Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar

Transkript

1 Genel Haciz Yolunda Takip Talebi: Takip Talebi Takip talebi yetkili icra dairesine (veya ona gönderilmek üzere başka bir icra dairesine) sözlü veya yazılı olarak ya da UYAP üzerinden yapılır. Sözlü yapıldığı takdirde icra müdürü bu talebi matbu örneğe geçirir ve bu örnek (tutanak) icra müdür ve alacaklı tarafından imzalanır. Yazılı olarak yapıldığı takdirde matbu örnek kullanılabileceği gibi, alacaklının kendi hazırladığı yazılı şekilde de yapılabilir, Kanunda belirtilmiş olan şartları taşıdığı sürece bunlar da geçerli olur. Alacaklı taleple birlikte gerekli harç ve tebligat giderlerini de yatırmak zorundadır. Takip talebi icra takip işlemi olmadığı için talik hallerinde de yapılabilir. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 1 Genel Haciz Yolunda Takip Talebi: Takip Talebinin İçeriği (m. 58) 1. Alacaklının ve varsa kanuni temsilcisinin ve vekilinin adı, soyadı; alacaklı veya vekili adına ödemenin yapılacağı banka adı ile hesap bilgileri; varsa Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası veya vergi kimlik numarası; şöhret ve yerleşim yeri; alacaklı yabancı memlekette oturuyorsa Türkiye de göstereceği yerleşim yeri (Yerleşim yeri gösteremezse icra dairesinin bulunduğu yer yerleşim yeri sayılır.) 2. Borçlunun ve varsa kanuni temsilcisinin adı, soyadı, alacaklı tarafından biliniyorsa Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası veya vergi kimlik numarası, şöhret ve yerleşim yeri; 3. Bir terekeye karşı yapılan taleplerde kendilerine tebligat yapılacak mirasçıların adı, soyadı, biliniyorsa Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası veya vergi kimlik numarası, şöhret ve yerleşim yerleri; Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 2 1

2 Genel Haciz Yolunda Takip Talebi: Takip Talebinin İçeriği (m. 58) 4. Alacağın veya istenen teminatın Türk parasıyla tutarı ve faizli alacaklarda faizin miktarı ile işlemeye başladığı gün, alacak veya teminat yabancı para ise alacağın hangi tarihteki kur üzerinden talep edildiği ve faizi; 5. Senet, senet yoksa borcun sebebi; 6. Takip yollarından hangisinin seçildiği; Hem alacaklı hem de borçlunun taraf ve takip ehliyetleri olmak zorundadır. Bu hususlar icra müdürü tarafından resen göz önünde bulundurulur. Alacak belgeye dayanmakta ise, belgenin aslının veya alacaklı yahut mümessili tarafından tasdik edilmiş, borçlu sayısından bir fazla örneğinin takip talebi anında icra dairesine tevdii mecburidir. Alacaklıya takip talebinde bulunduğuna ve verdiği belgelere, talep ve takip masraflarına dair bedava ve pulsuz bir makbuz verilir. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 3 Genel Haciz Yolunda Takip Talebi: Takip Talebi Alacaklı birden fazla borçluya (takip arkadaşları) karşı takip talebinde bulunabilir, ancak her bir taraftan istenen alacak miktarı açıkça gösterilmelidir. Alacaklı aynı borçluya karşı birden çok alacağı için de aynı takip talebi ile takip yapabilir. Bu durumda da alacakların ayrı ayrı gösterilmesi gerekir. Alacaklı takip talebindeki miktarı azaltabilir fakat (unuttuğu faiz için dahi) arttıramaz. Geri kalan kısım için ayrı takip yapılması gerekir. Ayrıca alacağı da değiştiremez. Alacaklı faiz isteyip de başladığı tarihi belirtmemişse faiz takip talebi tarihinden itibaren hesaplanır. Aynı şekilde faiz oranı belirtilmemişse kanuni faiz işletilir. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 4 2

3 Genel Haciz Yolunda Takip Talebi: Takip Talebi Alacaklı faizden hiç bahsetmemiş ve takip tahsil ile sona ermişse asıl borç da sona ereceğinden faiz için ayrı bir takip yapılamaz. Alacaklının icra harç ve giderlerini talep etmesine gerek yoktur, bunlar icra müdürü tarafından resen hesaplanır. Alacaklı fazlaya ilişkin haklarını saklı tutarak kısmi takip yapabilir. Alacak senede bağlı değilse maddi sebebi mutlaka gösterilmelidir. Senede bağlı ise senedin örneği mutlaka eklenmelidir; aksi takdirde ödeme emri gönderilemez. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 5 Takip Talebi: Takip Talebi Genel haciz yoluyla takip dışındaki takip yolları bakımından başka unsurların yazılması da zorunludur: Takip ilama veya ilam hükmündeki belgeye dayanıyorsa ilam veya belgeyi veren makamın adı, ilam veya belgenin tarihi, numarası, özeti Kambiyo senetlerine dayanan takipte borcun sebebinin yazılması yeterli değildir, senetle ilgili bilgilerin yazılması ve senedin eklenmesi gerekir. Bu iki husus icra müdürü tarafından resen göz önünde bulundurulmak zorundadır. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 6 3

4 Takip Talebi: Takip Talebi Takip rehnin veya ipoteğin paraya çevrilmesi şeklinde ise, 1. Rehin edilenin ne olduğu, 2. rehin edilen üçüncü şahıslar tarafından verilmiş veya mülkiyet üçüncü şahsa geçmiş ise adı ve soyadı, 3. rehnedilen şey üzerinde sonra gelen rehin hakkı varsa bu hakka sahip olan kişinin adı, soyadı ve yerleşim yerindeki adresi de yazılmak zorundadır. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 7 Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 8 4

