İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ İÇ DENETİM BİRİMİ BAŞKANLIĞI 2014 Yılı Faaliyet Raporu 16.01.2014
GİRİŞ Faaliyet raporu, kamu idarelerinin stratejik plan ve performans programları uyarınca yürütülen faaliyetlerini, belirlenmiş performans göstergelerine göre hedef ve gerçekleşme durumu ile meydana gelen sapmaların nedenlerini açıklamak, idare hakkındaki genel ve mali bilgileri vermek amacıyla hazırlanmaktadır. Üst yöneticiler ve bütçeyle ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri tarafından idari sorumlulukları çerçevesinde her yıl faaliyet raporları; 5018 sayılı Kanunun 41 inci maddesi, 5216 sayılı Kanunun 18 inci maddesi, Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik, yasal dayanakların gereği olarak hazırlanmaktadır. SUNUŞ 2
İç Denetim Birimi Başkanlığı nın amacı kurumun misyon ve vizyonuna ulaşmak için tüm işlem ve faaliyetlerin stratejik plana, performans ve yatırım programlarına, mevzuata uygun olarak planlanması ve yürütülmesinde risk odaklı; uygunluk, performans, mali, bilgi teknolojisi ve sistem denetimi ve danışmanlık uygulamalarıyla kuruma değer katmaktır. Ana politikası kurum idaresinin çalışmalarına değer katmak ve geliştirmek için kaynakların ekonomiklik, etkililik ve verimlilik esaslarına göre yönetilip yönetilmediğini değerlendirmek ve rehberlik yapmak olan birimimizin 2014 yılına ilişkin Faaliyet Raporu hazırlanmıştır. 2014 yılı iç denetim programı kapsamında kurumun 9 süreci ele alınarak bu süreçlere ilişkin 5 adet sistem ile 3 adet performans ve 1 adet bilgi teknolojileri denetimi yapılmıştır. İç denetim faaliyetine ek olarak 2014 yılında iç denetim ve danışmanlık hizmetleri, iç denetçilerin etkin bir şekilde denetim yapabilmeleri için yetkinliklerinin artırılması, yıl içerisinde kurum süreçleri ve riskleri analiz edilerek bir sonraki döneme ait denetim programı hazırlanması çalışmaları yapılmıştır. Raporda faaliyetlerin yanı sıra iç denetim faaliyetlerine yönelik güçlü ve zayıf yönlere de yer verilmiştir. Sabri ÇAKIROĞLU İç Denetim Birimi Başkanı İÇİNDEKİLER İÇİNDEKİLER... 3 3
I.GENEL BİLGİLER... 4 A. Misyon ve Vizyon... 4 B. Kanuni Yetki, Görev ve Sorumluluklar... 5 C. İdareye ilişkin Bilgiler... 8 1. Fiziksel Yapı... 8 2. Örgüt Yapısı... 9 3. Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar... 10 4. İnsan Kaynakları... 12 5. Sunulan Hizmetler... 13 II. AMAÇ VE HEDEFLER... 14 A.Birimin Amaç ve Hedefleri... 14 B. Temel Politikalar ve Öncelikler... 14 III. FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER... 14 A.FAALİYET VE PROJELER... 14 B. PERFORMANS SONUÇLARININ DEĞERLENDİRİLMESİ... 20 IV. KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ... 20 A. İç Denetim Faaliyetine İlişkin Güçlü Yönler... 20 B. İç Denetim Faaliyetine İlişkin Geliştirilmesi Gereken Yönler... 20 I.GENEL BİLGİLER A. Misyon ve Vizyon Misyonumuz Medeniyetlerin buluşma noktası İstanbul'a karşı tarihi sorumluluğumuzun gereğini yerine getirerek şehrin yaşam kalitesini artırma, özgün kimliğini pekiştirme ve saygın bir dünya şehri haline gelmesine katkı sağlama adına; yerel 4
hizmetleri adaletli, kaliteli, gelişime açık, verimli ve etkili bir yönetim anlayışı ile sunmak. Vizyonumuz Türkiye'nin görünen yüzü ve dünyaya açılan penceresi olan İstanbul' eşsiz mirasına sahip çıkarak, yaşam kalitesi yüksek, sürdürülebilir bir dünya şehri yapan öncü ve önder belediye. B. Kanuni Yetki, Görev ve Sorumluluklar 5393 Sayılı Kanundan; Denetimin Amacı Belediyelerin denetimi; faaliyet ve işlemlerde hataların önlenmesine yardımcı olmak, çalışanların ve belediye teşkilâtının gelişmesine, yönetim ve kontrol sistemlerinin geçerli, güvenilir ve tutarlı duruma gelmesine rehberlik etmek amacıyla; hizmetlerin süreç ve sonuçlarını mevzuata, önceden belirlenmiş amaç ve hedeflere, performans ölçütlerine ve kalite standartlarına göre tarafsız olarak analiz etmek, karşılaştırmak ve ölçmek; kanıtlara dayalı olarak değerlendirmek, elde edilen sonuçları rapor hâline getirerek ilgililere duyurmaktır. Denetimin Kapsamı ve Türleri Belediyelerde iç ve dış denetim yapılır. Denetim, iş ve işlemlerin hukuka uygunluk, malî ve performans denetimini kapsar. İç ve dış denetim 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu hükümlerine göre yapılır. Ayrıca, belediyenin malî işlemler dışında kalan diğer idarî işlemleri, hukuka uygunluk ve idarenin bütünlüğü açısından İçişleri Bakanlığı tarafından da denetlenir. Belediyelere bağlı kuruluş ve işletmeler de yukarıdaki esaslara göre denetlenir. Denetime ilişkin sonuçlar kamuoyuna açıklanır ve meclisin bilgisine sunulur. 