İZMİR BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI SOSYAL PROJELER DAİRESİ BAŞKANLIĞI KENT KOLEJİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE BİRİNCİ BÖLÜM Genel Hükümler Amaç ve Kapsam MADDE 1- (1) Bu yönerge Sosyal Projeler Dairesi Başkanlığı Kent Koleji Şube Müdürlüğü'nün Çalışma Usul ve Esasları ile Görev, Yetki ve Sorumluluklarını belirtmektedir. Dayanak MADDE 2- (1) 30/04/2014 tarihli 05.394 sayılı Meclis kararına uygun olarak yapılandırılan Sosyal Projeler Dairesi Başkanlığı Kent Koleji Şube Müdürlüğü'ne ait bu yönerge, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu, 5393 sayılı Belediye Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, 5018 sayılı Kamu mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu mevzuatlarına ve Büyükşehir Belediye Meclisi'nin 20.11.2015 tarih ve 05.1202 sayılı Sosyal Projeler Dairesi Başkanlığı Yönetmeliğine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 3- (1) Bu yönergede ifade edilen; a) Başkanlık/Üst Yönetim: İzmir Büyükşehir Belediye Başkanlığını, b) Belediye/Kurum: İzmir Büyükşehir Belediyesini, c) Üst Yönetim: Başkanlık,Genel Sekreterlik ve Genel Sekreter Yardımcılıklarını, ç) Daire Başkanı: Sosyal Projeler Dairesi Başkanını, d) Şube Müdürü: Kent Koleji Şube Müdürünü, e) Şef: Kent Koleji Şube Müdürlüğü Şefini, f) Birim: Kent Koleji Şube Müdürlüğü ve bağlı kurs merkezlerini, g)kurum Personeli: Büyükşehir Belediye Başkanlığı bünyesinde çalışan Memur, Sözleşmeli Personel, Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni, İşçi ve Diğer Destek Hizmet Çalışanlarını, ğ)birim Sorumlusu: Kent Koleji Şube Müdürlüğü Hizmet Birimleri ve Proje Birimleri Sorumlularını, h) Yönerge: Bu Yönergeyi, ı) Kanun: Bu Yönergenin dayanağı olan Kanunları tanımlar.
İKİNCİ BÖLÜM Teşkilat, Organlar, Görev, Yetki ve Sorumluluklar Teşkilat MADDE 4- (1) Kent Koleji Şube Müdürlüğü Sosyal Projeler Dairesi Başkanlığına bağlı olarak aşağıda belirtilen birimlerden oluşur: a) Personel ve İdari İşler Birimi b) Yazı İşleri, Evrak Kayıt ve Arşiv Birimi, c) Proje Birimi, ç) Satın Alma Birimi, d) Fabrika Laboratuvar Birimi (Fab-Lab) e) Mesleki Teknik Eğitim Birimi, f) Çevre ilçeler Kurs Birimi, g) Üniversiteler, Meslek Odaları, Dernekler, Kurum ve Kuruluşlar Birimi, ğ) Meslek Liseleri, Kurs Merkezleri ve Halk Eğitim Müdürlükleri Birimi. Kent Koleji Şube Müdürlüğünün Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 5- (1) Kent Koleji Şube Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır: 2) İzmir Büyükşehir Belediyesi Teşkilatı içerisinde yer alan Kent Koleji Şube Müdürlüğü yasalar ve yönetmelikler çerçevesinde belediyelere verilen eğitim ve öğretimle ilgili görevleri yerine getirir. a) Ücretsiz teknik, meslek ve beceri kursları açmak, b) Üniversiteler, meslek odaları, sivil toplum kuruluşları, diğer kamu kurum ve kuruluşları ile iş birliği yaparak ortak çalışmalar yapmak, c) Hemşehrilerimizin mesleki eğitim taleplerine yönelik çalışmalar yapmak, ç) Hemşehrilerimizin ve toplumun gelişmesine yönelik projeler hazırlamak ve uygulamak, d) Fabrika laboratuvarlarla ilgili projeler hazırlamak ve uygulamak, e) Belediye hizmetlerine gönüllü katılım yönetmeliği çerçevesinde gönüllülerden destek almak, f) Unutulmaya yüz tutmuş gelir getiren meslekleri yeniden canlandırmak. Kent Koleji Şube Müdürünün Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 6- (1) Kent Koleji Şube Müdürünün görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır: (2) Müdürlük faaliyetlerini, Belediye Başkanının gözetimi ve denetimi altında, kanun, tüzük, yönetmelik, yönerge, genelge, emir, çalışma plan ve programlarına uygun olarak yürütür. (3) Müdür, Kent Koleji Şube Müdürlüğü'nün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu olan kişidir. Müdürlük bünyesinde görevli tüm personelin amiridir. (4) Müdürlüğe yasa ve yönetmeliklerle tanımlanmış görevler ile birlikte bu yönergenin 6. maddesinde belirtilen görevlerin mevzuata uygun olarak yürütülmesinde birinci derecede sorumlu olup, gerekli her türlü tedbiri alır.
