İŞ AKIŞ ŞEMASI FORMU

Transkript

1 İŞ AKIŞ ŞEMASI FORMU BİRİMİN ADI SÜRECİN ADI VE KODU BAP (Yüksek Lisans, Doktora, Altyapı) Proje Başvuruları İş Akışı 12-3 Projelerinin başvuru dosyasının dekanlığa iletilmesi Uzmanlar Grubu F 1 Proje Önerisi Formu Proje Başvurularının Uzmanlar Grubu tarafından belirlenen hakemlere iletilmesi Uzmanlar Grubu - Proje Yürütücüsüne karar bildirilir. Red Hakem raporlarının Uzmanlar Grubu nca incelenmesi Uzmanlar Grubu Hakem Değerlendirmeleri Kabul Alınan kararlar rektörlük BAP Komisyonuna iletilmesi Dekanlık Kabul edilen projelere sözleşme imzalanması (Rektör, Koordinatör, Proje Yürütücüsü imzalı) ve projenin başlaması. Dekanlık F 3 Proje Protokolü Formu 1

2 1 Proje Yürütücüsü F 4 BAP Gelişme Raporu Formu Yürütücü tarafından projenin süresi içinde 6 ayda bir gelişme raporu verilir. Uzmanlar Grubu F 5 Bitirme Raporu Formu Varsa, proje ile ilgili süre uzatımı, bütçe artırımı, fasıla aktarımı, araştırmacı eklemeçıkarma ve benzeri taleplerin uzmanlar grubunca değerlendirilerek rektörlük BAP Komisyonuna sunulması Yürütücü tarafından projenin süresi bitiminde verilen bitirme raporları, Uzmanlar Grubu kararı ile rektörlük BAP Komisyonuna iletilir. Varsa, gerekli düzeltmeler için proje yürütücüsüne gönderilir. Komisyon kararı, proje yürütücüsüne bildirilir.

3 BİRİMİN ADI SÜRECİN ADI VE KODU Fotoğraf ve Video Çekimi İş Akışı 234 Üniversite içindeki Akademik ve İdari Birimler ile öğrenci topluluklarının çekim talepleri. Talep eden birim ile ön görüşme ve ön kabul. (Zamanlama, Çekim Şartları ve içerik) HAYIR Talep edilen etkinliğin içeriğinin incelenmesi EVET Talebin kesin onayının verilmesi. İşlemin kapatılması Dekanlık Dekanlık

4 BİRİMİN ADI SÜRECİN ADI VE KODU Grafik Tasarım İş Akışı 235 Üniversite içindeki Akademik ve İdari Birimler ile öğrenci topluluklarının grafik tasarım talebinde bulunması Tanıtım Yayın Talebin dekanlık yetkilileri ile görüşülüp onaylanması (Zamanlama, içerik, vs.) Tanıtım Yayın Talebin uygunluğunun değerlendirilmesi HAYIR İşlemin kapatılması Dekanlık EVET Talebin kesin onayının verilmesi. Tanıtım Yayın

5 BİRİMİN ADI SÜRECİN ADI VE KODU Kayıtlı Video Görüntüleri İş Akış Şeması 234 Üniversite içindeki Akademik ve İdari Birimler ve Öğrenci toplulukları için Çekimi-Kurgusu yapılan etkinlerin çoğaltılması Tanıtım Yayın.

