MĐLLĐ ARŞĐV VE ARAŞTIRMA DAĐRESĐ 2007 YILI FAALĐYET RAPORU
ĐÇĐNDEKĐLER SUNUŞ...3 I- GENEL BĐLGĐLER...4 A. MĐSYON VE VĐZYON...4 B. YETKĐ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR...4 C. ĐDAREYE ĐLĐŞKĐN BĐLGĐLER...5 1- Fiziksel Yapı...6 2- Örgüt Yapısı...7 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar...8 4- Đnsan Kaynakları...9 5- Sunulan Hizmetler...10 6- Yönetim ve Đç Kontrol Sistemi...11 II- AMAÇ VE HEDEFLER...12 STRATEJĐK AMAÇ 1 ARŞĐVDE BULUNAN MALZEMENĐN AYIKLAMA VE DÜZENLEME ĐŞLEMLERĐNĐN BĐTĐRĐLMESĐ....12 STRATEJĐK AMAÇ 2 AYIKLAMA VE DÜZENLEME ĐŞLEMLERĐ BĐTĐRĐLMĐŞ MALZEMENĐN KAYIT ĐŞLERĐNĐN YAPILMASI...12 STRATEJĐK AMAÇ 3 MEVZUAT VE STANDARTLARIN GÜNÜMÜZ KOŞULLARINA UYGUN HALE GETĐRĐLMESĐ....13 STRATEJĐK AMAÇ 4 MĐLLĐ ARŞĐV VE ARAŞTIRMA DAĐRESĐ DIŞINDA BULUNAN KURUM KURULUŞ ARŞĐVLERĐNĐN ÇAĞDAŞ DÜZEYE ULAŞTIRILMASI....13 STRATEJĐK AMAÇ 5 ARŞĐV MALZEMESĐNĐN SAYISAL ORTAMA AKTARILMASI....14 STRATEJĐK AMAÇ 6 ARAŞTIRMACILARININ ZAMAN VE MEKAN ENGELĐ OLMAKSIZIN BĐLGĐ KAYNAKLARIMIZA ERĐŞĐMLERĐNĐ KOLAYLAŞTIRMAK....15 STRATEJĐK AMAÇ 7 NĐTELĐK VE NĐCELĐK AÇILARINDAN YETERLĐ, MĐLLĐ ARŞĐV VE ARAŞTIRMA DAĐRESĐ NĐN MENSUBU OLMAKTAN GURUR DUYAN ĐNSAN GÜCÜNE SAHĐP OLMAK....16 STRATEJĐK AMAÇ 8 HĐZMET ALANLARINI ERGONOMĐK BĐR DURUMA GETĐRMEK....16 III- FAALĐYETLERE ĐLĐŞKĐN BĐLGĐ VE DEĞERLENDĐRMELER...17 A- MALĐ BĐLGĐLER...17 1- Bütçe Uygulama Sonuçları...18 B- PERFORMANS BĐLGĐLERĐ...18 1- Faaliyet Bilgileri...18 IV- KURUMSAL KABĐLĐYET VE KAPASĐTENĐN DEĞERLENDĐRĐLMESĐ...22 A- ÜSTÜNLÜKLER...22 B- ZAYIFLIKLAR...22 C-DEĞERLENDĐRME...23 V- ÖNERĐ VE TEDBĐRLER...23
SUNUŞ Vatandaşın devlete, devletin vatandaşa ve diğer devletlere karşı olan yükümlülüklerini belgeleme yanında gerek devlet kurumlarının, gerek günümüzde çok önem kazanan ve önemleri her geçen gün daha da artan Sivil Toplum Örgütlerinin ve gerekse duyarlı vatandaşların toplum için yaptıklarını günümüz araştırmacılarına ve gelecek kuşaklara aktarma görevi üstlenen arşivlerin bir görevi de bilgi/belge yönetimi konusunda yol gösterici ve yönlendirici olmasıdır. Görevlerinin bilincinde olan dairemiz, 2000 yılından bu yana ayıklama düzenleme çalışmalarına devam etmektedir. Bu çalışmanın yanında Belge Yönetim Sisteminin ilk basamaklarından olan Belge Sayı Sisteminin, 2006 yılında devreye konması için çaba göstermiş ve tüm devlet dairelerinde kullanımını sağlamıştır. 2006 ve 2007 yıllarında dublikasyon için çaba harcamış ve hazırlanan projeler ile iki adet A2 boyutuna kadar belgeleri sayısal ortama alabilen tarayıcı sağlamış ve El Yazması eserler ile yerel gazetelerin sayısallaştırılmasına başlamıştır. Dosya Planları ve Belge Ömür Tesbiti konusunda çalışma başlatma arzumuz ise konu hakkında yetişmiş eleman olmaması nedeniyle ertelenmiştir. Personel sayısının az olması dezavantajına karşı mevcut personelin çabası ile azımsanmayacak çalışmalar tamamlanmıştır. Bu vesile ile tüm çalışanlarımızı tebrik eder ulaşabildiğimiz hedefler nedeniyle kendilerine teşekkür ederim. Gökhan ŞENGÖR Müdür
I- GENEL BĐLGĐLER A. Misyon ve Vizyon Misyon Genelde Kıbrıs, özelde Kıbrıs Türkünü ilgilendiren belgeleri çağdaş gelişmeler doğrultusunda toplamak, düzenleyip muhafaza etmek, çeviri ve yayınlar yapma, toplumun bilgi ve belge gereksinimlerini en iyi şekilde karşılamak, arşiv politikalarını belirleyerek uygulamasını sağlamaktır Vizyon Çağdaş bilgi hizmetlerinin en üst düzeyde sunulabileceği tam donanımlı bir arşiv sitesi kurmak ve arşiv politikaları doğrultusunda ülkemizdeki arşivcilik faaliyetlerini kontrol altına almaktır. B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar Arşivcilik, belgenin doğumundan ölümüne kadar geçen süreyi kapsamaktadır. Bu bağlamda bilginin, nasıl bir formada oluşturulması gerektiği, yazı şeklinin nasıl olacağı, ulaşım şekilleri, muhafaza süreleri arşivcilik içinde ele alınır. Arşiv ile ilgili yasalar ve tüzükler ile kendisine verilen yetki ve görevleri kullanmak üzere 15/1990 sayılı Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi (Kuruluş Görev ve Çalışma Esasları) Yasası ile kurulan Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi Cumhurbaşkanlığı na bağlı olarak hizmet vermektedir. Daire, Milli Arşiv politikasının esaslarını, belge yönetimini ve arşiv standartlarını belirlemek, bu esasları ile standartların sorumlularca uygulanmasını takip etmek, eğitmek, ve denetlemekle yetkilidir. Bu çerçevede mevcut yasalar içinde gerek arşivcilik, gerekse dairemiz alanına giren konular ile ilgili araştırma yapılmıştır. Sonuç bizlere yasalar içinde konunun yeteri kadar yer almadığını göstermiştir.
