GÖTÜR A.Ş. 3CX SOFTPHONE V12 3CX SOFTPHONE V12 KULLANIM KLAVUZU

Transkript

1 GÖTÜR A.Ş. 3CX SOFTPHONE V12 3CX SOFTPHONE V12 KULLANIM KLAVUZU

2 İÇİNDEKİLER 1. 3CX SOFTPHONE V12 KURULUMU CX SOFTPHONE WİNDOWS A KURULUMU CX SOFTPHONE ANDROID E KURULUMU CX SOFTPHONE IPHONE A KURULUMU CX SOFTPHONE UYGULAMASINA GENEL BAKIŞ ARA YÜZ EKRANI VE BUTONLARI SOFTPHONE DURUM EKRANI AVAİLABLE (UYGUN) MODU AWAY (UZAKTA) MODU OUT OF OFFİCE (DIŞARDA) MODU CUSTOM AVAİLABLE (AYARLANABİLİR UYGUN) MODU CUSTOM OUT OF OFFİCE (AYRLANABİLİR DIŞARDA) MODU SOFTPHONE BİLGİ EKRANI HAT DURUMU TUŞLAMA EKRANI ÇAĞRI ÖZELLİKLERİ EKRANI Beklet Butonu Hoparlör Butonu Aktar Butonu Katılımlı Aktar Butonu Konferans Butonu Tuşlama Ekranı Butonu Çağrıyı Kapatma Butonu Kayıt Butonu Sessiz (Mikrofon) Butonu Durum Bilgisi Ekranı Firma ve Kişisel Rehber Ekranı Çağrı Geçmişi Ekranı Sesli Posta Ekranı Sohbet (Yazılı Mesajlar) Ekranı Konferans Ekranı Softphone Ayarlar Ekranı Softphone \ CTI Modu Butonu Kuyruk Aktif \ Pasif Butonu Sesli Posta Butonu Rahatsız edilmeme Butonu Ofis içi \ Ofis Dışı Butonu Hesap Adınız Genişletilmiş Durum Bilgisi Butonu

3 1. 3CX SOFTPHONE KURULUMU 3CX Softphone Windows, Mac, Android, Iphone işletim sistemleri ile tam uyumludur. İndirme ve Kurum için aşağıdaki adımları takip ediniz CX SOFTPHONE WİNDOWS A KURULUMU Burada Windows için 3CXPhone en son sürümünü indirin: Dosyanın üzerine çift tıklayarak Windows için 3CXPhone yüklemesini başlatın. "Next" butonu ile kurulum da ilerleyin, "Install" butonuna basarak kurulumu başlatın ve bitirin. Şekil: Windows Softphone Kurulumu Şekil: Windows Softphone Kurulumu Otomatik olarak Windows 3CXPhone başlatmak için masaüstünde oluşturulan 3CXPhone simgesine çift tıklayın. Şekil: Windows Softphone Masaüstü Simgesi Şekil: Windows Softphone Masaüstü Simgesi 3

4 Açılan Softphone ekranında herhangi bir aktif hesap olamadığı uyarısı gelmektedir. (ok) Butonuna basarak bu ekranı geçebiliriz. Şekil: Windows Softphone Giriş Ekranı Şekil: Windows Softphone Giriş Ekranı Sistem yöneticiniz tarafından mail adresinize Wellcome (Hoşgeldin) maili gönderilmiş ise bu mailin ekindeki dosyaya çift tıklayarak 3CX Softphone da hesabınızın otomatik olarak aktif olmasını sağlayabilirsiniz. Şekil: CX Hoşgeldin Mesajı Şekil: CX Hoşgeldin Mesajı 4

5 Elle yapılandırma için Bknz. Hesapları Yapılandır Ekranı CX SOFTPHONE ANDROID E KURULUMU Aşağıda ki adımları izleyerek Android işletim sistemimize 3CX softphone uygulamamızı indirip kurabiliriz. Not: Android 2.3 veya daha yüksek (Android 4.X tavsiye edilir) Google Play'den, "3CX " olarak arattırın. ilk sırada çıkan 3CXPhone For phone System v12 " seçeneğini seçin ve yükle butonunu tıklayın. Yükleme tamamlandıktan sonra "3CXPhone 12" çalıştırmak için "Aç" seçeneğini seçin. 3cxPhone ilk açtığımızda bize Auto provision (otomatik yapılandırma) ve Create Profile( manuel yapılandırma) seçeneklerini sunar. Bknz.Şekil Şekil: CX Yapılandırma Ekranı Şekil: CX Yapılandırma Ekranı Android Cihazımız Wifi üzerinden 3CX Phone System ile aynı ağ üzerinde ise "Auto Provision " butonuna basarak 3CX Phone System yöneticisine bir kayıt isteği göndererek yada yönetici tarafından "Welcome to Mail" (Davet Postası) gönderilmiş ise gelen postanın ekindeki "config" dosyasına tıklayarak otomatik olarak hesabınız aktif olacaktır. 3CX Phone System ile aynı ağ üzerinde bulunmuyorsak yada her hangi bir davet maili almamışsak "Create profile" (Manuel Yapılandırma) seçeneği ile devam edebilirsiniz. Manuel yapılandırma için gerekli hesap bilgilerine sahip olmamız gerekmektedir. 5

