Fırat Üniversitesi İç Denetim Birimi 2012 Yılı Faaliyet Raporu FIRAT ÜNİVERSİTESİ İÇ DENETİM BİRİMİ FAALİYET RAPORU (2012 YILI)

Transkript

1 FIRAT ÜNİVERSİTESİ İÇ DENETİM BİRİMİ FAALİYET RAPORU (2012 YILI) KAPAK ÜST YÖNETİCİ SUNUŞU İÇ DENETİM BİRİM YÖNETİCİSİNİN SUNUŞU I- GENEL BİLGİLER A- Misyon ve Vizyon B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar C- İç Denetim Birimine İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı 2- Hizmet Alanları 3- Örgüt Yapısı 4- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 5- İnsan Kaynakları 6- Mali Kaynaklar D- İdarenin Teşkilat Yapısı II- İÇ DENETİM FAALİYETİNİN AMACI A- İç Denetim Faaliyetinin Amaç ve Hedefleri B- Temel Politikalar ve Öncelikler III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Denetim Faaliyetleri 1-Çalışmaların Kapsamı 2-Çalışma Yapılan Birimler 3-Düzenlenen Raporlar ve Dağılımı B- Yapılan Tespit ve Öneriler C- Uzlaşılamayan Hususlar D- Danışmanlık ve Diğer Faaliyetler E- Denetim Dışı Faaliyetler IV-PERFORMANS BİLGİLERİ A- Kalite Güvence Değerlendirmeleri V-İÇ DENETİMİN KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler B- Zayıflıklar C- Değerlendirme VI-İDARENİN RİSKLERİ, RİSK YÖNETİMİ, YÖNETİM VE KONTROL SİSTEMLERİ A- Tanımlanmış Riskler B- Mevcut Kontrollerin Etkinliği ve Yeterliliği Sayfa 1 / 29

2 VII- EĞİTİM FAALİYETLERİ 1- Alınan Eğitimler 2- Verilen Eğitimler 3- Yayınlar VIII-ÖNERİ VE TEDBİRLER Sayfa 2 / 29

3 ÜST YÖNETİCİNİN SUNUŞU Uluslararası rekabet üstünlüğünün bilim ve teknolojiyle ölçüldüğü bir yüzyılda, 21.Yüzyılın çağdaş üniversitesini yaratma gayreti içersindeki Fırat Üniversitesi, bir yandan çağdaş değerleri yaratma hizmetine girerken; diğer taraftan da hedef kitleleri olan öğrencilerinin iyi bir eğitim alması için tüm imkânlarını seferber etmektedir yılında eğitim öğretime başlayan ve ülkemizin köklü üniversitelerinden biri olan Fırat Üniversitesi, her geçen gün değişen ve büyüyen bir yapıyla öğrencilerine kaliteli bir eğitim vererek, onları insan haklarına saygılı, demokrasiye bağlı, gelişmiş ülkelerle rekabeti hedef edinmiş bireyler olması yönündeki çabalarına devam etmektedir. Bu hedefe ulaşmanın yegâne yolu ise uluslararası standartlara uygun kurumsal yönetim anlayışından geçmektedir. Kamuda kurumsal yönetimin önemli bir boyutunu oluşturan mali yönetim alanında, ülkemizde özellikle son yıllarda önemli reformlar ortaya atılmıştır. Bu reformlar Türk Kamu Mali Sistemini yeniden yapılandırmayı ve uluslararası standartlara uygun hale getirmeyi hedefleyen 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu ile hayata geçirilmeye başlanmıştır. Bilindiği üzere Kamu mali yönetiminin yapısını ve işleyişini düzenleyen 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile yeni kamu mali yönetimi, yönetim sorumluluğu esasına göre düzenlenmiş, üst yöneticilerin bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri, mali hizmetler birimi ve iç denetçiler aracılığı ile yerine getirecekleri belirtilmiştir sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununda iç denetim; kamu idaresinin çalışmalarına değer katmak ve geliştirmek için kaynakların ekonomiklik, etkililik ve verimlilik esaslarına göre yönetilip yönetilmediğini değerlendirmek ve rehberlik yapmak amacıyla yapılan bağımsız, nesnel güvence sağlama ve danışmanlık faaliyeti olarak tanımlanmıştır. Sayfa 3 / 29

4 Bu bağlamda geçmişe dönük hata arayan değil, geleceğe odaklı, değer katan, değişimin öncüsü, risk ve zayıflıkları belirleyen, iyi uygulama örneklerini arayan, çağdaş denetim tekniklerini kullanan, sistemlerin hatalarını ve eksikliklerini gideren iç denetim, son dört yıldır Türk bürokrasisinde yerini almaya başlamıştır ve devamı yıllarda İç Denetçilerimizin; Üniversitemiz kaynaklarının ekonomik, etkili ve verimli kullanılması için, yönetim ve kontrol yapıları ile malî işlemlere ilişkin karar ve tasarrufları sistemli, sürekli ve disiplinli bir yaklaşımla değerlendirip, önleyici, tespit edici ve yönlendirici önerilerde bulunmak suretiyle, üniversitemizin faaliyetlerine değer katacaklarına ve geliştireceklerine inanıyorum. Fırat Üniversitesi; iç denetimin önem ve değerini anlayan, kuruma sağlayacağı katkılarını bilen, iç denetim faaliyetlerinin bağımsız ve mevzuata uygun olarak yapılmasına yardımcı olan, iç denetim faaliyetlerinin etkin ve etkili olabilmesi için gerekli desteği veren bir kurumdur. Üniversitemizde 2012 yılında gerçekleştirilen, iç denetim faaliyetlerine ve iç denetçilere sunulan katkı ve destek, gelecek yıllarda da sağlanacaktır. Prof. Dr. Kutbeddin DEMİRDAĞ Rektör Sayfa 4 / 29

5 İÇ DENETİM BİRİM YÖNETİCİSİNİN SUNUŞU Kamu mali yönetiminin yapısını ve işleyişini düzenleyen 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile yeni kamu mali yönetimi, yönetim sorumluluğu esasına göre düzenlenmiş olup, üst yöneticilerin bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri, mali hizmetler birimi ve iç denetçiler aracılığı ile yerine getirecekleri belirtilmiştir. İç denetim faaliyeti; kamu idarelerinin faaliyetlerinin amaç ve politikalara, kalkınma planına, programlara, stratejik planlara, performans programlarına ve mevzuata uygun olarak planlanmasını ve yürütülmesini; kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasını; bilgilerin güvenilirliğini, bütünlüğünü ve zamanında elde edilebilirliğini sağlamayı amaçlar. İç denetim faaliyeti sonucunda, kamu idarelerinin varlıklarının güvence altına alınması, iç kontrol sisteminin etkinliği ve risklerin asgariye indirilmesi için kamu idaresinin faaliyetlerini olumsuz etkileyebilecek risklerin tanımlanması, gerekli önlemlerin alınması, sürekli gözden geçirilmesi ve mümkünse sayısallaştırılması konularında yönetime önerilerde bulunulur. İç denetim faaliyetlerindeki amacımız; Üniversitemiz faaliyetlerine yapılan katkının en üst seviyeye çıkartılması, hata bulmadan ziyade, süreçlerde bir aksaklık olup olmadığı, kaynakların verimli bir şekilde yönetilip yönetilmediği, kontrol yapılarının iyi işleyip işlemediği gibi konular üzerine odaklanmak, kişiler değil faaliyetler, hatalar değil süreçler üzerinde yoğunlaşmaktır. İç Denetim Faaliyetlerinin etkin ve etkili olabilmesi için; iç denetimin yapılabilmesinde ve iç denetim sonucu tespitlere yönelik önerilerin gerçekleştirilmesinde üst yönetimin desteği en önemli unsurdur sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 65 inci maddesine göre tarih ve sayılı Resmi Gazete de Bakanlar Kurulu Kararıyla yayımlanan İç Denetçilerin Çalışma ve Usul ve Esasları Hakkındaki Yönetmeliğinin birim faaliyet raporu başlıklı 46 ncı maddesi gereğince bu faaliyet raporu hazırlanmıştır. Sayfa 5 / 29

