İç Kontrol Eylem Planı Fiziki Sosyal Kültürel

Transkript

1 Fiziki Sosyal Kültürel

2

3 BAŞKANIN SUNUŞU Ayvalık Belediyesi Dünyada mali yönetim sistemine ilişkin yaşanan deneyimlerin ve reformların öğretisinde iç kontrol; kamu kaynaklarının amaçların belirlenmiş politikalarına ve mevzuata uygun olarak kullanılması, faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesi, varlık ve kaynakların korunması, mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesi, usulsüzlük ve yolsuzlukların önlenmesi konularında yeterli ve makul güvence sağlayan bir yönetim aracı olarak görülmektedir. Yönetimin hizmet üretme etkinliğini artırmaya ve riskleri azaltmaya yönelik olarak kurgulanan iç kontrol sistemi kurumsal bir yapı içinde birbiriyle bağlantılı beş bileşenden meydana gelir: - Kontrol ortamı - Risk değerlendirme - Kontrol faaliyetleri - Bilgi ve iletişim - İzleme Ülkemizde iç kontrolün sistematik bir şekilde mali yönetim sistemimize girmesi 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile gerçekleşmiştir sayılı kanunun 55 inci maddesinde iç kontrol; Belediyemiz tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünü olarak tanımlanmıştır. Bu eylem planına tüm harcama birimleri eylemleri öngörülen zamanda tamamlamaları büyük önem taşımaktadır. Harcama birimlerimiz bu eylemleri en güzel bir şekilde gerçekleştireceğine inancımız tamdır. İç Kontrol Standartlarına uyum sağlamak üzere hazırlanan Ayvalık Belediye Başkanlığı nın hazırlanmasına katkısı olan tüm personelimizi kutlarım. Rahmi GENÇER Ayvalık Belediye Başkanı

4 İÇİNDEKİLER SAYFA BAŞKANIN SUNUŞU 1 İÇ KONTROL STANDARTARI VE EYLEMLER 2 EKLER 49 KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI UYUM EYLEM PLAN REHBERİ 51

5 Ayvalık Belediyesi Yönetim Süreci İç kontrol, kamu idarelerine tahsis edilen kaynakların stratejik plan ve performans programlarıyla belirlenen amaç ve hedefler doğrultusunda, mevzuata uygun, etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması, varlık ve kaynakların korunması, yolsuzluk ve usulsüzlüklerin önlenmesi, zamanında, doğru ve güvenilir bilgi üretilmesi konularında yeterli güvence sağlayan bir yönetim aracı olarak yukarıda tanımlanmıştı. Bu açıdan bakıldığında, iç kontrol sisteminin oluşturulması çalışmaları, mevzuatın beklentilerinin karşılanmasından çok daha fazla anlam ifade etmekte, idarenin faaliyetlerine değer katan yönetim araçlarının geliştirilmesi fırsatı olarak değerlendirilmektedir.

6 Nitekim Ayvalık Belediyesi yönetimi, bu yaklaşımdan hareketle, iç kontrole yönelik politika önceliğini dönemini kapsayan kurumsal stratejik planında ortaya koymuştur. Planın kurumsal kapasitenin güçlendirilmesine yönelik stratejik amacın hedefleri arasında iç kontrol sisteminin kurulması da yer almaktadır. Ayvalık Belediyesi İç kontrol uyum eylem planında 18 standart ve 79 genel şart bulunmaktadır. Belirlenen standart ve genel şartlar karşısında Belediyemizin mevcut durumu değerlendirilmiştir. Bu kapsamda yapılan oluşturulan çalışma grubu Belediyemizin mevcut durumunu analiz etmiş, olmayan veya eksik olan hususlar değerlendirilerek alınması gereken tedbirlere yönelik olarak eylemler bunların tamamlanma süreleri değerlendirilerek Planına işlenmiştir. İç kontrol eylem planına ilişkin standart ve genel şartlara yönelik olarak öngörülen eylemler devam eden bölümdeki tablolarda gösterilmiştir.

7 İÇ KONTROL BİLEŞENLERİ KONTROL ORTAMI RİSK DEĞERLENDİRME KONTROL FAALİYETLERİ BİLGİ VE İLETİŞİM STANDART KODU STANDART ADI GENEL ŞART SAYISI BELİRLENEN EYLEM SAYISI 1 Etik değerler ve dürüstlük Misyon, organizasyon yapısı ve görevler Personelin yeterliliği ve performansı Yetki devri Planlama ve programlama Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi Kontrol stratejileri ve yöntemleri Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi Görevler ayrılığı Hiyerarşik kontroller Faaliyetlerin sürekliliği Bilgi sistemleri kontrolleri Bilgi ve iletişim Raporlama Kayıt ve dosyalama sistemi Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi 3 2 İZLEME 17 İç kontrolün değerlendirilmesi 5 1 İÇ DENETİM 18 İç Denetim 2 1 İÇ KONTROL BİLEŞENLERİ İÇİNDEKİ % ORANI TOPLAM ,4844 0,0937 0,1719 0,2188 0,0312