5018 Sayılı Kanundan; İç Denetim İç denetim, kamu idaresinin çalışmalarına değer katmak ve geliştirmek için kaynakların ekonomiklik, etkililik ve verimlilik esaslarına göre yönetilip yönetilmediğini değerlendirmek ve rehberlik yapmak amacıyla yapılan bağımsız, nesnel güvence sağlama ve danışmanlık faaliyetidir. Bu faaliyetler, idarelerin yönetim ve kontrol yapıları ile malî işlemlerinin risk yönetimi, yönetim ve kontrol süreçlerinin etkinliğini değerlendirmek ve geliştirmek yönünde sistematik, sürekli ve disiplinli bir yaklaşımla ve genel kabul görmüş standartlara uygun olarak gerçekleştirilir. İç Denetçinin Görevleri Kamu idarelerinin yıllık iç denetim programı üst yöneticinin önerileri de dikkate alınarak iç denetçiler tarafından hazırlanır ve üst yönetici tarafından onaylanır. İç denetçi, aşağıda belirtilen görevleri yerine getirir: 5
a) Nesnel risk analizlerine dayanarak kamu idarelerinin yönetim ve kontrol yapılarını değerlendirmek. b) Kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılması bakımından incelemeler yapmak ve önerilerde bulunmak. c) Harcama sonrasında yasal uygunluk denetimi yapmak. d) İdarenin harcamalarının, malî işlemlere ilişkin karar ve tasarruflarının, amaç ve politikalara, kalkınma planına, programlara, stratejik planlara ve performans programlarına uygunluğunu denetlemek ve değerlendirmek. e) Malî yönetim ve kontrol süreçlerinin sistem denetimini yapmak ve bu konularda önerilerde bulunmak. f) Denetim sonuçları çerçevesinde iyileştirmelere yönelik önerilerde bulunmak. g) Denetim sırasında veya denetim sonuçlarına göre soruşturma açılmasını gerektirecek bir duruma rastlandığında, ilgili idarenin en üst amirine bildirmek. İç denetçi bu görevlerini, İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen ve uluslararası kabul görmüş kontrol ve denetim standartlarına uygun şekilde yerine getirir. İç denetçi, görevinde bağımsızdır ve iç denetçiye asli görevi dışında hiçbir görev verilemez ve yaptırılamaz. İç denetçiler, raporlarını doğrudan üst yöneticiye sunar. Bu raporlar üst yönetici tarafından değerlendirmek suretiyle gereği için ilgili birimler ile malî hizmetler birimine verilir. İç denetim raporları ile bunlar üzerine yapılan işlemler, üst yönetici tarafından en geç iki ay içinde İç Denetim Koordinasyon Kuruluna gönderilir. Yukarıda kanuni dayanakları verilen İç Denetim Birimi Başkanlığı, İstanbul Büyükşehir Belediyesi'nde yürütülen tüm işlem ve faaliyetleri bağımsız ve tarafsız olarak risk odaklı denetlemek ve değerlendirmek üzere aşağıdaki görevleri yürütür: a) İdarenin maruz kaldığı/kalacağı riskleri ve bunlara ilişkin kontrolleri dikkate alarak, denetim çalışmalarında öncelik verilecek alanların, dikkate alınacak ayrıntıların ve denetimin sıklığının belirlenmesine yönelik olarak, her yıl itibariyle risk değerlendirmesi yapmak, b) Dönemsel ve riske dayalı iç denetim faaliyetleri çerçevesinde, iç denetim plan ve programlarını hazırlayarak yürürlüğe koymak ve bunları çalışma planları aracılığıyla icra etmek, c) İç kontrol, risk yönetimi ve yönetim süreçlerinin yeterliliğini ve etkinliğini değerlendirmek, d) Dönemsel ve riske dayalı denetimler haricinde, üst yöneticinin talebi üzerine, iç denetimin amacına uygun ve İstanbul Büyükşehir Belediyesi İç Denetim Birimi Başkanlığı Yönergesi'nde belirtilen görevler çerçevesinde denetimler yapmak, e) İlgili mevzuat ve İstanbul Büyükşehir Belediyesi İç Denetim Birimi Başkanlığı Yönergesi'nde belirtilen danışmanlık faaliyetlerini yürütmek, f) Mali ve mali olmayan işlemlere ilişkin karar ve tasarrufların, amaç ve politikalara, stratejik plana ve performans programlarına uygunluğunu denetlemek ve değerlendirmek, g) Uygun görülecek konular için, yurt içinde ve yurt dışında araştırmalarda bulunmak, konferans ve seminerlere iştirak etmek. İç Denetim Birimi Başkanlığı kurumun tüm süreç ve birimlerini denetleme yetki ve sorumluluğuna sahip olduğundan yukarıdaki kanunlara ek olarak Tablo 1 de de görüleceği üzere kurumun ilişkili olduğu tüm mevzuat ile ilgilidir. Tablo 1. İç Denetim Birimi Başkanlığı nın İlişkili Olduğu Mevzuat Mevzuat Mevzuat Adı Mevzuat Resmi Gazete Resmi Birimimizi İlgilendiren 6
