Yıldırım Beyazıt Üniversitesi

Transkript

1 Yıldırım Beyazıt Üniversitesi Resmi Yazışma Kuralları Yrd. Doç. Dr. Gülten ALIR Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü - gultena@gmail.com

2 Taslak 2 Yazı / Resmi yazı / Belge nedir? Yasal düzenleme Belgelerin fiziksel özellikleri Gelen / Giden yazı işlemleri Belgelerde gizlilik

3 3 Resmi yazışma Yazışmanın amacı; Bilgilendirme, Sorun çözme, Konuyu açıklığa kavuşturma, Talep yazıları, Bilgi alma,...

4 4 Resmi yazı/belge Kurumun görev ve faaliyetlerini yerine getirirken, günlük iş akışı içerisinde oluşan ve kanıt olma özelliği taşıyan yazılı, basılı veya farklı formatlardaki (elektronik, ses, görüntü, grafik vb) kayıtlardır. Kanıt özelliği taşır, Kurumun belleğidir, Yönetim kararlarının ortaya konulması, takip edilmesi, sonuçların değerlendirilmesi ve geleceğe yönelik planlamaların yapılmasını sağlar.

5 5 Yasal Düzenleme Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik 2 Aralık 2004 tarihli sayılı resmi gazete Amaç; Resmi yazışma kurallarını belirlemek Sağlıklı Hızlı Güvenli bilgi ve belge değişimi 8 kasım 2012 tarihinde yeni yönetmelik taslağı Başbakanlık web sitesinde kamunun bilgi ve görüşüne açılmıştır.

6 Yazı 6 Okunaklı, anlaşılır Bütünlük sağlanmış Dilbilgisi ve imla kurallarına uygun Silinti ve kazıntısız Hatasız ve temiz Son hali Standart formlar Önem ve öncelik dereceleri

7 7 Resmi Yazı İşlemleri Belgelerin oluşturulması Belgelerin fiziksel özellikleri Gelen belge işlemleri Giden belge işlemleri

8 8 Belgelerin oluşturulması Daktilo??????????? Faks : Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir. Bilgisayar Elektronik yazışma: Güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda yapılan yazışmalar, ilgili mevzuatta belirtilen standartlara uygun güvenlik tedbirlerini içeren EBYS ile yapılır ve elektronik olarak kaydedilir.

9 9 Fiziksel Özellikler Resmi yazı; En az iki nüsha olmalıdır. Bir kopya mutlaka kurumda kalmalı, Boyut; A4(210X297 mm) ve A5(210x148 mm) olabilir, Yazı tipi Times New Roman, karakter boyutu 12 punto olmalıdır. Rapor, bilgi notu, form gibi farklı türde dokümanlarda farklı tip ve karakterler kullanılabilir. Belgenin yazı alanı; sayfanın üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir.

10 Fiziksel Özellikler...Ancak zorunlu hâllerde metin 9 puntoya kadar düşürülebilir. Ekler farklı form ve formatlarda üretilebilir. Eklerde kağıdın her iki yüzü kullanılabilir....kâğıt, yazıcı kartuşu ve imza kalemi özellikleri ilgili mevzuatta belirtilen standartlara uygun olmalıdır. Metin içerisinde yer alan alıntılar tırnak içerisinde ve eğik olarak, vurgulanmak istenen kısımlar ise kalın harflerle yazılabilir. Yazı alanında metin kısmı dışında, süreli belge ve gizlilik derecesi ibareleri hariç kalın harfler kullanılmaz. Belgenin yazı alanı; sayfanın üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir. Yazı alanı dışına sayfa numarası hariç hiçbir ifade veya ibare yazılmaz. 10

11 11 Başlık T.C. BİLGİ TEKNOLOJİLERİ VE İLETİŞİM KURUMU İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı Amblem de kullanılabilir (üst, sağ veya solunda) Sayfaya ortalanmalıdır Kurum adı büyük harf Birim adı başlık formatında Üç satırı geçmemeli (alt birim adı bilgisine de dördüncü satırda ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yer verilir)

12 12 Başlık T.C. GÜMRÜK MÜSTEŞARLIĞI Ankara Gümrük ve Muhafaza Başmüdürlüğü Kayseri Gümrük Müdürlüğü İdare tarafından üretilen rapor, mevzuat taslağı ve benzeri belgelere anlamlı ve özlü bir başlık konulur (Örnek: 2012 yılı Kurum Arşivi imha Kurulu Raporu).

