EĞİTİM BİLİMLERİ FAKÜLTESİ KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI

Transkript

1 2018 EĞİTİM BİLİMLERİ FAKÜLTESİ ANKARA ÜNİVERSİTESİ EĞİTİM BİLİMLERİ FAKÜLTESİ

2 Tarihi:- Sayfa 1 /34 Konu Başlıkları 1. KAPSAM 1 ISO 9001 Sayfa No Fakültenin Teşkilat Yapısı ATIF YAPILAN STANDARTLAR VE/VEYA DOKÜMANLAR 2 3. TERİMLER VE TARİFLER 3 4. KURULUŞUN BAĞLAMI 4 Kuruluş Bağlamının Anlaşılması 4.1 İlgili Tarafların İhtiyaç ve Beklentilerinin Anlaşılması 4.2 İç Konular Dış Konular İlgili Taraflar Kalite Yönetim Sisteminin Kapsamının Belirlenmesi 4.3 Kalite Yönetim Sistemi ve Süreçleri LİDERLİK 5 Liderlik ve Taahhüt 5.1 Genel Müşteri Odağı Politika 5.2 Kalite Politikasının Oluşturulması ve Duyurulması Kalite Hedefleri Kurumsal Görev, Yetki ve Sorumluluklar PLANLAMA 6 Risk ve Fırsatları Belirleme Faaliyetleri 6.1 Uygunluk Yükümlülükleri Planlama Faaliyetleri 6.1.4

3 Tarihi:- Sayfa 2 /34 Kalite Amaçları ve Bunlara Erişmek İçin Planlama 6.2 Değişikliklerin Planlanması DESTEK 7 Kaynaklar 7.1 Genel Kişiler Alt Yapı Süreçlerin İşletimi İçin Çevre Kaynakların İzlenmesi ve Ölçümü Kurumsal Bilgi Yeterlilik 7.2 Farkındalık 7.3 İletişim 7.4 Dokümante Edilmiş Bilgi 7.5 Genel Oluşturma ve Güncelleme Dokümante Edilmiş Bilginin Kontrolü OPERASYON 8 Operasyonel Planlama ve Kontrol 8.1 Ürün ve Hizmetler İçin Şartlar/Acil Duruma Hazırlıklı Olma ve Müdahale 8.2 Müşteri ile İletişim Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Tayin Edilmesi Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Gözden Geçirilmesi Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Değişmesi Ürün ve Hizmetlerin Tasarımı ve Geliştirilmesi 8.3 Dışarıdan Tedarik Edilen Süreç, Ürün ve Hizmetlerin Kontrolü 8.4

4 Tarihi:- Sayfa 3 /34 Genel Kontrolün Tipi ve Boyutu Dış Tedarikçi İçin Bilgi Üretim ve Hizmetin Sunumu 8.5 Üretim ve Hizmet Sunumunun Kontrolü Tanımlama ve İzlenebilirlik Müşteri veya Dış Tedarikçiye Ait Mülkiyet Muhafaza Teslimat Sonrası Faaliyetler Değişikliklerin Kontrolü Hizmet Sunumu 8.6 Uygun Olmayan Çıktının Kontrolü PERFORMANS DEĞERLENDİRME 9 İzleme, Ölçme, Analiz ve Değerlendirme 9.1 Genel Müşteri Memnuniyeti/Uygunluğun değerlendirilmesi Analiz ve Değerlendirme İç Tetkik 9.2 Yönetimin Gözden Geçirmesi 9.3 Genel Yönetimin Gözden Geçirmesi Girdileri Yönetimin Gözden Geçirmesi Çıktıları İYİLEŞTİRME 10 Genel 10.1 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet 10.2 Sürekli İyileştirme 10.3

5 Tarihi:- Sayfa 4 /34 1. KAPSAM Ankara Üniversitesi Eğitim Bilimleri Fakültesi Kalite Yönetim Sistemi TS EN ISO 9001:2015 standartlarını esas alarak gerekli istek ve şartları karşılamakta olup, izlenen yolu iç ve dış paydaşlar ile diğer ilgili tüm taraflara aktarmayı amaçlamaktadır. Kalite Yönetim El Kitabı hazırlanırken uygulama ve takip etme kolaylığı sağlanması açısından, TS EN ISO 9001:2015 standartlarının madde başlıkları temel alınmıştır. Fakültemiz, ISO 9001 kalite yönetim sistemlerinin gerekliliklerini yerine getirmek için Planla Uygula - Kontrol Et - Önlem Al (PUKÖ) yöntemini benimsemiştir. Ayrıca Fakültemiz Yönetim Sistemleri Geliştirme Komisyonu ve Yönetim Sistemleri Değerlendirme Komisyonu nu oluşturarak Kalite Yönetim sürecini Yönetim Gözden Geçirme toplantıları ile yürütmektedir Eğitim Bilimleri Fakültesi nin Tarihçesi Ankara Üniversitesi Senatosu, 4936 sayılı Üniversiteler Kanunu nun ikinci maddesine dayanarak, gün ve 463/2718 sayılı karar ile Eğitim Fakültesi ni kurmuş, bu karar Milli Eğitim Bakanlığınca da onaylanmıştır. Ankara Üniversitesi Senatosunca, Fakültenin kurucuları olarak; Prof. Dr. Bedii Ziya Egemen, Prof. Dr. Bülent Nuri Esen, Prof. Dr. Yaşar Karayalçın, Prof. Dr. Mihri Mimioğlu, Prof. Dr. Hamide Topçuoğlu, Ord. Prof. Dr. Suut Kemal Yetkin görevlendirilmiştir. Fakültemizin, ülkemizde eğitim alanında ortaya çıkan nitelik sorunlarını saptamak, bunları bilimsel yöntemlerle çözümleyecek araştırmacılar ve sonuçlarını uygulamaya etkin bir şekilde yansıtacak öğretmen ve uzman yetiştirmek amacıyla ülkemizin ilk Eğitim Fakültesi olarak 1964 yılında kurulmuş, öğretime 1 Kasım 1965 tarihinde 109 lisans öğrencisiyle başlamış ve 1969 yılında da ilk mezunlarını vermiştir.

6 Tarihi:- Sayfa 5 /34 Eğitim Bilimleri Fakültesi nin Organizasyon Şeması

7 Tarihi:- Sayfa 6 /34 Referans Doküman: 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, Üniversitelerde Akademik Teşkilat Yönetmeliği 1.3. Eğitim Bilimleri Fakültesi nin İletişim Bilgileri: Adres: Ankara Üniversitesi Eğitim Bilimleri Fakültesi, Cemal Gürsel Caddesi Erdem Sokak No: 5 Cebeci/ ANKARA Web: Telefon: (312) E-Posta: ebf@ankara.edu.tr Faks: (0312) Eğitim Bilimleri Fakültesi nin Konumu:

8 Tarihi:- Sayfa 7 /34 ATIF YAPILAN STANDARTLAR VE/VEYA DOKÜMANLAR TS-EN-ISO 9001:2015 : Kalite Yönetim Sistemi - Temel Kavramlar ve Sözlük Referans Doküman: Kalite El Kitabında TS EN ISO 9001:2015 standardına, prosedürlere, proseslere, talimatlara, formlara ve listelere atıf yapılmaktadır. Eğitim Bilimleri Fakültesi nin kurmuş ve uygulamakta olduğu TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi standardının tüm maddelerinin özetini vermekte ve anılan standart şartlarının karşılandığını açıklamaktadır. Bu kapsamda dokümante edilen bilgiler Kalite El Kitabı, Kalite Politikası, Kalite Stratejileri ile Kalite Hedefleri isimlerini almıştır. 3. TERİMLER VE TARİFLER Kalite Yönetim Sistemimiz; TS EN ISO 9001:2015, standartlarında belirtilen temel kavramları, terimleri ve tarifleri kullanır. Bunun yanı sıra sistem içerisinde kullanılan E-Beyas elektronik belge yönetimi ve arşiv sistemi kullanılmaktadır. Referans Doküman: TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Şartlar 4. KURULUŞUN BAĞLAMI 4.1. Kuruluş ve Bağlamının Anlaşılması: Fakültemiz, amaç ve hedefleri ile ilgili olan ve Kalite Yönetim Sisteminin amaçlanan sonucuna/sonuçlarına ulaşabilme yeteneğini etkileyen iç ve dış hususları tayin etmiş olup, bu hususlarla ilgili bilgiyi izlemekte ve gözden geçirmektedir. Söz konusu hususlar aşağıda belirtilmiştir;