6 Extension number (Dahili Numaranız) Authentication ID (Doğrulama kimliği) Password (Şifreniz) Local PBX IP (3CX Phone System yerel IP adresiniz) External PBX IP (3CX Phone System uzak IP adresiniz) Proxy (Varsa Vekil sunucu IP adresiniz yoksa boş geçebilirsiniz) Yukarıdaki bilgileri eksiksiz olarak girdikten sonra geri tuşu yardımı ile Softphone ana ekranına dönüş yapabilirsiniz. Ekranda "Aktif" yazısını görüyorsanız Softphone uygulamasında hesabınız aktif olmuş demektir CX SOFTPHONE IPHONE A KURULUMU Aşağıda ki adımları izleyerek IOS işletim sistemimize sahip cihazlarınıza 3CX softphone uygulamamızı indirip kurabiliriz. Apple Store da, "3CX " olarak arattırın. ilk sırada çıkan 3CXPhone For phone System v12 " seçeneğini seçin ve yükle butonunu tıklayın. Yükleme tamamlandıktan sonra "3CXPhone 12" çalıştırmak için "Aç" seçeneğini seçin. Yükle işlemi bittikten sonra uygulamayı çalıştırın. Şekil: CX IOS Softphone Ekranı Şekil: CX IOS Softphone Ekranı Sistem yöneticiniz tarafından gönderilen "Welcome to Mail" (Davet Postası) ekinde bulunan "Config" Dosyasını tıklayarak hesap bilgileriniz otomatik olarak ayarlanacaktır. 6

7 Şekil: CX IOS Welcome Mail Şekil: CX IOS Welcome Mail Softphonunuzun sol üst köşesinde yeşil ikonlu "Available"" yazısını görüyorsanız artık arama yapabilirsiniz. On Hook" Şekil: CX Softphone Iphone Ekranı Şekil: CX Softphone Iphone Ekranı 7

8 2. 3CX SOFTPHONE UYGULAMASINA GENEL BAKIŞ Bilgisayarınıza ve akıllı telefonunuza kurulan 3CX SoftPhone yazılımı; gelen/giden çağrılarınızı, sesli posta mesajlarınızı, yazılı mesajlarınızı, firma ve kişisel rehberinizi, gelen/giden çağrı geçmişinizi, ses kayıtlarınızı, ofis çalışanlarınızın uygun yada meşgul durumlarını görmenize ve sesli yada görüntülü konferanslar oluşturmanıza yarayan kullanıcı dostu bir ara yüz programıdır. 2.1 Ara Yüz Ekranı ve Butonları 1. Softphone Arayüzü 21. Yardım Butonu Şekil: 2-1 Softphone Ara yüzü 20. Genişletilmiş Durum Bilgisi Butonu 2. Durumunuz 3. Bilgi Ekranı 4. Hat Durumu 19. Hesap Adınız 18. Ofis içi \ Ofis Dışı Butonu 17. Rahatsız edilmeme Butonu 16. Sesli Posta Butonu 15. Kuyruk Aktif\Pasif Butonu 5. Tuşlama Ekranı 14. Softphone\CTI Modu Butonu 6. Durum Bilgisi Butonu 7. Firma ve Kişisel Rehber Butonu 8. Çağrı Geçmişi Butonu 9. Tuşlama Ekranı Butonu 10. Sesli Posta Ekranı Butonu 13. Softphone Ayarlar Butonu 12. Konferans Ekranı Butonu 11. Sohbet (Yazılı Mesaj) Ekranı Butonu Şekil: 2-1 Softphone Ara yüzü 8

9 2.2. Durumunuz : Durumunuz ekranı Softphone bilgi ekranında o anki aktif durumumuzu görüntüler. Üstüne tıklandığında 3CX Phone System in bize sunmuş olduğu 5 ayrı durum modunu görüntüleyip bu modlardan birini seçmemize olanak sağlar. Bu modlar sayesinde size dışarıdan veya içeriden gelen çağrıları ayrı ayrı olarak sesli postanıza, GSM numaranıza, ofisinizdeki başka bir dahili numaraya, skype numaranıza yönlendirebilir yada çağrıyı sonlandırabilir. Şekil: 2-2 Softphone Durum Ekranı Available (Uygun) Modu Away (Uzakta) Modu Out Of Office (Ofis Dışı) Modu Custom Available (Ayarlanabilir Uygun) Modu Costom Out Of Office (Ayarlanabilir Ofis Dışı) Modu Şekil: 2-2 Softphone Durum Ekranı Available (Uygun) Modu : Sistem yöneticiniz tarafından her hangi bir değişiklik yapılmamışsa size gelen çağrılara 20 saniye boyunca cevap vermezseniz çağrı sesli postanıza yönlenecektir. Aktif bir görüşme halindeyseniz sistem sizi meşgul algılayarak sizi arayanı sesli postanıza yönlendirecektir. Available (Uygun) moduna örnek verecek olursak; gelen çağrıya belirlediğiniz bir süre sonunda cevap vermezseniz ofisteki başka bir çalışma arkadaşınızın dahilisine, Cep telefonunuza yönlendirebilir yada çağrıyı sonlandırabilirsiniz. 9

