YAZIŞMA USULLERİ VE DOSYALAMA. Esra YALÇIN

Transkript

1 YAZIŞMA USULLERİ VE DOSYALAMA Esra YALÇIN

2 Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, 02 Aralık 2004 tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlandı. RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER HAKKINDA YÖNETMELİĞİN ÖRNEKLERLE AÇIKLANMASI

3 RESMİ YAZIŞMA USULLERİ AMAÇ Yazışma usullerinde amaç, resmi yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge alıverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır.

4 Resmi Yazı Kamu kurum ve kuruluşlarının, kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi ifade eder. Resmi Yazı Çeşitleri Rapor, tezkere, müzekkere, dilekçe, tutanak, mazbata, form yazılar, şartname, sözleşme ve kuruluş iç yazışmaları Bir yazının resmiyet kazanması için imzalanıp tarih ve sayı alması gerekmektedir.

5 Resmi Belge Kamu kurum ve kuruluşlarının; kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeler resmi belgelerdir. Resmi Bilgi Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında, gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgilerdir.

6 Elektronik Ortam Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu; her türlü bilgisayar, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerinin tümüdür. Elektronik Belge Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belge, elektronik belgedir. Elektronik belge; klavye, tarayıcı, kamera, video, müzik seti, elektronik posta, teleks, faks gibi araçlar vasıtasıyla bilgisayar ortamına aktarılan her çeşit metin, ses, görüntü ve grafik bilgilerinden oluşan belgeleri ifade eder.

7 Resmi Yazışma Ortamları ve Güvenlik Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır. Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar kullanılır. Yazışmalar yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir. Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir; ancak bu yazının aslının beş gün içerisinde bir üst yazı ile ilgili kuruma gönderilmesi gerekir. İnternet üzerinden yapılan elektronik yazışmalar için uygulanacak usul ve esaslar, yapılan düzenlemeler ile kurallara bağlanmış ve hukuki geçerlilik için elektronik imza kaidesi getirilmiştir.

8 Resmi Yazışma Ortamları ve Güvenlik Elektronik ortamda yapılan yazışmalar; bu ortamın özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kâğıda dökülerek de işleme alınır. Kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler adına resmî elektronik posta adresi belirleyebilir. Güvenli Elektronik İmza Münhasıran (yalnızca) imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan, güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzadır.

9 Yazı Alanı Resmi yazılarda kompozisyon ve şekil çok önemlidir. Yazı alanı kâğıdın üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alandır.

10 Nüsha Sayısı ve Çoğaltma Resmî yazılar, kural olarak bir asıl ve bir kopya olmak üzere iki nüsha olarak hazırlanır. Paraflı nüshalar kurumda saklanır. Genel evrak biriminde evrak saklanacaksa bir nüsha daha çoğaltılır. Dağıtımlı yazılarda, dağıtım sayısı, nüsha sayısının belirlenmesinde esas alınır. Resmî yazıların çoğaltılmasında; kural olarak fotokopi makinesi kullanılır.

11 Kâğıt Boyutları ve Karakter Resmî yazışmalarda A4 (210x297 mm) tam sayfa ya da A5 (210x148 mm) yarım sayfa boyutunda antetli (başlıklı) kâğıt kullanılır. Bilgisayarla yazılan yazılarda yazı tipi " Times New Roman " ve karakter boyutu " 12 " olarak kullanılır. Rapor, form ve analiz gibi farklı özelliği olan metinlerde değişik yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

12 RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ

13 Başlık Yazıyı gönderen kurum ve kuruluşa ait; Amblem, logo, sembol, adres, kısaltma vb. T.C. kısaltması Ana kuruluş adı (büyük harflerle) Birim adı (küçük harflerle) yer alır. Başlıkta şehir adı kesinlikle yer almaz Başlıkta üst-alt kurum isimleri hiyerarşik sıraya göre yazılır. Genellikle bu bölüm her kurumda başlıklı matbu kağıtlara (antetli kağıt) basılmış durumdadır. Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra teşkilatlarında kullanılan başlıklar 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak düzenlenir. Bölge müdürlüklerinde ise bakanlığın adının altına hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır.

14 Başlık Nasıl Yazılır? Başlık kâğıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak, İlk satıra " T.C. " kısaltması, İkinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle Üçüncü satıra ana kuruluşun ve birimin adı (yalnızca baş harfleri büyük olarak) küçük harflerle ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.

15 T.C. BAŞBAKANLIK Devlet Personel Başkanlığı T.C. SAKARYA ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı Başlık Örnekleri T.C. ANKARA VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü T.C. ADAPAZARI KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü T.C. BAYINDIRLIK VE İSKAN BAKANLIĞI Karayolları Genel Müdürlüğü 4. Bölge Müdürlüğü

16 Dosya Planı, Sayı ve Evrak Kayıt Numarası Dosya Planı, resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listelerdir. Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir. Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen birimde ve/veya kurumun genel evrak biriminde aldığı numaradır. Resmî yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur.

17 Sayı ve Birim Kod Numarasının Verilmesi Başlığın son satırından iki satır aralık aşağıda ve yazı alanının sol kenarından 12 karakter içeriden başlanarak SAYI sözcüğü büyük harflerle yazılarak önüne : işareti konur. Bu işaretten sonra birim kod numarası verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi ( - ) işareti konur. Dosya numarası yazılır. Dosya numarasından sonra ( - ) işareti konularak evrak kayıt numarası yazılır. Kayıt numarası, yazının evrak kayıt defterinden aldığı numaradır. Bu numaranın, kağıdın orta kısmına damga ile basılması veya yazı ile yazılması doğru değildir. Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi ( / ) işareti konularak sayı bölümü içinde muntazam bir şekilde yer almalıdır.

18 Sayı Örneği Sayı : Kodlar tam olarak yazılmalıdır. Kod Numarası - Dosya Numarası - Evrak Kayıt numarası / Genel Evrak Kayıt Numarası T.C. ADAPAZARI KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı : M.41.O.KBB / - - SAYI: B.02.0-İGB /452

19 Konu Yazının taşıdığı ana fikrin çok kısa özeti olan konu, sayının bir satır aralık altına ve kağıdın sol kenarından başlanarak büyük harflerle "KONU:" şeklinde yazılır. Konu bölümü başlık bölümündeki T.C. kısaltması hizasını geçmemelidir. İlk satıra sığmaması durumunda alt satıra geçilir ve KONU kelimesinin altı boş bırakılarak devam edilir. Sonunda hk, dair, ait gibi kısaltmalar yapılmaz. T.C. ADAPAZARI KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü SAYI KONU : B.02.0-İGB /452 :Hizmet içi eğitim

20 Tarih Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. Tarihin hepsi rakamla, kısaltma yapılmaksızın aralarına "/" işareti konularak yazılır. Aylar ve günler, "14/07/2015" örneğinde olduğu gibi yazılır. T.C. ADAPAZARI KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü SAYI : B.02.0-İGB /452 TARİH :24/09/2014 KONU :Hizmet içi eğitim

21 Gönderilen Makam (Adres) Yazının gönderileceği kurum, kuruluş veya kişiyi ve bunların bulundukları yeri belirten bölümdür. Resmi yazıların gönderildiği makam yani gideceği adres, konu bölümünün son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört satır aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar, parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır. Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir. Resmi görevli olmayan kişilere yazılan yazılarda; "Sayın" kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır. Örnekte görüldüğü gibidir.

22 Adres Yazımı ile İlgili Örnek Sayın Doç. Dr. Recai COŞKUN Selanik Cad. No: 19/ Yenişehir/ANKARA İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA (Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü) ANKARA VALİLİĞİNE (İl Milli Eğitim Müdürlüğü) TÜRKİYE ODALAR VE BORSALAR BİRLİĞİ BAŞKANLIĞINA Sayın Prof. Dr. Recep TOPARLI Türk Dil Kurumu Başkan Danışmanı

23 İlgi Yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür. "İlgi :" yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki satır aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "İlgi" kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılmaya devam edilir. İlginin birden fazla olması durumunda a, b, c gibi küçük harfler kullanılarak parantez kapatma işareti " ) " kullanılarak kapatılır ve bir karakter boşluk bırakıldıktan sonra ilginin içeriği yazılır. İlgi tarih sırasına göre yazılmalıdır. İlgi bölümünde, ".tarih/gün ve sayılı" ifadesi kullanılır. Bu bölümde gerekli olması durumunda, kurum ve kuruluş adlarının yazımı herkes tarafından aynı anlaşılacak şekilde kalması şartı ile kısaltma yapılabilir. İlgi bölümünde sayı, birim kodu ile birlikte tam olarak verilir. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir.

24 İlgi Yazımı İle İlgili Örnek T.C. SAKARYA VALİLİĞİ Adapazarı İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü SAYI : B.02.0-MEM /452 TARİH :15/10/2014 KONU :Adaylık Eğitim OKUL MÜDÜRLÜĞÜNE İLGİ :İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 08/10/2014 tarih ve /716 sayılı yazısı.

25 İlgi Yazımı İle İlgili Örnek T.C. SAKARYA VALİLİĞİ Adapazarı İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü SAYI : B.02.0-MEM /452 TARİH :15/10/2014 KONU :Personel Ücretleri ÇALIŞMA ve SOSYAL GÜVENLİK BAKANLIĞINA İLGİ :a) 30/12/2008 tarihli ve B.02.0.İGB.542/613 sayılı yazı, b) 28/02/2009 tarihli ve B.02.0.DİB /128 sayılı yazı, c) 15/04/2009 tarihli ve B.05.0.PGM sayılı yazı.

26 Metin Bir konuyu veya düşünceyi açıklayan paragraf bent, alt bent bölümlerinden oluşan ana bölümdür. Yazının gönderileceği makam adresinden ve varsa ilgiden sonra başlayıp imza bölümüne kadar süren asıl yazıdır. Metin bölümü en çok üç paragraftan oluşmalıdır. İlk paragrafta ilgileriyle konu kısaca anlatılmalıdır. İkinci paragrafta görüşle birlikte varsa, karşı görüş belirtilmelidir. Son paragrafta ise kesin öneri, istek veya rica yer almalıdır. Genel kural bu olmakla birlikte, gerekli olduğu durumlarda değişik düzenlemelerin yapılma imkanı vardır.

27 Metin Bölümünün Yazılması Metin varsa ilginin son satırından itibaren iki satır aralık bırakılarak yazılır. Bu bölüm yoksa gönderilen makamdan sonra üç aralık bırakılarak yazılır. Kağıdın sol kenarından paragraf başı yapılarak 1,5 cm içeriden başlanır. Paragraf aralarında bir satır aralığı boşluk bırakılır. Paragraflar sayı ve harf ile başlamaz. Paragraflar bent ve alt bentlere ayrılarak numaralandırılabilir. Bentler rakam, alt bentler harf ile ifade edilebilir. Metin bölümü maddeler halinde yazılırsa sayı ve harf dizininin aynı hizada olmasına dikkat edilir. Sayı ve harflerden sonra nokta "." işareti konulur. Noktalama işaretleri sonrasında bir vuruş boşluk bırakılır. Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar rakam ile yazıldıktan sonra parantez içerisinde yazı ile de gösterilebilir.

28 Metin bölümünde zorunlu durumlar ve teknik terimler dışında yabancı kelimelere yer verilmemeli, kısaltma yapılmamalı ve tekrarlardan kaçınılmalıdır. Cümleler yazım kurallarına uygun, kolay anlaşılır olmalıdır. Resmi yazının tamamı kağıdın yalnız bir yüzüne yazılır. Kazıntı, silinti ve düzeltme olmamalıdır. Zorunlu haller dışında bütün yazı tek sayfaya sığdırılmaya çalışılmalı, bir iki cümle için ikinci sayfaya geçilmemesine dikkat edilmelidir. Metnin bitirilişinde: Alt makama yazılan yazılar "rica ederim.", Üst ve aynı makama yazılan yazılar "arz ederim.", Üst ve ast dağıtımlı olarak yazılan yazılar "arz ve rica ederim.", ifadeleri kullanılır.

29 Metin Bölümünün Yazımı ile İlgili Örnek T.C. SAKARYA VALİLİĞİ Adapazarı İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü SAYI : B.02.0-MEM /452 TARİH :15/10/2014 KONU :Adaylık Eğitim OKUL MÜDÜRLÜĞÜNE İLGİ :İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 08/10/2014 tarih ve /716 sayılı yazısı. (7 vuruş-1.25 cm içeriden).

30 İmza İmza kısmı, metin kısmının bitiminden itibaren yazının uzunluğuna göre alt tarafa doğru (2-4 satır aralık bırakılarak) yazı alanının en sağına yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı belirtilerek hazırlanır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi, yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalar. Yazıyı imzalayanın adı küçük harflerle (yalnızca baş harfi büyük), soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar, ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar, ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır. İmza, metnin bitiminden 2-4 satır aralık alta açılarak, sağ boşluktan 6 karakter içeride bitecek şekilde düzenlenmelidir.

31 Yetkili Makam Adına İmza Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı " Başbakan a. ", " Vali a. " ve " Rektör a. ", biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır. Yazı vekâleten imzalandığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı " Başbakan V. ", " Vali V. " ve " Rektör V. " biçiminde ikinci satıra yazılır.

32 İmza Örneği T.C. SAKARYA VALİLİĞİ Adapazarı İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü SAYI : B.02.0-MEM /452 TARİH :15/10/2014 KONU :Adaylık Eğitim OKUL MÜDÜRLÜĞÜNE İLGİ :İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 08/10/2014 tarih ve /716 sayılı yazısı. (7 vuruş-1.25 cm içeriden). İmza Zeynep KÖSE Genel Müdür

33 İmza Bölümünün Yazımı ile İlgili Örnek İmza Adı Soyadı Başbakan a. Müsteşar İmza Adı Soyadı Vali a. Vali Yardımcısı

34 Yetki Sıralamasına Göre İmza Bölümü Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda; ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır. (İmza) Adı Soyadı Genel Müdür Yardımcısı (İmza) Adı Soyadı Genel Müdür

35 Yetki sıralamasına göre imza Bölümü Örneği İkiden fazla yetkili tarafından imza bölümü örneği aşağıdaki gibidir. İmza İmza İmza Adı Soyadı Adı Soyadı Adı Soyadı Genel müdür Genel müdür Yardımcısı Daire Başkanı

36 İmzanın Hukuki Yönleri Yazıyı imzalayacak olan yetkili kişi, yazının gönderileceği makama göre İmza Yetkileri Yönergesine veya yetkili makamlarca verilen imza yetkilerine göre seçilir. Yazıyı imzalayan kişi, imzaladığı yazının hukuksal ve yönetsel sorumluluklarını kabul etmiş olur. Elektronik İmza Bir elektronik verinin başka bir elektronik veriye eklenmesi veya elektronik veriyle mantıksal bağlantı kurması ile elde edilen ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriye, elektronik imza denir. Yasaya göre; güvenli elektronik imza, elle atılan imzayla aynı hukuki sonuçları doğurmaktadır. Yasada, imza sahibinin imza doğrulama verisi, kimlik bilgilerini birbirine bağlayan elektronik kaydı, elektronik sertifika olarak tanımlanır.

37 Onay Onay gerektiren yazılar, ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır. Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle " OLUR " yazılır. " OLUR " un altında onay tarihi yer alır. Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır. Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili " Uygun görüşle arz ederim. " ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.

38

39

40

41 Ek Yazıları tamamlayıcı belgeleri, gerektiğinde bunların sayılarını ya da niteliklerini gösteren bölümdür. İmza bölümünün bitiminden itibaren ikidört satır ara verilerek yazı alanının soluna EK:, EKLER: ifadesi şeklinde yazılır. Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir. Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, " Ek konulmadı " bazı eklerin konulması durumunda ise, " Ek-... konuldu " ifadesi yazılmalıdır. EKLER : 1-Yazı Örneği (3 adet- 3 sayfa). 2-Yönetmelik (1 adet- 2 sayfa).

