T.C. KARABAĞLAR BELEDİYESİ BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ PERSONEL DURUMU MÜDÜR(Memur) 1 MÜHENDİS(Memur) 1 İDARİ PERSONEL(Memur) 2 SÖZLEŞMELİ MEMUR 1 ŞİRKET ELEMANI 22 İŞÇİ 1 BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜNÜN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI Kent Bilgi Sistemi içerisinde kullanılan verilerin güncel tutulması ile ilgili olarak; saha taraması, kamu kurum kuruluşları ile veri alış verişi ve koordinasyonu, müdürlükler arası koordinasyonun sağlanması, mal ve hizmetlerin satın alınması ile ilgili tüm işlemleri gerçekleştirmek Belediye hizmetleriyle ilgili bilgilerin toplanması, değerlendirilmesi ve yıllık raporlar düzenlemek Başkanlık Makamına Belediye çalışmaları ile ilgili diğer konularda aylık izleme raporları hazırlamak Belediyenin tüm birimlerinde bilgisayar destekli kaliteli hizmet sunmak amaç ve hedeflerine göre ihtiyaç duyulan yazılımları ve donanımları temin etme gerekli sistemi kurma ve de tüm belediyedeki yazılım ve donanımların işleyişini sağlamak Belediye binasında bulunan bilgisayar ağının sağlıklı bir şekilde çalışmasının temin edilmesi, bu amaçla, Belediye bünyesindeki tüm birimlerde kullanılan bilgisayar ve yardımcı makinelerin tamir ve bakımını yapmak Belediye birimlerinde kullanılan PC ve çevre aygıtlarının temini, düzenli çalışmasının sağlanması için gerekli bakımların yapılması ve sorunlarının giderilmesi, bilgisayar sistem ağının güvenliği için oluşturulan güvenlik sistemlerinin sürekliliğinin sağlanması Belediye birimlerinin ihtiyaç duyduğu yazılımların geliştirilmesi veya temini, birimlerce kullanılan yazılımların ihtiyaçlar doğrultusunda güncelleştirilmesi Programlarda çıkan eksikliklerin giderilmesi, gerekli uyarlamaların yapılması Belediyenin internet sayfası ile ilgili düzenleme ve güncellemelerin yapılması Belediye bünyesinde faaliyet gösteren tüm birimlere internet desteği sağlaması ve söz konusu birimlerden gelen Web sayfalarının tasarımını ve güncellemelerinin yapılması Belediyeye ait verilerin düzenli olarak yedeklenmesi ve güvenliğinin sağlanması
Tüm işlemlerin ve bilgilerin dijital ortama aktarılması ve geliştirilmesinin sağlanması konusunda çalışmalar yapmak Gerek görülen belediye personelinin bilgisayar ve çevre birimleri ile ilgili eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi, bilgisayar sarf malzemesi talepleri ile ilgili teknik şartnameler hazırlanarak temin edilmesine ilişkin iş ve işlemlerin yapılması Çağdaş BT (Bilgi Teknolojilerinin), IT (İletişim Teknolojilerinin) ve her türlü teknik gelişmeleri inceleyerek belediyede tüm kullanıcıların bilgisayar kullanımlarının teşvik ve teminini sağlamak E-devlet ve E-belediye alt yapılarının kurulması için; gerekli CBS, KBS, harita ve arşivlerin sayısallaştırılması, bölge araştırmalarının yapılması ve bölgenin vektörel sayısal kayıtlarının tutulması, yazılım ve analizlerinin çıkartılması ve hazırlanması konularında gerekli her türlü çalışmayı yapmak, yaptırmak veya katkıda bulunmak İletişim ve bilişim teknolojisinin gerektirdiği tüm hizmetleri, malzeme araç, gereç yazılım ve donanımlarını temin etmek, tamir-bakımını yapmak veya yaptırmaktır. BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ TEŞKİLAT ŞEMASI MÜDÜR İDARİ İŞLER BİRİMİ YAZILIM BİRİMİ DONANIM BİRİMİ ERİŞİM BİRİMİ EĞİTİM BİRİMİ İDARİ İŞLER BİRİMİ 2010 YILI ÇALIŞMALARI İdari işler birimi olarak görevimiz:
Bilgi İşlem Müdürlüğüne gelen ve giden tüm evrakların kayıt defterine kaydını yaparak ilgili yerlere düzenli ve zamanında zimmetli olarak göndermek Birimde kalan Bilgi İşlem Müdürlüğüne ait evrakların dosyalanmasını yaparak, yasal süre boyunca saklamak Sonuçlanmayan evrakları araştırarak, yasal süre içinde sonuçlandırmak Bilgi İşlem Müdürlüğüne ait demirbaş eşyanın kayıtlarını tutarak, Bilgi İşlem Müdürünün talimatına göre ilgililere zimmetlemek, demirbaş eşyanın giriş ve çıkışlarını listesine göre düzenli olarak kontrol etmek Müdürlük çalışanlarının özlük işleri ile ilgili (izin, hastalık, fazla çalışma vb.) işlerini takip etmek ve Bilgi İşlem Müdürüne zamanında bilgi vermek Birimde kullanılan demirbaş eşyanın korunmasını sağlamak Demirbaş işlemlerini, Bilgi İşlem Müdürünün talimatları doğrultusunda yapmak ve kayıtlarını tutmak Seminer ve eğitim organizasyonuna yardımcı olmak ve gerekli malzemeyi temin etmek Eğitim ve seminer notlarını yazmak Projelerle ilgili dosyalar oluşturmak, dökümantasyonu takip etmek ve projelerle ilgili yazıları yazmak Periyodik