C. Đdareye Đlişkin Bilgiler Milli Arşiv, 1971 yılında Lefkoşa da Silihdar Burcu üzerindeki Cumhur Başkan Muavinliği binalarında iki odada faaliyete başlamış ve daha sonra 1 Ocak 1975 tarihinde, Girne de Mustafa Çağatay Caddesinde bulunan 12 dönüm bahçe içindeki binaya taşınmıştır. Bu binaya, 1992 yılında 1 Nolu Depo, 1997 yılında (Nadir Eserler ve El Yazmalarının korunması amacı ile) Özel Oda ve 2000 yılında 2 Nolu Depo ilave edilmiştir. Đdari Bina Bodrumda (mutfak ve cilt odalarından oluşan) üç oda, birinci katta üç salon (kabul salonu ve iki araştırmacı salonu), Müdür, personel, sayısallaştırma odası olmak üzere üç oda ve tuvalet, kat arasında bir oda, ikinci katta bir salon dört oda ve banyo tuvalet ile çatı katında bir odası olan bir yapıdır. Üst katta Gazeteler, Mahkeme kayıt defterleri ile eski hukuk kitapları, Türkçe kitap ve hediye belgeler, Enformasyon Dairesi dosyaları, dergiler, haritalar, tasnifi yapılmakta olan Đngilizce kitaplar ve basın bültenleri ile basın özetleri yer almaktadır. Depolar Đdari Binanın sağ tarafında yer alan I nolu Depo, önde iki çalışma odası, arkasında tuvalet ve malzeme odası olarak kullanılabilecek iki küçük odası bulunan ve buradan demir kapı ile girilebilen 840 metre raf uzunluğuna sahip depomuzdur. Bu binanın depo kısmında, 1879 1971 dönemi Mahkeme dosyaları düzenlenmiştir. Küçük odalar ile çalışma odalarından birer tanesi raflanmış ve buraya 1971 1973 dönemi Mahkeme dosyaları yerleştirilmiştir. Diğer küçük oda, çalışma odası ve depo arkasında inşa edilen Lamerina odada da, 1974 1990 dönemi Mahkeme dosyaları yıllarına ayrılmış olarak muhafaza edilmektedirler. Đdari Bina arka tarafında bulunan, Özel Oda olarak adlandırılan depoda ise, Sultan Mahmut Kütüphanesi, Laleli Cami, Selimiye Cami, Mevlevi Tekke Müzesi nden 1998 yılında Bakanlar Kurulu Kararı ile alınan el yazması ve matbu Osmanlıca kitaplar ve gazeteler, yerel basının bir seti ve tab edilmiş mikro film çıktıları ile 1960 2000 dönemi Bakanlar Kuruluna sunulan Önergeler bulunmaktadır. Đdari Bina sol tarafta yer alan II nolu Depo, I nolu Depo ile benzerlik taşımaktadır. Bu depoda, Rum basını, Rumca Resmi Gazete ler, Rumca kitaplar, Tapu Defterleri, Girne Kaymakamlığı ndan alınan 1974 öncesi döneme ait inşaat, ek bina ve kuyu açma izin dosyaları ile Kaymakamlık idari dosyaları ve Girne bölgesi Ölüm Defterleri, Limanlar Dairesi Müdürlüğü ile Girne Liman Reisliği dosyaları bulunmaktadır. Girişte sağ odada, 1995 yılında yanan Aile Mahkemesi nden kurtarılan bir kısmı yanmış evlenme belgeleri ile I nolu depoya sığmayan üç yıllık Mahkeme dosyası bulunmaktadır. Garaj ve Bahçıvan odası olarak yapılmış olan binanın garaj kısmı Teknik Atölye olarak kullanılmaktadır. Bahçıvan odası olan kısmın arka bölümünde Türkiye basını, ön bölümlerinde ise dağıtılarak imha edilmesi uygun bulunmuş olan malzemelerden Resmi Gazete ve Rumca Ansiklopedi fazlalıkları bulunmaktadır. Binanın bitişiğine yapılmış olan barakada da, su baskınından etkilenmiş olan Milli Eğitim ve Kültür Bakanlığı arşivinden kurtulma ihtimali olabilecek hastalıklı dosyalar ve kullanılmayan eşyalar bulunmaktadır. Araştırmacı/kullanıcı sayısı zaman zaman çok artmaktadır. Araştırma salonumuz (8 kişilik yaklaşık 25 m 2 ) bu artışa karşılık veremez duruma gelmiştir. Diğer salon ise (5 kişilik) karanlık olduğu için zorunlu durumlarda kullanılmaktadır. Gelen araştırmacıları, bekletmek
ve yer boşalınca almak durumunda kaldığımız zamanlar giderek artmaktadır. Bunun yanında araştırmacılar, dinlenme veya aytışma yapacakları bir yer (kafeterya benzeri) talebinde bulunmaktadırlar. Özürlü araştırmacı/kullanıcılarımızın daireye girişleri ve ihtiyaçlarını karşılamaları da sorun olmaktadır. Araştırma salonumuzun bulunduğu idari binamız ev olarak yapıldığı için bu talepleri karşılamada sorunlar yaşanmaktadır. En büyük sorun düzenleme ve yeni gelecek malzeme için yer bulunmamasıdır. Kurum kuruluşların malzeme verme istekleri depo alanı yetersizliği nedeniyle geri çevrilmektedir. 1- Fiziksel Yapı 1.1- Çalışma Odaları Binalar Oda sayısı Kapasitesi Raf Uzunluğu Đdari Bina 4 8 I no depo 1 2 840 metre II no lu depo 2 3 794 metre Özel Oda 2 3 555 metre Toplam 9 16 2.189 metre 1.2- Araştırmacı salonu Kapasitesi Araştırma Salonu 35 m 2 13 Araştırmacı Toplam 2 1.3- Depo Alanları Depo Sayısı: 3 Adet Depo Alanı: 270 m 2 1.4- Atölyeler Atölye Sayısı: 1 Adet Atölye Alanı: 25 m 2
2- Örgüt Yapısı
3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 3.1- Yazılımlar Microsoft Windows Server 2003 (1), Intel Server Management 8 (1), Microsoft Windows XP Professional (3), Microsoft Office Small Business Edition 2003 (1), ABBYY Fine Reader OCR 8.0 (1), Virt. Off. Info SQL Server (1) (5 users), ODBC Inter. For SQL (1), Virt. Off. Info Scanner Interface (1) 3.2- Bilgisayarlar Masa üstü bilgisayar Sayısı: 11 Adet Taşınabilir bilgisayar Sayısı: 1 Adet 3.3- Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Cinsi (Adet) A2 Scaner (Indus) 2 A4 Scaner 1 A3 Scaner 1 Fotokopi Makinesi 2 Faks 1 Printer 3 Isısal Cilt makinesi 1 Giyotin (Elektrikli) 1 Giyotin (El ile) 1Büyük / 2 Küçük Klima 8 PT + 4 SU + 1 Merkezi Kamera - Mikrofilm Çekim Cihazı 1 Mikrofilm Okuyucu 1 Mikrofilm Okuyucu/Yazıcı 2 Tepegöz 2
4- Đnsan Kaynakları 4.1- Personel Kadro Adı Kadro Sayısı Dolu Münhal Personelin Adı SOYADI Müdür 1 1 - Gökhan ŞENGÖR Müdür Muavini 1 1 - S. Belgin BARDAK Transkripsiyon ve Değerlendirme 1-1 Münhal Memuru Konservasyon ve Teknik Đşler 1-1 Münhal Memuru Mütercim 3 3 - Ebru KAYIMZADE Fatma DOĞAÇ Alphan BAYAZĐTOĞLU Tasnif Memuru II. D. 1-1 Münhal Tasnif Memuru III. D. 2 2 - Hüseyin UÇAR Osman KAYMAK Kütüphane Memuru 1-1 Münhal Teknisyen 2-2 Münhal Münhal I. Sın. Katip 1-1 Münhal Katip Yardımcısı 2 1 1 Soley YAPRAHĐ Odacı 1-1 Münhal Toplam 17 8 9 Đşçi 5 5 - Hakkı ÇETĐNKAYA Nazemin GELEN Nuh AKDENĐZLĐ Denkay SEZGĐN (Bekçi) Gülter KIVANÇ Sözleşmeli Personel 3-3 Münhal Münhal Münhal TOPLAM 25 13 12 Kuruluş yasasında yer almayan personel II. Sınıf Katip (Terfi sonucu kadro dışında kalmıştır.) Genel Ortaöğretim Dairesi (2) ile Mesleki Teknik Öğretim Dairesi (1) kadrolarında yeralan personel - 1 - Beria ONBAŞI - 3 - Savaş ERGENEKONLAR Naciye UÇAN Recai BEYZADE (Bekçi) - 4-25 17 12
4.2- Personelin Yaş Đtibariyle Dağılımı Personelin Yaş Đtibariyle Dağılımı 21-25 Yaş 26-30 Yaş 31-35 Yaş 36-40 Yaş 41-50 Yaş 51- Üzeri Kişi Sayısı - 1 3 2 8 3 Yüzde 0 6 18 12 46 18 4.3- Personelin Eğitim Durumu Personelin Eğitim Durumu Đlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Y.L. ve Dokt. Kişi Sayısı 4 5-5 3 Yüzde 24 29 0 29 18 4.4- Personelin Hizmet Süreleri Personelin Hizmet Süresi 1 3 Yıl 4 6 Yıl 7 10 Yıl 11 15 Yıl 16 20 Yıl 21 - Üzeri Kişi Sayısı 5 1 1 5 0 5 Yüzde 30 5 5 30 0 30 5- Sunulan Hizmetler Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nde aşağıdaki hizmetler sunulmaktadır: Danışmanlık Toplumun eğitimi Sanat etkinliklerine katkı Sosyal etkinlikler ve etkinliklere katkı Arşivcilik ve kütüphanecilik (Bilgi Belge Yönetimi) Tanıtım hizmetleri Topluma verilen hizmetlerin başında bilgi ve belge sunma hizmetleri gelmektedir. Kuruluşundan bu yana toplumda bilgi ve belge sunma hizmetleri açısından ilk başvuru merkezi görevini üstlenen Dairemiz, ileri teknoloji ve yöntemlerle bu hizmetleri yine ilk sırada verme kararlılığındadır. Dairemizde 2007 yılına göre hizmet verdiğimiz araştırmacı sayıları aşağıda gösterilmiştir.
