Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi

Transkript

1 KUZEY KIBRIS TÜRK CUMHURĐYETĐ BAŞBAKANLIĞI Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi STRATEJĐ PLANI

2 ĐÇĐNDEKĐLER ĐÇĐNDEKĐLER... 2 GĐRĐŞ GENEL BĐLGĐLER VE DURUM ANALĐZĐ TARĐHÇE ÖRGÜTLENME FĐZĐKĐ DURUM Đdari Bina Depolar MALZEME TEKNĐK DONANIM YASAL YÜKÜMLÜLÜKLER VE MEVZUAT ANALĐZĐ PAYDAŞ ANALĐZĐ ARAŞTIRMA VE YAYIN ÜRÜN VE HĐZMET ĐNSAN KAYNAKLARI ANALĐZĐ MALĐ KAYNAKLAR ANALĐZĐ GZFT ANALĐZĐ STRATEJĐK PLAN MĐSYON VĐZYON TEMEL DEĞERLER ANALĐZĐ AMAÇ VE HEDEFLER STRATEJĐK AMAÇ 1 ARŞĐVDE BULUNAN MALZEMENĐN AYIKLAMA VE DÜZENLEME ĐŞLEMLERĐNĐN BĐTĐRĐLMESĐ. 14 STRATEJĐK AMAÇ 2 AYIKLAMA VE DÜZENLEME ĐŞLEMLERĐ BĐTĐRĐLMĐŞ MALZEMENĐN KAYIT ĐŞLERĐNĐN YAPILMASI STRATEJĐK AMAÇ 3 MEVZUAT VE STANDARTLARIN GÜNÜMÜZ KOŞULLARINA UYGUN HALE GETĐRĐLMESĐ STRATEJĐK AMAÇ 4 MĐLLĐ ARŞĐV VE ARAŞTIRMA DAĐRESĐ DIŞINDA BULUNAN KURUM KURULUŞ ARŞĐVLERĐNĐN ÇAĞDAŞ DÜZEYE ULAŞTIRILMASI STRATEJĐK AMAÇ 5 ARŞĐV MALZEMESĐNĐN SAYISAL ORTAMA AKTARILMASI STRATEJĐK AMAÇ 6 ARAŞTIRMACILARININ ZAMAN VE MEKAN ENGELĐ OLMAKSIZIN BĐLGĐ KAYNAKLARIMIZA ERĐŞĐMLERĐNĐ KOLAYLAŞTIRMAK STRATEJĐK AMAÇ 7 NĐTELĐK VE NĐCELĐK AÇILARINDAN YETERLĐ, MĐLLĐ ARŞĐV VE ARAŞTIRMA DAĐRESĐ NĐN MENSUBU OLMAKTAN GURUR DUYAN ĐNSAN GÜCÜNE SAHĐP OLMAK STRATEJĐK AMAÇ 8 HĐZMET ALANLARINI ERGONOMĐK BĐR DURUMA GETĐRMEK

3 GĐRĐŞ Ülkemizin içinde bulunduğu mali ve idari sorunlar dikkate alındığında, kamu kurum ve kuruluşlarının faaliyetlerini planlı bir şekilde yerine getirmeleri ve kaynaklarını akılcı kullanmaları, diğer bir ifadeyle yeniden yapılanmaları gittikçe daha fazla önem kazanmış ve Hükümet Programında hedef olarak belirlenmiştir. Hükümet Programında bu konuya vurgu yapan ifadeler aşağıda sunulmuştur. Koalisyon Hükümetimiz, kamu yönetimini AB normlarına uyumlu hale getirmek için geçmiş hükümet döneminde başlatılan reform hazırlıklarını süratle tamamlayacak ve kamu yeniden yapılandırılarak, hizmetlerin etkinleştirilmesi ve kamu çalışanlarının daha verimli ve huzurlu bir ortamda çalışması sağlanacaktır. Kamu yönetiminde objektif ve adil yönetim ilkelerini hakim kılan, etkin, verimli, çağdaş teknolojileri kullanarak hızlı ve kaliteli hizmet sunan bir yönetimi yaşama geçirecek düzenlemeler yapılacaktır. Kamudaki yapılanmaya ilişkin olarak yapılacak düzenlemelerin uzun vadeli bir perspektifle ele alınmasına ve kurumsallaşmanın sağlanmasına azami özen gösterilecektir. Kamu kesiminde başlatılmış olan, mali ve idari yeniden yapılanma çalışmaları tamamlanacaktır. Hükümet Programında hedef olarak belirlenen bu ifadeler ışığında, Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi, yeniden yapılanma ve kurumsallaşma amacıyla çalışmalarını planlayarak işgücü ve mali kaynaklarını akılcı kullanma yönünde bir dizi çalışma içine girmiştir. Türkiye Cumhuriyeti Devlet Planlama Örgütü tarafından Haziran 2006 tarihinde hazırlanıp internet sitesinde yayınlanan Kamu Đdareleri Đçin Stratejik Planlama Kılavuzu. 2. Sürüm baz alınarak çalışmalar yürütülmüş ve tüm çalışanların katkıları ile hazırlanan taslak Milli Arşiv Kurulu tarafından ele alınarak son şekli verilmiştir. Dairemizin stratejik planı 5 yıllık bir süreyi kapsamaktadır. Uygulama stratejisi (stratejik amaç ve hedefleri gerçekleştirilecek faaliyetlerin ve/veya projelerin belirlenmesi, uygulama stratejisi bütçe ilişkisi) ile izleme ve değerlendirme aşamaları her yıl denetlenerek hesap verme sorumluluğunu getirecektir. Stratejik Planı nın hazırlanmasına büyük destek veren ve emeği geçen tüm personele teşekkür ederim. Gökhan ŞENGÖR Müdür 3