6 Fırat Üniversitesi İç Denetim Birimi, Üniversitemizi daha ileri seviyelere ulaştırmak için, kendine düşen görevi yerine getirme ve iç denetim farkındalığını artırma gayret ve çabası içinde olacaktır. Destekleri için Rektörlük Makamına, teşekkür ederim. Ayhan SERTTAŞ İç Denetim Birim Yöneticisi Sayfa 6 / 29

7 I- GENEL BİLGİLER A-Misyon ve Vizyon İç Denetim Biriminin Misyonu; Üniversitemiz kaynaklarının ekonomik, etkili ve verimli kullanılması için, yönetim ve kontrol yapıları ile malî işlemlere ilişkin karar ve tasarrufları sistemli, sürekli ve disiplinli bir yaklaşımla değerlendirmek, önleyici, tespit edici ve yönlendirici önerilerde bulunmak, üniversitemizin faaliyetlerine değer katmak ve geliştirmek suretiyle amaçlarına ulaşmasına yardımcı olmaktır. İç Denetim Biriminin Vizyonu; Doğruluk ve sorumluluk duygusuyla görevini en iyi şekilde yapan, görevin gerektirdiği bilgi, beceri ve tecrübeye sahip, çalışmaları örnek alınan, ulusal ve uluslararası standartlara uygun denetim ve danışmanlık faaliyetleri sunan ilkeli bir birim olmak. B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu nun yürürlüğe girmesiyle birlikte, mali yönetim, bütçeler, harcama süreçleri, mali kontrol ve denetim sistemimizde önemli bir değişim ve dönüşüm gerçekleşmeye başlamıştır. Kanunda, uluslararası kabul görmüş standartlar esas alınarak kamuda denetim, iç ve dış denetim olarak ayrılmış ve bunlar tanımlanarak, iç denetimin iç denetçiler, dış denetimin de Sayıştay tarafından yapılacağı hüküm altına alınmıştır. B.1. İç Denetçinin Görevleri İç Denetçiler aşağıdaki görevleri yürütür: a) Nesnel risk analizlerine dayanarak Kurumun risk yönetimi, kontrol ve yönetim yapılarını değerlendirmek. b) Kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılması bakımından incelemeler yapmak ve önerilerde bulunmak. c) Kurumun faaliyet ve işlemlerinin mevzuata uygunluğunu denetlemek ve harcama sonrasında yasal uygunluk denetimi yapmak. ç) Kurumun harcamalar ile mali işlemlere ilişkin karar ve tasarrufların, amaç ve politikalara, kalkınma planına, programlara, stratejik planlara ve performans programlarına uygunluğunu denetlemek ve değerlendirmek. d) Kurumun mali yönetim ve kontrol süreçlerinin sistem denetimini yapmak ve bu konularda önerilerde bulunmak. e) Denetim sonuçları çerçevesinde iyileştirmelere yönelik önerilerde bulunmak. f) Denetim sırasında veya denetim sonuçlarına göre soruşturma açılmasını gerektiren hususlar ile suç teşkil eden durumlara ilişkin tespitlerini iç denetim birim başkanı kanalı ile üst yöneticiye bildirmek. g) Kurum birimlerince üretilen bilgilerin doğruluğunu denetlemek. Sayfa 7 / 29

8 ğ) Üst yönetici tarafından gerekli görülen hallerde performans göstergelerini belirlemede kurumun ilgili birimlerine yardımcı olmak, belirlenen performans göstergelerinin uygulanabilirliğini değerlendirmek. B.2. İç Denetçinin Yetkileri İç Denetçiler aşağıdaki yetkilere sahiptir. a) İç denetim faaliyetleriyle ilgili gizli de olsa elektronik ortamdakiler dahil her türlü bilgi, belge ve dokümanlar ile nakit, kıymetli evrak ve diğer varlıkların ibrazını talep etmek. b) Denetlenen birim çalışanlarından veya yürütülen görevin ilgili olduğu birim personelinden iç denetim faaliyetlerinin gereği olarak her türlü yardımı almak, yazılı ve sözlü bilgi istemek. c) İç denetim faaliyetinin gerektirdiği araç, gereç ve diğer imkanlardan yararlanmak. ç) Görevin yürütülmesini engelleyici tutum, davranış ve hareketlerde bulunanları iç denetim birim başkanı kanalı ile üst yöneticiye bildirmek. d) İç denetim faaliyetinin gerektirdiği konularda uzman yardımı almak veya görüşünden yararlanmak. B.3. İç Denetçinin Sorumlulukları İç Denetçi, görevlerini yerine getirirken aşağıdaki hususlara riayet eder. a) Mevzuata, denetim standartlarına ve etik kurallara uygun hareket etmek. b) Mesleki bilgi ve becerilerini sürekli olarak geliştirmek. c) Yetki ve ehliyetini aşan durumlarda iç denetim birim başkanını haberdar etmek. ç) Verilen görevin tarafsız ve bağımsız olarak yapılmasına engel olan durumların bulunması halinde, durumu iç denetim birim başkanına bildirmek. d) Görevin tarafsız ve bağımsız olarak yapılmasını engelleyen hususların iç denetim birim başkanından kaynaklanması halinde durumu üst yöneticiye bildirmek. e) Denetim raporlarında kanıtlara dayanmak ve değerlendirmelerinde tarafsız olmak. f) Denetim esnasında elde ettiği bilgilerin gizliliğini korumak. B.4. İç Denetim Faaliyetinin Kapsamı Fırat Üniversitesindeki bütün birimlerin, tüm işlem ve faaliyetleri iç denetim kapsamına girer Sayılı Kanunda denetim faaliyetlerinin, idarelerin yönetim ve kontrol yapıları ile malî işlemlerinin risk yönetimi, yönetim ve kontrol süreçlerinin etkinliğini değerlendirmek ve geliştirmek yönünde sistematik, sürekli ve disiplinli bir yaklaşımla ve genel kabul görmüş standartlara uygun olarak gerçekleştirileceği belirtilmiştir Sayılı Kanun uyarınca çıkartılan İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik gereğince İç Denetimin; Uygunluk denetimi Mali denetim Sayfa 8 / 29

9 Sistem denetimi Performans denetimi Bilgi teknolojisi denetimi Şeklinde yürütüleceği öngörülürek, idarenin denetim görev ve sorumluluğu iç denetçilere verilmiştir. Kanunda; iç denetçilerin bu görevlerini yerine getirirken, görevlerinde bağımsız oldukları ve asli görevleri dışında hiçbir görev verilemeyeceği ve yaptırılamayacağı hüküm altına alınmıştır. C- İç Denetim Birimine İlişkin Bilgiler C.1- Fiziksel Yapı İç Denetim Birimi, Rektörlük hizmet binasının 2 inci katında görev yapmaktadır. Birime tahsis edilmiş üç adet iç denetçi odası vardır. C.2- Hizmet Alanları Sayısı (Adet) Alanı (m2) Toplam Alan (m2) Servis Çalışma Odası Toplam C.3- Örgüt Yapısı İç denetçiler doğrudan Rektöre bağlı olarak görev yapmaktadırlar. Üst Yönetici Prof. Dr. Kutbeddin DEMİRDAĞ Rektör İç Denetçi Ayhan SERTTAŞ (Birim Yöneticisi) İç Denetçi Semiha ARİ İç Denetçi M. Emin BAYSAL Sayfa 9 / 29