Türü No. Tarihi Gazete No. Mevzuat Kanun Büyükşehir Belediye Kanunu 5216 23.7.2004 25531 X Kanun Belediye Kanunu 5393 13.7.2005 25874 X Kanun Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 5018 24.12.2003 25326 X Kanun Belediye Gelirleri Kanunu 2464 29.5.1981 17354 X Kanun Umumi Hıfzıssıhha Kanunu 1593 6.5.1930 1489 X Kanun İller Bankası Kanunu 4759 23.6.1945 6039 X Kanun Mahalli İdare Birlikleri Kanunu 5355 11.6.2005 25842 X Kanun Gecekondu Kanunu 775 30.7.1966 12362 X Kanun Çevre Kanunu 2872 11.8.1983 18132 X Kanun İmar Kanunu 3194 9.5.1985 18749 X Kanun Devlet İhale Kanunu 2886 10.09.1983 18161 X Kanun Kamu İhale Kanunu 4734 22.01.2002 24648 X Kanun Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu 4735 22.01.2002 24648 X Kanun Kamulaştırma Kanunu 2942 8.11.1983 18215 X Kanun Boğaziçi Kanunu 2960 22.11.1983 18229 X Kanun Toplu Konut Kanunu 2985 17.3.1984 18344 X Kanun Kadastro Kanunu 3402 9.7.1987 19512 X Kanun Kıyı Kanunu 3621 17.4.1990 20495 X Kanun Mezarlıkların Korunması Hakkında Kanun 3998 13.06.1994 21959 X Kanun Yapı Denetimi Hakkında Kanun 4708 13.7.2001 24461 X Kanun Bilgi Edinme Hakkı Kanunu 4982 24.10.2003 25269 X 7
Kanun Yıpranan Tarihi ve Kültürel Varlıkların Yenilerek Korunması ve Yaşatılarak Kullanılması Hakkında Kanun 5366 9.7.2005 25866 X Kanun Özürlüler ve Bazı Kanun Ve KHK lerde Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun 5378 7.7.2005 25868 X Kanun Kamu Denetçiliği Kurumu Kanunu 5548 13.10.2006 26317 X Kanun İstanbul 2010 Avrupa Kültür Başkenti Hakkında Kanun 5706 02.11.2007 26700 X Kanun Nüfus Hizmetleri Kanunu 5490 25.4.2006 26153 X Kanun TCK 5237 26.9.2004 25611 X Kanun Elektronik İmza Kanunu 5070 15.1.2004 25355 X Kanun İSKİ Kanunu 2560 20.11.1981 17523 X Kanun Kanun Kültür ve Tabiat Varlıklarını Koruma Kanunu Büyükşehir Belediyesi Sınırları İçerisinde İlçe Kurulması ve Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun 2863 23.7.1983 18113 X 5747 22.3.2008 26824 X Kanun İl Özel İdarelerine ve Belediyelere Genel Bütçe Vergi Gelirlerinden Pay Verilmesi Hakkında Kanun 5779 15.7.2008 26937 X Uluslar arası Ant. Avrupa Yerel Özerklik Şartı 3723 3.10.1992 21364 X Belediyenin ilgili olduğu tüm mevzuat X C. İdareye ilişkin Bilgiler 1. Fiziksel Yapı İç Denetim Birimi Başkanlığı nın fiziksel altyapısı, birimin sahip olduğu araçlar ile faaliyet gösterilen bina olmak üzere iki başlık altında incelenmiştir. 8
1.1. Araçlar İç Denetim Birimi Başkanlığı nın hizmetine tahsis edilmiş olan araç sayısı ve araçlara ilişkin bilgiler aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. Tablo 2. Araç Çeşidi ve Mülkiyet Durumu Araç Tipi Resmi (Adet) Kiralık (Adet) TOPLAM (Adet) Yüzde Binek - 3 3 % 100 Tablo2 de görüldüğü üzere İç Denetim Birimi Başkanlığı na 3 adet binek araç tahsis edilmiştir. Araçların tedarik edilmesi, birimlerin ihtiyaç bildirmesi doğrultusunda Sosyal ve İdari İşler Müdürlüğü tarafından ihtiyacın tespit edilip, ihale yoluyla kiralanılıp, birimlere tahsis edilmesi şeklinde gerçekleştirilmektedir. 1.2. Binalar İç Denetim Birimi Başkanlığı Şişli Cevahir İş Merkezi ndeki İBB Ek Hizmet Binası nın iki katında faaliyet İÇ DENETİM BİRİMİ BAŞKANI Sabri ÇAKIROĞLU göstermektedir. Binanın ve odaların fiziksel şartları makul seviyededir. Tüm odalarda ısıtma ve havalandırma sistemlerinin bulunması, aydınlatma sisteminin yeterliliği, mekan, malzeme, araç-gereç sıkıntısının bulunmaması, koltuk, bilgisayarlar v.b. teçhizatın yeni ve uygun ergonomik standartlarda olması oldukça iyi bir çalışma ortamı oluşturmaktadır. Tablo 3. Hizmet Binaları Kullanıcı Birim Toplam Alan (m 2 ) Ofis Alanı (m 2 ) Kişi Başına Düşen Alan (m 2 ) İç Denetim Birimi Başkanlığı 400 350 18 2. Örgüt Yapısı İç Denetim Birimi Başkanlığı nda Birim Başkanı, Başkan Yardımcıları, İç Denetçiler, İdari Personel ve Yardımcı Hizmetler Personeli görev yapmaktadır. Birimimizin organizasyon şeması Şekil 1 deki gibidir. Şekil 1. Organizasyon Şeması 9
3. Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Bilgi ve teknolojik kaynaklar, teknolojik kaynaklar ve kullanılan programlar olmak üzere iki başlıkta verilmiştir. 3.1. Teknolojik Kaynaklar İç Denetim Birimi Başkanlığı bünyesinde kullanılan teknolojik kaynaklar ve adetleri Tablo 4 te verilmiştir. Tablo 4. Teknolojik Kaynaklar Teknolojik Kaynak Türü Kapsadığı Teknolojik Kaynaklar Miktar (Adet) Bilgisayar Donanımı Bilgisayar 30 PC+23 NOTEBOOK İletişim Araçları Telefon Cihazları 33 Hesap Makinesi 20 Fax Cihazı 1 Ofis Malzemeleri Diğer Teknolojik Araçlar Fotokopi Makinesi 1 Baskı ve Matbaa Araçları (Printer) 13 Yazı Tahtası 3 Projeksiyon Makinesi 3 Projeksiyon Perdesi 1 Video Masaüstü Konferans Cihazı 0 10
3.2. Kullanılan Programlar İç Denetim Birimi Başkanlığı nda gerek faaliyetlerin yürütülmesi gerekse birim faaliyet alanına ilişkin gelişmelerin takip edilebilmesi amacıyla kullanılan programlar Tablo 5 te belirtilmiştir. Tablo 5. Kullanılan Programlar Program Auditus (IBM-Lotus Notes İstemcisi) Kamu İç Denetimi Yazılımı (İçDen) DAYSİS Ambar Otomasyon Programı (Taşınır Mal Programı) Randevu Programı Programın Kullanıldığı Faaliyet İç Denetim Yazılımı İç Denetim Yazılımı Resmi yazıların iletimi Malzeme hareketleri işlemleri Randevu kayıt ve takip işlemleri SOA QPR YTS (Yatırım Takip Sistemi) Personel işlemleri Kurum Süreç ve Analizi ve Performans Çalışması nın takip edilmesi İhale İşlemleri YBM (Analitik Bütçe ve Muhasebe) Bütçe Teklifleri Giriş Programı HYS(Harcama Yönetim Sistemi) İhale İşlemleri İç Denetim Birimi Başkanlığı bünyesinde Tablo 6 da ayrıntıları verildiği üzere Windows 7, Windows XP, Windows Vista işletim sistemleri, Kaspersky Anti-Virüs ve Microsoft Office 2007 kullanılmaktadır. Tablo 6. İşletim Sistemleri/Yazılımlar Ürün Sınıfı Ürün Adı Lisans Adedi Windows 7 Professional 20 İşletim Sistemi Windows XP Professional 2 Windows Vista 1 Antivirüs Kaspersky Antivirüs 33 Ofis Paketleri Microsoft Office 2007 33 11
4. İnsan Kaynakları 4.1. Kadro Durumu İç Denetim Birimi Başkanlığı bünyesinde memur, sözleşmeli memur, işçi ve hizmet alımı yoluyla istihdam türlerinin hepsinden personel bulunmaktadır. Birimde toplam 21 personel çalışmaktadır. Personelin kadro durumuna ilişkin bilgiler Tablo 7 de verilmiştir. İç Denetim Birimi Başkanlığı personelinin %76 sı memur, %19 u işçi ve %5 i hizmet alımı ile çalışan personel şeklindedir. Tablo 7. Personelin İstihdam Türlerine Göre Dağılımı Kadro Durumu Personel Sayısı Yüzdesi Memur 16 %76 Sözleşmeli Memur - - İşçi 4 %19 Diğer 1 %5 Toplam 21 %100 4.2. Eğitim Durumu İç Denetim Birimi Başkanlığı personelinin eğitim durumu ve toplam içindeki dağılımı Tablo 8 de gösterilmiştir. Oranlara bakıldığında personelin %72 sinin lisans ve yüksek lisans mezunu olduğu görülmektedir. Denetim faaliyetlerinde yer alan personelin tamamı en az lisans mezunudur. Gerek idari kadro gerekse denetim personeli olmak üzere eğitim düzeyinin yüksek olması faaliyetlerin etkinliğinde oldukça büyük rol oynamaktadır. Tablo 8. İstihdam Türlerine Göre Personel Eğitim Durumu Dağılımı Memur İşçi Diğer TOPLAM Eğitim Durumu Sayı Yüzde Sayı Yüzde Sayı Yüzde Sayı Yüzde İlkokul 2 %50 2 %9,52 Ortaokul 1 %25 1 %4,76 Lise 1 %25 1 %4,76 Meslek Lisesi Ön Lisans 1 %6,25 1 Lisans 13 %81,25 13 %61,9 Yüksek Lisans 1 %6,25 1 %100 2 %9,52 12
