TONYA MESLEK YÜKSEKOKULU İÇ KONTROL

Transkript

1 1. Neden İç Kontrol? Dünyadaki yeni gelişmeler ışığında yönetim anlayışı da değişmekte ve kamu yönetimi kendini sürekli yenilemektedir. Bu doğrultuda ülkemizin refah düzeyinin artırılması, daha etkili ve verimli çalışan bir kamu yönetiminin oluşturulması temel bir politika olarak belirlenmiş ve bu kapsamda kamunun yeniden yapılanması çalışmaları başlatılmıştır. Bu amaçla, kamu mali yönetimi ve kontrol sistemini uluslararası uygulamalara ve Avrupa Birliğine uyumlu olarak yeniden yapılandırmak üzere 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu hazırlanarak 2003 yılı sonunda çıkarılmış ve bu kanun 2006 yılından itibaren yürürlüğe girmiştir sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile iç kontrol sisteminin kurulması kamu idareleri için zorunlu hale getirilmiştir. 2. İç Kontrol Nedir? İç kontrol, faaliyetlerin belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun yürütülmesi, kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması, varlıkların korunması, mali ve mali olmayan bilgilerin güvenilirliğinin sağlanması amacıyla idare tarafından geliştirilen her türlü organizasyon, yöntem ve süreçler ile iç denetimi kapsayan mali ve mali olmayan kontrolleri ifade etmektedir. 3. İç Kontrolün Amacı Nedir? İç kontrolün amacı şunlardır: a) Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesi b) Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesi c) Her türlü mali karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesi d) Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesi e) Varlıkların kötüye kullanılması, israfını önlemek ve kayıplara karşı korunması 4. İç Kontrolün Yasal Dayanakları Nelerdir? İç kontrol sitemine ilişkin düzenlemeleri içeren yasal mevzuat şunlardır: 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 5436 Sayılı Kanun 5628 Sayılı Kanun İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi 5. İç Kontrol Sadece Mali İş ve İşlemleri mi Kapsar? İç kontrol, sadece mali işlemleri kapsamamakta; idarenin stratejik amaçlarından, faaliyet ve süreçlerine kadar, hedeflerine ulaşmasını ve kaynak kullanımını etkileyen her şey iç kontrolün konusunu oluşturmaktadır.

2 6. İç Kontrol Ön Mali Kontrolden mi İbarettir? İç kontrol ön mali kontrolden ibaret değildir. Ön mali kontrol sadece mali karar ve işlemler üzerinde gerçekleştirilir. İç kontrol ise bir idarenin yürüttüğü faaliyet ve süreçleri de içerecek şekilde, idarenin bütününü kapsayan bir sistemdir. 7. İç Kontrol Sisteminde Kimler Nelerden Sorumludur? 5018 sayılı Kanun ve ilgili mevzuatta, iç kontrolle ilgili sorumluluklar aşağıdaki şekilde belirtilmiştir: İç kontrolle ilgili gerekli talimatları verme, uygulamaları izleme ve gerekli tedbirleri alma görevi üst yöneticiye verilmiştir. İç kontrolü oluşturma, uygulama ve üst yöneticiye hesap verme görevi harcama birimlerine verilmiştir. İç kontrol çalışmalarını koordine etme, harcama birim- lerine teknik destek ve danışmanlık sağlama görevi strateji geliştirme birimlerine verilmiştir. Denetim ve raporlama görevi iç denetçilere verilmiştir. İç kontrol asıl olarak yönetim sorumluluğunu esas almakla birlikte etkin bir iç kontrol sisteminin kurulması ve işleyişinin sağlanması sürecinde idarenin bütün yönetim kademeleri ve personeli görev almalıdır. 8. Kamu İç Kontrol Standartları Nedir? Ne İşe Yarar? Maliye Bakanlığı tarafından 26/12/2007 tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi amacıyla 5 bileşen altında 18 standart ve bu standartlar için gerekli 79 genel şart belirlenmiştir. Kamu İç Kontrol Standartları, idarelerin iç kontrol sistemlerinin oluşturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde temel yönetim kurallarını gösterir. Tüm kamu idarelerinde tutarlı kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını amaçlar. a.kontrol Ortamı Standartları Kontrol ortamı, iç kontrolün diğer unsurlarına temel teşkil eden genel bir çerçevedir. İdarenin yöneticileri ve çalışanlarının iç kontrole olumlu bir bakış sağlaması, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayışına sahip olması esastır. Performans esaslı yönetim anlayışı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek bilgili ve yeterli kişilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi sağlanır. İdarenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir şekilde belirlenir. Kontrol Ortamı bileşeni; Etik Değerler ve Dürüstlük : Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. 1.1 İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. 1.2 İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulnmasında personele örnek olmalıdırlar.