10 C.4- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 4.1- Bilgisayarlar Türü Adet Masa üstü bilgisayarlar 2 Taşınabilir bilgisayarlar 3 Toplam Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Cinsi (Adet) Yazıcı 3 Projeksiyon 0 Fotokopi makinesi 0 Telefon makinesi 3 Faks 0 Tarayıcılar 0 C.5- İnsan Kaynakları 5.1- Personel Personel (Kadroların Doluluk Oranına Göre) Dolu Boş Toplam İç Denetçi Genel İdari Hizmetler Toplam Personelin Eğitim Durumu Personelin Eğitim Durumu Ön Lisans Lisans Y.L. ve Dokt. Kişi Sayısı Yüzde Personelin Hizmet Süreleri Personelin Hizmet Süresi Yıl Yıl 26 Üzeri Yıl Kişi Sayısı Yüzde 33,3 33,3 33,3 Sayfa 10 / 29

11 5.4- Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Yaş Yaş 56- Üzeri Yaş Kişi Sayısı Yüzde 66,6 0 33, tarih ve sayılı Resmi Gazete de Bakanlar Kurulu Kararıyla yayımlanan İç Denetçilerin Çalışma ve Usul ve Esasları Hakkındaki Yönetmelik ile kurumumuza 3 adet İç Denetçi kadrosu verilmiş ve bu kadroların tamamına atama yapılmıştır. İç Denetim Biriminde 3 adet İç Denetçi hizmet vermektedir. C.6- Mali Kaynaklar İç denetçilerin harcamaları Rektörlük Özel Kalem ödeneğinden karşılanmıştır yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununa ekli Üniversitemiz Ödenek Cetvelinde, Fırat Üniversitesinin / 01.1 ( TL), 02.1 ( TL) ve 03.3 ( TL) bütçe kodunda, İç Denetim Hizmetleri ayrımı yapılarak toplam TL ödenek tahsis edilmiştir. D. İdarenin Teşkilat Yapısı Fırat Üniversitesinin kuruluşu 11 Nisan 1975 tarih ve 1873 sayılı kanunla gerçekleşmiştir. 2547, 2809, 3389 ve 3337 sayılı kanunlarla bugünkü yapısına kavuşmuştur. Fırat Üniversitesi; Akademik olarak, 13 Fakülte, 4 Enstitü, 3 Yüksekokul, 9 Meslek Yüksekokulu, 1 Devlet Konservatuarı, 2 Bağlı Bölüm ve 21 Araştırma Merkezinden, İdari olarak da, Genel Sekreterlik, 8 Daire Başkanlığı, 5 Adet Müdürlük ve Hukuk müşavirliğinden, oluşmaktadır. Fırat Üniversitesi özel bütçeli bir kamu idaresidir. Sayfa 11 / 29

12 Akademik Birimler: FAKÜLTELER ENSTİTÜLER YÜKSEKOKULLAR MESLEK YÜKSEKOKULLARI Eğitim Fakültesi Fen Bilimleri Beden Eğitimi ve Spor Maden Meslek Yüksek Enstitüsü Y.O. Okulu Fen Fakültesi Sağlık Bilimleri Elazığ Sağlık Y.O. Sağlık Hizmetleri Meslek Enstitüsü Yüksek Okulu İnsani ve Sosyal Sosyal Bilimler Yabancı Diller Y.O. Sivrice Meslek Yüksek Bilimler Fakültesi Enstitüsü Okulu İktisadi ve İdari Eğitim Bilimleri Sosyal Bilimler Meslek Bilimler Fakültesi Enstitüsü Yüksek Okulu İlahiyat Fakültesi Keban Meslek Yüksek Okulu İletişim Fakültesi Teknik Bilimler Meslek Yüksek Okulu Mühendislik Karakoçan Meslek Fakültesi Yüksek Okulu Mimarlık Fakültesi Kovancılar Meslek Yüksek Okulu Su Ürünleri Baskil Meslek Yüksek Fakültesi Okulu Teknik Eğitim Fakültesi Teknoloji Fakültesi Tıp Fakültesi Veteriner Fakültesi Devlet Konservatuarı BAĞLI BÖLÜMLER Enformatik Bölümler Türk Dili Bölümü Fırat Üniversitesi nin yönetim ve organizasyonu 2547 sayılı yasa hükümlerine göre belirlenmiştir. Üniversitenin yönetim organları Rektör, Üniversite Senatosu ve Üniversite Yönetim Kuruludur. II- İÇ DENETİMİN AMACI A.İç Denetim Faaliyetinin Amaç ve Hedefleri Yürütülmesi planlanan iç denetim faaliyetlerimizde amaç; denetime dahil edilen birimlerin faaliyetlerinin ve iç kontrol sisteminin; organizasyon yapısına katkı sağlayıcı bir yaklaşımla analiz edilmesi, eksikliklerinin tespit edilmesi, kalite ve uygunluğunun araştırılması, kaynakların ve uygulanan yöntemlerin yeterliliğinin ölçülmesi suretiyle değerlendirilmesidir. Üst yönetici ile birim yöneticilerinin faaliyetlerini yürütürken hesap ve işlemlerinin kanun, kararname, tüzük, yönetmelik, tebliğ, genelge ve genel yazı gibi mevzuat düzenlemelerine uygun yürütülüp yürütülmediğinin tespiti ile varsa hata ve noksanlıkların ortaya çıkarılması, bu hata ve noksanlığın sebeplerinin araştırılması ve bu sebeplerin ortadan kaldırılması, idarenin etkinlik, verimlilik ve hizmet kalitesinin artırılması, personelin eğitim eksikliğinin giderilmesi ile sorunlara dikkat çekilmesi ve çözüm önerisinde bulunulması denetimlerimizde esastır. İç denetimde yapılacak danışmanlık hizmetinde; risk yönetimi, kontrol ve yönetim süreçlerini geliştirmede idarelere yardımcı olmak ile idarenin hedeflerini gerçekleştirmeye Sayfa 12 / 29

13 yönelik faaliyetlerinin ve işlem süreçlerinin sistemli ve düzenli bir biçimde değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önerilerde bulunmak amaçlanmaktadır. İç denetim faaliyetleri sonucunda; denetlenen birimlerin yönetim ve kontrol süreçlerindeki zayıflıkların veya geliştirilmesi gereken alanların ortaya çıkarılması ve gerekli iyileştirmelerin yapılması amacıyla birim yöneticileriyle birlikte ortak aksiyon planlarının hazırlanması ve birim ile mutabık kalınan ve aksiyon planına bağlanan önerilerin planlandığı şekilde gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin izlenmesi de denetimlerimizde esastır. İç Denetim Biriminin hedefi; denetim öncesi etkili bir çalışma yaparak, idarenin tüm risk haritasını elinde bulundurmak, değişen riskleri periyodik kontrollerle güncelleyerek, en riskli alanlardan başlamak üzere denetimler yapmak suretiyle, Üniversitenin faaliyetlerini etkileyecek risklerin olumsuzluğunu en aza indirmeye yardımcı olmaktır. B.Temel Politikalar ve Öncelikler Önümüzdeki süreçte gerçekleştirmek istenilen çalışmalara ilişkin politika ve öncelikler: İç Denetim Birimi; Fırat Üniversitesinin bütün yönetim kademelerinin, Üniversitenin kuruluş amaçlarına, kalkınma planına, programlara, stratejik plan hedeflerine, performans programlarına ve mevzuata uygun olarak iş ve işlemlerinin yürütülme düzeylerini denetlemek ve değerlendirmek amacındadır. İç denetim, birimlerin faaliyet alanlarına ilişkin iş süreçleri ve risk faktörlerinin tanımlanması, risk seviyelerinin ölçülmesi, bu riskler için uygulanan iç kontrollerin yeterliliklerinin değerlendirilmesi suretiyle adı geçen süreçlerin yönetişim, iç kontrol ve risk yönetim süreçlerinin etkililik düzeylerinin artırılmasını hedeflemektedir. III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Denetim Faaliyetleri: 1- Çalışmaların Kapsamı: İç Denetim Birimince, Rektörlük Makamının onayına sunulan 2012 yılı İç Denetim Programı ile yıllarına ait İç Denetim Planı, Rektörlük Makamınca Bila gün/03/2012 tarihinde onaylanmıştır. Program gereği denetimlere 03 Eylül 2012 tarihinde başlanılması gerekirken, Rektörlük Makamınca verilen program dışı inceleme ve araştırma görevlerinden dolayı İç denetim programı faaliyeti yerine getirilememiştir. Rektörlük Makamınca Bila gün/03/2012 tarihinde onaylanan 2012 yılı İç Denetim Programı gereği, 2012 yılında denetlenmesi öngörülen süreçler aşağıdadır. Denetim Alanları (Süreçler) Denetlenen Birim Denetim Türü Risk Önceliği İç Denetçi Gayri Maddi Hak Alımı Süreci İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Sistem ve Uygunluk Denetimi 1 M. Emin BAYSAL Sayfa 13 / 29