42 Paraf (Parafe) Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır. Gizli yazılarda, yazıyı yazan memurun da parafı bulunmalıdır. Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar, elektronik onay yoluyla alınır. Unvan ve isimlerin alt alta yazılmalarına dikkat edilmelidir. Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, : işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.

43 Paraf tarih paraf Şef :../../.... Şb. Md. :../../.... D. Başkanı :../../.... Gn. Md. Yrd. :../../.... Gn. Md. :../../....

44 Dağıtım Yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür. "EKLER "den sonra uygun iki satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna "DAĞITIM: " şeklinde yazılır. Ek yoksa dağıtım " Ek" yerine yazılır. Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, " Gereği " kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise " Bilgi " kısmına protokol sırasıyla yazılır. " Gereği " kısmı dağıtım başlığının altına, " Bilgi " kısmı ise " Gereği " kısmı ile aynı satıra yazılır. "Bilgi" kısmı yoksa kurum ve kuruluş adları doğrudan " DAĞITIM " başlığının altına yazılır.

45

46 Koordinasyon Bir birime hazırlanan yazıda sözü edilen işin yapılması, başka bir birimin görüş ve işbirliğini gerektirdiğinde koordinasyon bölümü açılır. Koordinasyon kelimesi parafe bölümünün bir kol altına küçük harflerle yazılıp altı çizilir. Koordinasyon kelimesinin altına işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları, parafe bölümündeki şekle uygun olarak yazılır.

47 Koordinasyon

48 Adres Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde, sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e- posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır. Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır.

49 Adres

50 YAZILARDA GİZLİLİK VE İVEDİLİK

51 Gizlilik Dereceleri Yazılarda kullanılan gizlilik derecesi, yazının içeriğinin tümü ya da bir bölümü değişik nedenlerden dolayı açığa vurulmak istenmiyorsa, gerektiğinde kullanılan bir güvenlik önlemidir. Gizlilik dereceleri alt başlıklar halinde açıklanacak olursa; Gizli Yazılar Normal yazılara göre her memurun görmemesi gereken yazılardır. Çok Gizli Yazılar Sınırlı adette ve belirlenmiş olan kişilerin görebilecekleri, devlet güvenliği ile ilgili tehlikeli, kişi yada malzemenin bir yârden bir yere nakli vb. hassas, çok dikkatli ve tedbirli olunmasını gerektiren durumlara ilişkin yazılardır.

52 Kişiye Özel Yazılar Makam ve adı belirlenmiş kişilerin zarfını açmasına, yazıyı görmesine ve hakkında gereken işlemi yapmasına izin verilen türdeki yazılardır. Hizmete Özel Yazılar Yalnız belli bir hizmeti yapmakta olan kişilerin görebileceği ve üzerinde işlem yapabileceği yazılardır. Örneğin; Türk Silahlı Kuvvetlerine, güvenlik kuruluşlarına ya da herhangi bir kuruluşa ait yönetmelikler, ancak o sırada o konuyla ilgili askeri bir hizmette çalışanlar, devlet örgütünün yeniden düzenlenmesine ilişkin olan yazılar, ancak o araştırma projesinde görevlendirilmiş olan kişilere açık, aynı kuruluştaki değer personele ise kapalıdır.

53 Gizlilik Derecesi Nasıl Yazılır? Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa gizlilik derecesi kağıdın üst kısmına (başlığın üzerine) ve alt ortasına (adresin üzerine) büyük harflerle kırmızı renkle belirtilir. Kural olarak gizlilik derecesi taşıyan yazılara aynı gizlilik derecesi ile cevap verilir. Görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum ya da kuruluşça belirlenir ve gerektiği hallerde kullanılır. Gereğinden fazla verilecek gizlilik dereceleri; İşlemin gecikmesine, Gizlilik derecelerinin güvenliğinin kaybolmasına neden olabilir. Bu sebeple yazıya içinde bulunan bilgilerin gerektirdiği en küçük gizlilik derecesi verilmelidir.

54 Çok gizli derecesi olan yazılar çift zarf ile gönderilir. İlk zarfa yazı konulup zarf kapatılır. Zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafı atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır. Zarfın ön yüzüne sol üst köşeye gönderen makamın kaşesi ve evrakın numarası yazılır. Zarfın ortasına gideceği makam yazıldıktan sonra zarfın ön ve arka yüzüne üst ve alt ortalarına gelecek şekilde kırmızı damga ile gizlilik derecesi basılır. Ayrıca acelelik derecesi varsa, sağ üst köşeye kırmızı damga ile basılır. Gizlilik derecesi taşıyan yazıları evrak memurları açar, diğer yazılarla aynı ya da başka bir deftere yada föye kaydeder. Alınan yazı açılmadan yetkili amire teslim edilir. Çok gizli yazıları belirlenmiş olan amirler açabilir. Kişiye özel yazılar ise yetki verilmiş olan üst düzeyde belli bir-iki kişi tarafından açılabilir. Özel bir deftere kaydı yapılır ve bunu çok sınırlı adetteki ilgili ve yetkili kişiler görebilir ve gereken işlemi yaparlar.

55 İvedi ve Günlü Yazılar ile Tekit Yazısı Öncelik verilmesi gereken yazıların belirtildiği bölümdür. Tarih blokunun üstüne kırmızı damga veya büyük harflerle yazılan bir uyarıdır. Yazıyı alan kişi bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür. Acele ve günlü yazılarda verilecek cevap süresinin makul süre ile sınırlı olmasına dikkat edilir. Acele ve günlü olan yazılarda cevabın makul bir sürede gönderilmemesi halinde kuruluşa hatırlama veya son defa süre vermek amacıyla tekit (üsteleme) yazısı yazılabilir.

56 Tekit Yazısı Örneği T.C. GAZİ ÜNİVERSİTESİ SAYI : KONU : Tekit Tarihi : Sayısı : Konusu : Yukarıda tarih, sayı ve konusu belirtilen yazımızın cevabının çabuklaştırılmasını.. defa tekiden arz/rica ederim. (imza) Doç. Dr. Seyhan Çil Dekan Yardımcısı

57 Sayfa Numarası ve Devam İşareti Sayfa Numarası Birden çok sayfalı yazılarda ilk sayfaya numara konulmayıp, diğer sayfaların üst ortasına (- -) işaretleri arasına rakamla sayfa numarası yazılır. Sayfa numarası kağıdın üst kenarından iki aralık bırakıldıktan sonra yazılır. Devam İşareti Birden çok sayfalı yazılarda, yazının bitmediğini belirtmek için sayfanın son satırından sonra sağ alt köşesine (./..) işareti konularak yazının devam ettiği belirtilir. (Örnek: 1/9, 2/7, 5/32). Aslına Uygunluk Onayı Bir yazıdan örnek çıkartılması gerektiğinde örneğin alt ortasına, "Aslının aynıdır" ifadesi yazılarak onaylayacak kişinin imzası açılır. İmzalanan yazı mühürlenmelidir. Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki belgelerin değiştirilmesini ya da aslına uygun olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik tedbirleri almalıdır.

58 RESMİ YAZIŞMALAR

59 Resmi Yazı Kamu kurum ve kuruluşlarında, tüzel kişiliğe sahip kurumların birbirlerine ve kişilerin bu kuruluşlara yazdıkları yazıların tümüne, resmi yazılar denir. Resmi yazışmaları diğer yazışmalardan ayıran en önemli özellik, belli bir düzene ve kurala uyularak yazılmasıdır. Bu tür yazışmalarda iletilmek istenen mesaj, sistemli bir kalıp içerisine konularak yazılmalıdır.

60 Yazışma Tüm kamu kurum ve kuruluşları ve özel sektör arasında iletişimi sağlamak amacıyla yazışmalar yapılmaktadır. Bu yazışmalarda ifade şekilleri ve yazının bölümleri gönderilen makamın derecesine ve konuya göre değişebilmektedir. Yazışmalar bir standardı sağlamak için belli kurallara ve tekniklere göre yapılmakta ve bu sayede gerek kamu kurumu gerekse özel sektör yazışmalarında birliktelik sağlanmaktadır.

61 Yazışmanın Önemi Teknolojik gelişmeler; sözlü, görsel ve işitsel iletişim araçları konusunda yenilikler ve kolaylıklar getirse de insanlar, aralarındaki iletişimi değişik nedenlerden dolayı yazılı olarak yapmayı tercih etmektedirler. İnsanların yazılı iletişimi tercih etme nedenlerini Söz uçar yazı kalır özdeyişi anlamlı bir şekilde özetlemektedir. Verilen emirlerin, yapılan anlaşmaların daha sonra taraflarca unutulması veya inkâr edilmesi riskini ortadan kaldırmak amacıyla iş hayatında yapılan iletişimin, yazılı olarak yapılması büyük önem taşımaktadır.

62 Yazışmanın Özellikleri Yazışmalarda sözlü iletişimde olan tavır, jest ve mimiğin sağlayacağı etkiler bulunmadığından yazının etkileyici biçimde kullanılması gerekir. Konuşurken yapılan dil yanlışlıkları, söyleyiş bozuklukları dinleyicilerin ilgisi daha çok anlamaya yönelik olduğu için fark edilmez, fazla dikkat çekmez. Oysa yazılı iletişimde metinde kullanılan yanlış bir kelime, bozuk bir cümle okuyucunun hemen dikkatini çeker. Noktalama işaretleri yazı dilinde önemli bir yer tutmaktadır. Bu yüzden yazışmalarda dil bilgisi kurallarına uyulması önemlidir. Yazılan yazının türüne özgü biçim ve düzenleme özellikleri doğru şekilde uygulanmalıdır.

63 Resmi Yazışma Çeşitleri Kamu kurum ve kuruluşlarında çalışma alanı ne olursa olsun işlerin çoğunun yapıldığı yer bürolardır. Bürolarda yapılan işlerin büyük bir bölümünü de yazışmalar oluşturur. İletilmek istenen mesajın türüne göre resmi yazılar; dilekçe, rapor, tutanak, sözleşme, şartname, tezkere, müzekkere, genelge, mazbata, vekâletname ve form yazıları olarak gruplandırılabilir. Bu yazıların resmi kurumların dışında kullanılması yazının resmiyetini ortadan kaldırmaz. Resmi yazışmalar hem kurum içindeki diğer birimlerle hem de farklı kişi, kurum ve kuruluşlarla da yapılmaktadır.

64 Kurum İçi Yazışma Aynı kurum içerisinde birimler arasında yapılan yazışmalardır. Kamu kurumları verilen bir emir, personel görevlendirmeleri, hizmet planlamaları gibi tüm faaliyet ve etkinliklerini (yazışmalarla) yazılı olarak yapmak zorundadır. Kurum Dışı Yazışma Kamu kurumları birbirleri ile veya diğer özel ve tüzel kişilerle iletişimlerini, yazışmalarla sağlar. Tüm kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında ve diğer özel kurumlarla yaptığı yazışmalar, kurum dışı yazışma olarak adlandırılır.

65 Yazı Yazma Süreci Yazışmalardan beklenen sonucun alınabilmesi için zamanında yazılması, gönderilmesi ve cevaplanması önemlidir. Acele ve günlü yazılarda, cevabın makul bir süre içerisinde gönderilmemesi halinde kuruluşa hatırlatma amacıyla tekit yazısı yazılır. Yazı yazarken şu kurallara uymak yazma sürecini kolaylaştırabilir: Yazılacak konu üzerinde yoğunlaşarak planlama, Paragrafların düzenlenmesi gibi ön hazırlık yapmak. Hazırlanacak yazının müsveddesini hazırlamak. Yazıyı, hem anlaşılırlığı bakımından hem de içeriğinin yeterliliği yönünden inceleyerek düzeltmek.

66 Yazışma Kuralları Tüm kamu kurum ve kuruluşları arasında birlik ve benzerlik sağlanması, hızlı ve verimli çalışma düzeninin oluşturulması için yazışmalarda bazı genel kurallar geliştirilmiştir. Bunlar: Resmî yazışmalarda A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148 mm) boyutunda başlıklı kağıt kullanılır. Resmi yazılar bir satır aralığı ile yazılır. Daktilo ve bilgisayar ile yazılan resmi yazılarda, bir asıl ve bir kopya olmak üzere en az iki nüsha hazırlanır ve çoğaltmalarda fotokopi kullanılır. Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir. (Örnek: 1/9, 2/7, 5/32). İmla kurallarına ve metnin kâğıda yerleşimine, kompozisyona dikkat edilir.

67 Yazışma Kuralları Bilgisayar ile hazırlanan yazılarda "Times New Roman" yazı tipi ve 12 karakter boyutu kullanılmaktadır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir. Paraflı nüshalar, birimde saklanır. Aslına uygunluk işleminde, fotokopinin ya da kopyanın alt orta kısmına Aslına Uygundur yazılır, onaylayacak kişinin imzası açılır ve imzalayan kişi bu yazıyı mühürler. Resmi yazılarda silinti ve kazıntı olmaz. Cümlelerin doğru, açık ve anlaşılır olmasına özen gösterilir. Metin bölümünde, doğrudan konudan söz edilmeli ayrıntıya girilmemelidir. Resmi yazı ve dilekçenin ön yüzüne kayıt kaşesi basılmaz. Bu tür işlemler evrakların arka yüzüne yapılmalıdır.

68 Resmi Yazıların ve Evrakların Gönderilişi Giden evrak işlemleri, bir kurumdan çıkan bütün resmi evrakların kayıt altına alınmasıdır. Kurumlar, çeşitli yerlere ve kişilere yazılar gönderir ya da gelen yazıları cevaplandırırlar. Kurumdan gönderilen evraklar giden evrak defterine ya da giden evrak fişine kaydedilir. Kurumların birimlerinden çıkan bütün evraklar, giden evrak bölümündeki görevliler tarafından evrakın çeşitlerine göre sınıflandırılarak dosyalanır ve arşivlenir.

69 Evrak Çeşitleri Evraklar; normal evraklar, gizli evraklar, önemli evraklar, acele evraklar, değerli (kıymetli) evraklar şeklinde çeşitlere ayrılmaktadır. Giden evrakların hazırlanmasında, önemli ve acele evrakların önceliği vardır. Bu tür evraklar ve yazılar; diğerlerine göre daha kısa sürede hazırlanır ve gönderilir. Giden evrakların öncelik sırasını, konunun önemine göre o evrakın hazırlanmasından sorumlu kişi belirler. Gelen evrakın üzerinde süreli olduğunu belirten işaret veya acelelik derecesini belirten kayıt bulunuyorsa o evraka belirtilen süre içinde ve öncelikle cevap verilir.

70 Evrak Çeşitleri ve Özellikleri Normal Evraklar Acele, önemli, değerli ve gizlilik derecesi olmayan yazılar ve evraklardır. Normal posta ile gönderilebilir. Gizlilik Dereceli Evraklar İlgili kişiden başkasının görmemesi ve okumaması gereken yazılardır. Bu tür yazılar ağzı mühürlü, kapalı zarf içerisinde gönderilir. Zarf üzerinde de gizlilik derecesi belirtilir. Gizli belgeler, derecelerine göre kendi içlerinde ve normal belgeye göre öncelikli işlem görür. Kuruluşlarda gizli yazıların kaydı zarf üzerinde yapılarak ilgililere teslim edilir. Bu tür yazıların dosyalanıp saklanması da diğer evraklara göre farklılık göstermektedir.

71 Evrak Çeşitleri ve Özellikleri Yazılar, gizlilik derecelerine göre 5 e ayrılır: Çok Gizli İzinsiz olarak açıldığında devlete veya kuruma güvenlik ve hayati bakımdan son derece büyük zararlar verecek olan evrak ve malzeme, ÇOK GİZLİ olarak tasnif edilir. Gizli Gerekli izin sağlanmadan açığa vurulduğu takdirde milli güvenliği, saygınlık ve çıkarları ciddi anlamda zarara sokacak ve diğer yandan yabancı bir devlete büyük yararlar sağlayacak içerikte olan malzeme, evrak ve bilgiler, GİZLİ olarak tasnif edilir.

