PROSEDÜR Organizasyon ve Personel Kriterleri Prosedürü Doküman No Revizyon No 05 Revizyon Tarihi 08.06.2018 Yayın Tarihi 02.03.2015 Departman İsim Tarih İmza Hazırlayan Gözden Geçiren Onaylayan Yön. Temsilcisi Personel Belgelendirme Md. Eren İŞMAN 08.06.2018 Eren İŞMAN 08.06.2018 Genel Müdür Ersin ÇETİN 08.06.2018 Sistemer Uluslararası Belgelendirme Ltd. Şti. (1/8) F-010/02 Rev.0 02.03.2015
Revizyon Durumu Rev.No Tarih Revizyon Açıklaması Ref.Doküman 0 02.03.2015 İlk Yayın 1 01.08.2016 Değerlendirici Kriterleri Tablosu ve Mülakat formunun prosedüre eklenmesi 2 21.03.2017 Sınav Yapıcı, Karar Verici ve Personel atamaları için tek prosedür oluşturulması ( ve P-150 birleştirilmiştir) (TÜRKAK ISO 17024 denetimi Uygunsuzluk kapatması ) 3 12.05.2017 Komite Çalışma Talimatlarının Prosedüre eklenmesi 4 18.09.2017 MYK 3. Uyg. Kapatması(Personel atamanın detaylandırılması) 5 08.06.2018 Makine Sınav Yapıcı Yeterlilik Gözlem Raporunun eklenmesi 1.0 AMAÇ Bu prosedürün amacı SİSTEMER bünyesindeki sınav yapıcı, karar vericilerin ve Komite Personelleri ve ofis personeli seçimi, nitelendirilmesi, yeterliliğinin sürdürülmesini açıklamaktır. 2.0 TANIMLAR VE KAPSAM Ofis Personeli: SİSTEMER bünyesinde tam zamanlı çalışan, belgelendirme sürecinde müşteri ile iletişim, gerekli evrakların temini, planlama ve belgelendirme evraklarının takibi için ofis içinde görevli kadrolu olan çalışanlardır. Komite Üyeleri : Personel Belgelendirme faaliyetlerine yönelik fonksiyonların türü, kapsamı ve yapılan işin hacmine uygun biçimde olduğunu gözden geçirmek için Genel Müdür tarafından yetki verilmiş, gerekli eğitimi almış veya yeterli düzeyde teknik bilgi ve tecrübeye sahip kadrolu veya sözleşmeli personeldir. Sınav Yapıcı ; Meslek alanlarına ait ilgili Ulusal Yeterlilik de tanımlanmış değerlendirici ölçütlerinde belirtilen yeterliliklere sahip, sınavı yapacak ve/veya derecesini belirleyecek kişilerdir. Sınav Gözetmeni ; SİSTEMER tarafından yetkilendirilen ve sınavı yöneten veya gözeten ancak adayın yeterliliğini değerlendirmeyen kişilerdir. Karar Verici : SİSTEMER tam zamanlı veya yarı zamanlı çalışan, belgelendirme sürecini kontrol eden, adayın belgelendirme kararını onaylayan ve ilgili meslek alanının Ulusal Yeterliliklerinde belirtilen değerlendirici ölçütlerini sağlayan kadrolu olan çalışanlardır. Sistemer Uluslararası Belgelendirme Ltd. Şti. (2/8) F-010/02 Rev.0 02.03.2015
