TEMİZLİK İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ PROSEDÜRÜ

Transkript

1 TEMİZLİK İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ PROSEDÜRÜ Hazırlayan Temizlik İşleri Müdürü Kontrol Kalite Yönetim Temsilcisi Onay Başkan Yardımcısı Yürürlük Tarihi Sayfa 1/6 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı; Kartal Belediyesi Temizlik İşleri Müdürlüğünün yürüttüğü faaliyetlerde, yetki, yöntem ve sorumlulukları tanımlamaktır. 2. KAPSAM Bu prosedür, Kartal Belediyesi Temizlik İşleri Müdürlüğünün verdiği tüm hizmetleri kapsar. 3. TANIMLAR Konteyner : Apartman ve çevreden çıkan çöplerin konulduğu galvaniz çök kutularıdır. 0.8m Evsel Atık : Konutlardan atılan tehlikeli zararlı atık kavramına girmeyen bahçe,park ve piknik alanları gibi yerlerden gelen atıklardır. İnşaat Atıkları : Konut,bina,köprü,yol ve benzeri alt ve üst yapıların esnasında ortaya çıkan atıklar Yıkıntı Atıkları : Konut,bina,köprü,yol ve benzeri alt ve üst yapıların tamiratı,tadilatı,yenilenmesi, yıkımı veya doğal afet sonucunda ortaya çıkan atıklar. 4. SORUMLULAR Belediye Başkanı Başkan Yardımcıları Bölüm Yöneticileri Temizlik İşleri Müdürlüğü 5. İLGİLİ DOKÜMANLAR İç Denetim Raporu F02.04 Düzeltici ve Önleyici Faaliyet İstek Formu F02.05 Toplantı Tutanağı F07.04

2 Yürürlük Tarihi Sayfa 2/6 Şikayet İzleme Formu F29.01 Günlük Talep ve Şikayet Formu F29.02 Haftalık Talep ve Şikayet Formu F29.03 Aylık Talep ve Şikayet Formu F29.04 Katı Atık ve Moloz Atık Takip Formu F29.05 Doküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürüne PR-01.0 Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü PR.03.0 Veri Analizi Prosedürü PR-19.0 Risk Değerlendirme Prosedürü PR-30.0 Toplantı Talimatı T07.01 Katı Atık Kontrolü Talimatı T29.01 Temizlik İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği Katı Atık Yönetimi ve Uygulama Planı Sayılı Katı Atık Kontrolü Yönetmeliği Sayılı Tehlikeli Atıkların Kontrolü Yönetmeliği Sayılı Hafriyat Toprağı, İnşaat Toprağı ve Yıkıntı Atıkları Yönetmeliği 5393 Sayılı Belediye Kanunu 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu 6. PROSEDÜRÜN UYGULANIŞI Temizlik İşleri Müdürlüğü Çalışma Esasları Temizlik İşleri Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye Yasası na göre teşkil edilen Müdürlüklerinden olup, Belediye Başkanı nın görevlendirdiği Başkan Yardımcısı na ve Belediye Başkanı na bağlı olarak görev yapar. 6.1 Kartal Belediyesi İlçe Sınırları İçerisinde Cadde Ve Sokakların Temizliği, Pazar Yerlerinin Süpürülmesi ve Yıkanması Müdürlüğümüzce her yıl aralık ayında yapılan 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunun 19. Maddesi Hizmet alımlarına göre Temizlik İhaleleri, müdürlüğümüzün hazırlamış olduğu özel şartname ve kanunda belirtilen teknik şartnameye uygun olarak ihale yapılır. İhaleyi alan firma, Kartal Belediyesi sınırları içerisindeki cadde ve sokakları, haftanın belirli günlerinde kurulan semt pazarlarının kurulduğu yerleri, alt geçitleri ve meydanları temizler ve yıkamasını yapar.

