RESMİ YAZIŞMA KURALLARI HİZMET İÇİ EĞİTİM SEMİNERLERİ (MART 2012) ŞANSER DURAN (İL MÜDÜRÜ)

Transkript

1 RESMİ YAZIŞMA KURALLARI HİZMET İÇİ EĞİTİM SEMİNERLERİ (MART 2012) ŞANSER DURAN (İL MÜDÜRÜ)

2 RESMĠ YAZI KAMU KURUM VE KURULUġLARININ KENDĠ ARALARINDA VEYA GERÇEK VE TÜZEL KĠġĠLERLE ĠLETĠġĠMLERĠNĠ SAĞLAMAK AMACI ĠLE YAZILAN YAZI, RESMĠ BELGE, RESMĠ BĠLGĠ VE ELKTRONĠK BELGELERDĠR.

3 RESMĠ BELGE Kamu kurum ve kuruluģlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kiģilerle iletiģimlerini sağlamak amacıyla oluģturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgelerdir.

4 RESMĠ BĠLGĠ Kamu kurum ve kuruluģlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kiģilerle iletiģimleri sırasında metin, ses ve görüntü Ģeklinde oluģturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgilerdir.

5 YAZI ALANI Yazı kağıdının üst, alt, 2,5cm sol ve sağ kenarından 2,5 cm boģluk bırakılarak düzenlenen alandır. 2,5 cm 2,5 cm 2,5cm

6 RESMĠ YAZIġMA ORTAMLARI VE GÜVENLĠK Kamu kurum ve kuruluģları arasında yazılı iletiģim, kâğıt kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır. Kâğıtla yapılan resmî yazıģmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir. Faksla yapılan yazıģmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen iģlem yapılabilir, ancak bunların beģ gün içerisinde resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.

7 NÜSHA SAYISI Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir. _._..._._._.._._._.._._._.._._._.._._._.._._._._.._._._.._._._.._._._._.._._._.._._._.._._._._.._._._._.._._._._

8 BELGE BOYUTU Resmî yazıģmalarda A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır. 210 mm 148 mm A4 297 mm A5 210 mm

9 YAZI TĠPĠ VE KARAKTER BOYUTU Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman" yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

10 BAġLIK BaĢlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. BaĢlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez. T.C. ÇEVRE VE ġehġrcġlġk BAKANLIĞI Yapı ĠĢleri Genel Müdürlüğü T.C. KIRġEHĠR VALĠLĠĞĠ Çevre ve ġehircilik Ġl Müdürlüğü

11 SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir, baģlığın son satırından iki aralık aģağıda ve yazı alanının en solundaki "Sayı:" yan baģlığından sonra yazılır. T.C. KIRġEHĠR VALĠLĠĞĠ Çevre ve ġehircilik Ġl Müdürlüğü Sayı: B.09.4.ĠLM / A B C A HaberleĢme Kodu B Dosya Numarası C Evrak Kayıt Numarası

12 BĠRĠM KODLARI

13

14 TARĠH Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirtir. T.C. ÇEVRE VE ġehġrcġlġk BAKANLIĞI Mesleki Hizmetler Genel Müdürlüğü X 2 aralık X Sayı:.. 19 / 03 / 2012

15 KONU Konu, sayının bir aralık altına "Konu:" yan baģlığından sonra, baģlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır. T.C. ÇEVRE VE ġehġrcġlġk BAKANLIĞI Yapı ĠĢleri Genel Müdürlüğü Sayı :.. 1 aralık Konu : Hizmet Ġçi Eğitim 19 / 03 / 2012

16 GÖNDERĠLEN MAKAM Gönderilen makam; yazının gönderildiği kurum, kuruluģ ve kiģi ile bunların bulundukları yeri belirtir T.C. KIRġEHĠR VALĠLĠĞĠ Çevre ve ġehircilik Ġl Müdürlüğü X X 2 aralık Sayı: Konu : XXXXXXXXXX 2-4 aralık ÇEVRE VE ġehġrcġlġk BAKANLIĞINA (Çevre Yönetimi Genel Müdürlüğü) 19 / 03 / 2012

