EXCEL de Çok İşinize Yarayacak 10 Pratik Bilgi - I

Transkript

1 Bu kitapta sizi şaşırtabileceğini düşündüğümüz, işinize yarayacak pratik bilgiler var. Bundan sonra her ay yeni bir e-kitap yayınlayacağız. Çıkacak diğer yayınların size ulaştırılması için son sayfadaki linkten ilgili formu doldurmanız yeterli. EXCEL de Çok İşinize Yarayacak 10 Pratik Bilgi I Fare Hareketleri ve Hızlı Kullanım

2 Yazar Hakkında : Yazar hakkında bilgi edinmek için adresini ziyaret edebilirsiniz. Yazara ulaşmak için serkan@etkinbilgi.com adresini kullanabilirsiniz. Yayın Hakkında : Bu kitap yıllardır eğitim projelerinde eğitim notları ve kitapları hazırlayan biri tarafından yazıldı. Neden Böyle Bir Yayın? Yıllarca yazdığım eğitim notlarının yada kendi katıldığım eğitimlerde bana verilen eğitim notları ve kitapların dolapların birinde ( ama hangisinde ) kaldığını gördüğüm için basılı eğitim notlarına ve kitaplara inancım azaldı. Artık bilgileri daha hızlı ulaşılabilir, daha rafine ve pratik biçimde paylaşmamız gerektiğini düşünüyorum. Bu kitapta sadece Bursa da kişinin üzerinde katılımcıya ulaşan İleri EXCEL Uygulamaları eğitimimizde anlattığımız pratik metotların ilk bölümünü bulacaksınız. Canlı bir eğitim gibi olmayacak ama yine de size verimli yollar önermeye çalışacağız. Bu kitap sayesinde bilmediğiniz pratik bir yol öğrenirseniz, bilin ki eğitimlerimizde bu bilgilerin çok daha fazlası var

3 2003 yılından bu yana Eğitimlerde biz kendilerine EXCEL anlatırken, örnekleri ve uygulamaları ile içeriklerimizi mükemmelleştirmemizi sağlayan Müşterilerimize Teşekkür Ederiz

4 Bu kitapta herhangi bir şekilde adı geçen ürün, marka veya şirket isimleri sahiplerine aittir. Kitapta yer alan bilgilerin uygulanmasından kaynaklanan sorumluluk okuyucuya aittir. Yazar bu kitaptaki bilgiler ve uygulamasından doğacak sonuçlar hakkında hiçbir şekilde garanti vermez ve sorumlu tutulamaz

5

6 EXCEL de Çok İşinize Yarayacak 10 Pratik Bilgi I Fare Hareketleri ve Hızlı Kullanım

7 Konu 1: EXCEL de Fare nin Biçimleri Bilgisayar işleri kolaylaştırmak için sunulduğuna göre, demek ki her şeyin bir kolayı var. Kolaylıkları öğrenmek ve kullanmak için araçları doğru kullanmak gerekli. Bunun için önce öğrenelim. EXCEL de farenin hücre üzerinde 3 durumu vardır. Birinci durum belirli bir hücre gurubunun işaretlenmesi için kullanılır. İşaretleme için hücre ortasında farenin sol tuşu basılarak fare hareket ettirilir. İkinci durum doldurma kutucuğunun kullanıldığı durumdur. Üçüncü durum ise hücre kenarında farenin ok şekline ( dört yönlü ok ) dönüşmesidir