10 Aktif bir görüşmedeyseniz size gelen çağrıları ofisteki başka bir çalışma arkadaşınızın dahilisine, Cep telefonunuza yönlendirebilir, çağrıyı sonlandırabilir yada sizi arayanlara "Aradığınız numara meşguldür. Lütfen tekrar deneyiniz" anonsunu iletmesini sağlayabilirsiniz Away (Uzakta) Modu : Sistem yöneticiniz tarafından her hangi bir değişiklik yapılmamışsa dışarıdan yada içerden gelen çağrılar Sesli postanıza yönlendirilecektir. Away (Uzakta) moduna örnek verecek olursak; Dışarıdan gelen çağrınızı cep telefonunuza ofis içinden gelen çağrılarınızı sesli postanıza yönlendirebilirsiniz Out Of Office (Ofis Dışı) Modu : Sistem yöneticiniz tarafından her hangi bir değişiklik yapılmamışsa dışarıdan yada içerden gelen çağrılar Sesli postanıza yönlendirilecektir. Out of Office (ofis Dışı) moduna örnek verecek olursak; Dışarıdan gelen çağrılarınızı cep telefonunuza ofis içinden gelen çağrılarınızı Skype adresinize yönlendirerek ofis dışında bile sizi arayanları cevaplayabilirsiniz Custom Available (Ayarlanabilir Uygun) Modu: Sistem yöneticiniz tarafından her hangi bir değişiklik yapılmamışsa dışarıdan yada içerden gelen çağrılar Sesli postanıza yönlendirilecektir Costom Out Of Office (Ayarlanabilir Ofis Dışı) Modu : Sistem yöneticiniz tarafından her hangi bir değişiklik yapılmamışsa dışarıdan yada içerden gelen çağrılar Sesli postanıza yönlendirilecektir Bilgi Ekranı : Bilgi ekranı tuşlanan numaraları, gelen çağrı numaralarını ve sürelerini görmemize yarayan ekranımızdır.kullanmış olduğunuz pc, cep telefonu yada tabletinizin klavyesinden yapacağınız bütün tuşlamaları da bu ekrandan görebilirsiniz. Bilgi ekranındaki veriyi kopyalayabildiğimiz gibi başka bir ekrandan kopyalanan rakam bilgisi ekrana Kopyala\Yapıştır mantığıyla aktarabilirsiniz. 10

11 Şekil: 2-3 Softphone Bilgi Ekranı Tuşlanan Numara Çağrının Yapıldığını Görüşmenin Başladığını Görüşme süresi Şekil: 2-3 Softphone Bilgi Ekranı 2.4. Hat Durumu : Softphone Bilgi ekranımızda sol alt kısmında bulunan değişken bir ibaredir. her hangi bir çağrı yada tuşlama yapılmamış ise "kapalı", Tuşlama yaparken "Numara giriniz", arama yaparken "arıyor", görüşmedeyken "Bağlandı" ibarelerini kullanmaktadır. Bknz: Şekil Tuşlama Ekranı : Tuşlama(Klavye) ekranı Alphanumeric yani hem rakam hem de harf tuşlamanıza olanak sağlayan tuş takımına sahiptir. Aktif bir çağrı başladığında otomatik olarak tuşlama ekranı Çağrı Özellikleri Ekranına dönüşecektir. Bknz: Şekil 2-5 tekrar tuşlama (klavye) ekranına dönmek için Klavyeyi Gizle butonuna basınız. Klavye butonuna basınız. Klavye ekranından çıkmak için 11

12 Şekil: 2-4 Softphone Tuşlama Ekranı Tuşlama (Klavye) Ekranı Butonu Klavyeyi Gizle Şekil: 2-4 Softphone Tuşlama Ekranı 2.6. Çağrı Özellikleri Ekranı : Görüşme esnasında aktif çağrımızı bekletmeye alma, aktarma, sesi hoparlöre verme, mikrofonunuzun sesini kapatma\açma, konferansa dönüştürme, görüşmemizi kaydetme ve klavye ekranına geri dönebileceğimiz tuşların bulunduğu ekrandır. Şekil: 2-5 Çağrı Özellikleri Ekranı Beklet Butonu Mikrofon Kapa/Aç Butonu Hoparlör Butonu Kayıt Butonu Aktar Butonu Çağrıyı Kapatma Butonu Katılımlı Aktar Butonu Şekil: 2-5 Çağrı Özellikleri Ekranı Tuşlama Ekranı Butonu 12 Konferans Butonu

13 Beklet Butonu : Görüşme esnasında beklet butonuna basıldığında karşınızdaki kişiyi bekletmeye alır ve bekletme müziği verir. "Devam et" basılarak görüşmeye kalındığı yerden devem edilir. butonuna Hoparlör Butonu : Hoparlör butonuna basılarak sesin hoparlör e aktarılması sağlanır Aktar Butonu : Aktar butonu ile aktif çağrılarımızı aktarılacak numara bilgisini sunmadan aktarır. Aktar butonuna bastıktan sonra ekranımız tuşlama ekranına dönecektir. Aktarılacak numara tuşlandıktan sonra "Aktar" butonuna basarak çağrınızı aktarabilirsiniz. Aktarma işlemi iptal etmek için yada butonlarına basabilirsiniz Katılımlı Aktar Butonu : Katılımlı aktar butonu aktif çağrılarınızı aktarılacak dahili ile görüştükten sonra aktarma işlemini gerçekleştirir. Katılımlı aktar butonuna basıldıktan sonra ekranımız tuşlama ekranına dönecektir. Aktarılacak numara tuşlandıktan sonra Ara butonuna basarak aktarılacak kişi ile görüşmeye başlayabilirsiniz. Aktarılacak bilgisi verildikten sonra Aktar butonuna basarak çağrıyı aktarabilirsiniz. Aktarma işlemi iptal etmek için yada butonlarına basabilirsiniz Konferans Butonu : Görüşme esnasında Konferans butonuna basılarak Konferans Görüntüleme ekranına ulaşılır. Bu ekranda katılımcı ekle butonuna basılarak Firma Rehberi ekranından kayıtlı numaraları seçerek yada Numara Ekle butonuna basarak kayıtlı olmayan numaraları açılan listeye ekleyip Konferansı Başlat butonuna basarak konferansı başlatabilirsiniz. 13