9 Tarihi:- Sayfa 8 /34 İÇ HUSUSLAR Fakülte Performansı Organizasyon Kültürü Yöneticiler ve Çalışanlar Sorumluluklar ve Yetkiler Yatırım Bütçesi ve Cari Bütçe Kaynakları Altyapı ve Tesisler Araç, Teçhizat ve Ekipman Kurumsal Bilgi Doğal Kaynak Kullanımı Atıklar DIŞ HUSUSLAR Devlet Düzenlemeleri ve Yasal Değişiklikler Uluslararası ve Ulusal Anlaşmalar Doğal Olaylar Güvenlik Konuları Ekonomik Çevre Sosyal ve Kültürel Çevre Teknolojideki Değişiklikler Özel Bütçe Harcama Birimleri GÜÇLÜ YÖNLER Elli yılı aşkın köklü bir akademik birikime sahip olması İÇ ÇEVRE Akademik kadronun alanında iyi yetişmiş ve deneyimli olması Katılımcı, demokratik ve şeffaf bir yönetim anlayışı olması Bilimsel anlamda özgür ve dinamik bir akademik iklime sahip olması ZAYIF YÖNLER Akademik kadronun sayıca yetersiz olması Akademik personelin iş yükü/ders yükünün fazla olması Bilimsel etkinliklere katılım desteğinin, özellikle yurtdışı için yetersiz kalması Yeterli sayı ve çeşitlilikte lisanslı yazılımların satın alınamaması Güçlü araştırma potansiyelini yansıtan sayıda ve nitelikte yayınlar yapılıyor olması Lisans programlarındaki öğrencilerin uygulama deneyimlerinin yetersizliği Öğretim üyesi yetiştirme programları tarafından da tercih edilen farklı disiplinlerde lisansüstü programlara sahip Ulusal ve uluslararası ikili anlaşmaların yetersizliği olması Lisans öğrencilerinin farklı yan dal ve çift ana dal seçeneklerinin olması Sınıflardaki öğrenci mevcutlarının fazla olması Uluslararası değişim programları kapsamında Lisans programlarının üst yüzdelik dilimlerdeki öğrenciler fakülteye gelen öğrenci ve öğretim elemanı tarafından tercih edilmesi sayısının istenilen düzeyde olmaması Öğrencilerin bilimsel etkinliklere katılımlarının Milli Eğitim Bakanlığı ile gerekli düzeyde özendirilmesi ve desteklenmesi işbirliğinin sağlanamaması Ulusal ve uluslararası burs ve değişim programlarının uygulanıyor olması Fakülte öğretim elemanlarının destek verdiği araştırma ve uygulama merkezi ve birimlerin olması Bilgisayar laboratuvarlarında çalışan teknik personelin sayıca yetersiz olması ( bence genel yazalım. Teknik personel yetersizliği gibi Mezunlar ve mezunların çalıştıkları kurumlarla ilişkilerin yetersiz olması

10 Tarihi:- Sayfa 9 /34 Hizmet içi eğitimler yoluyla üniversite personelinin kişisel ve mesleki gelişimlerine dönük düzenlenen eğitimlere yoğun bir şekilde destek verilmesi Kamu kurum ve kuruluşları ile etkili işbirliğinin olması Güncel sorun ve tartışma alanlarında toplumun farklı kesimlerine yönelik panel, çalıştay vb. etkinliklerin düzenlenmesi Hem öğrenciler hem öğretim elemanlarının kullanımına yönelik gelişmiş bir teknolojik altyapı olması Öğrencilerin sosyal ve kültürel gelişimlerini destekleyen öğrenci topluluklarının olması Öğretmen, öğretim üyesi ve yönetici vb. olarak çalışan nitelikli mezunlarımızın olması Fakülteye yeni gelen öğrenciler için uyum programı düzenleniyor olması Kalite Yönetim Sistemi TS EN ISO 9001:2015 standartlarını esas almış ve gerekli istek ve şartları karşılamakta olması DIŞ ÇEVRE FIRSATLAR TEHDİTLER Farklı kurumlar (MEB, TÜBİTAK, Dünya Bankası, AB vb.) tarafından araştırma projelerine verilen desteklerin artması Bölümlerin ihtiyaç duyduğu sayıda akademik kadroların verilememesi Avrupa Birliği Eğitim Programları kapsamındaki olanakların yaygınlaşması Öğretim elemanı sayısının giderek azalması Uluslararası kurum ve araştırmacılarla araştırma, yayın, Fakültemizin yapılanmasının akademik proje ve eğitim işbirliği olanaklarının artması geleneklerle uyumsuz bir şekilde sürekli değişmesi Kamu ve özel sektör kurumları ile işbirliği olanaklarının Akademik güvenceler konusunda her gün artması yaygınlaşan kaygılar Atama ve yükseltme ilkelerinde konulan yurtdışı Uluslararası düzeyde öğrenci ve akademik personel deneyimi ölçütünün yerine getirilebilmesi için değişim programlarının olması yeterli maddi desteğin verilmemesi Farklı disiplinlerden lisansüstü programlarımıza talebin YÖK tarafından belirlenen öğrenci artması kontenjanlarının sayıca fazla olması Lisansüstü öğrencilerin çoğunluğunun bir eğitim Pedagojik formasyon eğitimi sertifika kurumunda çalışıyor olmasından dolayı uygulamadaki güncel sorunların yakından takip edilebilmesi programlarının öğretim elemanlarının iş yükünü artırması YÖK tarafından belirlenen lisans programlarının Fakültenin merkezi konumu nedeniyle kentte düzenlenen kısıtlayıcılığı ve gereksinim duyulan değişikliklerin bilim, sanat ve kültür etkinliklerine ulaşımın kolay olması yeterince yapılamaması Kentte kaynak ve bilgiye erişim olanakları açısından zengin veri tabanı ve kütüphanelerin bulunması

11 Tarihi:- Sayfa 10 / İlgili Tarafların İhtiyaç ve Beklentilerinin Anlaşılması: Fakültemiz kapsamında mevzuat hükümlerini karşılayan hizmetleri düzenli sağlama yeteneğine etkisi ve potansiyeli olan paydaşlarımız aşağıda belirtilmiştir; Paydaş Adı Rektörlük Üst Yönetim Fakülte Yönetimi Fakülte Çalışanları Fakülte Dışı Akademik Birimler (Üniversitemizin Diğer Fakülte ve Enstitüleri) Fakülte İçi Akademik Birimler Rektörlük İdari Birimler YÖK Milli Eğitim Bakanlığı İç/Dış Paydaş DP İP İP DP İP DP DP DP Paydaş Nedeni Önceliği Etkisi Önemi Sonuç Kurum faaliyet ve hizmetlerinin koordinasyon ve yönetimini sağlaması Faaliyet ve hizmetlerin koordinasyon ve yönetimini sağlaması Faaliyet ve hizmetlerin çalışanlar tarafından yürütülmesi Faaliyet ve hizmet taleplerinin akademik birimlerden gelmesi Faaliyet ve hizmet taleplerinin akademik birimlerden gelmesi Faaliyet ve hizmet talepleri idari birimlerden gelmesi Yükseköğretimden sorumlu kuruluş olması Eğitim ve öğretim hizmetlerinin yerine getirilmesi, mezunların Birlikte Çok Çalışmak- Güçlü Önemli Yüksek Denetlenmek- Yönetilmek Birlikte Çok Çalışmak- Güçlü Önemli Yüksek Kontrol- Yönetilmek Çok Güçlü Önemli Birlikte Çalışmak Yüksek Çok Yüksek Güçlü Önemli Birlikte Çalışmak Çok Yüksek Güçlü Önemli Birlikte Çalışmak Çok Yüksek Güçlü Önemli Birlikte Çalışmak Birlikte Çok Yüksek Güçlü Önemli Çalışmak- Denetlenmek Çok Yüksek Güçlü Önemli Birlikte Çalışmak

