PROJE SÜREÇLERİ YÖNETİM SİSTEMİ

Transkript

1 PROJE SÜREÇLERİ YÖNETİM SİSTEMİ

2 İçerik 0 Kullanıcı Bilgileri 0 Destek Başvurusu İşlemleri 0 Talep, Rapor ve Yayın İşlemleri 0 Harcama İşlemleri 0 Eski Projelere Yönelik İşlemler

3 Kullanıcı Bilgileri 0 HÜ mensubu araştırmacıların temel bilgileri BİD Başkanlığı bünyesinde kullanılmakta olan Personel Veritabanından günde bir kez otomatik olarak çekilmektedir. 0 Araştırmacıların sisteme giriş yapabilmeleri için aşağıdaki bilgilerinin tanımlı ve doğru olması zorunludur. 0 TC Kimlik No, Sicil No, Unvan, Adı Soyadı, Birimi, Bölümü ve e-posta adresi 0 Şifresini bilmeyen araştırmacılar, ana sayfada bulunan Şifre Gönder butonunu kullanarak şifrelerinin e-posta adreslerine gönderilmesini sağlayabilirler. 0 Sisteme giriş yapamayan araştırmacıların öncelikle personel veritabanındaki bilgilerinin doğruluğunu ve tamlığını kontrol ettirmeleri gereklidir. 0 Personel veri tabanındaki bilgileri doğru ve tam olmasına rağmen sisteme giriş yapamayan araştırmacıların BAP Birimi ile irtibata geçmeleri önerilir.

4 Genel Uyarılar / Öneriler 0 BAP Birimi Yönergesi ve Uygulama Esasları Dokümanının okunması önerilir. 0 BAP Web Sayfası Mevzuat Menüsünden erişilebilir. 0 APSİS, Yardım menüsünden erişilebilir. 0 Kurum personelinin APSİS sisteminde bulunan Özgeçmiş Düzenleme alanındaki kişisel bilgilerini güncellemiş olmaları zorunludur. 0 Proje başvurularında ve diğer süreçlerde ihtiyaç duyulabilecek form ve belgeler iki ayrı kaynaktan temin edilebilir: 0 BAP Web Sayfası Formlar/Belgeler Menüsünden erişilebilir. 0 APSİS, Gerekli Belgeler menüsünden erişilebilir.

5 Proje Başvurusu Yapacak Araştırmacılar İçin Öneriler 0 Başvuru yapılacak destek programı için sağlanması gereken ön koşullar ve başvuru için gerekli belgeler Uygulama Esasları Dokümanından okunmalıdır. 0 Projelerde görev alacak tüm kurum personelinin APSİS sisteminde bulunan Özgeçmiş Düzenleme alanındaki kişisel bilgilerini güncellemiş olmaları zorunludur. 0 Araştırmacıların tüm yayınlarını sisteme eklemeleri zorunlu değildir. 0 Yalnızca başvurularda kullanılacak, ISI indekslerinde taranan dergilerdeki yayınların «Özgeçmiş Düzenleme» alanında bulunan «Web Of Science Yayın Arama» alanından sisteme eklenmiş olması zorunludur. 0 Projede yer alacak, kurum dışı tez öğrencilerinin ve diğer araştırmacıların iletişim bilgilerinin ve pdf formatında hazırlanmış özgeçmiş dosyalarının başvuruda sisteme yüklenmesi zorunludur.

6 Proje Başvurusu Yapacak Araştırmacılar İçin Öneriler 0 Başvuru Formu: Destek Programına uygun başvuru formu tüm alanları doldurulmuş olarak sisteme yüklenmelidir. 0 Teknik Şartname Dosyası: Seyahat (yolluk ve yevmiye) dışındaki tüm harcama kalemleri için şartname hazırlanması zorunludur. Şartnameler tek bir dosyada toplanabilir veya birden çok dosya olarak düzenlenebilir. 0 Proforma Fatura: Seyahat (yolluk ve yevmiye) dışındaki tüm harcama kalemleri için yaklaşık maliyeti ve her bir harcama kaleminin KDV oranını gösteren proforma faturaların sisteme yüklenmesi zorunludur. 0 Proforma faturaların BAP Birimi veya araştırmacıya hitaben hazırlanmış, imzalanmış ve kaşelenmiş olması gerekir. 0 Yurt dışından temin edilebilecek, yurt içinden proforma fatura alınması imkanı bulunmayan harcama kalemleri için zorunlu hallerde internet sayfalarından temin edilecek ekran görüntüleri de proforma fatura olarak kullanılabilir.

