Mevzuat Bilgilendirme Servisi

Transkript

1 15/04/2014 TARİHLİ EBYS YÖNERGESİ Dayanak MADDE 3- (1) Bu Yönerge, 15/1/2014 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, 3/6/2011 tarihli ve 640 sayılı Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 34 üncü maddesi, 2004/8125 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ve 2009/15169 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. 19/08/2016 TARİHLİ EBYS YÖNERGESİ Dayanak MADDE 3- (1) Bu Yönerge, 15/1/2014 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, 3/6/2011 tarihli ve 640 sayılı Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 34 üncü maddesi, 2014/7074 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ve 2009/15169 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar ve Kısaltmalar MADDE 4- (1) (a, g, ğ, h, ı, j, ş bentleri yeni eklenmiştir. Aynı maddenin i bendine Elektronik Onay tanımı eklenmiştir. ) Tanımlar ve Kısaltmalar MADDE 4- (1) a)alt Dosya Planı: Birimler tarafından talep edilen standart dosya planları dahilinde dosya planları altında açılan özellikli (ya da köşeli parantezli) dosyayı, g)birim Adına Belge İmzalama Yetkisi (İmza Yetkisi): İlgili birimler tarafından hazırlanan belgelerin son imzasını atmaya Bakanlık imza yetkileri yönergesi ve ilgili birimin imza yetki düzenlemesine göre yetkili olan kullanıcının dokümanda son imzacı (onay mercii) olarak seçilebilmesi için gerekli olan yetkiyi, ğ)birim Adına Havale Yapma Yetkisi (Havale Yetkisi): Kullanıcıların gelen belgeyi havale edebilmeleri için gerekli olan yetkiyi, h)birim Belge Yöneticisi (BBY): Birimleri adına yetki verilen standart dosya planları dahilinde alt dosya planı açmaya yetkili kullanıcıyı, ı)birim evrak: EBYS de bir yönetim birimi olarak tanımlanan birimlerin (Genel Müdürlük, Müstakil Daire Başkanlığı, Yurtdışı Gümrük Müşavirlikleri, Bölge

2 Müdürlüğü ve Bağlı Müdürlükleri ve Ticaret il Müdürlükleri) altında tanımlanan belge dağıtımı yapmaya yetkili alt birimleri, i) - Elektronik onay: Güvenli elektronik imza kullanılmayan durumlarda paraf yerine geçecek kaydın elektronik ortamda alınmasını, j)koordine Paraf: Bakanlığın birden fazla birimini ilgilendiren, bir birim tarafından koordine edilen ve diğer birimlerin yetkili amirleri tarafından onaylanan belgeye atılan elektronik imzayı, ş)yönetim Birimi: Merkez teşkilatında Müsteşarlık, Müsteşar Yardımcılığı, Genel Müdürlük, Rehberlik ve Teftiş Başkanlığı, Başmüfettiş, Müfettiş, Müfettiş Yardımcılığı, İç Denetim Birimi Başkanlığı, Başkanlık, Hukuk Müşavirliği, Müstakil Daire Başkanlığı ile Basın ve Halkla İlişkiler Müşavirliğini, taşra teşkilatında Bakanlık Taşra Teşkilatı Çalışma Yönetmeliğinde belirtilen Bölge Müdürlüğü teşkilatı, İl Müdürlüğü teşkilatı ve Yurtdışı teşkilatını ifade eder. İlkeler ve kurallar MADDE 5- (1) Bakanlık merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatınca uyulması gereken ilkeler ve kurallar şunlardır: a) Görevleri gereği yürütülen iş ve işlemleri istisnalar dışında elektronik ortamda gerçekleştirilir. b) EBYS ye ait kullanıcı kılavuzları, yardım dosyaları, sıkça sorulan sorular, yardım masası prosedürleri ve ilgili güncel mevzuat Bakanlığın adresinde yayımlanacaktır. EBYS kullanıcıları bu adresteki bilgileri takip etmekle yükümlüdür. İlave güncelleme ya da duyurular bu adresten ve EBYS açılışında ekrana gelen güncelleme/duyuru sayfasından ilan edilir ve ayrıca bir bildirim yapılmaz. İlkeler ve kurallar MADDE 5- (1) Bakanlık merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatınca uyulması gereken ilkeler ve kurallar şunlardır: a) Görevleri gereği yürütülen iş ve işlemler ile ilgili belgeler istisnalar dışında elektronik ortamda üretilir. b) EBYS ye ait kullanıcı kılavuzları, yardım dosyaları, sıkça sorulan sorular, yardım masası prosedürleri ve ilgili güncel mevzuat Bakanlığın adresinde yayımlanmaktadır. EBYS kullanıcıları bu adresteki bilgileri takip etmekle yükümlüdür. İlave güncelleme ya da duyurular bu adresten ve EBYS açılışında ekrana gelen güncelleme/duyuru sayfasından ilan edilir ve ayrıca bir bildirim yapılmaz.

3 c) EBYS üzerinde hazırlanan evrak taslakları, onay/imza safhasına gelinceye kadar hazırlayan kişiden başlamak üzere onay merciine kadar sıralı amirlerce paraflanır. Onay merci tarafından elektronik olarak imzalanmadan önce taslak üzerinde değişiklik yapılabilir. Onay merciince elektronik olarak imzalandıktan sonra belge haline gelen taslak üzerinde değişiklik yapılamaz. Kullanıcılar onay/imza aşamalarında yer almalarına rağmen, ilgili mevzuatı esas alarak e-imza atmayacakları ya da teknik gerekçelerle e-imza atamayacakları durumlarda kendilerini iş akış listesinden çıkartırlar. Bu tür durumlarda kullanıcılar EBYS içerisinde gerekçelerini notlar bölümüne kaydetmekle yükümlüdürler. Onay mercilerinin e-imza atamayacakları durumlarda, evrak bir üst amirin onayına sunulur ya da onay mercii vekâletini, birim tarafından düzenlenmiş vekâlet onaylarına göre, ilgili personele vererek evrak onaya sunulur. ç) İlgili birim amirleri tarafından, EBYS ye dahil edilmesi uygun görülmeyen çok gizli/gizli evraklar haricindeki tüm işlemlerin EBYS üzerinden yapılması esastır. d) Bakanlığın tüm birimlerinde aynı EBYS nin kullanımı esas olmakla birlikte, teknik gereklilikler sebebiyle farklı otomasyon ve/veya evrak/dokuman yönetim sisteminin kullanılması halinde, bu sistemlerin EBYS ile iletişime geçerek ortak alan bilgilerini paylaşmaları gerekir. e) Evrak akışında iş ve işlemlerin en az zamanda ve ekonomik olarak yürütülmesi esastır. f) Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İmza Yetkileri Yönergesi ile getirilen imza yetkilerine uyulmak suretiyle evrak akışı mümkün olduğunca aracısız yapılır. g) Tüm birimlerce hazırlanan her türlü belgeye standart dosya planına uygun bir dosya numarası verilir. c)ebys üzerinde hazırlanan doküman taslakları, onay/imza safhasına gelinceye kadar hazırlayan kişiden başlamak üzere onay merciine kadar sıralı amirlerce paraflanır. Onay mercii tarafından elektronik olarak imzalanmadan önce taslak üzerinde değişiklik yapılabilir. Onay merciince elektronik olarak imzalandıktan sonra belge haline gelen taslak üzerinde değişiklik yapılamaz. Kullanıcılar onay/imza aşamalarında yer almalarına rağmen, ilgili mevzuatı esas alarak e-imza atmayacakları ya da teknik gerekçelerle e-imza atamayacakları durumlarda kendilerini iş akış listesinden çıkartırlar. Başkanlık 2014/7074 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğin 19. maddesi 3. fıkrasına göre paraf işlemlerinde elektronik imza kullanılmaması durumunda elektronik onay verilmesine ilişkin düzenleme yapmaya yetkilidir. Bu tür durumlarda kullanıcılar EBYS içerisinde gerekçelerini notlar bölümüne kaydetmekle yükümlüdürler. Onay mercilerinin e-imza atamayacakları durumlarda, ıslak imza kullanılarak hazırlanan belge taratılarak sisteme kaydedilir. Onay mercilerinin Bakanlık imza yetkileri yönergesi ve ilgili birimin imza yetkileri düzenlemesine göre yetki devri yapabilmesi mümkündür. ç)ilgili birim amirleri tarafından, EBYS ye dahil edilmesi uygun görülmeyen çok gizli/gizli belgeler haricindeki tüm işlemlerin EBYS üzerinden yapılması esastır. Kullanıcılar EBYS üzerinde kendilerine havale edilen belgeleri idari amirleri tarafından belirlenecek düzenli aralıklarla okumak ve gereğini yapmakla yükümlüdür. d)bakanlığın tüm birimlerinde aynı EBYS nin kullanımı esas olmakla birlikte, teknik gereklilikler sebebiyle farklı otomasyon ve/veya belge/doküman yönetim sisteminin kullanılması halinde, bu sistemlerin ve kullanılan tüm şablonların EBYS ye uyumlu olması gerekir.