3.0 REFERANS DOKÜMANLAR 1. MYK Ek-7 Sınav ve Belg Süreçlerinde Görevlendirecek Kişilere İlişkin Bilgi Formu 2. Ek-8 Kişisel Beyan Formu 3. F-100/01 Değerlendirici Sözleşmesi 4. F-100/03 İlk Yeterlilik Doğrulama Formu 5. F-100/04 A Kaynak Sınav Yapıcı Yeterlilik Gozlem Raporu 6. F-100/04 B İnşaat Sınav Yapıcı Yeterlilik Gozlem Raporu 7. F-100/04 C Makine Sınav Yapıcı Yeterlilik Gozlem Raporu 8. TURKAK R-030.01 Personel Belgelendirme Kuruluşlarının Akreditasyonuna Dair Rehber 9. TS EN ISO/IEC 17024 - Uygunluk değerlendirmesi - Personel belgelendiren kuruluşlar için genel şartlar 10. F-100/06 Mülakat Formu 11. F-100/07 Personel İş Başvuru Formu 12. F-100/08 Atama Yazısı 13. F-100/09 Komite Sözleşmesi 14. F-100/10 Gizlilik ve Tarafsızlık Taahhütnamesi 15. F-100/11 Personel Listesi 16. Hizmet Sözleşmeleri ( personel ile özel şartlar var ise) 17. IAF_ID6_Transition_to_ISO_IEC_17024:2012 18. Mesleki Yeterlilik Kurumu Sınav, Ölçme, Değerlendirme Ve Belgelendirme Yönetmeliği 19. T-100/01 Program Komitesi Belirleme ve Çalışma Talimatı 20. T-100/02 İtiraz ve Şikayet Komitesi Belirleme ve Çalışma Talimatı 21. T-100/03 Tarafsızlık Komitesi Belirleme ve Çalışma Talimatı 22. T-100/04 Etik Kurallar Talimatı 4.0 SORUMLULUK Personel Belgelendirme Müdürü, Belgelendirme Koordinatörü ve Genel Müdür nitelendirir. 5.0 UYGULAMA Personel Atama için Genel Proses Akışı : Sistemer Uluslararası Belgelendirme Ltd. Şti. (3/8) F-010/02 Rev.0 02.03.2015
İş Bavurusu : Genel olarak iş başvuruları için SİSTEMER Web sitesinde bulunan F-100/07 Personel Başvuru formu, mail yoluyla ya da bireysel başvuru Belgelendirme Koordinatörü veya Müşteri İliş. Planlama tarafından alınır. İş başvurusuna ait istenen evraklar aşağıda belirtilmiştir. F-100/07 Personel İş Başvuru Formu -Özgeçmiş( CV) -Diploma -Diğer Eğitim Belgeleri -Yeterliliklerine dair kayıtlar (Meslekle ilgili / daha önce Sınav yapıcı veya Karar verici olarak çalıştıysa iş tecrübesine ait ref. Mektupları v.b) -Daha önce sınav tecrübesi var ise katıldığı sınavlara ait sınav listesi İstenen Evrakların Tamamlanması: Başvuruda bulunan kişilerden alınan evrak ve belgeler, Personel Belgelendirme Müdürüne sunmak üzere Belgelendirme Koordinatörü tarafından alınır. Ön incelemeden sonra değerlendirme ve yeterlilik kontrolü için Personel Belgelendirme Müdürü ne verilir. Nitelikler ve İstenen Kriterlerin gözden geçirilmesi: Personel Belgelendirme Müdürü tarafından aday personel (ofis personeli, sınav yapıcı, karar verici, komite personeli) ile planlanan bir tarihte mülakat / görüşme yapılır. Atanacak sınav yapıcı ve karar vericinin teknik, Ulusal Yeterlilik Standartlarında geçen şartlar ve meslek standartları bilgisinin sorgulanması için meslekle ilgili yetkin bir uzman (örneğin ilgili kapsamdaki Karar Verici) mülakata katılarak teknik değerlendirmeyi yapar. Personelin POEK.01de istenen niteliklere uygunluğu, görüşme sonuçları ve Sınav Yapıcı/ Karar Vericiler için teknik bilgisinin yeterliliği F-100/06 Mülakat formu ile kayıt altına alınır. Yeterlilik Doğrulama ve Onay: Aday personele ait mevcut evraklar, mülakat sonucu ve görev tanımı gerekliliklerine göre yeterlilik