Dicle Üniversitesi Bilgi İşlem Online Talep Takip Sistemi

Transkript

1 Dicle Üniversitesi Bilgi İşlem Online Talep Takip Sistemi Cengiz Coşkun 1, Abdullah Baykal 2 1 Dicle Üniversitesi Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, Diyarbakır 2 Dicle Üniversitesi Fen Fakültesi, Matematik Bölümü, Diyarbakır ccoskun@dicle.edu.tr, baykal@dicle.edu.tr Özet: Üniversitemiz Bilgi İşlem Departmanı az sayıdaki çalışanı ile 2000 civarında bir kullanıcıya donanım, network, web ve yazılım gibi bilişim hizmetleri vermektedir. Kullanıcıdan gelen talepleri en kısa ve güvenli şekilde cevaplamak, bunları takip etmek ve yapılan işlerin raporlanması ve kullanıcıya hızlı bir şekilde bildirimde bulunarak iş yükünü daha yönetilebilir kılmak, yapılan işlerin takibini sağlamak ve verimliliği arttırmak amacı ile Bilgi İşlem Online Talep Takip Sistemi tasarlandı. Kullanıcıların taleplerini internet ortamında Bilgi İşlem Departmanına kolayca iletmesini, girilen bu taleplerin ilgili grubun iş planına otomatik olarak alınmasnıı, ve grup yöneticisi tarafından uygun bir bilişim sorumlusuna yönlendirilerek sorumlu kişinin, gerekirse kullanıcı ile irtibata geçerek, taleple ilgili çözümü uygulamasını, çözüm tamamlandığında yine internet ortamında talebin sonucu ile ilgili olarak talep sahibine çözümle ilgili bildirimde bulunmasını, ve bütün bu bilgi işlem taleplerinin yönetim tarafından raporlanarak incelenebilmesini sağlamak ve böylece verimliliği arttırarak kullanıcılarımıza daha iyi bir hizmet sunabilmek amaçlandı. Abstract: Computer Center Department of Dicle University, with a small number of employees, serves to about 2000 employees, supplying support for their needs regarding networks, software, web and hardware. Computer Center Request Management System was proposed to achieve managibility in workload and to increase the efficiency and the service quality by enabling the department employees to respond to the user requests securely and as fast as possible, and by enabling the requests be traced and reported. System enables the user to hand in her request online to our department easily which is then directed automatically to the related group s manager in the department. Then the request is directed by the group manager to the related personnel. The personnel, conducts the request owner if necessary, and solves the problem regarding the request and responds to it online with a reply indicating whether the request was solved or not solved because of any reason. These requests can then be traced and analysed with the help of overall reports by the management which, in turn, increases the efficiency of the department and the service quality. Anahtar Kelimeler: PHP, mysql, online request management 1. Giriş Bilgi İşlem Online Talep Takip Sistemi, amacına uygun olarak, üç farklı kullanıcı tipini baz almıştır; Normal kullanıcı, Bilgi İşlem Sorumlusu ve Bilişim Koordinatörü. Modüllere erişim kullanıcı tipine göre ayarlanmıştır. Sistem, Kullanıcı Doğrulama, Talep Girişi, Talep Takip Modülü, Bilgi ve Şifre Güncelleme, Talep Akış Modülü, Raporlamalar ve Yönetimsel Modüllerden oluşmaktadır. Arayüzler, web tabanlı php programlama dili ile modüler ve tekrar-kullanılabilir (reusable) tarzda yazıldı. Veritabanı olarak mysql veritabanı kullanıldı. 613

