ADIYAMAN ÜNİVERSİTESİ KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA EL KİTABI

Transkript

1 ADIYAMAN ÜNİVERSİTESİ KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA EL KİTABI

2 KÜTÜPHANEMİZ Üniversitemizin eğitim, öğretim ve araştırma faaliyetlerinin gerçekleşmesinde birinci derecede görev yapan ve bunun için gerekli bilgiyi ve bilgi kaynaklarını bünyesinde toplayıp, kullanıcıların hizmetine en iyi şekilde sunan bir merkezdir. Kütüphanemiz koleksiyonu; kitap, dergi gibi basılı materyal ile görsel-işitsel materyal ve elektronik kaynaklardan oluşur yılından başlayarak dünyada ve Türkiye de Veri tabanı ve Elektronik Dergiler kavramlarının ortaya çıkmasıyla basılı dergilerin yerini İnternet üzerinden erişilebilen elektronik yayınları almaya başlamış ve birçok veri tabanını deneme amaçlı ve abone olunarak kullanıma açılmıştır. Kütüphanemizde kitaplar açık raf sistemine göre düzenlenmiştir. Kitaplar raflara Kongre Kütüphanesi Sınıflandırma (LC-Library of Congress Classification) sistemine göre yerleştirilmiştir. Bu sistemde ana konular için alfabetik harfler kullanılmaktadır. MİSYON Eğitim ve araştırma programlarının gereksinimleri doğrultusunda bilgiyi hizmet vermekte olduğu kitleye çağdaş bilgisayar ve yayın teknolojilerini kullanarak, hızlı ve ekonomik bir şekilde, mesleki dayanışma ve işbirliğine dayalı, çalışanlarıyla birlikte gelişmelere ayak uyduran modern bir kütüphane olmak. 2

3 VİZYON Üniversitemizi uluslararası düzeyde tanınmış üniversiteler içinde görebilmek için kütüphanemizi çağa uygun bir bilgi merkezi yapmaktır. POLİTİKAMIZ Zengin kitap ve dergi koleksiyonumuzu her geçen gün çoğaltacak, Elektronik kaynakların kullanım oranını en üst seviyeye taşıyarak rekabet gücümüzü artıracak, Güçlü teknik donanımımızla teknolojik değişime uyum sağlama becerimizi sürdürecek, Verdiğimiz hizmetin kalitesini, her zaman daha iyisi olacağı inancı ile sürekli iyileştirecek, Örgütsel ve yönetsel becerilerimizi işbirliği ve dayanışma kültürümüzle çoğaltacak, Çalışanlarımızın nitel ve nicel olarak yeterli olması için gerekli her türlü çabayı harcayacak, Çalışanlarımızın sürekli eğitimini destekleyecek eğitim programları ile çalışanların etkinliğini artıracak, Fiziksel ortamımızın güvenli, emniyetli ve yeterli olması için gerekli kaynakların ayrılmasını sağlayacak, Kurumsallaştırmayı başardığımız işletim ve yönetim sistemimizle kendimizi sürekli ölçecek ve geliştireceğiz. TARİHÇEMİZ 17 Mart 2006 tarih ve Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe giren sayılı kanunla Üniversitemiz kurulmuştur. Üniversitemizin açılmasına bağlı olarak yerleşke dahilinde bulunan birim kütüphaneleri birleştirilmiş ve Merkez Kütüphanemiz oluşturulmuştur. Merkez Kütüphanemiz 14 Ocak 2008 tarihine kadar Fen-Edebiyat Fakültesi binasının 3. katında, 25 Ağustos 2011 tarihine kadar Sağlık Yüksekokulu binasının zemin katında, 2011 yılının Eylül ayında Mediko-Sosyal binasının idari bölümünün 2. katında bulunan 540m² lik bir alana taşınmış ve hizmetini burada devam ettirmektedir. Üniversitemizin öğrencileri ile akademik ve idari personeline kütüphanemize üye olmak koşuluyla hizmetlerimizden yararlanma olanağı sunulmaktadır. Ayrıca dışarıdan gelen araştırmacılar da kütüphane koleksiyonunda bulunan her türlü bilgi kaynağından kütüphane içinde faydalanabilmektedirler. 3

4 Adıyaman Üniversitesi Kütüphane Hizmetleri Yönergesi BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam ve Tanımlar Amaç Madde 1 - Bu Yönerge Adıyaman Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı ile bağlı birim kütüphanelerinin tanımını, örgütlenmesini ve birimlerde çalışan personelin görev, yetki, sorumluluk ve hizmet esaslarını belirler. Kapsam Madde 2 - Bu Yönerge Adıyaman Üniversitesi bünyesinde bulunan bütün kütüphaneleri kapsar. Tanımlar Madde 3 - Bu Yönergede geçen; a) Üniversite : Adıyaman Üniversitesi ni b) Rektör : Adıyaman Üniversitesi Rektörü nü, c) Daire Başkanlığı : Adıyaman Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı nı, d) Merkez Kütüphane : Adıyaman Üniversitesi Rektörlüğü bünyesinde yer alan ve kütüphane hizmetlerinin örgütlenip yürütüldüğü kütüphaneyi, e) Birim Kütüphaneleri : Adıyaman Üniversitesine bağlı fakülte, enstitü ve yüksekokullara ait kütüphaneleri, f) Materyal : Kütüphanelerde ( kitap, süreli yayın, tez, broşür, görsel-işitsel araç gereçler, mikrofilm, video bant, elektronik veri tabanları gibi) okuyucu tarafından kullanılabilir her türlü malzemeyi. g) Komisyon: Adıyaman Üniversitesi Kütüphane Komisyonu nu h) Kullanıcı: Bu Yönerge çerçevesinde kütüphanelerden yararlanabilen herkesi ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Kuruluş Kuruluş Amacı Madde 4 Kütüphaneler, Üniversitenin eğitim-öğretim ve araştırma çalışmalarına uygun ortam hazırlamak amacıyla; her türlü bilimsel materyali düzene koyan ve sunan kurumlardır. Üniversite kütüphaneleri bu amacı gerçekleştirmek üzere; a) Gereken her türlü bilgi ve belgeyi sağlar, b) Sağlanan bilgi ve belgeleri bütün araştırmacıların, üniversite öğrencilerinin ve çalışanlarının kullanımına sunulacak şekilde düzenler, c) Mevcut bilgi kaynaklarından en iyi şekilde yararlanılmasını sağlar, her düzeydeki kullanıcıya kurum içinde ve dışında hizmet verir, d) Üniversitelerin kütüphanecilik bölümleri öğrencilerinin zorunlu uygulama ve staj programlarının yürütülmesinde yardımcı olurlar. Kuruluş Şekli Madde 5 - Üniversitedeki kütüphane hizmetleri, tek bir merkezi kütüphane çerçevesi içinde örgütlenmesi ve yürütülmesi esastır. Üniversite yerleşkesinde merkezi bir kütüphane kurulur. Fakülte, yüksekokul, enstitü ve daha alt seviyedeki birimler için ayrı ayrı kütüphaneler kurulmaz. Yerleşke alanı dışında yer alan fakülte ve yüksekokullar için birim kütüphaneleri kurulabilir. 4

