5.DERS PROJEDE YÜRÜTMENİN PLANLANMASI

Transkript

1 5.DERS PROJEDE YÜRÜTMENİN PLANLANMASI 1

2 1. PROJENİN PLANLANMASI? Proje planlaması yapılmadan iyi bir proje önerisi hazırlanması mümkün değildir. Bu nedenle planlama ile ilgili sorunları ortaya koymanın bir yolu proje bileşenlerinin iyi irdelenmesidir. Proje kaleme alınmadan önce (teklif formları doldurulmadan) projeyi oluşturan bileşenlerin tek tek geliştirilmesi gerekir. 2

3 1.1. Proje Planlamasında Dikkate Alınması Gereken Hususlar? (Avrupa Birliği hibe Programlarına yönelik Proje Hazırlama Rehberinden Alıntı Yapılmıştır.) 3

4 4

5 5

6 6

7 2. PLANLAMANIN ÖNEMİ Proje yöneticisi, üst yönetim, müşteri ve ekip üyelerinin projenin bütünü hakkında açık fikir edinebilmeleri için plan en iyi araçtır. Plan, proje yöneticisi ve ekip üyelerine kritik aşamalar başlamadan önce kaynakların ne zaman ve nasıl harcanması gerektiği konusunda fikir verir. İşlerin birbirine olan bağımlılığının tanımlanması, darboğazları göstererek değişik çözüm yollarının bulunmasını daolanak tanır. 7

8 Planının yürürlüğe konulması ile beraber, proje yöneticisi, planlanan ile gerçekleştirilenler arasında karşılaştırma yaparak düzeltici önlemler alabilir. Plan, gereksinimlerde ve proje ekibindeki değişim ile üçüncü kişilere bağımlılık gibi engellerin uyarımını önceden yapar. Planlama, tüm proje ekibinin, destekçilerin ve yöneticilerin katılımını gerektirdiğinden, gereksinimlerin belirlenmesinde, projenin tanımlanması sırasında projeye ilgi duyulmasını, benimsenmesini ve gereksinimlerin anlaşılmasını sağlar. 8

9 3. PROJE PLANI Proje planı beş ana bölümden oluşur; Giriş Proje Organizasyonu Proje Yönetimi Teknik Yaklaşım İş Paketleri 9

10 3.1. Giriş Projenin oluşumu, üst yönetime yönelik olarak oluşturulacak veya geliştirilecek sistemin genel hatlarıyla kısa bir tanıtımı bu bölümde yapılmaktadır.. Projeden beklenen ve kullanıcıya verilecek (deliverable) yazılım ürünü, dökümantasyonu, eğitim ve ihtiyaç duyulan diğer servisler burada anlatılır. 10

11 3.2. Proje Organizasyonu Projenin nasıl örgütlenmesi gerektiğini burada anlatır. Hangi yaşam çevrim modeli uygulanacak, Geliştirme işlemleri ve doğrulanmaları, Geliştirici elemanlarca yapılacak işler, Kullanıcıya düşen işler, Proje elemanları arasında diğer gruplarla (kalite gibi) yönetsel ilişkiler, geliştirici kullanıcı ilişkileri ve varsa taşeron firma ile ilişkileri vb. Bu bölümde belirlenir. 11

12 3.3. Proje Yönetimi Risk analizinin sonuçları ve en çok olası olanların nasıl çözümleneceği burada açıklanır. Proje elemanlarının nasıl seçileceği, hangi mezuniyetlerin arandığı ve projeye atananların listesi bulunur. Proje faaliyetlerinin nasıl takip edilip rapor edileceği, kullanıcıyı ve üst yönetimi bilgilendirme şekli bubölümde belirtilir. 12

13 3.4. Teknik Yaklaşım Bu bölüm yazılımın geliştirilmesinde kullanılacak teknik çözümlemeye ayrılır; Geliştirme metodları, Kullanılacak notasyon, Yazılım araçları Bu bölümde belirtilir. 13

