Fırat Üniversitesi İç Denetim Birimi 2010 Yılı Faaliyet Raporu FIRAT ÜNİVERSİTESİ İÇ DENETİM BİRİMİ FAALİYET RAPORU (2010 YILI)

Transkript

1 FIRAT ÜNİVERSİTESİ İÇ DENETİM BİRİMİ FAALİYET RAPORU (2010 YILI) KAPAK ÜST YÖNETİCİ SUNUŞU İÇ DENETİM BİRİM YÖNETİCİSİNİN SUNUŞU I- GENEL BİLGİLER A- Misyon ve Vizyon B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar C- İç Denetim Birimine İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı 2- Hizmet Alanları 3- Örgüt Yapısı 4- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 5- İnsan Kaynakları 6- Mali Kaynaklar D- İdarenin Teşkilat Yapısı II- İÇ DENETİM FAALİYETİNİN AMACI A- İç Denetim Faaliyetinin Amaç ve Hedefleri B- Temel Politikalar ve Öncelikler III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Denetim Faaliyetleri 1-Çalışmaların Kapsamı 2-Çalışma Yapılan Birimler 3-Düzenlenen Raporlar ve Dağılımı B- Yapılan Tespit ve Öneriler C- Uzlaşılamayan Hususlar D- Danışmanlık ve Diğer Faaliyetler E- Denetim Dışı Faaliyetler IV-PERFORMANS BİLGİLERİ A- Kalite Güvence Değerlendirmeleri V-İÇ DENETİMİN KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler B- Zayıflıklar C- Değerlendirme VI-İDARENİN RİSKLERİ, RİSK YÖNETİMİ, YÖNETİM VE KONTROL SİSTEMLERİ A- Tanımlanmış Riskler B- Mevcut Kontrollerin Etkinliği ve Yeterliliği Sayfa 1 / 31

2 VII- EĞİTİM FAALİYETLERİ 1- Alınan Eğitimler 2- Verilen Eğitimler 3- Yayınlar VIII-ÖNERİ VE TEDBİRLER Fırat Üniversitesi İç Denetim Birimi 2010 Yılı Faaliyet Raporu Sayfa 2 / 31

3 ÜST YÖNETİCİNİN SUNUŞU Uluslararası rekabet üstünlüğünün bilim ve teknolojiyle ölçüldüğü bir yüzyılda, 21.Yüzyılın çağdaş üniversitesini yaratma gayreti içersindeki Fırat Üniversitesi, bir yandan çağdaş değerleri yaratma hizmetine girerken; diğer taraftan da hedef kitleleri olan öğrencilerinin iyi bir eğitim alması için tüm imkânlarını seferber etmektedir yılında eğitim öğretime başlayan ve ülkemizin köklü üniversitelerinden biri olan Fırat Üniversitesi, her geçen gün değişen ve büyüyen bir yapıyla öğrencilerine kaliteli bir eğitim vererek, onları Atatürk İlke ve İnkılâpları doğrultusunda yetiştirmeyi hedef edinmiştir. Bu hedefe ulaşmanın yegâne yolu ise uluslararası standartlara uygun kurumsal yönetim anlayışından geçmektedir. Kamuda kurumsal yönetimin önemli bir boyutunu oluşturan mali yönetim alanında, ülkemizde özellikle son yıllarda önemli reformlar ortaya atılmıştır. Bu reformlar Türk Kamu Mali Sistemini yeniden yapılandırmayı ve uluslararası standartlara uygun hale getirmeyi hedefleyen 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu ile hayata geçirilmeye başlanmıştır. Bilindiği üzere Kamu mali yönetiminin yapısını ve işleyişini düzenleyen 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile yeni kamu mali yönetimi, yönetim sorumluluğu esasına göre düzenlenmiş, üst yöneticilerin bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri, mali hizmetler birimi ve iç denetçiler aracılığı ile yerine getirecekleri belirtilmiştir sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununda iç denetim; kamu idaresinin çalışmalarına değer katmak ve geliştirmek için kaynakların ekonomiklik, etkililik ve verimlilik esaslarına göre yönetilip yönetilmediğini değerlendirmek ve rehberlik yapmak amacıyla yapılan bağımsız, nesnel güvence sağlama ve danışmanlık faaliyeti olarak tanımlanmıştır. Sayfa 3 / 31

4 Bu bağlamda geçmişe dönük hata arayan değil, geleceğe odaklı, değer katan, değişimin öncüsü, risk ve zayıflıkları belirleyen, iyi uygulama örneklerini arayan, çağdaş denetim tekniklerini kullanan, sistemlerin hatalarını ve eksikliklerini gideren iç denetim, son dört yıldır Türk bürokrasisinde yerini almaya başlamıştır. İç denetçilerimiz, Üniversitenin toplam 5 sürecinin sistem ve uygunluk denetimini 2010 yılı iç denetim programı çerçevesinde gerçekleştirmişlerdir ve devamı yıllarda İç Denetçilerimizin; Üniversitemiz kaynaklarının ekonomik, etkili ve verimli kullanılması için, yönetim ve kontrol yapıları ile malî işlemlere ilişkin karar ve tasarrufları sistemli, sürekli ve disiplinli bir yaklaşımla değerlendirip, önleyici, tespit edici ve yönlendirici önerilerde bulunmak suretiyle, üniversitemizin faaliyetlerine değer katacaklarına ve geliştireceklerine inanıyorum. Fırat Üniversitesi; iç denetimin önem ve değerini anlayan, kuruma sağlayacağı katkılarını bilen, iç denetim faaliyetlerinin bağımsız ve mevzuata uygun olarak yapılmasına yardımcı olan, iç denetim faaliyetlerinin etkin ve etkili olabilmesi için gerekli desteği veren bir kurumdur. Üniversitemizde 2010 yılında gerçekleştirilen, iç denetim faaliyetlerine ve iç denetçilere sunulan katkı ve destek, gelecek yıllarda da sağlanacaktır. Prof. Dr. A. Feyzi BİNGÖL Rektör Sayfa 4 / 31

5 İÇ DENETİM BİRİM YÖNETİCİSİNİN SUNUŞU Kamu mali yönetiminin yapısını ve işleyişini düzenleyen 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile yeni kamu mali yönetimi, yönetim sorumluluğu esasına göre düzenlenmiş olup, üst yöneticilerin bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri, mali hizmetler birimi ve iç denetçiler aracılığı ile yerine getirecekleri belirtilmiştir. İç denetim faaliyeti; kamu idarelerinin faaliyetlerinin amaç ve politikalara, kalkınma planına, programlara, stratejik planlara, performans programlarına ve mevzuata uygun olarak planlanmasını ve yürütülmesini; kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasını; bilgilerin güvenilirliğini, bütünlüğünü ve zamanında elde edilebilirliğini sağlamayı amaçlar. İç denetim faaliyeti sonucunda, kamu idarelerinin varlıklarının güvence altına alınması, iç kontrol sisteminin etkinliği ve risklerin asgariye indirilmesi için kamu idaresinin faaliyetlerini olumsuz etkileyebilecek risklerin tanımlanması, gerekli önlemlerin alınması, sürekli gözden geçirilmesi ve mümkünse sayısallaştırılması konularında yönetime önerilerde bulunulur. İç denetim faaliyetlerindeki amacımız; Üniversitemiz faaliyetlerine yapılan katkının en üst seviyeye çıkartılması, hata bulmadan ziyade, süreçlerde bir aksaklık olup olmadığı, kaynakların verimli bir şekilde yönetilip yönetilmediği, kontrol yapılarının iyi işleyip işlemediği gibi konular üzerine odaklanmak, kişiler değil faaliyetler, hatalar değil süreçler üzerinde yoğunlaşmaktır. İç Denetim Faaliyetlerinin etkin ve etkili olabilmesi için; iç denetimin yapılabilmesinde ve iç denetim sonucu tespitlere yönelik önerilerin gerçekleştirilmesinde üst yönetimin desteği en önemli unsurdur sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 65 inci maddesine göre tarih ve sayılı Resmi Gazete de Bakanlar Kurulu Kararıyla yayımlanan İç Denetçilerin Çalışma ve Usul ve Esasları Hakkındaki Yönetmeliğinin birim faaliyet raporu başlıklı 46 ncı maddesi gereğince bu faaliyet raporu hazırlanmıştır. Sayfa 5 / 31

