ÜNİTE 9 ÜNİTE 9 MICROSOFT EXCEL - II TEMEL BİLGİ TEKNOLOJİLERİ İÇİNDEKİLER HEDEFLER

Transkript

1 ÜNİTE 9 MICROSOFT EXCEL - II BAYBURT ÜNİVERSİTESİ UZAKTAN EĞİTİM MERKEZİ İÇİNDEKİLER Çalışma sayfasına yeni nesneler eklemek Veriler ile ilgili işlemler Grafikler ler Sıralama Yapmak Filtreleme Yapmak Sabit / Sıralı Otomatik Doldurma Çalışma sayfası yapısı ile ilgili işlemler HEDEFLER TEMEL BİLGİ TEKNOLOJİLERİ Hesap tablosu programlarını tanımlayabilmek MS Excel ekranını tanıyabilmek Excel menüleri ve komutlarını tanımlayabilmek Excel de çalışma kitaplarıyla çalıiabilmek Elektronik tablolar oluşturabilmek Elektronik tablolarla ilgli birçok işlemi gerçekleştirebilmek ÜNİTE 9

2 FORMÜLLER Excel'in en önemli özelliği matematik formüllerinin oluşturulmasına ve fonksiyonların uygulanmasına olanak sağlamasıdır. Bu özelliği olmasaydı Excel büyük bir tablo görüntüsünden ileriye gidemezdi. Hücre içerisine girilen formüllerin mutlaka = işareti ile başlaması gereklidir. ler hücre adresleriyle belirtilen verilerin yazılan işlemlerle hesaplanmasını yapar. Hücre içerisine formül yazılır yazılmaz hesaplama işlemi gerçekleşir ve formülün kendisi formül satırında görülür. Farklı yerlerdeki hücrelerle formül yazarken hücre adresleri tek tek yazılır ve aralarına ";"yerleştirilir.sıralı hücrelerdeki verileri kullanacaksanız ilk hücre adresi ile son hücre adresi arasına ":" yerleştirilerek formül yazılır.temel İşlevler İşlev Örnek Tanımı TOPLA =TOPLA(A1:A100) A1 hücresi ile A100 hücreleri arasındaki tüm değerleri toplar. =TOPLA(A1; B5; F11) A1, B5 ve F11 hücrelerindeki değerleri toplar ORTALAMA =ORTALAMA(B1:B10) B1 hücresi ile B10 hücreleri arasındaki tüm değerlerin ortalamasını alır =ORTALAMA(A1; B5; F11) A1, B5 ve F11 hücrelerindeki değerlerin ortalamasını alır. MAK =MAK(C1:C100) C1 hücresi ile C100 hücreleri arasındaki en büyük değeri bulur. =MAK(A1; B5; F11) A1, B5 ve F11 hücrelerindeki değerlerin en büyüğünü bulur. MIN =MİN(D1:D100) D1 hücresi ile D100 hücreleri arasındaki en küçük değeri bulur. =MİN(A1; B5; F11) A1, B5 ve F11 hücrelerindeki değerlerin en küçüğünü bulur. KAREKÖK =KAREKÖK(D10) D10 hücresindeki değerin karekök değerini hesaplar. BUGÜN =BUGÜN() O günün tarihini yazar (Parantez içi boş bırakılmalıdır). ŞİMDİ =ŞİMDİ() O anki tarihi ve saati yazar (Parantez içi boş bırakılmalıdır). Tablo 0-1: Temel ler Bayburt Üniversitesi Uzaktan Eğitim Merkezi 2