3 Yürürlük Tarihi Sayfa 3/6 6.2 Boş Alanlardaki Molozların Toplanması Müdürlüğümüz kontrol elemanları tarafından tespit edilen veya vatandaşlarımız tarafından bildirilen molozlar toplanarak açık araçlar ile İstanbul Büyükşehir Belediyesi ne ait döküm sahasına nakledilir. 6.3 Evsel Atıklarının Toplanması İhale ile işi alan firma kendisine ait çöp araçları ve personeli ile cadde, sokak, apartman önlerindeki çöpleri toplar, çöp konteynerlerini boşaltır, konteynerlerin çevresini ilaçlar veya kireçleyerek hijyeni sağlar. Alınan çöplerin İstanbul Büyükşehir Belediyesi ne ait çöp transfer istasyonuna nakli sağlanır. Müdürlüğümüz personeli tarafından periyodik olarak alan kontrolleri yapılır. 6.4 Talep Ve Şikâyetler Vatandaşlar tarafından yazılı olarak yapılan talep veya şikâyetler Yazı İşleri Müdürlüğü nden havale edilerek Müdürlüğümüze iletilir. Talep veya şikâyet sözlü ise Şikâyet İzleme Formu (F29.01) na kaydı alınır. Şikâyet ve talepler için; gerek görülürse, yerinde kontroller yapılır ve ihale edilen firmaya durum bildirilerek gereğinin yapılması sağlanır. 6.5 Çöp Konteynerinin Dağıtımın Yapılması İhtiyacı olan cadde ve sokaklara 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu göre Müdürlüğümüz tarafından satınalma yolu ile mal alımı yapılarak, planlanan yerlere dağıtımı yapılır. 6.6 Otların Temizlenmesi Açık arsa ve alanlarda gelişi güzel yetişmiş çevrede olumsuz görüntü oluşturan ot, çimen, v.b. bitkilerin biçilerek temizlenmesi sağlanır. 6.7 İhale Edilen Tüm İşlerin Takibi Ve Kontrolleri Kontrol sorumlusu, kontrol mühendisi ve kontrol amiri (müdür) tarafından günlük olarak, araç programları ve kontroller Günlük Talep ve Şikâyet Formu ( F29.02) ve kantar fişleri ile birlikte dosyalanarak yapılır. Günlük Talep ve Şikâyet Formu ( F29.02) formları aylık olarak toplanır ve Müteahhit tarafından çalıştırılan araç ve işçi personelin yapmış olduğu işin aylık hak edişleri her ayın birinde kontrol mühendisi tarafından yapılır. Kontrol amiri (müdür) tarafından onaylanır ve başkan

4 Yürürlük Tarihi Sayfa 4/6 yardımcısı tarafından da görülür. Onaylanan evrakın EBYS sisteminden gerekli yazışması yapılır ve ödemenin yapılabilmesi için Mali Hizmetler Müdürlüğüne sistem üzerinden gönderilir. 6.8 Müdürlüğümüz Kadrosunda Olan İşçi Personelin Puantajları Müdürlüğümüz kadrosunda olan işçi personelin maaşlarını hesaplamak ve özlük işlemlerinin yapılması için puantör tarafından tutulan kayıtlar; İşçi personel müdürlük bünyesinde çalışıyor ise günlük puantajları puantaj defterine işlenir. Diğer müdürlüklerde çalışan işçilerin ise her ayın on ikisinde müdürlüğümüze puantaj cetvelleri gelir. Müdürlük personeli ile diğer personelin tümüne bir puantaj cetveli düzenlenir. Puantör ve müdür tarafından imzalandıktan sonra Mali Hizmetler Müdürlüğüne maaşları yapılmak üzere gönderilir. Müdürlük puantörü, vizite kâğıdı düzenlemek, işten ayrılan veya emekliliği gelen personelin kıdem tazminatını hesaplamak, izinlerini yazmak v.b. personel özlük işlemlerini takip etmekle görevlidir. 6.9 Müdürlük Birim Hedeflerinin Hazırlanması Müdürlük tarafından, Stratejik Plan da yer alan Stratejik Amaçlar doğrultusunda içinde bulunulan yıldan bir sonraki yıl içinde gerçekleştirilecek olan birim hedefler, performans göstergeleri ve yaklaşık maliyetler planlanarak Performans Programı nın hazırlanması amacı ile Strateji Geliştirme Müdürlüğü ne gönderilir. Konu ile ilgili sorumlu personel tarafından planlanan hedefler incelenerek gerekli olması halinde düzeltmeler yapılır. İlgili müdür onayı ile Strateji Geliştirme Müdürlüğü ne gönderilir Birim Faaliyet Raporunun Oluşturulması İçinde bulunulan yıldan bir önceki yıl hazırlanan birim hedefler ve performans göstergeleri dahilinde, içinde bulunulan yıla ait faaliyetler ve ilgili müdürlük bünyesinde yapılmış olan çalışmalar aylık olarak fotoğrafları ve faaliyet detayları ile hazırlanır. Yönetim Bilgi Sistemi ne girişi yapılır. Faaliyet Raporu nun hazırlanması amacı ile YÖNSİS takibi Strateji Geliştirme Müdürlüğü tarafından yapılır Entegre Yönetim Sistemi Çalışmaları: 1- Veri Analizi: Müdürlükte gerçekleştirilen faaliyetler Verilerin Analizi Prosedürü ne (PR19.0) göre 6 aylık periyotlarla yapılır.

