2.DERS PROJE İLE İLGİLİ GENEL TANIMLAR

Transkript

1 2.DERS PROJE İLE İLGİLİ GENEL TANIMLAR 1

2 1.PROJE NEDİR? Proje, önceden belirlenmiş bir süre içerisinde değişim oluşturmayı hedefleyen, birbiriyle ilişkili amaç ve hedeflere sahip olan, uygulanması sonucunda çeşitli ürünlerin ortaya çıktığı çalışmadır. Bilimsel bir çalışma olan projede; gözlem yaparak bilgi toplama, elde edilen bilgilerin düzenlenmesi, bilgiler arasında neden-sonuç ilişkisinin olup olmadığının araştırılması, gelecek nesillere bilgilerin ve sonuçların aktarılması söz konusudur. 2

3 1.1.Bir Projede Bulunması Gereken Temel Özellikler; Proje, bir ihtiyaçtan doğmalı ve ihtiyacın kaynağı olan sorunu çözmek için kurgulanmalıdır. Belirlenen ihtiyaçlar doğrultusunda açıkça belirtilmiş hedefleri olmalıdır. İlgili tarafları net bir şekilde belirlenmiş olmalıdır (İlgili taraflar; projenin içinde bulunduğu çevre, ürünün/hizmetin sunulduğu kitle, projede görev alanlar, finansman kuruluşlar vb.). Projenin uygulanacağı yer (kapsayacağı bölge ve/veya mekânlar) belirli olmalıdır. 3

4 Belirli bir zaman diliminde gerçekleşmelidir. Belirli bir bütçesi olmalıdır. Belirli kaynakları tüketmeli ve sonucunda belirli çıktıları sağlamalıdır. Unsurları anlamında özgün ve tek olmalıdır. Hedeflere ulaşmak için yapılması gereken her faaliyet ve bu faaliyetlerin nasıl bir sıralama ile gerçekleştirileceğinin ayrıntıları belirlenmiş olmalıdır. Uygulama aşamasında projeyi etkileyebilecek varsayımları net ve kabul edilebilir olmalıdır. 4

5 2. Bilimsel Proje Nedir? Bilimsel proje, bilimsel yöntem kullanarak bir deneyin, araştırmanın ya dabir buluşun sunuşudur. Bir öğrencinin, ilgilendiği bir konu hakkında araştırma yapmasını, araştırma sonuçlarını bir raporla düzenlemesini ve en sonunda tüm bulgularını sınıfta ya dabir yarışmada sunmasını içerir. Bilim adamları, bilimsel yöntemi kullanarak araştırma yaparlar, araştırmalarının sonucunu da makaleler yazarak bilimsel dergilere gönderirler ya da Sempozyumlarda sunarlar. Böylelikle fikirlerini paylaşırlar ve yeni bilimsel bilgiler yayılır. 5

6 Bilimsel proje çalışmaları yaratıcılığı uyandırdığı ve yaratıcı düşünmeye özendirdiği, kişiliği ve mantıksal düşünmeyi, problem çözme ve iletişim yeteneğini geliştirdiği, bilimsel yöntemle gerçek yaşamı ilişkilendirmeyi öğrettiği ve toplumdaki buluşçu ruhu harekete geçirmektedir. Şunu unutmayın! Ne kadar çok bilgili sahip olursanız o derecede problemin üstesinden gelebilirsiniz. 6

7 2.1.Bilişim Projelerinin Diğer Projelerden Farkları Gelişen teknoloji ile paralel olarak yeni teknik olanaklar ortaya çıktıkça, Bilişim Projeleri nin hedefleri de proje sürecinde hızlı değişimler göstermektedir. Değişen hedeflere kolayca uyum sağlamayı gerektiren proje yönetimi gereksinimi bilişim projelerine özgüdür. Proje bitirilip, ürün işler hale geçmeden, projenin başarısı sağlıklı olarak ölçülememektedir. 7

8 Yazılım geliştirmeyi içeren bilişim projelerinde ürünün tanımlanması kişilere ve kişisel beklentilere bağlı olduğundan ve kişiden kişiye değiştiğinden projenin tanımlanması ve tanımlandığı şekilde tamamlanması zorlaşır. Ortaya koyduğu ürünler ve karşılaması beklenen gereksinimler projenin bitiminden sonra da değişebilir. Buna tasarım ve gerçekleştirim aşamasında dikkat edilmelidir. 8