5 Ceza Yargılamasına İlişkin Dilekçe ve Yazılar Ceza davası denince, akla kamu davası gelir ve kamu davasını savcı bir iddianame ile açar. Görevli ve yetkili mahkemeye hitaben düzenlenen iddianamede şunlar yer alır (CMK m.170,3): 1. Şüphelinin kimliği; 2. Müdafii; 3. Maktûl, mağdur veya suçtan zarar görenin kimliği; 4. Mağdurun veya suçtan zarar görenin vekili veya kanuni temsilcisi; Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 9 Ceza Yargılamasına İlişkin Dilekçe ve Yazılar Görevli ve yetkili mahkemeye hitaben düzenlenen iddianamede şunlar yer alır (CMK m.170,3): 5. Açıklanmasında sakınca bulunmaması halinde ihbarda bulunan kişinin kimliği; 6. Şikâyette bulunan kişinin kimliği; 7. Şikâyetin yapıldığı tarih; 8. Yüklenen suç ve uygulanması gereken kanun maddeleri; 9. Yüklenen suçun işlendiği yer, tarih ve zaman dilimi; 10. Suçun delilleri; 11. Şüphelinin tutuklu olup olmadığı, tutuklanmış ise, gözaltına alma ve tutuklama tarihleri ile bunların süreleri Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 10 5

6 Ceza Yargılamasına İlişkin Dilekçe ve Yazılar İddianamede, yüklenen suçu oluşturan olaylar, mevcut delillerle ilişkilendirilerek açıklanır. İddianamenin sonuç kısmında, şüphelinin sadece aleyhine olan hususlar değil, lehine olan hususlar da ileri sürülür. İddianamenin sonuç kısmında, işlenen suç dolayısıyla ilgili kanunda öngörülen ceza ve güvenlik tedbirlerinden hangilerine hükmedilmesinin istendiği; suçun tüzel kişinin faaliyeti çerçevesinde işlenmesi halinde, ilgili tüzel kişi hakkında uygulanabilecek olan güvenlik tedbiri açıkça belirtilir (CMK m.170,4-6). Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 11 Ceza Yargılamasına İlişkin Dilekçe ve Yazılar İddianame, Kanunun (CMK m.170) gösterdiği içeriğe aykırı düzenlerse, iddianamenin verildiği mahkeme, onbeş gün içinde eksik ve hatalı noktaları belirterek C. Başsavcılığına iade eder (CMK m.174,1). Cumhuriyet savcısı, iddianamenin iadesi üzerine, kararda gösterilen eksiklikleri tamamladıktan ve hatalı noktaları düzelttikten sonra, kovuşturmaya yer olmadığı kararı verilmesini gerektiren bir durumun bulunmaması halinde, yeniden iddianame düzenleyerek dosyayı mahkemeye gönderir. İlk kararda belirtilmeyen sebeplere dayanılarak yeniden iddianamenin iadesi yoluna gidilemez (CMK m.174,4). Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 12 6

7 Ceza Yargılamasına İlişkin Dilekçe ve Yazılar Ceza davalarında söz konusu olan dilekçeler, iddianameden ibaret değildir ve özellikle menfaatleri bulunan kişiler, ceza yargısı organlarına (mahkemelere, Cumhuriyet savcılıklarına vb yerlere) dilekçe verme ihtiyacındadırlar. Ceza yargılamasının belirleyici özelliklerinden biri de, ceza yargılamasında kendiliğinden araştırma ilkesinin geçerli olmasıdır. Bu sebeple ceza davalarına ilişkin dilekçelerin eksik olmasının, hukuk davalarındaki dilekçelerin aksine, kural olarak, yaptırımı bulunmamaktadır. Ceza davalarında verilecek dilekçeler bakımından, yukarıda hukuk davaları bakımından verilen dilekçe örneklerinden kıyasen yararlanılabilir. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 13 İddianame Örneği (a) T.C. CUMHURİYET BAŞSAVCILIĞI HAZIRLIK NO : 2013/ ESAS NO : 2014/10897 İDDİANAME No : 2010/589 İ D D İ A N A M E CEZA MAHKEMESİNE, DAVACI : K.H. MÜŞTEKİ : Ş TC KİMLİK NUMARASI : ŞÜPHELİ : M MÜDAFİİ : Av. SUÇ : SUÇ TARİHİ : Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 14 7

8 İddianame Örneği (b) GÖZALTINA ALINMA TARİHİ : TUTUKLAMA TARİHİ : SEVK MADDESİ : DELİLLER : OLAY : Yukarda açık kimliği yazılı şüpheli... nın olay günü sevk ve idaresindeki plakalı araçla 120 km hızla Müştekinin aracına çarptığı, Müştekinin on gün hastanede kalacak şekilde yaralanmasına sebebiyet verdiği ve kusurun tamamının şüpheliye ait olduğu bilirkişi raporundan anlaşılmakla, şüphelinin duruşması yapılarak eylemine uyan TCK nun. uncu maddesi uygulanarak cezalandırılması iddia olunur.../../... C. Savcısı Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 15 İdari Yargıya İlişkin Dilekçe ve Yazılar İdarî davalar, duruma göre görevli ve yetkili idare mahkemesi, vergi mahkemesi, bölge idare mahkemesi veya Danıştay başkanlıklarına yahut Askeri Yüksek İdare Mahkemesi Başkanlığına hitaben yazılmış dilekçelerle açılır. İdarî Yargılama Usulü Kanununun 3 üncü maddesine göre: İdarî davalar, Danıştay, idare mahkemesi ve vergi mahkemesi başkanlıklarına hitaben yazılmış imzalı dilekçelerle açılır. İdarî davaların içeriği, yukarda açıklanan hukuk davası dilekçelerine benzemektedir; ancak, idarî davaların özelliğinden ileri gelen bazı farklar vardır. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 16 8

9 İdari Yargıya İlişkin Dilekçe ve Yazılar İdarî yargıda açılabilecek olan davalar, hukuk davaları gibi çeşitlilik göstermez. İdarî dava türleri şunlardır (İYUK m.2/1) : 1. İdarî işlemler hakkında yetki, şekil, sebep, konu ve maksat yönlerinden biri ile hukuka aykırı olduklarından dolayı iptalleri için menfaatleri ihlâl edilenler tarafından açılan iptal davaları 2. İdarî eylem ve işlemlerden dolayı kişisel hakları doğrudan zarara uğrayanlar (muhtel olanlar) tarafından açılan tam yargı davalar 3. Tahkim yolu öngörülen imtiyaz şartlaşma ve sözleşmelerinden doğan uyuşmazlıklar hariç, kamu hizmetlerinden birinin yürütülmesi için yapılan her türlü idari sözleşmelerden dolayı taraflar arasında çıkan uyuşmazlıklara ilişkin davalar Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 17 İdari Yargıya İlişkin Dilekçe ve Yazılar Dilekçelerde: 1. Tarafların ve varsa vekillerinin veya temsilcilerinin ad ve soyadları veya unvanları ile adresleri; 2. Davanın konusu ve sebepleri ile dayandığı deliller; 3. Davaya konu olan idari işlemin yazılı bildirim tarihi; 4. Vergi, resim, harç, benzeri mali yükümler ve bunların zam ve cezalarına ilişkin davalarla tam yargı davalarında uyuşmazlık konusu miktar; 5. Vergi davalarında davanın ilgili bulunduğu verginin veya vergi cezasının nevi ve yılı, tebliğ edilen ihbarnamenin tarihi ve numarası ve varsa mükellef hesap numarası gösterilir (İYUK m.3,2). Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 18 9

