Yerel Yönetimlerde Yapı Ruhsatı Süreç Takibi ve Yönetimi: Eskişehir Tepebaşı Belediyesi Modeli Process Monitoring And Management Of Buıldıng License In Municipalities: Eskişehir Tepebaşı Municipality Model Abstract Osman AYTEKİN, 1 Hakan KUŞAN, 2 Osman Murat KAYA 3 According to the building construction regulation of planned areas article No. 57, municipalities have to examine the projects that are the license for the construction permit within fifteen days from the date of application and conclude it if there is any missing information. The license for the construction permit process of eskisehir tepebaşı municipality urban planning directorate has been examined and has been developed a new model for process monitoring and management of building license.sub-scenarios for test purposes were established and tested. Then, a software has been developed in this context with the generated algorithm. In this study, the projects which are presented in the application process are transmitted physically and also transferred through the technical staffs using the developed software. The controls and taken notes by the related technical staff regarding the projects are recorded on the database with time stamp. Using the web interface of this developed software, the licensing process can be followed by the contractor and the owner using the cadastral parameters or the date and number information of the application. Project approvals or missing of the projects can be displayed. In addition, if allowed, information about this process is also sent via SMS on the mobile line. For municipatities, the use of this software provides benefits such as periodic reporting, process monitoring, transparency as required by public service standards, and information sharing. Keywords: Building License, Process Monitoring and Reporting, Software and Databases. Özet Planlı Alanlar Tip İmar Yönetmeliğinin 57. Maddesi gereğince ilgili idareler (yerel yönetimler) yapı ruhsatı tanzimi için ruhsat eki olan projeleri başvuru tarihinden itibaren on beş gu n içerisinde inceleyip varsa eksiklerini bildiren bir yazı ile neticelendirmek zorundadırlar. Eskişehir Tepebaşı Belediyesi İmar ve Şehircilik Mu du rlu ğu nce mevcutta uygulanan su reç incelenmiş ve bu su rece uygun bir su reç yönetim ve takip modeli geliştirilmiştir. Bu model u zerinden test amaçlı alt senaryolar kurularak model test edilmiş ve devamında da oluşturulan algoritma ile bu kapsamda bir yazılım geliştirilmiştir. 1 Yrd. Doç. Dr., Eskişehir Osmangazi Üniversitesi, oaytekin@ogu.edu.tr 2 Yrd. Doç. Dr., Eskişehir Osmangazi Üniversitesi, hkusan@ogu.edu.tr 3 Eskişehir Tepebaşı Belediyesi, murat.kaya@tepebasi.bel.tr 06-07 Ekim 2017, Samsun 193
Yapılan çalışmada, geliştirilen yazılım ile ruhsat başvuru su recinde sunulan yapıya ait projeler ilgili teknik personele fiziksel olarak iletilmekte ve sistem u zerinden de sevk edilmektedir. İlgili teknik personeller tarafından proje ile ilgili yapılan kontroller ve alınan notlar zaman damgası ile veri tabanı u zerinde kayıt altına alınmaktadır. Bu geliştirilen yazılımın web ara yu zu nden yu klenici ve mal sahibi tarafından kadastral parametreler veya başvuruya ait tarih ve sayı bilgileri kullanılarak ruhsat su reci takip edilebilmekte olup onaylar veya projelere ait eksiklikler göru ntu lenebilmektedir. Ayrıca izin verdiği takdirde su reçle ilgili olarak mobil hattına kısa mesaj ile de bilgi gönderilmektedir. İdareler açısından, bu yazılımın kullanımı periyodik raporlama, su reç takibi, kamu hizmet standartları gereği şeffaflık ve bilgi paylaşımı gibi konularda fayda sağlamaktadır. Anahtar Kelimeler: Yapı Ruhsatı, Su reç Takibi ve Raporlama, Yazılım ve Veritabanı. Giriş Toplumsal gereksinimlere yanıt vermek esasına göre oluşturulan kamu yönetiminin, hem