TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ İŞLEM BASAMAKLARI. Kalite Yönetim Sisteminin işleyişini, kurulların amaç, kuruluş şekilleri ve çalışma kurallarını açıklamak,

Transkript

1 TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ İŞLEM BASAMAKLARI 1.0 HEDEF Kalite Yönetim Sisteminin işleyişini, kurulların amaç, kuruluş şekilleri ve çalışma kurallarını açıklamak, 2.0 UYGULAMA ALANI OGYE, KGE İyileştirme ekipleri, özdeğerlendirme ekipleri ve Kalite Yönetimi Sistemi kapsamında oluşturulacak diğer ekipler bu prosedürün kapsamı içersindedir. 3.0 TANIMLAR 3.1 Okul Gelişim Yönetim Ekibi Okul müdürü başkanlığında çalışan okulumuzun yıllık gelişimini planlayan, planlanan çalışmaların uygulanmasını sağlayan, uygulama sırasında okul içinde ve dışında koordinasyonu sağlayan bir ekiptir. 3.2 Kalite Geliştirme Ekibi TKY uygulamalarında birimlerinde çalışanları harekete geçirecek, gerekli karar ve kaynaklarla uygulamanın her aşamasında teşvik edici bir rol üstlenecek, aynı zamanda iyileştirme takımı olarak da faaliyet yürütebilecek ve başkanı OGYE tarafından seçilecek 3 5 kişiden oluşan ekiptir. 3.3 AR-GE Okulumuzda eğitim-öğretimin kalitesini artırmak için sıçramalı iyileştirme fırsatlarını sağlayacak proje üreten, üretilen projeleri OGYE NE rapor eden ve OGYE tarafından gönüllülük esasına bağlı olarak oluşturulan ekiptir. 3.4 Öz değerlendirme Ekibi Bir birimin, amaçlarına ulaşmak için yürüttüğü tüm faaliyetlerini TKY nin temel unsurlarını esas alan bir modelle kıyaslayarak birimin kuvvetli ve zayıf yönlerini sistematik bir şekilde tespit etmesini sağlamak amacıyla oluşturulmuş ekiptir. 3.5 İyileştirme Ekibi İyileştirme Ekibi kalite yönetimi faaliyetlerini gönüllü olarak yerine getirmeyi amaç edinmiş en fazla 7 kişiden oluşan küçük bir çalışma grubudur. İyileştirme Ekibindeki her üyenin çalışmalara aktif olarak katılması gerekir ve üyelerinin kişisel gelişimi ile işlerdeki iş başarım düzeylerinin yükselmesi hedeflenir. İyileştirme Ekibi bu çalışmaları yaparken periyodik olarak bir araya gelir ve sorunların çözümünde problem çözme tekniklerini uygular. İyileştirme ekipleri iyileştirmeye açık alanlar belirlendikten sonra iyileştirme çalışmalarını yürütmek için kurulur ve iyileştirme çalışmaları sona erdiğinde grup dağılır. 3.6 Mükemmellik Modeli Bir birimin, Avrupa Kalite Yönetimi Vakfı tarafından kamu kurumları için geliştirilen; liderlik, çalışanlar ve çalışanların tatmini, politika ve strateji, kaynaklar ve süreçler,

