SORULARLA KURUMSAL KAYNAK PLANLAMA

Transkript

1

2 İŞLETME YÖNETİMİNDE YENİ EĞİLİMLER DİZİSİ İSTANBUL TİCARET ODASI SORULARLA KURUMSAL KAYNAK PLANLAMA (ENTERPRISE RESOURCE PLANING-ERP) Hazırlayan Şehbal Talü Bilgi ve Dolcüman Yönetimi Şubesi Raportörü YAYIN NO: İstanbul, 2004

3 Bu eserin yayın haklan İstanbul Ticaret Odası'na (İTO) aittir. İŞLETME YÖNETİMİNDE YENİ EĞİLİMLER DİZİSİ: 1 "Sorularla Kurumsal Kaynak Planlama (ERP)" Eser üzerinde 5846 sayılı FSEK tarafından sağlanan tüm lıaklar saklıdır. İTO'nun ve yazarın adı belirtilmek koşuluyla eserden normal ölçüde alıntı yapılabilir. İTO'nun yazılı izni olmadan eserin tamamı veya bir bölümü fotokopi, faksimile veya başka bir araçla çoğaltılamaz, dağıtılamaz, elektronik ortamlarda ticari ya da başka bir amaçla kullanılamaz. İstanbul Ticaret Odası 05. SOR Sorularla Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) Haz. ŞEHBALTALU, İstanbul, 2004, 44 sayfa. 1. İŞLETME YÖNETİMİ I.KURUMSAL KAYNAK PLANLAMA n.erp III.İTO ISBN NO: Türkçe Reşadiye Cad.Eminönü/İstanbul İTO BİLGİ HATTI (212) vvvvw.ito.org.tr İTO yayınları için ayrıntılı bilgi Bilgi ve Doküman Yönetimi Şubesi'nden alınabilir. Tel: (212) Faks: (212) E. Posta: bdy@lto.org.tr Web: wvvw.ito.org.tr TASARIM ÇAĞDAŞ SANAT Tel: (0212) Faks: (0212) info@cagdassanat.com.tr BASKI MEGA AJANS REKLAMCILIK MATBAACILIK VE FUAR HİZM.LTD.ŞTİ Tel: (0212) Faks: (0212) megaajans@sistemd.com

4 ÖNSÖZ Bilgi Çağı olarak nitelendirdiğimiz günümüz dünyasmda hızla gelişen ve değişen teknolojiler,yeni tanımları ve yeni kavramları da beraberinde getirmiştir.bugün sıkça konuşulan Bilgi Toplumu,Bilgi Teknolojisijletişim Teknolojisi,Yeni Ekonomi gibi kavramlar yeni teknolojilerin yeni kavramları olarak iş dünyasının ilgi alanına girmiştir. Odamız Bilgi Merkezindeki değişik kaynaklar taranıp,derlenerek işletme yönetimine ilişkin ortaya çıkan yeni eğilimleri içeren kitapçıklar (Kurumsal Kaynak Planlama,E-ticaret-E-îş,Müşteri İlişkileri Yönetimi,Yenilikçilik,Dış Kaynak Kullanımı) hazırlanmıştır. İşletme Yönetiminde Yeni Eğilimler Dizisi; Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) kitapçığını hazırlayan Bilgi ve Doküman Yönetimi Şube'si elemanlarından Raportör Şehbal Talu'ya teşekkür ederim. Dr. Cengiz Ersun Genel Sekreter

5 İÇİNDEKİLER 1. Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) Nedir?.6 2. MRP ve MRP II Nedir? 8 3. ERP üe MRP II Arasmdaki Fark Nedir? 9 4. MRP Il'yi îçeren ERP Sistemlerinde Temel Olarak Olması Gereken Modüller Nelerdir? ERP Nasıl Ortaya Çıkmıştır? ERP'nin Ortaya Çıkış Nedenleri Nelerdir? ERP'nin Ortaya Çıkış Nedenlerinde Teknolojinin Rolü Nedir? ERP Kavrammm Gelişmesinin Nedenleri Nelerdir? ERP Sisteminin Bölümleri Nelerdir? ERP Sisteminin Temel özellikleri Nelerdir? ERP Sisteminin Faydaları Nelerdir? ERP'nin Kurulumu ve İşletimi Esnasmda Karşılaşılan Güçlükler Nelerdir? ERP Sisteminin Başarı Kriterleri ve Başarısızlık Nedenleri Nelerdir? ERP Hakkmda Yaygın Eleştiriler Nelerdir? ERP Ne Yapar? ERP Sistemi Nasıl Hayata Geçirilir? ERP Nasıl Çalışır? Kurumları ERP Kurmaya Yönelten Nedenler Nelerdir?..25 4