doğrulama sonuçları F-100/03 Yeterlilik Doğrulama Raporu Personel Belgelendirme Müdürü tarafından doldurulur. Sınav Yapıcı ve Karar Vericilerin atanacağı kapsam ile ilgili değerlendirmede, iş tecrübesi değerlendirilirken mesleği ve atanacağı alandaki mevcut iş tecrübe süresi dikkate alınır. Dosyalarında eksik evrakları bulunan Değerlendirici üyeleri, evrakları tamamlanana kadar sınavlarda görev alamazlar. Sözleşme İmzalanması: Ataması onaylanan personel için Hizmet şartlarını netleştirmek için İş Sözleşmesi, Hizmet Sözleşmesi ( gizlilik, güvenlik ve yasal şartları içeren), F-100/01 Sınav Yapıcı/Karar Verici Sözleşmesi, F-150/04 Komite Sözleşmesi ile F-100/10 Gizlilik ve Tarafsızlık Taahhütnamesi imzalanır. Ayrıca MYK gerekliliklerine göre EK-7 ve EK-8 formları da atanacak Sınav Yapıcı/Karar Verici/Başvuruyu Gözden Geçiren Personele imzalatılarak Personel Dosyalarında saklanır. Atama: Görevlendirme için istenen niteliklere sahip olan ve Belgelendirme Müdürü tarafından yeterliliği onaylanan personel (ofis personeli, sınav yapıcı, karar verici, komite personeli), Genel Müdür tarafından F-100/08 Atama Yazısı Formu ile atanır. Sistemer Uluslararası Belgelendirme Ltd. Şti. (4/8) F-010/02 Rev.0 02.03.2015
Tüm personele ait görev ve sorumlulukları POEK.01 Organizasyon El Kitabında tanımlanmıştır. Ayrıca T-100/01, T-100/02 ve T/100/03 Komite Çalışma Talimatlarında Komitelerin yapısı, çalışma detayları tanımlanmıştır. İlgili Personele görev ve sorumlulukları ile ilgili bilgilendirme atama sonrası Yönetim Temsilcisi yada Bölüm Müdürü tarafından P-140 Prosedüründe açıklandığı gibi Oryantasyon Eğitimi ile yapılır. Ayrıca SİSTEMER dokümantasyonuna ulaşması için Yönetim Temsilcisi tarafından verilen kullanıcı adı ve şifre ile web güncel dokümantasyon takibi sağlanır. Personel Listesine eklenmesi: Belgelendirme Koordinatörü tarafından F-100/11 Personel Listesi Formu güncellenerek, mevcut personel listesine dahil edilir. Personel Dosyasında bulunacak evraklar aşağıda belirtilmiştir. Ofis Personeli (Müşteri İlişkileri ve Planlama) Personel Dosyası evrakları; -F-100/07 Personel İş Başvuru Formu -Özgeçmiş( CV) -Diploma -Diğer Eğitim Belgeleri -Yeterliliklerine dair kayıtlar (ref. Mektupları v.b) -F-100/06 Mülakat formu -F-100/03 Yeterlilik Doğrulama Raporu -F-100/10 Gizlilik ve Tarafsızlık Taahhütnamesi -F-100/08 Atama Yazısı Formu Başvuruyu Gözden Geçirenler(Belg. Mdr yada Belg. Koord.)Personel Dosyası evrakları; -F-100/07 Personel İş Başvuru Formu -Özgeçmiş( CV) -Diploma -Diğer Eğitim Belgeleri -Yeterliliklerine dair kayıtlar ( ref. Mektupları v.b) -F-100/06 Mülakat formu -F-100/03 Yeterlilik Doğrulama Raporu -F-100/01 Değerlendirici Sözleşmesi -F-100/10 Gizlilik ve Tarafsızlık Taahhütnamesi -Varsa Hizmet Sözleşmesi (Çalışma esaslarında özel şartlar için) -MYK Ek-7 Sınav ve Belg. Süreçlerinde Görevlendirecek Kişilere İlişkin Bilgi Formu Sistemer Uluslararası Belgelendirme Ltd. Şti. (5/8) F-010/02 Rev.0 02.03.2015