2 Müşteri tatmini, toplum üzerindeki etki ve faaliyet sonuçları olmak üzere toplam 9 kritere göre kendini değerlendirdiği modeldir. 3.7 Stratejik Plan Okul vizyon ve hedeflerine ulaşmak için oluşturduğu politikalar doğrultusunda hazırlanan strateji ve hedefleri içeren uzun vadeli hedef ve adımlar taslağıdır. 3.8 Okul Geliştirme Planı Stratejik planlama doğrultusunda ve kurumun değerlendirilmesi sonucunda ortaya konan iyileştirme ile ilgili hedefleri gerçekleştirmek amacıyla kaynak, zaman, hedef ve sorumlulukların belirlendiği 3-5 yıllık dönemi kapsayan orta vadeli planlardır. 3.9 Yıllık Gelişim Planı Okul iyileştirme planı doğrultusunda hazırlanan yıllık hedef, faaliyet, süre, kaynak ve sorumluların ortaya konduğu bir takvim yılı ya da öğretim yılı esasına dayalı hareket planlarıdır İyileştirme Planları Herhangi bir proje veya çalışmada belirlenen hedeflere ulaşmak için yapılacak çalışmaları detaylı bir biçimde planlamaya yarayan listedir. 4.0 İLGİLİ DOKÜMANLAR 4.1 Kalite El Kitabı 4.2 MEB Taşra Teşkilatı TKY Uygulama Projesi Kılavuzu 5.0 SORUMLULARI Bu prosedürü yazma, kontrol etme, güncelleme ve dağıtımından OGYE sorumludur. Bu prosedürün uygulanmasından tüm birimler sorumludur. 6.0 UYGULAMA ŞEKLİ 6.1. Okul Gelişim Yönetim Ekibinin (OGYE) Oluşturulması: Milli Eğitim Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğünün gün ve 14/ makam onayı ve tarih ve 364/37554 sayılı yazısı ekinde yer alan MEB Taşra Teşkilatı TKY Uygulama Projesi doğrultusunda okulumuzda Mart ayı itibariyle OGYE oluşturulur. Seçimle belirlenecek üyeler ikinci kanaat dönemi öğretmenler kurulunda belirlenir. Oluşturulan OGYE ilk toplantısında TKY Uygulama planını hazırlar. Bu uygulama planı TKY Uygulamalarına ilişkin işlem basamakları ve zaman çizelgesini içerir. Mart ayı itibariyle 15 aylık olarak on iki işlem basamağının zamanı planlanır. OGYE nin okul dışı üyeleri yalnızca genel planlama (stratejik planlama, orta vadeli gelişim planı, yıllık gelişim planı) toplantılarına katılır. OGYE aylık toplantılarını; MEB Taşra Teşkilatı TKY Uygulama Projesi Kılavuzu doğrultusunda uygun formları kullanarak karara bağlar ve her ay faaliyetlerinin

3 gerçekleşme durumunu değerlendirerek bir tutanak hazırlar. Her ay alınan kararlar ve bir önceki ayın çalışmalarıyla ilgili hazırlanan tutanaklar karar defterine yazılır Okul Temsilcisinin Belirlenmesi ve Eğitimi: Milli Eğitim Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğünün gün ve 14/ makam onayı ve tarih ve 364/37554 sayılı yazısı ekinde yer alan MEB Taşra Teşkilatı TKY Uygulama Projesi doğrultusunda bir personel kurum temsilcisi olarak eğitim almak amacıyla belirlenir. Okulu temsil edecek bu kişi aynı zamanda okulumuzda Yönetim Temsilcisi olur. Bu temsilci bir üst kurumdan aldığı eğitimi okulumuzda personele verilmesini ve TKY işlem basamakları uygulamalarını koordine eder Okul Stratejik Planının Hazırlanması ve Ana Gelişim Hedeflerinin Belirlenmesi: Okulumuzda Mart-Haziran döneminde taşra teşkilatı özdeğerlendirme çalışmaları paralelinde anket ve iş sonuçlarından da yararlanarak özel gurup çalışmasıyla MEB Personel Genel Müdürlüğünün gün ve sayılı yazısı ekinde yer alan MEB taşra teşkilatı TKY uygulama projesi kılavuzu içinde yer alan Stratejik Plan Hazırlama Yönergesi doğrultusunda kurumun vizyon, misyon, ilke, değer, hedef ve stratejilerini belirler. Stratejik plan her yıl gözden geçirilir Öz değerlendirmenin Yapılması: Okulumuzda Mart-Haziran döneminde; TKY ve Öz değerlendirme Uygulamalarına İlişkin Olarak Okul Personelinin Bilgilendirilmesi, özdeğerlendirme veya Kriter Ekiplerinin Oluşturulması, Kriter Ekiplerinin Eğitimi, Mükemmellik Modeli Kriterlerinin Alt Alanlarının Kuruma Uyarlanması, Veri Toplama Yöntem ve Araçlarının (Soru Demeti, Gözlem, Belge İnceleme vb.) Oluşturulması, Verilerin Toplanması, Verilerin Değerlendirilerek; 1) Kuvvetli Yönlerin Belirlenmesi, 2) İyileştirmeye Açık Alanların Belirlenmesi 3) İyileştirme Planında Yer Alacak Konular için uzlaşım Toplantısının Yapılması 4) OGYE Sunulması işlemlerini gerçekleştirilir. Milli Eğitim Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğünün Gün ve sayılı yazısı ekinde yer alan MEB Taşra Teşkilatı TKY Uygulama Projesi Kılavuzu temel alınarak, örnek anketler okulumuza uyarlanarak uygulanır. Girdi ve sonuç kriterleri için her alt kritere ayrı form olmak üzere Özdeğerlendirme formları doldurulacak; özdeğerlendirme sonuçları doğrultusunda kurumun kuvvetli yönleri ve iyileştirmeye açık alanları belirlenir 6.5. Öz değerlendirme Sonuçlarına Göre İyileştirmeye Açık Alanların Önceliklendirilmesi ve İyileştirme Ekiplerinin Oluşturulması: Özdeğerlendirme sonuçları doğrultusunda ortaya çıkan iyileştirmeye açık alanlar, önceliklendirilerek hedef cümleleri haline getirilecektir. Bu önceliklendirmede, çabuk iyileştirilebilecek olup kuruma en fazla yarar sağlayacak alanlar öncelikle dikkate alınmalıdır. Belirlenen öncelikli hedefler veya iyileştirmeye açık alanlardan ekip halinde çözülmesi öngörülenler doğrultusunda ekipler oluşturulacak ve ekip çalışmaları; Milli Eğitim Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğünün Gün ve sayılı yazısı ekinde yer alan MEB Taşra Teşkilatı TKY Uygulama Projesi Kılavuzu temel alınarak, kılavuzda yer alan problem çözme ekipleri çalışma esasları doğrultusunda iyileştirme takım veya problem çözme ekiplerinin oluşturulma esasları, çalışma sistemi, kullanacağı teknikler ve raporlama konularını gerçekleştireceklerdir.