13 Sayı, Evrak Kayıt Numarası, Konu ve Tarih 13 Başlıktan sonra iki satır boşluk bırakılır Sola dayalı olarak Sayı: formatında İdari Birim Kodu, Standart Dosya Planında yer alan dosya kodu tam olarak yazılmalı (kod numaranız - dosya numaranız - evrak kayıt numaranız / genel evrak kayıt numarası.) Sayının bir aralık altına Konu: Kısa ama anlamlı olmalı Başlıktaki T.C. kısaltmasının hizasını geçmemeli Tarih, Sayı ile aynı satırda Sağa dayalı olmalı İmzalandıktan sonra birimden sayı verildiği tarih Gün/ay/yıl şeklinde yazılır (Gün.ay.yıl)

14 İdari Birim kodu(haberleşme Kodu) Standart Dosya Planı /17 sayılı Başbakanlık Genelgesi Resmi yazının hazırlandığı birimi bağlı bulunduğu teşkilatla birlikte tanımlayan ve alt birimlere kadar kullanacakları kodları,

15 15 İdari Birim Kodu Belgedeki Sayı bilgisi üç bölümden oluşmaktadır

16 16

17 17 İdari Birim Kodları

18 18

19 19

20 20

21 DOSYA PLANI MUHTEVİYATI 21 1 GENEL KONULAR ANA HİZMET FAALİYETLERİ Nüfus ve Vatandaşlık Olayları İşleri İller İdaresi İşleri Mahalli İdareler İşleri Sivil Savunma Hizmetleri Kihbi İşleri Dernek İşleri Valilik ve Kaymakamlık İşleri Güvenlik İşleri DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ 3 FAALİYETLER Araştırma, Planlama Ve Koordinasyon İşleri Basın ve Halkla İlişkiler İşleri Hukuk İşleri Teftiş İşleri YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ 4 FAALİYETLER Bilgi-İşlem İşleri Dış İlişkiler ve AB İşleri Emlak ve İnşaat İşleri Hizmet Öncesi ve Hizmet içi Eğitim İşleri İdari İşler Kültür, Tanıtım ve Yayın İşleri Mali İşler Özel Kalem ve Protokol İşleri Personel İşleri Satınalma ve Satış İşleri Sivil Savunma İşleri Sosyal İşler ve Sağlık İşleri Kurumların hazırladığı bölüm

22 Sayı, Evrak Kayıt Numarası, Konu ve Tarih 22 Sayı: / 22/11/2012 Sayı: /467 Konu: Eğitim talebi Gülten ALIR Konu: 2012 mobil telefon tarife itirazları

23 23 Gönderilen Makam Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yer Konu nun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre ikidört aralık aşağıdan Kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır. Kurum dışı yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle yazılır.

24 Gönderilen Makam 24 ULAŞTIRMA, DENİZCİLİK VE HABERLEŞME BAKANLIĞINA (Haberleşme Genel Müdürlüğü) TÜRKİYE BELEDİYELER BİRLİĞİNE ANKARA Sayın Yrd. Doç. Dr. Gülten ALIR Cinnah Cad. No:16 Çankaya/ANKARA

25 25

26 26 İlgi İlgi yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada cevap olduğunu ve bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür Gönderilen makam bilgisinin iki aralık altına küçük harflerle İlgi: formatında, sola dayalı yazılır Bir satırı geçerse İlgi kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır. Birden fazla ilgili belge varsa a) b) şeklinde sıralanır, tarih sırasına göre sıralanır

27 27

28 28 İlgi Söz konusu yazının tarih ve sayı bilgisi belirtilir Söz konusu yazının kurum ve birimin dosya kodu tam olarak belirtilir İlgi tarih sırasına göre yazılır. (Eski tarihliden yeni tarihliye) Birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış cok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir. İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü... ın tarihli dilekçesi. biçiminde yazılır

29 29

30 30 Metin Metin, ilgi den sonra başlayıp imza ya kadar süren bölüm, İlgi nin son satırından itibaren iki aralık, İlgi yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak başlanır. Paragraf başına 1.25 cm girinti yapılır. Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır. Sayılar rakam ve/veya yazı ile yazılabilir. Önemli rakamdan sonra parantez içinde yazıyla verilebilir. Metin içinde veya çizelgelerde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda gruplar arasına nokta ( ), Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise virgül (25,33-yirmi beş tam yüzde otuz üç) kullanılır.