14 3.5. İş Paketleri İş paketlerinin tanımı, aralarındaki ilişkiler ve yapacak elemanların yetenekleri, İş paketi bazında ve projenin değişik devreleri için projenin kaynak gereksinimleri, Projenin zamanlaması. Bu bölümde belirlenir. 14

15 3.6. Yürütme Planında Olması Gerekenler Kullanıcılar kimlerdir? Kullanıcıların gereksinimleri nelerdir? Başlangıç noktası nedir, nerede sonlandırılacaktır? Teknik performans gereksinimleri nelerdir? Maliyet sınırlamaları nelerdir? Proje ne kadar süresi bitirilecektir? 15

16 Proje riski ve boyutu nedir? Projeyi hedeflerine ulaştırabilecek işlerin tanımlandığı ve gruplandırıldığı sınıflandırılmış iş listesi oluşturulmuş mu?, Ara hedeflerin listesi ve başarıldığının anlaşılmasına olanak verecek şekilde tanımlanmış mı?, Ara hedef ve sınıflandırılmış iş listesi kullanılarak oluşturulan ve projedeki işlerin sırasını ve birbirleri ile olan ilişkilerini gösteren çizelge yapılandırılmış mı?, 16

17 Proje ekibi listesi ve sınıflandırılmış iş listesi ne göre görev tanımı yapılmış mı?, Projedeki her bir işe ait bütçe ve zamanlama yapılmış mı?, Projedeki gelişmelerin ilgililere (müşteri, ilgili birimler vb.) nasıl iletileceğinin tanımı belirtilmiş mi?, Projenin kimin tarafından, ne sıklıkla ve ne amaçla gözden geçirileceğinin tanımı yapılmış mı? 17

18 3.7. Sınıflandırılmış iş Listesi Örneği 18

19 4. İŞ PAKETLERİNİN TANIMLANMASI 4.1. İş Paketi: Projenin alt ürünlerini gösteren ve bu ürünün ortaya çıkması için yapılacak işlerin tümünü içeren işler grubudur. Her işin tanımlanması sırasında işin süresi de tahmin edilir. Kullanılacak planlama tekniğine bağlı olarak (CPM, PERT gibi) bir tek süre ya da olasılıkları dikkate almak üzere iyimser edilebilir. kötümser süreler tahmin 19

20 Her iş paketi için maliyet hesaplarının çıkarılması daha önceki deneyimlere göre yapılır. Kaynak gereksinimi belirlendikten sonra proje yürütücüsü her işin zamanlamasını yapar. Örneğin, satırlık bir programlama işi normalde 40 insan /günlük emek gerektirir (Humphrey 1989). 20

21 İş listesinin hazırlanması sırasında, bu işlerin anlamlı bir biçimde birleştiği ya da bitirildiği noktalardan ara hedefler (milestone) belirlenmelidir. Bu hedeflerin uygun biçimde belirlenmesi, proje yöneticisinin,projeyi izlemesini ve kontrol edebilmesini kolaylaştıracaktır. 21

22 Ara hedef oluşturabilecek işlerden bazıları: Ara proje teslimi, Müşteri toplantısı, Proje gözden geçirme toplantısı, Projeye devam et/etme kararı, Kalite il ilgili bir kontrol. 22

23 5. ZAMAN PLANLANMASI Sınıflandırılmış iş listesinde yeralan işler arasında herbir işin diğerinin bitmesini bekleyip beklemeyeceği ya da diğeri bitmeden başlayamayacağı gibi mantıksal ilişkilerde tanımlanır. Bu ilişkiler ve iş süreleri kullanılarak her işin ne zaman başlayıp ne zaman biteceği bulunur. Projenin nezaman biteceği deböylece ortaya çıkar. 23