4 1. GENEL BĐLGĐLER VE DURUM ANALĐZĐ 1.1. Tarihçe Milli Arşiv, 1969 yıllarında Kıbrıslı Türk araştırmacıların talepleri üzerine, 1971 yılında, Türkiye Cumhuriyeti arşivlerinde yapılan araştırmalar sonucu saptanan, Kıbrıs ile ilgili 1571 dönemi ve sonrasına ait her türlü belgenin tesbitinin gerçekleştirilip, yaklaşık adedinin mikrofilme alınarak Kıbrıs a intikal ettirilmesi ve Cumhur Başkan Muavinliği, Vakıflar Đdaresi ile Mahkemeler arşivinde bulunan bazı defter ve dosyaların nakliyle kurulmuş oldu. Bu dönemde gerçekleştirilen bağış kampanyaları ile halkın katkısı da sağlanmıştır yılı Ekim ayında Yeniden Yapılanma çalışmaları başlatılmış Aralık ayında Milli Arşiv Kurulu oluşturulmuştur. Bu çerçevede ayıklama, düzenleme, kayıt ve imha işlemleri başlatılmıştır. Arşiv malzemeleri düzenlendikçe kayıt ve dublikasyon çalışmaları da artmaktadır yılında, Yönetim Bilgi Sistemi nin içinde yer alan Belge Yönetim Sistemi nin olmazsa olmazı olan Belge Sayı Sistemi nin tüm devlet kurumlarında uygulanması sağlanmıştır Örgütlenme Gençlik, Spor ve Kültür Đşleri Dairesi'nin bir ünitesi olarak, Cumhur Başkan Muavinliği binasının iki odasında çalışmalarını sürdüren Milli Arşiv, küçük bir birimden şubeye dönüşmüş ve 20 Şubat 1990 tarihinde kabul edilen 15/1990 sayılı Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi (Kuruluş, Görev ve Çalışma Esasları) Yasası ile Daire statüsü kazanmıştır. Daire müdürünün idari ve mali yönetimi yanında, Yasanın 10 uncu maddesi çerçevesinde Dairenin görevlerinin yerine getirilmesinde sürekliliği olan bir Milli Arşiv Kurulu oluşturul muştur. Milli Arşiv Kurulu; Müdürün Başkanlığında, Müdür Muavini, iki Mütercim ile bir Transkripsiyon ve Değerlendirme Memurundan oluşur. Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nin, 15/1990 sayılı Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi (Kuruluş, Görev ve Çalışma Esasları) Yasası nda yer alan kadrolar ile mevcut durum aşağıda iki tablo olarak sunulmuştur. Birinci tablo kuruluş şemasını verirken, ikinci tabloda dolu ve boş kadrolar ile kadro dışı personel yer almaktadır. 4