3 Excel ile gerçekleştirebileceğiniz tüm formüllere ve bunları nasıl kullanacağınıza dair bilgiye sekmesinden ulaşabilirsiniz. Bu sekme altında yer alan İşlev Kitaplığı grubunu kullanarak farklı alanlarda oluşturulmuş formüller ekleyebilirsiniz. 1. Çoğaltma Şekil 0-1: ler Sekmesi Aynı formülü alt alta bütün hücrelere ekleyecekseniz formülün bulunduğu hücrenin üzerine gelince ağ alt köşesinde beliren + işaretini tutup aşağı doğru çekerek otomatik doldurma seçeneğinden yararlanıp formülleri de otomatik olarak diğer hücrelere uygulayabilirsiniz. Ancak bu durumda dikkat etmeniz gereken noktayı bir örnek vererek inceleyelim. Örnek 1: C1 = A1 + B1 C2 = A2 + B2 C3 = A3 + B3 C4 = A4 + B4 olsun bu durumda bahsettiğimiz kural doğru bir şekilde çalışacaktır. Şekil 1-1: Doldurma (Örnek 1) Örnek 2: C1 = A1 + B1 C2 = A1 + B2 C3 = A1 + B3 C4 = A1 + B4 olsun bu durumda bahsettiğimiz kural yanlış çalışacaktır. Bu sebeple otomatik doldurma yapacak olduğumuz formüller konusunda dikkatli olmalıyız. Şekil 1-2: Doldurma (Örnek 2) Bayburt Üniversitesi Uzaktan Eğitim Merkezi 3

4 2. Fonksiyon ve leri Kullanma 2.1. Zaman ve Tarih Fonksiyonları Kullanma Excelde hazır olarak kullanabileceğiniz zaman ve tarihle ilgili bir iki fonksiyon bulunmaktadır. Bu fonksiyonlar hücreye girildiği andaki eski değerleri verebildiği gibi, güncellenerek o anki eş zamanlı değerleri de verebilir. BUGÜN Fonksiyonu: Bu fonksiyon günün tarihini verir. Herhangi bir hücreye =BUGÜN() değerini girerseniz (tırnak işaretleri olmadan) günün tarihini gün.ay.yıl şeklinde görebilirsiniz. Sade şekilde kullanılabileceği gibi çeşitli hesaplama işlemlerinde de kullanılabilir. Örneğin: Açıklama Günün tarihinden 5 gün sonrasını verir. Örneğin, =BUGÜN()+5 günün tarihi 1/1/2012olduğunda, bu formül 6/1/2012 i tarihini verir. Bu formülde Bugün fonksiyonundan gelen tarihteki yıl değeri YIL fonksiyonu ile =YIL(BUGÜN())-1976 alınmakta ve bu değerden 1976 çıkartılarak kişinin yaşı bulunabilmektedir. ŞİMDİ Fonksiyonu: Bu fonksiyon günün tarihini ve o anki saati verir. Herhangi bir hücreye =ŞİMDİ() değerini girerseniz (tırnak işaretleri olmadan) gün.ay.yıl saat:dakika şeklinde bir sonuç görebilirsiniz. Şekil 2-1: Şimdi Fonksiyonu Örnek GÜN Fonksiyonu: Gün fonksiyonu herhangi bir tarih verisindeki sadece gün kısmının değerini verir. Örneğin bir tabloda =GÜN(A1) yazdığınızda A1 hücresindeki tarih bilgisinin sadece gün kısmının değeri elde edilebilir. AY Fonksiyonu: Ay fonksiyonu herhangi bir tarih verisindeki sadece ay kısmının değerini verir. Örneğin bir tabloda =AY(A1) yazıldığında A1 hücresindeki tarih bilgisinin sadece ay kısmının değeri elde edilebilir. Bayburt Üniversitesi Uzaktan Eğitim Merkezi 4

