KURUM İÇİ YAZIŞMA USULLERİ PROSEDÜRÜ

Transkript

1 Sayfa 1 / AMAÇ Bu prosedürün amacı, KTO Karatay Üniversitesi ndeki yazılı iletişim yöntemlerini ve sorumlulukları belirlemektir. KTO Karatay Üniversitesi birimlerinin kendi aralarında veya Üniversite dışındaki kişi veya kuruluşlarla yaptıkları resmi yazışmaların, el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda yapılan yazışmalara ilişkin kurallarını belirlemek, bilgi ve belge akışının sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır. 2. KAPSAM Bu prosedür, KTO Karatay Üniversitesi nde yazılı iletişim araç ve yöntemlerini kapsar. 3. TANIMLAR EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemi KEP: Kayıtlı Elektronik Posta Adresi Birim Kodu (DETSİS): Birim yazışmalarında kullanılmak üzere DETSİS' ten alınan koddur. (Her birim için ayrı rakamlardan oluşur) Dosya Kodu: Resmi yazışmaların hangi dosyalarda muhafaza edileceğini belirten kodu Zimmet Defteri: Evrak teslimi sürecinde kayıt yapılan defter E-İmza: Elektronik İmza. Elektronik ortamlarda imza yerine kullanılabilen yasal kimlik doğrulama sistemi 4. SORUMLULUKLAR Bu prosedürün hazırlanması ve yönetiminden, KTO Karatay Üniversitesi Yazı İşleri Koordinatörlüğü sorumludur. Prosedürün uygulanmasına yönelik sorumluluklar prosedürde belirlenmiştir.

2 Sayfa 2 / UYGULAMA 5.1. Genel Üniversitede yürütülen yazılı iletişim faaliyetleri, çeşitli iletişim yöntemleri kullanılarak ilgili kişilere ve kurumlara iletilir. Herhangi bir yazılı iletişim şeklinin nasıl yapılacağı hususunda mevzuatta düzenleme varsa öncelikle bu düzenlemeye göre işlem yapılır. Çalışan personelin iletişim bilgilerine Üniversitenin rehberinde yer verilir. Bu rehbere Üniversitenin web ana sayfasında ulaşılır ( ). Rehberde; personelin adı, soyadı, unvanı, telefon numarası, mail adresi ve çalıştığı birime ilişkin bilgiler yer alır. Birim amirleri, personeline ilişkin olarak rehberde yer alan bilgilerin doğruluğundan ve güncelliğinden sorumludur Yazışmalar Üniversite bünyesinde yapılan yazışmalar, DŞ-002 Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ile DŞ-003 Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı usul ve esaslarına uygun olarak yapılır. alınır. Üniversitede yapılan yazışmalar, PR-003 Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre kayıt altına EBYS Yazışma Usulleri Gönderilecek Makam: Yazının gönderildiği resmi kurum/tüzel kişi veya gerçek kişi. (Resmi kurumlara hazırlanan yazılarda alt ve üst birim birlikte gösterilmek isteniyor ise başlık çift kırılım olarak seçilir.) / Örnek 1 Dosya Kodu: Konunun içeriğine göre standart dosya planında tanımlanan dosya kodudur. / Örnek 2 Konu: Yazının konusu hakkında kısa başlıktır. / Örnek 3 İlgi: Cevabi yazılarda gelen yazılar ilgi bölümünde yer alır. / Örnek 4 İçerik-Metin: İlgiden sonra başlayıp imzacıya kadar olan yazının içeriğidir. Yazının ana metnini oluşturur. / Örnek 5

