YÜKSEK ÖĞRETİM KALİTE KURULU KURUMSAL DIŞ DEĞERLENDİRME SÜRECİ İKBU STRATEJİ TAKİP VE KALİTE GÜVENCE KOMİSYONU 17.05.2017
KURUMSAL DIŞ DEĞERLENDİRME İÇERİK Temel Özellikler Değerlendirme Takvimi Değerlendirme Yöntemleri Değerlendirme Sürecinin Başlatılması Değerlendirme Süreci A.1. KİDR lerin takımlara iletilmesi ve rapor üzerinde ön değerlendirme başlatılması A.2. Saha Ziyareti Programının Belirlenmesi (Eylül) B.1 Değerlendirme Takımının Varış Günü (Genellikle Pazar) B.2 Birinci Gün (Genellikle Pazartesi) B.3 İkinci Gün (Genellikle Salı) C. Ziyaret Sonrası Süreç Kaynaklar
KURUMSAL DIŞ DEĞERLENDİRME Temel özellikleri Uluslararası kabul görmüş bir bakış açısıyla ulusal bir değerlendirme - Yükseköğretimde Avrupa Kalite Güvence Birliği Avrupa Yükseköğretim Alanında Kalite Güvence İlke ve Standartları - Avrupa Üniversiteler Birliği Kurumsal Değerlendirme Programı - Uluslararası Standartlar Örgütü ISO 9001 Kurumun İç değerlendirmesini esas alır Kurumun misyon/vizyon ve stratejik hedeflerine uyumunu ölçmeye çalışan, Sürekli iyileştirme yaklaşımını benimser Kurumun iç ve dış paydaşlarının görüşleri alınarak akran değerlendirme süreci ile değerlendirilmesi
KURUMSAL DIŞ DEĞERLENDİRME 4 Temel sorunun cevabını aramaya yönelik bir yaklaşım izlenir. Kurum ne yapmaya çalışıyor? Kurum misyon ve hedeflerine nasıl ulaşmaya çalışıyor? Kurum misyon ve hedeflerine ulaştığına nasıl emin oluyor? Kurum süreçlerini nasıl iyileştirmeyi planlıyor? Kurumun vizyonu, misyonu ve hedefleri Kurumun yönetişim/ organizasyonel süreçleri ve faaliyetleri Kalite güvencesi süreçleri iç değerlendirme süreçleri Kurumun sürekli iyileştirme faaliyetleri
DEĞERLENDİRME YÖNTEMLERİ Doküman İnceleme Kurumun misyon, vizyon ve hedeflerinin yer aldığı ifadeler doküman üzerinden incelenebilir. İstatistiksel bilgi, grafik, belgeler, yıllık faaliyet raporları, ödüller, öğrencilerin değerlendirme anketleri. Gözlem Görüşme/Mülakat Ortak kullanıma açık alanlar ve akademik-idari personelin uygunluğu. Dosya ve kayıtların gizliliği ve güvenliğinin nasıl sağlandığı. Dosyalar elektronik ortamda tutuluyor ise yedekleme ve hizmet sağlama faaliyetleri.. İç Dış Paydaşlar, Yönetici Kadrosu, Akademik ve İdari Personel, Öğrenci İşleri ve Personel Daire Başkanlıkları, Öğrenciler ve Öğrenci Temsilcileri, Öğrencilerin Hizmet aldıkları birimler (Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı, Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, Kariyer Merkezi, Engelli Öğrenci Birimi v.b) Diğer Yöntemler Örnek uygulama gösterilmesi
KURUMSAL DIŞ DEĞERLENDİRME TAKVİMİ OCAK-ŞUBAT ŞUBAT OCAK-MART MART NİSAN SONU MAYIS MAYIS- HAZİRAN TEMMUZ- AĞUSTOS EYLÜL EKİM-KASIM KASIM ARALIK Değerlendirici havuzu için başvuruların alınması (ihtiyaç halinde) İlgili yılda Kurumsal Dış Değerlendirme isteyen kurumların niyet beyanında bulunması Kurumsal İç Değerlendirme Raporlarının (KİDR) hazırlanması Değerlendirici eğitimlerinin yapılması KİDR lerin Yükseköğretim Kalite Kurulu na iletilmesi İlgili yıl içinde dış değerlendirme sürecine girecek kurumların ilan edilesi İlgili yıl değerlendirme sürecinde yer alacak değerlendirme takımlarının oluşturulması Değerlendirme takımlarının dış değerlendirmesi yapılacak kurumların KİDR lerinin değerlendirmesi Saha ziyareti programının belirlenmesi Dış Değerlendirme süreci kapsamına alınan kurumlara saha ziyaretlerinin gerçekleştirilmesi Kurumun 30 gün cevabı Kurumsal Geri Bildirim Raporunun (KGBR) ilgili Yükseköğretim Kalite Kurulu na gönderilmesi
DEĞERLEDİRME SÜRECİNİN BAŞLATILMASI - KİDR uygunluk açısından Kurumsal Dış Değerlendirme Komisyonu (KDDK) tarafından bir ön değerlendirmeden geçirilir. - Olumlu sonuçlandığı takdirde, kurum, Dış Değerlendirme yapılacak kurumların listesine alınır. (MAYIS) - Dış Değerlendirme yapacak takım üyeleri ile Kurum arasında çıkar çatışması olup olmadığını kontrol edilir. - Kesinleşen Değerlendirme Takımının Kuruma bildirilir.