8 1. KONTROL ORTAMI

9 KOS1. Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 1.1. İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. Mevcut Durum: İdaremizde İç Kontrol Sistemi oluşturma çalışmaları başlamış olup, eylem planı kapsamında çalışmalara devam edilecektir. Sayısı Sorumlu İşbirliği Yapılacak Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi KOS İç kontrol eylem planı tüm birimlerimize duyuralacak ve internet sayfamızda yayınlanacaktır. Mali Hizmetler Destek Hizmetleri Bilgilendirme yazışmaları, Duyuru dokümanları Sürekli 2 KOS İç kontrol sistemi ve işleyişi ile iç kontrolle ilgili her türlü düzenleyici işlemler hakkında birim yöneticileri ve diğer personele bilgilendirme faaliyetleri (toplantı, eğitim, seminer, el kitabı, idarenin web sayfasında bilgilendirme vs.) yapılacaktır. Mali Hizmetler İnsan Kaynakları ve Eğitim Toplantı ve Eğitim onayı ve yazışmaları, El Kitabı, Bilgilendirme yazışmaları Yılda en az 1 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 1.2. İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. Mevcut Durum: İdaremiz yöneticileri mevzuat ve genel teamüller çerçevesinde iç kontrol sisteminin uygulayıcısı durumunda olup, personelini mevcut duruma göre yönlendirmektedir. Sayısı Sorumlu İşbirliği Yapılacak Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi

10 2 KOS KOS İdaremiz yöneticilerinin iç kontrol sistemi ve işleyişini benimseyerek tüm personele örnek olabilmelerini sağlamak amacıyla birim yöneticilerine yönelik bilgilendirme toplantıları, kurum içi ve dışı eğitim faaliyeti ile seminerler dü l kti İç Kontrol Sisteminin personelce bilinmesi ve benimsenmesi için toplantı, eğitim ve seminerler düzenlenecektir. Mali Hizmetler Mali Hizmetler İnsan Kaynakları ve Eğitim İnsan Kaynakları ve Eğitim Toplantı yazışmaları, Eğitim Faaliyeti ve Seminer onayı ile diğer dokümanları Toplantı, Eğitim, Seminer yazışmaları, onay ve diğer dokümanları Yılda en az 1 Yılda en az 1

11 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 1.3. Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Mevcut Durum: İdaremizde İç Kontrol Sistemi oluşturma çalışmaları başlamış olup, eylem planı kapsamında çalışmalara devam edilecektir. Ayvalık Belediyesi Sayısı Sorumlu İşbirliği Yapılacak Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi KOS Etik kuralları içeren sözleşme (Etik Sözleşmesi) mevcut personele imza karşılığı duyurulmuş olup, göreve yeni başlayan personele de göreve başlamasını müteakiben imza karşılığı duyurulacaktır. İnsan Kaynakları ve Eğitim Tüm ler Etik Sözleşmesi İşe başladığında mevzuat değiştiğinde 3 KOS İdaremizde etik kültürünü yerleştirmek, geliştirmek, yönlendirmek ve değerlendirmelerde bulunmak amacıyla Etik Komisyonu oluşturulacak ve Komisyonca Etik İlkeleri Yönergesi hazırlanarak tüm personele duyurulacaktır. Etik Komisyonu İnsan Kaynakları ve Eğitim Yönerge Yılda en az 1 KOS Etik kurallar hizmet içi eğitim programlarına dahil edilecek, etik kuralların tüm personel tarafından bilinmesi ve idarede yerleşmesini sağlamak için eğitim faaliyetleri düzenlenecektir. İnsan Kaynakları ve Eğitim Etik Komisyonu Eğitim faaliyetine ilişkin yazışma, onay ve diğer dokümanlar Yılda en az 1 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 1.4. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Mevcut Durum: İdaremiz faaliyetlerini dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik çerçevesinde yerine getirmektedir. İdaremiz faaliyet raporu, stratejik planı ve performans programı hazırlandıktan sonra web sayfamızda yayınlanmaktadır. Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 1.5. İdare personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. Mevcut Durum: Tüm personele ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmaktadır. Yapılan şikayetler ve müracaatlar değerlendirilerek çözüm yolları üretilmektedir.

12 Sayısı 1 KOS İdaremiz internet sayfasında anket formu oluşturularak veya bire bir görüşmelerde yazılı anket formu doldurulmak suretiyle hizmet verilenlerin görüş ve önerileri tespit edilecek, elde edilen verilere göre gerekli iş ve işlemler gerçekleştirilecektir. Sorumlu Mali Hizmetler İşbirliği Yapılacak Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi Destek Hizmetleri Anket Formu Her yıl

13

14 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 1.6. İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Mevcut Durum: İdaremiz faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olması için gereken özen gösterilmektedir. Sayısı Sorumlu İşbirliği Yapılacak Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi KOS İdaremiz birimleri, faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilirliğinin sağlanması için bu bilgi ve belgeleri sürekli olarak güncelleyeceklerdir. Tüm ler Mali Hizmetler Bilgi ve belge güncellemeye ilişkin tutanak ve dokümanlar Her yıl 2 KOS İdaremiz birimleri, faaliyetlerine ilişkin yıl sonu denetimlerinde görülen eksiklikleri ve hataları değerlendirerek gerekli önlemleri alacaklardır. Mali Hizmetler Destek Hizmetleri Bilgi güncellemeye ilişkin yazışma ve diğer dokümanlar Sürekli 1010

15 11 Ayvalık Belediyesi KOS2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 2.1. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Mevcut Durum :İdaremiz misyonu stratejik planlama sürecinde yazılı olarak belirlenmemiş olup internet sayfasında yayınlanmaktadır. Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 2.2. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. Mevcut Durum: İdaremiz birimleri ve alt birimlerce yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmış ve tüm personele duyurulmuştur. Bu bilgiler sürekli bir şekilde kontrol edilmekte, değişiklik olması halinde güncellemeler yapılmakta ve son durum personele tekrar duyurulmaktadır. Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 2.3. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. Mevcut Durum: İdaremiz birimlerinde görev yapan tüm personelin görev dağılım çizelgeleri oluşturulmuş ve tüm personele imza karşılığı duyurulmuştur. Personelin görev değişikliği durumunda çizelgeler güncellenmektedir. Göreve yeni başlayan personelin de görev dağılım çizelgeleri düzenlenerek imza karşılığı duyurulmaktadır Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 2.4. İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. Mevcut Durum: İdaremiz birimlerine ait teşkilat şeması mevcut olup buna bağlı olarak da fonksiyonel görev dağılımı belirlenmiştir. Teşkilat yapısında ve görev dağılımlarında değişiklik olması durumunda gerekli güncellemeler yapılmaktadır. Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 2.5. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. Mevcut Durum: İdaremiz ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı kanun ve ilgili mevzuatta belirlendiği gibi hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekildedir.