2 Dicle Üniversitesi Bilgi İşlem Online Talep Takip Sistemi Cengiz Coşkun, Abdullah Baykal 2. Panel Tasarımları Yönetim panelinin arayüzü tasarlanırken önce modüller arası global parametreler tasarlandı. Session parametreleri olarak geçirilecek olan bu parametrelerin kullanımını modüler bir hale getirmek için tüm programlardan çağrılacak ortak php modülleri hazırlandı. Diğer standart kodlamalar için de benzer programcıklar hazırlandı. Böylece kod tekrarının önüne geçilmesi ve işgücünün efektif bir şekilde kullanılması amaçlandı. Kullanıcı doğrulama için kullanıcı adı ve şifre bilgisi, -şifreler md5 encryption metodu ile şifrelenmiş olarak- veritabanında tutuldu. Kullanıcı login (giriş) yaptığı esnada ilgili global parametreler doldurularak sistem kullanımı boyunca bu değerlerin modüller arasında geçişine imkan yaratıldı. Sisteme giriş yapan kullanıcının tipine göre kullanıcı menüsü dinamik olacak şekilde oluşturuldu. Normal Kullanıcılar için Talep Girişi, Girilen Taleplerin takibi, bilgi ve şifre güncellemeleri yapabilecekleri menü elemanları aktifken, bilişim sorumluları için bunlara ek olarak Bekleyen Talepler, Üzerine Alınmış talepler, ve yetki & sorumlulukları dahilindeki bazı raporlar kullanıcı kullanımına açık hale getirildi. Bilişim koordinatörleri dediğimiz grup sorumlularına ise bilişim sorumlularının menü elemanlarına ek olarak kendi gruplarının havuzuna düşen talepleri yönlendirebilecekleri bir ekran, Talep tiplerini, bölüm kodlarını, yeni kullanıcıları tanımlayabilecekleri ve takip amaçlı raporlara ulaşabilecekleri bir ekran yetkisi verildi. Yazılım aşamasında, modüler, tekrar kullanılabilir, anlaşılabilir yapıya uygun olarak geliştirme yapılmasına özen gösterildi. 3. Veritabanı Tabloları Veritabanı olarak mysql veritabanı kullanıldı. Yeni bir veritabanı kullanıcısı tanımlanarak bu kullanıcıya ilgili tablolar üzerinde gerekli yetkiler tanımlandı. Kullanıcı bilgilerinin tutulduğu kullanıcı Tablosu, girilen taleplerin tutulduğu talep tablosu, talep tiplerinin ve hangi gruba ait olduğu bilgilerinin tutulduğu talep_tanim tablosu, bölüm bilgilerinin tutulduğu bolum tablosu, talep durum kodları bilgilerinin tutulduğu talep_durum tablosu oluşturuldu. İlişkisel veritabanı mantığı ile bu oluşturulan tablolar arasında mantıksal bağlar kuruldu. 4. Sonuç Sistem, Kasım 2009 ayı itibarı ile hayata geçirildi ve istenilen amaçlara ulaşılmış olduğu görüldü. İşlerin takibi ve yönetimi, hizmet kalitesini arttıracak yönde gelişim gösterdi. Yapmış olduğumuz Bilgi İşlem Online Talep Takip Sistemi ile, kullanıcıların problemlerini bilgi işlem departmanına daha kolay bir şekilde iletmesi, yaşanılan fiziki zorlukların aşılması, kullanıcı ile sorumlu arasındaki iletişim karmaşasının önüne geçilerek telefon trafiğinin azaltılması, bilişim sorumlularının planlamalarını daha iyi bir şekilde yaparak iş güçlerini efektif kullanmaları, yapılan taleplerin takip edilerek unutulmalarının engellenmesi, bunların kayıt altına alınarak sonradan çıkabilecek anlaşmazlıkların önüne geçilebilmesi, daha önceden karşılaşılmış bir problemin nasıl çözülmüş olduğuna ilişkin kayıtlı bilgilere ulaşım imkanı vermesi, yönetimsel anlamda çalışanların performansı hakkında bilgi vermesi, yönetim ve bilgi işlem departmanı arasında bir raporlama aracı olarak ta kullanılabilmesi, departmanımızın verimliliğini ve servis kalitesini arttırıcı önemli etkenler olmuşlardır. 614

3 Şekil 2 Normal Kullanıcı Menüsü Şekil 1 Bilişim Koordinatörü Menüsü Şekil 3 Bilişim Sorumlusu Menüsü Şekil 4 Kullanıcı Giriş Arayüzü Şekil 5 Talep Girişi -Talep Ekleme Arayüzü 615

4 Dicle Üniversitesi Bilgi İşlem Online Talep Takip Sistemi Cengiz Coşkun, Abdullah Baykal Şekil 6 Taleplerim Menüsü- Talep Takip Arayüzü Şekil 7 Bilgi Güncelleme - Kullanıcı Bilgileri Güncelleme Arayüzü Şekil 8 Bekleyen Talep İşlenmesi - Bekleyen Talep Arayüzü 616

5 Şekil 9 Talep Kodları Giriş Arayüzü Şekil 10 Rapor Örneği 1 Grafik Rapor Şekil 4 Rapor Örneği 2 - Özet Liste Rapor 5. Kaynaklar [1] Php.net, w3schools.com, PHP and HTML tutorial. [2] dev.mysql.com, mysql tutorial 617