Doktora 1 %6,25 1 %4,76 Toplam 16 %100 4 %100 1 %100 21 %100 4.3. Yaş Durumu Ayrıntıları Tablo 9 da verilmiş olan personel yaş durumu dağılımına bakıldığında İç Denetim Birimi Başkanlığı nın genç ve dinamik bir personel yapısı olduğu görülmektedir. Bu da Türkiye de kamuda yeni bir yaklaşım olan iç denetim faaliyetinin anlaşılmasında, iyi uygulama örneklerinin araştırılmasında ve geliştirilmesinde, gerek idari işlemlere gerekse denetime ilişkin yeniliklerin ve akademik gelişmelerin takip edilmesinde, etkin bir denetim ve danışmanlık faaliyetlerinin sunulmasında oldukça önemli rol oynamaktadır. Birim bünyesinde çalışanların %37,5 u 26 35 arası yaş grubunda, %25 i 36 45 arası yaş grubunda ve %37,5 u 46 yaş ve üzeri yaş grubunda yer almaktadır. Tablo 9. Personel Yaş Durumu Dağılımı Yaş Durumu 18-25 26-35 36-45 Memur İşçi Diğer Toplam Sayı Sayı Yüzde Sayı Yüzde Sayı Yüzde Sayı Yüzde - - - - - - - - 6 %37,5 1 %100 7 %33,3 4 %25 1 %25 5 %23,8 46 ve üstü 6 %37,5 3 %75 9 %42,8 16 %100 4 %100 1 %100 21 %100 Toplam 5. Sunulan Hizmetler A. Güvence Hizmetleri İdarenin çalışmalarına değer katmak ve geliştirmek için kaynakların ekonomiklik, etkililik ve verimlilik esaslarına göre yönetilip yönetilmediğini değerlendirmek ve rehberlik yapmak amacıyla yapılan bağımsız, nesnel güvence sağlama faaliyetidir. B. Danışmanlık Hizmetleri Danışmanlık ve benzeri faaliyetler; bir idari sorumluluk üstlenmeksizin yürütülen, icrai konularla ilgili görüş, eğitim, analiz, değerlendirme, performans göstergelerinin tespiti, proje görevleri gibi idari faaliyetlere değer katmak, kolaylaştırmak, geliştirmek ve yol göstermek amaçlarıyla gerçekleştirilen hizmetlerdir. Danışmanlık faaliyetleri; acil ve özel durumları da kapsayan yazılı ve yazılı olmayan faaliyetler olarak gerçekleştirilir. 13
a) Yazılı danışmanlık faaliyetleri; resmi nitelikte ve yazılı olarak bir süreç ve sonuç içeren, tanımlanmış bir iş programına dayanan faaliyetlerdir. b) Yazılı olmayan danışmanlık faaliyetleri; sözlü görüş, tavsiye ve benzeri nitelikte olup, yazılı bir süreç ve sonuç içermeyen faaliyetlerdir. II. AMAÇ VE HEDEFLER A.Birimin Amaç ve Hedefleri İç Denetim Birimi Başkanlığı, kurumun, 2010 2014 Kurumsal Stratejik Planı nda yer alan Gelişim Anlayışıyla Kurumsal Yapımızı ve İş Yöntemlerimizi Geliştirmek stratejik amacına hizmet etmeyi öngören İç Denetim Sistemini Geliştirmek ve Yaygınlaştırmak ve İç Denetimi Etkin Biçimde Gerçekleştirmek stratejik amaçlarına ulaşmasında maksimum fayda sağlamayı hedeflemiştir. Bu bağlamda birimimiz tarafında gerçekleştirilen eylemler şunlardır: Kurum İçinde İç Denetim Konusunda Farkındalığın Arttırılması Tanımlanmış Kurumsal Risklerinin Analizi ve Denetlenecek Süreçlerin/Birimlerin Belirlenmesi Denetim Planı ve Denetim Programını nın Hazırlanması Plan ve Program ile Öngörülen Denetim ve Danışmanlık Faaliyetlerinin Yürütülmesi B. Temel Politikalar ve Öncelikler Birimimizin temel politika ve öncelikleri şunlardır: 1. Kurumun misyon ve vizyonuna ulaşmak için tüm işlem ve faaliyetlerin Stratejik Plan a, Performans ve Yatırım Programları na, mevzuata uygun olarak planlanması ve yürütülmesinde risk odaklı denetim hizmeti sunmak suretiyle nesnel güvence sağlayarak kuruma değer katmak. 2. Kurumun çalışmalarına değer katmak ve geliştirmek için kaynakların ekonomiklik, etkililik, verimlilik esaslarına göre yönetilmesine katkıda bulunmak. 3. Uluslararası standartlarda denetim tekniklerini kullanarak, öngörülü ve yeniliklere açık bir denetim anlayışı ile örnek ve öncü bir denetim sistemi kurmak. III. FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A.FAALİYET VE PROJELER Birimimiz 2014 yılı içerisinde aşağıdaki faaliyetleri gerçekleştirmiştir. 1. Eğitim Faaliyetleri İç denetim faaliyetine ilişkin olarak Tablo 10 da ayrıntıları verilen eğitimler alınmıştır. Buna ek olarak idari personelin ihtiyaç duyduğu eğitimler belirlenmiş ve ilgili personel bu eğitimlere katılmıştır. Tablo 10. Denetim Faaliyetine İlişkin Eğitimler 14
Eğitim Tarihi Eğitimin Adı Eğitimi Veren Mart-2010 Kamu İhale Mevzuatı Eğitim Programı Maliye Bakanlığı 01-05/03/2010 08-12/03/2010 Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Kamu İç Mali Kontrol Sistemi 15-19/03/2010 Genel Müdürlüğü 22-26/03/2010 24-27/06/2010 Sertifikalı Kamu Denetçiliği Eğitimi Kamu İç Denetçileri Derneği 15-18/07/2010 İç Denetçi Eğitimi Türkiye Belediyeler Birliği Nisan-Mayıs 2011 İç Denetim İyi Uygulama Örneklerinin Maliye Bakanlığı Paylaşımı İç Denetim Koordinasyon Kurulu 15/06/2011 İç Denetim İyi Uygulama Örneklerinin Paylaşımı Konulu Eğitim İDKK ve Maliye Bakanlığı 09-10/04/2011 Uygulamalı İç Denetim Eğitimi Kamu İç Denetçileri Derneği(KİDDER) 