14 Harcırah (Yolluk) İşlemleri Süreci Harcırah (Yolluk) Giderleri Ödeme Süreci Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı-Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Mühendislik Fakültesi-Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Tıp Fakültesi-Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Sistem ve 2 Semiha ARI Uygunluk Denetimi Ayhan SERTTAŞ M. Emin BAYSAL Fazla Çalışma Ücretlerinin (Bütçe Kanunu K Cetveli Dahil) Ödeme Süreci Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Sistem ve Uygunluk Denetimi 2 Semiha ARI Hizmet Öncesi ve Hizmetiçi Eğitim Süreci Personel Daire Başkanlığı Sistem ve Uygunluk Denetimi 3 Ayhan SERTTAŞ 2012 yılı İç Denetim Programı ile ilgili olarak yapılanlar aşağıdadır. -Rektörlük Makamının tarih ve B.30.2.FIR / sayılı onayları ile 2012 yılı İç Denetim Programı değiştirilmiştir tarihli İç Denetim Programı faaliyetlerine, Rektörlük Makamınca verilen program dışı inceleme ve araştırma görevlerinden sonra devam edilmesi için Rektörlük Makamından tarih ve B.30.2.FIR / sayılı onay alınmıştır Yılı İç Denetim Programı ile uygulama imkânı kalmayan tarihli İç Denetim Programının iptal edilmesi için Rektörlük Makamından onay alınmıştır. 2- Çalışma Yapılan Birimler: A YILINDAN 2012 YILINA SARKIP, TAMAMLANAN ÇALIŞMALAR Denetim Alanları Denetlenen Birim İç Denetim Rapor Tarih ve Numarası Denetim Türü Denetimi Yapan İç Denetçi 4734 Sayılı Kanunun ve 22. Maddelerine göre, Tüketime yönelik Mal ve Malzeme, Mamul Mal Satın alma süreçlerinin denetimi Fırat Üniversitesi Hastanesi Başhekimliği /01 Uygunluk Denetimi Ayhan SERTTAŞ Fazla Çalışma Ücreti Tahakkuk Süreci İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı / /02 Uygunluk Denetimi Semiha ARI Sayfa 14 / 29

15 3- Düzenlenen Raporlar ve Dağılımı: Genel Dağılım: 2012 yılında denetimler sonucunda, 3 adet Nihai İç Denetim Raporu (Uygunluk Denetimi), 4 adet İnceleme raporu (Araştırma ve inceleme) düzenlenmiştir. Düzenlenen raporların dağılımı aşağıda gösterilmektedir. Türü Rapor Adedi İç Denetim Raporu 0 (Sistem Denetimi) İç Denetim Raporu 3 (Uygunluk Denetimi) İnceleme Raporu 0 (Danışmanlık) İnceleme Raporu 0 (Usulsüzlük ve yolsuzluk) İnceleme Raporu 4 (Araştırma ve İnceleme) TOPLAM 7 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 Düzenlenen Raporlar ve Dağılımı İç Dnt. Rap. (Sistem Denetimi) İç Dnt. Rap. (Uygunluk Denetimi) İnc. Rap. (Danışmanlık) İnc. Rap. (Araştırma ve İnceleme) İnc. Rap. (Usulsüzlük ve yosuzluk) B- Yapılan Tespit ve Öneriler: C- Uzlaşılamayan Hususlar: 2012 Yılında; denetlenen süreçlerle ilgili düzenlenen iç denetim raporlarındaki tespit, önerilere ve uzlaşılamayan hususlara ilişkin açıklamalar aşağıdadır. Sayfa 15 / 29

16 Denetlenen Süreç 4734 Sayılı Kanunun ve 22. Maddelerine göre, Tüketime yönelik Mal ve Malzeme, Mamul Mal Satın Alma Süreçleri Tespit Sıra No Sürece ilişkin yapılan iç denetim sonucunda düzenlenen iç denetim raporlarındaki önemli tespitler: 2011 Yılında İhale dosyaları içerisinden rastgele seçilen Alımı ile ilgili teknik şartnamede gereksiz belge istenerek rekabetin engellendiği ve sonucunda ihalenin iptal edildiği görülmüştür Yılında idarenin 4734 Sayılı Kanunun 22/d maddesi uyarınca Doğrudan teminle kg alımı ve 2 Kalem alımının, konu ile ilgili yapılan denetiminde; -Söz konusu iki alıma ilişkin piyasa fiyat araştırma tutanağını imzalayan piyasa fiyat araştırma görevlilerinin, ihale yetkilisi tarafından görevlendirildiklerine ilişkin görev emirlerinin bulunmadığı görülmüştür Yılında idarenin 4734 Sayılı Kanunun 22/d maddesi uyarınca Doğrudan teminle kg. alımı ve 2 Kalem. alımının, konu ile ilgili yapılan denetiminde; -Kadrosu teknisyen yardımcısı (yardımcı hizmetli) olan personelin, piyasa fiyat araştırma görevlisi olarak, söz konusu iki alıma ilişkin piyasa fiyat araştırma tutanağını imzaladığı görülmüştür Yılında gerçekleştirilen satın alma işlemleri ile ilgili hazırlanan şartnamelerde, rekabeti engelleyici hususlar bulunduğu, fırsat Sürece ilişkin yapılan iç denetim sonucunda düzenlenen iç denetim raporlarındaki önemli öneriler İhale dokümanlarının verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olacak, rekabeti engelleyici hususlar içermeyecek ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlayacak şekilde hazırlanması için gerekli önleyici ve düzeltici tedbirlerin alınması önerilir. İhale yetkilisince görevlendirilecek kişi veya kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılarak ihtiyaçların temin edilmesi hususunda gerekli tedbirlerin alınması önerilir. Kadrosu teknisyen yardımcısı (yardımcı hizmetli) olan personelin; Bundan sonra piyasa fiyat araştırma görevlisi olarak görevlendirilmemesi, İdari ve mali sorumluluk gerektiren hizmetlerde görev verilmemesi, hususunda gerekli tedbirlerin alınması önerilir. İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin belirlenecek teknik kriterlerinin, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olması, rekabeti engelleyici hususlar Uzlaşılamayan Hususlar Bulunmamaktadır. Bulunmamaktadır. Bulunmamaktadır. Bulunmamaktadır. Sayfa 16 / 29