10 İdari Yargıya İlişkin Dilekçe ve Yazılar Dava konusu kararın ve belgelerin asılları veya örnekleri, karşı taraf sayısından bir fazla olarak, dava dilekçesine eklenir (İYUK m.3,3). Her idarî işlem aleyhine ayrı ayrı dava açılır. Ancak, aralarında maddi veya hukuki yönden bağlılık yada sebep-sonuç sonuç ilişkisi bulunan birden fazla işleme karşı bir dilekçe ile de dava açılabilir (İYUK m.5/1). Birden fazla şahsın müşterek dilekçe ile dava açabilmesi için davacıların hak veya menfaatlerinde iştirak bulunması ve davaya yol açan maddî olay veya hukukî sebeplerin aynı olması gerekir (İYUK m.5/2). Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 19 İptal Davası Dilekçesi Örneği 2 (a) HAKKARİ İDARE MAHKEMESİ BAŞKANLIĞINA, (Yürütmenin durdurulması istemi vardır) DAVACI :Ali Bilir, İhsaniye Mah. 44.Sok. No:376/A, Hakkari DAVALI : Hakkari Üniversitesi Rektörlüğü DAVANIN KONUSU :20 Eylül 2013 tarihinde yapılan Adlî Yazışma dersine ait sınavda verilen notun iptali hakkında davadır. TEBELLÜĞ TARİHİ :01 Ekim 2013 OLAYLAR : 1) Hakkari Üniversitesi Hukuk Fakültesinde 4 üncü sınıfta, 8765 nolu öğrenciyim. Geçen yıl, Alî Yazışma dersinden kalmama rağmen, tek ders olması nedeniyle 4 üncü sınıfa devam ettim. 2) 20 Eylül 2013 tarihinde yapılan Adlî Yazışma dersinin sınavında en az 80 not beklerken, 20 not aldım. Sınav kağıdımın çok iyi olduğunu biliyorum. Nitekim, sınav çıkışında ilan edilen «cevap anahtarı» ile de karşılaştırmıştım. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 20 10

11 İptal Davası Dilekçesi Örneği 2 (b) 3) Kağıdımda maddî hata olduğu kanısında ol-duğum için Fakülte idaresine bir dilekçe verdim; ancak, dilekçeme cevap olarak herhangi bir maddi hata olmadığı bildirildi. 4) Alt sınıftaki dersi bu şekilde iki yıl üst üste verememiş olduğum için, Fakülte den atılma durumu ile karşı karşıya bulunmaktayım. Eğer yürütmenin durdurulması kararı alamayacak olursam, gelecek ay başlayacak olan ara sınavlarına (vizelere) katılamayacağım. Bu ise, beni büyük mağduriyete uğratacaktır. DELİLLER :Sınav kağıdım, bilirkişi incelemesi, cevap anahtarı, örnek kağıtlar ve yasal deliller HUKUKSAL NEDENLER :2547 sayılı Yasa ve diğer mevzuat. İSTEM SONUCU :1) Olası hukuksal yararlarımın tehlikeye düşmemesi için yürütmenin durdurulmasına, 2) Bilirkişi incelemesi yaptırılarak sınav kağıdıma takdir edilen 20 notun iptali ile geçerli not takdirine ve idarenin yargılama giderlerine mahkûmiyetine karar verilmesini saygılarımla dilerim. Davacı Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 21 Tam Yargı Davası Dilekçesi Örneği (a) TRABZON İDARE MAHKEMESİ BAŞKANLIĞINA, DAVACI : A TC KİMLİK NUMARASI : VEKİLİ : V DAVALI : İ DAVANIN KONUSU : İdarî yargı kararını yerine getirmeyen davalı İdarenin (onbin) TL maddî ve (ellibin) TL manevî tazminata mahkûm edilmesi hakkında davadır. OLAYLAR :1) Müvekkilim A,... tarihinde hukuka aykırı olarak görevinden alınmıştır. İdarenin bu haksız işlemine karşı Trabzon İdare Mahkemesinde bir iptal davası açılmış (Esas: 2013/...) ve bu dava müvekkil lehine sonuçlanmış ve söz konusu karar, derecattan da geçerek kesinleşmiştir. 2) Trabzon İdare Mahkemesi nin vermiş bulunduğu iptal (ve göreve iade) kararı, davalı İdare ye,... tarihinde tebliğ edilmiştir. 3) Davalı İdare, İYUK m.28/4 deki altmış gün içinde mahkeme kararını yerine getirmemiştir. 4) Bunun üzerine müvekkilim altmış gün içinde,... tarihinde İdare ye başvurarak mahkeme kararı doğrultusunda işlem yapılmasını talep etmiştir. İdare, buna karşı verdiği... tarihli ve sayılı cevapta, mahkeme kararını yerine getirmeyeceğini bildirmiştir. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 22 11