olarak yayınlanan dergileri takip etmek ve gerekli olanlar için abone olunmasını sağlamak Bilgi İşlem Müdürü tarafından verilecek diğer görevleri yapmaktır. İDARİ İŞLER ŞEFLİĞİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Evrak Kayıt Takibi Gelen Evrakların alınması Evrak Kayıt Defterine ve programa kayıt edilmesi Müdür onayı alındıktan sonra ilgili Şefliğe havale edilmesi Giden Evrakların Evrak Kayıt Defterine ve programa kayıt edilmesi, Zimmet Defterine işlenmesi ve teslim edilmesi Kurum içi ve dışı yazışmaların yapılması Şefliklerden ve Müdüriyet makamından gelen yazıların Başkanlık Olurlarının alınması Evrakların dosyalanmasını yaparak yasal süre boyunca saklanması Sonuçlanmayan evrakları araştırarak, yasal süre içinde sonuçlandırılması Demirbaş Takibi ve Özlük İşleri
Müdürlüğe ait demirbaş eşyanın kaydının tutulması Demirbaş eşyanın giriş ve çıkışlarının listesine göre düzenli olarak kontrol edilmesi Müdür onayı alındıktan sonra ilgili kişilere zimmetlenmesi Müdürlük çalışanlarının özlük işleri ile ilgili (izin, hastalık, fazla çalışma vb.) işlerinin takip edilmesi Müdürlükte kullanılan demirbaş eşyanın korunmasının sağlanması Bilgi İşlem Müdürüne personelin özlük işleri ile ilgili zamanında bilgi vermek Müdür onayı alındıktan sonra ilgili kişilerin özlük yazışmalarının yapılması Müdürlüğümüz İdari İşler Birimi; 01/01/2010-31.12.2010 tarihleri arasında Gelen Evrak(Adet) Giden Evrak(giden) 1710 4204 Personel ile ilgili fazla mesai,şirket personel çalışma puantajı, yemek puantajı, personel ve yakınlarının sağlık ödemeleri hazırlanarak ilgili Müdürlüklere gönderilmiştir.stajyer öğrencilerin rehber öğretmenleriyle rutin görüşmeleri yapılarak bordroları düzenlenmiş ve maaşları ödenmiştir.her ay Müdürlüğümüze gelen Noktadan noktaya ve TTNet faturalarının ödemeleri yapılmaktadır. Müdürlüğümüz mail hizmetinden faydalanan vatandaş dilekçeleri ve CV leri HİM programında değerlendirilmiş olup, konusu Müdürlüğümüz kapsamında olanlar cevaplandırılmış, diğerleri ilgili Müdürlüklerine gönderilmiştir. Müdürlüğümüz ve diğer Müdürlüklerde kullanılmak üzere; yapılan İhaleler ile 97938,82-TL lik IP Telefon Alımı, 74.014,91-TL lik Toner Kartuş Alımı, 122.134,25 TL lik Sarf Malzeme Alımı yapılmıştır. Avansla 15.623,62 -TL lik malzeme alınmıştır. Doğrudan Temin ile 136.239,00-TL lik mal alımı ayrıca 33.512,00-TL lik SMS hizmeti alımı ve Devlet Malzeme Ofisinden 335.262,27-TL lik bilgisayar ve çevre birimleri alımı yapılmıştır. Yıl sonu itibarı ile demirbaşlarımızın kullanılamayacak olanları hurdaya ayrılmış,devri yapılan Müdürlüklerin devir bildirimleriyle birlikte Mali Hizmetler Müdürlüğünün istemiş olduğu cetvellerle birlikte bildirilmiştir. YAZILIM BİRİMİ 2010 YILI ÇALIŞMALARI Yazılım birimi olarak görevimiz: Birime ait işlerin iş programına uygun olarak yürütülmesini sağlamak İlgili istatistiki bilgileri hazırlamak Birimde kullanılan demirbaş eşyanın korunmasını sağlamak
Kayıtların eksiksiz ve düzenli olarak tutulmasını, belgelerin arşivlenerek saklanmasını sağlamak Bilgisayar Sisteminin çalışır durumda olmasını sağlamak Belediyenin otomasyonuyla ilgili olarak analizlerin yapılmasını ve bilgisayar programlarının yazılmasını sağlamak Bilgisayar sistemlerinin çalışır durumda olmasını ve sistem programlarının yazılmasını sağlamak Otomasyona geçirilecek işlerle ilgili tüm detay analizleri yapmak Yazılım iş akış şemalarını çıkartmak Çalışanlarla ilgili tüm bilgileri doküman haline getirerek dosyalamak Analiz çalışmaları sonucunda programlama mantığını oluşturarak, bilgisayar programlarını yazma aşamasına getirmek Veri Tabanını oluşturmak ve sorumsuz olarak kullanılmasını sağlamak Program ile ilgili tüm taraflardan bilgi toplamak Çeşitli bilgisayar programlama dillerini kullanarak verimliliği en üst düzeye çıkaracak özel programlar tasarlamak ve yaratmak Diğer birimlerden gelen bilgisayar yazılımları ile ilgili taleplere cevap vermek Otomasyona geçiş aşamasında çözüm sunmak, otomasyona geçtikten sonra ise yazılım konusunda teknik destek vermek Analiz çalışmaları tamamlanan işlerin bilgisayar programlarını yazmak Programları gerçek verilerle test etmek ve işletime sunmak Programların kullanılabilmesine ilişkin ilgili birimlerdeki kullanıcıları eğitmek Yapılan programlara ait tüm dökümanı dosyalamak Kullanıma sunulan programlarla ilgili olarak zaman içinde çıkan problemleri halletmek ve ilgili birimlere servis vermek Bilgi İşlem Müdürü tarafından verilecek diğer görevleri yapmaktır.