4 İyileştirme ekipleri üyeleri okulumuzda iyileştirmeye açık alanları ele alarak çözüm üretirler Okul İyileştirme Planlarının Hazırlanması: Okulumuzun 3 5 Yıllık Orta Vadeli Gelişim Planı Eylül ayı ikinci haftası / Ekim ayı ikinci haftası arasında hazırlanır. Orta Vadeli Gelişim Planı Stratejik planda yer alan Genel Hedefler, Stratejiler, iyileştirmeye açık alanlar doğrultusunda oluşturulmuş hedefler, faaliyetler, sorumlular ve dayanaklar ile yıllık zaman dağılımını gösterir şekilde özdeğerlendirme sonuçları doğrultusunda kritik iş süreçleri şeklinde gruplandırılarak hazırlanacaktır. Belirtilen plan her yıl özdeğerlendirme sonuçları doğrultusunda gözden geçirilecektir. Orta vadeli iyileştirme planı özdeğerlendirme sonucu ortaya çıkan iyileştirmeye açık alanların orta vadede iyileştirilebilecek olanları ele aldığından bu planın yapılabilmesi için iyileştirmeye açık alanların belirlenmiş olması gerekir İyileştirme Planları Doğrultusunda Yıllık Okul Gelişim Planının Hazırlanması: Okulumuzun 3 5 Yıllık Orta Vadeli Gelişim Planı doğrultusunda Eylül ayı ikinci haftası / Ekim ayı ikinci haftası arasında, Stratejik planda yer alan Genel Hedefler, Stratejiler, iyileştirmeye açık alanlar doğrultusunda oluşturulmuş hedefler, faaliyetler, sorumlular ve dayanaklar ile aylık zaman dağılımını gösterir şekilde özdeğerlendirme sonuçları doğrultusunda kritik iş süreçleri şeklinde gruplandırılarak hazırlanacaktır. Belirtilen plan her yıl özdeğerlendirme sonuçları doğrultusunda Orta vadeli gelişim planından yararlanılarak hazırlanacaktır. (Milli Eğitim Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğünün Gün ve 14/ makam onayı ve tarih ve 364/37554 sayılı yazısı ekinde yer alan MEB Taşra Teşkilatı TKY Uygulama Projesi ile Gün ve sayılı yazısı ekinde yer alan MEB Taşra Teşkilatı TKY Uygulama Projesi Kılavuzu) 6.8. Yıllık Okul Gelişim Planının Uygulanması: Milli Eğitim Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğünün Gün ve sayılı yazısı ekinde yer alan MEB Taşra Teşkilatı TKY Uygulama Projesi Kılavuzu temel alınarak, kılavuzda yer alan problem çözme ekipleri çalışma esasları doğrultusunda, çalışma sistemi, kullanacağı teknikler ve raporlama konularını gerçekleştirilecektir. Ayrıca ekip çalışmasını gerektirmeyen ya da çalışanların işleriyle ilgili tanımları ve diğer faaliyetleri içeren hedefler gerçekleştirilecektir. Her ay ekip çalışmalarının durumuyla ilgili rapor OGYE ve Kalite Geliştirme Ekiplerince gönderilecektir Gözden Geçirme ve Biçimlendirici Değerlendirme: Milli Eğitim Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğünün Gün ve 14/ makam onayı ve tarih ve 364/37554 sayılı yazısı ekinde yer alan MEB Taşra Teşkilatı TKY Uygulama Projesi ile Gün ve sayılı yazısı ekinde yer alan MEB Taşra Teşkilatı TKY Uygulama Projesi Kılavuzu doğrultusunda hazırlanan yıllık gelişim planının gerçekleşme durumu değerlendirilerek, yıllık gelişim planında gerekli düzeltmeler gerçekleştirilir Düzeltilmiş Yıllık Okul /Kurum Gelişim Planının Uygulanması Gözden geçirilen yıllık gelişim planının uygulanması devam edilecektir Son Değerlendirme ve Rapor Yazımı