5 YIL Fonksiyonu: Yıl fonksiyonu herhangi bir tarih verisindeki sadece yıl kısmının değerini verir. Örneğin bir tabloda =YIL(A1) yazıldığında A1 hücresindeki tarih bilgisinin sadece yıl kısmının değeri elde edilebilir Matematiksel Fonksiyonları Kullanma AŞAĞIYUVARLA Fonksiyonu: AŞAĞIYUVARLA fonksiyonu sayıyı sıfır yönünde aşağı yuvarlar. Bu fonksiyon yuvarla fonksiyonuna benzese de, her zaman aşağı yuvarlar. Sözdizimi AŞAĞIYUVARLA(sayı; sayı_rakamlar) şeklindedir. Sayı kısmına ondalıklı herhangi bir sayı girilebileceği gibi bir hücre adresi de girilebilir. sayı_rakamlar kısmına sayının yuvarlanmak istendiği basamak sayısı girilir. Örnekler: =AŞAĞIYUVARLA(3,2;0) =AŞAĞIYUVARLA(76,9;0) =AŞAĞIYUVARLA(3,14159;3) =AŞAĞIYUVARLA(-3,14159;1) Açıklama 3,2'yi ondalık basamak olmayacak biçimde aşağı yuvarlar (3) 76,9'u ondalık basamak olmayacak biçimde aşağı yuvarlar (76) 3,14159'u üç ondalık basamak olacak biçimde aşağı yuvarlar (3,141) -3,14159'u bir ondalık basamak olacak biçimde aşağı yuvarlar (-3,1) YUKARIYUVARLA Fonksiyonu: Tablo 2-1: Aşağıyuvarla fonksiyonu Örnekler YUKARIYUVARLA fonksiyonu sayıyı sıfırdan uzaklaşarak yukarı yuvarlar. Bu fonksiyon yuvarla fonksiyonuna benzese de, her zaman yukarı yuvarlar. Sözdizimi YUKARIYUVARLA(sayı;sayı_rakamlar) şeklindedir. Sayı kısmına ondalıklı herhangi bir sayı girilebileceği gibi bir hücre adresi de girilebilir. sayı_rakamlar kısmına sayının =YUKARIYUVARLA(3,2;0) = YUKARIYUVARLA (76,9;0) = YUKARIYUVARLA (3,14159;3) yuvarlanmak istendiği basamak sayısı girilir. Örnekler: = YUKARIYUVARLA (-3,14159;1) Açıklama 3,2'yi ondalık basamak olmayacak biçimde yukarı yuvarlar (4) 76,9'u ondalık basamak olmayacak biçimde yukarı yuvarlar (71) 3,14159'u üç ondalık basamak olacak biçimde yukarı yuvarlar (3,142) -3,14159'u bir ondalık basamak olacak biçimde yukarı yuvarlar (-3,2) Tablo 2-2: Yukarı yuvarla fonksiyonu örnekler Bayburt Üniversitesi Uzaktan Eğitim Merkezi 5

6 ETOPLA Fonksiyonu: Bu fonksiyon belli bir aralıktaki belirli bir ölçüte uyan değerleri toplamak için kullanılır. Sözdizimi ETOPLA(aralık; ölçüt; [toplam_aralığı])şeklindedir. Burada aralık ölçüte göre değerlendirilmesi istenen hücre aralığını, ölçüt ise hücrelerin değerlendirme kriterini belirtmektedir. Bu iki değeri girmek zorunludur. Örneğin =ETOPLA (A1:A5; >10 ) formülü A1 ile A5 arasında değeri 10 dan büyük olan hücrelerin içerisindeki sayıların toplamını verecektir. toplam_aralığı kriteri isteğe bağlı olarak girilir. Eğer aralık bağımsız değişkeninde belirtilen hücrelerden farklı hücrelerin toplamını almak istiyorsanız bunu toplam_aralığı kısmında belirtebilirsiniz. Daha iyi anlamak için aşağıdaki örnekleri inceleyebilirsiniz. Örnek 1: Şekil 2-2: Etopla fonksiyonu - Örnek 1 Örnek 2: Açıklama Sonuç =ETOPLA(A2:A6;">160000";B2:B5) Mülk değeri 'in üzerinde olanların komisyonlarının toplamı =ETOPLA(A2:A6;">160000") 'in üzerindeki mülk değerlerinin toplamı =ETOPLA(A2:A6,300000,B2:B5) ' e eşit mülk değerleri için komisyonların toplamı =ETOPLA(A2:A6,">" & C2,B2:B5) C2 hücresindeki değerden büyük mülk değeri komisyonlarının toplamı Tablo 2-3: Etopla fonksiyonu örnekler Şekil 2-3: Etopla fonksiyonu - Örnek 2 Bayburt Üniversitesi Uzaktan Eğitim Merkezi 6