6 Fırat Üniversitesi İç Denetim Birimi, Üniversitemizi daha ileri seviyelere ulaştırmak için, kendine düşen görevi yerine getirme ve iç denetim farkındalığını artırma gayret ve çabası içinde olacaktır. Destekleri için Rektörlük Makamına, teşekkür ederim. Ayhan SERTTAŞ İç Denetim Birim Yöneticisi Sayfa 6 / 31

7 I- GENEL BİLGİLER A-Misyon ve Vizyon İç Denetim Biriminin Misyonu; Üniversitemiz kaynaklarının ekonomik, etkili ve verimli kullanılması için, yönetim ve kontrol yapıları ile malî işlemlere ilişkin karar ve tasarrufları sistemli, sürekli ve disiplinli bir yaklaşımla değerlendirmek, önleyici, tespit edici ve yönlendirici önerilerde bulunmak, üniversitemizin faaliyetlerine değer katmak ve geliştirmek suretiyle amaçlarına ulaşmasına yardımcı olmaktır. İç Denetim Biriminin Vizyonu; Doğruluk ve sorumluluk duygusuyla görevini en iyi şekilde yapan, görevin gerektirdiği bilgi, beceri ve tecrübeye sahip, çalışmaları örnek alınan, ulusal ve uluslararası standartlara uygun denetim ve danışmanlık faaliyetleri sunan ilkeli bir birim olmak. B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu nun yürürlüğe girmesiyle birlikte, mali yönetim, bütçeler, harcama süreçleri, mali kontrol ve denetim sistemimizde önemli bir değişim ve dönüşüm gerçekleşmeye başlamıştır. Kanunda, uluslararası kabul görmüş standartlar esas alınarak kamuda denetim, iç ve dış denetim olarak ayrılmış ve bunlar tanımlanarak, iç denetimin iç denetçiler, dış denetimin de Sayıştay tarafından yapılacağı hüküm altına alınmıştır. B.1. İç Denetçinin Görevleri İç Denetçiler aşağıdaki görevleri yürütür: a) Nesnel risk analizlerine dayanarak Kurumun risk yönetimi, kontrol ve yönetim yapılarını değerlendirmek. b) Kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılması bakımından incelemeler yapmak ve önerilerde bulunmak. c) Kurumun faaliyet ve işlemlerinin mevzuata uygunluğunu denetlemek ve harcama sonrasında yasal uygunluk denetimi yapmak. ç) Kurumun harcamalar ile mali işlemlere ilişkin karar ve tasarrufların, amaç ve politikalara, kalkınma planına, programlara, stratejik planlara ve performans programlarına uygunluğunu denetlemek ve değerlendirmek. d) Kurumun mali yönetim ve kontrol süreçlerinin sistem denetimini yapmak ve bu konularda önerilerde bulunmak. e) Denetim sonuçları çerçevesinde iyileştirmelere yönelik önerilerde bulunmak. f) Denetim sırasında veya denetim sonuçlarına göre soruşturma açılmasını gerektiren hususlar ile suç teşkil eden durumlara ilişkin tespitlerini iç denetim birim başkanı kanalı ile üst yöneticiye bildirmek. g) Kurum birimlerince üretilen bilgilerin doğruluğunu denetlemek. Sayfa 7 / 31

8 ğ) Üst yönetici tarafından gerekli görülen hallerde performans göstergelerini belirlemede kurumun ilgili birimlerine yardımcı olmak, belirlenen performans göstergelerinin uygulanabilirliğini değerlendirmek. B.2. İç Denetçinin Yetkileri İç Denetçiler aşağıdaki yetkilere sahiptir. a) İç denetim faaliyetleriyle ilgili gizli de olsa elektronik ortamdakiler dahil her türlü bilgi, belge ve dokümanlar ile nakit, kıymetli evrak ve diğer varlıkların ibrazını talep etmek. b) Denetlenen birim çalışanlarından veya yürütülen görevin ilgili olduğu birim personelinden iç denetim faaliyetlerinin gereği olarak her türlü yardımı almak, yazılı ve sözlü bilgi istemek. c) İç denetim faaliyetinin gerektirdiği araç, gereç ve diğer imkanlardan yararlanmak. ç) Görevin yürütülmesini engelleyici tutum, davranış ve hareketlerde bulunanları iç denetim birim başkanı kanalı ile üst yöneticiye bildirmek. d) İç denetim faaliyetinin gerektirdiği konularda uzman yardımı almak veya görüşünden yararlanmak. B.3. İç Denetçinin Sorumlulukları İç Denetçi, görevlerini yerine getirirken aşağıdaki hususlara riayet eder. a) Mevzuata, denetim standartlarına ve etik kurallara uygun hareket etmek. b) Mesleki bilgi ve becerilerini sürekli olarak geliştirmek. c) Yetki ve ehliyetini aşan durumlarda iç denetim birim başkanını haberdar etmek. ç) Verilen görevin tarafsız ve bağımsız olarak yapılmasına engel olan durumların bulunması halinde, durumu iç denetim birim başkanına bildirmek. d) Görevin tarafsız ve bağımsız olarak yapılmasını engelleyen hususların iç denetim birim başkanından kaynaklanması halinde durumu üst yöneticiye bildirmek. e) Denetim raporlarında kanıtlara dayanmak ve değerlendirmelerinde tarafsız olmak. f) Denetim esnasında elde ettiği bilgilerin gizliliğini korumak. B.4. İç Denetim Faaliyetinin Kapsamı Fırat Üniversitesindeki bütün birimlerin, tüm işlem ve faaliyetleri iç denetim kapsamına girer Sayılı Kanunda denetim faaliyetlerinin, idarelerin yönetim ve kontrol yapıları ile malî işlemlerinin risk yönetimi, yönetim ve kontrol süreçlerinin etkinliğini değerlendirmek ve geliştirmek yönünde sistematik, sürekli ve disiplinli bir yaklaşımla ve genel kabul görmüş standartlara uygun olarak gerçekleştirileceği belirtilmiştir Sayılı Kanun uyarınca çıkartılan İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik gereğince İç n; Uygunluk denetimi Mali denetim Sayfa 8 / 31

9 Sistem denetimi Performans denetimi Bilgi teknolojisi denetimi Fırat Üniversitesi İç Denetim Birimi 2010 Yılı Faaliyet Raporu Şeklinde yürütüleceği öngörülürek, idarenin denetim görev ve sorumluluğu iç denetçilere verilmiştir. Kanunda; iç denetçilerin bu görevlerini yerine getirirken, görevlerinde bağımsız oldukları ve asli görevleri dışında hiçbir görev verilemeyeceği ve yaptırılamayacağı hüküm altına alınmıştır. C- İç Denetim Birimine İlişkin Bilgiler C.1- Fiziksel Yapı İç Denetim Birimi, Rektörlük hizmet binasının 2 inci katında görev yapmaktadır. Birime tahsis edilmiş üç adet iç denetçi odası vardır. C.2- Hizmet Alanları Sayısı (Adet) Alanı (m2) Toplam Alan (m2) Servis Çalışma Odası Toplam C.3- Örgüt Yapısı İç denetçiler doğrudan Rektöre bağlı olarak görev yapmaktadırlar. Üst Yönetici Prof. Dr. A. Feyzi BİNGÖL Rektör İç Denetçi Ayhan SERTTAŞ (Birim Yöneticisi) İç Denetçi Semiha ARİ İç Denetçi M. Emin BAYSAL Sayfa 9 / 31