YAZILIM BİRİMİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Yazılım Değişiklikleri Belediye Müdürlük ve birimlerinden gelen yazılım değişiklik taleplerinin alınması Varolan yazılımın çözümlenmesi ve analizi İstenilen değişikliklerin tespit edilmesi Yazılımın güncellenmesinden sonra programın test edilmesi Onay alındıktan sonra istenilen değişikliklerin birim yada yazılım şirketince yapılmasına karar verilmesi Son kullanıcılara teslimi ve kullanıcıların eğitimi Yeni Program Talepleri Yeni program talebi Yazılımı isteyen birimden ilgili bilgi ve belge alınması Bilgi ve belgelerin analizi Tamamlanmış olan programın test edilmesi Yeni programın yapılma süreci Onay alındıktan sonra yeni programın birim yada yazılım şirketince yapılmasına karar verilmesi Programda görülen eksikliklerin tesbiti ve giderilmesi Son kullanıcılara teslimi ve kullanıcıların eğitimi Mali Hizmetler Müdürlüğünde kullanılan (Emlak Beyan,Çevre Temizlik,İlan Reklam vergisi,işgaliye vergisi,eğlence vergisi) program hatalarının tespit edilmesi ve toplantılarda alınan kararların takibi, gerekli eğitimlerin verilmesinin sağlanması, Mali Hizmetler Müdürlüğünde kullanılan programların düzeltilerek yazılım birimine geri bildirilmesi durumunda gerekli kontrollerin mali hizmetler müdürlüğü personeli ile ortak çalışma yapılması, Mali Hizmetler Müdürlüğü kayıt birimindeki tüm yazıcıların programa tanıtılması ve kullanıcılara bilgi verilmesi.
Hemşehri İletişim programında sorgulama hatası tespit edilip düzeltilmesi ve Hemşehri İletişim Merkezi programında gerekli eğitimler alınarak belediyemiz personeline ilgili eğitimlerin verilmesi ve kullanıcı talebine göre program güncellemesi yapılması, HİM programının kodlamalarının güncellemesi ve eski kodlamalar pasif olarak değiştirilmesi. İmar ve Şehircilik Müdürlüğüne Harç,Ücret ve Tahakkuk girişleri ile ilgili eğitim verilmesi ve sistemin devreye alınması, İmar ve Şehircilik Müdürlüğüne istenilen kullanıcıya yazıcı eklenmesi ve aktif hale getirilmesi, İmar Şehircilik Müdürlüğü Demirbaş programında hatalı yapılan zimmetlerin düzeltilmesi. Yapı Kontrol programının veritabanında ve kodlarında Karabağlar sistemine entegre olmamış yerlerin entegre edilmesi, Yapı Kontrol programını kullanacak kişilerin Bölgeleri ve isimleri istenip kullanıcı adları ve şifreleri oluşturulması, Yapı Kontrol programında yer alan Kentli Bölümünde, kayıt çokluğundan dolayı meydana gelen takılmaları önlemek için Kentli formu sorgulama ekranı eklenmesi. İBB nin sağlamış olduğu KPS hizmeti son yapılan protokollerle her ilçe belediyesi kendi serverını oluşturacak denilmesi üzerine Nüfus Müdürlüğü ile bağlantıya geçilmesi ve local server ip si 10.210.0.62 olarak belirlenmesi. 2010 yılı emlak beyan degerleri ile ilgili bir CD oluşturulması ve Mali Hizmetler Müdürlüğünün yazısına istinaden Karabağlar Tapu Sicil Müdürlüğüne ve bilgilendirme amaçlı olarakta Mali hizmetler Müdürlüğüne gönderilmesi. Tüm müdürlüklerin 2009 devir işlemleri sağlıklı yürütülebilmesi için kontrol edilmesi.