5.1- Araştırmacı Hizmetleri 2007 K.K.T.C. T.C. Diğer Lise ve Lisans Lisans TOPLAM altı üstü Ocak 43 41 2 50 36 15 86 Şubat 57 12 1 35 35 13 70 Mart 70 55 1 65 61 44 126 Nisan 30 14 26 18 13 44 Mayıs 36 24 2 28 34 6 62 Haziran 22 13 9 26 18 5 44 Temmuz 32 25 11 6 31 31 68 Ağustos 13 5 1 1 15 3 19 Eylül 9 2 0 5 3 3 11 Ekim 30 4 7 17 20 4 41 Kasım 40 21 4 8 35 22 65 Aralık 35 29-11 43 10 64 5.2-Đdari Hizmetler 2007 yılı içinde devreye konulmaya başlanan Performans Değerlendirme Sisteminin uygulanması için gerekli olan eğitimlerin alınması ve sistemin uygulanmaya başlanması, dairemizin 2007 2011 Stratejik Planının hazırlanması, Milli Arşiv Kurulu nun yedi kez toplanıp 19 karar üretmesi, personelin çeşitli konularda eğitimlere katılımının sağlanması, personelin ihtiyaçları ve mali olanaklar çerçevesinde çalışma masası ve bürositlerin alımı, mümkün olduğunca az ilaçlama yapma hedefinde dairedeki malzemenin 6 kez ilaçlanması, personel alımı için çaba harcanması 2007 yılı idari faaliyetleri arasında sayılabilecek çalışmalardır. 6- Yönetim ve Đç Kontrol Sistemi Tarafsızlık ve Şeffaflık : Tüm araştırmacı/kullanıcılara ayrım yapmadan eşit hizmet sunmak (Dil, din, ırk, mezhep, siyasi görüş ve cinsiyet ayırımı gözetmeksizin herkese eşit mesafede durur.) Verilerde Gizlilik Değerlerine Saygı : Ulusal, Kişisel ve Ticari gizliklikleri açıklamama, özellikle Kişisel Verilerin Korunması Yasası na bağlılık Mesleki Uzmanlık : Personelin branşında uzmanlaşması ve mesleki standartlaşmayı savunma Yeniliklere açık olmak / ulaşılabilirlik : Bilginin derlenmesi, düzenlenmesi, tasnifi, muhafazası ve hizmete sunulmasında teknolojik yenilikleri takip etmek. Arşiv malzemesi, hizmetleri ve mesleki bilgi birikimi ile toplumsal gelişime destek olur.
Kaliteli Hizmet : Hizmetin sunulmasında empatik, güleryüzlü, saygılı ve ilgili olmak, güven vermek. Đşbirliği ve Paylaşım : Gerek ülkemizdeki gerekse yurtdışındaki bilgi belge merkezleriyle işbirliği içindedir ve bu işbirliğini destekler. Bilginin paylaşıldıkça çoğalacağına inanır ve bu felsefeyi korur. II- AMAÇ ve HEDEFLER Stratejik Amaç 1 Arşivde bulunan malzemenin ayıklama ve düzenleme işlemlerinin bitirilmesi. Hedef 1 Đdari Binada bulunan malzemenin ayıklama ve düzenleme işlemlerinin 2008 yılı Haziran sonuna kadar bitirilmesi. Faaliyet 4 Enformasyon Dairesi arşiv malzemesinin ayıklanıp düzenlenmesi. Faaliyet 5 Đngilizce dergilerin düzenlenmesi Faaliyet 7 Haritaların düzenlenmesi Faaliyet 8 Cumhurbaşkanlığından gönderilen malzemenin düzenlenmesi Faaliyet 9 Mahkeme Defterlerinin düzenlenmesi Faaliyet 10 Seçim malzemesinin düzenlenmesi Faaliyet 12 Afişlerin düzenlenmesi Hedef 2 I Nolu Depoda bulunan malzemenin 2008 yılı sonuna kadar ayıklama ve düzenleme işlemlerinin bitirilmesi. Faaliyet 1 Mahkeme arşivi dosyalarının ayıklama işlemlerinin bitirilmesi. Faaliyet 2 Farklı yıllar içinden ve mahkeme arşivi içinden çıkan Mahkeme Dosyalarının yerlerine yerleştirilmesi işlemlerinin tamamlanması. Faaliyet 3 Mahkeme Dosyalarının düzenlenmesi Proje 1 En az üç bin adet arşiv kutusunun temin edilmesi. Faaliyet 4 Mahkeme Defterlerinin düzenlenmesi Faaliyet 5 Depo arkasındaki barakada bulunan Çalışma Dairesi malzemesinin düzenlenmesi Hedef 3 II Nolu Depoda bulunan malzemenin 2008 yılı sonuna kadar ayıklama ve düzenleme işlemlerinin bitirilmesi. Faaliyet 3 Girne Kaymakamlığından gelen malzemenin ayıklanması Faaliyet 4 Alsancak Belediyesinin 1974 öncesi belgelerinin düzenlenmesi Faaliyet 5 Limanlar Dairesi ve Girne Liman Reisliğinden gelen belgelerin düzenlenmesi Stratejik Amaç 2 Ayıklama ve düzenleme işlemleri bitirilmiş malzemenin kayıt işlerinin yapılması. Hedef 1 Đdari Binada bulunan malzemenin kayıt işlemlerinin yapılması. Faaliyet 3 Haritaların katalog kayıtlarının bilgisayar ortamına aktarılması. Faaliyet 4 Ara katta bulunan klişelerin baskısı ve kaydı
Hedef 2 I Nolu Depoda bulunan malzemenin kayıt işlemlerinin yapılması. Faaliyet 1 Mahkeme Dosyalarının kayıtlarının bilgisayar ortamına aktarılması. Faaliyet 2 Mahkeme Defterlerinin kayıtlarının bilgisayar ortamına aktarılması. Hedef 3 II Nolu Depoda bulunan malzemenin kayıt işlemlerinin yapılması. Faaliyet 1 Yapı Đzin Dosyalarının kayıtlarının bilgisayar ortamına aktarılması. Faaliyet 3 Rumca kitapların katalog kayıtlarının tamamlanması. Faaliyet 4 Rumca Dergilerin katalog kayıtlarının tamamlanması. Faaliyet 5 Girne Kaymakamlığı belge ve defterlerinin kayıtlarının yapılması. Faaliyet 6 Alsancak Belediyesi belgelerinin kayıtlarının yapılması. Hedef 4 Özel Odada bulunan bulunan malzemenin kayıt işlemlerinin yapılması. Faaliyet 2 Osmanlıca belgelerin tasniflerinin yapılması Faaliyet 3 Vakıflara ait dosyaların tasniflerinin yapılması Faaliyet 4 Türkiye Cumhuriyeti nden getirilen Osmanlıca belgelerin (mikrofilm ve bunların tab edilmiş halleri) tasniflerinin yapılması Faaliyet 5 Bakanlar Kurulu Önergelerinin tasniflerinin yapılması Stratejik Amaç 3 Mevzuat ve standartların günümüz koşullarına uygun hale getirilmesi. Hedef 2 Milli Arşiv Yasa Tasarısının yasalaşması için çaba sarfedilecektir. Faaliyet 1 Çalışmaların tamamlanması ve Başbakanlığa sunulmasının sağlanması gerçekleştirilecektir. Faaliyet 2 Milletvekilleri ve konu ile ilgili kişiler bilgilendirilecektir. Hedef 3 Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi (Kuruluş, Görev ve Çalışma Esasları) Yasası günün koşullarına göre ele alınarak yeniden değerlendirilecektir. Faaliyet 1 Çalışmaların tamamlanması ve teknik kurullara sunulmak üzere Başbakanlığa sunulmasının sağlanması gerçekleştirilecektir. Stratejik Amaç 4 Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi dışında bulunan kurum kuruluş arşivlerinin çağdaş düzeye ulaştırılması. Hedef 1 Bu alanda çalışanlara hizmetiçi eğitim verilerek daha iyi hizmet sunmalarının sağlanması. Faaliyet 1 Hizmetiçi eğitim programı hazırlanması ve eğitimin verilmesi. Hedef 2 Büyük kurumlarda bilgi belge yönetimi mezunlarının istihdam edilmesi için çaba harcanması. Faaliyet 1 Milli Eğitim ve Kültür Bakanlığı ve Devlet Planlama Örgütü nezdinde girişimde bulunularak, Üniversitelerin bilgi belge bölümünde eğitim almak isteyenleri teşvik etmek için burs verilmesinin sağlanması. Hedef 3 Konumuz ile ilgili bilgi vermek, duyurular yapmak ve sorunları giderme amacıyla tartışmak için elektronik ortamda liste açmak. Hedef 4 Kamu kurum ve kuruluşlarının arşivlerinin dosya planlarının hazırlanması ve belge ömür tesbitlerinin yapılması.