4 ğ) EBYS de mobil imza da kullanılabilir. Ancak, buna ilişkin işlemler Başkanlıkça düzenlenir. h) KYY tarafından EBYS de kullanıcılarla ilgili değişikliklere ait veri girişleri yapılır ve bu işlemlerin kontrolünden birim amirleri sorumludur. ı) EBYS nin uygulanmasında görülen elektronik belge yönetimine ilişkin sorun ve teklifler Başkanlığa, teknik problemler ise sistem yöneticisine bildirilir ve teknik problemler sistem yöneticisi tarafından giderilir. i) EBYS de oluşturulacak yazılar, yazı başlıklarına (Ek-1) uygun olarak hazırlanır. j) EBYS üzerinden yapılacak tüm resmi yazışmalarda 2004/8125 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümleri esas alınır. e)belge akışında iş ve işlemlerin en az zamanda ve ekonomik olarak yürütülmesi esastır. f)gümrük ve Ticaret Bakanlığı İmza Yetkileri Yönergesi ile getirilen imza yetkilerine uyulmak suretiyle doküman akışı mümkün olduğunca aracısız yapılır. g)tüm birimlerce hazırlanan her türlü belgeye Standart Dosya Planına uygun bir dosya numarası verilir. ğ)ebys de mobil imza da kullanılabilir. Ancak, buna ilişkin işlemler Başkanlıkça düzenlenir. h)kyy tarafından EBYS de kullanıcılarla ilgili değişikliklere ait veri girişleri yapılır ve bu işlemlerin kontrolünden birim amirleri sorumludur. ı)ebys nin uygulanmasında görülen elektronik belge yönetimine ilişkin sorun ve teklifler Başkanlığa, teknik problemler ise Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığına (BİD) bildirilir ve teknik problemler BİD tarafından giderilir. i)ebys de oluşturulacak yazılar, yazı başlıklarına (Ek-1) uygun olarak hazırlanır. j)ebys üzerinden yapılacak tüm resmi yazışmalarda 2014/7074 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümleri esas alınır. k)tüm kullanıcıların elektronik imza sertifikası sahibi olması esastır. l)ebys de yapılması istenen tüm değişiklik, ekleme ve yetki talepleri birimlerden gelecek resmi talep üzerine Başkanlıkça ve BİD tarafından incelenerek sonuçlandırılır. m)ebys ile entegrasyon işlemlerinde Başkanlığın uygun görüşünün alınması ve belge taslaklarının imza onay işlemleri EBYS de tamamlandıktan sonra belgelerin diğer bilgi sistemlerine aktarılması esastır. Mevcut entegrasyonlar bu esasa göre yeniden düzenlenir Gelen evrak işlemleri Gelen belge işlemleri

5 MADDE 6- (1) Gelen evrak işlemleri aşağıdaki şekilde yapılır: a) Gelen evrak, genel evrak/birim evrak birimi tarafından gerekli bilgiler girilerek sisteme kaydedilir. Kaydedilen evrak birimlere/dairelere/şubelere/servislere dağıtılır. b) Birim amiri veya gelen evrak görme yetkisine sahip birim evrak personeli tarafından, gelen evrak uygun birimlere ya da kişilere gereği ve/veya bilgi kaydıyla havale edilir. c) Gelen evrakın işlemini birden fazla birim ve/veya kullanıcının yapması gerekiyor ise, evrak birden fazla kullanıcıya ve/veya birime koordine havale olarak işlem yapılır. Koordine havale işlemlerinde, evrakın bir birim ve/veya kullanıcıya gereği diğerlerine koordine olarak havale edilmesi gerekir. Ancak, birim amirlerince uygun görülmesi halinde birden fazla kullanıcıya da gereği kaydıyla havale yapılabilir. ç) Herhangi bir işlem gerektirmeyen fakat Daire/Şube/Servis personelinin bilgi alması gerektiği düşünülen evrak, birden fazla kullanıcıya ve/veya birime bilgi olarak havale edilir. Ancak, belgenin dosyaya kaldırma işleminin gerçekleştirilmesi için bir kullanıcıya gereği kaydıyla havale edilir. d) Bakanlığa diğer kamu kurumlarından veya gerçek ve tüzel kişilerce gönderilen ve Bakanlık genel evrak birimince kayda alınarak ilgili birimlerine sehven havale edilen yazılar ve hatalı kayıtlar genel evrak birimine iade edilir. Taşra teşkilatında ise benzer durumlarda evrak şube ya da servislerine iade edilir. e) Bakanlık merkez birimleri ile taşra birimleri arasında yapılan yazışmalarda; dağıtım bilgisinin yanlış yazılması MADDE 6- (1) Gelen belge işlemleri aşağıdaki şekilde yapılır: a) Gelen belge, genel evrak/birim evrak birimi tarafından gerekli bilgiler girilerek sisteme kaydedilir. Kaydedilen belge birimlere/dairelere/şubelere/servislere birim amirlerince ya da evrak birimlerince dağıtılır. b) Birim amiri veya gelen evrak görme yetkisine sahip birim evrak personeli tarafından, gelen belge uygun birimlere ya da kişilere gereği ve/veya bilgi kaydıyla havale edilir. c) Gelen belgenin işlemini birden fazla birim ve/veya kullanıcının yapması gerekiyor ise, belge birden fazla kullanıcıya ve/veya birime koordine havale olarak işlem yapılır. Koordine havale işlemlerinde, belgenin bir birim ve/veya kullanıcıya gereği diğerlerine koordine olarak havale edilmesi gerekir. Ancak, birim amirlerince uygun görülmesi halinde birden fazla kullanıcıya da gereği kaydıyla havale yapılabilir. ç) Herhangi bir işlem gerektirmeyen fakat Daire/Şube/Servis personelinin bilgi alması gerektiği düşünülen belge, birden fazla kullanıcıya ve/veya birime bilgi olarak havale edilir. Ancak, belgenin dosyaya kaldırma işleminin gerçekleştirilmesi için bir kullanıcıya gereği kaydıyla havale edilir. EBYS de tanımlı ve aktif hale getirilen tüm kullanıcılar EBYS üzerinde yetkili oldukları tüm işlemleri yapmakla yükümlüdürler. Birim amirleri sistemde tanımlanması ve aktif hale getirilmesini sağladıkları kullanıcıların sistem üzerindeki faaliyetlerini Menü>Pano>Kullanıcı Seçiniz kısmından takip etmekle sorumludur. d) Yönetim birimlerine sehven gelen belgeler iç ve dış yazışma olup olmadığına bakılmaksızın yeni bir üst yazı ekinde iade edilir. e) 21/3/2007 tarihli 5607 sayılı Kaçakçılıkla Mücadele Kanununa göre