A. Ön Değerlendirme Süreci A.1. KİDR lerin takımlara iletilmesi ve rapor üzerinde ön değerlendirme başlatılması (Temmuz - Ağustos) (Kurum Değerlendirme Formunun Takım tarafından doldurulması.) A.2. Saha Ziyareti Programının Belirlenmesi (Eylül) 1) Ziyaret tarihi belirlenir 2) Kurum, Takımın ulaşım, konaklama, toplantı salonları..vb. ayarlamaları yapar 3) Taslak Ziyaret Programı hazırlanır 4) Takım sorulacak soruları ve talep edilecek ek belgeleri hazırlar & Kuruma iletilir 5) Takım, ziyaret edilecek birimlerin seçimi ve görüşme yapılacak akademik, idari personelle ilgili hususları ziyaret öncesinde kurumla paylaşır. 6) Nihai Ziyaret Programı (Ek.3) oluşturulur, tarih web sitesinde duyurulur B.1 Değerlendirme Takımının Varış Günü (Genellikle Pazar) 1) Takımın ilk Takım Toplantısı (Kurumda & Konaklama yerinde) 2) Takım & Kurum Temsilcileri ile Akşam Yemeği
B.2 Birinci Gün (Genellikle Pazartesi) Faaliyet Açıklama 1) Rektörle görüşme (45 dk.) KİDR Kurumun Kalite Güvencesi, Eğitim-Öğretim, Araştırma- Geliştirme, Yönetsel süreçleri 2) Kalite Komisyonu ile görüşme/sunum (1,5 saat) 3) Sosyal alanlara ziyaret (1,5 saat) - 4) Öğle yemeği Takım ve Kurum temsilcileri 5) Fakülte Yöneticileri (Dekan, Dekana Yrd., Fakülte Sekreteri) ile görüşme (45 dk.) 6) (8-10) Akademik Personeli ile görüşme (1 saat) 7) Öğrenciler (8-10) ile görüşme (1 saat) 8) İç & Dış Paydaşlarla görüşme (1,5 saat) Komisyonun Görev ve Sorumlulukları Kalite Güvence Sistemi, Sürekli İyileştirme Yaklaşımı, Dış Değerlendirme Ölçütlerine ilişkin çalışmalar Kalite Süreçleri & Sürekli İyileştirme Birimlere Yayılımı Birimlerin hedefleri Kurumun Stratejik Hedefleri Yönetim ile ilişkiler, Kalite Güvence sistemindeki rolleri, personelin işi alımı, motivasyonu gelişimi Karar alma süreçlerine katılımları, kalite güvence sistemi, eğitim ve öğrenci destek hizmetleri Kamu, Özel Sektör, Mezun temsilcileri, sivil toplum kuruluşlarının kurum hakkındaki fikri 9) Takım Toplantısı İlk günün özeti ikinci gün görev dağılımı
B.3 İkinci Gün (Genellikle Salı) Faaliyet 1) Yüksekokul ve MYO Birim Yöneticileri (seçilenler) (45 dk.) Açıklama Kalite Süreçleri & Sürekli İyileştirme Birimlere Yayılımı Birimlerin hedefleri Kurumun Stratejik Hedefleri 2) Akademik Personel (8-10) ile görüşme (1 saat) 3) Öğrenciler (8-10) ile görüşme (1 saat) 4) Öğle yemeği Takım 5) İdari Birimlerin Yöneticileri (1 saat) Yönetim ile ilişkiler, Kalite Güvence sistemindeki rolleri, personelin işi alımı, gelişimi Karar alma süreçlerine katılımları, kalite güvence sistemi, eğitim ve öğrenci destek hizmetleri Kalite Süreçlerinin birimlere yayılımı, birimlerin hedefleri, hedeflerin kurum stratejik planındaki yeri, paydaşların süreçlere katılımı, sürekli iyileştirme çalışmaları 6) İdari Personel (1 saat) Yönetim ile ilişkiler, Kalite Güvence sistemindeki rolleri, personelin işi alımı, motivasyonu gelişimi 7) Araştırma Birimleri (1,5 saat) Kalite Süreçlerinin birimlere yayılımı, birimlerin hedefleri, hedeflerin kurum stratejik planındaki yeri, paydaşların süreçlere katılımı, sürekli iyileştirme çalışmaları 8) Takım Toplantısı : Kurum Değerlendirme Formu + Çıkış Bildirimi takım tarafından hazırlanır
C. Ziyaret Sonrası Süreç 1) Taslak KGBR / Çıkış Bildirimi Kuruma iletilir. Sürecin geneline ilişkin (Değerlendirme Takımının Ziyaret Edilen Kurum Tarafından Değerlendirme Formu) 2) Kurum 30 Gün Cevabını gönderir Sadece, Rektöre verilen Kurum Değerlendirme Formunda listelenen gelişmeye açık yanar ve ilgili maddi hatalar üzerinde görüş belirtilebilir 3) Takım Taslak KGBR oluşturur 4) KGBR Tutarlılık Kontrol Komitesi tarafından incelenir 5) KGBR Yükseköğretim Kalite Kuruluna gönderilir 6) Yükseköğretim Kalite Kurulu nun web sitesinde yayınlanır. Yayınlandıktan sonra kurumların 60 Günlük itiraz hakkı süresi vardır.
KAYNAKLAR Yükseköğretim Kalite Kurulu Kurumsal Dış Değerlendirme Yönergesi Kurumsal Dış Değerlendirme Ölçütleri Kurumsal Değerlendirme Süreci ile ilgili diğer form ve kaynaklar için tıklayınız.