PLANLAMA, KONTROL ve EĞİTİM İŞLERİ TALİMATI

Transkript

1 Rev. No Revizyon Tarihi 01 15/06/2016 İlk talimat Revizyon İzleme Tablosu Açıklama 02 30/03/2018 Eğitim İşleri, Planlama, Kontrol ve Eğitim İşleri olarak değiştirildi. Planlama İşleri ile Kalite ve Uygunsuzluk Yönetimi İşleri eklendi. Sayfa/Topl. Sayfa No 1/6 Hazırlayan Onaylayan

2 1. AMAÇ ve KAPSAM Bu talimatın amacı, koordinatörlük planlama, kalite ve uygunsuzluk yönetim işleri ile üniversitemizin Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi ile e-beyas uygulamaları hakkında kullanıcılara yönelik bilgilendirme seminerlerini ve stajyer öğrencilerin eğitim işlerini açıklamaktır. Bu talimat, koordinatörlüğümüzde yürütülen tüm hizmetleri, Ankara Üniversitesi tüm birim ve personeli ile stajer olarak belirlenen öğrencileri kapsar. 2. TANIMLAR & KISALTMALAR: Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü: Üniversitemizin Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi ile e-beyas uygulamaları hakkında kullanıcılara yönelik bilgilendirme seminerlerini, stajyer öğrencilerin eğitim işlerini ve akademik toplantı işlerini yürüten, takip/kontrol eden ve raporlayan yetkili birimidir. Birimler: Üniversitemiz rektörlüğüne bağlı tüm idari birimleridir (koordinatörlük, dekanlık, müdürlük, daire başkanlığı vs.). Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı: Üniversitemiz idari hizmetlerinin mükemmeliyete ulaşması için stratejik yönetim ve planlama yapan, performans ve kalite ölçütleri geliştiren, yönetim bilgi sistemi ve üniversitemizin her türlü mali hizmetlerini kanunla verilen yetkiler çerçevesinde etkili, ekonomik, verimli ve süresinde yerine getirmekle sorumlu birimdir. Akreditasyon, Akademik Değerlendirme ve Kalite Koordinatörlüğü: Üniversitemizde rektörlüğe bağlı tüm idari birimlerin akreditasyon, akademik değerlendirme ve kalite yönetim sistemleri konularındaki çalışmalarını koordine eden birimdir. Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve Arşiv Sistemi Uygulaması (e-beyas): Üniversitemizin tüm birimlerinde 16 Eylül 2013 tarihinden itibaren kullanılmakta olan elektronik (bilgisayar ve internet temelli) belge yönetimi uygulamasıdır. Planlama: Kalkınma planları, programlar, ilgili mevzuat ve benimsedikleri temel ilkeler çerçevesinde geleceğe ilişkin misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını önceden belirlenmiş olan göstergeler doğrultusunda ölçmek ve bu Sayfa/Topl. Sayfa No 2/6 Hazırlayan Onaylayan

3 sürecin izleme ve değerlendirmesini yapmak amacıyla katılımcı yöntemlerle hazırlanan plandır. Kalite Yönetim Sistemi (KYS): ISO 9001 Standardı şartlarına uygun şekilde, verilen hizmetin verimini ve bu hizmeti alanların memnuniyetini arttırmayı amaçlayan dokümante edilerek ilgili paydaşlara duyurulmuş sistemdir. Yönetim Gözden Geçirme (YGG) Toplantısı: Koordinatörlükte yürütülen hizmetlere dair kontrol ve takip verilerinin değerlendirilmesi amacıyla belli aralıklarla yapılan toplantıdır. Düzeltici Faaliyet: Saptanan bir uygunsuzluğun sebebinin veya diğer istenmeyen durumu yok etmek için yapılan faaliyet. Önleyici Faaliyet: Potansiyel bir uygunsuzluğun sebebinin veya diğer istenmeyen durumu yok etmek için yapılan faaliyet. İç Tetkik: Birimin kalite yönetim sisteminin konu üzerine eğitim almış yetkin bir personel tarafından denetlenmesidir. BEYAS/e-BEYAS Eğitim Semineri: Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi mevzuatı ve e-beyas Uygulamasındaki değişiklik/yeniliklerin duyurulması amacıyla belirli aralıklarla düzenlenen eğitim, bilgilendirme ve değerlendirme toplantılarıdır. Üniversiteler: Bilgi ve Belge Yönetimi bölümlerindeki öğrencilerin BEYAS Koordinatörlüğü nde staj yapmalarına olanak tanıyan üniversitelerdir. 3. İLGİLİ DOKÜMANLAR 3.1. İlgili Formlar Ankara Üniversitesi Eğitim Katılım Formu Uygunsuzluk Bildirim Düzeltici / Önleyici Faaliyet (DÖF) Formu ANKÜ-BYS-TAL- 005/FR.003/REV.01/ Uygunsuzluk Bildirim Düzeltici / Önleyici Faaliyet (DÖF) Takip Formu ANKÜ-BYS-TAL- 005/FR.004/REV.01/ Referans Dokümanlar İç Kaynaklı Doküman Kontrolü Prosedürü ANKÜ-YNT-PR-001 Sayfa/Topl. Sayfa No 3/6 Hazırlayan Onaylayan