6 19. İşletmem ERP Yazılımma İhtiyaç Duyuyor mu? ERP Küçük Ölçekli İşletmeler İçin Uygun mudur? ERP Bir Şirketin İş Performansmı Nasıl Artırır? ERP nin Maliyetleri Nelerdir? ERP nin Modüler Yapısı Nasıldır? Başlıca ERP Modülleri Nelerdir? ERP Sistemini Elde Etme Yöntemleri Nelerdir? ERP Yazılımı Seçiminde Dikkat Edilmesi Gereken Önemli Noktalar Nelerdir? İşletmem ERP Yazılımı Yürütme (İmplementasyon) Projesini Başarı ile Sonuçlandırabilir mi? ERP Uygulamalarında Göz Önünde Bulundurulması Gereken Unsurlar Nelerdir? ERP Sisteminin Uygulanmasından Sonra Yapılan Çalışmalar Nelerdir? ERP ye Alternatif Sistemler Nelerdir? Türkiye'deki Mevcut Durum Nedir? ERP Yazılım Pazarındaki Başlıca Firmalar Hangileridir? Yayınlar Listesi

7 1-Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) Nedir? Bir şirkette süregelen tüm bilgi akışının entegrasyonunu sağlayan ticari yazılım paketleri olarak tanımlanmaktadır. İşletmenin coğrafi olarak farklı bölgelerde bulunan fabrikalarının, bunların tedarikçi firmalarının ve dağıtım merkezlerinin (depo) kaynaklarını eşgüdümlü olarak planlamasıdır. Müşteriye ait siparişin, hangi dağıtım merkezinden karşılanması veya hangi fabrikada üretilmesi gerektiği, tüm fabrikaların malzeme ve hizmet ihtiyaçlarının karşılanmasının uygun olacağı, fabrikaların elinde bulunan makine, malzeme, iş gücü, enerji, bilgi ve diğer üretim ve dağıtım kaynaklarının nasıl eşgüdümlü ve ortaklaşa kullanılabileceğini planlamaktadır. ERP fabrikalararası entegrasyonu, fabrikalar bazında esneklik ilkesine uygun olarak gerçekleştiren bir sistemdir. Amaç fabrika bazında merkezi yönetimin avantajlarından yararlanırken fabrikalararası koordinasyonu ve entegrasyonu işletmenin temel stratejileri doğrultusunda sağlamaktır. APICS (American Production and Inventory Control Society - Amerikan Üretim ve Stok Kontrol Topluluğu)'na göre ERP; "Müşteri siparişlerini karşılamak için kurum ve işletme genelindeki gereken kaynakları almak, imal etmek, sevk etmek ve hesaplamak üzere belirleyen ve planlayan muhasebe odaklı bir bilişim sistemidir. Bir ERP sistemi tipik bir MRP II sisteminden grafik kullanıcı arayüzü, ihşkisel veri tabanı, dördüncü kuşak programlama dilinin kullanımı, geliştirmede bilgisayar destekli yazılım mühendisliği, istemci/sunucu mimarisi ve açık sistem uyumluluğu gibi teknik gereksinimlerle ayrılır. Eş anlamlısı: Müşteri odaklı imalat yönetim sistemindir.

8 ERP sistemleri, kurumlarda daha önceleri ayrı ayrı ele alınan işlevleri birbirine bağlı bir şekilde kurumun amaçlarını yerine getirmek için çalışan parçalar olarak ele alır ve bundan faydalanarak kurumlardaki her türlü kaynağın (işçilik, malzeme, para, makine) verimliliğini en üst düzeye ulaştırmayı amaçlar. Başka bir bakış açısıyla, ERP sistemleri şirketin ortak bir yerde saklanan verilerinden elde edilen bilgilerin doğru bir şekilde ve doğru makamlara iletilmesini sağlar. İlk aşamada yalnızca malzeme tedariği fonsiyonuna sahip olan yazılımlar günümüzde işletmelerin tüm bölümlerinin birbiri ile entegrasyon içerisinde çalışmasını hedefler olmuştur. Kapsam bu kadar genişleyince ERP sistemleri artık yazılım olarak tanımlanmamaktadır. Başarılı ERP kurulumlarmda işletmeler tüm iş süreçlerini sistem üzerinde yeniden yapılandırmaktadırlar. Bir işletmeyi oluşturan tüm departmanların donanım ve yazılımdan oluşan entegre bir sistem çatısı altında toplanmasıdır. Departmanlar arasında veri paylaşımını sağlayarak işletmenin verimliliğini artırır.