5 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Yönetim ve İşleyiş Madde 6 - Üniversitedeki kütüphane hizmetleri bu yönerge hükümleri çerçevesinde Daire Başkanlığı, Başkanlığa bağlı Teknik Hizmetler ve Okuyucu Hizmetleri Şube Müdürlükleri, birim kütüphane sorumluları ve Kütüphane Komisyonu tarafından düzenlenir ve yürütülür. Yerleşke alanı dışındaki birimlerde kurulan kütüphaneler, Daire Başkanlığının genel koordinatörlüğü altında görev yaparlar. Madde 7 - Daire Başkanının görev, yetki ve sorumlulukları : a) 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 33 üncü maddesindeki görevleri yapmak, b) Kütüphane hizmetlerinin aksamadan yürütülebilmesi için yeterli kadroyu oluşturup, iş bölümüne giderek personeli üzerinde genel eğitim ve denetim görevini yapmak, c) Kütüphanecilik alanındaki gelişmeleri izleyerek teknolojik yeniliklerin kütüphanelere girmesi için çalışmalar yapmak, d) Teknik ve okuyucu hizmetlerinin standartlaşmasını sağlamak ve denetimini yapmak, e) Merkez ve birim kütüphanelerinin işbirliği içinde çalışmalarını sağlamak, bu amaçla mesleki kurslar açmak, eğitim programları düzenlemek, f) Bibliyografya Tez Katalogu, Süreli Yayın Katalogu vb. yayınlar çıkararak bilimsel araştırmaları kolaylaştırmak, g) Bu Yönerge uyarınca görev alanına giren ve kütüphane hizmetlerinin gerektirdiği diğer çalışmaları yapmak. Madde 8 - Teknik Hizmetler Şube Müdürü aşağıdaki görevleri yapar: a) Üniversite eğitim ve öğretimini destekleyecek, araştırmalara yardımcı olacak her türlü materyali sağlamak, b) Kütüphaneye sağlanan materyalleri belirlenen sistemlere göre tasnif etmek, c) Kütüphane materyallerinin onarım ve ciltleme işlerini yapmak. Madde 9 - Okuyucu Hizmetleri Şube Müdürü aşağıdaki görevleri yapar: a) Kütüphane materyallerinden okuyucunun yararlanmasını sağlamak amacıyla, kütüphanelerin ve bilgi kaynaklarının tanıtımı, okuyucu eğitimi, bibliyografik tarama ve bilgilendirme faaliyetlerinde bulunmak, b) Kütüphane materyallerinin kütüphane içi ve dışı dolaşımını sağlamak ve denetlemek, c) Kütüphaneler arası kaynak alış-verişinde bulunarak işbirliği sağlamak. Madde 10 - Birim Kütüphane Sorumlusu Şube Müdürünün yetki ve sorumluluklarına sahip olarak aşağıdaki görevleri yapar: a) Birim Kütüphanelerinde verilecek hizmetleri, Daire Başkanlığı tarafından yapılan düzenlemeler çerçevesinde yürütmek, b) Birim Kütüphanelerince ihtiyaç duyulan araç-gereç ve diğer her türlü kütüphane materyalini Daire Başkanlığına bildirmek, c) Bu yönerge uyarınca görev alanına giren ve kütüphane hizmetlerinin gerektirdiği diğer çalışmaları yapmak. Madde 11 - Kütüphane Komisyonu; Üniversite Senato tarafından 3 (üç) yıl için seçilen 1 (bir) başkan ve en az 3 (üç), en fazla 7(yedi) öğretim üyesinden oluşur. Komisyon; Kütüphane koleksiyonunda bulunması için istekte bulunulan yayınların seçimini yapar, kütüphane hizmetlerinin gelişen sistemlere uyumlanarak yürütülmesi ve kütüphanenin sürekli gelişimine yönelik olarak yapılması gerekenleri belirleyerek önerilerde bulunur. 5

6 DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Kütüphane Hizmetleri Madde Kütüphane hizmetleri Teknik Hizmetler ve Okuyucu Hizmetleri olmak üzere iki grup halinde düzenlenir ve Şube Müdürlerinin koordinatörlüğünde yürütülür. Teknik Hizmetleri Madde 13 - Teknik Hizmetler, bütün kütüphane materyallerinin seçiminden, bu materyallerin okuyucuya sunulacak duruma getirilmesine kadar yapılan işlerin tamamıdır. Teknik Hizmetleri oluşturan servisler şunlardır: a) Materyal Sağlama Servisi : Üniversitenin eğitim ve öğretimini destekleyecek ve araştırmalarda yardımcı olacak nitelikteki kitap, süreli yayın, tez, mikrofilm, görsel ve işitsel araç-gereçleri, video bant ve benzeri her türlü bilgiyi içeren elektronik veri tabanlarını ihtiyaç sahiplerinin kullanımına hazır bulunduran, kütüphane materyalini satın alan, bağış ve değişim yollarıyla temin eden servistir. Kütüphane koleksiyonunun oluşturulması, seçim ve yararlanma: Koleksiyonda yer alacak yayınların seçimi, Kütüphane Komisyonu ile Kütüphane Daire Başkanlığı nın ortaklaşa çalışmaları sonucu yapılır. Bunun için; -Kütüphane kullanıcıları, satın alınması için istekte bulundukları yayınları kütüphanenin web sayfası aracılığı ile ya da bağlı bulundukları birimlerin amirlikleri tarafından üst yazı ile Daire Başkanlığına iletebilirler. -Yeni açılan fakülte, yüksekokul ve bölümlere yeterli yayın sağlanabilmesi için bir süreliğine daha fazla kaynak tahsis edilebilir. b) Kataloglama ve sınıflama servisi : Bu servis, kütüphanelere sağlanan kitap ve diğer materyalleri belirlenen sistemlere göre tasnif ederek okuyucuların yararlanmasına sunar. c) Süreli Yayınlar Servisi : Üniversite eğitim-öğretimini destekleyecek, araştırmalarda yardımcı olacak süreli yayın koleksiyonunu oluşturmak ve geliştirmek üzere bunları satın alan, bağış ve değişim yoluyla temin eden ve belli bir düzen içinde kullanıma sunan servistir. d) Ciltleme ve Onarım Servisi : Bilgi kaynaklarının onarım ve ciltlenmesi işlemlerinin yapıldığı servistir. Okuyucu Hizmetleri Madde 14 - Okuyucu Hizmetleri, bilgi kaynaklarından ve kütüphanelerden okuyucuların en verimli şekilde yararlanmalarını sağlayan hizmetlerdir. Okuyucu Hizmetlerini oluşturan servisler şunlardır: a) Müracaat Servisi : Kütüphane koleksiyonunun ve bu koleksiyonun kullanımının, Üniversite içinde ve dışında okuyucuya tanıtımını sağlayan servistir. Bu servis, kütüphane materyallerinin kullanımına yardımcı olmak amacıyla hizmet içi eğitim programları düzenlemek, bibliyografya taramaları yapmak, yeni çıkan yayınları okuyucuya duyurmak ve bilgilendirme hizmetlerini yürütmekle görevlidir. b) Ödünç Verme Servisi : Kütüphane koleksiyonunun, kütüphane içi ve dışı dolaşımını sağlamak, denetlemek, kütüphaneler arası (gerekirse yurt dışından) kaynak alış-verişinde bulunmak ve kütüphane materyali ile ilgili fotokopi işlerini yapmakla görevli olan servistir. 6