3 1.3 Etik kurallar bilinmeli faaliyetlerde bu kuralara uyulmalıdır Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verilebilirlik sağlanmalıdır Personele ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır Bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenili rolmalıdır. Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler : İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır İdarede görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır Görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele duyurulmalıdır Teşkilat şeması oluşturulmalı ve fonksiyonel görev dağılımı yapılmalıdır Akademik ve İdari organizasyon yapısı görevler gösterilecek şekilde oluşturulmalıdır Hassas görevlere ilişkin prosedürler belirlenmeli ve ilgili personel bilgilendirilmelidir Verilen görevlerin sonuçlarını izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturuımalıdır. Personelin Yeterliliği ve Performansı:İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. 3.1 insan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. 3.2 Yönetici ve Personel görevlerini yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. 3.3 Mesleki yeterliliğe önem verilmeli en uygun personel seçilmelidir. 3.4 Yükseltmelerde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı değerlendirilmelidir. 3.5 Her görev için eğitim ihtiyacı belirlenmeli, planlanmalı ve güncellenmelidir.

4 3.6 Personelin performensı bağlı olduğu yönetici tarafından değerlendirilmeli ve personel ile görüşülmelidir. 3.7 Personelin performansını geliştirmeye yönelik ödüllendirme mekanizmaları oluşturulmalıdır İnsan kaynakları yönetimine has hususlar belirlenmeli ve personele duyrulmalıdır. Yetki devri :İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. 4.1 iş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. 4.2 Yetki devri :devredilen yetkinin sınırları gösterilecek şekilde yazılı olmalıdır. 4.3 Devredilen yetki,yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. 4.4 Yetki devredilen, gerekli bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. 4.5 Yetki devredilen, belli dönemlerde yöneticiye bilgi vermelidir. olmak üzere 4 standart altında 26 genel şarttan oluşmaktadır. b.risk Değerlendirme Standartları Risk değerlendirme, idarenin hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyecek risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve gerekli önlemlerin alınması sürecidir. Risk değerlendirmesi, mevcut koşullarda meydana gelen değişiklikler dikkate alınarak gerçekleştirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. İdare, stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşmak için iç ve dış nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirir. Risk Değerlendirme bileşeni; Planlama ve Programlama: idareler, faaliyetlerini, amaç hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır.

5 5.1 İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaç ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik planı hazırlamalıdır. 5.2 Performans ve hedef göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. 5.3 İdareler bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun yapmalıdırlar. 5.4 Yöneticiler, faaliyetlerinin mevzuata göre amaç ve hedeflere uygunluğunu saptamalıdır. 5.5 İdarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlenmelidir. 5.6 İdarenin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Risklerin Belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. 6.1 idareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. 6.2 Risklerin olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. 6.3 Risklere karşı önlemler belirlenmeli ve eylem planları hazırlanmalıdıri olmak üzere 2 standart altında 9 genel şarttan oluşmaktadır. c.kontrol Faaliyetleri Standartları Kontrol faaliyetleri, idarenin hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlamak ve belirlenen riskleri yönetmek amacıyla Önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır. Kontrol faaliyetleri; tanımlanan ve tüm prosedür, uygulama ve kararlardır. Her seviyede ve her faaliyet alanında bulunmalıdır. değerlendirilen risklerin yönetilmesi amacıyla oluşturulan oluşturulan politika ve prosedürlerdir. Kontrol Faaliyetleri Bileşeni; Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. 7.1 Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri belirlemeli ve uygulamalıdır.