9 2-MRPveMRP II Nedir? MRP (Material Requirement Planning - Malzeme İhtiyacı Planlaması); Son ürün için hazırlanan ana üretim çizelgesini ürün ağacı bilgisi yardımıyla gerekli parça ve malzeme çizelgesine çevirerek satm alma ve imalat emirleri hazırlayan bir envanter yönetim tekniğidir. Malzeme ihtiyacını daha etkin bir biçimde hesaplamak için geliştirilmiş bir sistemdir. Bu sistem ana üretim çizelgesinden hangi son ürünlerin ne zaman ve hangi miktarlarda üretilmesi gerektiğini öğrenir.ürün ağacı bilgilerinden yararlanarak bir son ürün için gerekli olan parçaları ve miktarları hesaplar.bu bilgileri envanter durumu ile karşılaştırır,üretim ve temin sürelerini de kullanarak parçaların ne zaman ve ne kadar sipariş edileceğini beurler. MRP II (Manufacturing Resource Planning - Üretim Kaynakları Planlaması); Bir imalat firmasının tüm kaynaklarının etkin olarak yönetimidir. MRP II,bir firma işletim sistemi ve bazen de işletmenin bilgisayar modeli olarak adlandırılmaktadır.mrp II, planlama,üretim, stok, satışlar ve nakit akışları ile ilgilenir.yani organizasyonun mühendislik, işlevsel ve finansal kaynaklarının planlanması için bir araçtır.mrp sistemine, pazarlama, finans, kapasite planlaması gibi fonksiyonların eklenmesiyle MRP II sistemi oluşmuştur. İşletmeler malzeme kaynağının yanı sıra işgücü, makine ve para kaynaklarını da en etkin bir şekilde planlamak ve kontrol etmek zorundadır. Üretim Kaynakları Planlaması MRP sistematiğine bağlı olarak söz konusu kaynakların da eşgüdümlü olarak planlan-

10 ması ve kontrolünü gerçekleştiren bir yaklaşımdır. Esas itibariyle MRP II malzeme ihtiyaç planlamasının yanı sıra, makine ve işçilik kaynağına yönelik olarak da kapasite planlaması çalışmalarını içerir. 3- ERP ile MRP II Arasındaki Fark Nedir? MRP II tek bir fabrikaya, ERP daha ziyade birden çok fabrika ve tesisin entegrasyonuna yöneliktir. MRP II, üretim sürecinde ve çeşidi yönetim kademelerinde bulunan her çalışanı bir donanım-yazılım sistemi ile birbiriyle doğru ve zamanında iletişim kurulabilir hale getirir. Herkes ortak bir veri tabanında bulunan aynı ve güncel verilere ulaşabilir. Bu şekilde üretim sürecinde MRP II ile sağlanan entegrasyon, ERP ile daha üst ve merkezi faaliyetler düzeyinde gerçekleştirilir. ERP işletmelere MRP II yöntem ve sistematiğine bağlı kalarak yeni ufuklar açan yeni bir yaklaşımdır. Sistemde işlenen bilgiler ile elde edilen raporlar organizasyonun plan ve programlarım yönlendirir, karar verme aşaması kolaylaşır. ERP; mali, dağıtım ve üretim yazılımlarının (MRP Il'nin ) genişletilmiş ve bütünleştirilmiş bir netidir. ERP, hiçbir zaman MRP IFnin yerine geçen bir sistem değildir.

11 4-MRP iryi İçeren ERP Sistemlerinde Temel Olarak Olması Gereken Modüller Nelerdir? Satış tahminlerinin yapılması Ürün veri yönetimi (parça tanımlamaları, ürün ağaçları) Endüstri mühendisliği (iş merkezleri, operasyon planları-rotalar)» Ana üretim programının oluşturulması Malzeme ihtiyacı planlaması Kapasite ihtiyaç planlama Dağıtım kaynakları planlaması Atölye üretim programı ' Satın alma ve fason takibi Envanter yönetimi (stok kontrol) Atölye veri takip sistemi (üretim ve ıskarta takibi) ' Verimlilik hesaplamaları Maliyetlendirme ve maliyet kontrol ' Sevkiyat planlama Kalite güvenilirliği Söz konusu modüllere, fınansal planlama ve bütçeleme, bakım ve kalite kontrol gibi işletme fonksiyonlarını içeren modüller de ilave edilebilir. Bunlar; Alacak hesapları Borçlu hesapları ' Genel muhasebe

12 Vergi sistemi Nakit yönetimi Bordro hazırlama Maliyet simülasyonu Faaliyet bazlı maliyetlendirme (Activity Based Costing) olarak özetlenebilir. 5-ERP Nasıl Ortaya Çıkmıştır? ERP kavramı, Malzeme İhtiyaç Planlama (MRP: Material Requirement Planning) ve Üretim Kaynakları Planlama (MRP II: Manufacturing Resource Planning) sistemlerinden ortaya çıkmıştır. ERP'nin atası sayılan MRP (Material Requirement Planning-Malzeme İhtiyacı Planlaması) yazılımları bilgisayarın yaygınlaşmaya başlaması ile paralel olarak 1960'lı yıllardan itibaren geliştirilmeye başlanmıştır, 1970'li yıllara gelindiğinde satış, satın alma,muhasebe gibi fonksiyonlar eklenen bu sistemler MRP II olarak anılmaya başlamıştır. MRP II yazılımları pek çok kez başka özel yazılımlarla birarada ve genellikle üretim yapan işletmelerde kullanılmıştır. MRP ve MRP II sistemlerinin devamı olarak bünyesine Bilgisayarla Bütünleşik Üretim (Computer Integrated Manufacturing-CIM) ve Dağıtım Kaynakları Planlaması (Distribution Resource Planning -DRP ) sistemlerini de katarak gelişen ve tüm işletme kaynaklarının modüler yapıdan oluşan tek bir bütünleşik sistemle planlanıp yönetilmesini amaçlayan ERP sistemi fikri 1990lı yılların hemen başında ortaya çıkmıştır.