Ambar takip ve demirbaş takip programında TİF düzeltmelerinin hakkında çalışmalar yapılması, Ambar Takip İşlemleri programında kentli tanımlama formu parametrik alana dönüştürülmesi ve bu konuda tüm kullanıcılara yetki verilmesi, Ambar Takip İşlemleri programında Ulaşım Hizmetleri Müdürlüğünde kullanılmak üzere Araç Plaka tanımlamasının yapılması. Akaryakıt ve Ulaşım Hizmetleri Müdürlüğü ambarında kullanılan malzemelerin çıkışlarında Açıklama kısmına araçların plaka kodlarının seçme özelliğinin eklenmesi, Ambar Takip İşlemlerinde seçilen plakalara ait raporların gerçekleştirilmesi, Ambar ve Demirbaş programında kullanıcıların rapor ve işlem yetkilerinin kontrol edilmesi ve eksik olan kullanıcıların yetkilerinin düzeltilmesi. Ruhsat ve Denetim Müdürlüğünde kullanılan İşyeri Ruhsat İşlemleri (İktisat) programında ki Raporlar içeriğine Ruhsat veriliş tarihine göre aylık raporlama kullanılabilir hale getirilmesi, İşyeri Ruhsat İşlemleri (İktisat) programında ki Evrak Raporlarının Tarih ve Sayı bölümlerinin aynı hizaya gelecek biçimde düzenlenmesi, Ruhsat ilişkilendirmenin aktif hale getirilmesi. Emlak Kamulaştırma programındaki taşınmazın taksit kalanında yaşanan sorunun giderilmesi, Emlak Kamulaştırma Programında ki Emlak formunda Bölge kodu 1-2- 3-4-5 olan kayıtların tümü Karabağlar olarak güncellenmesi, Emlak Kamulaştırma programında yer alan Emsal Satış formunda ekrana gelmeyen mahalle ve cadde/sokak bilgilerin düzeltilmesi, Emlak Bilgileri programında Tahakkuk Sil işleminin düzeltilmesi, Emlak Bilgileri programında rayiç hesaplamanın tamamlanması, Emlak Rayiç değerleri ile ilgili asp hazırlanması ve Web sitesinde yayına sunulması. Kabahatler Kanunu programında yer alan sorunun giderilmesi. 2010 yılına ait sayaç oluşturulması. Tüm kullanıcıların program yetkilerinin tespiti çalışması için Veritabanından kullanıcıları, bağlı oldukları müdürlükleri ve Program yetkilerinin bilgilerinin alınması. Resmi yazışma dahilinde Tüm müdürlüklere gönderilmesi. Evrak Kayıt programında geçmiş yıllara ait evrakların üzerinde silme, ekleme, değiştirme yapmasını engellemek için kullanıcı ilişki bilgilerinden Parametre tanımlanması, Evrak Kayıt programında Aktif/ Pasif olan birimlerde ki hataların giderilmesi, Evrak kayıt programında yazı işlerine ait defterde bulunan havale ismi alanının düzeltilmesi, Evrak Kayıt programında Gönderme işlemin yapıldığı bölümde pasif hale getirilen kayıtlarında ekrana gelmesi durumunda form üzerinde düzelmelerin yapılması, Evrak kayıt - birim tablosu menüsüne Karabağlar evlendirme memurluğunun eklenmesi. Encümen programında yer alan Encümen Gündem Listesi içerisinde ki Gündem Sonuç ve Karar Özeti Raporlarında İmza alanları eklenmesi, Encümen programında 2009 yılına ait Encümen Kararlarının Konu Kodlarına göre sayı listesinin veritabanından aktarılması, Encümen ve Meclis kararları programında kullanıcı talebine göre değerlendirilerek Probel yazılım şirketi ile güncelleştirilmesinin yapılması. Toad programında kayıt sorgulama,güncelleme ve silme işlemleri hakkında çalışma yapılması, Oracle da kodlama örnekleri yapılması, Sql programında tablo ilişkilendirme çalışması yapılması.
Muayene işlemleri programında yeni tanımlamalar yapılması, Muayene İşlemleri Programında raporlar kısmında bulunan Hasta Bilgi Raporunda ilaç dökümü raporu eklemeler yapılarak güncellenmesi eksik bilgilerin tamamlanması, Muayene işlemleri programında talep edilen yapılan işlem ve muayene eden doktorun iki tarih arası girilerek raporlanması, Muayene İşlemleri programında verilen ilaçlar kısmında kullanılacak bölüme İlaç Kodlamalarının aktarılması. Birden fazla verilen ilaç olabileceğinden dolayı adet ve birim sahalarının programa eklenmesi, Muayene İşlemleri programında Sosyal Güvencesine göre Hasta raporu ve verilen ilaçların sayılarını bildiren raporların oluşturulması, Muayene İşlemleri programında Hasta Muayene menüsüne kullanıcı talebine ilişkin istenilen güncellemelerin yapılması. Üniversite bilgileri formu ile ilgili çalışmalara başlanması. Oracle Form Builder ile ilgili çalışmalar yapılması. 2009 Standart dosya planının 2010 Standart dosya planına göre uyarlanması ve gerekli değişikliklerin yapılması için Probel şirketiyle görüşülmesi. Memur Maaş ve Özlük İşlemleri programında, Memur Hizmet Bilgilerinde fazladan girilen boş, hatalı hizmet bilgisi kayıtlarının temizlenmesi, Memur Maaş ve Özlük İşlemleri Hizmet formu hesaplamada,hizmet süresi formu açılmak istenildiğinde karşılaşılan hatanın giderilmesi, Memur Özlük İşlemleri programı Şirket Personelleri Sicilleri formunun düzeltilmesi, Memur Maaş ve Özlük İşlemleri programında üniversite bölüm çalışması yapılması ve programa güncellemeler yapılması, Memur programında terfilerin aktarılmasında karşılaşılan sorun giderilmesi, Memur Sicilinde rapor bilgilerinde yer alan kullanıcı hatalarının giderilmesi. Tüm Müdürlüklerin 2009 ve 2010 yılına ait kayıtlarında hatalı Yıl girilen kayıtların tespit edilmesi, müdürlüklere bilgileri verilmesi. Etüd Proje Müdürlüğünde kullanılmak üzere Plan Tadilat programının sisteme aktarılması.
Fen İşleri Müdürlüğünde kullanılmak üzere Fen İşleri Modülünün sisteme aktarılması.