31 Metin 31 TDK İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınır. Kısaltma var ise ilk geçtiği yerde parantez içinde açık ifadesi verilir. Alt makama yazılan yazılar Rica ederim üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar Arz ederim, üst ve alt makamlara dağıtımlı yazılar Arz ve Rica ederim biçiminde bitirilir. Konuya katkısı olmayan gereksiz, uzun cümlelerden kaçının Cümle yapısı, öznesi, fiili v.s doğru kullandığınızdan emin olun Mutlaka kontrol edin.

32 32 Metin Alt makama muhatap yazılar " bilgilerinizi rica ederim. / Bilgilerinizi rica ederim." veya gereğini rica ederim. / Gereğini rica ederim. ; üst veya aynı düzey makamlara muhatap yazılar " bilgilerinizi arz ederim."/"bilgilerinizi arz ederim." veya " gereğini arz ederim."/"gereğini arz ederim."; üst ve alt makamlara muhatap dağıtımlı yazılar " bilgilerinizi arz ve rica ederim."/ Bilgilerinizi arz ve rica ederim." veya " gereğini arz ve rica ederim."/ Gereğini arz ve rica ederim." biçiminde bitirilir. Yabancı ülkelerle veya uluslararası kuruluşlarla yapılan yazışmalarda yabancı dil kullanılabilir. Bu durumda yabancı dille yazılan belgenin Türkçe karşılığı da oluşturulur ve saklanır. Kişiler tarafından idareye yazılan dilekçelerde; arz ederim. ibaresinin yokluğu, rica ederim. ibaresinin varlığı, bu ibarelerin yanlış kullanımı ya da bu ibareler yerine benzeri ibarelerin kullanımı dilekçenin işleme alınmasına engel değildir.

33 33 Metin Kişiler tarafından idareye yazılan dilekçelerde; arz ederim. ibaresinin yokluğu, rica ederim. ibaresinin varlığı, bu ibarelerin yanlış kullanımı ya da bu ibareler yerine benzeri ibarelerin kullanımı dilekçenin işleme alınmasına engel değildir. Birden fazla sayfa tutan belgelerde her sayfada başlık ve iletişim bilgilerine yer verilir. Sayı, tarih, konu, muhatap ve ilgi bilgilerine sadece ilk sayfada; imza, ek ve dağıtım bilgilerine ise sadece son sayfada yer verilir.

34 34 İmza Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılır. Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar adı ve soyadının altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır. Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği makama göre, kurum/kuruluşun imza yetkileri yönergesine veya yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uyularak seçilir.

35 35 İmza Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı Başbakana a., Vali a. ve Belediye Başkanı a., biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır. Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı Başbakan V., Vali V. biçiminde ikinci satıra yazılır. (İmza) Cem Yılmaz Daire Başkanı a. Başkan Yardımcısı (İmza) Ata Demirer Başkan V.

36 36 İmza Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda, İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvan ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa duğru sıralanır. İmza Mustafa Atıcı Daire Başkanı İmza Mehmet Coşan Genel Müdür Yardımcısı

37 37 İmza Belge vekâleten imzalandığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, vekâlet olunan makam "Başbakan Vekili", Bakan Vekili, Müsteşar Vekili, "Vali Vekili", Belediye Başkanı Vekili veya "Rektör Vekili" biçiminde ikinci satıra yazılır. Vekâlet edenin vekâlet öncesi unvanına yer verilmez Belgenin birden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda en üst unvan sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer unvan sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır (İmza) (İmza) (İmza) Ayhan Işık Cüneyt Arkın Ediz Hun Başkan Başkan Yardımcısı Daire Başkanı

38 38 Onay Yazı üst makamın oluruna sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle OLUR yazılır. OLUR un altında onay tarihi yer alır. Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.

39 39

40 40 Ekler İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna, EK/EKLER: ifadesinin altına yazılır. Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir. Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, Ek konulmadı yada Ek... Konulmadı, bazı eklerin konulması durumunda ise Ek... konuldu ifadesi yazılır. Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.

