Leonardo da Vinci Hareketlilik Nihai Rapor Hazırlama. 11 Haziran 2013 Ankara

Transkript

1 Leonardo da Vinci Hareketlilik Nihai Rapor Hazırlama 11 Haziran 2013 Ankara

2 Belgeler Bilgiler Harcamalar Hatırlatmalar Sunu İçeriği

3 Nihai Rapor Belgeleri 1. Proje bitiminden sonra gönderilecek belgeler 1. Talep edildiğinde gönderilecek belgeler 2. Gönderilmeyip muhafaza edilmesi gereken belgeler

4 Proje bitiminden sonra gönderilecek belgeler 1. Nihai Rapor Formu (Mobility Tool; 1 nüsha) 2. Yaygınlaştırma Belgeleri (İnternet ekran çıktısı, gazete sayfası kopyaları, broşür, resmi yazılar vb.) 3. Proje faaliyetlerinin yer aldığı CD/DVD (1 adet)

5 Talep edildiğinde gönderilecek belgeler (1 asıl 2 kopya) 1. Hazırlık faturası 2. Seyahat belgeleri Uçak için; fatura veya bilet ile biniş kartları Transfer için; fatura veya bilet Vize ve yurtdışı çıkış harcı masrafının gösteren belgeler 3. Harcırah için; Katılımcının hesabına aktarıldığını gösteren dekont Yurtdışı ortağa ödeme yapıldıysa fatura ve dekont 4. Sertifika veya katılım belgelerinin kopyası

6 Gönderilmeyip muhafaza edilmesi gereken belgeler 1. Üçlü Taahhüt 2. Katılımcılarla yapılan sözleşmeler 3. Sigorta poliçeleri 4. Yönetim ve Organizasyon kapsamında yapılan proje harcamalarının belgeleri 5. Katılımcı seçimi, hazırlık, yurtdışı eğitimin izlenmesi vb. faaliyetlere ilişkin tutanak vb. belgeler

7 Harcırah Tutarın tamamı Hazırlık Faturadaki KDV siz tutar Harcamaların Beyanı Seyahat Bir kişi için yapılan seyahat harcamalarının toplam tutarı Yönetim ve Organizasyon Kişi başına düşen tutarın tamamı

8 Harcamaların Hesaplanması Döviz Kuru Nihai rapordaki bütün miktarlar Avro ( ) cinsinden olacaktır. Bu nedenle, herhangi bir harcama Avro ya çevrilirken, hibe sözleşmesinin Merkez tarafından imzalandığı tarihteki Avrupa Komisyonu nun internet sitesindeki aylık kur esas alınır. Aylık kurlara sözleşmedeki (4. sayfa) aşağıdaki bağlantıdan ulaşılabilir: ome&searchfield=&period=2003-9&delim=,&language=en

9 Nihai Raporla İlgili Genel Bilgiler Nihai rapor, yararlanıcının hibe bakiyesinin ödenmesi talebi olarak kabul edilir. Ulusal Ajans, yararlanıcıdan nihai rapora ek olarak yapılan faaliyetlere ilişkin belgelerin asıllarının ibrazını isteyebilir. Belgelerin asıllarının talep edildiği durumlarda yasal bir zorunluluk nedeniyle asılları sunulamıyorsa, bunu gerekçeli bir şekilde açıklamak suretiyle kopyaları da sunulabilir.

10 Süreler Nihai Rapor, proje bitimini müteakiben 60 gün içinde sunulmalıdır. Nihai raporun onaylanması 45 günde tamamlanır. Yararlanıcı kurumdan destekleyici ek belge ya da bilgi talep etmesi durumunda bu süre durdurulabilir. Bu durumda, destekleyici ek belge ya da bilgiler 30 gün içinde ibraz edilir. Nihai raporun onaylanmasından sonraki 45 takvim günü içerisinde, tahakkuk eden nihai hibe miktarı yazılı olarak bildirilir.

11 İmzalama Usulü Nihai Rapora ilişkin belgeler kurumu temsile yetkili kişi veya bu kişi tarafından yetki devri yapılan kişi tarafından imzalanmalı. Yetki devrinin bulunduğu hallerde buna ilişkin resmi yazı mutlaka rapora eklenmelidir. Yetki devri kurumu temsile yetkili kişinin sorumluluğunu kaldırmaz.

12 Muhafaza Mükellefiyeti Proje sahibi kurum, projeye ilişkin tüm belgelerinin asıllarını, sözleşmeyle ilgili orijinal belgelerin onaylı kopyalarını, bakiyenin ödendiği tarihten itibaren 5 yıl süreyle Merkez Başkanlığının ve Avrupa Komisyonunun denetimine hazır vaziyette tutulmalı ve muhafaza edilmelidir.

13 Mücbir Sebep Proje gerçekleştirilirken mücbir sebep vb. hallerde faaliyetlerin bir kısmı öngörüldüğü şekilde gerçekleştirilememiş ise (erken dönüş, bir ya da bir kaç kişinin dil kursu almaması vb.) bu durumlar ve gerekçeleri mutlaka yazılı olarak anında Merkezimize bildirmeli ve bu belgeler Nihai Raporda ilgili kısımlara eklenerek sunulmalıdır.

14 Ek Süre Talebi Mücbir sebepler nedeniyle, proje kapsamındaki faaliyetlerini normal süresinde tamamlayamayacağını düşünen Yararlanıcı, proje süresinin bitiminden en az 1 ay önce bu durumu Merkez e, mücbir sebeplerin neler olduğunun da belirtildiği bir dilekçeyle bildirerek ek süre talep etmelidir. Bu değişiklik için taraflar arasında ek bir sözleşme yapılacaktır.

15 Hatırlatmalar Nihai Raporda belirtilen faaliyetlerin proje teklifiyle paralel olması Gerçekleşen faaliyetlerin yazılması Proje teklifine göre farklı olan veya gerçekleştirilemeyen faaliyetlerin gerekçelerinin belirtilmesi

16 Faydalı Dokümanlar 2012 Nihai Rapor Hazırlama Rehberi Mobility Tool Rehberleri

17