Proje 1 Personelin hizmetiçi eğitim ile konu hakkında eğitim görmeleri sağlanmalı. Stratejik Amaç 5 Arşiv malzemesinin sayısal ortama aktarılması. Hedef 1 Đdari Binada bulunan malzemenin sayısal ortama aktarılma işlemlerinin yapılması. Faaliyet 2 Sık kullanılan yerel gazetelerin sayısal ortama aktarılması. Faaliyet 3 Bozkurt Gazetesi negatif arşivinin sayısal ortama aktarılması. Faaliyet 4 Genelgelerin sayısal ortama aktarılması. Hedef 2 I Nolu Depoda bulunan malzemenin sayısal ortama aktarılma işlemlerinin yapılması. (Mahkeme Dosyalarının tasnifi aşamasında yapılacak) Hedef 3 II Nolu Depoda bulunan malzemenin sayısal ortama aktarılma işlemlerinin yapılması. Faaliyet 1 Yapı Đzin Dosyalarının sayısal ortama aktarılması. Faaliyet 2 Kuyu Dosyalarının sayısal ortama aktarılması. (Faaliyet 1 ve 2 Dosyaların tasnifi aşamasında sayısal ortama aktarılacak) Faaliyet 3 Tapu defterlerinin sayısal ortama aktarılması. Faaliyet 4 Girne Kaymakamlığı belge ve defterlerinin sayısal ortama aktarılması. Faaliyet 5 Alsancak Belediyesi belgelerinin sayısal ortama aktarılması. Hedef 4 Özel Odada bulunan malzemenin sayısal ortama aktarılma işlemlerinin yapılması. Faaliyet 1 Yazma eserlerin sayısal ortama aktarılması çalışmasının tamamlanması. Çalışma 1 Sayısal ortama alınacak tüm eserler fırçalanarak toz ve zararlı canlılardan arındırılacaktır. Proje 2 Malzemenin sayısallaştırılması çerçevesinde UPS, Jenaratör ve eleman temini sağlanmalı. Proje 3 Malzemenin sayısallaştırılması çerçevesinde depolama bilgisayarı temini sağlanmalı. Faaliyet 2 Osmanlıca belgelerin sayısal ortama aktarılma Faaliyet 3 Osmanlıca Gazetelerin sayısal ortama aktarılması Hedef 5 Kamuda Elektronik Kayıt Yönetimi. Kurumun bilgi, belge ve arşivlerinin elektronik ortamda tutulması; diğer kurumlarla Veri/Bilgi alışverişinde elektronik ortamların kullanımı; ulusal standartlar, veri standardı, uygulama geliştirme standardı varlığı ve uyumu; kurumsal verilerin bütünlük, erişilebilirlik, süreklilik ve yönetilebilirliği; kurum içi elektronik iletişimin varlığı; kurumsal yetki düzenlemeleri ve veri güvenliği yönetiminin varlığı Faaliyet 1 Elektronik Đmza Yasasının yasalaşması sonrasında elektronik ortamlarda üretilecek, kayıt altına alınacak, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek, saklanacak ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabi olacağı usul ve esaslar ile kurumlarda oluşturulacak elektronik kayıt sistemlerinin birbiriyle uyumlu işlemesi ve etkin şekilde yönetilmesine ilişkin asgari standartların belirlenmesi hususlarında çalışmalar yapılacaktır Proje 1 Arşiv programı hazırlatılacak (ör. DoSeNet) (Yaklaşık 40.000 50.000 USD) Proje 2 Kağıt ortamdan elektronik ortama geçişin gerektirdiği anlayış değişikliğini sağlayacak eğitim etkinliklerinin artırılması; üst düzey yöneticiler dahil tüm personele eğitim verilmesi Faaliyet 2 Kamu kurumları bilgi güvenliği risk analizi
Proje 1 Başta kritik bilgileri kullanan merkezi kurumlar olmak üzere, kamu kurumlarının sahip olduğu mevcut sistemler analiz edilerek bilgi güvenliği konusunda izlenecek politikalar ve alınacak önlemlere ilişkin öneriler geliştirilecektir. Proje 2 Sağlık Kayıtları mahremiyetinin korunması için sağlık kuruluşlarında tutulacak elektronik hasta ve sağlık kayıtlarının güvenliği ve mahremiyetinin sağlanmasına yönelik teknik gereksinimlerin belirtildiği bir rapor hazırlanacaktır. Faaliyet 3 Kamu bilgi sistemleri acil durum yönetimi Proje 1 Kamu bilgi sistemlerinin acil durum yönetimi ihtiyaçları tespit edilerek çözüm önerileri geliştirilecektir. Faaliyet 4 Birlikte çalışabilirlik için veri paylaşımı Proje 1 Kamu kurumlarındaki bilgilere kimlerin, nasıl erişebileceği ve bilgilerin nerede tutulacağı tanımlamalarının yapılmasına ilişkin e-devlet metaveri standardı dokümanı hazırlanacaktır. Kamu hizmetlerinin sunumunda kullanılacak veri elemanları ve veri yapılarının paylaşılabilmesi için gerekli mekanizmalar oluşturulacak, bir model ve ortam geliştirilecektir. Birlikte çalışabilirlik esasları kılavuzunun güncelleme çalışmaları yapılacaktır. Faaliyet 5 Kurumsal Hizmetlerde Bilişim Sistemlerinin Yeri Proje 1 Kurumlar arasında gizlilik derecesi olmayan belgelerin elektronik yöntemlerle gönderilmesi, bilgi paylaşımı kuralları ve bilgi yönetimi politikasının belirlenmesi, bilişim sistemleri geliştirme, işletme ve uygulama iş adımlarının varlığı ve kurum içi elektronik iletişimin varlığı sağlanacaktır. Stratejik Amaç 6 Araştırmacılarının zaman ve mekan engeli olmaksızın bilgi kaynaklarımıza erişimlerini kolaylaştırmak. Hedef 1 Araştırmacı/Kullanıcıların bilgi hizmetlerinden daha hızlı ve etkin bir şekilde yararlanmalarını sağlamak. Faaliyet 2 Sayısal ortama aktarılan kayıtların web sayfasına aktarılması ve arama motoru ile kolay erişilebilir hale getirilmesi. Faaliyet 3 Dairemize A3 boyutunda renkli fotokopi/yazıcı makinesi konulması için proje hazırlanması Faaliyet 4 Araştırma salonundaki bilgisayar sayısının arttırılması Faaliyet 5 Görsel-işitsel araç ve gereçlerimizi çoğaltarak farklı ortamlardaki bilgiye erişimin olanaklı kılınması Faaliyet 6 Web sayfamızın daha kullanışlı ve bilgi açısından zenginleşmesi yanında Đngilizce ve Rumca dillerinde de bilgi vermesi sağlanacaktır. Hedef 2 Engelli Araştırmacı/Kullanıcıların bilgi hizmetlerinden gerektiği ölçüde yararlanmalarını sağlamak Faaliyet 1 Engelli Araştırmacı/Kullanıcıların binaya girişleri için tertibat alınması. Faaliyet 2 Bina içindeki kullanım alanlarının onların da kullanabilecekleri duruma getirilmesi. (Giriş koridorunun genişletilmesi, tuvalete tutanak yerleri eklenmesi vs.) Faaliyet 3 Engelli Araştırmacı/Kullanıcılar için özel bir birim oluşturulması. Hedef 3 Kullanıcılardan düzenli olarak geri bildirim alınması için çalışmalar yapılması. Faaliyet 1 Araştırma salonuna öneri kutusu konulması. Faaliyet 2 Web sayfası üzerine görüş ve öneriler için program eklenmesi.