7 Proje Başvurusu Yapacak Araştırmacılar İçin Öneriler 0 Etik Kurul Onay Belgesi: Proje konusu gerektiriyor ise Etik Kurul Onay Belgesinin sisteme yüklenmesi zorunludur.. 0 Kabul/Davet Yazısı: Araştırmanın belirli bir kısmının başka bir merkezde yürütüleceği projeler, araştırma işbirliği içeren projeler ve bilimsel etkinliklere katılım destekleri için kabul veya davet yazısının sisteme yüklenmesi zorunludur. 0 Proje Evrakları İle İlgili Detaylı Bilgi: Başvuru için yüklenmesi zorunlu olan belgeler ve kabul edilen destek talepleri için BAP Birimine teslim edilmesi gereken belgelere yönelik detaylı bilgi APSİS sisteminde Yardım menüsü altında ve BAP Birimi Web Sayfasında Yardımcı Bilgiler menüsü altında verilmiştir. 0 Rapor tarihi geçen veya süresi biten projeler sistem tarafından kontrol edilmekte ve zaman aşımı yaşanan projelerin tüm işlemleri ve yürütücüleri sistem tarafından otomatik olarak bloke edilmektedir. 0 Süre aşımı nedeniyle Bloke işlemi yalnızca proje yürütücüleri için uygulanmaktadır.

8 Proje Başvurusu Değerlendirme Süreci 1 Biçimsel İnceleme Proje Ofisi 1 Koordinatör 2 3 Komisyon Üyesi Alt Komisyon Hakem Koordinatör 1. Ön Başvuru 2. Başvuru 3. Değerlendirmedeki Proje 4. Kabul Edilen (Yürüyen) Proje 5. Ret Edilen Proje 5 Komisyon Ret Karar Kabul 4

9 Online Başvuru Uygulaması

10 Başvuruda Revizyon Gerçekleştirilmesi 0 Revizyon talepleri: 0 1. Ön Başvuru Aşamasında Proje Ofisinin Revizyon Talebi 0 2. Değerlendirme Aşamasında BAP Komisyonu Revizyon Talebi 0 Proje Ofisi Revizyon Talebi: Talep edilen eksiklik veya hata düzeltmeleri yapılıp başvuru yeniden gerçekleştirilmelidir. 0 BAP Komisyonu Revizyon Talebi: 0 Talep Edilen Revizyonlar gerektiriyor ise Başvuru Dosyası, Şartname vb belgeler güncellenip yeniden yüklenmelidir. Gerekli değilse yeni bir dosya yüklenmesi veya belgelerin yenilenmesi zorunlu değildir. 0 Revizyon Notları Formu yüklenmelidir (Gerekli Belgeler menüsünden erişilebilir). 0 Revizyon Talepleri e-posta ile iletilmekte ve sisteme girildiğinde de görülebilmektedir.

11 Proje/Destek Önerisi Kabul Edilen Araştırmacıların İzleyeceği Adımlar 0 Gerekli Belgeler BAP Birimine teslim edilip, Birim tarafından onaylanmadan herhangi bir desteğin kullanılması mümkün değildir! 0 Tüm harcama/alım işlemleri Birim tarafından yürütüldüğünden araştırmacıların bireysel olarak yapacakları alımlar veya gerçekleştirecekleri seyahatlere yönelik herhangi ödeme yapılması mümkün değildir. 0 Komisyon kararları sistem üzerinden araştırmacılara otomatik olarak iletilmektedir, gelen maillerdeki açıklamalara uygun olarak davranılmalıdır. 0 Birimin tüm harcamaları her yıl Sayıştay Denetçileri tarafından incelenmektedir. 0 Denetimler sonucunda hatalı veya yerinde görülmeyen harcamaların bedelleri araştırmacılardan tazmin edilmektedir. Bu nedenle harcama işlemlerinin BAP Biriminin tarafından başlatılması ve yürütülmesi son derece önemlidir.