4 3.3. Referans Dokümanlar / İlgili Formlar Dış Kaynaklı Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (REGA: tarih ve sayılı (2014/7074)). 4. UYGULAMA 4.1. Planlama İşleri Planlama sorumlusu Koordinatörlüğün geleceğe ilişkin misyon ve vizyonlarının oluşturulmasını, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedeflerinin saptanmasını, performansın göstergeler doğrultusunda ölçülmesini ve sürecin izlenerek değerlendirilmesini sağlamak amacıyla plan hazırlar. Bu doğrultuda gerekli tüm dokümanı (stratejik plan, misyon, vizyon, hedefler, performans ölçütleri, izleme metodolojisi vs.) diğer birim personelinden bilgi alarak oluşturur. Planlama sorumlusu iç ve dış paydaşlara resmi yazı, e-beyas duyuruları, e-posta vs. yoluyla planlama dokümanını duyurur. Planlama sorumlusu bu dokümanın BEYAS Koordinatörlüğü web sitesinde birim web sitesi güncelleme sorumlusu tarafından yayınlanmasını sağlar. Planlama sorumlusu BEYAS Koordinatörlüğü nde verilen tüm hizmetlerle alakalı mevzuatı her bir hizmeti yürüten sorumlu/yetkili ile birlikte kontrol ve takip eder. Planlama sorumlusu gerektiğinde Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından düzenlenen toplantı ve eğitimlere katılır. Planlama sorumlusu konu ile ilgili her türlü yazışmayı yapar. Planlama sorumlusu diğer birim çalışanları ile beraber yürütülen işleri kontrol ve takip eder. Belirli aralıklarla düzenlenen YGG toplantısında KYS Sorumlusu ile birlikte yürütülen işlere dair kontrol ve takip verilerinin değerlendirilmesini sağlar. Bu toplantı sonucuna göre yürütülen işlerde değişiklik/düzeltme a. gerekli değil ise ilgili mevzuatı kontrol ve takip etme aşamasına döner. b. gerekli ise yapılacak işleri KYS sorumlusu ile birlikte planlar, program hazırlar ve güncelleme için duyurma/yayınlama aşamasına döner. 4.2 Kalite ve Uygunsuzluk Yönetimi İşleri Kalite Yönetim İşleri KYS sorumlusu Kalite Yönetim Sistemi için gerekli olan tüm dokümanı (el kitabı, talimat, iş akışları, görev tanımları vs.) diğer birim personelinden bilgi alarak oluşturur. KYS sorumlusu iç ve dış paydaşlara resmi yazı, e-beyas duyuruları, e-posta vs. yoluyla KYS dokümanını duyurur. Sayfa/Topl. Sayfa No 4/6 Hazırlayan Onaylayan

5 KYS sorumlusu bu dokümanın BEYAS Koordinatörlüğü web sitesinde birim web sitesi güncelleme sorumlusu tarafından yayınlanmasını sağlar. KYS sorumlusu konu ile ilgili mevzuatı kontrol ve takip eder. KYS sorumlusu gerektiğinde Akreditasyon, Akademik Değerlendirme ve Kalite Koordinatörlüğü tarafından düzenlenen toplantı ve eğitimlere katılır. KYS sorumlusu konu ile ilgili her türlü yazışmayı yapar. KYS sorumlusu diğer birim çalışanları ile beraber yürütülen işleri kontrol ve takip eder. Belirli aralıklarla YGG toplantısı düzenler ve yürütülen işlere dair kontrol ve takip verilerinin değerlendirilmesini sağlar. Bu toplantı sonucuna göre yürütülen işlerde değişiklik/düzeltme a. gerekli değil ise ilgili mevzuatı kontrol ve takip etme aşamasına döner. b. gerekli ise yapılacak işleri planlama sorumlusu ile birlikte planlar, değişiklikleri gerçekleştirir, dokümante eder ve duyurma/yayınlama aşamasına döner Uygunsuzluk Yönetimi - Düzeltici / Önleyici Faaliyet (DÖF) İşleri BEYAS Koordinatörlüğü çalışanları tarafından yürüttükleri hizmetler sırasında veya düzenli aralıklarla toplanan YGG toplantısı ve gerçekleştirilen iç tetkiklerin sonucunda tespit edilen uygunsuzluklar (düzeltici / önleyici faaliyetler-döf) KYS sorumlusuna bildirilir. KYS sorumlusu kendisine iletilen uygunsuzluk bildirimleri için Uygunsuzluk Bildirim - Düzeltici / Önleyici Faaliyet (DÖF) Formu oluşturur (veya daha önce oluşturulmuş olan formu günceller) ve BEYAS Koordinatörlüğü ne onaya sunar. KYS sorumlusu DÖF formu oluşturduğu uygunsuzluk bildirimlerini Uygunsuzluk Bildirim - Düzeltici / Önleyici Faaliyet (DÖF) Takip Formuna kaydeder. Koordinatörlük DÖF formunda bildirilen uygunsuzluğun giderilmesini sağlar, KYS sorumlusuna bilgi verir. KYS sorumlusu DÖF formunda bildirilen uygunsuzluk tamamen a. giderilmedi ise DÖF Formu oluşturma/güncelleme aşamasına döner. b. giderildi ise DÖF formu ile DÖF takip formunda gerekli bilgileri işleyerek dosyalanmasını sağlar Eğitim İşleri BEYAS/e-BEYAS Eğitim Semineri İşleri Eğitim sorumlusu belge yönetimi ve arşiv sistemleri hakkındaki mevzuatı kontrol ve takip eder. e-beyas test yetkilisi e-beyas Uygulaması nda yazılım firmasının gerçekleştirdiği yenilik/ değişiklikleri eğitim sorumlusuna bildirir. Sayfa/Topl. Sayfa No 5/6 Hazırlayan Onaylayan