72 Evrak Çeşitleri ve Özellikleri Özel İzinsiz olarak açıklandığı takdirde milletin çıkarlarına ve saygınlığına zarar verecek, bir şahsın zarar görmesine neden olacak ya da yabancı bir devlete büyük yararlar sağlayacak bilgi ve dokümanlar, ÖZEL ibaresi ile değerlendirilir. Hizmete Özel İçerdiği bilgi itibarıyla ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL olarak tasnifin dışında, başka konularda güvenlik işleminde gereksinme gösteren bilgi ve belgeler, HİZMETE ÖZEL olarak değerlendirilir.

73 Evrak Çeşitleri ve Özellikleri Kişiye Özel Kişiye özel evrak bir gizlilik derecesi değildir. Evrakın gittiği yerde ve ilk işlemde, belirli şahısların açabileceğini, bunların dışında herhangi bir şahıs tarafından açılamayacağını ifade eder. Bu işaret gerekirse her gizlilik derecesindeki ve normal evraka verilebilir. KİŞİYE ÖZEL işareti tarih bloğunun üzerine büyük harflerle ve kırmızı damga ile basılır. Önemli Evrak Kurum için anlam ve önem taşıyan ayrıcalıklı her türlü yazılardır. Örneğin, bakandan genel müdürlere gelen yazılar gibi.

74 Evrak Çeşitleri ve Özellikleri Acele Evrak Önceliği olan, normal evraktan önce ve ayrı işlem görmesi gereken yazılardır. Bu tür evraklar en kısa zamanda, geldiği tarih dikkate alınmaksızın ilgililere ulaştırılmalıdır. Acele evraklar, kendi içerisinde derecelerine göre aşağıdaki gibi sınıflandırılır: GÜNLÜDÜR ibaresi görülen belge, 24 saat içerisinde cevaplandırılır. ÇOK ÖNCE ibaresi görülen belge en geç 4 iş günü içerisinde cevaplandırılır. ÖNCE, ACELE, İVEDİ ibaresi görülen belge ise en geç 6 iş gününde cevaplandırılır.

75 İmza Defteri (Föyü) Birimlerden gönderilen evraklar, gidecek evrakın içeriğine göre sorumlu olan kişilerce parafe edilir ya da imzalanır. Kurum amirinin imza ve onayından sonra evrak gönderilme işlemi yapılır. Evraklar, imza attırılmak üzere kurum amirlerine imza föyü içinde gönderilir.

76 Giden Evrakın Kaydı Tüm kurum ve kuruluşlar, gönderdikleri resmi yazıları kayıt altına alır ve bir suretini evrak dolaşımını kontrol edebilmek ve birbiriyle ilgili yazışmalarda önceki evrak bilgilerine ulaşabilmek amacıyla arşiv olarak saklar. Gönderilmek üzere hazırlanan yazılar, ilgili kişilerce parafe edilip yetkili tarafından imzalandıktan sonra giden evrak defterine veya giden evrak fişine kayıt işlemleri yapılır. Bu amaçla tüm kurum ve kuruluşların genel evrak biriminde giden evrak kayıt defterleri tutulur. Giden evrak kayıt defterinde yazının gönderilme bilgilerini tanımlamak için gerekli olan minimum bilgiler yazılır.

77 Giden Evrak Kayıt Defterinde Yazı ile İlgili Yer Alan Gönderilme Bilgileri Çıkış Sıra No: Giden evrak defteri ilgili yılın 1 Ocak-31 Aralık tarihleri arasını kapsar. 1 Ocak tarihinde 1 numarasından başlayarak 31 Aralık akşamına kadar sıra atlamadan devam eder. 31 Aralık günü verilen en son numaranın altı çizilerek o yıla ait kayıt işlemleri kapatılır. Bir sonraki yıl için aynı işlemler devam eder. Çıkış numarası yazı hazırlanırken biliniyorsa bilgisayarda yazılarak, bilinmiyorsa giden evrak defterine kaydedildikten sonra numaratör ya da elle yazılır. Çıkış numarası almamış yazılar gönderilmez. Genelge, sirküler, yönerge gibi birçok yere gönderilecek yazılara, önceden çıkış sıra numarası verilerek yazılır ve istendiği kadar çoğaltılır.

78 Giden Evrak Kayıt Defterinde Yazı ile İlgili Yer Alan Gönderilme Bilgileri Tarih: Evrakın gönderildiği tarihin yazıldığı bölümdür. Cinsi: Giden yazının yazı, rapor, belge vb. yazıldığı bölümdür. Gittiği Yer: Evrakın gönderildiği kişi ya da kuruluş adının belirtildiği bölümdür. Özeti (Konusu): Giden yazının, konu bölümündeki ifadenin yazıldığı bölümdür. Ek: Evrakla birlikte gönderilen ve evrakı tamamlayıcı nitelikteki belgelerin neler olduğu ve sayısının belirtildiği bölümdür.

79 Giden Evrak Kayıt Defterinde Yazı ile İlgili Yer Alan Gönderilme Bilgileri Geliş Sıra Numarası: Gelen bir yazıya cevap olarak yazılmış ise ilgi kurulabilmesi için gelen evrak kayıt defteri veya fişinden aldığı geliş sıra numarası, bu bölüme yazılır. Gelen Cevabın Kayıt Tarihi: Gönderilen yazıya cevap gelmesi durumunda, giden evrak kayıt defterindeki çıkış sıra numarası satırında bulunan ilgili yerlere; gelen cevabın numarası, tarihi, yapılan işler, havale edilen kişi veya servis yazılır. Böylece giden evrak defterinde o evrakla ilgili bölüm kapanmış olur. Bu bölümün kapanmamış olması yazının cevabının gelmediğini gösterir. Dosya Numarası: Gönderilen evrakın suretinin saklanacağı dosyanın numarasının yazıldığı bölümdür. Düşünceler (Açıklamalar): Gönderilen yazıyla ilgili not, açıklama vb. düşünceler bu bölüme yazılır. Gelen evrak defteri ve giden evrak defterinin ilişkilendirilmesi için gerekli görülen açıklamaların yazıldığı bölümdür. Örneğin, cevap beklenen kuruma tekit yapıldıysa bu bölümde belirtilebilir.

80 Evrakın Gönderilmesi Merkezi kuruluşlarda evrakın gönderilmesi kurumun genel evrak servisi tarafından yapılır. Evrakların gönderilmesi, ilgili kişi tarafından ya da kurye, dağıtıcı veya posta (PTT) ile yapılır. Yazıyı gönderen kurumun iletişim bilgileri, zarfın sol üst köşesinde; yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır. Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir. Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır. İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir. İç zarf ve iki nüsha kontrollü evrak senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir.

81 İç Zarf Dış Yüz

82 İç Zarfın İç Yüzü

83 Dış Zarf

84 Kontrollü Evrak Senedi Faks ve e- posta yolu ile evraklar istenilen yere birkaç saniyede gönderilebilmektedir. Ancak gerekli görüldüğü durumlarda faksla gönderilen evrakların aslı daha sonra posta, kurye ya da kargo ile gönderilir. Elektronik ortamdaki yazışmalar, kurum ve kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır. Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve gönderilen belgelerin gizli olması durumunda bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin konu kısmına gizlilik derecesi yazılır. Gizlilik içeren ve zimmet gereken evrakların bu yolla gönderilmemesi daha uygundur. Kuruluş içinde ya da aynı şehirde ve yakın çevrede olan kişi ya da kuruluşlara giden evraklar, genellikle zimmet karşılığı elden verilir. Evrakı dağıtan görevli, evrakı vereceği kişiyi tanımıyorsa kimlik bilgilerini kontrol ederek zimmet defterine adını soyadını kaydeder. İmzasını aldıktan sonra evrakı teslim eder. Gizli evraklar ilgili kişiden başkasına verilmez. Küçük ya da büyük paketlerin gönderilmesinde kargo şirketlerinden yararlanılabilir. Kargo şirketleri ile yurt içinde ve yurt dışında istenen adrese kısa sürede evrak ya da paket gönderilmesi mümkündür.

85 KONTROLLÜ EVRAK SENEDİ ÖRNEĞİ

86 Evrakın Katlanması ve Zarfa Yerleştirilmesi Evrakın kolay açılmasını ve buruşmasını önlemek için düzgün bir şekilde katlanması ve zarfa yerleştirilmesi gerekir. Uzun bir zarfa konulacak belge, aşağıdan yukarıya olmak üzere iki kez katlanır, başlıklı kısım geride kalır. Geride kalan başlıklı kısmının yarım santim kadar uzun olması buradan tutulmasını kolaylaştırır. Dört köşe zarflarda kâğıdın her iki katlanışında da arkada yarım santim kadar bir fazlalık bırakılır. Mektup pencereli zarfa da konulabilir. Pencereli zarfların üzerine adres yazılmaz. Bu zarflarda yazıların yanlış zarfa konulma tehlikesi de olmaz. Bu tür zarfa konulacak kâğıt, pilili olarak ve adres kısmı önde kalacak şekilde katlanır. Adres, zarfın şeffaf olan penceresinden okunur. Pencereli zarflara konulacak yazılarda adresin yazılacağı yer çizgi ya da noktalarla belirtilir. Böylelikle zarfa uyum sağlanır..

87 Zarf Yazmak Zarflar, yatay ve dikey eksenlerinden 4 eşit kısma bölünmüş gibi düşünülerek; birinci bölümde başlık (gönderenin adresi ) yer alır. İkinci bölüm, posta pulu veya damga alanıdır. Üçüncü bölüm, postalama şeklinin belirtildiği alandır. Dördüncü bölüm ise alıcının adresinin yazıldığı alandır. Gönderenin Adresi: Kurumlar genellikle zarflarına başlık (antet) bastırır. Zarf başlıkları, zarfın sol üst köşesinde veya üst ortada bulunur. Başlık yoksa gönderenin adresi, zarfın üst kenarından iki satır aşağıya, zarfın sol kenarından beş vuruş (1 cm) içeriden yazılır. Alıcının Adresi: Yatay ve dikey eksenlerin kesiştiği noktadan veya bunun 1 cm dışından başlayarak bir satır aralığında yazılır. Gönderilen ili yazmadan önce iki satır aralık verilir. İl adı büyük harflerle yazılır. İl adından önce ilçe veya semt adı yazılacaksa araya virgül konulur. Alıcının adresi bilgisayarda etiketlendirilerek çıktı alınıp zarfın üzerine yapıştırılabilir. Etiket oluştururken alıcının adresindeki yazım kuralları değişmez.

88 Postalama Şekli: Postalama şekli belirtilecekse adresten sonra en az iki satır, en çok dört satır boşluk bırakılarak sol kenardan 1 cm içeriden büyük harflerle ve her harf arasında bir boşluk verilerek yazılır ve altı çizilir. Bu kısım için istenirse postalama şeklini gösteren etiket, ilgili yere yapıştırılabilir. Posta Pulu Yeri: Pul, zarfın sağ üst köşesine yapıştırılır. Pul yerine geçen ücret ödeme makinesiyle basılan damga da kullanılabilir.

89 Posta ve Postalama Şekilleri Yakın çevrede olmayan, zimmet defteri ile gönderilmeyecek evraklar posta aracılığı ile gönderilir. Postalama çeşitli şekillerde yapılabilir. Normal (Adi) Gönderme Mektup, pulu yapıştırıldıktan ya da posta ücret makinesiyle damgalandıktan sonra postaneye verilir. Normal göndermede evrakların içine kağıt para veya değerli kağıtlar konulmaz. Normal göndermede posta evrakı kaybolduğunda, PTT sorumlu değildir.

90 Posta ve Postalama Şekilleri Taahhütlü Gönderme Taahhütlü göndermede posta evrakı postane kayıtlarına girer, postane posta evrakını teslim aldığına dair bir posta alındısı (makbuzu) verir. Posta evrakı gönderildiği adrese ulaşmamışsa makbuzla takip edilir. İadeli Taahhütlü Gönderme İadeli taahhütlü göndermede de posta evrakı postane kayıtlarına girer. Zarfın üzerine Alma haberi doldurularak iliştirilir. Posta evrakının postaneye teslim edildiğine dair makbuz alınır. Alma haberi, alıcıya imzalatılarak posta evrakı teslim edilir. Alma haberi, gönderene iade edilir. Böylece gönderen, posta evrakının alıcıya ulaştığından emin olur.

91 Posta ve Postalama Şekilleri Özel Ulak (Ekspres) Gönderme Özel ulak gönderme, iadeli taahhütlü gönderme şekline benzese de bazı farklılıklar vardır. Bu gönderme şeklinde evrak varış yerine ulaştığında, normal dağıtım zamanı beklenmeden ayrı bir dağıtıcı ile en kısa sürede adresine teslim edilir. Postrestant Gönderme Adresi tam olarak belli olmayan alıcılar için kullanılır. Bu gönderme şeklinde, alıcının durumu önceden bilmesi gerekir. Bu şekilde gönderilen evraklar, alıcılarınca adres olarak gönderilen PTT den alınır. Postrestant gönderme şekli yalnız evraklarda değil telgraf, koli ve havale gönderilmesinde de kullanılır.

92 Posta ve Postalama Şekilleri Acele Posta Servisi (APS) ile Gönderme Acele posta servisi ile acele gönderilmesi gereken evraklar ve küçük paketler 24 saat içinde adrese ulaştırılabilir. APS ile gönderme, yurt içinde uçak ve doğrudan posta bağlantısı bulunan yerlere 24 saat içinde, diğer yerlere 2-3 gün içinde teslim edilir. Basılı Kâğıtları Gönderme Kapalı zarf içerisinde gönderilmesine gerek görülmeyen her türlü basılı kağıdın gönderilme şeklidir. Basılı kağıtları gönderme ücreti daha azdır, ancak gönderilenin matbu olduğu üzerine yazılmalıdır. Değer Konulmuş Mektupları Gönderme Posta servisleri arasında kayıtlı olarak alınıp verilen çek, poliçe, hisse senedi, tahvil gibi paraya çevrilebilen kıymetler kaybolma olasılığı zayıf olduğundan bu yolla gönderilirler.

93 RESMİ YAZILARIN VE EVRAKLARIN ALINIŞI

94 Resmi Yazıların ve Evrakların Alınışı Gelen Evrak İşlemleri Kuruma gelen resmi yazılar, evrak şubesindeki görevliler tarafından imza karşılığında teslim alınır ve kayıt işlemleri için kuruma ait gelen evrak kayıt defteri kullanılır.

95 Kayıt İşlemleri Posta, kurye (elden) veya kargo ile gelen ve teslim alınan evraklar gelen evrak kayıt defterine sırasıyla sıra numarası, tarihi, geldiği yer, evrakın tarihi ve numarası, cinsi, varsa eki ve sayısı, konusu ve havale edilen birimi belirtilmek suretiyle kaydedilir.

96 Evrak Kayıt İşlemlerinde Dikkat Edilecek Hususlar Teslim alınan evraklar konularına ve ilgili birimlerine göre tasnif (ayırma) edilerek kayıt işlemi o gün itibariyle evrakın arka yüzüne veya uygun bir yerine yapılır. Çok gizli, gizli, hizmete özel, kişiye özel değerli ve önemli evrak ile telgraf ve telekslerin; teslim alınma günü, ay, yıl ve saati bu tür evrakı getirenlerin zimmet defterine yazılır ve imzalanır. kaybolma olasılığı zayıf olduğundan bu yolla gönderilirler. Gelen evrak kayıt defterinde, bilgisayar ortamında veya kayıt fişinde yapılan bütün kayıt işlemlerinde, hane ve sütunlar tam ve doğru olarak doldurulmalıdır. Kayıtlar, tarih ve sıra numarası takip edilecek şekilde yapılmalıdır.

97 Evrak Kayıt İşlemlerinde Dikkat Edilecek Hususlar Her sayfadaki kayıtların altı, boş bırakılmadan başka bir kayıta imkân vermeyecek şekilde kapatılmalıdır. Gelen özel mektuplar işleme alınmaz. Gelen evrakların kayıtları günlük olarak yapılır. Gelen evraklar, gelen evrak defterine veya fişine bilgisayar ortamında kaydediliyorsa gelen evrak kayıt defteri veya kayıt fişi normlarına uygun olarak evrak kaydı yapılır ve günlük kayıt çıktısı (Disket, CD) alınır. Gizlilik dereceli yazıların kayıt ve sayı verme işlemleri, zarfların üzerine yapılır. Gelen fakslar, normal evrak gibi kayıt işlemine tabi tutulup faks teyitlerine, faksa verilen numara verilir.

