Haberleşme ve Yayınlar Prosedürü

Transkript

1 Haberleşme ve İletişim Politikası Gelişen ve değişen şartlara uyumlu hizmet anlayışıyla, açık, şeffaf, dürüst, anlaşılabilir, uzlaşmacı ve birleştirici yaklaşımla, üyelerinin ve bölgesinin ekonomik ve sosyal gelişimine katkı sağlamak temel amacı doğrultusunda; Oda nın görüş ve önerilerini, yürüttüğü çalışma ve projeler ile tüm faaliyetlerini, teknolojinin sağladığı tüm imkanlar ile elektronik, yazılı, görsel ve sosyal medya organlarını kullanarak, üyeler, yerel yönetimler, iş çevreleri, sivil toplum kuruluşları ve karar alıcılar olmak üzere tüm hedef kitlesine etkin bir şekilde ulaştırmaktır. Oda, bu politika doğrultusunda, başta üyeleri olmak üzere hedef kitlesine ulaşırken; (SMS) Kısa mesaj, Elektronik posta, Telefon, Faks, Web sayfası Sosyal Medya Tüm yazılı, elektronik ve görsel basın kuruluşları ile ajanslara gönderilen basın açıklamalarını 1. AMAÇ: BUTSO da sunulan tüm hizmetlerin üyelerine ve kamuoyuna doğru ve zamanında ulaştırılabilmesinin etkin ve verimli biçimde gerçekleştirilmesi, izlenmesi ve sürekli iyileştirilmesinin sağlanması için uygulanacak yöntemleri belirlemek, sorumlularını tespit etmektir. 2. KAPSAM: BUTSO da verilen tüm hizmetler, üyeler, bölgesel ve ulusal kamuoyu 3. AÇIKLAMA: BUTSO, üyelerine, dolayısıyla, bölgesel kalkınmaya katkı sağlayacak her türlü faaliyeti, hem misyonu hem de sosyal sorumluğu gereği yerine getirmektedir. Oda, bu faaliyetlerini üyelerine ve kamuoyuna duyurmak için başta yazılı ve görsel basını Sayfa: 1 / 7

2 etkin ve verimli biçimde kullanmalıdır. Bunun dışında, toplantı ve benzeri etkinler de odanın tanıtımı için kullanılırken, üyelerle sürekli iletişimi sağlamaya büyük katkısı olan elektronik ortamlardan da (web sayfası, e-posta, SMS gibi) azami biçimde yararlanmalıdır. Ayrıca, klasik haberleşme kanalları olan dergi ve gazete gibi araçları da kullanmalıdır. 4. UYGULAMA: 4.1. Basın Ve Yayın Hizmetleri Oda, gerçekleştirmiş olduğu bir faaliyete ilişkin olarak, hem yönetimin hem de odanın bilinirliğini ve kredibilitesini artırmak için tanıtımını gerçekleştirmelidir. Bu tanıtımın şekli, gerçekleştirilen faaliyetin önem ve etkisine göre değişiklik gösterebilir. Yapılan faaliyetin, maliyeti, faydası ve yarattığı katma değer açısından büyüklüğü ve bölgesel, ulusal veya uluslararası etkisi göz önüne alınarak, kullanılacak tanıtım aracının; ulusal veya bölgesel, yazılı veya görsel basın mı olacağına, etkinliğin ise basın toplantısı veya basın bildirisi biçiminde mi olacağına, Yönetim Kurulu Başkanının uygun görüşüne göre karar verilir. Etkinlik gerçekleştirildikten sonra, etkinliğe ilişkin her türlü doküman (kanıt niteliğinde olan, resim, görüntü ve/veya ses kaydı, gazete kupürü vb) biriktirilir. İlimiz yerel gazetelerinde Odamız ile doğrudan ve/veya dolaylı ilgisi olan haberlerin birer kopyası alınır, taranır bilgisayar ortamında arşivlenir. BUTSO nun gündeme getirdiği konuların hedef kitleye etkili bir şekilde ulaştırılması için kampanyalar organize eder. SMS mesajları, afiş, poster ve ilanlar ile odanın etkinlik ve faaliyetlerini duyurusunu yapar. Web sayfasının güncel ve üyelerimizin ihtiyaçlarını dikkate alan bir anlayış içinde hizmet vermesini sağlar. Sayfa: 2 / 7