14 Şekil: Konferans Oluşturma Ekranları Katılımcı Ekle Konferansı Sil Katılımcıyı Çıkar Mikrofonu Sustur Ekle Sil Konferansı Başlat Şekil: Konferans Oluşturma Ekranları Tuşlama Ekranı Butonu : Görüşme içerisinde tuşlama yapmak istersek Klavye butonunu kullanarak Tuşlama Ekranına ulaşabiliriz. Bknz. Şekil: Çağrıyı Kapatma Butonu : Görüşme halindeyken Bitir butonuna basarak görüşmeyi kapatabilirsiniz Kayıt Butonu : Görüşme içerisinde Kayıt butonuna basarak çağrılarınızı kaydedebilirsiniz. Kayıt butonuna tekrar basıldığında kayıt işlemi sonlanacaktır. Sizin tarafınızdan yapılan görüşme kayıtlarına Ayarlar menüsünden Kayıt butonuna basarak açılacak olan Kayıtlar Ekranından ulaşabilirsiniz Sessiz (Mikrofon) Butonu : Görüşme içerisinde Sessiz butonuna basılarak karşınızdakinin sizin sesinizi duymasını engelleyebilirsiniz. Biz görüştüğümüz kişinin sesini duymaya devam ederiz. Sessiz butonuna tekrar basarak sessiz durumundan çıkabilirsiniz. 14

15 2.7. Durum Bilgisi Ekranı : Durum Bilgisi Ekranına Softphone üzerindeki Durum Bilgisi butonundan ulaşabilirsiniz. Durumunu kontrol edeceğiniz dahili yada dahilileri Dahili Gurup Başlıkları altından görüntüleyebiliriniz. Liste başlarındaki durum ikonları bize dahililerin Uygun, Meşgul, Dışarda, Ofis Dışında, bilgilerini sunar. Her hangi bir dahilinin Ayrıntılar butonuna basarak o dahili hakkında ayrıntılı bilgi ekranı açılır. Bir dahilinin üzerinde faremizin sağ tuşuna basarsak açılacak ekranda Dahili Ara, Mobil Ara, Sesli Posta Bırak, İnterkom, Konferans, sohbet başlatma seçenekleri sunulur. Şekil: Durum Bilgisi Ekranı Arama Çubuğu Durum Bilgisini Daha Geniş Ekranda Göster Dahili Grupları Başlığı Ayrıntılar Butonu Dahili Durum Bilgisi İkonu Şekil: Durum Bilgisi Ekranı Durum Bilgisi Daha Geniş bir Ekranda Göster butonu ile Dahili listeleri, Dahili gurup listelerini, Kuyruk listelerini, Anlık Gelen\Giden çağrılar ve Firma rehberine ulaşabileceğiniz gibi bu ekran üzerinden Arama yapma, Çağrı Aktarma, Çağrıyı Sesli Postaya Aktarma, İnterkom Arama, Konferans ve sohbet başlatma işlemlerini gerçekleştirebileceğimiz ayrı bir ekran sunar. 15

16 Şekil: Genişletilmiş Durum Bilgisi Ekranı Aktif Gelen\Giden Çağrı Ekranı Firmanın Şubelerinin Dahili Listesi Kuyruk Listeleri Dahili Gurup Listeleri Şekil: Genişletilmiş Durum Bilgisi Ekranı 2.8. Firma ve Kişisel Rehber (Contacts) Ekranı : Rehber Butonu ile Firma ortak rehberi ve Kişisel Rehberimizi görüntüleyebileceğimiz "Kişiler" Ekranına ulaşabiliriz. Bu ekranda ki arama cubuğundan Ad, Soyad, Dahili yada Harici kayıtlı nuramalara göre arama yapabilirsiniz. listenizdeki sembolü kayıtlı dahilli nuamrarı, sembolü Firma Ortak rehberinizdeki kayıtlı numaraları, sembolü kendi kayıtlarınızı temsil eder.listede bulunan kayıtlardan dan herhangi birinin üstüne sağ tıklama yapığınız zaman Mobil Ara, Düzenle ve Sil işlemlerini gerçekleştirebileceğimiz hızlı menü açılır. Aynı işlemlere kayıt satırının sonundaki Ayrıntılar ulaşabilirsiniz. butonu ile de 16