a) 657 sayılı Devlet Memurları Kanununa göre personel özlük hakları ile ilgili (sosyal hakları, izin, terfi, disiplin cezası vb.) yetkisi dahilindeki işlemleri yürütmek ve personelin düzenli işe gidiş gelişini takip etmek, b) Müdürlüğe intikal eden evrakları ve görevleri bağlı birimler arasında dağıtmak ve denetimini c) Müdürlüğü ilgilendiren konulardaki toplantılara katılmak ve gerekli durumlarda toplantı ve sunum gibi etkinlikleri düzenlemek, ç) Müdürlük bünyesinde görev yapan birimlerin tüm iş ve işlemlerini denetlemek, d) Kendine bağlı birimler arasında uyumlu ve koordineli çalışmayı e) Alt birimlerce hazırlanan çalışmaları denetlemek, yönlendirmek ve onaylamak, f) Hizmetlerin sağlıklı ve verimli bir şekilde yürütülmesi için programlar yapmak, g) Müdürlükte kullanılan talimatların, iş akış şemalarının hazırlanmasını dokümanlardaki değişiklikleri yapmak ve ilgililere iletmek, ğ) Şube Müdürlüğünde yürütülen tüm eğitim çalışmalarının koordineli bir şekilde sürdürülmesini h) Müdürlük personelinin görev dağılımını yapmak, yetki ve sorumluluklarını belirlemek, izlemek ve çalışanların yürüttüğü işleri kolaylaştırmak, ı) İlgili kurul ve komisyonlarda görev almak, i) Süreçlerin sürekli iyileştirilmesine yönelik çalışmalar yapmak, j)yapılan çalışmalarda ekibi motive etmek, verilen önerileri değerlendirmek, gerektiğinde çalışmalara katılarak çalışma ortamını geliştirmek ve iş güvenliğini k) Vatandaş memnuniyetini sağlamaya yönelik çalışmalar yapmak, l) Tespit edilmiş strateji, hedef ve politikalar doğrultusunda planları hazırlamak, uygulamak ve aksayan yönlerine yönelik çözümler üretmek, m) Personelin eğitim ihtiyaçlarını belirlemek, eğitim almalarını n) Mesai saatlerinin etkin/verimli kullanılmasını ve birim personelinin uyum içinde çalışmasını o) Birim çalışmalarında kullanılan demirbaş, malzeme ve kırtasiyenin amacına uygun kullanılmasını ö) Birimi ile ilgili faaliyet raporlarını periyodik olarak hazırlatmak ve Daire Başkanına sunulmasını p) Birimi ile ilgili yazışmaların yapılmasını r) Bütçe teklifi hazırlamak, s) Birim faaliyetlerinin etkin, verimli ve amacına uygun gerçekleştirilmesini çalışmaları planlamak, izlemek, denetlemek ve koordine etmek, ş) Maiyetindeki personelin görev ve sorumluluklarının süresi içinde yerine getirilmesini t) Görevlendirilmesi durumunda kurumu temsil etmek.