13 2000'li yılların başında özellikle internet ve çağrı merkezleri kanallarını kullanarak işletme dışı unsurlarla da bütünleşen ERP sistemleri, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), tedarik zinciri yönetimi (SCM) ve işletme zekası (BI) kavramlarını da kapsayarak ERP II konseptine genişlediler. 6-ERP'nin Ortaya Çıkış Nedenleri Nelerdir? Küreselleşme ve uluslararası rekabet Bilgi teknolojisinin sağladığı yeni olanaklar Uluslararası dağıtım zincirlerinin yaygın ve daha etkin kullanılır hale gelmesi Çok tesisli organizasyonlarm iyi idare ve kontrol edilmesi ihtiyacı Ürün ve üretim politikalarındaki rekabete bağlı değişmeler 7-ERP'nin Ortaya Çıkış Nedenlerinde Teknolojinin Rolü Nedir? Kesin verileri elde etmedeki zorluk Zamanında oluşturulamayan bilgi Karmaşık işletme fonksiyonlarının uygun olmayan kullanıcı arayüzü 8-ERP Kavramının Gelişmesinin Nedenleri Nelerdir? Fiziki olarak dağınık imalat operasyonları Uluslararası dağıtım zincirleri Uluslararası pazarlara açılma gereksinimi ( yerel pazarların doyması sonucu uluslararası pazarlarda söz sahibi olarak iç pazar gücünü artırma stratejisinin sonucu olarak )

14 Tam zamanmda üretim (Just in Time JIT ) tedarik sistemi Yüksek rekabet Değişken dünya pazarı şartları Ekonomik duvarların yıkılması ( Avrupa'daki küreselleşme gelişimi ) Yönetim organizasyonlarında sadeleşme Bu nedenlerin oluşturduğu gereksinim bilgi teknolojisindeki gelişmeler tarafından desteklenince ERP doğmuştur. Bilindiği gibi, müşteri/hizmet veren ( client / server ) tasarımı, bilgiyi bir ağ üzerinde fiziki noktalara dağıtmakta, değişik bilgisayarlarda saklamakta, oluşan bu dağıtık veri tabanı sistemi içinde elektronik iletişim teknolojisi ve grafik kullanıcı arayüzler ile bağlantı sağlanmaktadır. Böylece üzerindeki herhangi bir kullanıcı program ve veri tabanlarının fiziki konumuna bakmaksızın, küresel verilere ulaşabilmekte dağıtık veri sistemini tek bir birim gibi kullanabilmektedir. Bunun sonucu olarak da; - Üst düzey bilgi entegrasyonu - En güncel bilgiye hızlı ulaşım - Küresel lojistik, envanter kontrol ve arz/talep entegrasyonu - Pazar/müşteri/iş dünyası oluşumlarına anında tepki sağlanabilmektedir.

15 9- ERP Sisteminin Bölümleri Nelerdir? Bir ERP yazılımı ana hatlarıyla 7 bölümden oluşur: Finansman Muhasebe Üretim Yönetimi - Satm Alma Yönetimi Satış Yönetimi Envanter Yönetimi Kalite Yönetimi İnsan Kaynakları 10- ERP Sisteminin Temel Özellikleri Nelerdir? Tüm sektörleri hedef alan ve kurulumu esnasında özelleştirilebilen standart yazılım paketidir. Diğer paketlere kıyasla özelleştirmeye çok daha müsait yapıya sahiptir. Bir veri tabanı yönetimi yazılımı, ara katman yazılımı (middleware) ya da bir işletim sisteminden ziyade bir uygulama yazılımıdır. Hem ana verileri hem de iş süreçlerine ait verileri tutan bütünleşik bir veri tabanıdır. Temel iş süreçleri hakkında çözüm önerileri sunar. Birçok kurumsal işlevi desteklemeyi hedeflemesinden dolayı yüksek oranda işlevsel bir yapıya sahiptir. ERP ürün paketleri dünya genelinde, ülkelerden ve bölgelerden bağımsız çözümler sunmak üzere tasarlanmıştır. ERP paketleri, ülkeden ülkeye farklılık gösteren muhasebe işlemleri, özel biçimli belgeler oluşturulması (teklifler, faturalar vs) ve insan kaynakları