7 BEŞİNCİ BÖLÜM Kütüphanelerden Yararlanma Madde 15 - Kütüphanelerden üniversite personeli ve öğrencileri ile dışarıdan gelen kullanıcılar yararlanabilirler. Kütüphaneler, üniversiteler arası işbirliğinin gereği olarak, diğer üniversitelerin personel ve öğrencilerinin yararlanmalarına açıktır ancak; bu okuyucular kütüphane materyallerini kendi kütüphaneleri aracılığıyla ödünç alabilirler. Kütüphaneden yararlanma hususları ile üyelik şartları, Rektör ün belirlediği esaslar doğrultusunda yapılır. Ders materyalleri (rezerv) hizmeti: Öğretim yılında, bir ders kapsamında yoğun olarak kullanılması düşünülen ders kitapları ve yardımcı ders kitapları, öğretim üyelerince sağlanacak ders notları, makale fotokopileri v.b. için kütüphane tarafından verilecek hizmetleri kapsar. Bu hizmetten yararlanmak isteyen öğretim üyeleri verecekleri dersle ilgili kaynakları kütüphaneye bildirerek, bunların rezerv bölümünde bulundurulmasını isteyebilirler. Bu yayınlar okuyucuların istekleri doğrultusunda iki saatlik, bir akşamlık veya üç günlük sürelerle ödünç verilebilir. Ödünç Verilmeyecek ve Çoğaltılamayacak Kitap ve Diğer Materyaller Madde 16 A) Aşağıda belirtilen kütüphane materyalleri dışarıya ödünç verilemez: a) Müracaat eserleri, ( sözlük, ansiklopedi, indeks vb.,) içinde bulunulan yılın dergileri, b) Basılı olmayan Lisansüstü ve Doktora tezleri, c) Yazma ve basma nadir eserler, d) Atlas, harita, slayt ve her türlü görsel-işitsel malzemeler, e) Birimlerce belirlenen, sayıları tükenmiş veya ayrılmış (rezerve) eserler, f) Müzik notaları, koleksiyon parçaları, sanatsal materyaller vb., B) b, c, f bentlerinde belirtilen materyallerin çoğaltılmasına izin verilemez. Okuyucular bu gibi materyallerden sadece kütüphane içinde ve gerektiğinde görevlinin gözetiminde yararlanabilirler. Ödünç Vermede Uygulanacak Kurallar Madde 17-Ödünç verme hizmetlerinden yararlanmak isteyen kütüphane kullanıcıları kütüphane kurallarına uymak zorundadır. a) Kütüphaneye üye olan akademik ve idari personel 30 (onbeş) gün süre ile 5 (beş) kitap, Öğrenciler 15 (onbeş) gün süre ile 3 (üç) kitap, Üniversite dışından üye olanlar 10 (on) gün süreyle 3 (üç) kitap ödünç alabilir. b) Ödünç alınan kitap başkası tarafından rezerve edilmediyse kitabı kütüphaneye getirerek aynı sürelerle bir defa uzatabilir. Üniversitemize bağlı fakülte ve yüksekokullarda bulunan Akademisyenler ödünç aldıkları kitapları iade tarihi geçmediği takdirde telefonla uzatabilirler. c) Ödünç verme süreleri gerektiğinde kütüphane yönetimi tarafından yeniden düzenlenebilir. d) Ödünç alma işlemleri için, üyeler kimlik kartlarını göstermek zorundadır. e) Teknolojik gelişmelere bağlı olarak Daire Başkanlığı kütüphane kartı uygulamasından vazgeçip sadece üniversite kimlik kartı ile ödünç verme işlemi yapabilir. f) Başkasına ait kimlik ve kütüphane kartı ile ödünç kitap alınamaz. 7

8 g) Üzerinde süresi geçmiş kitap bulunan okuyuculara ödünç kitap verilmez. h) Okuyucular başka okuyucularda bulunan kitapları ayırtabilirler, ayırtılan kitaplar duyurudan itibaren 3 (üç) gün kullanıcı için bekletilir. Bu sürenin sonunda kullanıcı tarafından alınmayan kitaplar, başka bir kullanıcı tarafından ayırtılmış ödünç alma hakkı ise bu kullanıcıya geçer, aynı hükümler bu kullanıcı için de geçerli sayılır. Başka bir kullanıcı kitabı ayırmamışsa, kitap bu sürenin sonunda rafa gönderilir. ı) Kütüphane yönetimi ödünç alınan kitabı gerektiğinde kullanıcıdan geri isteyebilir. i) Danışma kaynakları, süreli yayınlar, yüksek lisans ve doktora tezleri ile elektronik ortamdaki eserler (materyalin eki olarak gelmiş CD-ROM veya disketler hariç) dışındaki tüm kütüphane materyali ödünç alınabilir. j) Kullanıcılar tarafından çok kullanılan kitaplar kullanıcıların isteği veya kütüphane yönetiminin kararıyla rezerve kitaplar bölümüne konulur. Bu kitaplar iki saat süreyle kütüphane içinde ödünç verilir. Başka bir kullanıcı tarafından istenmezse süre iki saat daha uzatılabilir. Geciktirilen her saat için belirlenen gecikme cezası uygulanır. k) Öğrenciler mezuniyetlerinde veya kayıtlarının silinmesi durumunda kütüphaneden ilişik kesme belgesi almak zorundadırlar. Bu öğrencilerin isimleri ilgili birimlerce zaman geçmeden Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığına bildirilir. Kütüphaneye borçlu olan öğrencilere ilişik kesme belgeleri verilmez. Bu konuda Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı ile Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Dekanlıklar, Enstitü ve Yüksekokul Müdürlükleri ve diğer birimler arasında işbirliği yapılır. l) Üniversiteden emekli olan veya istifa nedeniyle ayrılan ya da görevlendirme veya askerlikle bir süre üniversiteden uzaklaşan öğretim elemanları ödünç aldıkları kitapları iade ederek kendi kütüphanesinden ve Merkez Kütüphaneden ilişiği yoktur yazısı almak zorundadırlar. Personel Daire Başkanlığı kütüphaneden ilişiği yoktur yazısı almayanların işlemlerini yapamaz. Bu İşlemler Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı ve Personel Dairesi Başkanlığının işbirliği ile yürütülür. m) Kullanıcı ödünç aldığı materyali iyi kullanmak ve belirtilen tarihte iade etmekle yükümlüdür. Gününde İade Edilmeyen Kitap ve Diğer Materyal Madde 18 - Ödünç aldığı kitap ve diğer materyali en geç ödünç verme süresi sonunda iade etmeyen ve süresini uzatmayan kişiye uyarı yazısı yazılır. Uyarıya rağmen iade ya da uzatma işlemi yapılmamışsa, süre bitimini izleyen günden itibaren geçen her gün için para cezası uygulanır. Yıl içinde uygulanacak günlük ceza miktarı, her yıl Değer Takdir Komisyonunun önerisi ile Rektör tarafından belirlenir. Kendisine gecikme cezası uygulanmasına başlanmış olan kişiye ödünç aldığı materyali iade etmediği ve tahakkuk ettirilen ceza tutarının tamamını ödemediği sürece, hiçbir şekilde başka bir kitap veya materyal ödünç verilemez. Gecikme cezası uygulanan gün sayısının 8 (sekiz) haftayı aşması halinde o kitap/materyal hakkında kaybedilmiş gibi işlem yapmakta serbesttir. Üniversite öğretim elemanlarına ve idari personele ait ödenmeyen para cezaları Üniversite Senatosu nun onayıyla bu şahısların aylıklarından kesilir. Diğer üniversitelerin öğretim elemanları ve araştırmacıları hakkında ilgili üniversitelerin rektörleri aracılığı ile yönerge uygulanır. Ödünç Alınan Kitap ve Materyalin Yıpratılması ve Kaybı Madde 19 - Ödünç alınan materyalin yıpratılması veya kaybedilmesi durumunda : a) Yıpratılan veya kaybedilen kütüphane materyali öncelikle piyasadan aynen temin ettirilmeye çalışılır. İki ay içinde temin edilememesi durumunda materyalin Değer Takdir Komisyonunca belirlenen değeri ödettirilir. Piyasada temin edilemeyeceği kesin olarak anlaşılan materyalin, Değer Takdir Komisyonunca belirlenen değeri, % 50 fazlasıyla ödettirilir. 8