Hukuk İşleri Müdürlüğünde kullanılmak üzere Dava Takip programının yeni sisteme geçirilmesi. Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün kullanacak olduğu Basın Yayın Modülünün sisteme aktarılması. Ulaşım Hizmetleri Müdürlüğü Akaryakıt ambarında çıkışı yapılan malzemelerin verildiği araçların Plaka kodlarının programında tutulması için Plaka Kod Tanımlama yeri ve Plaka Bazında Faaliyet raporunun oluşturulması. Mernis tutanaklarındaki raporlama hatasının düzeltilmesi. Eskiizmir Evlendirme memurluğuna evrak kayıt defteri açılması ve istenilen kullanıcılara yetki verilerek, menü eklenmesi, Eskiizmir ve Çalıkuşu evlendirme memurluklarına evrak kayıt programı hakkında eğitim verilmesi, Eskiizmir ve Çalıkuşu evlendirme memurluluklarının evrak kayıt programına havale kodları eklenmesi. Online tahsilat için deneme yapılması ve devreye sokulması.. bim@karabaglar.bel.tr den gelen maillere cevap vermek vatandaşların gönderdiği bilgiler ışığında bilgilerinin sistemde güncellenmesi Kamulaştırma alanında kalan parsellerin beyan kaydını sorgulamak için SQL hazırlanması. Sonuçların eşleşme komisyonuna Excel olarak verilmesi. SGK sicil sorgulama ile ilgili SGK yetkilileri ile bağlantıya geçilmesive bilgi için mail gönderilmesi. Adres Etiket programında yer alan tüm grupların alt kayıtları ile birlikte çıktısının alınması. Adres- Etiket Takip Sistemi programında raporlar kısmında Etiket yazdırma formu güncellenerek ilgili kullanıcılara eğitiminin verilmesi. Teftiş Kurulu Müdürlüğüne Evrak kayıt programının açılması ve programın anlatılması.
İzmir Büyükşehir bünyesinde, USM hakkında bir sunum çalışmasına katılıp,dijital arşiv ile ilgili bilgi alınması. Kiosklarda Borç sorgulama nın kullanılabilmesi için İzmir Büyükşehir Belediyesi ile görüşülmesi. CV programını TC Kimlik sorgulaması yapabilecek şekilde düzenlenmesi, CV Programının kullanımını İnsan Kaynakları Müdürlüğüne anlatılması ve programın incelenerek talepleri doğrultusunda gerekli düzeltilmelerin yapılması, CV Programına TC Kimlik Nosunu birden fazla girilmemesinin sağlanması için kontrol eklenmesi. İşçi formunda güncelleme yapılamamasından dolayı oluşan bu sıkıntının giderilmesi. Kiosk ile ilgili donanımsal problem tespit edilmesi konu ile ilgili Unibel firması ile görüşülüp,çalışırlığının devam ettirilmesi. www.karabaglar.bel.tr adresinde yayımladığımız Encümen ve Meclis Kararları sayfalarına yıl parametresinin eklenmesi. İzmir Büyükşehir Belediyesinin Kentsel Dönüşüm Projesi için bizden istediği listeler hazırlanarak Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilmesi. İmar durumunun web sitesinde gösterilmesi ile ilgili İzmir Büyükşehir Belediyesi ile görüşülmesi. Gerekli düzenlemelerin yapılması. Engelliler programının yeni sisteme aktarılması. Destek Hizmetleri Müdürlüğü Satın Alma programında yapılan hatalı kayıt düzeltilmesi, Doğrudan Temin Satın Alma programında ki malzemelere kodlama yapılması. Kent Konseyine Arşiv oluşturulması ile ilgili görüşülmesi, Kent konseyi yürütme kurulu mail adreslerinin siteye eklenmesi. Yönetimin istediği sistemde olmayan raporların alınabilmesi için SQL hazırlanması. Yeni bina satın alanların beyanlarını online verebilmeleri için gereken kişilere bilgi verilmesi. Nikah programında yer alan Faaliyet raporunda yer alan hatanın kullanıcıdan kaynakladığı tespit edilip gerekli bilgilerin verilmesi. Plan ve Proje Müdürlüğünde kullanılması gereken Profil bilgileri modülünün aktif hale getirilmesi ve Kullanıcı için gerekli ayarlamalar yapılıp bilgi verilmesi. Gün içinde gelen kullanıcı telefonlarını cevaplamak ve kullanıcılara yardımcı olunması. Müdürlüğümüze gelen yazılardan birimimiz ile ilgili olan yazıların cevaplanması gerekli işlemlerin yapılması kullanıcılara geri dönerek bilgilendirilmesi.