16 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 2.6. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Mevcut Durum: İdaremizde bu genel şarta ilişkin çalışmalara henüz başlanmamıştır Sayısı Sorumlu İşbirliği Yapılacak Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi 2 KOS KOS yöneticileri birimlerine ilişkin hassas görevleri belirleyip buna ilişkin envanter çıkaracaktır. lerce hazırlanan hassas görev envanterleri Mali Hizmetler ne gönderilecek, Mali Hizmetler nce bu envanterler konsolide edilip, İdaremizin Hassas Görevler Envanteri çıkarılarak bunlara ilişkin prosedürler belirlenecek ve personele duyurulacaktır. Tüm ler Mali Hizmetler Mali Hizmetler Tüm ler Hassas Görevler Envanteri İdare Hassas Görevler Envanteri, Hassas Görev Prosedürleri ve bunların Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 2.7. Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Değiştikçe Değiştikçe Mevcut Durum: İdaremizde söz konusu mekanizmaların oluşturulmasına ilişkin çalışmalar devam etmektedir. İdaremizde yazışmalar ve evrak takibi otomasyon sistemi üzerinden yapıldığından sistem üzerinden yapılan işlem havalelerinin sonucu izlenebilmektedir. Sayısı Sorumlu İşbirliği Yapılacak Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi 1010

17 11 Ayvalık Belediyesi 1 KOS İdaremizde iç kontrol sisteminin eylem planında öngörüldüğü üzere kurulma sürecinde yöneticiler tarafından sürecin izlenmesi, denetlenmesi, kontrol edilebilmesi, karar alma süreçlerine katkı sağlanması ve etkin bir raporlama yapılabilmesi için bir elektronik bilgi yönetim sistemi oluşturulacaktır. Destek Hizmetleri Mali Hizmetler Bilgisayar Yazılımı Sürekli

18 KOS3. Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 3.1. İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. Mevcut Durum: İdaremizde insan kaynakları yönetimi idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik yapılmaktadır. Personel ihtiyacının tespiti, işe alınması, birimlere dengeli dağılımı ve yetiştirilmesi konusunda gereken hassasiyet gösterilmektedir. İnsan kaynakları yönetiminin bu genel şartı sağlayabilmesi için tüm tedbirler alınmaktadır. Sayısı Sorumlu İşbirliği Yapılacak Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi 1 KOS Personelimizin idarenin amaç ve hedeflerini, misyon ve vizyonunu bilerek bu doğrultuda çalışmalarını sağlamak için gerekli bilgilendirme ve hizmet içi eğitimler yapılacaktır. İnsan Kaynakları ve Eğitim Mali Hizmetler Bilgilendirmeye ilişkin yazışmalar, Hizmet içi eğitim onay ve yazışmaları Sürekli Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 3.2. İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Mevcut Durum: İdaremiz yöneticileri görevleri ile ilgili gerekli bilgi, deneyim ve yeteneğe sahiptir. Görevlerine ilişkin mevzuat ve prosedür değişikliklerini sürekli bir şekilde takip etmektedirler. İdaremizde, görevlendirme ve personel seçiminde mezuniyet alanı, bilgi ve deneyimler ön planda tutulmaktadır. Sayısı Sorumlu İşbirliği Yapılacak Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi 1010

19 11 2 KOS KOS İdaremiz personelinin performanslarını iyileştirmek, hizmet sürecinde etkin ve etkili kılmak, mesleki yeterlilik ve donanımını arttırmak, yeni politika ve prosedürler hakkında bilgi sahibi olmalarını sağlamak amacıyla belirli bir program dahilinde hizmet içi eğitimler verilecektir. İdaremiz yönetici ve personelinin görev alanlarıyla ilgili ihtiyaç duyulan zamanlarda (mevzuat değişiklikleri, yeni uygulamalar, naklen ve açıktan atama yoluyla personel alımları gibi) bütçe imkanlarımız ölçüsünde çeşitli kurum ve kuruluşlarca düzenlenen seminer ve eğitim programlarına katılımı sağlanacaktır. İnsan Kaynakları ve Eğitim İnsan Kaynakları ve Eğitim Tüm ler Mali Hizmetler Ayvalık Belediyesi Hizmet içi eğitim programı ve buna ilişkin onay ve yazışmalar Seminer ve Eğitim onayı ve yazışmaları Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 3.3. Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Mevcut Durum: İdaremiz personelinin birimlerde görevlendirilmelerinde mezuniyet alanları ve deneyimleri ön planda tutulmaktadır. Bu genel şarta ilişkin idaremizde makul güvence sağlanmasına yönelik çalışmalar devam etmektedir. Sayısı 1 KOS İdaremizde iş analizleri yapılarak işin niteliğine uygun personelin görevlendirilmesi sağlanacaktır. Sorumlu MaliHizmetler İşbirliği Yapılacak İnsan Kaynakları Ve Eğitim İş Analizi Sürekli Sürekli Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 3.4. Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. Mevcut Durum: İdaremizde personelin işe alınması, görevinde ilerlemesi ve yükselmesinde Mahalli İdareler Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği ve diğer ilgili mevzuatta öngörüldüğü şekilde personelin bireysel performansı da göz önünde bulundurularak iş ve işlemler Sürekli