3 Yönetim Kurulunca belirlenmiş özel gün ve haftalarda odamızın kutlama, dilek ve temennilerinin gazete ilanları ve internet sayfası yoluyla hedef kitleye ulaşmasını sağlar. Odanın görüş ve önerilerini hedef kitleye ulaştıracak her türlü organizasyonun (toplantı, konferans, seminer, ödül töreni) basma açık olarak yapılması. Basın ile ilişkilerin sağlıklı bir şekilde yürütülmesi amacıyla basın mensupları ve Oda yönetiminin katılımı ile çeşitli etkinlikler düzenler. Odamızın basında yer alan haberlerine ilişkin web sayfasında Haber Arşivi bölümünün güncel tutulmasını sağlar. Gerektiğinde ulaşabilmek üzere, bu dokümanların takibinin sağlıklı biçimde yapılması için oda, elektronik ortamlar başta olmak üzere, uygun arşivleme yöntemini belirler ve uygular. BUTSO, kurulma amacına uygun olarak bölgesel kalkınmaya katkı sağlayacak bazı çalışmaları da yürütür. Bu çalışmalar 5174 sayılı TOBB mevzuatında tanımlanmıştır. Bu tanımlamalar kapsamında oda kendi birimlerinin görev ve sorumluluklarında bu çalışmaları belirtir. Bu çalışmalar; Bölgenin ticaret, sanayi ve turizm gibi konularda potansiyelinin tanıtımı, teşvik uygulamalarına dönük raporlandırmaların hazırlanması, bölgenin ekonomik göstergelerinin raporlandırılması, bölgeye yapılacak üretim konularına ait çalışmaların hazırlanması, bölgenin ekonomik dinamiklerin tespit edilmesi ve geliştirilmesi gibi faaliyetler olarak sınıflandırılır. Tüm bu çalışmaları yapmak için herhangi bir başvuru veya talimat beklenmez ve bu çalışmalar münferit zamanlarda güncellenir. Bu bilgiler, talep eden tüm üyelere /müşterilere verilir ve herhangi bir başvuru alınmaz. Tüm bu çalışmalar süreç içinde raporlandırılır ve odanın web sayfasında yayınlanır. Yönetim Kurulunun kararı doğrultusunda gerekirse kitapçık haline getirilerek yayınlanır. Sayfa: 3 / 7

4 Oda kurulma amacına uygun olarak; 1. Bölgenin sosyo-ekonomik konularında, 2. Bölgenin sosyo-kültürel konularında, 3. Ticaret, Sanayi, Turizm ve Tarımın sorunları ve gelişimi konularında, 4. Proje faaliyetleri konularında, 5. Oda faaliyetlerini tanıtıcı dergi, broşür, kitapçık konularında yayınlar çıkarabilir. Yayın Kurulu Yönetim Kurulu Üyelerinden ve Genel Sekreterden oluşur. Basın ve Halkla İlişkiler Birimi sekretarya işlemlerini yürütür. Reklam organizasyonlarını yapar, fotoğrafları çeker ve altyapı çalışmasını tamamlar. Yayın kurulunun, yayınlamak için değerlendirdiği yazılarda imla kurallarını, seçilen konu için anlatılanların yeterli ve doğru olup olmadığını, yazıda kaynakların gösterilmesine, genel temayüllere vb. dikkat ederek yazılar hazırlanır. Yayın Kurulundan onayı alınan tüm yazılar Yönetim Kurulunun da onayına sunularak yayına hazır hale getirilir. Yayın Kurulu tarafından mülakat yapılması için belirlenen kişiyle Basın ve Halkla İlişkiler Birimi ile mülakat yapacak ortamı da hazırlarlar. Süreli ve süresiz yayınlarda kaynak olacak veriler oda imkânları ile sağlanır. Tüm birimlerde bulunan bilgilerden faydalanılabilir. Yönetim Kurulu Üyelerinin ve bazen de oda üyelerinin gazete köşelerinde yazıları yayınlanır. Süreli veya süresiz tüm yayınların bir örneği Basın ve Halkla İlişkiler Birimi tarafından saklanır. Süreli veya süresiz tüm yayınların hazırlık sürecinde ve basım aşamasında Yayın Kurulunun onayları alınır. Tüm süreli veya süresiz yayınlar mümkün olabilecek en iyi kalitede basımı yapılır. Sayfa: 4 / 7

5 BUTSO Yayınlarının Hazırlanması, Basımı ve Dağıtımı BUTSO DERGİSİ ( 3 AYLIK ) Üç ayda bir periyodik olarak yayımlanan BUTSO Dergisi nin içeriğini oluşturur. BUTSO Dergisi; Yazı İşleri Müdürü ve BUTSO Yönetim Kurulu Başkanının uygun görüşü doğrultusunda; haberlerin sıralaması, sayfa düzeni vb. detaylar belirlenerek Yönetim Kurulunun görüşü ve onayına sunulur. Dergiye yazı, röportaj, ilan verecek kişi/kurumlar ile görüşerek istemlerin yazılı ve sözlü iletilmesini, dergi içeriğinin hazırlanarak matbaaya teslime hazır hale getirilmesini sağlar BUTSO Dergisinin reklam görüşmelerini yapar ve reklam sözleşmelerini düzenler Derginin baskı onayının verilmesi için matbaa ile sürekli iletişim halinde olur Basılan dergilere ilişkin fatura ve reklam geliri konularını Oda Yönetim Kuruluna rapor halinde sunar Dergilerin Basın ve Halkla İlişkiler Bölümü tarafından etiketlenip, poşetlenmesi ve posta yoluyla BUTSO üyeleri, il protokolü, yurt içi ve yurtdışında çeşitli kamu ve özel kuruluşlara gönderilmesini sağlar Yönetim Kurulu; dergiyi bastırabileceği gibi bütçenin yetersiz kalması halinde e-dergi olarak adresinde yayınlanmasına karar verebilir. BÜLTEN ( AYLIK ) Aylık periyodik olarak yayınlanan BURDUR Ticaret ve Sanayi Odası Bülteni nin içeriğinin oluşturulması, BUTSO Dergisi Yazı İşleri Müdürü ve BUTSO Yönetim Kurulu Başkanı nın uygun görüşü ve onayı ile haber, yazı, reklam ve görsel malzemeyi hazırlar, matbaaya teslime hazır hale getirir Bültenin matbaaya teslimi için BUTSO Dergisi Yönetim Kurulunun onayına sunar Bültenin baskı onayının verilmesine müteakip, matbaa ile sürekli iletişim halinde olur. Sayfa: 5 / 7

