w w w. s f s. c o m. t r Kurumsal Masraf Yönetim Sistemi Kurumsal Masraf Yönetim Sistemi le le Alýrken Kazanýn, Kullanýrken Kazanýn Alýrken Kazanýn, Kullanýrken Kazanýn

Neden WinSpend? 1 Neden teknolojiyi sonuna kadar kullanmayasýnýz? Günümüzde her sektörde rekabet ve karlýlýk giderek daha da önemli hale geliyor. Rakiplerin arasýndan sýyrýlmak ve kar etmek, daralan ekonomi gerçeklerinde gitgide zorlaþýyor. Bu noktada kurumlar yalnýzca karlarýný arttýrmak için deðil, maliyetlerini düþürmek ve kurum masraflarýný kontrol altýna alabilmek için de yollar aramaya baþlýyor. Coðrafi olarak çok ve farklý lokasyonlardaki þubeler ile merkez arasýndaki koordinasyonu saðlamak ve A dan Z ye Kurumsal Masraf Yönetimi yapabilmek için WinSpend, hemen her sektöre uyarlanabilir esnek yapýlý bir çözüm olarak karþýmýza çýkýyor. Yalnýz küçük ve orta ölçekli kurumlar deðil, ayný zamanda büyük, holding yapýsýnda, çok þirketli organizasyonlar da düþünülerek üretilmiþ olan ürün, masraf kontrolündeki etkinliðini oldukça kýsa bir sürede kendini amorte ederek gösteriyor. SFS tarafýndan üretilen ve dünya ürünleriyle yarýþan WinSpend sektörde hem yerli hem de yabancý firmalar tarafýndan tercih ediliyor. Farklý dillerde de çalýþma özelliði olan ürün, yeni kararlar almanýzý, yeni þartlarýn gerektirdiði stratejileri belirlemenizi ve deðiþen koþullara rahatlýkla adapte olabilmenizi saðlýyor. Tam Entegrasyon/Masraf Yönetimi Avantajlar Her türlü talebi Internet/Intranet üzerinden yapma ve takip etme olanaðý Demirbaþlarýn yerini ve zimmetlisini anýnda bilmek Lokasyon bazýnda zimmet raporlarý Doðru ve gerçek maliyetlendirme Gereksiz alýmlarýn ortadan kalkmasý Tek merkezde toplanan Demirbaþ, Sarf Malzeme ve Bakým/Arýza talepleri Mobil gerçekleþtirilebilen Talep-Onay Mekanizmalarý Ýletiþim Masraf Kontrolü Bölgesel ve dönemsel bazda zimmet raporlarý Hangi dönemde, hangi lokasyondan hangi talepler daha çok geliyor? Ürün bazýnda Bakým/Arýza Özgeçmiþi Ýþ Planý ile en uygun elemanýn emek ve zaman sarfiyatý olmadan bulunmasý Tedarikçilerin Kontrolü Maliyet Raporlarý Barkod takibi Amortisman raporlarý Günlük/Aylýk ödeme kontrol listeleri Satýnalma ve Stok maliyeti kontrolü e-ýhale ile internet üzerinden ihaleye çýkma imkaný ve karþýlaþtýrmalý analizler En son teknolojik geliþmelerle merkezi yönetim ve bilgi akýþý Yazýlým deðiþimi gerekmeden yeni þartlara adaptasyon Muhasebe Entegrasyonu Arýza Bakým Sarf Malzeme Demirbaþ Talep WinSpend; sizin yöntem ve kurallarýnýzla, yalnýz Ýnsan Kaynaklarý Yönetimi Ýþ Akýþ Onayý Lojistik sektöre veya kurumlara Satýnalma Stoktan Sevk özel deðil, size özel bir e-ýhale Muhasebe çözüm.