24 6. KAYNAK ve MALİYET PLANLAMASI Her iş için kimin ya da kimlerin ne kadar çalışacağı ve ek kaynaklara gereksinim duyulup duyulmayacağı belirlenir. Bu çalışma önceden belirlenmiş süreleri etkileyebilir ve bu süreleri yeniden gözden geçirmek gerekebilir. Yani zaman planlaması sürekli olarak yinelenen bir işlemdir. Kaynak planlaması sonucunda toplam proje kaynak ihtiyacı ve bunun dağılımı ortaya çıkar. 24

25 Benzer tanımlı işler için öngörülen maliyetler belirlenerek bir maliyet planı ve bütçesi oluşturulur. Bu maliyet planı, kullanılan kaynakların maliyetleri yanında işler için yapılacak tüm harcamaları kapsar. Maliyet planlaması sırasında, takibi kolaylaştırmak üzere maliyet hesap planları kullanılabilir. 25

26 7. RİSK ANALİZİ Proje öncesi risk analizi yapılmalı ve olası acil önlem planlarını tanımlanmalıdır.. Bu tanımlamada, en asgari düzeyde, her temel faaliyetle ilgili riskler ve bunların çözümüne yönelik düzeltici önlemler sıralanmalıdır. İyi bir risk analizi, fiziksel, çevresel, siyasal, ekonomik ve sosyal riskleri içeren risk türlerine yer verilmesinden oluşur. 26

27 7.1. Risk faktörleri Projenin gerektirdiği düzeyde teknik yeterlilikte eleman eksikliği, Gerçekçi olmayan bütçe ve zaman planı, Yanlış yazılım fonksiyonlarının geliştirilmesi; örneğin isterler üzerinde müşteriyle yeterli iletişimin sağlanamadığı durumlardan kaynaklanabilir, Kullanıcı ara yüzlerinin yanlış geliştirilmesi; sistemin gerçek kullanıcılarıyla konuşma olanağı bulunmamasından kaynaklanabilir, Aşırı mühendislik; sisteme aşırı düzeyde işlev kazandırmaya çalışmak, İsterlerin çok sık değişikliğe uğraması; kötü analiz buna neden olabilir. 27

28 8. KARŞI PLANLAMA Proje planı, tahminlere dayanılarak yapıldığı için her zaman belirsizlik taşıyacaktır. Belirsizlik içeren bir durum için planlama yapılması gereği ise proje yönetiminin en ciddi problemlerindendir. Kötü tahminlerle yapılan proje planı gerçekçilikten uzak olacaktır. Fazla iyimser tahminler ya da gerçekçi olmayan yaklaşımlar nedeniyle, başarılı bir şekilde yürütülen projelerde bile, belirlenen zamanlar aşılabilir ya da maliyetler artabilir. 28

29 Başarılı bilişim projeleri deneyimleri ışığında, istatiksel yaklaşımlara dayanılarak değişik proje aşamalarında karşı planlama (contingency) için kullanılabilecek tahmin aralıkları verilmiştir. Bu yöntemler ile daha gerçekçi planlar yapılabilir. Proje ilk tanımlanmaya başladığında yapılan tahminlerde -%25 ve +%75 tahmin aralığı verilebilir. Örneğin; öngörülen maliyet ya da süre x olarak adlandırılırsa gerçekleşen maliyet ya da süre 0.75x ile 1.75 arasında olacaktır. Buyaklaşım elde kesin bilgi olmadığından kullanılabilir. 29

30 Sınıflandırılmış iş listesi oluşturulurken, başka bir deyişle elde ne yapılacağına dair daha fazla bilgi varken yapılan tahminlerde -%10 ile +%25 tahmin aralığı kullanılabilir. Daha çok bilgiye dayanılarak yapılacak tahminlerde -%5 ile +%10 tahmin aralığı kullanılabilir. Burada proje yöneticisinin elinde proje ekibinden gelen detaylı bilgiler bulunduğundan yanılma payı azalır. 30