12 Proje/Destek Önerisi Kabul Edilen Araştırmacıların İzleyeceği Adımlar 0 Birime Teslim Edilmesi Zorunlu Olan Belgeler a) Başvuru Dosyası: Başvuru aşamasında sisteme yüklenen Başvuru Dosyası her sayfası yürütücü ve araştırmacılar tarafından imzalanmış, son sayfası ise isimler yazılmış ve imzalanmış olarak Birime teslim edilmelidir. b) Sözleşme Dosyası: APSİS üzerinden indirilecek ve ilgili alanları doldurularak imzalanacaktır. c) Etik Kurul İzin Belgesi: Gerekli olan projeler için belgenin aslı ibraz edilmek üzere kopyasının teslim edilmesi zorunludur. e) Proforma Faturalar veya Teklif mektupları: Projenin başvuru aşamasında sisteme yüklenen belgelerin asılları teslim edilmelidir. Belgelerin firma tarafından kaşelenmiş ve imzalanmış olması gereklidir.

13 Proje/Destek Önerisi Kabul Edilen Araştırmacıların İzleyeceği Adımlar 0 f) Teknik Şartname Dosyası: Komisyon tarafından onaylanan teknik şartname dosyasının yazıcı çıktısı her sayfası proje yürütücüsü tarafından imzalanmış ve son sayfasında proje yürütücüsünün unvanı, adı soyadı ve tarih de belirtilmek suretiyle birime teslim edilmelidir. 0 Araştırmacılar gerekli hallerde sistemde yüklü olan teknik şartnameleri BAP Koordinasyon Biriminin bilgisi dahilinde güncelleyebilirler. Bu durumda, güncel teknik şartname dosyalarının sisteme yüklenmesi ve yazıcı çıktısının imzalı olarak Birime teslim edilmesi zorunludur. 0 d) Satın Alma Talep Dilekçesi (zorunlu değildir): Eğer projenin başlangıcında harcama talebinde bulunulacak ise, APSİS üzerinden oluşturulmalı ve yazıcı çıktısı imzalı olarak teslim edilmelidir. Projenin çalışma takvimine uygun olarak muhtelif zamanlarda satın alma talebinde bulunulması mümkündür.

14 Proje/Destek Önerisi Kabul Edilen Araştırmacıların İzleyeceği Adımlar 0 Proje Türlerine Özgü Belgeler: 0 Kapsamlı Araştırma Projeleri İçin: TÜBİTAK Panel Değerlendirme Raporu ve Araştırmacının Cevap Yazısı 0 Ulusal Katılımlı Araştırma Projeleri İçin: Araştırmacılar ve işbirliği yapılan kurum yetkilileri arasında imzalanan işbirliği protokolünün aslı imzalanmış olarak Birime teslim edilmelidir. 0 Uluslararası Katılımlı Araştırma Projeleri İçin: Türkçe ve İngilizce olarak hazırlanan işbirliği protokolü imzalanmış olarak birime teslim edilmelidir. 0 Bilimsel Etkinliklere Sözlü Sunum Yapmak Üzere Katılım Desteği İçin Kabul Yazısı, Kabul Yazısının Türkçe Tercümesi, Bildiri Örneği ve Beyan Formu 0 Bilimsel Etkinliklere Davetli Konuşma Yapmak Üzere Katılım Desteği İçin Davet Yazısı, Davet Yazısının Türkçe Tercümesi, Konuşma Metni Örneği 0 Ulusal Bilimsel Etkinliklere Katılım Desteği İçin Birim Uygunluk Formu 0 Detaylar APSİS Yardım menüsünde mevcuttur!