8 Konu 2: EXCEL de Doldurma Kutucuğunu Etkili Kullanmak Doldurma Kutucuğu İle Formülleri Kopyalama (Otomatik Doldurma) Doldurma kutucuğunu tutup çekmek yerine kutucuğun üzerinde iki kez tıklayın. Bir formül yazdıktan sonra formülü diğer satırlara da kopyalamak için hücrenin sağ altında yer alan doldurma kutucuğunu fare ile tutup aşağı çekersiniz. Aşağıya çekmekten yorulduysanız bir de farenin sol tuşu ile iki kez tıklamayı deneyin. Hücrenin içine yazdığınız formül otomatik olarak aşağıya doğru doldurulacaktır. Lütfen Dikkat : Doldurma işlemi sol taraftaki hücrenin dolu/boş olmasına göre yapılır. Eğer EXCEL doldurma işlemi sırasında solda bir boş hücre ile karşılaşırsa doldurma o satırda son bulur. Otomatik doldurma sadece aşağı doğru çalışır. Doldurma kutucuğunu aşağıya doğru sürükleyebildiğiniz gibi yukarı da sürükleyebilirsiniz

9 Konu 3: Farenin Sağ Tuşu İle Doldurma Sağ Tuş ile Doldurma Kutucuğunu Tutup Çekme Doldurma kutucuğunu tutup çekme işini SOL tuşla değil SAĞ tuşla yapın. Tutup çektiğiniz hücre bir formül içeriyorsa biçimlendirmeleri doldurma, biçimlendirmeden doldurma, kopyalama gibi seçenekler içeren menü çıkar. Tutup çektiğiniz hücre bir tarih içeriyorsa doldurma seçeneklerinde tarih ile ilgili seçeneklerde aktif olur. Ayları, yılları, cumartesi pazarları atlayarak iş günlerini doldurabilirsiniz. Dizi komutunu seçerek satırlarda yada sütunlarda bir veri serisi oluşturabilirsiniz. Aynı komuta Düzen Doldur Seriler komutu ile ulaşabilirsiniz

10 Konu 4: Hücreyi Sürükleyip Bırakmak Windows programlarında bir nesneyi farenin sol tuşu ile basılı tutarak başka bir yere kaydırma işlemine SÜREKLE-BIRAK işlemi denir. Hücreyi SÜRÜKLE-BIRAK ile kaydırmak için fareyi hücrenin kenarına getirmelisiniz. Fareyi seçili bir alanın yada hücrenin kenarına getirdiğinizde farenin görüntüsü 4 yönlü oka dönüşür. Hücrenin Kenarları Doğru Kullanmak ( TAŞIMA, KOPYALAMA, ETKİLİ KAYDIRMA ) Bir hücre grubunu işaretlediniz. İşaretlediğiniz alanın yukarıdaki resimde olduğu gibi kenarına geldiniz. Farenin sol tuşuna basılı tutarak sürükleme yaparsanız TAŞIMA yapmış olursunuz. CTRL tuşuna basıp Farenin sol tuşuna basılı tutarak sürükleme yaparsanız KOPYALAMA yapmış olursunuz. SHIFT tuşuna basıp Farenin sol tuşuna basılı tutarak sürükleme yaparsanız taşıdığınız satırı istediğiniz satırların arasına kolayca kaydırabilirsiniz. (Örneğin HANDE personeline ait bilgileri Dursun ve Temel arasına kaydırmak gibi.) Böylece satır eklemenize gerek kalmadı

11 Konu 5: Farenin Sağ Tuşu İle Sürükle-Bırak Sürükle Bırak İşlemini SAĞ TUŞ İle Yapmak Sürükle-Bırak işlemi kopyalama ve taşımalarda zaman kazandırır. Sürüklemeyi farenin sol tuşuna değil de sağ tuşuna basılı tutarak yaparsanız EXCEL becerikli bir menü açar. Yanda TEMEL in bilgileri farenin sağ tuşuna basılı tutularak iki satır alta sürüklendi. Çıkan menüden işinize yarayan bir seçeneği seçebilirsiniz. Yalnızca Değer Olarak Kopyala kopyaladığınız yerdeki formülleri bırakır sadece değerleri alır. Yalnızca Biçim Olarak Kopyala fırça düğmesiyle aynı işi yapar. Buraya Bağla, iki hücre arasında formüle dayalı bir bağ kurar. Buraya Köprü Oluştur, tıkladığınızda esas veriye gitmenizi sağlayan bir köprü oluşturur. Alt grup ise eğer kopyalama veya taşıma niyetinde iseniz Hasan a ait verilerin ne yöne kaydırılacağını seçmenizi sağlar

