T.C. KÖRFEZ BELEDĐYE BAŞKANLIĞI BASIN YAYIN ve HALKLA ĐLĐŞKĐLER MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIŞMA YÖNETMELĐĞĐ ĐKĐNCĐ BÖLÜM. Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Transkript

1 DOKÜMAN NO: BHĐM.ÇY.01 TARĐH: SAYFA NO:1 REVĐZYON NO: 00 BĐRĐNCĐ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE 1 Bu yönetmeliğin amacı, Basın Yayın ve Halkla Đlişkiler Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. Kapsam MADDE 2 Bu yönetmelik, Basın Yayın ve Halkla Đlişkiler Müdürlüğündeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar. Dayanak MADDE 3 Bu yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu ve ilgili mevzuat hükümlerine istinaden hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4- Bu Yönetmeliğin uygulanmasında; a) Belediye : Körfez Belediyesini, b) Başkan : Körfez Belediye Başkanını, c) Başkan Yardımcısı : Körfez Belediye Başkan Yardımcılarını, d) Müdür : Körfez Belediyesi Basın Yayın ve Halkla Đlişkiler Müdürünü, e) Müdürlük : Körfez Belediyesi Basın Yayın ve Halkla Đlişkiler Müdürlüğünü, f) Birim : Basın Yayın ve Halkla Đlişkiler Müdürlüğünde Basın Bürosu ve Halkla Đlişkiler Bürosunu, g) Personel : Basın Yayın ve Halkla Đlişkiler Müdürlüğünde fiilen çalışan personeli, h) Meclis : Körfez Belediyesi Meclisini ifade eder. ĐKĐNCĐ BÖLÜM Teşkilat ve Bağlılık Teşkilat MADDE 5- Müdürlük organizasyon yapısı aşağıda belirtilen şekildedir, a) Müdür b) Basın Bürosu

2 DOKÜMAN NO: BHĐM.ÇY.01 TARĐH: SAYFA NO:2 REVĐZYON NO: 00 c) Halkla Đlişkiler Bürosu - Çözüm Masası Bağlılık MADDE 6 Müdürlük, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Görev, Yetki ve Sorumluluk Müdürlüğün Görevleri MADDE 7- a) Belediyenin basın yayın ve halkla ilişkiler faaliyetlerini tüm boyutlarıyla ele alarak, genel amaç ve politikalarına uygun nitelikte bir tanıtım ve halkla ilişkiler stratejisinin belirlenmesinde amiriyle birlikte hareket eder. b) Basın kuruluşlarıyla belediye ilişkilerinin yürütülmesini sağlar. c) Basınla ilişkilerin amaç hedef ve politikalarının belirlenmesi amacıyla çeşitli araştırmalar yapar ve amirinin bilgisine sunar. d) Körfez Belediyesi tarafından düzenlenen tüm etkinlik ve yürütülen faaliyetlerin tanıtılması için basın yayın organları ile iletişime geçer. e) Basın yayın organlarında yayınlanmak üzere hazırladığı basın bülteni ve gazete ilanlarını bu kurumlara verir ve takip eder. f) Yazılı, sözlü, görüntülü basın ve yayın organlarını takip ederek Körfez Belediyesi nin leh ve aleyhinde olan gelişmeler ve genel olarak belediyelerle ilgili olarak Belediye Başkanına ve Başkan Yardımcılarına düzenli olarak rapor verir. Yaptığı basın takip çalışmalarıyla ilgili olarak arşiv oluşturur. g) Belediye Başkanının medya ile gerçekleşecek randevularını Özel Kalem Müdürlüğü ile işbirliği içerisinde yapar. h) Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcılarının düzenleyeceği basın toplantılarının organizasyonunu yapar. i) Düzenlenen etkinliklerde fotoğraf ve kamera çekimleri yaptırır ve materyalleri ihtiyaç duyan müdürlüğe verir. Arşivlenmeleri ile ilgili çalışmaları yürütür. j) Belediye faaliyetlerinin kamuoyundaki etkinliğinin değerlendirilmesini yapmak. k) Belediye faaliyetlerinin, birimlerinin, etkinliklerinin, organizasyonlarının vatandaşlar tarafından bilinmesine ilişkin çalışmalar yürütmek. l) Halkla ilişkilerde elde edilen sonuçları değerlendirmek amacıyla, bu alandaki faaliyetlerin etkinliğini arttıracak önlemleri belirlemek üzere gerekli araştırmalar yapmak.