17 eşitliğinin sağlanmadığı, yönünde şikâyet dilekçelerinin firmalarca idareye verildiği ve idarenin de bu dilekçelere istinaden işlemler tesis ettiği tespit edilmiştir. içermeyecek ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlayacak özellikte olması için ihale yetkilisinin hazırlanan teknik şartnamenin temel ilkelere ve 4734 Sayılı Kanunun 12. Maddesindeki kurallara uygunluğunu inceleme ve değerlendirme yetkisini eksiksiz kullanması, bununla ilgili tedbirleri alması önerilir Yılında gerçekleştirilen satın alma işlemleri ile ilgili süreçte yaklaşık maliyet tespit tutanağını imzalayanların, görevlendirme emirlerinin (yazılarının) bulunmadığı görülmüştür. Yaklaşık maliyet tespit tutanağını imzalayanların, ihale yetkilisi tarafından yazılı olarak görevlendirilmesi ve söz konusu yazılı görevlendirmenin ihale işlem dosyasına konulması önerilir. Bulunmamaktadır Yılında İhale dosyaları içerisinden rastgele seçilen 4 Kalem.,. ve kg Alımının konu ile ilgili yapılan denetiminde; - İhale dokümanı satış bedelleriyle ilgili basım maliyetinin tespitine ilişkin belge ve bilgileri içeren tutanakların, ihale işlem dosyasında mevcut olmadığı görülmüştür. İhale dokümanı satış bedelleriyle ilgili basım maliyetinin tespitine ilişkin belge ve bilgileri içeren tutanak düzenlenmesi ve ihale işlem dosyasında muhafaza edilmesi hususunda gerekli tedbirlerin alınması önerilir. Bulunmamaktadır. 7 Özel bütçeden yapılan bütün satın alma işlemleriyle ilgili, birimce belirlenen yazılı iş süreçleri ve kontrol süreçlerinin bulunmadığı, yürürlükteki mevzuat hükümlerine göre hareket edildiği gözlemlenmiştir Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve Kamu İç Kontrol Standartları gereği, Birimde, özel bütçeden yapılan bütün satın alma işlemleriyle ilgili iç kontrol sisteminin kurulması, iş ve kontrol süreçlerinin belirlenmesi ve personele duyurulması gerekir. Bulunmamaktadır. Sayfa 17 / 29

18 Denetlenen Süreç Tespit Sıra No Fazla Çalışma Ücretlerinin Tahakkukları Süreci -1- Sürece ilişkin yapılan iç denetim sonucunda düzenlenen iç denetim raporlarındaki önemli tespitler: 1 1)Rektörlüğe bağlı idari birimlerde görevli personelin, ikinci öğretim yapılan fakülte ve yüksekokullarda görevlendirilmediği halde 3843 sayılı Kanuna göre fazla çalışma ücreti ödendiği tespit edilmiştir. 2)- Üniversitemizin ikinci öğretim yapılan fakülte ve yüksekokullarından, Üniversitenin idari birimlerinde görevli personele ihtiyacı olduğuna ilişkin herhangi bir bilgi ve bulgu iç denetçiliğimize ibraz edilmemiştir Sürece ilişkin yapılan iç denetim sonucunda düzenlenen iç denetim raporlarındaki önemli öneriler Sayılı Kanunda öngörülmediği halde ikinci öğretim yapılan fakülte ve yüksek okullarda görevlendirme yapılmadan Üniversitenin idari birimlerinde görevli personele fazla çalışma ücreti ödenmesi nedeniyle kamu zararı oluşmuş olup, oluşan kamu zararının Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre tahsil edilmesi, - Üniversitenin idari birimlerinde görevli idari personelin ikili öğretim yapılan birimlerinde görevlendirilmek suretiyle fazla çalışma ücreti ödenmesinin istenmesi halinde; 3843 sayılı Kanunun ilgili maddeleri ve tarih ve /14 oturum sayılı Üniversite Yönetim kurulu kararına uygun görevlendirme yapılması, - Fazla çalışmanın yapılacağı günler için günlük çalışma saatlerinin önceden alınacak bir onayla belirlenerek memura fazla çalışma yapacağının bir hafta önce yazılı olarak bildirilmesi - İkinci öğretim yapılan fakülte ve yüksek okulların dışındaki birimlerin gerektiği taktirde personelini günlük çalışma saatleri dışında fazla çalışma ücreti vermeksizin çalıştırması halinde, yaptırılacak fazla çalışmanın her sekiz saati için bir gün hesabı ile izin verilmesi, Önerilir. Uzlaşılamayan Hususlar 1)-3843 Sayılı Yükseköğretim Kurumlarında ikili öğretim yapılması hakkında kanunun; 12. Maddesinde, yükseköğretim kurumlarının ikinci öğretim yapan birimlerinde görevli öğretim elemanları ile idari personele yasal çalışma saati bitiminden sonra fiilen yaptıkları fazla çalışma süreleri için saat ücreti ödenmesi öngörülmüştür. 2) tarih ve /14 oturum sayılı Üniversite Yönetim kurulu kararında, ikinci öğretimde yapılacak fazla çalışma hakkındaki uygulamanın ne şekilde yapılacağı kararlaştırılmış olup, söz konusu kararda da 3843 sayılı yasaya göre ikinci öğretim yapılan yüksek öğretim kurumlarında görevli personele fazla çalışma ücreti ödeneceği belirtilmiş olup, ikinci öğretim yapılmayan idari birimlerde görevli personele anılan yasa kapsamında fazla çalışma yaptırılacağına ilişkin hükme yer verilmemiştir. 3)- İdarece Sakarya Üniversitesi Bütçe Dairesi Başkanlığının 2005 yılı hesabı ile ilgili Sayıştay Temyiz Kurulu Kararında; üniversite yönetim kurulu kararına istinaden düzenlenen fazla mesai puantaj cetvellerinin ödeme belgesine eklenmek suretiyle fazla çalışma ücretlerinin ödendiği ve söz konusu personelin II. öğretim yapılan birimlerde saat den sonra Sayfa 18 / 29

19 çalışmadıklarını gösteren herhangi bir belge ve bilgi bulunmadığı anlaşıldığından fazla çalışma ücreti ödenmesinde yasaya aykırılık bulunmamaktadır. Açıklamasına yer verilmiş ancak, Üniversitemizdeki uygulamada söz konusu idari birimlerde görevli personelin II. öğretim yapılan birimlerde saat den sonra görevlendirildiğine ilişkin herhangi bir belge ve bilgi bulunmamaktadır. Dolayısıyla söz konusu Sayıştay kararı emsal olarak gösterilemez. Sayıştay Temyiz Kurulunun başka bir kararında ise; (Karar tarihi : , Tutanak No: 27707) özetle; İdari personelin görevlendirilmeleri ile ilgili Rektörlük onaylarında hangi personelin üniversitenin hangi ikinci öğretim yapılan biriminde görevlendirildiği belli olmadığından ve personelin saat 1700 den sonra görev yerinin neresi olacağı belirtilmediğinden yapılan görevlendirmeler ve dolayısıyla ödenen fazla mesai ücretleri 3843 sayılı Yasanın 12 nci maddesi ile 94/5593 sayılı Bakanlar Kurulu kararının 2 nci maddesi hükümlerine aykırıdır. Bu itibarla, dilekçi iddialarının reddi ile 748 sayılı ilâmın 3 üncü maddesiyle..-liraya ilişkin verilen tazmin hükmünün tasdikine, karar verildiği. Belirtilmiştir. Görüleceği üzere Sayıştay Temyiz Kurulunun aksi yöndeki kararı da bulunmaktadır. 3)- 666 Sayılı KHK nin Geçici 15/a maddesine göre 3843 sayılı Sayfa 19 / 29