DONANIM BİRİMİ 2010 YILI ÇALIŞMALARI Donanım birimi olarak görevimiz: Birim ile ilgili işleri iş programına göre yürütmek Bilgisayar ağını kurmak ve sorunsuz çalışmasını sağlamak Bilgisayar hatlarını çektirmek ve ayrıca terminal bağlantılarını yapmak Teknik Servis Şefliğinin işlemlerine ait kayıtların eksiksiz ve düzenli olarak tutulmasını belgelerin arşivlenerek saklanmasını sağlamak Bilgisayar sistemini çalışır durumda olmasını sağlamak Bilgisayarla ilgili kullanım malzemelerinin temin edilmesini sağlamak Donanımla ilgili olarak diğer birimlerden gelen talepleri karşılamak Donanım ile ilgili arızaları gidermek veya ilgili firma ile iletişim kurarak sorunun giderilmesini sağlamak Diğer birimlerde kullanılan bilgisayarların, donanım açısından sağlıklı olarak işletilmesini sağlamak Birimde kullanılan demirbaş eşyanın korunmasını sağlamak Bilgisayarlar ve Bilgi İşlem Müdürlüğü sorumluluğundaki tüm elektronik cihazların onarım işlerini yapmak, onarılabilir parça ve cihazları onarmak, onarılamaz olanların dışarıda onarılma olanaklarını ve maliyetlerini araştırarak onarım siparişleri hazırlamak Sorumlu olduğu teknik alt yapının geliştirilmesini sağlamak bunun öğretilmesinde bizzat görev almak. Kullanılamaz ve teknolojik ömrünü doldurmuş parçaları kodlayarak İdari Ambara sevk etmek Zimmetli kişisel bilgisayarların, dizüstü bilgisayarlarının, tarayıcı, printer, switch, hub, router, firewal, modem gibi zimmet kaydı gerektiren cihazların kayıtlarını tespit etmek ve güncellemek, her cihaz için kimlik kaydı oluşturarak bunların güncelleştirilmesini ve takibini sağlamak Yedek parça için İdari Ambar oluşturmak ve İdari Ambarı yönetmek Teknik Servis Şefliği personeli arasındaki görev dağılımını ve yapılan işi takip etmek, yönlendirmek eğitimlere tabi tutmak. Bilgi İşlem Müdürü tarafından verilecek diğer görevleri yapmaktır.
2010 yılı Yeni Alınan Malzeme Listesi Malzeme Adı Ölçü Miktarı Pc Adet 128 Monitör Adet 150 Laptop Adet 5 Yazıcı(renkli) Adet 6 Yazıcı(siyah-beyaz) Adet 16 Yazıcı(çok fonksiyonlu) Adet 3 A) Karabağlar Belediyesinin Sunucu Sisteminin ve Altyapısının Oluşturulması ve geliştirilmesi; Gediz Asfalt Şantiyede kurulan Ulaşım Hizmetleri Müdürlüğü ve Tamirhaneler binasının geniş bant Fiber Optik altyapıya kavuşturulması, network alt yapısının projelendirilerek gerekli aktif cihazların konfigüre edilmesi, data hatlarının çekilerek son kullanıcıya hizmet verebilecek duruma getirilmesi sağlanmıştır. Sistem güvenliği için satın alınarak ayarları yapılan IPS(Intrusion Prevention Systems) (dış saldırıları önleme cihazı) konfigürasyonu güçlendirilerek dış saldırı ihtimalleri minimize edilmeye çalışılmıştır. Bu cihaza ek olarak XTM cihaz ile dış saldırılardan korunma amaçlı ikinci bir cihaz ile demo çalışmaları başlatılmıştır. BüyükŞehir Belediyesinin sağladığı İzmir net bağlantısı ile hizmet verilebilen şubelerimizin bağlantısı fiber optik kablo ile yapılmaktadır.bu bağlantı sayesinde
Belediyemiz ile BüyükŞehir Belediyesi ve İzmir Nete dahil olan tüm ilçe belediyeleri arasındaki veri transferi hızlı ve güvenli bir şekilde yapılmaktadır.bu kapsamda Parklar Müdürlüğü,Zabıta Müdürlüğü,Sosyal İşler Müdürlüklerimiz fiber optik altyapıya kavuşturularak geniş bant data transferi yapabilmeleri sağlanmıştır. Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü Sosyal İşler Birimi, Plan ve Proje Müdürlüğü Numarataj Birimi, Emlak ve Kamulaştırma Birimlerine Fiber Optik altyapı götürülerek geniş bant bağlantı sağlanmış olup gerekli aktif cihazlar konfigüre edilmiştir. Network un son kullanıcıya hizmet verebilecek duruma getirilmesi sağlanmıştır. Uzundere bölgesinde kurulan Temizlik İşleri Şantiye binası ve ek binaları arasında network bağlantısının oluşturularak gerekli altyapı tamamlanmıştır. Belediyemize olan anlık veri iletişim ihtiyacı Vpn altyapısı oluşturularak sağlanmıştır. Belediyemiz kullanıcılarına sunulmakta olan internet hizmetini kontrol altında tutabilmek amaçlı alınan yazılımların yıllık getirmiş olduğu lisans bedellerini minimize etmek ve ilgili kanun çerçevesinde istenilen kullanıcı kayıtlarını tutabilmek amacıyla sistemimize UTM demosu yapılmaya başlanmıştır.cihaz konfigürasyonu tamamlanmış olup demo çalışmaları başlamıştır. Karabağlar Belediyesi Ana Bina ek kablolama sonlandırma ve altyapı işlemleri kurulumu altyapının gelişmesine paralel olarak devam etmiştir. Bu iş kapsamında; a) Data Kabinetlerinin Düzenlenmesi b) Aktif Cihazlar Konfigürasyon değişiklikleri işlemi ve devreye alma işlemleri yapılmıştır. Network altyapımızda kullanmakta olduğumuz aktif cihazların güvenlik düzeylerini daha üst seviyeye çıkarmak amacıya port security özelliklerinin daha aktif kullanımına geçilmesi hususunda demo yapılmış olup sonuç başarılı olmuştur.altyapımızın tamamlanması ile tüm network üzerinde son çalışma yapılarak sonuçlandırılacaktır. Network altyapımızda kullanılmakta olan ve kablolamanın zor ya da imkansız olduğu bölgelere kullanıcı erişimlerini sağlayan Access Point cihazlarımız Mac adres filtrelemeleri ile daha güvenli hale getirilmiştir. Uzundere Reklerasyon alanına kurulan idari binanın Belediyemiz ile olan anlık veri paylaşımını sağlamak amacıyla Adsl altyapısı kurulmuş olup cihazlar üzerinden Belediyemize Vpn destekli erişim hizmeti sunulmuştur. Limontepe Semt Merkezimizde kurulan kurs hizmetleri sunulacak olan Bilgisayar odasının Kablolaması, Adsl altyapı oluşturulması,data hatlarının çekilmesi,gerekli sonlandırmalar ve Aktif cihaz konfigürasyonları tamamlanarak hizmet verebilir hale getirilmiştir. Sistemimizde kullanılmakta olan ve internet erişim haklarını üzerinde barındıran ISA Server üzerinde, kullanıcı internet kayıtlarını loglama amacıyla EYLÜL 2010 tarihi itibariyle yeni bir server kurularak tüm kayıtların yeni oluşturulan server ve veritabanında saklanması sağlanmıştır.