12 Tarihi:- Sayfa 11 /34 istihdam alanını yaratması İlgili Proje Grubunun niteliğine göre sözleşme hükümlerinin Proje/Hibe Sağlayıcıları DP takibi ile anlaşmazlıkların çözümüne yönelik işlemler, projenin başlamasından Çok Yüksek Güçlü Önemli Birlikte Çalışmak tamamlanmasına kadar olan süreçte ilgili raporlamaların sunulması ve bilgilendirme SGK DP Personel maaşlarından yapılan prim kesintilerinin takibinin yapılması Çok Yüksek Güçlü Önemli Birlikte Çalışmak Diğer Üniversiteler ve Akademik Birimleri Ankara Üniversitesi Mezunlar Derneği ve EBF Mezunlar Derneği DP Eğitim-öğretim, araştırma, proje ve bilimsel etkinliklerde destek sağlaması Yüksek Güçlü Önemli Birlikte Çalışmak DP Eğitsel süreçlere destek sağlaması Yüksek Güçlü Önemli Paylaşım Çeşitli Sivil Toplum Örgütleri DP Eğitsel süreçlere destek sağlaması ve sağlanması Orta Güçlü Önemli Paylaşım Yerel Yönetimler DP Altyapı, çevre düzenleme, ulaşım ve eğitim hizmetlerini destekleme Çok Yüksek Güçlü Önemli Birlikte çalışmak

13 Tarihi:- Sayfa 12 / Eğitim Bilimleri Fakültesi Yönetim Sisteminin Kapsamının Belirlenmesi: 1982 yılında yürürlüğe giren 2547 sayılı yasa ile, daha önce Milli Eğitim Bakanlığına bağlı olan ve temel amaçları öğretmen yetiştirmek olan 2 veya 3 yıllık eğitim enstitülerinin Eğitim Fakültesi adıyla üniversitelere aktarılmasından sonra, fakültemizin kuruluş amaçlarındaki farklılığı vurgulamak üzere, fakültemizin adı Eğitim Bilimleri Fakültesi olarak değiştirilmiş olup kapsamı da aşağıdadır. İnsana, topluma, doğaya duyarlı, kendisinin ve mesleğinin toplumsal, eğitimsel gelişmedeki yerini, rolünü kavramış, mesleki yeterlik ve etik sorumluluk kazanmış; sürekli gelişmeyi bir yaşam biçimi olarak algılayan; bilimsel düşünme ve çalışma biçimini benimsemiş; kamusal yararları gözeten, yaratıcı ve eleştirel düşünebilen, eğitim bilimlerinin çeşitli alanlarında uzmanlar (Eğitimde Psikolojik Hizmetler, Rehberlik ve Psikolojik Danışmanlık, Eğitim Programları ve Öğretim, Eğitim Yönetimi, Teftişi, Planlaması ve Ekonomisi, Halk Eğitimi, Ölçme ve Değerlendirme, Özel Eğitim, vb.), öğretmenler ve akademisyenler yetiştirmek, Öğrencilerin eğitimsel sorunları tartışabilecekleri, çözümler üretebilecekleri ve kendilerini özgürce ifade edebilecekleri öğrenme ortamlarını geliştirmek, Toplumsal sorumluluklarının bilincinde, akademik çalışmalarında niteliği önemseyen, disiplinlerarası yaklaşıma açık, bilgiyi paylaşan, değerlendirmelerinde akademik ölçütleri esas alan, üretkenliği ve yaratıcı düşünceyi destekleyen bir ortam oluşturmak ve bunu sürekli kılacak kültürü yerleştirmek, Eğitim bilimlerinin çeşitli alt disiplinleri ve diğer toplumsal bilimlerle etkileşim ve işbirliği içinde ulusal ve uluslararası kongre, sempozyum, panel, konferans, çalıştay vb. toplantılar düzenlemek, kuramsal ve uygulamalı araştırma projeleri gerçekleştirmek ve yayın yapmak, Öğrencilerin, akademik ve idari personelin bilgiye erişimini, iletişim ve etkileşimi kolaylaştıran fiziksel ve teknolojik ortam oluşturmak, Tüm akademik ve yönetsel etkinliklerin dürüst, açık, demokratik ve katılımcı bir anlayışla yerine getirilmesini sürekli kılmak.

14 Tarihi:- Sayfa 13 / Eğitim Bilimleri Fakültesi Yönetim Sistemleri ve Süreçleri: Fakültemiz, TS EN ISO 9001:2015 standart şartlarını sağlayacak şekilde Kalite Yönetim Sistemleri Politikası, Kalite Stratejileri, Hedefleri ve Süreçlerini oluşturmuş ve uygulamaya koymuştur. Bu hususta 05/02/2018 tarih ve 1008/15525 sayılı Fakülte Yönetim Kurulu kararı ile oluşturulan Fakültemiz Kalite Komisyonu ile Kalite Yönetim süreçlerinin yönetimi sağlanmaktadır. Fakültemiz Kalite Yönetim Sistemi kapsamında faaliyetlerin takip edileceği süreçler Süreç Kartları ile tanımlanmış, süreçlere ilişkin performans göstergeleri ve hedefleri ile süreçlere dair risk ve fırsatlar söz konusu kartlarda belirtilmiştir. Fakültemiz faaliyetleri kapsamında yer alan süreçler, Görevler ve Risk Düzeyleri kapsamında izlenir, gerekli durumlarda süreçlerin sürekli iyileştirilmesi sağlanır. İlgili Dokümanlar Sekreterlik Bürosu Şefliği, Personel İşleri Şefliği, Öğrenci İşleri Şefliği, Mali İşler Şefliği, Taşınır Birimi, Kütüphane Şefliği, Eğitim Öğretim Hizmetleri, Araştırma ve Geliştirme Faaliyetlerine ait süreç etkileşim tabloları (EBF.DSET.01-08) Fakültemiz Kalite Yönetim Sistemi şartlarına uygun olarak ilgili süreçlerin planlı bir şekilde yürütülmesi için dokümantasyon sistemini oluşturmuş, bu sistemin muhafazası ile birlikte sürekliliği sağlanmıştır. Süreçlerin uygulanması ve işletimini desteklemek için gerekli kayıtlar Doküman Kontrolü Süreci kapsamında tutulmakta ve muhafaza edilmektedir. Muhafaza yeri Fakülte internet sitesi, E-Beyas, elektronik dosyalar ve bazen ıslak imzalı fiziki dosyalardır.