20 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 3.5. Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Mevcut Durum: İnsan Kaynakları her yıl idaremiz birimlerinin ihtiyacı ve talepleri doğrultusunda eğitim programları düzenlemektedir. Sayısı KOS Tüm birimler her yıl her görev için ihtiyaç duydukları eğitim konularını tespit edip İnsan Kaynakları ve Eğitim ne bildireceklerdir. İnsan Kaynakları ve Eğitim bu doğrultuda ilgili birimlerle koordineli bir şekilde yıllık eğitim programı hazırlayacaktır. Sorumlu İnsan Kaynakları ve Eğitim İşbirliği Yapılacak Tüm ler Yıllık Eğitim Programı Sürekli Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi 3 KOS Eğitim programı kapsamında eğitim ihtiyacının tedariki öncelikle kurum içerisinde ilgili alanda uzmanlaşmış kişi ya da birimlerden, kurum içinden tedariki mümkün olmaz ise kurum dışından alanında uzman kurum, kuruluş veya kişilerden sağlanacaktır. İnsan Kaynakları ve Eğitim Tüm ler Eğitim onay ve yazışmaları Eğitim programında öngörülen sürelerde 1010 KOS Eğitim programında öngörülmediği halde idaremiz birimlerini ilgilendiren hususlarda mevzuat değişiklikleri olması ve yeni uygulamalar getirilmesi durumunda ilgili yönetici ve personelimizin konuya kısa sürede adapte olmalarını sağlamak amacıyla bütçe imkanları ölçüsünde alanında uzman kurum ve kuruluşların düzenlediği eğitim ve seminerlere katılım sağlanacaktır. İnsan Kaynakları ve Eğitim Tüm ler Eğitim ve Seminer onay ve yazışmaları İhtiyaç duyulan sürelerde Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 3.6. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir.

21 11 Ayvalık Belediyesi Mevcut Durum: İdaremizde yöneticilerin, personelin yeterliliği ve performansının değerlendirilmesine ilişkin kriterler veya göstergelerin belirlenmesi ve sistematik bir şekilde uygulanabilmesine yönelik çalışmalar devam etmektedir. Sayısı Sorumlu İşbirliği Yapılacak Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi 1 İdaremizde performans değerlendirme kriterleri ve performansın ölçülemediği durumlarda, ölçülebilir anlamlı performans göstergeleri KOS belirlenecek ve personele duyurulacaktır. Bu kriterler veya göstergelere göre personelin yeterliliği ve performansı ilgili yönetici tarafından en az yılda bir kez değerlendirilecek ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülecektir. İnsan Kaynakları ve Eğitim Tüm ler Performans Değerlendirme Kriterleri veya Performans Göstergeleri Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 3.7. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. Her yıl Sayısı 2 KOS lerce periyodik olarak yapılan performans değerlendirmeleri gözden geçirilerek yetersiz bulunan personelin performansının arttırılması için çözümler üretilecek, gerekiyorsa ilgili personelin çeşitli eğitim programlarına katılmaları, eksik olduğu alanlar ile ilgili görüşmeler yapılması veya tecrübeli bir personelin refakatinde görevlendirilmeleri sağlanacaktır. Sorumlu Tüm ler İşbirliği Yapılacak İnsan Kaynakları ve Eğitim Değerlendirme dokümanları, Eğitim onay ve yazışmaları, Görevlendirme onayı Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi Her yıl

22 KOS lerce periyodik olarak yapılan performans değerlendirmeleri sonucunda yüksek performans gösterdiği tespit edilen personel için ödül/motivasyon mekanizmaları (yönetici tarafından tüm çalışanlar huzurunda takdir edilme, maaşla ödüllendirme, ikramiye, başarı belgesi, yurt içi ve yurt dışı kariyer geliştirme fırsatlarından yararlandırma vb.) geliştirilecek ve bu kriterler tüm personele duyurulacaktır. Tüm ler İnsan Kaynakları ve Eğitim Değerlendirme dokümanları, Ödül/Motivasyon Mekanizmaları, Duyuru yazışmaları Her yıl Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 3.8. Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. Mevcut Durum: Bu genel şarta ilişkin genel hususlar Devlet Memurları Kanunu ve ilgili mevzuatla belirlenmiş olup, idaremize özel bir personel mevzuatı henüz oluşturulmamıştır. Sayısı Sorumlu İşbirliği Yapılacak Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi KOS İdaremiz insan kaynakları yönetimine ilişkin politika ve prosedürler belirlenerek bir personel mevzuatı (yönetmelik, yönerge, genelge ve diğer dokümanlar) oluşturulacak, oluşturulan mevzuat personele duyurulacaktır. İnsan Kaynakları ve Eğitim Tüm ler Personel Mevzuatı, Duyuru yazışmaları Sürekli 3 KOS Oluşturulan personel mevzuatının değişen genel mevzuata uyumunu sağlamak veya ortaya çıkmış ihtiyaçları karşılamak amacıyla mevzuat yılda en az bir kez gözden geçirilecek, gerek duyulması halinde güncellemeler yapılacaktır. Mevzuatta güncelleme yapılması durumunda idare personeli bilgilendirilecektir. İnsan Kaynakları ve Eğitim Mevzuat güncellemesine ilişkin dokümanlar Her yıl belirlenen sürede KOS Personel yönetimine ilişkin genel düzenlemeler hakkında (personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi) önemli hususlar personele iletişim araçlarıyla duyurulacaktır. İnsan Kaynakları ve Eğitim Destek Hizmetleri Duyuru yazışmaları ve ilgili dokümanlar Sürekli 1010