-Ek-8 Kişisel Beyan Formu -F-100/08 Atama Yazısı Formu Sınav Yapıcı Ve Karar Vericiler Personel Dosyası evrakları; -F-100/07 Personel İş Başvuru Formu -Özgeçmiş( CV) -Diploma -Diğer Eğitim Belgeleri -Yeterliliklerine dair kayıtlar (Meslekle ilgili iş tecrübesine ait ref. Mektupları / daha önce Sınav yapıcı veya Karar verici olarak çalıştıysa yeterliliği gösteren doküman v.b) -Daha önce sınav tecrübesi var ise katıldığı sınavlara ait sınav listesi -F-100/06 Mülakat formu -F-100/03 Yeterlilik Doğrulama Raporu -F-100/01 Değerlendirici Sözleşmesi -F-100/10 Gizlilik ve Tarafsızlık Taahhütnamesi -Varsa Hizmet Sözleşmesi (Çalışma esaslarında özel şartlar için) -MYK Ek-7 Sınav ve Belg. Süreçlerinde Görevlendirecek Kişilere İlişkin Bilgi Formu -Ek-8 Kişisel Beyan Formu -F-100/08 Atama Yazısı Formu Komite Personel Dosyası evrakları; -Özgeçmiş( CV) -Diploma -Diğer Eğitim Belgeleri -Yeterliliklerine dair kayıtlar ( İş tecrübesine ait ref. Mektupları v.b) -F-100/09 Komite Sözleşmesi -F-100/10 Gizlilik ve Tarafsızlık Taahhütnamesi -F-100/08 Atama Yazısı Formu Sınav Yapıcı, Karar Verici Atama : Sınav Yapıcı Atamaları Değerlendirme Şartları : Sınav Yapıcı ve Karar Alıcılar, eğer daha önce başka Belgelendirme Kuruluşu bünyesinde çalışmış ve sınava katılmış ise katıldıkları sınavlara dair Sınav Listesi istenir. Liste Sistemer Uluslararası Belgelendirme Ltd. Şti. (6/8) F-010/02 Rev.0 02.03.2015
verebilirse, yeterlilik kanıtları Personel Belgelendirme Müdürü tarafından incelenerek ve Genel Atama Proses Akışına ve atanabileceği yeterlilik kapsamına göre direkt atanabilir. Sınav Yapıcı ve Karar Vericilerin Teknik Bilgisi Yeterli Değil ise: Teknik Bilgisinin yeterli olmadığı Uzman eşliğinde yapılan Mülakat esnasında veya Yetkin Sınav Yapıcının tarafından Aday Sınav Yapıcının Yeterlilik Gözlem değerlendirmesi esnasında tespit edilirse, ilgili Sınav Yapıcı atanmaz. Gerekli eğitimleri aldıktan sonra tekrar değerlendirilir. Sınav Yapıcı ve Karar Vericilerin Sınav Tecrübesi Yeterli Değil ise : İlk atama esnasında, teknik bilgisinin yeterli olduğu Yetkin bir sınav yapıcı veya Uzman tarafından onaylanır, ancak yeterli sınav tecrübesi bulunmadığı tespit edilirse; SİSTEMER bünyesinde Yetkin Sınav Yapıcı eşliğinde Aday Sınav Yapıcı olarak 2 tam sınav yada 2 demo sınava katılarak, sınav uygulamaları hakkında tecrübe kazanması sağlanacaktır. Adaylık sürecinde ilgili Sınav Yapıcı; Belgelendirme Müdürü tarafından F-080/01 Değerlendirici Atama formu ile Aday Sınav Yapıcı olarak atanarak, 2 tam sınav yada 2 demo sınava katılır ve bu saha sınav gözlemleri esnasında