu sistemi içinde ve bulunamazsa sağlık bilgi sistemi içinde arama yapılacak ve bilgilerine ulaşıldığında aynı şekilde ekrana getirilecektir. İlk defa arayan bir hastanın bilgilerine randevu sistemi üzerinden ulaşılamayacağı için ulusal sağlık bilgi sistemi yada Mernisten sorgulama yapılacaktır. Hasta bilgisinin bulunamadığı durumlarda hastanın beyanı kabul edilecek ve hasta tarafından verilen bilgilerle randevu alması sağlanacaktır. Bu durumda hastaya ait kimlik bilgilerin randevuyu onaylama sırasında girilmesi istenecektir.

46 Hasta Bilgileri ve Önceki Arama Kayıtları Resim 30 Arayan hastanın çağrısı kabul edildiğinde arayan numara bilgisi ekrana gelecektir. Bu numaraya göre geçmiş arama kayıtları bulunarak daha önce kaç defa arama yapıldığı bilgisi ekrana getirilir. Arayan numaraya göre hastanın doğru kişi olduğu bilgisi elde edilemeyeceği için hastadan kimlik bilgilerine ait doğrulama yapabilmek için gerekli bilgiler talep edilir. (Doğrulama ile ilgili diyaloglar ve süreç bakanlık tarafından belirlenebilir. ) Hastanın son (n) randevu bilgileri ekrana getirilir ve buradan hastanın daha önce ne zaman randevu aldığı, hastane, poliklinik ve hekim bilgilerine ulaşılır. Bu liste üzerindeki linkler kullanılarak istenilen randevu bilgisine ulaşılabilir. Örneğin, hasta daha önce gitmek istediği hekime gitmek istiyorsa hekim adının üzerine tıkladığında ilgili hekimin bilgilerine ve cetveline ulaşılarak uygun randevu zamanı seçilebilir. Hekim bilgisine ulaşıldığında, en erken randevu tarihi ve saati operatöre iletilir. Operatör, dilediği takdirde tarih, hastane adı ve poliklinik adını kullanarak da çalışma cetveline ulaşabilir. 46

47 Randevu Kaynağı (Hekim) Arama Bulma Resim 31 Randevu Alınacak kaynağı bulmak için ekranın sol tarafında bulunan neredeyim tablosu kullanılacaktır. Eğer arama yapan telefonun konum bilgisi MHRS uygulamasına iletilirse arama yapılan yerin bölge, il, ilçe gibi bilgileri kullanılarak direkt olarak ilgili konumdaki hastanelere ulaşılacak ve randevu zamanı seçimi için gerekli olan ekran ayarları otomatik olarak yapılacaktır. Yine de başka türlü seçim yapılmak istenirse, Bölgeden başlayarak ilgili bölümler kullanılarak hekime ulaşılabilir. İlgili bölümlerde seçim yapıldığında Resim-4 te görüldüğü şekilde yer ve kaynak bilgisi kullanıcıya iletilecektir. Aşağıda Resim-5 te ilgili ekran görüntüleri verilmiştir. Resim 32 47

48 Randevu Cetveli (Randevu verme işlemi başlangıç) Resim 33 Hasta için uygun kaynak (hekim) bulunduğunda sağ tarafta hekime ait randevu cetveli açılacak tır. Birden fazla hekime ait randevu cetvelinin açılması da mümkündür. Bu cetvel üzerinde boş olan zaman dilimleri + (artı) işareti ile gösterilmektedir. Her zaman dilimi için bir adet + işareti görünecektir. Uygun zamanın olmadığı yerlerde + işareti görünmeyecek. Örneğin 12:00 zaman diliminde herhangi bir + işareti yok dolayısıyla bu zaman diliminde herhangi bir uygun zamanın olmadığı anlaşılmaktadır. Bu zaman dilimi yemek arası vs. durumu nedeni ile kapalı olabilir. Hekime ait randevu cetveli ilk açıldığında tüm zaman dilimleri tek satır olarak görünmektedir. Zaman diliminin yanındaki küçük ok işaretine tıklayarak ilgili saat aralığının açabilirsiniz. Bu zaman aralığında var olan uygun zamanları ya da verilmiş randevuları görebilirsiniz. Bu şekilde hekime ait tüm zaman dilimlerini bir bakışta görmeniz sağlanmıştır. 48