7 Açıklama Sonuç =ETOPLA(A2:A7,"Meyveler",C2:C 7) =ETOPLA(A2:A7,"Sebzeler",C2:C 7) =ETOPLA(B2:B7,"ka*",C2:C7) =ETOPLA(A2:A7,"",C2:C7) "Meyveler" kategorisindeki tüm besinlerin satışlarının toplamı. "Sebzeler" kategorisindeki tüm besinlerin satışlarının toplamı. "Ka" ile başlayan tüm besinlerin (Karnabahar, Kayısı ve Kavun) satışlarının toplamı. Kategorisi belirtilmemiş olan tüm besinlerin satışlarının toplamı. Tablo 2-4: Etopla fonksiyonu örnekler İstatistiksel Fonksiyonları Kullanma EĞERSAY Fonksiyonu: EĞERSAY işlevi, bir aralıkta yer alan ve belirtilen tek bir ölçüte uyan hücrelerin sayısını verir. Örneğin, belirli bir harfle başlayan tüm hücreleri veya belirttiğiniz bir sayıdan daha küçük ya da daha büyük sayılar içeren tüm hücrelerin kaç adet olduğunu belirleyebilirsiniz. Sözdizimi EĞERSAY(aralık; ölçüt) şeklindedir. Kullanımı için aşağıdaki örneği inceleyebilirsiniz: 400 Şekil 2-4: Eğersay fonksiyonu örnek Açıklama Sonuç =EĞERSAY(A2:A5,"elmalar") =EĞERSAY(A2:A5,A4) =EĞERSAY(A2:A5,A3)+EĞERSAY(A2:A5,A2) =EĞERSAY(B2:B5,">55") =EĞERSAY(B2:B5,"<>"&B4) =EĞERSAY(B2:B5,">=32")- EĞERSAY(B2:B5,">85") A2 ile A5 arasında yer alan ve elmalar sözcüğünü içeren hücrelerin sayısı A2 ile A5 arasında yer alan ve şeftaliler sözcüğünü içeren hücrelerin sayısı A2 ile A5 arasında yer alan ve elmalar sözcüğünü içerenler ile portakallar sözcüğünü içeren hücrelerin toplam sayısı B2 ile B5 arasında yer alan ve 55'ten büyük bir değer içeren hücrelerin sayısı B2 ile B5 arasında yer alan ve değeri 75'e eşit olmayan hücrelerin sayısı B2 ile B5 arasında yer alan ve değeri 32'ye eşit veya büyük hücre sayısı ile değeri 85 den büyük hücrelerin sayısı arasındaki fark Tablo 2-5: Eğersay fonksiyonu örnekler Bayburt Üniversitesi Uzaktan Eğitim Merkezi 7

8 BOŞLUKSAY Fonksiyonu: BOŞLUKSAY işlevi bir aralıkta yer alan boş hücrelerin sayısını verir. Sözdizimi BOġLUKSAY(aralık) şeklindedir. KAÇINCI Fonksiyonu: KAÇINCI işlevi belirli bir hücre aralığında belirtilen bir öğeyi arar ve öğenin aralıktaki göreli konumunu verir. Sözdizimi KAÇINCI(aranan_değer; aranan_dizi; [eģleģtir_tür])şeklindedir. aranan değer sırasını bulmak istediğiniz değer, aranan dizi ise aramanın yapılacağı hücre aralığı olarak girilmelidir. aranan değer olarak hücre adresi de girilebilir. eşleştir_tür değer isteğe bağlı olarak girilir. -1 girilirse aranan değere eşit veya daha büyük olan en küçük değeri, 1 girilirse aranan değere eşit veya daha küçük olan en büyük değeri, 0 girilirse aranan değere tam eşit ilk değeri bulur ve sırasını gösterir. -1 girildiyse verilerin azalan, 1 girildiyse verilerin artan şekilde dizili olması gerekmektedir. Şekil 2-5: Kaçıncı fonksiyonu örnek Açıklama Sonuç =KAÇINCI(39;B2:B5;1) Tam eşleştirme olmadığından, B2:B5 aralığında aranan değerin altındaki değerin (38) konumunu verir. 2 =KAÇINCI(41;B2:B5;0) 41 değerinin B2:B5 aralığındaki konumu. 4 =KAÇINCI(40;B2:B5;-1) B2:B5 aralığındaki değerler azalan sırada olmadığından hata verir. #YOK Tablo 2-6: Kaçıncı fonksiyonu örnekler Metin Fonksiyonlarını Kullanma SOLDAN Fonksiyonu: Soldan fonksiyonu belirtilen karakter sayısına göre, bir metin dizesindeki ilk karakteri veya karakterleri elde etmenizi sağlar. Sözdizimi SOLDAN(metin; [sayı_karakterler]) şeklindedir. Metin ayıklamak istediğiniz karakterin bulunduğu metin dizesi, sayı_karakterler ise kaç karakter alacağınızı belirler. Metin yerine hücre adresi de girilebilir. sayı_karakterler değeri girilmez ise ilk karakter elde edilir. =SOLDAN(A2;4) =SOLDAN(A3) Açıklama (Sonuç) Birinci dizedeki ilk dört karakter (Satı) İkinci dizedeki ilk karakter (T) Bayburt Üniversitesi Uzaktan Eğitim Merkezi 8