98 Evrakın Teslim Alınışı Belgenin teslim alınışı türüne ve geliş şekline göre değişir. Posta İle Zarflı Gelen Evraklar Hiçbir formalite uygulanmaz. Posta dağıtıcıları tarafından evrak servisinin ilgili birimine bırakılır. Postayla zarflı gelen evraklar üzerindeki gizli, çok gizli, özel, hizmete özel, kişiye özel gibi ibareler dikkate alınarak gizlilik dereceli veya normal evraklar birbirinden ayrılarak tasnif edilir. Geliş şekli itibariyle birimi ya da kurumu ilgilendirmeyen evraklar veya yanlış postalanmış evraklar hiç işlem yapılmadan ilgili (geldiği -gideceği adrese) yerlere gönderilir.

99 Taahhütlü ve İadeli Taahhütlü Gelen Evrak Evrakın geldiği servisteki ilgili kişi tarafından imza karşılığında alınır. Kargo İle Gelen Evraklar Kuruluşların görevlendirdiği ilgili kişiler tarafından imza karşılığında teslim alınır. Faks, Teleks İle Gelen Evraklar Bu haberleşme araçları ile gelen evraklar, ilgili birim veya kişilere iletilir. Gizli belgeler bu yolla gönderilemez.

100 E-Posta ( )yoluyla Gelen Evraklar Bu yolla gelen belgeler kuruluşun elektronik posta adresine gönderilir. Kuruluşlarda genellikle elektronik postaların alınması, okunması ve cevaplanması sekreter tarafından yapılır. Gerekli görülürse çıktısı alınıp gelen belge defterine kaydı yapılır, dosyasına kaldırılır ya da elektronik ortamda saklanır. Kurye İle Gelen Evraklar Kurum içi veya kurum dışından gelen evraklar kurye tarafından ilgili birim veya kişiye zimmet defterleriyle birlikte getirilir ve imza karşılığında teslim alınır. Bu yöntem, çoğunlukla gizlilik içeren evraklarda kullanılır.

101 EVRAKIN TESLİM ALINIŞI

102 Evrakın Teslim Alınışı Elden Teslim Alınan Evraklar Evrakın birime ait olup olmadığı, tarihi, sayısı, eki ve imzasının olup olmadığı kontrol edilir. Evrak gizli, çok gizli, özel, hizmete özel, kişiye özel gibi kapalı zarf ile gelmiş ise üzerindeki adres itibariyle birime ait olup olmadığı kontrol edilir. Her hangi bir eksiklik olmadığına kanaat getirildikten sonra teslim alınan evraka, kayıt tarih ve sayısı ilgili kişilerin istemesi halinde verilir.

103 Evrak Kabulü ve Zarfların Açılması P.T.T. kanalı ve kuruluşların haberleşme görevlileri ile iş sahibi kişiler veya bunların kanuni temsilcilerince verilen her türlü evrak, dilekçe, gelen evrak birimindeki görevlilerce evrakın birime ait olup olmadığı, imza ve eklerinin tam olup olmadığı kontrol edilerek teslim alınır. Özellikle zimmetle gelen evrakın zimmet kaydına uygun olup olmadığının kontrolü titizlikle yapılmalıdır. Gizli, çok gizli, özel, hizmete özel, kişiye özel işaretli zarflar açılmamalıdır. Normal zarflı evraklar, zarfından çıkarılarak tasnif (ayırma ) işlemi yapılmalıdır.

104 Gelen Evrak Kaydı Gelen evrak, evrak servisinde gelen evrak defteri veya gelen evrak fişine kaydedilir. Gelen evrak defteri veya fişinde aşağıdaki sütunlar bulunur: Sıra No: Gelen yazının kayıt edildiği sırayı gösteren bölümdür. Gelen evrak defteri sıra numarası her yıl 1 Ocak ta 1 den başlanır ve 31 Aralık akşamına kadar sırayla numaralandırılır. Geldiği Tarih: Evrakın geldiği tarihin yazıldığı bölümdür.

105 Gelen Evrak Kaydı Gelen Yazı No: Gelen evrakın üzerinde bulunan sayı bölümündeki bilgilerin yazıldığı bölümdür. Yani evrakın geldiği kurumdan aldığı giden evrak kayıt defterindeki kayıt sayısıdır. Gelen Yazının Tarihi: Gelen evrakın üzerindeki geldiği kurumdan aldığı kayıt tarihinin yazıldığı bölümdür. Geldiği Yer: Gelen evrakın geldiği makam ya da kişinin adının yazıldığı bölümdür. Özeti: Gelen yazının konu bölümündeki ifadenin yazıldığı bölümdür.

106 Gelen Evrak Kaydı Yazılan Yanıtın No (Çıkış No): Gelen yazıya cevap verilmesi durumunda, yazıya verilen cevabın giden evrak kayıt defterindeki kayıt sayı numarasının yazıldığı bölümdür. Dosya Numarası: Gelen yazının saklanmak üzere konulacağı dosya numarasının yazıldığı bölümdür. Düşünceler: Gelen evraka ilişkin düşünce, açıklama vb. yazıldığı bölümdür. Evrakın gönderildiği birim, kişi ya da yapılan işlemler hakkında bilgiler de buraya yazılır.

107 Evrak Kayıt/Havale Kaşesi Gelen evrak, evrak kayıt kaşesi kullanılarak kaydedilir. Kamu kurum ve kuruluşları kendilerine uygun bir kaşe hazırlar ve kullanırlar. Bu kaşeler, evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır, kurum içinde hangi bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün karşısına gereği yapılmak veya bilgi vermek maksadıyla (x) işareti konularak işlem gerçekleştirilir. Ek olduğunda bunların adedi en alt sütunda rakamla belirtilir. Gerektiğinde evrakın alındığı saat de yazılabilir. Bu işlem evraka cevap vermeyi çabuklaştırır. Teklif mektubu, ihale gibi günlü saatli konuları ilgilendiren işlerde saatin yazılması çok önemlidir.

108 Evrak Kayıt/Havale Kaşesi Örneği

109 Havale İşlemleri Makama sunulacak evrak, ilgili kurum amiri veya iş bölümü itibariyle sunulacak evrak ile ilgilenen görevlilere gönderilerek ilgili birimlere havale edilmesi sağlanır. Havalesi yapılan evrak; tarihi, numarası, ek sayısı, geldiği yer, konusu, havale yeri ve tarihi, havale eden ilgili üniteye gidiş tarihi ve kayıt numarası mutlaka belirtildikten sonra evrak kayıt defterine veya bilgisayara kaydedilir.

110 Evrak Dağıtımı ve Dolaşımı Kişilere ait özel mektuplar, tebrik ve davetiyeler sahiplerine gönderilir. Çok gizli, gizli, hizmete özel ve kişiye özel yazılar, zarfları açılmadan yanındaki evrak senedi ile birlikte doğrudan zarfın üstünde adı yazılmış olan makamın sahibine teslim edilir. Gizlilik dereceli yazıyı alan ilgili makam sahibi, kendisine getirilen zarfı, evrak senedindeki son satırı doldurarak teslim alır. Evrak senedinin bir nüshası, senedi ve zarfları gönderen makama üst yazı ile geri gönderilir. Genel evrakta gizlilik dereceli yazılar dışında her türlü evrak, giriş damgası basılıp gelen evrak defterine kaydedilerek gidecekleri birimlere havale edilir.

111 Evrak Dağıtımı ve Dolaşımı İvedi, çok ivedi evrak ile tel ve teleksler hiç bekletilmeden, normal evraklar ise bunlardan sonra ilgili oldukları birim evrak ve dosya servisine teslim edilir. Gelen posta, banka havalesi, para ilmühaberleri, koliler vb. evraktan gerekenler föy ile diğerleri ise kayıtsız olarak ilgili birim evrak ve dosya servisine teslim edilir. Gelen tekit yazılarına ivedi evrak işlemi yapılır. Yabancı dilde gelen yazıların kayıt ve havalesinde güçlük olduğu takdirde, yetkililerden yardım alınır ve bu makamın yönlendirmesine göre işlem yapılır.

112 Yanlış Gelen Evraka Uygulanacak İşlemler Zarf üzerinden kuruma ait olmadığı anlaşılan evrak, işleme konmaksızın derhal geri çevrilir. Yanlış geldiği zarf açıldıktan sonra anlaşılan evrak, bir üst yazı ile geldiği yere ya da gitmesi gereken yere gönderilir. Gideceği kuruluş tespit edilemeyen evrak ise yine bir not ile birlikte geldiği yere iade edilir. Açılan ve içinde yanlış gelmiş evrak bulunduğu anlaşılan zarf üzerine..dairesince görülmüştür, iade şeklinde bir not yazılarak geldiği yere geri gönderilir.

113 Gelen Evrakın Alınması ve Kontrolü PTT'den alınan, posta ile gelen veya kuruluşların dağıtım memurları tarafından kuruma getirilen evrak, ilgili memurlar tarafından incelenerek teslim alınır. İmzasız yazılar işleme konmaz, iade edilir. Yazıda belirtilen eklerin çıkmadığı veya eksik olduğu durumlarda, yazıya not konulur ve sonrasında işleme alınır. Eksik ekler, ilgili birimlerce izlenerek tamamlatılır. Evrak zimmetli olduğu takdirde, alınırken dikkatle kontrol edilir. Gerekli görüldüğü hallerde yazının alındığı gün, saat ve dakika tespit edilerek zimmet defterinde belirtilir. Kurum dağıtım memuru, şoförü veya öteki görevliler tarafından PTT ve dairelerden alınan evrak, en kısa zamanda evrak bürosuna verilir. Kişiler adına özel olarak gelmiş ancak resmi nitelik taşıyan evraklar, evrakı alanlar tarafından olağan işleme tabi tutularak evrak bürosuna teslim edilir.

114 Gelen Evrakın Tasnifi Kuruma gelen evrak, evrak memurları tarafından; Kişilere ait özel mektuplar, tebrikler ve davetiyeler, İvedi ve çok ivedi yazılar, Çok gizli, gizli, özel, hizmete özel ve kişiye özel yazılar, Telgraflar, teleksler, Önemli ve değerli evrak, Gazeteler, kitaplar, gergiler, broşür ve bültenler, Bunlar dışında kalan diğer evraklar, olağan evrak olarak tasnif edilir. Tasnif; sıra numarasına, geldiği yere, ilgili olduğu birime, ilgililerin adına ve konuya göre de yapılabilir.

115 Elektronik Ortamda Evrak Kayıt

116 Zimmet Defteri Zimmet defteri, başka kurumlara gönderilen evrakların kaydedildiği defterdir. Tutulmasındaki amaç, başka kurumlara gönderilen yazıların, karşı kurumlara gönderildiğini veya elden verildiğini belgelemektir. Bu defter; sıra ve evrak numarası, gönderildiği yer, alındığı tarih, alanın adı ve soyadı ile imza yeri sütunlarını ihtiva eder.

117 Zimmet Defteri Tutulurken Dikkat Edilecek Hususlar Gönderilen yazının tarihi, giden evrak defterindeki sayısı, konusu ve ekleri zimmet defterine yazılır. Karşı kuruma elden verilmişse yazıyı alanın adı soyadı ve verilen tarih kendisine yazdırılarak imzalatılır. Evrak postayla gönderiliyor ise zimmet defteri, postayı teslim alan memura imzalatılır.

118 Dilekçe Resmi kurumlara veya makamlara hitaben yazılan; bir dileği, şikayeti, öneriyi ya da görüş bildirimini içeren yazılara dilekçe denir. Özel ve tüzel kişilerin kamu kurum, kuruluşlarına veya özel kuruluşlara, dilek ve isteklerini bildirmek için yazdıkları dilekçe bir çeşit iş mektubudur.

119 Dilekçe Dilekçe kısa ve öz olmalıdır. Dilekçelerde doğrudan ve düz anlatım kullanılır. Anlatılmak istenen konu anlaşılır ve okuyanın anlayabileceği bir üslupta olmalıdır. Her şey dilekçe konusu olabilir. Ancak kanunlara aykırı hususlar dilekçe konusu yapılamaz. Dilekçeler hem kamu kurumlarına hem de özel kurumlara verilen mektuplardır. Bu nedenle dil, anlatım ve şekil yönünden resmî yapısı korunmalı ve şekil bakımından farklı uygulamalar yapılmamalıdır.

120 Dilekçenin Temel Öğeleri Dilekçede 6 temel öğe bulunmaktadır. Bunlar: Tarih Makam adı (gerekirse ili veya açık adresi) Konu metni İmza Dilekçeyi yazan kişinin adı Dilekçeyi yazan kişinin adresi

121 Dilekçe Yazılırken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar Dilekçe çizgisiz, düzgün, beyaz, A4 boyutlarında kâğıdın bir yüzüne yazılır. Türkçe ve Latin harfleri ile yazılmalıdır. Yabancıların verecekleri dilekçelerde aynı şartları taşımalıdır. Siyah veya lacivert tükenmez-mürekkepli kalem kullanılır. Kurşun kalem ve kırmızı renkte kalem kesinlikle kullanılmaz. Olağanüstü bazı durumları belirtmek için idari yazışmalarda kırmızı renk kullanılabilir. Kâğıdın alt-üst ve sol kenarlarından 4 er cm boşluk bırakılır.

122 Dilekçe Yazılırken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar Dilekçenin uzunluk ve kısalığına göre bu sınırlar ortalanarak kenar boşluklar ayarlanır. Ana metin, sayfanın ne çok yukarısında ne de çok aşağısında olmamalıdır. Hitap edilen makam (başlık), kağıdın üst kısmından 2 cm aşağıya, tamamı büyük harflerle ya da ilk harfleri büyük olarak ve ortalı bir şekilde yazılır. Kurumun bağlı olduğu şehir, başlığın hemen altına yazılmalıdır. Başlığın içinde kurumun bulunduğu şehrin ismi geçiyor ise tekrar yazılmamalıdır. Örnek; İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE ANKARA

123 Dilekçenin yazılı olması gereği el yazısı olması şart değildir. Yalnız imza el ile olmalıdır. Bu mümkün değilse, mahkemece veya noterce tasdik edilmiş işaret de kullanılabilir. Dilekçe sahibi okuma yazma bilmiyorsa sol elinin başparmağını, yoksa aynı elin diğer bir parmağını, sol el yoksa sağ el başparmağını o da yoksa diğer parmağını basar. Tarih, başvurulan makamın adı, dilek ve şikayet konusu, dilekçe sahibinin adı, soyadı ve iletişim bilgileri olmalıdır. Başlığın içinde ve sonunda virgül ve benzeri noktalama işaretleri kullanılmaz.

124 Başlıktaki NE/NA eki kesme işareti ile ayrılmaz. Örnek; AFYONKARAHİSAR DEVLET HASTANESİ BAŞHEKİMLİĞİNE Tarih, gün-ay-yıl olarak isim ve imzanın bir satır üstüne, dilekçenin sağ üst köşesine veya metin sonuna konur. Dilekçenin içerik bölümünde doğrudan konuya girilir ve anlatılmak istenen olayları kısa, açık, özlü ve düzgün ifadelerle yazılır. Dil bilgisi ve noktalama işaretlerine dikkat edilir. Olaylar paragraf hâlinde özetlenir ve son paragrafta istekler belirtilir.