5 Yürürlük Tarihi Sayfa 5/6 2- DÖF: Saptanan uygunsuzlukların sebeplerini ortadan kaldırmak ve/veya uygunsuzluk meydana gelmesini engellemek amacıyla yapılan planlı ve sistematik faaliyetlerdir. Hizmetin sağlanması sırasında görülen aksaklıklar veya hizmet performansında görülen olumsuzluklar için Düzeltici ve Önleyici Faaliyet İstek Formu (F02.05) doldurulur. Düzeltici ve Önleyici Faaliyetlerin uygulama aşamaları ve kontrol yöntemleri Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü (PR.03.0) ne göre yapılr. 3- Risk Değerlendirmesi: Rutin olan ve olmayan faaliyetlerden kaynaklanan riskler, Risk Değerlendirme Komisyon Üyeleri tarafından Risk Değerlendirme Prosedürü (PR.30.0) ne göre yapılır. 4- İç Denetim: Ara denetime hazırlanmak amacı ile, İç Tetkikçi Sertifikası na sahip olan personel ile oluşturulan ekip tarafından yapılan iç tetkikler sonucunda İç Denetim Raporu (F02.04) düzenlenir. İlgili müdürün onayına sunulur. Raporda belirtilen eksiklikler belirtilen süre içerisinde tamamlanır. 5- Toplantı Tutanakları: Toplantı Talimatı nda (T-07.01) belirtilen esaslara göre yapılan toplantıların kayıt altına alınması amacı ile Toplantı Tutanağı (F07.04) doldurulur Müdürlük Yazışmaları Gelen Evrak Belediye Müdürlüklerine kurum dışından gelen her türlü evrak Yazı İşleri Müdürü tarafından, konunun içeriğine göre Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinden ilgili Müdürlüğe havale edilir. İlgili Müdürlüğün sistemine iletilen evrak Müdür tarafından sorumlu personele bilgisine ve/veya gereğine havale edilir Giden Evrak Kurum içinde, Müdürlükler arası evraklar, bağlı bulundukları Başkan Yardımcısı aynı ise, Müdür onayı, bağlı bulundukları Başkan Yardımcısı farklı ise, Başkan Yardımcılarının onayı, Müdürlük Belediye Başkanı na bağlı ise, evrakın önemine bağlı olarak Müdür ya da Belediye Başkanı nın onayı ile Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinden gönderilir.

6 Yürürlük Tarihi Sayfa 6/6 Giden evrak kurum dışına gönderilecek ise; Müdür ve bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı nın (imza veya parafına) ve/ veya Belediye Başkanı nın elektronik imzasına sunularak, Yazı İşleri Müdürlüğü aracılığı ile dış kuruma gönderilir Kayıtların Saklanması: Bu prosedür kapsamındaki tüm kalite kayıtları Doküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü (Pr- 01.0) ne uygun olarak saklanır. Gelen ve giden evraklar EBYS ( Elektronik Belge Yönetim Sistemi) üzerinden işlem gördüğünden otomatik olarak arşivlenir. Elektronik ortamda nitelikli sayısal sertifika kullanılarak imzalanan ve elektronik olarak karşı tarafa teslim edilen yazışmalarda zimmet defteri kullanılmaz.