9 SAĞDAN Fonksiyonu: Sağdan fonksiyonu belirtilen karakter sayısına göre, bir metin dizesindeki son karakteri veya karakterleri elde etmenizi sağlar. Sözdizimi SAĞDAN(metin; [sayı_karakterler]) şeklindedir. Metin ayıklamak istediğiniz karakterin bulunduğu metin dizesi, sayı_karakterler ise kaç karakter alacağınızı belirler. Metin yerine hücre adresi de girilebilir. sayı_karakterler değeri girilmez ise son karakter elde edilir. =SAĞDAN(A2;4) =SAĞDAN(A3) Açıklama (Sonuç) Birinci dizedeki son dört karakter (yatı) İkinci dizedeki son karakter (e) PARÇAAL Fonksiyonu: Parçaal fonksiyonu bir metin dizesinden, belirtilen yerden başlayarak, belirtilen karakter sayısına göre belirli sayıda karakteri elde etmenizi sağlar. Sözdizimi PARÇAAL(metin; başlangıç_sayısı; sayı_karakterler) şeklindedir. Metin ayıklamak istediğiniz karakterin bulunduğu metin dizesi, başlangıç_sayısı metinde bulmak istediğiniz ilk karakterin yeri, sayı_karakterler ise kaç karakter alacağınızı belirler. Şekil 2-6: Parçaal fonksiyonu örnek =PARÇAAL(A2;1;5) =PARÇAAL(A2;7;20) =PARÇAAL(A2;20;5) Açıklama (Sonuç) İlk karakterden başlayarak, yukarıdaki dizeden beş karakter (Sulak) Yedinci karakterden başlayarak, yukarıdaki dizeden yirmi karakter (Alan) Başlangıç noktası dizenin uzunluğundan daha büyük olduğundan, sonuç olarak boş metin verilir () Tablo 2-7: Parçaal fonksiyonu örnekler KIRP Fonksiyonu: Kırp fonksiyonu belirtilen metinden, sözcükler arasındaki tek boşluklar dışındaki tüm boşlukları kaldırır. Örneğin =KIRP(" İlk Çeyrek Gelirleri ") girildiğinde İlk Çeyrek Gelirleri metni elde edilir. BİRLEŞTİR Fonksiyonu: Birleştir fonksiyonu birden fazla metin grubunu tek bir hücrede birleştirir. Sözdizimi BİRLEŞTİR (metin1; [metin2];...) şeklindedir. Bayburt Üniversitesi Uzaktan Eğitim Merkezi 9