23 11 Ayvalık Belediyesi KOS4. Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 4.1. İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Mevcut Durum: İdaremizde yürütülen iş ve işlemlere ilişkin iş akış süreçleri mevcut olup, iş akış süreçlerinde imza ve onay mercileri belirlenmiş ve personele duyurulmuştur. Süreçler her yıl gözden geçirilerek gerektiğinde güncelleme yapılmakta ve personel yeniden bilgilendirilmektedir. Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 4.2. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Mevcut Durum: İdaremizde İmza Yetkileri Yönergesi hazırlanmış olup, Yönergede yetki devrine ilişkin hususlar belirlenmiş ve ilgililere bildirilmiştir. İdaremizde yetki devirleri Yönergede belirtilen esaslar çerçevesinde yapılmaktadır. Sayısı 1 KOS İdaremiz İmza Yetkileri Yönergesinde iç kontrol standartları kapsamında yetki devirlerine ilişkin hususlar gözden geçirilecek ve gerekli güncellemeler yapılacaktır. Güncelleme sonrası ilgililer bilgilendirilecektır. Sorumlu İnsan Kaynakları ve Eğitim İşbirliği Yapılacak Mali Hizmetler Yönerge Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi Sürekli Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 4.3. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Mevcut Durum: İdaremiz uygulamalarında yetki devrinin, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmasına riayet edilmektedir.

24 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 4.4. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Mevcut Durum: İdaremizde yetki devredilen personelin görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmasına dikkat edilmektedir. Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 4.5. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. Mevcut Durum: İdaremizde yetki devredilen personel tarafından yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene sözlü olarak bilgi verilmektedir. Yetki devreden tarafından bu bilgi belli dönemlerde talep edilmektedir. 1010

25 11 Ayvalık Belediyesi 2. RİSK DEĞERLENDİRME

26 RDS 5. Planlama ve Programlama:İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: RDS 5.1. İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. Mevcut Durum: İdaremiz Stratejik Planı katılımcı yöntemlerle hazırlanmış olup internet sayfamızda yayınlanmaktadır. Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: RDS 5.2. İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. Mevcut Durum: İdaremiz Yıllık Performans Programı mevzuatta öngörüldüğü şekilde ve stratejik plana uygun olarak hazırlanmakta daha sonra internet sayfamızda yayınlanmaktadır. Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: RDS 5.3. İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. Mevcut Durum: İdare bütçemiz stratejik plandaki amaç ve hedeflerin gerçekleştirilmesi için performans programında gösterilen kaynak ihtiyacına göre Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: RDS 5.4. Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır Mevcut Durum: İdaremiz birimlerince mevzuatta öngörüldüğü şekil ve sürelerde Faaliyet Raporları hazırlanarak Üst Yöneticiye sunulmakta ve Üst Yönetici tarafından birim faaliyet raporları esas alınarak stratejik planın yıllık uygulamasını gösteren performans programının uygulama sonuçlarına ilişkin olarak İdare Faaliyet Raporu hazırlanmakta ve kamuoyuna duyurulmaktadır. 1010

27 11 Ayvalık Belediyesi Sayısı RDS İdaremiz yöneticilerinin ve personelin stratejik plan ve performans programını bilmesi ve faaliyetlerini bu doğrultuda gerçekleştirmelerine yönelik Mali Hizmetler koordinasyonunda bilgilendirme toplantıları gerçekleştirilecektir. Sorumlu Mali Hizmetler İşbirliği Yapılacak Destek Hizmetleri Bilgilendirme toplantısı yazışmaları ve diğer ilgili dokümanlar Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi Her yıl 2 RDS İdaremiz faaliyetlerinin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programlarına uygunluğunu değerlendirmeye yönelik üçer aylık dönemler halinde Mali Hizmetler koordinasyonunda ilgili yönetici ve personele yönelik değerlendirme toplantıları düzenlenecektir. Mali Hizmetler Tüm ler Değerlendirme toplantısı yazışmalarıve diğer ilgili dokümanlar Yıl içinde üçer aylık dönemler halinde Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: RDS 5.5. Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. Mevcut Durum: İdaremizde bu genel şartın sağlanmasına ilişkin çalışmalar devam etmektedir. Sayısı Sorumlu İşbirliği Yapılacak Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi 1 RDS Tüm birim yöneticileri stratejik plan ve performans programında yer alan görev alanlarıyla ilgili kısa ve orta vadeli kurum hedeflerine uygun şekilde spesifik hedefler belirleyerek yazılı doküman haline getirecek ve personele duyuracaklardır. Tüm ler Mali Hizmetler hedeflerine ilişkin yazılı doküman Her yıl

28 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: RDS 5.6. İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Mevcut Durum: İdare ve birimlerimizin hedefleri stratejik plan ve performans programında spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olarak belirlenmiştir. RDS 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: RDS 6.1. İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. Mevcut Durum: İdaremizde bu genel şartın sağlanmasına ilişkin çalışmalar devam etmektedir. Sayısı Sorumlu İşbirliği Yapılacak Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi 1 RDS İdaremizin stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflerine yönelik risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi amacıyla tüm birimlerden yetkin ve gerekli sayıda personelden oluşan Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu oluşturulacaktır. Komisyonca idaremizin amaç ve hedeflerine ilişkin riskler belirlenerek Kurumsal Risk Envanteri çıkarılacak ve belirlenen riskler her yıl sistematik bir şekilde gözden geçirildikten sonra gerekli güncellemeler yapılacaktır. Mali Hizmetler Tüm ler Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu belirlenmesine ilişkin yazışma ve dokümanlar, Kurumsal Risk Envanteri. Yıllık, 5 yıllık Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: RDS 6.2. Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. Mevcut Durum: İdaremizde bu genel şarta ilişkin çalışmalara henüz başlanmamıştır. 1010