12 Konu 6: Tabloda Fare İle Hareket Hücrenin Kenarlarına İki Kez Tıkla Tablonuzda bir hücre seçin. Hangi yöne gitmek istiyorsanız fare ile hücrenin o kenarına iki kez tıklatın. Aktif hücre tıkladığınız kenar hangi yönde ise o yönde sona kadar taşınır. Bu yöntem büyük tablolarda hareket imkanı sağlar. SHIFT Tuşunun Gücü Aynı hareketi SHIFT tuşuna basılı tutarak yaparsanız sonuna kadar işaretleme yapmış olursunuz

13 Konu 7: Klavyenin Gücü CTRL Tuşu CTRL ve SHIFT tuşları sanıldığından daha fazla işe yararlar. CTRL genel olarak hareket ile ilgili iken SHIFT ise işaretleme ile ilgilidir. Tablo Üzerinde Hareket Tablonun içinde bir hücre seçin. CTRL ile birlikte yön tuşlarından birine basın. Aktif hücre bastığınız yönde son dolu hücreye getirilecektir. Bu özellik çok sütunlu ve çok satırlı tablolarda çok işinize yarar. Dahası Ctrl + Ara Çubuğu Tüm sütunu seçer. CTRL + SHIFT + Yön Tuşları ile satır yada sütunda son dolu hücreye kadar işaretleme yapabilirsiniz

14 Konu 8: Klavyenin Gücü SHIFT Tuşu Etkili Bloklama İşaretleme SHIFT tuşu ile birlikte yön tuşlarını kullanırsanız hücreleri işaretlersiniz. CTRL + SHIFT + Yön Tuşları ile satır yada sütunda son dolu hücreye kadar işaretleme yapabilirsiniz. Bu özellik çok sütunlu ve çok satırlı tablolarda doğru yerleri işaretlerken çok işinize yarar. Shift + Ara Çubuğu Tüm satırı seçer. Dahası Doldurma kutucuğunun üzerine gelip SHIFT ile hücreyi yukarı sürüklerseniz hücreyi silmiş ve aşağıdakileri yukarıya çekmiş olursunuz. Bir hücre seçili iken SHIFT tuşuna basıp başka bir hücre seçerseniz EXCEL iki hücrenin arasındaki tüm hücreleri seçer. SHIFT + F2 Açıklama Ekler. SHIFT + F3 Fonksiyon Ekler

15 Konu 9: Hızlı Biçimlendirme ve İşlemi Tekrar Et Tabloları Biçimlendirme Biçim Otomatik Biçimlendirme ( Format-Autoformat ) ile hazır biçimlendirmelerden yararlanabilirsiniz. Liste1 ( list1) biçimi listelerle çalışırken farklı renklerdeki satırları ile işinizi kolaylaştırır. Otomatik biçimleri kullanırken, bu seçeneğin tablodaki alt toplamları, sütun toplamlarını, formülleri, sadece veri girişi yapılabilen hücreleri birbirinden ayırabildiğini, kısacası sadece biçimlendirme değil, akıllı biçimlendirme yapabildiğini belirtmemiz gerek. Fırçaya 2 Kez Tıkla Biçim boyacısı bir hücrenin biçimlerini diğer hücrelere kopyalamaya yarar. Bir hücrenin üzerine gelirsiniz, fırçaya tıklarsınız. Sonra hedefe tıkladığınızda ilk hücrenin biçimi tıkladığınız hedefe uygulanır. Eğer birden fazla hedefiniz varsa fırçaya iki kez tıklatın. Bu durumda fırça kilitlenir ve siz aynı biçimi birden fazla hedefe tek tek uygulayabilirsiniz. Sürekli Aynı İşler İçin F4 İşlemi Tekrar Et Aynı işi birden fazla hücre üzerinde uygulamak istiyorsanız F4 tuşu işinize yarayabilir. F4 tuşu son yaptığınız işlemi tekrar eder