4-6/07/2011 Kalite Güvence Değerlendirme Eğitimi İDKK 27/11/2011 CIA I Programı Eğitimi Türkiye İç Denetim Enstitüsü Mesleki Gelişim Akademisi 11/12/2011 CIA II Programı Eğitimi Türkiye İç Denetim Enstitüsü Mesleki Gelişim Akademisi 21-22/12/2011 TS ISO IEC 27001 Bilgi Güvenliği Türk Standartları Enstitüsü Yönetim sistemi İç Tetkik Eğitimi Mart-Nisan 2012 Kamu İç Denetçileri Maliye Bakanlığı Eğitim Programı 01-05/04/2012 Kamu İç Denetçileri Eğitim Programı Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü 16/05/2012 Denetim Mesleğinin Gelişimi ve Beklentiler konulu Forum *Türkiye İç Denetim Enstitüsü *Muhasebe Öğretim Üyeleri Bilim ve Dayanışma Vakfı 04/06/2012 "ISO 27001:2005 Bilgi Güvenliği Bsi Group Yönetimi Sistemi Farkındalık" Eğitimi 06-07/06/2012 BS ISO IEC "ISO 27001:2005 Bilgi Bsi Group Güvenliği Yönetimi Sistemi Uygulama" eğitimi 08-09/06/2012 BS ISO IEC "ISO 27001:2005 Bilgi Bsi Group Güvenliği Yönetimi Sistemi İç Tetkikçi" Eğitimi 18-22/06/2012 Dış Değerleme Uzmanlığı Eğitim Programı Maliye Bakanlığı İç Denetim Koordinasyon Kurulu 05/05/2013-08/06/2013 Kamu İç Denetçi Eğitim Programı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü 03-10/03/2013 Dış değerlendirme Uzmanlığı Eğitim Programı İç Denetim Koordinasyon kuırulu 15
01/04/2013 Kurumsal Risk Yönetimi Kalkınma Bakanlığı İstanbul Kalkınma Ajansı 04-08/11/2013 İleri Düzey BT Eğitimi İç Denetim Koordinasyon Kurulu 11-12/11/2013 İç Denetim ve Risk Yönetiminin Sinerjisi İle Kurumsal Yönetimde Değer Türkiye İç Denetim Enstitüsü Yaratmak 2013 Proje Döngüsü Eğitimi İBB Eğitim Müdürlüğü 2013 Proje Yönetimi Eğitimi (pmi) İBB Eğitim Müdürlüğü Kasım 2013 Kamu İç Denetimi Yazılımı (İçden) Hazırlık Eğitimi İç Denetim Koordinasyon Kurulu 25/12/2013 Kamu İç Denetim Yazılımı (İçDen) Koordinatörleri Eğitimi İç Denetim Koordinasyon Kurulu 13-17/05/2014 Kamu İç Denetçi Eğitim Programı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü 17-20/11/2014 Uluslararası Suistimal Farkındalık Uluslararası Suistimal İnceleme Haftası Etkinlikleri Uzmanları Derneği(USİUD) 04/03/2014 İç Denetim Yazılımı Hazırlık Süreci Eğitimi İç Denetim Koordinasyon Kurulu 19/03-14/04/2014 İş Zekası ile İleri Düzey Sunum Vizyoner Eğitim Danışmanlık Teknikleri Eğitimi Yayıncılık Tic.Ltd.Şti. 18/08-04/08/2014 Kurumsal Kimlik Danışmanlık Hizmet Vizyoner Eğitim Danışmanlık Alımı Yayıncılık Tic.Ltd.Şti. 21/07-14/10/2014 Performans Denetimi Eğitimi ve SMM Denetim Serbest Muhasebecilik Performans Denetimi Danışmanlık Mali Müşavirlik Ltd.Şti. Hizmet Alımı İç Denetim Kalite Güvence 03/11-26/12/2014 Uygulamaları ve İç Denetim SMM Bilişim ve Finansal Hizmetler Uygulamaları Eğitimi ve Danışmanlık A.Ş. Hizmeti 2. İç Denetime İlişkin Seminer, Oturum vb. Katılım Tablo 11 de ayrıntıları verilen iç denetim faaliyetlerine yönelik olarak düzenlenen seminer, oturum, konferans vb. faaliyetlere katılım sağlanmıştır. Tablo 11. Seminer, Oturum vb. Katılım Faaliyet Tarihi Faaliyet Adı Faaliyeti Sunan 10-14/01/2010 İmar Cezaları ve Yapı Sorumluluğu Eğitim İçişleri Bakanlığı, İskan Bakanlığı ve Türkiye 16
Semineri Belediyeler Birliği 24-25/02/2010 Bilgi Paylaşımı Konulu İç Denetim İDKK Semineri 25/05/2010 Kamu Kesiminde Performans Yönetimi Dünya Bankası, Maliye Bakanlığı Devlet Planlama Konulu Konferans Teşkilatı ve Hazine Müsteşarlığı 12-13/06/2010 25.Yılında Türkiye de Büyükşehir Türkiye Belediyeler Birliği ve Marmara Belediyeler Yönetimi Ulusal Kongresi Birliği 15/06/2010 Modern Kamu Yönetiminde İç Denetim Fonksiyonun Rolü Konulu Konferans İDKK ve Dünya Bankası 22/10/2010 XIV. Türkiye İç Denetim Kongresi Türkiye İç Denetim Enstitüsü Sürdürülebilirlik Programı 13-14/12/2011 Kamu Sektöründe Iç Denetim ve Dış Denetim Işbirliği Konferansı İDKK, Sayıştay Bakanlığı ve Maliye Bakanlığı 11/03/2011 Kamu Yönetiminde Sürdürülebilirlik Konulu Konferans Kamu İç Denetçileri Derneği(KİDDER) ve Türkiye İç Denetim Enstitüsü (TİDE) 23/12/2011 Bilişim Dolandırıcılığı Konulu Seminer Uluslararası Suistimal Inceleme Derneği(USIUD) 03-04/12/2011 CIA (Uluslararası İç Denetçi ) Sınavı Türkiye İç Denetim Enstitüsü (TİDE) Hazırlık Semineri 25/07/2011 