16 yönetimi gibi işlevleri ülkesel gereksinimlere uygun bir şekilde yerine getirirler. Temel ERP ürün paketi dünya ölçeğinde kullanımı sağlamaya yeterli işlevselliği içermesi sayesinde bazı sektörleri değil tüm sektörleri hedefler. ERP fatılımlarını diğerlerinden ayıran bir özellik de ERP paketlerinin tedarik yönetimi, sipariş yönetimi ve ödeme işlemleri gibi, tekrar eden ve sürekli olan iş süreçlerini destekliyor olmalarıdır. Bu paketler sadece pazarlama, ürün geliştirme ve proje yönetimi gibi düşük seviyede yapılandırılmış ve düzensiz olan işlevler üzerinde yoğunlaşmazlar. Temel Teknik Özellikler: Tüm uygulama alanlarında birbiriyle tutarlı grafik arayüzleri Uygulama, veri tabanı ve sunum olmak üzere üç katmandan oluşan bir istemci-sunucu mimarisi İşletim sistemi ve donanımdan bağımsızdır, ERP paketleri Solaris, Windows NT ya da Linux gibi farklı sistemler üzerine kurulabilir Yönetimin karmaşık olması sadece ERP'nin özelliği olmamakla birlikte, bu sistemler kadar kritik öneme haiz sistem sayısı azdır 11- ERP Sisteminin Faydaları Nelerdir? Rekabetçi baskılara ve piyasa firsatlarma daha hızlı tepki verme Daha esnek ürün konfigürasyonu Stoğun azaltılması Stratejilerin sonuçlarını değerlendirme olanağı İşletme içi koordinasyon artışı Üretim performansı artışı Stratejilere uygun işletme yönetimi 15

17 işletme kaynaklarınm verimli ve etkin kullanımı Fabrikalar arasında malzeme, işçilik, makine-teçhizat, bilgi gibi üretim ve dağıtım kaynaklarının ortaklaşa ve verimli kullanımının sağlanması Müşteri, dağıtım merkezi, üretim ve tedarikçi arasında yakın işbirliği ve bilgi iletişim ortamının sağlanması Müşteri memnuniyetinde artış Bilginin entegrasyonu ile tek bir noktadan gerekli bilgilere ulaşma imkanı Bilginin kesintisiz biçimde paylaşılması Kullanılan bilginin kalitesinin geliştirilmesi Direkt işlem maliyetlerinin azaltılması Zamanında ürün teslimatmm artması Bir defa veri girişi yapılması Daha az kağıt kullanımı İş süreçleri açısından faydaları: Arka plandaki (back office) işlemlerin otomasyonu Fonksiyonel iş süreçleri arasında koordinasyon sağlanması Yöneticilerin kurumlarında dünya üzerindeki tüm birimlerinde ne olup bittiğini takip etmelerini sağlayan,coğrafî olarak birbirinden uzak birimler arasında koordinasyon sağlanması Aynı terime kurumun farklı birimlerinde farklı anlamlar yüklenmesini önleyen terminoloji birliğinin sağlanması

18 Teknik açıdan faydaları: Bilgi teknolojisi altyapısını anlamayı ve bu yapıda çalışmayı kolaylaştıran tutarlı uygulama mantığı, tutarlı bilgi ve arayüz Bilgi teknolojisi altyapısını yönetmeyi kolaylaştıran tek bir sistemin varlığı. (Örneğin, 2000 yılı problemi ve Euro para birimine dönüşüm işlemlerinde kolaylık.) Kullanılabilir bir alternatif obuasına rağmen, pahalı ve riskli bir yol olan kendi bütünleşik siteminizi kendiniz kurmaktan kurtulmanız Bilgi zamanlamasının daha iyi yapılabilmesi Detaylandırabilir yüksek bilgi doğruluğu Geliştirilmiş maliyet denetimi Müşteriye dönüş süresinin kısalması Güvenilir nakit denetimi Geliştirilmiş görüntüleme ve sorgulama Piyasa koşullarına kolay uyum sağlanması Rekabet avantajı Geliştirilmiş tedarik zinciri Ortak müşteri veritabanmın oluşması GeUşmiş uluslararası işlemler Bir servis sağlayıcı (Yazılım şirketi) İnternet tabanlı uygulamalar

19 12- ERP'nin Kurulumu ve İşletimi Esnasmda Karşılaşılan Güçlükler Nelerdir? Kurum çalışanlarınm yeni sistemin getireceği değişikliklere direnç göstermesi Altyapı yetersizliği (telekom hatlarının yetersizliği gibi) Danışmanlık hizmet kalitesinin yeterli düzeyde olmaması Operasyonel iş süreçlerinin yeni sistem uyarınca değiştirilme gerekliliği Kurumun genel olarak sistemi kabul etmekte (sisteme adapte olmakta) zorlanması, birimlerin yeni sisteme duyarsız yaklaşımı Kurulum ekibinin başka işlerle de uğraşıyor oluşu Sisteme ait dokümantasyon eksikliği Kurulum esnasında üretimin durdurulamaması Sistem kurulumuna ait bütçe oluşturmanın zorluğu Proje yönetimi faaliyetinin yeterince iyi yapılamaması Kurulum ekibi içindeki sirkülasyon, ekibin sabit kalamaması Kullanılan yazılım için yurt içindeki desteğin yetersiz oluşu, yurt dışından yardım alma zorunluluğu Üst yönetimin yeni sistemi yeterince sahiplenmemesi Mevcut kullanılan sistemden yeni kurulan sisteme veri aktarımının zorluğu Yazılımın iş süreçleri uyarınca özelleştirilmesinin (customization), kuruma özel raporların oluşturulmasmın zor oluşu Konuya hakim kalifiye personel yetersizliği İş süreçleriyle yazılım arasındaki uyumsuzluklar Yazılım hataları Kullanıcı hataları