5 5

6 Tablo 2 Kadro Adı Kadro Dolu Münhal Personelin Sayısı Adı SOYADI Müdür Gökhan ŞENGÖR Müdür Muavini S. Belgin BARDAK Transkripsiyon ve Değerlendirme Memuru 1-1 Münhal Konservasyon ve Teknik Đşler Memuru 1-1 Münhal Mütercim Ebru KAYIMZADE Fatma DOĞAÇ Alphan BAYAZĐTOĞLU Tasnif Memuru II. D. 1-1 Münhal Tasnif Memuru III. D Hüseyin UÇAR Osman KAYMAK Kütüphane Memuru 1-1 Münhal Teknisyen 2-2 Münhal Münhal I. Sın. Katip 1-1 Münhal Katip Yardımcısı Soley YAPRAHĐ Odacı 1-1 Münhal Toplam Đşçi Hakkı ÇETĐNKAYA Nazemin GELEN Nuh AKDENĐZLĐ Denkay SEZGĐN Gülter KIVANÇ Sözleşmeli Personel 3-3 Münhal Münhal Münhal TOPLAM Kuruluş yasasında yer almayan personel II. Sınıf Katip (Terfi sonucu kadro dışında kalmıştır.) Genel Ortaöğretim Dairesi (2) ile Mesleki Teknik Öğretim Dairesi (1) kadrolarında yeralan personel Beria ONBAŞI Savaş ERGENEKONLAR (03) Naciye UÇAN (03) Recai BEYZADE (Bekçi) (03)

7 1.3. Fiziki Durum Milli Arşiv, 1971 yılında Lefkoşa da Silihdar Burcu üzerindeki Cumhur Başkan Muavinliği binalarında iki odada faaliyete başlamış ve daha sonra 1 Ocak 1975 tarihinde, Girne de Mustafa Çağatay Caddesinde bulunan 12 dönüm bahçe içindeki binaya taşınmıştır. Bu binaya, 1992 yılında 1 Nolu Depo, 1997 yılında (Nadir Eserler ve El Yazmalarının korunması amacı ile) Özel Oda ve 2000 yılında 2 Nolu Depo ilave edilmiştir Đdari Bina Bodrumda (mutfak ve cilt odalarından oluşan) üç oda, birinci katta üç salon (kabul salonu ve iki araştırmacı salonu), Müdür, personel, sayısallaştırma odası olmak üzere üç oda ve tuvalet, kat arasında bir oda, ikinci katta bir salon dört oda ve banyo tuvalet ile çatı katında bir odası olan bir yapıdır. Üst katta Gazeteler, Mahkeme kayıt defterleri ile eski hukuk kitapları, Türkçe kitap ve hediye belgeler, Enformasyon Dairesi dosyaları, dergiler, haritalar, tasnifi yapılmakta olan Đngilizce kitaplar ve basın bültenleri ile basın özetleri yer almaktadır Depolar Đdari Binanın sağ tarafında yer alan I nolu Depo, önde iki çalışma odası, arkasında tuvalet ve malzeme odası olarak kullanılabilecek iki küçük odası bulunan ve buradan demir kapı ile girilebilen 840 metre raf uzunluğuna sahip depomuzdur. Bu binanın depo kısmında, dönemi Mahkeme dosyaları düzenlenmiştir. Küçük odalar ile çalışma odalarından birer tanesi raflanmış dönemi Mahkeme dosyaları düzenlenmiştir. Diğer küçük oda, çalışma odası ve depo arkasında inşa edilen Lamerina odada da, dönemi Mahkeme dosyaları yıllarına ayrılmış olarak muhafaza edilmektedirler. Đdari Bina arka tarafında bulunan, Özel Oda olarak adlandırılan depoda ise, Sultan Mahmut Kütüphanesi, Laleli Cami, Selimiye Cami, Mevlevi Tekke Müzesi nden 1998 yılında Bakanlar Kurulu Kararı ile alınan el yazması ve matbu Osmanlıca kitaplar ve gazeteler, yerel basının bir seti ve tab edilmiş mikro film çıktıları ile dönemi Bakanlar Kuruluna sunulan Önergeler bulunmaktadır. Đdari Bina sol tarafta yer alan II nolu Depo, I nolu Depo ile benzerlik taşımaktadır. Bu depoda, Rum basını, Rumca Resmi Gazete ler, Rumca kitaplar, Tapu Defterleri, Girne Kaymakamlığı ndan alınan 1974 öncesi döneme ait inşaat, ek bina ve kuyu açma izin dosyaları ile Kaymakamlık idari dosyaları ve Girne bölgesi Ölüm Defterleri, Limanlar Dairesi Müdürlüğü ile Girne Liman Reisliği dosyaları bulunmaktadır. Girişte sağ odada, 1995 yılında yanan Aile Mahkemesi nden kurtarılan bir kısmı yanmış evlenme belgeleri ile I nolu depoya sığmayan üç yıllık Mahkeme dosyası bulunmaktadır. Garaj ve Bahçıvan odası olarak yapılmış olan binanın garaj kısmı Teknik Atölye olarak kullanılmaktadır. Bahçıvan odası olan kısmın arka bölümünde Türkiye basını, ön bölümlerinde ise dağıtılarak imha edilmesi uygun bulunmuş olan malzemelerden Resmi Gazete ve Rumca Ansiklopedi fazlalıkları bulunmaktadır. Bitişiğine yapılmış olan barakada da su baskınından etkilenmiş olan Milli Eğitim ve Kültür Bakanlığı arşivinden kurtulma ihtimali olabilecek, hastalıklı dosyalar ve kullanılmayan eşyalar bulunmaktadır. Araştırmacı/kullanıcı sayısı giderek artmaktadır. Araştırma salonumuz (8 kişilik yaklaşık 25 m 2 ) bu artışa karşılık veremez duruma gelmiştir. Diğer salon ise (5 kişilik) 7