9 Ayrıca tahakkuk eden gecikme cezası alınır. b) Materyal kaybından veya yıpranmasından dolayı tahsil edilecek bedel Adıyaman Üniversitesi Gelir Bütçesine irat kaydedilir. ALTINCI BÖLÜM Değer Takdir Komisyonu Madde 20 - Değer Takdir Komisyonu: Daire Başkanı başkanlığında, Okuyucu Hizmetleri ve Teknik Hizmetler Şube Müdürleri ve Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisinden oluşur. Komisyonun Görevleri; a) Kayıp veya kullanılamayacak durumda olan kitap ve diğer materyalin değerinin tespitinde piyasa araştırması yapar, basılmış bütün yayınların fiyatları dahil her türlü bilgiyi içeren yayın evleri kataloglarını inceler, bu materyallerin hacmi, cilt bedeli, kağıt kalitesi, ulaşım masrafları, paranın zaman içerisinde değer kaybı, antika ve sanatsal değerleri, nadir eser olup olmadıkları gibi hususları göz önünde bulundurarak değer belirlemesi yapar. Takdir edilen bedeli Üniversite Gelir Bütçesine aktarılmasını sağlar. b) Kütüphaneye bağış yoluyla gelen ve fiyatı belli olmayan materyallerin değerlerini demirbaş kayıtlarına geçirilmek üzere tespit eder. c) Kütüphanede kayıp, yıpranmış ve kullanıma sunulamayacak duruma gelen materyallerin tespitini yapar. Demirbaş kayıtlarından düşümü yapılacak materyaller İta Amirinin onayına sunulur. YEDİNCİ BÖLÜM Kütüphanelerden İlişik Kesme Madde 21 - Üniversiteden ayrılmak isteyen veya yurt dışına çıkmak durumunda olan öğretim elemanı, idari personel ve öğrencilerin kurumdan ayrılmadan önce kütüphanelerle ilişiklerinin olmadığına dair belge almaları gerekir. Merkez Kütüphaneye karşı yükümlülüklerini yerine getirmeyen okuyuculara ilişik kesme belgeleri verilmez. Geçici Madde 1-5 inci maddede kurulamayacağı belirtilen, ancak bu Yönergenin yayımı tarihinden önce kurulmuş olan her türlü kütüphane, yerleşke içinde ise Merkez Kütüphanesi, yerleşke alanı dışındaki birimlerde ise Birim Kütüphanelerine bütünlüğünü koruyacak şekilde devredilir. Devir işlemleri bu Yönergenin yayımı tarihinden itibaren 3 (üç) ay içinde tamamlanır. Yürürlük Madde 22- Bu Yönerge yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme Madde 23 - Bu Yönerge hükümlerini Adıyaman Üniversitesi Rektörü yürütür. 9

10 Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, Aşağıdaki Birimlerden Oluşur: OKUYUCU HİZMETLERİ TEKNİK HİZMETLER İDARİ HİZMETLER OKUYUCU HİZMETLERİ Bilgiye doğru şekilde erişimi sağlamak için gerekli yönlendirmeleri yapmak,yayının depodan kullanıcıya ulaşmasına kadar geçen süreci koordine etmek, birimdeki iş akışını organize etmek, kütüphane hizmetinin kesintiye uğramadan devam edebilmesi için öğlen arası nöbet hizmetini organize etmek. Raf Hizmetleri Teknik hizmetlerden gelen kitaplar, ödünç vermeden gelen iade kitaplar, öğrencilerin masa üzerinde bıraktığı kitaplar gün içerisinde raflara sistematik bir biçimde dizilir. Üye Kayıt Her yıl öğretim yılı başında öğrencilerin üyelik bilgileri kütüphane programı üyelik modülüne toplu olarak eklenir. Ek yerleştirme ile gelen öğrencilerin kütüphane programı üyelik modülüne tek tek eklenir. Akademik ve idari personel üyelik işlemlerini kütüphaneye gelerek yapabilirler. Dış kullanıcılar da kütüphanemize üye olabilirler. Kütüphane yönergesindeki kullanıcı niteliklerine göre üyelerin kitap alma sayıları, süreleri ve uzatma süreleri belirlenir. Ödünç Verme Kullanıcılar için gerekli yönlendirmeleri doğru şekilde yapmak, veri tabanlarından kullanıcıların yararlanması için gerekli yönlendirmeleri yapıp destek sunmak, ödünç verme, iade, ilişik kesme, Kütüphaneler arası ödünç alma/verme ve kütüphane otomasyon programına kullanıcı kaydı işlemlerini koordine etmek. Kullanıcı internet bağlantılı herhangi bir bilgisayar veya tarama bilgisayarından http// adresinden kütüphane katalog tarama modülüne girer. Aradığı kaynak kütüphanede var ise katalog tarama modülünden yer numarasını (sınıflama numarası) öğrenir. İlgili rafa giderek kitabı alır. Ödünç verme ve iade bölümüne öğrenci/personel kimliği ve istediği kitapla başvurarak görevliye verir. Görevli ödünç işlemini yaparak kitabı/kitapları kullanıcıya yönergede belirlenen süre kadar ödünç verir. Öğrenci; aynı anda 3 kitap 15 gün süreyle, akademik ve idari personel; 5 kitap 30 gün süreyle, dış kullanıcı 2 kitap 10 süreyle alabilirler. Aynı süre bir defa süre uzatabilirler. 10

11 Kullanıcılarımız aşağıda sıralanan modüllerden faydalanarak internet ortamında Kütüphanemizden faydalanabilirler. «Kütüphane» tıklandıktan sonra online katalog tarama tıklanarak kütüphane otomasyonuna giriş yapılır. Veya İdari Birimlerden Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı tıklanarak Kütüphane sayfasına ulaşılır. Karşınıza Yordam Otomasyon Programı çıkacaktır. Aramanızı girin kısmına aramak istediğiniz konu, eser veya yazar adını yazıp arama yapabilirsiniz. 11

12 Örneğin arama kısmına kişisel gelişim yazıp Bul dediğimizde; karşımıza Kütüphanemizde eser adı içinde kişisel gelişim geçen kitapların künyeleri karşımıza çıkacaktır. Almak istediğiniz kitabın künyesine tıklayınız. Açılan sayfada almak istediğiniz kitabın künyesi yer alır. Künyede yer alan sınıflama (yer) numarasını alarak kitabı raflardaki yerini bulabilirsiniz. 12

13 Üzerinizdeki kitapların süresini uzatmak veya ödünçteki kitabı kendi adınıza rezerv (ayırtmak) için oturumunuzu (kişisel sayfanızı) açmanız gerekmektedir. Oturum Aç kısmına tıkladığınızda karşınıza aşağıdaki pencere çıkacaktır. Üye kodu: Akademik ve idari personel için sicil numarasının başına 0 gelecek şekilde 4 rakama tamamlanıp giriş işlemi yapılacaktır. Örneğin ; 0001, 0021, 0210 gibi Öğrenciler için öğrenci numarası, Dış kullanıcı için TC kimlik numarası girilecektir. Şifre: Bir (1) yazılacaktır. Oturum açıldıktan sonra şahsi bilgiler kısmından şifrenizi değiştirebilirsiniz. 13

14 Şahsi Bilgilerim kısmını tıkladığınızda aşağıdaki pencere çıkacaktır. Buradan e-posta, doğum tarihi ve şifre değişikliği gibi işlemleri yapabilirsiniz. Şifre kısmına yeni şifrenizi yazıp güncelle butonuna tıkladığınızda şifreniz değişmiş olacaktır. Üzerimdekiler kısmında ödünç almış olduğunuz kitapların listesini, aldığınız tarihi, geleceği tarihi, gecikmeye girmiş ise geciken gün sayısını görebilirsiniz. Üzerinizdeki kitabın süresini uzatabilmek için kitabın iadesine beş gün ve daha az bir süre kalmış olması ve üzerinde ayırtma olmaması gerekiyor. Sağ tarafta bulunan saat şeklindeki simgeye tıkladığınızda süresini uzatmış olursunuz. 14

15 Ayırtma (Rezerv) yapmak için kişisel sayfanız açıkken Katalog Tarama ya tıklayın sonra arama kısmına kitap bilgilerini yazıp bul dediğimizde karşımıza aradığımız kitap çıkacaktır. Ayırtmak istediğimiz kitabın iade süresi geçmemiş ise kitap künyesinin üzerine tıklanır. Açılan sayfadan kilit şeklindeki simgeye tıklayarak ayırtma (rezerv) edebilirsiniz. 15