12 Tam Yargı Davası Dilekçesi Örneği (b) 5) Bu nedenle, yargı kararını yerine getirmeyen İdare aleyhine, işbu tazminat davasını açmak durumunda kalmış bulunmaktayız. a) İdari yargı kararının yerine getirilmemesinden ötürü, müvekkilimin (onbin) TL lik maddî zararı bulunmaktadır. Bu zarar kalemleri şöyledir:... b) İdarenin, yargı kararını yerine getirmemesi tamamen keyfî bir davranış olup, hukuka, adalete ve insanlığa karşı olan ve sübjektif nedenlerden kaynaklanan bu tutumu nedeniyle müvekkilim ruhi bunalıma girmiştir. Bu sebeple davalı İdare nin (ellibin) TL manevî tazminata mahkûm edilmesini de talep ediyoruz. HUKUKİ SEBEPLER :İYUK m.28 ve diğer yasal hükümler. DELİLLER :Trabzon İdare Mahkemesinin 2004/... Esas sayılı dosyası; İdarenin red cevabı ve hertürlü delil. İSTEM SONUCU :Yukarda açıklanan nedenlerle, davamızın kabulü ile davalı İdarenin... tarihinden itibaren hesaplanacak yasal faiziyle birlikte (onbin) TL maddî, (ellibin) TL manevî tazminata, ayrıca avukatlık ücretleri ve yargılama giderlerine mahkûm edilmesini vekil olarak arz ve talep ederim. Eki: Vekâletname Örneği Davacı Vekili Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 23 Resmi Yazışmalar Resmi yazışmalar, RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK e göre yapılmak zorundadır. 15/12/2014 tarihli bu yönetmelik, 2/2/2015 tarihinde Resmi Gazete de yayınlanarak yürürlüğe girmiştir. Amaç ve Kapsam (MADDE 1) Bu Yönetmeliğin amacı; el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda yapılan resmî yazışmalara ilişkin kuralları belirlemek ve bilgi, belge veya doküman alışverişinin hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır. Bu Yönetmelik, bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 24 12

13 Resmi Yazışmalar Tanımlar (MADDE 3) Aidiyet zinciri: Belgenin hazırlanmasından tasfiyesine kadar olan süreç, Belge: Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da idare tarafından hazırlanmış; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile imzalanmış ve EBYS ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içinde kayıt altına alınmış her türlü kayıtlı bilgi veya doküman, Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS): Başbakanlık tarafından yürütülen Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS)'nde yer alan ve idarelerin merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatındaki birimlerinin Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası ile tanımlandığı alt sistem, Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 25 Resmi Yazışmalar Doküman: Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesi amacıyla idare tarafından hazırlanan ya da toplanan her türlü bilgi, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden idare faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistem, Elektronik imza: Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veri, Elektronik onay: Güvenli elektronik imza kullanılmayan durumlarda paraf yerine geçecek kaydın elektronik ortamda alınması, Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 26 13

14 Resmi Yazışmalar Elektronik ortam: EBYS ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içerisinde bilgi, belge veya dokümanların hazırlandığı ve kayıtlı olduğu her türlü bilgi ve iletişim teknolojisi araçları, Elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı: 15/1/2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa uygun şekilde elektronik sertifika, zaman damgası ve elektronik imzalarla ilgili hizmetleri sağlayan idareler ile gerçek veya özel hukuk tüzel kişileri, Elektronik şifreleme sertifikası: Elektronik belgelerin şifrelenmesi amacıyla yetkili elektronik sertifika hizmet sağlayıcıları tarafından üretilen elektronik sertifika, Elektronik veri: Elektronik, optik veya benzeri yollarla üretilen, taşınan veya saklanan kayıtlar, e-yazışma Teknik Rehberi: Elektronik ortamda yapılacak resmî yazışmalar kapsamında oluşturulan belgelerin yapısı, formatı, imzalama ve şifreleme mekanizmaları gibi teknik hususları tanımlayan ve Başbakanlığın uygun görüşü alınarak Kalkınma Bakanlığı tarafından yayımlanan rehber, Not: adresinden incelenebilir. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 27 Resmi Yazışmalar Fiziksel ortam: Kâğıt ortamında yapılan işlemler, Form: Biçimli belge, Format: Elektronik dosya türleri, Günlük rapor (log): EBYS'de yapılan ekleme, değiştirme, silme, arama, görüntüleme, gönderme ve alma gibi işlemlerin hangi EBYS elemanı üzerinde ve kimin tarafından gerçekleştirildiği ile işlemin gerçekleştirildiği tarih ve zaman bilgisini ihtiva eden kayıtlar, Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imza, İdare: Kamu kurum ve kuruluşları, Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 28 14

15 Resmi Yazışmalar İmza oluşturma aracı: Elektronik imza oluşturmak üzere, imza oluşturma verisini kullanan yazılım veya donanım aracı, İmza oluşturma verisi: İmza sahibine ait olan, imza sahibi tarafından elektronik imza oluşturma amacıyla kullanılan ve bir eşi daha olmayan şifreler, kriptografik gizli anahtarlar gibi veriler, İmza sahibi: Fiziksel ortamda üretilen belgeyi imzalayan veya elektronik imza oluşturmak amacıyla bir imza oluşturma aracını kullanan gerçek kişi, Resmî yazışma: İdarelerin kendi içlerinde, birbirleriyle veya gerçek ya da tüzel kişiler ile iletişim sağlamak amacıyla fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanarak elektronik ortamda yürüttükleri süreç, Standart dosya planı: Kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda oluşturulan veya alınan belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla geliştirilen ve Başbakanlık tarafından yayımlanan sınıflama şeması, Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 29 Resmi Yazışmalar Üstveri (metadata): Bir belgeyi tanımlayan gönderici, konu, tarih, sayı ve benzeri bilgiler, Üst yazı: Belgenin, varsa ek listesi ve dağıtım listesi dâhil, ek hariç kısmı, Yetkili makam: Mevzuatta belirtilen görevleri yerine getirme hususunda yürütme ve karar verme yetkisine sahip görevliler, Zaman damgası: Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından güvenli elektronik imza ile doğrulanan zaman kaydı, Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 30 15

16 Belge Özellikleri Nüsha sayısı (MADDE 4) Muhataba gönderilmek üzere fiziksel ortamda hazırlanan belgeler, paraflı nüshası hazırlayan idarede kalacak şekilde en az iki nüsha düzenlenir. Belgenin şeklî özellikleri (MADDE 5) Belgelerin A4 (210x297 mm) boyutundaki kâğıda çıktı alınacak şekilde hazırlanması esastır. Belge ekleri farklı form, format veya ebatlarda hazırlanabilir. Üst yazılarda kâğıdın bir yüzü kullanılır. Ancak üst yazının ekleri için kâğıdın her iki yüzü de kullanılabilir. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 31 Belge Özellikleri Yazı tipi ve harf büyüklüğü (MADDE 6) Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde "Times New Roman" veya "Arial" yazı tipi normal yazı stilinde kullanılır. Harf büyüklüğünün Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması esastır. Ancak gerekli hâllerde metinde harf büyüklüğü 9 puntoya, iletişim bilgilerinin yazımında ise 8 puntoya kadar düşürülebilir. Farklı form, format veya ebatlarda hazırlanan rapor, analiz ve benzeri metinlerde farklı yazı tipi ve harf büyüklüğü kullanılabilir. Metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde ve eğik (italik) olarak yazılabilir. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 32 16