6 nedeniyle gelen yazılar gönderen birime iade edilir. f) 21/3/2007 tarihli 5607 sayılı Kaçakçılıkla Mücadele Kanununa göre kaçakçılık ihbarlarını soruşturmakla görevli ve aynı zamanda 4/12/2004 tarihli 5271 sayılı Ceza Muhakemesi Kanununa göre adli kolluk görevi olan birimlere gönderilen ihbar niteliğinde yazı, bilgi ve belgeler adli kolluk birimlerince kayda alınır. Genel evrak ya da evrak birimlerine gelen bu şekildeki evraklar kayda alınmaksızın ilgili birimlere gönderilir. g) Bir kişi adına gönderilmiş veya Kişiye Özel damgası taşıyan evrak ve gönderiler Bakanlık genel evrakı veya birim evrak tarafından teslim alınmaz, belgenin içerisinde bulunduğu zarf açılmaz. Bu tür gönderiler ilgili kişi tarafından resmi evrak olduğu belirtildiği takdirde kaydı yapılmak üzere ilgili evrak birimine teslim edilir. ğ) Gelen evrak havale süreçlerinde, en son havale işlemini yapan kullanıcı tarafından geri çekme işlemi yapılabilir. kaçakçılık ihbarlarını soruşturmakla görevli ve aynı zamanda 4/12/2004 tarihli 5271 sayılı Ceza Muhakemesi Kanununa göre adli kolluk görevi olan birimlere gönderilen ihbar niteliğinde yazı, bilgi ve belgeler adli kolluk birimlerince kayda alınır. Genel evrak ya da evrak birimlerine gelen bu şekildeki evraklar kayda alınmaksızın ilgili birimlere gönderilir. f) Bir kişi adına gönderilmiş veya Kişiye Özel damgası taşıyan belge ve gönderiler Bakanlık genel evrakı veya birim evrak tarafından teslim alınmaz, belgenin içerisinde bulunduğu zarf açılmaz. Bu tür gönderiler ilgili kişi tarafından resmi evrak olduğu belirtildiği takdirde kaydı yapılmak üzere ilgili evrak birimine teslim edilir. Üzerinde gizlilik ibaresi olmasa da Rehberlik ve Teftiş Başkanlığına yönelik olarak düzenlenen zarflar, zarf açılmadan doğrudan adı geçen Başkanlığa teslim edilir. g) Gelen evrak havale süreçlerinde, yönetim birimi içerisinde en son havale işlemini yapan kullanıcı tarafından geri çekme işlemi yapılabilir. Giden evrak işlemleri MADDE 7- (1) Giden evrak işlemleri aşağıdaki şekilde yapılır: a) Bakanlığımız birimleri arasında yapılacak yazışmalarda, ilgili personel tarafından Ek-2 deki imza-onay aşamalarından uygun olanı seçilerek taslak yazı hazırlanır. Daha sonra ilgi ve ek işlemleri tamamlanır, dağıtım yapılacak birim/birimler seçilerek havale işlemi yapılır. Bakanlığımız merkez birimleri arasındaki yazışmalar ve birimlerin kendi içinde yapacakları yazışmalar Ek-3, Ek-4 e göre; birimlerin EBYS kullanmayan diğer kamu kurumları, tüzel kişiler ve gerçek kişiler ile yapacakları yazışmalar ise Ek-5 de belirtilen formata uygun şekilde yapılır. Giden belge işlemleri MADDE 7- (1)Giden belge işlemleri aşağıdaki şekilde yapılır: a) Bakanlığımız birimleri arasında yapılacak yazışmalarda, ilgili personel tarafından Ek-2 deki imza-onay aşamalarından uygun olanı seçilerek taslak yazı hazırlanır. Daha sonra ilgi ve ek işlemleri tamamlanır ve evrak dağıtım yapılacak birim/birimler seçilerek imzaya sunulur. Bakanlığımız merkez birimleri arasındaki yazışmalar ve birimlerin kendi içinde yapacakları yazışmalar Ek-5 e göre; birimlerin EBYS kullanmayan diğer kamu kurumları, tüzel kişiler ve gerçek kişiler ile yapacakları yazışmalar ise Ek-3, Ek-4 te belirtilen formata uygun şekilde yapılır. Yazışmalar

7 Yazışmalar Bakanlığımız Ticaret İl Müdürlüklerinde Ek-6, Ek-7, Bölge Müdürlük- lerinde Ek-8, Ek-9 ve Bölge Müdürlüğü bağlantı müdürlüklerinde ise Ek-10, Ek-11 de belirtilen örneklere göre yapılır. b) Onay/imza işlemleri bittikten sonra belge hazırlayan personele gelir ve birim evraka havale işlemi yapılır. c)birim evrak tarafından belgenin dağıtım işlemi yapılır. ç)koordineli olarak hazırlanan dokümanlarda, gereği kaydıyla havale yapılan birim/kullanıcı tarafından doküman diğer birim/kullanıcıların onayına sunulur. İmza onay işleminin bitmesinden sonra gereği olarak havale yapılan birim/kullanıcı tarafından belgenin dağıtım işlemleri yapılarak işlem sonlandırılır. d) İmza onay işlemleri tamamlanarak belge niteliği kazanmış olan evrak, dağıtımı yapılmadan önce son imza merciinin onayı ile iptal edilebilir. e) Hazırlanan doküman imza onay aşamaları tamamlanıp en son imza onay işlemi sonuçlanıncaya kadar, dokümanı hazırlayan kullanıcı tarafından doküman geri çekilebilir. Geri çekme işlemini gerçekleştiren kullanıcı, akışta yer alan kullanıcılara Bu evrak üzerinde geri çekme işlemi yapılmıştır notunu ekleyerek bilgi kaydıyla havale işlemini yapmakla sorumludur. Bakanlığımız Ticaret İl Müdürlüklerinde Ek-6, Ek-7, Bölge Müdürlüklerinde Ek-8, Ek-9 ve Bölge Müdürlüğü Bağlantı Müdürlüklerinde ise Ek-10, Ek-11 de belirtilen örneklere göre yapılır. Rehberlik ve Teftiş Başkanlığında görevli bulunan Başmüfettiş, Müfettiş ve Müfettiş Yardımcıları EBYS de bir birim olarak tanımlandığından taşra teşkilatınca bilgi istemlerine yönelik olarak düzenlenen yazılar EBYS üzerinden belirtilen unvanlara gönderilebilir. b) Onay/imza işlemleri bittikten sonra belge hazırlayan personele gelir ve birim evraka havale işlemi yapılır. c) Birim evrak tarafından belgenin dağıtım işlemi yapılır. ç) Koordineli olarak hazırlanan dokümanlarda, gereği kaydıyla havale yapılan birim/kullanıcı tarafından doküman diğer birim/kullanıcıların onayına sunulur. İmza onay işleminin bitmesinden sonra gereği olarak havale yapılan birim/kullanıcı tarafından belgenin dağıtım işlemleri yapılarak işlem sonlandırılır. d) İmza onay işlemleri tamamlanarak belge niteliği kazanmış olan doküman, dağıtımı yapılmadan önce son imza merciinin onayı ile yürürlükten kaldırılır ve bu belgeler ilişkili belge haline getirilir. e)hazırlanan doküman imza onay aşamaları tamamlanıp en son imza onay işlemi sonuçlanıncaya kadar, dokümanı hazırlayan kullanıcı tarafından doküman geri çekilebilir. Belge Dağıtım İşlemleri MADDE 8- (1) Belge dağıtım işlemleri aşağıdaki şekilde yapılır: a) Belgenin muhatabı Bakanlık içinde EBYS kullanan bir birim ise, evrak birimi personeli havale penceresinden Dağıtım