Hedef 4 Yeni Arşiv Sitesi Projesinin gerçekleşmesi için elden gelen tüm çabanın harcanması. Hedef 1 Planlama Đnşaat Dairesi nin uygulama projesini tamamlaması. Hedef 2 Uygulama Projesinin finansal kaynağının temini. Hedef 3 Planın uygulamaya konması ve etaplar halinde projeler (Đklimlendirme, güvenlik, mefruşat, depolama üniteleri, teknik teçhizat, kablosuz iletişim vd.) için yeni finans kaynakları sağlanması. (AB ve UNDP den ör. CALIMERA Projesi) Stratejik Amaç 7 Nitelik ve nicelik açılarından yeterli, Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nin mensubu olmaktan gurur duyan insan gücüne sahip olmak. Hedef 1 Çağdaş ve standartlara uygun insan kaynakları politikası oluşturmak Faaliyet 1 Đdeal kadronun nicelik ve nitelik açılarından belirlenmesi (kadro yasası ile beraber hazırlanacak) Faaliyet 2 Personel için performans değerlendirme ölçütleri geliştirme Hedef 2 Çalışanların motivasyonunu arttırıcı önlemler almak. Faaliyet 1 Personele yönelik sosyal etkinlikler düzenlemek veya mevcutları duyurmak Faaliyet 2 Çalışanların mesleki gelişimlerinin sağlanması için fırsatları takip etmek ve sürekli eğitim olanakları oluşturmak. Proje 1 Hizmet içi eğitim politikası saptama Proje 2 Yurt içi ve yurt dışı eğitim programlarından yararlanma Proje 3 Konuyla ilgili yabancı kuruluşlarla işbirliği yapma Proje 4 Misyon çerçevesinde yapılacak akademik çalışmaların teşvik edilmesi Proje 5 Liderlik gelişim eğitimi verilmesi Hedef 3 Yönetim ile çalışanlar arasında sağlıklı bir iletişim ortamı yaratmak. Faaliyet 1 Kullanıcı ve personel için kuralların net olarak tanımlanıp etkin biçimde duyurulması Faaliyet 2 Düzenli aralıklarla personel toplantıları yapılması Faaliyet 3 Personel ile iletişimde sözlü ve yazılı iletişim kanallarının belirlenmesi Stratejik Amaç 8 Hizmet alanlarını ergonomik bir duruma getirmek. Hedef 1 Mevcut bina, depo ve hizmet alanlarından en verimli şekilde yararlanma yollarını aramak. Faaliyet 1 Gazetelerin en azından bir setinin Enformasyon Dairesi veya Basın Müzesi gibi daha uygun bir alana nakli (Yaklaşık 150 metre raf kazandıracaktır.) Faaliyet 2 Mahkeme Dosyalarının yerleştirildiği kutuların sıkıştırılarak yer elde edilmesi. (Yaklaşık 30 metre raf kazandıracaktır.) Hedef 2 Yeterli sayıda ve kalitede mobilya (araç-gereç) sağlamak. Faaliyet 1 Rafları yenilenmesi ve uygun olanların onarımı Performans göstergesi: Eklenen raf sayısı Mevcut raf sayısı Hedef 2 Bilgi kaynaklarının daha iyi korunması ve bakımı için gerekli önlemler almak. Faaliyet 1 Gerekli görülen yayınların ciltlenmesi Faaliyet 2 Mümkün olduğunca az ancak zorunluluk halinde ilaçlama yapılması Faaliyet 3 Demirbaş kayıtlarının her yıl kontrol edilmesi
Performans göstergesi: Ciltlenen yayın sayısı. Malzemenin zararlılar etkisinde olmaması Hedef 3 Hizmet alanları, depolar ve personelin kullanım alanlarının bakım/onarım ve temizlik ihtiyaçlarının etkin yapılmasını sağlamak. Faaliyet 1 Dairemizdeki birimlerin temizliğinin periodik olarak yapılması Faaliyet 2 Bakım / onarıma ihtiyaç gösteren alanların ihtiyaçlarının süratle giderilmesi Performans göstergeleri: Kullanıcı / personel memnuniyeti Hedef 4 Kullanıcı ve personel için ergonomik, dinlendirici, iş güvenliği ve görselliğe hitap eden ortamlar hazırlanması için çalışmak. Faaliyet 1 Personele iş sağlığı ve güvenliği eğitimi verilmesi Faaliyet 2 Personelin kullandığı ofis mobilyalarının ergonomik olmasının sağlanması Faaliyet 3 Kullanıcılar için dinlenme ve bilgi paylaşımı köşeleri hazırlanması Faaliyet 4 Bina girişinde bulunan sıcak/soğuk içecek makinasının herzaman temiz ve aktif halde bulunmasının sağlanması. Performans göstergeleri: Kullanıcı memnuniyeti Ofislerde bulunan masa, sandalye sayısı. III- FAALĐYETLERE ĐLĐŞKĐN BĐLGĐ VE DEĞERLENDĐRMELER A- Mali Bilgiler 2007 Mali Yılı Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi Bütçesinin; Personel Giderleri bölümünde Temel Maaşlarda hayat pahalılıkları ve baremiçi artışlar nedeniyle artış olmakla beraber Sosyal Güvenlik Kurumları Yatırımlarında öngörülen Sözleşmeli Personel istihdamı gerçekleşmediği için düşüş görülmüştür. Mal ve Hizmet Alımları bölümünde, Elektirik Alımları kaleminde yılın başında gerçekleşen yaklaşık %100 lük artış nedeniyle eksilme meydana geldiğinden 5.140 YTL Avans Hesabı eklenmek suretiyle dengelenmiştir. Bu bülümde öngörülmeyen Dış Yardımlara Đlişkin KDV Ödemeleri kalemi, Đslam Dayanışma Fonundan sağlanan hibe ile alınan cihazın KDV ödemesi için ilave edilerek 6.426,31 YTL ödenek tahsis edilmiştir. Projeler bölümünde, öngörülen Özel Arşiv Kutusu alımı, depo yapımının gerçekleşmemesi nedeniyle düzenleme yeri oluşmadığından devreye konamamıştır. Yıl içinde hazırlanan projeye, Đslam Dayanışma Fonunun destek vermesi ile bu bölüme 38.992,95 YTL (32.000 USD) eklenmiştir. Mal ve Hizmet Alımları bölümünde 34.482 YTL öngörülüp tadil edilerek 46.048,81 YTL olan bütçenin 38.523,91 YTL kısmı harcanmış 7.524,90 YTL kısmın harcaması gerçekleşmemiştir. Bu gerçekleşmemede en büyük oran Maliye Bakanlığının uyguladığı 10%luk blokedir ki bu oran 2.268,20 YTL dir. Bunun dışında Baskı ve Cilt Giderleri kaleminde 650 YTL, basımı hedeflenen eserin tamamlanamaması nedeniyle bastırılamamasından dolayı, Elektrik Alımları kaleminde 724,92 YTL, Aralık ayı için öngörülen meblağın Ocak ayında ödenmesinden dolayı, Bahçe Malzemesi Alımları ile Yapım ve Bakım Giderleri kaleminde 230 YTL, eski hortumların kullanılması nedeniyle yeni hortuma ihtiyaç duyulmamasından dolayı, Yurtiçi Görev Yollukları kaleminde 87,44 YTL, Dosya Planları ve Belge Ömür Tesbiti çalışmasının başlatılamamasından dolayı, Restorasyon