17 Yazı alanı (MADDE 7) Belgenin yazı alanı sayfanın üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir. Yazı alanı dışına sayfa numarası ve varsa ek numarası hariç hiçbir ifade veya ibare yazılmaz. Başlık (MADDE 8) Başlık (antet), belgeyi gönderen idarenin adının belirtildiği bölümdür. Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. İlk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra idarenin adı büyük harflerle, üçüncü satıra birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. Ancak, bağlı veya ilgili idarelerde ilk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra bağlı veya ilgili olunan bakanlığın adı büyük harflerle, üçüncü satıra idarenin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ve dördüncü satıra da birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılabilir. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 33 Başlık (MADDE 8) İdarelerin il ve ilçe teşkilatlarında kullanılan başlıklar 10/6/1949 tarihli ve 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak düzenlenir. Bölge müdürlüklerinde hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır. Doğrudan merkezî teşkilata bağlı taşra birimlerinde başlıkta merkezî teşkilat ve taşra teşkilatı adlarına yer verilir. Başlığın yazımında DETSİS'te yer alan başlık kayıtları esas alınır. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 34 17

18 BAŞLIK ÖRNEKLERİ Merkez Teşkilatı Örneği: T.C. BAŞBAKANLIK Kanunlar ve Kararlar Genel Müdürlüğü Bağlı İdare Örneği: T.C. HAZİNE MÜSTEŞARLIĞI Kamu Finansmanı Genel Müdürlüğü T.C. BAŞBAKANLIK Hazine Müsteşarlığı Kamu Finansmanı Genel Müdürlüğü İlgili İdare Örneği: T.C. ETİ MADEN İŞLETMELERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ İnsan Kaynakları Yönetimi Dairesi Başkanlığı T.C. ENERJİ VE TABİİ KAYNAKLAR BAKANLIĞI Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü İnsan Kaynakları Yönetimi Dairesi Başkanlığı Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 35 BAŞLIK ÖRNEKLERİ İlişkili İdare Örneği: T.C. REKABET KURUMU Kararlar Dairesi Başkanlığı Yerinden Yönetim İdaresi Örneği: T.C. KOCAELİ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığı Taşra Teşkilatı İl İdaresi Örneği: T.C. ERZURUM VALİLİĞİ İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 36 18

19 BAŞLIK ÖRNEKLERİ Taşra Teşkilatı İlçe İdaresi Örneği: T.C. FATSA KAYMAKAMLIĞI İlçe Millî Eğitim Müdürlüğü Bölge Teşkilatı İdaresi Örneği: T.C. KARAYOLLARI GENEL MÜDÜRLÜĞÜ 4. Bölge Müdürlüğü Doğrudan Merkezî Teşkilata Bağlı Taşra Teşkilatı İdaresi Örneği: T.C. GELİR İDARESİ BAŞKANLIĞI Diyarbakır Vergi Dairesi Başkanlığı Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 37 Sayı (MADDE 9) Belgelerde sayı bulunması zorunludur. "Sayı:" sırasıyla; DETSİS'te belirtilen Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası, standart dosya planı kodu ile belge kayıt numarasından oluşur ve bunların arasına kısa çizgi işareti (-) konulur. "Sayı:" yan başlığı, başlığın son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. Belgede hem birim evrak bölümü hem de genel evrak bölümü tarafından verilen kayıt numarası bulunması hâlinde araya eğik çizgi işareti (/) konulur. Bu belgeler için belge kayıt numarası olarak genel evrak bölümü tarafından verilen kayıt numarası dikkate alınır. Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile hazırlanan belgelerin kayıt numarası, başına "E." ibaresi konularak yazılır (Örnek: E.4752). Bu belgelerde sayı bilgisine belge üstverisinde veya belge üzerinde yer verilir. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 38 19

20 Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 39 Tarih (MADDE 10) Tarih, fiziksel ortamda belgeye ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirtir. Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde tarih, sayı ile aynı satırda olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. Tutanak, rapor, tebliğ-tebellüğ tebellüğ belgesi ve benzeri belgelerde ise tarih, metnin bitiminde yer alabilir. Tarih; gün, ay ve yıl olarak rakamla yazılır. Ay ve gün iki haneli, yıl ise dört haneli olarak düzenlenir (Örnek: , 04/09/2014). Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 40 20

21 Tarih (MADDE 10) Ay adları, harfle de yazılabilir. Bu durumda gün, ay ve yıl arasına herhangi bir işaret konulmaz (Örnek: 10 Ekim 2014, 09 OCAK 2014). Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile hazırlanan belgelerde tarih bilgisine belge üstverisinde veya belge üzerinde yer verilir. Belge üzerinde bulunan güvenli elektronik imzaların uzun vadeli doğrulamaya imkân verecek nitelikte olması ve bu imzalarda zaman damgası bulunması zorunludur. Belgenin en son yetkili tarafından güvenli elektronik imza ile imzalandığı zamanı gösteren zaman damgasındaki tarih bilgisi belge tarihi olarak esas alınır. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 41 Konu (MADDE 11) "Konu:" yan başlığı, "Sayı:" yan başlığının bir alt satırına yazılır. Belgenin konusu, yazı alanının dikey orta hizasını geçmeyecek biçimde kelimelerin baş harfleri büyük olarak ve sonuna herhangi bir noktalama işareti konulmaksızın yazılır. Konu bir satırı geçerse ikinci satır "Konu:" yan başlığının altı boş bırakılarak yazılır. Muhatap (MADDE 12) Muhatap, belgenin gönderildiği idareyi ya da kişiyi belirtir. Bu bölüm konunun son satırından itibaren, belgenin uzunluğuna göre iki ila dört satır boşluk bırakılarak ve sayfa ortalanarak yazılır. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 42 21