10 C.4- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 4.1- Bilgisayarlar Fırat Üniversitesi İç Denetim Birimi 2010 Yılı Faaliyet Raporu Türü Adet Masa üstü bilgisayarlar 2 Taşınabilir bilgisayarlar 3 Toplam Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Cinsi (Adet) Yazıcı 3 Projeksiyon 0 Fotokopi makinesi 0 Telefon makinesi 3 Faks 0 Tarayıcılar 0 C.5- İnsan Kaynakları 5.1- Personel Personel (Kadroların Doluluk Oranına Göre) Dolu Boş Toplam İç Denetçi Genel İdari Hizmetler Toplam Personelin Eğitim Durumu Personelin Eğitim Durumu Ön Lisans Lisans Y.L. ve Dokt. Kişi Sayısı Yüzde Personelin Hizmet Süreleri Personelin Hizmet Süresi Yıl Yıl Yıl 25 Üzeri Yıl Kişi Sayısı Yüzde 0 33,3 33,3 33,3 Sayfa 10 / 31

11 5.4- Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Fırat Üniversitesi İç Denetim Birimi 2010 Yılı Faaliyet Raporu Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Yaş 51- Üzeri Kişi Sayısı 2 1 Yüzde 66,6 33, tarih ve sayılı Resmi Gazete de Bakanlar Kurulu Kararıyla yayımlanan İç Denetçilerin Çalışma ve Usul ve Esasları Hakkındaki Yönetmelik ile kurumumuza 3 adet İç Denetçi kadrosu verilmiş ve bu kadroların tamamına atama yapılmıştır. İç Denetim Biriminde 3 adet İç Denetçi hizmet vermektedir. C.6- Mali Kaynaklar İç denetçilerin harcamaları Rektörlük Özel Kalem ödeneğinden karşılanmıştır yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununa ekli Üniversitemiz Ödenek Cetvelinde, Fırat Üniversitesinin / 01.1, 02.1 ve 03.3 bütçe kodunda, İç Denetim Hizmetleri ayrımı yapılarak toplam TL ödenek tahsis edilmiştir. D. İdarenin Teşkilat Yapısı Fırat Üniversitesinin kuruluşu 11 Nisan 1975 tarih ve 1873 sayılı kanunla gerçekleşmiştir. 2547, 2809, 3389 ve 3337 sayılı kanunlarla bugünkü yapısına kavuşmuştur. Fırat Üniversitesi; Akademik olarak, 12 Fakülte, 2 Yüksekokul, 8 Meslek Yüksekokulu, 1 Devlet Konservatuarı, 3 Enstitü, 3 Bağlı Bölüm ve 21 Araştırma Merkezinden, İdari olarak da, Genel Sekreterlik, 8 Daire Başkanlığı, 4 Adet Müdürlük, Bilimsel Araştırma Projeleri Birimi ve Hukuk müşavirliğinden, oluşmaktadır. Fırat Üniversitesi özel bütçeli bir kamu idaresidir. Sayfa 11 / 31

12 Akademik Birimler: Fırat Üniversitesi İç Denetim Birimi 2010 Yılı Faaliyet Raporu FAKÜLTELER ENSTİTÜLER YÜKSEKOKULLAR MESLEK YÜKSEKOKULLARI Eğitim Fakültesi Fen Bilimleri Beden Eğitimi ve Maden Meslek Enstitüsü Spor Y.O. Yüksek Okulu Fen Fakültesi Sağlık Elazığ Sağlık Y.O. Sağlık Hizmetleri Bilimleri Meslek Yüksek Okulu Enstitüsü İnsani ve Sosyal Bilimler Fakültesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi İlahiyat Fakültesi İletişim Fakültesi Mühendislik Fakültesi Su Ürünleri Fakültesi Teknik Eğitim Fakültesi Teknoloji Fakültesi Tıp Fakültesi Veteriner Fakültesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Sivrice Meslek Yüksek Okulu Sosyal Bilimler Meslek Yüksek Okulu Süleyman Demirel Keban Meslek Yüksek Okulu Teknik Bilimler Meslek Yüksek Okulu Karakoçan Meslek Yüksek Okulu Kovancılar Meslek Yüksek Okulu Devlet Konservatuarı BAĞLI BÖLÜMLER Enformatik Bölümler Türk Dili Bölümü Yabancı Diller Bölümü Fırat Üniversitesi nin yönetim ve organizasyonu 2547 sayılı yasa hükümlerine göre belirlenmiştir. Üniversitenin yönetim organları Rektör, Üniversite Senatosu ve Üniversite Yönetim Kuruludur. II- İÇ DENETİMİN AMACI A.İç Denetim Faaliyetinin Amaç ve Hedefleri Yürütülmesi planlanan iç denetim faaliyetlerimizde amaç; denetime dahil edilen birimlerin faaliyetlerinin ve iç kontrol sisteminin; organizasyon yapısına katkı sağlayıcı bir yaklaşımla analiz edilmesi, eksikliklerinin tespit edilmesi, kalite ve uygunluğunun araştırılması, kaynakların ve uygulanan yöntemlerin yeterliliğinin ölçülmesi suretiyle değerlendirilmesidir. Üst yönetici ile birim yöneticilerinin faaliyetlerini yürütürken hesap ve işlemlerinin kanun, kararname, tüzük, yönetmelik, tebliğ, genelge ve genel yazı gibi mevzuat düzenlemelerine uygun yürütülüp yürütülmediğinin tespiti ile varsa hata ve noksanlıkların ortaya çıkarılması, bu hata ve noksanlığın sebeplerinin araştırılması ve bu sebeplerin ortadan kaldırılması, idarenin etkinlik, verimlilik ve hizmet kalitesinin artırılması, personelin eğitim eksikliğinin giderilmesi ile sorunlara dikkat çekilmesi ve çözüm önerisinde bulunulması denetimlerimizde esastır. Sayfa 12 / 31

13 İç denetimde yapılacak danışmanlık hizmetinde; risk yönetimi, kontrol ve yönetim süreçlerini geliştirmede idarelere yardımcı olmak ile idarenin hedeflerini gerçekleştirmeye yönelik faaliyetlerinin ve işlem süreçlerinin sistemli ve düzenli bir biçimde değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önerilerde bulunmak amaçlanmaktadır. İç denetim faaliyetleri sonucunda; denetlenen birimlerin yönetim ve kontrol süreçlerindeki zayıflıkların veya geliştirilmesi gereken alanların ortaya çıkarılması ve gerekli iyileştirmelerin yapılması amacıyla birim yöneticileriyle birlikte ortak aksiyon planlarının hazırlanması ve birim ile mutabık kalınan ve aksiyon planına bağlanan önerilerin planlandığı şekilde gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin izlenmesi de denetimlerimizde esastır. İç Denetim Biriminin hedefi; denetim öncesi etkili bir çalışma yaparak, idarenin tüm risk haritasını elinde bulundurmak, değişen riskleri periyodik kontrollerle güncelleyerek, en riskli alanlardan başlamak üzere denetimler yapmak suretiyle, Üniversitenin faaliyetlerini etkileyecek risklerin olumsuzluğunu en aza indirmeye yardımcı olmaktır. B.Temel Politikalar ve Öncelikler Önümüzdeki süreçte gerçekleştirmek istenilen çalışmalara ilişkin politika ve öncelikler: İç Denetim Birimi; Fırat Üniversitesinin bütün yönetim kademelerinin, Üniversitenin kuruluş amaçlarına, kalkınma planına, programlara, stratejik plan hedeflerine, performans programlarına ve mevzuata uygun olarak iş ve işlemlerinin yürütülme düzeylerini denetlemek ve değerlendirmek amacındadır. İç denetim, birimlerin faaliyet alanlarına ilişkin iş süreçleri ve risk faktörlerinin tanımlanması, risk seviyelerinin ölçülmesi, bu riskler için uygulanan iç kontrollerin yeterliliklerinin değerlendirilmesi suretiyle adı geçen süreçlerin yönetişim, iç kontrol ve risk yönetim süreçlerinin etkililik düzeylerinin artırılmasını hedeflemektedir. Sayfa 13 / 31