du nyada hem de u lkemizde toplumda yaşanan hızlı değişime ayak uyduramadığı ve bunun sonucu olarak kamu yönetimi tarafından sunulan kamu hizmetlerinin kalitesinin toplumsal talepleri karşılamaktan uzak olduğu göru şu, bilgi toplumunun ortaya koyduğu yeni yaklaşımlarla kabul görmeye başlamıştır [1]. Gu nu mu zde ilçe belediyeleri, gerek depreme karşı hazırlıklı olmak gerekse kentsel gelişme stratejilerini ve kararlarını ortaya koymak amacıyla kendi yerleşim sınırları içerisinde mevcut ve değişen yapılaşma eğilimlerini ortaya koymak ve bunları izlemek ihtiyacındadır. Özellikle imar planı yapmak, yapı ruhsatı ve yapı kullanım izni vermek gibi önemli görevleri olan belediyelerin, geliştirilecek coğrafi tabanlı kent bilgi sistemleri ile bu tu nleşmiş bir su reç yönetim ve takip modelinin olması daha da önem kazanmaktadır [2]. Belediyeler, bu ihtiyaçlarını kurum öz kaynakları ile çözemeyerek kurum dışından, 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununa tabi olarak temin etmektedirler. Ancak dışarıdan temin edilen ve belediyelerin geneli için ortak du şu nu lerek hazırlanan paket otomasyon sistemleri, belediyelerin tu m ihtiyaçlarına sağlıklı bir şekilde cevap verememektedir. Bunun nedeni bu sistemler geliştirilirken su rece ait iş akış su reçleri hatalı yorumlanmakta ya da su reç içerisinden net bilgi olmadan, dışarıdan gözlemlendiği şekilde model kurulmaktadır. Bu noktada gözden kaçırılan bir husus da, yapı ruhsat eklerine ait su reç takibidir. Söz konusu su recin takip edilmesinin gerekliliği ise, bilindiği u zere Planlı Alanlar Tip İmar Yönetmeliğinin [3] 57. Maddesi gereğince ilgili idareler yapı ruhsatını otuz gu n içerisinde tanzim etmek zorundadırlar. Bu su renin ilk on beş gu nlu k kısmında ruhsat eki olan projeleri başvuru tarihinden itibaren inceleyip varsa eksikliklerini ilgililerine yazıyla bildirir veya eksiklik yoksa su reci devam ettirip yapı ruhsatını neticelendirmek zorundadırlar. Yapı ruhsatı için mevzuatta tanımlanan gerekli su renin yarısı ruhsat eki projelerin incelenmesinde harcanmakta ve bu su reç takibi paket otomasyon sistemleri içerisinde bulunmamaktadır. Kurumlar, bu su reci MS Excel tabloları vb. yazılımlar yardımıyla takip etmektedirler. 194 Uluslararası Katılımlı 7. İnşaat Yönetimi Kongresi
Bu çalışmada, Eskişehir Tepebaşı Belediyesi İmar ve Şehircilik Mu du rlu ğu nce mevcutta uygulanan su reç incelenmiş ve bu su rece uygun bir su reç yönetim ve takip modeli geliştirilmiştir. Bu model u zerinden test amaçlı alt senaryolar kurularak model test edilmiş ve devamında da oluşturulan algoritma ile bu kapsamda bir yazılım geliştirilmiştir. Çalışma: Yapı Ruhsatı Süreç Analizi ve Süreç Takip Algoritması Planlı Alanlar Tip İmar Yönetmeliğinin [3] 57. Maddesine istinaden inşaat yapı ruhsatına başvuru su reci, Şekil 1a da gösterilen algoritmadaki gibidir. Belediyeler arasında farklı uygulamalar olabilmektedir. Ancak her ne kadar uygulama farklılıkları olsa da izlenmesi gereken su reç Şekil 1a ve Şekil 1b deki gibidir. Şekil 1a da verilen algoritma, basitleştirilmiş algoritma olup, içerisinde geçen Belgeler ifadesi ile başvuru sırasındaki istenen birçok matbu form özetlenmiştir. Su reçte kullanılan NVİ, TAKBİS vb. diğer tu m kamu entegrasyonları da belirtilmemektedir. Su reç takip yazılımının işleyiş altyapısı ise Şekil 1b de sunulan algoritmadaki gibidir. Yapı ruhsat eki projelerin yalnızca teknik bu ro/ofis içerisindeki yaşam döngu su nu göstermektedir. Bu noktada dikkat edilmesi gereken husus; projelerin belirli bir sıra ile ilerletilmesidir. Şekil 1b de birbirine bağlı olarak ilerleyen bu su reç, aslında Planlı Alanlar Tip İmar Yönetmeliğine [3] göre Mimari, Statik ve Mekanik projelerin, birbirinden bağımsız olarak da alınabilinmektedir ancak mimari projedeki olası bir değişiklik