22 Muhatap (MADDE 12) Muhatabın idare ya da özel hukuk tüzel kişisi olması durumunda adı büyük harflerle yazılır. Muhatap idarenin adının yazımında DETSİS'te yer alan kayıtlar esas alınır. İhtiyaç duyulması hâlinde muhataba ilişkin birim adı bilgileri parantez içinde ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle bir alt satıra yazılır. Başbakan yardımcısını muhatap belgelerde önce "BAŞBAKAN YARDIMCILIĞINA" ibaresi yazılır, bir alt satırda ise parantez içinde "Sayın" ibaresinden sonra başbakan yardımcısının adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı ise büyük harflerle yazılır. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 43 Muhatap (MADDE 12) İdare dışına gönderilen belgelerde, gerekiyorsa belgenin gideceği yerin adresi, muhatap satırının altına satır ortalanarak, ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır. Adres bilgisi, uzun olması hâlinde birden fazla satıra yazılabilir. Muhatap gerçek kişi ise muhatap bölümüne "Sayın" kelimesinden sonra muhatabın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük harflerle, soyadı ise büyük harflerle yazılır. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 44 22

23 MUHATAP ÖRNEKLERİ İdare Biriminin Belirtilmemesi Durumu: BAŞBAKANLIĞA ADALET BAKANLIĞINA BAŞBAKAN YARDIMCILIĞINA (Sayın Adı SOYADI) Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 45 MUHATAP ÖRNEKLERİ İdare Biriminin Belirtilmesi Durumu: BAŞBAKANLIĞA (Dış İlişkiler Başkanlığı) İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA (Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü) ANKARA VALİLİĞİNE (İl Millî Eğitim Müdürlüğü) Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 46 23

24 MUHATAP ÖRNEKLERİ Muhatabın Adresine Yer Verilmesi Durumu: YURTDIŞI TÜRKLER VE AKRABA TOPLULUKLAR BAŞKANLIĞINA Oğuzlar Mah. Mevlana Bulvarı No: Balgat - Çankaya/ANKARA TÜRKİYE ODALAR VE BORSALAR BİRLİĞİNE Dumlupınar Bulvarı No: 252 Eskişehir Yolu 9. km ANKARA Muhatabın Gerçek Kişi Olması Durumu: Sayın Adı SOYADI Türk Dil Kurumu Başkanı Sayın Adı SOYADI Erzurum Mah Sokak No: 27/ Cebeci-Çankaya/ANKARA Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 47 MUHATAP ÖRNEKLERİ Bağlı İdare Örneği: DEVLET PERSONEL BAŞKANLIĞINA İlgili İdare Örneği: SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞINA TÜRKİYE PETROLLERİ ANONİM ORTAKLIĞI GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE İlişkili İdare Örneği: KAMU İHALE KURUMU BAŞKANLIĞINA Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 48 24

25 İlgi (MADDE 13) İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge ya da belgelerin belirtildiği bölümdür. "İlgi" yan başlığı, muhatap bölümünün son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. "Sayı", "Konu" ve "İlgi" yan başlıklarından sonra kullanılan iki nokta ":" işareti aynı hizada yazılır. İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, devamı "İlgi" yan başlığının ve sıralamayı gösteren harflerin altı boş bırakılarak alt satıra yazılır. İlginin birden fazla olması durumunda, belgeler önceki tarihli olandan başlanarak tarih sırasına göre sıralanır. Sıralamada, Türk alfabesinde yer alan bütün küçük harfler, kendilerinden sonra kapama parantez işareti ")" konularak kullanılır. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 49 İlgi (MADDE 13) İlgide, ilgi tutulan belgeyi gönderen idarenin adı ile belgenin tarihi ve sayısı belirtilir. Ancak ilgi tutulan belge, muhatap idarenin daha önce gönderdiği bir belge veya muhatap idareye daha önce gönderilen bir belge olması durumunda idare adı belirtilmez. İlgide, tarihli ve sayılı " ibaresi kullanılır ve ilginin sonuna nokta işareti konulur. İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü "...'ın... tarihli başvurusu." biçiminde yazılır. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 50 25

26 Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 51 Metin (MADDE 14) Metin, "İlgi" ile "İmza" arasındaki kısımdır. İlgi ile metin başlangıcı arasında bir satır, ilgi yoksa belgenin muhatabı ile metin başlangıcı arasında iki satır boşluk bulunur. Metindeki kelime aralarında ve noktalama işaretlerinden sonra bir karakter boşluk bırakılır. Noktalama işaretleri kendinden önce gelen harfe bitişik yazılır. Paragrafa 1,25 cm içeriden başlanır ve metin iki yana hizalanır. Paragraflar arasında satır boşluğu bırakılmaz. İhtiyaç duyulması hâlinde paragraflar harf veya rakam ile sıralanabilir. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 52 26

27 Metin (MADDE 14) Birden fazla sayfa tutan üst yazılarda sayı, tarih, konu, muhatap ve ilgi bilgilerine sadece ilk sayfada; imza, ek, dağıtım ve iletişim bilgilerine ise sadece son sayfada yer verilir. Metin içinde geçen sayılar rakamla veya harfle yazılabilir. Gerekli görülmesi hâlinde sayılar rakamla yazıldıktan sonra parantez içinde harfle de gösterilebilir. Dört ve dörtten çok haneli sayılar sondan sayılmak üzere üçlü gruplara ayrılarak yazılır ve araya nokta işareti konulur (Örnek: 1.452; ; ). Sayılarda kesirler virgül ile ayrılır (Örnek: 45,72). Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 53 Metin (MADDE 14) Belge, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan Yazım Kılavuzu ve Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre anlamlı ve özlü olarak yazılır. Belge içinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimeye yer verilmez, verildiği durumda ise parantez içinde anlamı belirtilir. Ancak muhatabı yabancı ülke veya uluslararası kuruluş olan resmî yazışmalarda yabancı dil kullanılabilir. Bu durumda belge varsa uluslararası yazışma usullerine göre oluşturulabilir. Ayrıca yabancı dille yazılan belgenin el yazısıyla atılan imzalı ya da güvenli elektronik imzalı Türkçe karşılığı da oluşturulur ve idarede kalan nüshasına eklenerek saklanır. Metin içinde kısaltma kullanılacak ise ifadenin ilk kullanıldığı yerde açık biçimi, sonra parantez içinde kısaltma yazılır [Örnek: Türkiye Büyük Millet Meclisi (TBMM)]. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 54 27