2 Her aþamada otomatik e-mail gönderimi ile kolay haberleþme Demirbaþ/Sarf Malzeme Demirbaþ grup özelliklerine göre arama ve karþýlaþtýrma motoru Bakým/Arýza Bakým Maliyetlerinin detaylý takibi Ýþ Planlamasýyla insan kaynaðýnýn doðru planlanmasý Parametrik Talep-Onay Mekanizmalarý Satýnalma/Stok Fatura/Ýrsaliye Ýstenilen detaya kadar yetkilendirme olanaðý Ýhtiyaçlarýnýza yönelik hazýrlanacak raporlar Muhasebe Entegrasyonu Demirbaþ/Sarf Malzeme Yönetim Sistemi Bakým/Arýza Yönetim Sistemi Talep/Onay Mekanizmasý Satýnalma/Stok Yönetim Sistemi

Demirbaþ / Sarf Malzeme Yönetim Sistemi 3 Kayýp ve kaçak demirbaþ maliyetleri WinSpend ile artýk sorun olmayacak! WinSpend ile, demirbaþlarýnýzýn nerede olduðunu, maliyetini, içeriðini öðrenebilir, demirbaþlarýnýzý aðaç yapýlar oluþturarak tanýmlayabilirsiniz. Tüm þube, birim ve yan kuruluþlarýnýzda kullanarak bütün lokasyonlarýnýzýn bilgilerini tek merkezde toplayabilirsiniz. Stok maliyetlendirmenizi Aðýrlýklý Ortalama, FIFO veya LIFO yöntemlerinden herhangi birini kullanarak yapabilir, birden fazla þirketin sarf malzeme tiplerini ayný ortamda kullanabilirsiniz. Demirbaþlarýn satýn alýnmasýndan itibaren zimmetli olduðu kiþi/kiþileri takip Lokasyon bazýnda zimmet bilgileri Tarihsel bazda zimmet deðiþikliði takibi Ürün bazýnda tüm bakým onarým tarihçesini izleme Sigortalý demirbaþlarýn poliçe bilgileri ve þartlarýný esnek olarak tanýmlama ve tek tek takibi Amortisman ve yeniden deðerleme hesaplarý Tüm bilgileri, istendiði anda muhasebe entegrasyonuyla muhasebeye aktarma Parametrik raporlarla istenilen bilgilere anlýk ulaþým Þirketinize özel demirbaþ gruplamalarýyla çok miktarlý ve karmaþýk yapýlý organizasyonlarda dahi Örneðin grup özelliklerine göre arama ve karþýlaþtýrma motoru ile ürün özelliklerini, en uzak lokasyondaki bir demirbaþýn renk detayýna kadar WinSpend de tutabilirsiniz. istenen ürüne çok kolay ulaþým Grup özelliklerine göre arama ve karþýlaþtýrma motoruyla en uzak lokasyondaki demirbaþýn ya da malzemenin renk detayýna kadar takip etme þansý Ýç içe geçmiþ demirbaþlarý takip etme ve zimmet deðiþikliðinde, otomatikman tamamýný devredilebilme (otomobil ve teybi, pc ve cd-rom gibi) Personelin zimmetli bir demirbaþý kolaylýkla internet/intranet üzerinden baþkasýna devretmesi ve diðer kiþiye zimmetlendiðinin belirtilebilmesi Þirketinize özel sarf malzeme gruplamalarýyla istenilen malzemeye çok kolay ulaþým Her bir ürün, ürün grubu, kullanýcý ve/veya kullanýcý grubu için verilebilen farklý talep yetkileriyle hem gereksiz hem de kontrol dýþý talep ve alýmlarýn engellenmesi