6 Eğitim sorumlusu mevzuat ve e-beyas uygulamasındaki yenilik/değişiklikler hakkında eğitim semineri planlar. Eğitim sorumlusu planlanan eğitim seminerine katılacakların bildirilmesi için birim/kullanıcılara hitaben yazı hazırlar ve onaya sunar. Birim/kullanıcılar eğitim seminerine katılacakları BEYAS Koordinatörlüğüne bildirir. Gelen yazılar eğitim sorumlusuna havale edilir. Eğitim sorumlusu seminer tarihlerinde eğitimi gerçekleştirir Stajyer Öğrenci Eğitim İşleri Eğitim sorumlusu BEYAS Koordinatörlüğünde staj yapması uygun görülen öğrencilere yönelik eğitim planlaması yapar. Eğitim sorumlusu eğitim planı çerçevesinde stajyer öğrencilere uygulamalı eğitim verir. Eğitim sorumlusu eğitimde ve sonrasında stajyer öğrencilerin yaptıkları işleri kontrol ve takip eder. Eğitim sorumlusu stajyer öğrencilerin çalışmasını değerlendirir. Eğitim sorumlusu staj değerlendirmesi hakkında ilgili üniversiteye hitaben yazı hazırlar ve onaya sunar. 5. YETKİ ve SORUMLULUKLAR Planlama Sorumlusu: BEYAS Koordinatörlüğü nde verilen tüm hizmetlerle alakalı mevzuatı hizmeti yürüten sorumlu/yetkili ile birlikte kontrol ve takip etmek, değişiklik gerektiren işlerle ilgili plan ve program hazırlamak, KYS sorumlusunun KYS ni güncellemesini sağlamak, konu ile ilgili toplantı ve eğitimlere katılmak ve tüm yazışmaları yürütmek. Kalite Yönetimi Sistem (KYS) Sorumlusu: Kalite yönetim sistemleri hakkındaki mevzuatı kontrol ve takip etmek, KYS dokümanlarını hazırlamak, güncellemek ve duyurmak, yürütülen işlerin takip ve kontrolünü yapmak, hizmetlerde değişiklik durumunda DÖF formu ve DÖF takip formları oluşturmak, Planlama sorumlusu ile birlikte planlama yaparak güncellemek, konu ile ilgili toplantı ve eğitimlere katılmak, konu ile ilgili tüm yazışmaları yürütmek. Eğitim Sorumlusu: Belge yönetimi ve arşiv sistemleri hakkındaki mevzuatı kontrol/takip etmek, üniversite personeli ile stajyer öğrencilere yönelik eğitim planlaması yapmak, eğitimleri yürütmek, konu ile ilgili tüm yazışmaları yürütmek. Sayfa/Topl. Sayfa No 6/6 Hazırlayan Onaylayan

7 BEYAS Koordinatörü: Stajyer öğrencilerin çalışmalarını değerlendirmek. e-beyas Test Yetkilisi: e-beyas Uygulaması nda yazılım firmasının gerçekleştirdiği yenilik/değişiklikleri eğitim sorumlusuna bildirmek. Birim Web Sitesi Güncelleme Sorumlusu: BEYAS Koordinatörlüğü web sitesinde gerekli bilgileri işlemek ve güncellemek. Sayfa/Topl. Sayfa No 7/6 Hazırlayan Onaylayan