Gediz Asfalt Şantiyede kurulan Başkanlık ofisine kanal, kablolama, sonlandırma ve aktif cihaz konfigürasyonları yapılarak network altyapısı kullanılır hale getirilmiştir. Server lar üzerinde haftalık, aylık periyotlarda bakımları yapılarak yedeklerinin alınması, Sanal server lar üzerinde gerekli disk kapasitelerinin oluşturularak sisteme entegre edilmesi, tüm sistemin haftalık periyotlar ile yedeklerinin alınması, kullanıcı erişim listelerinin doğrulanarak sistem erişim sınırları oluşturulması işlemleri yapılmış olup haftalık ve aylık periyotlar ile yapılmaya devam etmektedir. C) Karabağlar Belediyesinin Tüm Bilgisayar ve Çevre Birimlerinin Bakım, Onarım ve Ayarlarının Yapılması ; Müdürlüğümüze yapılan yazılı ve sözlü başvurular sonrasında meydana gelen arızalar önce yerinde kontrol edilip müdahale edilmiştir. Bilgisayar ve çevre birimlerinde meydana gelen giderilemeyen bir sorunla karşılaşılırsa Müdürlüğümüze alınarak gerekli müdahale yapılmaktadır. Garanti kapsamında olan arızalı cihazlar ilgili firmaya gönderilerek tamiri sağlanmaktadır. Ayrıca kullanıcıların kullandıkları programlarda yaşadığı sıkıntılarda çözülmektedir. Arızası yerinde giderilen bilgisayar ve çevre birimleri sayısı şöyledir; 45 Adet monitör tamiri;
421 Adet kasa tamiri; 127 Adet Yazıcı tamiri; Yerinde giderilemeyen arızalar için Müdürlüğümüze alınan bilgisayar ve çevre birimleri sayısı şöyledir. 13 Adet monitör tamiri; 141 Adet kasa tamiri; 42 Adet Yazıcı tamiri; 2 Adet Faks tamiri; 3 Adet Dizüstü Bilgisayar tamiri; 2 Adet Tarayıcı tamiri Aşağıda belirtilen sorunlar ve buna benzer birçok sorun 2010 yılı içerisinde Teknik Servisimizce en kısa sürede giderilmiştir. Bilgisayar açılmıyor, Yazıcıda çıktı alınamıyor, Yazıcı kâğıt sıkıştırıyor, Ekrana görüntü gelmiyor, Klasörlere girilemiyor, Ağ bağlantısı kurulamıyor, İnternet bağlantısı kurulamıyor, Bilgisayarda virüs var, Bilgisayarda Lisans sorunu var, Yazıcı, monitör bilgisayar ve Notebook alınması talebi, Bilgisayar yavaş çalışıyor, Ram yükseltilmesi talebi,, Bilgisayar ağdan düşüyor, Programlara girilemiyor, Bilgisayar kendi kendine kapanıyor, Bilgisayardan ses geliyor, Masaüstü bilgilerim gelmiyor, CD sürücüsünde sorun var, Harita programında sorun var, Data prizi ve ağ kablosunda sorun var, Bilgisayarın hard diskinde sorun var. Kullanıcı mail ayarları düzenlenerek kullanıma hazır hale getirilmiştir. Her kullanıcıya mail alma ve gönderme işlemleri konusunda eğitim verilmiştir. Yeni açılan dış Birimlerin network bağlantıları ve bilgisayar kurulumları için keşifleri yapılmıştır. Müdürlüklerin düzenlemiş olduğu eğitim seminerleri ve çeşitli konulardaki sunumlar için talep edilen projeksiyon perdesi, projeksiyon cihazı, dizüstü bilgisayar ve teknik personel ihtiyacı Müdürlüğümüz tarafından karşılanmıştır.