15 Tarihi:- Sayfa 14 /34 5. LİDERLİK 5.1. Liderlik ve Taahhüt: Fakültemiz, aşağıdaki maddeleri yerine getirerek Kalite Yönetim Sistemleri ile ilgili olarak liderlik ve taahhütte bulunmaktadır; Fakültemiz, Kalite Yönetim Sisteminin etkinliği için hesap verilebilir olmasını, Fakültemiz misyon ve vizyonu doğrultusunda Kalite Politikası ve Hedeflerin oluşturulduğunu ve kuruluş bağlamı ile uyumluluğunu, Kalite Yönetim Sistemi şartları ile Fakültemizin süreçlerinin uyumlu olduğunu, Süreç yaklaşımı, çevreye duyarlı ve risk tabanlı düşünmenin teşvik edildiğini, Yönetim sisteminin uygulanması için gerekli kaynakların mevcudiyetini ve/veya ödenekler çerçevesinde sağlandığını, Kalite Yönetim Sisteminin etkinliğine katkı sağlayacak personelin talep edildiğini, görevlendirildiğini ve desteklendiğini, İyileştirmenin teşvik edildiğini, Birim yöneticilerinin kendi sorumluluk alanlarında liderliklerini göstermeleri için desteklendiğini, Yönetim sistemlerinin etkinliği ve yönetim sistemleri şartlarına uygunluğun öneminin paylaşıldığını, Kalite Yönetim Sisteminin amaçlanan sonuçlara ulaşmasının güvence altına alındığını taahhüt eder Müşteri Odağı: Fakültemiz müşteri odaklılıkla ilgili olarak; iç ve dış paydaş ihtiyaçları ve uygulanacak mevzuat şartlarının belirlendiği ve karşılandığını, hizmetlerin uygunluğu için risk ve fırsatların belirlenerek iç ve dış paydaş memnuniyetinin artırılması odağının sürdürüldüğünü taahhüt eder. Hizmet verdiği kişi ve birimler ile çalışanlarının mevcut ve geleceğe yönelik beklentilerini tespit eder ve bunları karşılar. Bu amaçla Kalite Yönetim Sistemi, hizmet alanların ve çalışan personelin ihtiyaç ve beklentilerini karşılayacak şekilde planlanması, sürdürülmesi, iyileştirilmesi ve memnuniyetlerinin izlenmesi gibi faaliyetleri yönetmektedir. Bu faaliyetler hizmet alanlar ve çalışan personelin; paydaş memnuniyet görüş formları aracılığıyla yapılan gerekli iyileştirici faaliyetleri kapsamaktadır.

16 Tarihi:- Sayfa 15 /34 Referans Doküman: EBF Kalite Politikası EBF Kalite Stratejileri EBF Kalite Hedefleri 5.2. Politika: Kalite Yönetim Sistemi Politikasının Oluşturulması: Fakültemiz; misyonu, vizyonu ve stratejik amaçları doğrultusunda, ulusal ve uluslararası mevzuat kapsamında, iyileştirmeyi taahhüt eden Kalite Yönetim Sistemi Politikasını aşağıda belirtilen şekilde oluşturmuştur; ANKARA ÜNİVERSİTESİ EĞİTİM BİLİMLERİ FAKÜLTESİ KALİTE POLİTİKASI Fakültenin kalite hedeflerini gerçekleştirmek üzere eğitim, araştırma ve yönetim faaliyetlerini, ISO9001:2015 gerekleri ve paydaşların mutluluğunu sağlamak üzere toplam kalite yönetimi anlayışı, yenilikçi ve sürekli iyileştirme esaslı olmak üzere gerçekleştirmektir. Bu doğrultuda Eğitim Bilimleri Fakültesi olarak kalite politikamız; -Tüm çalışmaların güvence altında ve kalite yönetim sistemi temelinde gerçekleştirilmesini, -Planlama, Uygulama, Kontrol ve Önlem alma (PUKÖ) döngüsünün eğitim-öğretim ve yönetsel süreçlerde işletilmesini, -İç paydaşların eğitim-öğretim ve kalite yönetim süreçlerine katılımının sağlanmasını, -Dış paydaşlarla kurumlar arası işbirliği ve etkileşimin sürdürebilirliğinin sağlanmasını, -Ulusal ve uluslararası standartları kapsayacak nitelikte eğitim-öğretim, araştırma ve yönetim faaliyetlerinde zaman ve kaynakların etkin kullanılmasını, -Etkin bir kurumsal risk yönetimi stratejisinin sürdürülmesini esas alır. Referans Doküman: EBF Kalite Politikası EBF Kalite Hedefleri Hizmet Envanteri Tablosu

17 Tarihi:- Sayfa 16 / Kalite Yönetim Sistemi Politikasının Duyurulması: Söz konusu politika Fakültemiz internet sitesinde ( yayımlanarak ve Fakülte içindeki panolara asılarak çalışanlara duyurulmuş olup, çalışanlar tarafından tam olarak benimsenmesi ve kalite yönetim sistemleri bilincinin yerleştirilmesi için, bilgilendirme toplantıları yapılmıştır. Fakültemiz, Kalite Yönetim Sistemi Politikası nı yılda bir kez düzenli olarak Yönetim Gözden Geçirme toplantıları yaparak sürekliliği sağlamaktadır Kurumsal Görev, Yetki ve Sorumluluklar: Fakültemiz organizasyon şeması ve Kalite Yönetim Sistemi çerçevesi doğrultusunda; çalışan tüm personelin görev, yetki ve sorumlulukları Hizmet Rehberi çerçevesinde hazırlanan Eğitim Bilimleri Fakültesi Organizasyon El Kitabında belirtilmiştir. Fakültemiz personeli için belirlenmiş görev, yetki ve sorumluluklar ilgili birimlere ya da kişilere Fakülte internet sayfasından ( ulaştırılarak bilinmesi sağlanmıştır. Ayrıca tüm birimlere verilen hizmet içi eğitim seminerleriyle çalışanların bilgilendirilmesi sağlanmaktadır. Kalite Yönetim Sistemi şartlarının karşılanması, süreç hedeflerinin gerçekleştirilmesi, sistem performansının iyileştirilmesi ve fırsatların raporlanması, iç ve dış paydaş odaklılığının teşviki, sistem içindeki değişikliklere dair gerekli planlama ve uygulamaların yapılarak sistemin sürekliliğinin sağlanması amacıyla Kalite Komisyonu çalışmaları kapsamında uzman personeller ile sağlanmaktadır. Referans Doküman: EBF Kalite Politikası EBF Kalite Stratejileri EBF Kalite Hedefleri EBF Organizasyon El Kitabı Hizmet Rehberi Hizmet Envanteri Tablosu 6. PLANLAMA 6.1. Risk ve Fırsatları Belirleme Faaliyetleri:

18 Tarihi:- Sayfa 17 /34 Fakültemiz Kalite Yönetim Sistemi planlanırken, bu el kitabının 4.1 ve 4.2 maddelerinde belirlenen hususlar kapsamında; amaçlanan çıktılara ulaşabilmek, istenilen etkileri geliştirebilmek, istenmeyen etkileri önlemek veya azaltmak, iyileştirme faaliyetlerini düzenlemek amacı ile risk ve fırsatları belirlemek, değerlendirmek ve izlemek için GZFT (SWOT) Analizi metodu Kalite Komisyonu tarafından uygun görülmüştür. Fakültemiz Kalite Yönetim Sistemi kapsamında hazırlanan Hassas Görevler ve Hassas Görevlere dair risk değerlendirmeleri de yapılmaktadır. Fakültemiz faaliyetlerinde risklerin belirlenmesi, değerlendirilmesi, alınacak kararların belirlenmesi, izleme ve raporlanması süreç risk analizi çalışmaları çerçevesinde yürütülmektedir. EBF Risk Analizi Çalışmaları EBF Kalite Stratejileri EBF Kalite Politikası EBF Kalite Hedefleri 6.2. Kalite Yönetim Sistemi Hedefleri ve Bunlara Erişmek İçin Planlama: Kalite Yönetim Sistemi kapsamında her yıl uygulanabilir şartlar dikkate alınarak, politika ile uyumlu, ölçülebilir, hizmetlerin uygunluğu ve ilgili tarafların memnuniyetini artırmaya yönelik olarak kalite hedefleri belirlenir. Belirlenen hedefler Fakültemiz internet sitesi ve e-beyas kurumsal iletişim yolu ile ilgililere duyurulmaktadır. Ayrıca, Fakültemiz faaliyetleri kapsamında oluşturulan Süreç Kartlarında süreçlere ilişkin performans göstergeleri ve hedefleri oluşturulmuş, kontrol kriterleri ve sorumluluklar belirlenmiştir. Belirlenen hedefler yıl içerisinde Kalite Yönetim Sistemi Komisyon Toplantıları ile Yönetim Gözden Geçirme Toplantılarında izlenerek gerekli hallerde güncelliği sağlanmaktadır. Kalite hedeflerine ulaşmak için yapılan planlamada ne yapılacağı, kullanılacak kaynaklar, sorumlular, ne zaman tamamlanacağı ve sonuçlarının değerlendirilmesi ile ilgili hususlar Kalite Yönetim Sistemi süreç kartlarında belirtilmiştir. EBF Kalite Politikası Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Kararları