17 Şekil: 2-8 Firma ve Kişisel Rehber Ekranı Şekil: 2-8 Firma ve Kişisel Rehber Ekranı 2.9. Çağrı Geçmişi Ekranı : Çağrı geçmişi ekranı yapılan tüm görüşmelerin ve gelen cevapsız çağrılarının loglarının tutulduğu ekrandır. Eğer bir kuyruk üyesiyseniz kuyrukta ki kapatılan çağrı listesini de görebilirsiniz. Çağrı Geçmişi Ekranında güncel bir bilgi olduğunda ikonu maviye döner. Bütün Çağrılar : Gelen \ giden çağrılar, cevapsız çağrılar ve kuyrukta kapatılan çağrıları görüntüleyebileceğiniz Ekrandır. Gelen Çağrılar Ekrandır. : Cevaplanan ve cevaplanamayan gelen çağrıları listeleyen Giden Çağrılar : Cevaplana ve cevaplanamayan aramalarımızın listeleneceği ekrandır. Kapatılan Çağrılar : Üyesi olduğumuz kuyruktaki kapatılan çağrıların listesini görebileceğimiz ekrandır. 17

18 Şekil: 2-9 Çağrı Geçmişi Ekranı Şekil: 2-9 Çağrı Geçmişi Ekranı 2.10 Sesli Posta (Voice Mail) Ekranı : Kişisel sesli posta ekranı size bırakılan sesli postaların listelendiği ekrandır. Okunmamış sesli postanız olduğunda ekrandaki ikon maviye döner. Ekranda listelenen sesli posta kayıtlarının üstüne sağ tıklama ile hızlı menü açılır (Bknz. 2-10) bu menü sayesinde sesli postanızı bilgisayarına indirebilir, telefonunuzda dinleyebilir, sesli postayı bırakan kişiyi arayabilir, sesli postanızı dinlenmiş olarak kaydedebilir, sesli postanızı dinlenmemiş olarak kaydedebilir yada sesli postanızı silebilirsiniz. Sesli Posta karşılama Ayarları butonu ile Sistemin bize sunmuş olduğu sesli posta karşılama mesajından farklı karşılama mesajları oluşturabiliriz. Ekranda bulunan 5 farklı mod için 5 farklı karşılama mesajı ayarlanabilir. Her modun karşısında bulanan Gözat yükleyebilir, telefonda oynat butonu ile bilgisayarınızda kayıtlı bir ses dosyasını butonu ile mevcut sesli posta karşılama mesajınızı dinleyebilir ve kayıt butonu ile sesli posta karşılama mesajı oluşturabilirsiniz. 18

19 Şekil: 2-10 Sesli Posta Ekranı Şekil: 2-10 Sesli Posta Ekranı 2.11 Sohbet (Chat) Ekranı : Sohbet Ekranından firmamızdaki diğer softphone kullanıcılarıyla birebir yada çoklu olarak anlık yazılı mesajlaşmamızı sağlar. Yapılan bütün yazışmalar softphone da kaydedilir. Sohbet ekranında geçmişteki yazışmalarımız tarih sırasına göre listelenir. Bir sohbet oluşturmak için Sohbet Oluştur butonuna tıkladıktan sonra çıkan dahili listesinden sohbet katılımcılarını seçip Sohbet Başlat sohbetleri Delete butonuna basarak sohbeti başlatabilirsiniz. Oluşturduğunuz butonu yardımıyla silebilirsiniz. Şekil: Sohbet Ekranı Şekil: Sohbet Ekranı 19

20 Sohbet Ayarları butonuna basarak ayarlar ekranına gelebilirsiniz. Bu ekran da sohbet anında kullanılan zil seslerini, sohbet için uygun yada uygunsuz durum seçeneklerini yada sohbet isteklerini almak istemediğimiz dahili numaralarını engelleyebileceğiniz ayarlar bulunmaktadır. Şekil: Sohbet Ayarları Ekranı Şekil: Sohbet Ayarları Ekranı 2.12 Konferans (Conference) Ekranı : Konferans Ekranında sesli ve görüntülü konferans oluşturma, var olan konferansları görüntüleme ve ileri bir tarihe konferans oluşturma seçenekleri yer almaktadır. Şekil: Konferans Ekranı Şekil: Konferans Ekranı 20

21 Konferans Oluştur : Konferans Oluştur butonuna bastıktan sonra açılan firma dahili rehberinden konferans katılımcılarını seçebilir, firma dışından katılımcı eklemek için Numara Ekle listesine ekleme yaptıktan sonra Konferansı Başlat basarak başlatabilirsiniz. butonuna basarak açılan katılımcı butonuna Konferans Takvimi Oluştur : Konferans Takvimi oluştur butonuna bastıktan sonra açılan pencerede Bknz. Şekil Konferans Adı, Konferans Açıklaması ve Konferans başlangıç\bitiş gün ve saati girildikten sonra, eğer katılımcıların konferans odasına katılırken isimlerinin anons edilmesi isteniyorsa Katılımcıların Anons Edilmesi seçeneği de işaretlenerek Sonraki butonuna basınız. Burada firma dahili rehberimizden katılımcıları işaretleyerek, dış katılımcıları da mail adreslerini girerek onlara oluşturduğumuz konferans açıklamasını gönderen bir mail ile bilgilendiriyoruz. Şekil: Konferans Takvimi Oluşturma Ekranı Şekil: Konferans Takvimi Oluşturma Ekranı Konferans Görüntüle : Konferans Görüntüle ekranı ile başlatılmış olan konferansların ve katılımcıların listelenir bu liste üzerinde Ekle butonu ile yeni katılımcı ekleyebilir, Sil butonu ile konferansı durdurabilir, mikrofonlarını susturabilir, katılımcıların bağlantılarını kesebilir yada tekrar arayabilirsiniz. 21