8 MADDE YENİ EKLENMİŞTİR. Uygula seçeneğini seçerek belgenin EBYS üzerinden gönderimini sağlar. b) Belgenin muhatabı Bakanlık içinde EBYS kullanmayan bir birim ise, evrak birimi personeli Dışa Gönder seçeneğiyle belgenin EBYS üzerinde işlemini tamamlayarak fiziksel ortamda belgenin gönderimini sağlar. c) Belgenin muhatabı diğer kamu kurumları, şahıs ya da şirket ise ve KEP adresi bulunmuyorsa evrak birimi personeli Dışa Gönder seçeneğiyle belgenin EBYS üzerinde işlemini tamamlayarak fiziksel ortamda belgenin gönderimini sağlar. ç) Belgenin muhatabı diğer kamu kurumları, şahıs ya da şirket ise ve KEP adresi bulunuyorsa evrak birimi personeli KEP ile Gönder seçeneğiyle belgenin elektronik olarak gönderimini sağlar (KEP entegrasyonu işlemlerinin tamamlanmasından sonra). Makam onay dağıtım işlemleri MADDE 8- (1) Bakan ve Bakan Yardımcılığı Makamlarının EBYS kullanmaları halinde yazışma işlemleri EBYS üzerinden yürütülür. (2) Bakan ve Bakan Yardımcılığı Makamlarının EBYS kullanmamaları durumunda, bu Makamlarca imzalanması gereken evraklarda akış Müsteşarlık Makamına kadar EBYS üzerinden yapılır ve ilgili Müsteşar yardımcısının imza onay aşamasından sonra evrak EBYS ile eş zamanlı olarak fiziksel ortamda da Müsteşarlık Makamına sunulur. (3) Fiziksel ortamda Bakan ve Bakan Yardımcılığı Makamlarınca ıslak imza ile onaylanan belge, giden belge kayıt penceresi kullanılarak sisteme kaydedilir. Sistemde kayıtlı belge ile ilişkilendirme işlemi belge üzerinde yer alan İlişkili Belgeler komutuyla açılan menüden diğer belge/belgeler aranarak yapılır. Makam onay dağıtım işlemleri MADDE 9- (1) Bakan ve Bakan Yardımcılığı Makamlarının EBYS kullanmaları halinde yazışma işlemleri EBYS üzerinden yürütülür. (2)Bakan ve Bakan Yardımcılığı Makamlarının EBYS kullanmamaları durumunda, bu Makamlarca imzalanması gereken evraklarda akış Müsteşarlık Makamına kadar EBYS üzerinden yapılır ve ilgili Müsteşar yardımcısının imza onay aşamasından sonra evrak EBYS ile eş zamanlı olarak fiziksel ortamda da Müsteşarlık Makamına sunulur. EBYS de yer alan "Paraf ve imzaları göster" bölümünden çıktı alınmak suretiyle Bakanlık Makamına sunulur. (3) Fiziksel ortamda Bakan ve Bakan Yardımcılığı Makamlarınca ıslak imza ile onaylanan belge, giden belge kayıt penceresi kullanılarak sisteme kaydedilir. Sistemde kayıtlı belge ile ilişkilendirme işlemi belge

9 (4) Bakanlık Makamından alınacak Onaylar ile Bakanlık Makamına sunulacak Bilgi Notlarının (yurtdışı görevlendirme ile müşterek kararnameli ve Bakanlık Makamınca atanan personele ilişkin soruşturma ve inceleme Onayları hariç) imza, paraf ve bilgi notu nüshaları Ek-12, Ek-13 ve Ek-14 deki formata uygun şekilde hazırlanır. (5) Bakan Yardımcılığı Makamından alınacak Onayların imza ve paraf nüshaları Ek-15 ve Ek-16 deki formata uygun şekilde hazırlanır. (6) Müsteşarlık Makamından alınacak Onaylar ile Müsteşarlık Makamına sunulacak Bilgi Notlarının imza, paraf ve bilgi notu nüshaları Ek-17, Ek-18 ve Ek- 19 deki formata uygun şekilde hazırlanır. üzerinde yer alan İlişkili Belgeler komutuyla açılan menüden diğer belge/belgeler aranarak yapılır. (4) Bakanlık Makamından alınacak Onaylar (yurtdışı görevlendirme ile müşterek kararnameli ve Bakanlık Makamınca atanan personele ilişkin soruşturma ve inceleme Onayları hariç) ve Bakanlık Makamına sunulacak Bilgi Notlarının imza, paraf ve bilgi notları Ek-12, Ek-13 ve Ek-14 deki formata uygun şekilde hazırlanır. (5) Bakan Yardımcılığı Makamından alınacak Onaylar Ek-15 ve Ek-16 deki örneklere uygun şekilde hazırlanır. (6) Müsteşarlık Makamından alınacak Onaylar ile Müsteşarlık Makamına sunulacak Bilgi Notlarının Ek-17, Ek-18 ve Ek-19 deki örneklere uygun şekilde hazırlanır. Havale işlemleri MADDE 9- (1) Havale işlemleri, evrak şubesi/servisi olan yönetim birimlerinin gelen kutusunu görme yetkisini sahip olan birim amirleri ya da birim amirleri tarafından görevlendirilen gelen kutusunu görme yetkisine haiz kullanıcılar tarafından yapılır. Havale işlemleri MADDE 10- (1) Havale işlemleri, evrak şubesi/servisi olan yönetim birimlerinin gelen klasörünü görme yetkisini sahip olan birim amirleri ya da birim amirleri tarafından görevlendirilen gelen klasörünü görme ve birim adına havale yapma yetkilerine sahip kullanıcılar tarafından yapılır. Birim adına havale yapma yetkisi, amirler tarafından uygun görülen kullanıcılara KYY tarafından verilir. Dosyaya kaldırma işlemleri (Saklıya alma) MADDE 10- (1) Dosyaya kaldırılacak olan evrak Dosyaya kaldır buton/komutuyla seçilerek, ilgili birim tarafından aksine bir düzenleme bulunulmadıkça veya yazı içeriği gereği başka bir amirin onayını gerektirmedikçe, kullanıcı tarafından birimin imza yetki devrine ilişkin iç düzenlemesine göre yetkili amirinin onayı ile dosyaya kaldırılır. Dosyaya kaldırma işlemleri (Saklıya alma) MADDE 11- (1) Dosyaya kaldırılacak olan evrak Dosyaya kaldır buton/komutuyla seçilerek, ilgili birim tarafından aksine bir düzenleme bulunulmadıkça veya yazı içeriği gereği başka bir amirin onayını gerektirmedikçe, kullanıcı tarafından birimin imza yetki devrine ilişkin iç düzenlemesine göre yetkili amirinin onayı ile dosyaya kaldırılır. Aynı kullanıcı tarafından dosyaya kaldırma işlemi yapılması gerektiği

