İSTANBUL TEKNİK ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL SİSTEMİ

Transkript

1 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI İÇ KONTROL BİRİMİ İSTANBUL TEKNİK ÜNİVERSİTESİ İSTANBUL TEKNİK ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL SİSTEMİ

2 Sayfa 2 İç Kontrol Küreselleşme ile birlikte tüm dünyada hız kazanan çok yönlü değişim ve gelişmeler toplumların sosyal, ekonomik ve kültürel hayatında önemli dönüşümlere yol açmaktadır. Bu doğrultuda kamu yönetimi ve kontrol sistemine ilişkin kavram ve değerlerde bu değişimlerden etkilenmektedir. Sanayi toplumundan bilgi toplumuna geçiş mevcut kalıplar içinde kamu yönetimlerinin değişen şartlara uyum sağlamasının güçlüğünü ortaya çıkartıştır. Toplumun daha kaliteli hizmet taleplerinin artması sonucu, kamu kurum ve kuruluşlarının bu taleplerini karşılamada yetersiz kalması diğer taraftan kurumsal harcamaların artması sonucu mali sistemde ortaya çıkan sıkıntılar ve bilgi iletişim teknolojilerinde yaşanan hızlı değişimin her yönüyle toplumsal yaşama girmesi kamu mali yönetiminde bir değişimi zorunlu hale getirmiştir. Bu nedenle ülkemizde kamu hizmeti kalitesinin artırılması, daha etkili ve verimli çalışan bir kamu yönetiminin oluşturulması temel bir politika olarak belirlenmiş ve bu kapsamda kamunun yeniden yapılanması çalışmaları başlatılmıştır. Ülkemizde bu değişim sürecinde kamu mali yönetim alanında ortaya çıkan en köklü değişiklik 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunudur. Bu amaçla, kamu mali yönetimi ve kontrol sistemini uluslararası uygulamalara ve Avrupa Birliği normlarına uygun olarak yeniden yapılandırmak üzere 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu hazırlanarak 2003 yılı sonunda çıkarılmış ve bu Kanun 2006 yılından itibaren yürürlüğe girmiştir sayılı kanunla yapılan, her bir kamu idaresinde geleneksel kontrol mekanizmaları yerine iç kontrol alanında yaşanan çağdaş gelişme ve uygulamalardan, uluslararası kuruluşlarca oluşturulan standart ve yöntemlerden yararlanılarak bir iç kontrol sisteminin oluşturulması zorunlu hale getirilmiştir 1-İç Kontrol Nedir? İç kontrol; İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara, mevzuata uygun olarak faaliyetlerin; etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan; organizasyon, yöntem ve süreçle, iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünüdür

3 Sayfa 3 2-İç Kontrole İlişkin Mevzuat Nelerdir? İç Kontrol sitemine ilişkin düzenlemeleri içeren yasal mevzuat şunlardır: 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 5436 Sayılı Kanun 5628 Sayılı Kanun İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Elem Planı Rehberi 3-İç Kontrolün Amacı Nedir? İç kontrolün amacı; a) Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini, b) Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, c) Her türlü mali karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, d) Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, e) Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, sağlamaktır 4-İç Kontrolün Faydaları Nelerdir? Kurumun yapısını ve faaliyetlerini yazılı hale getirir. Yönetici ve çalışanların; görev, yetki ve sorumluklarını bilmesi ve etik değerleri benimsemesini sağlar. Faaliyetlerin yerine getirilmesini kolaylaştırır ve kurumun imajını artırır. Risk değerlendirmesi ve yönetilmesi ile hederlere ulaşmadaki engeller, asgari seviyeye indirilir. Faaliyetler, mali karar ve işlemler ile prosedürlerin yazılı olarak belirlenmesi, yönetici ve çalışanların idarenin tüm faaliyetleri hakkında bilgi sahibi olmalarını sağlar. Faaliyetlerin sürekliliği, kişi odaklı olmaktan kurtulur ve kurumsallaşır. Bilgi ve iletişim sisteminin kurulması, yönetici ve çalışanların görevlerini yerine getirebilmesi için gerekli olan bilgiye zamanında ulaşılabilmesini ve sağlıklı karar alınabilmesini sağlar. Yöneticiler, hedeflere ulaşmada daha iyi izleme ve değerlendirme yaparlar 5-İç Kontrolün Güvence Verme Sınırı Nedir? İç kontrol, kurumun amaçlarına ve hedeflerine ulaşmasını mutlak ölçüde garanti edemez. Bütün unsurları ile etkin olarak işleyen bir iç kontrol sistemi, amaçlara ve hedeflere ulaşılma düzeyine yönelik kurum yönetimi ve çalışanlarına, ancak,makul bir seviyede güvence verir.