14 III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Denetim Faaliyetleri: 1- Çalışmaların Kapsamı: İç Denetim Birimince, Rektörlük Makamının onayına sunulan 2010 yılı İç Denetim Programı ile yıllarına ait İç Denetim Planı, Rektörlük Makamınca tarihinde onaylanmıştır. Program gereği denetimlere 08 Şubat 2010 tarihinde başlanmıştır. Rektörlük Makamınca tarihinde onaylanan 2010 yılı İç Denetim Programı gereği, 2010 yılında denetlenmesi öngörülen süreçler aşağıdadır. Denetim Alanları Denetlenen Birim Denetim Türü Risk Önceliği Yapan İç Denetçi Denetim Gözetim Sorumlusu Tarih Taşınır Mal İşlemleri Süreci (Döner Sermaye İşletmesi - Özel Bütçe) 1-Döner Sermaye İşlt. Müd. 2-Fırat Ünv. Hastanesi Başhekimliği Uygunluk 1 Semiha ARI - M. Emin BAYSAL Ayhan SERTTAŞ Personel Disiplin ve Sicil İşlemleri Süreci (İdari personel) Personel Daire Başkanlığı Sistem 1 Ayhan SERTTAŞ M. Emin BAYSAL Ek Ders Tahakkukları Süreci Beden Eğitimi Spor Uygunluk 1 Ayhan SERTTAŞ Semiha ARI YO Sağlık Hizmetleri MYO Semiha ARI M. Emin BAYSAL Su Ürünleri Fakültesi M. Emin BAYSAL Ayhan SERTTAŞ Döner Sermaye Katkı Payı Ödeme Süreci Döner Sermaye İşlt. Müd. Uygunluk 1 Ayhan SERTTAŞ - M. Emin BAYSAL Semiha ARI Ön Mali Kontrol İşlemleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Sistem 1 Semiha ARI Ayhan SERTTAŞ Hukuk Müşavirliği İşlem Süreci Hukuk Müşavirliği Sistem 2 Ayhan SERTTAŞ - Semiha ARI M. Emin BAYSAL Öğrenci Mezuniyet İşlemleri Süreci Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Sistem 2 M. Emin BAYSAL Semiha ARI Yukarıdaki süreçlerden, Taşınır Mal İşlemleri Süreci, Personel Disiplin ve Sicil İşlemleri Süreci, Ek Ders Tahakkukları Süreci, Döner Sermaye Katkı Payı Ödeme Süreci ile Sayfa 14 / 31

15 Ön Mali Kontrol İşlemleri Süreci, iç denetçilerce denetlenmiştir. Diğer süreçlerin denetimi, tarih ve sayılı Rektörlük Makamı onayı ile iptal edilmiştir. 2- Çalışma Yapılan Birimler: A YILINDAN 2010 YILINA SARKIP, TAMAMLANAN ÇALIŞMALAR Denetim Alanları Denetlenen Birim İç Denetim Rapor Tarih ve Numarası Denetim Türü Yapan İç Denetçi Doğrudan Temin Süreci (Özel Bütçe) Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı /01 Uygunluk Ayhan SERTTAŞ Doğrudan Temin Süreci (Özel Bütçe) Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı /01 Uygunluk M. Emin BAYSAL Doğrudan Temin Süreci (Özel Bütçe) İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı /01 Uygunluk Semiha ARI B YILI ÇALIŞMALARI Denetim Alanları Denetlenen Birim İç Denetim Rapor Tarih ve Numarası Denetim Türü Yapan İç Denetçi Taşınır Mal İşlemleri Süreci (Döner Sermaye İşletmesi - Özel Bütçe) 1-Döner Sermaye İşlt. Müdürlüğü 2-Fırat Ünv. Hastanesi Başhekimliği / /03-03 Uygunluk Semiha ARI - M. Emin BAYSAL Personel Disiplin ve Sicil İşlemleri Süreci (İdari personel) Personel Daire Başkanlığı /02 Sistem Ayhan SERTTAŞ Ek Ders Tahakkukları Süreci Beden Eğitimi Spor YO /03 Sağlık Hizmetleri MYO Su Ürünleri Fakültesi /04 Uygunluk Ayhan SERTTAŞ Semiha ARI M. Emin BAYSAL Döner Sermaye Katkı Payı Ödeme Süreci Döner Sermaye İşlt. Müdürlüğü Uygunluk Ayhan SERTTAŞ - M. Emin BAYSAL Ön Mali Kontrol İşlemleri Süreci Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Sistem Semiha ARI Sayfa 15 / 31

16 C YILINA SARKAN ÇALIŞMALAR Fırat Üniversitesi İç Denetim Birimi 2010 Yılı Faaliyet Raporu Denetim Alanları Denetlenen Birim İç Denetim Rapor Tarih ve Numarası Denetim Türü Yapan İç Denetçi Ek Ders Tahakkukları Süreci Sağlık Hizmetleri MYO Uygunluk Semiha ARI Döner Sermaye Katkı Payı Ödeme Süreci Döner Sermaye İşlt. Müd. Uygunluk Ayhan SERTTAŞ - M. Emin BAYSAL Ön Mali Kontrol İşlemleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Sistem Semiha ARI 2011 yılına sarkan süreç denetimleriyle ilgili taslak iç denetim raporları, iç denetçiler tarafından düzenlenmiş ve ilgili birimlere cevaplanmak ve aksiyon planı hazırlanmak üzere teslim edilmiştir. 3- Düzenlenen Raporlar ve Dağılımı: Genel Dağılım: 2010 yılında, denetimler sonucunda, 8 adet Taslak İç Denetim Raporu, 8 adet Nihai İç Denetim Raporu (Sistem, Uygunluk ), 2 adet İnceleme raporu (Araştırma ve inceleme) düzenlenmiştir. Düzenlenen raporların dağılımı aşağıda gösterilmektedir. Türü Rapor Adedi İç Denetim Raporu 1 (Sistem ) İç Denetim Raporu 7 (Uygunluk ) İnceleme Raporu 0 (Danışmanlık) İnceleme Raporu 0 (Usulsüzlük ve yolsuzluk) İnceleme Raporu 2 (Araştırma ve İnceleme) TOPLAM 10 Sayfa 16 / 31

17 Düzenlenen Raporlar ve Dağılımı İç Dnt. Rap. (Sistem ) İç Dnt. Rap. (Uygunluk ) İnc. Rap. (Danışmanlık) İnc. Rap. (Araştırma ve İnceleme) İnc. Rap. (Usulsüzlük ve yosuzluk) Taslak İç Denetim Rap. Raporların İç Denetçilere Göre Dağılımı: Denetçi Adı Soyadı Taslak İç Denetim Raporu Nihai İç Denetim Raporu (Sistem) Nihai İç Denetim Raporu (Uygunluk) İnceleme Raporu (Danışmanlık) İnceleme Raporu (İnceleme ve Araştırma) TOPLAM Ayhan SERTTAŞ Semiha ARI M. Emin BAYSAL Semiha ARI M. Emin BAYSAL Ayhan SERTTAŞ M. Emin BAYSAL TOPLAM Sayfa 17 / 31

18 B- Yapılan Tespit ve Öneriler: 2011 Yılında; İç Denetçilerce denetlenen ve sonucunda iç denetim raporu düzenlenen Süreçlere, Söz konusu süreçlerle ilgili düzenlenen iç denetim raporlarındaki tespit ve önerilere, ilişkin açıklamalar aşağıdadır. I. TAŞINIR MAL İŞLEMLERİ SÜRECİ a. Taşınır Süreci : Taşınır Mal Yönetmeliği, tarih ve sayılı Resmi gazetede yayınlanmıştır. Bu Yönetmelik, 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 44 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Bu Yönetmeliğin amacı, kaynağına ve edinme yöntemine bakılmaksızın kamu idarelerine ait taşınır malların kaydı, muhafazası ve kullanımı ile yönetim hesabının verilmesi, merkez ve taşrada taşınır yönetim sorumlularıyla bunlar adına görev yapacak olanların belirlenmesi ve kamu idareleri arasında taşınırların bedelsiz devri ile tahsisine ilişkin esas ve usulleri belirlemektir. Harcama yetkilileri taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan ve taşınır yönetim hesabını ilgili mercilere göndermekten sorumludur. Harcama yetkilileri taşınır kayıtlarının bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır yönetim hesabının ilgili mercilere gönderilmesi sorumluluğunu taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getirir. Taşınır Süreci, yukarıda açıklanan Yönetmelik gereği yapılması gerekenlerdir. b. Süreç Akışı: Tüm kamu idareleri süreçlerini tanımlamak ve süreçlere ilişkin akış şemalarını hazırlamak suretiyle, iç kontrol yapılarının oluşturulmasına katkı vermeleri gerekmektedir. Süreç akış şemaları sürece ait tüm adımları gösteren görsel bir tekniktir. Süreç akış şemaları hazırlandıktan sonra ise sorumluluk akış şemaları hazırlanmalıdır. Süreç akış şemasının her adımından kimin sorumlu olduğunun gösterildiği şemalardır. Süreç yönetimi araçlarını kullanmak; en iyiyi yapabilmek, hizmet edilen kitlenin memnuniyetini arttırmak, çalışanlar ve birimler arası görev yetki ve sorumluluk tanımlamalarını netleştirmek, zamanı ve diğer kaynakları daha etkili kullanabilmek, performansı izleyebilmek, sistemin işleyişindeki Sayfa 18 / 31