41 41 Ekler Fiziksel ortamda gönderilen belgenin birden fazla sayfa olması durumunda, her sayfa imza sahibi ya da imza sahipleri tarafından imzalanır. Varsa ekler imza sahibi ya da sahiplerinden biri tarafından imzalanır ya da paraflanır. Gerek görülmesi hâlinde eklerin imzalanması ya da paraflanması yerine idare mührü kullanılır. İmza, paraf veya mühür belgenin metin bölümüne zarar vermeyecek şekilde sayfanın alt kısmında yer alır.

42 42 Dağıtım Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır. Protokol sırası dikkate alınır. EKLER den sonra uygun boşluk bırakılarak kağıdın soluna yazılır. Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, Gereği kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise Bilgi kısmına protokol sırasıyla yazılır. Gereği kısmı dağıtım başlığının altına, Bilgi kısmı ise Gereği kısmı ile aynı satıra yazılır. Bilgi kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan DAĞITIM başlığının altına yazılır.

43 Ekler ve Dağıtım 43

44 Dağıtım 44

45 45 Paraf Yazının kurum içinde kalan nüshası Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır. Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraf elektronik onay yoluyla alınır. Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş harfi ve soyadı tam olarak yazılır. 26 Şubat El 2013 yazısı - Ankara ile tarih belirtilerek paraflanır

46 Paraf 46

47 Şube Müdürü : Yasemin TELLAL (Paraf) Daire Başkanı : Melik ÖZSÖZ (Paraf) Genel Sekreter yardımcısı : Muhsin SEZGİ (Paraf)

48 48 Koordinasyon Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda Paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak Koordinasyon yazılır. İşbirliğine dahil olan personelin unvanı, adı ve soyadı paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.

49 49 Adres Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun; Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ (web) sayfası adresini içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır. Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlilerinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır.

50 Koordinasyon ve Adres 50

51 İvedi ve Günlü yazılar, Tekit yazısı 51 Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde belirtilir. Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak İVEDİ damgası basılır Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür. Resmi yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.

52 Sayfa Numarası ve Aslına Uygunluk 52 Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına taplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir. (Örnek. 1/9, 2/7, 5/32). Bir yazıya örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğin herhangi bir yerine Aslının aynıdır ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir. Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik tedbirleri alır.

53 Yazıların Alınması ve Gönderilmesi 53 Kayıt Kaşesi Gelen belgeler kayıt kaşesi ile kaydedilir. Belgenin arka yüzüne basılan kaşe ile belgenin tarih ve sayısı yazılır Varsa ekleri belirtilir Türk Hava Kurumu Üniversitesi KAYIT HAVALE DOSYA NO EKLER YETKİLİ İMZA Tarih Sayı Gereği Bilgi

54 Yazıların Alınması ve Gönderilmesi 54 Yazıların gönderilmesi Gönderenin iletişim bilgisi zarfın sol üst bölümüne, Gideceği yerin iletişim bilgisi zarfın ortasına yazılır.

55 55 Belgelerde Gizlilik Kurum ve kuruluşların, devletin güvenliğinin sağlanması esastır. Gizlilik dereceli her türlü bilgi, belge, evrak, doküman, ve malzemenin yetkili olmayan kişiler tarafından erişimini engellemek.

56 56 Belgelerde Gizlilik Gizli belgelere fiziksel olarak erişimi engelleyecek güvenlik tedbirleri alınmalıdır: Güvenlik giriş kartları, izleme sistemleri, personel soruşturması, Kural olarak gizlilik derecesi taşıyan yazılara aynı gizlilik derecesi ile cevap verilmelidir. Bu tür belgelerle çalışacak personel belirlenmeli, yetkisi olmayan personelin ilgili alana girişi engellenmelidir. Gizli ve özel gizli belgeler senetle teslim edilir, Çok gizli belgeler özel kasalarda, odalarda muhafaza edilir, Özel torba ya da çantalarda, iki zarfla, özel kuryeyle ya da şifrelenerek gönderilir, Yurtdışına kurye ile gönderilebilir.