22 Şekil: Konferans Görüntüleme Ekranı Şekil: Konferans Görüntüleme Ekranı Scheduled (Zamanlanmış) Konferans : Zamanlanmış Konferans Ekranında İleri bir tarihe zamanlanarak oluşturulmuş konferanslarımız listelediğimiz ekrandır. Şekil: Zamanlanmış Konferans Görüntüleme Ekranı Şekil: Zamanlanmış Konferans Görüntüleme Ekranı 22

23 Create Web Meeting (Video Konferanoluşturma) Ekranı : Video Konferans oluşturma ekranın dan WebRTC ve WebMeeting adında 2 farklı yöntem ile Video konferans oluşturabilirsiniz. WebRTC : Her hangi bir yazılım yüklemeden Google Chrome üzerinden Video konferan yapmanızı sağlar. WebRTC üzerinden katılımcılar ile görüntülü, sesli ve yazılı olarak haberleşmenin dışında ekran ve browser paylaşımı da sağlamaktadır. WebMeeting : Webmeeting yöntemi ile oluşturulan video konferans ta ise katılımcılar ufak bir client uygulaması yükleyerek konferans odasına katılırlar. Bu client uygulamasının artısı katılımcıların video, ses ve yazılı olarak haberleşmelerinin yanı sıra ekran paylaşımı, web browser, dosya paylaşımı, uzak masaüstü kontrolü vb gibi bir çok özellik taşımasıdır. Bir Video konferans oluşturmak için Create Web Meeting butonuna basarak Konferans oluşturma ekranına ulaşırız. Burada ki ilk işlem oluşturacağımız Video konferansın tipini belirlemek olacaktır. Type menüsünden WebRTC yada WebMeeting tiplerinden birini seçerek hemen altındaki Başlık ve Açıklama ekranlarını da doldurarak başlangıç tarih ve saat bilgilerini de girdikten sonra konferansın süresini de belirleyip Sonraki butonuna basarak bir sonraki sayfaya geçiyoruz. Bu sayfadaki Connectivity bölümündeki Let meeting begin ony when you are connected seçeneği ile konferansa Konferans yöneticisinin katılımı ile odanın aktif olup diğer katılımcıların odaya katılmasına olanak verir. Bu seçeneği pasif ederseniz katılımcılar Konferans yöneticisinin odaya katılmasını beklemeden katılmasını sağlar. Organizer startup options ile Konferans yöneticisinin odaya ses, video ve yazılı sohbet özellikleri açık veya kapalı olarak katılımını sağlayan ayarlardır. Participants startup options ise katılımcıların odaya ses, video veya yazılı sohbet özellikleri açık veya kapalı olarak katılımını sağlayan ayarlardır. Bu ayarları da belirledikten sonra Sonraki butonuna basarak Dahili Katılımcı Listesinden ofisimizdeki katılımcıları seçerek Takvimi Şimdi Oluştur butonu ile başlatabilir. Ofis dışından katılımcı eklemek istersek aynı sayfadaki Sonraki butonuna basarak Dış Katılımcıların E-postalarını Ekle alanlarını doldurarak ta konferansınızı oluşturabilirsiniz. 23

24 Şekil: Video Konferans oluşturma Ekranları Şekil: Video Konferans oluşturma Ekranları Scheduled Web Meetings (zamanlanmış Web Meetings) Ekranı : Zamanlanmış WevMeetings butonuna bastığımızda oluşturmuş olduğumuz bütün webrtc ve webmeeting lerin listelendiğini görürüz. Bu liste üzerinde mevcut konferansları düzenleyebilir, silebilir, katılabilir ve katılım için oluşturulan linki mail adreslerine yeniden gönderebiliriz. Şekil: Zamanlanmış Video Konferans Liste Ekranı Şekil: Zamanlanmış Video Konferans Liste Ekranı 2-13 Softphone Ayarlar Ekranı : Softphone gelişmiş özellikleri sayesinde ihtiyaçlarınızı karşılamak için arama deneyimi ve ayarlarını özelleştirmek için daha fazla esneklik verir. 24

25 Şekil: Softphone Ayarlar Ekranı Şekil: Softphone Ayarlar Ekranı Çağrı Yönlendirme(Call Forwarding) Ekranı : Bu ekran 3CX Phone Systemin bize sunduğu 6 ayrı Durum modu seçeneklerini kendi ihtiyacımıza göre düzenleyebilmemizi sağlar. Bu ekranda bulunan Available (Uygun), Dışarda, Ofis Dışı, Available 2, Out of Office 2 ve Kuraldışı İşlemlerinden herhangi birini tıklayarak o modla ilgili ayarlar menüsüne ulaşılır. Şekil: Uygun Modu Ayarlar Ekranı Şekil: Uygun Modu Ayarlar Ekranı 25