10 durumlarda ilgili kullanıcıya amirlerin onayı ile birim adına belge imzalama yetkisi verilir. Birim adına belge imzalama yetkisi, amirler tarafından uygun görülen kullanıcılara KYY tarafından verilir. (2) İzin formlarının dosyaya kaldırma işlemleri birimlerin izin işlemlerine bakan birim/servis/şube müdürlüğü tarafından yapılır. Merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatında belge işleyişi MADDE 11- (1) Bakanlık merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatında EBYS üzerinde hazırlanan taslaklar; a) Bu yönergenin 7 inci maddesinin birinci fıkrasında a ve b bendinde belirtilen aşamalar tamamlandıktan sonra kullanıcılar, kendi kurumu içerisindeki ve dışındaki diğer birimlere birim evrakları aracılığı ile belge gönderirler. Hiyerarşiye göre üst personel, ast personele evrak havale edebilir. Birim evrak personeli kendi birimi içerisindeki personele amirlerin onayı ile evrak havale edebilir. b) Belgenin fiziksel eki varsa, belgeyi hazırlayan kişi tarafından ek üzerine belgeye ait tarih ve sayı bilgisi yazılarak birim evraka ulaştırılır; burada belgenin var ise barkodu fiziksel ek üzerine yapıştırılır. c) Belge eki, kurum içi bir birime gidecekse birim evrak tarafından muhatap birimin evrakına zimmet karşılığında teslim edilir. ç) Belge eki, kurum dışı bir birime gidecekse, birim evrak tarafından posta, kargo yolu ile gönderilir. (2) Fiziksel eklerin zimmet sistemi var ise, barkod okuyucu vasıtası ile EBYS üzerinden teslimi gerçekleştirilebilir. (3) Tüm kullanıcılar, paraf ve imza işlemlerinde Bakanlık İmza Yetkileri Yönergesi hükümlerine göre elektronik imza işlemlerini yerine getirmekle yükümlüdür. Merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatında belge işleyişi MADDE 12- (1) Bakanlık merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatında EBYS üzerinde hazırlanan taslaklar; a)bu yönergenin 7 inci maddesinin birinci fıkrasında a ve b bendinde belirtilen aşamalar tamamlandıktan sonra kullanıcılar, kendi kurumu içerisindeki ve dışındaki diğer birimlere birim evrakları aracılığı ile belge gönderirler. Hiyerarşiye göre üst personel, ast personele evrak havale edebilir. Birim evrak personeli kendi birimi içerisindeki personele amirlerin onayı ile evrak havale edebilir. b)belgenin fiziksel eki varsa, belgeyi hazırlayan kişi tarafından ek üzerine belgeye ait tarih ve sayı bilgisi yazılarak birim evraka ulaştırılır. c)belge eki, kurum içi bir birime gidecekse birim evrak tarafından muhatap birimin evrakına zimmet karşılığında teslim edilir. ç)belge eki, kurum dışı bir birime gidecekse, birim evrak tarafından posta, kargo yolu ile gönderilir. (2)Tüm kullanıcılar, paraf ve imza işlemlerinde Bakanlık İmza Yetkileri Yönergesi hükümlerine göre elektronik imza işlemlerini yerine getirmekle yükümlüdür. (3)Kullanıcıların EBYS' ye erişim için kullandıkları kullanıcı adı ve şifreleri ile e- imza sertifikalarının pin kodunu ikinci ve üçüncü kişilerle paylaşmaları durumunda oluşacak tüm sonuçlardan kullanıcı/e-imza sahibi 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa göre sorumludur.

11 Kapsam dışı kurum, kuruluşlar ile gerçek kişilerden gelen belge işleyişi MADDE 12- (1) Bakanlık merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatına dış kurumdan fiziksel olarak gelen belgeler; a) Genel evrak/birim evrak birimlerince usulüne uygun olarak teslim alındıktan sonra tarayıcı vasıtasıyla elektronik ortama aktarılıp sisteme kaydedilir. (Gazete, dergi, kitap, broşür vb. yayınlar ile taranmasına engel bulunan ekler taranmaz) b) Bu şekilde işlem gören belge, EBYS üzerinden ilgili birimin birim evrakına elektronik ve fiziksel ortamda gönderilecek ve ilgili birimde arşivleme yapılır. c) Merkez, taşra ve yurtdışı birimlerinde faks ile gönderilen evrakın doğrudan EBYS ye alınacağı faks numaraları ile var ise uygulama dışında kalan numaralar ilanen duyurulur. Doğrudan EBYS ye giren faks ile gönderilen evrakın ayrıca çıktısı alınarak arşivlenmez, taranmış evrak gibi işlem yapılır. EBYS dışında kalan faks ile gönderilen evraklara posta yolu ile gelen evrak işlemleri uygulanır. ç) Tüm birimlere ya da kullanıcıların resmi elektronik posta adreslerine gelen elektronik iletilerden EBYS ye aktarılması gerekenler, kullanıcılar tarafından genel evrak birimi elektronik posta adresine gönderilir ve bu birim tarafından gelen belge kayıt ekranında yer alan Outlook tan al fonksiyonuyla EBYS ye aktarılarak ilgili birime gönderilir. d) Bilgi edinme hakkı çerçevesinde yapılan başvurular, bilgi edinme hakkı mevzuatı çerçevesinde değerlendirilir. Dilekçe ile yapılan başvurularda gelen evrak işlemleri uygulanarak, dilekçeler EBYS ye aktarılır ve Bilgi Edinme Birimine İvedi notuyla EBYS üzerinden havale edilir. Bu başvuruların e-posta yolu ile cevaplanması halinde, başvuruya ilişkin Kapsam dışı kurum, kuruluşlar ile gerçek kişilerden gelen belge işleyişi MADDE 13- (1) Bakanlık merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatına dış kurumdan fiziksel olarak gelen belgeler; a) Genel evrak/birim evrak birimlerince usulüne uygun olarak teslim alındıktan sonra tarayıcı vasıtasıyla elektronik ortama aktarılıp EBYS ye kaydedilir. (Gazete, dergi, kitap, broşür vb. yayınlar ile taranmasına engel bulunan ekler taranmaz) b) Bu şekilde işlem gören belge, EBYS üzerinden ilgili birimin birim evrakına elektronik ve fiziksel ortamda gönderilerek ilgili birimde arşivleme yapılır. c) Merkez, taşra ve yurtdışı birimlerinde faks ile gönderilen belge faks tarafından otomatik olarak ilgili birimin resmi elektronik posta adresine iletilir. Belge elektronik posta adresinden Outlook tan al fonksiyonuyla EBYS ye aktarılır. Belgenin elektronik posta adresi aracılığıyla EBYS ye alınacağı faks numaraları ile var ise uygulama dışında kalan numaralar ilanen duyurulur. EBYS dışında kalan faks ile gönderilen belgelere posta yolu ile gelen belge işlemleri uygulanır. ç) Tüm birimlere ya da kullanıcıların resmi elektronik posta adreslerine gelen elektronik iletilerden EBYS ye aktarılması gerekenler, merkezde genel evrak birimi, taşrada evrak birimi tarafından elektronik posta adresine gönderilir ve bu birimler tarafından gelen belge kayıt ekranında yer alan Outlook tan al fonksiyonuyla EBYS ye aktarılarak ilgili birime gönderilir. d) Bilgi edinme hakkı çerçevesinde yapılan başvurular, bilgi edinme hakkı mevzuatı çerçevesinde değerlendirilir. Bu başvuruların e-posta yolu ile cevaplanması halinde, başvuruya ilişkin yazılar EBYS de dosyaya kaldır işlemi ile arşive kaldırılır.