Bilecik Belediyeler Birliği Hizmet İçi Bilecik Belediyeler Birliği Eğitim Semineri 06/04/2011 İç Denetim İyi Uygulama Örnekleri Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Paylaşım Toplantısı Müdürlüğü 09/04/2013 Dış Kalite Değerlendirmeleri Yaygınlaştırma Konferansı İç Denetim Koordinasyon Kurulu 04-08/11/2013 Kamu Bilgi Teknolojileri Denetim Rehberi ile Pilot Bilgi Teknolojileri Denetim İç Denetim Koordinasyon Kurulu Sonuçlarının Yaygınlaştırılması 28/03/2013- İl Özel İdareleri ve Mahalli idarelerde Mali İç Denetim Koordinasyon Kurulu 31/03/2013 Yönetim ve İç control Sisteminin geliştirilmesi çalışmalarına rehberlik etmek,uygulamaları izlemek ve değerlendirmek konulu program 19-22/10/2014 Potansiyeli Performansa Taşıma Metodları Afyon Korel Termal Otel Semineri 3. Diğer Eğitimler Tablo 12 de diğer eğitimlere ilişkin bilgilere yer verilmiştir. Tablo 12. Diğer Eğitimler 17
Eğitim Tarihi Eğitimin Adı Eğitimi Veren 12-15/09/2012- Etkin İletişim Teknikleri ve Yönetim Eğitim Müdürlüğü 17/09/2012 Becerileri Eğitimi 03-05/10/2012- Ekip Ruhu-Sinerji Eğitimi Eğitim Müdürlüğü 08/10/2012 05-07/11/2012- Toplum İçinde Etkili Konuşma Eğitim Müdürlüğü 09/11/2012 17-29/07/2013 Doğru Bilgi Alma Toplama Teknikleri Vizyoner Eğitim Danışmanlık Mülakat ve,iletişim teknikleri2 2013 Hedef Belirleme ve Sonuç Alma İBB Eğitim Müdürlüğü 2013 Stres Yönetimi İBB Eğitim Müdürlüğü 12/05/2014 Iç Kontrol Sistemi Yaygınlaştırma Eğitimi İBB Mali Hizmetler Daire Başkanlığı 03-24/02/2014 İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimi İBB Eğitim Müdürlüğü 20-21/11/2014 İlk Yardım Eğitimi Acil Yardım ve Cankurtarma Müdürlüğü 24-25/11/2014 Arama, Kurtarma ve Tahliye Eğitimi Afet Koordinasyon Merkezi Müdürlüğü 8-9-10/12/2014 Yangınla Mücadele Eğitimi İtfaiye Destek Hizmetleri Müdürlüğü 4. İç Denetim Plan ve Programının Hazırlanması İç Denetim Koordinasyon Kurulu (İDKK) tarafından yayınlanan 2014-2016 Kamu İç Denetimi Strateji Belgesi ve İBB 2010-2014 Stratejik Planı dikkate alınarak 2014-2016 Yılı Denetim Planı ve 2014 Yılı Denetim Programı hazırlanmıştır. İç Denetim Birimi Başkanlığı nın 2014 yılında yaptığı süreç analizi QPR ve İç Denetim Koordinasyon Kurulu (İDKK) tarafından kullanılması öngörülen Kamu İç Denetim Yazılımına (İçDen) uyum sağlayacak şekilde güncellenmiştir. 290 tane süreç tanımlanmıştır. Tanımlanan 2.seviye süreçler üzerinden denetim ve danışmalık hizmeti verilecek birimler ve süreçler belirlenerek 2014 Yılı Denetim Programı hazırlanmıştır. 5. Denetim Faaliyetleri İDKK tarafından yayınlanan 2014-2016 Strateji Belgesi nde denetim faaliyetlerinin planlanmasında sistem denetimi, uygunluk denetimi ve mali denetimin önceliklendirilmesi ve idarenin hazırlıkları ile mevcut denetim kaynakları ölçüsünde performans denetimi çalışmalarına başlanması vurgulanmıştır. Buna binaen süreç ve risk analizleri sonucu yüksek riskli alan olarak belirlenen ve aşağıda sıralanan süreçlere ilişkin 5 adet sistem, 3 adet performans ve 1 adet bilgi teknolojileri denetimi yapılmıştır. Denetim plan ve programımızın gerçekleşme oranı 2014 yılı içerisinde 2 iç denetçimizin başka kurumlara atanması sebebi ile %67 olarak gerçekleşmiştir. 1. Gerçekleştirilen Sistem Denetimleri: Deniz Kirliliğinin Önlenmesi Haller (Hal Denetimlerinin Yapılması) Haller (Hale Gelen Ürünlerin Kabul, Tespit, Kontrol ve Satış Doğrulama İşlemlerinin Yapılması) Hava Kalitesinin Korunması Hizmetleri Taşınmazların Kiralanması ve Takibi 2. Gerçekleştirilen Performans Denetimleri: 18
Diğer Zabıta Hizmetleri Seyyar Satıcılar ve Dilencilerle Mücadele Vatandaşların Talep, Şikayet ve Önerilerinin Değerlendirilmesi (Çağrı Yönetimi) 3. Gerçekleştirilen Bilgi Teknolojileri Denetimleri: Diğer Bilgi Güvenliği Hizmetleri İç denetçiler tarafından yapılan bu denetimler sırasında belirtilen süreçlere ilişkin risk tanımlamaları yapılmış, bu risklerin azaltılmasına yönelik kontroller tasarlanmış ve risk kontrol matrisi şeklinde hazırlanan bu veriler denetlenen birim yöneticileri ile paylaşılmıştır. Bu kapsamda 9 adet sürecin denetimi faaliyeti ile 102 adet risk tanımlanmıştır. İç denetçiler tarafından yapılan