6 n Adı Sürecin Adı ve Kodu Merkezi Sınav Koordinatörlüğü ÖSYM Harici Diğer Sınavlar Görevli Başvurusu İş Akışı 236 sınavlarda Salon Başkanı, Gözetmen yada Hizmetli görevi almak için Üniversitelerin internet sitelerindeki bilgiler doldurulur. Görevli Adayı Üniversitelerin İnternet Siteleri Anadolu Ünv. Adaylar Sisteme Kayıt Olurlar GAZİSEM Görevli Adayı Üniversitelerin İnternet Siteleri Anadolu Üniversitesi AÖF sınavı için Merkezi Sınav Koordinatörlüğü nde ve sınav yapılan binalarda bina yöneticisi tarafından sinav.anadolu.edu.tr adresinde bilgiler eksiksiz doldurulur. Gazi Üniversitesi Sürekli Eğitim Merkezi'nin organize ettiği sınavlar için Görevli Tarafından tutulan listeye bilgiler eklenir. Kayıt Görevlisi, Görevli Adayı Üniversitelerin İnternet Siteleri Sistemlere bilgiler girildikten sonra kayıtlar tamamlanmış olur. Aday sınav zamanı sisteme giriş yaparak tercihte bulunabilir. Sınavdan önce Koordinatörlük tarafından görevlendirme yapılır. Koordinatör, Görevli Adayı Üniversitelerin İnternet Siteleri

7 n Adı Sürecin Adı ve Kodu Tanıtın ve Yayın Merkezi Sınav Koordinatörlüğü ÖSYM Sınavları Görevli Başvurusu İş Akışı 237 ÖSYM Sınavlarında Salon Başkanı, Gözetmen yada Hizmetli görevi almak için Merkezi Sınav Koordinatörlüğüne veya Bina Yöneticiliği olan Fakülte Sekreterliği ne başvurunuz. Görevli Adayı ÖSYM Yönetim İşlemleri Sistemi Kayıt bilgileri ve IBAN numarası girildikten sonra adayın fotoğrafı çekilir ve kayıt işlemi tamamlanarak adaya Görevli İşlemleri Sistemi şifresi kayıt evrakı ile teslim edilir. Kayıt Görevlisi ÖSYM Yönetim İşlemleri Sistemi

8 n Adı Sürecin Adı ve Kodu POLİTEKNİK Dergisi İş Akışı Yazar web adresine kayıt yaptırarak makaleyi sisteme yükler Makale yazar(lar)ı Telif hakkı formu. Yüklenen makale baş editörün sistemine düşer. Makale, baş editör ün kendi alanıyla ilgili mi? Evet Yardımcı editörlere gönderir onlardan hakem tayini yapmalarını ister Editör veya yardımcıları Hakem tayini yapılır. Editör veya yardımcıları Hakemlere değerlendirme yapıp yapmayacakları sorulur. Kabul ederler mi? Editör veya yardımcıları Evet Her bir hakemin değerlendirmesi için 1 ay süre verilir. 2 Makale hakemleri 1

9 1 Hakemlerden gelen makale değerlendirme sonuçları baş veya yardımcı editörlere gönderilir. Yayına kabul edildi mi?. Ret Karar, makale yazar(lar)ına bildirilir. Editör veya yardımcıları Kabul 2 Makale yazar(lar)ı Yayına kabul edilen makalelerde düzeltme isteniyor mu? Evet Makale, yazar(lar)ına gönderilir. Tanıtım ve Yayın Makalelerin dizgisi yapılır. Basılmak üzere matbaaya gönderilir. Tanıtım ve Yayın Basılan dergi, yasa gereği devletin ilgili kurumlarına gönderilir. Tanıtım ve Yayın Dergi dijital halde adresinde yayımlanır.

10 n Adı Sürecin Adı ve Kodu Salon Rezervasyonu İş Akışı 238 Salon Talebinin Alınması Taleple ilgili yer durumunun kontrol edilmesi Uygun Görülmedi Uygunsuzluğunun talep sahibine bildirilmesi Uygun Görüldü Ön Rezervasyon yapılması Dekanlıkça etkinliğin uygun görülmesi Uygun Görülmedi Başvurunun iptali Dekanlık Uygun Görüldü bölümlerin imzası olan (Bölüm yetkilisi Topluluk Bşk., Akademik Lider, v.b.) etkinlik talebinin dekanlığa iletilmesi Talep Eden. 1 2