125 Dilekçe, gönderilen makama uygun olarak arz olunur, arz ederim, arz ve rica ederim ifadelerinden biri ile bitirilir. Son satırın 2 satır altına, sağ tarafa imza atılır. İmzanın hemen altına ismin baş harfi büyük, soyadının hepsi büyük harflerle olacak şekilde ad ve soyadı yazılır. İmzanın hizasında, sol tarafa ADRES başlığı altında adres yazılır. Dilekçe katlanmadan, buruşturulmadan ve kirletilmeden verilir. Dilekçe ile birlikte ek belgeler veriliyorsa metin bölümünde bunlar belirtilmelidir. Ek belgelerin listesi adresin altında yer alır. Dilekçe, tek nüsha verilecekse iki adet düzenlenir. Kayıt tarih ve numarası yazıldıktan sonra dilekçenin bir nüshası dilekçeyi veren kişiye verilir. Matbu (basılı) dilekçe kullanılıyorsa boş yerler okunaklı el yazısı veya daktilo ile doldurulur.

126 Dilekçe Örneği Ankara, 25 Nisan 2015 TBMM Dilekçe Komisyonu Başkanlığına.. Sebebiyle mağdurum. Mağduriyetimin giderilmesi için başvurduğum idari ve adli yolların hiçbirinden bir sonuç alamadım. Bu nedenle, makamınıza başvurmak durumunda kaldım. Mağduriyetimin giderilmesi için, gereğinin yapılmasını arz ederim. (İmza) Ad Soyad Ek Adres : 1-xxxxxx 2-wwww :.

127 Dilekçe Örneği

128 Rapor Bir işi, olayı, durumu incelemekle görevlendirilen kişinin ya da heyetin inceleme sonucunu üst makama sunmak amacıyla hazırladığı yazıya rapor denir. Raporlar; teftiş raporu, arıza raporu, muayene raporu, aylık rapor, faaliyet raporu, kaza raporu gibi işin özelliğine göre adlandırılmaktadır.

129 Rapor

130 Tutanak Bir toplantıda yapılan konuşmaların, sunulan önerilerin, belirlenen sorunların, varılan kararların, bir olayın meydana geliş biçiminin, sonuçlarının ve bunlara benzer durumlarda resmi olarak yazıya geçirilen ve yetkililerce imzalanmasıyla resmiyet kazanan yazılara tutanak denir. Bir olayın veya bir durumun nasıl olduğunu ifade eden, ilgili veya yetkili kimseler tarafından imzalanan yazılı belgelere de tutanak adı verilir.

131 Tutanak Tutanak; Mahkemelerde ve TBMM genel kuruldaki görüşmelerin saptanmasında, Yargı organlarında, Kurum ve işletmelerin kongre, seminer ve yönetim kurul toplantılarında, Resmî ve özel kurumların denetim görevlileri tarafından da yasalara, mevzuatlara aykırı görülen tutum, davranışların ve olayların belirlenmesi anında düzenlenir. Örneğin, özel veya kamu kurum çalışanının işe gelmemesi durumunda yetkili amirin durum ile ilgili tutanak tutması vb.

132 Tutanak Hazırlanırken Dikkat Edilecekler Tutanaklar, kağıdın yalnız bir tarafına yazılmalı ve her sayfanın başına sıra numarası konmalıdır. Tutanak tek satır aralığı ile yazılmalı, paragraflar çift satır aralığı ile belirtilmelidir. Tutanağın başına ve ortasına toplantıyı düzenleyen veya toplantıya başkanlık eden kurum veya birimin adı yazılır.

133 Toplantı Tutanağı Başka bir zamanda bu tutanaktan tekrar yararlanılabilmesi ya da toplantı sonuçlarının daha geniş bir çevreye duyurulabilmesi amacı ile tutulduğundan; bir toplantı tutanağında; Toplantının hangi tarihte, ne zaman, nerede ve nasıl başlatıldığı belirtilmelidir. Toplantılarda önceden belirlenmiş ve ilgililere duyurulmuş gündem maddeleri sırasıyla tartışılmalı ve o konuyla ilgili karar verilmelidir. Tutanağı yazan kişi, toplantıda söz alanların düşüncelerini (veya beyanlarını) açık ve öz olarak aynen yazmalı ve toplantı sonunda ilgililerin tutanağın altına imza atmaları sağlanmalıdır.

134 Tutanağın dili resmi bir dildir ve aşağıdaki kısımları kapsar: Toplantının ismi Toplantının türü (düzenli, aylık, yıllık, özel, kaza vb.) Zamanı, tarihi, yeri Başkanın ismi Mevcutların (katılımcıların) ismi Önceki tutanağın onayı Komitenin soruşturduğu bitmemiş işletme raporları Bitmemiş işletme raporları ve projelerle ilgili önlemler, yeni projeler, karar alınan konular, kesinleşen konular, onaylanan konular, yeni teklifler ve teklif sahipleri Bir sonraki toplantının tarihi ve yeri Onay ve imza

135 Tutanaklar, yalın ve açık bir üslûpla, sanat yapma kaygısından uzak, kişisel görüş ve yorumlara yer verilmeden aynen yazılır. Toplantı raportörünün bütün ayrıntıları kolaylıkla hatırlayabilmesi ve tartışmaların içeriği konusunda endişe duymadan içeriği yazabilmesi açısından tutanaklar toplantı biter bitmez vakit kaybetmeden hazırlanmalıdır. Alınan kararların oy birliği ile mi oy çokluğu ile mi alındığı açıkça belirtilmelidir. Tutanaklar aksi sabit oluncaya kadar hukuken geçerli belgelerdir. Örneğin; hastanede meydana gelen bir kavgada olayın aydınlatılmasına yarayacak iz ve delillere, sanık, mağdur ve tanıklara ait bilgilerin açık olarak belirlenmesi şarttır.

136 Tutanak yazmak için A4 veya A5 kâğıdı seçilir. Bilgisayar, daktilo ya da okunaklı olmak şartıyla el yazısı ile yazılabilir. Tutanak elle yazılacaksa dolma kalem veya tükenmez kalem kullanılır, kurşun kalem kesinlikle kullanılmaz Tutanaklar elle yazıldığında aynı kişi tarafından ve aynı kalem kullanılarak yazılır. Zorunluluk hâlinde bir değişiklik söz konusu ise bu husus tutanak içinde belirtilir. Aynı kural daktilo değişikliği için de geçerlidir.

137 Tutanağın bir gruba okunması ve bu okumanın sonunda değişiklik yapılmasının teklif edilmesi durumunda, teklif kabul edilirse; değişiklik kırmızı kalemle yazılır ve bir daha kesinlikle düzeltme/ yapılmaz. Tutanağın sol alt köşesine düzenleyenin adı ve "Raportör", sağ alt köşesine onaylayanın adı ve "Başkan" yazılarak imzalanır. Başkanın imzası raporun onayı anlamını taşımaktadır.

138 Tutanak

139 Tutanak

140 Form Yazılar Kamu kurum ve kuruluşlarında veya özel kurumlarda aynı konuda sürekli olarak yazılan yazılar için oluşturulan matbu kâğıtlara form yazıları denir. Form; bir konu ile ilgili bilgilerin toplanması, kaydı, gruplandırılması, kullanılması, transferi ya da yayınlanabilmesi gibi amaçlarla hazırlanan ve üzerinde sorular ve bunların cevaplandırılması için sonradan doldurulacak yerlerin boş bırakıldığı kağıt, defter ve kartonlardır. Kurum kendi ihtiyacı için form yazılar hazırlar ve gerektiğinde kullanmak üzere çoğaltır. Tüm resmi dairelerce kullanılabilecek olan form yazılar, Devlet Malzeme Ofisi tarafından hazırlanarak satışı yapılmaktadır.

141 Bürolarda Kullanılan Form Yazıları Kullanımının Sağladığı Faydalar Büro işini basitleştirir. Zaman, emek ve maliyet tasarrufu sağlar. Standardizasyonu ortaya çıkarır. Planlanan ve uygulanan büro faaliyetlerinin koordinasyonuna rehberlik eder. Bilgi ve belgelerin net olmasını sağlar. Bilgi ve belgelerin düzen içinde olmasını sağlar. Etkin bir yazılı iletişim ağı kurulur. Yönetim kararları için temel oluşturacak toplu bilgi sağlanır.

142 Bir Form Yazıda Bulunması Gereken Hususlar Formun ait olduğu kuruluş belirtilmelidir. Formun hangi iş için kullanılacağını belirten bir başlık bulunmalıdır. Sorular açık ve anlaşılır olmalıdır. Formlardaki sorular tutarlı bir sırada olmalıdır. Formun doldurulacak kısmı uygun ve yeterli genişlikte olmalıdır. Form göze hoş görünmelidir. Formun doldurulmasına ve kullanımına yönelik gerekli açıklamalar bulunmalıdır. Form, dolduracaklar üzerinde test edildikten sonra uygulamaya sokulmalıdır.

143 Sözleşme İki gerçek veya tüzel kişinin bir hukuki sonucu gerçekleştirmek üzere anlaşması ve anlaştıkları konu ile ilgili yazdıkları yazıya sözleşme yazısı denir. Sözleşmeye kira sözleşmesi, ihale sözleşmesi, telefon abone sözleşmesi, iş sözleşmesi, şirket sözleşmesi örnek verilebilir. Sözleşme hazırlanıp imzalatıldıktan sonra taraflar birer örneğini alırlar. Eğer sözleşme noter huzurunda yapıldıysa sözleşmenin aslı noterde kalır.

144 Sözleşme Sözleşmede her zaman taraflar bulunur ve taraflar birbirlerine karşı yükümlülük altına girerler. Sözleşme ile yükümlülük altına girilen konu; sözleşme süresince ve sözleşmede yer alan şartlar doğrultusunda her iki tarafı da bağlar. İmzalanmış bir sözleşme hukuki anlaşmazlıklarda en kuvvetli deliller arasındadır.

145 Sözleşmede Bulunması Gerekli Unsurlar Her sözleşmede genellikle aşağıdaki bölümler bulunması gerekmekle birlikte tarafların isteğine göre bunlar azaltılıp çoğaltılabilir ya da isimleri değiştirilebilir. Sözleşmenin başlığı Sözleşmenin tarafları Sözleşmenin konusu Sözleşmenin imza tarihi Tarafların yükümlülükleri Ödeme yapılacaksa tutar, para birimi ve ödemenin ne şekilde yapılacağı (nakit, vadeli, senetle vb.) ve vadesi Gecikme durumunun sonuçları (cezai şart, gecikme faizi oranı)

146 Sözleşmede Bulunması Gerekli Unsurlar Cezai şart varsa hangi durumda gündeme geleceği ve şekli Sözleşmeye konusunun ayrıntılı açıklaması (Örneğin, bir taraf ürün satıyorsa bu ürünün tüm özellikleri, adedi vs.) Teslimat şekli, zamanı, yeri Garanti süresi ve şartları Sözleşmenin imza tarihi, yeri ve nüsha sayısı Anlaşmazlıklarda öngörülen çözüm yolları ve yetkili mahkeme Sözleşmenin süresi Varsa ekleri Sözleşmenin iptal şartları ve şekli ile iptal sonrası yapılacaklar

147 Sözleşme Hazırlanırken Dikkat Edilecek Hususlar Sözleşme imzalarken karşı tarafın imza yetkisi araştırılır. Sözleşme ekine imza sirküleri ve Ticaret Sicil gazetesi eklenir. Şirketlerin imza ile birlikte kaşe de kullanmaları gerekir. Sözleşmelerin noter önünde yapılması ispat kolaylığı sağlar ancak her zaman zorunlu bir husus değildir. Örneğin, araç alım satım sözleşmesi gibi bazı sözleşmeler sadece noterlerce yapılmaktadır, bunları taraflar kendi aralarında yapamazlar.

148 Sözleşme Hazırlanırken Dikkat Edilecek Hususlar Sözleşmelerde taraf sayısınca nüsha hazırlanmalı ve taraflarda birer nüsha kalmalıdır. Bu nüshalar arasında hiçbir farklılık olmamalıdır. Sözleşmelerin her sayfası taraflarca ayrı ayrı imzalanmalı ve mühürlenmelidir. Tarafların yükümlülükleri açık ve anlaşılır bir şekilde yazılmalı, yoruma ve şüpheye meydan bırakılmamalıdır. Sözleşmeye yazılan rakamlar yazı ile de ayrıca yazılmalıdır.

149 Genelge Bir konunun açıklanması, uygulamalarda birliğin sağlanması, yeni kararların duyurulması gibi amaçlarla üst makamların kendi alt birimlerine yazdığı yazılara genelge denir. Genelge, kamu kuruluşları ile iş kapasitesi geniş, büyük özel kuruluşların iç ve dış konularda yararlandığı bir belgedir. Genelge, kuruluşlarda görevli tüm çalışanları, bazen de belli bir kesimi ilgilendiren konularda hazırlanan açıklayıcı, uyarıcı, yönlendirici, öğretici, bilgi verici nitelikte bir genel yazıdır. Hem iş hem de sosyal ilişkilerle ilgili olabilmektedir.

150 Genelge Genelgeye; yeni bir müdür atanması, bir personelin emekli olması, personelden birinin işletme dışında ödül alması, işletmenin herkesi ilgilendiren politikalarında değişiklik yapması, bazı işlemlerde karşılaşılan yeni uygulamalar gibi çeşitli konular örnek olarak sayılabilir. Sağlık Bakanlığı Temel Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü anne ölümleri, alkol ve sigara bağımlılığı, anne sütünün önemi, koruyucu grip aşısı gibi konularda tüm valiliklere genelge gönderebilir. İlgili kurumlar genelgeye cevap yazmazlar, genelgedeki kuralları uygularlar. Böylece duyarlılık ve farkındalık yaratılmak istenen konu ile ilgili yapılan uygulamalarda bir standart geliştirilmiş olur.

151 Vekaletname Vekâlet, bir kişi veya kurumun bir veya birden çok konuda üçüncü şahıslara karşı kendi hak ve menfaatlerini savunmak ve işlemleri yürütmek amacıyla yetki verme işlemidir. Vekâlet noter tarafından düzenlenir. Vekil olan kişi vekâletnamede yazılı olan konularda vekâlet veren adına vekil sıfatıyla işlemi yerine getirir.

152 Şartname Şartname, bir işin yapılmasıyla ilgili işi yaptıran kişi veya kurum ile işi yapan kişi veya kurum arasındaki karşılıklı kabul edilen şartların yazıldığı yazıdır. Şartname genellikle sözleşme ile birlikte yazılır. Sözleşmenin hangi şartlarda gerçekleşeceği şartnamede belirtilir.

153 Tezkere Genellikle iki tarafın konu hakkında yeterli bilgi sahibi olmaları halinde başvurulan bir iletişim yöntemidir. Örneğin, bir yargı müessesesinin, diğer bir yargı müessesesine bir tanık veya sanıktan ifade alınması için yazdığı kısa yazıya da Tezkere adı verilmektedir. Yazıyı yazan karşı taraf da aynı görevi yürütmektedir. Bir başka ifade ile, ifadenin nasıl alınacağı, yazı içerisinde nelerin bulunacağı ve belgenin nasıl düzenleneceği iki kurum tarafından da iyi bilinmektedir.

154 Müzekkere Yargı makamının bir kararın yerine getirilmesi konusunda, belli bir makama yazdığı yazılara müzekkere denir. Günümüzde pek kullanılmayan bu tür yazışma çeşidi, eskiden resmi dairelerin, üst makamlara (daha çok bakanlıklara) yazdıkları yazılara denirdi.

155 Mazbata Resmi merciler tarafından bir olayı belgelendirmek için yazılan yazılara mazbata denir. Mazbata, bir hükmü, bir kararı veya herhangi bir işin onayını bildiren konularda yazılır. Genellikle seçilmiş kişilerin seçildiklerini belgelendirmek için yazılır.

156 Sirküler Kuruluşta meydana gelen bir olayı veya bir değişikliği ilgili kişilere duyurmak amacıyla hazırlanan yazılardır. Bu yazılar birbirinin aynı olan kopyalardır. Sirküler, her alıcının tek tek adı, soyadı ve adresinin belirtilmediği genel bir hitap başlığı ile birden fazla kişiye aynı anda gönderilen mektuplardır. Kuruluş mal veya hizmetlerinin reklamını yapmak, indirimli satışlarını duyurmak, yeni ürün tanıtımı yapmak amacıyla bu tür mektupları kullanabilir. Örneğin bir hastane kuruma yeni katılan doktorlarını tanıtmak ya da daha önceden mevcut olmayan bir sağlık hizmeti hakkında hedef kitlesini bilgilendirmek için sirküler hazırlayabilir.