9 Bilişim Projeleri nin sonucunda genellikle ilgili kurumda bir örgüt değişikliği gerekir. Projelerin planlanması ve yürütülmesi aşamasında, bu tür bir proje örgüt değişikliğinin hayata geçirilmesinde karşılaşılabilecek sorunlar dikkatle irdelenmeli ve çözümler bulunmalıdır. Aksi takdirde proje sonuçlarından yeterince yararlanma olanağı olmayacaktır. 9

10 3. Yazılım Geliştirme Dünyasının Sorunları: İletişim Alanındaki Yetersizlikler: Uygulamalar, sistemler ve kurumdaki birimler arasındaki ve farklı kurumlar arasındaki iletişim sorunu yaşanmaktadır. Güvenlik Alanındaki Yetersizlikler : Çalışanların ihtiyaç duydukları verilere, ihtiyaç duydukları anda, kesintisiz, hatasız ve güvenli bir şekilde ve istedikleri platformdan erişebilmeleri mümkün olmayabiliyor. 10

11 Performans Alanındaki Yetersizlikler : Ortaya konulmak istenen yazılım bellek veya donanımsal yetersizliklerden dolayı istenilen performansta çalıştırılamayabilir. Zaman yetersizliği : Uzun ve zahmetli yazılım geliştirme, test ve dağıtım süreçlerinin uzun zaman alması. Farklı Platformlardaki kod farklılığı: Bir uygulamanın farklı platformlarda çalıştırılabilmesi için, aynı işlemleri gerçekleştirecek kodların tekrar tekrar yazılması gereksinimi. 11

12 4. Çözüm Platformu Proje yönetimi, planlama anlamında 19. yy sonlarından itibaren bilinmekteydi. Ancak bir iş süreci olarak II.Dünya Savaşı sırasında geliştirildiği kabul edilmektedir. Savaşlar, taşıdıkları kritik önemler açısından büyük projelerin başarıya ulaşabilmesi için çeşitli yönetim tekniklerinin geliştirilmesinde önemli rol oynamışlardır. 12

13 Atom bombasının yapılması için oluşturulan çok büyük çaplı Manhattan Projesi nin başarısı için yapılan eşgüdüm çalışmaları ile bütçe ve kaynak yönetimi çabaları da bugünkü anlamda proje yönetimi tekniklerinin oluşturulmasını sağlamıştır. Bilişim projeleri önceden belirtilen sorunlar ve özellikle geç sonuçlandırılmaları, bütçelerini aşmaları ve hedefe ulaşamamaları ile ünlü projelerdir. 13

14 Sanayi ve inşaat sektöründeki proje deneyimlerinin yüzyılı aşkın olduğu göz önünde bulundurulduğunda tekniklerin pek fazla denenmediği, hatta oluşumlarını bile tam olarak tamamlayamadıkları söylenebilir. Microsoft 1990 yılında yaşanacak 10 yılı da öngörerek, sorunlara çözüm sunacak bir platform geliştirmeye başladı. Yazılım dünyasındaki uygulama geliştiricilere yönelik olarak 2000 yılında Microsoft.NET platformunu sundu. 14

15 Bu platform sayesinde yazılım geliştiriciler, Windows, Web ve mobil platformlara yönelik uygulamaları çok daha hızlı, kolay ve güçlü şekilde geliştirebilecekleri bir altyapıya kavuşmuş oldular. Ancak bu çözüm sadece Microsoft patenti ile kalmamalı, genelleştirilmeli ve Microsoft un bile geliştirdiği projeler de esas olan proje yönetiminin uygulanmasıdır. 15

16 5. Projelerin Ortaya Çıkış Nedeni Piyasada ortaya çıkan yeni talepler: Yeni ürün ya da hizmete piyasa da sürekli gereksinim duyulmaktadır. Bunun sonucunda mal ya da hizmet üreten birim ya da kuruluşlar, kendi ürünlerini geliştirerek kullanıcıya daha iyi hizmet sunmayı hedeflemektedirler. İşletmenin gereksinimleri: İşletmelerin gereksinimleri sürekli artmaktadır. Bundan dolayı kuruluş içinde yeni bir hizmete ya da var olan hizmetin ortaya çıkan ihtiyaçları karşılayabilir duruma gelmesi gerekmektedir. 16

17 Müşteri istekleri: Bir ürünü almakta olan müşteri ya da kullanıcılar aldıkları üründe bir değişiklik isteğinde bulunabilir. Müşterinin ihtiyacı doğrultusunda projede değişiklik veya eklenti yapılabilir. Teknolojik Gelişmeler: Teknolojinin gelişmesiyle ortaya çıkan yenilikler var olan projede değişim ihtiyacı ortaya çıkartabilir. Yasal zorunluluklar: Kimi durumlarda piyasadan, müşterilerden ya da kuruluş içinden bir istek gelmese de yasal düzenlemelerin değişmesiyle yeni projeler ortaya çıkabilir. 17