8 karanlık olduğu için zorunlu durumlarda kullanılmaktadır. Gelen araştırmacıları, bekletmek ve yer boşalınca almak durumunda kaldığımız zamanlar giderek artmaktadır. Bunun yanında araştırmacılar, dinlenme veya aytışma (kafeterya benzeri) yapacakları bir yer talebinde bulunmaktadırlar. Özürlü araştırmacı/kullanıcılarımızın daireye girişleri ve ihtiyaçlarını karşılamaları da sorun olmaktadır. Araştırma salonumuzun bulunduğu idari binamız ev olarak yapıldığı için bu talepleri karşılamada sorunlar yaşanmaktadır. En büyük sorun düzenleme ve yeni gelecek malzeme için yer bulunmamasıdır. Kurum kuruluşların malzeme verme istekleri depo alanı yetersizliği nedeniyle geri çevrilmektedir. 1.4 Malzeme KKTC Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi'nde yer alan çeşitli konuları içeren dokümantasyon belli dönemlere ayrılarak şöyle sınıflandırılabilir: Osmanlı Devri Belgeleri, Đngiliz Sömürge Devri Belgeleri, Kıbrıs Cumhuriyeti Dönemi Belgeleri, Kıbrıs Türk Yönetimleri Belgeleri, ve 1983 ve sonrası Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyeti Belgeleri. Bu belgeler kendi dönemlerine ait her türlü sosyo-ekonomik, politik, folklorik ve benzeri konuları içermektedir. Söz konusu belgelerin yanı sıra, Milli Arşiv'de gazete ve dergi kolleksiyonu mevcuttur. Bu kolleksiyonda Türkçe, Osmanlıca, Đngilizce ve Rumca gazeteler ile dergiler bulunmaktadır. Ayıklama sonucu arşiv için gerekli olanın fazlası Milli Kütüphane, Halk Kütüphaneleri, Üniversite Kütüphaneleri ve Araştırma Merkezleri ve Kurum Kuruluş Kütüphanelerine dağıtılmakta ve bilginin paylaşıldıkça çoğalacağı ilkesiyle ülkemizde bilgi üretiminin artması için gayret gösterilmektedir. Mevcut malzemenin kaydı çerçevesinde, dairemizde bulunan Türkçe kitap ve şahıslardan gelen belgeler fonunda yer alan adet malzeme ile müdür odasında bulunan nadir eserlerin (542 adet) kaynakçasal kimlik bilgileri bilgisayar ortamında işlenmiş ve adresinde halkımızın hizmetine sunulmuştur. Đngilizce ve Osmanlıca matbu eserlerin kaydı tamamlanmak üzeredir. Elyazması eserlerin kontrol ve kayıt işleri halen devam etmekte olup, yakın zamanda bitirilmesi hedeflenmektedir. Rumca kitapların kaydına başlanmıştır. 1.5 Teknik Donanım Teknik gelişim çerçevesinde dairemizde bir adedi depolama bilgisayarı, bir adedi taşınabilir olmak üzere on bir adet bilgisayar bulunmaktadır. Bunların Network ortamında çalışması için depo binaları dahil alt yapı tamamlanmıştır. Ayrıca belgelerin sayısal ortama aktarılması için bir adet A2 (Indus), bir adet A4, bir adet A3 Scanner ve bir adet dijital kamera temin edilmiştir. Daha önce sağlanan bir adet A2 (Pulnix) ve bir adet A4 scanner kullanılamaz duruma gelmiştir. Đşlemlerin hızlanması için hazırlanan proje ile bir adet daha A2 scanner temini için çaba sarfedilmektedir. Bunlar aracılığı ile bazı kitap, belge, harita ve resimler sayısal ortama aktarılmıştır. 8