ve Yenileme Giderleri kaleminde 900 YTL, ayıklama düzenleme ve kayıt işlerinin henüz tamamlanamamasından dolayı, Telefon Abonelik ve Kullanım Ücretleri kaleminde 469,46 YTL Dosya Planları ve Belge Ömür Tesbiti çalışmasının başlatılamamasından dolayı, Yük Taşıma Giderleri kaleminde 225 YTL yer olmaması nedeniyle arşiv malzemesi kabulü yapılmadığından dolayı, Sigorta Giderleri kaleminde 923,90 YTL bina sigortası yaptırılmamasından dolayı, diğer kalemlerde kalan küçük rakamlar ise öngörünün gerçekleşmesine yetmemesi veya öngörünün gerçekleşmesinden fazla olması nedenleri ile harcanamamıştır. 1- Bütçe Uygulama Sonuçları 1.1-Bütçe Giderleri MĐLLĐ ARŞĐV VE ARAŞTIRMA DAĐRESĐ 2007 MALĐ YILI AÇILIMI Kodu AÇIKLAMA BÜTÇE (YTL) TADĐL BÜTÇE (YTL) HARCANAN (YTL) 1 Personel Giderleri 550.651,00 609.869,11 609.869,11 2 Sosyal Güvenlik Kurumuna 49.106,00 39.739,49 39.739,49 Devlet Primi Giderleri 3 Mal ve Hizmet Alım 34.582,00 52.475,12 38.523,91 Giderleri 4 Faiz Giderleri 5 Cari Transferler 350,00 350,00 273,06 6 Sermaye Giderleri 20.000,00 58.992,95 38.992,00 7 Sermaye Transferleri 8 Borç Verme 9 Yedek Ödenekler GENEL TOPLAM 654.689,00 YTL 761.426,67 YTL 727.398,52 YTL B- Performans Bilgileri 1- Faaliyet Bilgileri 1.1. Faaliyet Bilgileri Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nin 2007-2011 strateji planında yer alan hedeflerin altında bulunan faaliyetlerden tamamlanmış olan çalışmalar: FAALĐYET TÜRÜ Faaliyet raporlarının düzenlenmesi Mehmet Şahin Koleksiyonu nun yeniden ayıklanması Rumca gazetelerin ayıklama ve düzenlenmesi Rumca kitapların arşiv politikası çerçevesinde ayıklanması Đngilizce kitapların katalog kayıtlarının bilgisayar ortamına aktarılması Kişisel Verilerin Korunması Yasası nın Meclisce kabulü Elektronik Đmza Yasası nın Meclisce kabulü Meclis tutanaklarının (ses kayıtlarının) sayısal ortama aktarılması
Yazma ve Basma eserlerin katalog kayıtlarının tamamlanması Đslam Fonuna sunulan projenin hazırlanması ve gerçekleştirilmesi Araştırma salonunda kablosuz ağ hizmeti sunulması Sayısal ortama aktarılan kayıtların web sayfasına aktarılması ve arama motoru ile kolay erişebilir hale getirilmesi Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nin 2007-2011 Strateji Planında yer alan hedeflerden gerçekleştirilmesi için çalışmalara başlanmış fakat henüz tamamlanmamış olan hedefler: Çatı katında bulunan malzemenin ayıklanması; Enformasyon Dairesi arşiv malzemesinin ayıklanıp düzenlenmesi; Mahkeme arşivi dosyalarının ayıklama işlemleri; Mahkeme dosyalarının düzenlenmesi; Đdari binada bulunan malzemelerin kayıt işlemlerinin yapılması; Mehmet Şahin koleksiyonunun sayısal ortama aktarılması; Vakıflara ait dosyaların tasniflerinin yapılması; Bakanlar Kurulu Önergelerinin tasnifleri; Milli Arşiv Yasa tasarısı. 1.2. Stratejik Plan Dışında Yapılan Çalışmalara Đlişkin Bilgiler Ayıklama Düzenleme Dublikasyon Her ay Cumhurbaşkanlığı, TC Elçiliği ve TAK tan gazeteler alınmış, kaba tasnifi yapılmış ve Daire için 1 set yerel, 1 set Rum basını oluşturulmuştur. 1985-2006 personel devam çizelgeleri kontrol edilerek o tarihler arasında çalışanların bilgisayarda listesi hazırlanmış ve Devam Defterleri imha için hazırlanmıştır. 1987 yılı mahkeme dosyaları kutulara yerleştirilmiştir. 1976 mahkeme dosyaları lamarina odadan I numaralı depoya taşınmıştır. Üst katta bulunan özel gazete rafları araştırma salonuna indirilerek Halkın Sesi gazeteleri aşağıda hizmete sunulmaya başlanmıştır. Bakanlar Kurulu Kararları 2000 yılına kadar kronolojik olarak sıralanmış, kutulara yerleştirilmiştir ve eksikleri tesbit edilerek takip listesi oluşturulmuştur. Bütçe Dairesi nden gelen talep doğrultusunda arşivleri yerinde incelenmiş ve bilgisayarda Gelen Giden Evrak programı için gerekli bilgi verilmiştir. Çatı katından indirilen Türkçe dergilerin tasnifi ve kaydı yapılmıştır. Çeşitli Dairelerden gelen genelgeler tasnif edilmiştir. Daire de bulunan 19 adet beratın ve 12 adet hüccetin çevirisi ve bilgisayara kaydı tamamlanmıştır. Daire de bulunan ve arşivcilik politikasına uymayan çeşitli Rumca, Đngilizce ve Türkçe kitaplar ayrılmaya devam etmektedir. Dergi odasında bulunan dergiler ayıklanmış ve imhalıklar ayrılmıştır. Dergi odasında bulunan kayıtsız kitaplar dillerine göre ayrılmıştır. I numaralı depoda bulunan 1978-1980 yıllarına ait mahkeme dosyaları yıllarına ve bölgelerine göre ayrılarak kutulara konmuştur. Kaymakamlık tan gelen Rumca doğum kaydı kütüklerinden çeviriler yapılmıştır. Lefke Üniversitesi nden gelen öğrenciler tez konusu olarak 1 adet nüfus defterini Đndus da dijitale alarak çalışmalarına başlamışlardır.