F-100/04 Sınav Yapıcı Yeterlilik Gözlem Raporuna göre değerlendirilir. Saha Sınav Yeterlilik Gözlemi için, Yetkin Sınav Yapıcının yapacağı sınavda Aday Sınav Yapıcı da aynı değerlendirme ve raporlamayı yapar. Adayın sınavda doldurduğu rapor, yetkin sınav yapıcının doldurduğu raporla karşılaştırılır. Tecrübeli sınav yapıcı, aday sınav yapıcıya ait gözlemleri ve yeterlilik değerlendirme sonuçlarını F-100/04 Sınav Yapıcı Yeterlilik Gözlem Raporunda kayıt altına alarak, yeterliğini değerlendirir. Aday Sınav Yapıcının min 80 puan alması gerekmektedir. Sınavlarda ancak yeterliliği onaylandıktan sonra görevlendirilmesine onay verilir. Saha Sınav Gözlemi, ilk atamada yada Atama sonrası ise iç doğrulama gereklilikleri ve planına uygun olarak bir P-120 Ölçme ve Değerlendirme Prosedüründe açıklandığı şekilde takip edilir. Sınav Yapıcı ve Karar Vericilerin Niteliğinin Sürdürülmesi: Yeterliliği onaylanmış olan Sınav Yapıcı ve Karar Vericiler için yıllık iç doğrulama gereklilikleri ve planına göre en az bir kez F-100/04 Sınav Yapıcı Yeterlilik Gözlem Raporu ile yaptığı sınavda Yetkin Sınav Yapıcı tarafından sınav yapma yeterliği ve teknik bilgi durumu değerlendirir. Eğer değerlendirme sonucunda uygunsuzluk yada yetersizlik tespit edilirse, P-060 Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürüne göre düzeltici faaliyet başlatılır. Sürekli profesyonel gelişim, bilgilerin, becerilerin ve kişisel özelliklerin sürdürülmesi ve iyileştirilmesi ile ilgili ISO 17024 yada mesleki konularda alınan ilave teknik eğitimler, ilave iş tecrübesi, özel çalışma, eğitmenlik, ilgili toplantı, kongre, sempozyum, seminer, Sistemer Uluslararası Belgelendirme Ltd. Şti. (7/8) F-010/02 Rev.0 02.03.2015
konferans ve diğer faaliyetlere katılma hallerine dair deliller güncel olarak ilgili personel tarafından Belgelendirme Koordinatörü ne iletilecektir. Personel Performans Değerlendirmeleri ile ilgili proses P-120 Ölçme ve Değerlendirme Prosedüründe açıklanmıştır. Komite Atamaları : Komite Atamaları yukarıda belirtildiği şekilde ilgili evraklar tamamlanarak Genel Müdür tarafından atanır. Her Komite için(program Komitesi, İtiraz ve Şikayet Komitesi, Tarafsızlığı Koruma Komitesi) istenen nitelikler POEK.01 Organizasyon El Kitabında, çalışma şartları ise Belirleme ve Çalışma Talimatları ile ayrı ayrı komite gerekliliklerine göre tanımlanmıştır. Ofis Personeli Atamaları : Ofis Personeli Atamaları yukarıda belirtildiği şekilde başvuruda gerekli evraklar tamamlanarak Belgelendirme Müdürü ile mülakat sonrası, Genel Müdür tarafından atanır. İstenen nitelikler POEK.01 Organizasyon El Kitabında her görev (Müşteri İlişkileri, Muhasebe,Sekreter vb) için ayrı ayrı tanımlanmıştır. Sistemer Uluslararası Belgelendirme Ltd. Şti. (8/8) F-010/02 Rev.0 02.03.2015