4 Sayfa 4 6-İç Kontrol Sadece Mali İş ve İşlemleri mi Kapsar? Ve İç Kontrol Sadece Ön Mali Kontrolden mi İbarettir? İç kontrol, sadece mali işlemleri kapsamamakta; idarenin stratejik amaçlarından, faaliyet ve süreçlerine kadar, hedeflerine ulaşmasını ve kaynak kullanımını etkileyen her şey iç kontrolün konusunu oluşturmaktadır İç kontrol ön mali kontrolden ibaret değildir. Ön mali kontrol sadece mali karar ve işlemler üzerinde gerçekleştirilir. İç kontrol ise bir idarenin yürüttüğü faaliyet ve süreçleri de içerecek şekilde, idarenin bütününü kapsayan bir sistemdir. 7-İç Kontrol Sadece Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı nın işi midir? İç kontrol, sadece Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından yapılması gereken bir iş veya işlem değildir. Bütün yönetim kademeleri ve çalışanları, iç kontrol sisteminin işleyişinden sorumludur. 8-İç Kontrol Sisteminde Kimler Nelerden Sorumludur? 5018 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat iç kontrolle ilgili sorumlulukları aşağıdaki şekilde belirlemiştir: İç kontrolle ilgili gerekli talimatları verme, uygulamaları izleme ve gerekli tedbirleri alma görevi üst yöneticiye, İç kontrolü oluşturma, uygulama ve üst yöneticiye hesap verme görevi harcama birimlerine, İç kontrol çalışmalarını koordine etme, harcama birimlerine teknik destek ve danışmanlık sağlama görevi strateji geliştirme birimlerine, Denetim ve raporlama görevi iç denetçilere verilmiştir. İç kontrol asıl olarak yönetim sorumluluğunu esas almakla birlikte etkin bir iç kontrol sisteminin kurulması ve işleyişinin sağlanması sürecinde idarenin bütün yönetim kademeleri ve personeli görev almalıdır. 9-Kamu İç Kontrol Standartları Nedir / Ne işe Yarar? Maliye Bakanlığı tarafından 26/12/2007 tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi amacıyla 5 bileşen altında 18 standart ve bu standartlar için gerekli 79 genel şart belirlenmiştir. Kamu İç Kontrol Standartları, idarelerin iç kontrol sistemlerinin oluşturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde temel yönetim kurallarını gösterir. Tüm kamu idarelerinde tutarlı kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını amaçlar. 9-1 Kontrol Ortamı Standartları Kontrol ortamı, iç kontrolün diğer unsurlarına temel teşkil eden genel bir çerçevedir. İdarenin yöneticileri ve çalışanlarının iç kontrole olumlu bir bakış sağlaması, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayışına sahip olması esastır. Performans esaslı yönetim anlayışı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek bilgili ve yeterli kişilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi sağlanır. İdarenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir şekilde belirlenir. Kontrol Ortamı bileşeni; Etik Değerler ve Dürüstlük Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler Personelin Yeterliliği ve Performansı Yetki devri olmak üzere 4 standart altında 26 genel şarttan oluşmaktadır.