9 Dairemiz Milli Eğitim Bakanlığı Bilgi Đşlem Bölümü aracılığı ile internete bağlanmıştır. Dairemiz ve arşivcilik hakkında bilgiler, oluşturduğumuz web sayfası ile ( adresinde) halkımızın hizmetine sunulmuştur. Ciltleme için gerekli olan teknik donanım 1995 yılında TC Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hediye edilmiştir. Bu çerçevede bir adet elektrikli giyotin, bir adet manuel giyotin, 2 adet çarpma pres, 4 adet ahşap mengene ile cilt için muhtelif deri, bez, ip, iğne, tutkal ve diğer gerekli malzeme sayılabilir. Ayrıca bir adet ısısal ciltleme cihazı (Termal Binder) temin edilmiştir. Malzemenin ısı ve nem değişikliğine karşı korunması için I nolu depoda 2 adet 24 BTU luk klima ve Özel Oda da merkezi sistem klima ve nem cihazı bulunmaktadır. II nolu depomuzda klima sistemi bulunmamaktadır. 1.6 Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Arşivcilik, belgenin doğumundan (oluşturulmasının düşünüldüğü an) ölümüne (imha edilip yok olduğu an) kadar geçen süreyi kapsamaktadır. Bu bağlamda bilginin, nasıl bir formda oluşturulması gerektiği (burada malzemenin cinsi, kalitesi ve ebatları), yazı şeklinin nasıl olacağı (burada da basılı form, sürekli form, normal yazı, dijital gibi ve hangi bilgilere ihtiyaç duyulacağı ve bunların nerelere yerleştirilmesi gerektiği), ulaşım şekilleri, muhafaza süreleri (bundan kasıt belgenin birim, kurum ve Milli Arşiv de ne sürelerle kalacağı ve imhası gerekliyse hangi şekilde imha edileceği (hurda kağıt, yakma, kıyma, hamur haline getirme)) ele alınır. Bu çerçevede mevcut yasalar içinde gerek arşivcilik, gerekse dairemiz alanına giren konular ile ilgili araştırma yapılmıştır. Sonuç, bize yasalar içinde konunun yeteri kadar yer almadığını göstermiştir. Öncelikle 15/1990 sayılı Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi (Kuruluş, Görev ve Çalışma Esasları) Yasası daire oluşumu yanında arşivciliği de düzenlemeye alma çabası içinde görülse de yasa içinde yer alması gereken konuları, AE.164/1993 sayılı Milli Arşiv Kurulu Çalışma Esasları ve Đşlemleri Tüzüğü altında çıkarılmış olan AE. 10/1998 sayılı Arşivlik malzemenin korunması, değerlendirilmesi, tasnifi, araştırılması ve arşiv tekniği yönetmeliği altında toplanmıştır. Bu mevzuat hiyerarşisinde yetki sorunu yaşanmasına neden olmaktadır. Bu nedenlerle arşiv malzemesi ve arşivcilik ile ilgili konuları düzenleyen Milli Arşiv Yasa taslağı hazırlanmıştır. 1.7 Paydaş Analizi Bu bölümde, Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nin faaliyet ve hizmetleri ile ilgisi olan, kurumu doğrudan ya da dolaylı, olumlu ya da olumsuz etkileyen kişi, kurum ve kuruluşlar tanımlanmıştır. Paydaş analizi aşağıda belirtilen taraflar dikkate alınarak yapılmıştır. Girdi sağlayanlar Ürün ve hizmet sunulan kesimler Đş birliği yapılan kesimler Kurum faaliyetlerinden etkilenenler Kurumu etkileyen kesimler 9