49 Bu ekranda ek bir özellik olarak da, operatörün istediği tarihe randevu verebilmesi yer alır. Operatör, ekranında yer alan randevu düğmesine tıklayarak istediği tarihe geçebilir. Örneğin hasta aradığında ve 20 Ocak 2009 dan sonra randevu almak istediğini söylediğinde bu tarih 20 Ocak 2009 a getirilirse, hekim arama hiyerarşisinin son aşamasında hastanın karşısına bu tarihten sonraki ilk randevu verilebilecek zaman gelecektir. Randevu Verilmesi (Seçilen zamanın onaylanması) Resim 34 49

50 Randevu için uygun olan zaman seçildiğinde + işaretine basmak yeterlidir. Randevuyu onaylamadan önce ekranda istenilen randevuya ait bilgileri görülebilmektedir. Bu ekrandan Hasta iletişim bilgilerinin giriş işlemi de yapıldıktan sonra Randevu Gir butonu ile onayınızı yapabilirsiniz. Onay sonucunda ekranda seçmiş olduğunuz hastaya, seçilen hekim ve zaman için randevu verilmiş olur. Verilmiş Randevunun Cetvel Üzerinde Gösterilmesi Resim 35 Randevu işlemi yapılıp onaylandıktan sonra hekimin cetveli üzerinde verdiğiniz randevuyu görebilirsiniz. Yine, buradan randevu nun iptali de yapılabilmektedir, bunun için randevunun yanındaki iptal butonunu kullanmak yeterlidir. Değişiklik işlemi ise aslında yeni bir randevu işlemi olduğu için iptal edip yeni randevuyu verebilirsiniz. Buradaki değişiklik butonunu kullandığınızda bu kaydı değiştireceğiniz kabul edilir ve yeni randevu işlemi başlatılır. Yeni randevu verildiğinde ise eski randevu otomatik olarak iptal edilir ve o zaman dilimi yeni bir randevu için uygun duruma gelir. 50

51 Değişiklik isteği belirtilmeden direkt iptal edilip yeni bir randevu verilmek istendiğinde ise tek sorun yeni randevu için uygun zaman bulamamanız dolayısıyla eski zamanı yeniden almak istemeniz durumunda bu zaman başka bir hasta için kapatılmış olabilir. Bu durum çok normal bir durumdur ve sürekli olarak karşılaşılabilir. 51

52 Doluluk Oranları Resim 36 Randevu kaynaklarının doluluk durumunu izlemek için kullanılacak olan ekrandır. Sağ taraftaki kriterler ile istenilen zaman aralığında ya da belli doluluk oranlarındaki durum görülebilir. Buradan alınacak grafikler anlık olarak oluşturulur ve kaynakların doluluk oranının izlenmesini sağlar. Yine grafiklerin altında verilen grafikler ile detay bilgiye ulaşılır. 52

53 Çakışma (İptal Edilen Randevular) Listesi Resim 37 Hekim çalışma planlarında yapılan değişiklikler ya da plan değişikliği yapmadan istisnai durumların sisteme bildirilmesinden dolayı gelecekte verilmiş olan randevuların iptalleri gerekebilir. Bu durumda çakışma durumuna alınan randevuların geri bildiriminin hastalara yapılıp çözülmesi gerekir. Bu tür randevuların bildirimi hastaya yapılmadığı müddetçe hatanın durumdan haberi olmayacaktır. Bu liste sadece aktif olan bölgeyi ilgilendirecektir ve her bölge sadece kendi bölgelerindeki iptalleri takip edecektir. Bu liste Genel olarak gelecekteki randevulara için kullanılacaktır, zamanı geçmiş randevular için geri bildirim yapılmasının bir önemi yoktur. 53