12 yazılar EBYS de dosyaya kaldır işlemi ile arşive kaldırılır. Kapsam dışı kurum ve kuruluşlara gönderilen belge işleyişi MADDE 13- (1) EBYS üzerinden belge gönderilemeyen kapsam dışı kurum ve kuruluşlara; a)paraf safhalarından sonra görevli ve yetkili merci tarafından elektronik imza ile imzalanarak belge vasfını kazandıktan sonra hazırlayan kişi tarafından birim evraka gönderilir. b) Birim evrakta bir nüsha çıktı alınarak belge, muhatabına posta kargo yolu ile gönderilir. Çıktısı alınan belgenin altında Bu belge 5070 sayılı elektronik imza kanununa göre güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır. ve Bu belgeyi adresinden (.) doğrulama kodu ile sorgulayabilirsiniz. ibareleri yer alır. Kapsam dışı kurum ve kuruluşlara gönderilen belge işleyişi MADDE 14- (1) EBYS üzerinden belge gönderilemeyen kapsam dışı kurum ve kuruluşlara; a) Paraf safhalarından sonra görevli ve yetkili merci tarafından elektronik imza ile imzalanarak belge vasfını kazandıktan sonra hazırlayan kişi tarafından birim evraka gönderilir. b) 2014/7074 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğin 26. madde 2. fıkrasına göre sadece idarece yetkilendirilmiş kullanıcılar tarafından çıktı alınarak belge muhatabına gönderilir. EBYS üzerinde birim giden kutusu görme yetkisi verilen kullanıcılar aynı zamanda çıktı alma yetkisine de sahip olacaklardır. Birim evrakta bir nüsha çıktı alınarak belge, muhatabına fiziksel ortamda gönderilir. Birim amirleri kendi birimlerinde belge ve eklerinin hazırlayan kullanıcı tarafından çıktı alınarak birim evraka göndermesi yönünde iç düzenleme yapabilir. Çıktısı alınan belgenin altında Belgenin aslı elektronik imzalıdır. ve Bu belgeyi adresinden (...) doğrulama kodu ile sorgulayabilirsiniz. ibareleri yer alır. Sistem Yöneticileri İle İlgili İşlemler MADDE 15- (1) Sistem yöneticileri; a) Alt dosya planı açma yetkisi verilmesi (Birim Belge Yönetimi-BBY) Yetki her birim için bir asil bir yedek olmak üzere Başkanlıkça verilir. Birimlerin birden fazla BBY ihtiyacı bulunması halinde taleplerini değerlendirmeye ve uygulamayla

13 MADDE YENİ EKLENMİŞTİR. ilgili her türlü tedbiri almaya Başkanlık yetkilidir. b) Açılan alt dosya planlarının güncelleme (ad ve kod kısmında yapılan güncellemeler, aktif, pasif hale getirme vb.) işlemleri c) Birimlerin ihtiyaçları doğrultusunda sisteme şablon ekleme işlemleri. EBYS de yeni şablon eklenmesi taleplerinden Bakanlık logosunun kaldırılması yönünde olanlar, alınacak Makam Onayı ile Başkanlığa iletilir. ç) Birim arşivlerinin taşınması işlemleri d) KYY yetkilendirme işlemleri e) Birim hiyerarşisi değişikliklerinde (isim değişikliği, yeni birim açma, kapatma, birleştirme, alt birim değişikliği, kısmi birleştirme ve ayırma işlemleri) EBYS ye entegrasyonun sağlanması işlemlerini yapar. KYY ile ilgili işlemler MADDE 14- (1) Kullanıcı yetkilendirme yetkilileri; a) Tüm merkez ve taşra birimlerince belirlenen KYY ler görevli oldukları birimlerde birim personelini sisteme tanımlamakla görevlidir. b).birimlerdeki personelin sahip olduğu yetkileri birim bazında sisteme tanımlamakla görevlidir. c).birimlerinde göreve yeni başlayan personel bilgilerini sisteme tanımlamakla görevlidir. ç)personelin evrak oluşturabileceği standart dosya planlarını kısıtlama yetkisine sahiptir. d) Birim personelinin vekâletlerini günceller. KYY ile ilgili işlemler MADDE 16- (1) Kullanıcı yetkilendirme yetkilileri; a) Tüm merkez ve taşra birimlerince belirlenen KYY ler görevli oldukları birimlerde birim personelini sisteme tanımlamakla görevlidir. b) Birimlerdeki personelin sahip olduğu yetkileri birim bazında sisteme tanımlamakla görevlidir. c) Birimlerinde göreve yeni başlayan personel bilgilerini sisteme tanımlamakla görevlidir. ç) Personelin evrak oluşturabileceği standart dosya planlarını kısıtlama yetkisine sahiptir. d) Birim personelinin vekâletlerini günceller. e) Yetkili oldukları birimlerin yöneticilerini günceller. f) EBYS ile ilgili idari sorunları Başkanlığa, teknik sorunları Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı na iletir.

14 g) İhtiyaç duyulması halinde, birden fazla birimde görevli olan kullanıcılar için sanal kullanıcı oluşturur. ğ) Kullanıcıları sistemde aktif ya da pasif hale getirir. MADDE YENİ EKLENMİŞTİR. Geçici görev, yer değiştirme ücretsiz izin emeklilik durumlarında yapılacak işlemler MADDE 18- (1) İdare amirleri tarafından birimlerinde herhangi bir sebeple ilişiği kesilecek personelin EBYS üzerinde gereği klasöründe bekleyen belge olup olmadığı Menü> Pano> Kullanıcı Seçiniz kısmından belirlenerek, bekleyen belge olmaması durumunda pasife alma işlemi gerçekleştirilir. Kullanıcının gereği kutusu boşaltılmadan kullanıcının pasife alma işlemi gerçekleştirilmez. Birim evrak ile ilgili işlemler MADDE 17- (1) Birim evrak personeli gelen evrakı ilgili daire, şube ya da servise yönlendirmekle görevlidir. (2) Birim evrak personeli oluşturulan belgenin dağıtım listesine göre ilgili birimlere dağıtımını yapılır. (3) Birim evrak EBYS kullanmayan kurum ve kuruluşlara gönderilecek evrakların posta işlemlerini gerçekleştirilir. Birim evrak ile ilgili işlemler MADDE 20- (1) Birim evrak personeli gelen evrakı ilgili daire, şube ya da servise yönlendirmekle görevlidir. (2)Birim evrak personeli oluşturulan belgenin dağıtım listesine göre ilgili birimlere dağıtımını yapar. (3)Birim evrak EBYS kullanmayan kurum ve kuruluşlara gönderilecek evrakların posta işlemlerini gerçekleştirir. (4)Birim evrak personeli ıslak imzalı giden belge ve makam onaylarını tarayarak sisteme kaydeder. Gizli ve çok gizli belgelerle ilgili işlemler MADDE 18- (1) Gizli ve çok gizli olarak oluşturulan evrakı paraf ve imza Gizli ve çok gizli belgelerle ilgili işlemler MADDE 21- (1) Gizli ve çok gizli olarak oluşturulan doküman paraf ve imza