16 İade Kullanıcılar kitabı ödünç verme bölümüne getirir. Görevli kitabı kullanıcının bilgisayar kaydından düşer. Kullanıcı kitabı geciktirmişse hesabına gün başına belirlenen ceza ücreti yansıtılır. ( ceza bedeli kütüphane yönergesinde belirtilen şekilde temin edilir.) İade işlemi tamamlanan kitaplar rafa gönderilir. Kullanıcı kitabı kaybetmişse kayıp işlemleri uygulanır. (Materyal kaybından veya yıpranmasından dolayı tahsil edilecek bedel Adıyaman Üniversitesi Gelir Bütçesine irat kaydedilir.) Kütüphaneler arası ödünç alma/verme Kullanıcı başka bir üniversite kütüphanesinden isteyeceği kitap için talebini eposta yoluyla bildirir. Kitap künye bilgilerinin eksiksiz olması gereklidir. Görevli KİTS (kütüphaneler arası işbirliği takip sistemi) aracılığıyla ilgili kütüphaneden talepte bulunur. Talep kargo yoluyla görevliye daha sonra da istek sahibine ulaştırılır. (kargo ücreti istekli tarafından karşılanır.) İstek sahibi yayını ödünç alma süresinin sonunda tekrar görevliye getirir ve yayın ilgili kütüphaneye gönderilmek üzere kargoya teslim edilir. KİTS (kütüphaneler arası işbirliği takip sistemi) aracılığıyla Adıyaman Üniversitesi nden talep edilen kitaplar rafta ve ödünç verilebilir durumda ise isteği yapan kütüphaneye teslim edilmek üzere kargoya teslim edilir. (kargo ücreti istekli tarafından karşılanır.) İade süresinin sonunda ilgili kütüphane kitabı geri göndermekle sorumludur. Danışma ve Oryantasyon Hizmetleri Danışma hizmeti ile Adıyaman Üniversitesi Kütüphanelerinde yer alan her formdaki kayıt altına alınmış bilgiye eriştirmek ve kullanıcıların bilgi arama davranışlarını geliştirmeye yönelik çalışmalar yapmak, yol gösterici bir yaklaşımla kullanıcılarımızın doğrudan ya da dolaylı sorularının cevaplanması amaçlanmaktadır. Bu amaç doğrultusunda danışma kütüphanecisi; Araştırmacıların çalışmalarında kaynak temin etme yolunda yardımcı olma ve gerektiğinde birlikte kaynak taraması yaparak en kısa sürede bilgiye erişiminin sağlanması, Kullanıcı eğitim hizmetleri vererek, çeşitli içerik ve düzeyde eğitim-tanıtım faaliyetleri ile kütüphane kaynaklarının tanıtımı ve etkin şekilde kullanılmasını sağlamak, Gerek kütüphane içinde yüz yüze iletişim yoluyla, gerekse web üzerinden kullanıcıların sorularının cevaplanmasında, 16

17 Kullanıcılarda kütüphane bilincinin oluşturulmasında çağdaş teknik ve yaklaşımlarla eğitim verilmesinde etkin rol üstlenir. Kütüphanemiz tanıtımına yönelik konferans, sempozyum, düzenleme etkinlik sürecini sağlamak, afiş ve pankart hazırlamak, kitap ve kütüphane konulu filmler yayınlamak. Yarı zamanlı ve stajyer öğrencilerin iş ve işlemlerini yürütmek. Kullanıcılar için gerekli yönlendirmeleri doğru şekilde yapmak, istenen yayının kullanıcıya hızlı şekilde ulaşmasını sağlamak. Eğitim Öğretim yılı başında fakülte ve yüksekokullarla irtibat kurularak yeni kayıt olan öğrenciler program dahilinde kütüphane kullanım kuralları hakkında bilgilendirilir. ISBN Hizmeti Basılması istenen kitabın yazarı veya sorumlusu Rektörlük Yönetim Kurulu Kararı ve basılacak kitabın ön baskısı ile görevliye müracaat eder. Görevli Kültür Ve Turizm Bakanlığı ISBN ajansı internet sitesindeki programa istenen bilgilerin girişini yaparak ISBN başvurusunda bulunur. ISBN ajansı daha sonra e-posta yoluyla görevliye ISBN numarasını bildirir. Görevli, kitabın yazarı veya sorumlusuna yine e-posta yoluyla ISBN numarasını aktarır. Kitabın basılmasının ardından yazar veya sorumlu kitaptan 9 adet görevliye ulaştırmakla yükümlüdür. Görevli gelen kitapların 2 nüshasını ISBN ajansına, 2 nüshasını İl Halk Kütüphanesi ne ve 2 nüsha da Cumhuriyet Başsavcılığı na gönderir. Kitabın 2 nüshası kütüphane koleksiyonunda yer alması için işlemleri yapılmak üzere teknik hizmetler birimine, 1 nüshası da arşive gönderilir. İlişik Kesme Üniversite öğrencilerinin ve personelinin kurumla ilişkilerini kesecekleri zaman (mezuniyet, okuldan ayrılma, emeklilik ve başka kuruma geçme vb. nedenlerle) kütüphaneye de gelmeleri gerekmektedir. Kullanıcıların üzerinde kitap borcu ve gecikme cezası olup olmadığı kütüphane otomasyon programından kontrol edilir. Eğer herhangi bir borç kayıtlı değilse kullanıcının getirdiği ilişik kesme belgesi onaylanır, kütüphaneyle ilişiği kesilir. Eğer gecikme cezası ve kitap borcu bulunuyorsa yönergedeki kurallar doğrultusunda gecikme cezası ve kitap borcu ödendikten sonra ilişik kesme belgesi onaylanır, kütüphaneyle ilişiği kesilir. 17

18 TEKNİK HİZMETLER Üniversite eğitim ve öğretimini destekleyecek, araştırmalara yardımcı olacak her türlü materyali sağlamak, Kütüphaneye sağlanan materyalleri belirlenen sistemlere göre tasnif edilmesi, Kütüphane materyallerinin onarım ve ciltleme işlerini yapılması. Sağlama (Yayın Siparişi) Adıyaman Üniversitesi Akademik/İdari personel, yüksek lisans öğrencilerinden gelen yayın istekleri listelenir. İsteklerin doğru bilgilerden oluşup oluşmadığı; bibliyografik bilgilerinin yazılı olduğu elektronik ortamlarda kontrol edilir. Kütüphane koleksiyonunda mevcut (talep yok ya da yeterli) ise siparişten çıkarılır. Satışta olup olmadığı ve temin edilme durumu araştırıldıktan sonra yaklaşık maliyet çıkarılır ve yayınlar siparişe hazırlanır. Bu süreç yaklaşık 2 aylık gibi bir süreyi kapsar. Kitaplar yerli ve yabancı dilde yayın istekleri olarak 2 gruba ayrılır. Kamu ihale kanunu usullerine göre kitapların ihaleye hazırlanması ve ihaleye çıkılması için gerekli yasal sürelerde göz önüne alındığında asgari 1,5 2 ay içerisinde işlemler tamamlanır ve ihale sonuçlandırılır. Sözleşme süresi dahilinde yayınların kütüphaneye gelme aşamasına girilir. Yurt dışından ihale usulü ile sipariş edilen yabancı yayınların teslimi yaklaşık 3 ay sürmektedir. Doğrudan temin yoluyla sipariş için 3 firmadan fiyat teklifi alınır. İhale usulü ve doğrudan temin yoluyla satın alınan yayınlar teknik şartnameye göre teslim alınır. Teknik şartnameye uygun olmayan kitaplar firmalara iade edilir. Uygun olan yayınlar; katalog ve sınıflanması yapılıp okuyucuya sunulması için teknik hizmetler birimine gönderilir. Kataloglama ve Sınıflama Materyaller satın alma, dağıtım ve bağış yoluyla gelir. Bağış ve dağıtım yoluyla gelen materyallere, dermeye uygunluğuna göre seçme işlemi yapılır. Gelen materyaller Değer Takdir Komisyonu tarafından (Daire Başkanı başkanlığında, Okuyucu Hizmetleri ve Teknik Hizmetler Şube Müdürleri ve Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisinden oluşur.) fiyatlandırılarak, yayın türüne göre ayrılır. 18