5 Sayfa Risk Değerlendirme Standartları Risk değerlendirme, idarenin hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyecek risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve gerekli önlemlerin alınması sürecidir. Risk değerlendirmesi, mevcut koşullarda meydana gelen değişiklikler dikkate alınarak gerçekleştirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. İdare, stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşmak için iç ve dış nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirir. 9-4 Bilgi ve İletişim Standartları Bilgi ve iletişim, gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin iç kontrol ve diğer sorumluluklarını yerine getirmelerine imkan verecek bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak bilgi, iletişim ve kayıt sistemini kapsar. İdarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi uygun bir şekilde kaydedilir, tasnif edilir ve ilgililerin iç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde ve sürede iletilir. Bilgi ve İletişim bileşeni; Bilgi ve İletişim Raporlama Kayıt ve Dosyalama Sistemi Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi olmak üzere 4 standart altında 20 genel şarttan oluşmaktadır. 9-5 İzleme Standartları Risk Değerlendirme bileşeni; Planlama ve Programlama Risklerin Belirlenmesi ve değerlendirilmesi olmak üzere 2 standart altında 9 genel şarttan oluşmaktadır. 9-3 Kontrol Faaliyetleri Standartları Kontrol faaliyetleri, idarenin hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlamak ve belirlenen riskleri yönetmek amacıyla oluşturulan politika ve prosedürlerdir. Önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır. Kontrol faaliyetleri; tanımlanan ve değerlendirilen risklerin yönetilmesi amacıyla oluşturulan tüm prosedür, uygulama, kararlardır. Her seviyede ve her faaliyet alanında bulunmalıdır. Kontrol Faaliyetleri bileşeni; Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri; Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi, Hiyerarşik Kontroller, Görevler Ayrılığı, Faaliyetlerin Sürekliliği Bilgi Sistemleri Kontrolleri olmak üzere 6 standart altında 17 genel şarttan oluşmaktadır. İzleme, iç kontrol sisteminin kalitesini değerlendirmek üzere yürütülen tüm izleme faaliyetlerini kapsar. İç kontrol sistem ve faaliyetleri sürekli izlenir, gözden geçirilir ve değerlendirilir. İzleme bileşeni; İç Kontrolün Değerlendirilmesi İç Denetim olmak üzere 2 standart altında 7 şarttan oluşmaktadır.