15 akışında yer alan bütün kullanıcılar tarafından okunur. (2) Gizli ve çok gizli oluşturulan veya gönderilen evrakların, paraf ve imza akışında yer alan kullanıcılar dışında ilgili birimde görevli sorumlu amirler ve uygun görülen memurlara gizli ve çok gizli belge görme birim yetkisi KYY tarafından verilir. (3) Gizli ve çok gizli belgenin havalesini yapan kişi, havale yaptığı kişinin belge içeriğini görebilmesi için yetki verir. Yetki vermediği durumda gizli belgenin sadece üst bilgileri görüntülenir. (4) Gizli ve çok gizli belgeler genel evrak/birim evrak birimlerince EBYS de yer alan Gizli Belge Şablonu ya da Ek- 20 de yer alan Belge Tarama Formu kullanılarak EBYS ye kaydedilir. akışında yer alan bütün kullanıcılar tarafından okunur. (2) Gizli ve çok gizli oluşturulan veya gönderilen belgelerin, paraf ve imza akışında yer alan kullanıcılar dışında ilgili birimde görevli sorumlu amirler ve uygun görülen memurlara gizli ve çok gizli belge görme birim yetkisi KYY tarafından verilir. (3) Gizli ve çok gizli belgenin havalesini yapan kişi, havale yaptığı kişinin belge içeriğini görebilmesi için yetki verir. Yetki vermediği durumda gizli belgenin sadece üst bilgileri görüntülenir. (4) Gizli ve çok gizli belgeler genel evrak/birim evrak birimlerince EBYS de yer alan Gizli Belge Şablonu ya da Ek-20 de yer alan Belge Tarama Formu kullanılarak EBYS ye kaydedilir. Yönergenin 26/ç ve 26/d maddelerindeki gerekçeler var ise yazılar, gizli veya çok gizli ibareli olmalı, aksi halde belge; içeriğine göre hizmete özel, özel, kişiye özel ibareli olarak işlem görmelidir. (5) İlgili personel tarafından Gizli ve Çok Gizli belge olarak idareye gelen bir belgeden çıktı alınmaz, belge kopyalanmaz ve elektronik posta ile gönderilmez. Bu tür belgelerin herhangi bir şekilde üçüncü gerçek ve tüzel kişilerle paylaşılması durumlarında, ilgili hakkında gecikmeksizin idari soruşturma başlatılır. (6) İlgili personel Hizmete Özel, Kişiye Özel belge olarak idareye gelen bir belgeden çıktı alma, belgeyi kopyalama, e- posta gönderme ya da belgenin herhangi bir şekilde üçüncü gerçek ve tüzel kişilerle paylaşılmasından sorumludur. (7) Gizli ve çok gizli belgeler; a) Merkez teşkilatında Daire Başkanı, Gümrük ve Ticaret Müfettişi ve üstü unvanlı kullanıcılar, b) Taşra teşkilatı Bölge Müdürlüklerinde ve Ticaret İl Müdürlüklerinde Şube Müdürü ve üstü unvanlı kullanıcılar; Bölge Müdürlüğü bağlantı müdürlüklerinde Müdür Yardımcıları, Bölge Amirleri ve üstü unvanlı kullanıcılar; tüm taşra teşkilatında

16 görevli Avukatlar ve daha üstü unvanlı kullanıcılar ile tüm bu görevlere vekalet eden kullanıcılar tarafından oluşturularak imza-onay süreci başlatılır. (8) Makam onay ve izinleri, iç ve dış yazışmalarda gizli ve çok gizli belgelerin ekinde veya ilgisinde hiçbir şekilde gönderilmez. Makam onay ve izinlerinin hangi makama ait olduğu, tarih ve sayısı, konusu, kapsamı, hangi gerçek ya da tüzel kişiye yönelik olarak düzenlendiğine ilişkin temel bilgilere gizli ve çok gizli belge içeriğinde yer verilir. Belge içeriğinde başka bir bilgiye yer verilmez. (9) Gizli ve çok gizli belgeler bilgi olarak bir veya daha fazla sayıda kullanıcıya havale edilmez. Tebliğ-Tebellüğ işlemi yapılması gereken bu tür belgeler kullanıcılara ıslak imza karşılığı tebliğ edilir. (10) Rehberlik ve Teftiş Başkanlığı ile Hukuk Müşavirliği nin faaliyet alanları ile ilgili özel mevzuatlarındaki hükümler saklıdır. İzin İşlemleri MADDE 20-(1) 657 sayılı Kanun hükümlerine göre kullanılan yasal izinler; a) Senelik izin ve mazeret izin talepleri EBYS de yer alan İzin Formu izni talep eden personel tarafından doldurularak amirin onayına sunulur. b) İzin talep eden personel izin formunu doldururken belge verisi alanında yer alan Notlar bölümüne sicil numarasını girmekle yükümlüdür. c) Belge verisi alanında yer alan Dağıtım kısmında personel, biriminde izin işlemlerini kayıt altına alan şube ya da servisi seçilir. İzin İşlemleri MADDE 23-(1) 657 sayılı Kanun hükümlerine göre kullanılan yasal izinler; a) Senelik izin ve mazeret izin talepleri EBYS de yer alan İzin Formu izni talep eden personel tarafından doldurularak amirin onayına sunulur. b)ebys nin çalışmadığı durumlarda 25.madde hükümlerine göre işlem yapılır. c)belge verisi alanında yer alan Dağıtım kısmında personel biriminde izin işlemlerini kayıt altına alan şube ya da servisi seçilir. Akış kısmında izin işlemlerini kayıt altına alan personel parafçı olarak seçilir. ç)sıhhi izin onay işlemleri de EBYS içerisinde bulunan Sıhhi İzin Onay Formu