29 11 Ayvalık Belediyesi Sayısı 2 RDS Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonunca çıkarılan risk envanteri ve İç Denetim birimince hazırlanan inceleme ve denetleme raporları çerçevesinde yılda en az bir kez olmak üzere periyodik olarak risk analiz çalışmaları yürütülecek ve buna ilişkin rapor düzenlenecektir. Sorumlu Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu İşbirliği Yapılacak Mali Hizmetler Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: RDS 6.3. Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. Mevcut Durum: İdaremizde bu genel şarta ilişkin çalışmalara henüz başlanmamıştır. Risk Analiz Raporu Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi Her yıl Belirlenen Sürede Sayısı Sorumlu İşbirliği Yapılacak Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi 1 RDS Yapılan risk analiz çalışmaları sonucunda tespit edilen risklere karşı alınacak önlemler belirlenecek, riskleri giderici ve önleyici işlemlerle ilgili eylem planının oluşturulması sağlanacak, risk değerlendirmesinde, hangi risk alanlarına ilişkin önlemler geliştirilmesi ve hangi risk alanlarının daha öncelikli olduğu konusunda yönetim bilgilendirilecektir. Riskler, değerlendirmesi sırasında yüksek, orta ve düşük düzey riskler olarak sınıflandırılacaktır. Bu şekilde bir sınıflandırma ile yönetime öncelikler ve önlem alınması gereken riskler konusunda alınacak kararlarda yardımcı olunacaktır. Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu Tüm ler Risk Planı, Bilgilendirme yazışmaları ve ilgili dokümanlar Her yıl Belirlenen Sürede

30 3.KONTROL FAALİYETLERİ

31 KFS 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KFS 7.1. Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Mevcut Durum: İdaremizde bu genel şarta ilişkin çalışmalara henüz başlanmamıştır. Sayısı Sorumlu İşbirliği Yapılacak Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi KFS Her harcama birimi tarafından iş süreçleri çıkarılacak ve çıkarılan süreçlere ilişkin riskler tespit edilecektir. Tüm ler Mali Hizmetler İş süreçleri Her yıl 3 KFS Süreç ve risklerin izlenmesi, karşılaştırılması, analizi ve raporlanması için her birimde çalışma ekibi oluşturulacaktır. Çalışma ekiplerince iş süreçlerine ilişkin belirlenmiş olan risklerin ortadan kaldırılmasına yönelik uygun kontrol strateji ve yöntemleri geliştirilecektir. Tüm ler Mali Hizmetler Çalışma ekipleri görevlendirme onayları, Kontrol Strateji ve Yöntemleri Her yıl

32 KFS ler bazında çalışma ekipleri tarafından gerçekleştirilen çalışmalar ve çalışmalar sonucunda oluşturulan raporlar, üst yönetici ve birim yöneticilerinin yapacağı toplantı ile idare açısından değerlendirilerek son hali verilecek ve uygulamaya konulacaktır. Mali Hizmetler Tüm ler Rapor, Toplantı yazışmaları Her yıl Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KFS 7.2. Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. Mevcut Durum: İdaremizde bu genel şartın sağlanmasına ilişkin çalışmalar devam etmektedir. Sayısı Sorumlu İşbirliği Yapılacak Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi 1 KFS İdaremiz birimlerinin iş ve işlemlerine ilişkin işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrollerin kapsamı, nasıl ve ne şekilde yapılacağı tespit edilerek buna ilişkin Kontrol Prosedürleri belirlenecektir. Tüm ler Mali Hizmetler Kontrol Prosedürleri Her yıl

33 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KFS 7.3. Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. Mevcut Durum: İdaremiz varlıklarının dönemsel kontrolü ve güvenliğinin sağlanması işlemleri mevzuat çerçevesinde yürütülmektedir. Kontrol ve güvenliğin sağlanması amacıyla gerekli bilgisayar yazılımları kullanılmakta, periyodik aralıklarla birim yöneticileri veya görevlendirdiği personel tarafından kayıtlardaki durumla fiili durumun karşılaştırılması için kontroller yapılmaktadır. Taşınır ve taşınmazların envanteri ve dönemsel raporları mevzuat çerçevesinde düzenlenerek ilgili kurum ve kuruluşlara gönderilmektedir. Sayısı Sorumlu İşbirliği Yapılacak Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi 3 KFS İdaremizde varlıkların korunması ve güvenliği için fiziksel kontrol ortamı oluşturulacaktır. Böylelikle nakit, menkul kıymet ve taşınır mallar gibi kaybolma riski olan veya yetkisiz kullanıma açık varlıkların güvenliği sağlanacaktır. Bu tür varlıklar belirlenen periyotlar içerisinde düzenli olarak sayılacak ve kayıtlarla karşılaştırılacaktır. Destek Hizmetleri Mali Hizmetler Kontrol ve Sayım Tutanakları Yılda 2 kere Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KFS 7.4. Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. Mevcut Durum: İdaremizde kontrol yöntemleri henüz belirlenmediğinden fayda maliyet analizine ilişkin bir çalışma da yapılmamıştır. Sayısı Sorumlu İşbirliği Yapılacak Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi 2 KFS Kontrol yöntemleri belirlenirken fayda maliyet analizleri yapılarak etkin, verimli ve ekonomik olacak şekilde uygulanması sağlanacaktır. Tüm ler Mali Hizmetler Fayda Maliyet Analizleri Sürekli

34 KFS Kontrollerde riskli alanlar seçilecek, her bir süreç için kontrol yapılmayacak, beklenen faydayı optimize etmek için gerektiğinde revize çalışmaları yapılacaktır. Tüm ler Mali Hizmetler Ayvalık Belediyesi Çalışmalara ilişkin yazışma ve dökümanlar Sürekli KFS 8. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KFS 8.1. İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. Mevcut Durum: Uygulamada İdaremiz faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlenmektedir. Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KFS 8.2. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. Mevcut Durum: İdaremiz birimleri tarafından belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanlar faaliyet veya mali karar ve işlemin başlangıcından sonuçlandırılmasına kadar olan bütün aşamaları kapsayacak şekilde ayrıntılı olarak düzenlenmektedir. Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KFS 8.3. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır.