10 Đlişkide olduğumuz gerçek ve tüzel kişiler, yukarıdaki gruplandırma esas alınarak sınıflandırılmıştır: Ürün ve hizmetlerden faydalananlar Temel ortaklar Stratejik ortaklar Paydaş analizi ile stratejik planlama sürecine girdi oluşturulması, planın paydaşların beklentileri doğrultusunda şekillenmesi ve taraflarca sahiplenilmesi sağlanmıştır. Dairemizin paydaş analizi aşağıda sunulmaktadır. Paydaşlar Hizmet Alanlar Temel Ortak Stratejik Ortak Araştırmacılar Akademik Araştırmacılar Öğrenciler (yerli ve yabancı) Personel Cumhurbaşkanlığı Cumhuriyet Meclisi Yüksek Mahkeme ve Mahkemeler Başbakanlık Bakanlıklar Đçişleri Bakanlığı Bağımsız Kurumlar Daireler Sivil Toplum örgütleri Şirketler ve Firmalar Üniversiteler Araşt. Kuruluşları Yerel yönetimler Finansal ve Mali kuruluşlar Yazılı ve Görsel basın (kamu ve özel) 1.8 Araştırma ve Yayın Kuruluş Yasası ile dairemize verilen görevlerden biri önemli eserleri çevirmek, önemli ve değerli arşiv malzemesini yurt ve dünya bilim çevrelerine sunmak için yayınlarda bulunmakdır. Malzemenin uzun yıllar biriktirilmesi ve son altı yıldır ayıklama ve düzenleme çalışması yapılması, şu an gerek malzemenin ulaşılırlığının yetersizliği, gerekse tercümanların ayıklama düzenleme çalışmaları içinde aktif olarak yer alması, dairenin toplumun ihtiyaç duyduğu alanlarda kapsamlı araştırmalar ve yayınlar yapmasını engellemektedir. Üniversiteler ile yapılan antlaşmalar çerçevesinde, Osmanlı ve Đngiliz Sömürge dönemlerine ait Şeriye Sicillerinin Yüksek Lisans Programları çerçevesinde günümüz harflerine çevrilmesi işlemi 2002 yılında başlamıştır. Dairemizde bulunan sicillerden 2000 yılına kadar sadece bir tanesi Almancaya çevrilmiş, 2002 yılı sonrasında üniversitelerle sağlanan antlaşmalar sayesinde dört tane sicilin günümüz harflerine çevirisi sağlanmıştır. Bunun dışında, 1878 Nüfus Sayımı defterleri Defter-i Nüfus ların da günümüz harflerine çevrilmesi çalışması devam etmektedir. 10

11 1.9 Ürün ve Hizmet Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi bilgi belge ürünlerinin derlenmesi, düzenlenmesi muhafazası, hizmete sunulması, araştırma-yayın faaliyetlerinin yanında arşivlere verdiği hizmetler ve standart üretim faaliyetini de sürdürür. Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nin ürün ve hizmetleri aşağıdaki gibi sıralanabilir. Ürünler: Bilgi Yayın Hizmetler : Danışmanlık Toplumun eğitimi Sanat etkinliklerine katkı Sosyal etkinlikler ve etkinliklere katkı Arşivcilik ve kütüphanecilik (Bilgi Belge Yönetimi) Tanıtım hizmetleri Topluma verilen hizmetlerin başında bilgi ve belge sunma hizmetleri gelmektedir. Kuruluşundan bu yana toplumda bilgi ve belge sunma hizmetleri açısından ilk başvuru merkezi görevini üstlenen Dairemiz, ileri teknoloji ve yöntemlerle bu hizmetleri yine ilk sırada verme kararlılığındadır. Dairemizde yıllara göre hizmet verdiğimiz araştırmacı sayıları aşağıda gösterilmiştir. Lise ve Lisans Lisans Yıl K.K.T.C. T.C. Diğer altı üstü TOPLAM Ay Đnsan Kaynakları Analizi Sürekli kurumsal gelişim modelinde stratejik yönetim gibi insan kaynakları yönetimi de kurum başarısını etkileyen önemli bir faktördür. Bir kurumun stratejik amaçlarına ulaşabilmesi için insan kaynaklarını en doğru, etkin ve verimli bir şekilde organize edebilmesi gerekir. Bunun için de çalışanlar bilgi, beceri ve yeteneklerine uygun alanlarda istihdam edilir ve bu alanlarda yükselmelerine olanak sağlanır. Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi öncelikle yılların birikimini, ayıklama ve düzenleme çalışması ile elden geçirme zorunluluğunda olduğu için personelin tümünü bu işe yönlendirmiştir. Kuruluş Yasası ile oluşan kadro, misyonumuz ve vizyonumuzun gerçekleşebilmesi için sayısal açıdan yetersizdir. Bu nedenle durum mevzuat çerçevesinde yeniden ele alınacaktır. Ayrıca, yeni alınan personelin kısa sürede hizmetiçi eğitimden geçmesi verimin artması açısından gereklidir. 11