26 Hesapları Yapılandır (Configure Accounts) Ekranı : Softphone uygulamasında kullanacağımız hesapları ekleyip silebileceğimiz ayarlar ekranıdır. Ekranda bulunan Yeni Hesap butonuna basarak açılan pencerelerdeki gerekli alanları doldurarak yeni bir hesap oluşturulur. Bknz şekil Şekil: Hesap Ekle Ekranı Softphone Hesaplar ekranında görünmesini istediğimiz bilgiyi giriyoruz. Arama yaptığınızda karşıda görünmesini istediğiniz bilgiyi giriyoruz Hesabımın için belirlenmiş Dahili numara bilgisini giriyoruz. Hesabımız için oluşturulmuş ID numarasını giriyoruz. Hesabımız için oluşturulmuş şifreyi giriyoruz. Hesabımızın kayıtlı olacağı sunucu yerel ip adresini giriyoruz. Hesabımızın kayıtlı olacağı sunucu uzak ip adresini giriyoruz. Hesabımızı ofis dışında 3cx tunel ile bağlanmasını istersek işaretliyoruz Hesabımızın kayıtlı olacağı sunucu yerel ip adresini ve portunu giriyoruz. Tünel işfremizi giriyoruz. Auto provisioning özelliğini aktif eder. Bu özellik sistem tarafından yapılan değişiklerin otomatik olarak alınmasını sağlar. Auto provisioning URL adresini giriyoruz. Dahili listesinde görünmesini istediğimiz bilgilendirme yöntemini seçiyoruz. Dahili Numara, Ad Soyad yad Soyad Ad şeklindedir. Şekil: Hesap Ekle Ekranı Kayıtlar Ekranı : Kayıtlar ekranı görüşme içerisinde yapmış olduğumuz manuel ses kayıtlarının listelendiği ekrandır. Bu ekranda kayıtlar tarih ve saat durumuna göre listelenir. Bu kayıtları istersek bilgisayarımıza ses dosyası olarak indirebilir, telefonumuzdan dinleyebilir veya silebiliriz. Ses seçenekleri Ekranı : Ses seçenekleri ekranındaki ayarlar ile yankı sorunlarını, mikrofon kazancı sağlayarak karşı tarafın sizi daha iyi duymasını sağlayabilir. Mikrofon, hoparlör ve zil aygıtlarını seçebilirsiniz. Bknz. Şekil:

27 Şekil: Ses seçenekleri Ekranı Görüşme içerisinde yaşanan yankı sorunlarını ortadan kaldırır. Görüşme içerisinde sessiz geçen süre içerisinde herhangi bir veri gönderilmez. Bu sayede bant genişliğiniz rahatlatılır. Karşı tarafın sizin sesinizi az duyuyorsa kazanç değerini artırabilirsiniz. Mikrofon Aygıtını bu listeden belirleyebiliriz. Görüşmelerinizi kulaklık yada hoparlörden mi alacağımızı belirleyebiliriz. Zil sesini kulaklık yada hoparlörden mi alacağımızı belirleyebiliriz. Şekil: Ses seçenekleri Ekranı Kısayol Tuşu Ekranı : Bu ekranda 3cx softphone uygulamasının bize sunmuş olduğu ekranınızda ki herhangi bir belge içinde yada üzerinde bulunan telefon numarasını bir kısa yol tuşu yardımı ile arama ekranına kopyalaması özelliğini aktif eder. Bu özellik aktif edilirken bir kısa yol tuşu atamanıza yardımcı olur. Şekil: Kısayol Ekranı Kısayol özelliğini aktif eder. Oluşturacağınız kısa yolu hangi kontrol tuşu yardımı ile yapacağımızı seçiyoruz. Hepsini de seçebiliriz. Klavyemizdeki bir tuşu seçiyoruz. Şekil: Kısayol Ekranı 27

28 2.14. Softphone \ CTI Modu Butonu : Softphone modu Pc yada Smart Phone larımızdaki yalın halini ifade eder tamamen kurulu olduğu cihazdaki ses aygıtlarını kullanarak arama yapmanızı ve almanızı sağlar. CTI Modu Masa telefonunuzu yönetmek için kullanılan yazılım modu dur. Aramalarınızı softphone dan kolaylıkla yapabilirken görüşmelerinizi masa telefonunuzdan yaparsınız. CTI Modun da Arama Yapma : Klavyenizden tuşlayarak yada fareniz ile tuş takımından tıklama yapmak suretiyle numaralarınızı çevirip sonrasında "Ara" butonuna bastığınız anda Softphone dan tuşlanan rakamlar masa telefonunuza aktarılacaktır ve telefonunuz aramaya başlayacaktır. Not: Softphone CTI modun da ilk çalıştırıldığında masa telefonunuza gönderdiğiniz ilk komutla birlikte sizden bu uygulamanın masa telefonunuzu yönetmesine izin vermesini onaylamanız gerekecektir bu onay masa telefonunuz ekranında belirecektir. CTI Modunda Çağrı Aktarma : Gelen çağrıyı cevapladıktan sonra "Aktar" butonuna basarak aktarılacak numara tuşlandıktan sonra "Aktar" butonuna basarak çağrınızı aktarabilirsiniz. Not: "Attended Transfer" Onaylayarak Aktarma özelliği System v12.5 te kullanılabilinir Kuyruk (Queues) Aktif \ Pasif Butonu : Kuyruk üyelerinin kuyruktan gelen çağrıları alıp almamasını sağlayan butondur. Kullanım amacı yeni bir çağrıyı yanıtlamadan öne bitirmeniz gereken bir iş varsa yada kısa süreliğine masanızdan ayrılmanız gerekiyorsa Kuyruk tan çıkış yapabilirsiniz. Kuyrukta pasif olmak sizin normal dahili yada harici çağrı yapmanıza veya almanıza engel değildir Sesli Posta(Voice Mail) Butonu : Sesli posta kutusunu görüntüler. Sesli posta kutusunda okunmamış yeni mesajımız mevcut ise sesli posta kutusu mavi renkte Ekranı görününür. Sesli postakutusu özellikleri için Bknz Sesli Posta 28