57 57 Belgelerde Gizlilik Kağıdın üst kısmına (Başlığın üzerine) ve alt ortasına (adresin üzerine) gizlilik derecesini gösteren damga vurulur Gizlilik dereceleri görev alanı ve hizmetin özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir. GİZLİ: Açıklandığı takdirde ya da başkasının eline geçtiği zaman milli menfaatimize zarar getirecek yazılar için kullanılır. (Gizli mahiyetteki fotoğraf ve şemalar, ekonomik alandaki tedbirler, yurt savunması programı gibi)

58 Belgelerde Gizlilik 58 ÖZEL: Saklı tutulması istenen hususlar, soruşturma raporları, disiplinle ilgili kişilere ait dokümanlar, istihbarat raporları gibi durumlar için kullanılır. HİZMETE ÖZEL: Basına açıklanması gerekmeyen ve yalnızca resmi amaçlar için kullanılacak, ayrı ayrı gizli olmayan ancak, bir araya gelince gizlilik derecesi olan bilgiler topluluğu için kullanılır. KİŞİYE ÖZEL: Kişiye özel bir evrakın gittiği yerde belli şahıslar tarafından açılacağını belirtir.

59 59 Belgelerde Gizlilik Gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır. İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle olarak belirtilir.

60 60 Belgelerde Gizlilik İç zarf ve iki suret evrak senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir. Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve gönderilen belgelerin gizli olması durumunda bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.

61 Kontrollü Evrak Senedi 61

62 62 Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve Elektronik Belge

63 63 E-devlet Devletin tüm hizmetlerinin elektronik ortamda gerçekleştirilmesidir. Kamu kurumları arasında Devlet ve vatandaş Devlet ve iş dünyası Şeffaf Düşük maliyetle Hızlı

64 64 E-devlet aşamaları Dönüşüm Hareket Bilgi Etkileşim

65 65 E-devlet aşamaları Bilgi: Web siteleri aracılığıyla kurumsal bilgilerin vatandaş ve iş dünyasıyla paylaşıldığı, şeffaflığın ilk adımıdır. Etkileşim: Kamu kurumlarından e-posta ile bilgi almak, bazı dinamik olmayan formların elektronik olarak ulaşılabilmesi, devlet kurumları arasında intranet ve e-posta iletişiminin yaygınlaştığı aşamadır. Hareket: Vergi, pasaport, ehliyet, gümrük, oy verme gibi işlemlerin tamamıyla elektronik ortamda yapılması, teknolojik altyapının geliştiği, bilgi güvenliği ve dolaşımının sağlandığı aşamadır, e-imza kullanılmaktadır. Dönüşüm: Tüm bilgi sistemlerinin bütünleşik çalıştığı, kurumlar ve vatandaş arasındaki her türlü belge alışverişinin elektronik ortamda gerçekleştiği, tek bir portaldan tüm hizmetlere ulaşıldığı, kültürel, bürokratik ve hizmet dönüşüm aşamasıdır.

66 66 Elektronik Belge Belge; kurumsal yapı içindeki iş süreçleri sonucunda her türlü ortamda üretilen belge anlaşılmaktadır. Bu kapsamda elektronik belge; bilgisayar ya da diğer elektronik cihazlar aracılığıyla elektronik ortamda iş süreçleri sonucunda üretilen, arşivlenen, erişilen, iletilen ve imha edilen her türlü belgeyi ifade eder.

67 67 Elektronik Belge Yönetimi Elektronik belge yönetimi, Elektronik ya da sayısal araçlar üzerinde üretilen veya geleneksel belgelerden dönüştürülen elektronik belgelerin sahip olduğu özellikleri kaybetmeksizin kaydedilmesini, korunmasını, farklı ortamlara aktarılmasını ve/veya dönüştürülmesini, ayıklama-imha işlemine tabi tutulmasını, Arşiv belgesi niteliğinde olanların değerini kaybetmeksizin korunmasını sağlayan ilke ve uygulamalar bütünüdür.