11 1 2 Yazılı talebin rektörlüğe iletilmesi Uygun Görülmedi Uygunsuzluğunun talep sahibine bildirilmesi Uygun Görüldü Etkinliğin Kesin Rezervasyona dönüştürülmesi Rezervasyonun talep sahipleri ile salon görevlisine iletilmesi Talep Eden Bitiş

12 BİRİMİN ADI SÜRECİN ADI VE KODU Tanıtım Materyalleri Hazırlama İş Akışı Öncelikle ilgili birimlerden güncel tanıtım içeriği talep edilir. Dekanlık Bu bilgiler standardize edilerek kullanıma hazır hale getirilir. Teknik uzmanlar aracılığı ile tasarım faaliyeti gerçekleştirilir. Dekanlık onayı beklenir. Tasarım revize edilir. Üniversite matbaası veya harici bir şirket tarafından tanıtım materyallerinin basımı gerçekleştirilir. Hazırlanan materyaller, tanıtım faaliyetleri sırasında çeşitli şekillerde kullanılır. İşlem Sonu

13 BİRİMİN ADI SÜRECİN ADI VE KODU WEB DUYURUSU İŞ AKIŞI Duyurulması talep edilen bilginin alınması Bilginin yayına uygunluğunun değerlendirilmesi Uygun Görülmedi Uygunsuzluğunun talep sahibine bildirilmesi Dekanlık Uygun Görüldü Web'de yayınlanması için web sorumlusunun bilgilendirilmesi Dekanlık

14 n Adı Sürecin Adı ve Kodu Yayın İşleri İş Akışı 17-4 Eser sahibi, basılmasını istediği eseri 4 kopya olarak Bölüm Başkanlığına verir. Bölüm Kurulu Kararı alınır. Bölüm Başkanlığı tüm dokümanları Yayın Kuruluna iletilmek üzere Fakülte Dekanlığına gönderir. Fakülte Dekanlığı tüm dokümanları Yayın Kuruluna gönderir. Fakülte Yayın Kurulu, eserin biçimi ve bilimsel içeriği yönünde yayın esaslarına uygunluğunu inceledikten sonra, konu ile ilgili üç öğretim üyesinin adını bilimsel inceleme Komisyonu Üyesi olarak Dekanlığa bildirir Eser Sahibi Bölüm Başkanlığı Fakülte Sekreteri Fakülte Sekreterliği Eser Sahibinin Dilekçesi, Basılması Talep Edilen Eser ı Üst Yazı ve Basılması Talep Edilen Eser ı Yayın Kurulu Üyelerine Bildirim Yazısı ve Basılması Talep Edilen Eser ı Yayın Kurulu Tutanağı ve Basılması Talep Edilen Eser ı Dekanlık Bilimsel İnceleme Komisyonu üyelerine eserlerin birer kopyasını yazı ve komisyon kararı ile gönderir Her üye en çok iki ay içersinde eseri inceleyerek yayınlanıp yayınlanmayacağı yada düzeltilerek yayınlanabileceği konusundaki kişisel görüşlerini, telif hakları konusunu da dikkate alarak, bir rapor halinde ve kapalı zarf içinde ilgili Yayın Kuruluna iletilmek üzere Dekanlığa gönderir Fakülte Sekreterliği Bilimsel İnceleme Komisyon Üyeleri Bilimsel İnceleme Komisyonu Üyelerine Bildirim Yazısı ve Basılması Talep Edilen Eser ı Bilimsel İnceleme Komisyon Üyesi Raporu 1 Fakülte veya Yüksekokul Sekreterliği Bilimsel İnceleme Komisyonu Üye Raporları