15 Yürüyen Projeler Kapsamında Gerçekleştirilecek İşlemler 0 Harcama İşlemleri 0 Talep İşlemleri 0 Rapor İşlemleri 0 Yayın İşlemleri 0 Tüm süreçler APSİS üzerinden gerçekleştirilmektedir!

16 Harcama İşlemleri 0 Harcama Talebinin Apsis Üzerinden Oluşturulması ve Başvuruya Dönüştürülmesi 0 APSİS üzerinden oluşturulan «Harcama Talebi Dilekçesinin» ıslak imzalı olarak birime ulaştırılması Açıklama 0 Harcama talebi oluşturulurken gerekli hallerde Şartnamenin güncel halinin sisteme yüklenmesi mümkündür. Ancak bu işlemden önce BAP Biri ile telefonla görüşerek mutabık kalınması gereklidir. 0 Şartname Güncellemesi gerçekleştirilmiş ise, «Harcama Talep Dilekçesi» ile birlikte yeni şartname de sayfaları imzalanmış olarak teslim edilmelidir.

17 Talep İşlemleri 0 Ek Süre 0 Ek Bütçe 0 Harcama Kaleminde Değişiklik 0 Proje Başlığında Değişiklik 0 Proje Ekibinde Değişiklik 0 Projenin Askıya Alınması 0 Projenin İptali 0 Diğer 0 Ek Bütçe ve Harcama kalemi değişikliklerinde Proforma Fatura ve Şartname yüklenmesi zorunludur.

18 Rapor İşlemleri 0 Ara Rapor (online veya rapor yükleyerek birime sunulabilir) 0 Sonuç Raporu veya Geri Bildirim Formu 0 Yayın İşlemleri

19 Talep, Rapor ve Yayın Değerlendirme Süreci 1 Biçimsel İnceleme Proje Ofisi 2 Komisyon Üyesi Alt Komisyon 3 Hakem Koordinatör 1. Ön Başvuru 2. Başvuru 3. Değerlendirmedeki Talep, Rapor, Yayın 4. Kabul Edilen Talep, Rapor, Yayın 5. Ret Edilen Talep, Rapor, Yayın 5 Komisyon Ret Karar Kabul 4

20 Eski Projelere Yönelik İşlemler 0 Önceden onaylanmış projelerin kayıtları sisteme entegre edilmiştir. 0 Eski projelerin Yürütücüsü, Onaylanan Bütçesi ve Gerçekleşen Harcama tutarları sisteme aktarılmıştır. 0 Eski projeler için, Proje Yürütücülerinin bütçe tablosuna harcama kalemi eklemesine ve projeye araştırmacı eklemelerine izin verilmiştir. 0 Yürütücüler, varsa proje ekibinde yer alan araştırmacıları sisteme eklemelidir. 0 Yürütücüler, Komisyon tarafından onaylanan harcama kalemlerinden henüz alımı gerçekleşmemiş olanları sisteme eklemeli ve harcama taleplerini bu kalemler arasında yapacakları seçimlerle gerçekleştirmelidirler. 0 Eski projelerin bundan sonraki tüm süreçleri APSİS sistemi üzerinden yürütülmelidir.

21 Araştırmacılar İçin Önemli Hatırlatmalar 0 Bilimsel Etkinlik Katılım Desteklerinin, etkinlik tarihinden en az 30 gün önce yapılması zorunludur. 0 Mevzuat gereğince, projeler için yapılabilecek harcamalar proje süresi ile sınırlıdır. Bu nedenle başvuru esnasında proje/destek süresinin kısa seçilmemesi önerilir. 0 Sonuç raporu onaylanarak kapatılan projeler kapsamında herhangi bir harcama yapılamamaktadır. Harcama süreci devam eden projeler için sonuç raporu yüklemeyiniz. 0 Komisyon tarafından onaylanan harcama kalemlerinde değişiklik yapılabilmesi ancak talebin Komisyon tarafından onaylanması durumunda mümkündür. 0 ÖYP Programı kapsamında üniversitemizde bulunan araştırmacılar için herhangi bir destek sağlanması veya harcama yapılması mevzuat gereğince mümkün değildir.