20 Sistem açısmdan önemli olan verilerin gerçek zamanlı tutulamaması Birimler arası gerekli uyumun sağlanamaması Yazılımın yerel desteğinin yetersiz olması (basamak sayısı, Türkçe karakter gibi) Kullanıcı ara yüzlerinin karmaşıklığı Eğitim planlamasındaki zorluklar 13-ERP Sisteminin Başarı Kriterleri ve Başarısızlık Nedenleri Nelerdir? Firmaya en uygun ERP paketinin seçimi ve belirli bir metodoloji ile uyarlanması,uygulanması konularına gereken önem verilmediği zaman başarılı olamayacaktır. ERP sistemi, her derde deva bir sistem değildir ve şirketler fonksiyonlarından bazılarını geliştirmek için ekstra yatırım yapmaya hazırlıklı olmalıdır. Bir şirket ihtiyaç duyduğu ERP sistemini seçtikten ve satın aldıktan sonra, bu sistemi uygulaması ve güncelliğini koruması gerekir. Dünyadaki en büyük ERP paketi,eğer hiç kimse onu kurmasını ve çalıştırmasını bilmiyorsa faydasızdır. Bir şirket, behrli bir ERP paketine karar vermeden önce, karar veren kişiler, bu sistemi kullananların kullanım sırasında ve sistemin güncelleştirilmesinde ihtiyaç duydukları bilgi teknolojisinin mevcut ve uygun olduğundan emin olmalıdır. Başarılı bir bilgi teknolojisi takımı, hem şirketteki işleri hem de ERP paketini bilmek zorundadır. Uygulamaya geçmeden önce iş süreçlerinin ve akışlarının etkin modellenmesi ile ERP yazılımlarının başarısı artacaktır. Referans modellerinden hareket ederek işletmenin kendi modelini oluşturması ve buna gereken önemi vermesi, başarının ikinci adımıdır.

21 Yapılan donanım ve yazılım yatırımlarının maksimum faydaya dönüşmesi için, doğru yerden başlamak ve sistemi çok iyi analiz ederek doğru model kurmak, başarılı sonuçlar alınmasını sağlayacaktır. Başarıda diğer bir etken ise insan faktörü olup, yönetici ve kullanıcılar için eğitime gereken yatırım yapılmalıdır. Uyarlama çalışmaları, işletmenin tüm birimlerinin katılacağı ve işbirliği içinde çalışacağı bir proje organizasyonunda ele alınmalıdır. Bu proje organizasyonunda tedarikçi firma ve danışman firma temsilcisi de bulunmalıdır. Bu konuda organizasyonel değişimler kaçınılmazdır. Bu projeyi sadece bilgi işlem projesi olarak değil,işletme projesi olarak görmek, tüm birimlerce paylaşabilmek ve üst yönetimin sürekli desteğini almak, projenin başarısı için önemlidir. ERP sisteminin başarısız olmasının altında yatan bir neden de, şirketlerin işlemeyen veya etkin olmayan iş süreçlerine uydurmak için ERP yazılımını uyarlamaya çalışmasıdır. ERP projelerinin başarıya ulaşması için temel unsurlar: 1. Yazılım 2.Yerel destek 3.Yürütme (implementasyon) 14-ERP Hakkında Yaygm Eleştiriler Nelerdir? OLUMLU ERP sistemi, işletmedeki tüm Bilgi Sistemi (BS) kaynaklı problemleri giderecek bir çözümdür ve işletmenin tüm işlerini yürütmek için ihtiyaç duyacağı tek bilgi sistemi olma yolunda ilerlemektedir. İşletmenin tümünde sistemi hem basitleştirir hem de standardize eder ve gelecekte sistemin güncellenmesini daha kolay hale getirir.

22 Bilgi teknolojisi işlemlerinin maliyetini düşürür ve kurumsal bilgi sistemlerinin sürekliliğini sağlamak için gerekli personel sayısmı azaltır, Tüm süreçleri birbirine entegre etmeye zorlar ve yüksek seviyede veri entegrasyonu sağlar. Rekabet gücünü artıran mükemmel bir karar destek aracıdır. Çeşitli süreçler için en iyi uygulaıaaları içererek, kurumun sistemleri hızlı ve kolay bir şekilde yapılandırmasını ve böylece uygulama maliyetlerini en aza çekmesini sağlar. Daha iyi bir küresel entegrasyon yapısı sunar. OLUMSUZ ERP sistemleri sadece çok geniş ölçekli firmaların ilgi alanına girer. ERP sistemlerinin yaygınlaşmasının tek sebebi Y2K (2000 yılı) problemidir. Y2K problemi artık geride kaldığına göre ERP'nin geleceği parlak görülmemektedir. ERP sistemleri ve uygulanmaları çok pahalıdır. Sistem önemli modifikasyonlara ihtiyaç duyar ve şirketin sistemi kullanabilmesi için ciddi yeniden yapılanma (reengineering) sürecine ihtiyaç duyulur. Kurulu ERP sistemleri genelde yavaştır ve çoğu şirketin işlem ihtiyaçlarına cevap veremez. ERP sistemleri ilk başta öngörülen yatırımın geri dönüşü oranlarını sağlayamamıştır. Pek çok firma ana sebep olarak ERP sistemi kurulumu yüzünden kapanmıştır. ERP sistemleri BT maliyetlerinin ve personel sayısının artmasına sebep olur. Bir bütünleşik ERP sistemi kurulsa bile sistemin düzgün çalışması için ilave sistemlere gereksinim duyulur.