18 6. Projenin Tanımlanması Projenin tanımlanması sürecinde üzerinde çalışılacak konular şunlardır: Ürün Tanımı: Proje sonucunda ortaya çıkacak ürünün ne olduğu, özellikleri ve neyi yapıp, neyi yapmayacağı açık bir şekilde ortaya konulması gerekmektedir. Stratejik Plan: Tanımlanacak olan proje, ilgili kuruluşun stratejik hedeflerine uygun olmalıdır. Bu nedenle, projenin kuruluşun stratejik planına uyumunun irdelenmesi gerekmektedir. 18

19 Geçmiş Projelere Ait Bilgiler: Önceki projelere ait bilgiler, projenin tanımlanması aşamasında ele alınarak, mevcut deneyimlerin de projeye yansıtılması sağlanmalıdır. Proje Başlatma Belgesi: Bu belgenin onaylanması ile projenin varlığı resmen kabul edilmiş olacaktır. Bu belgede özellikle birazdan belirteceğimiz konular mutlaka yer almalıdır. 19

20 6.1.Proje Başlatma Belgesinde Yer Alması Gereken Konular: Projenin karşılayacağı gereksinim, Projenin sonunda ortaya çıkacak ürün, Proje sonunda teslim edilecek mal ve hizmetler, Projenin hedefleri, Kısıtlamalar Varsayımlar. 20

21 7. Projenin Onaylanması Projenin tanımlanmasından sonra, mutlaka üst yönetimin onayı alınmalıdır. Bu noktada onay alınmadan diğer adımlara geçilmemelidir. 21

22 8. PROJE YÖNETİMİ Bir projenin başarı ile bitirilmesini sağlamak üzere; Kaynakların (gerekli bilgi, beceri, araç ve teknikler) ve harcanması gereken çabaların planlanması, yönlendirilmesi ve denetlenmesi işlemlerinin bütünüdür. Proje Yaşam Döngüsü 22

23 8.1. Projenin Yönetiminin Bileşenleri Proje yönetimi, çeşitli yönetim alanlarının birleşmesinden meydana gelmektedir. Proje yönetiminin bileşenleri olarak tanımlanabilecek alanlar şunlardır: Bütünleştirme Yönetimi: Proje öğelerinin eşgüdümünü (koordinasyon) sağlayan süreçler tanımlanır. Proje planlama, planın yürütülmesi, değişim denetimi yöntemleri (metotları) uygulanır. 23

24 Kapsam Yönetimi: Projenin başarı bir şekilde sonuçlandırıla bilmesi için gereken tüm işlemlerin projede yer alması sağlanmalıdır. Zaman Yönetimi: Projenin zamanında bitirilmesini sağlayacak süreçler tanımlanır. Yapılacak işlerin tanımı, sıralanması, sürelerin tahmini ve zaman çizelgesinin (schedule) geliştirilmesi ve denetiminden oluşur. Maliyet Yönetimi: Projenin onaylanma bütçesi ile projenin bitirilmesini sağlayacak süreçler tanımlanır. 24

25 Kalite Yönetimi: Kalite planlama, kalite güvence ve kalite denetimi yöntemleri uygulanır. İnsan Kaynakları Yönetimi: Proje ile ilgili işgücünün daha etkin kullanımına yönelik süreçler tanımlanır. Örgütsel planlama, kadro kurma ve takım oluşturma yöntemleri uygulanır. İletişim Yönetimi: Proje bilgilerinin zamanında ve uygun biçimde üretilmesi, derlenmesi, dağıtılması, saklanması ve düzenlenmesi süreçlerini tanımlar. İletişim planlama, bilgi dağıtımı ve performans raporlama yöntemleri uygulanır. 25

26 Risk Yönetimi: Proje risklerinin belirlenmesi, analiz edilmesi ve çözümlerin uygulanmasına yönelik süreçler tanımlanır. Risk tanımlama, risk boyutu belirleme, riske karşı planlama ve risk azaltıcı denetim yöntemleri uygulanır. Satın Alma Yönetimi: Proje için gerekecek ürün ve hizmetlerin dışarıdan alınması süreçleri tanımlanır. Satın almanın planlanması, talep planlama, talep, firmanın seçimi, sözleşme yönetimi ve sözleşmenin imzalanmasından oluşur. 26