19 gereksiz tekrarları, değer katmayan faaliyetleri ortadan kaldırmak, süreçlerdeki sorunları kolay tespit edip iyileştirebilmek, daha hızlı karar alabilmek için önerilmektedir. c. İç Denetim Raporlarındaki Önemli Tespitler: Raporun III A.2 bölümünde belirtilen birimlerde, Taşınır Mal Sürecine ilişkin yapılan uygunluk denetimi sonucunda düzenlenen iç denetim raporlarındaki önemli tespitler, aşağıda verilmiştir. 1. Görevlendirme onaylarında; Taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin görev ve sorumluluklarının ve hangi ambardan sorumlu olduğunun açık bir şekilde belirlenmediği, görülmüştür. 2. Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkililerine, işe başlamadan önce taşınır mal yönetmeliği ve kullanılan bilgisayar yazılım programı uygulaması konusunda herhangi bir eğitimin verilmediği anlaşılmıştır. Diğer çalışma kâğıtlarında tespit edilen hata ve eksikliklerin en önemli nedeninin, taşınır kayıt ve kontrol yetkililerine taşınır mal yönetmeliği ve kullanılan bilgisayar yazılım programı konusunda yeterli eğitimin verilmemesi olduğu kanaatine varılmıştır. 3. Kurum kayıtlarına göre 150 hesap kodundaki tüketim malzemelerinin 2009 yılından 2010 yılına devrinin bulunmadığı gibi tarihleri arasında da 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabında kayıtlı tüketim malzemelerinin kaydının bulunmadığı tespit edilmiştir. 4. F.Ü. Hastanesi Başhekimliğinin tanımlanmış ayrı ve bağımsız bir ambarının bulunmaması, Başhekimliğin ve Döner Sermaye İşletmesinin (Hastane Birimi) tanımlanan veya tanımlanmayan ambarları birlikte kullanmaları nedeniyle Başhekimliğe ait kayıtlarda yer almayan dayanıklı taşınır bulunup bulunamadığı konusunda tespit yapılamamıştır. 5. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri ile birlikte taşınır işlemlerinin takip edildiği yazılım programı üzerinde yapılan çalışmada 2010 yılında 373 adet zimmet fişinin düzenlendiği, 16 adetinin iptal edildiği, söz konusu zimmet fişlerinden bir kısmının çıktısı yazılım programından alınarak imzalandığı, diğer zimmet fişlerinin yazılım programında düzenlendiği, ancak çıktısı alınarak ilgililerine imzalatılmadığı ve bir nüshasının ilgililere verilmediği tespit edilmiştir. 6. Bağış yoluyla edinilen bir kısım dayanıklı taşınırların, bilgisayar yazılım programı dışında ve Taşınır Mal Yönetmeliği eki örneğe (TMY Örnek No:6/A) uygun olmayan zimmet fişi düzenlenmek suretiyle kullanıma verildiği tespit edilmiştir. 7. Taşınır İşlem Fişleri ve Zimmet Fişlerinin bir kısmı yönetmelik hükümlerine uygun düzenlenmemiştir. Sayfa 19 / 31

20 8. Dayanıklı taşınırlar listesi düzenlenmemiştir. Fırat Üniversitesi İç Denetim Birimi 2010 Yılı Faaliyet Raporu 9. Satın alma dışında edinilen bir kısım taşınırlar için düzenlenen Taşınır İşlem Fişleri, Muhasebe Birimine Gönderilmemiştir. 10. Taşınırların çıkışlarına ilişkin düzenlenen TİF, muhasebe birimi kayıtlarında yer almamaktadır İlk Madde ve Malzeme Hesabında izlenen tüketim malzemelerinin sayımı yapılmamıştır. 12. Yılsonu sayımının fiilen yapılmasında zorluklar yaşanmaktadır. Bu tespitlere ilişkin öneriler, düzenlenen ve ilgili makamlara gönderilmesi için Rektörlük Makamına teslim edilen İç denetim raporlarında belirtilmiştir. Sayfa 20 / 31

21 II. PERSONEL DİSİPLİN VE SİCİL İŞLEMLERİ SÜRECİ (İDARİ PERSONEL) a. İdari Personellerle İlgili Disiplin İşlemleri Süreci: 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 53. maddesine göre; öğretim elemanları, memur ve diğer personelin disiplin işlemleri, disiplin amirlerinin yetkileri, devlet memurlarına uygulanan usul ve esaslara göre Yükseköğretim Kurulunca düzenlenir. Yine 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 65. maddesinin a fıkrasının (9) bendine göre; öğretim elemanları, memur ve diğer personel ile öğrencilerin disiplin işlemleri, disiplin amirlerinin yetkileri ve disiplin kurullarının teşkili ve çalışması ile ilgili hususlar Yükseköğretim Kurulu tarafından çıkarılacak yönetmeliklerle düzenlenir. Söz konusu yetkiye dayanılarak Yükseköğretim Kurumları Yönetici, Öğretim Elemanı ve Memurları Disiplin Yönetmeliği (RG /17789) çıkarılmıştır. Yönetmelik, yükseköğretim üst kuruluşları ile yükseköğretim kurumları yönetici ve öğretim elemanları ile memur ve diğer personelinden kanun, tüzük ve yönetmeliklerin kendilerine yüklediği ödevleri yurt içinde ve yurt dışında yerine getirmeyenlere, uyulmasını zorunlu kıldığı hususları yapmayanlara, yasakladığı işleri yapanlara veya meslek vakar ve haysiyetine uymayan davranışta bulunanlara verilecek disiplin cezalarını göstermek amacıyla düzenlenmiştir. Yönetmelikte, Yükseköğretim üst kuruluşları ile yükseköğretim kurumlarının yönetici ve öğretim elemanları ile memur ve diğer personeline ilişkin disiplin soruşturması, görevden uzaklaştırma ve itiraz usulleri ile uygulama şekli düzenlenmiştir. Yönetmelik; disiplin suç ve cezaları ile disiplin soruşturması bakımından, 657 sayılı Devlet memurları Kanununa nazaran özel bir düzenleme niteliğindedir. Disiplin Süreci, yukarıda açıklanan Yönetmelik gereği yapılması gerekenlerdir. b. İdari personellerle ilgili Sicil işlemleri Süreci: Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Sicil Yönetmeliğinin 9. Maddesinde: 657 sayılı Devlet memurları Kanununa tabi personel ile diğer personelin sicil işlemleri, 657 sayılı kanun ve 21 Temmuz 1951 tarih ve 3\13417 numaralı T.C. Emekli Sandığı ile ilgili memur ve hizmetlilerin sicilleri üzerine emekliye sevkleri Hakkında Tüzük Hükümlerine göre yürütülür. Bunların tezkiye amirleri de ek (1) deki çizelgede gösterilmiştir. açıklaması mevcuttur. 657 sayılı Devlet Memurları Kanununda sicil konusu (dâhil) arası maddelerde açıklanmıştır. 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 121. Maddesi gereği çıkarılan Devlet Memurları Sicil Yönetmeliğinin amacı; Sayfa 21 / 31