denetimler sırasında belirtilen süreçlere ilişkin 42 si yüksek olmak üzere toplam 79 bulgu tespit edilmiş ve 88 adet öneri geliştirilmiştir. İç Denetim Birimi Başkanlığı tarafından yapılan denetimlerde, denetlenen birimin/idarenin denetim bulgularına katılma oranı %100 olarak gerçekleşmiştir. Tanımlanan riskler, tespit edilen ve geliştirilen önerilere ilişkin bulgu ve öneriler Tablo 13 te yer almaktadır. Tablo 13. Risk, Bulgu ve Öneri Sayısı DENETLENEN SÜREÇ Diğer Bilgi Güvenliği Hizmetleri RİSK SAYISI BULGU SAYISI ÖNEM DÜZEYİ YÜKSEK BULGU SAYISI ÖNERİ SAYISI 6 5 3 5 Deniz Kirliliğinin Önlenmesi 14 13 8 18 Haller (Hal Denetimlerinin Yapılması) Haller (Hale Gelen Ürünlerin Kabul, Tespit, Kontrol ve Satış Doğrulama İşlemlerinin Yapılması) Hava Kalitesinin Korunması Hizmetleri Taşınmazların Kiralanması ve Takibi 22 4 4 4 11 3 3 3 14 12 3 16 14 6 5 6 Diğer Zabıta Hizmetleri 7 9 4 9 Seyyar Satıcılar ve Dilencilerle Mücadele 7 11 6 11 7 16 6 16 Uzlaşılan bulgu ve önerilere ilişkin izleme faaliyetleri devam etmekte olup alınan ve alınacak aksiyonlar izleme raporlarına bağlanacaktır. 19
6. Danışmanlık Faaliyetleri İç Denetim Birimi Başkanlığı tarafından danışmanlık faaliyetleri kapsamında 2014 yılı içerisinde 1 adet danışmanlık, danışmanlık/inceleme hizmeti verilmiş olup, söz konusu hizmete ilişkin bilgiler aşağıda sıralanmıştır. Bilgi Güvenliği Yönetimi (Bilgi Güvenliği Sertifikasyon: ISO 27001) - Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Bilgi İşlem Müdürlüğü B. PERFORMANS SONUÇLARININ DEĞERLENDİRİLMESİ IV. KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A. İç Denetim Faaliyetine İlişkin Güçlü Yönler 1. 5018 sayılı kanun ile Maliye Bakanlığı tarafından İç Kontrol Sistemi uygulamalarının başlatılmış olması 2. İBB Ana Hizmet Alanları ile ilgili süreçler tamamlanmış ve gerekli güncellemeler yapılmıştır. 3. İç denetime yönelik birincil, ikincil, üçüncül mevzuatın yürürlüğe girmiş olması ve bu mevzuatın netliği 4. İç denetimin kurumsal yapı içinde Üst Yöneticiye bağlı olması 5. İç denetçi sertifikasyonunun dinamik bir yapıda olması, sertifikaların derecelendirilmesi ve derecelendirme şartlarının mesleki gelişim odaklı olması 6. İç denetimin sertifikalı denetçiler tarafından yapılan ve uzmanlık gerektiren bir meslek olması 7. İBB' de birimlerin denetim geleneğine yatkın olması 8. İç denetimin makul güvence ve danışmanlık hizmeti olarak mevzuatta tanımlanmış olması 9. İç denetimin uluslararası kabul görmüş bir uygulama olması ve uluslararası iç denetim standartlarının belirlenmiş olması 10. Denetime ilişkin raporlama ağının, raporlamaya ilişkin esas ve usullerin mevzuatta net bir şekilde tanımlanmış olması, İÇDEN programı üzerinden denetimlerin yapılıyor olması 11. İç denetim alanında uluslararası alanda geniş bir bilgi birikiminin var olması ve bunun sonucu olarak iyi uygulama örneklerinden faydalanma imkanı 12. Denetimin denetlenecek birimlerle iletişim halinde, ortak ve paylaşımcı bir çalışma ortamında yürütülmesi prensibi 13. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun geçici 5. maddesine göre atanan iç denetçilerin güçlü bir denetim kültürü ve tecrübesine sahip olması B. İç Denetim Faaliyetine İlişkin Geliştirilmesi Gereken Yönler 1. Uluslararası sertifika sahibi iç denetçi sayısının yetersiz olması 2. Harcama birimlerinin iç kontrol sistemlerine ilişkin uygulamalarının tamamlanmamış olması 3. Kurumsal Risk Yönetim sisteminin tam olarak işlememesi 4. Üst yönetimden başlayarak farklı kurumsal kademelerde hedeflerin bütünlüğünün incelenmesi, faaliyetlerin gelişiminin izlenmesi konusunda aynı seviyede algının olmaması 5. İç denetime yönelik birincil, ikincil ve üçüncül mevzuat yürürlüğe girmesine rağmen bu mevzuatta öngörülen şartların kurum düzeyinde henüz sağlanamamış olması (iç kontrol sisteminin henüz tam kurulmamış olması vb.) 6. Kurum içi değişik hiyerarşik kademelerde ihtiyaç duyulan bilgi ve verilerin analiz edilerek ilgili birim ve makamların doğru ve güncel bir şekilde kullanımını sağlayacak otomasyon destekli yönetim bilgi sistemlerinin olmaması 7. İç Denetim konusunda farkındalık ve bilgi eksikliği bulunması 20