23 15 ERP Ne Yapar? Ürün planlama Parça satm alma Stok yönetimi Tedarikçilerle bağlantı Müşteri servisi Siparişleri izleme Şirket mali işleri İnsan kaynakları konularında destek sağlar. ERP sistemleri, firmanın temel operasyonları dışında kalan, tedarikçi ve müşteri ilişkileri fonksiyonlarını da firmanın süreç yapısına entegre ederek, firmaların müşterilerin taleplerini elektronik ortamda yönetip, bu talepler doğrultusunda üretimini planlamayı, takip etmeyi, taleplerden doğan malzeme ihtiyaçlarını, stoklarını da göz önünde bulundurarak tedarikçilere elektronik ortamdan ulaşmanın yanısıra, tedarikçileri seçme, değerlendirme ve kontrol altında tutma olanaklarını da sağlar, 16- ERP Sistemi Nasıl Hayata Geçirilir? Big Bang - Bu yaklaşımda gereken ön hazırlıktan sonra sistem bir anda değiştirilir. Bu yaklaşımın riski herkesin bir anda yepyeni bir yazılım ve iş yapma biçimi ile karşı karşıya kalmasıdır. Firmanın çapı büyük veya hedeflenen entegrasyon çok geniş ise pek önerilmez. Kademeli Geçiş - Bu yaklaşım çok sayıda işletmeye sahip olan bir grubun tek bir biriminde veya sınırlı bir uygulama alanından başlamak olarak değerlendirilmelidir. Çok sayıda tesis veya işletmesi olan bir grup en istekli ve hazır bi-

24 rimle çalışmaya başlayabilir. Olabilecek herhangi bir aksilik merkez sistemi çok fazla etkilemeyeceği için fazla riski yoktur; ancak toplam geçiş süreci çok uzayabilir. Bu yöntemin diğer bir uygulanış şekli ise bir şirketin belirli bir noktasından başlamaktır. Bu yöntemde amaç yazılımı hızla devreye almaktır. Uygulama başladıktan sonra ise geliştirme ve iyileştirme devam edebilir. Bu yöntemin problemi ise resmin tamamı görülmeden çalışmaya başlamaktır. Yeni Sistem - Kurulu olan bilgisayar sistemi firmanın tüm alanlarını kapsamıyor veya zaten çok yetersiz ise "yeni sistem" yaklaşımı kolaylıkla uygulanabilir. Prensip olarak satın alınan yazılımın sınırları zorlanmadan uygulama başlar ve uzun bir süre devam eder. Firma uygulama tecrübesini artırdıkça uygulamasını detaylandırır. 17-ERP Nasıl Çalışır? Veri akışına yardımcı olur Kurum birimleri arasında veri alışverişini sağlar Tüm önemli süreçleri aynı yazılım ailesi öğeleri ile yönetir Modüller işlemci / sunucu mimaride çahşırlar PC'Ier veri kaynağı olarak hizmet veren güçlü bilgisayarlara bağlıdır Her modül özel veri-işleme fonksiyonlarını yerine getirir Coğrafî olarak farklı bölgelerde bulunan fabrika, tedarikçi firma ve dağıtım merkezlerinin eşgüdümlü olarak planlanması yüksek düzeyde bir bilgi entegrasyonu ve iletişimini gerektirmektedir. Hatta bu entegrasyonun yurt dışı bağlantılar nedeniyle küresel boyutlara taşınması gerekmektedir. Farklı birimler arasında yatay elektronik bilgi değişim hızının yüksekliği ERP 'nin temel taşlarından biridir.