Şefin Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 7- (1) Müdürlük idari işler şefinin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır: a) Müdürlüğün personel ve idari işlerle ilgili işlemlerini yürütmek, b) Müdürlüğün satın alma ve bütçe işlerini yürütmek, c) Müdürlüğün evrak kayıt ve arşiv işlerini yürütmek, ç) Müdürlüğün teknik eğitimler, projeler ve birimlerle ilgili işlemlerini yürütmek ve birimler arasında koordinasyonu d) Personel mesai defteri ve devam çizelgelerini kontrol etmek, e) Müdürlüğe gelen evraklara gerekli yasal işlemleri yapmak, f) Müdürlük araç sevk işlemlerini yürütmek. Evrak Kayıt ve Arşiv Birimi Sorumlusunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 8- (1) Evrak kayıt ve arşiv birimi sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır: a) Müdürlüğe gelen evrakların program üzerindeki işlemlerini yapmak, b) Evrakların gerekli yazı işlemlerini tamamlamak, c) Gelen ve giden evrakın arşivleme işlerini takip etmek. Satın Alma Birimi Sorumlusunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 9- (1) Satın alma birimi sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır: a) Müdürlüğün ve bağlı birimlerin ihtiyaç duyduğu mal veya hizmet alımlarının 4734-4735 sayılı yasaya uygun olarak teknik şartnamelerini ve evraklarını düzenlemek, b) Satın alınan mal veya hizmetin kabul işlemlerini ve ödeme evraklarını düzenlemek, c) Avans işlemlerini düzenlemek. Personel ve İdari İşler Birimi Sorumlusunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 10- (1) Personel ve idari işler birimi sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır: a) Personel ve özlük işlerini yürütmek, b) Yıllık bütçe hazırlamak, c) Yardımcı personeli görevlendirmek, d) Demirbaş işlemlerini yürütmek, e) Düzenlenen avans işlemlerini yürütmek. Taşınır Mal Kayıt Birimi Sorumlusunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 11- (1) Taşınır mal kayıt birimi sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır: a)taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek, b) Kurs merkezlerinin temizlik ve kırtasiye ihtiyaçlarının karşılanması konusunda gerekli işlemleri yapmak. Evrak Teslim Personelinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 12- (1) Evrak teslim personelinin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:
a) Kent Koleji Şube Müdürlüğüne gelen evraklara verilen cevap yazıları ile düzenlenen belgeleri (avans, taşınır kayıt, liste, sertifika) Belediyenin ilgili birimleri ile belediye dışındaki yerlere teslim etmek. Proje Birimi Sorumlusunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 13- (1) Proje birimi sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır: a) Müdürlüğün görev alanına giren konularda ve hedef kitlesine yönelik olarak projeler geliştirmek, ar-ge çalışmaları yürütmek, proje teklif dosyaları hazırlamak ve Müdürlüğe sunmak, b) Müdürlük görev alanına giren ve devralınan proje çalışmalarını yürütmek, buna ilişkin tüm çalışmaları yapmak, ihtiyaç halinde ekipler kurmak, c) Müdürlük bünyesinde yürütülen projelerin tanıtımının sağlanması için diğer Müdürlük birimleri ile iş birliği yapmak, ç) Müdürlüğün görev alanı dahilinde, kentin gelişimine katkı sağlayacak faydalı projelerde yer almasına yönelik ulusal ve uluslararası kurum, kuruluş, özel sektör ve STK lar ile iş birliği geliştirmeye yönelik çalışmalar yapmak, d) Proje çalışmaları dahilinde diğer kurum, kuruluş, özel sektör ve STK temsilcileriyle toplantılar ve görüşmeler yapmak, koordinasyonu e) Müdürlüğe gelen proje önerilerini incelemek, uygun görülenleri Müdüre raporlamak, f) Müdürlüğün görev alanı dahilinde uluslararası platformlardaki proje çalışmalarını yürütmek, g)müdürlüğün hizmet kalitesi standartlarının yükseltilmesine yönelik çalışmalar yürütmek, eğitimlerin alınmasını ğ) Müdürlüğün görev alanına giren konularda halka, diğer kurumlara, kuruluşlara, özel sektöre ve STK lara yönelik bilgilendirici toplantılar, seminerler, çalıştaylar vb. düzenlemek, h) Müdürlüğün hizmet alanına ilişkin ulusal ve uluslararası literatür çalışmaları ve çeviriler yapmak, ı) Müdürlüğün çalışma alanına ilişkin stratejik plan hazırlıklarında önerilerde bulunmak, raporlamak, i) Müdürün verdiği benzeri işleri yapmak, emir ve direktifleri yerine getirmek, j) Görev esnasında elde edilen belge ve bilgileri arşivlemek. Fabrika Laboratuvar Birimi Sorumlusunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 