20 kanunun 12 nci maddesinin birinci ve ikinci fıkralarında yer alan hükümlerin uygulanmasına tarihine kadar devam olunmasına rağmen Kasım 2011 ayı itibariyle fazla çalışmaların durdurulması hususu da idarenin yaptığı uygulamanın yanlış olduğunu göstermektedir. Özetle; idari personelin görevlendirilmeleri ile ilgili Rektörlük onaylarında hangi personelin üniversitenin hangi ikinci öğretim yapılan biriminde görevlendirildiği belli olmadığından ve personelin saat 1700 den sonra görev yerinin neresi olacağı belirtilmediğinden yapılan görevlendirmeler ve dolayısıyla ödenen fazla mesai ücretleri 3843 sayılı Yasanın 12 nci maddesi ile 94/5593 sayılı Bakanlar Kurulu kararının 2 nci maddesi hükümlerine aykırıdır. Sehven hataya düşülerek 3843 sayılı Kanuna aykırı olarak ödenen fazla çalışma ücretlerinin tıpkı 5018 sayılı Kanun öncesinde olduğu gibi Danıştay İçtihatları Birleştirme Kurulunun Günlü, E:1968/8. K:1973/14 sayılı kararına göre tahsili yoluna gidilmesi gerekir ayına ait ödeme emri belgeleri ekindeki belgelerin incelenmesinde, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı ve Bilgi İşlem Daire Başkanlığında bir kısım personele ek ders ücreti ile birlikte fazla çalışma ücretinin ödendiği tespit edilmiştir. 1)-3843 Sayılı Kanunda öngörülmediği halde (akademik personelin ikinci öğretim yapılan fakülte ve yüksek okullarda fazla çalışma yapmak üzere görevlendirilmemesi ve aynı sure için ek ders ücreti ödenmesi nedeniyle) akademik personele fazla çalışma ücreti ödenmesi nedeniyle kamu zararı oluşmuş olup, oluşan kamu zararının Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul Ve 3843 Sayılı Kanunda öngörülmediği halde (akademik personelin ikinci öğretim yapılan fakülte ve yüksek okullarda fazla çalışma yapmak üzere görevlendirilmemesi) nedeniyle yersiz ödenen fazla çalışma ücretinin ilgililerinden tahsil edilmesi gerekir. Ayrıca Bilgi işlem Dairesi Sayfa 20 / 29

21 3 1) ve 2011 yıllarında bir kısım personele izinli, raporlu ve geçici görevli oldukları günler için fazla çalışma ücreti tahakkuk ettirildiği tespit edilmiştir Esaslar Hakkında Yönetmelik Başkanlığının Şubat 2011 hükümlerine göre tahsil dönemi fazla çalışma icmal edilmesi, çizelgesi ile aynı döneme 2)-Akademik personele fazla ilişkin ek ders çizelgelerinin çalışma ücretinin ödenmesi karşılaştırılmasında aynı esnasında aynı süre için ek ders gün ve aynı saatler için hem ücreti alıp almadığının kontrol ek ders ücreti hem de fazla edilmesi, çalışma ücreti ödenmiştir. 3)-İlgililerin bir sorumlulukla karşılaşmamaları açısından Öte yandan tereddüt konusu gerekli kontrolleri yapmaları, olan bu konuda Maliye Önerilir. Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünden görüş C2/1 nolu bulgu formunda, üniversitenin idari birimlerinde görevli personelin 3843 Sayılı Kanuna göre ikinci öğretim yapılan fakülte ve yüksek okullarda görevlendirilmemesi nedeniyle, yersiz ödenen fazla çalışma ücretinin Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre tahsil edilmesi gerektiği önerilmiş olup; İzinli, raporlu veya geçici görevli olunduğu tarihlerde çalışılmayan sürelere ilişkin ödemenin yapılmaması hususunda gerek harcama birimlerinin gerekse muhasebe biriminin gerekli kontrolleri yapmaları ve kontrol prosedürleri geliştirilmesi, Önerilir. alınması uygun olacaktır. C2/1 nolu bulgu formunda, üniversitenin idari birimlerinde görevli personelin 3843 Sayılı Kanuna göre ikinci öğretim yapılan fakülte ve yüksek okullarda görevlendirilmemesi nedeniyle, yersiz ödenen fazla çalışma ücretinin ilgililerden tahsil edilmesi gerektiği önerildiği ve izinli, raporlu veya geçici görevli olunduğu tarihlerde çalışılmayan sürelere ilişkin ödemenin yapılmaması hususunda gerek harcama birimlerinin gerekse muhasebe biriminin gerekli kontrolleri yapmaları ve kontrol prosedürleri geliştirilmesi önerildiği halde, gerekli kontrollerin yapılması ve kontrol prosedürleri geliştirilmesi hususunda cevap verilmemiştir. 4 İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığında iç kontrol sisteminin kurulmadığı tespit edilmiştir. Kurumda iç kontrol sisteminin oluşturulmasına yönelik çalışmalara başlanması ve uygulamaya geçilmesi önerilir İdari ve Mali İşler Dairesinin maaş tahakkuk süreci işlemlerinin denetimi sonucu düzenlenen taslak rapora verilen tarihli cevapta; iç kontrol sisteminin kurulması çalışmasına başlanıldığı bildirilmiş ise de, geçen bu süre zarfında iç kontrol sisteminin kurulması kapsamında ne gibi çalışmaların yapıldığı bilgisine ulaşılmamıştır. İlgili idarenin uyarılması Sayfa 21 / 29

22 5 -Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığının 2011 yılının Ocak, Şubat, Mart, Nisan ve Mayıs aylarına ait ödeme emri belgesi ve eklerinden; 2011 yılı Bütçe Kanununa ekli K cetveli uyarınca Açıköğretim öğrencilerine eğitim hizmeti verilen birimlerinde görevli bir kısım personele fazla çalışma ücretinin ödendiği, -Fazla çalışma ücreti ödenen 2 kişinin üniversitenin idari personelinin olmadığı, -Fazla çalışma ücreti ödenen 2 kişiye ise aynı dönemde Mühendislik Fakültesi Dekanlığınca 1 kişiye ise İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığınca 3843 sayılı kanununa göre de fazla çalışma ücreti ödendiği tespit edilmiştir. mütalaa edilmiştir Yılı Bütçe Kanunun 2011 Yılı Bütçe Kanunun III/A-5 maddesindeki Her ne III/A-5 maddesindeki Her suretle olursa olsun, özel ne suretle olursa olsun, özel kanunlarına göre fazla çalışma kanunlarına göre fazla ücreti alanlara, yukarıdaki çalışma ücreti alanlara, hükümlere göre ayrıca fazla yukarıdaki hükümlere göre çalışma ücreti ödenmez. ayrıca fazla çalışma ücreti hükmü gereği, iki kişiye ödenmez. hükmü gereği, Mühendislik Fakültesi Mühendislik Fakültesi Dekanlığınca 2011/Ocak ve Dekanlığınca 2011/Ocak ve mayıs ayları için 3843 sayılı mayıs ayları için iki kişiye kanununa göre fazla çalışma 3843 sayılı kanununa göre ücreti ödendiğinden dolayı fazla çalışma ücreti Sağlık Kültür ve Spor Dairesi ödendiğinden dolayı Sağlık Başkanlığınca adı geçen kişilere Kültür ve Spor Dairesi 2011 Yılı Bütçe Kanunun III/A- Başkanlığınca adı geçen 2-d maddesine göre ödenen kişilere 2011 Yılı Bütçe fazla çalışma ücreti kamu Kanunun III/A-2-d zararını oluşturmakta olup, maddesine göre ödenen fazla Kamu Zararlarının Tahsiline çalışma ücretinin adı İlişkin Usul Ve Esaslar geçenlerden tahsil edilmesi, Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre kamu Yılı Bütçe zararının tahsil edilmesi, Kanunun III/A-2-d Yılı Bütçe Kanunun maddesinde göre fazla III/A-2-d maddesinde göre fazla çalışma ücreti ödenecek çalışma ücreti ödenecek kişilerin yükseköğretim kişilerin yükseköğretim kurumları kadrolarında kurumları kadrolarında görev görev yapan personel yapan personel olması olması gerekmekte olup, gerekmekte olup, Sağlık Kültür Sağlık Kültür ve Spor ve Spor Dairesi Başkanlığınca Dairesi Başkanlığınca fazla fazla çalışma ücreti ödenen iki çalışma ücreti ödenen iki şahısın üniversitemiz kişinin üniversitemiz kadrolarında görev yapan kadrolarında görev yapan personel olmaması nedeniyle personel olmaması 2011 Yılı Bütçe Kanunun III/A- nedeniyle 2011 Yılı Bütçe 2-d maddesine göre adı Kanunun III/A-2-d geçenlere ödenen fazla çalışma maddesine göre adı ücreti kamu zararını geçenlere ödenen fazla oluşturmakta olup, Kamu çalışma ücretinin ilgililerden Zararlarının Tahsiline İlişkin tahsil edilmesi, Usul Ve Esaslar Hakkında Gerektiği yasal Yönetmelik hükümlerine göre mevzuatıyla açıklandığı kamu zararının tahsil edilmesi, halde, yılı Bütçe Kanununa İdarece konuya ilişkin olarak ekli K cetveli uyarınca yinede yaptığımız bu Açıköğretim öğrencilerinin ödemeler yasal değilse eğitim hizmeti verilen ilgililerden tahsil cihetine birimlerinde görevlendirilecek gidilip gidilmeyeceğinin personelin yazılı olarak tespiti ve araştırılması için görevlendirilmesi, Mart-2012 sonuna kadar -Fazla çalışmanın yapılacağı sürenin verilmesi günler için günlük çalışma şeklindeki cevap, iç saatlerinin önceden alınacak bir denetçiliğimizce kabul onayla belirlenerek memura edilmemiştir. fazla çalışma yapacağının bir Bu nedenle yersiz olarak Sayfa 22 / 29