3 Sayfa 3 / 16 İlgili Evrak: Konunun içeriği ile ilişikli belge ve bilgiler İlgili Evrak sekmesine eklenir. İlgili evrak sekmesine eklenen belgeler hazırlanan evrakın eki niteliğinde olmayan ancak arşiv niteliği taşıyan, sürece eklenen imzacı ve parafçılara süreç hakkında bilgi aktarılabilen dokumanlardır. Ek: Hazırlanan yazı ile ilişkili yazının devamı niteliğinde alıcıya ulaşacak olan resmî belge ekidir. / Örnek 6 Paraf: Yazıyı hazırlayan ile imzacı arasındaki yazıyı hazırlayanın bağlı olduğu tüm amirler. Parafçı sıralamasında unvan hiyerarşisinde amirler asttan üste doğru seçilmelidir. / Örnek 7 İmzacı: Hazırlanan yazının konu ve içeriğine göre yazıyı imzalayacak amir, Elektronik imza oluşturmak amacıyla bir imza oluşturma aracını kullanan gerçek kişidir. İmzacı sıralamasında unvan hiyerarşisinde amirler asttan üste doğru seçilmelidir./ Örnek 8 Islak İmza: Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinde hazırlanan bir belgenin elektronik imza dışında sistemsel olarak imza onayıdır. E-İmza: 5070 sayılı E-İmza kanununa göre elektronik ortamda üretilen imzadır. İmza Altı Açıklama: İçeriğin eki niteliğinde olan bilgi notları, tablo, metinler vb. ögelerdir./ Örnek 9 Tarih ve Sayı: EBYS sisteminde hazırlanan resmi yazıların tarih ve sayı bilgileri imza aşaması sonrasında sistem tarafından otomatik olarak oluşturulur./ Örnek 10 Gizlilik Durumu: Yazının içeriğine göre belirlenir./ Örnek 11 Aciliyet Durumu: Yazının içeriğine göre belirlenir./ Örnek 12 İmza Süreci: Evrakın hazırlanmasından son imzacı amir tarafından imzalanana kadar geçen süredir. İmzalanan belgeler, hazırlayan kişiye tarih ve sayı numarası almış olarak iletilir. Sevk Süreci: İmza süreci tamamlanmış olan evrakın ilgili birim ve kişiler arasında hiyerarşik olarak dağıtılması ve takibidir. Sevk sürecinde dağıtılan evraklar Bilgi için ise ilgili kişi veya birim tarafından sadece bilgi edinilir. Sevk sürecinde dağıtımı yapılan evrak Gereği için ise yazının içeriği doğrultusunda işlem yapılır.

4 Sayfa 4 / Kurum Dışı Yazışmalar Üniversite adına hazırlanan resmi yazılar Rektör veya Genel Sekreter tarafından imzalanır. Hazırlanan yazılarda birim amirleri ve Genel Sekreter parafta yer alır. EBYS üzerinde standart dosya planı seçilerek konu başlığı eklenir Kurum İçi Yazışmalar Olur Evrakı Makam oluru alınan belgeler ilgili birim tarafından teklif edilir ve oluru alınan makam tarafından el yazısı veya elektronik imza ile imzalanır Kişisel Dilekçe Kişilerin taleplerini bildirmek üzere hazırladıkları belgedir. Konunun içeriğine göre hitap edilen makam değişebilir EBYS Dışı Yapılan Yazışma Usulleri Elektronik Belge Yönetimi Sistemi Dışında kurumun kullanmış olduğu tüm form, prosedür vb. dokümanlardır. Kurumda kullanılmakta olan standart form ve dokümanların takibi ve revizyonu Kalite Birimi tarafından yapılır. EBYS dışında hazırlanan kurumsal dokümanlarda standart dosya planı ve kurum logosu kullanılır. Doküman hazırlanması ve kullanımında dikkat edilmesi gereken hususlar PR-002-Dokümanların Kontrolü Prosedürü nde detaylandırılmıştır Kurum İçi Gönderimi Mail kullanıcılarının mail adreslerinde kurumsal kimliklerinin ve sorumluluk reddi mesajlarının kullanılması standart gerekliliktir. Kurum içi mail iletişiminde organizasyon yapısındaki hiyerarşi göz önüne alınarak, ast-üst ve yatay pozisyonda çalışanların hitaplarında arz/rica ile yazı metnini tamamlamaları esastır. Konular

5 Sayfa 5 / 16 kısa ve öz ifadelerle anlatılarak kurumsal iletişim dili kullanılır. Mail içeriğine göre gönderilerde bir üst makam, ilgili birim veya kişiler bilgiye eklenebilir Kurum Dışı Gönderimi Üniversite dışı kurum ve kişilere gönderilecek maillerde Üniversitenin kurumsal kimliğini temsil edecek yazışma dili kullanılır. İlgili kişi ve birimler bilgiye eklenir.

6 Sayfa 6 / 16 ÖRNEKLER

7 Sayfa 7 / 16

8 Sayfa 8 / 16

9 Sayfa 9 / 16

10 Sayfa 10 / 16

11 Sayfa 11 / 16

12 Sayfa 12 / 16

13 Sayfa 13 / 16

14 Sayfa 14 / 16

15 Sayfa 15 / 16

16 Sayfa 16 / 16