35 Mevcut Durum: Belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanlar güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir şekildedir. Prosedürlere ilişkin mevzuatta meydana gelen değişiklikler ilgili birimler tarafından en kısa sürede güncellenerek tüm birimlere duyurulmaktadır.

36 KFS 9. Görevler ayrılığı:hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KFS 9.1. Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. Mevcut Durum: İdaremizde mali karar ve işlemler ile kontroller 5018 sayılı Kanun çerçevesinde farklı kişiler tarafından görevler ayrılığı ilkesi doğrultusunda yapılmaktadır. Sayısı Sorumlu İşbirliği Yapılacak Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi 2 KFS lerce, yürürlükteki mevzuat çerçevesinde her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevlerinin iş akış şemaları doğrultusunda farklı kişiler tarafından yapılması sağlanacaktır. Tüm ler Mali Hizmetler İş Akış Şemaları Sürekli

37 KFS Yetkisiz giriş ve kayıp risklerini önlemek için kayıtlara ve kaynaklara giriş, yetkili personel ile sınırlandırılacaktır. Tüm ler Destek Hizmetleri Yetkilendirme onayı Sürekli Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KFS 9.2. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. Mevcut Durum: İdaremizde imkanlar ölçüsünde bu genel şarta ilişkin gerekli tedbirler alınmaktadır. Sayısı KFS Faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için farklı personel belirlenmesinin mümkün olmaması durumunda karşılaşılacak risklerin azaltılmasına yönelik olarak birim amirleri tarafından gerekli önlemler alınacaktır. Sorumlu Tüm ler İşbirliği Yapılacak İnsan Kaynakları ve Eğitim Alınan önlemlere ilişkin yazılı döküman Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi Sürekli 3 KFS İşlemlerde hata riskinin artmaması, işlemlere müdahalenin engellenmesi, gizliliğe riayet edilmesi ile israf ve kaybın gerçekleşmemesi için her bir çalışanın birimin faaliyetlerinin tüm aşamalarını kontrol etmesi engellenecektir. Tüm ler İnsan Kaynakları ve Eğitim Yetkilendirme onayı Sürekli KFS Bir personelin işlemin tüm aşamalarıyla iştigal etmesinin engellenmesi için, birimler arası rotasyon uygulaması geliştirilecektir. Tüm ler İnsan Kaynakları ve Eğitim Personel rotasyonu onay ve yazışmaları Sürekli

38 KFS 10. Hiyerarşik kontroller:yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KFS Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. Mevcut Durum: İdaremizde, mevcut mevzuatın öngördüğü kontroller yapılmakla birlikte eksiklikler bulunmaktadır. Sayısı Sorumlu İşbirliği Yapılacak Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi 2 KFS KFS lerdeki iş ve işlemlerin iş akış şeması ve prosedürlerine uygun olarak yerine getirilip getirilmediği yöneticilerce sürekli olarak izlenerek, otokontrol sağlanacaktır. Gerektiğinde riskli alanlarda yöneticiler veya görevlendirdiği kişilerce kontroller yapılacaktır Tüm ler Tüm ler Mali Hizmetler Mali Hizmetler İzleme sürecine ilişkin dokümanlar, Kontrol raporları Sürekli Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KFS Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir.

39 Mevcut Durum: İdaremiz yöneticilerince personelin iş ve işlemlerinin izlenmesi ve onaylanması, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi noktasındaki faaliyetler mevcut mevzuat çerçevesinde yürütülmektedir. Sayısı 2 KFS Yöneticiler personelin iş ve işlemlerini periyodik aralıklarla kontrol edecek, tespit ettiği hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için söz konusu personele talimat verecek ve gerekli tedbirleri alacaktır. Yöneticilerce, iş ve işlemlerin personel tarafından hataya mahal vermeksizin daha sağlıklı bir şekilde yürütümünü temin etmek için birim personeline bilgilendirme ve eğitim faaliyetlerinin düzenlenmesi sağlanacaktır. Sorumlu Tüm ler İşbirliği Yapılacak İnsan Kaynakları ve Eğitim Bilgilendirmeye ilişkin yazışmalar, Eğitim faaliyeti onay ve yazışmaları Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi Sürekli KFS Riskli alanlarda bizzat yöneticiler veya görevlendirdiği kişiler tarafından uygun yöntemlerle inceleme yapılacak, iş ve işlemlerin doğru yapılıp yapılmadığı kontrol edilecek var ise hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi sağlanacaktır. Tüm ler İnsan Kaynakları ve Eğitim Mali Hizmetler Rapor