27 9. PROJE YÖNETİCİSİ Bir projeyi yönetmek üzere görevlendirilen ve projeyi, mümkün olan en yüksek üretkenlik, en düşük belirsizlik ve risk ile yürütmekten sorumlu olan kişidir. 27

28 9.1. Proje Yönetcisi; Lider ruhlu olmalıdır, Sorunları çabuk fark edip, soğuk kanlılıkla karşılayıp, çözüme odaklanan yapıda olmalı ve yaratıcı çözümler bulabilmeli, Konuya ve işe hakim olmalı, Yetkilerini bilen ve kullanmaktan çekinmeyen, Çabuk ve doğru karar verme yetisine sahip olan, Olumlu ve enerjik olmalıdır, Araştırmacı olmalı (Gerekli kaynaklara başvurmalı)dır. 28

29 Değişik kaynakları uyumlu olarak kullanabilme becerisine sahip olmalı, İletişimi güçlü olmalı ve çeşitli yöntemleri uygulayabilmeli, Elemanlara sorumluluk vere bilme ve onları izleme becerisi sahip olmalı, Güvenilir olmalı, İnisiyatif sahibi olmalı, Hızlı öğrenebilmeli, Ufkunun geniş olması gerekli, 29

30 İyi sunuş yeteneği sahip olmalı, Söze ve yazıya dayalı iletişimi iyi yapabilmeli, Dili iyi kullanabilmeli, Değişik seviyeden yönetim kadroları ile iş yapması gerektiğinde her seviyede eşit derecede rahat davranabilmeli, Kendine güvenmeli, Planlama yapabilmeli. 30

31 9.2.Proje Yöneticisinin Görev ve Sorumlulukları Proje yöneticisi hem proje ekibini kurmak hem de projeyi gerçekleştirirken onları yönlendirmekten sorumludur. Bu sorumluluklar şunları içerir: Proje ekibinin hangi niteliklere sahip kişilerden oluşacağını belirlemeli, ihtiyacı doğrultusunda ekibini oluşturabilmeli Görevlerini ve sorumluluklarını ekibine eksiksiz bildire bilmeli Ekibin gerekli kaynaklara ulaşmasını ve gerekli eğitimi almasını sağlamalı, Proje ekibini hedefe ulaşmaları için isteklendirme (motivasyon), cesaret ve yönlendirmeyi sağlamak. 31

32 Bir projede proje yöneticisi tek olmalıdır. Bu proje yöneticisinin en temel görevleri: Amacını kaybetmemeli, gözleri hedefte olmalı, Yapılacak işleri listelemeli, İşi yapacak kişileri ve iş dağılımını belirlemeli, Beklentileri yönetmeli, hata için pay bırakmalı, geri adım atacak olanak yaratmalı, Uygun bir liderlik biçimi seçmeli, Projede ne olup bittiğini bilmeli, Proje ile ilgili olarak proje elemanlarını açık ve net olarak bilgilendirmeli, Projeyi tamamlamalı (hedefe ulaşmalı). 32

33 10. PROJE YÖNETİCİSİ YÖNETİM DÖNGÜSÜ 33

34 11. PROJE EKİBİNİ Proje Ekibini Oluşturma Projenin gerektirdiği teknik bilgi ve beceri ile donatılmış, eksik kalan bilgi ve becerileri için proje öncesinde ve/ya da süresince kısa süreli eğitim programlarından geçirilmiş kişilerden oluşmuş ekiptir. 34

35 11.2. Proje Ekibi Seçiminde Dikkat Edilecek Noktalar Proje hakkında bilgili ve deneyimli elemanlar kimlerdir? Farklı elemanların proje grubuna katılımları ne gibi yararları sağlayacak ya daengelleri getirecektir? Hangi elemanlar proje sonuna kadar performanslarını koruyabilir? Proje ekibine katılımın kişiler için yararları ya da engelleri nelerdir? Seçilen ekip grup çalışması yapmaya uygun mudur? Farklı elemanlardan proje ekibinin sürekli üyesi yapılmadan da yararlanılabilir mi? Bu soruların irdelenmesi ile sağlıklı bir proje ekibi kurulabilecektir. 35

36 11.3. Proje Ekibinin Sorumlulukları Proje kalitesini olumsuz etkileyebilecek, kullanıcı istekleri ile uyumsuzluk gösterebilecek problemleri çıkmadan önce engelleyecek önlemleri almak, Herhangi bir sorun çıktığında, sorunu belirlemek ve kaydını tutmak, Sorun için proje çerçevesinde çözüm yolları önermek ve uygulamaya sokmak, Soruna neden olan aksaklık giderilinceye kadar, bu sorundan etkilenecek olan işleri denetlemek. 36