4 Bakým / Arýza Yönetim Sistemi Tüm arýza ve bakým taleplerini internet üzerinden yapabilme ve onarým planýný izleyebilme Otomatik e-mail gönderimiyle bilginin anýnda ilgiliye ulaþmasý Bakým ve onarýmýn her aþamasýný internet/intranet üzerinden izleme Internet/intranet üzerinden talebin onay mekanizmasýnýn çalýþmasý, onay ve redlerin otomatik e-maillerle bildirimi Ýhtiyaçlara yönelik Bakým/Arýza gruplarý oluþturularak bunlara ait arýza çeþitlerini sisteme tanýmlama Bu sistemdeki verilerden bakým maliyetleri ve analizlerin elde edilmesi Bakým maliyetlerinin en ince detayýna kadar takibi Bakým ekibinin doluluk durumuna göre iþ atama Ýþ Planýndaki aksamalar ve sebeplerine kadar detaylandýrýlabilen bir takip sistemi ile iyi ve doðru bilgi akýþý Tamir/Bakým talep eden kiþinin talebinin ne aþamada olduðunu, planlandý ise tamir/bakým ýn ne zaman gerçekleþeceðini internet, intranet veya lokal talep gözlem modülünden takibi Peryodik bakým planlarý yapýlmasý, bunlarýn demirbaþ gruplarý veya demirbaþlar ile iliþkilendirilmesi ve arýza bakým taleplerinin eldeki iþgücüne göre planlanmasý Hangi demirbaþýn firmaya kaça mal olduðunun sistemden takip edilmesi, gereken önlemlerin vaktinde alýnabilmesi Kullanýcý, Kullanýcý Gruplarý ve Ýþ Merkezleri, sorumlu olduklarý Demirbaþlarýn dýþýndaki ürünleri görmeye yetkilendirilmeyerek, hem zaman hem de enerjinin doðru yöne kanalize edilmesi Demirbaþlarýn Bakým Anlaþmalarý baþlangýç-bitiþ tarihlerinin uyarý mailleri ile takip edilmesi, anlaþma ve garanti koþullarýnýn sistemden takip edilerek gereksiz veya kaçak alým ve ödemelerin kontrol altýna alýnmasý WinSpend, kurumunuz içerisinde demirbaþlarýn bakým ve arýzalarýný çalýþanlar ve yönetim açýsýndan bir sorun olmaktan çýkartýyor ve sistem içinde kolaylýk sunarken ayný anda hem zamandan hem de satýnalma maliyetlerinden tasarruf saðlýyor. WinSpend iþ planlarý ile, bakýmýn ne zaman gerçekleþtiðini, süresini ve gerçek maliyetini takip edebilirsiniz

Talep/Onay Mekanizmasý 5 WinSpend ile en karmaþýk iþ akýþýna bile tam uyum... Otomatik gönderilen e-mail uyarýlarýyla iþ akýþýný kullanýcýya yaþatan WinSpend ile komisyon onaylarý oluþturabilirsiniz. Onay için kiþiye baðlý limit verebilir veya kiþi onayý adedi istenen seviyeye gelince otomatikman talebin sevk sorumlusuna aktarýlmasýný saðlayabilirsiniz. Talep kopyalama fonksiyonu ile aylýk standart ihtiyaçlarýnýz için bir talep oluþturup her ay ayný talep üzerinde sadece gerekli deðiþiklikleri yaparak yollayabilirsiniz. Talebi oluþturduðunuz anda e-mail entegrasyonu ile anýnda ilgili kiþi uyarýlýr ve sonrasýnda da yapýlan talebin geçirdiði her evre talep yapan tarafýndan izlenebilir. Her onay aþamasýnýn e-mail ile iþ akýþý içinde otomatik bildirimi Tüm satýn alýnan nesneler için parametrik tanýmlanan onay ve satýnalma prosedürleri Esnek, tanýmsal iþ akýþ ve onay mekanizmalarý Personelin ihtiyacý olan sarf malzeme veya demirbaþýn, internet/intranet üzerinden on-line talep edilmesi Talebin onay mekanizmasýnýn internet/intranet üzerinden on-line gerçekleþmesi Ýþ seyahatinde de onay ve red verebilme Çoklu onay gereken konunun onaylarýnda, gerekli yeterlilik oluþunca sistemin otomatikman bir diðer aþamaya geçerek kullanýcýya zaman kazandýrmasý Nesneye göre satýnalma birimleri tanýmlama ve onaylanan talebi otomatikman ilgili birime iletme Talep sahibinin tüm onay, rezerv, satýnalma, sevk aþamalarýný ekranýndan izleyebilmesi Talep/Onay Mekanizmasý Þemasý Talep sahibine sevk/zimmet devri Ýhtiyaç sahibi kullanýcý Sarf malzeme Demirbaþ Talep Yönetici Lojistik Analizler Stratejik Kararlar WAN/LAN Depo Çýkýþý Sorumlusu WinSpend DATABASE Server LAN WinSpend WEB Server WAN/LAN Onay Yetkilisi Ýrsaliye giriþi Fatura giriþi Barkodlama LAN Onay / Red WAN/LAN Lojistik Yönetim Y:1 Depo Giriþ Sorumlusu Satýnalma Ýhtiyacý Lojistik Yetkilisi 2 L.Y.Y.N. Mallarýn Gönderilmesi Red Malzeme Sýnýflandýrýlmasý Onay Tedarikçi Firmalar