17 KURUM DIġINA GÖNDERĠLEN YAZILARDA T.C. KIRġEHĠR VALĠLĠĞĠ Çevre ve ġehircilik ĠlMüdürlüğü X X Sayı : Konu :XXXXXXXXXX 2 4 aralık... Ltd.ġti. ne 2 aralık AĢıkpaĢa Mah Sok KIRġEHĠR 19/ 03 / 2012

18 KĠġĠLERE YAZILAN YAZILARDA T.C. KIRġEHĠR VALĠLĠĞĠ Çevre ve ġehircilik Ġl Müdürlüğü X X Sayı: Konu : XXXXXXXXXXX 2 4 aralık Sayın BektaĢ AYDOĞAN KırĢehir Ġl Özel Ġdaresi Genel Sekreteri 19/ 03 / 2012

19 ĠLGĠ Ġlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karģılık olduğunu veya bazı belgelere baģvurulması gerektiğini belirten bölümdür. "Ġlgi:" yan baģlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. Sayı: Konu : XXXXXXXXXX 2 4 aralık 2 aralık ĠÇĠġLERĠ BAKANLIĞINA (Mahalli Ġdareler Genel Müdürlüğü) 19/ 03 / 2012 Ġlgi: 23/02/2012 tarihli ve B.02.0.ĠGB. 542/263 sayılı yazı

20 Ġlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç iģareti ") " konularak kullanılır. Ġlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. Ġlgi, tarih sırasına göre yazılır. Sayı: Konu : XXXXXXXXXX 2 4 aralık 2 aralık ĠÇĠġLERĠ BAKANLIĞINA (Mahalli Ġdareler Genel Müdürlüğü) 19 / 03 / 2012 Ġlgi: a) 13/06/2011 tarihli ve B.02.0.ĠGB. 542/763 sayılı yazı b) 14/08/2011 tarihli ve B.02.0.ĠGB. 542/982 sayılı yazı c) 18/02/2012 tarihli ve B.02.0.ĠGB. 542/287 sayılı yazı

21 METĠN Metin, "Ġlgi"den sonra baģlayıp "Ġmza"ya kadar süren kısımdır. Paragraf baģlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden baģlanır. Paragraf baģı yapılmadığı durumlarda paragraflar arasında bir satır aralığı boģluk bırakılır. Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.", üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar "Arz ederim.", üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar "Arz ve rica ederim." biçiminde bitirilir.

22 Sayı:.. Konu:. T.C. ÇEVRE VE ġehġrcġlġk BAKANLIĞI Alt Yapı Hizmetleri Genel Müdürlüğü 19 / 03 / 2012 BAKANLIĞINA Ġlgi: 2 aralık 3 aralık Metne, "Ġlgi"nin son satırından itibaren iki aralık, "Ġlgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak baģlanır. Metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül, soru iģareti gibi yazı unsurlarının arasında BĠR VURUġ boģluk bırakılır.

23 ĠMZA 15/06/2012 tarihinde ilk çalıģmaların tamamlanmasını müteakip yapılmıģ çalıģmalar, risk sorumlularınca üçer aylık dönemler halinde güncellenecektir. Bilgilerinizi ve gereğini rica ederim. 2-4 aralık imza Ercan TIRAġ MüsteĢar

24 Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kiģi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı "BaĢbakan a.", "Vali a." ve Bölge Müdürü a.", biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır 2-4 Aralık Ġmza Adı SOYADI Vali a. Çevre ve ġehircilik Ġl Müdürü

25 Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı "BaĢbakan V.", "Vali V." ve Bölge Md. V." biçiminde ikinci satıra yazılır. Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda; ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır. (imza) Adı SOYADI Bölge Müdürü Yardımcısı (imza) Adı SOYADI Bölge Müdürü (imza) (imza) (imza) Adı SOYADI Bölge Müdürü Adı SOYADI Bölge Müdürü Yardımcısı Adı SOYADI ġube Müdürü