3 DOKÜMAN NO: BHĐM.ÇY.01 TARĐH: SAYFA NO:3 REVĐZYON NO: 00 Müdürün Görev, Yetki ve Sorumluluğu MADDE 8 a) Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil etmek. b) Müdürlüğün üst yöneticisi olarak müdürlüğünün her türlü teknik/idari işlerinin kanun, yönetmelik, talimat, bildiri ve genelgeler doğrultusunda, en iyi şekilde sevk ve idare edilmesini sağlamak. c) Müdürlük yönetiminde tam yetkili olarak kendine bağlı personelin yetişmesini ve başarılı olmasını sağlamak. d) Diğer müdürlüklerle gerekli koordinasyonu sağlamak. e) Yasalar çerçevesinde, Başkanlık Makamınca verilen diğer görevleri yapmak. f) Đşyerinin emniyetini sağlayıcı tedbirleri almak veya aldırmak. g) Basın yayın ve halkla ilişkiler konularında kurum dışındaki özel ve tüzel kişilerle ilişkilerde iletişim bakımından dikkate alınacak hususlar belediyenin imajının istenilen şekilde güçlendirilmesi vb. konularda kurum menfaatini gözetmek yolundaki görüşlerini belirtmekten, alanıyla ilgili fakat devamlılık arz etmeyen işleri icra etmekten, halkı bilgilendirici broşür, bülten, belediye web sayfası vb. çalışmaları yürütmekten, vatandaşlardan gelen şikayet, teklif vb. konuları en kısa zamanda Belediyenin diğer birimleriyle çözüme kavuşturup, ilgililerine bilgi verilmesini sağlamaktan, birimler tarafından yapılan çalışmaların tanıtımını yapmaktan, halk meclisi veya Belediye Başkanının halkı bilgilendirici çalışmalarını koordine etmekten, Belediyemizce yapılan etkinliklerin koordinesini sağlamaktan, Körfez ve Kocaeli açısından önemli günlerin kutlamaları ile ilgili etkinlikleri düzenlemekten belediyenin tüm tanıtım çalışmalarını yürütmekten sorumludur. h) Yasalar doğrultusunda, birimin harcama yetkilisidir. i) Görev ve yetkilerini gereği gibi yerine getirilmesinden, Başkan veya bağlı olduğu Başkan Yardımcısına karşı sorumludur. Basın Bürosu Görev, Yetki ve Sorumluluğu MADDE 9 a) Belediyenin Basın Yayın ve Halkla Đlişkiler faaliyetlerini tüm boyutlarıyla ele alarak, genel amaç ve politikalarına uygun nitelikte bir tanıtım ve halkla ilişkiler stratejisinin belirlenmesinde amiriyle birlikte hareket eder. b) Basın kuruluşlarıyla belediye ilişkilerinin yürütülmesini sağlar. c) Basınla ilişkilerin amaç hedef ve politikalarının belirlenmesi amacıyla çeşitli araştırmalar yapar ve amirinin bilgisine sunar. d) Körfez Belediyesi tarafından düzenlenen tüm etkinlik ve yürütülen faaliyetlerin tanıtılması için basın yayın organları ile iletişime geçer. e) Basın yayın organlarında yayınlanmak üzere hazırladığı basın bülteni ve gazete ilanlarını bu kurumlara verir ve takip eder. f) Yazılı, sözlü, görüntülü basın ve yayın organlarını takip ederek Körfez Belediyesi nin leh ve aleyhinde olan gelişmeler ve genel olarak belediyelerle ilgili olarak Belediye

