T.C. ŞIRNAK ÜNİVERSİTESİ KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI İŞ AKIŞ PLANI

Transkript

1 T.C. ŞIRNAK ÜNİVERSİTESİ KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI İŞ AKIŞ PLANI ŞIRNAK

2 VERİ TABANI SATINALMA İŞLEMLERİ YAZI İŞLERİ Deneme ve abone olunan veri tabanlarının istatistikleri hazırlanır. Kütüphane komisyonuna gider. Karar Satın alınması karara bağlanan veritabanları fiyat ve apostil için firmalara gönderilir. Firmalar Satış Fiyatı, Apostil. Yaklaşık maliyet, K.İ.K. formları ve K.İ.Y. 22.b ye göre ihale onayı hazırlanır. İhale yetkisi Onay Sözleşme yapılır. Firma Mart, Nisan aylarında tahakkuk evrakları yapılarak Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığı na ödemek üzere gönderilir. Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığı Doğrudan alım formu düzenlenerek K.İ.K. na bildirilir. Kamu İhale Kurumu İş Takibi : Hasan CENGİZ Gerçekleştirme Görevlisi : Behçet ÖZKAN İhale Yetkilisi : Daire Başkanı Fikret ÜRGEN Yedek Personel İş Takibi : Bilal ETE Gerçekleştirme Görevlisi : Behçet ÖZKAN İhale Yetkilisi : Fikret ÜRGEN

3 SÜRELİ YAYINLARIN SATINALMA İŞLEMLERİ YAZI İŞLERİ Abonesi devam eden ve yeni abone olunacak dergi listeleri hazırlanır, kütüphane komisyonuna gönderilir. Kütüphane komisyonu Karar Satın alınması karara bağlanan dergi listeleri yaklaşık maliyet tespiti için firmalara gönderilir. Firmalar Satış Fiyatlarını işleyerek iade ederler. Yaklaşık maliyet tespiti ve K.İ.Y. 22.d ye göre ihale onayı hazırlanır. İhale Yetkilisi Onay Onayda görevlendirilen kişiler tarafından satın alma işlemleri gerçekleştirilip abone sözleşmesi yapılır. Firma Tahakkuk evrakları düzenlenerek ödenmek üzere strateji ve geliştirme daire başkanlığına gönderilir. Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığı Doğrudan alım fonu düzenlenerek K.İ.K. na bildirilir. Kamu İhale Kurumu Teslim alınan süreli yayınlar süreli yayınlar bölümüne gönderilir. Süreli Yayınlar Bölümü İş Takibi : Hasan CENGİZ Gerçekleştirme Görevlisi : Behçet ÖZKAN İhale Yetkilisi : Daire Başkanı Fikret ÜRGEN

4 BAĞIŞ İŞLEMLERİ Bağış Kitaplar Bağış Süreli Yayınlar Yazı İşleri Gelen Evrak Kayıtları yapılır. Görevli : Sait TEĞİN Yedek : Hasan CENGİZ Bilal ETE Yazı İşleri Gelen Evrak Kayıtları yapılır. Görevli : Sait TEĞİN Yedek : Hasan CENGİZ, Bilal ETE Ayıklama İşlemleri yapılır. Görevli : Yedek : Fatma TOPRAK Ayıklama İşlemleri yapılır. Görevli : Leyla OCAK, Abdulsemet AKAN Yedek : Teknik Hizmetler (Kataloglama, Barkot, Damgalama) Sorumlu : Fatma TOPRAK Süreli Yayınlar Bölümü Sorumlu : Leyla OCAK Yedek : Abdulsemet AKAN

5 TEKNİK HİZMETLER Satın alma, Bağış ve Değişim yoluyla gelen kitaplar Ayıklanma işlemine tabi tutulur. Demirbaş barkotları, manyetik bantları yapıştırılır. Damgalama işlemleri yapılır. Bilgisayar Ortamı AACR2 kataloglama kurallarına göre kataloglanıp Dewey onlu tasnif sistemine göre sınıflandırılıp konu başlıkları oluşturularak bilgisayar kayıt işlemleri tamamlanır. Kitap sırt etiketleri yapıştırılıp, koruyucu bantla kaplanır. Okuyucu Hizmetleri Bölümü ne gönderilir. Sorumlu : Fatma TOPRAK

6 SÜRELİ YAYINLARIN KAYIT VE YERLEŞTİRME İŞLEMİ Satın alma, bağış ve değişim yoluyla gelen dergiler. Kartekslere kayıt yapılır. Güvenlik bantları yapıştırılır, damgalanır. Bilgisayar ortamında süreli yayınlar modülüne kaydedilir. dizilir. Alfabetik olarak süreli yayınlar sergileme raflarına Sorumlu : Leyla OCAK Yardımcı : Abdulsemet AKAN VERİTABANI HİZMETİ Satın alınan veri tabanlarının web de yayınlanması. Deneme veri tabanlarının web de yayınlanması. Kullanıcılara veri tabanının kullanımı hakkında bilgi vermek. Veri tabanı eğitim toplantılarını takip etmek. Ulaşılamayan makaleler için diğer üniversiteler ile işbirliği yapmak. Görevli Personel : Abdulsemet AKAN Leyla OCAK Yedek Personel:

7 WEB SAYFASI HİZMETLERİ Web sayfası veri hazırlama ve güncelleme Web sayfası tasarımı Görevli Personel : Abdulsemet AKAN Leyla OCAK KURUMSAL AÇIK ERİŞİM HİZMETLERİ Kurumsal Açık Erişim Sistemiyle ilgili işlemler Görevli Personel : Abdulsemet AKAN Leyla OCAK Yedek Personel : FOTOKOPİ HİZMETLERİ Fotokopi ile ilgili işlemler Görevli Personel : Yedek Personel : Fatma TOPRAK