14- (1) Fabrika Laboratuvar Birimi sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır: a) Fabrika Laboratuvar Birimi çalışmalarının koordinasyonunu b) Fabrika Laboratuvarı içerisinde bulunan tüm cihaz, makine ve teçhizatın sağlıklı, verimli, düzenli işleyiş ve kullanımını c) Fabrika Laboratuvarının çalışma planını hazırlamak, ç) Fabrika Laboratuvar kullanıcılarının eğitimlerini yönlendirmelerini yapmak, d) Ulusal ve uluslararası Fabrika Laboratuvar ağlarına katılımı sağlamak üzere çalışmalar yürütmek, gerekli iş birliği ve koordinasyonu e)fabrika Laboratuvarı dahilinde çalışan personelin ihtiyaç duyulan konularda eğitim almasını f) Fabrika Laboratuvarı dahilinde iş ve işçi sağlığı için gerekli tüm önlemlerin alınmasını uygulamak, uygulatmak,
g) Müdürlüğün çalışma alanına ilişkin stratejik plan hazırlıklarında önerilerde bulunmak, raporlamak, ğ) Müdürün verdiği benzer işleri yapmak, emir ve direktifleri yerine getirmek, h) Görev esnasında elde edilen belge ve bilgileri arşivlemek, ı) Birimdeki personellerin uyum içinde çalışmasını sağlamak. Kurs Merkezi Sorumlularının Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 15- (1) Kurs merkezi sorumlularının görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır: a) Müdürün verdiği emir ve direktifleri eksiksiz yerine getirmek, b) Kurs merkezi personelinin uyum içerisinde ve verimli çalışmasını c) Kayıtlı demirbaşların, ofis araç ve gereçlerinin korunmasını ç) Kırtasiye ve temizlik malzemelerinin kullanılmasında azami tasarruf edilmesini d) Personelin eğitim gereksinimlerini tespit etmek, yeni katılan personelin eğitilmesi talebini Müdürlüğe aktarmak, e) Birime gelen tüm şikayetleri Müdürlüğe aktarmak, şikayetin tekrarına engel olmak, f) Belediye içi ve dışı kurumlardan gelen tüm talep ve evrakların zamanında Müdürlüğe ulaşmasını g) Personelin devam durumu, rapor, izin tablolarını düzenleyerek Müdürlüğe iletilmesini ğ) Mezun kursiyerlerin sertifikaları ile ilgili istatistiki bilgileri düzenlemek, h) Merkez binalarının ve çalışan personelin iş sağlığı ve güvenliği yasasına dair sorumluluklarını yürütmek. Kurs Merkezlerinde Görev Yapan Büro Personelinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 16- (1) Kurs merkezlerinde görevli büro personelinin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır: a) Merkezlerde kurs müracaatlarını kabul etmek, b) Merkezlerin evrak işlerini yapmak, c) İşlemi biten evrakları arşivlemek ve Müdürlüğe iletmek, ç) Vatandaşı güleryüzle karşılamak ve her konuda yardımcı olmak. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Çalışma Usul ve Esasları Kent Koleji Şube Müdürlüğünün Çalışma Usul ve Esasları MADDE 17- (1) Kent Koleji Şube Müdürlüğü merkezlerimize gelerek kayıt işlemini tamamlayan vatandaşların Milli Eğitim Müdürlüğünce yayınlanan kurslara ait sürelerdeki modüllerin başarı ile tamamlanmasını müteakip sertifikalandırma işlemlerini tamamlar. (2) 30/04/2014 tarih ve 05.394 sayılı Büyükşehir Belediyesi Meclis Kararına uygun olarak yapılandırılan Sosyal Projeler Dairesi Başkanlığı Kent Koleji Şube Müdürlüğü muhtelif ilçelerde toplam 10 adet kurs merkezinde İzmirli hemşerilerimizin sosyal yaşantılarına katkı sağlamak üzere; 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Yasası ile 5393 sayılı Belediye Kanunun 14.maddesi ne uygun olarak belediyelere verilen yasal yetki ile eğitim ve öğretimle ilgili olmak üzere ücretsiz teknik ve mesleki
kursları açar, üniversiteler, meslek odaları ve sivil toplum kuruluşları ile iş birliği yaparak ortak çalışmalar yapar, unutulmaya yüz tutmuş meslekleri canlandırmaya yönelik çalışmalar yapar ve 6331 sayılı İş Sağlığı ve İş Güvenliği yasasınca gerekli sertifikalandırma çalışmalarını yapar. (3) Bu çalışmalar esnasında kimlik ve eğitim belgesi ile başvuran vatandaşlardan kurs bitiminde başarılı bulunanlara, Milli Eğitim Müdürlüğü Halk Eğitim Merkezi ve Büyükşehir Belediyesi'nce ortaklaşa düzenlenen Sertifika verilir. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler Yürürlükten Kalkan Yönerge MADDE 18- (1) Bu Yönerge yürürlüğe girdiği tarihten itibaren bundan önceki yönerge yürürlükten kalkmış olur. Yürürlük MADDE 19- (1) Bu Yönerge Üst Yönetici tarafından onaylandığı tarihten itibaren yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 20- (1) Bu Yönergenin hükümlerini Üst Yönetici adına Sosyal Projeler Dairesi Başkanı yürütür.