Belediyemizde kullanılan tüm bilgisayar, yazıcı ve donanım cihazlarının bakımı ve tamiri yapılarak hizmete devam etmesi sağlanmıştır. Müdürlüklerin talepleri doğrultusunda satın alınan bilgisayarlar ve çevre birimleri kurularak sistemde kullanıma sunulmuştur. 2010 yılı içinde satın alımı yapılan 128 adet masaüstü bilgisayar, 5 adet dizüstü bilgisayar, 150 adet monitör, 6 adet renkli yazıcı, 16 adet yazıcı ve 3 adet çok fonksiyonlu yazıcı ilgili Müdürlüklere devredilmiştir. Ayrıca Müdürlüğümüz Demirbaşında bulunan ve ekonomik ömrünü yitirmiş 8 adet malzeme Demirbaş kayıtlarından düşülerek hurda işlemine tabii tutulmuştur. Ekonomik ömrünü yitirmiş ve ekonomik değeri olmayan bilişim malzemelerinin Demirbaş kayıtlarından düşülmesi gerekmektedir. Bunun için Birimimizce Müdürlüklere hurda komisyonunda bulunması için yetkili personel atanmıştır. Donanım Birimine, İdari İşler Biriminden havale edilen 794 adet gelen evrak kaydı bulunmaktadır. 778 adet giden evrak kaydı yapılmıştır Aşağıda listede belirtildiği üzere 2010 yılında Müdürlüğümüzde kullanılmak üzere, Müdürlüklerin talepleri ve bilgisayar arızalarında kullanılmak üzere tüketim ambarından 368 kalem 65113 Adet Malzeme çıkışı olmuştur. Ayrıca 190 kalem 12353 adet malzeme alımı da yapılarak ambara girmiştir. ERİŞİM BİRİMİ 2010 YILI ÇALIŞMALARI Erişim birimi olarak görevimiz: Web ve Intranet siteleri tasarım, doküman ve görsel öğelerinin belediye kullanıcılarından gelen isteklere göre güncellenmesini sağlamak Birime ait işlemlerin iş programına uygun olarak yürütülmesini sağlamak İlgili istatistiki bilgileri hazırlamak Birimde kullanılan demirbaş eşyanın korunmasını sağlamak Kayıtların eksiksiz ve düzenli olarak tutulmasını, belgelerin arşivlenerek saklanmasını sağlamak Yazılan programların işletilmesini ve dökümlerin alınmasını sağlamak Gerekli formların dizaynını yaptırmak İşletmenin aksamadan yürütülmesini sağlamak
Bilgisayar sistemlerini açmak, kapatmak ve sistemi takip etmek Programcıların isteği doğrultusunda programları çalıştırmak Kayıtları manyetik ortama alarak yedekleme işlemini yapmak ayrıca bilgilerin korunmasını sağlamak İşlemleri iş programına uygun olarak yapmak ve aksatmamak Sistem odasının ve malzemelerinin temiz ve düzenliliğini sağlamak Kurumun bilgisayar-network sistemlerinin planlamasını ve kurulumunu yapmak Sistemlerin sorunsuz çalışmasını sağlamak, Teknolojiyi çok yakından takip ederek yeni gelişmeleri Kuruma uygulamak Yüksek miktarda verilerin toplandığı veri tabanlarını verimli şekilde işletmek Son kullanıcıların bilgisayarlarını ve networklerini daha verimli kullanabilmeleri için personelle sürekli iletişim halinde bulunmak Son kullanıcıları network güvenliği hakkında eğitmek. Network teki data ve kaynaklara yetkisi olmayanların ulaşımını engellemek Güvenlik mimarisindeki güçsüz ve güçlü yanları belirlemek Network ve Ana Sistemlerin (Server) performanslarını sürekli kontrol etmek Sistemde sürekli tekrarlayan işleri otomasyona almak konusunda yöntemler bulmak Sistem dataları için kriz sonrası kurtarma planı hazırlamak Veri nakleden ağları planlamak, tasarlamak ve kurmak Sistemin ağ yapısıyla ilgili konularda diğer Bilgi İşlem Bölümü Birimleri ile ortak çalışarak yardımcı olmak Halen yürürlükte olan ve planlanmış ağların kullanımını incelemek ve yeterli kapasitenin ve yeteneğin sağlanması için gerekli hatlar ve yapılanma konusunda yöneticilerine, geliştirme ve değiştirmeye yönelik öneriler götürmek Ağ kullanımını ve verilen hizmeti denetlemek ve iyileştirme için düzenlemeler yapmak Bilgi işlem hizmetlerini yapan uç kullanıcılarla iş birliği yaparak, kuruluşun çalışmalarını geliştirmesine destek vermek Kullanılan yöntem ve teknikleri geliştirmek veya yenilerinin kullanılmasını sağlamak Bilgi işlem kaynaklarını gereken biçimde yönlendirerek, kullanıcılara verilen hizmeti etkin hale getirmek
Kuruluşun bilgisayarlarına ilişkin güvenlik gereksinimlerini belirlemek Bu gereksinimleri karşılayacak sistemlerin tasarımını yapmak ve uygulamaya sokmak Güvenlik standartları oluşturarak, kuruluş içinde bütünlüğü sağlamayı hedeflemek Oluşturulan bilgisayar güvenlik mekanizmalarını sürekli denetlemek, güvenliği tehdit eden davranışları belirlemek ve sorumlularını tespit etmek Bilgi İşlem Müdürü tarafından verilecek diğer görevleri yapmaktır. WEB SİTESİ Vatandaşımızın belediyecilik hizmetlerinden daha kolay faydalanması için e-belediyecilik adı altında Borç Sorgulama Arsa Rayiç Değerleri İnşaat Maliyet Bedelleri Bina Aşınma Oranları Çevre Temizlik Tarifeleri Evrak Takip Encümen Kararları Meclis Kararları aktif hale getirilmiştir. 2009 yılı içerisinde tasarımı oluşturulan web sitemize Karabağlar