157 Sirküler Düzenlemeye Yönelik Nedenler Yeni ücret düzenlemelerinin ayrıntılarını anlatmak Sağlık ya da güvenlikle ilgili uygulamalar hakkında bilgilendirmek İşletme politikasıyla ilgili önemli konuları duyurmak Personele katılan yeni biri hakkında bilgi vermek Bölümdeki yeni düzenlemeleri ilan etmek Bir işyerinin hizmete açıldığı veya kapatıldığını bildirmek Bir kuruluşun adres, unvan, faks ve telefon numaralarındaki değişiklikler hakkında bilgi vermek Yeni bir şubenin açıldığı, sermayenin artırıldığı, ortaklarının değiştiği, yöneticilerinin değiştiği, başka bir kuruluşla birleşildiği veya devir yapıldığını bildirmek gibi amaçlarla yazılır.

158

159 Tekit (Üsteleme Mektupları) Gönderilen mektuplardan cevap alınması beklenenler ayrı bir dosyada bekletilir. Postada gecikme, kaybolma, unutma, cevap beklendiğini fark etmeme gibi çeşitli nedenlerden dolayı mektubu alanın vermesi gereken dönüt geciktiğinde beklenen cevabın hızlandırılması amacıyla "tekit (üsteleme) mektubu" yazılır. Mektubun üslubunun kırgın, kızgın olmamasına ve sert ifadeler içermemesine dikkat edilmelidir. Tekit mektuplarında yazışmanın her iki taraf açısından da önem taşıdığı, gönderilen mektubun ya da cevabın postada gecikmiş olabileceği gibi ifadeler kullanılarak cevap beklendiği hatırlatılmalıdır. Tekit mektubunu gönderilen mektubun bir kopyasının eklenmesi uygun olur.

160 Tekit (Üsteleme Mektupları)

161 Teyit (Doğrulama Mektupları) Tarafların (göndericinin ve alıcının) önceden yaptığı yüz yüze görüşmelerde ya da telefon konuşmalarında aldıkları kararları doğrulamak amacıyla yazılan yazılardır. Teyit mektuplarını yazmada amaç yapılan düzenlemelerin yazılı bir kaydını tutmak ve her şeyin göz önünde bulundurulduğundan emin olmaktır. Konuşmaların unutulabileceği veya üzerinde anlaşmaya varılmış konuların ilerleyen zamanlarda yanlış hatırlanabileceği önemli bir sözlü anlaşmayı yazılı hale getirmeyi gerekli kılan önemli sebeplerdendir.

162 Teyit (Doğrulama Mektupları)

163 Memorandum (İç Yazışma) İşletme içinde belli bir kişi, grup veya örgütün tamamına yönelik olarak hazırlanan ve bir konuyu hatırlatma, bilgilendirme, uyarma ya da uygulatma amacıyla hazırlanan yazılara "memorandum" denir. Memolar gayri resmi yazılardır. Belli bir üslup ve yazım biçimi yoktur. Ancak işletmelerde iç yazışmaların diğer yazışmalardan ayrılması ve belli olması için, standart olarak kabul edilen bir çerçeve içinde sunulmasında yarar vardır. Memolar genellikle önceden hazırlanmış formlara yazılır. Memolar yazıldıkları kağıdın ölçüsüne göre A4 veya A5 olarak adlandırılır.

164 Memorandum (İç Yazışma) A5 memo tek ve kısa bir mesaj iletmek için ve genel olarak; Yeni bir uygulama hakkında kısa ve öz talimatlar Tek bir maddeden oluşan bilgi Mevcut kural ve düzenlemelerin hatırlatılmasında Bilgi ve öneri rica etmede kullanılır

165 Memorandum (İç Yazışma) Uzun memo göndermenin gerekli olduğu durumlarda A4 memo formu kullanılır. Bu tür memoların en genel kullanımı, Yeni bir binaya taşınma veya işletme politikasında meydana gelen önemli değişiklikler hakkında bilgi verme Yeni uygulamaları tanıtma İşletmede kullanılacak yeni bir araç ile ilgili talimatnameler için kullanılır.

166 Memorandum (İç Yazışma) Memolar bürodaki görevliler veya dahili bir posta sistemi ile iletildiklerinden işletmedeki her personel tarafından kolaylıkla okunabilir. Bu sebeple memolar gizli bir bilgi iletmek için kullanıma uygun değildir. Memolar, özellikle acil durumlarda, iletilmesi gereken bilgilerin ulaştırılması açısından yararlıdır. Acil durumlarda ilgili kişilere telefon etmek yerine genel bir duyuru yapmak, sorunların daha hızlı çözülmesini sağlayacaktır.

167 Memorandum (İç Yazışma) Gönderen : İlgililer : Konu : YAKLAŞIM TİCARET (MESAJ) Tarih : 06/11/2014 Dr. Ünal BAN, Tedarik Müdürü Bölüm Başkanları Dergi Aboneleri Bedeli şirketimizce ödenmek üzere istenilen çeşitli dergilere abone olunacaktır. Dergiler istekte bulunanlarca kullanılacak ve kendilerinde kalacaktır. Lütfen bölümünüzde abone olunacak dergilerin adları ve isteyenleri belirten raporu, 15/12/2014 tarihine kadar bölümümüze gönderiniz. Ü.B.

168 Diğer Resmi Yazılar Diğer resmi yazıları, okulların öğrencilere verdikleri mezuniyet belgesi, not dökümü (transkript), başarı belgesi, kurumların çalışanlarına verdikleri muvafakat belgesi, izin belgesi, görevlendirme yazıları, soruşturma yazıları, kişilerin dilekçelerine cevaben yazılan yazılar gibi birçok başlık altında toplamak mümkündür. Bu tür resmi yazılarda uyulması gereken içerik ve şekil şartlar konusunda hiçbir fark yoktur. Resmi kurumların kendi aralarında, özel kurumlarla ve kişilerle olan yazışmalarında bu genel gruplandırmanın dışında bir çok yazı çeşidi bulunmaktadır.

169 DOSYALAMA TANIMLAR Dosyalama konusunda açıklamalara geçmeden önce, konu ile ilgili ve konunun anlaşılması bakımında önemli olan bazı kavramların tanımlanması ile giriş yapılması konunun daha iyi anlaşılması bakımından faydalı olacaktır. Konuya ilişkin kavramlar; Belge Belge, yürütülen faaliyetler neticesinde kendiliğinden ortaya çıkan, üretim biçimleri ve donanım ortamları ne şekilde olursa olsun bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş her türlü materyaldir. Dosya Aynı konuyu içeren yazılar grubuna dosya denir.

170 Dosya Planı Dosya planı, kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda elde edilen belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanterini ifade eder. Dosya Yönergesi Kurum ve kuruluşların yaptıkları haberleşme ve işlemlere ait belgelerin bir arada bulunmasını sağlamak amacıyla hazırlanan talimattır. Dosyalama Kurum ve kuruluşlarda elde edilen her türlü belgenin kaydedilmesi, işleme alınması ve işi bitince gerektiğinde tekrar başvurmak üzere belli bir düzen içinde saklanması işlemine dosyalama denir.

171 Arşiv Malzemesi Türk devlet ve millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup birinci maddede belirtilen kuruluşların işlemleri sonucunda teşekkül eden ve onlar tarafından muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine tarihi, siyasi, sosyal, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi ifade eder.

172 Arşiv Kurumların, gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme veya işlemler sonucu meydana gelen (toplanan, biriken) ve bir maksatla saklanan dokümantasyon; söz konusu dokümantasyona bakan kurum; bunları barındıran yerlerdir. Birim Arşivi Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden meydana gelen ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimleridir. (Kurum ve kuruluşların taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan arşivler birim arşivi sayılır.) Kurum Arşivi Kurum ve kuruluşların, merkez teşkilatları içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezi arşivleri ifade etmektedir.

173 Dosyalama Yönteminin Faydaları İşlem gördüğü tarih ne olursa olsun ihtiyaç duyulan herhangi bir belgenin kolaylıkla bulunması mümkün olacaktır. Kurumun geçmişten bugüne faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belge birikimi kontrol altına alınacaktır. Bilgiye ulaşımın kolaylığı kurumun faaliyetlerini olumlu yönde etkileyecektir. Bilgi Edinme Hakkı doğrultusunda vatandaşın bilgi ve belge talebi anında karşılanarak demokrasilerin vazgeçilmez ilkesi olan şeffaf yönetim anlayışı sağlanacaktır. İdarenin bilgi ve belge talebi personeli gereksiz telaş ve paniğe sevk etmeyecektir. Bilgi ve belgenin kontrol altında bulunması, idarenin alacağı kararlarda ayrıntılı bilgilenme imkanını sağlayarak, kararların doğru ve isabetli alınmasına etki edecek ve iş ve işlemlerde hata payının en aza indirgenmesi mümkün olacaktır. İşlemi tamamlanan belgelerin kaldırılacağı dosyalar belli olduğu için bürolarda ortadan kaldırılmayı bekleyen kağıt kalabalığı olmayacak, bürolarda göze hoş görünmeyen evrak birikimleri ortadan kalkacak, işlemi biten belgeler anında ilgili dosyasına kaldırılabilecektir.

174 Belge ve dosyanın kaybolması engellenmiş olacaktır. Dosya yönetimi geçici olarak verilen dosya veya belgenin kaydının tutulmasını ve iadesini sağlayacaktır. Dosyalama yönetimi kurum ve kuruluşların verimini yükselterek zaman ve iş kaybını engelleyecektir. Bilgi ve belgelere kısa sürede erişim imkanı, arşivlerde belge aramak için harcadığımız zaman ve iş kaybını en az seviyeye düşürecektir. Öncelliğini kaybeden (saklama gerekliliği kalmayan) belgeler rahatlıkla tespit edilecektir. İçerdiği bilgi sebebiyle uzun yıllar muhafazası gereken (arşiv malzemesi niteliği taşıyan) belgeler tespit edilecektir. Birim ve kurum (merkez) arşivlerinde dosyalar rahatlıkla düzenlenecektir. Kurumların yürürlükteki arşiv mevzuatı doğrultusunda yükümlü oldukları iş ve işlemleri rahatlatarak, iş ve işlemlerin mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesine imkan sağlayacaktır.

175 Dosyalama Sistemine Geçilmemesinin Sakıncaları İhtiyaç duyulan bilgi ve belgelere erişim mümkün olamaz. Geriye dönük bilgi ve belge kayıpları, alınması gereken kararların doğru ve isabetli bir şekilde alınmasını engeller. Bilgi ve belge alt yapı eksikliği, iş ve işlemlere de aynı oranda etki eder; verimliliği azaltır. Bilgi ve belgelere gerekli olduğunda ulaşamama, kurumların ve bireylerin hak kaybına uğramasına neden olur. Tarihi ve kültürel değerlerimizin yok olmasına sebep olur. Arşiv iş ve işlemlerinin, arşivcilik metot ve teknikleri ile arşiv mevzuatına uygun bir şekilde yürütülebilmesi imkanını ortadan kaldırır. Kurumun ve daha ileri seviyede toplum hafızasının yok olmasına sebebiyet verir.

176 Kurum ve kuruluşlar faaliyetlerini gerçekleştirirken sıklıkla yazılı haberleşme yöntemini kullanmak ve bu yöntemin doğal sonucu olarak ortaya çıkan kayıtları saklamak durumundadırlar. Teknolojinin sağlamış olduğu imkanlar doğrultusunda yakın bir gelecekte elektronik ortamlarda haberleşme ve bunun sonucu oluşan kayıtların yine elektronik ortamlarda saklanması söz konusu olsa da bu durumun kağıt ortamında oluşturulmuş kayıtların önemini değiştirememiştir. İster kağıt ortamında isterse dijital ortamda olsun, oluşan kayıtların belirli sebepler doğrultusunda muhafaza edilmesine ihtiyaç duyulmaktadır.

177 Kayıtlar neden saklanmalıdır? Kurumlar, faaliyetlerini ve faaliyetlerinin sonuçlarını, kurumları yasal olarak denetlemekle görevli organlara karşı belgelendirme, faaliyet alanları ile ilgili bilgi ve belgeler istendiğinde delil olarak sunma zorunluluğudur. Yapılacak her türlü faaliyet veya alınacak her türlü kararda önceki faaliyetlere ilişkin kayıtlara başvurulma ihtiyacı, diğer bir ifade ile karar alma sürecinde eski kayıtların rolünün etkinliğidir. Kurum, çalışan ve üçüncü şahısların hak ve menfaatlerinin korunması ve gerektiğinde ispatında birinci derecede önem arz etmesidir. Kurum ve kuruluşlar faaliyetleri ile ilgili oluşturulan her türlü belgeyi, kayıtları doğru ve sistem dahilinde dosyalanmasını sağlayarak, yeniden kullanıma imkan verecek şekilde uygun yöntemle düzenlemek ve saklamak zorundadır. Kurumda faaliyet alanı ile ilgili elde edilen binlerce kayıttan ihtiyaç duyulan herhangi bir belgeye ulaşım belgelerin bir kural doğrultusunda düzenlenmesi ve bir araya getirilmesi ile mümkün olacaktır.

178 Dosya Tasnif Sistemleri Belgelerin tanzim ve düzenlenmesine yönelik bilinen ve uygulamada olan çeşitli dosya tasnif sistemleri mevcuttur. Bu sistemlerin her biri, belgelerin her aşamada ulaşılabilir bir düzen içerisinde tutulmasını amaçlamaktadır. Belgelerin dosyalanmasında, kurum ve kuruluşların vermiş olduğu hizmetlerin şekli ve faaliyet alanlarının bir sonucu olarak ortaya çıkan belgelerin türü dikkate alınarak bir dosya tasnif sistemi belirlenmelidir. Dosya tasnif sisteminin seçimi, kurum ve kuruluşun yapısı, vermiş olduğu hizmetin özelliği ve bu hizmetler neticesi oluşan belgelerin niteliği dikkate alınarak bu hizmetlerden sorumlu bir birim tarafından yapılmalıdır. Birim, dosya tasnif sisteminin seçiminden sonra, sistemin sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi amacıyla, güncelliğinin takibi, kuralların belirlenmesi ve uygulamaların denetimi görevlerini de üstlenmelidir.

179 Bilinen ve Uygulamada Olan En Yaygın Dosya Tasnif Sistemleri Alfabetik Dosyalama Sistemi Kronolojik Dosyalama Sistemi Coğrafi Esasa Göre Dosyalama Sistemi Konu Esasına Göre Dosyalama Sistemi Numara Esasına Dayalı Dosyalama Sistemi

180 Alfabetik Dosyalama Sistemi Sistemin esasını alfabetik sıra oluşturmaktadır. Bu sistemin uygulanabilmesi için açılması gereken dosyaların isimlerle ilgili olması gerekmektedir. Personel özlük bilgileri, öğrenci dosyaları, müşteri dosyaları, kurumunun iş yaptığı firma dosyaları alfabetik dosya tasnif sistemi ile dosyalanabilmektedir. Sistemde; dosya isimleri esas alınarak dosyalar alfabetik harf sırasına göre dizilmektedir. Bu sistemde kişi isimleri yerine soy isimlerinin esas alınması kullanım açısından daha uygundur. Sistem son derece basit ve güvenilirdir. Aranılan belge direkt ve kolayca bulunur. Yanlış dosyalama ve hata yapılma olasılığı en az düzeydedir. Alfabe düzeni ve kullanımının çok yaygın olması sebebiyle kolaylıkla uygulanma imkanı bulunmaktadır. Bu sistemde dikkat edilmesi gereken en önemli nokta, sistemin uygulanabilmesi için mutlaka dosyaların isimlerle ilgili olması ve aramada isimlerin ön planda bulundurulmasıdır.