12 Teknolojik yenilikleri takip ederken 1990 yılında hazırlanan yasada yer alan kadrolar ile hedeflenen işleri yürütmenin zorlukları gün geçtikçe kendisini göstermektedir Mali Kaynaklar Analizi 2006 Mali Yılı Bütçesine göre 2007 Mali Yılı Bütçesinde Mal ve Hizmet Alımları bölümünde %14,84 lük bir artış görülmekle birlikte bu ödenekler ancak zorunlu giderleri karşılamaktadır. Amaçlar doğrultusunda yapılması gereken hedefler ve faaliyetler için, sadece üç bin adet Özel Arşiv Kutusu alımı ve nakliyesine YTL öngörülmüştür yılında T.C. Yardım Heyeti Projeleri kaleminden ,74 YTL harcanarak sayısallaştırma ve sayısallaştırılan malzemenin depolanması için alım yapılmıştır. Bu projenin devamı ise Đslam Kalkınma Fonu na sunulmuştur yılında hazırladığımız çağdaş ve ihtiyaçlara cevap verebilecek Arşiv Sitesi Projesi bağlamında 2005 yılında Bakanlar Kurulu Kararı ile yer tahsisi gerçekleştirilmiştir. Tahsis edilen yere uygun site projesi hazırlanırken avan proje ile finans bulunması çalışması da başlatılmıştır GZFT Analizi Güçlü Yanlar -36 yıllık geçmiş, -Deneyimli, nitelikli, genç, dinamik, disiplinli, istekli, yenilikçi, değişime ve gelişmeye açık, ekip çalışmasına yatkın, kurumsal kimlik bilincine sahip eleman kadrosu, -Personel memnuniyeti, uyumlu bir çalışma ortamının bulunması, sevgi ve saygıya dayalı sağlıklı bir iletişim, -Bilgisayar donanımı, bilgi teknolojileri kullanımı, teknolojik donanımı geliştirme çalışmaları, -Uluslararası kabul gören nitelikli araştırma ve projeler, -Daire dışındaki kurum ve kuruluşlarla olan bağlantılar, Zayıf Yanlar -Çalışmanın yeterli ödüllendirilememesi, -Geniş ve kapsamlı kayıt ve arşivleme yöntemlerinin yetersizliği, -Uluslararası kuruluşlarla ilişkilerin zayıf olması ve buna bağlı olarak desteklenmedeki yetersizlik, -Ekonomik yetersizlik, bütçeden ayrılan ödeneklerin yıldan yıla azalması, -Malzeme sağlanacak, eğitilecek ve denetlenecek arşivlere uzak olması, -Paydaşlardan ve ilgili kurumlardan geri bildirimlerin azlığı, - Görsel-işitsel cihazların kapasitesi, araçların yeterli sayıda olmaması ve yenilenmesi ve güncellenmesindeki zorluklar, -Bilimsel, sosyal ve kültürel etkinliklerinin istenen düzeyde olmaması, -Araştırma salonlarının yetersiz olması, -Arşivcilik alanında yeterli eğitimin verilememesi, -Bilgi ve belge yönetimiyle ilgili olarak arşiv çalışanları ve özel kuruluşlara yeterince danışmanlık / rehberlik hizmeti verilememesi, -Ulusal ve uluslararası ortak proje / çalışma / işbirliğinin azlığı, -Kırtasiyeciliğin bilgisayar ve internete rağmen sürmesi,(e-imzanın bulunmaması) -Personelin teşkilat yasası ile ilgili kaygısı, 12