6 7.2 İşlem öncesi süreç ve işlem sonrası süreçler kontrolleri sağlanmalıdır. 7.3 Kontroller, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğini kapsamalıdır 7.4 Kontrol yönteminin maliyeti faydayı aşmamalıdır. Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ve mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. 8.1 İdareler, faaliyetleri ve mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. 8.2 Prosedür ve ilgili dökümanlar,faaliyet ve mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. 8.3 Prosedür ve ilgili dökümanlar güncel, kapsamlı, mevzuata uygun anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. Görevler Ayrılığı : Hata, eksiklik, yanlış, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. 9.1 Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. 9.2 Personel yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin uygulayamadığı durumlarda farkında olunup, gerekli önlemler alınmalıdır. Hiyerarşik Kontroller : Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır Yöneticiler iş ve işlemleri izlemeli ve onaylamalı hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için talimatları vermelidir. Faaliyetlerin Sürekliliği : İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır.

7 11.1 Olağan üstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır Usulüne uygun vekil personel görevlendirilmelidir Görevinden ayrılan personelin bir rapor hazırlaması ve yerine gelen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Bilgi Sistemleri Kontrolleri : İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir Bilgi sistemlerinin sürekliliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır Bilgi sistemlerine veri bilgi girişi ile bunlara erişimile ilgili yetkilendirmeler yapılmalı aksaklıklar için uygun mekanizmalar hazırlanmalıdır İdareler bilişim yönetimini yapacak mekanizmalar geliştirmelidir. olmak üzere 6 standart altında 17 genel şarttan oluşmaktadır. d.bilgi ve İletişim Standartları Bilgi ve iletişim, gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin iç kontrol ve diğer sorumluluklarını yerine getirmelerine imkan verecek bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak bilgi, iletişim ve kayıt sistemini kapsar. İdarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi uygun bir şekilde kaydedilir, tasnif edilir ve ilgililerin iç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde ve sürede iletilir. Bilgi ve İletişim bileşeni; Bilgi ve İletişim : İdareleri birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır Gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşılabilmelidir Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır Performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında ulaşılabilmelidir.

8 13.5 Yönetim bilgi sistemi analiz yapma imkanı sunabilecek şekilde tasarlanmalıdır Yöneticiler beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlerını iletebilmelerini sağlamalıdır. Raporlama : İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır İdareler bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçlarını ikinci altı ay beklentiler ve hedeflerini kamuoyuna açılamalıdır İdare faaliyet raporunu duyurmalıdır Yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim personeli hazırlaması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. Kayıt ve Dosyalama Sistemi : İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dâhil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dâhil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır Kayıt ve dosyalama kapsamlı ve güncel,ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır Kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır Belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır Gelen ve giden evrak standartlara uygun bir şekilde kayıt altına alınmalı ve dosyalanmalı Arşiv ve dokümantasyon sistemi standartlara uygun olmalıdır. Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi : İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır.

9 16.1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır Yöneticiler yeterli incelemeyi yapmalıdır Hatası bildiren personele haksız ve ayırımcı muamele yapılmamalıdır. olmak üzere 4 standart altında 20 genel şarttan oluşmaktadır. e.izleme Standartları İzleme, iç kontrol sisteminin kalitesini değerlendirmek üzere yürütülen tüm izleme faaliyetlerini kapsar. İç kontrol sistem ve faaliyetleri sürekli izlenir, gözden geçirilir ve değerlendirilir. İzleme bileşeni; İç Kontrolün Değerlendirilmesi :İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir İç kontrolün eksik yönlerinin belirlenmesi ve giderilmesi konusunda süreç ve yöntemler belirlenmelidir İç kontrol değerlendirmesine tüm personelin katılımı sağlanmalıdır Yöneticilerin görüşleri talep ve şikayetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır İç kontrol değerlendirmesi sonucunda alınacak önlemler ve eylem planı hazırlanmalıdır. İç Denetim olmak : İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir İç denetim sonucunda alınacak önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalıdır. üzere 2 standart altında 7 şarttan oluşmaktadır.

10