28 Metin (MADDE 14) Metnin son bölümü: a) Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden, alt makamlara "Rica ederim.", üst ve aynı düzeydeki makamlara "Arz ederim." ibaresiyle bitirilir. b) Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı olarak yapılan yazışmalarda "Arz ve rica ederim." ibaresiyle bitirilir. c) Gerçek kişileri muhatap yazışmalarda "Saygılarımla.", "İyi dileklerimle." veya "Bilgilerinize sunulur." ibareleriyle bitirilebilir. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 55 Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 56 28

29 Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 57 İmza (MADDE 15) Metnin bitiminden itibaren iki ila dört satır boşluk bırakılarak belgeyi imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve bunların altına unvanı yazı alanının en sağına ortalanarak yazılır. İmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. El yazısıyla atılan imza, kaybolmayacak ve kâğıda işlemesini sağlayacak kalemle atılır. Elektronik ortamda yapılacak resmî yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi belgeyi, güvenli elektronik imzası ile imzalar. Belgeyi imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı ise büyük harflerle yazılır. Unvan, ad ve soyadın altına ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar veya rütbeler adın ön tarafına ya da bir satır altına ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle açık ya da kısaltılarak yazılabilir. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 58 29

30 İmza (MADDE 15) Belgeyi imzalayacak olan makam, belgeyi hazırlayan idarenin imza yetkileri yönergesine veya yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uygun olarak belirlenir. Belgeyi, imza yetkisi devredilen makam imzaladığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, yetki devreden makamı gösteren "Başbakan a.", "Bakan a.", "Müsteşar a.", "Vali a.", "Belediye Başkanı a." veya "Rektör a." biçimindeki ibare ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır. İdare birimleri arasındaki iç yazışmalarda yetki devredenin unvanı kullanılmaz. Belge vekâleten imzalandığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, vekâlet olunan makam "Müsteşar V.", "Vali V.", "Belediye Başkanı V." veya "Rektör V." biçiminde ikinci satıra yazılır. Belgenin iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst unvan sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda yer alır. Belgenin ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda en üst unvan sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer unvan sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 59 İmza (MADDE 15) Fiziksel ortamda rapor ya da benzeri bir belgenin hazırlanması hâlinde belgenin son sayfası imza sahibi ya da imza sahipleri tarafından imzalanır. Son sayfadan önceki sayfalar ise imza sahibi ya da imza sahipleri tarafından imzalanır ya da paraflanır. Gerekli görülmesi hâlinde sayfalar ayrıca en az bir kişisel mühürle veya idare mührüyle mühürlenir. İmza, paraf veya mühür metin bölümünün okunmasını engellemeyecek şekilde sayfada yer alır. Üst yazıya ilişkin olarak idare tarafından hazırlanan ve yedinci fıkrada belirtilenler haricindeki ekler, imza sahibi ya da imza sahiplerinden en az biri tarafından imzalanır ya da paraflanır veyahut paraf zincirinde yer alanların en az biri tarafından paraflanır. Gerekli görülmesi hâlinde ekler ayrıca idare mührüyle mühürlenir. İmza, paraf veya mühür metin bölümünün okunmasını engellemeyecek şekilde sayfada yer alır. Fiziksel ortamda hazırlanan dağıtımlı belgelerde nüshaların her biri ilgili makam tarafından imzalanabileceği gibi, imzalanan bir nüsha 26 ncı maddedeki usule göre çoğaltılarak da muhataplara gönderilebilir. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 60 30

31 İmza Yetkisi Devrinde İmza Örneği: İmza Adı SOYADI Bakan a. Müsteşar İmza Adı SOYADI Vali a. Vali Yardımcısı İmza Adı SOYADI Belediye Başkanı a. Belediye Başkan Yardımcısı İmza Adı SOYADI Rektör a. Rektör Yardımcısı Vekâlet Durumunda İmza Örneği: İmza Adı SOYADI Müsteşar V. İmza Adı SOYADI Vali V. İmza Adı SOYADI Belediye Başkanı V. İmza Adı SOYADI Rektör V. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 61 Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 62 31

32 Ek (MADDE 16) Belgede ek olması hâlinde "Ek:" başlığı imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. Belgenin sadece bir eki olması durumunda "Ek:" başlığının sağında eki belirtecek ibareye yer verilir. Belgede birden fazla ek varsa "Ek:" başlığının altında ekler numaralandırılır ve ekleri belirtecek ibarelere yer verilir. Eklerin sayfa sayısı parantez içinde belirtilir. Birden fazla ek olması durumunda eklerin üzerinde ek numarası yazı alanının sağ üst köşesinde belirtilir (Örnek: EK-1, EK-2). Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 63 Ek (MADDE 16) Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada "EK LİSTESİ" başlığı altında gösterilir ve üst yazıya eklenir. Belge eklerinin muhataba gönderilmediği durumlarda "Ek konulmadı" ya da "Ek-... konulmadı" ifadesi yazılır. Güvenlik gerekçesiyle, teknik veya benzeri nedenlerle üst yazıyla birlikte gönderilemeyen veya alınamayan belge ekleri üst yazıyla ilişkilendirilmek suretiyle üst yazıdan ayrı olarak gönderilebilir veya alınabilir. Söz konusu nedenlerle alınan belge ekleri üst yazıyla ilişkilendirilmek şartıyla üst yazıdan ayrı olarak muhafaza edilebilir. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 64 32

33 Dağıtım (MADDE 17) Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda dağıtım bölümüne yer verilir. "Dağıtım: Dağıtım:" " başlığı, ek varsa "Ek: Ek:" " bölümünden sonra, ek yoksa imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak yazı alanının solundan başlanarak yazılır. Belgenin gereğini yerine getirme durumunda olanlar "Gereği: Gereği:" kısmına, belgenin içeriği hakkında bilgi sahibi olması istenenler ise "Bilgi: Bilgi:" " kısmına yazılır. "Gereği: Gereği:" " kısmı "Dağıtım: Dağıtım:" " başlığının altına, "Bilgi: Bilgi:" " kısmı ise "Gereği: Gereği:" " kısmı ile aynı satıra ve yazı alanının ortasına doğru yazılır. "Bilgi: Bilgi:" " kısmı yoksa muhatap adları doğrudan "Dağıtım: Dağıtım:" başlığının altına yazılır. Dağıtımlı belgeler dağıtım bölümünde belirtilen muhataplara gönderilir. Dağıtım bölümü yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada "DAĞITIM LİSTESİ" " başlığı altında gösterilir ve üst yazıya eklenir. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 65 Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 66 33