19 Kitap: Demirbaş numarası verilir. Library of Congress (LC) sınıflama sistemine göre sınıflama numarası ve konu başlıkları belirlenir. Sınıflama Sistemi (LC) Sınıflandırmanın amacı bir koleksiyonu bilinen bir düzene koyarak, koleksiyonun kullanımını kolaylaştırmaktır. Ayrıca sınıflama, aynı konudaki materyali yan yana getirir ve ilgili materyali de yakınına yerleştirir, materyalin doğru yerine tekrar konabilmesine imkan sağlar. Unutulmamalıdır ki kütüphanelerde yanlış yere konmuş bir eser, belki de yıllarca kaybolmuş bir eser olarak kalacaktır. Adıyaman Üniversitesi Merkez Kütüphanesinde LC Sınıflama Sistemi (Kongre Kütüphanesi sınıflama Sistemi) kullanılmaktadır. LC sisteminde tüm konular A dan Z ye kadar olan harfler altında gruplandırılmıştır. (ileride ortaya çıkabilecek yeni konular için ayrıldıklarından W, X,ve Y harfleri şu anda kullanılmamaktadır; I ve O harfleri ise karışıklığa yer vermemek için kullanılmamaktadır). Her konu altındaki alt konular ise rakamlarla ifade edilmiştir. Belirli bir alanla ilgili eser, o alan için belirlenen sınıflandırma işareti olan harf altında o alanla ilgili diğer eserlerle birlikte bulundurulur. Tarih için D, sosyal bilimler için H, hukuk için K, dil ve edebiyat için P harfleri kullanılmaktadır. Örneğin: LC sisteminde P harfi dil ve edebiyat alanındaki materyalleri ayrıntıya girmeden çok genel olarak tanımlar. P harfinin yanına başka bir harfin eklenmesiyle birlikte genelden ayrıntıya doğru alt kümeler ortaya çıkar. P harfi altında yer alan alt kümeler genel filoloji ve dilbilimden romana kadar değişik alanlara uzanabilir. Örneğin PL harflerinin temsil ettiği alt küme içinde Uzak Doğu, Afrika, Okyanusya dilleri ve edebiyatlarıyla birlikte Türk dili ve edebiyatıyla ilgili eserler bulunur. Harflerin hangi konuları temsil ettiğini bilmek kütüphanedeki araştırmalarınız için yararlı olacaktır. Esere verilen harfler ve rakamlar o eserin konusunu tam olarak tanımladığı gibi aynı zamanda kitabın raftaki adresidir. LC sisteminde ana konular aşağıdaki harflerle sınıflandırılmıştır: A Genel Eserler B Felsefe, Psikoloji, Din C Tarih ile ilgili yan bilimler D Dünya, Avrupa, Asya, Avustralya, Yeni Zelanda ve Tarihleri E Amerika Tarihi F Amerika Tarihi G Coğrafya, Antropoloji, Rekreasyon H Sosyal Bilimler J Siyasal Bilimler K Hukuk L Eğitim M Müzik ve Müzik Yayınları N Güzel Sanatlar P Dil ve Edebiyat Q Fen Bilimleri R Tıp S Tarım T Teknoloji U Askeri Bilimler V Deniz Bilimleri Z Bibliyografya, Kütüphane Bilimleri, Genel Bilgi Kaynakları LC ye göre verilen konu numaralarına, yazar soyadından veya eser adından verilen Cutter Numarası ve yayın tarihi eklenerek Yer Numarası oluşturulur. 19

20 Kitap Dışı: Demirbaş numarası verilir. Library of Congress sınıflama sistemine göre sınıflama numarası ve konu başlıkları belirlenir. Materyaller : Güvenlik için bir dizi işlemden geçirilir. Kaşeleme işlemleri yapılır. Materyallerin güvenlik bandı ve etiketleri yapıştırılıp, koruyucu bantla kaplanır. Son kontrolleri yapılır. Teknik hizmetlerde bütün işlemleri tamamlanan materyaller okuyucu hizmetleri bölümüne gönderilir. Kütüphane Otomasyonu (Yordam) Web Sayfası Düzenleme Verilerin toplanması, formata uygun düzenlenmesi, Kütüphane Otomasyona aktarılması, Sitenin güncelleme işlemleri. Süreli Yayınlar ve Tezler Satın, dağıtım ve bağış yoluyla gelen süreli yayınlar; Dağıtım ve bağış yoluyla gelen süreli yayınlar ayıklama işlemi yapılır, Bilgisayar ortamında AACR2 kataloglama kurallarına göre kataloglanıp, konu başlıkları oluşturularak yordam programına kayıt işlemi tamamlanır, Kataloglaması tamamlanan süreli yayınlar rafa gönderilir tezler, yüksek lisans ve doktora tezleri, Enstitülerden gelen tezler bilgisayar ortamında AACR2 kataloglama kurallarına göre kataloglanıp, bilim dallarına göre sınıflandırılıp konu başlıkları oluşturularak yordam programında kayıt işlemi tamamlanır, 20

21 Demirbaş barkodları, manyetik bantları yapıştırılır. Damgalama işlemleri yapılır, Sırt etiketleri yapıştırılıp, koruyucu bantla yapıştırıldıktan sonra rafa kaldırılır. Veritabanları Kütüphanemizin abone olduğu ve deneme amaçlı açılan veri tabanları ve e-yayınların etkin kullanımı için gerekli koordinasyonu sağlamak. Kütüphane Komisyonu; Üniversite Senato tarafından 3 (üç) yıl için seçilen 1 (bir) başkan ve en az 3 (üç), en fazla 7(yedi) öğretim üyesinden oluşur. Komisyon; Kütüphane koleksiyonunda bulunması için istekte bulunulan yayınların seçimini yapar, kütüphane hizmetlerinin gelişen sistemlere uyumlanarak yürütülmesi ve kütüphanenin sürekli gelişimine yönelik olarak yapılması gerekenleri belirleyerek önerilerde bulunur. Komisyonun almış olduğu kararlar ile (doğrudan Temin, İhale, veritabanı abonelikleri, e-kitap, e-dergi, gazete vb.) alımları belirlenir Abone Veritabanları Kullanıcı istekleri, firmalardan deneme erişimi talebinde bulunulur. Deneme sonunda istatistiklerin değerlendirilmesi ve abonelik kararı verilmesi, yeni abone olunacak veritabanlarına ait sipariş formu, lisans anlaşması vb. dokümanların doldurularak ve imzalanarak gönderilmesi. Aboneliği devam eden, Konsorsiyum/Firmalardan gelen yeni yıl abonelik fiyatlarının alınması, yeni yıl abonelik teyidinin verilmesi ya da abonelik iptal kararının verilmesi, Yeni yıl lisans anlaşmalarının yapılması ve imzalanarak gönderilmesi. Veritabanları istatistik erişimi her ay ilgili web sayfalarından alınarak her veritabanı için ayrı ayrı aylık ve yıllık tam metin erişim sayılarının grafiklerinin çıkarılarak yıl sonunda excel tablosunda her veritabanı için tam metin birim maliyet hesabının yapılması ve grafiklendirilmesi, tüm grafiklerin web sayfasında güncellenmesi. Deneme Veritabanları a. Firma/Konsorsiyumlardan deneme linklerinin ve açıklama bilgilerinin alınması, deneme duyurusunun e-posta ile akademik liste üzerinden tüm personele duyurulması, deneme sonunda kullanım istatistiklerinin alınarak değerlendirilmesi, Kullanıcı geribildirim, istatistik, fiyat ve bütçe durumuna göre abonelik kararı verilmesi. E-Kaynaklar (e-dergi, e-kitap) İstekler dahilinde temin edilme yolundan başlamak üzere abonelik veya satın alma yolu koleksiyonda bulunması, web üzerinden tanıtımı, kullanımı, abonelik ise sonraki yıllar dahilinde istatistiklerinin alınması vb. 21

