İç Tetkik Soru Listesi

Transkript

1 Std. Mad. Soru Kalite Yönetim Temsilciliği İçin Sorular Sorular E / H Bulgular Kalite Yönetim Sistemi için ihtiyaç duyulan prosesler, proseslerin sırası ve birbirleriyle etkileşimleri belirlenmiş Kalite El Kitabı oluşturulmuş, Hariç tutmalar var, KEK' nda hariç tutmaların gerekçeleri verilmiş Doküman kontrolü için yazılı bir prosedür oluşturulmuş Sistem içerisinde ihtiyaç duyulan doküman ve kayıtlar oluşturulmuş Listeleri var. Revizyon takipleri yapılıyor. Dokümanlar yayınlanmadan önce yeterlilik açısından gözden geçiriliyor. Dokümanların yürürlükteki baskıları ilgili yerlerde bulunduruluyor. Dış kaynaklı dokümanlar belirlenmiş. Revizyon takibi yapılıyor. Güncelliğini yitirmiş dokümanların saklanması ve yanlışlıkla kullanımının önlenmesi sağlanıyor. Kayıtların kontrolü için yazılı bir prosedür oluşturulmuş. Kayıtların kontrolü ve muhafazası sağlanıyor. Kayıtların saklama süreleri ve muhafaza yerleri belirlenmiş. Müşteri memnuniyetinin arttırılması amacına yönelik olarak müşteri şartları belirlenmiştir. Kalite Politikası, sistem şartlarına uyma ve sürekli iyileştirme taahhütlerini içeriyor. Gözden geçiriliyor. Ölçülebilir Kalite Hedefleri belirlenmiş. Kalite Politikası ile tutarlıdır. Kalite Yönetim Sistemi verilen şartları yerine getirmek için planlanmış. (Dokümanların gözden geçirilmesi, yönetimin gözden geçirmesi, iç tetkik ve bakım planları ile kalite planları vb. oluşturulmuş) Sorumluluk ve yetkiler tanımlanmış ve kuruluş içinde iletilmesi sağlanmış. Yönetim temsilcisi atanmış. Yönetim Temsilcisinin görevleri belirlenmiş. Üst yönetim tarafından uygun iletişim prosesleri oluşturulmuş. Dokümante edilmiş. Üst yönetim tarafından KYS'ni, sistemin uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğini sağlamak için YGG toplantıları yapılıyor, kayıtları tutuluyor. Bu toplantılarda kalite politikası, hedefleri ve KYS'ndeki değişiklik ihtiyaçları, tetkik sonuçları, müşteri geri bildirimleri, süreç ve ürün performansı, DF ve ÖF'ler ve iyileştirme önerileri görüşülüyor. Sayfa: 1 / 7

2 YGG sonunda KYS ve proseslerin etkinliğini; müşteri ve hizmetin şartlarını iyileştirme faaliyetleri uygulanıyor. Kaynak ihtiyaçları tespit ediliyor ve planlanıyor. Personel, yaptıkları işlerin önemi ve kalite hedeflerine nasıl katkı sağlayabilecekleri hakkında bilgilendiriliyor. Hizmet gerçekleştirilmesi için gerekli prosesler planlanmıştır. Hizmet gerçekleştirilmesinde kalite hedefleri ve ürün şartları belirlenmiş. Hizmet gerçekleştirilmesinde kullanılacak dokümanlar oluşturulmuş ve kaynaklar sağlanmış. Hizmet için gerekli doğrulama, izleme, muayene ve deney faaliyetleri ile kabul kriterleri belirlenmiş. Müşteri tarafından belirtilmiş tüm şartlar ile belirtilmemiş ancak gerekli olan şartlar gerekli bölümlere iletilmiş. Hizmet ilgili yasal şartlar ile mevzuat şartları var ve ilgili bölümlere iletilmiş. Hizmeti sağlamayı taahhütten önce hizmete bağlı şartlar gözden geçirilip kayıtları tutuluyor. Hizmet şartları değiştiğinde ilgili dokümanlarda değişiklik yapılıyor. İlgili personel nasıl haberdar ediliyor. Müşteri talepleri, müşteri şikâyetleri ve müşteri geri beslemeleri ile ilgili olarak müşteri ile iletişim kayıt altına alınıyor ve geri besleme yapılıyor. Tedarikçi değerlendirmesi yapılıyor. Değerlendirme kriterleri oluşturulmuş. Tedarikçinin yerinde doğrulama yapılıyor. Satın almaya ilişkin kurallar belirlenmiş ve uygulanıyor Hizmet karakteristiklerini açıklayan bilgiler dokümante edilmiş ve ilgili yerlerde bulunduruluyor. Tüm talimatlar kontrollü bir şekilde dokümante edilmiş ve dağıtılmış İç tetkikler için yazılı bir prosedür oluşturulmuş KYS, planlanan düzenlemelere, standardın şartlarına ve kuruluşun oluşturduğu KYS şartlarına uygun olup olmadığı; etkin olarak uygulanıp uygulanmadığı kontrol ediliyor. İç tetkik planları hazırlanmış. Tetkik sıklıkları ve tetkikçiler belirlenirken standart şartlarına dikkat ediliyor. İç tetkikler esnasında önceki tetkik sonuçları da göz önünde bulunduruluyor. Tetkiklerde tespit edilen uygunsuzlukları gidermek için yöntemler belirlenmiş ve uygulanıyor. Takip tetkikleri yapılıyor İç tetkikler kayıt altına alınıyor. Sayfa: 2 / 7