29 2.17. Rahatsız edilmeme (DND) Butonu : Rahatsız Edilmeme (DND) özelliğini aktif ve pasif hale getirmek için kullanılır. Pasif modu gri renk tonundadır. Özelliği aktif etmek istersek üzerine tıkladığımızda 2 seçenekli bir menü açılacaktır. Bknz. Şekil: Şekil: RE Menüsü Şekil: RE Menüsü İlk seçenek olan On DND seçilirse softphone üzerinde butonumuz kırmızı renkte görünecektir. Bu modda bize gelen çağrıları telefonumuzda duymayız ve raporlayamayız ancak karşı taraf bizi arıyormuş gibi hiçbir uyarı mesajı veya tonu almaz çağrısına devam eder. İkinci seçenek olan Otomatik Yanıt seçilirse softphone üzerinde butonumuz görünümünü alır. Özelliği sizi aradıklarında telefon ilk çalıştan sonra açılarak görüşmeye başlatmasıdır Ofis içi (In Office) \ Ofis Dışı (out Of Office) Butonu : Softphone uygulamasını hem ofis içi yerel ağımızda hem de ofis dışında dış ağ ortamlarında kullanmamıza olanak sağlar. Uygulamamızın kurulu olduğu Pc, Smartphone veya Mac cihazları ofisiniz içindeki yerel ağa bağlı ise Ofis içi modun da, Ofis dışında örn. evinizden, internet hizmeti olan başka bir lokasyon dan, 3G ile Smartphone nunuzdan bağlanarak ofisinizde masa başındaymış gibi size gelen dahili ve harici çağrıları almaya devam edersiniz Hesap Adınız (Account Name) : Şuan da hangi hesabın aktif olduğunu gösterir. Softphone nunuzda bir den fazla hesap tanımlı olabilir. 29

30 2.20. Genişletilmiş Durum Bilgisi (Expanded Presence) Butonu : Genişletilmiş Durum bilgisi ekranında ofis dahililerinizi, dahili guruplarınızı, kuyruklarınızı, uzak ofis dahililerinizi, gelen ve giden çağrı trafiğinizi ayrıntılı bir şekilde görmenizi ve bu ekrandan çağrı yapmanıza gelen çağrıları cevaplama, aktarma, sesli postaya gönderme, park etme ve reddetme gibi seçenekler sunar. Genişletilmiş Durum Ekranına Softphone uygulamanızın buton ile ulaşabilirsiniz. sağ üst köşesindeki Gelen Aramaları Yönetme : Ekranımızın orta kısmında bulunan Aktif Aramalar (Active Calls) bölümünden gelen ve giden aramalarımızı takip edebiliriz. Her arama ayrı ayrı satırlarda arayan numara, aranılan numara, görüşmenin başlayıp başlamadığı ve başladıysa geçen süreyi gösteren kolonları bulunur. Şekil: Genişletilmiş Durum Ekranı Gelen Aramalar Şekil: Genişletilmiş Durum Ekranı Gelen Aramalar 30

31 Gelen çağrıları çekebilir, aktarabilir ve reddetebiliriz. Çağrıları sürükle bırak yöntemiyle de aktarabilirsiniz. Şekil: Genişletilmiş Durum Ekranı Arama Karşılama Yöntemleri Şekil: Genişletilmiş Durum Ekranı Arama Karşılama Yöntemleri Cevaplanan Çağrıları Yönetme : Görüşme içerisinde aktif çağrı üstüne sağ tık yaparak şunları yapabiliriz. Araya gir (Barge in): Sizden farklı 2 kişinin görüşmesinin arasına girerek görüşmeyi dinleyebilirsiniz sesinizi karşı taraflara duyurabilirsiniz. Not: Pro sürümü gerektirir. Dinle (Listen) : Seçtiğiniz Çağrıdaki görüşmeleri dinleyebilirsiniz. Bu özelliği kullanırken taraflar sizden haberdar olamaz sizi duyamazlar. Not: Pro sürümü gerektirir. Fısılda (Whisper) : Fısılda yönteminde taraflardan seçtiğiniz dahiliye sesinizi duyurabilirsiniz. Diğer taraf sizi duyamaz. Not: Pro sürümü gerektirir. 31

32 Aktar (Transfer) : Görüşme içerisinde çağrıyı istediğiniz dahiliye, uzak ofis dahilisine yada dış hatta aktarabilirsiniz. Konferans (Conference) : Görüşmeyi konferansa çevirebilirsiniz. Dahili yada harici katılımcılar ekleyebilirsiniz. Park (Park) : Çağrıyı Park etmek gelişmiş bir bekletme yöntemidir. Çağrıları ayrı ayrı park odalarına bekleterek aynı yöntemle geri alabilirsiniz. Düşür (Drop) : Çağrıları düşürür. Kayıt (Record) : Çağrıları manuel olarak kayıt altına almanızı sağlar. Manuel olarak kayıt altına almanın avantajı görüşmenin sadece önemli kısımlarını kayıt altına alması ve gereksiz yere hafızada yer tutmamasıdır. Şekil: Genişletilmiş Durum Ekranı Cevaplanan Çağrı Yöntemleri Şekil: Genişletilmiş Durum Ekranı Cevaplanan Çağrı Yöntemleri 32