25 Client / Server ( Müşteri / Hizmet Veren ) bilgi işlem teknolojisi, hiyerarşik, dağıtılmış ve ilişkisel veri tabanı, standart sorgulama dilleri, farklı ülkelerdeki tesisler veya bu ülkelerle olan ilişkiler nedeni ile çok dilli ( lisanlı) kullanım, 4. kuşak programlama dili kullanımı, açık sistem mimarisi, uygulama programlarıyla grafiksel bağlantı kurabilme, personel, bakım, kalite vb. çok sayıda uygulamayı kapsaması, raporlama esneklikleri, farklı üretim yapılarına ( stok için veya siparişe göre üretim ) uyum gösterebilme ERP yazılımlarında bulunması gereken diğer özelliklerdir. Küresel boyutta tasarımlanan veri tabanı tek bir noktadan kullanılabilmektedir. Bir fabrikada yaratılan teknolojik bilgiden diğer fabrikalar anında yaralanabilmektedir. Yine bir bölgedeki yeni tedarikçi firmanın özellikleri diğer bölgelerdeki fabrikalarca da bilinir hale gelmektedir. Tüm stoklar (özellikle yedek parça) merkezi olarak değerlendirildiğinden stok optimizasyonu daha etkin olarak gerçekleştirebilmektedir.erp 'de veriler, genellikle farklı yerlerdeki veri tabanlarına dağıtılmış durumdadır. Bu veri tabanları bir şebeke sistemi ile birbirlerine bağh olmak durumundadır. Kullanıcının görmek istediği veri / verilerin nerede olduğunu bilmesi gerekmemekte, sistem istenilen veri / verileri istenilen şekilde (formatta) kuuamcınm hizmetine sunmaktadır. Bu ilişki Client / Server ( müşteri/hizmet veren ) yapısı ile çok daha etkin bir hale getirilmektedir. Bu yapıda bir çift program aynı anda çalışmaktadır. Client tarafinda hizmet için istekte bulunulmakta. Server tarafinda ise bu isteklere cevap verilmektedir. Client / Server yapısı tasarım, mühendislik, atölye veri takibi, tezgah yükleme gibi uygulamalarda büyük hız ve esneklik sağlamaktadır. ERP yazılımlarında bu yapı kullanım etkinliği ve verimliliğini artırmaktadır. ERP, dağıtılmış veri tabanları, yani fiziksel olarak farklı yerlerde bulunan veri tabanları arasındaki entegrasyonu ile, kullanıcıya istediği veriyi istediği anda verebilecek şekilde kurulmakta, veri tabanları da tek bir işlem (transaction) ile güncelleştirilmektedir.

26 18- Kurumları ERP Kurmaya Yönelten Nedenler Nelerdir? İş süreçlerini iyileştirme beklentisi (stoklarda azalma gibi) Fonksiyonel iş süreçleri (birimler) arasmda koordinasyon sağlanması Operasyonel kararlarda iyileşme ve veriye kolay erişim sağlanması Bilgisayar Teknolojisi alt yapısını tek sistem altında toplayarak yönetimi kolaylaştırma İş sistemlerini basitleştirmek ve standartlaştırmak Eskimiş ve her biri bağımsız çalışan sistemleri yenileyip entegre etmek Tüm kurumlarda kullanımı kolaylaştıracak tutarlı mantık ve ortak arayüz beklentisi İşletme maliyetlerinde azalma beklentisi Arka planda yürütülen işlemlerin otomasyonu Stratejik kararlarda iyileşme beklentisi Coğrafî olarak birbirinden uzak birimler arası koordinasyonu sağlama Müşterilerle ve tedarikçilerle olan iletişimi güçlendirme İş süreçlerinde müşteri katkısının artırılması Etkin bir E-ticaret altyapısı kurmak (veya mevcut yapıyı iyileştirmek)

27 19-İşletmem ERP Yazılımına İhtiyaç Duyuyor mu? ERP yazılımları kurumsal çözüm sunan yazılımlardır. İşletmelerin tüm birimleri (insan kaynakları, üretim, planlama, satış sonrası servis, satış/dağıtım, malzeme yönetimi, muhasebe, finans, proje yönetimi, kalite güvencesi, yatırım yönetimi. ) ve tüm faaliyet kolları (telekomünikasyon, ilaç, kimya, paketli tüketim ürünleri, gıda, içecek, çimento, seramik, petrol ürünleri, gaz, metal, kağıt, elektronik, telekomünikasyon, savunma sanayii, beyaz eşya, otomotiv yan sanayii, inşaat, savunma organizasyonları, hastane, sağlık, havacılık tekstil, kablo, mağazacılık, medya) ERP sistemi içerisinde yönetilebümektedir. Hiçbir işletmenin ERP benim işime yaramaz demesi mümkün gözükmemektedir. Denge ihtiyaçlar ve maliyetler ile kurulacaktır. 20-ERP Küçük Ölçekli İşletmeler İçin Uygun mudur? ERP yazılımı sunan firmalar için yakın zamana kadar en karlı pazar büyük ölçekli işletmelerdi. Pazarın bu segmentinin belli bir doygunluğa ulaşması ve rekabetin artması sonucu ERP üreticisi firmalar kendilerini kısıtlayan bu eğilimden kurtulma kararı aldılar. Küçük ölçekli firmaların ERP sistemlerinde en zorlandıkları konu olan maliyet, yani yürütme (implementasyon) ve işletim maliyeti üzerine eğilmeye başladılar. ERP yazılımları başarıyla uygulanabilirse, orta vadede, maliyetleri direkt olarak düşürmektedir. Bu yazılımların sağladığı diğer faydalara bakıldığında ise, direkt olarak olmasa da maliyeti düşüren birçok özellik olduğu görülmektedir.