17 d) Sıhhi izin onay işlemleri de EBYS içerisinde bulunan Sıhhi İzin Onay Formu kullanılarak personel birimleri tarafından yapılır. Personel birimince sağlık raporu sisteme taratılarak sistem üzerinde hazırlanan form ile ilişkilendirilir. kullanılarak personel birimleri tarafından yapılır. Personel birimince sağlık raporu sisteme taratılarak sistem üzerinde hazırlanan form ile ilişkilendirilir. MADDE YENİ EKLENMİŞTİR. Arşiv İşlemleri MADDE 24-(1) Birim hiyerarşisi ve organizasyonlarında yapılacak olan değişikliklerde (isim değişikliği, yeni birim açma, kapatma, birleştirme, alt birim değişikliği, kısmi birleştirme ve ayırma işlemleri) Başkanlık görüşünün alınması zorunludur. (2) EBYS de iş ve işlemlerin sağlıklı yürütülmesi amacıyla birimlerin/servislerin bölünmesi işlemleri söz konusu birimlerin aynı idari birim kimlik kodu kullanması şartıyla Birimlerden gelen talepler doğrultusunda Başkanlıkça değerlendirilir. İstisnalar MADDE 21- (1) EBYS nin geçici olarak kullanılamadığı durumlarda 1 Seri No lu Elektronik Gümrük İşlemleri Acil Durum Tebliği hükümlerine göre fiziksel evrak akışı uygulanır. Böyle durumlarda engelin ortadan kalkmasından itibaren belge bilgilerinin EBYS ye girilmesi ilgili birimin sorumluluğundadır. (2) Mahkemeler, savcılıklar ve icra dairelerinden gelen veya buralara gönderilen hukukî belgeler kanunen belli sürelere tabi olduğu cihetle, bu nevi belgenin alınması ve gönderilmesinde, EBYS ye kayıt hususu saklı kalmak üzere bu Yönergenin 12 nci ve 13 üncü maddelerindeki usul uygulanmayabilir. Bu durumda ilgili birimler durumu genel evrak birimine bildirir. (3) Mahkemeler, savcılıklar ve icra dairelerinden gelen yazılar, Bakanlık İstisnalar MADDE 25- (1) EBYS nin geçici olarak kullanılamadığı durumlarda 1 Seri No lu Elektronik Gümrük İşlemleri Acil Durum Tebliği hükümlerine göre fiziksel belge akışı uygulanır. Böyle durumlarda engelin ortadan kalkmasından itibaren fiziki belgerin taratılarak EBYS ye aktarılması ilgili birimin sorumluluğundadır. (2) Mahkemeler, savcılıklar ve icra dairelerinden gelen veya buralara gönderilen hukukî belgeler kanunen belli sürelere tabi olduğu cihetle, bu nevi belgenin alınması ve gönderilmesinde, EBYS ye kayıt hususu saklı kalmak üzere bu Yönergenin 13 üncü ve 14 üncü maddelerindeki usul uygulanmayabilir. Bu durumda ilgili birimler durumu genel evrak birimine bildirir. (3)Mahkemeler, savcılıklar ve icra dairelerinden gelen yazılar, Bakanlık Hukuk Müşavirliğince tebellüğ edilir ve gerekli

18 Hukuk Müşavirliğince tebellüğ edilir ve gerekli işlemleri müteakip, taranmak üzere Bakanlık genel evrakına gönderilir. işlemleri müteakip, taranmak üzere Bakanlık genel evrakına gönderilir. Taşra teşkilatında işlemler Bölge Müdürlüklerinde Hukuk Grup Başkanlığı, Gümrük Müdürlüklerinde ise Hukuk Büroları aracılığıyla yürütülür. GEÇİCİ MADDE 1 - (1) Elektronik imza temin edemeyen birimler en kısa sürede elektronik imza temin işlemlerini tamamlar. (2) Elektronik imza temin edilene kadar ıslak imzalı evraklar, birim evrakta taranarak sisteme aktarıldıktan sonra verilecek tarih, sayı ile fiziksel ve elektronik ortamda gönderilir. (3) Ticaret İl Müdürlükleri EBYS ile entegrasyon işlemleri gerçekleşinceye kadar birimlerine EBYS yolu ile gelen belgelerin Valilik kayıt işlemlerini, EBYS üzerinden kağıt ortamına aktarılan belgeler üzerinden yaparlar. Ticaret İl Müdürlükleri tarafından oluşturulan ve imza onay süreçlerinde Valilik Makamının yer alması halinde; oluşturulan belgenin, İl Müdürlüğünde imza onay süreçleri tamamlanan belge, fiziksel ortama aktarılır. Valilik İmza onay süreçleri ise fiziksel ortamda tamamlanır. Bu işlemin ardından EBYS ye taratılarak aktarılan belge yeni kayıt numarası alarak daha önceden imza onay süreci tamamlanan belge ile ilişkili belge olarak tanımlanır. (4) İllerde Ticaret İl Müdürlükleri, ilçelerde Kaymakamlıklar bünyesinde bulunan Tüketici Hakem Heyetleri (TSHH) iş ve işlemlerini TÜBİS TSHH modülü üzerinden gerçekleştirmektedirler. TSHH leri Bakanlığımız taşra teşkilatı içinde yer almadığı için TÜBİS TSHH modülü EBYS ile entegre edilmez. (5) Bakanlığımız Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile entegre edilmesi gereken, Bakanlığımız birimlerine ait bilgi sistemleri EBYS ye uygun olmak zorundadır. EBYS ye uygun olmayan bilgi GEÇİCİ MADDE 1- (1) Ticaret İl Müdürlükleri EBYS ile entegrasyon işlemleri gerçekleşinceye kadar birimlerine EBYS yolu ile gelen belgelerin Valilik kayıt işlemlerini, EBYS üzerinden kağıt ortamına aktarılan belgeler üzerinden yaparlar. Ticaret İl Müdürlükleri tarafından oluşturulan ve imza onay süreçlerinde Valilik Makamının yer alması halinde; oluşturulan belgenin, İl Müdürlüğünde imza onay süreçleri tamamlanan belge, fiziksel ortama aktarılır. Valilik İmza onay süreçleri ise fiziksel ortamda tamamlanır. Bu işlemin ardından EBYS ye taratılarak aktarılan belge yeni kayıt numarası alarak daha önceden imza onay süreci tamamlanan belge ile ilişkili belge olarak tanımlanır.valilikler tarafından imza onay süreci tamamlanan belgeler taranarak EBYS ye aktarılır. Taranan belge EBYS üzerinden ya da fiziki ortamda ilgili birime gönderme işlemi yapılabilir. İçişleri Bakanlığı ile EBYS entegrasyonu sağlanması durumunda gelen ve giden belge işlemleri EBYS üzerinden yapılabilir. Başkanlık bu konuda uygulama ayrıntılarını belirlemeye yetkilidir. (2) İllerde Ticaret İl Müdürlükleri, ilçelerde Kaymakamlıklar bünyesinde bulunan Tüketici Hakem Heyetleri (TSHH) iş ve işlemlerini TÜBİS TSHH modülü üzerinden gerçekleştirmektedirler. TSHH ler Bakanlığımız taşra teşkilatı içinde yer almadığı için TÜBİS TSHH modülü EBYS ile entegre edilmez. (3) Bakanlığımız Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile entegre edilmesi gereken, Bakanlığımız birimlerine ait bilgi sistemleri EBYS ye uygun olmak zorundadır. EBYS ye

19 sistemleri Başkanlığın talebi üzerine ilgili birim ve Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından EBYS işlem süreçlerine uygun hale getirilir. Söz konusu bilgi sistemleri uygun hale getirilinceye kadar ki süreç, ilgili birimin sorumluluğundadır. Başkanlık geçiş süreci tamamlanana kadar istisna getirmeye ve her türlü idari tedbiri almaya yetkilidir. uygun olmayan bilgi sistemleri Başkanlığın talebi üzerine ilgili birim ve BİD tarafından EBYS işlem süreçlerine uygun hale getirilir. Söz konusu bilgi sistemleri uygun hale getirilinceye kadarki süreç, ilgili birimin sorumluluğundadır. Başkanlık geçiş süreci tamamlanana kadar istisna getirmeye ve her türlü idari tedbiri almaya yetkilidir. Yürürlükten kaldırılan hükümler MADDE 24- (1) Halen uygulanmakta olan 11/11/2010 tarihli Doküman Yönetim Sistemi Yönergesi yürürlükten kaldırılmıştır. Yürürlükten kaldırılan hükümler MADDE 28- (1) Halen uygulanmakta olan Bakanlık Makamının 15/05/2014 tarihli Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Elektronik Belge Yönetim Sistemi Uygulama Yönergesi yürürlükten kaldırılmıştır. NOT: Yönetmelik ekleri, 2014/7074 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğin eklerine göre güncellenmiştir.