6 Sayfa 6 10-Üniversitemiz İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Üniversitemizde iç kontrol sisteminin oluşturulması için Genel Sekreter, Daire Başkanları ile Fakülte Sekreterlerine bilgi verilmiş olup, İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı hazırlanması için üst yönetimce İç Kontrol Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu ile İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu oluşturulmuş ve bu kurulca hazırlanan Eylem Planı tarihinde Üst Yönetici oluruyla yürürlüğe girmiştir. Bu eylem çerçevesinde Daire Başkanlarına ve Fakülte Sekreterlerine tarihinde bilgilendirme sunumu yapılmıştır. Ayrıca Üniversitemizin Yönetim Kurulunda alınan Kararda İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planının revizyonu, bu planda öngörülecek faaliyetlerin izlenmesi ve Risk Strateji Belgesi nin hazırlanmasını sağlamak üzere, Rektör Yardımcısı Başkanlığında tüm akademik birimlerden birer harcama yetkilisi yardımcısı (Dekan Yardımcısı, Konservatuar Müdür Yardımcısı, Enstitü Müdür Yardımcısı, Yüksekokul Müdür Yardımcısı) Genel Sekreter, İç Denetçi, Genel Sekreter Yardımcıları, Daire Başkanları ve Hukuk Müşavirinden oluşan İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu oluşturulmasına karar verilmiştir Eylem Planında; 26/12/2007 tarihli ve sayılı Resmi Gazetede Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile belirlenmiş olan 18 standart ve bu standartlar için gerekli 79 genel şart çerçevesinde Üniversitemizin mevcut durumu ortaya konulmuş, Bu mevcut durumu İç Kontrol Standartlarına uyumlaştırma kapsamında yapılması gereken eylemler belirlenerek bu eylemleri yerine getirme hususunda sorumlu ve işbirliği yapılacak olan birimler belirlenmiş, Eylemlerin çıktıları tespit edilmiş ve gerçekleştirilmeleri için belli bir takvime bağlanmış, Gerçekleştirilmesi uzun bir süreci gerektiren bazı eylemler plan dönemi sonrasına ertelenmiştir. İç Kontrol Sistemi Kurulmazsa ne olur? a-) İç kontrol sistemi sağlıklı ve etkin bir şekilde kurulmazsa, en başta kurum hakkında vatandaşlar nezdinde olumlu bir imaj tesisi mümkün olamaz bunun yanında kurumda yolsuzluk ve usulsüzlük oluşması ihtimali de fazla olacaktır. Örneğin bir birimde bir sürecin baştan sona tek bir görevli tarafından yürütülmesi, o birimde yüksek riskli bir alan doğurmaktadır. Oysaki iç kontrol standartları gereğince görevler ayrılığı prensibi doğrultusunda bir süreç tümüyle bir kişiye bırakılmamakta, süreç farklı kişilerce sonuçlandırılarak süreçte zayıf kısımlarda kontrol noktaları tesis edilerek bu şekilde yolsuzluk ve suiistimallerin önüne geçilmek üzere tedbirler alınabilecektir. b-) İç kontrol sistemi kurulmaz ya da gereği gibi işletilemezse iç denetim birimi de bu alanda standartlara uygun etkin denetimler yapamayacak ve dolayısıyla üst yöneticiye makul güvence sunamayacağından üst yöneticide güvence beyanını sağlıklı bir şekilde veremeyecektir. Etkin bir iç kontrol sisteminin kurulamadığı bir kurumda üst yöneticinin makul güvence sunamayacağından hareketle, yıllık faaliyet raporlarında üst yöneticinin vereceği güvence beyanı isabetli olmayacaktır. c-) İç kontrol sistemini kurmanın en temel avantajı bu kurumların dış denetimini yapacak olan Sayıştay Denetimi esnasında ortaya çıkacaktır. İdarelerin hesap iş ve işlemlerinin denetimi Sayıştay tarafından yapılmaktadır. Bu denetim esnasında Sayıştay; iç kontrol sistemi yeterli olan ve etkin bir biçimde iç kontrol sistemini çalıştıran, kontrol zaaf ve risklerinin az olduğu İdarede SAYIŞTAY DENETİMİ KAPSAMI kendiliğinden daha dar ve kısıtlı tutulacak, klasik denetim sistemi ve işlem bazlı denetimden kaçınacak her bir harcama evrakının tek tek incelenmesi ve denetlenmesi yerine, daha genel bir denetim sistemi olan sistem bazlı ve risk odaklı denetimle yetinecektir. Ayrıca İdarelerin kendi iç denetçilerinin hazırladığı denetim raporlarına da kendi değerlendirme raporunda daha da fazla önem verecektir. Kısaca Sayıştay iç kontrol sistemi kurulan İdareleri kendi denetiminde çok daha az zorlayacaktır. Çünkü bir idarede iç kontrol sisteminin bizatihi varlığı dahi Sayıştay a kendiliğinden büyük ölçüde bir makul güvence vermekte olup bu İdarede işlerin genelde iyi gittiği kabul edilecektir.

7 Sayfa 7 * Bu broşür 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim Kanununun ilgili hükümlerince tüm kamu kurumlarında kurulması öngörülen İç kontrol Sistemi ile ilgili farkındalık sağlamak ve bu sistemin ne olduğu ve kimler tarafından uygulanması gerektiği konusunda bilgilendirme yapmak amacıyla Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca hazırlanmıştır.

8 Sayfa 8