22 Devlet Memurunun mesleki ehliyetinin tespiti için sicilinde bulunacak bilgileri, ayrılış sicilinin verileceği halleri, sicil raporunun şeklini, taşıyacağı soruları, sicil raporlarının doldurulmasında uygulanacak not usulünü, notların derecelendirilmesini, düzenleme zamanı, uyarılan memurlarca yapılacak itirazları ve bunları inceleyerek mercileri sicil raporlarının muhafazası ile görevli makamlara dair esasları düzenlemektir. Sicil Süreci, yukarıda açıklanan mevzuatlar gereği yapılması gerekenlerdir. c. Süreç Akışı: Tüm kamu idareleri süreçlerini tanımlamak ve süreçlere ilişkin akış şemalarını hazırlamak suretiyle, iç kontrol yapılarının oluşturulmasına katkı vermeleri gerekmektedir. Süreç akış şemaları sürece ait tüm adımları gösteren görsel bir tekniktir. Süreç akış şemaları hazırlandıktan sonra ise sorumluluk akış şemaları hazırlanmalıdır. Süreç akış şemasının her adımından kimin sorumlu olduğunun gösterildiği şemalardır. Süreç yönetimi araçlarını kullanmak; en iyiyi yapabilmek, hizmet edilen kitlenin memnuniyetini arttırmak, çalışanlar ve birimler arası görev yetki ve sorumluluk tanımlamalarını netleştirmek, zamanı ve diğer kaynakları daha etkili kullanabilmek, performansı izleyebilmek, sistemin işleyişindeki gereksiz tekrarları, değer katmayan faaliyetleri ortadan kaldırmak, süreçlerdeki sorunları kolay tespit edip iyileştirebilmek, daha hızlı karar alabilmek için önerilmektedir. d. İç Denetim Raporlarındaki Önemli Tespitler: Raporun III A.2 bölümünde belirtilen birimlerde, Personel Disiplin ve Sicil İşlemleri Sürecine ilişkin yapılan sistem denetimi sonucunda düzenlenen iç denetim raporlarındaki önemli tespitler, aşağıda verilmiştir. 1. Disiplin soruşturma defteri sorumlularınca tutulmamaktadır. 2. Disiplin soruşturma defteri usulüne uygun tutulmamıştır. 3. Disiplin soruşturma dosyaları dizi pusulasıyla imza karşılığında teslim alınmamaktadır. 4. Tamamlanmış disiplin soruşturma raporlarının usulüne uygun ve Sicil raporlarının, sicil dosyalarıyla birlikte kilitli dolaplarda, muhafaza edilmemesi. 5. Disiplin cezaları, sicile işlenmemektedir. 6. Disiplin amirleri ve disiplin kurullarınca verilen disiplin cezalarının tebliğinin, ilgiliye ve ilgililere zamanında ve usulüne uygun yapılmaması. 7. Sicil raporlarının ilgililerce, zamanında personel daire başkanlığına teslim edilmemesi. 8. Personel daire başkanlığı personellerinin, kendilerine teslim edilen sicil raporlarını, Devlet Memurları Sicil Yönetmeliğinde belirtilen en son teslim tarihlerini takip eden 15 gün içinde inceleyip noksanlıkları gidermemesi. 9. Bir görevde 6 ay veya daha fazla bir süre bulunup başka göreve atananların sicil raporlarının doldurulmaması ve süresinde ilgili makamlara teslim edilmemesi. 10. Sicil sürecinde, -Personel daire başkanlığının sicil odasında görevlendirilen personelin hassas görevlerine ilişkin, prosedürün, yazılı olarak belirlenmemesi ve duyurulmaması. Sayfa 22 / 31

23 11. Sicil raporlarında, sicil amirlerinin isim ve imzalarının olmaması. 12. Sicil raporlarının, sicil amirlerince usulüne uygun doldurulmaması. 13. Sicil raporlarında fotoğraf olmaması. 14. Disiplin işlemleriyle ilgili birimce belirlenen iş süreçleri ve kontrol süreçlerinin bulunmaması 15. Sicil işlemleriyle ilgili birimce belirlenen iş süreçleri ve kontrol süreçlerinin bulunmaması. 16. Disiplin ve sicil işlemleriyle ilgili görev yapan personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgelerinin oluşturulmaması ve personele bildirilmemesi. 17. Disiplin ve sicil işlemleri içerisinde yer alan personelin, disiplin ve sicil konusunda hiç eğitim almaması. Bu tespitlere ilişkin öneriler, düzenlenen ve ilgili makamlara gönderilmesi için Rektörlük Makamına teslim edilen İç denetim raporlarında belirtilmiştir. Sayfa 23 / 31

24 III. EK DERS TAHAKKUKLARI SÜRECİ a. Ek Ders Süreci: 2914 Sayılı Yüksek Öğretim Personel Kanununun 11. Maddesine göre; 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanununun 36 ncı maddesine göre haftalık okutulması mecburi ders yükü saati dışında, kısmi statüde bulunanlar dahil öğretim elamanlarına görev unvanlarına göre Maliye Bakanlığının görüşü üzerine Yükseköğretim Kurulu tarafından belirlenen mecburi ve isteğe bağlı dersler ve diğer faaliyetler için bu ders ve faaliyetlerin haftalık ders programında yer alması ve fiilen yapılması şartıyla en çok yirmi saate kadar, ikinci öğretimde ise en çok on saate kadar ek ders ücreti ödenir. Ders yüklerinin tamamlanmasında öncelikle normal örgün öğretimde verilen ders ve faaliyetler dikkate alınır. (Değişik : 26/6/ /4 md.) Öğretim elemanlarının teorik derslerle yaptırdıkları uygulama, yönettikleri tez, seminer ve doktora çalışmalarının ve ara sınavların ne ölçüde ders yükünden sayılacağı Yükseköğretim Kurulunca belirlenir. Ara sınavlar için Yükseköğretim Kurulunca öğrenci sayısı gözönünde bulundurulmak suretiyle tespit edilecek ders yükü beş saati, diğer faaliyetler için belirlenecek ders yükü ise bir saati geçemez. Teorik dersler dışındaki faaliyetlerin ders yükünün tamamlanmasından sonraki kısmı ek ders ücretinin hesabında dikkate alınır. Ancak mecburi ders yükünün tamamlanmasında ve ek ders ücretinin hesabında, teorik dersler dışındaki faaliyetlerin haftalık en fazla on saatlik kısmı dikkate alınır, kalan kısmı ise maaş karşılığı sayılır. (Değişik: 9/4/ KHK - 418/29 md.; İptal: Ana.Mah.nin 5/2/1992 tarih ve E.1990/22, K.1992/6 Sayılı Kararı ile; Yeniden düzenleme: 18/5/1994-KHK/527/21 md.) Dersi veren öğretim elemanına her ders için ayrı ayrı olmak üzere yarı yıl ve yıl sonu dönemlerinde her 50 öğrenci için 300 gösterge rakamının Devlet Memurları Kanununa göre aylıklar için belirlenen katsayı ile çarpımı sonucu bulunacak tutarda sınav ücreti ödenir. Öğrenci sayısının hesabında küsurlar tama iblağ edilir ve 500 öğrenciden fazlası dikkate alınmaz. Ara sınavlar ve bütünleme sınavları için sınav ücreti ödenmez. Ek ders ücreti, aşağıdaki göstergelerin Devlet Memurları Kanununa göre aylıklar için belirlenen katsayı ile çarpımından oluşur. Ek Ders Ücreti Unvanı Göstergesi Profesör 300 Doçent 250 Yardımcı Doçent 200 Öğretim Görevlisi ve Okutman 160 (Beşinci fıkra mülga : 9/4/ KHK - 418/29 md.) Yükseköğretim Kurumlarının kadrolarında olmayıp bu unvanları taşıyanlardan ders saati başına görevlendirilenlerin sosyal güvenlik kuruluşlarından almakta oldukları aylıklar bu şekilde görevlendirilmeleri nedeniyle kesilmez. Müfredat programları uyarınca normal çalışma günlerinde çalışma saatinin bitiminden ve saat 17.00'den sonra başlayan gece öğretimi ile hafta tatili, yarıyıl veya yaz tatillerinde Sayfa 24 / 31