tu m su reci olumsuz etkileyeceğinden ilk olarak mimari uygulama projesinin onaylanması şartı aranır. Devamında statik, mekanik ve elektrik projeleri izler. Planlı Alanlar Tip İmar Yönetmeliğinde zorunlu tutulmayan bu inceleme hiyerarşisi bu rokrasiyi uzatsa da izlenmesi gereken en ideal yoldur. Uygulama: Proje Takip Sistemi Belediyeler hizmet sundukları vatandaşlarına dengeli, ayırım yapmadan ve çıkar gözetmeden kaliteli bir hizmet sunma anlayışı gerçekleştirdiklerinde başarılı sayılmaktadır [4]. Belediyelerin bu başarıya ulaşmalarında birçok yazılı, basılı ve dijital araç kullanmaktadır. Belediyelerin en çok hizmet verilen görevleri arasında imar ve yapı ruhsatı ile ilgili su reçler olduğu bilinmektedir. Şahin in [1] yaptığı çalışmada, yapılan araştırma anketinde, belediyeye gelen vatandaşın %96,1 i imar ve yapı denetimi ilgili bir işlem gerçekleştirmek için geldiği göru lmektedir. Açılımı: yapı denetimi ile ilgili işlemler %35,8, yapı kontrol birimlerine yönelik şikâyet bildirimleri %20,5, inşaat ruhsat başvurusu yapma ve takibi %13, imar durumu belgesi alma %11,4, imara yönelik şikâyet bildirimleri %8,3, yapı iskân başvurusu yapma ve takibi %7 ve diğer hizmetler %3,9 dur. Çalışmadaki anket sonuçlarına göre imar ile ilgili işlemler için gelen vatandaşın yalnızca %13 u yapı ruhsat ve takibi için gelmiş olsa da bu oran memnuniyetsizliğin oluşmasında sahip olduğu sermaye gu cu nden dolayı diğerlerine göre daha baskındır. Bu baskıyı azaltmak ve hizmetlerin yerine getirilmesinde halkın memnuniyet du zeyinin arttırılması, du zenleyici ve önleyici tedbirlerle vatandaş odaklı hizmetlerin şeffaf, hızlı ve eşit sunumuna bağlıdır [5]. 06-07 Ekim 2017, Samsun 195
Şekil 1a. Ruhsat su reç algoritması 196 Uluslararası Katılımlı 7. İnşaat Yönetimi Kongresi
Şekil 1b. Ruhsat su reç algoritması 06-07 Ekim 2017, Samsun 197
Eskişehir Tepebaşı Belediyesi İmar ve Şehircilik Mu du rlu ğu için yukarıda bahsedilen ilkeler doğrultusunda yapı ruhsat su reç takibi amacıyla bir yazılım geliştirilmiştir. 2011 yılından itibaren aktif olarak kullanılan yazılımın ana ekran göru ntu su Şekil 2 de verilmiştir. Bu ekran yardımıyla; yeni proje girişi, mevcut projeleri yalnızca ada, ada/parsel, malik, adres gibi parametrelere göre filtreleyerek listeleme, seçili projeye meslek disiplini konusuna göre eksik notu du şu lerek işlem yapma, arşivden dosya talebi, raporlama gibi işlemler gerçekleştirilebilmektedir. Şekil 2. Yazılım ana ekranı Ana ekran u zerindeki artı (+) tuşuna basarak yeni ruhsat proje girişi yapılmaktadır ve Şekil 3 te göru nen bilgiler girilerek veya bilgilerin bir kısmı entegre olduğu mevcut otomasyon sisteminden çağrılarak yeni proje kaydı oluşturulmaktadır. Aynı zamanda giriş esnasında başvurusu yapılan inşaatın kaçak yapı olup olmadığı veya izinsiz başlayıp başlamadığı tespit edilebilmektedir. Şekil 3. Proje bilgi girişi 198 Uluslararası Katılımlı 7. İnşaat Yönetimi Kongresi
Girişi yapılan projelerin su reç içerisinde gerekli olan belgelerin tamamlanmasına bağlı olarak gu ncellenmesi gerekmektedir. Bu nedenle Şekil 4 te ekran göru ntu su verilen pencere yardımıyla, proje bilgilerinde gerekli du zenlemelerin yapılması sağlanmaktadır. Ayrıca ruhsatı imzaya açıldığında veya iade edildiğinde yapı sahibi veya mu teahhidine Tepebaşı Belediyesi Kurumsal SMS hesabından bilgilendirme mesajı gönderilmektedir. Ruhsat başvuru tu ru, Planlı Alanlar Tip İmar Yönetmeliği [3] 12.Maddesine göre Esaslı Tadilat, Yeniden Ruhsat, Yenileme Ruhsatı vb. mevcut projeler u zerinden inceleme yapılarak değerlendirilmesi gerektiği durumlarda Şekil 5 teki ekran yardımıyla mu du rlu k arşivinden dosya talebi yapılabilmektedir. Hangi belge tu ru lazım ise işaretlenerek kaydedilmesi yeterlidir. Şekil 4. Proje bilgi du zenleme Şekil 5. Arşiv dosya talep ekranı Yazılım u zerinden birçok tu rde rapor alınması mu mku ndu r, bu raporlar başvuru durumuna göre, mu ellifler göre, mu teahhidine göre veya proje inceleme durumuna göre alınabilmektedir. Şekil 6 da verilen raporda göru ldu ğu u zere projelerin incelenme istatistiği ortaya konmuştur. 06-07 Ekim 2017, Samsun 199