23 Denetlenen Süreç hafta önce yazılı olarak yapılan fazla çalışma bildirilmesi, ödemelerinin ilgililerinden -İkinci öğretim yapılan tahsil edilmesi, ilgililerden fakülte ve yüksek okulların tahsil edilmemesi halinde dışındaki birimlerin gerektiği sorumluların belirlenerek taktirde personelini günlük sorumlulardan tahsili çalışma saatleri dışında fazla cihetine gidilmesi çalışma ücreti vermeksizin gerekir. çalıştırması halinde, yaptırılacak fazla çalışmanın her sekiz saati için bir gün hesabı ile izin verilmesi, Önerilir. Fazla Çalışma Ücretlerinin Tahakkukları Süreci ve 2011 yıllarında yapılan fazla çalışmalar ile ilgili alınan olurlarda, idari birimlerde görevli personelin ikinci öğretim yapılan fakülte ve yüksek okullarda görevlendirildiği hususu yer almadığı gibi hangi personelin, hangi ikinci öğretim yapılan birimde ve hangi saatler arasında görev yapacağına dair bir bilgi bulunmamaktadır. Üniversitemizin ikili öğretim yapan fakülte ve yüksekokullarından, üniversitenin idari birimlerinde görevli personele ihtiyacı olduğuna ilişkin herhangi bir bilgi ve bulgu iç denetçiliğimize ibraz edilmemiştir Sayılı Kanununa göre fazla çalışma ücretinin 2010 Kasım, Aralık, 2011 Ocak, Şubat, Mart, Nisan, Mayıs, Haziran, Eylül ayları için ödendiği tespit edilmiştir. Personel Daire Başkanlığın nın ilgili personelin izin, rapor ve geçici görev tarihlerini gösterir yazı ve eki liste ile Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığınca 3843 sayılı Kanuna göre ödenen fazla çalışma ücretleri çetvellerinin karşılaştırılması sonucunda; bir kısım personele izinli raporlu veya geçici görevli oldukları günler için fazla çalışma ücretinin ödendiği tespit Sayılı Kanunda öngörülmediği halde ikinci öğretim yapılan fakülte ve yüksek okullarda görevlendirme yapılmaması ve bazı personele izinli, görevli veya raporlu olduğu tarihlerde de fazla çalışma ücreti ödenmesi nedeniyle kamu zararı oluşmuş olup, oluşan kamu zararının Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre tahsil edilmesi, -Strateji Daire Başkanlığında görevli idari personelin ikili öğretim yapılan birimlerinde görevlendirilmek suretiyle fazla çalışma ücreti ödenmesinin istenmesi halinde; 3843 sayılı Kanunun ilgili maddeleri ve tarih ve /14 oturum sayılı Üniversite Yönetim kurulu kararına uygun görevlendirme yapılması, - Fazla çalışmanın yapılacağı günler için günlük çalışma saatlerinin önceden alınacak bir onayla belirlenerek memura fazla çalışma yapacağının bir hafta önceden yazılı olarak bildirilmesi, - İkinci öğretim yapılan fakülte ve yüksek okulların dışındaki birimlerin gerektiği taktirde personelini günlük çalışma saatleri dışında fazla çalışma ücreti vermeksizin çalıştırması halinde, yaptırılacak fazla çalışmanın her sekiz saati için bir gün hesabı ile izin verilmesi, Önerilir. Rapora cevap verilmemesi nedeniyle uzlaşmanın sağlanmadığı varsayılmıştır. Sayfa 23 / 29

24 edilmiştir. 2 Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığınca, Bütçe Kanununa (K Cetvelinin III/A- 2-i maddesi) göre 2011 yılının Ocak, Şubat, Temmuz ve Ağustos aylarında fazla çalışma ücreti ödendiği tespit edilmiştir. Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığının 2011 yılı Bütçe Kanunun K Cetvelinin III/A-2- i maddesine göre ödenen fazla çalışma ücretleri cetvelleri ile Personel Dairesi Başkanlığından alınan ve personelin izin, rapor ve geçici görev tarihlerini gösteren listelerin karşılaştırılması sonucunda; bir kısım personele izinli raporlu veya geçici görevli oldukları günler için de fazla çalışma ücretinin ödendiği tespit edilmiştir Sayılı kanuna göre 2011/Ocak, Şubat, Mart, Nisan, Mayıs, Haziran, aylarına ait ödenen fazla çalışma ücretlerine ilişkin ödeme emri belgeleri ve eklerinin incelenmesinde; üniversitenin kadrolu personeli olmayan 4 kişiye yersiz olarak fazla çalışma ücretinin ödendiği tespit edilmiştir. -İzin, rapor veya geçici görev nedeniyle fiilen fazla mesai yapılmadığı halde 2011 Yılı Bütçe Kanunun K Cetvelinin III/A-2-i maddesine göre fazla çalışma ücreti ödenmesi kamu zararını oluşturmakta olup, Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin ilgili maddeleri ve 2011 Yılı Bütçe Kanunun K Cetvelinin III/A-5 maddesine göre, yersiz ödenen tutarın yüzde 100 fazlası ile birlikte ilgililerden geri alınması ve bu tutarın, cezaya ilişkin bölümünün yarısı ödeme yapılan personelden, diğer yarısı ise mesai çizelgesini onaylayandan tahsil edilmesi, - Bütçe Kanununun K cetveline göre yapılan fazla çalışmalarda, fazla çalışmanın hangi günlerde ve hangi saatlerde yapılacağına ilişkin önceden onay alınması ve alınacak onayda fazla çalışma yapacak personele izin verme imkanının bulunup bulunmadığının belirlenmesi, -Fazla çalışma yapılmadan önce onayla alınacak çalışma programının personele yazılı olarak bildirilmesi, -Fazla çalışmada bulunan memurlarının fazla çalışma saatleri her gün, fazla çalışmaya katılanların yöneticisi tarafından kontrol edilerek, "Aylık Fazla Çalışma Cetveli" üzerinde tespit ve imza edilmesi, Önerilir. Üniversitenin kadrosunda yer almayan kişilere, fazla çalışma ücreti ödenmesi yasal olarak mümkün olmadığından dolayı ödenen fazla çalışma ücreti nedeniyle kamu zararı oluşmuş olup, 19/10/2006 tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre yersiz ödenen fazla çalışma ücretinin tahsil edilmesi, - Üniversitenin idari personeli bulunmayan kişilere fazla çalışma yaptırılmaması ve fazla çalışma ücreti ödenmemesi hususunda Rapora cevap verilmemesi nedeniyle uzlaşmanın sağlanmadığı varsayılmıştır. Rapora cevap verilmemesi nedeniyle uzlaşmanın sağlanmadığı varsayılmıştır. Sayfa 24 / 29