4 DOKÜMAN NO: BHĐM.ÇY.01 TARĐH: SAYFA NO:4 REVĐZYON NO: 00 Başkanına ve Başkan Yardımcılarına düzenli olarak rapor verir. Yaptığı basın takip çalışmalarıyla ilgili olarak arşiv oluşturur. g) Belediye Başkanının medya ile gerçekleşecek randevularını Özel Kalem Müdürlüğü ile işbirliği içerisinde ayarlar. h) Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcılarının düzenleyeceği basın toplantılarının organizasyonunu yapar. i) Düzenlenen etkinliklerde fotoğraf ve kamera çekimleri yaptırır ve materyalleri ihtiyaç duyan müdürlüğe verir. Arşivlenmeleri ile ilgili çalışmaları yürütür. j) Belediyenin hizmetlerinin alt yapısının birimlerin etkinliklerinin ve organizasyonların vatandaşlar tarafından bilinmesi için çeşitli tanıtım çalışmalarını yürütür. k) Kurumun yürüttüğü faaliyetlerin kültür ve sanat etkinliklerinin sosyal ve kültürel amaçlı faaliyetler ile tanıtım ve duyuru materyallerin basım yayın ve halkla ilişkiler çalışmalarını yürütür. Etkin bir biçimde yapılması için gerekli organizasyonu ve etkinliklerin verimli bir şekilde sonuçlanmasını sağlar. Halka Đlişkiler Bürosu Görev, Yetki ve Sorumluluğu MADDE 10- a) Belediyeye telefon, mail, dilekçe ile veya bizzat gelerek yapılan talep ve şikayetlerin kayda alınması, ilgili birimlerden bilgi edinilerek talep-şikayet sahibine bilgi verilmesi b) Talep ve şikayetin konusuna göre talep-şikayet sahibinin ilgili birimlere yönlendirilmesi hizmetlerini yapar. c) Protokol etiket listelerinin hazırlanması ve güncellenmesi işlemlerini gerçekleştirmek. d) Müdürlüğün görevlerini, müdürün görevlendirmesi ve yetkilendirmesi dahilinde gerçekleştirir. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Görev ve Hizmetlerin Đcrası Görevlerin Đcrası MADDE 11- Müdürlüğün iş ve işlemleri, aşağıda belirtilen Đş Talimatlarına göre yapılır, -Çözüm Masası Şikayet-Talep Đş Talimatı, -Basın Takip Đş Talimatı. BEŞĐNCĐ BÖLÜM Đşbirliği ve Koordinasyon Müdürlük Birimleri Arasında Đşbirliği MADDE 12- a) Müdürlük dahilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, müdür tarafından sağlanır.

5 DOKÜMAN NO: BHĐM.ÇY.01 TARĐH: SAYFA NO:5 REVĐZYON NO: 00 b) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir. c) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder. d) Bu yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği uhdelerinde bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz. e) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir. Diğer Birim, Kurum ve Kuruluşlarla Koordinasyon MADDE 13- a) Müdürlük, belediyenin diğer müdürlükleri ile doğrudan yazışma yapar. Müdürlükler hukuken eşit statüde olduğu için yazışmalarda arz edilir. b) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; ilgili personel, Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı, Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür. c) Talep edilen demirbaş ve tüketim malzemelerinin kayıt edilmesi, saklanması ve stok durumlarının takibinden müdürlük sorumludur. ALTINCI BÖLÜM Evraklarla Đlgili Đşlemler ve Dosyalama Gelen ve Giden Evrakla Đlgili Yapılacak Đşlem MADDE 14- a) Müdürlüğe gelen ve giden evrak kayda alınarak gelen ve giden evrak defterinde izlenir. b) Müdürlüğe gelen ve giden evrak süreli ise, geciktirilmeden süresi içinde cevaplanması müdür tarafından sağlanır. Dosyalama MADDE 15 a) Müdürlüklerle yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek (konusu ile ilgili olarak, varsa eski yazılarında bulunup birleştirilerek) standart dosya planına göre saklanır. b) Đşlemi biten evraklar arşive kaldırılır. c) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman bulunup çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.

6 DOKÜMAN NO: BHĐM.ÇY.01 TARĐH: SAYFA NO:6 REVĐZYON NO: 00 YEDĐNCĐ BÖLÜM Yürürlük Yürürlük Tarihi ve Yetkili Makam MADDE 16 a) Bu yönetmelik, Körfez Belediye Meclisince kabulü ve yayım tarihinde yürürlüğe girer. b) Bu yönetmelik Belediye Başkanı tarafından yürütülür.