13 -Sivil toplum örgütleri ile yeterince işbirliği yapılmaması, Fırsatlar -Uluslararası (TC Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü, Đslam Konferansı Örgütü ĐKÖ, Avrupa Birliği 7. Çerçeve Programı, UNDP, v.b.) mali destek ve bilgi paylaşımı, -Güçlü ve dinamik kadro, -Üniversitelerle araştırma ve çeviri işbirliğinin geliştirme olanaklarının varlığı, -Kıbrıs ın zengin kültürel ve tarihsel birikimi, -Kıbrıs Türk Kütüphaneciler Derneği ve diğer Sivil Toplum Örgütlerinin maddi ve manevi desteği, Tehditler -Kıbrıs sorunu nedeniyle ortada olan belirsizlikler, -Dairede mali özerkliğin olmaması ve ödeneklerin yıldan yıla azalması, -Yapılması tasarlanan işler için tahsis edilen kadroların yetersizliği, -Personelde dönemsel motivasyon eksikliği, -Çoğu akademisyenlerin araştırma yapmak için yeterli zamana sahip olamaması (Ders yükünün fazlalığı) -Meslek yasası ve örgütlenme yasalarının yetersizliği, -Yerel yönetimin ve medyanın ilgi azlığı, -Denetleme mekanizmalarının olmayışı, -Sürekli kadrolara atanma sonrası performans denetiminin olmaması, -Yeni teknolojilerde araştırma yapmaya yönelik etik düzenleme olmaması, -Proje ve araştırma olanakları için bürokratik engeller, -Bazı işlerin uzmanı olmayan kişiler tarafından yerine getirilmesi, -Alan ile ilgili standartların henüz hazırlanmamış olması, -Malzemeden kaynaklanan (toz, ilaç, böcek vd.) sağlık sorunları, 2. STRATEJĐK PLAN 2.1. Misyon Genelde Kıbrıs, özelde Kıbrıs Türkünü ilgilendiren belgeleri çağdaş gelişmeler doğrultusunda; 1. toplamak, 2. düzenleyip muhafaza etmek, 3. çeviri ve yayınlar yapmak, 4. toplumun bilgi ve belge gereksinimlerini en iyi şekilde karşılamak 5. arşiv politikalarını belirleyerek uygulanmasını sağlamaktır Vizyon Çağdaş bilgi hizmetlerinin en üst düzeyde sunulabileceği tam donanımlı bir arşiv sitesi kurmak ve arşiv politikaları doğrultusunda ülkemizdeki arşivcilik faaliyetlerini kontrol altına almaktır. 13

14 2.3. Temel Değerler Analizi Tarafsızlık ve Şeffaflık : Tüm araştırmacı/kullanıcılara ayrım yapmadan eşit hizmet sunmak (Dil, din, ırk, meshep, siyasi görüş ve cinsiyet ayırımı gözetmeksizin herkese eşit mesafede durur.) Verilerde Gizlilik Değerlerine Saygı : Ulusal, Kişisel ve Ticari gizliklikleri açıklamama Mesleki Uzmanlık : Personelin branşında uzmanlaşması ve mesleki standartlaşmayı savunma Yeniliklere açık olmak / ulaşılabilirlik : Bilginin derlenmesi, düzenlenmesi, tasnifi, muhafazası ve hizmete sunulmasında teknolojik yenilikleri takip etmek. Arşiv malzemesi, hizmetleri ve mesleki bilgi birikimi ile toplumsal gelişime destek olur. Kaliteli Hizmet : Hizmetin sunulmasında empatik, güleryüzlü, saygılı ve ilgili olmak, güven vermek. Đşbirliği ve Paylaşım : Gerek ülkemizdeki gerekse yurtdışındaki bilgi belge merkezleriyle işbirliği içindedir ve bu işbirliğini destekler. Bilginin paylaşıldıkça çoğalacağına inanır ve bu felsefeyi korur. AMAÇ VE HEDEFLER Stratejik Amaç 1 Arşivde bulunan malzemenin ayıklama ve düzenleme işlemlerinin bitirilmesi. Stratejik Amaç 2 Ayıklama ve düzenleme işlemleri bitirilmiş malzemenin kayıt işlerinin yapılması. Stratejik Amaç 3 Mevzuat ve standartların günümüz koşullarına uygun hale getirilmesi. Stratejik Amaç 4 Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi dışında bulunan kurum kuruluş arşivlerinin çağdaş düzeye ulaştırılması. Stratejik Amaç 5 Arşiv malzemesinin sayısal ortama aktarılması. Stratejik Amaç 6 Araştırmacılarının zaman ve mekan engeli olmaksızın bilgi kaynaklarımıza erişimlerini kolaylaştırmak. Stratejik Amaç 7 Nitelik ve nicelik açılarından yeterli, Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nin mensubu olmaktan gurur duyan insan gücüne sahip olmak. Stratejik Amaç 8 Hizmet alanlarını ergonomik bir duruma getirmek. 14