25 4 İdarede iç kontrol sisteminin kurulmadığı tespit edilmiştir. gereken dikkat ve özenin gösterilmesi, Önerilir. Kurumda etkin bir iç kontrol Rapora cevap verilmemesi sistemi kurulabilmesi için kamu nedeniyle uzlaşmanın İç Konrtol Standartları Tebliğine sağlanmadığı uygun olarak; varsayılmıştır. 1-Süreçler, süreç sahipleri ve sorumluların yazılı olarak tanımlanması, 2-Faaliyetlere, iş ve işlemlere ait iş akış şemalarının hazırlanması, 3-Personelin görev, yetki ve sorumlulukları yazılı olarak belirlenerek personele bildirilmesi, 4-Kontrol prosedürlerinin yazılı olarak belirlenmesi, Önerilir. D- Danışmanlık ve Diğer Faaliyetler: İç Denetçiler tarafından, 2012 yılı içerisinde program dışı olarak yürütülen inceleme ve araştırma faaliyetlerine ilişkin bilgiler tablo halinde aşağıdadır. Denetçi Adı ve Soyadı İnceleme Konusu Düzenlenen Raporun Cinsi ve Rapor No Ayhan SERTTAŞ Semiha ARİ Mehmet Emin BAYSAL Mehmet Emin BAYSAL Semiha ARİ Ayhan SERTTAŞ Semiha ARİ Mehmet Emin BAYSAL Fırat Üniversitesinin, özel bütçesi ile öğrenci harçları, TÜBİTAK ve AB projeleri kapsamında yer alan hesapları için Türkiye Vakıflar Bankası T.A.O. Elazığ şubesi ile imzaladığı protokollerde, promosyon geliri açısından üniversitenin zarara uğratılıp uğratılmadığı hususunun araştırılması, Fırat Üniversitesi ile Reyyan Turizm Gıda Petrol Eğt. San. Tic. Ltd. Şti. arasında imzalanan irtifak hakkı sözleşmesinden sonra ihalenin iptal edilmesi nedeniyle mahkemeye intikal eden dosyanın incelenerek üniversitenin haklarının neler olduğunun araştırılması, Fırat Üniversitesi Rektörlüğü Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca Elazığ Vakıflar Bankası Merkez Şube Müdürlüğüne yazılan tarih ve 753 sayılı yazıya istinaden Vakıfbank Elazığ Şubesince gönderilen tarih ve 1210 sayılı cevabi yazı ve eklerinde belirtilen iş ve işlemlerin mevzuata uygunluk açısından araştırılması, İnceleme Raporu (İnceleme ve Araştırma Faaliyetleri) 2012/ /1-1-1 İnceleme Raporu (İnceleme ve Araştırma Faaliyetleri) /2-2 İnceleme Raporu (İnceleme ve Araştırma Faaliyetleri) 2012/ /2-3-3 Sayfa 25 / 29

26 Semiha ARİ Ayhan SERTTAŞ Mehmet Emin BAYSAL Fırat Üniversitesi yerleşkesi içinde bulunan İnceleme Raporu (İnceleme ve kantin, kafeterya, çayocağı, banka şubeleri, Araştırma Faaliyetleri) ATM vb. yerlerin kiralama yöntemlerini, 2012/ /4-3-4 kiralama sürelerinin, tahmin edilen kira bedellerinin ve bu hususta Defterdarlık Milli Emlak Müdürlüğü ile Üniversitemiz arasında imzalanan protokolün mevzuata uygunluğunun araştırılması, E- Denetim Dışı Faaliyetler İç Denetçiler tarafından, 2012 Yılında denetim dışı gerçekleştirilen faaliyetler aşağıdadır. Sıra İç Denetçi Faaliyetin Konusu No 1 Ayhan Serttaş İç Denetim Birim Yönergesinin gözden geçirilmesi Semiha Ari M. Emin Baysal 2 Ayhan Serttaş Semiha Ari İç Denetim Biriminin dönemi iç denetim planının hazırlanması M. Emin Baysal 3 Ayhan Serttaş İç Denetim Birimi Denetim Rehberinin hazırlanması Semiha Ari M. Emin Baysal 4 Ayhan Serttaş 2012 Yılı İç Denetim Programının hazırlanması 5 Ayhan Serttaş 2011 Yılı İç Denetim Faaliyet Raporunun hazırlanması ve üst yöneticiye sunulması 6 Ayhan Serttaş İç Denetim Birimi İzleme (Takip) Sisteminin oluşturulması IV-PERFORMANS BİLGİLERİ A.Kalite Güvence Değerlendirmeleri İç denetim faaliyetlerinin tüm yönleriyle değerlendirilmesi ile kamu iç denetim standartları ve meslek ahlak kurallarına uygun olarak yürütülmesinin sağlanması için kalite güvence ve geliştirme programı oluşturulur. Programın oluşturulması ve uygulanmasında Kurulun düzenlemelerine uyulur. Kalite güvence ve geliştirme programı çerçevesinde; a) İç denetim faaliyetlerinin ilgili mevzuat, kamu iç denetim standartları ve meslek ahlak kurallarına uygunluğu, b) İç denetim faaliyetlerinin kurumsal gelişim ve iyileşmeleri destekleme düzeyi, c) İç denetçilerin en iyi iç denetim uygulamalarından istifade edip etmedikleri, ç) Faaliyetlerin yürütülmesinde gösterilen mesleki özen ve dikkat ile iç denetçilerin mesleki gelişim düzeyleri, gözden geçirilir ve değerlendirilir. Sayfa 26 / 29

27 Kalite güvence ve geliştirme faaliyetleri; a) Kurum içi izleme faaliyetleri çerçevesinde gerçekleştirilen sürekli iç değerlendirmeler, b) İç denetim faaliyet raporuna eklenen yıllık iç değerlendirmeler, c) Kurul tarafından beş yılda bir yapılması sağlanan dış değerlendirmelerden oluşur. Kalite güvence ve geliştirme programları çerçevesinde yapılan değerlendirme sonuçları üst yöneticiye sunulur ve iç denetim faaliyet raporunda yayımlanır. İç denetimin etkinliğinin artırılması amacıyla, denetim faaliyetleri, denetlenen birimlerde yaptırılacak anketlerle değerlendirilebilir yılında kalite güvence değerlendirmesi yapılmamıştır. V- İÇ DENETİMİN KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A.Üstünlükler 1- İç denetim faaliyetlerinin iç denetim mevzuatına uygun, bağımsız ve tarafsız olarak gerçekleştirilmesinde Rektörlük Makamının desteğinin olması, 2-Kurumumuza verilen 3 adet İç Denetçi kadrosunun tamamına atamaların yapılmış olması, 3-İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafında iç denetçilerinin eğitimlerinin yapılmış olması, 4-İç denetimin metodolojisi gereği sürekli mesleki gelişimin benimsenmesi bu doğrultuda, eğitim faaliyetlerine sistemli bir şekilde yer verilmesi, 5- İç Denetçilerin daha önce Maliye Bakanlığında denetim elemanı olarak görev yapmaları nedeniyle denetim kültürüne, deneyimine, çalışma disiplinine ve mevzuat bilgilerine sahip olmaları, İç Denetim açısından bir üstünlüktür. B.Zayıflıklar 1-Denetlenecek birimlerde iç denetim konusunda farkındalık eksikliği bulunması, 2-İç Denetim Biriminin müstakil bütçesinin bulunmaması, 3-İç Denetim Biriminin müstakil bir personelinin ve bu personelin çalışacağı odanın bulunmaması, 4- Denetlenecek birimlerin bazılarında, denetime karşı isteksizlik bulunması, 5- İç denetim bilgi teknolojileri alt yapısının yaygınlaşmamış olması, Sayfa 27 / 29