3 Proseslerin izlenmesi ve ölçülmesi için yöntem belirlenmiş ve uygulanıyor. Prosesler için planlanan sonuç başarılamadığında alternatif planlar var ve uygulanıyor. KYS'nin etkinliğini ve uygunluğunu göstermek ve iyileştirmenin nerelerde yapılacağını değerlendirmek için uygun yöntemler belirlenmiş, analizler yapılmakta ve değerlendirilmektedir. Veriler ve analizler, müşteri memnuniyeti, ürün şartlarına uygunluk, tedarikçiler düzeltici ve önleyici faaliyetler için fırsatlar ile ilgili bilgi sağlıyor. Toplanan veriler bir sistem dahilinde analiz ediliyor. Düzeltici ve/ veya önleyici faaliyet sistemi etkin olarak çalıştırılıyor. Kalite hedefleri, tetkik sonuçları, verilerin analizi, düzeltici faaliyetler, önleyici faaliyetler ve YGG kullanılarak sistemin sürekli iyileştirilmesi sağlanıyor. Std. Mad Soru Birimler İçin Sorular Sorular E / H Bulgular Kurumun Kalite Politikası bölümünüz tarafından benimsenmiş İlgili yerlerde kopyaları mevcut. Birim ile ilgili ölçülebilir Kalite Hedefleri belirlenmiş, Birim hedefleri var, Hedeflerin gerçekleşmesi için faaliyetler gözden geçiriliyor. Kalite El Kitabı ile ihtiyaç duyulan doküman ve kayıtlar oluşturulmuş. Dış kaynaklı dokümanlar (standart, şartname ve yasalar) belirlenmiş. Yürürlükteki revizyonları takip ediliyor. Birimle ilgili dokümanlar yayınlanmadan önce yeterlilik açısından tarafınızdan ve/veya bağlı olduğunuz yetkili tarafından gözden geçiriliyor. Birim ile ilgili kayıtların saklama süreleri ve muhafaza yerleri belirlenmiş. Birime ait dokümanlar tanımlama ve izlenebilirliği sağlanarak arşivlenmiş. Birimde çalışan personelin sorumluluk ve yetkileri tanımlanmış, Görev tanımlarının kopyaları mevcut çalışanlarda bulunmakta. Birim elemanları için yetkinlikler tanımlanmıştır. Yetkinliğin sağlanması için eğitimler yapılmaktadır. Birimin eğitim ihtiyaçları belirleniyor, eğitim talepleri dikkate alınıyor ve eğitim planlarına dâhil ediliyor. Birim elemanları yaptıkları işlerin önemi ve kalite hedeflerine nasıl katkı sağlayabilecekleri hakkında bilgilendiriliyor. Hizmet şartlarına uygunluğu sağlamak için bina, çalışma alanı, yazılım, donanım, iletişim ve ulaştırma gibi gerekli alt yapı sağlanmış. Hizmet şartlarına uygunluğu sağlamak için gerekli çalışma ortamı belirlenmiş, yönetilmekte. Proseslerde kullanılan teçhizatının periyodik bakımları yapılıyor. Sayfa: 3 / 7