25 yapılan öğretimde yukarıdaki şekilde hesaplanan ek ders ücretleri % 60 zamlı ödenir. Yaz ve yarı yıl tatillerinde yapılan öğretim için verilecek ek ders ücretinin hesabında ders yükü dikkate alınmaz. Yükseköğretim kurumlarında görev alan öğretim üyeleri (Profesör, Doçent ve Yardımcı doçentler) ile öğretim görevlileri ve okutmanların ders yükü ve ek ders ücretlerine ilişkin düzenlemeler 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanununda yapılmıştır. Bu kanunda yapılan hükümler çerçevesinde tarihli Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı Genel Kurul Toplantısında Ders Yükü Tespiti ve Ek Ders Ücreti Ödemelerinde Uyulacak Esaslar karara bağlanmıştır tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Yükseköğretim kurumlarında yapılacak ikinci öğretimde görev alacak öğretim elemanlarına ödenecek ders ücretleri ile görevli akademik yöneticiler ve öğretim elemanları ile idari personele ödenek fazla çalışma ücretlerine ilişkin karar Bakanlar Kurulu Kararında; MADDE l- İkinci öğretimde görev alan, normal örgün öğretimde zorunlu ders yükünü doldurmuş olan öğretim elemanlarına ikinci öğretimde verdikleri her ders için, dolduramamış olan öğretim elamanlarına bu yükün doldurulmasından sonra vermiş oldukları her ders için, 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu'nun 11 inci maddesinde öngörülen hükümler çerçevesinde ek ders ücreti ile yarıyıl ve yıl sonu sınavları için verilecek ücretler birer katı fazlasıyla ödenir açıklaması mevcuttur. Ek ders tahakkukları Süreci, yukarıda açıklanan mevzuatlar gereği yapılması gerekenlerdir. b. Süreç Akışı: Tüm kamu idareleri süreçlerini tanımlamak ve süreçlere ilişkin akış şemalarını hazırlamak suretiyle, iç kontrol yapılarının oluşturulmasına katkı vermeleri gerekmektedir. Süreç akış şemaları sürece ait tüm adımları gösteren görsel bir tekniktir. Süreç akış şemaları hazırlandıktan sonra ise sorumluluk akış şemaları hazırlanmalıdır. Süreç akış şemasının her adımından kimin sorumlu olduğunun gösterildiği şemalardır. Süreç yönetimi araçlarını kullanmak; en iyiyi yapabilmek, hizmet edilen kitlenin memnuniyetini arttırmak, çalışanlar ve birimler arası görev yetki ve sorumluluk tanımlamalarını netleştirmek, zamanı ve diğer kaynakları daha etkili kullanabilmek, performansı izleyebilmek, sistemin işleyişindeki gereksiz tekrarları, değer katmayan faaliyetleri ortadan kaldırmak, süreçlerdeki sorunları kolay tespit edip iyileştirebilmek, daha hızlı karar alabilmek için önerilmektedir. c. İç Denetim Raporlarındaki Önemli Tespitler: Raporun III A.2 bölümünde belirtilen birimlerde, Ek ders tahakkukları sürecine ilişkin yapılan uygunluk denetimi sonucunda düzenlenen iç denetim raporlarındaki önemli tespitler, aşağıda verilmiştir. 1. Geçici görev, sevk, rapor ve izin gibi nedenler dikkate alınmadan haftalık ders yükünün ve karşılığı ek ders ücretlerinin yanlış hesaplanması. 2. Ara sınav karşılığı ders yükünün ve karşılığı ek ders ücretlerinin yanlış hesaplanması. Sayfa 25 / 31

26 3. Öğretim elemanlarına geçici görev, sevk, rapor ve izinli olmaları gibi nedenlerle haftalık ders programında belirtilen gün, saat ve yerde ders verme görevlerini yerine getirememeleri halinde anılan mazeretlerin bitiminden sonra vermek istedikleri dersler ve yürütülen faaliyetler için, ek ders ücretinin yanlış hesaplanması sayılı Kanunun 40 ıncı maddesinin (a) bendi uyarınca görevlendirilen öğretim elemanlarının ders yüklerinin tamamlanmasında ve ek ders ücretlerinin hesaplanmasında yanlışlık yapılması. 5. Maaş ve ek ders ücreti olarak öğretim elemanlarına yapılan ödemeler tek işveren bünyesinde yapıldığından, aynı yıl içinde yapılan bu ödemelerin toplanarak vergilendirilmemesi. 6. Ek ders ücreti ödemesine ilişkin düzenlenen ödeme emri belgesi ekinde Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde sayılan belgelerin olmaması veya noksan olması. 7. Ders ve sınav programlarının yetkili kurul tarafından onaylanmaması ve ilgililerine tebliğ edilmemesi. 8. Ek ders işlemleriyle ilgili birimce belirlenen iş süreçleri ve kontrol süreçlerinin bulunmaması. 9. Ek ders işlemleriyle ilgili görev yapan personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgelerinin oluşturulmaması ve personele bildirilmemesi. 10. Ek ders işlemleri içerisinde yer alan personelin, hiç eğitim almaması. Bu tespitlere ilişkin öneriler, düzenlenen ve ilgili makamlara gönderilmesi için Rektörlük Makamına teslim edilen İç denetim raporlarında belirtilmiştir. Sayfa 26 / 31

27 C- Uzlaşılamayan Hususlar: Raporun III A.2 bölümünde belirtilen birimlerde, Personel disiplin ve sicil işlemleri sürecinin sistem denetimi ve Ek Ders tahakkukları sürecine ilişkin uygunluk denetimleri sonucunda, düzenlenen İç Denetim Taslak Raporlarında belirtilen bulgular ve alınacak önlemler konusunda; denetlenen birimlerle uzlaşılamayan bir konu bulunmamaktadır. Taşınır Mal Sürecine ilişkin Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü ve Fırat Üniversitesi Hastanesi Başhekimliğindeki uygunluk denetimleri sonucunda, düzenlenen İç Denetim Taslak Raporlarında belirtilen bulgular ve alınacak önlemler konusunda; denetlenen birimlerle uzlaşılamayan bir konu bulunmamasına rağmen, raporlara verilen cevaplar incelendiğinde; Bulgu formlarının büyük bir kısmında önerilerin tümünü içerecek şekilde cevaplar verilmediği veya verilen cevapların genel nitelikte olduğu, Raporlardaki önerilerin tümüne cevap verilmediği, Önerilerin hangi tarihte sonuçlandırılacağının belli olmadığı, Raporda önerilen tedbirlerin alınıp alınmadığının takibinin güçleştiği, Eksiklikleri tespit edilmiştir. D- Danışmanlık ve Diğer Faaliyetler: İç Denetçi Ayhan SERTTAŞ tarafından, 2010 yılı içerisinde program dışı olarak yürütülen inceleme ve araştırma faaliyetlerine ilişkin bilgiler tablo halinde aşağıdadır. Denetçi Adı ve Soyadı İnceleme Konusu Düzenlenen Raporun Cinsi ve Rapor No Ayhan SERTTAŞ Ayhan SERTTAŞ Fırat Üniversitesi Etik Kurul Yönergesinin bulunup bulunmadığının, Üniversite Etik Kurulunun oluşturulup oluşturulmadığının araştırılması. Disiplin ve ceza soruşturması ile ilgili işlemlerin, diğer yükseköğretim kurumlarında hangi birime bağlı olarak yürütüldüğü konusuyla ilgili inceleme ve araştırma yapılması. İnceleme Raporu (İnceleme ve araştırma Faaliyetleri) /01 İnceleme Raporu (İnceleme ve araştırma Faaliyetleri) /02 E- Denetim Dışı Faaliyetler İç Denetim Birimi Yöneticisi Ayhan SERTTAŞ tarafından, 2010 Yılında denetim dışı gerçekleştirilen faaliyetler aşağıdadır. Fırat Üniversitesi İç Denetim Biriminin denetim konularının tespit edilmesi. Fırat Üniversitesi İç Denetim Biriminin İç Denetim Planının Hazırlanması. Fırat Üniversitesi İç Denetim Biriminin 2010 Yılı İç Denetim Programının Hazırlanması. Fırat Üniversitesi İç Denetim Biriminin 2009 Yılı Faaliyet Raporunun hazırlanması. Sayfa 27 / 31