19 Tarihi:- Sayfa 18 /34 EBF Kalite Stratejileri Hizmet Envanteri Tablosu Hizmet Rehberi TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemleri Şartları 6.3. Değişikliklerin Planlanması: Kalite Yönetim Sistemi kapsamında; değişikliğe gereksinim duyulması halinde, değişiklikler planlı bir şekilde gerçekleştirilecektir. Bu değişiklikler gerçekleştirilirken Kalite Yönetim Sisteminin bütünlüğü, değişikliklerin amaçları ve potansiyel sonuçları, kaynakların varlığı, yetki ve sorumlulukların belirlenmesi veya yeniden düzenlenmesi gibi etkenler göz önünde bulundurulacaktır. Bu kapsamda, Fakültemizde uygulanan Kalite Yönetim Sistemi şartlarını yerine getirirken yapılmasına ihtiyaç duyulan değişiklikler Kalite Komisyonu tarafından gerçekleştirilir. Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Kararları EBF Kalite Stratejileri Hizmet Envanteri Tablosu Hizmet Rehberi EBF Birim Bütçesi 7. DESTEK 7.1. Kaynaklar: Genel: Fakültemizde Kalite Yönetim Sisteminin uygulanması, belirlenen hedeflere ulaşılması ve iç ve dış paydaşların taleplerinin karşılanarak, paydaş memnuniyetinin artırılması için gerekli olan kaynak ihtiyaçları (personel, altyapı, makine, araç gereç/teçhizat vb.), Fakültemiz Kalite Komisyonu tarafından belirlenir. Yönetim Gözden Geçirme Toplantılarında gündeme alınır. Belirlenen kaynak ihtiyacının karşılanması ve bu amaçla birim bütçe programına teklif edilmesi sorumluluğu Fakültemize aittir.

20 Tarihi:- Sayfa 19 /34 Fakültemiz Kalite Yönetim Sistemini uygulama, sürdürme ve etkinliğinin iyileştirilmesi için ortaya çıkabilecek kaynak ihtiyaçları belirlenerek, satın alma yolu ile giderilir. Personel taleplerinin karşılanması ile ilgili çalışmalar Fakültemiz talebi üzerine Üniversitemiz Personel Daire Başkanlığı tarafından gerçekleştirilir. Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Kararları Hizmet Rehberi Hizmet Envanteri Tablosu EBF Birim Bütçesi 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu Kamu İhale Kanunu 657 Devlet Memurları Kanunu 2914 sayılı Personel Kanunu Yükseköğretim Üst Kuruluşları İle Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği Kişiler: Fakültemiz, sunulan hizmetlerin kalitesini etkileyen personelin eğitim, yetenek ve deneyimine önem vermektedir. Oluşturulan görev tanımları ile her düzeydeki personelin sayısı ve nitelikleri belirlenmiştir. Fakültemiz personeline verilecek eğitim ile ilgili ihtiyaçların belirlenmesi, eğitim planı ve programının yapılması, uygulanması ve eğitimin değerlendirilmesi Personel Daire Başkanlığı Hizmet İçi Eğitim Koordinatörlüğü tarafından gerçekleştirilmektedir. Fakültemiz akademik ve idari personelinin istekleri üzerine bazı eğitim programları uygulanmaktadır. Hizmet Rehberi Hizmet Envanteri Tablosu 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu 2914 sayılı Personel Kanunu 657 Devlet Memurları Kanunu

21 Tarihi:- Sayfa 20 /34 Organizasyon Şeması Organizasyon El Kitabı Ankara Üniversitesi Hizmet İçi Eğitim Yönetmeliği Altyapı: Fakültemiz, hizmetlerin gerçekleştirilmesi, Kalite Yönetim Sisteminin uygulanması ve sürekliliğinin sağlanması doğrultusunda gerekli alt yapı ihtiyaçlarını belirlemiş ve karşılamıştır. Mevcut altyapının gerekli bakım ve onarımları Teknik Hizmetler personeli tarafından gerçekleştirilirken, Fakültemiz imkânları ile yapılamayan bakım ve onarımlar ise doğrudan temin yoluyla gerçekleştirilerek sürekliliği sağlanır. Hizmet alımları Kamu İhale Kanunu (KİK) kapsamında tanımlanan esas ve usullere göre gerçekleştirilmektedir. Kamu İhale Kanunu Bakım Onarım Planları Süreçlerin İşletimi İçin Çevre: Fakültemiz tarafından; hizmetlerin gerçekleştirilmesi, süreçlerin işletilmesi ve sürekliliğinin sağlanması doğrultusunda gerekli çevre şartları belirlenerek karşılanmış ve sürekliliği sağlanmaktadır. Fakülte personelinin sosyal ve psikolojik şartlarının karşılanması için paydaş görüş formu sonuçları, dilek istek kutularından alınan geri bildirimlerden yararlanılarak iyileştirme planlaması yapılmaktadır. Fakülte personelinin iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili gerekli ergonomik konfor şartlarının belirlenmesi ve gerekli ortam şartları sağlanmaktadır. 657 Devlet Memurları Kanunu 6331 sayılı İş Kanunu 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu 2914 sayılı Personel Kanunu

22 Tarihi:- Sayfa 21 / Kaynakların İzlenmesi ve Ölçülmesi: Fakültemizde fiziki ortam ekipmanlarına kalibrasyon gereği bulunmadığından bu madde Fakültemiz Kalite Yönetim Sistemi kapsamı dışında tutulmaktadır Kurumsal Bilgi: Fakültemiz süreçlerinin işletilmesi, hizmetlerin uygunluğa erişmesi için ihtiyaç duyulan bilgi, iç ve dış kaynaklar dikkate alınmak suretiyle tayin edilmiş olup, Fakültemiz internet sitesinden ihtiyaç duyulan bilgilere ulaşılabilmektedir. Söz konusu bilgilerde herhangi bir değişiklik olması durumunda güncelleme talebi Doküman Kontrolü Süreci çerçevesinde değerlendirilir. Yapılan toplantıların sonuçları, personelin katılmış olduğu çalıştaylar, eğitimler, seminerlerin slaytları Fakültemiz internet sitesinden ve sosyal medya aracılığı ile iç ve dış paydaşlarımızın erişimine sunulmaktadır. Doküman Kontrolü Süreci Düzeltici Faaliyet Süreci Yönetim Gözden Geçirme Toplantısı Sonuç Raporları 7.2. Yeterlilik: Fakültemiz personelinin yeterlilik kriterleri Organizasyon El Kitabında belirtilmiş olup, değerlendirmeler ise 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ve 657 sayılı Kanun ile Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği çerçevesinde yapılmaktadır. Kalite Yönetim Sistemleri için gerekli olan ve iyileştirilmesi amacıyla personel için ihtiyaç duyulan temel, yenileme ve oryantasyon eğitimleri Hizmet İçi Eğitim Yönergesi kapsamında planlanır, gerçekleştirilir ve etkinliği ölçülmektedir. Ayrıca genel idare hizmetleri sınıfı için görevde yükselme ve unvan değişikliği sınavları Personel Daire Başkanlığı nca yürütülmektedir sayılı Yükseköğretim Kanunu 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği

23 Tarihi:- Sayfa 22 /34 Organizasyon El Kitabı 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu Hizmet Envanteri Tablosu Doküman Kontrolü Süreci Yükseköğretim Üst Kuruluşları İle Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme veunvan Değişikliği Yönetmeliği 7.3. Farkındalık: Fakültemiz Kalite Yönetim Sisteminin, politika strateji ve hedefleri doğrultusunda etkin ve verimli yürütülmesi, Kalite Yönetim Sistemi hedeflerine ulaşılabilmesi, iyileştirme ve sisteme katılımlarının sağlanması amacıyla Fakültemiz Kalite Komisyonu tarafından hareket planları oluşturulmaktadır. İç ve dış paydaşların talep, öneri ve memnuniyetlerine göre gerekli olan eğitimler yapılmaktadır. EBF Kalite Politikası EBF Kalite Hedefleri Kalite Komisyonu Kararları Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Kararları 7.4. İletişim: Fakültemizde Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili iç ve dış iletişim şartları 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununda ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu kapsamında yürütülür. Fakülte içi ve dışı resmi iletişim E- Beyas üzerinden gerçekleştirilmektedir. Ayrıca Kurum ve Fakülte web sayfaları ile kurum ismi uzantılı e-posta adresleri üzerinden alternatif iletişim sağlanmaktadır sayılı Yükseköğretim Kanunu 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu E-Beyas Fakülte web sayfası Kurumsal e-posta

24 Tarihi:- Sayfa 23 / Dokümante Edilmiş Bilgi Genel: Gerek Fakültemiz hizmetlerinin gerçekleştirilmesi, gerekse Kalite Yönetim Sisteminin etkinliği, izlenmesi ve kontrolü için gerekli olan dokümante edilmiş bilgi hazırlanmış, duyurulmuş ve takibi yapılmaktadır Oluşturma ve Güncelleme: Kalite Yönetim Sistemi şartları ve Fakültemiz faaliyetlerinin uygulanması için gerekli dokümanların oluşturulması, onaylanması, gözden geçirilmesi, güncellenmesi, tanımlanması, formatı, kontrolü, erişimi, muhafazası ve dağıtımı ile ilgili hususlar; TSE ISO 9001:2015 şartlarına bağlı olarak Doküman Kontrolü ve Prosedürü ile Düzeltici Faaliyet süreci ile sağlanmaktadır Dokümante Edilmiş Bilginin Kontrolü: Doküman Kontrolü Süreci ve Düzeltici Faaliyet Süreci kapsamında kayıtların belirlenmesi, muhafazası, korunması, tekrar elde edilebilir olması, saklama süreleri ve elden çıkarılması için gereken kontroller belirlenmiştir. TSE ISO 9001:2015 şartlara uyulmaktadır. 8. Operasyon 8.1. Operasyonel Planlama ve Kontrol: Fakültemiz hizmetlerinin gerçekleştirilmesi için gerekli olan süreçlerin planlaması ve gelişimleri sağlanmaktadır. Belirlenen süreçlerin belirleyici politikası ve hedefleri, hizmet alanların ihtiyaç ve beklentileri ile yasalarca hizmet için belirlenmiş olan şartlardır. Süreçler planlanırken yaşam boyu öğrenme bakış açısıyla ile uyumlu olarak, hizmetler, yukarıda belirlenen şartları karşılayacak biçimde süreç kartları, süreç şemaları, talimatlar olarak tanımlanmıştır. Belirlenen süreçler için hizmet tanımı şartlarını belirtir bir doküman varsa (yasa, tüzük, yönetmelik, vb.) bunlara atıfta bulunulur. Yürütülen operasyonel faaliyetlerin uygunluğunun izlenmesi amacıyla İç Tetkik Formları kullanılmakta olup, hizmetlerin geliştirilmesi, sunumu, süreçlerinin planlanmasından ve planlandığı gibi işletilmesinden tüm birimlerin yöneticileri doğrudan sorumludur.

25 Tarihi:- Sayfa 24 /34 Fakültemiz hizmetleri Kalite Yönetim Sistemi kapsamında dış kaynaklı süreç bulunmamaktadır. Organizasyon El Kitabı Süreç Kartları ve Süreç Şemaları Hizmet Rehberi Hizmet Envanteri Tablosu TS EN IS0 9001:2015 Şartları 8.2. Hizmetler İçin Şartlar/Acil Duruma Hazırlıklı Olma: Fakültemiz hizmet faaliyetleri yürütülürken olası olumsuz çevresel etkileri önlemek veya azaltmak için yapılacak faaliyetler (önleme/tedbirler, eğitim, iletişim vb.) kalite yönetimi şartları kapsamında uygulanmaktadır Müşteri ile İletişim: Fakültemiz hizmet faaliyetleri ile ilgili bilgiler, iletişim numaraları Fakültemiz internet sitesi, sosyal medya araçları, kurum içi ilan panoları, elektronik duyuru panoları ve E-Beyas aracılığı ile ilgililere duyurulmaktadır. E-posta, paydaş görüş formu veya resmi yazışma yoluyla iç ve dış paydaşlarımızdan gelen talep, istek ve şikâyetler, TS EN ISO 9001:2015 şartlarına göre yürütülmektedir. TSE IS0 9001:2015 Şartları Kurumsal web sayfası Kurumsal e-posta Hizmetler İçin Şartların Tayin Edilmesi: Fakültemizin vermiş olduğu hizmetler yasal mevzuatlar çerçevesinde yürütülmektedir. Fakültemiz hizmetlerinin tüm birimlerinde iç ve dış paydaş taleplerinin karşılanması, Fakülte Kurulu, Fakülte Yönetim Kurulu kararları ve yürürlükte olan ilgili kanun, tüzük, yönetmelik ve yönergeler ile Ankara Üniversitesi Senato ve Yönetim Kurulu kararları ile yayımlanan yönerge ve iç talimatlara uygun olarak yapılmaktadır.

26 Tarihi:- Sayfa 25 /34 esastır. İç ve Dış paydaş taleplerinin karşılanmasında üstün hizmet anlayışı ve hizmet eşitliğinin sağlanması Hizmetler İçin Şartların Gözden Geçirilmesi: Fakültemize yapılan tüm başvurular ilgili birimlerce mevzuatına göre değerlendirilmekte ve cevaplandırılmaktadır. Mevzuata uygun olmayan talepler yetkili birimlerce reddedilmekte ve başvuru sahibi bilgilendirilmektedir Hizmete bağlı şartlarda bir değişiklik olması ya da olmasının teklif edilmesi durumunda söz konusu durum ilgili tüm taraflara resmi yazı ile duyurulmaktadır Sunulan hizmetlere bağlı şartlarda yapılacak değişikliklerle ilgili gözden geçirme sonuçları Fakültemiz Kalite Komisyonu tarafından alınan kararlar ile (toplantı sonuçları, resmi yazışmalar, güncellenen süreç/talimatlar vb.) ilgili birimlerde muhafaza edilmektedir sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu. Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Kararları EBF Kalite Komisyon Kararları EBF Kalite Komisyon Raporları Hizmetler İçin Şartların Değişmesi: Fakültemiz hizmetlerine bağlı şartlarda yapılacak değişikliklerle ilgili personel bilgilendirmeleri e-beyas kapsamında yapılarak resmi yazışma ve alternatif iletişim kanalları ile güvence altına alınmaktadır. E-Beyas Kurumsal web sayfası Kurumsal e-posta