22 Kayıp Yayın Ödünçte kaybolan veya sayfaları eksik iade kitaplar satışta varsa kullanıcıya temin ettirilir ya da kütüphane kullanıcı adına temin eder. Satışta yoksa kitap bedelinin %50 fazlasıyla Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı hesabını yatırılır. Bu yolla yeniden temin edilen kitap kataloglanarak dermeye eklenir. Kayıp yayınlar komisyon kurularak kayıttan düşülür. Yıpranan Yayınlar Raftaki yıpranan kitaplar ve iade kitaplar teknik hizmetlerine verilir. Kataloglama modülünde bu kitaplara ciltte kaydı düşülür. Matbaaya gönderilerek ciltlenmesi sağlanır. Sayım İşlemleri Kütüphanede yönetimce belirlenen tarihlerde, taşınır mal yönetmeliği gereği kurulan sayım komisyonu tarafından gerçekleştirilir. Eldeki tüm materyallerin sayımı yapılarak dökümü alınır. Kayıp olan materyaller komisyon kurularak kayıttan düşürülür. (Demirbaş kayıtlarından düşümü yapılacak materyaller İta Amirinin onayına sunulur.) İDARİ HİZMETLER İdari Hizmetler, Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı nın kontrol ve koordinesinde, Adıyaman Üniversitesi Kalite Politikası ve Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde, sekreterlik, yazı işleri, arşiv, araştırma planlama ve koordinasyon, her türlü bakım onarım hizmetleri, personel işleri, satın alma işlemlerinin, temizlik hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak. 22

23 Yazı İşleri ve Sekreterlik Gelen evrakların teslim alınması, bilgisayar ortamında kaydedilmesi ve incelenmek üzere Daire Başkanına sunulması, Daire Başkanınca incelenmesi ve birimlere havale edilmesi, Gelen evrakın bir nüshasının gelen evrak dosyasına kaldırılması, Giden evrakların yazışmalarının yapılması ve giden evrak defterine kaydedilmesi, bir nüshasının giden evrak dosyasına kaldırılması, İnsan kaynakları gelen evrakın takibi, yazışması ve dosyalanması, Kargo alımı ve gönderimi, Dağıtım, bağış ve ceza yoluyla gelen kitap ve dergilerin bilgisayarda listelerinin yapılması, istatistiklerinin tutulması. Personel İşleri Birimin kadrosunda bulunan her personel için ayrı özlük dosyası oluşturmak. Kadrosu birimde bulunan personelin maaşını etkileyen verilerin girişini sağlayıp kontrol etmek ve maaş evraklarını imzalattırarak Strateji Daire Başkanlığına ekleri ile birlikte göndermek, Birimin kadrosunda bulunan personelin aile yardım ve aile durum bilgilerinde güncellemeler yapmak, Muhtelif sebeplerle (doğum, ölüm gibi) sosyal yardımlardan yararlanacak olan birim kadrosunda bulunan personelin bu yardımı alabilmesine yönelik belgeleri hazırlamak, Ödeme evraklarını oluşturmak ve ödemenin yapılmasını sağlamak, Kadrosu birimde bulunan personelin derece/kademe ilerleme durumlarını takip etmek. SGK ile ilgili işlemlerini takip etmek, Başkanlıkta görev yapan personelin, yıllık izin ve sağlık izin takibini yapmak, Birimde görev yapan personelin, dış görevler nedeniyle oluşan yolluk almaları için ilgili dokümanları hazırlamak ve Personel Daire Başkanlığına ulaştırmak, Rektörlük tarafından görevlendirilen personelin rapor, izin, v.b. diğer iş ve işlemlerini takip etmek, görevlendirme sürelerinin takibini yapmak, İdari Hizmetler Şube Müdürü tarafından verilen diğer görevleri yapmak. Personel Maaşları Birimimizin ilgili personeli tarafından ilgili aya ait değişikliklerin belgeleri sağlanır. KBS ve say2000 sistemi üzerinden güncellemeler ve kesintiler girilerek hesaplama yapılır. Merkezi yönetim harcama belgeleri yönetmeliğinin 9. ve 10. Maddelerine istinaden gerekli belgelerin çıktıları ve e-bütçe sistemi üzerinden alınan ödeme emri belgesi gerçekleştirme görevlisinde toplanır. Gerçekleştirme görevlisi tarafından yapılan kontrol sonucunda ödeme emri belgesi kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür şerhi düşülüp, imzalandıktan sonra harcama yetkilisine gönderilir. Harcama yetkilisi tarafından da imzalanan ödeme emri belgesi ve ekleri her ayın 10 una kadar strateji geliştirme daire başkanlığına gönderilir. Personelin maaşından kesilen SGK kesintileri, internet üzerinden kesenek bilgi sistemine girişi yapılarak onaylanır. 23

24 Personel Giderleri ( Yolluk ) Yurtiçi ve yurtdışı sürekli görev yolluklarında: atamalarda atama onayı, diğer hallerde harcama talimatı, personel nakil bildirimi, yurtiçi/yurtdışı sürekli görev yolluğu bildirimi, ödeme belgesine bağlanır. Yurtiçi ve yurtdışı geçici görev yolluklarında; görevlendirme yazısı (rektörlük oluru) veya harcama talimatı. 2547/39. madde gereği görevlendirmelerde ilgili yönetim kurulu kararı ve rektör onayı. Yurtiçi/yurtdışı geçici görev; yolluğu bildirimi, varsa yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin fatura ödeme belgesine bağlanır. Yurtdışı geçici görevlerde yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin faturanın dairesince onaylanmış tercümelerinin de ödeme belgesine bağlanması gerekir. Yolluk bildirimleri ödeme emri belgesine bağlanmadan önce bildirim sahibi ve birim yetkilisi tarafından imzalanır. Ödeme emri belgesi ve eki belgeler düzenlenerek gerçekleştirme görevlisine gönderilir gerçekleştirme görevlisi tarafından yapılan kontrol sonucunda ödeme emri belgesine kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür şerhi düşülerek imzalanır ve harcama yetkilisine gönderilir. Harcama yetkilisi tarafından imzalan ödeme emri belgesi ve eki belgeler strateji geliştirme daire başkanlığına gönderilir Sayılı YÖK Kanunun 46. Mad. Kısmi Zamanlı Çalışan Öğrenci ( ücret ) Kısmi zamanlı çalışan öğrenciler günlük kontrol çizelgesinden işe başlayış/bitiş imzaları ile saatleri belirlenerek, puantaj hazırlanır ve Sağlık Kültür Spor Daire Başkanlığına gönderilir. Satın Alma Kütüphanemizin ihtiyacı olan her türlü mal ve hizmet ihtiyaçlarının alımını 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 Sayılı Kamu İhaleleri Sözleşmeleri Kanunu ve mevzuat doğrultusunda Devlet Malzeme Ofisi ve doğrudan temin usulü ile yapmakla görevli ve Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanına karşı sorumludur. Kütüphane Komisyonu; Üniversite Senato tarafından 3 (üç) yıl için seçilen 1 (bir) başkan ve en az 3 (üç), en fazla 7(yedi) öğretim üyesinden oluşur. Komisyon; Kütüphane koleksiyonunda bulunması için istekte bulunulan yayınların seçimini yapar, kütüphane hizmetlerinin gelişen sistemlere uyumlanarak yürütülmesi ve kütüphanenin sürekli gelişimine yönelik olarak yapılması gerekenleri belirleyerek önerilerde bulunur. Komisyonun almış olduğu kararlar ile (doğrudan temin, ihale, veritabanı abonelikleri, e-kitap, e-dergi, gazete vb.) alımları belirlenir. Doğrudan Temin İhtiyaca göre İhtiyaç Talep Formu ile varsa teknik şartname ve maliyeti etkileyecek diğer unsurların belgeleri düzenlenerek satın alma birimine gönderilir. Harcama yetkilisi tarafından doğrudan temin usulü ile alımı gerçekleştirecek görevli ya da görevliler tespit edilir. Görevli personel tarafından yaklaşık maliyet tespit edilerek onay belgesi düzenlenir. Onay belgesinde yer alan; işin nev i niteliği, varsa proje numarası, miktarı, gereken hallerde yaklaşık maliyeti, kullanılabilir ödeneği ve tertibi, alımda uygulanacak usulü, avans ve fiyat 24