15 Dekanlık Bilimsel İnceleme Komisyonu üyelerinin Raporlarını Yayın Kuruluna yazı ile gönderir Fakülte Yayın Kurulu Fakülte Yayın Kurulu Raporu, Eser Sahibinin Dilekçesi, Basılması Talep Edilen Eser ı Fakülte Yayın Kurulu Kararını onayı Evet Düzeltmelerin Yapılması Fakülte Sekreteri Fakülte Yayın Kurulu Raporu, Eser Sahibinin Dilekçesi ve Basılması Talep Edilen Eser ı Fakülte Yayın Kurulu kararını Yönetim Kuruluna sunar Düzeltmelerin yapılması Fakülte Yönetim Kurulu Fakülte Yönetim Kurulu Kararı Fakülte Yönetim Kurulu Onayı Evet Fakülte Yönetim Kurulu Kararı ile Yayın Kurulu Raporu ve Basılması Talep Edilen Eser ı ile birlikte Üniversite Merkez Yayın Komisyonuna iletilmek üzere Rektörlüğe gönderilir Fakülte Sekreteri Fakülte Yönetim Kurulu Kararı ile Yayın Kurulu Raporu, Eser Sahibinin Dilekçesi ve Basılması Talep Edilen Eser ı 2 3 Araştırma-Planlama Rektör. Yardımcılığı/ Üniversite Yayın Kurulu Raporu Araştırma-Planlama Rektör. Yardımcılığı Fakülte Yönetim Kurulu Kararı ile Yayın Kurulu Raporu, Eser Sahibinin Dilekçesi ve Basılması Talep Edilen Eser ı

16 Üniversite Yayın Kurulu Onayı Düzeltmeler yapılır Araştırma-Planlama Rektör Yardımcılığı Evet Genel Sekreterlik Basılacak eserin CD ye yüklenmesi Üniversite Yayın Kurulu Raporu Üniversite Yönetim Kuruluna sunulur Üniversite Yönetim Kurulu Onayı Düzeltmeler Yapılır Evet Basma Yazı ve Yayınları Derleme Kurulundan ISBN numarası alınır Eserin Basılmak Üzere Yazı, Form ve CD ile Matbaaya Gönderilmesi Kararın Bir Örneği Yazara/Yazarlara Tebliğ Edilir. Kitapların Birer Nüshası Teşekkür Yazısı İle Birlikte Hakemlere Gönderilir. İşlem Sonu

17 n Adı Sürecin Adı ve Kodu Yeni Öğrenci Topluluğu Kurma İş Akışı Topluluk kurucu üyeleri/ Danışman hoca DDÖFYK Raportörü Kurucu üyelerin başvurusu Topluluk tüzüğü incelenir. Topluluk açmak için başvuru dilekçesi, Başvuran topluluğun tüzüğü, Kurucu üye listesi, öğrenci belgeleri ve disiplin durumu, taahhütname ve akademik lider dilekçesi alınır. DDÖFYK Raportörü Kurulmak istenen topluluğun faaliyet alanları ile örtüşen başka topluluk var mı? Ret edildi Başvuran topluluğun tüzüğü/ Rektörlük makamınca yayınlanan Öğrenci Toplulukları Kuruluş ve İşleyiş Yönergesi DDÖFYK Raportörü Topluluk tüzüğü kanun ve yönetmeliklere uygun mu? DDÖFYK Raportörü Evet Kurucu üye listesinde disiplin suçu almış öğrenci var mı? 1 2

18 DDÖFK Alt Kurul, 1 2 DDÖFY Kurulu Kurucu üyelerin sözlü beyanatları dinlenir. Kabul DDÖFY Kurulu Kurucu üyelerin tüzüğe uyacaklarına dair yazılı taahhütname alınır Ret DDÖFY Kurulu Kurulacak topluluk, üyelerin sosyal, kültürel veya fiziksel gelişimine katkı sağlayabilir mi? Topluluk kurucu üyeleri/ Danışman hoca Başvuru evrakları Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı'na üst yazıyla sunulur. Rektörlük makamından gelen onay Kurucu üyelerin toplanıp genel kurul yapması ve yönetim kurulunun belirlemesi, topluluk tanıtım cd'si web sayfasına yüklenilir. Bilgehan AKTÜRKOĞLU