27 Tarihi:- Sayfa 26 / Ürün ve Hizmetlerin Tasarımı ve Geliştirilmesi: Fakültemizde tasarım faaliyeti olmadığından bu madde Fakültemiz Kalite Yönetim Sistemi kapsamı dışında tutulmaktadır Dışarıdan Tedarik Edilen Proses, Ürün ve Hizmetlerin Kontrolü: Genel: Fakültemiz hizmetleri için ihtiyaç duyulan malzemenin/hizmetin dışarıdan tedarik edilmesi gerçekleştirme görevlisi tarafından Mali İşler Birimi ne gönderilir ve harcama yetkilisi tarafından karşılanmaktadır. Tedarik edilen hizmet/ürünün uygunluğunun kontrolü ise 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu Taşınır Mal Yönetmeliği kapsamında muayene kabul komisyonu tarafından yapılmaktadır Kontrolün Tipi ve Boyutu: Tedarik edilen hizmet/ürünün uygunluğu ilgili birimler tarafından teşkil edilen Şartname Hazırlama ve Muayene Kabul Komisyonu tarafından Uygunluk Raporu ile dosyalanarak yapılmaktadır Dış Tedarikçi İçin Bilgi: Fakültemiz hizmet birimleri, hizmet sürecini etkileyen malzemelerin/hizmetlerin satın alınması yönünde ihtiyaca uygun şekilde idari ve teknik şartnameler hazırlanmaktadır. Bu şartnamelerde malzemeye/hizmete ait teknik ve kalite özellikleri tanımlanmaktadır. Bu şartnameler tedarikçilere duyurulmaktadır Hizmetin Sunumu: Üretim ve Hizmet Sunumunun Kontrolü Hizmetin sunumu için süreçlerin planlanan sonuçlara erişme yeteneğinin, sonuçtaki çıktılar daha sonra izlenemediği veya ölçülemediği durumda, geçerli kılınması ve periyodik olarak yeniden vasıflandırılması Fakülte hizmetlerinde işleyişi gereği verilen hizmetlerin sonuçları anında alınmakta olup, bu sebeple bu madde Kalite Yönetim Sistemi kapsamı dışında tutulmaktadır Fakültemiz hizmetlerinin işleyişi gereği verilen hizmetlerin sonuçları anında alınmakta olduğundan bu madde Kalite Yönetim Sistemi kapsamı dışında tutulmaktadır.

28 Tarihi:- Sayfa 27 / sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu Organizasyon El Kitabı Hizmet Rehberi Hizmet Envanteri Tablosu Tanımlama ve İzlenebilirlik: Fakültemiz hizmetleri çerçevesinde yapılan tüm kontroller ve ölçümler izlenebilir nitelikte Mali Yönetim Sistemi ile kayıt altına alınmaktadır sayılı Kanun Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu Müşteri veya Dış Tedarikçiye Ait Mülkiyet: Verilen hizmet kapsamında herhangi bir şekilde iç ve dış paydaş malı kullanılmadığından Kalite Yönetim Sistemi kapsamı dışında tutulmaktadır Muhafaza: Fakültemiz ilgili birimlerinden talep edilen hizmetlerin başvurudan sonuçlanmasına kadar geçen süre içinde işlemi devam eden evrakların muhafazasından ilgili yönetici ve personelleri sorumludur. Hizmete ilişkin dosyaların arşivi e-beyas sisteminde belirtildiği şekilde hizmetlerin sürekliliğini sağlamak üzere uygulanmaktadır. E-Beyas Teslimat Sonrası Faaliyetler: Fakültemiz hizmetlerinde, hizmetler ile ilgili teslimat sonrası faaliyet bulunmadığından bu madde Kalite Yönetim Sistemi kapsamı dışında tutulmaktadır Değişikliklerin Kontrolü: Fakülte birimleri tarafından verilen hizmetlere ilişkin, bütün mevzuat kapsamında değişiklik gündeme geldiğinde ya da Fakülte hizmetleri açısından yasal mevzuat şartlarının sağlanması için verilen hizmet

29 Tarihi:- Sayfa 28 /34 şartlarında bir değişiklik yapılması ihtiyacı olduğunda hizmet şartları Fakültemiz Kalite Komisyonu tarafından gözden geçirilmekte ve değerlendirilmektedir. Hizmet şartlarında veya dokümanlarında olabilecek değişiklikler ilgili personele duyurulmaktadır. İç ve Dış paydaş isteklerinin karşılanabilmesi için mevcut hizmetler ve faaliyetler üzerinde geliştirme/değiştirme/yeniden uyarlama şeklinde karşılanmaktadır. Ayrıca bu hususlar Yönetim Gözden Geçirme Toplantısında gündem maddesi olarak görüşülmekte ve değerlendirilmektedir. Gözden geçirme sonuçları ve değişikliğe onay veren kişi/kişiler ve ilgili faaliyetler dokümante edilmektedir. E-Beyas üzerinden sisteme dâhil edilerek ayrıca bazı fiziksel dosyalar da tutulmaktadır sayılı Kanun Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Kararları EBF Kalite Komisyon Kararları EBF Kalite Komisyon Raporları 8.6. Hizmetin Sunumu: Fakültemiz hizmetlerinin işleyişi gereği verilen hizmetlerin sonuçları, tanımlanmış olan yetki sorumluluklar çerçevesinde anında alındığından hizmetin durumu ve neticesi anında izlenebilmektedir. Hizmetin kontrolü; denetim/iç tetkik raporları, iç ve dış paydaş görüş formları, öneri ve şikâyetler, performans değerlendirme raporları ile yönetim sistemleri hedefleri gerçekleşme tablolarına göre değerlendirilmektedir. Yapılan tespitlerde, iyileştirme için uygun etkinlik planlaması bir sonraki yılın Yönetim Gözden Geçirme Toplantısında yapılmaktadır. Tespit edilen uygunsuzluklar için düzeltici faaliyet başlatılmaktadır. Ayrıca birim yetkilileri, birimleriyle ilgili hizmetlerin mevzuata uygun olarak sağlanması için yapılan faaliyetin etkinliğinin belirlenmesinde birinci derecede sorumluluğa sahiptir. Hizmet Rehberi Hizmet Envanteri Tablosu Organizasyon El Kitabı

30 Tarihi:- Sayfa 29 /34 Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Kararları İç Tetkik Süreci 8.7. Uygun Olmayan Çıktının Kontrolü: Fakültemiz hizmetlerinin şartları mevzuata bağlı olarak hazırlanan talimat ve süreçlerle gerçekleştirilmekte olup, gerekli müdahalelere uygun şekilde kontrol altında tutulmaktadır. Faaliyetler sürekli kontrollerle izlenerek uygun olmayan hizmet sunulması önlenmektedir. Öneri/şikâyetler, görüş formları, iç tetkikler, denetimler, gözden geçirme toplantıları, risk değerlendirmeleri, süreç performanslarının izlenmesiyle veya kontrollerde tespit edilen/tekrarlanan uygunsuzluklar için süreç sorumluları tarafından faaliyetin risk durumuna göre durdurulması, ertelenmesi kararı verilmektedir Süreç veya yönetmelik/talimatlarda belirtilen şartların sağlanamadığı birim yöneticileri/çalışanları tarafından yapılan kontrollerle tespit edilmesi veya müşteriler tarafından bildirilmesi sonucu kayıt altına alınması, uygulanacak düzeltme/düzeltici faaliyet ile uygunsuzluklar için yapılacak işlemler detaylı olarak İç Tetkik çalışmasında açıklanmaktadır. Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Kararları İç ve Dış Paydaş Memnuniyet Görüş Formları Değerlendirme Raporu İç Tetkik Süreci 9. PERFORMANS DEĞERLENDİRME 9.1. İzleme, Ölçme, Analiz ve Değerlendirme: Genel: Fakültemiz hizmetlerinin tüm süreçleri dikkate alınarak hangi süreçte hangi faaliyetin ne şekilde ölçülmesi-kontrol edilmesi gerektiği süreç kartlarında tanımlanmıştır. Bu kapsamda Yönetim Gözden Geçirme toplantıları ve iç tetkik çalışmaları önem arz etmektedir. Elde edilen sonuçlar değerlendirilerek uygun iyileştirme çalışmaları başlatılmaktadır.