4 Müşteri memnuniyetinin artırılması amacına yönelik olarak müşteri şartları belirlenmiş. Şartlarının tam olarak yerine getirilebilmesi için tüm çalışanlarda müşteri odaklılık bilinci geliştirilmiş ve sistem alt yapısı buna göre hazırlanmıştır. Hizmetle ilgili yasal şartlar ile mevzuat şartları bölüm çalışanlarına zamanında ve doğru olarak iletilmekte Hizmet şartları değiştiğinde personel haberdar ediliyor Prosesinizin aksamaması için bölüm ile ilgili önlem alınmış. Hizmet gerçekleştirilmesi ve kontroller için gerekli prosesler planlanmış ve uygulanıyor. Hizmet gerçekleştirilmesinde kalite hedefleri ve hizmet şartları belirlenmiş. hizmet karakteristiklerini açıklayan bilgiler ilgili yerlerde bulunduruluyor. Hizmetin onayı için sorumlular ve yetkililer belirlenmiş. Hizmet için gerekli doğrulama, izleme, muayene ve deney faaliyetleri ile kabul kriterleri belirlenmiş. Kaliteyi ilk seferde hizmet doğru vermek için, gerekli ön kontroller yapılıyor. Hizmet şartlarının yerine getirildiğini doğrulamak için periyodik olarak izleme ve ölçme yapılıyor. Sonuçlar kayıt altına alınıyor. Hizmet gerçekleştirmenin her aşamasında ürün tanımlanıyor. Tanımlama, muayene durumunu da gösteriyor. İzlenebilirlik için bir yöntem uygulanıyor, kayıt altına alınıyor. Uygun olan ve olmayan hizmetler, kontrol edilmiş veya edilmemiş hizmetler için ayrı arşiv sistemleri tanımlanmış. Hizmetin üyeye ulaştırılmasına kadar üye için hazırlanan dokümanların zarar görmemesi için muhafaza yöntemleri belirlenmiş. Kontrol ediliyor. Fiili hizmet bölümlerinde iş süreleri ve performanslar takip ediliyor. Uygun olmadığı tespit edilen hizmetin yanlışlıkla kullanımının önlenmesi için nasıl bir yöntem uygulanıyor? Uygun olmayan hizmetin ele alınması ile ilgili sorumluluk ve yetkiler belirlenmiş midir? Birimin bu konudaki sorumlulukları nelerdir? Uygunsuzluğu gidermek için tedbirler alınıyor mu? Uygunsuzluk düzeltildiğinde ürün yeniden doğrulmaya tabi tutuluyor mu? Uygun olmayan hizmet, müşteri ile mutabakat sağlanarak serbest bırakılabiliyor mu? Teslimden sonra uygun olmayan ürün tespit edildiğinde uygunsuzluğun mevcut ve olası etkilerine karşı uygun tedbirler alınıyor mu? Müşteri şikâyetleri ve müşteri geri beslemeleri ile ilgili olarak müşteri ile iletişim için nasıl bir yol izleniyor? İç tetkik planınız var. Önceki tetkik sonuçları birimde tutulmakta Sayfa: 4 / 7

5 İç Tetkiklerde tespit edilen uygunsuzlukların giderilmesi için görevliler belirlenmiş. Saptanan düzeltici faaliyetler ile bunların etkinliği takip ediliyor. Birim tarafından toplanan verilerin neler olduğu çalışanlar tarafından biliniyor. (müşteri memnuniyeti, ürün şartlarına uygunluk, tedarikçiler, önleyici faaliyet için fırsatlar ve ürün ve süreç özellikleri-eğilimleri vb) Haftalık, Aylık ve YGG toplantılarına sunulan veriler güncel ve biliniyor. Toplanan veriler bir sistem dâhilinde analiz ediliyor. Düzeltici ve/ veya önleyici faaliyet uygulanıyor Uygunsuzluk tespit edildiğinde, uygunsuzluğun tekrarını önlemek için gerekli düzeltici faaliyetler uygulanıyor. Başlatılan düzeltici faaliyetlerin sonuçları kayıt altına alınıyor. Etkinliği kontrol ediliyor. Potansiyel uygunsuzlukların oluşmasını önlemek için, sebeplerini ortadan kaldıracak faaliyetler uygulanıyor. Başlatılan önleyici faaliyetlerin sonuçları kayıt altına alınıyor. Etkinliği kontrol ediliyor. AŞAĞIDA BU SORULARDAN BİR ÖZET BULUNMAKTADIR Sayfa: 5 / 7