16 Konu 10: Sayfaları Etkili Kullanmak Sayfaların Arasında Gezinmek CTRL ile birlikte Pg Up, Pg Down tuşları ile sayfalar arasında gezinebilirsiniz. Birden Fazla Sayfada İşlem Yapmak CTRL tuşu ile birden fazla sayfayı seçebilirsiniz. Böylelikle yaptığınız işlemin seçtiğiniz tüm sayfalar uygulanmasını sağlayabilirsiniz. Seçtiğiniz sayfaları bir kerede yazdırabilir, bir sayfaya girdiğiniz bilgilerin seçtiğiniz tüm sayfalara girilmesini sağlayabilirsiniz. o Örneğin boş bir kitap açın.sayfa1 ve Sayfa2 yi CTRL ile aynı anda seçin. A1 hücresine bir değer girin. Girdiğiniz değerin Sayfa2 nin A1 hücresine de girildiğini göreceksiniz. Birden fazla sayfayı CTRL tuşuna basılı tutarak seçerseniz yandaki görüntü oluşur. Yanda Sayfa1 ve Sayfa2 CTRL tuşuna basılı tutularak seçildi. Bu aşamadan sonra Sayfa1 de yaptığımız her şey Sayfa2 de de yapılacak. Sayfa ayarı yapabilir, yazdırabilir ya da bilgi girebilirsiniz. Yaptığınız her şey Sayfa2 de de yapılacak

17 Konu 10: Sayfaları Etkili Kullanmak (Devam) Birden Fazla Sayfayı Aynı Anda Görmek Diyelim ki bir kitapta fiyatlar ve satışlar sayfaları var. Her iki sayfayı da aynı anda ekrana getirebilir miyiz.?. Yandaki örnekte olduğu gibi aynı kitabın içinde Üretim Operasyonları ve Veriler adında iki sayfam var. Bunları ekranda yan yana görmek istiyorum. Böylelikle daha kolay hesaplama, formül kurma ve izleme yapabilirim. Pencere Menüsünden Yeni Pencere ( Window New Window ) komutunu seçelim.çalıştığımız dosyanın bir kopyası daha oluştu. Pencere Menüsünden Yerleştir ( Window Arrange ) komutunu seçelim. Yatay yada dikey seçeneğini işaretleyelim. Gelen pencerelerden birinde bir sayfayı, diğerinde diğer sayfayı seçelim. Şimdi iki sayfa da ekranda. Kolayca sürekle-bırak işlemi, formül oluşturma vs. sayfadan sayfaya işlemler yapabiliriz. Solda görüldüğü gibi iki sayfa alt alta getirildi. Sonrada üst sayfada F1 hücresinde bir formül yazıldı. Diğer sayfa da ekranda olduğu için diğer sayfadaki hücreler kolaylıkla seçildi

18 Yakın zamanda bu yayının ikinci bölümünü yayınlayacağız. Yeni çıkacak yayınlara da ulaşmak, öneri ve düşüncelerinizi belirtmek için şimdi bize yazın. Böyle Yayınlar ve Devamı Bana Ulaşsın Bu kitapta yer alan tekniklerin çok daha fazlasını öğrenmek, EXCEL de gerçek bir uzman olmak istiyorsanız, EXCEL Odaklı Programlarımıza göz atmanızı öneririz. EXCEL de sadece kullanım etkinliğinizi arttırmak ve EXCEL i ve POWERPOINT i profesyonelce kullanmak istiyorsanız EXCEL Best Practice ve POWERPOINT İle Etkili Sunuş Programımız beklentilerinizi karşılayabilir. Her iki eğitimimizde günde 2 saatten fazla EXCEL kullanmakta olan, derinlemesine bilgiye ihtiyaç duyan katılımcılar için düzenlenmektedir