40 KFS 11. Faaliyetlerin sürekliliği:idareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KFS Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. Mevcut Durum: İdaremizde faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmaktadır. Sayısı 2 KFS KFS Hastalık, izin vb. nedenlerden dolayı görevden ayrılmalarda işin aksamaması için her personelin yerine bakabilecek yedek personel çizelgesi hazırlanacak ve görev dağılım çizelgesi ile birlikte personele bildirilecektir. lerce, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem ve mevzuat değişiklikleri gibi durumlarda bilgilendirme ve eğitim faaliyetlerinin düzenlenmesi sağlanacaktır. Sorumlu Tüm ler Tüm ler İşbirliği Yapılacak İnsan Kaynakları ve Eğitim İnsan Kaynakları ve Eğitim Yedek Personel Çizelgesi Bilgilendirme yazışmaları, Eğitim faaliyeti onay ve yazışmaları Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi Sürekli İhtiyaç olması durumunda Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KFS Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Mevcut Durum: İdaremiz birimlerinde ihtiyaç duyulması halinde mevzuata uygun olarak vekaleten görevlendirme yapılmaktadır. Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KFS Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır

41 Mevcut Durum: İdaremizde bu genel şarta ilişkin sistematik bir uygulama henüz bulunmamaktadır. Sayısı Sorumlu İşbirliği Yapılacak Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi 1 KFS İdaremizde, birimindeki görevinden ayrılan personelin yürüttüğü görevin önemlilik derecesine göre gerekli belgeleri de içerecek şekilde göreviyle ilgili bir rapor hazırlayıp yerine görevlendirilen personele teslim etmesi ilgili yönetici tarafından sağlanacaktır. Tüm ler İnsan Kaynakları ve Eğitim Rapor Görevden ayrılmalarda

42 KFS 12. Bilgi sistemleri kontrolleri:idareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KFS Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Mevcut Durum: İdaremizde bu genel şartın sağlanmasına ilişkin çalışmalar devam etmektedir. Sayısı Sorumlu İşbirliği Yapılacak Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi 1 KFS İdaremiz bilgi sistemlerinin envanteri çıkartılarak, kurum içi bilgi güvenliği politikası ve uygulama prosedürleri ile bilgi sistemlerinin kontrollerinin nelerden Destek Hizmetleri oluşması gerektiği konularında doküman oluşturulacak ve uygulamaya konulacaktır. Mali Hizmetler Bilgi sistemleri Envanteri, Bilgi Sistemleri Uygulama ve Kontrol Prosedürleri Sürekli Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KFS Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. Mevcut Durum: İdaremiz bünyesinde 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun" gereğince bilgi güvenliği standardı kapsamında bilgi güvenliğini sağlayacak sistemler bulunmaktadır.

43 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KFS İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. Mevcut Durum: İdaremizde bu genel şartın sağlanmasına ilişkin çalışmalar devam etmektedir. Sayısı Sorumlu İşbirliği Yapılacak Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi KFS Bilginin etkin bir biçimde paylaşılması ve kontrolü için gerekli olan donanım, yazılım ve iletişim altyapısı oluşturulacaktır. Destek Hizmetleri Tüm ler Bilgi sistemleri altyapısı oluşturulmasına ilişkin onay ve yazışmalar İhtiyaç olması durumunda 3 KFS İdaremiz bilgi sistemlerini etkin kılacak bilgi sistemlerine yönelik açık kontrol faaliyetleri için Destek Hizmetleri koordinasyonunda eylem planı hazırlanacaktır. Destek Hizmetleri Tüm ler Planı Sürekli KFS Bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmaların geliştirilmesine yönelik çalıştay düzenlenecektir. Destek Hizmetleri Tüm ler Çalıştay İhtiyaç olması durumunda

44 3.BİLGİ VE İLETİŞİM

45 BİS 13. Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: BİS İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. Mevcut Durum: İdaremiz içi ve dışı genel haberleşme ve dosya gönderimi gibi işlemlerin rahatlıkla yapılabileceği bilgi ve iletişim alt yapısı Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: BİS Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. Mevcut Durum: İdaremiz bünyesinde yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmektedirler Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: BİS Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. Mevcut Durum: İdaremiz bünyesinde iş ve işlemlere ilişkin üretilen bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir durumdadır. Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: BİS Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. Mevcut Durum: İdaremiz performans programı hazırlandıktan sonra internet sayfamızda yayınlanmaktadır. Yöneticiler ve diğer personelin performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin bilgilere zamanında erişebilmelerine ilişkin uygulamada sıkıntı yaşanmaması için gerekli önlemler alınmaktadır.

46 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: BİS Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. Mevcut Durum: İdaremizde bu genel şartın sağlanmasına ilişkin çalışmalar devam etmektedir. Sayısı 1 BİS Kurumun yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanarak uygulanacaktır. ler faaliyet alanına giren konularda düzenli bilgi akışı sağlayacaklardır. Sorumlu Destek Hizmetleri İşbirliği Yapılacak Tüm ler Yazışmalar Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi Sürekli Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: BİS Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. Mevcut Durum: Yöneticiler, İdaremizin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde belli periyotlar halinde toplantılar düzenleyerek her bir personel için somut beklentilerini, görev ve sorumluluklarını personele duyurmaktadır. Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: BİS İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. Mevcut Durum: İdaremiz yatay ve dikey iletişim sisteminde personel öneri ve sorunlarını rahatlıkla iletebilmektedir.

47 BİS 14. Raporlama:İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: BİS İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. Mevcut Durum: İdaremizin stratejik planı ve yılı performans programı hazırlandıktan sonra internet sayfamızda yayınlanmaktadır. Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: BİS İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. Mevcut Durum: İdaremiz bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini içeren Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu hazırlandıktan sonra internet sayfamızda yayınlanmaktadır. Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: BİS Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. Mevcut Durum: İdaremiz faaliyet sonuçları ve değerlendirmeleri içeren İdare Faaliyet Raporu hazırlandıktan sonra internet sayfamızda yayınlanmaktadır. Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: BİS Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. Mevcut Durum: İdaremiz bünyesinde bu genel şartın sağlanmasına ilişkin çalışmalar devam etmektedir.