6 Std. Mad. Soru Yönetim İçin Sorular Sorular E / H Bulgular Kalite Yönetim Sistemi için ihtiyaç duyulan prosesler, proseslerin sırası ve birbirleriyle etkileşimleri belirlenmiş Nerede gösteriliyor? Kalite El Kitabı ile ihtiyaç duyulan doküman ve kayıtlar oluşturulmuştur. Yürürlükteki revizyonları takip edilmektedir. Kalite Politikası belirlenmiş, Kuruluş içinde iletilmiş ve anlaşılmıştır. Kalite Politikası, sistem şartlarına uyma ve sürekli iyileştirme taahhütlerini içeriyor, Güncelliği ve geçerliliği gözden geçiriliyor. Ölçülebilir Kalite Hedefleri belirlenmiştir. Kalite Politikası ile tutarlıdır. Kalite Yönetim Sistemi verilen şartları yerine getirmek için planlanmıştır. (Dokümanların gözden geçirilmesi, yönetimin gözden geçirmesi, iç tetkik faaliyet planları vb. oluşturulmuştur) Sorumluluk ve yetkiler tanımlanmış kuruluş içinde iletilmiş 8 Görev tanımınız mevcut, Yetkinlikler tanımlanmış Yönetim temsilcisi atanmış Uygun iç iletişim prosesleri oluşturulmuş, aksama olmadan uygulanmakta. KYS'nin uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğini sağlamak için YGG toplantıları yapılıyor, kayıtları tutuluyor. Yönetimin Gözden Geçirmesi prosesinde sizin rolünüz var mı? Prosesin aksamaması için önlemler alınıyor. Bu toplantılarda kalite politikası, hedefleri ve KYS'deki değişiklik ihtiyaçları, tetkik sonuçları, müşteri geri bildirimleri, proses ve ürün performansı, DF ve ÖF'ler ve iyileştirme önerileri görüşülüyor. YGG sonunda, KYS ve proseslerin etkinliği; üye ve hzmet şartlarının iyileştirilmesi faaliyetleri uygulanıyor. Kaynak ihtiyaçları tespit ediliyor. KYS'yi uygulama, sürdürme ve sürekli iyileştirme için; üye şartlarını yerine getirerek üye memnuniyetini arttırmak için kaynaklar belirlenip, sağlanmış. Personel, yaptıkları işlerin önemi ve kalite hedeflerine nasıl katkı sağlayabilecekleri hakkında bilgilendirilmiş. Eğitim talepleri nasıl geliyor ve siz nasıl talep ediyorsunuz? Talep edilen eğitimlerin gerçekleşmeleri kontrol edip, etkinliği takip ediyor. Yıllık Eğitim Planınız var. Plan hazırlanırken nelere dikkat ediliyor? Planın gerçekleşmesi takip ediliyor. Sayfa: 6 / 7

7 Eğitim gerçekleştikten sonra, personele eğitim değerlendirmesi yaptırılıyor. Personel aldığı eğitim doğrultusunda değerlendiriliyor. İşe yeni başlayan personele oryantasyon ve işbaşı eğitimi veriliyor. Kayıtları tutuluyor. Personel alımlarında belirlenen yetkinliklere uygun personel alınmasına dikkat ediliyor. Gerçekleşen eğitimlerin etkinliği (İş sonuçlarına yansıması açısından) ölçülüyor. Hizmet şartlarına uygunluğu sağlamak için bina, çalışma alanı, yazılım, donanım, iletişim ve ulaştırma gibi gerekli alt yapı koşulları sağlanmış. Hizmet şartlarına uygunluğu sağlamak için gerekli çalışma ortamı belirlenmiş ve yetkin kişiler tarafından yönetilmektedir. Hizmetin gerçekleştirilmesi için gerekli prosesler planlanmış, uygulanıyor. Hizmetin gerçekleştirilmesinde kalite hedefleri ve şartlar belirlenmiş Üye şartları tüm birimler tarafından bilinmekte Hizmetle ilgili yasal şartlar ile mevzuat şartları mevcut, ilgili birimlere iletilmiş. Üye şartlarının karşılanıp karşılanmadığı hakkındaki üye algılaması ile ilgili bilgiler izleniyor ve değerlendiriliyor. Üye İlişkileri Yönetimi Prosesinde roller bilinmekte ve işlerin aksamaması için gerekli tedbirler alınmaktadır. Kalite hedefleri, tetkik sonuçları, verilerin analizi, düzeltici faaliyetler, önleyici faaliyetler ve YGG kullanılarak sistemin sürekli iyileştirilmesi sağlanıyor. Yönetim belirlenmiş üye şartlarının gözden geçirilmesinde etkin rol oynuyor. Sayfa: 7 / 7