31 Tarihi:- Sayfa 30 /34 Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Kararları İç Tetkik Süreci Müşteri Memnuniyeti/Uygunluğun Değerlendirmesi: Fakültemiz hizmetlerinde iç ve dış paydaş memnuniyetleri için yıllık memnuniyet görüş formu hazırlanmakta ve uygulanmaktadır. Mevcut ve gelecekteki paydaş şartlarının karşılanıp karşılanmadığı hakkındaki öneri ve şikâyetler ile paydaş/müşteri görüş formları değerlendirilerek gerekli hallerde düzeltici faaliyet başlatılmakta ve iyileştirmeler sağlanmaktadır. Detaylı bilgiler Memnuniyet Değerlendirme Raporunda yer almaktadır. TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi İç ve Dış Paydaş Memnuniyet Görüş Formları Sonuç ve Değerlendirme Raporu Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Kararları Kalite Öz değerlendirme Raporu Analiz ve Değerlendirme: Fakültemiz hizmetleri kapsamında gerçekleştirilen iç ve dış paydaş memnuniyet analizi, yönetim gözden geçirme toplantıları, iç tetkik süreçleri, risk ve fırsatlar kapsamında gerçekleştirilen faaliyetlerin etkinlikleri ile iyileştirme ihtiyaçları analiz edilmektedir. Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Kararları TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Memnuniyet Görüş Formu Sonuçları İç Tetkik Süreci Doküman Kontrolü Süreci Düzeltici Faaliyet Süreci

32 Tarihi:- Sayfa 31 / İç Tetkik: Fakültemiz hizmetlerinde uygulanan Kalite Yönetim Sistemi ile 9001 standardının şartlarının etkin olarak uygulanıp uygulanmadığı, faaliyetlerin düzenli olarak sürdürülüp sürdürülmediğinin belirlenmesi amacıyla iç tetkikler yapılmaktadır Yapılacak iç tetkiklerin sıklığı, yöntemi, sorumluluklar, tetkikin ve tetkik görevlilerinin planlanması, tetkik kriter ve kapsamının belirlenmesi, tetkik sonuçlarının üst yönetime rapor edilmesi, uygun düzeltme ve düzeltici faaliyetlerin gerçekleştirilmesi ve tetkik dokümanlarının kanıt olarak muhafaza edilmesi süreçleri İç Tetkik Süreci nde detaylı olarak gösterilmektedir. İç Tetkik Süreci Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Kararları Hizmet Envanteri Tablosu Hizmet Rehberi 9.3. Yönetimin Gözden Geçirmesi: Genel: Fakültemiz hizmetlerinin Kalite Yönetim Sistemlerinin amacına uygunluğu, yeterliliği ve etkinliğini sürdürmesini ve stratejik amaçlarıyla uyumluluğunu güvence altına almak için planlı aralıklarla tüm Fakülte birimlerinde Yönetim Gözden Geçirme toplantıları gerçekleştirilmektedir Yönetimin Gözden Geçirme Girdileri: Yönetim Gözden Geçirme toplantılarının planlanma aşamasında yönetimin gerekli gördüğü diğer konular ve birimlerden gelen öneriler dışında aşağıdaki konular göz önünde bulundurulacak toplantı gündemi belirlenmektedir; Bir önceki yılda gerçekleştirilen Yönetim Gözden Geçirme Toplantılarından devam eden takip faaliyetleri, Yönetim Sistemlerini etkileyebilecek iç ve dış konulardaki değişiklikler,

33 Tarihi:- Sayfa 32 /34 Müşteri memnuniyeti kapsamında yapılan çalışmalar ile müşteri geri bildirimi, çalışmaların analiz edilmesi, iyileştirmeye açık alanların belirlenmesi, Amaç ve hedeflerin gözden geçirilmesi, gerçekleşme durumlarının görüşülmesi, yeni hedeflerin belirlenmesi, Süreç performanslarının değerlendirilmesi, Uygun olmayan faaliyetler ile düzeltici faaliyetlerin gerçekleşme durumu, İzleme ölçme sonuçları, İç/dış tetkiklerin ve denetimlerin sonuçları, Kaynaklar, Risk ve fırsatlara yönelik faaliyetler, İyileştirme önerileri, (çalışan ve hizmet alanlardan gelen öneriler), Kalite Politikasının belirlenen hedeflere göre gözden geçirilmesi, İlgili tarafların şikâyetleri Yönetimin Gözden Geçirme Çıktıları: Yönetimin sistemi gözden geçirme toplantılarının çıktıları; iyileştirme için fırsatları, yönetim sistemleri ile ilgili değişiklik ihtiyacını ve gerekli olan kaynakları kapsayacak karar ve faaliyetleri içermektedir. Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Kararları Hizmet Rehberi Hizmet Envanteri Tablosu TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi 10. İYİLEŞTİRME Genel: Fakültemiz hizmetlerinin tüm birimlerinde iç ve dış paydaş taleplerinin karşılanması, yürürlükte olan mevzuata uygun olarak yapılmaktadır. İç tetkik, Yönetim Gözden Geçirme sonuçları, çevre performansının değerlendirilmesi sonucu elde edilen bilgiler ile risk ve fırsatların gözden geçirilmesi sırasında müşteri ve çevre şartlarının sağlanması için yapılacak iyileştirmeler belirlenmektedir.

34 Tarihi:- Sayfa 33 /34 Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Kararları Doküman Kontrolü Süreci Düzeltici Faaliyet Süreci İç Tetkik Süreci Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet: İç ve dış paydaş görüş formları, şikâyet ve önerileri, uygun olmayan hizmetler ve denetim/iç tetkik performans değerlendirme sonuçlarında belirlenen uygunsuzlukların ortadan kaldırılması için düzeltici faaliyet yapılmaktadır. Bu uygunsuzlukların nedeninin saptanması, bu nedenlerin ortadan kaldırılması ve tekrarının önlenmesi için düzeltici faaliyetin açılması, uygulanması ve sonuçlarının takip edilmesi ile ilgili yöntemlerin belirlenmesi için Düzeltici Faaliyet Süreci oluşturulmaktadır. Uygunsuzlukla ilgili değerlendirme de risk ve fırsatlar da gözden geçirilerek, gerekirse sistem üzerinde değişiklikler yapılmaktadır. Düzeltici Faaliyetler Süreci Doküman Kontrolü Süreci Tespit edilen uygunsuzluğun giderilmesi için yapılan çalışmalar ve sonucu yapılan düzeltme/düzeltici faaliyetle ilgili her türlü kayıtlar muhafaza edilmektedir. Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Süreci Doküman Kontrolü Süreci Sürekli İyileştirme: Fakültemizde uygulanan Kalite Yönetim Sistemleri iyileştirme ve geliştirmeye dayanmaktadır. İyileştirmeyi taahhüt eden Kalite Yönetim Sistemleri Politikası ve Hedefleri olarak belirlenmesi, bu hedeflerin gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin kontrolü, veri analizleri, iç tetkikler, süreç performanslarının izlenmesi Fakültemiz Kalite Komisyonu tarafından Yönetimin Gözden Geçirme toplantıları ile yapılmaktadır.

35 Tarihi:- Sayfa 34 /34 Bu yöntemler kullanılarak aksaklık ve eksiklikler tespit edilmekte ve çözümlenmesi için girişimlerde bulunulmaktadır. Sürekli iyileştirme gereklilikleri; kaynaklar ve fırsatlar değerlendirilmekte, potansiyel risk unsurları uygunsuzluğa dönüşmeden önlenmekte, çevreye duyarlı olarak Fakülte hizmetlerimizin devamlılığı ulusal ve uluslararası kriterlerde sağlanmaktadır. EBF Kalite Komisyon Kararları EBF Kalite Komisyon Raporları Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Kararları İç Tetkik Süreci Doküman Kontrolü Süreci Düzeltici Faaliyet Süreci Memnuniyet Görüş Formları Sonuç ve Değerlendirme Raporları EBF Kalite Politikası EBF Kalite Stratejileri EBF Kalite Hedefleri TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Şartlar Hazırlayan Kontrol Kontrol Onay Aydın YILDIRIM Fakülte Sekreteri V. Prof. Dr. Ali BALCI Kalite Komisyon Üyesi Doç. Dr. İlhan YALÇIN Dekan Yardımcısı Prof. Dr. Fatma BIKMAZ Dekan