68 Elektronik Belge Yönetiminin Avantajları 68 Belgelere hızlı erişim Belgelerin hızlı bir şekilde arşivlenmesi Farklı dosyalara ait belgeler arasında bağlantı kurma kolaylığı Elektronik ortamdaki belgelerin basılı ortama geçirilmeden dosyalanması Kağıt tasarrufu Çalışanların iş sırasındaki fotokopi vb. işlemleri, görece daha az yapmalarını sağlayan sistem nedeniyle zaman tasarrufu İş veriminin artması Birden fazla kişinin aynı anda aynı belge üzerinde çalışabilmesi Yüksek seviyede güvenlik

69 69 Elektronik Belge Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracıyla oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı veya mobil elektronik imzayı, Elektronik mühür: Elektronik belgeye eklenen ve idare için düzenlenmiş elektronik mühür sertifikasına dayanılarak oluşturulmuş ve fiziksel olarak basılan resmî mühür özelliğini haiz kurumsal elektronik imzayı, Üstveri (Metadata): Bir belgeyi tanımlayan kimlik bilgilerini,

70 70

71 71 Teşekkürler Yrd. Doç. Dr. Gülten ALIR

72 72 Rapor Hazırlama Teknikleri

73 73 Rapor Hazırlama Amacı ne???? Bilgi vermek?? Çözümü kolaylaştırıcı önerileri sunmak?? Konuyu çözmek?? Kim okuyacak???? Ne kadar süreniz var???

74 74 Rapor Türleri Gelişme raporları Veri toplama raporları Teknik raporlar Teftiş soruşturma raporları Araştırma inceleme raporları...

75 75 Rapor ve Yazı Dili Yazılar kendine özgü üslubu taşımadıkça istenen etkiyi yapmayacaktır. Her yazının yazılma amacı, muhatabı, beklentileri ve istenen sonuçları farklıdır. Yazı tasarlanırken gideceği makam, belirtilen durum, yazıdan beklenen sonuçlar ve bunların ifade edilmesinde kullanılacak üslûp belirlenmelidir.

76 76 Rapor Hazırlama Okuyucuya hangi noktaları aktarmak gerektiğine ve hangi konulara dikkat çekmek istediğinize karar verin. Raporun mesajı nedir?? Yazının amacına hizmet etmeyen bilgilerden kaçının, Mutlaka genel başlıklar ve altında ele alacağınız konulara ilişkin bir taslak hazırlayın, Eksik ve gereksiz konuları belirleyin, Raporunuzun bütününde giriş-gelişme-sonuç mantığına bağlı kalın Çözüm önerilerini işe ve sürece etkisini de açıklayacak şekilde açıklayın,

77 77 Rapor ve Yazı Dili Cümleleri kısa tutun Amaca/konuya hizmet eden sade cümleler kurun Gereksiz kelimeler kullanmayın Yabancı kelimeler, bilinmeyen kelimeler kullanmayın Kelimelerin tekrarından kaçının, kelime haznenizi zenginleştirin, Edilgen bir ifade kullanın, kişisel ifadelerden kaçının, Aklınızdaki düşünceyi açıkça ifade etmeye çalışın, Monotonluktan kaçının, Sayfa düzenine, noktalamalara, dilbilgisi kurallarına özen gösterin, Resmi kurumların adlarını, kısaltmaları, şahıs isimlerinin hatasız olması için mutlaka kontrol edin.

78 78 Rapor Hazırlama Uygun yerlerde grafik, tablo v.s kullanın. Gereksiz, amaçsız, sadece sayfa sayısına hizmet eden tablolardan kaçının, Tablo, grafik var ise mutlaka numara ve adı yazın, Metin içerisinde atıf yapılarak tabloda dikkat çekilmek istenen noktalara değinin, ön plana çıkarmak istediğiniz bilgiyi verin, Ekler varsa metin içinde ilgili yerde gönderme yapın, kısa açıklama yapın, Ekleri numaralandırın

79 79... Rapor hazırlama Giriş ve yönetici özeti hazırlayın, Bölümler kendi içinde bütünlük oluşturmalı, Ana bölümler ve alt bölümler, başlıklar arasındaki kurgu/ilişki olmasına özen gösterin Raporun uzunluğuna ve başlıkların çeşitliliği dikkate alınarak içindekiler ve ekler, şekiller tablosu oluşturun Kapak hazırlayın, hazırlayan birim (unvan ve isimler), hazırlandığı tarih, konu, dosya numarasını yazın, Varsa kullanılan kaynaklar raporun sonuna Kaynakça olarak ekleyin, Raporunuzu mutlaka kontrol edin!!

80 80

81 81

82 82

83 83

84 84

85 85

86 86

87 87

88 88 Teşekkürler Yrd. Doç. Dr. Gülten ALIR