8 OKUYUCU HİZMETLERİ ÜYE KAYIT İŞLEMLERİ Kullanıcıların kimlik kartlarındaki öğrenci numaraları esas alınarak ödünç verme sistemindeki üye kayıt bölümüne üye yapılırlar. Görevli üyelik formu bilgilerini bilgisayar ortamındaki üye kayıt modülüne aktarır. Kullanıcı kütüphane yönergesindeki kullanıcı niteliğine göre ödünç kitap alabilirler. Sorumlu Personel : Fatma TOPRAK Yedek Personel : ÖDÜNÇ İŞLEMLERİ Kullanıcı internet bağlantılı herhangi bir bilgisayar veya tarama bilgisayarlardan adresinden kütüphane katalog tarama modülünü kullanarak aradığı kaynağın kütüphanede var ise yer numarasını öğrenir. İlgili rafa giderek kitabı alır. Ödünç verme ve iade bölümüne kullanıcı personel kimliği ile ödünç verme servisine başvurarak istediği kitabı ödünç alır. Görevli ödünç işlemlerini yaparak kitabı/kitapları kullanıcıya kullanıcı niteliğine göre ödünç verir. Sorumlu Personel : Fatma TOPRAK Yedek Personel :

9 İADE İŞLEMLERİ Kullanıcı kitabı ödünç verme bölümüne getirir. Görevli kitabı kullanıcının bilgisayar kaydından düşer. Kullanıcı geciktirmişse her gün için komisyonca belirlenen para cezası ödenir. Kullanıcı kitabı kaybetmişse kayıp işlemleri uygulanır. Sorumlu Personel : Fatma TOPRAK Yedek Personel : KÜTÜPHANELER ARASI İŞBİRLİĞİ İLE ÖDÜNÇ VERME HİZMETİ (KİTS VE TÜBESS) Kullanıcı kütüphaneye gelerek (ILL) kütüphaneler arası kitap istek formunu doldurup imzalayarak görevliye verir. Görevli formu KİTS ve TÜBESS üzerinden ilgili kütüphaneden elektronik ve kargo yoluyla yayını getirtip kullanıcıya basılı olarak teslim eder. Görevli gelen yayını takip ederek iadesini sağlar. Kargo ücreti kullanıcıya aittir. Görevli Personel : Leyla OCAK Abdulsemet AKAN Yedek Personel :

10 KİTAPLARIN RAFLARA YERLEŞTİRİLMESİ Teknik hizmetlerden gelen kitaplar. Ödünç vermeden gelen iade kitaplar. Raflara dizilir. Öğrencilerin masa üzerinde bıraktığı kitaplar. Sorumlu Personel : Fatma TOPRAK Yedek Personel : YIPRANAN KİTAPLAR Raftaki yıpranan kitapları ve iade yıpranmış kitapları okuyucu hizmetine verilir. Kataloglama modülünde bu kitapların ciltte kaydı düşülür. Matbaaya gönderilerek ciltlenmesi sağlanır. Sorumlu : Fatma TOPRAK

11 KAYBOLAN KİTAPLAR Ödünçte kaybolan veya sayfaları eksik iade kitaplar Kullanıcıya temin ettirilir. Kütüphane kullanıcı adına temin eder. Değer takdiri yapılarak, değeri bütçeye ödettirilir. Kitap kayıttan düşülür. Görevli Personel : Fatma TOPRAK KİTAP TAŞIMA İŞLEMLERİ Ödünç verme servisindeki iade kitapları ilgili salonlara taşınır. Sekreterliğe gelen bağış kitaplar ayıklanmak üzere ilgili birimlere taşınır. Görevli Personel : Fatma TOPRAK Sekreterlik : Yakup BULUT

12 ORYANTASYON HİZMETİ Eğitim öğretim yılı başında fakülte ve yüksekokullarla irtibat kurularak yeni kayıt olan öğrenciler kütüphaneye davet edilir. Kütüphane kullanım kuralları hakkında bilgilendirilir. Görevli Personel : Leyla OCAK Abdulsemet AKAN Yedek Personel : Fatma TOPRAK DANIŞMA HİZMETLERİ Kütüphane kullanıcılarının sorularının cevaplanması. Görevli Personel : Fatma TOPRAK Yedek Personel : Leyla OCAK Abdulsemet AKAN SAYIM İŞLEMLERİ Her yılın sonunda taşınır mal yönetmeliği gereği kurulan sayım komisyonu tarafından gerçekleştirilir. İşi yürüten : Fatma TOPRAK Leyla OCAK Abdulsemet AKAN

13 YAZIŞMA İŞLEMLERİ Her türlü yazışma, gelen - giden evrak kayıt, hasta sevk ve yıllık izin yazışmaları ve posta işleri. Sekreterya : Bilal ETE Kontrol : Sait TEĞİN Onay : Daire Başkanı Fikret ÜRGEN TEMİZLİK VE TAMİRAT İŞLERİ Kütüphane binasına ait bütün temizlik işleri Musluk, pencere, kapı ve elektrik tesisat arızaları, bilgisayar arızaları Sorumlu : Sait TEĞİN M. Salih UĞUR İşi Yürütenler :İrfan YAŞAR Begi ENCÜ Fuat SAK Emin KARA Şükrü GEÇER