181 Kronolojik Dosyalama Sistemi Bu sistemde tarihler ön plandadır. Dosyalar tarih sırasına göre dizilir. Bu tür dosyalamada esas olan dosyaların tarihidir. Tarih esasına göre kullanımı söz konusu olan dosyalar bu sisteme göre düzenlenir ve arşivlenir. Kullanım ihtiyacına göre dosyalar, yüzyıllar, yıllar ve aylar şeklinde ana bölümlemeye tabi tutulur. Ana bölümlerin alt bölümleri, haftalar ve günlerdir. Bu sistemde belgenin konusunun, nereden geldiği veya nereye gittiği gibi unsurlar herhangi bir önem taşımamaktadır. Esas olan belgenin tarihidir. Belgenin tarihi dikkate alınarak dosyalama yapılır ve dosyalar tarih sırasına göre arşive yerleştirilir. Banka işlemleri, muhasebe işlemleri gibi mali konularda oluşan belgelerin dosyalanmasında rahatlıkla uygulanabilmektedir. Bu sistem güvenilir ve basit bir sistemdir. Belgelerin kolay ve düzenli bir şekilde dosyalanmasına imkan verir. Bu dosya tasnif sisteminin uygulanabilme ön koşulu; dosyaları arama veya talep edilme esasının tarihe dayalı olmasıdır.

182 Coğrafi Esasa Göre Dosyalama Sistemi Sistem, kurum ve kuruluşların çalışma ve ilgi alanına giren coğrafik bölgeleri esas almaktadır. Kurum veya kuruluşların hizmet alanlarına yönelik olarak dosyalar; kıtalara, ülkelere, illere, ilçelere, köylere ve mahallelere ayrılmak suretiyle dosyalanır. Coğrafik sisteme göre kurum ve kuruluşlara ait dosyalar, alfabetik olarak sıralanırlar. Bu sistemde, kullanılma ihtiyacına göre ana bölümler ve alt bölümler oluşturulabilmektedir. Örneğin, ülkelere göre açılması gereken dosyalar için ana bölünme olarak öncelikle kıtalara, kıtalar içinde ülkelere göre alt bölünmelere gidilebilir yada illere göre açılması gereken dosyalar için iller ana bölünme, illere bağlı ilçeler ise alt bölünmeleri oluşturabilir. Nüfus işlemleri, belediye işlemleri, tapu ve kadastro işlemleri gibi hizmetleri yürüten kurum ve kuruluşlarda verimli olarak kullanılma imkanı bulunmaktadır. Belgeler, ait olduğu coğrafik bölge dikkate alınarak dosyalanır ve dosyalar alfabetik olarak arşivde yerleştirme işlemine tabi tutulurlar. Arama ve ulaşımda coğrafi yer adları kullanılır. Bu sistem de alfabetik ve kronolojik sistem gibi son derece basit, kolay uygulanabilen ve sade bir sistemdir.

183 Konu Esasına Göre Dosyalama Sistemi Tek Konu-Tek Dosya Sistemi şeklinde de adlandırılan bu sistem belgelerin konu bazında ayrılmasını hedeflemesi açısından desimal (ondalık) sisteme benzemektedir. Ancak belirlenen konuların numaralandırılmasında ana konular ve alt konular onlu sıralamaya tabi değildir. Bu sistemde konular üçlü bölünmeye tabi tutulur. Bunlar: Ana Konular, Alt Konular, Tek Konulardır. Ana konular, konunun ilk ya da ilk iki harfi ile, alt ve tek konular rakamla gösterilir. Sistem, ihtiyaç ölçüsünde dikey ve yatay bölünmeye açıktır. Bu sistem içinde desimal tasnif sisteminde olduğu gibi faaliyetlerin belirlenmesi ve plan haline getirilmesi zorunludur. Bu sistem için hazırlanan dosya planı tüm teşkilat için geçerlidir. Bu sisteme uygun olarak hazırlanan dosyaların, dosya planına göre almış olduğu numara dikkate alınarak arşiv yerleştirmesi yapılır.

184 Numara Esasına Dayalı Dosyalama Sistemleri Rakam esasına dayalı bu sistem, serial (numaralı) ve desimal (ondalık) olmak üzere iki ayrı sistem halinde uygulanmaktadır. Bu sistemlerin birbirine olan benzerliği yalnızca dosyaların almış olduğu sayılara göre arşivlenmesi ile sınırlıdır. Serial sistem daha önce bahsedilen tasnif sistemleri gibi basit ve uygulaması kolay bir dosyalama sistemidir. Desimal sistem, kurum ve kuruluşlarda hizmetlerin onlu gruplara; onlu grupların alt onlu gruplara ayrılması ve bu hizmetlerin kodlanması (numaralanması) gibi bazı ön çalışmanın yapılmasını zorunlu kılmaktadır.

185 a) Numaralı (Serial) Dosyalama Sistemleri Bu sistemde, dosyalar 1 'den başlayarak sonsuza kadar müteselsil (birbiri ile bağlantılı olarak devam eden şekilde) numara alır. Bu sistemin uygulanabilmesi için oluşan dosyaların sayılarla aranabilecek özellikler ihtiva etmesi gerekmektedir. Belgelerin, içerdiği özel sayılar esas alınmak suretiyle dosyalanması ve bu sayılar doğrultusunda arşivlenmesi prensibine dayalı son derece basit ve kolay bir sistemdir. Personel dosyaları, hasta dosyaları, emekli sicil dosyaları, karar dosyaları vb. belgelerin dosyalanması için rahatlıkla kullanılabilmektedir. Sistem, dosyaları tanımlayan bir araştırma vasıtasına (katalog, indeks vb.) ihtiyaç duymaktadır. Bu araştırma vasıtası olmaksızın aranılan bilgi ve belgelere erişim imkansızdır.

186 b) Ondalık (Desimal) Dosyalama Sistemleri Bu tasnif sisteminin özelliği, kurumda görülen hizmetlerin on ana konu grubuna bölünmesi ve her ana konu grubunun kendi içerisinde onlu olarak alt konulara ayrılması şeklinde düzenlemeyi esas almasıdır. Bu dosyalama sisteminin amacı, kurum ve kuruluşlara gelen yazıların konusu ön plana çıkarılarak konu bazında ayrımının sağlanmasıdır. Bu sistemin uygulanabilmesi için kurum ya da kuruluşun tüm hizmet ve faaliyetlerini içine alacak şekilde bir araştırma yapılarak bu hizmet ve faaliyetleri kapsayacak on ana faaliyet belirlenmelidir. Belirlenen ana faaliyetlerle ilgili alt faaliyetler ise, ait olduğu ana faaliyetin altında gruplandırılmalı ve alt gruplara bağlı tali konular için de aynı yöntem uygulanmalıdır. Bu yapının oluşturulmasının ardından numaralandırma işlemine geçilerek ana konular onlu dilimler halinde; ana konulara bağlı alt konular ise, bulunduğu dilim içerisinde bir rakam eklenmek suretiyle kodlanmalıdır. Alt konulara bağlı tali konular için de aynı usul uygulanarak birer rakam eklenmek suretiyle kodlanmalıdır.

187 Numaralandırmada, dikey bölünme "onlu" olarak sınırlı; yatay bölünme ise sınırsızdır. Ondalık dosyalama sisteminde "0" rakamı ile biten numaralar daima "Genel''i; "9" ile biten rakamlar ise, daima "Diğer İşler i" ifade etmektedir. Bu yapılanma ile bir anlamda kurum ya da kuruluşta açılması gereken dosya isimleri belirlenmiş ve numaralandırılmış olacaktır. Bu şekilde hazırlanan envanter, kurumun dosya planını oluşturacaktır. Ondalık dosyalama sisteminin uygulandığı kurum ve kuruluşlarda hazırlanan yazı, plana göre hangi konuyu içeriyorsa bu konu için belirlenmiş numara yazının sayı bölümüne yansıtılacaktır. Bu şekilde bir uygulama, yazının hangi konuyu içerdiğini göstermesi yanında işlemi tamamlandıktan sonra hangi dosyaya kaldırılacağını da belirleme özelliğini taşımaktadır. Sisteme uygun olarak hazırlanan dosyaların, dosya planına göre almış olduğu numara dikkate alınarak arşiv yerleştirmesi yapılır. Ondalık dosyalama sisteminde belirlenmiş konu numaraları, merkez ve taşra birimleri olmak üzere tüm teşkilatta aynen kullanılmalıdır.

188 Dosyalama Sistemlerinde Standartlaşma ve Standart Dosya Planı 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulan "Standart Dosya Planı", kurum ve kuruluşların ana faaliyetleri dışında herhangi bir plan hazırlamalarını engellemekte, "ortak alanlar" adı altında belirlenen faaliyetlerle hazırlanan planların müştereken kullanımını istenmektedir. Standart Dosya Planı'nın uygulanması hakkında bilgilere geçmeden önce, planının dosya tasnif sistemlerinden hangisi ile ilgili olduğunu tespit etmekte de fayda vardır. Alfabetik, Serial, Kronolojik ve Coğrafi tasnif sistemlerinin Standart Dosya Planı uygulaması kapsamında bir alt tasnif sistemi olarak kullanılabileceklerdir. Standart dosya planı, desimal dosya tasnif sistemi olarak adlandırılan, yani belgelerin konuları ön plana çıkarılarak dosyalanmasını amaçlayan sistemden faydalanılarak hazırlanmıştır. Bu ifadeden de anlaşılacağı üzere, standart dosya planı belgelerin konularına göre sınıflandırılmasını amaçlayan desimal dosyalama sistemidir.

189 Standart dosya planı, her ne kadar desimal dosyalama sistemi şeklinde tanımlanmış olsa da (Bu tanımlama doğru bir tanımlamadır.) planın hazırlanmasında, desimal dosyalama sisteminin öngördüğü kurallara uyulmamış, tamamen kendine özgü bir bölünme ve kodlama tercih edilmiştir. Desimal tasnif sisteminin uygulanabilmesi için bir planın hazırlanması zorunluluğu vardır. Bu planın hazırlanmasında, kurumda görülen faaliyetlerin onlu gruplara ayrılması ve her grup içerisinde de sürekli onlu bölünmelerle alt ve tali konuların tespit edilmesi gerekmektedir. Standart dosya planının hazırlanmasında, onlu bölünme kuralına uyulmamış, tüm kamuda yardımcı hizmet ve danışma-denetim faaliyetleri şeklinde adlandırılan faaliyetlere ilişkin planlar, 16 grup altında toplanmıştır. Plana, kurum ve kuruluşların ana faaliyetlerinin de eklenmesi durumunda bu sayı artış göstermektedir. Planın hazırlanmasının ardından kodlama aşamasında da desimal sistemin kurallarına uyulmayarak konular üç karakter rakam; ana konuya bağlı alt konular iki karakter rakam; alt konulara bağlı tali konular ise, yine iki karakter rakam kullanılarak kodlanmıştır. Bu yapılanma ile ana konu altında "99" alt konu oluşturma imkanı sağlanmıştır.

190 Kamu kurum ve kuruluşlarının hedefi, üstlenmiş oldukları görev ve fonksiyonları en iyi şekilde yerine getirecek verimli bir çalışma düzenini oluşturmak ve bu sayede başarılı olmaktır. Bunun sağlanabilmesi etkili bir yönetim anlayışı ile mümkündür. Etkili bir yönetimin sağlanabilmesinde ise, evrak, dosya ve arşiv gibi hizmetler en önemli unsurları oluşturmaktadır. Gerek etkili bir yönetim için ihtiyaç duyulan bilginin zamanında temini, gerekse toplumun bilgi edinme hakkı doğrultusunda talep edebileceği her türlü bilgi ve belgeye anında erişimi ve paylaşımı, bilginin kayıtlı bulunduğu ortamların oluşturulması aşamasında disiplin altına alınması ile mümkündür. Bu durum, kuralları önceden belirlenmiş bir dosyalama sisteminin uygulanması ile sağlanabilecektir. Kurum ve kuruluşların büyük bir bölümünde dosyalama hizmetleri, önem verilmesi gereken bir işlem olarak görülmemekte; dosyalama işlemlerinde birimler tamamen bağımsız bırakılmaktadır. Birimlerin birbirlerinden habersiz dosyalama yapmaları, kurum içinde birlikteliği ortadan kaldırmakta; bilgi ve belgeye erişim zorlaşmakta ve bazen imkansız hale gelmektedir. Dosyalama sistemlerinde standartlaşma, kurum içinde birlikteliğin sağlanmasına imkan sağlar, tüm kurum ve kuruluşlarda yaygınlaştırılması, ülke çapında etkili ve verimli bir haberleşme sisteminin kurulmasına zemin oluşturur.

191 Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma Aynı konudaki belgelerin kamu kurum ve kuruluşlarında aynı numaralarla kodlanması sağlanmış olur. Standart dosya numaraları bütün kamu kurum ve kuruluşlarında aynı konuyu ifade edeceğinden, aranılan bilgi ve belgeye kolay, doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilir. Kurum ve kuruluşlar arasında düzenli, süratli, etkili ve verimli bir evrak, dosya ve haberleşme sisteminin kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlanır. Kurum ve kuruluşlar arasında evrak ve yazışmaların otomasyonu ve bilgi ağlarının oluşturulması çalışmalarına alt yapı oluşturur. Kurum içi ve kurumlar arası evrak akışı ve bilgi alışverişinin düzenli ve hızlı bir şekilde yapılmasını kolaylaştırır ve verimliliği artırır. Kurumların yazışma ve dosyalama işlemlerinin standartlaşması, arşivlerde toplanan belgelerin düzenini de olumlu yönde etkiler; belgelerin arşivlerde ayıklanması, tasnifi, yerleşimi ve hizmete sunulmasında büyük kolaylıklar sağlar. Kurum içi ve kurumlar arası evrak ve iş takibi kolaylaşacaktır. Aranan belge veya bilgi, aynı numarayı taşıyan belgeler arasında daha kısa bir sürede kolayca bulunabilir.

192 Standart Dosya Planının Kullanımı "Standart Dosya Planı", 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde başlatılan projenin bir sonucudur. Planda; ve rakamları ile numaralandırılan alanlar, kurum ve kuruluşların yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanmıştır rakamları ile numaralandırılan alanlar ise, ana hizmet birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda kurum ve kuruluşların "Standart Dosya Planı" hazırlamakla görevli birimleri tarafından hazırlanmıştır.

193 Kurumların teşkilat kanunlarında "ana hizmet birimi" olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar, birimlerin adı veya ana faaliyet adı belirtilerek sayısal aralığında numaralandırılmıştır. Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimlere (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb.) ait faaliyetler ile her kurum ve kuruluşta benzer faaliyet yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi işlem vb.) ait faaliyetler ve bu faaliyetlere ilişkin açılması gereken dosyalar ise, birim adı belirtilmeksizin faaliyetin adı altında sayısal aralığında numaralandırılmıştır. Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) için sayısal aralığı kullanılmıştır. Böyle bir bölünme ile, aynı konuya ait belgelerin aynı "ad" ve "numara" ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, kurum içi hizmet birimlerinde birliktelik sağlamanın yanında tüm kurum ve kuruluşlarda da birliktelik sağlanması hedeflenmiştir. Planda, ana hizmet birimi veya faaliyeti adı altında ana konular, ana konuyla ilgili ikincil konular ve ikincili konularla ilgili daha alt konular birbirleri ile olan ilgileri dikkate alınarak hiyerarşik bir bütünlük içerisinde bir araya getirilmiş ve numaralandırılmıştır. Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinde de bu yapı korunmuş, ancak konular birim adı yerine faaliyetin adı altında sıralanmıştır.

194 Planda ana konular için 000 sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 00 sayısal karakter kullanılmıştır. Örneğin: Halkla İlişkiler Vatandaşların Talep ve Şikayetleri Talepler Şikayetler Öneri ve Görüşler Bu yapılanma, yıl içerisinde herhangi bir faaliyet ile ilgili az sayıda belge oluşması durumunda ana konu adı altında dosya açılmasını ve belgelerin bu dosyada toplanmasını; faaliyetle ilgili yoğun belge teşekkül etmesi halinde ise, ana konu altında sıralanmış alt konu başlıkları kullanılarak dosya açılmasını hedeflemektedir. Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazımın sayı bölümüne, haberleşme kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılır.