26 ONAY..MAKAMINA Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır. (imza) Adı SOYADI ġube Müdürü O L U R./03/2012 (imza) Adı SOYADI Ġl Müdürü

27 ..MAKAMINA Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili "Uygun görüģle arz ederim." ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boģluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır Uygun görüģle arz ederim. /12/2011 (imza) Naim Gürhan KESKĠN Personel Dairesi BaĢkan V. (imza) Saim PARLAK MüsteĢar Yardımcısı O L U R /12/2011 (imza) Ercan TIRAġ MüsteĢar

28 EKLER Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan "EK/EKLER:" ifadesinin altına yazılır. Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir. Yazı ekleri dağıtımda, bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, "Ek konulmadı" ya da "Ek-... konulmadı", bazı eklerin konulması durumunda ise, "Ek-... konuldu" ifadesi yazılır. EKLER: 1- Ġlgi yazı örneği (.sayfa) 2- CD (. adet) Dağıtım: Adalet Bakanlığına ĠçiĢleri Bakanlığına ( Ek-1 konulmadı) UlaĢtırma Bakanlığına( Ek-2 konuldu)

29 DAĞITIM Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür. "EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna "DAĞITIM:" yazılır. Ek yoksa dağıtım EKLER'in yerine yazılır. Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, "Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise "Bilgi" kısmına protokol sırasıyla yazılır. "Gereği" kısmı dağıtım baģlığının altına, "Bilgi" kısmı ise "Gereği" kısmı ile aynı satıra yazılır. Bilgi" kısmı yoksa, kurum ve kuruluģ adları doğrudan "DAĞITIM" baģlığının altına yazılır.

30 PARAF Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır. Yazıyı paraflayan kiģilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) iģareti konulduktan sonra büyük harfle adının baģ harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır... /03/2012 Harita Müh. : H. KARADAĞ(Paraf)./03/2012 ġube Md. : F. ERDOĞAN(Paraf)./03/2012 Md. Yrd : D.KAYA(Paraf)

31 ADRES Yazı alanının sınırları içinde kalacak Ģekilde sayfa sonuna soldan baģlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluģun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletiģim bilgileri yazılır. ĠletiĢim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır. Yazının gönderildiği kurum ve kiģilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için baģvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır KırĢehir Çevre ve ġehircilik Ġl Müdürlüğü Ayrıntılı bilgi için irtibat:m. YILDIZ Kervansaray Mah Sok. No: KIRġEHĠR Ġnsan Kay. ve Destek Hiz. ġube Md. Telefon:(0386) Faks: (0386)

32 GĠZLĠ YAZILAR Yazı gizlilik derecesi taģıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik dereceleri; ÇOK GĠZLĠ, GĠZLĠ, ÖZEL, HĠZMETE ÖZEL Ģeklinde belirlenir.

33 ĠVEDĠ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKĠT YAZISI Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde, yazının ĠVEDĠ ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür. Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluģlara tekit yazısı yazılır.

34 SAYFA NUMARASI Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek Ģekilde verilir. 2/7 5/32

35 ASLINA UYGUNLUK ONAYI Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır" ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir.

36 YAZILARIN GÖNDERĠLMESĠ Yazıyı gönderenin iletiģim bilgileri zarfın sol üst köģesinde, yazının gideceği yerin iletiģim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır. Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik derecesi ise sağ üst köģeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir. Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. Ġç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek Ģekilde zarf kapatılır. Ġç zarfın üzerine de iletiģim bilgileri yazılarak, yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köģeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir. Ġç zarf ve iki suret evrak senedi dıģ zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. DıĢ zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir.

37 ÇOK GĠZLĠ GĠZLĠLĠK DERECESĠNDEKĠ YAZILARIN ALINMASI "Çok gizli" gizlilik dereceli yazılarda, dıģ zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli" ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dıģ zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.

38 HAYIRLI ÜSTÜN MUVAFFAKĠYETLER TEMENNĠ EDERĠM. ġanser DURAN(ĠL MÜDÜRÜ)