Mahkeme dosyalarından 1974 yılı dosyalarının tasnifi yapılmıştır. Örnek olarak ayrılan çeşitli makbuz ve formların ince tasnifine devam edilmektedir. Rumca kitap koleksiyonunun birinci bölümünün bilgisayar kaydı tamamlanmış ve II No lu depoya götürülüp yerleştirilmiştir. Sabahattin Egeli koleksiyonunun kaydı tamamlanmıştır. Seçim tutanakları ayıklanmıştır. Su kuyusu açma izin dosyalarının tasnifleri devam etmektedir. Tasnif yapılırken aralarda çıkan değişik yıllara ait mahkeme dosyalarının ayırımına ve yerlerine yerleştirilmesine başlanmıştır. 1889-1956 yıllarına ait olanlar yerleştirilmiştir. Toplantı Odası nda bulunan dergiler tasnif edilmek üzere idari binanın üst katına taşınmıştır. Đmhaya ayrılan Rumca kitapların bilgisayarda listesi hazırlanmaya başlanmıştır. Girne Kaymakamlığı nın taşınması dolayısıyla Dairemize göndermek istediği dosyaların küçük bir kısmı kabul edilmiş diğerleri yer olmaması nedeniyle kabul edilememiştir. Yeni gelen faaliyet raporları ile Resmi Gazeteler in düzenlenmesi yapılmışdır. Türkçe kitap kaydı devam etmektedir. Vatandaş talepleri doğrultusunda Rumca evlilik belgesi ve kimlik kartı tercümeleri yapılmıştır. Evrak gizliliği ile ilgili çeşitli mevzuatın Đngilizceden Türkçeye çeviriler yapılmıştır. Güney Kıbrıs Devlet Arşivi Yasası Türkçeye çevrilmiştir. WEB sitesinin düzenlenmesi ve Đngilizce ve Yunanca çevirileri yapılmıştır. Dublikasyon 48 adet elyazması, 16 adet sicil ve araştırmacı talebi doğrultusunda 4 adet nüfus defteri, Eylül 1963- Haziran 1964 süresi ile 1975 yılı Halkın Sesi Gazetesi, 3 adet Evkaf defteri, 5 adet mutasarrıflık defteri Đndus da dijitale alınmış ve DVD ye de kaydedilmiştir. Yakın Doğu Üniversitesi Büyük Kütüphanesi ile varılan sözlü mutabakat çerçevesinde YDÜ görevlileri ile birlikte gazete çekimlerine devam edilmiş ve Söz Gazetesi nin 1932 1987, Akın Gazetesi nin 1963-1968, Cumhuriyet Gazetesi nin 1960 1962, Nizam Gazetesi nin 1971 1972, Zafer Gazetesi nin 1965 1969 yılları, ve Limasolun Sesi Gazetesi nin 1964-1966 yıllarının çekimi tamamlanmıştır. Restorasyon ve Konservasyon El Yazmaları dijitale alınma aşamasında özel fırçalarla böcek, kurt, kurt yumurtaları ve tozdan arındırılmaktadır. Ciltlenme ihtiyacı olan gazetelere, mahkeme dosyaları ve Osmanlıca sicil defterlerine daire personeli tarafından yarım cilt yapılmıştır. Özel odada bulunan elyazmaları yerlerinden aktarılarak rafları alkolle temizlenmiştir. Çeşitli kitap ve gazetelerin tamirleri yapılmıştır. Daire ihtiyaç oldukça (6 kez) ilaçlanmıştır. Đdari Đşler ve Bakım Onarım Daire nin 2007 2011 Stratejik Planı nın oluşturulması çalışmaları yapılmıştır. Daire personeli 41. Kütüphaneler Haftası dolayısıyla AKM, DAÜ, YDÜ ve UKÜ de düzenlenen çeşitli etkinliklere katılmıştır. Daire müdürü ve personeli Performans Değerlendirme Sistemi kurslarına katılmıştır.
Daire den bir personel Sayıştaylık ta düzenlenen Yönetici Yardımcılığı kursuna katılmıştır. Daireden 3 personel Doğu Akdeniz Üniversitesinde düzenlenen veri tabanları ile ilgili seminere katılmışlardır. Üç personel Yakın Doğu Üniveristesi ne giderek Koha isimli kütüphane otomasyon programıyla ilgili olarak eğitim almışlardır. Dairemizden yararlanılarak yapılan Yüksek Lisans tezlerinden bir tanesi daha temin edilerek web sayfasında kullanıma sunulmuştur. Limasol Bankası arşivinin düzenlenmesine ilişkin rapor hazırlanmıştır. Milli Arşiv Kurulu yedi kez toplanarak on dokuz adet karar almıştır. Yaklaşık 100 adet arşiv kutusu tamir edilmiş ve kullanılmak üzere hazırlanmıştır. Alt kattaki tuvaletin çürüyen pencereleri değiştirilmiş ve camları boyanmıştır. Araştırma salonunda bulunan bazı raflar sökülmüş, bu bölge boyanmıştır. Bahçenin genel temizliği yapılmıştır. (Budama yapılmış, çiçeklendirilmiş, ağaçların dipleri çapalanmış ve çöpler, dozer ve kamyon vasıtasıyla atılmıştır.) Indus odasına ve Bekçi odasına klima taktırılmış, I numaralı su kuyusunun motoru sökülüp tamir edilmiş ve yerine takılmıştır. Binanın dış duvarlarında bulunan delik ve yarıklar köpük ve saten alçı ile kapatılmıştır. Bir vatandaşımızın ve personelin katkıları ile alınan elektrik süpürgesi dairemize bağışlanmıştır. Güvenlik amacıyla beslenen köpeklerin yemeklerinin hazırlanması, ilaçlanması ve kulübelerinin temizliği ihtiyaç duyuldukça yapılmıştır. Yangın söndürme cihazlarının bir kısmına servis yaptırılmıştır. 1.3. Proje Bilgileri 2007 yılı içinde Yeni Arşiv Sitesi Projesi ve Arşiv Malzemesinin Sayısal Ortama Aktarılması Projesi üzerinde çalışılmıştır. Yeni Arşiv Sitesi Projesi idari ve mali sorunlar nedeniyle gerçekleştirilememiş, yerine Girnede iklimlendirme sistemleri ile donatılmış bir Depo yapılmasına karar verilmiştir. Ekim Aralık aylarında bu konuda girişimler başlatılmıştır. Arşiv Malzemesinin Sayısal Ortama Aktarılması Projesi hazırlanarak Đslam Dayanışma Fonu na sunulmuştur. 36.000 USD a malolması öngörülen proje KDV oranındaki değişiklik nedeniyle 38.670 USD a tamamlanmıştır. Bu proje ile ikinci tarayıcı, bilgisayarı ve programları temin edilmiştir. 1.4 Sunulan Hizmet Bilgileri Kitap Dergi Gazete Defter Belge Yazma CD Toplam 1287 723 756 99 6887 75 379 10.206
UYRUK CĐNSĐYET ÖĞRENĐM DURUMU KKTC TC Diğer Erkek Kadın Lise ve altı Lisans Lisans Üstü TOPLAM 417 245 38 368 332 144 378 178 700 IV- KURUMSAL KABĐLĐYET ve KAPASĐTENĐN DEĞERLENDĐRĐLMESĐ A- Üstünlükler -37 yıllık geçmiş, -Deneyimli, nitelikli, genç, dinamik, disiplinli, istekli, yenilikçi, değişime ve gelişmeye açık, ekip çalışmasına yatkın, kurumsal kimlik bilincine sahip eleman kadrosu, -Personel memnuniyeti, uyumlu bir çalışma ortamının bulunması, sevgi ve saygıya dayalı sağlıklı bir iletişim, -Bilgisayar donanımı, bilgi teknolojileri kullanımı, teknolojik donanımı geliştirme çalışmaları, -Uluslararası kabul gören nitelikli araştırma ve projeler, -Daire dışındaki kurum ve kuruluşlarla olan bağlantılar, B- Zayıflıklar -Çalışmanın yeterli ödüllendirilememesi, -Geniş ve kapsamlı kayıt ve arşivleme yöntemlerinin yetersizliği, -Uluslararası kuruluşlarla ilişkilerin zayıf olması ve buna bağlı olarak desteklenmedeki yetersizlik, -Ekonomik yetersizlik, bütçeden ayrılan ödeneklerin yıldan yıla azalması, -Malzeme sağlanacak, eğitilecek ve denetlenecek arşivlere uzak olması, -Paydaşlardan ve ilgili kurumlardan geri bildirimlerin azlığı,