5 MEB Kasım 1999 tarih ve 2506 Sayılı Tebliğler Dergisi nde yayınlanan TKY Uygulama Yönergesi, MEB YÖDGED in tarih ve 14 Sayılı Genelgesi, MEB YÖDGED in hazırlamış olduğu TKY Uygulama Projesi, Milli Eğitim Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğünün Gün ve 14/ makam onayı ve tarih ve 364/37554 sayılı yazısı ekinde yer alan MEB Taşra Teşkilatı TKY Uygulama Projesi, Milli Eğitim Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğünün Gün ve sayılı yazısı ekinde yer alan MEB Taşra Teşkilatı TKY Uygulama Projesi Kılavuzu doğrultusunda EFQM Modelinde yer alan kriterler esas alınarak, kurumun kuvvetli yönlerini ve kurumda yapılan iyileştirmeleri periyodik gerçekleşme durumlarını açıklayan içerikte bir rapordur. 7.0 DOKÜMAN KONTROLÜ 7.1 Bu prosedür tüm KGE liderlerine dağıtılır. 7.2 Bu prosedürün orijinali OGYE de muhafaza edilir. İŞLEM BASAMAKLARI ŞEMASI

6 Okul Gelişim Süreci Basamakları Okul Gelişim Yönetim Ekibinin Oluşturulması(OGYE) Okulun Stratejik Planın Hazırlanması ve Gelişim Hedeflerinin Belirlenmesi (OGYE Tarafından)) Özdeğerlendirme Yapılması Özdeğerlendirme Sonuçlarına Göre İyileştirmeye Açık alanların Önceliklendirilmesi ve İyileştirme Ekiplerinin (Çalışma Grupları) Oluşturulması İyileştirme Planlarının Hazırlanması İyileştirme Planları Doğrultusunda Yıllık Okul Gelişim Planının Hazırlanması Yıllık Okul Gelişim Planının Uygulanması Gözden Geçirme ve Biçimlendirici Değerlendirme (OGYE Tarafından) Düzeltilmiş Yıllık Gelişim Planının Uygulanması (OGYE Tarafından) Son Değerlendirme ve Rapor Yazımı (OGYE Tarafından)