28 IV-PERFORMANS BİLGİLERİ Fırat Üniversitesi İç Denetim Birimi 2010 Yılı Faaliyet Raporu A.Kalite Güvence Değerlendirmeleri İç denetim faaliyetlerinin tüm yönleriyle değerlendirilmesi ile kamu iç denetim standartları ve meslek ahlak kurallarına uygun olarak yürütülmesinin sağlanması için kalite güvence ve geliştirme programı oluşturulur. Programın oluşturulması ve uygulanmasında Kurulun düzenlemelerine uyulur. Kalite güvence ve geliştirme programı çerçevesinde; a) İç denetim faaliyetlerinin ilgili mevzuat, kamu iç denetim standartları ve meslek ahlak kurallarına uygunluğu, b) İç denetim faaliyetlerinin kurumsal gelişim ve iyileşmeleri destekleme düzeyi, c) İç denetçilerin en iyi iç denetim uygulamalarından istifade edip etmedikleri, ç) Faaliyetlerin yürütülmesinde gösterilen mesleki özen ve dikkat ile iç denetçilerin mesleki gelişim düzeyleri, gözden geçirilir ve değerlendirilir. Kalite güvence ve geliştirme faaliyetleri; a) Kurum içi izleme faaliyetleri çerçevesinde gerçekleştirilen sürekli iç değerlendirmeler, b) İç denetim faaliyet raporuna eklenen yıllık iç değerlendirmeler, c) Kurul tarafından beş yılda bir yapılması sağlanan dış değerlendirmelerden oluşur. Kalite güvence ve geliştirme programları çerçevesinde yapılan değerlendirme sonuçları üst yöneticiye sunulur ve iç denetim faaliyet raporunda yayımlanır. İç denetimin etkinliğinin artırılması amacıyla, denetim faaliyetleri, denetlenen birimlerde yaptırılacak anketlerle değerlendirilebilir yılında kalite güvence değerlendirmesi yapılmamıştır. V- İÇ DENETİMİN KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A.Üstünlükler 1- İç denetim faaliyetlerinin iç denetim mevzuatına uygun, bağımsız ve tarafsız olarak gerçekleştirilmesinde Rektörlük Makamının desteğinin olması, 2-Kurumumuza verilen 3 adet İç Denetçi kadrosunun tamamına atamaların yapılmış olması, 3-İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafında iç denetçilerinin eğitimlerinin yapılmış olması, Sayfa 28 / 31

29 4-İç denetimin metodolojisi gereği sürekli mesleki gelişimin benimsenmesi bu doğrultuda, eğitim faaliyetlerine sistemli bir şekilde yer verilmesi, 5- İç Denetçilerin daha önce Maliye Bakanlığında denetim elemanı olarak görev yapmaları nedeniyle denetim kültürüne, deneyimine, çalışma disiplinine ve mevzuat bilgilerine sahip olmaları, İç Denetim açısından bir üstünlüktür. B.Zayıflıklar 1-Denetlenecek birimlerde iç denetim konusunda farkındalık eksikliği bulunması, 2-İç Denetim Biriminin müstakil bütçesinin bulunmaması, 3-İç Denetim Biriminin müstakil bir personelinin ve bu personelin çalışacağı odanın bulunmaması, 4- Denetlenecek birimlerin bazılarında, denetime karşı isteksizlik bulunması, 5- İç denetim bilgi teknolojileri alt yapısının yaygınlaşmamış olması, İç Denetim açısından bir zayıflıktır. C.Değerlendirme İç Denetim Faaliyetlerinin etkin ve etkili olabilmesi için; iç denetimin yapılabilmesinde ve iç denetim sonucu tespitlere yönelik önerilerin gerçekleştirilmesinde üst yönetimin desteği en önemli unsurdur. VI-İDARENİN RİSKLERİ, RİSK YÖNETİMİ, YÖNETİM VE KONTROL SİSTEMLERİ A.Tanımlanmış Riskler Risk, idarelerin kuruluş amaçları ile stratejik hedeflerine ulaşmasına ve görevlerin ifasına engel olabilecek veya beklenmeyen zararlara yol açabilecek durum ya da olaylardır. Risk esaslı denetim; idarelerin faaliyet alanlarına ilişkin risk faktörlerinin tanımlanmasını, risk seviyelerinin ölçülmesini, bu riskler için uygulanan kontrollerin etkinlik ve yeterliliğinin değerlendirilmesini ve yüksek risk içeren alanlara denetim önceliğinin verilmesini öngören bir denetim yaklaşımıdır. Üniversitede, birimler tarafından yapılmış bir risk analizi çalışması mevcut değildir. B.Mevcut Kontrollerin Etkinliği ve Yeterliliği Üniversite birimleri tarafından yapılmış bir risk analizi çalışması mevcut değildir. Dolayısıyla mevcut risklere karşı bir kontrol sistemi oluşturulmamıştır. Sayfa 29 / 31

30 Üniversitede İç Kontrol sistemi kurulmadığından mevcut kontroller yazılı hale getirilememiştir. Bu durumda mevcut kontrollerin etkinliğini azaltmaktadır. VII- EĞİTİM FAALİYETLERİ 1- Alınan Eğitimler Denetçi Adı Soyadı Ayhan SERTTAŞ M. Emin BAYSAL Semiha ARI Ayhan SERTTAŞ Semiha ARI Ayhan SERTTAŞ Semiha ARI M. Emin BAYSAL Eğitimin Konusu Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü ve Kamu İhale Kurumu işbirliğiyle Antalya da düzenlenen İç Denetçi Eğitim Programı konulu eğitim. ( tarihleri arasında1 hafta süreli) Maliye Bakanlığı İç Denetim Koordinasyon Kurulu ve Dünya Bankasının tarihinde Ankara da ortaklaşa düzenledikleri Modern Kamu Yönetiminde İç Denetim Fonksiyonun Rolü konulu uluslararası konferans. (1 gün süreli) Yükseköğretim Kurulu Başkanlığının Dönemi Bologna Uzmanları Ulusal Takımı Projesi Kapsamında 22 Ekim 2010 tarihinde Sabancı Üniversitesinde gerçekleştirilen Bologna Süreci nin Türkiye de uygulanması projesi: konulu Toplantı. (1 gün süreli) günü, Fırat Üniversitesi tarafından düzenlenen, Yükseköğretim Kurulu Üyesi Prof.Dr. Atilla Eriş'in konuşmacı olarak katıldığı, "Bologna Süreci ve Üniversitelerin Sorunları" konulu konferans. (yarım gün süreli) 2 - Verilen Eğitimler İç Denetçilerce, 2010 Yılında eğitim verilmemiştir. Sadece, iç denetim faaliyetleri sonucunda tespit edilen eksiklikler hakkında, iç denetçilerce denetlenen ilgili personellere, denetim sırasında mevzuat eğitimi verilmiştir. 3 Yayınlar İç Denetçi Ayhan SERTTAŞ a ait, 2010 yılında çeşitli dergilerde yayınlanan makalelere ilişkin açıklamalar aşağıdadır. Yayınlanmış Makalenin Konusu Makaleye ilişkin Bilgiler Makale Âdeti 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 22. Maddesi Gereği Doğrudan Temin Süreci 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu Açısından Sıhhi İzin Kavramı ve Özellikleri Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelikteki 'İç Kontrol Güvence Beyanının' İzahı Doğrudan Temin Uygulamasında Kurumlarca Yapılabilecek Hatalar Gelişemeyen Kurumlar için Çözüm Önerisi Olarak İç Kontrol Sistemi Dergiden Dergisi, Ocak-Şubat 2010, Sayı: 43, S Dergiden Dergisi, Şubat-Mart 2010, Sayı: 44, S Dergiden Dergisi, Mayıs-Haziran 2010, Sayı: 47, S Bilgiden Dergisi, Haziran 2010, Sayı: 1 56, S Dergiden Dergisi, Eylül-Ekim 2010, 1 Sayı: 51, S TOPLAM Sayfa 30 / 31