25 farkı verilecekse şartları vb. bilgiler gerçekleştirme görevlisi tarafından kontrol edilerek imzalandıktan sonra harcama yetkilisince de imzalanır. Görevli personel tarafından piyasa fiyat araştırması yapılarak Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı düzenlenir. Alımı yapılan işin Muayene ve Kabul Komisyonunca muayenesi yapılarak kabul işlemi gerçekleştirilir. Mal ve malzeme alımlarında taşınır ambarında girişi yapılarak ilgili mevzuata göre Taşınır İşlem Fişi düzenlenir. Görevli personel tarafından, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin ilgili maddelerinde belirtilen tüm belgelerle birlikte ödeme emri belgesi düzenlenerek gerçekleştirme görevlisine gönderilir. Gerçekleştirme görevlisi tarafından, ödeme emri belgesi ve eki belgeler kontrol edildikten sonra "Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür." Şerhi düşülerek imzalanır ve harcama yetkilisine gönderilir. Harcama yetkilisi tarafından da imzalandıktan sonra Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. İhale (Açık) İhtiyaca göre ihtiyaç talep formu veya yazı ile varsa teknik şartname ve maliyeti etkileyecek diğer unsurların belgeleri düzenlenerek satın alma birimine gönderilir. Görevli personel tarafından yaklaşık maliyet tespit çalışmaları yapılır ve buna göre ihale şekline karar verilir. Ödenek durumu, ihale ilanının şekli ve zamanı, avans ve fiyat farkı verilip verilmeyeceği vb. hususlar dikkate alınarak ihale onay belgesi düzenlenir. Görevli personel tarafından aynı zamanda, KİK'ten ihale kayıt numarası alınır, ihale dokümanını oluşturacak idari ve teknik şartname, sözleşme tasarısı, ilan metni ve varsa diğer dokümanlar da ilgili mevzuata uygun olarak hazırlanır ve ihale onay belgesine eklenir. Onay belgesinde yer alan; işin nev i, niteliği, varsa proje numarası, miktarı, kullanılabilir ödeneği ve tertibi, alımda uygulanacak usulü, avans ve fiyat farkı verilecekse şartları vb. bilgiler gerçekleştirme görevlisi tarafından kontrol edilerek imzalandıktan sonra harcama yetkilisince de imzalanır. İhale usulüne göre ihale ilanı yayımlanır veya davet mektupları gönderilir. İhale yetkilisi tarafından, ilgili mevzuatına uygun olarak ilan gereken ihalelerde ilanın yayınlandığı tarihten itibaren 3 gün içinde ihale komisyonu asıl ve yedek üyelerle birlikte oluşturulur ve ihale dokümanıyla birlikte gerekli tebligatlar yapılır. İhale dokümanı idarede bedelsiz olarak görülebilir, ancak ihaleye katılmak isteyen isteklilere ihale dokümanı bedeli karşılığı satılır. İhale tarihinde idare görevlisi tarafından ihaleye katılacak olan isteklilere ait teklif zarfları sıra numarası verilerek alınır ve ilgili standart formlar düzenlenerek ihale komisyonuna teslim edilir. İhale döküm anında belirtilen yer ve saatte ihale gerçekleştirilir. İhale komisyonu tarafından, kanunun 36, 37 ve 38 inci maddelerine göre teklifler açılır ve değerlendirilir. Yapılan değerlendirmede ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi 25

26 veren isteklide bırakılır. İhale komisyonunun gerekçeli kararı kanun ve ilgili mevzuata göre düzenlenir ve komisyon üyeleri tarafından imzalanır. Daha sonra ihale üzerinde kalan isteklinin kanunun 58 inci maddesine göre yasaklı olup olmadığı teyit ettirilerek buna ilişkin KİK belgesi karara eklenir ve ihale yetkilisinin onayına sunulur. İhale yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç beş işgünü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder. Kanunun 41 inci maddesine göre kesinleşen ihale kararı, onayı izleyen en geç üç gün içinde ihaleye teklif veren bütün isteklilere imza karşılığı tebliğ edilir veya iadeli taahhütlü postalanır. Sözleşme imzalanmadan önce tutarın, iç kontrol ve ön mali kontrole ilişkin usul ve esaslarda belirtilen parasal limiti aşıp aşmadığına bakılır. İhale (Pazarlık) İhtiyaca göre ihtiyaç talep formu veya yazı ile varsa teknik şartname ve maliyeti etkileyecek diğer unsurların belgeleri düzenlenerek satın alma birimine gönderilir. Görevli personel tarafından yaklaşık maliyet tespit çalışmaları yapılır ve buna göre ihale şekline karar verilir. Ödenek durumu, ihale ilanının şekli ve zamanı, avans ve fiyat farkı verilip verilmeyeceği vb. 8hususlar dikkate alınarak ihale onay belgesi düzenlenir. Görevli personel tarafından aynı zamanda, KİK'ten ihale kayıt numarası alınır, ihale dokümanını oluşturacak idari ve teknik şartname, sözleşme tasarısı, ilan metni ve varsa diğer dokümanlar da ilgili mevzuata uygun olarak hazırlanır ve ihale onay belgesine eklenir. Onay belgesinde yer alan; işin nev i, niteliği, varsa proje numarası, miktarı, kullanılabilir ödeneği ve tertibi, alımda uygulanacak usulü, avans ve fiyat farkı verilecekse şartları vb. bilgiler gerçekleştirme görevlisi tarafından kontrol edilerek imzalandıktan sonra harcama yetkilisince de imzalanır. İstekli firmalara davet mektupları gönderilir. Davetler en az 3 firmadan az olmamak üzere gönderilir. Davet gönderilmeyen firmalar İhale dokümanını idareden bedelsiz olarak göremezler ve ihale dokümanı satın alamazlar. İhale yetkilisi tarafından, ilgili mevzuata uygun olarak Pazarlık usulü ihalelerde davetin gönderildiği tarihten itibaren 3 gün içinde ihale komisyonu asıl ve yedek üyelerle birlikte oluşturulur ve ihale dokümanıyla birlikte gerekli tebligatlar yapılır. İhale tarihinde idare görevlisi tarafından ihaleye katılacak olan isteklilere ait teklif zarfları sıra numarası verilerek alınır ve ilgili standart formlar düzenlenerek ihale komisyonuna teslim edilir. İhale dokümanında belirtilen yer ve saatte ihale gerçekleştirilir. İhale komisyonu tarafından, kanunun 36, 37 ve 38 inci maddelerine göre teklifler açılır ve değerlendirilir. Yapılan değerlendirmede ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklide bırakılır. İhale komisyonunun gerekçeli kararı kanun ve ilgili mevzuata göre düzenlenir ve komisyon üyeleri tarafından imzalanır. Daha sonra ihale üzerinde kalan isteklinin kanunun 58 inci maddesine göre yasaklı olup olmadığı teyit ettirilerek buna ilişkin KİK belgesi karara eklenir ve ihale yetkilisinin onayına sunulur. İhale yetkilisi, karar tarihini 26