10 Şekil 2-7: Birleştir fonksiyonu örnekler Açıklama Sonuç A sütunundaki verilerin başka metinlerle tatlı su alabalığı =BİRLEŞTİR(A2; " "; A3; " için birleştirerek bir tümce oluşturur. türleri için nehir "; nehir yoğunluğu"; A4;"/m") yoğunluğu 32/m =BİRLEŞTİR(B2; " "; C2) B2 hücresindeki dizeyi, bir boşluk karakteri ve C2 hücresindeki değerle birleştirir. Mete Göktepe =BİRLEŞTİR(C2; ", "; B2) C2 hücresindeki dizeyi, bir virgül ve boşluk karakterinden oluşan dize ve B2 hücresindeki Göktepe, Mete değerle birleştirir. =BİRLEŞTİR(B3; " & "; C3) B3 hücresindeki dizeyi, bir boşluk, ve işareti ve başka bir boşluktan oluşan dize ve C3 Dördüncü & Çam hücresindeki değerle birleştirir. =B3 & " & " & C3 Önceki örnekte veriler aynı öğeleri birleştirir, ancak burada, BİRLEŞTİR işlevi yerine VE Dördüncü & Çam (&) hesaplama işleci kullanılır. Tablo 2-8: Birleştir fonksiyonu örnekler Arama ve Başvuru Fonksiyonları DÜŞEYARA Fonksiyonu: DÜŞEYARA fonksiyonu bir veriyi bir dizinin ilk sütununda arar ve bulduğunda belirtilen bir sütundaki başka bir değeri geri döndürür. Sözdizimi DÜŞEYARA(aranan_değer, tablo_dizisi, sütun_indis_sayısı, [aralık_bak]) şeklindedir. aranan değer aradığınız değeri, tablo_dizisi arama yaptığınız bölümü, sütun_indis_sayısı ise kaçıncı sütundaki değerin geri döneceğini belirtir. aralık_bak isteğe bağlı olarak girilebilir. YANLIŞ'sa DÜŞEYARA yalnızca tam eşleşeni bulur. DOĞRU'ysa veya belirtilmemişse tam veya yaklaşık eşleşme verilir. Şekil 2-8: Düşeyara örnek Bayburt Üniversitesi Uzaktan Eğitim Merkezi 10

11 =DÜŞEYARA(3;A2:C8;3) Açıklama (Sonuç) İlk satırda 3 değerini arar, değeri bulduğu satırdaki 3. sütundaki değeri verir. ( ) Tablo 2-9: Düşeyara örnek YATAYARA Fonksiyonu: DÜŞEYARA fonksiyonu bir veriyi bir dizinin ilk satırında arar ve bulduğunda belirtilen bir satırdaki başka bir değeri geri döndürür. Sözdizimi YATAYARA(bakılan_değer, tablo_dizisi, satır_indis_sayısı, [aralık_bak]) şeklindedir. bakılan_değer aradığınız değeri, tablo_dizisi arama yaptığınız bölümü, satır_indis_sayısı ise kaçıncı satırdaki değerin geri döneceğini belirtir. aralık_bak isteğe bağlı olarak girilebilir. YANLIŞ'sa YATAYARA yalnızca tam eşleşeni bulur. DOĞRU'ysa veya belirtilmemişse tam veya yaklaşık eşleşme verilir. =YATAYARA("Miller", A1:C4, 2, Doğru) =YATAYARA("Yataklar", A1:C4, 3, YANLIŞ) Şekil 2-9: Yatayara örnek Açıklama (Sonuç) 1. satırda Miller verisini arar ve satır 2'den aynı sütundaki değeri verir. (4) 1. satırda Yataklar verisini arar ve 3. satırdaki değeri verir. (7) Tablo Düşeyara örnekler Özet Ofis program paketlerindeki hesap tablosu programlarının temel işlevi, verileri tablo ya da liste olarak tutup, bu veriler üzerinde basit ve karmaşık hesaplamalar yapma; verileri çeşitli yöntemlerle özetleme ya da analizini yapmadır. Hesap tablosu programlarındaki temel dosya biçimi, çalışma kitabıdır. Çalışma kitabı, çeşitli türdeki bağlantılı bilgilerin düzenlenmesi için kullanılabilen ve çalışma sayfası adı verilen sayfalardan oluşan bir dosyadır. Çalışma sayfaları ise sütun, satır ve hücrelerden oluşur ve veriler bu hücrelere girilir. Çalışma sayfalarındaki hücrelere girilen veriler üzerinde, hesap tablosu programlarında yerleşik birçok özellik kullanılarak, basit matematik işlemlerinden daha karmaşık işlemlere kadar birçok işlem gerçekleştirilebilmektedir. Bayburt Üniversitesi Uzaktan Eğitim Merkezi 11

12 KAYNAKLAR Çukurova Üniversitesi Ders Notları 4. Açıköğretim Fakültesi Ders Notları 5. Ortadoğu Teknik Üniversitesi Ders Notları 6. Afyon Kocatepe Üniversitesi Ders Notları Bayburt Üniversitesi Uzaktan Eğitim Merkezi 12