6 Satýnalma / Stok Yönetim Sistemi Her aþamada olduðu gibi esnek onay prosedürleri sistemi kullanýlarak satýnalma onayý alma ve bunlarýn e-mail ile otomatik bildirimi Internetten veya lokalden teklif girme ve karþýlaþtýrmalý incelemeler yapma Satýcý kataloglarý oluþturma ve satýn alma sipariþlerini çeþitli kriterlere göre analiz etme Nesneye göre satýnalma birimleri tanýmlama ve onaylanan talebi, otomatikman ilgili birime e-mail ile iletme Satýnalma yetkilileri tarafýndan, baðlý bulunduklarý satýnalma merkezinin almaya yetkili olduðu nesnelere olan taleplerden doðan ihtiyaçlarý birleþtirme ve sipariþ önerisi oluþturma Sevk modülü ile sevk emri verilmiþ nesneleri gidecekleri yere ve nesnenin özelliklerine göre gruplayarak yollama Ýrsaliye modülü ile bir irsaliyede gelen tüm nesneleri stoða sokma, ödemeleri ise farklý zamanda yapma olanaðý Ürün bazýnda stok takibi, minimum talep edilen ürün bazýnda stok miktarý, stok maliyeti ve devir hýzlarýný takip etme Stoklu çalýþýlan nesneler için rezerve koyma, sevk emri oluþturabilme Belli bir bölgeye yapýlacak sevkiyatlarýn sistem tarafýndan belirlenmesi ve nakliye tasarrufu saðlama Sarf için stoða giriþ ve kullanýldýðýnda ilgili maliyet kalemine yansýtma Esnek Fatura/Ýrsaliye Modülü ile istendiði zaman muhasebe sistemi ile entegre edebilme Demirbaþ için amortisman, yeniden deðerleme ve aylýk durum takibi Birden fazla þirketin ortak tedarikçi veritabanýný kullanabilmesi Muhasebe entegrasyonu Ýstenen her muhasebe sistemi ile esnek tanýmlý text dosyalar aracýlýðý ile entegrasyon Kurum içi satýnalma ve stok takibindeki esnek fonksiyonelliði ile zaman ve para tasarrufu elde etmeyi amaçlayan WinSpend, e-mail entegrasyonu ve raporlamaya uygun veritabaný ile en doðru bilgiye, en doðru zamanda ulaþmanýzý saðlar. Daha düþük masraf, daha yüksek kar için WinSpend Kurumsal Masraf Yönetimi Çözümü Yüklü, kontrol dýþý maliyet baskýsýndan kurtulmak Analiz Kaynak Verim Artýþý Strateji Kurumsal Masraf Yönetimi Çözümü Tedarik Kontrat dýþý ve kayýt dýþý alýmlarýn sona ermesi Tedarikçi Yönetimi Ýnternet tabanlý sistemle iþletme vb. masraflarda düþüþ Doðru kaynak planlamasý ve doðru analizlerle doðru strateji geliþtirme

Kurumsal Masraf Yönetim Sistemi Kurumsal Masraf Yönetim Sistemi www.sfs.com.tr Saðlam Fikir Sokak No:5 Esentepe 80300 Ýstanbul Tel : 0(212)216 27 80 Faks : 0(212)274 72 98 Ankara Bölge Temsilciliði Tel : 0(312)441 73 56 Faks : 0(312)441 73 59 Ýzmir Bölge Temsilciliði Tel : 0(232)441 83 04 Faks : 0(232)441 83 05 1992-2002 SFS Ltd. Her hakký saklýdýr. WinSpend, BTI Kernel SFS Grup Þirketlerinin tescilli markalarýdýr.