Sonuç ve Değerlendirme Şekil 6. İstatistik raporları Son yıllarda inşaat sektöru ndeki hızlı bu yu menin yerel yönetimler tarafından yeterince öngöru lememiş olması, yerel yönetimlerin imar ile ilgili sunduğu bu rokratik hizmetleri olumsuz yönde etkilemiştir. Bunun temel nedeni yerel yönetimlerin artan talep karşısında gelişen teknolojik imkânlardan yeterince yararlanamamasıdır. Yerel yönetimlerin bu yu k bir kısmı mevcut kullanmakta olduğu sistemleri devam ettirmiş ancak değişen mevzuata uyum sağlama konusunda yetersiz kalmaktadır. Eskişehir Tepebaşı Belediyesi, yaşanabilecek bu tu r sıkıntıları ön göru p, özellikle yapı ruhsat su reç takibinde yaşanan sıkıntıları azaltmak amacıyla bir yazılım geliştirmiştir. Geliştirilen bu yazılım yardımıyla, yapı ruhsatı, tanzimi için gerekli olan yasal su reler içerisinde takip edilerek neticelendirilmektedir. Bu sayede on beş gu nlu k yasal inceleme su resi dolan ancak zamanında iadesi yapılamadığı için hak sahipliği doğurabilecek işlemlerin önu ne geçilmesi sağlanmaktadır. Yapı ruhsatı başvurusunda bulunan vatandaşlar, başvurularının su recin hangi aşamasında olduğunu varsa hangi eksikliklerle iade edildiği gerek kurumda ilgili personelden gerekse belediyenin internet sayfasında bulunan yazılıma ait bağlantıyı kullanarak izleyebilmektedir. Buna ilave olarak vatandaş kendi işini kendi takip edebileceği için iş takibi yapan u çu ncu şahıslar su recin dışarısına çıkarılabilmekte ve bu şahıslardan kaynaklanan problemler de bertaraf edilebilmektedir. İmar ve Şehircilik Mu du rlu ğu açısından bu yazılımın kullanılması, kamu hizmet standartlarının gereği olan şeffaflık ve tarafsızlık ilkelerine uyum sağlamasına yardımcı olacaktır. Stratejik plan gereği, girilmesi gereken ve daha önce elektronik ortamda hazırlanan periyodik çizelgeler otomatik olarak sunulabilmektedir. Ayrıca teknik personel tu ru ne göre performans raporu da alınabilinmektedir. Geliştirilen yazılımın mevcut otomasyon sistemine tam entegrasyonu sayesinde ham veriyi bir defada alarak, veri girişinden sorumlu personelin aynı 200 Uluslararası Katılımlı 7. İnşaat Yönetimi Kongresi
veriyi tekrar tekrar girmesini engelleyebilmekte ve elde edilen tu m bu verileri ilişkilendirerek su reçte yer alan tu m paydaşlara ait detaylı istatistik de sunulabilmektedir. Son olarak, geliştirilen yazılım sayesinde farklı meslek gruplarındaki teknik personeller projeye özgu not kaydedebilmekte ve önemli hususlarda diğer meslek grubundaki personeller uyarılabilmektedir. Kaynaklar [1] Şahin, K. (2011), Belediye Hizmetleri ve Hizmet Kalitesine Yönelik Vatandaş Memnuniyetinin Ölçu mu : Konya İl Merkezi Örneği, Yu ksek Lisans Tezi, T.C. Karamanoğlu Mehmetbey Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitu su, Karaman. [2] Reis, Y. K., (2014), Belediyelerde İmar ve Yapı Ruhsatı Su reçlerinin Etkinliğinin Arttırılması, Planlama, Cilt 24(2), 55-63. [3] Planlı Alanlar Tip İmar Yönetmeliği,http://www.mevzuat.gov.tr /Metin.Aspx? Mevzuat Kod=7.5.4877&MevzuatIliski=0, (Erişim tarihi:31 Temmuz 2017) [4] Cankuş, B. (2008), Belediye Hizmetlerine İlişkin Algı ve Memnuniyetinin İkili Lojistik ve Regresyon Analizi ile Ölçu mu : Eskişehir İli Örneği, Yu ksek Lisans Tezi, Osmangazi Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitu su, Eskişehir. [5] Henden, H. B., ve Henden, R.(2005), Yerel Yönetimlerin Hizmet Sunumlarındaki Değişim ve E-Belediyecilik, Elektronik Sosyal Bilimler Dergisi, Cilt 4, Sayı 14, s. 48-66. 06-07 Ekim 2017, Samsun 201