- Görsel-işitsel cihazların kapasitesi, araçların yeterli sayıda olmaması ve yenilenmesi ve güncellenmesindeki zorluklar, -Bilimsel, sosyal ve kültürel etkinliklerinin istenen düzeyde olmaması, -Araştırma salonlarının yetersiz olması, -Arşivcilik alanında yeterli eğitimin verilememesi, -Bilgi ve belge yönetimiyle ilgili olarak arşiv çalışanları ve özel kuruluşlara yeterince danışmanlık / rehberlik hizmeti verilememesi, -Ulusal ve uluslararası ortak proje / çalışma / işbirliğinin azlığı, -Kırtasiyeciliğin bilgisayar ve internete rağmen sürmesi,(e-imzanın bulunmaması) -Personelin teşkilat yasası ile ilgili kaygısı, -Sivil toplum örgütleri ile yeterince işbirliği yapılamaması, C-Değerlendirme Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nin 2007-2011 dönemini kapsayan strateji planı hazırlanmış ve bu bağlamda amaç ve hedefler belirlenmiştir. 2007 yılı başında bu hedeflerin bir kısmının bitirilmesi amaçlanmıştır. Amaçlanan hedeflerden bir kısmının sonucunu varılmış, bazı hedefler yarım kalmış, bazısı için de çalışma başlatılamamıştır. Personelin memnuniyeti, istekli, yenilikçi ve değişime ve gelişmeye açık olması, uyumlu bir çalışma ortamının olması, sevgi ve saygıya dayalı sağlıklı bir iletişim olmasından dolayı amaçlanan hedeflerin büyük bir kısmına ulaşılmıştır. Hedeflerin bir kısmının tamamlanamaması, personelin yıllık izinlerini kullanması veya rahatsızlığından dolayı işe gelememesi, düzenlenecek olan malzelemenin yerleştirilmesi için gerekli yerin olmaması (yer sıkıntısı), geniş ve kapsamlı kayıt ve arşivleme yöntemlerinin yetersiz olması, bazı işlerin uzman olmayan kişiler tarafından yerine getirilmesi, performans denetiminin olmaması, malzemeden kaynaklanan sağlık sorunlarının oluşması, personelde dönemsel motivasyon eksikliğinin meydana gelmesi nedenlerine bağlanmaktadır. Ayıklama ve düzenleme işlerinin bitirilmesi amacımız, malzemenin muhafaza edilebileceği alanların yeterli olmaması nedeniyle gerçekleştirilememiştir. Bu nedenle kayıt işleri de amaçlanan düzeyde yapılamamıştır. Bunun dışında yapılması hedeflenen en önemli amaç Belge Yönetim Sistemi ile standartlaşmanın sağlanması ve kurum kuruluş arşivlerinin çağdaş düzeye ulaşmasıydı. Bu amacımıza bilgi birikimimizin yetersizliği nedeniyle ulaşamadık, ancak 2008 Mart ayında Türkiye den gelen uzmanın verdiği eğitim çerçevesinde amacımıza ulaşacağız. Yıl içinde hazırlanan proje sayesinde ikinci sayısallaştırma cihazına kavuşmamıza karşın teknik personel olmadığı için çalışma çok yavaş ilerlemektedir. Personelimizin özverisi ve yapılan sözlü ortak çalışma protokolleri ile dublikasyon işlemleri devam edebilmektedir. Araştırmacıların bilgiye erişimi konusunda internet sayfamıza bir takım yayınlar ve listeler koymakla beraber, YDÜ Büyük Kütüphanesi yardımı ile KOHA kütüphane programı sisteme dahil edilmiş eğitimler alınmış ve 2008 yılı kayıtların gerçekleşme yılı olacaktır. Stratejik Planda değişen en önemli amaç ise, Lefkoşa bölgesinde yapılması hedeflenen yeni arşiv sitesi inşaasıdır. Bu amacımız Girne de modern ve tüm ihtiyaçları karşılayabilecek arşiv deposu inşaası olarak revize edilmiştir. 2008 yılında Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi yukarıda belirtilen zayıf yanlarını telafi etmeye çalışarak, Stratejik Planda belirtilen hedeflerin daha büyük bir kısmını yerine getirecektir. V- ÖNERĐ VE TEDBĐRLER Arşivcilik açısından ülkemizde ki en büyük sorunlardan bir tanesi Benden önce yapılanlar önemli değildir. anlayışıdır. Bu anlayış nedeniyle kurum kuruluşlara atanan sorumlu kişiden önce üretilen bilgi taşıyıcılar ambarlara aktarılmakta ve aktarma esnasında da erişim ve koruma için gereken önem verilmemektedir. Arşiv malzemesini koruma ve düzenleme amaçlı malzemenin (raf, kutu, düzenleme etiketleri) kullanılmaması nedeniyle belgeye istendiğinde ulaşılamaması ve yok edici
etkenlerle (su baskını, toz, böcek ve kemirgen saldırıları vs.) karşıkarşıya bırakılması söz konusu olmaktadır. Vatandaşın devlete, devletin de vatandaşına karşı yükümlülüklerini isbatlanır şekilde muhafaza etmek, devlet olma yükümlülüğünü yerine getirmektir. Ulaşılamayan bilgi nedeniyle bu yükümlülüğü yerine getirememe yanında ulaşılamayan bilginin tekrar oluşturulması gerekmekte bu da zaman, emek ve para kayıplarına yol açmaktadır. Đkinci sorun ise, bazı kurum ve kuruluşların arşiv malzemelerini kendilerinin muhafaza etme arzuları olması ve bu çerçevede yapılarında büyük arşiv alanları ayırmaları veya kapasiteli arşiv sistemleri alım yoluna gitmeleridir. Kuruluş amacı farklı dallarda hizmet sunmak olan kurum kuruluşların arşivlik malzemelerini muhafaza etme arzuları; gereksiz malzemelerin muhafazası yanında dublikasyona neden olmakta (diğer kurum kuruluş arşivlerindeki benzer malzemenin tutulması) bu da muhafazası gereken malzemenin büyümesi ve ekstra yer ihtiyacı doğmasına, belgelerin yani bilgilerin dağınık yerlerde olması erişim sorunu yaşanmasına ve arşivcilik hizmetlerinin (belge muhafaza, bakım, koruma) yerine getirilememesine neden olarak mali yönden olduğu kadar belge yani bilgi kaybına da yol açarak manevi zararlar oluşturmaktadır. Üçüncü sorun, eleman sıkıntısıdır. Bu güne kadar mevcut personel ile ağırlıklı olarak ayıklama düzenleme çalışması yapılmıştır. Ancak geldiğimiz noktada bir yandan ayıklama düzenleme çalışmaları yapılırken bir yandan da; 1) dublikasyon, 2) tasnif, 3) Belge Yönetim Sistemi çerçevesinde Dosya Planları ve Belge Ömür Tesbitleri nin yapılması (ki bu işlem için kurum arşivlerinin birbir gezilmesi gereklidir.), 4) e-belge ve e-arşiv oluşumu için gerekli hazırlıkların yapılması, 5) araştırma (kurum kuruluşların veya toplumun ihtiyaç duyduğu alanlarda rapor, makale veya kitap hazırlama çeviriler yapma) Bu sorunların giderilmesi; genelde belge bilgi bilim yönetimi özelde arşiv konularında sorumluluk ve yetkinin mevzuatla (Milli Arşiv Yasası) Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi ne verilmesi, depo ihtiyacının biran önce giderilmesi ve mesleki ve teknik eleman ihtiyacının giderilmesi (yeni teşkilat yapılanması) ile olanaklıdır.