6 Bültenin Basın ve Halkla İlişkiler Bölümü tarafından etiketlenip, poşetlenmesi ve posta yoluyla BUTSO üyeleri, il protokolü, yurt içi ve yurtdışında çeşitli kamu ve özel kuruluşlara gönderilmesini sağlar Yayınların gönderimine ilişkin adres bilgilerinin güncellenerek Odaya yeni kayıt olan kişi ve firma bilgilerinin girilerek, kayıt silmelerin adres bilgilerinden çıkarılması, postadan geri gelen yayınların takibinin yapılarak Ticaret Siciline bilgi verilmesini sağlar Yönetim Kurulu; bülteni bastırabileceği gibi bütçenin yetersiz kalması halinde e-bülten olarak adresinde yayınlanmasına karar verebilir BUTSO Web Sayfası Çalışmaları Basın bülteni hazırlanarak kamuoyuna iletilen haber, duyuru, vb etkinliklerin BURDUR web sayfasında aynı gün içerisinde yayımlanmasını sağlar TOBB, Bakanlıklar vb. kurum ve kuruluşlardan gelen Oda Yönetim Kurulu nun uygun görüşü ile yayınlanma talimatı verilen duyuruların hazırlanarak web sayfasına konulmasını sağlar Toplantı ve Diğer Organizasyonların Düzenlenmesi Meclis Başkanı, Yönetim Kurulu Başkanı, Yönetim Kurulu Üyeleri ve Meclis Üyelerinin katılımcı olduğu, Odada düzenlenen toplantıları organize eder. Oda Yönetim Kurulu nun belirleyeceği davetli grubunu, gerekiyorsa basınla beraber, davet eder. Başkanın konuşma metinlerini hazırlar Meclis Başkanı ve Yönetim Kurulu Başkanı nın konuşmacı olduğu toplantı, panel, konferans, açılış vb. sunuşlarını hazırlar. BUTSO nun ev sahipliğinde düzenlenen toplantılarda sunuş konuşması ve takdim yapar Toplantılara ilişkin fiziksel mekânı hazırlar, konuşmacı isimliklerini, afiş, stand vb. çalışmaları hazırlar ve oturma düzenini oluşturur Odayı ziyaret eden yabancı ülke temsilcileri, bakan, üst düzey hükümet yetkililerine ilişkin ön çalışma yapar, odayı ziyaret anısına hediye takdimi konusunda hazırlık yapar. Sayfa: 6 / 7

7 Odanın katılımcı olduğu ya da destek verdiği fuar / sergi organizasyonlarında görev alır Basın Toplantıları İlimiz ve Odamızla ilgili ve/veya ilgilendiren ekonomik, sosyal, kültürel, güncel v.b. konularda gerekli materyalleri hazırlayarak Basın toplantısına hazır hale getirir BUTSO görüş ve politikaları doğrultusunda basın metinleri hazırlar, Basın toplantısına hazır hale getirir Basın Bültenleri İlimiz ve Odamızla ilgili ve/veya ilgilendiren ekonomik, sosyal, kültürel, güncel v.b. konularda basın bültenleri hazırlar BUTSO nun yürüttüğü projelere ve faaliyetlere ilişkin röportajlar yapar, basın bülteni şeklinde yayınını yapar Odamızın faaliyet ve etkinlikleri hakkında basın bültenleri hazırlar Kurum İçi İşlerin Yürütülmesi Yönetim Kurulu Başkanı nın, Oda Yönetim Kurulu nun ya da Genel Sekreterlik makamının görevlendirmesi ile yurt içi / yurt dışı iş konseyi, toplantı, sempozyum, panel vb. iştirak eder, görüntü, fotoğraf alır, Yönetim Kurulu na rapor sunarak bilgi verir Oda Yönetim Kurulu ndan bölüme gelen yazılara cevap hazırlayarak ilgili kurum/kuruluşlara gönderir Genel Sekreterlik makamının talimatı ile gerekli görülen toplantı kayıtlarının ve BUTSO Meclis toplantılarının deşifresini yapar. 5. İlgili Dokümanlar Sayfa: 7 / 7