195 Sayi:B.02.0.ARV B.02.0.ARV.11 Haberleşme Kodu Dosya Kodu Evrak Kayıt Numarası Haberleşme kodu, yazının hazırlandığı kurum ve kuruluşun en alt birimine kadar belirlendiği kodlama olup 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kullanılması mecburi kılınmıştır. Yazışma ve haberleşmede standartlaşmanın ilk adımını oluşturan haberleşme kodları "Sayı" bölümünün ilk unsurunu oluşturmaktadır. Dosya numarası, yazının konusunu ifade ettiği gibi, işlemi biten yazının ait olduğu dosyayı veya hangi dosyaya konulacağını göstermektedir. Bu plan ile, yazıların "sayı" bölümünde bulunması gereken ikinci unsur yani "dosya numarası" uygulaması da sağlanmış olur.

196 Dosyalama İşlemlerinde Uyulacak Kurallar Anahizmet birimlerinin faaliyetleri sonucu olarak elde edilen belgelerin dosyalanmasında, anahizmet birimi adı veya anahizmet faaliyeti altında listelenen konulardan faydalanılarak; yardımcı hizmet, danışma, denetim veya genel konuları içeren belgelerin dosyalanmasında, ve sayısal aralığında listelenen konulardan faydalanılarak dosya açılır. Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular "Genel"i içermektedir. Bu numaralarla açılacak dosyalara, alt konuları içeren yazılar konulur. Konuların sonunda bulunan ve "Diğer" adı ile adlandırılan konular ise, kendinden önceki konuların hiçbirini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılır. Aynı konuya ait belgelerin coğrafik, alfabetik veya kronolojik ayrımının gerektiği durumlarda, dosya planında herhangi bir istisnai durum belirtilmemişse, konu numarası kullanılmak kaydıyla aynı dosyalar açılabilir. Dosya planında istisna getirilen ayrımlara ilişkin kullanılacak kısaltmalar planın "Ek-1" ve "Ek-2" bölümünde verilmiştir. Bu ayrımların gerektirdiği durumlarda "Ek-1" ve "Ek-2" bölümünde verilen kısaltmalar dosya numarasına yansıtılarak kullanılır ve aynı dosyalar açılması sağlanır.

197 Örnek: Ülkelere göre ayrı dosya açılması gerektiğinde DE: Almanya ile Enerji Konusunda İşbirliği IQ : Irak ile Enerji Konusunda İşbirliği Örnek: İllere göre ayrı dosya açılması gerektiğinde : Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Sakarya) : Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Konya)

198 Seri numarası alan (dava dosyaları, muhtelif kararlar vb.) belgelere erişimi daha da etkinleştirebilmek amacıyla "s" kısaltması kullanılarak belgenin seri numarası dosya numarasına eklenir. Örnek: Kararlar için S 54/351: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı S 035: 35 numaralı Satınalma Komisyon Kararı Örnek: Dava dosyaları için: S 2004/13: 2004/13 sayılı İdari Dava Dosyası S 2003/115: 2003/115 sayılı İcra Dava Dosyası Yazının dosya numarası, yazıyı hazırlayan veya konunun uzmanı "evrak memurları" tarafından dosya planı doğrultusunda belirlenerek yazıya yansıtılır ve işlemi biten yazılar bu dosya numarası dikkate alınarak dosyalanır.

199 Anahizmet birimlerinin yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin faaliyetleri ile ilgili hazırlayacakları yazının dosya numarası, ortak alanlarda ilgili faaliyet için hazırlanmış planlardan en uygun konu tespit edilerek verilir. Bu yazı için hazırlanacak olan cevap yazılarında da aynı dosya numarası değiştirilmeden kullanılır. Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda, konuya en yakın numara, yazının dosya numarası olur. Kurumdaki hizmet birimlerinde birliktelik sağlamak amacıyla aynı konu ile ilgili olan yazılar, aynı dosya numarası ile açılacak dosyalarda toplanır. Birimler aynı konudaki yazılar için farklı dosya numaraları kullanmazlar. Kurum ve kuruluşlar, dosya planının hedeflenen amaçları doğrultusunda kullanımını gerçekleştirebilmek, uygulamaları takip etmek ve denetlemek üzere dosya planından sorumlu bir birim belirlerler. Planın ekinde bulunan "indeks", dosya numarasına hızlı bir biçimde ulaşmayı amaçlamaktadır. İlgili bölümler incelenmeden yazıya kesinlikle dosya numarası verilmez. Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği veya geldiği zaman açılır.

200 Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya kadar "işlemdeki yazılar" adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli; işlem tamamlandığında, ilgileri ile bir araya getirilerek asıl dosyaya konulmalıdır. Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda, müteselsil (birbirini takip eden bir sıra ile) sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır. Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan "Kurum adı veya rumuzu", "birim adı veya rumuzu", "Dosya numarası", "Konu adı" ve "yılı" gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır. Dosya üzerinde bulunması gereken unsurların tatbikinde kurum içinde birliktelik sağlanması amacıyla, dosyalama hizmetlerinden sorumlu birimler gerekli girişimlerde bulunmalıdır. Dosya numaraları, dosyanın konusunu belirlemenin yanı sıra, dosyaların arşivde raf üzerinde bulunması gereken yerini de belirleme özelliğine sahiptir. Arşivlerde dosyalar, dosya numaraları dikkate alınarak hiyerarşik bir bütünlük içinde saklanır. Dosyaların bu şekilde saklanması, birbirleri ile ilgili konulara ait dosyaların bir arada bulunmasını sağlayarak, ileride arşivlerde yapılacak tasnif işlemlerinde uygulanacak "asli düzen "in kendiliğinden oluşumuna imkan vererek temelini oluşturur.

201 Üniteler, her yılın ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosyaları Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik'in 12'nci maddesi hükmüne göre uygunluk kontrolünden geçirerek birim arşivine devrederler. Devir işlemlerinde, dosyaların ünitelerinde oluşturulan asli düzenleri kesinlikle bozulmaz. Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya ayrılması gereken dosyalar birleştirilir veya ayrılır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde, açılmış bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate alınır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinden dolayı dosyada yapılan düzenleme, dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılığa sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar doğrultusunda dosya üzerinde de gerekli düzeltmeler yapılır. Dosyaların ünite, birim ve kurum arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi, devri vb. arşiv işlemlerinde "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik" hükümlerine uyulur.

202 Dosya planında, yeni konuları açılması, mevcut olanların kaldırılması ya da düzeltilmesi gerektiği durumlarda, düzenlenmesi gereken alan; Anahizmet birimlerinin numaralandırıldığı sayısal aralığında ise, dosya planından sorumlu birim haberdar edilerek bu birimlerce, Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin numaralandırıldığı ile sayısal aralığında ise, kurum veya kuruluşların dosya planlarından sorumlu birimlerin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünü haberdar etmesi üzerine bu Genel Müdürlükçe uygun görülen düzeltmeler yapılabilir.

203 Dosya planında "Diğer" adı ile ifade edilen dosya numaraları kullanılarak açılan dosyalar yıl sonunda birimlerince incelenerek yoğun yazışma sebebiyle plana eklenmesi zorunlu görülen konular belirlenir. Dosya planları için öngörülen değişiklikler yıl sonunda yapılır. Tüm kamu kurum ve kuruluşlarında müştereken kullanılabilecek bir dosya planı, benzer hizmet ve faaliyetlerde birliktelik sağlamak amacıyla Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından kurum ve kuruluşların bu alanlar için tespit ettikleri konu başlıkları dikkate alınarak hazırlanmış ve kullanıma sunulmuştur. Bu noktada dikkat edilmesi ve özen gösterilmesi gereken husus, bu planın tüm kurum ve kuruluşlarca uygulanmasını sağlamaktır. Planda gerekli olan gözden geçirmelerin yapılabilmesi için, yenilenmesi gereken hususların plandan sorumlu noktalara bildirilmesi ile planın sürekli güncel tutulmasını sağlamak ve planın temel kurallarına bağlı kalınarak, dosya oluşumunu sağlamak gerekmektedir. Bu kuralların uygulanmaması, sürekli takibinin yapılmaması ve gerekli yenilemelerin zamanında yapılmaması durumunda, planın varlığı hiçbir anlam ifade etmeyecektir.

204 Dosya planı, kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda oluşmuş belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteri şeklinde tanımlanmıştı. Bu tanım yalın ifade ile birime gelen veya birimden çıkan yazıların konulacağı dosyanın (adresinin) belirlenmesi ve belirlenen adres doğrultusunda çeşitli tekniklerle dosyalarına konulması işlemidir. Dosyalama işlemi iki ayrı faaliyet tir. Bu faaliyetlerin ilki üzerinde bir işlem gerektiren herhangi bir yazıya cevap olarak hazırlanacak veya bilgi amacıyla gelen ve üzerinde işlem gerektirmeyen yazıların öncelikle adresinin belirlenmesidir. Adres belirlemede ön planda tutulması gereken unsur, yazının konusudur. Yazının konusu doğrultusunda dosya planı kullanılarak konuya en uygun dosya numarası belirlenir, yazıya yansıtılır. Belirlenen bu numara, yazının ait olduğu dosyayı gösterme özelliğine sahiptir. Uygulayıcıların dosya numarasını belirlemede dikkate alması gereken en önemli husus, yazının konusunun ön planda tutularak hangi adreste bulunması gerektiğinin tespitidir. Bir kısım faaliyetler vardır ki faaliyetin büyüklüğü ve doğası gereği birçok farklı konuya ait belgeyi aynı dosya içinde barındırılması gerekir. Bu gibi durumlarda aynı faaliyete ilişkin farklı konulardaki yazıların parçalanarak aynı dosyalar açılması sağlıklı olamayacağından dolayı, faaliyetle ilgili en uygun dosya numarasını tespit edilerek dosyaya girmesi gereken bütün belgelere bu dosya numarasının yansıtılması en uygun yöntemdir.

205 Faaliyetle ilgili en uygun dosya numarasını tespit edilerek dosyaya girmesi gereken bütün belgelere bu dosya numarasının yansıtılması, aynı konu numarasını taşıyan belgelerin tek bir dosyada toplanması sağlamış olur. Belgenin konulacağı dosya numarasının tespitinin ardından ikinci aşama, belgelerin yoğunlukları dikkate alınarak dosyalarına konulması işlemidir. Dosya planı uygulaması, aynı dosya numarasını taşıyan belgelerin aynı dosya numarası ile açılacak dosyada toplanması hedefi doğrultusunda, dosyalama işlemi yapacak personele belgelerin yoğunluklarına göre farklı dosya açma imkanını sağlamaktadır. Dosya planında listelenen her konu müstakil bir dosya açılması imkanını sunmaktadır. Planın hazırlanmasında birbirleriyle ilgili konuların ana faaliyet altında bir alt konu ve alt konuya bağlı yan konular şeklinde sıralanmasının asıl sebebi etken belgelerin yoğunluğuna göre yan konular veya alt konularda dosya açılmasına imkan sağlamanın yanında, tali ve alt konularda yoğun belge oluşması durumunda ana konu altında açılacak dosyada birbirleriyle ilişkili konulara ait belgelerin tek dosyada toplanmasını sağlamaktır. Bu sayede farklı dosya numaraları taşıyan belgeler için yığınlarca dosya açılması engellenerek az sayıda ortaya çıkmış belgelerin ana dosya numarası taşıyan dosyada toplanması sağlanır.

206 Uygulama aşaması için bir öneri: Hazırlanan bir yazı alt konu veya tali konu numarası almışsa, yazının almış olduğu numara ile dosya açmak yerine, ana dosya numarası altında "Genel" bir dosya açarak bu dosyada toplamak, zaman içerisinde bu dosyadaki alt ve yan konulardaki birikim yoğunluğuna göre kendi özel numaraları ile dosya açmak daha verimli olacaktır. "Genel" adı ile açılan dosya içerisindeki alt ve ikincil konulardaki belgelerin dosya içerisindeki ayrımını sağlamak amacıyla "yarım kapak" dosya kullanımı veya "ayraç" kullanımı dosya içindeki belgenin düzeni ve ulaşımı açısından olumlu sonuç verir. Standart dosya planının amacı; tüm kurum ve kuruluşlarda benzer hizmet ve faaliyetlerde birliktelik sağlamak suretiyle, bu faaliyetler neticesinde teşekküi eden belgelerin aynı ad ve numara ile açılacak dosyalarda toplanmasını gerçekleştirmektir. Bunu sağlamaya yönelik olarak "ortak alanlar" şeklinde adlandırılan tüm kurum ve kuruluşlarda var olabilecek faaliyetler, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanmış ve 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuştur.

207 "Ortak alanlar" ın müşterek kullanımı ile tüm kurum ve kuruluşlarda bu alanlarla ilgili açılacak dosyaların aynı ad ve numara ile adlanması ve aranması sağlanmış olacak, kurum içindeki tüm hizmet birimlerinde de aynı faaliyetlerle ilgili belgelerin aynı ad ve numara ile açılacak dosyalarda toplanmasına imkanı sağlanacaktır. "Ortak alanlar" isminden de anlaşılacağı üzere tüm birimlerin kullanımına açık alanlar olup bu alanlardaki faaliyetlerle ilgili bir belgenin oluşması ile bu alanlardaki dosya numaraları kullanılarak dosya açılabilir. Bu sayede, aynı faaliyetlere ilişkin belgelerin aynı ad ve numara ile açılacak dosyalarda toplanması sağlanmış olur. Bu şu anlama gelmektedir: Birimin üstlenmiş olduğu görev ne olursa olsun faaliyet alanı ile ilgili oluşan belgelerinden bir bölümü "faaliyet raporları" ise, "ortak alanlar" dan "Genel İşler" başlığı altında "040" dosya numarası ile; "malzeme talepleri" ise, "idari işler" başlığı altında "809.01" dosya numarası ile; "kurum içi personel görevlendirme" ise, "Personel işleri" başlığı altında "904.01" dosya numarası ile dosyalanır.

208 Standart dosya planının hacimli olması ve hazırlanacak yazılara plandan faydalanılarak dosya numarasının yansıtılması mecburiyeti, yazıyı hazırlayan personeli sıklıkla planda uygun konu numarasını aramaya yönlendirir. Bu da çoğunlukla zaman kaybına sebebiyet verir. Bu sebeple, yazı hazırlayan ve dosyalama yapan her personelin dosya planını bir kereye mahsus inceleyerek yapmış olduğu yazışmalar için hangi dosya numaralarını kullanacağını tespit etmesi yani kendine ait özet bir plan hazırlaması uygun olacaktır. Böyle bir uygulama, zaman kaybını önleyecek, aynı konulu yazılara farklı dosya numarası verilmesi engellenecektir. İşlem görmek üzere gelen yazılarda bulunan dosya numarasının dikkate alınıp alınmayacağı üzerinde önemle durulması ve açıklanması gereken hususlardan biridir. Dosya planı her ne kadar kurum ve kuruluşlarda benzer faaliyetlerde birliktelik sağlamayı amaçlamış olsa da uygulamalardan doğabilecek hatalar, işlem görmek üzere gelen yazının, yazıyı gönderen birimin ana faaliyeti olması gibi sebeplerden dolayı belgenin birimde dosyalanacağı adresi verme özelliği bulunmamaktadır. Gelen yazıların dosya numaralarının sadece bir fikir vermek amaçlı kullanımı söz konusu olmalıdır. Bu gibi yazılara cevap olarak hazırlanacak yazılarda, yazının nerede dosyalanması gerektiğine karar vererek yerini birim sorumlusunun bunu belirlemesi ve bu mahiyetteki tüm yazılara da aynı dosya numarasını uygulaması gerekmektedir. Ancak, özellikle kurum içi yazışmalarda her birimde ortak dosya numaralarının kullanımını sağlamak, birimler arası yapılacak toplantılar neticesinde müştereken kullanılacak dosya numaralarının tespiti ile mümkün olabilecektir.

209 TEŞEKKÜRLER...