34 Olur (MADDE 18) Makam oluru alınan belgeler ilgili birim tarafından teklif edilir ve oluru alınan makam tarafından el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile imzalanır. Belge olur için makama sunulurken imza bölümünden sonra uygun boş satır bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. "OLUR" ibaresinden sonra tarih ve imza için uygun boş satır bırakılarak imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı büyük ve bir alt satıra da unvanı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. Oluru teklif eden birim ile olur alınan makam arasında başka makamlar varsa bunlar "Uygun görüşle arz ederim." ifadesiyle olura katılabilir. Bu ifade, teklif eden birim yetkilisinin imza bölümü ile "OLUR" ibaresinin bulunduğu bölüm arasına uygun boşluk bırakılarak yazı alanının solunda yer alacak şekilde yazılır. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 67 Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 68 34

35 Paraf (MADDE 19) Fiziksel ortamda kullanılan paraf, kaybolmayacak ve kâğıda işlemesini sağlayacak kalemle atılır. Paraf, belgenin sadece idarede kalacak nüshasında yer alır. Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde paraflar, yazı alanının sonunda ve sol kenarında yer alır. Belgenin paraf bölümünde tarih, unvan, ad ve soyadı belirtilir. Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde paraf, güvenli elektronik imza ile atılır. Ancak parafı alınacak personelin güvenli elektronik imzasının bulunmaması ya da ilgili idare tarafından güvenli elektronik imza ile paraf atılmasına gerek görülmemesi hâlinde ilgilinin parafı yerine elektronik onayı alınır. Bu onaylar EBYS'nin günlük raporlarında (log) kayıt altına alınır. Günlük raporlar, günlük olarak zaman damgasıyla damgalanır ve ilgili mevzuatta belirtilen saklama planları çerçevesinde imha edilebilir. Ancak günlük raporların saklama süresi ilişkili olduğu belgelerin saklama süresinden daha kısa olamaz. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 69 Koordinasyon (MADDE 20) İdare içinde birden fazla birimin iş birliği ile hazırlanan ve üst makama sunulan belgelerde, belgeyi hazırlayan birime ait paraf bölümünden sonra bir satır boşluk bırakılarak "Koordinasyon:" yazılır ve iş birliğine dâhil olan ilgililerin unvanları, adları ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir. İletişim bilgileri (MADDE 21) İletişim bilgileri; belgeyi gönderen idarenin adresi, posta kodu, telefon ve faks numarası, e-posta adresi, internet adresi ile bilgi alınacak kişinin adı, soyadı, unvanı ve telefon numarasını içerecek şekilde sayfa sonuna yazılır ve çizgi ile ayrılır. Gizlilik dereceli belgeler (MADDE 22) Gizlilik dereceli belgelerin hazırlanması, kaydedilmesi, saklanması, gönderilmesi, alınması ve diğer işlemlere ilişkin olarak ilgili mevzuatta belirtilen hükümler uygulanır. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 70 35

36 Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 71 Süreli yazışmalar (MADDE 23) Süreli resmî yazışmalarda "ACELE" veya "GÜNLÜDÜR" ibaresine yer verilir. "GÜNLÜDÜR" ibaresi taşıyan belgelere cevap verilmesi gereken süre ya da tarih metin içinde belirtilir. "ACELE" ibaresi taşıyan belgeye derhâl ve süratle, "GÜNLÜDÜR" ibaresi taşıyan belgeye belgede belirtilen süre içinde cevap verilir. Süreli belgelerde "ACELE" veya "GÜNLÜDÜR" ibaresi yazı alanının sağ üst köşesinde kırmızı renkli olarak belirtilir. Elektronik ortamda hazırlanan süreli belgelerde "ACELE" veya "GÜNLÜDÜR" ibaresine belge üstverisinde de yer verilir. Birden fazla sayfalı belgelerde "ACELE" veya "GÜNLÜDÜR" ibaresi sadece birinci sayfada belirtilir. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 72 36

37 Tekit yazısı (MADDE 31) Belgeye süresi içinde cevap verilmemesi durumunda muhataba tekit yazısı yazılabilir. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 73 Belgenin çoğaltılması (MADDE 26) Fiziksel ortamda hazırlanan ve gizlilik derecesi taşımayan bir belgeden örnek çıkartılması hâlinde, örneğin uygun bir yerine "ASLI GİBİDİR" ibaresi konulur ve idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından ad, soyadı, unvan ve tarih belirtilmek suretiyle imzalanır. Bu şekilde çoğaltılan belge, asıl belge gibi kabul edilir. Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış bir belgeden çıktı alınmasına ihtiyaç duyulması hâlinde bu işlem sadece idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından gerçekleştirilir. Çıktının uygun bir yerine "BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR" ibaresi konulur. Tarih ve sayı bilgileri EBYS aracılığı ile belge çıktısı üzerine yazdırılır. Yönetmeliğin Üçüncü Bölümünde belirtilen unsurlara çıktı üzerinde yer verilememesi durumunda, çıktı üzerinde yer almayan unsurlara belgenin üstveri çıktısında yer verilir. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 74 37

38 Belgenin çoğaltılması (MADDE 26) Hem belge çıktısında hem de üstveri çıktısında tarih ve sayı bilgilerine yer verilerek bu çıktıların birbiriyle ilişkilendirilmesi sağlanır. Söz konusu ilişkilendirmenin sağlanması amacıyla çıktılar üzerine herhangi bir ibarenin yazılması veya konulması durumunda yapılan ekleme idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından paraflanır. Çıktı, idarece yetkilendirilmiş görevlinin adı, soyadı ve unvanı belirtilmek suretiyle imzalanır. Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış belgelerin elektronik ortamda kaydedilmesi, gönderilmesi ve dosyalanarak saklanması esastır. Bu belgeler, zorunlu olmadıkça ayrıca çıktısı alınarak el yazısıyla atılan imza ile imzalanmaz ve fiziksel ortamda saklanmaz. Yrd.Doç.Dr. Mustafa Göksu - Adli Yazışmalar 75 38